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INSTRUCTIVO EXTERNO

Aprobación para la realización de Ensayos Clínicos en el Ecuador, cierre de sitio clínico y cierre de

Ensayo Clínico

Versión [2.0]

Coordinación Técnica de Certif icaciones , Autorizaciones y BPs Sanitarias

Dirección Técnica de Ensayos Cl ínicos

Marzo, 2018

INSTRUCTIVO EXTERNO Aprobación para la realización de Ensayos

Clínicos en el Ecuador, cierre de sitio clínico y cierre de Ensayo Clínico

CÓDIGO IE-B.3.3.1-EC-04

VERSIÓN 2.0

Página 3 de 5

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Descripción Fecha de Actualización

1.0 Emisión de Original 10/2017

2.0 Inclusión del procedimiento para aprobación de cierre de ensayo clínico y sitio clínico Actualización de requisitos

03/2018




VERSIÓN 2.0

Página 4 de 5

CONTENIDO 1. OBJETIVO DEL INSTRUCTIVO ....................................................................................................... 5

2. INSTRUCCIONES .......................................................................................................................... 5

3. ANEXOS ....................................................................................................................................... 5




VERSIÓN 2.0

Página 5 de 5

1. OBJETIVO DEL INSTRUCTIVO Establecer de forma detallada el procedimiento y requisitos, para la aprobación por parte de la Agencia Nacional de Regulación, Control y Vigilancia Sanitaria – ARCSA para la realización de ensayos clínicos en el Ecuador.

2. INSTRUCCIONES

2.1. Previo a la realización del ensayo clínico, el patrocinador debe solicitar a la ARCSA la aprobación del Ensayo Clínico, para lo cual debe realizar el procedimiento detallado en la guía externa:

Procedimiento para la aprobación de ensayos clínicos, cierre de sitio clínico y ensayo clínico

Remitirse al Anexo 1: GE-B.3.3.1-EC-04-01

2.2. Para conocer el detalle de requisitos necesarios para la aprobación de ensayos clínicos, el solicitante debe acceder a la guía externa:

Requisitos para la aprobación de ensayos clínicos

Remitirse al Anexo 2: GE-B.3.3.1-EC-04-02

2.3. Para realizar el cierre de un sitio clínico o ensayo clínico, el usuario debe realizar los pasos detallados en la guía externa:

Procedimiento para la aprobación de ensayos clínicos

Remitirse al Anexo 1: GE-B.3.3.1-EC-04-01 3. ANEXOS: Anexo 1: Guía Externa “Procedimiento para la aprobación de ensayos clínicos, cierre de ensayo

clínico y sitio clínico”

Anexo 2: Guía Externa “Requisitos para la aprobación de ensayos clínicos”

Anexo 3: Formato de solicitud para la aprobación de ensayos clínicos

Anexo 4: Formato de solicitud para aprobación de cierre de sitio clínico o ensayo clínico

ANEXO 1: GUÍA EXTERNA

Procedimiento para la aprobación de

ensayos clínicos, cierre de sitio clínico y ensayo clínico

Versión [2.0]

Marzo, 2018

ANEXO 1


GE-B.3.3.1-EC-04-01/V.2.0/MAR2018 1 | P á g i n a

CONTENIDO

1. OBJETIVO DE LA GUÍA: ................................................................................................................ 2

2. CONSIDERACIONES GENERALES .................................................................................................. 2

3. PROCEDIMIENTO PARA LA APROBACIÓN DE ENSAYOS CLÍNICOS: .............................................. 2

4. PROCEDIMIENTO PARA LA APROBACIÓN DE CIERRE DE ENSAYO CLÍNICO O SITIO CLÍNICO ....... 4

ANEXO 1



1. OBJETIVO DE LA GUÍA: Describir de forma detallada el procedimiento para la aprobación de ensayos clínicos en el Ecuador por parte de la ARCSA, así como determinar el procedimiento para el cierre de sitio clínico y el cierre de ensayo clínico.

2. CONSIDERACIONES GENERALES

2.1. En el caso que el patrocinador no tenga sede en Ecuador, debe disponer necesariamente

de un representante legal domiciliado en el país, que deberá ser una Organización de Investigación por contrato registrada en la ARCSA. En ese caso la solicitud la debe realizar la Organización de Investigación por Contrato.

3. PROCEDIMIENTO PARA LA APROBACIÓN DE ENSAYOS CLÍNICOS:

3.1. El patrocinador o la Organización de Investigación por Contrato – OIC, debe ingresar la

solicitud dirigida a la máxima autoridad de la ARCSA con copia a la Dirección Técnica de Ensayos Clínicos o quien ejerza sus competencias, adjuntando todos los requisitos en físico y digital (archivos en formato PDF, grabados en un CD), a la ARCSA por Secretaria General de Planta Central o a través de las Coordinaciones Zonales, de acuerdo al modelo de solicitud Ver. FE-B.3.3.1-EC-04-01.

3.2. La solicitud ingresa a la Dirección de Ensayos Clínicos para revisión de la documentación y

requisitos adjuntados, si existen observaciones por parte de la Dirección de Ensayos Clínicos o quien ejerza sus competencias, se notificará al usuario mediante Quipux dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a la recepción de la documentación.

3.3. El solicitante (patrocinador u Organización de Investigación por Contrato - OIC, según corresponda), debe subsanar las observaciones emitidas por la ARCSA en un término de treinta (30) días, mediante Quipux. De no recibir respuesta del usuario en el tiempo establecido se cancelará el trámite automáticamente.

NOTA 1: El usuario tiene máximo dos oportunidades para subsanar las observaciones. En el caso que el usuario no subsane las observaciones, el trámite se dará por cancelado automáticamente, y el usuario deberá ingresar nuevamente la solicitud con toda la documentación.

3.4. Una vez que la ARCSA verifique que toda la información y requisitos estén completos y correctos se considerará como admitido el trámite y la ARCSA realizará una revisión técnica detallada de la documentación presentada en el término de diez (10) días.

ANEXO 1



3.5. Si existen observaciones la ARCSA notifica al solicitante mediante Quipux para la respectiva subsanación.

3.6. El solicitante tiene un término de quince (15) días para subsanar las observaciones emitidas por la ARCSA, en el caso de no subsanar dichas observaciones en el término establecido se cancelará el trámite.

3.7. Una vez subsanadas todas las observaciones, la ARCSA en el término de cinco (5) días, elabora el informe técnico respectivo.

3.8. La ARCSA remite el informe técnico mediante Quipux al Comité Técnico Asesor para Investigación Clínica, y convoca en un plazo de diez (10) días al Comité para evaluación del Ensayo Clínico.

3.9. La ARCSA analiza el resultado de la evaluación del Comité Técnico Asesor para Investigación Clínica, y elabora en el término de cinco (5) días, el informe de evaluación del protocolo de investigación y determina la aprobación, no aprobación o ampliación de la información respecto al ensayo clínico.

3.10. La ARCSA comunica al solicitante la aprobación, no aprobación o ampliación de la información respecto al Ensayo Clínico, mediante Quipux.

NOTA 2: La ARCSA en el término de sesenta días (60) contados a partir de la fecha que se admite el trámite, emite el informe de evaluación del protocolo de investigación. En el caso de ensayos clínicos fase IV, la ARCSA emitirá el informe de evaluación del protocolo de investigación en el término de cuarenta y cinco (45) días contados a partir de la fecha que se admitió el trámite. Los ensayos clínicos sin fines de lucro y aquellos patrocinados por entidades estatales, o por alianzas entre una institución pública y una institución privada tendrán tiempo prioritarios de atención, cuarenta y cinco (45) días término una vez admitido el trámite, para ensayos fase I, II y fase III.

3.11. Si el solicitante debe ampliar la información respecto al Ensayo Clínico, tendrá quince (15) días término para presentar dicha documentación a la ARCSA. En el caso que el solicitante no ingrese la documentación requerida se dará por cancelado el trámite.

3.12. La ARCSA revisa que la documentación se encuentre completa y correcta y si el Ensayo Clínico ha sido aprobado, la ARCSA comunicará en un término no mayor a cinco días (5) días, al solicitante la aprobación del Ensayo Clínico.

3.13. Una vez aprobado el Ensayo Clínico, la ARCSA debe incluir dicho ensayo en el Registro Nacional de Ensayos Clínicos, el cual debe estar disponible en la página web de la Agencia.

ANEXO 1



3.14. En el caso de las solicitudes de aprobación de Ensayos Clínicos que no hayan sido aprobadas por la ARCSA, se registrarán en la base de datos “Rechazadas” que estará publicada en la página web de la Agencia.

4. PROCEDIMIENTO PARA LA APROBACIÓN DE CIERRE DE SITIO CLÍNICO O ENSAYO CLÍNICO

4.1. El patrocinador o el representante legal de OIC debe ingresar la solicitud de aprobación de cierre de sitio clínico o ensayo clínico, de acuerdo al modelo de solicitud. Ver. FE-B.3.3.1-EC-04-02, en la Coordinación Zonal de su preferencia o en Secretaria General de Planta Central de la ARCSA, adjuntando los requisitos para aprobación de cierre sitio clínico o de cierre de ensayo clínico, según sea el caso:

a. Requisitos para aprobación de cierre de sitio clínico:

I. Carta oficial del promotor comunicando el cierre del estudio y su justificación. En estudios multinacionales será entregada en su idioma original y su versión traducida al español apostillada o legalizada según corresponda en el país de origen.

II. Carta de conocimiento del cierre o finalización del Ensayo Clínico por parte del CEISH

III. Tabla informativa con lista completa de cada uno de los pacientes con sus códigos de identificación, detallando fecha de enrolamiento, fecha de visita final, tiempo de tratamiento recibido, pacientes retirados, voluntarios o no, motivo de retiro.

IV. Documento de contabilidad final del manejo del producto de investigación (PI), en el que se pueda verificar su uso de acuerdo al protocolo, especificando cantidad total recibida por el sitio, cantidad entregada a cada paciente, cantidad devuelta por el paciente por caducidad y cantidad sobrante en el sitio, tomar como referencia el siguiente formato:

Código del Ensayo Clínico

Nombre del Ensayo Clínico

Nombre y N° del sitio de investigación:

Nombre del producto de investigación si fuera el caso

Nombre del comparador si hubiere

Forma farmacéutica

Concentración

Vía de administración

N° de Registro Sanitario para estudios Fase IV

Cantidad total entregada a todos los pacientes del ensayo clínico del sitio

Cantidad total sobrante del producto de investigación en el sitio clínico

NOTA 3: El documento de contabilidad debe ser presentado conforme el siguiente cuadro:

Total P.I

consumido por el

paciente

Total P.I devueltoCantidad Total

recibida

Nombre o código

del paciente

Unidades P.I

(Producto de

Investigación)

entregados al

paciente

Unidades P.I

devueltas por el

paciente

(caducado o

defectuoso)

Fecha de

caducidadN° de Lote

ANEXO 1



V. Documentación que justifique la destrucción o donación de los productos de investigación sobrantes del Ensayo clínico de cada sitio clínico, de acuerdo a normativa vigente Ver. IE-B.3.1.3-MG-01 especificando el tipo de Producto de Investigación, así como las cantidades destruidas o donadas.

VI. Inventario de kits de laboratorio utilizados en el sitio clínico, indicando la cantidad total recibida, cantidad utilizada para los pacientes, cantidades de Kits caducados o en mal estado, cantidad sobrante, y la respectiva documentación que justifique la destrucción o caso de donación de los kits de laboratorio de acuerdo a normativa vigente.

VII. Presentar Informe de monitoreo en el que se documente que todas las actividades requeridas para el cierre del ensayo clínico se han completado y que las copias de los documentos esenciales se encuentran en los archivos apropiados.

VIII. Tres tablas informativas finales de: a) Reportes totales de EAG, b) Reportes totales RAGI, c) Reporte de no serios (eventos leves o moderados), aún si estos fueran extemporáneos,

NOTA 4: Las tablas informativas se presentarán de acuerdo al siguiente cuadro:

IX. Informe de muertes u hospitalizaciones que se registraron en el sitio clínico, definiendo su relación con el producto de investigación. Indicar acciones que se tomaron con cada uno de los sujetos de estudio hasta el desenlace final.

X. Certificado de auditoría si fuera el caso.

XI. Documento en el que se indique la Asignación de tratamiento y documentación de decodificación del Ensayo Clínico (E.C).

XII. Indicar el tiempo y dirección precisa donde se mantendrá guardada la documentación del estudio, conforme los lineamientos de una correcta gestión documental de Buenas Prácticas Clínicas.

XIII. Informe del médico investigador sobre el estudio clínico que contenga la siguiente información:

Fechas que definen el inicio del reclutamiento, seguimiento y finalización del estudio.

Qué conocimiento tenía el investigador antes del estudio respecto a la indicación para la cual se formuló esta propuesta de investigación y su tratamiento.

¿Qué conocimiento adquirió en conclusión del mismo?

¿Cómo aplicará en la práctica este nuevo conocimiento?

¿Cuáles fueron las limitaciones que encontró durante el estudio, abordando las fuentes de posibles sesgos, las de imprecisión, etc.

Posibilidad de generalización (aplicabilidad, validez externa) de los hallazgos encontrados con la investigación. Inconvenientes.

Interpretación consistente con los resultados, con balance de beneficios y posibles daños, y considerando otras evidencias relevantes.

Código

paciente

Iniciales

paciente

Descripción

del evento

Fecha de

ocurrencia

Fecha de

finalización

Fecha de reporte al

CEISH (no aplicable

a los leves y

moderados)

Relación con producto

investigación (probable o

no probable)

Status del evento

(cerrado o abierto)

http://www.controlsanitario.gob.ec/wp-content/uploads/downloads/2017/07/IE-B.5.1.3-MG-01_DESTRUCCION.pdf

ANEXO 1



XIV. Informe final del estudio con certificado de recepción del mismo por parte del CEISH.

XV. Certificado de recepción de informe final del investigador proporcionado al CEISH.

b. Requisitos para aprobación de cierre de ensayo clínico:

I. Documento en el que conste la cantidad total del Producto de Investigación (PI) y Kits de laboratorio ingresado al país, dispensado a los pacientes, donados y destruidos (sumatoria de todos los centros participantes en el ensayo clínico).

II. Copia del Quipux de autorización de importaciones con sus respectivas cantidades de producto de investigación y kits de laboratorio (sumatoria de todos los centro participantes en el ensayo clínico).

III. Copia de los Quipux del ACUSE DE RECIBO por la entrega del o los Informes de avances anuales del ensayo clínico entregados a la ARCSA (de cada centro participante en el ensayo clínico).

IV. Listado del Producto de investigación y kits de laboratorio a destruir, que incluya cantidades, # lote, fecha de elaboración, fecha de expiración.

V. Presentar el acta de verificación y destrucción de material de incineración emitida por el gestor ambiental autorizado para esta actividad.

VI. Acta de inspección otorgada por la ARCSA (acta de muestreo para la supervisión, destrucción y eliminación de medicamentos y productos en investigación.

VII. Presentar Informe de monitoreo en el que se documente que todas las actividades requeridas para el cierre del ensayo clínico se han completado y que las copias de los documentos esenciales se encuentran en los archivos apropiados.

VIII. Certificado de Auditoría (Si está disponible).

IX. Informe de monitorización final al cierre del ensayo clínico (de cada centro participante en el ensayo clínico).

X. Documento en el que se evidencie la notificación por parte del promotor al CEISH y a la ARCSA indicando la finalización del ensayo clínico.

XI. Informe final del ensayo clínico a nivel mundial, cuando corresponda.

4.2. La solicitud ingresa a la Dirección de Ensayos Clínicos o quien ejerza sus competencias, la cual revisa que toda la documentación se encuentre completa y correcta, para esto la ARCSA tiene un término de quince (15) días para dicha revisión.

4.3. Si existen observaciones, la ARCSA solicita al patrocinador o al representante legal de la OIC, a través del Quipux que se subsane las observaciones, en un plazo no mayor a treinta (30) días.

4.4. El patrocinador o el representante legal de la OIC subsana las observaciones emitidas por la ARCSA, y se revisa que la documentación se encuentre completa y correcta en el término de quince (15) días.

4.5. Una vez se revisen todas las subsanaciones, la ARCSA emite la respuesta a la solicitud de aprobación de cierre de ensayo clínico o sitio clínico, según sea el caso.

NOTA 5: En los casos que se produjera una terminación anticipada del estudio clínico, el promotor dispondrá de un plazo de quince (15) días contados a partir de esta terminación, para notificar al CEISH y a la ARCSA, expresando los motivos de la terminación y las medidas adoptadas con los participantes de la investigación.

FORMATO DE SOLICITUD PARA LA APROBACIÓN DE ENSAYOS CLÍNICOS

FE-B.3.3.1-EC-04-01/V.1.0/OCT2017 1 | P á g i n a

Ciudad, dd/mm/aaaa

(NOMBRE DEL DIRECTOR) Director Ejecutivo AGENCIA NACIONAL DE REGULACIÓN, CONTROL Y VIGILANCIA SANITARIA - ARCSA En su despacho. De mi consideración: Por medio del presente, yo, (PATROCINADOR/RAZÓN SOCIAL DEL OIC), con número de identificación: (NÚMERO DE R.U.C/C.C. /C.I.), solicito la aprobación del ensayo clínico (TITULO DEL ESTUDIO/FASE/CODIGO DEL ENSAYO CLÍNICO), mismo que se llevará a cabo en Ecuador, para efectos del mismo adjunto todos los requisitos necesarios y declaro que la documentación e información es veraz y fidedigna. Por la atención a la presente, anticipo mi agradecimiento. Atentamente, (FIRMA) _____________________________ (PATROCINADOR/RAZÓN SOCIAL DEL OIC) E-Mail: (DIRECCIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO) Telf. Dom.: (NÚMERO DE TELÉFONO) Telf. Cel.: (NÚMERO DE CELULAR)

cc. Director de Ensayos Clínicos o quien ejerza sus competencias

FORMATO DE SOLICITUD PARA CIERRE DE SITIO CLÍNICO O ENSAYO CLÍNICO

FE-B.3.3.1-EC-04-02/V.1.0/FEB2018 1 | P á g i n a

Ciudad, dd/mm/aaaa

(NOMBRE DEL DIRECTOR) Director Ejecutivo AGENCIA NACIONAL DE REGULACIÓN, CONTROL Y VIGILANCIA SANITARIA - ARCSA En su despacho. De mi consideración: Por medio del presente, yo, (PATROCINADOR/RAZÓN SOCIAL DEL OIC), con número de identificación: (NÚMERO DE R.U.C/C.C. /C.I.), solicito el cierre del (SITIO CLÍNICO/ENSAYO CLÍNICO) del (TITULO DEL ESTUDIO/FASE/CODIGO DEL ENSAYO CLÍNICO); para efectos del mismo adjunto todos los requisitos necesarios y declaro que la documentación e información es veraz y fidedigna. Por la atención a la presente, anticipo mi agradecimiento. Atentamente, (FIRMA) _____________________________ (PATROCINADOR/RAZÓN SOCIAL DEL OIC) E-Mail: (DIRECCIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO) Telf. Dom.: (NÚMERO DE TELÉFONO) Telf. Cel.: (NÚMERO DE CELULAR)

cc. Director de Ensayos Clínicos o quien ejerza sus competencias

ANEXO 2: GUÍA EXTERNA

Requisitos para la aprobación de Ensayos

Clínicos

Versión [2.0]

Marzo, 2018

ANEXO 2

Requisitos para la aprobación de Ensayos Clínicos

GE-B.3.3.1-EC-04-02/V2.0/MAR2018 1 | P á g i n a

CONTENIDO

1. OBJETIVO DE LA GUÍA.................................................................................................................. 2

2. DEFINCIONES ............................................................................................................................... 2

3. CONSIDERACIONES GENERALES .................................................................................................. 3

4. REQUISITOS PARA LA APROBACION DE ENSAYOS CLINICOS ....................................................... 3

ANEXO 2



1. OBJETIVO DE LA GUÍA: Describir los requisitos que se deben presentar para la aprobación de ensayos clínicos en el Ecuador por parte de la ARCSA.

2. DEFINCIONES Buenas Práctica Clínicas (BPC): Estándar para el diseño, conducción, realización, monitoreo, auditoría, registro, análisis y reporte de estudios clínicos que proporciona una garantía de que los datos y los resultados reportados son creíbles, precisos y que están protegidos los derechos, integridad y confidencialidad de los sujetos de estudio.

Comité de Ética de Investigación en Seres Humanos (CEISH): Son órganos vinculados con una institución pública o privada, responsable de aprobar las investigaciones en que intervengan seres humanos o que utilicen muestras biológicas. Ensayo Clínico: Cualquier investigación que se realice en seres humanos con intención de descubrir o verificar los efectos clínicos, farmacológicos y/o cualquier otro efecto farmacodinámico de producto(s) en investigación y/o identificar cualquier reacción adversa a producto(s) de investigación y/o identificar la absorción, distribución, metabolismo y excreción de productos en investigación, con el objeto de comprobar su seguridad y/o eficacia. Estudio multicéntrico: Estudio clínico conducido de acuerdo a un solo protocolo pero en más de un lugar y, por tanto, realizado por más de un investigador. Inspección: Es la acción de verificación o revisión desarrollada por la Autoridad Sanitaria Nacional, a través de la Agencia Nacional de Regulación, Control y Vigilancia Sanitaria (ARCSA), a los documentos, instalaciones, archivos, sistemas de garantía de calidad y cualquier otro recurso que la ARCSA considere esté relacionado con el estudio clínico.

Investigador Principal: El investigador principal es el profesional responsable de la realización del ensayo clínico en un centro de investigación clínica y quien lidera el equipo de investigación. De acuerdo a la complejidad del estudio determinado por la ARCSA, el investigador principal deberá ser un profesional de la salud con título de cuarto nivel, relacionado con el área a investigar. Dichos títulos deberán estar registrados en la Secretaria Nacional de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación (SENESCYT) y ante el Ministerio de Salud Pública. Manual del investigador: Es una compilación de los datos clínicos y no clínicos del producto en investigación, que son relevantes para el estudio del mismo en seres humanos. Su objetivo es proporcionar a los investigadores y a otras personas involucradas en el estudio, la información para facilitar el entendimiento del fundamento y el cumplimiento de varias características importantes del protocolo, como la dosis, frecuencia/intervalo de dosis, métodos de administración y procedimientos de monitoreo de seguridad. Monitor: Persona calificada para dar seguimiento al proceso de un estudio clínico y asegurarse de que este sea conducido, registrado y reportado de acuerdo con el protocolo, procedimientos, procedimientos operativos estándar, Buenas Prácticas clínicas y los requerimientos regulatorios aplicables.

ANEXO 2



Organización de Investigación por Contrato (OIC): Una persona u organización (comercial, académica o de otro tipo) contratada por el patrocinador para realizar una o más de las funciones y obligaciones del patrocinador relacionadas con el estudio. Patrocinador o promotor: El patrocinador es el individuo, empresa, institución u organización, incluidas las académicas, con representación legal en el país, responsable del financiamiento, administración, iniciación, desarrollo, monitoreo y cierre de un ensayo clínico. Para efectos del presente documento se utiliza indistintamente el término patrocinado y promotor. Protocolo: Documento donde se describen los objetivos, el diseño, la metodología, las consideraciones estadísticas y la organización de un ensayo. El término protocolo se refiere al protocolo original, a sus sucesivas versiones y a sus modificaciones.

3. CONSIDERACIONES GENERALES

3.1. Toda la documentación debe presentarse en idioma castellano. Los documentos elaborados en otro idioma deben presentarse con una traducción oficial, debidamente apostillada o legalizada según corresponda, en el país de origen.

3.2. La ARCSA podrá solicitar los documentos en idioma original para fines de revisión de traducción u otros pertinentes.

3.3. Para fines del presente documento se considera, indistintamente al patrocinador y el promotor, por lo tanto la documentación y obligaciones son las mismas en las que se haga referencia a dichos términos.

3.4. Para facilidad del usuario, los Anexos mencionados más adelante referentes al “Reglamento para la aprobación, desarrollo, vigilancia y control de los Ensayos Clínicos”; se encuentran en formato editable disponibles en la página web de la Agencia en el siguiente link:

http://www.controlsanitario.gob.ec/ensayos-clinicos/

4. REQUISITOS PARA LA APROBACIÓN DE ENSAYOS CLÍNICOS:

a. Solicitud dirigida a la máxima autoridad de la ARCSA por parte del patrocinador.

b. Contrato entre el patrocinador y la Organización de Investigación por Contrato – OIC, debidamente suscrita por ambas partes;

c. Ficha descriptiva del ensayo clínico: La ficha debe presentarse de acuerdo al formato establecido en el Anexo 1 del “Reglamento para la aprobación, desarrollo, vigilancia y control de los Ensayos Clínicos”, Acuerdo Ministerial Nro. 0075 publicado en Registro Oficial Suplemento 23 del 30 de junio de 2017.

d. La aprobación del protocolo de ensayo clínico por parte de un Comité de Ética de Investigación en Seres Humanos (CEISH) que esté oficialmente reconocido por el Ministerio de Salud Pública.

Debe figurar además la declaración de no tener conflicto de interés por parte del comité en dicho ensayo clínico.

En el caso que el ensayo clínico se realice con sujetos en investigación a personas con discapacidad, se debe demostrar: que la investigación responda a las

http://www.controlsanitario.gob.ec/ensayos-clinicos/

ANEXO 2



necesidades y prioridades de salud de la población con discapacidad y no puede realizarse en otros grupos; que la investigación esté diseñada para minimizar los riesgos de la afección que padece y que los beneficios sean superiores a los riesgos inherentes al estudio; que en los casos de discapacidad mental, en el proceso de obtención del consentimiento informado, las personas hayan recibido información del estudio clínico adaptada a su capacidad de comprensión, garantizando su participación en la medida de sus posibilidades y que el consentimiento informado sea otorgado por su representante legal.

En el caso que los ensayos clínicos que se realicen en adultos mayores, personas con discapacidad, personas privadas de libertad y quienes adolezcan de enfermedades catastróficas y de alta complejidad, por ser considerados grupos de atención prioritaria o vulnerables, deben ser de interés específico y limitarse a aquellos que por su naturaleza solo puedan realizarse en este grupo poblacional.

En el caso de mujeres en edad reproductiva que hayan consentido participar en un estudio clínico, previo al inicio del mismo se realizará la confirmación de que la participante no esté embarazada.

e. En los casos que aplique, se entregará la delegación del patrocinador para el desarrollo del

ensayo clínico en el país a una sola Organización de Investigación por Contrato, mediante un contrato o convenio legalizado en el que consten las obligaciones de cada una de las partes y este suscrito por las dos partes.

f. El protocolo de investigación, previamente autorizado por el Comité de Ética de Investigación en seres Humanos – CEISH, el cual debe estar firmado y sellado por el CEISH.

El protocolo de investigación, en el caso que el estudio de investigación se realicen en pueblos y nacionalidades del Ecuador, debe incluir la descripción y justificación del procedimiento a utilizar para comunicar la información a los sujetos en investigación.

En el caso que el ensayo clínico requiera muestras biológicas, en el protocolo debe especificar que dichas muestras son exclusivamente para el ensayo para el que el sujeto otorga su consentimiento.

g. El manual del investigador, según lo establecido en las Buenas Prácticas Clínicas, el cual

debe estar conforme a lo descrito en el Instructivo “Criterios para seleccionar al investigador principal, sus funciones y responsabilidades” IE-B.3.3.1-EC-02.

h. El formato de consentimiento informado correspondiente al cual se agregará la versión del protocolo de investigación presentado, que haya sido previamente aprobado por un Comité de Ética de Investigación en Seres Humanos, el cual debe estar firmado y sellado por el CEISH y debe elaborarse de acuerdo al Anexo 4 del “Reglamento para la aprobación, desarrollo, vigilancia y control de los Ensayos Clínicos”, Acuerdo Ministerial Nro. 0075 publicado en Registro Oficial Suplemento 23 del 30 de junio de 2017. Teniendo en cuenta lo siguiente:

El documento de consentimiento informado debe contener la información detallada en el Anexo 4 del “Reglamento para la aprobación, desarrollo, vigilancia y control de los Ensayos Clínicos”.

El documento de consentimiento informado y cualquier otro material informativo, que en relación al estudio sea proporcionado a los sujetos en investigación, deberá

http://www.controlsanitario.gob.ec/wp-content/uploads/downloads/2017/09/IE-B.3.3.1-EC-02-Criterios-para-el-investigador-principal.pdf

ANEXO 2



ser revisado y aprobado previamente por el Comité de ética de Investigación que aprobó el protocolo.

El documento de consentimiento informado no podrá contener ninguna expresión que dé lugar a que el sujeto que consiente en el mismo, exima de responsabilidad por negligencia, o por riesgos derivados del ensayo clínico.

En el caso de personas analfabetas, se registrará su huella digital en el documento de consentimiento informado y firmarán como testigos dos personas que el participante del estudio elija, siempre y cuando no tengan conflicto de interés con la investigación que se desarrollará y no estén vinculadas de ninguna manera con el equipo de investigación.

En el caso de estudios clínicos realizados en pueblos y nacionalidades del Ecuador, a más del consentimiento informado individual, se deberá realizar una consulta comunitaria previa, y se presentará una copia del documento de aprobación por parte de las autoridades de la comunidad.

i. El informe farmacológico de aprobación de comercialización del producto en investigación

emitido por la ARCSA, o número de Registro Sanitario con el nombre comercial del producto; si fuera el caso de estudios postcomercialización.

j. Las cartas de declaración de interés institucional y disponibilidad del establecimiento de salud, para la realización del ensayo clínico, emitida por la máxima autoridad de los establecimientos que sean propuestos como centros de investigación clínica.

k. La carta compromiso suscrita por el investigador principal de cada centro de investigación clínica participante en el ensayo clínico, en la que se señale lo siguiente:

Que participará en calidad de investigador en el estudio,

Que ha sido capacitado sobre el protocolo de la investigación y que por tanto lo conoce y está a conformidad con el mismo,

El valor monetario que recibirá por sus servicios,

Así como la determinación de sus responsabilidades en el estudio.

l. La lista del centro o centros de investigación clínica, que incluya el detalle de todos los investigadores y su equipo de trabajo por centro, que participarían en el ensayo en el país, especificando el tipo de establecimiento de salud, títulos profesionales de cada integrante y su rol en el estudio.

m. Inscripción de los investigadores principales del estudio, en la base de datos del Ministerio de Salud Pública a cargo de la Dirección Nacional de Inteligencia de la Salud, o quien ejerza sus competencias, en tanto la Secretaría Nacional de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Investigación - SENESCYT desarrolle esta herramienta y coordine con el Ministerio de Salud Pública la existencia de una base de datos única de investigadores.

n. La hoja de vida del investigador principal y de sus colaboradores por cada centro de investigación clínica que evidencie experiencia en la especialidad que se estudia; y, capacitación en desarrollo de ensayos clínicos, Buenas Prácticas Clínicas y temas afines.

o. El cronograma del estudio a desarrollarse en el país: el cronograma debe especificar como mínimo los siguientes aspectos:

ANEXO 2



Fecha de inicio del ensayo clínico a nivel mundial (cuando aplique)

Fecha tentativa de inicio del ensayo clínico en el país

Número de sujetos previstos para reclutar en el estudio a nivel mundial

Número de sujetos previstos para reclutar en el estudio en el país

Fecha tentativa para someter a aprobación del EC por el CEISH

Fecha tentativa para someter a aprobación por parte de la ARCSA

Fecha del taller de inicio del estudio

Fecha de convocatoria y toma de consentimientos informados

Fecha tentativa de reclutamiento del primer paciente

Calendario de visitas programadas para los pacientes

Calendario de toma de muestras para exámenes complementarios

Fecha tentativa de solicitud para importación del medicamento en investigación

Fecha tentativa de solicitud para kits de laboratorio

Fecha de envíos de informes de avance del estudio (anual)

Fecha de envío de informes de seguridad del estudio (anual)

Fecha de cierre del estudio a nivel mundial (cuando aplique)

Fecha tentativa de visita del último paciente en el país

Fecha tentativa de presentación del informe final del estudio al CEISH correspondiente y la ARCSA.

Fecha tentativa de publicación de resultados

p. Un certificado del sistema de gestión de calidad del laboratorio clínico o de la institución en la que se encuentra el laboratorio clínico que participará en el estudio.

q. El detalle del producto en investigación y otros medicamentos a utilizarse en el ensayo, conforme el modelo que consta en el Anexo 2 del “Reglamento para la aprobación, desarrollo, vigilancia y control de los Ensayos Clínicos”, Acuerdo Ministerial Nro. 0075 publicado en Registro Oficial Suplemento 23 del 30 de junio de 2017; así como de la etiqueta del producto en investigación y del embalaje. Las etiquetas del producto en investigación deberán especificar en su envase primario, con tinta indeleble en idioma castellano, la siguiente información:

Nombre del promotor

Título del ensayo clínico

Nombre del producto en investigación, cuando aplique

Fecha de vencimiento

Código del producto

Código del protocolo

Número de unidades

Número de lote

Forma farmacéutica

Vía de administración

Condiciones de almacenamiento, conservación y utilización

La leyenda: “Producto para uso exclusivo en investigación, prohibida su venta”.

En el caso de envases primarios que por su espacio no permitan establecer esta información, se imprimirá la misma en un envase secundario.

ANEXO 2



r. Informes de evaluación de riesgo sanitario en las fases previas de los estudios (Fase I, II y III), para que la ARCSA establezca el balance riesgo-beneficio del producto en investigación, se presentarán los estudios preclínicos del producto de investigación.

s. La certificación de Buenas Prácticas de Manufactura de la planta de fabricación del medicamento en investigación, dicha certificación debe ser emitida por la Autoridad Competente del país donde se fabrica el producto, y en el caso que el producto sea fabricado o acondicionado en varios países se debe adjuntar el Certificado de BPM de cada una de las plantas que intervienen en la fabricación del producto; dicho certificado debe estar apostillado o consularizado según corresponda.

t. La certificación de lotes del medicamento en investigación, con ficha estabilidad en condiciones de humedad y temperatura correspondiente a la zona climática IV o de acuerdo a las condiciones que requiera el producto; y caducidad del producto en investigación.

u. El presupuesto general del ensayo, según el modelo que consta en el Anexo 3 del “Reglamento para la aprobación, desarrollo, vigilancia y control de los Ensayos Clínicos”, Acuerdo Ministerial Nro. 0075 publicado en Registro Oficial Suplemento 23 del 30 de junio de 2017.

v. Copia del contrato celebrado entre el investigador principal y el promotor.

w. En los casos de que los centros de investigación clínica se encuentren ubicados en establecimientos de salud de la Red Pública Integral de Salud (RPIS), se deberá presentar copia del convenio entre el establecimiento de salud y el promotor, mismo que como mínimo debe contener los siguientes consideraciones:

En los establecimientos de salud de la RPIS en los que se realicen ensayos clínicos, los costos directos e indirectos generados por la realización del ensayo, serán cubiertos en su totalidad por el patrocinador del mismo;

Todas las atenciones asistenciales que se realicen en un establecimiento de salud público, en las fases de reclutamiento, ejecución y posibles complicaciones que se presten durante o después de terminado el ensayo, serán cubiertas por el patrocinador del ensayo conforme al Tarifario de Prestaciones del Sistema Nacional de Salud vigente;

Los estímulos que reciban los investigadores que trabajan en establecimientos de la RPIS por sus servicios prestados, en la ejecución de un ensayo clínico, que se desarrollen en un establecimiento de este tipo, fuera de su jornada laboral, deberán constar en el convenio que suscriba el promotor y el establecimiento de salud de la RPIS;

En el convenio, adicionalmente constará la autorización del establecimiento de salud para que el investigador pueda utilizar las instalaciones del establecimiento para efectos del ensayo clínico, fuera de su jornada laboral.

x. La lista de suministros necesarios para el desarrollo del ensayo clínico.

ANEXO 2



y. El cuaderno de recogida de datos.

z. El flujograma de manejo de eventos adversos y reacciones adversas.

aa. El formulario de notificación de sospecha de reacciones adversas graves inesperadas y/o evento adverso grave de acuerdo al Anexo 5. del “Reglamento para la aprobación, desarrollo, vigilancia y control de los Ensayos Clínicos”, del ensayo clínico, Acuerdo Ministerial Nro. 0075 publicado en Registro Oficial Suplemento 23 del 30 de junio de 2017.

bb. El compromiso juramentado del patrocinador de entregar el informe final del ensayo a la ARCSA.

cc. Copia de la póliza de seguro de responsabilidad civil emitida por una compañía de seguros establecida en el Ecuador, facultada para el efecto. La póliza cubrirá las responsabilidades de todos los implicados en la investigación, así como las del centro de investigación clínica en el que se realice el ensayo clínico.

La cobertura deberá abarcar la ejecución del ensayo clínico y se extenderá al menos un (1) año después de finalizado éste, a fin de cubrir las consecuencias que se demuestren sean derivadas del ensayo clínico en cuestión. Luego de aprobado un ensayo, si éste dura más de un (1) año, el promotor presentará a la ARCSA un compromiso de renovación de la póliza, al menos con tres (3) meses de anticipación a su caducidad; y presentará la póliza renovada una vez que sea emitida. En el caso que el patrocinador es un individuo que investigue bajo contrato con la academia, será ésta la que contrate la póliza de seguro para los riesgos derivados de la investigación que realice.

dd. En el caso de los productos de referencia que se utilicen en el estudio clínico que sean importados de otro país, se debe adjuntar la copia apostillada del Registro Sanitario o Certificado de Comercialización, emitido por la Autoridad Competente del país donde se comercializa el producto.

INSTRUCTIVO EXTERNO Aprobación para la … · correctos se considerará como admitido el trámite...

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