INSTRUCTIVO DE RADICACIÓN DE DOCUMENTOS · instructivo para el personal de radicación de...

MC-F-10 V-1

INSTRUCTIVO DE RADICACIÓN DE

DOCUMENTOS

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO

JUNIO 2019

INSTRUCTIVO DE RADICACIÓN DE DOCUMENTOS

Código: GD-I-01

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Tabla de contenido

1. OBJETIVO ................................................................................................................................................... 4

2. ALCANCE .................................................................................................................................................... 4

3. INFORMACIÓN GENERAL ................................................................................................................ 4

4. DEFINICIONES y abreviaturas ....................................................................................................... 4

5. RESPONSABLES ..................................................................................................................................... 5

6. METODOLOGIA ....................................................................................................................................... 6

7. DESARROLLO DEL CONTENIDO TECNICO........................................................................... 7

CAPITULO I: CONSECUTIVO GENERAL DE COMUNICACIONES ...................................... 8

CAPITULO II: DIRECCIONAMIENTO DE COMUNICACIONES OFICIALES ................... 13

politicas de operación ................................................................................................................................ 14

TRAMITES GENERALES ............................................................................................................................. 14

DIRECCIÓN GENERAL (COD: 100) ................................................................................................. 14

OFICINA PLANEACIÓN (101) ............................................................................................................... 15

OFICINA CONTROL INTERNO (102) ................................................................................................ 15

OFICINA ASESORA JURÍDICA (103) ................................................................................................ 15

ANDJE – BID (104) .....................................................................................................................................17

SECRETARÍA GENERAL (COD: 200) ...............................................................................................17

GESTIÓN FINANCIERA (COD: 210) ................................................................................................. 18

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO (COD: 220) ..................................................................... 18

GESTIÓN CONTRACTUAL (COD: 230) .......................................................................................... 18

OFICINA ATENCIÓN AL CIUDADANO (COD: 240) ............................................................... 19

DIRECCIÓN DE POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS (COD: 300) ................................................. 19


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SUBDIRECCIÓN DE ACOMPAÑAMIENTO (COD: 301) ....................................................... 19

DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN (CDO: 400) ..................................... 20

DIRECCIÓN DEFENSA JURÍDICA NACIONAL (COD: 500) ............................................. 20

GRUPO DE INSTANCIA DE SELECCIÓN (503) ......................................................................... 21

GRAT- GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ASESORÍA TERRITORIAL A MUNICIPIOS DE 4a, 5a y 6a CATEGORIA, RECUPERACIÓN DE RECURSOS PÚBLICOS Y ACCIÓN DE REPETICIÓN DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO (504) ... 21

DIRECCIÓN DE DEFENSA JURIDICA INTERNACIONAL (600) ..................................... 23

GRUPO DE DEFENSA INTERNACIONAL (601) ........................................................................ 23

TRAMITES JURÍDICOS ............................................................................................................................... 24

TRAMITES QUE NO SON REVISADOS Y GESTIONADOS POR LA AGENCIA ........... 26

CAPITULO III: EJEMPLOS PARA LA IDENTIFICACIÓN DE TRÁMITES ......................... 29

CAPITULO V: PASO A PASO RADICACIÓN CORREOS ELECTRÓNICOS .................... 79

PROCEDIMIENTO RADICACION PLANTILLA ............................................................................. 86

PROCEDIMIENTO RADICACION ENTRADA ................................................................................ 93

CAPITULO VI: PASO A PASO ADMINISTRACIÓN Y DIRECCIONAMIENTO BUZONES JUDICIALES ............................................................................................................................. 119

8. REFERENCIA NORMATIVA RELACIONADA ...................................................................... 124


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1. OBJETIVO

Este instructivo tiene como fin describir los pasos que se cumplen al interior de las diferentes dependencias para el correcto direccionamiento de las comunicaciones que ingresan a la Agencia por sus diferentes medios de recepción y que se radican a través del Sistema de Gestión Documental ORFEO.

2. ALCANCE El presente instructivo, constituye una herramienta sencilla y útil para quienes realizan actividades de radicación de documentos, al describir requerimientos mínimos exigidos para las actividades de radicación, las normas de aplicaciones estrictas y sencillas y dispone los pasos a seguir durante la clasificación y la radicación.

3. INFORMACIÓN GENERAL La aplicación del presente instructivo aplica para los documentos de entrada para la gestión administrativa como para los trámites judiciales que sean notificados a la Agencia.

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

Procesos Judiciales: Es el conjunto de actos jurídicos que se llevan a cabo para aplicar la ley a la resolución de un caso.

DTE: Demandante

DDO: Demandado

Conciliaciones Extrajudiciales: es un medio de solución de conflictos, por el cual un tercero neutral e imparcial denominado Conciliador

CTE: Convocante

CDO: Convocado

Acción de Tutela: Mecanismo previsto en el artículo 86 de la Constitución Política de Colombia vigente, que busca proteger los Derechos constitucionales fundamentales "cuando quiera que éstos resulten vulnerados o amenazados por la acción o la omisión


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ACTE: Accionante

ACDO: Accionado

Arbitramento: Es un tribunal especial que se encuentra conformado por los árbitros que las mismas partes que hacen parte del conflicto han nombrado. Estos árbitros toman el papel de jueces dentro del proceso y es que son ellos los encargados de decidir qué hacer ante el problema, situación o asunto litigioso que se presenta.

Derecho de Petición: Es un derecho que la Constitución nacional en su artículo 23 ha concedido a los ciudadanos para que estos puedan presentar peticiones a las autoridades, para que se les suministre información sobre situaciones de interés general y/o particular.

5. RESPONSABLES

Rol Descripción

Clasificador Proceso de Gestión Documental

Realizar el proceso de clasificación de acuerdo al trámite para radicar y asignar a la dependencia competente

Líder del Proceso de Gestión Documental

Realizar las actividades de actualización del presente instructivo

Funcionarios de la Agencia Informar cuando existen cambios en el trámite de comunicaciones oficiales por competencia.


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6. METODOLOGIA La metodología aplicada es la de ingreso de información y datos a través del sistema de gestión documental ORFEO.

La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, ha definido para la recepción de comunicaciones oficiales los siguientes canales.


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7. DESARROLLO DEL CONTENIDO TECNICO En consideración de las funciones propias de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado definidas por el Decreto 4085 de 2011, se crea el presente instructivo para el personal de radicación de correspondencia de la Agencia con el fin de que tengan lineamientos claros frente a la asignación de tramites a través del Sistema de Gestión Documental (ORFEO).


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CAPITULO I: CONSECUTIVO GENERAL DE COMUNICACIONES


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METODOLOGÍA

En virtud del acuerdo 060 de 2001 “ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO: Comunicaciones oficiales enviadas: Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales.” (Negrilla fuera de texto).

En este sentido la Agencia definió que el Consecutivo General de Comunicaciones será conservado en el Sistema de Gestión Documental de la Entidad ya que las comunicaciones que se envían se digitalizan con Certificado Digital, adicionalmente la Agencia cuenta con mecanismos de recepción de comunicaciones y respuesta a través del Sistema de Gestión Documental y esto además contribuye a la Política Ambiental y de Cero Papel.

TENER EN CUENTA

ESTRUCTURA DEL NÚMERO DE RADICADO DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES DE LA ANDJE

DEFINICIÓN

“Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.”

ARTÍCULO QUINTO: Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación


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consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados.

ARTÍCULO SÉPTIMO: Comunicaciones internas: Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados.

En concordancia con lo dispuesto en el acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación, la Agencia define la estructura de los números de radicación así:

Año de radicación del

documento

Código de la Dependencia que

realiza la radicación |1

Consecutivo General de comunicaciones|2

Código de identificación del

tipo de comunicación|3

2015

900

000036

2

Ejemplo: N° de Radicado: 20159000000362

Los códigos de las dependencias son:

COD NOMBRE

100 DIRECCION GENERAL

101 OFICINA ASESORA PLANEACION

102 OFICINA DE CONTROL INTERNO

103 OFICINA ASESORA JURIDICA

104 UNIDAD EJECUTORA PROGRAMA ANDJE-BID

200 SECRETARIA GENERAL

210 GRUPO GESTION FINANCIERA


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COD NOMBRE

220 GRUPO DE GESTION DE TALENTO HUMANO

230 GRUPO DE GESTIÓN CONTRACTUAL

240 OFICINA ATENCION AL CIUDADANO

250 GRUPO DE APOYO

251 PROCESOS TERRITORIALES

252 CONCILIACIONES TERRITORIALES

253 TUTELAS TERRITORIALES

300 DIRECCION DE POLITICAS Y ESTRATEGIAS

301 SUBDIRECCION DE ACOMPANAMIENTO

400 DIRECCION DE GESTION DE LA INFORMACION

401 PROCESOS-KOGUI

402 CONCILIACIONES-KOGUI

403 GRUPO TRAMITES PREJUDICIALES

404 GRUPO TUTELAS

405 GRUPO ARBITRAMENTO

500 DIRECCION DE DEFENSA JURIDICA NACIONAL

502 GRUPO COMITÉ DE CONCILIACIONES

503 GRUPO INSTANCIA DE SELECCIÓN

504 GRUPO TERRITORIAL RECUPERACION Y REPETICION

600 DIRECCIÓN DE DEFENSA JURIDICA INTERNACIONAL

601 GRUPO DEFENSA INTERNACIONAL

800 CORRESPONDENCIA


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1. El consecutivo general de comunicaciones es único para cada tipo de comunicación es decir que hay uno para comunicaciones recibidas, uno para comunicaciones enviadas y uno para comunicaciones internas. Este consecutivo se reinicia al inicio de cada año.

2. Código de identificación del tipo de comunicación:

Código de identificación del

tipo de comunicación

Tipo de Comunicación

1

Comunicaciones de salida

2

Comunicaciones de entrada

3

Comunicaciones internas / memorandos

4

Certificaciones


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CAPITULO II: DIRECCIONAMIENTO DE COMUNICACIONES OFICIALES


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POLITICAS DE OPERACIÓN

1. Cuando se solicite a una dependencia asignar un trámite se le debe informar la dependencia destino y funcionario.

2. Las comunicaciones que den respuesta a un radicado, se remiten a la dependencia que solicito la información

Ejemplo: en respuesta a su solicitud 20192000000261 , en este caso se asocia la comunicación y se remite a la dependencia 200 secretaria general.

3. Se debe verificar si el documento ya está registrado

TRAMITES GENERALES

DIRECCIÓN GENERAL (COD: 100) ➢ Comunicaciones firmadas por:

o Presidente de la Republica o Ministros o Magistrados de las altas cortes o Directores de Agencias o Departamentos administrativos o Procurador General de la Nación o Contralor o Fiscal General de la Nación o Congreso de la Republica (Firma de representante o senador)

➢ Derechos de Petición o solicitudes del Congreso (Senadores y representantes)

➢ Derechos de petición del Procurador (firmada por el procurador) ➢ Derechos de petición del Contralor ➢ Peticiones por los Magistrados ➢ Citaciones dirigidas al director de la Agencia ➢ Solicitudes de Citas al director de la Agencia ➢ Solicitudes dirigidas al director de la Agencia, salvo las notificaciones

judiciales. ➢ Invitaciones a: Foros, almuerzos, debates o todos los eventos que requiera

la asistencia del director. ➢ Felicitaciones dirigidas al director de la ANDJE. ➢ Renuncias de funcionarios de la Agencia. ➢ Rendición de Cuentas ➢ Percepción Grupos de Interés


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OFICINA PLANEACIÓN (101) ➢ Oficios de Ministerio de Hacienda temas presupuestales de inversión. ➢ Solicitud de informes de gestión Ministerio de justicia. ➢ Indicadores e informes de DAPRE. ➢ Modelo integrado de Planeación y Gestión –MIPG. ➢ Proyectos de Inversión ➢ Sistema Integrado de Gestión Institucional ➢ Estudios técnicos de rediseño institucional de la ANDJE/Reestructuración ➢ Plan anticorrupción y atención al ciudadano

OFICINA CONTROL INTERNO (102) ➢ Comunicaciones relacionadas con entes externos de control (CGR,

PGN,AGN,CGN y Otros) ➢ Comunicaciones o Informes de auditorías de entes externos a la Agencia. ➢ Comunicaciones que según su contenido corresponden a la oficina de

Control Interno.

NOTA: Cuando hay un requerimiento para una evaluación independiente y necesiten de Control Interno hay que tener en cuenta que hay términos de vencimiento.

OFICINA ASESORA JURÍDICA (103) ➢ Peticiones Quejas Reclamos y Sugerencias de particulares, órganos de

control y despachos judiciales. ➢ Solicitud de Conceptos de particulares, órganos de control y despachos

judiciales. ➢ Tutela en la que la Agencia es accionada, es decir que es en contra de la

Agencia (Se le debe dar trámite inmediato) 24 horas para contestar. ➢ Tutela en la que la Agencia es vinculada ➢ Tutela en la que se solicita intervención de la Agencia. ➢ Para el caso de los fallos de acción de tutela, se debe buscar el accionante

en ORFEO y si se encuentra que la Agencia fue anteriormente vincula debe remitirla a la Oficina Asesora Jurídica dejando la nota en asunto “el radicado inicial”

➢ Comunicación de desvinculación ➢ Casos en que la Agencia en representación del extinto DAS sea la

accionante dentro de la Tutela. ➢ Procesos de entidades del orden nacional y territorial que vinculan a la

ANDJE. ➢ Derechos de petición que no son dirigidos a la Entidad, pero que remiten


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con copia a la ANDJE. ➢ Extensión de jurisprudencia. ➢ Notificaciones procesos y conciliaciones nacionales que en alguno de sus

parágrafos requiera o soliciten información a la Agencia (Al momento de radicarlo se debe dejar la siguiente nota “Se requiere doble trámite”, para que la dependencia inicial, reasigne a la oficina que debe continuar con el trámite procesal que compete).

➢ Cuando la solicitud de conciliación convoque a varias Entidades incluyendo a la Agencia siempre que solicite algún trámite de la Agencia.

➢ Solicitud de conciliación en la que la Agencia es la única convocada. ➢ Oficio de notificación de procesos contra entidades del orden nacional y

territorial que vinculan a la ANDJE, acotando los artículos 610,611 y 612. ➢ Notificaciones a la Agencia, en calidad de accionada (demandada) al

proceso respectivo. ➢ Sentencias en las cuales se menciona que la Agencia tuvo

pronunciamiento ➢ Acción de repetición que adelante la Agencia en contra de un funcionario

de la Agencia. ➢ Temas relacionados con la convocatoria 428-2016 ➢ Estados procesales que mencionen a la Agencia como demandado ➢ Auto de Conflicto de competencias siempre y cuando se mencione a la

agencia ➢ Recurso Extraordinario de Revisión siempre que se mencione a la

Agencia en el trámite ➢ Subsanaciones, corrección, aclaración y alcance de las convocatorias de

conciliación prejudicial (Físico – Cd) siempre y cuando se mencione a la Agencia

NOTA: Los estados procesales que lleguen por los diferentes medios de recepción a la ANDJE, relacionados con procesos judiciales del extinto DAS o de la Fiscalía tienen el siguiente procedimiento: ESTADOS DEL DAS QUE LLEGUEN POR FISICO

Medio de recepción

Tipo de trámite Acción

correo electrónico Estados procesales

Mover a carpeta “estados No se debe Radicar

Correo físico , personal, fax

Estados procesales

Radicar y asignar a la bandeja de grupo de apoyo 250

➢ Procesos en los que es parte el D.A.S o la FIDUPREVISORA como sucesora procesal del DAS

➢ Pagos de sentencias de procesos D.A.S


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➢ Solicitud de conciliaciones en las que es vinculado el D.A.S o la FIDUPREVISORA como sucesora procesal del DAS

➢ Traslados por competencia de las Entidades que tienen archivos del D.A.S.

➢ Sentencias y autos en las cuales se menciona en los hechos al D.A.S.

NOTA 1: Toda actuación contenida en un documento por medio del cual se vincule o accione a la ANDJE debe ser tramitado inmediatamente es decir radicar, digitalizar y remitir inmediatamente a la Oficina Asesora Jurídica.

NOTA 2: Se debe tomar como un vincula “Corrase traslado a la parte accionada y a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado por el termino de 30 dias, tal como dispone el art 172 del C.P.A.C.A, en concordancia con el art 610 y ss., del C.G.P; dentro de la cual deberán contestar la demanda, proponer excepciones, solicitar pruebas, llamar en garantía, si es el caso, presentar demanda de reconvención y propiciar eventualmente que terceros intervinientes la impugnen o coadyuven ”

NOTA: Los siguientes derechos de petición se asignarán a la Dirección General

➢ Derechos de Petición o solicitudes del Congreso (Senadores y representantes)

➢ Derechos de petición del Procurador (firmada por el procurador) ➢ Derechos de petición del Contralor

ANDJE – BID (104) ➢ Procesos de Licitación. ➢ Propuestas de Interés. ➢ Productos de ejecución de contratos.

SECRETARÍA GENERAL (COD: 200) ➢ Temas relacionados con Consejo Directivo ➢ Temas asociados a supervisión de contratos. ➢ Invitaciones dirigidas al Secretario General. ➢ Gestión Documental.

o Traslados o transferencia de archivos físicos o electrónicos de entidades externas.

o Planes de mejoramiento o Informe de Seguimiento del AGN o Tablas de Retención Documental


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➢ Tecnologías de la Información y las comunicaciones TICs. ➢ Temas de administrativa.

o Edificio o Recibos Públicos. o Plan de austeridad del Gasto.

➢ Procesos Disciplinarios en contra de funcionarios de la Agencia. ➢ Temas de Ambiental ➢ Solicitudes de información de Secretaria General

GESTIÓN FINANCIERA (COD: 210) ➢ Comunicaciones del Ministerio de Justicia

o Conceptos de vigencias futuras o Conceptos de traslados presupuestales o Ejecución presupuestal

➢ Comunicaciones del Ministerio de Hacienda o Aprobaciones de vigencias futuras o Aprobación de traslados presupuestos o Comunicación de modificaciones presupuestales

➢ Solicitudes de certificados de retención ➢ Anteproyecto de presupuesto ➢ Programación presupuestal

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO (COD: 220) ➢ Temas asociados a supervisión de contratos ➢ Información de Fondos de Pensiones y Cesantías ➢ Información EPS ➢ Plegables ➢ Invitaciones ➢ Solicitud de certificaciones laborales ➢ Resultados de pruebas Departamento Administrativo de la Función

Pública ➢ Afiliaciones ➢ Controlar Uso de EPP en los de contratistas ➢ Embargos de salarios de funcionarios ➢ Solicitudes relacionadas con la dependencia

➢ Hojas de vidas

GESTIÓN CONTRACTUAL (COD: 230) ➢ Propuestas Licitaciones.


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➢ Pólizas (no se radican en el Sistema de Gestión Documental). ➢ Contratos originales de la Agencia (no se radican en el Sistema de

Gestión Documental). ➢ Otrosí (no se radican en el Sistema de Gestión Documental). ➢ Solicitud de certificaciones. ➢ Temas asociados a supervisión de contratos.

OFICINA ATENCIÓN AL CIUDADANO (COD: 240) ➢ Devolución de correspondencia en los siguientes casos:

-Cuando las notificaciones no están dirigidas a la Agencia a pesar de que el sobre indica que es para la Agencia. -Cuando las piezas procesales de las notificaciones no coinciden (Oficio remisorio, Auto, Demanda, Solicitud de Conciliación).

➢ Solicitudes de judicatura de estudiantes de Derecho. ➢ Planilla de atención de PQRS verbales.

El procedimiento para este caso es el siguiente:

• El responsable de la oficina de Atención al ciudadano radica en correspondencia la planilla de atención de PQRS verbales, luego se procede a generar un radicado con la información que está en el documento, se digitaliza y se entrega al administrador de la oficina.

• El responsable de la oficina de Atención al ciudadano se comunica con correspondencia para que se genere un radicado borrador, luego procede a entregar la planilla de Atención de PQRS verbales para que se modifique la información del radicado borrador, se digitaliza y se entrega al administrador de la oficina.

DIRECCIÓN DE POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS (COD: 300) ➢ Comunicaciones sobre lineamientos, estrategias y políticas. ➢ Comunicaciones relacionadas con los estudios que adelanta la Dirección ➢ Comunicaciones relacionadas con proyectos normativos

SUBDIRECCIÓN DE ACOMPAÑAMIENTO (COD: 301) ➢ Visitas a las entidades. ➢ Comunicaciones de las entidades. ➢ Mesas de trabajo. ➢ Invitaciones Diálogos.


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➢ Solicitud de información de Abogados de las Entidades. ➢ Temas asociados a supervisión de contratos. ➢ Comunicaciones relacionadas con el subcomité sectorial ➢ Solicitudes de capacitación diferentes a eKogui - GRAT ➢ Fortalecimiento de los servicios jurídicos:

o Modelo Optimo de Gestión o Comunidad Jurídica del conocimiento

➢ Asesoría en directrices institucionales de conciliación de conformidad con la metodología desarrollada por la Dirección.

➢ Asesoría en la implementación de herramientas del Modelo Optimo de Gestión – MOG

➢ Asesoría en la formulación e implementación de la Política de prevención del daño.

➢ Asesorías en: provisión contable, calificación del riesgo, pagos y cálculo de intereses.

➢ Asesoría en la política de defensa jurídica del modelo integrado de planeación y control.

➢ Administración de usuarios y atención de incidentes de la Comunidad Jurídica.

➢ Solicitud de lineamientos y documentos especializados emitidos por la Agencia.

DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN (CDO: 400)

➢ Remisión de piezas procesales por solicitud de la Agencia. ➢ Solicitudes de Eliminación de ID eKogui ➢ Administración de usuarios del sistema eKogui. ➢ Solicitudes de capacitación Sistema Único de Gestión de Información. ➢ Solicitud creación usuarios Sistema eKOGUI. ➢ Solicitud de soporte sistema eKogui ➢ Incidentes del sistema eKogui ➢ Solicitudes de verificación y concepto de designación de árbitros ➢ Informe Comités de Conciliación de Entidades Nacionales (FUGCC) –

(Dec. 1167/2016 Derogo los Informe) ➢ Temas asociados a supervisión de contratos. (CTAS COBRO, FACTURAS,

ETC) ➢ Solicitudes relacionadas con el Sistema eKogui.

DIRECCIÓN DEFENSA JURÍDICA NACIONAL (COD: 500) ➢ Solicitudes de intervención de entidades del orden nacional.


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➢ Invitación a comités de conciliación de Entidades públicas del orden nacional (Reunión donde se deciden con acompañamiento de los profesionales de la dependencia como resolver las conciliaciones). Nota: La Agencia únicamente asiste a los comités de conciliación de entidades públicas del orden territorial cuando existe suscripción de un convenio interadministrativo entre las partes.

➢ Temas asociados a supervisión de contratos. ➢ Actas de Comités de Conciliación en las cuales se asiste en calidad de

delegado de la ANDJE. ➢ Solicitud de mediación Comunicaciones de entidades territoriales con las

que exista un convenio interadministrativo. Nota: actualmente se tiene un convenio suscrito con el departamento de la Guajira.

➢ Casos en que la Agencia sea la accionante dentro de la Tutela esta se debe asignar a la Dirección de Defensa Jurídica Nacional, salvo en los casos relacionados con el extinto DAS que deben ser direccionados a la Oficina Asesora Jurídica

➢ Solicitud de conceptos jurídicos sobre inhabilidades e incompatibilidades de entidades del orden nacional de acuerdo con las competencias legales de la Dirección de Defensa Jurídica Nacional

GRUPO DE INSTANCIA DE SELECCIÓN (503) ➢ Asuntos o procesos en contra de Entidades Públicas del orden nacional

Estado, en los que se solicita intervención, recomendación, intervención procesal, participación, apoyo, acompañamiento, mesa de trabajo interinstitucional, coadyuvancia, entre otros Nota: La solicitud debe ser expresa

incluye Tribunales de arbitramento de entidades públicas del orden nacional.

➢ Solicitudes remitidas por las Entidades Públicas del orden nacional de revisión o insistencia de la Acción de Tutela ante la corte constitucional

➢ Notificación de acción pública de inconstitucionalidad ➢ Solicitud de intervención en Acción Publica de Inconstitucionalidad. ➢ Recurso extraordinario de unificación de jurisprudencia de Entidades

públicas del orden nacional

GRAT- GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ASESORÍA TERRITORIAL A MUNICIPIOS DE 4a, 5a y 6a CATEGORIA, RECUPERACIÓN DE RECURSOS


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PÚBLICOS Y ACCIÓN DE REPETICIÓN DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO (504)

➢ Notificaciones de los embargos nacionales o territoriales ➢ Solicitud asesoría de defensa judicial a municipios ➢ Representación judicial de municipios ➢ Seguimiento medio de control de repetición de entidades nacionales y

territoriales ➢ Demandas por competencia residual de repetición de entidades

nacionales y territoriales ➢ Recuperación de recursos de entidades del orden nacional y territorial ➢ Temas asociados a supervisión de contratos

Nota: En la mayoría de los oficios que ingresan a la Agencia la información tiene las características antes mencionadas, pero en algunos casos vienen dirigidos al Director, pero el texto viene relacionado con temas que maneja las demás direcciones por eso se recomienda leer el contenido.


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DIRECCIÓN DE DEFENSA JURIDICA INTERNACIONAL (600) ➢ Temas asociados a supervisión de contratos ➢ Documentos relacionados con Proceso Arbitraje de Inversión ➢ Documentos relacionados con inversionistas extranjeros que demandan

a Colombia por supuesto incumplimiento de los compromisos adquiridos por Colombia mediante un acuerdo de inversión

➢ Comunicaciones relacionadas con Controversias Internacionales ➢ Solicitudes de entidades para coordinación de estrategias en Procesos

Internacionales ➢ Solicitudes de Órganos de Control o de Entidades relacionadas con la

dependencia ➢ Solicitud de concepto favorable a clausulas arbitrales o pacto arbitral de

alcance internacional ➢ Solitud de concepto sobre instrumentos internacionales

GRUPO DE DEFENSA INTERNACIONAL (601) ➢ Documentos CIDH - Comisión interamericana de Derechos Humanos ➢ Documentos remitidos por la Cancillería referente a Casos o Procesos de

Derechos Humanos (desapariciones forzadas, masacres) ➢ Temas asociados a supervisión de contratos ➢ Solicitudes de Órganos de Control o de Entidades relacionadas con la

dependencia ➢ Comunicaciones relacionadas con peticiones o casos del Sistema

Interamericano de Derechos Humanos, remitidas por Entidades ➢ Solicitudes de entidades para coordinación de estrategias de procesos

ante el Sistema Interamericano de Derechos Humanos, remitidas por Entidades.


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TRAMITES JURÍDICOS

GRUPO DE PROCESOS KOGUI (COD: 401 – ORFEO - ORDEN NACIONAL)

➢ Notificación de procesos orden Nacional con auto y demanda (físico - cd despacho judicial y/o abogado)

➢ Notificación mandamiento de pago (auto que libra mandamiento de pago y demanda)

➢ Auto que Libra Mandamiento de pago ➢ Oficio que comunica el mandamiento de pago, que admite o libra

mandamiento de pago y demanda ➢ Procesos completos de orden nacional enviados por el abogado con auto

admisorio y demanda ➢ Auto Reforma Demanda ➢ Auto de litis consorcio de entidad del orden nacional (En este caso si el

antecedente corresponde a una Entidad territorial se debe buscar en Orfeo el radicado y asociarlo para que DGI pueda realizar la consulta, si no se encuentra se busca el correo electrónico de la notificación y se adjunta como anexo)

➢ Cuando en un mismo correo electrónico o buzón se notifican varias decisiones en un mismo documento se asigna a esta dependencia la cual una vez lo revise indicara a gestión documental si requiere radicación individual

➢ Cuando lleguen documento cortados e ilegibles se registra la nota en el asunto

➢ Auto que admite Recurso extraordinario de revisión y su respectivo escrito a

que dependencia va dirigido ➢ Auto que admite con el escrito de subsanación de la demanda

Nota 1: Salvo los relacionados con el extinto DAS los cuales deben ser direccionados a la Oficina Asesora Jurídica Nota 2: Antes de determinar una entidad del orden nacional se recomienda consultar la lista de Entidades Nacionales estipulada en la ANDJE.


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GRUPO DE CONCILIACIONES KOGUI (COD: 402 – ORFEO – ORDEN NACIONAL)

➢ Solicitud a convocatorias de conciliación prejudicial (Físico – Cd). ➢ Cuando en un mismo correo electrónico o buzón se notifican varias

solicitudes de conciliación en un mismo documento se asigna a esta dependencia la cual una vez lo revise indicara a gestión documental si requiere radicación individual

Nota: Antes de determinar una entidad del orden nacional se recomienda consultar la lista de Entidades Nacionales estipulada en la ANDJE.

CENTROS DE ARBITRAJE DEL ORDEN NACIONAL (COD: 405- GRUPO ARBITRAMENTO)

➢ Comunicación de la Demanda. ➢ Citación a primera audiencia. ➢ Laudo Arbitral. ➢ Recurso de Anulación. ➢ Designación de Árbitros. ➢ Trámites de amigable composición. ➢ Informe Trimestral de Arbitramentos.


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GRUPO DE SENTENCIAS KOGUI (COD: 406 – ORFEO – ORDEN NACIONAL)

➢ Sentencias (fallo de primera-segunda instancia, que resuelve sobre cualquier recurso, que resuelve sobre conflicto de competencia y recursos extraordinarios).

➢ Recurso extraordinario de revisión

TRAMITES QUE NO SON REVISADOS Y GESTIONADOS POR LA AGENCIA

GRUPO DE APOYO (250) DE LA SECRETARIA GENERAL – NO GESTIONABLE:

➢ Subsanaciones, corrección, aclaración y alcance de las convocatorias de conciliación prejudicial (Físico – Cd) cuando no se mencione a la agencia

➢ Procesos incompletos orden nacional (entiéndase que le falte una pieza procesal)

➢ Auto admisorio enviado por el juzgado (sin que se encuentre escrito de demanda y/o oficio remisorio)

➢ Adiciones a convocatorias de conciliación prejudicial ➢ Modificaciones a convocatorias de conciliación prejudicial ➢ Certificaciones de las convocatorias de conciliación prejudicial

➢ Auto que admite recurso de apelación. ➢ Auto que decide sobre recurso de apelación. ➢ Auto que decreta la suspensión provisional. ➢ Auto que fija fecha de alegatos de conclusión. ➢ Auto que fija fecha para audiencia de pacto de cumplimiento. ➢ Comunicación del auto que libra mandamiento de pago. ➢ Auto que llama en garantía. ➢ Auto que rechaza demanda. ➢ Auto que reconoce personería y ordena emplazamiento. ➢ Auto que resuelve medida cautelar. ➢ Auto que pone en conocimiento ➢ Auto de controversias contractuales que no sean competencia

internacionales ➢ Auto que decreta nulidad procesal ➢ Audiencia fallo. ➢ Audiencia Inicial. ➢ Audiencia de Decisión del Litigio. ➢ Audiencia de Pruebas. ➢ Audiencia de Conciliación. (Orden Territorial y/o Nacional)


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➢ Inadmisión de Solicitud de Audiencia de Conciliación. ➢ Mandamiento de pago territorial (procesos territoriales) ➢ Sentencias de orden territorial. ➢ Denuncias Penales. (Diferentes a Derechos Humanos que van a Grupo de

Defensa Internacional 601). ➢ Procesos Contractuales entre Entidades Privadas. ➢ Comunicación de procesos penales ➢ Proceso abogado incompleto de orden nacional (Físico sin auto

admisorio y sin demanda) ➢ Autos que decreta medida cautelar. ➢ Comunicaciones de depósitos judiciales ➢ Comunicaciones de abogados que indican la fecha y hora de audiencia

de conciliación o información que señala la admisión de la solicitud de la conciliación.

➢ Comunicación entrega de título judicial. ➢ Procesos sin partes. ➢ Conciliaciones sin partes. ➢ Escrito de subsanación demanda. ➢ Auto que decreta o acepta desistimiento del proceso. ➢ Documentos Informados Entes externos: comunicación de proceso

judicial con copia a la Agencia. ➢ Constancia y actas de conciliación donde no intervenga la ANDJE ➢ Notificaciones cuyas partes no coinciden con las piezas procesales que

sean allegadas mediante correo electrónico no se radican. Las que lleguen por Buzón, se asignan a esta dependencia.

PROCESOS TERRITORIALES-GRUPO DE APOYO (251) APLICA PROTOCOLO DE ELIMINACIÓN

➢ Notificación Proceso Territorial (Físico – Cd enviadas por juzgado y/o

abogado). ➢ Proceso territorial (Físico – Cd enviadas por juzgado y/o abogado).

CONCILIACIONES TERRITORIALES-GRUPO DE APOYO (252) APLICA PROTOCOLO DE ELIMINACIÓN

➢ Solicitud de conciliación de orden territorial (Físico – Cd). ➢ Notificación de conciliación territorial (Físico – Cd enviadas por juzgado

y/o abogado).


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TUTELAS TERRITORIALES-GRUPO DE APOYO (COD: 253) DE LA SECRETARIA GENERAL

➢ Fallos de tutela territorial ➢ Acción de tutela territorial ➢ Notificación de tutela territorial. ➢ Desacato de tutela territorial

GRUPO DE TUTELAS DE ORDEN NACIONAL (COD: 404) DE LA SECRETARIA GENERAL

➢ Tutela de orden nacional. ➢ Fallos de tutela. ➢ Tutela sin accionado o en su defecto sin accionante. ➢ Tutela sin partes con número de expediente. ➢ Notificación de impugnación. ➢ Desacato. ➢ Cuando no coincide el auto admisorio de la acción de tutela con el escrito

de la acción de tutela dejando nota “partes no coinciden” ➢ Cuando en un mismo correo electrónico o buzón se notifican varias

acciones de tutela en un mismo documento


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CAPITULO III: EJEMPLOS PARA LA IDENTIFICACIÓN DE TRÁMITES


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GRUPO DE CONCILIACIONES KOGUI (COD: 402 - ORFEO)

Ciudadano (s):

Solicitud a convocatorias de conciliación prejudicial

CONSIDERACIONES

El documento que se acredite a la ANDJE debe ir dirigido a la PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN.

Puede ser acreditado a la ANDJE por (Persona Natural o Apoderado judicial).


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SUBSANACIONES DE LAS CONVOCATORIAS DE CONCILIACIÓN PREJUDICIAL



OBSERVACIONES: tener en cuenta que el asunto o la referencia del trámite se puede encontrar en el párrafo inicial de la conciliación.


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ADICIONES A CONVOCATORIAS DE CONCILIACIÓN PREJUDICIAL

CONSIDERACIONES



OBSERVACIONES: tener en cuenta que el asunto o la referencia del trámite se puede encontrar en el párrafo inicial de la conciliación.


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MODIFICACIONES A CONVOCATORIAS DE CONCILIACIÓN PREJUDICIAL

CONSIDERACIONES



OBSERVACIONES: tener en cuenta que el asunto o la referencia del trámite se puede encontrar en el párrafo inicial de la conciliación


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GRUPO DE PROCESOS KOGUI (401 - ORFEO)

PROCESOS ORDEN NACIONAL: (Físico – CD Despacho Judicial y/o Abogado)

Dentro de ésta comunicación es importante verificar que se notifique a la ANDJE con el Auto admisorio de la demanda y la demanda:


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ANEXOS:

AUTO ADMISORIO DE LA DEMANDA:


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DEMANDA:

SENTENCIA:


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NOTIFICACIÓN MANDAMIENTO DE PAGO:

Identificación del Trámite:


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Oficio que comunica el Mandamiento de Pago

El comunicado debe contener el Mandamiento de Pago:

Y la demanda:


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CENTROS DE ARBITRAJE DEL ORDEN NACIONAL (COD: 405- GRUPO ARBITRAMENTO)

Comunicación de la Demanda:

Se informa sobre la existencia del trámite arbitral y se debe adjuntar como requisito de procedibilidad, el Acta que declara instalada la demanda en el Tribunal de Arbitramento para dirimir la controversia y adjuntar la demanda:

Nota: tener en cuenta que quien realiza ésta comunicación es directamente son los TRIBUNALES DE ARBITRAMENTO.

Comunicación de la demanda arbitral


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Nota: tener en cuenta que quien realiza ésta comunicación es directamente son los TRIBUNALES DE ARBITRAMENTO.

Acta que declara instalada la demanda en el Tribunal de Arbitramento para dirimir la controversia:


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Demanda arbitral:


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Citación Primera Audiencia Arbitral:


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Laudo Arbitral:


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Recurso de Anulación:


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Designación de Árbitros:

Trámites De Amigable Composición


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SE RADICA AL GRUPO DE APOYO (250) DE LA SECRETARIA GENERAL – NO GESTIONABLE:

Auto que admite recurso de apelación.

Audiencia fallo


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Audiencia Inicial

Audiencia de Decisión del Litigio.


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Audiencia de Conciliación. (Orden Territorial y/o Nacional)

Inadmisión de Solicitud de Audiencia de Conciliación.


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Mandamiento de pago territorial.

Sentencias de orden territorial.


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Denuncias Penales. (Diferentes a Derechos Humanos ya que estas van a Grupo de Defensa Internacional 501).

NOTIFICACIÓN PROCESO NACIONAL INCOMPLETOS (Despacho Judicial y/o Abogado): Por lo general solamente comunica la existencia del proceso pero se evidencia N° de proceso y las partes:

Identificación del Trámite:

Oficio que comunica la existencia de un proceso.


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PROCESOS TERRITORIALES-GRUPO DE APOYO (251) DE LA SECRETARIA GENERAL – NO GESTIONABLE:

Notificación Proceso Territorial (Físico – Cd enviadas por juzgado y/o abogado).

Por lo general contienen los siguientes documentos:

Notificación:

Auto Admisorio:


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Escrito de la Demanda:(Anexos)

Procesos Territoriales (Físico – Cd enviadas por abogado).

Por lo general contienen los documentos mencionados en el numeral anterior y ANEXO CD:


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CONCILIACIONES TERRITORIALES-GRUPO DE APOYO (252) DE LA SECRETARIA GENERAL – NO GESTIONABLE:

Solicitud de conciliación de orden territorial (Físico – Cd).


Código: GD-I-01

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TUTELAS TERRITORIALES-GRUPO DE APOYO (253) DE LA SECRETARIA GENERAL – NO GESTIONABLE:


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SE RADICA EN GRUPO DE INSTANCIA DE SELECCIÓN (503)

Acción Pública de Inconstitucionalidad cuando solicitan intervención


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SE RADICA EN DIRECCION DEFENSA JURIDICA (COD: 500)

Acción Pública de Inconstitucionalidad


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Nota: En casos de que la Agencia sea la accionante dentro de la Tutela esta se debe asignar a la Dirección de Defensa Jurídica, como por ejemplo:

SOLICITUD DE INTERVENCIÓN EN TRIBUNAL DE ARBITRAMENTO. (LA SOLICITUD LA HACE LA ENTIDAD O EL APODERADO).


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PLANILLA DE ATENCIÓN DE PQRS VERBALES


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TUTELA NACIONAL ACCIONADO DIRECCIÓN DE SANIDAD MILITAR Y OTROS.

PROCESO NACIONAL DEMANDADO DIAN SECCIONAL MEDELLIN


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SOLICITUD CONCILIACIÓN NACIONAL CONVOCADO DIRECCIÓN DE SANIDAD MILITAR


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GRUPO DE SELECCIÓN (COD: 503 – ORFEO – SOLICITUDES DE INTERVENCIÓN A LA AGENCIA)

Solicitud de intervención en Conciliaciones de orden Nacional.

Es un documento donde la entidad del Orden Nacional, manifiesta formalmente su interés para que la ANDJE intervenga en el trámite conciliatorio y/o comité de conciliación.

Solicitud de Intervención en Procesos de orden Nacional (La solicitud la hace la entidad o el apoderado).


Código: GD-I-01

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CAPITULO IV: PASÓ A PASO RADICACIÓN VENTANILLA Y CORREO CERTIFICADO


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RADICACION POR VENTANILLA

Una vez se recepciona el documento en las instalaciones de la Agencia, se procede a darle trámite y a generar un número de radicado en el sistema de gestión documental ORFEO.

El procedimiento se detallará a continuación:

Se debe ingresar por entrada a traves del sistema de gestion documental ORFEO

Se tienen tres opciones de búsqueda para ingresar y verificar si el usuario se encuentra registrado:

➢ Número de cédula. ➢ Nombre y Apellido. ➢ Nombre del Juzgado o nombre del remitente.


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Si el usuario se encuentra registrado, se elige un radicado preexistente haciendo clic, en la parte superior izquierda sombreando el circulo que se encuentra junto a la palabra RADICADO y luego seleccionando la opción Nuevo (Copia datos).

En la siguiente imagen, se observan los campos que se deben tener en cuenta al momento de radicar y si alguno se encuentra errado se debe proceder a realizar la respectiva modificación:

➢ Verificar los datos del usuario, que se cotejan con los datos del documento, si se trata de un documento remitido por un abogado, se debe revisar el número de cedula, la dirección de notificación (sin abreviaturas), el teléfono de contacto y el correo electrónico.

➢ En el caso de que sea un documento remitido por un juzgado, se debe verificar la dirección del juzgado (sin abreviaturas), teléfono de contacto y dirección de correo electrónico.

➢ Al momento de radicar se debe modificar el medio de recepción, se deben colocar los anexos que trae el documento. Ejemplo (1 CD / N).


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➢ Al momento de radicar se deben tener en cuenta el número total de folios, que por lo general se encuentran en la parte superior derecha del primer folio del documento.

Nota:

Cuando se radican procesos o conciliaciones y mencione entidades de orden territorial y nacional se debe ingresar en el asunto el nombre de la entidad nacional acompañado de las palabras y/otro u otros.

Ejemplo:


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Se debe elegir la dependencia a la cual se va a direccionar el documento y luego se debe seleccionar la opción RADICAR, para que de esta manera se genere el número de radicado y se imprima el sticker correspondiente.

NOTA:

-Cuando se radica un proceso del orden nacional, se debe colocar en el asunto la información del demandante, demandado (DTE/ DDO); además de esto se debe ingresar el número de oficio con el que remite el proceso el juzgado que por lo general se encuentra en el encabezado del oficio remisorio, si no se encuentra número de oficio se toma el número del proceso (tomando desde el año en adelante) como N° de cuenta interna, este campo es obligatorio.

-Se debe verificar en el documento físico si tiene algún folio ilegible; de ser así se debe dejar la correspondiente nota.


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COMO SE ASOCIA UN RADICADO

En el momento de recibir un documento se debe realizar la respectiva búsqueda con alguno de los métodos mencionados anteriormente como lo son el nombre, número de cedula o nombre del juzgado del que se remite el documento.

Una vez ubicado el radicado se selecciona y se procede a dar click sobre ASOCIADO.

Una vez asociado, se ingresan los nuevos datos (anexo, subsanación, adición, corrección). Según sea el caso.


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¿COMO SE CREA UN USUARIO O REGISTRO NUEVO?

Una vez se ha verificado en el sistema de gestión documental ORFEO, que el usuario no se encuentra creado se procede a crearlo de la siguiente manera:

Se debe ingresar en la pestaña Entrada, luego se debe seleccionar la opción Nuevo (Sin datos).

Al seleccionar esta opción se desplegara la siguiente pestaña, se debe seleccionar la opción BUSCAR.


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La pestaña que se despliega a continuación, contiene los datos básicos para poder generar un radicado; antes de proceder a crear el usuario se debe verificar nuevamente con el número de cedula del usuario si se encuentra registrado en el sistema de Gestión documental ORFEO y de ser así se da click en la opción.

1. REMITENTE y a continuación la opción.

2. PASAR DATOS AL FORMULARIO DE RADICACION. 1


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Si el usuario no se encuentra registrado en el sistema de Gestión documental ORFEO, se deben ingresar todos los datos que se evidencian en la imagen que se muestra a continuación.

COMO MODIFICAR UN RADICADO

Para modificar un radicado se debe ingresar en la pestaña documento en la parte inferior izquierda del Sistema de Gestión documental ORFEO y dar clic en

Modificación.

Luego de ingresar a la pestaña Modificación, se abrirá una nueva ventana en donde se debe ingresar el número de radicado de ORFEO que se desea modificar.


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Se abrirá el cuadro de dialogo en el que radicamos en principio, para luego proceder a hacer las respectivas modificaciones, por último, damos un clic sobre MODIFICACION DATOS, para guardar los cambios realizados.

EJEMPLOS:

OFICINA ASESORA JURÍDICA (COD: 103- ORFEO)

Grupos de Interés:


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RAMA LEGISLATIVA

APODERADOS DE PERSONAS JURIDICAS DEL ORDEN NACIONAL


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SECTOR PRIVADO

ENTIDADES TERRITORIALES


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RAMA JUDICIAL

ESTUDIANTES


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PERSONAS NATURALES SIN APODERADO

APODERADOS DE PERSONAS NATURALES


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ORGANOS DE CONTROL

ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES


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Al momento de radicar dichos Estados, en el asunto se debe registrar de la siguiente manera:


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CAPITULO V: PASO A PASO RADICACIÓN CORREOS ELECTRÓNICOS


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De acuerdo a lo establecido en la Circular Externa No 003 del 03 de junio de 2016, la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado implemento Buzones y Correos electrónicos para que entidades administrativas, despachos judiciales, altas cortes, apoderados, centros de arbitraje y particulares con interés, realicen las respectivas notificaciones electrónicas.

CUENTAS CORREO ELECTRONICO

➢ PROCESOS NACIONALES ➢ [email protected] ➢ PROCESOS TERRITORIALES [email protected] ➢ PROCESOS DAS

[email protected] ➢ TUTELAS NACIONALES

[email protected] ➢ TUTELAS TERRITORIALES:

[email protected] ➢ CONCILIACIONES NACIONALES ➢ [email protected] ➢ CONCILIACIONES TERRITORIALES ➢ [email protected] ➢ ARBITRAMENTOS:

[email protected]

PROCESOS NACIONALES

[email protected]

mailto:[email protected]






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PROCEDIMIENTO CLASIFICACIÓN

La información que ingresa a la bandeja de entrada se clasifica en carpetas de acuerdo a su naturaleza así:

Se clasifican los archivos con documentos NO GESTIONABLES para la ANDJE, las carpetas establecidas son:

AUDIENCIAS


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CONCILIACIÓN

En el caso de solicitudes de conciliación estas se reenvían a la cuenta competente para realizar el trámite según corresponda [email protected] o

[email protected]

SUSTANCIACION




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TERRITORIAL

Se clasifica y remite plantilla al juzgado donde se le informa la cuenta creada para recibir estas notificaciones. [email protected]

ARBITRAMENTO



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Se clasifica y contesta con plantilla informando la cuenta creada para recibir estas notificaciones. [email protected]

ESTADOS

En esta carpeta se clasifican los estados que remiten a diario los juzgados y los que remiten con link.

Nota: Únicamente se radica los Estados del DAS, Fiscalía General de la Nacional (donde se vincula a la ANDJE como sucesor procesal) y los de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

INCOMPLETOS



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TUTELA

Estos correos se reenvían a la cuenta [email protected] o [email protected] según corresponda. A su turno se informa por medio de plantilla a los despachos judiciales donde deben enviar ese tipo notificaciones para el trámite correspondiente.

PROCESOS DAS

Estos correos se reenvían a la cuenta [email protected]. A su turno se le informa por medio de plantilla a los despachos judiciales donde deben enviar ese tipo notificaciones para el trámite correspondiente.





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PROCEDIMIENTO RADICACION PLANTILLA

PROCESOS NACIONALES

VERIFICACION DE ADJUNTOS Y LA ENTIDAD DEL ORDEN NACIONAL.

SE DESCARGAN LOS ARCHIVOS


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Los archivos deben descargarse uno por uno y al momento de cargarlos al sistema Orfeo por plantilla el formato es PDF.

RADICACION PLANTILLA

Por medio del SGD- Orfeo se realiza la radicación de los procesos, que serán remitidos a cada dependencia. Se debe seleccionar la opción Radicación notificaciones, que despliega la plantilla. Cuando se selecciona se debe seleccionar si es proceso o sentencia. Se procede a diligenciar cada espacio requerido y * obligatorios así:

PASO 1. Opción plantilla

PASO 2. Llenar los campos obligatorios


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PASO 3. Cargue de los archivos adjuntos


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*NOTA: Siempre antes de radicar se debe visualizar los archivos adjuntos, hacer click en la opción.

Paso 4. Constancia de Radicación

NOTA: Las notificaciones de demanda que adjuntan los juzgados NO SON GESTIONALES, por lo tanto, no se cargan, ejemplo:


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SENTENCIAS NACIONALES

Se siguen los mismos pasos para la radicación de procesos nacionales, la única modificación es elegir SENTENCIAS, así:

PASO 1. Descargue de Archivos

PASO 2. Selección Plantilla de Radicación * Sentencias


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PASO 3. Cargue de Documentos


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*NOTA: Siempre antes de radicar se debe visualizar los archivos adjuntos, hacer clic en la opción.

PASO 4. Constancia de Radicación


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PROCEDIMIENTO RADICACION ENTRADA

RECURSO EXTRAORDINARIO DE REVISION

Aplica para recursos del orden nacional, los documentos que se radican son:

Auto que admite el recurso

Recurso o demanda

Fallo que resuelve el recurso.

DEPENDENCIA

PROCESOS KOGUI 401

PASO 1. Descargue de archivos


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PASO 2. Selección Entrada

Se realiza la búsqueda por lo apellidos del Juez, Magistrado o consejero ponente, se elige un radicado que ya existe y se da Clic en nueva copia de datos para efectuar la nueva radicación.

PASO 3. Completar información procesal y Radicar


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Paso 4. Constancia de radicación

PASO 5. Cargue de documentos (ventana emergente).


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PASO 6. Asociar Imagen

Se debe copiar el número de radicado


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PASO 7. Print Imagen del Correo


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PASO 8. Cargue Imagen Asociada


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UNIFICACION DE JURISPRUDENCIA DEPENDENCIA: PROCESOS OFICINA ASESORA JURIDICA 103

PASO1. Descargue Archivos

PASO 2. Selección Entrada

Se realiza la búsqueda por lo apellidos del Juez, Magistrado o consejero ponente, se elige un radicado que ya existe y nueva copia de datos para efectuar la nueva radicación.


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Paso 4. Constancia de radicación


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PASO 5. Cargue de documentos

PASO 6. Asociar Imagen

Se debe copiar el número de radicado


Código: GD-I-01

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PASO 7. Print Imagen del Correo (seguir vínculo)

PASO 8. Cargue Imagen Asociada



Código: GD-I-01

Versión: 04

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SOLICITUD EXTENSION DE JURISPRUDENCIA DEPENDENCIA

PROCESOS OFICINA ASESORA JURIDICA 103

PROCEDIMIENTO RADICACION

PASO 1. Descargue de archivos (seguir vínculo)

PASO 2. Selección Entrada (seguir vínculo)


Al diligenciar el formato de Orfeo se debe tener en cuenta el tipo de documento que se radica. Todo documento relacionado a extensión de jurisprudencia se radica. Por ejemplo, si el juzgado remite solo el Auto admisorio, se radicará y se pondrá

NOTA: No adjunta solicitud, dependiendo de cada caso.

PASO 4. Cargue de documentos (seguir vínculo)

PASO 5. Asociar Imagen (seguir vínculo)


PASO 7. Cargue Imagen Asociada (seguir vínculo)

PASO 8. Constancia de Radicación (seguir vínculo)


Código: GD-I-01

Versión: 04

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1.1 PROCESOS QUE VINCULAN A LA ANDJE DEPENDENCIA

PROCESOS OFICINA ASESORA JURIDICA 103

PROCEDIMIENTO RADICACION

Ejemplo: DERECHO DE PETICION

PASO 1. Descargue de archivos (ver vínculo)

PASO 2. Selección Entrada (ver vínculo)


NOTA* El asunto se modifica según el proceso que se esté tramitando.

PASO 4. Cargue de documentos (ver vínculo)

PASO 5. Asociar Imagen (ver vínculo)

PASO 6. Print Imagen del Correo (ver vínculo)

PASO 7. Cargue Imagen Asociada (ver vínculo)

PASO 8. Constancia de Radicación (ver vínculo)


Código: GD-I-01

Versión: 04

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1.2 PROCESOS TERRITORIALES

[email protected]

En esta cuenta el procedimiento a seguir es clasificar los diferentes archivos que remiten los juzgados, como esta descrito en CLASIFICACION DE CARPETAS (seguir vinculo).

1.3 PROCESOS DAS

[email protected]

En esta cuenta los procedimientos aplicados son CLASIFICACION de los archivos conforme a lo descrito en CLASIFICACION DE CARPETAS (seguir vinculo) y RADICACION siguiendo el procedimiento descrito en RADICACION POR ENTRADA (seguir vinculo).

ARCHIVOS GESTIONALES

Auto que resuelve recurso de reposición

RADICACION PROCESOS DAS



PASO 3. Completar información procesal y Radicar Al diligenciar el formato de Orfeo se debe tener en cuenta el tipo de documento que se radica. Todo documento relacionado a DAS se radica.

Siempre se debe dejar NOTA * si el juzgado remite algo incompleto así:



Código: GD-I-01

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PASO 4. Cargue de documentos (seguir vínculo) PASO 5. Asociar Imagen (seguir vínculo) PASO 6. Print Imagen del Correo (seguir vínculo) PASO 7. Cargue Imagen Asociada (seguir vínculo) PASO 8. Constancia de Radicación (seguir vínculo)

TUTELAS NACIONALES

[email protected]

DEPENDENCIA:

- GRUPO TUTELAS 404

Nota* Cuando la tutela se dirija contra la ANDJE, le corra termino para contestar

o la vincule, se debe radicar a la dependencia

OFICINA ASESORA JURIDICA 103

RADICACION TUTELAS




Código: GD-I-01

Versión: 04

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Al diligenciar el formato de Orfeo se debe tener en cuenta el tipo de documento que se radica. Todo documento TUTELAS se radica.

Siempre se debe dejar NOTA * si el juzgado remite algo incompleto así:



Código: GD-I-01

Versión: 04

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PASO 4. Cargue de documentos (seguir vínculo)

PASO 5. Asociar Imagen (seguir vínculo)


PASO 7. Cargue Imagen Asociada (seguir vínculo)

PASO 8. Constancia de Radicación (seguir vínculo)

TUTELAS TERRITORIALES [email protected]

DEPENDENCIA:

TUTELAS TERRITORIALES 253

Nota* Cuando la tutela se dirija contra la ANDJE, le corra termino para contestar

o la vincule, se debe radicar a la dependencia

OFICINA ASESORA JURIDICA 103

RADICACION TUTELAS TERRITORIALES (seguir vinculo)

CONCILIACIONES NACIONALES

[email protected]

En esta cuenta los procedimientos a seguir son CLASIFICACION de los archivos conforme a lo descrito en CLASIFICACION DE CARPETAS (seguir vinculo) y RADICACION siguiendo el procedimiento descrito en RADICACION POR ENTRADA (seguir vinculo).

RADICACION CONCILIACIONES NACIONALES




Código: GD-I-01

Versión: 04

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Al diligenciar el formato de Orfeo se debe tener en cuenta el tipo de documento que se radica, se modifica según corresponda.

SOLICITUD CONCILIACION

SUBSANCION SOLICITUD CONCILIACION

Siempre se debe dejar NOTA * si el apoderado remite algo incompleto así:

NOTA: No adjunta XXXXXXXXX, dependiendo de cada caso.


Código: GD-I-01

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CONCILIACIONES TERRITORIALES

[email protected]

En esta cuenta el procedimiento a seguir es CLASIFICACION de los archivos conforme a lo descrito en CLASIFICACION DE CARPETAS (seguir vinculo) y se REENVIAN las solicitudes de conciliaciones nacionales al correo [email protected] para el trámite correspondiente.

- Nota* Cuando una solicitud de conciliación se

dirija contra la ANDJE, le corra termino para contestar o la vincule, se

debe radicar a la dependencia

- OFICINA ASESORA JURIDICA 103

ARBITRAMENTOS [email protected]

En esta cuenta los procedimientos a seguir son CLASIFICACION de los archivos conforme a lo descrito en CLASIFICACION DE CARPETAS (seguir vinculo) y RADICACION siguiendo el procedimiento descrito en RADICACION POR ENTRADA (seguir vinculo).

Se RADICAN o son gestionables para la ANDJE los correos de Arbitramentos del orden nacional que notifican:

Acta instalación árbitros

Demanda Arbitral

Anexos

Laudo Arbitral


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RADICACION CONCILIACIONES NACIONALES




Al diligenciar el formato de Orfeo se debe tener en cuenta el tipo de documento que se radica, se modifica según corresponda.

Siempre se debe dejar NOTA * si el apoderado remite algo incompleto así:

NOTA: No adjunta XXXXXXXXX , dependiendo de cada caso.



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PLANTILLAS APROBADAS

Con el fin de agilizar y optimizar la clasificación y radicación de la información que ingresa a cada cuenta, se establecieron institucionalmente seis plantillas con el fin de contestar a los despachos judiciales y apoderados, determinada información sobre los procesos. A continuación, se relacionan:

1. Para el caso de que las entidades envíen correos a las cuentas no correspondientes, como por ejemplo, Tutelas Nacionales al correo de Procesos Nacionales: Cordial Saludo, Señor; JUEZ ADMINISTRATIVO DEL CIRCUITO DE MONTERÍA –CÓRDOBA Ejemplo Nos permitimos informarle que su solicitud será tramitada, le recomendamos que para futuras solicitudes de este tipo sean enviadas al correo electrónico [email protected] ya que este correo SOLAMENTE está habilitado para la radicación de PROCESOS que son contra entidades públicas del ORDEN NACIONAL. Agradecemos la atención prestada, ( +57 (1) 255 8955 ☛Carrera 7 N° 75-66 Bogotá - Colombia No imprima este e-mail si no es absolutamente necesario. Piense verde. Please don´t print this e-mail unless you really need to. Think green. Confidencial - La información contenida en este mensaje es confidencial y tiene como único destinatario la persona a quien está dirigida. Si usted ha recibido este mensaje por error, le rogamos que borre de su sistema inmediatamente el mensaje así como todas sus copias, destruya todas las copias del mismo en su disco duro y notifique al remitente. Confidential - The content of this message is confidential, and is for the exclusive use of the person or persons to which it is addressed. If you receive this message in error, please immediately delete it and all copies of it from your system, destroy any hard copies of it and notify the sender.



Código: GD-I-01

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2. Correos electrónicos sin adjuntos: Cordial Saludo, Señor; JUEZ ADMINISTRATIVO DEL CIRCUITO DE MONTERÍA –CÓRDOBA Ejemplo Nos permitimos informarle que el correo recibido por parte de ustedes no adjunta ningún archivo, le solicitamos muy amablemente rectificar los correos enviados y constatar que estos archivos sean enviados para poder tramitar sus solicitudes. Agradecemos la atención prestada, ( +57 (1) 255 8955 ☛Carrera 7 N° 75-66 Bogotá - Colombia No imprima este e-mail si no es absolutamente necesario. Piense verde. Please don´t print this e-mail unless you really need to. Think green. Confidencial - La información contenida en este mensaje es confidencial y tiene como único destinatario la persona a quien está dirigida. Si usted ha recibido este mensaje por error, le rogamos que borre de su sistema inmediatamente el mensaje así como todas sus copias, destruya todas las copias del mismo en su disco duro y notifique al remitente. Confidential - The content of this message is confidential, and is for the exclusive use of the person or persons to which it is addressed. If you receive this message in error, please immediately delete it and all copies of it from your system, destroy any hard copies of it and notify the sender.


Código: GD-I-01

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3. Correos compartidos a través de la nube “one drive”: Cordial Saludo, Señor; JUEZ ADMINISTRATIVO DEL CIRCUITO DE MONTERÍA –CÓRDOBA Ejemplo Nos permitimos informarle que los adjuntos del correo recibido por parte de ustedes, fueron compartidos a través de la nube “one drive”, lo cual no nos permite visualizar los documentos enviados, por tal razón le solicitamos que adjunte los mismos documentos compartidos enviándolos como archivo adjunto y no por medio de la nube one drive. Agradecemos la atención prestada, ( +57 (1) 255 8955 ☛Carrera 7 N° 75-66 Bogotá - Colombia No imprima este e-mail si no es absolutamente necesario. Piense verde. Please don´t print this e-mail unless you really need to. Think green. Confidencial - La información contenida en este mensaje es confidencial y tiene como único destinatario la persona a quien está dirigida. Si usted ha recibido este mensaje por error, le rogamos que borre de su sistema inmediatamente el mensaje así como todas sus copias, destruya todas las copias del mismo en su disco duro y notifique al remitente. Confidential - The content of this message is confidential, and is for the exclusive use of the person or persons to which it is addressed. If you receive this message in error, please immediately delete it and all copies of it from your system, destroy any hard copies of it and notify the sender.


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4. Correos con error al descargar los adjuntos: (Por favor antes de responder a los despachos con esta plantilla asegurarnos que efectivamente los adjuntos presenten error al descargarlos). Cordial Saludo, Señor; JUEZ ADMINISTRATIVO DEL CIRCUITO DE MONTERÍA –CÓRDOBA Ejemplo Nos permitimos informarle que el correo recibido por parte de ustedes, presenta error al descargar los archivos adjuntos, le solicitamos muy amablemente enviarnos nuevamente los archivos para tramitar su solicitud. Agradecemos la atención prestada, ( +57 (1) 255 8955 ☛Carrera 7 N° 75-66 Bogotá - Colombia No imprima este e-mail si no es absolutamente necesario. Piense verde. Please don´t print this e-mail unless you really need to. Think green. Confidencial - La información contenida en este mensaje es confidencial y tiene como único destinatario la persona a quien está dirigida. Si usted ha recibido este mensaje por error, le rogamos que borre de su sistema inmediatamente el mensaje así como todas sus copias, destruya todas las copias del mismo en su disco duro y notifique al remitente. Confidential - The content of this message is confidential, and is for the exclusive use of the person or persons to which it is addressed. If you receive this message in error, please immediately delete it and all copies of it from your system, destroy any hard copies of it and notify the


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5. Correos con los cuales no concuerdan los tipos documentales, como por ejemplo el auto con la demanda: Cordial Saludo, Señor; JUEZ ADMINISTRATIVO DEL CIRCUITO DE MONTERÍA –CÓRDOBA Ejemplo Respetado [a) Señor (a] Juez: Nos permitimos comunicarle que la información enviada no reúne los requisitos exigidos por la ley para surtir una adecuada notificación, toda vez que el resuelve del auto menciona que se trata de una reparación directa de Doris Tenorio contra la Policía Nacional y esta no coincide con la demanda. Por lo anterior, de manera atenta, le solicito proceder a efectuar el envío de la documentación correspondiente, para tramitar su solicitud. Agradecemos la atención prestada, ( +57 (1) 255 8955 ☛Carrera 7 N° 75-66 Bogotá - Colombia No imprima este e-mail si no es absolutamente necesario. Piense verde. Please don´t print this e-mail unless you really need to. Think green. Confidencial - La información contenida en este mensaje es confidencial y tiene como único destinatario la persona a quien está dirigida. Si usted ha recibido este mensaje por error, le rogamos que borre de su sistema inmediatamente el mensaje así como todas sus copias, destruya todas las copias del mismo en su disco duro y notifique al remitente. Confidential - The content of this message is confidential, and is for the exclusive use of the person or persons to which it is addressed. If you receive this message in error, please immediately delete it and all copies of it from your system, destroy any hard copies of it and notify the (Por favor ser claros en la explicación del porque se está devolviendo este tipo de correos, recuerden que lo que está en amarillo es un ejemplo y es ajustable para los diferentes casos que se presenten).


Código: GD-I-01

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6. Correos electrónicos con link: Cordial Saludo, Señor; Juzgado Primero Administrativo del Circuito de Pasto Nos permitimos informarle que el correo recibido por parte de ustedes no adjunta ningún archivo, le solicitamos muy amablemente rectificar los correos enviados y constatar que estos archivos sean enviados para poder tramitar sus solicitudes, de igual manera cabe recordar que la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, no ingresa a links enviados por ustedes para consultar dicha información. Se recomienda enviar los archivos de forma adjunta en formato PDF o word. Agradecemos la atención prestada, ( +57 (1) 255 8955 ☛Carrera 7 N° 75-66 Bogotá - Colombia No imprima este e-mail si no es absolutamente necesario. Piense verde. Please don´t print this e-mail unless you really need to. Think green. Confidencial - La información contenida en este mensaje es confidencial y tiene como único destinatario la persona a quien está dirigida. Si usted ha recibido este mensaje por error, le rogamos que borre de su sistema inmediatamente el mensaje así como todas sus copias, destruya todas las copias del mismo en su disco duro y notifique al remitente. Confidential - The content of this message is confidential, and is for the exclusive use of the person or persons to which it is addressed. If you receive this message in error, please immediately delete it and all copies of it from your system, destroy any hard copies of it and notify the


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7. Cuando los usuarios soliciten respuesta de su solicitud con el número de radicado con el que se registró en nuestro Sistema Orfeo: Cordial Saludo, Señor; Carlos Alberto Rugeles Gracia Nos permitimos informarle que el correo recibido por parte de usted se radicó con el número 20168001812122. Agradecemos la atención prestada, ( +57 (1) 255 8955 ☛Carrera 7 N° 75-66 Bogotá - Colombia No imprima este e-mail si no es absolutamente necesario. Piense verde. Please don´t print this e-mail unless you really need to. Think green. Confidencial - La información contenida en este mensaje es confidencial y tiene como único destinatario la persona a quien está dirigida. Si usted ha recibido este mensaje por error, le rogamos que borre de su sistema inmediatamente el mensaje así como todas sus copias, destruya todas las copias del mismo en su disco duro y notifique al remitente. Confidential - The content of this message is confidential, and is for the exclusive use of the person or persons to which it is addressed. If you receive this message in error, please immediately delete it and all copies of it from your system, destroy any hard copies of it and notify the


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CAPITULO VI: PASO A PASO ADMINISTRACIÓN Y DIRECCIONAMIENTO BUZONES JUDICIALES


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PROCEDIMIENTO BUZONES JUDICIALES

BUZONES JUDICIALES DE LA AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO

CLASIFICADOR 251 PROCESOS TERRITORIALES

CLASIFICADOR 103 PROCESOS DAS

CLASIFICADOR 404 PROCESOS NACIONALES

CLASIFICADOR 404 GRUPO TUTELAS

CLASIFICADOR 252 CONCILIACIONES TERRITORIALES

CLASIFICADOR 402 CONCILIACIONES NACIONALES

CLASIFICADOR 253 TUTELAS TERRITORIALES

1. Se debe ingresar con el usuario y contraseña correspondiente al buzón

judicial

1


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Versión: 04

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VISUALIZACION DE LOS RADICADOS

1. Se deben visualizar los radicados en la carpeta “Entrada (1)” 2. Inmediatamente se deben organizar por la hora de recepción, para esto se debe

hacer clic derecho en la “Fecha de radicado (2)”, esto pone en orden los radicados por fecha y hora de su radicación de antiguo a reciente.

3. Para ver los documentos del radicado, se debe seleccionar en la fecha del radicado, (clic izquierdo) abrir en pestaña nueva.

4. La pestaña que se despliega es la siguiente, se selecciona documentos.

3

4


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5. Para visualizar el documento “clic derecho ver en pestaña nueva”

6. Visualizar el documento completo, verificar que coincida las partes del asunto del radicado, con los anexos.

7. Direccionamiento del radicado: Seleccionar el icono REASIGNAR:

5

6

7


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8. Seleccionar la dependencia según corresponda el trámite del documento.

9. Clic en siguiente. 10. Selecciona al funcionario encargado de la dependencia correspondiente. 11. Diligenciar en este campo el tipo de trámite. 12. Clic en realizar

13. Constancia del radicado:

8 9

12 10

11

13


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8. REFERENCIA NORMATIVA RELACIONADA Acuerdo 060 de 2001: Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas

Elaboró Revisó Aprobó Fanny Salazar Estupiñan Profesional Secretaria General

Maria Margarita Borda Fonseca Experto G7

Maria Margarita Borda Fonseca Experto G7

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INSTRUCTIVO DE RADICACIÓN DE DOCUMENTOS · instructivo para el personal de radicación de...

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