. INSTRUCTIVO ETAPA PLANIFICACIÓN DE OBJETIVOS

Este auto instructivo le permitirá visualizar como se debe realizar (paso a paso) el

proceso de la Etapa de Planificación en el sistema, tanto desde el Rol de Evaluado

como desde el Rol de Evaluador y/o Revisor.

GESTIÓN DEL DESEMPEÑO

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I N D I C E

1. ¿QUÉ ES LA ETAPA DE PLANIFICACIÓN? 2

2. ¿CÓMO INGRESAR AL SISTEMA? 5

3. ¿CÓMO INGRESAR LOS OBJETIVOS? 6

4. ¿CÓMO APROBAR UN PLAN? 11

5. GLOSARIO 13

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1. ¿QUE ES LA ETAPA DE PLANIFICACIÓN?

La planificación es la primera etapa del Proceso de Gestión del Desempeño en FINSA (Finning Sudamérica) y tiene por

finalidad trazar los objetivos que permitan alcanzar las metas del año. Es de suma importancia que cada empleado tenga

claridad respecto a sus objetivos y al impacto de estos en la organización. Los objetivos deben ser trazados con la

metodología SMARTS.

La Planificación consta de 3 fases.

1. Comunicación de Objetivos: Cada líder de área debe comunicar a su equipo la estrategia para el año en curso e

informar de que manera aportará el área al logro de ella, entonces el equipo podrá esbozar el borrador de sus

objetivos.

2. Borrador de Objetivos: Cada colaborador registra el borrador de sus objetivos alineados a la estrategia del área.

Los objetivos se dividen en dos partes, objetivo personal y objetivo organizacional. Ambos pesan un 50% en la

ponderación de la nota final. El objetivo organizacional busca que esfuerzos individuales se transformen en

resultados colectivos.

Los objetivos pueden ser de 3 a 5 y según la importancia de cada uno puede repartir el 100%.

Para la creación de objetivos deben ingresar la siguiente información:

Título: Nombre del objetivo

Descripción: SMARTS, metodología que permite que el objetivo sea medible, por lo que facilita la precisión a la hora de

evaluar el objetivo.

→ Especifico (Specific): Se refiere a que el objetivo sea claro, sobre el qué, cuándo y cómo, de tal forma que las

personas involucradas en su cumplimiento no tengan duda respecto a su participación en el logro.

→ Medible (Measurable): Si no es posible cuantificar los fines y beneficios de la situación deseada, no es un objetivo.

Hay una fuente de información que permita controlar el avance y el cumplimiento final de los objetivos. Especificar

cuáles serán los factores que determinarán el no cumplimiento o sobre cumplimiento.

→ Ambicioso y Alcanzable (Ambicious & Attainable): Factible de lograrse considerando los recursos técnicos,

humanos e incluso económicos que estén disponibles en el grupo de trabajo.

→ Real, Relevante (Realistic & Relevant): Debe ser posible obtener el nivel de cambio reflejado en el objetivo.

→ Tiempo Determinado (Time Based): Determinar desde el primer momento, el período de tiempo en el que se debe

complementar la situación deseada.

→ Compartido (Shared): Los objetivos deben ser compartidos. Es importante que exista consciencia de que para

lograr los objetivos necesitamos recursos ayuda y experiencias de otras personas.

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Ejemplo:

Tipo: Alude a si es un objetivo personal u organizacional, donde el Personal es aquel objetivo que es propio de sus

funciones específicas y el Organizacional aquel objetivo que es compartido con su equipo de trabajo u área.

Categoría: Si es de tipo objetivo pertenece a un plan anual de desempeño (planificación) y si es de tipo compromiso es

para un PMD. Dejar en la categoría “Objetivo”

Fecha de inicio: Alude a la fecha en que comenzará a realizar el objetivo.

Fecha de vencimiento: Fecha en que el objetivo debiese estar terminado (cumplimiento del 100%).

Las fechas deben estar dentro del ciclo del año en curso, si esta fuera del rango el plan no tomará el objetivo.

Visibilidad*: Es de suma importancia que escoja una de las dos opciones habilitadas y que se encuentran destacas en

verde ya que así se asegura de que otras personas no visualicen su objetivo, asegurando la correcta funcionalidad del

proceso.

→ No Habilitado: Será visualizado por toda la Compañía

→ Habilitado: Será visualizado solo por sus supervisores y no permitirá a sus evaluados alinearse a este

objetivo.

→ Habilitado: Será visualizado por sus supervisores y permitirá que sus evaluados puedan alinearse a

este objetivo.

→ No Habilitado: No permitirá que su revisor lo visualice y apruebe.

→ No Habilitado: Solo a quien haya asignado un sub objetivo podrá visualizarlo.

→ No Habilitado: Será visualizado por sus superiores, evaluados y a quienes haya asignado un sub objetivo

→ No Habilitado: Será visualizado por sus superiores y a quien haya asignado un sub objetivo

→ No Habilitado: Sólo usted visualizará este objetivo y no permitirá que su evaluador y revisor lo aprueben.

*Las 6 opciones que no recomendamos, no es posible sacarlas de la configuración del sistema.

“Supervisar la gestión de pago pendientes”

• “Supervisar la gestión” es una acción no específica y que no puede ser medida. • “pagos pendientes” no contiene un indicador ni tampoco un área de responsabilidad.

“Disminuir en un 10%, en relación al año 2013, las facturas pendientes de pago con más de 30 días de atraso, en la unidad de negocios de congelados, entre enero y noviembre de 2014”.

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Alineación: Permite alinear los objetivos trazados a los objetivos de mi jefe, a los de mi área y a los de la Organización.

Este enlace permite alinear su objetivo con cualquier objetivo de su gerente (jefe) que haya

dejado visible para sus subordinados.

Este enlace permite alinear su objetivo con cualquier objetivo de su área.

Este enlace permite alinear su objetivo con los pilares estratégicos de la Compañía, Personas

comprometidas, Crecimiento Rentable y Clientes Leales.

Métrica SMART: Son medidas, verbos que ayudan al objetivo a quedar claro donde apuntan.

Acción: Verbos que resumen a lo que apunta el objetivo diagnosticar, disminuir, aumentar, implementar, etc.

Métrica: Medidas a trabajar, EBIT, flujo de caja, índices EOS, participación de mercado, etc.

Desde (valor base): Es el valor donde comienza el objetivo.

Hasta (valor target): Es el valor al que se quiere llegar y se da por cumplido el objetivo.

Unidad: Unidades en que será medido el objetivo como por ejemplo dólares, horas, porcentajes, etc.

Las métricas SMARTS no son obligatorias, pero si ingresa una tendrá que llenar todos los campos.

3. Acuerdo y Cierre

Los evaluados después de elaborar su borrador de tres a cinco objetivos deben reunirse con su jefatura (evaluador) para

alinear y acordar los objetivos finales, conforme la estrategia del área y de la organización. Luego de esto el evaluador

estará en condiciones de Aprobar el Plan en el sistema y también el revisor podrá ver los objetivos y aprobarlos en el

sistema.

Es así como se da por finalizada la etapa de planificación.

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2. ¿CÓMO INGRESAR AL SISTEMA?

Para ingresar al sistema, escriba en Internet la siguiente dirección www.srhfinsa.com con el cual accederá al

sistema Soluciones de Recursos, donde encontrará tanto los módulos de capacitación (LMS) y Desempeño.

Luego el sistema le solicitara su Nombre de usuario, el cual está compuesto por las letras SA + su número único de

empleado, si usted pertenece a Finning de Argentina o Uruguay el número único corresponderá a su legajo y solo

tendrán que anteponer “SA”.

Podrá conocer su número único de empleado en la intranet (debajo de su foto), liquidación de sueldos o consultar a

su representante de RRHH.

La clave en primera instancia es genérica y corresponderá welcome

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3. ¿CÓMO INGRESAR LOS OBJETIVOS?

Para ingresar los objetivos podrás acceder a la etapa de Planificación a través de dos opciones:

Opción 1:

Acceder a la etapa de planificación a través del acceso directo “Ayuda”, en el segundo icono.

Opción 2:

Acceder desde la pestaña “Gestión del Desempeño” – Hacer clic en “Planificación de Objetivos” del año

en curso.

Luego ya estará en condiciones de ingresar sus objetivos,

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RECUERDE: podrá ingresar objetivos personales y objetivos organizacionales, los cuales están separados en dos

secciones, siendo los primeros aquellos que sólo deba realizarlo usted y los segundos aquellos que comparta con su

equipo, área u otras personas de la organización.

En un comienzo el plan parte en borrador, en este estado usted podrá realizar modificaciones a los objetivos hasta que envíe a Aprobación.

Para incorporar un objetivo personal debe ir a la opción “Agregar Actividad” en la sección de Objetivos Personales y si quiere agregar un objetivo organizacional debe ir a la opción “Agregar Actividad” en la sección de los objetivos organizacionales, luego haga clic en “Agregar”.

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Luego presione el botón “Siguiente”

En la ventana emergente se debe incorporar el título o “nombre” del objetivo y su descripción, recuerde que la descripción

debe ser bajo la metodología SMARTS (página 2).

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Ingresado el título y descripción SMARTS, se deben ingresar las fechas de inicio y término, las cuales deben estar en los rangos del año en curso, es decir pueden ser desde el 01 de enero hasta el 31 de diciembre, ya que si no es así el objetivo no será ingresado al plan. Posteriormente elija la visibilidad que le dará al objetivo, recomendamos la opción 2 si quiere que el objetivo sea visto sólo por su evaluador y revisor o la opción 3 si quiere que el objetivo lo visualicen también sus subordinados. Las otras opciones NO las recomendamos ya que otras personas podrían ver su objetivo. También podrá alinear su objetivo a alguno de su jefatura, área o pilares estratégicos de la Compañía, en la opción “Alineación”. Finalmente se deben ingresar las métricas SMART, las cuales le ayudaran a estructurar de mejor manera su objetivo, esta opción no es obligatoria, pero si ingresa uno deberá ingresar todos los campos luego deberá presionar el botón “Guardar”.

* Por política se deben ingresar un mínimo de 3 objetivos y un máximo de 5 objetivos

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Después que haya ingresado el total de los objetivos, se debe dar la ponderación a cada uno de ellos. Para esto se debe presionar la opción “Cambiar Ponderación”. Entre objetivos personales y organizacionales deberán sumar 100%. Incorporada la ponderación de cada objetivo, se debe presionar la opción “Guardar”. Finalmente se debe presionar la opción “Enviar para Aprobación”

Así su plan quedará en estado “Pendiente de Aprobación”, lo que significa que su evaluador lo pueda aprobar. Con este paso, el evaluado da por finalizada su parte.

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4. ¿CÓMO APROBAR UN PLAN? La aprobación de un plan la realiza el Evaluador y posteriormente el Revisor de cada empleado siguiendo los mismos pasos. Luego de ingresar diríjase a: “Panel de Equipo”.

Luego haga clic en la pestaña “Gestión del Desempeño del Equipo”. Donde podrá visualizar a las personas que le reportan

directa e indirectamente.

En el menú de la izquierda, en “Aprobar Planes de Equipo”, estarán todas las personas que están listas para que usted

las apruebe, ya sean sus evaluados o revisados.

Para revisar los objetivos ingresados por su colaborador deberá hacer clic en la columna “Nombre del Plan” del evaluado

que quiere aprobar o también podrá aprobar directamente de la columna “Acciones”.

Ver detalles

de objetivos

Aprueba o

rechaza

directament

e

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La Aprobación después de revisar los objetivos ingresados por el evaluado, se puede realizar en los botones “Aprobar”.

Así el plan quedará en estado de Pendiente de Aprobación y si usted es revisor quedara en estado Activo.

Tambien podrá visualizar a su equipo en la opción “Planes del Equipo”, desde acá también puede aprobar el plan que

necesite, la características de este menú es que podrá visualizar a todo su equipo a pesar de que no reporten directamente

a usted.

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5. GLOSARIO

EVALUADO : Colaborador, quien ingresa sus objetivos y realiza su autoevaluación.

EVALUADOR : Jefe directo o también llamado gerente en el sistema.

REVISOR : Jefe del Jefe o también llamado gerente de 2° nivel en el sistema.

PLAN : Corresponde a los objetivos ingresados para el año en curso.

META : Objetivos personales u Organizacionales.