Instructivo Formatos Rendicion de Cuentas Sia (1)
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1 MANUAL DEL USUARIO Sistema Rendición de Cuentas en Línea
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MANUAL DEL USUARIO
Sistema Rendición de Cuentas en Línea
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PRESENTACION
La rendición de la cuenta fiscal es un proceso en el que intervienen dos actores: la Contraloría y los sujetos de control. De esta forma, el Aplicativo para la Rendición de la cuenta en línea reproduce dicho proceso en un entorno tecnológico.
Cada uno de los actores mencionados puede utilizar el Aplicativo de una forma diferente, y por lo tanto es necesario que éstos conozcan el funcionamiento de esta herramienta. Por este motivo se ha estructurado un instructivo de uso para los sujetos de control
El presente documento tiene por objeto ilustrar el funcionamiento del Aplicativo en términos del uso que le puede dar el sujeto de control. Para esto se desarrollaron varias secciones que describen: i) configurar PC; ii) Tipos de archivos que conforman la rendición de cuentas; iii) Tipos de vigencias para la rendición de cuentas; iv) estructura del sistema; v) diligenciamiento de los formatos; vi) descripción de cada uno de los formatos; vii) acerca del desarrollo del Aplicativo.
Se debe tener en cuenta que este Instructivo da las pautas básicas de uso para el desarrollo del proceso de rendición de la cuenta fiscal en línea.
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TABLA DE CONTENIDO
Configurar PC (equipo de cómputo) para correcta rendición ............................................................ 5
1. Configuración Regional (Paso # 1). .......................................................................................... 5
2. Configuración de Carpetas (Paso # 2). ..................................................................................... 6
3. Solicitar la asignación de un usuario y contraseña (Paso #3). ................................................... 7
4. Ingresar al Sistema de Rendición de Cuentas (Paso # 4). ......................................................... 7
5. Cambiar la contraseña personal (Paso # 5). ............................................................................. 8
6. Crear la carpeta donde se graban los archivos de la Rendición de cuentas (Paso # 6). ............. 8
7. Formatos asignados (Paso # 7). ............................................................................................... 8
8. Iniciar el Diligenciamiento de los formularios solicitados (Paso # 8). ........................................ 9
9. Secuencia y Proceso de una subida de formato. .................................................................... 10
Tipos de archivos que conforman la Rendición de Cuentas. ........................................................... 11
Tipos de vigencias para la rendición de cuentas ............................................................................. 12
Estructura principal del sistema. ................................................................................................... 15
Ingreso al Sistema. .................................................................................................................... 15
Módulos Funcionales. ............................................................................................................... 15
Funciones, manejo y operación del sistema. ............................................................................. 16
Ingreso al sistema y seguridad. ............................................................................................. 16
Seguridad. ......................................................................................................................... 16
Perfiles de Usuarios. .......................................................................................................... 17
Ingreso al Sistema. ............................................................................................................ 17
Diligenciamiento de los formularios .............................................................................................. 21
Instrucciones para diligenciar los formatos de misión, visión, objetivo y organigrama ............... 22
Instrucciones para el proceso de rendición ........................................................................... 23
Tipos de campos disponibles ................................................................................................. 25
Descripción de cada uno de los formatos ....................................................................................... 25
FORMATO 01. PLAN DE ACCIÓN ................................................................................................ 26
FORMATO 02. RELACION CONTRACTUAL .................................................................................. 26
FORMATO 03. CIERRE PRESUPUESTAL ...................................................................................... 29
3A. Constitución Cuentas por Pagar - Reservas de Caja. (Funcionamiento-Inversión-Deuda
Pública) ................................................................................................................................. 29
Anexo: formato 03. Estado de Tesorería. Cierre Fiscal ....................................................... 30
3B. Constitución Reservas Presupuestales - Reservas de Apropiación (Funcionamiento-
Inversión-Deuda Pública) ...................................................................................................... 31
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3C. Ejecución Cuentas por Pagar - Reservas de Caja. Causación y Pago. (Funcionamiento-
Deuda Pública) ...................................................................................................................... 32
3D. Ejecución de Reservas Presupuestales - Reservas de Apropiación. Causación y Pago.
(Funcionamiento-Deuda Pública) .......................................................................................... 32
FORMATO 04. INFORME FISCAL Y FINANCIERO ......................................................................... 33
FORMATO 05. PROCESOS JUDICIALES ....................................................................................... 37
FORMATO 06. PROYECTOS FINANCIADOS CON LA BANCA O DONACIONES ............................... 41
6A. Proyectos Financiados con la Banca o Donaciones........................................................... 41
6B. Descripción Proyectos Financiados con la Banca o Donaciones ........................................ 41
FORMATO 07. PLAN DE DESARROLLO ....................................................................................... 42
FORMATO 08. MODIFICACIONES............................................................................................... 43
FORMATO 09. ENCUESTA AMBIENTAL ...................................................................................... 43
FORMATO 10. INFORMES.......................................................................................................... 44
FORMATO 11. DEUDA PÚBLICA ................................................................................................. 44
Acerca del aplicativo ..................................................................................................................... 47
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Configurar PC (equipo de cómputo) para correcta rendición
A continuación se describen los pasos necesarios para una correcta rendición de cuentas mostrando desde la configuración de su PC hasta las opciones disponibles para una fácil rendición.
Los siguientes pasos deben seguirse preferiblemente en el mismo orden de cómo se enuncian:
1. Configuración Regional (Paso # 1).
El primer paso es establecer los parámetros de Configuración Regional, donde
están establecidos la puntuación y el formato de la Fecha. Estos valores requieren ser ajustados al Sistema de Información de Rendición de Cuentas.
Para modificar la configuración usted debe:
• Click en [Inicio] en la parte inferior de su pantalla.
• Click en Panel de Control.
• Seleccionar la opción de Configuración Regional y de Idioma.
• Seleccionar Inglés (Estados Unidos) como aparece en la pantalla.
• Click en el botón [Personalizar] para modificar el formato de Fecha.
• Estando en el cuadro de Fecha modificar en el "Formato de fecha corta"
escribiendo "aaaa/MM/dd"
• Los demás campos no modificarlos y solo dejarlos tal cual aparecen en las
dos pantallas.
El siguiente pantallazo muestra las anteriores instrucciones.
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2. Configuración de Carpetas (Paso # 2).
El segundo paso es configurar las opciones de las carpetas modificando el parámetro de ocultamiento de extensiones conocidas. Es muy recomendable
siempre mostrar las extensiones "reales" de un archivo y así evitar entre otras cosas el ingreso de virus a su computadora.
Para modificar las opciones de carpeta usted debe:
• Seleccionar Mi PC o Explorador de Windows.
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• Click en Herramientas >> Opciones de Carpeta.
• Buscar la opción de Ocultar las extensiones de archivo y dejarlo sin
selección.
3. Solicitar la asignación de un usuario y contraseña (Paso #3).
En este paso el funcionario de la entidad debe solicitar a través del Representante Legal de la Entidad la asignación de un usuario y una contraseña, enviando la solicitud al correo electrónico establecido por la
Contraloría. En este caso a [email protected] y al correo alterno [email protected].
Recomendaciones para la solicitud de usuario y contraseña:
• Solicitar el correo electrónico donde enviar la petición de asignación.
• Enviar la solicitud al correo.
4. Ingresar al Sistema de Rendición de Cuentas (Paso # 4).
En este paso el funcionario debe ingresar a la página www.cga.gov.co donde se dispone de link para ingresar al sistema de rendición de cuentas. El funcionario debe ingresar a la siguiente dirección de Internet, donde digitará el usuario asignado con la contraseña asignada.
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5. Cambiar la contraseña personal (Paso # 5).
Una vez se haya ingresado a la página, se debe por seguridad cambiar inmediatamente la contraseña por una personal, así su información será confidencial. Para efectuar este cambio seleccione en el Menú del Sistema ubicado en la parte superior izquierda la opción cambar contraseña personal, donde usted debe suministrar la clave anterior y la nueva clave reconfirmando su valor.
6. Crear la carpeta donde se graban los archivos de la Rendición de
cuentas (Paso # 6).
El funcionario debe crear una carpeta que guarde los archivos para la Rendición.
7. Formatos asignados (Paso # 7).
En la parte superior derecha de fondo azul aparece la opción “Guía para la Rendición de Formatos” donde el funcionario encontrará la lista/bajada de formatos obligados a rendir. Esta lista debe ser distribuida entre el personal responsable de la rendición de cada área.
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Inmediatamente sale lo siguiente.
LISTA DE FORMULARIOS PARA DILIGENCIAR
[F01_CGA]: F01 PLAN DE ACCIÓN
[F02_CGA]: F02 RELACIÓN CONTRACTUAL
[F03A_CGA]: Cuentas por pagar reservas caja
[F03B_CGA]: Reservas Presupuestales - Reservas Apropiación
[F03C_CGA]: Ejecución de cuentas por pagar - reservas caja - causación y pago -
funcionamiento deuda pública
[F03D_CGA]: Ejecución reservas presupuestales - reservas de apropiación,
causación y pago - funcionamiento - deuda
[F04_CGA]: INFORME FISCAL Y FINANCIERO
[F05_CGA]: Procesos Judiciales
[F06A_CGA]: Proyectos financiados con la banca o donaciones
[F06B_CGA]: Descripción de proyectos financiados con la banca
[F07_CGA]: PLAN DE DESARROLLO
[F08_CGA]: FORMATO DE MODIFICACIONES
[F09_CGA]: EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN AMBIENTAL
[F10_CGA]: FORMATO INFORMES
[F11_CGA]: Movimiento mensual de la deuda pública
* * * Dé click en el Formato que desee consultar, si no aparece, significa que no está obligado a
diligenciarlo
En esta misma pantalla en la parte izquierda encontrará los formatos que conforman la Rendición de su Entidad. Si aparece dicha lista vacía deberá informarlo por cuanto puede tratarse de un error.
8. Iniciar el Diligenciamiento de los formularios solicitados (Paso # 8).
Una vez cumplidos los pasos anteriores, solo basta el diligenciamiento de cada uno de los formatos.
Recomendaciones para el diligenciamiento:
• Ir al programa "Administrador de Expedientes", seleccionando cada formato
(.CSV) por rendir con el botón "Examinar"
• Una vez subido un formato el sistema verifica la consistencia creando un .FMT si todo está correcto.
• Ver en los archivos .LOG el resultado de la subida de un archivo en
particular
• Los formatos pueden subirse en cualquier orden.
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9. Secuencia y Proceso de una subida de formato.
Cada vez que se sube un archivo .CSV el sistema lo procesa de la siguiente manera.
Paso a paso que sigue el sistema:
• Se incorpora el archivo .CSV al expediente de cada vigilado.
• Se copia la totalidad del formato .CSV a matrices en memoria.
• Se analiza el contenido de cada columna fila por fila.
• Se reporta en el archivo .LOG todo el resultado de la subida haya o no
errores.
• Si no hay errores se crea el archivo .FMT indicando del éxito de la subida.
• Se borra el archivo .CSV concluida la operación haya o no errores. Siempre
se borra.
Usted debe tener en cuenta lo siguiente:
• Suba los anexos que sean requeridos en algún formato.
• Usted puede subir los formatos en el orden y veces que desee
• Si no se borra el .CSV enviar nuevamente el formato que falló, esto debería
corregir el error.
• Puede subir formatos hasta el plazo brindado y que NO haya cerrado la
rendición.
• Siempre consulte el .LOG para visualizar el estado de una subida.
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Tipos de archivos que conforman la Rendición de Cuentas.
La siguiente es la lista de Tipos de archivo que deben manejarse durante el proceso de Rendición, ver ejemplo:
FORMATO_201001_F02_CGA.CSV FORMATO_201001_F02_DEPCGA.CSV
(Formato de rendición principal) Donde se registra la información
FORMATO_201001_F02_CGA_NUMEROCONTRATO.ZIP
FORMATO_201001_F02_CGA_NUMEROCONTRATO.RAR
FORMATO_201001_F02_CGA_NUMEROCONTRATO.PDF
(PARA LO MUNICIPIOS)
FORMATO_201001_F02_DEPCGA_NUMEROCONTRATO.ZIP
FORMATO_201001_F02_DEPCGA_NUMEROCONTRATO.RAR
FORMATO_201001_F02_DEPCGA_NUMEROCONTRATO.PDF
(PARA LAS ENTIDADES DEL ORDEN DEPARTAMENTAL)
ETC.
(Nombre de los anexos a los formatos)
Este numero de contrato debe ser el mismo que fue reportado en la celda (NUMERO DE CONTRATO) del formato de Excel (csv)
FORMATO_2010_F08_CGA_NOAPLICA.JPG
(Nombre del anexo para definir si no
aplica). Archivo escaneado donde justifica el no llenado de algún formato con la firma del representante legal. Por ejemplo el F01. EL OFICIO DEBE SER
GUARDADO EN .JPG
FORMATO_201001.JPG
(Nombre del formato para Cierre de una
Rendición). Archivo escaneado donde
relaciona los formatos diligenciados y la cantidad de anexos, con la firma del representante legal.
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Tipos de vigencias para la rendición de cuentas
A continuación se describen las vigencias de rendición para que los sujetos de control no tengan inconvenientes al momento de seleccionar los archivos para subir los formatos al sistema.
Cuando se bajan los formatos estos tienen la siguiente estructura en cuanto a nombre y fecha:
VIGENCIA ANUAL
FORMATO_200913_FXX_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: FEBRERO 28 DE 20XX, 1159P …
EJEMPLO:
VIGENCIA RENDIDA FECHA DE RENDION
01/01/2008 a 31/12/2008 * 28 DE FEBRERO DE 2009 *
01/01/2009 a 31/12/2009 28 DE FEBRERO DE 2010
01/01/2010 a 31/12/2010 28 DE FEBRERO DE 2011 ... …
Para el formato F10 (INFORMES)
FORMATO_200913_F10_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: ABRIL 15 DE 20XX, 1159P
EJEMPLO:
01/01/2009 a 31/12/2009 15 DE ABRIL DE 2010 ... …
VIGENCIA SEMESTRAL
FORMATO_200906_FXX_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: JULIO 31 DE 20XX, 1159P FORMATO_201006_FXX_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: JULIO 31 DE 20XX, 1159P FORMATO_201106_FXX_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: JULIO 31 DE 20XX, 1159P
…
VIGENCIA RENDIDA FECHA DE RENDION
01/01/2009 a 30/06/2009 31 DE JULIO DE 2009
01/01/2010 a 30/06/2010 31 DE JULIO DE 2010
01/01/2011 a 30/06/2011 31 DE JULIO DE 2011 ... …
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VIGENCIA MENSUAL
Para el formato 02 (CONTRATACION) se tiene: 20xx = año 01,02,03,04… son los meses
Los siguientes son las actualizaciones, contratos nuevos y modificaciones del formato 02,
mes a mes con los anexos correspondientes:
MES DE ENERO: FORMATO_20xx01_F02_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE
FEBRERO DE 20XX, 1159P
MES DE FEBRERO: FORMATO_20xx02_F02_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE
MARZO DE 20XX, 1159P
MES DE MARZO: FORMATO_20xx03_F02_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE
ABRIL DE 20XX, 1159P
MES DE ABRIL: FORMATO_20xx04_F02_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE
MAYO DE 20XX, 1159P
MES DE MAYO: FORMATO_20xx05_F02_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE
JUNIO DE 20XX, 1159P
MES DE JUNIO: FORMATO_20xx06_F02_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE
JULIO DE 20XX, 1159P
MES DE JULIO: FORMATO_20xx07_F02_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE
AGOSTO DE 20XX, 1159P
MES DE AGOSTO: FORMATO_20xx08_F02_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE
SEPTIEMBRE DE 20XX, 1159P
MES DE SEPTIEMBRE. FORMATO_20xx09_F02_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE
OCTUBRE DE 20XX, 1159P
MES DE OCTUBRE: FORMATO_20xx10_F02_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE
NOVIEMBRE DE 20XX, 1159P
MES DE NOVIEMBRE: FORMATO_20xx11_F02_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE
DICIEMBRE DE 20XX, 1159P
MES DE DICIEMBRE FORMATO_20xx12_F02_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION5 PRIMEROS DIAS HABILES DE
ENERO DE 20XX, 1159P
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Para el formato 8 (MODIFICACIONES) Actos administrativos con los que se aprueben o modifiquen los documentos que se referencian en el parágrafo
segundo, se tiene: Los siguientes son las actualizaciones, contratos nuevos y modificaciones del formato 08,
mes a mes con los anexos correspondientes:
MES DE ENERO: FORMATO_20xx01_F08_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE
FEBRERO DE 20XX, 1159P
MES DE FEBRERO: FORMATO_20xx02_F08_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE
MARZO DE 20XX, 1159P
MES DE MARZO: FORMATO_20xx03_F08_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE
ABRIL DE 20XX, 1159P
MES DE ABRIL: FORMATO_20xx04_F08_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE
MAYO DE 20XX, 1159P
MES DE MAYO: FORMATO_20xx05_F08_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE
JUNIO DE 20XX, 1159P
MES DE JUNIO: FORMATO_20xx06_F08_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE
JULIO DE 20XX, 1159P
MES DE JULIO: FORMATO_20xx07_F08_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE
AGOSTO DE 20XX, 1159P
MES DE AGOSTO: FORMATO_20xx08_F08_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE
SEPTIEMBRE DE 20XX, 1159P
MES DE SEPTIEMBRE.
FORMATO_20xx09_F08_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE OCTUBRE DE 20XX, 1159P
MES DE OCTUBRE: FORMATO_20xx10_F08_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE
NOVIEMBRE DE 20XX, 1159P
MES DE NOVIEMBRE: FORMATO_20xx11_F08_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE
DICIEMBRE DE 20XX, 1159P
MES DE DICIEMBRE FORMATO_20xx12_F08_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE
ENERO DE 20XX, 1159P
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Estructura principal del sistema.
Ingreso al Sistema.
Que es la primera interface que encuentra cuando el usuario va a entrar al sistema, lo cual se hace a través del link www.cga.gov.co b u s c a n d o e l l i n k d e r e n d i c i ó n d e c u e n t a s , donde luego se muestra la siguiente pantalla.
Módulos Funcionales.
Una vez ingresado al sistema se entra al menú de módulos y funcionalidades que lo integran, el cual presenta la interface principal de manejo que contiene las opciones siguientes:
Componentes módulos del sistema para usuario final
MENU DEL SISTEMA PAGINA PRINCIPAL CAMBIAR CONTRASEÑA PERSONAL ADMINISTRADOR DE EXPEDIENTES INFORMES PARA REVISION DE CUENTAS TEMINAR LA SESION SALIR.
La interface para acceder a todos los anteriores módulos del sistema es la siguiente:
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Funciones, manejo y operación del sistema.
El sistema como ya se mencionó está desarrollado para funcionar sobre plataforma Internet, lo cual hace bastante amigable, funcional e interactivo su manejo y operación por parte del usuario final. A continuación entraremos a explicar cómo opera cada funcionalidad del sistema partir del inicio al mismo.
Ingreso al sistema y seguridad.
El sistema define unos esquemas para su seguridad teniendo en cuenta los perfiles o roles de los usuarios y el tipo de entidad a la que pertenece.
Seguridad.
Para la administración y manejo del esquema de seguridad se tienen en cuenta las siguientes directrices:
• Al sistema solo se podrá acceder a través de una cuenta de ingreso con
respectivo nombre de usuario y contraseña, solicitada y creada al administrador respectivo.
• Los sujetos de control solicitarán su cuenta de uso a la Subdirección de
Informática y Telecomunicaciones de la Contraloría General de Antioquia, la cual se encarga de crear y darle a los entes que vigila toda la información, suministrándole las cuentas de acceso al sistema y demás elementos que se requieran para que los vigilados puedan tener acceso y uso del software.
• Todo el sistema de rendición de cuentas y la información están instalados y
disponibles en un servidor web ubicado en Empresas Públicas de Medellín, el cual soporta y cuenta con todas las medidas y estrategias de aseguramiento que se deben tener en cuenta para este tipo servicios. A este servidor solo tiene acceso el administrador general del Sistema de Información de Rendición de Cuentas asignado por la CGA.
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Perfiles de Usuarios.
Los usuarios están definidos por diferentes tipos perfiles de acuerdo al tipo de funciones, operaciones que realiza y a la entidad que pertenece.
Perfiles Entes Vigilados. Se definen por dos tipos de perfiles, que estarán definidos de acuerdo al trabajo o funciones.
1. Perfil “REPRESENTANTE”, Que es el asignado al director, representante o
gerente de cada ente vigilado.
2. Perfil “FUNCIONARIO”, Se asigna a los funcionarios de las entidades vigiladas
encargados de la rendición de cuenta.
Ingreso al Sistema.
Una vez establecido el perfil del usuario y creado dentro del sistema, este puede entrar trabajar de acuerdo al mismo. El ingreso al sistema se hace a través de la siguiente pantalla:
El usuario debe tener asignada su nombre de usuario y contraseña.
Una vez el usuario ha ingresado su identificación y contraseña, el sistema si es funcionario de una Contraloría presentará en forma automática toda la información pertinente a la misma. Si es un usuario de un ente vigilado, el sistema le presentará la información relacionada con su entidad.
Opción “Página Principal”.
Se despliega la pagina principal del sistema, que contiene en su parte izquierda el menú de módulos del sistema, en la parte central se despliega la información del usuario y entidad a la que pertenece, al lado se encuentra la fecha y país, en la
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parte derecha está la documentación en línea de ayuda para la rendición de cuentas y ayudas del sistema. En la parte superior derecha el sistema despliega la información de la contraloría actual que se está trabajando.
Opción “Menú del Sistema”.
Con esta opción el usuario despliega o se muestra el menú principal del sistema, donde podrá disponer de todas las operaciones o funciones que el software tiene disponible o funcionado.
Opción “Cambiar Contraseña Personal”.
Todos los usuarios podrán cambiar su contraseña personal, para lo cual se selecciona del menú principal la opción “Cambiar Contraseña Personal” y se despliega en pantallas la siguiente interface donde se encuentran las alternativas y manera del proceso.
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Opción “Administrador de Expedientes”.
Se tiene acceso al manejo de un expediente que incluye toda la información del ente vigilado. Esta opción solo permite realizar mantenimiento o actualizaciones a los expedientes que ya existen.
Si existe una Entidad Vigilada (Sujeto de Control) pero no aparece su Expediente, se debe solicitar al Funcionario de la Entidad Vigilada que ingrese la Rendición correspondiente. Los expedientes se crean cuando se necesitan o solicitan no cuando se crea la Entidad. Para ingresar a este módulo el usuario debe localizar la opción “Administrador de Expedientes” del menú principal y seleccionarla, se mostrará en pantalla la siguiente interface con todos los formularios que integran dicho expediente.
En la anterior interface el usuario puede realzar las siguientes operaciones:
<Refrescar>: Actualizan en pantalla el listado formularios o el contenido total del
expediente actual. <Listar Expediente>: Nos muestra en pantalla el reporte o lista total de elementos
formularios que integran el expediente.
<Ingresar a Otro Expediente>: Para cambiar de expediente en el sistema.
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Opción “Informes para Rendición de Cuentas”.
Mediante este proceso se realiza el mantenimiento, actualización y soporte de los formularios que se utilizan para la rendición de cuentas. Se debe buscar la opción “Informes para Rendición de Cuentas” del menú principal y seleccionarla.
Esta utilidad nos permite exportar de la Base de Datos, la información contenida o registrada en los diferentes Formularios. Para lo cual debemos tener en cunetas los siguientes aspectos:
- El programa exporta los datos Rendidos a archivos de conectividad (.CSV).
- La información está organizada según su uso basándose en los datos
incorporados a los Formularios.
- Los Formularios están almacenados en archivos .FMT y corresponden a
cada Formato de la Rendición Electrónica de Cuentas. - Si un informe requiere de un Formato (.FMT) no Rendido aún, el programa
indicará el Formato o Formatos faltantes. - Cada Contraloría puede diseñar y solicitar la incorporación de los informes
necesarios par las revisiones de Cuenta.
Opción “Tipos de Archivos Aceptados en el Expediente”.
Nos da la opción de manejar las diferentes opciones que tenemos disponibles para el manejo o utilización de archivos, donde se almacenan formularios y la información de la rendición de cuentas, el usuario debe buscar la opción “Tipo de Archivos Aceptados en el Expediente” del menú principal y seleccionarla.
Esta utilidad nos permite definir los tipos de archivos que se pueden incorporar o definir para el Expediente desde el programa de Administración de Expedientes, se deben tener en cuenta las siguientes condiciones:
- Separar cada tipo de archivo con una coma. Por ejemplo para admitir solo
fotos y hojas de cálculo usted escribe .JPG, .XLS.
- Recuerde que los tipos de archivo definen su uso y contenido. - Usted no puede incluir archivos del sistema como: .FMT, .LOG.
- Debe suministrar las lista de tipos de archivos permitidos: .csv, .doc, .xls, gif, .txt, ,png, .zip.
Una vez suministrada la información requerida para los archivos a trabajar en el sistema, el usuario debe salvar la información haciendo <Clik> en el botón <Grabar>, o cancelar si desea abortar los cambios.
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Opción “Terminar la Sesión Salir”.
Para terminar y cerrar la sesión web del navegador Internet y salir de todo el sistema.
Termina sesión de trabajo en el sistema y cierra.
Diligenciamiento de los formularios
El diligenciamiento de los Formularios para la Rendición de Cuentas constituye una obligación formal. Estos deben presentarse ante las Contralorías en el término establecido.
Todas las cifras que corresponden a valores monetarios de cualquier formato, se deben ingresar en moneda nacional reflejando el saldo en pesos (No aproximar a miles o millones, incluyendo centavos). En el caso de tener que informar cifras en moneda extranjera, se debe hacer la conversión a moneda nacional indicando la tasa empleada vigente al 31 de diciembre del período rendido.
Se recomienda tener la Hoja de Cálculo Excel® de Microsoft y en caso contrario se puede usar el Open Office® para el diligenciamiento y análisis de los formatos e informes.
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LISTA DE FORMULARIOS PARA DILIGENCIAR
[F01_CGA]: F01 PLAN DE ACCIÓN
[F02_CGA]: F02 RELACIÓN CONTRACTUAL
[F03A_CGA]: Cuentas por pagar reservas caja
[F03B_CGA]: Reservas Presupuestales - Reservas Apropiación
[F03C_CGA]: Ejecución de cuentas por pagar - reservas caja - causación y pago -
funcionamiento deuda pública
[F03D_CGA]: Ejecución reservas presupuestales - reservas de apropiación,
causación y pago - funcionamiento - deuda
[F04_CGA]: INFORME FISCAL Y FINANCIERO
[F05_CGA]: Procesos Judiciales
[F06A_CGA]: Proyectos financiados con la banca o donaciones
[F06B_CGA]: Descripción de proyectos financiados con la banca
[F07_CGA]: PLAN DE DESARROLLO
[F08_CGA]: FORMATO DE MODIFICACIONES
[F09_CGA]: EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN AMBIENTAL
[F10_CGA]: FORMATO INFORMES
[F11_CGA]: Movimiento mensual de la deuda pública
* * * Dé click en el Formato que desee consultar, si no aparece, significa que no está obligado a
diligenciarlo
Instrucciones para diligenciar los formatos de misión, visión, objetivo y
organigrama
En esta sección se explica paso a paso cómo incluir en el expediente de su entidad los datos relacionados con la Misión, Visión, Objetivo y Organigrama.
PASO 1: Elaborar en borrador todo lo relacionado con la Misión, la Visión, Objetivo y
Organigrama, reuniendo todo el material ya sea documentativo como gráfico.
PASO 2: Definir en que tipo de archivo desea presentar el material recolectado. El sistema no tiene restricción de la herramienta que se desee utilizar. El sistema permite el uso de archivos Word, Excel, Open Office, PDF, Texto Simple. Es importante no emplear herramientas desconocidas, por cuanto los Auditores no podrán fácilmente consultar dicha información necesaria en el momento de la Revisión de Cuenta. También puede mezclar varios formatos (ej. mision.doc, mision.pdf, vision.pdf, objetivo.xls, organigrama.xls)
PASO 3: Una vez diligenciados los documentos el funcionario solo tiene que guardar dicha información en el expediente asignado a la entidad. En caso de requerirse reescribir los archivos, solicite a su Contraloría que sean borrados previamente.
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Los siguientes son los nombres que deben tener los archivos subidos al expediente (hemos asumido que los presentará en formato Word): MISION.DOC / VISION.DOC / OBJETIVO.DOC / ORGANIGRAMA.DOC
Instrucciones para el proceso de rendición
En esta sección se explica paso a paso cómo diligenciar la "Rendición Electrónica de Cuentas". Las reglas establecidas para cada Formulario se explican más adelante en este instructivo.
PASO 1:
El primer paso es crear en su PC localmente cada archivo que contendrá la información de los Formularios. Los archivos deben tener las siguientes características técnicas:
• Deben ser texto (Archivo plano)
• El nombre del archivo debe contemplar las siguientes características:
El nombre debe ser Formato_aaaamm_ididid.csv. Solo estos nombres se tienen en cuenta para Rendición.
Tener la extensión .CSV. Solo este tipo se tiene en cuenta para Rendición. aaamm corresponde a la Vigencia (AAAAMM) que se está rindiendo.
ididid corresponde al ID del formato que se está rindiendo. Si no está definido no se tiene en cuenta para Rendición.
• Pueden ser creados usando una Hoja de Cálculo o un programa para crearlo
automáticamente.
• No debe contener espacios en su nombre.
• Se aceptan archivos hasta 10000Kb de tamaño físico.
Este instructivo indicará cada formato facilitando su creación ya sea manual o automática. Cuando la Hoja de Cálculo es quien crea el archivo .CSV, éste tendrá todas las especificaciones necesarias. En caso de usarse programas locales para copiar los datos al archivo .CSV, se debe prestar especial cuidado de mantener la norma .CSV. Usted solo debe tener cuidado de mantener las siguientes reglas:
• Cada columna o campo se debe separar con una coma
• En los campos numéricos no incluir el separador de miles y punto decimal
• Si el valor numérico es negativo debe colocarse el signo menos delante del
número (ej. -9000)
• En los campos tipo texto no incluir comas, es mejor cambiarlas por punto y
coma o colocar todo el campo entre comillas dobles Campo texto con una , coma dentro de él "Campo texto con una , coma dentro de él"
• En un campo texto si incluye comillas dobles debe colocar todo el campo en
comillas dobles: Campo "tipo" texto "Campo ""tipo"" texto"
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PASO 2:
Una vez creados los archivos .CSV, se debe dirigir a la opción "Explorador de Expedientes" ubicada en el Menú del Sistema que aparece en la parte superior
izquierda de la página. El sistema crea para cada entidad un Expediente donde se guardan los diferentes tipos de documentos. Anexos, Comunicaciones o los Resultados de la rendición son incorporados a este Expediente.
Cada Entidad tiene un código único numérico asignado y éste número identifica el expediente acompañado del período de rendición. Un ejemplo podría ser 18560/2007_2 donde 18560 es el código de la Entidad y 2007_2 es el período de rendición.
El Explorador de Expedientes muestra todos los documentos que contiene y en la parte inferior la opción para subir de su PC al Expediente. Recuerde que el nombre no debe tener espacios y el tamaño no puede superar los 5000K. El sistema no permite modificar archivos ya guardados. En caso necesario de modificación deberá dirigirse al Administrador quién le guiará en los pasos necesarios. Es posible que el período esté cerrado, pero el sistema le permite subir la rendición, y esto no obliga a la oficina que vigila en aceptar esta rendición si está fuera de fecha. Una entidad puede tener varios expedientes (uno por cada período) donde cada período se maneja de manera totalmente independiente. Cada expediente almacena la información y documentación de un período en particular.
PASO 3:
Incorporar los anexos de cada Formulario. Los anexos deben tener como nombre de archivo:
formato_aaaamm_ididid_anexos.ext
• Donde aaaamm corresponde a la vigencia (AAAAMM)
• Donde ididid corresponde al ID del formato a la que pertenece el anexo
• Donde anexos corresponde al tipo de anexo, ayudando a identificar el
contenido del anexo presentado
• Donde ext corresponde a la extensión del archivo (ej. .jpg, .doc, .xls, etc).
• Es importante SIEMPRE guardar copias de los anexos presentados.
PASO 4:
Ya incorporados todos los anexos se procede a copiar los archivos .CSV al Expediente. Por cada Formulario se entrega un LOG (Resultado) del proceso. Si hay error el archivo .CSV se borrará. Si faltan anexos se reportará en el .log y no se acepta la rendición. Es importante guardar copias de los archivos .CSV en caso de necesitarse reprocesar la rendición. Si ha perdido su archivo .CSV usted puede situar el apuntador del mouse en el archivo .FMT correspondiente al Formulario y el programa se lo envía convirtiendo los datos a formato .CSV.
Nota: se deben subir primero el archivo anexo y luego le respectivo formato a
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rendir para que se genere el archivo .FMT.
Tipos de campos disponibles
TIPO DE CAMPO
DESCRIPCION DEL CAMPO
I
Campo tipo texto para expresar un código de Cuenta de Ingresos para Presupuestos. El código
debe estar incluído en el Código Presupuestal de Ingresos. El campo debe contener números que equivalen al código de cuenta, donde los 4 primeros dígitos deben estar contenidos en el código de Ingresos. La capacidad máxima de este tipo son 24 dígitos numéricos.
G
Campo tipo texto para expresar un código de Cuenta de Gastos para Presupuestos. El código debe estar incluído en el Código Presupuestal de Gastos. El campo debe contener números que
equivalen al código de cuenta, donde los dos primeros dígitos deben estar contenidos en el código de Gastos. La capacidad máxima de este tipo son 24 dígitos numéricos, excepto el primer dígito (A/B/C)
S
Campo tipo texto para expresar un código de SubCuenta. Debe Existir la Cuenta Mayor. El campo debe contener números que equivalen al código de cuenta y debe ser del nivel de Subcuenta (nivel 5). Los cuatro primeros dígitos establecen la cuenta mayor y ésta debe existir dentro del Plan de Cuentas. Recuerde que usted solo rinde las cuentas de nivel 4, las de nivel 1 a 3 no se deben incluir, por cuanto el programa lo reportará como un error rechazando la Rendición. La capacidad máxima de este tipo son 24 dígitos numéricos. Recuerde las cuentas Cero reportarlas con una "Z" mayúscula o minúscula.
N
Campo numérico de solo valores enteros (No decimales) entre 0 ~ 999999999999999. Preferiblemente usar para incluir valores como cantidades , número de días, etc. Si no hay valor
se debe escribir un 0. No se aceptan campos nulos.
D
Campo numérico decimal de valores entre 0 a 999999999999999.9999. Preferiblemente para expresar campos de tipo moneda. Si no hay valor se debe escribir un 0. No se aceptan campos nulos.
C
Campo tipo texto para expresar descripciones o leyendas no superiores a 2048 letras. Cualquier campo de más de este límite, será truncado a 2048 (2K) letras. No se aceptan valores nulos. Si no hay datos escribir ND de No Disponible
F Campo tipo fecha. Debe expresarse en el formato AAAA / MM / DD. No se aceptan valores nulos.
Si no hay fecha que suministrar, escribir "ND" de No Disponible.
J
Campo tipo porcentaje. Los rangos pueden estar entre 0 ~ 10.000,0000%. Recuerde no incluir el signo % al rendir una cuenta de este tipo. El campo admite hasta 4 cifras decimales. No se aceptan campos nulos, debe escribir 0 si no aplica o no hay valor.
Descripción de cada uno de los formatos
Al bajar cada uno de los formatos, el sistema automáticamente nombra el archivo de la siguiente manera: formato_20xx06_f01_cga.csv y así sucesivamente con cada uno de ellos.
Se recomienda a todos los sujetos de control guardar los formatos y luego abrirlos cuando ya estén bajados en el equipo.
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FORMATO 01. PLAN DE ACCIÓN
Código del proyecto: Campo alfanumérico. Registre el código del proyecto al cual se
hace referencia. Campo obligatorio. Áreas involucradas: Campo alfanumérico. Describa las áreas involucradas en el
proyecto registrado del plan de acción. Campo obligatorio. Actividades programadas: Campo alfanumérico. Describa las actividades programadas
para dicho proyecto del plan de acción. Campo obligatorio.
Recursos presupuestados: Campo numérico. Ingrese el valor presupuestado para el
respectivo proyecto del plan de acción. Campo no obligatorio.
Recursos ejecutados: Campo numérico. Ingrese el valor ejecutado hasta el momento,
del total de recursos asignados para el respectivo proyecto del plan de acción. Campo no obligatorio.
Responsable 1 y Responsable 2: Campo alfanumérico. Señale el nombre del
correspondiente responsable del proyecto. En caso de tener más de dos responsables, por favor incluya los nombres de estos en el campo de observaciones ubicado en el encabezado del formato. El nombre del Responsable 1 es obligatorio.
Porcentaje de avance presupuestado: Campo numérico porcentual. Indique el
porcentaje de avance presupuestado (a la fecha) para las actividades del respectivo proyecto del plan de acción. Campo obligatorio.
Porcentaje de avance ejecutado: Campo numérico porcentual. Indique el porcentaje de
avance ejecutado (a la fecha) para las actividades el respectivo proyecto del plan de acción. Campo no obligatorio.
Indicadores: Campo alfanumérico. Señale los diferentes indicadores establecidos para el
respectivo proyecto del plan de acción. Campo no obligatorio.
Acciones correctivas: Campo alfanumérico. Registre las acciones a tomar para corregir
posibles deficiencias o problemas del respectivo proyecto. Campo no obligatorio.
FORMATO 02. RELACION CONTRACTUAL
Descripción de la Columnas
Tipo De Registro: Campo alfanumérico. Registre el tipo de registro
correspondiente según la siguiente lista: "CONTRATO""CONVENIO""ORDEN""CESION""FACTURA""ND"
Modificación: Campo alfanumérico. Registre el tipo de registro correspondiente
según la siguiente lista: "PRINCIPAL""ADICION""PRORROGA""ADICION PRORROGA""ND"
Número Convenio: Campo alfanumérico. Registre el número del convenio
correspondiente.
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Número Contrato: Campo alfanumérico. Registre el número del contrato u orden
correspondiente. Número Proyecto: Campo alfanumérico. Registre el número del proyecto asociado
al contrato u orden de acuerdo con el plan de desarrollo.
Nombre Del Proyecto: Campo alfanumérico. Registre el nombre del proyecto asociado al contrato u orden de acuerdo con el plan de desarrollo.
Nro. Disponibilidad Pptal: Campo numérico. Registre el número de la disponibilidad correspondiente al contrato.
Fecha Disponibilidad Pptal: Campo con formato de fecha AAAA/MM/DD. Registre la
fecha del documento soporte con el cual se esta amparando la disponibilidad presupuestal.
Valor Disponibilidad Pptal: Campo numérico. Registre el valor de la disponibilidad presupuestal correspondiente al contrato.
Fecha Registro Pptal: Campo con formato de fecha AAAA/MM/DD. Registre la fecha
del documento soporte con el cual se hizo el registro de la presupuestal.
No. Registro Pptal: Campo numérico. Registre el número del registro presupuestal
correspondiente al contrato.
Rubro Registro Pptal: Campo numérico. Registre el número del rubro del registro presupuestal correspondiente al contrato.
Valor Registro Pptal: Campo numérico. Registre el valor del registro
presupuestal correspondiente al contrato.
Fecha Aprobación Garantía Única: Campo con formato de fecha
AAAA/MM/DD. Registre la fecha del documento soporte con el cual se esta
amparando la aprobación de la garantía única.
Fecha Publicación Diario Alta Circulación: Campo con formato de
fecha AAAA/MM/DD. Registre la fecha del documento soporte con el cual se esta
amparando la publicación en diario.
Fecha Información Cámara De Comercio: Campo con formato de
fecha AAAA/MM/DD. Registre la fecha del documento soporte con el cual se
esta amparando la información en la cámara de comercio.
Fecha Publicación Proyecto Pliego De Condiciones En SECOP: Campo
con formato de fecha AAAA/MM/DD. Registre la fecha de publicación del contrato.
Nombre Del Contratista: Campo alfanumérico. Registre el nombre del contratista.
Nit o Cedula Del Contratista: Campo numérico. Registre la cedula del contratista.
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Dirección Domicilio: Campo alfanumérico. Registre la dirección del contratista.
Naturaleza: Campo alfanumérico. Registre el tipo de naturaleza jurídica
del contratista según la siguiente lista: "NATURAL""JURIDICA""ND"
Configuración: Campo alfanumérico. Registre el tipo de configuración
del contratista (obligatorio si es persona jurídica) según la siguiente lista: "UNION TEMPORAL""UNIVERSIDAD PRIVADA""CONSORCIO""INSTITUCION DE INVESTIGACION
CIENTIFICA""ADMINISTRADORA PUBLICA COOPERATIVA""ORGANISMO MULTILATERAL""OTRAS ENTIDADES DE ECONOMIA SOLIDARIA""INSTITUCION ASEGURADORA""SOCIEDAD ANONIMA""
INSTITUCION FINANCIERA""SOCIEDAD LTDA""EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO""SOCIEDAD COMANDITA SIMPLE""EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS""SOCIEDAD COMANDITA POR ACCIONES""INSTITUCION PRESTADORA DE SERVICIOS""FUNDACION SIN ANIMO DE LUCRO""EMPRESA PROMOTORA DE SALUD""CORPORACION SIN ANIMO DE LUCRO""CORPORACION SIN ANIMO DE LUCRO -ONG-""ADMINISTRADORA DE REGIMEN SUBSIDIADO""ENTIDAD ESTATAL""EMPRESA UNIPERSONAL""UNIVERSIDAD PUBLICA""OTRO""NO REPORTA""ND"
Tipología: Campo alfanumérico. Registre el tipo de contrato según la siguiente lista: "OBRA""SUMINISTRO""PRESTACION DE SERVICIOS""CONVENIO
INTERADMINISTRATIVO""ARRENDAMIENTO""CONSULTORIA""INTERVENTORIA""CATEDRA""NO
REPORTA""ND"
Tipo Proceso: Campo alfanumérico. Registre el tipo de proceso del contrato
según la siguiente lista: "CONTRATACION DIRECTA""CONTRATACION DIRECTA MENOR
CUANTIA""CONTRATACION DIRECTA MINIMA CUANTIA""CONTRATACION DIRECTA CONVOCATORIA
PUBLICA""SUBASTA""LICITACION PUBLICA""URGENCIA MANIFIESTA""CONCURSO PUBLICO""SELECCION ABREVIADA""CONCURSO DE MERITOS""CONTRATACION PARA OBJETO ESPECIFICO""CONTRATACION DERECHO PRIVADO""NO REPORTA""ND"
Fecha Apertura: Campo con formato de fecha AAAA/MM/DD. Registre la fecha de
apertura del proceso licitatorio. Si no aplica ingrese cero.
Objeto: Campo alfanumérico. Digite el objeto del contrato, convenio u orden.
Fecha Suscripción Del Contrato: Campo con formato de fecha AAAA/MM/DD. Registre la fecha de suscripción del contrato, convenio u orden.
Fecha Inicio: Campo con formato de fecha AAAA/MM/DD. Registre la fecha de inicio de
la ejecución del contrato, convenio u orden.
Fecha Terminación: Campo con formato de fecha AAAA/MM/DD. Registre la fecha de
terminación de la ejecución del contrato, convenio u orden.
Valor: Campo numérico. Registre el valor del contrato.
Unidad De Plazo: Campo alfanumérico. Registre el tipo de unidad de plazo del
contrato según la siguiente lista: DIAS, MESES, AÑOS Plazo: Campo numérico. Registre la cantidad numérica de acuerdo a la unidad de
plazo del contrato. Fecha Liquidación: Campo con formato de fecha AAAA/MM/DD. Si esta liquidado el
contrato registre la fecha.
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Número Acta De Liquidación: Campo alfanumérico. Registre el número del acta de liquidación según corresponda.
Motivos Reajuste: Campo alfanumérico. Describa los motivos por los cuales se
realizaron reajustes al contrato o convenio. Valor Reajuste: Valor: Campo numérico. Registre el valor total de los reajustes que
ha sufrido el contrato o convenio. Clase Interventor: Campo alfanumérico. Registre la clase de interventor según la
siguiente lista: INTERNO, EXTERNO. Nombre Interventor Interno: Campo alfanumérico. Registre el nombre del
interventor interno del contrato. Cedula Interventor Interno: Campo numérico. Registre la cedula del interventor
interno del contrato. Nombre Interventor Externo: Campo alfanumérico. Registre el nombre del
interventor externo del contrato.
Cedula Interventor Externo: Campo numérico. Registre la cedula del interventor externo del contrato.
Número Contrato Interventor: Campo alfanumérico. Registre el número del contrato de interventoría del contrato registrado.
Porcentaje Avance Desembolsos: Campo tipo porcentaje. Registre el porcentaje de
avance a la fecha de la rendición, medido como la relación entre el valor de desembolsos
acumulados y el valor total del contrato o convenio. No incluya el signo % a este campo.
Porcentaje Avance Ejecución: Campo tipo porcentaje. Registre el porcentaje de
avance de ejecución del contrato a la fecha de la rendición. No incluya el signo % a este campo.
Estado Del Contrato: Campo alfanumérico. Registre el tipo de unidad de plazo del
contrato según la siguiente lista: "LEGALIZADO""EJECUCION""SUSPENDIDO""TERMINADO""LIQUIDADO""ANULADO""ND"
FORMATO 03. CIERRE PRESUPUESTAL
Este formato esta desagregado en 4 formatos y un anexo, a continuación se describe cada uno:
3A. Constitución Cuentas por Pagar - Reservas de Caja. (Funcionamiento-Inversión-
Deuda Pública)
Destinación: Campo alfanumérico Registre entre las opciones que se presentan: FUNCIONAMIENTO, INVERSION, DEUDA PUBLICA, OTRO. Campo obligatorio.
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Sección: Código y Registro
Código contable: Campo de selección, ingrese el código contable de acuerdo con la
codificación del Plan General de Contabilidad Pública. Campo obligatorio.
No. Registro presupuestal: Campo numérico. Indique el número del registro
presupuestal. Campo obligatorio.
Sección: Compromiso
Beneficiario: Campo alfanumérico. Indique la persona natural o jurídica prestadora del
bien o servicio, objeto de la constitución de la reserva. Campo obligatorio.
Documento. Campo alfanumérico y obligatorio. Registre la clase (Suministro, obra
pública, interventoría, asesoría profesional, orden de suministro, orden de trabajo, orden de prestación de servicios, Convenio, etc.) y el número del contrato
Fecha: Campo con formato de fecha AAAA/MM/DD. Registre la fecha del documento
soporte con el cual se esta amparando la cuenta por pagar. Campo obligatorio.
Valor: Campo numérico y obligatorio. Indique el monto de la obligación sujeta a
constitución de reserva de caja.
Anexo: formato 03. Estado de Tesorería. Cierre Fiscal
El formato F03A_CGA tiene el anexo: FORMATO_200906_F03A_CGA_ANEXO.xls el cual es obligatorio para que el formato quede bien rendido.
Los campos que contiene el formato anexo son:
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Concepto: Corresponde a los conceptos de las cuentas y/o fondos donde existen los recursos de tesorería al cierre fiscal. Estos conceptos se encuentran preestablecidos.
Valor: Campo numérico y obligatorio. Registre el valor existente a la fecha del
cierre para cada uno de los conceptos relacionados. Fondos especiales: Campo numérico y obligatorio. Registre el valor de los
fondos especiales existentes a la fecha del cierre para cada uno de los conceptos mencionados.
Sistema General de Participaciones: Campo numérico y obligatorio. Indique el
valor existente correspondiente al sistema general de participaciones a la fecha del cierre fiscal, para cada uno de los conceptos relacionados.
Regalías: Campo numérico y obligatorio. Campo numérico y obligatorio. Indique el valor existente por regalías a la fecha del cierre fiscal, para cada uno de los conceptos relacionados.
Otros destinación específica: Campo numérico y obligatorio. Registre el valor de recursos existentes con destinación específica por ley, ordenanza o acuerdo municipal a la fecha del cierre, para cada uno de los conceptos relacionados.
Terceros: Campo numérico y obligatorio. Indique el valor de los recursos de
terceros existentes a la fecha del cierre, para cada uno de los conceptos relacionados.
Propios: Campo numérico y obligatorio. Registre el valor de los recursos propios existentes a la fecha del cierre fiscal, para cada uno de los conceptos relacionados sobre los cuales se basarán las reservas de caja.
3B. Constitución Reservas Presupuestales - Reservas de Apropiación (Funcionamiento-
Inversión-Deuda Pública)
Destinación: Campo alfanumérico Registre entre las opciones que se presentan: FUNCIONAMIENTO, INVERSION, DEUDA PUBLICA, OTRO". Campo obligatorio.
Sección: Código y Registro
Código contable: Campo numérico. Ingrese el código contable de acuerdo con la
codificación del Plan General de Contabilidad Pública. Campo obligatorio.
No. Registro presupuestal: Campo numérico. Indique el número del registro
presupuestal. Campo obligatorio.
Sección: Compromiso
Beneficiario: Campo alfanumérico. Indique la persona natural o jurídica prestadora del
bien o servicio, objeto de la constitución de la reserva. Campo obligatorio.
Documento: Campo alfanumérico y obligatorio. Registre la clase (Suministro, obra
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pública, interventoría, asesoría profesional, orden de suministro, orden de trabajo, orden de prestación de servicios, Convenio, etc.) y el número del contrato
Fecha: Campo con formato de fecha AAAA/MM/DD. Registre la fecha del documento
soporte con el cual se esta amparando el compromiso adquirido. Campo obligatorio.
Valor (Compromiso): Campo numérico y obligatorio. Indique el monto del compromiso
sujeto a constitución de reserva de caja.
3C. Ejecución Cuentas por Pagar - Reservas de Caja. Causación y Pago.
(Funcionamiento-Deuda Pública)
Destinación: Campo alfanumérico Registre entre las opciones que se presentan:
FUNCIONAMIENTO, INVERSION, DEUDA PUBLICA, OTRO". Campo obligatorio.
Fecha: Campo con formato de fecha AAAA/MM/DD. Indique la fecha en que se produce
la operación que se registra. Campo obligatorio.
Sección: Documentos
Registro presupuestal: Campo numérico y obligatorio. Indique el número del registro
presupuestal.
Código contable: Campo numérico. Ingrese el código contable de acuerdo con la
codificación del Plan General de Contabilidad Pública. Campo no obligatorio.
Documento: Campo alfanumérico. Corresponde a la identificación del documento con el
cual la entidad recibió el bien (número de ingreso al almacén) o recibió el servicio (certificación, acta, informe de interventora, etc.). Campo obligatorio.
Sección: Identificación
Beneficiario: Campo alfanumérico. Señale el beneficiario del pago de la respectiva
reserva legalmente constituida, indicando el nombre y apellidos o razón social. Campo
obligatorio.
Valor cuentas por pagar constituidas: Campo numérico y obligatorio. Registre el monto
actual de las cuentas por pagar constituidas. Total pagos: Campo numérico y obligatorio. Registre el monto total de los pagos
realizados a la fecha de cierre de la rendición.
Saldo cuentas pendientes por pagar: Campo numérico y obligatorio.
3D. Ejecución de Reservas Presupuestales - Reservas de Apropiación. Causación y Pago.
(Funcionamiento-Deuda Pública)
Destinación: Campo alfanumérico Registre entre las opciones que se presentan:
FUNCIONAMIENTO, INVERSION, DEUDA PUBLICA, OTRO". Campo obligatorio.
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Fecha: Campo con formato de fecha AAAA/MM/DD. Indique la fecha en que se produce
la operación que se registra. Campo obligatorio.
Sección: Documentos
Registro presupuestal: Campo numérico y obligatorio. Indique el número del registro
presupuestal.
Código contable: Campo numérico y obligatorio. Ingrese el código contable de acuerdo
con la codificación del Plan General de Contabilidad Pública. Campo no obligatorio.
Documento: Campo alfanumérico. Corresponde a la identificación del documento con el
cual la entidad recibió el bien (número de ingreso al almacén) o recibió el servicio (certificación, acta, informe de interventora, etc.). Campo obligatorio.
Sección: Identificación
Beneficiario: Campo alfanumérico. Indique el beneficiario del pago de la respectiva
reserva legalmente constituida, indicando el nombre y apellidos o razón social. Campo obligatorio.
Valor reservas constituidas: Campo numérico y obligatorio. Indique el monto de la reserva presupuestal constituida al cierre de la vigencia.
Valor obligaciones causadas: Campo numérico y obligatorio. Indique el valor acumulado del cumplimiento de los compromisos que respaldan la reserva, con base en el recibo a satisfacción de los bienes, obras o servicios.
Saldo reservas por ejecutar: Campo numérico y obligatorio. Indique el valor de las
reservas por ejecutar.
Total pagos: Campo numérico y obligatorio. Indique el monto acumulado de los pagos
realizados a la fecha del registro.
Obligaciones por pagar: Campo numérico y obligatorio.
FORMATO 04. INFORME FISCAL Y FINANCIERO
El formato F04_CGA debe ser diligenciado para poder anexar el archivo FORMATO_200906_F04_CGA_ANEXOS.xls el cual es obligatorio para que el formato quede bien rendido.
Los campos que contiene el F04_CGA son:
Municipio o entidad: Campo alfanumérico. Registre el municipio o la entidad que esta
rindiendo el formato.
Tipo de entidad: Campo alfanumérico. Registre el tipo de entidad según la siguiente lista: ALCALDIA, HOSPITAL, EMPRESA SERVICIOS PUBLICOS, FONDO VIVIENDA, DEPORTES, ASOCIACION, DESCENTRALIZADA ORDEN
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MUNICIPAL, DESCENTRALIZADA ORDEN DEPARTAMENTAL, GOBERNACION, EDUCATIVA, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL, ESTABLECIMIENTO PUBLICO AUTONOMO, FUNDACION, SOCIEDAD DE ECONOMIA MIXTA, ASAMBLEA, CORPORACION, EMPRESA EN LIQUIDACION, CONTRALORIAS, OTRO
Categoría del municipio: Campo alfanumérico. Registre la categoría del
municipio según la siguiente lista: PRIMERA, SEGUNDA, TERCERA, CUARTA, QUINTA, SEXTA, OTRA
Periodo de análisis: Campo alfanumérico. Registre la categoría del municipio según la siguiente lista: ANUAL, SEMESTRAL
Descripción de formato anexo: FORMATO_200X0X_F04_CGA_IFF.xls.
Este formato está compuesto por 25 Hojas de información. Deben diligenciarse las siguientes Hojas:
Datos Ejecución Ingresos
Ejecución Gastos
Comparativo Ingresos Las Hojas restantes se alimentan automáticamente. El formato completo debe ser rendido como archivo de Excel en el espacio determinado para tal fin. A continuación se describe la forma en que deben ser diligenciados los campos
correspondientes de esas sietes Hojas.
Comparativo Egresos
Balance General Estado de Resultados
Datos Esta Hoja solicita información básica sobre la entidad que realiza la rendición y sobre el periodo de esta.
Departamento: Campo de selección, elija el nombre del departamento al que pertenece
su municipio. Campo obligatorio.
Municipio: Campo de selección, elija el nombre de su municipio. Campo obligatorio.
Categoría: Campo numérico. Registre el número de la categoría en la cual está ubicado
su municipio (0, 1, 2, 3, 4, 5, 6). Campo obligatorio.
Año: Campo numérico y obligatorio. Seleccione el año correspondiente a la vigencia por
la cual se rinde información.
Salario mínimo: Campo numérico. Registre el salario mínimo legal mensual para la
vigencia. Campo no obligatorio.
Salario día del alcalde: Se alimenta automáticamente al registrar la categoría del
municipio.
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Ingresos corrientes de libre destinación para la vigencia: Campo numérico. Registre
los ingresos corrientes de libre destinación según el informe fiscal y financiero de la vigencia anterior. Campo obligatorio.
Ejecución Ingresos En esta Hoja debe diligenciarse información referente a la ejecución de los ingresos municipales durante la vigencia que se reporta.
Municipio: El nombre del municipio aparecerá automáticamente en esta hoja una vez sea
seleccionado en la Hoja Datos.
Descripción: En esta columna se describen los diferentes rubros por los cuales la entidad
recibe ingresos. Estos rubros se encuentran preestablecidos.
Presupuesto inicial de ingresos: Campo numérico. Indique el presupuesto de ingresos
inicial (por cada rubro) para la vigencia que se reporta. Debe ingresar información por lo menos una fila de lo contrario no se podrá generar el archivo de resultados CSV.
Adiciones: Campo numérico. Indique las adiciones efectuadas a cada rubro presupuestal
durante la vigencia, es decir, los aumentos en el estimado inicial del presupuesto de ingresos. Campo no obligatorio.
Reducciones: Campo numérico. Señale las reducciones efectuadas a cada rubro
presupuestal durante la vigencia, es decir, las disminuciones en el estimado inicial del presupuesto de ingresos. Campo no obligatorio.
Presupuesto definitivo de ingresos: Esta columna se calcula automáticamente.
Ejecución presupuestal de ingresos: Campo numérico. Señale el valor total del
presupuesto de ingresos ejecutado a la fecha. Debe ingresar información por lo menos una fila de lo contrario no se podrá generar el archivo de resultados CSV.
Saldo por ejecutar: Esta columna se calcula automáticamente.
% de ejecución: Esta columna se calcula automáticamente.
% participación en el total: Esta columna se calcula automáticamente.
Ejecución Gastos En esta hoja debe diligenciarse información referente a la ejecución de los gastos municipales durante la vigencia que se reporta.
Municipio: El nombre del municipio aparecerá automáticamente en esta hoja una vez sea
seleccionado en la Hoja Datos.
Descripción: En esta columna se describen los diferentes rubros por los cuales la entidad
genera gastos. Estos rubros se encuentran preestablecidos.
Presupuesto inicial de gastos: Campo numérico. Indique el presupuesto de gastos
inicial (por cada rubro) para la vigencia que se reporta. Debe ingresar información por lo menos una fila de lo contrario no se podrá generar el archivo de resultados CSV.
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Adiciones: Campo numérico. Indique las adiciones efectuadas a cada rubro presupuestal
durante la vigencia, es decir, los aumentos en el estimado inicial del presupuesto de gastos. Campo no obligatorio.
Reducciones: Campo numérico. Señale las reducciones efectuadas a cada rubro
presupuestal durante la vigencia, es decir, las disminuciones en el estimado inicial del presupuesto de gastos. Campo no obligatorio.
Presupuesto definitivo de gastos: Esta columna se calcula automáticamente.
Ejecución presupuestal de gastos: Campo numérico. Señale el valor total del
presupuesto de gastos ejecutado a la fecha. Debe ingresar información por lo menos una fila de lo contrario no se podrá generar el archivo de resultados CSV.
Saldo por ejecutar: Esta columna se calcula automáticamente.
% de ejecución: Esta columna se calcula automáticamente.
% participación en el total: Esta columna se calcula automáticamente.
Comparativo Ejecución de Ingresos Esta Hoja realiza una comparación respecto a la ejecución de ingresos entre la vigencia que se reporta y la vigencia anterior. Los valores referentes a la ejecución de ingresos de la vigencia que se reporta se alimentan automáticamente, mientras que los valores de la vigencia anterior deben ser registrados manualmente.
Ejecución (fecha vigencia anterior): Campo numérico. Para cada una de las filas de
ingresos de la columna CONCEPTO, indique el valor ejecutado durante la vigencia anterior. Campo no obligatorio.
Comparativo Ejecución de Egresos Esta Hoja realiza una comparación respecto a la ejecución de egresos entre la vigencia que se reporta y la vigencia anterior. Los valores referentes a la ejecución de egresos de la vigencia que se reporta se alimentan automáticamente, mientras que los valores de la vigencia anterior deben ser registrados manualmente.
Ejecución (fecha vigencia anterior): Campo numérico. Para cada una de las filas de egresos de la columna CONCEPTO, indique el valor ejecutado durante la vigencia anterior. Campo no obligatorio.
Balance General Esta Hoja realizar una comparación del balance general del municipio, entre la vigencia que se reporta y la vigencia anterior, mostrando la variación entre una y otra vigencia en
cifras y porcentaje.
Activos: Esta columna identifica la información que se ha de reportar correspondiente a
los activos de la entidad. Columna preestablecida.
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2005: Campo numérico. Para cada una de las filas de la columna ACTIVOS registre el
valor total correspondiente para la vigencia que se reporta. Campo no obligatorio.
2004: Campo numérico. Para cada una de las filas de la columna ACTIVOS registre el
valor total correspondiente para la vigencia anterior. Campo no obligatorio.
Variación: Corresponde a la variación de los activos entre la vigencia que se reporta y la
vigencia anterior, tanto en cifras como en porcentaje. Se calcula automáticamente.
Pasivos: Esta columna identifica la información que se ha de reportar correspondiente a
los pasivos de la entidad. Columna preestablecida.
2005: Campo numérico. Para cada una de las filas de la columna PASIVOS registre el
valor total correspondiente para la vigencia que se reporta. Campo no obligatorio.
2004: Campo numérico. Para cada una de las filas de la columna PASIVOS registre el
valor total correspondiente para la vigencia anterior. Campo no obligatorio.
Variación: Corresponde a la variación de los pasivos entre la vigencia que se reporta y la
vigencia anterior, tanto en cifras como en porcentaje. Se calcula automáticamente.
Estado de Resultados Esta Hoja presenta una comparación de la variación del Estado de Resultados entre la vigencia que se rinde y la anterior, tanto en cifras como en porcentaje.
Concepto: Esta columna presenta rubros de ingresos y gastos que permiten obtener el
estado de resultados. Estos rubros se encuentran preestablecidos.
2005: Campo numérico. Para cada una de las filas de la columna CONCEPTO registre el
valor total correspondiente para la vigencia que se reporta. Campo no obligatorio. 2004: Campo numérico. Para cada una de las filas de la columna CONCEPTO registre el
valor total correspondiente para la vigencia anterior. Campo no obligatorio.
Variación: Corresponde a la variación de los diferentes rubros entre la vigencia que se
reporta y la vigencia anterior, tanto en cifras como en porcentaje. Se calcula
automáticamente.
FORMATO 05. PROCESOS JUDICIALES
Descripción de los campos:
Nombre y apellidos del apoderado de la entidad: Campo alfabético. Indique el nombre y apellidos del apoderado de la entidad. Campo obligatorio.
Tipo de identificación del apoderado: Campo alfanumérico. Registre el tipo de identificación según la siguiente lista: "CC""CE""ND"
Numero de identificación del apoderado: Campo numérico y obligatorio.
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Diligencie el número de identificación.
Número de la tarjeta profesional: Campo alfanumérico. Registre el número de la tarjeta profesional.
Nombre de la entidad o de persona demandada: Campo alfabético y obligatorio.
Indique el nombre de la persona o entidad demandada. Nombre de la entidad o de la persona demandante: Campo alfabético y obligatorio. Indique la entidad o el nombre y apellido del demandante.
Departamento: Campo alfabético y obligatorio. Indique el nombre del
departamento. Municipio: Campo alfabético y obligatorio. Indique el nombre del municipio.
Número de expediente: Campo alfanumérico y obligatorio. Ingrese el número del
expediente judicial según esta observación:
Nombre de la autoridad competente: Campo alfanumérico. Registre el nombre de la Autoridad Competente según la siguiente lista: "PROCURADURIA""JUZGADO DE CIRCUITO""JUZGADO PENAL""JUZGADO CIVIL""JUZGADO
ADMINISTRATIVO""JUZGADO MUNICIPAL""JUZGADO PROMISCUO MUNICIPAL""TRIBUNAL ADMINISTRATIVO""TRIBUNAL SUPERIOR""CONSEJO DE ESTADO""CORTE SUPREMA DE JUSTICIA""CORTE CONSTITUCIONAL""ND".
Número despacho de conocimiento: Campo alfanumérico. El número del
Despacho de Conocimiento debe ser de tres dígitos. Para el Tribunal debe incluirse los tres dígitos con tres ceros (OOO) y en evento en que el Despacho Judicial sea de dos o un dígito, anteceder los ceros que sean necesarios. Ejemplo: Juzgado 1 Civil del Circuito, debe ir 001. Juzgado 23 Civil Municipal debe ir 023 ó Tribunal Administrativo del Valle del Cauca, debe ir 000.
Año de la demanda: Campo numérico y obligatorio. Diligencie el año de la demanda.
Número de expediente: Campo alfanumérico y obligatorio. Ingrese el número del
expediente judicial según esta observación:
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Nombre del despacho judicial: Campo alfanumérico. Registre el nombre del despacho judicial según la siguiente lista: "CORTE CONSTITUCIONAL""CONSEJO DE
ESTADO""CONSEJO DE ESTADO SALA CONTENCIOSO ADMINISTRATIVA SECCION CUARTA""CONSEJO DE ESTADO SALA CONTENCIOSO ADMINISTRATIVA SECCION PRIMERA""CONSEJO DE ESTADO SALA CONTENCIOSO ADMINISTRATIVA SECCION QUINTA""CONSEJO DE ESTADO SALA CONTENCIOSO ADMINISTRATIVA SECCION SEGUNDA""CONSEJO DE ESTADO SALA CONTENCIOSO ADMINISTRATIVA SECCION TERCERA""CONSEJO DE ESTADO SALA DE CONSULTA Y SERVICIO CIVIL""CONSEJO DE ESTADO SALA PLENA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO""CONSEJO DE ESTADO SECRETARIA GENERAL""CORTE SUPREMA DE JUSTICIA""CORTE SUPREMA DE JUSTICIA SALA DE CASACION CIVIL""CORTE SUPREMA DE JUSTICIA SALA DE CASACION LABORAL""CORTE SUPREMA DE JUSTICIA SALA PLENA""CORTE SUPREMA DE JUSTICIA SECRETARIA GENERAL""JUZGADO ADMINISTRATIVO""JUZGADO DE CIRCUITO AGRARIO""JUZGADO DE CIRCUITO CIVIL""JUZGADO DE CIRCUITO ESPECIALIZADO EN COMERCIO""JUZGADO DE CIRCUITO FAMILIA""JUZGADO DE CIRCUITO LABORAL""JUZGADO DE CIRCUITO MENORES""JUZGADO DE CIRCUITO PROMISCUO""JUZGADO DE CIRCUITO PROMISCUO DE FAMILIA""JUZGADO MUNICIPAL CIVIL""JUZGADO MUNICIPAL PROMISCUO""JUZGADO PENAL DE CIRCUITO""JUZGADO PENAL MUNICIPAL""JUZGADO DE EJECUCION DE PENAS Y GARANTIAS""TRIBUNAL ADMINISTRATIVO""TRIBUNAL ADMINISTRATIVO SECCION CUARTA""TRIBUNAL ADMINISTRATIVO SECCION PRIMERA""TRIBUNAL ADMINISTRATIVO SECCION SEGUNDA""TRIBUNAL ADMINISTRATIVO SECCION TERCERA""TRIBUNAL ADMINISTRATIVO SECRETARIA GENERAL""TRIBUNAL ADMINISTRATIVO SIN SECCIONES""TRIBUNAL SUPERIOR""TRIBUNAL SUPERIOR SALA AGRARIA""TRIBUNAL SUPERIOR SALA CIVIL""TRIBUNAL SUPERIOR SALA CIVIL FAMILIA LABORAL""TRIBUNAL SUPERIOR SALA CIVIL LABORAL""TRIBUNAL SUPERIOR SALA CIVIL-FAMILIA""TRIBUNAL SUPERIOR SALA DE FAMILIA""TRIBUNAL SUPERIOR SALA PENAL""TRIBUNAL SUPERIOR SALA LABORAL""TRIBUNAL SUPERIOR SALA UNICA""PROCURADURIA REGIONAL""PROCURADURIA PROVINCIAL""ND"
Fecha de admisión de la demanda: Campo con formato de fecha AAAA/MM/DD. Ingrese la Fecha De Admisión De La Demanda
Tipo de proceso en jurisdicción ordinaria: Campo alfanumérico. Registre el tipo
de proceso según la siguiente lista: "ACCION DE TUTELA""ACCION
REINVINDICATORIA""ACCIONES REVOCATORIAS""ACCIONES REVOCATORIAS LEY 222 DE 1995""ARBITRAL GENERAL CONTRATOS DE ARRENDIMIENTO""ARBITRAL GENERAL INTERNACIONAL""ARBITRAL GENERAL TECNICO""ARBITRAMENTO LABORAL""CIVIL
ORDINARIO""CONCORDATO""CONTRATOS DE APARCERIA""CONTROVERSIAS SOBRE DERECHOS DE AUTOR""DE DEFINICION DE COMPETENCIAS""DECLARACION DE BIENES VACANTES Y
MOSTRENCOS""DECLARACION DE EXTINCION ANTICIPADA DE PLAZO""DECLARACIÓN DE PERTENENCIA""DERECHOS DEL COMUNERO. ART.2330 A 2333 DEL CC""DIVISORIO""EJECUTIVO""EJECUTIVO LABORAL""EJECUTIVO SINGULAR""ENRIQUECIMIENTO
CAMBIARIO""ENRIQUECIMIENTO SIN CAUSA""ENTREGA DEL TRADENTE AL ADQUIRIENTE DE UN BIEN""ENAJENADO POR INSCRIPCION EN EL REGISTRO""FUERO SINDICAL""INDEMNIZACION POR
RESPONSABILIDAD CIVIL""INDERDICTOS PARA RECUPERAR O CONSERVAR LA
POSESION""LIQUIDACION DE PERJUICIOS""MAYOR CUANTIA RESOLUTORIA""MAYOR CUANTIA CAUSAL""MEJORAMIENTO DE LA PRENDA O HIPOTECA""NULIDAD DE ACTOS Y
CONTRATOS""ORDINARIO DE MAYOR CUANTIA""ORDINARIO DE MAYOR CUANTIA - AQUILIANA""ORDINARIO GENERAL CIVIL""ORDINARIO LABORAL""ORDINARIO LABORAL DE UNICA
INSTANCIA""PAGO POR CONSIGNACION""POSESORIOS""PRESTACION DE CAUCIONES""PROTECCION AL CONSUMIDOR""RECISORIA POR LESION ENORME""REDUCCION O PERDIDA DE INTERESES PACTADOS""REINVINDICATORIA O DE DOMINIO""RELEVO DE FIANZA""REPETICION DE PAGO DE LO NO
DEBIDO""REPOSICION CANCELACION O REIVINDICACION DE TITULOS""RESTITUCION DE BIENES
VENDIDOS CON PACTO DE RESERVA""SANEAMIENTO POR EVICCION""SIMULACION""SUMARIO
LABORAL""NO APLICA""ND" Acción: Campo alfanumérico. Registre la acción según la siguiente lista: "ACCION
DE TUTELA""ACCION CONTRACTUAL""ACCION DE CUMPLIMIENTO""ACCION DE GRUPO""REPARACION
DIRECTA""ACCION DE NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO DEL DERECHO LABORAL""ACCION DE NULIDAD
Y RESTABLECIMIENTO NO LABORAL""ACCION DE REPETICION""ACCION POPULAR""ACCIONES
REVOCATORIAS""ACCIONES REVOCATORIAS LEY 222 DE 1995""AQUILIANA ORDINARIO DE MAYOR
CUANTIA""ARBITRAL GENERAL INTERNACIONAL""ARBITRAL GENERAL TECNICO""ARBITRAMENTO EN CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO""ARBITRAMENTO LABORAL""CAUSAL RDINARIO DE MAYOR
CUANTIA""CONTRATOS DE APARCERIA""CONTROVERSIAS SOBRE DERECHOS DE AUTOR""DECLARACION DE BIENES VACANTES Y MOSTRENCOS""DECLARACION DE EXTINCION
ANTICIPADA DE PLAZO""DECLARACION DE PERTENENCIA""DECLARACION DE PERTENENCIA DECRETO 508 DE 1974 Y PRESCRIPCION AGRARIA""DECLARACIONES DE BIENES VACANTES Y MOSTRENCOS Y
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ADJUDICACION DE PATRONATOS Y CAPELLANIAS""DERECHOS DE COMUNEROS ART. 2330 A 2333 DEL
C.C.""DERECHOS HUMANOS""EJECUTIVO LABORAL""EJECUTIVO SINGULAR""ENRIQUECIMIENTO CAMBIARIO""ENRIQUECIMIENTO SIN CAUSA""ENTREGA DEL TRADENTE AL ADQUIRIENTE DE UN
BIEN""ENAJENADO POR INSCRIPCION EN EL REGISTRO""EXPROPIACION ADMINISTRATIVA""FUERO
SINDICAL""IMPUGNACION DE ACTOS O DECISIONES DE ASAMBLEA Y JUNTAS DIRECTIVAS O DE
SOCIOS DE SOCIEDADES""INDEMNIZACION POR RESPONSABILIDAD CIVIL""INTERDICTOS PARA
RECUPERAR O CONSERVAR LA POSESION""LIQUIDACION DE PERJUICIOS""MEJORAMIENTO DE LA PRENDA O HIPOTECA""NULIDAD DE ACTOS Y CONTRATOS""NULIDAD SIMPLE""ORDINARIO GENERAL
CIVIL""ORDINARIO LABORAL""ORDINARIO LABORAL DE UNICA INSTANCIA""PAGO POR CONSIGNACION""PERTENENCIA DE SOLUCIONES DE VIVIENDA DE INTERES
SOCIAL""POSESORIOS""PRESTACION DE CAUCIONES""PROCESO ARBITRAL GENERAL-INTERNACIONAL""PROTECCION AL CONSUMIDOR""RECISORIA POR LESION ENORME""REDUCCION DE
LA PENA HIPOTECA O PRENDA""REDUCCION O PERDIDA DE INTERESES
PACTADOS""REINVINDICATORIA O DE DOMINIO""RELEVO DE FIANZA""RENDICION DE CUENTAS""REPARACION DIRECTA""REPETICION DE PAGO DE LO NO DEBIDO""REPOSICION
CANCELACION O REIVINDICACION DE TITULOS""RESOLUTORIA ORDINARIO DE MAYOR CUANTIA""RESTITUCION DE BIEN INMUEBLE ARRENDADO""RESTITUCION DE BIENES VENDIDOS CON
PACTO DE RESERVA""RESTITUCION DE LA COSA A SOLICITUD DEL TENEDOR""SANEAMIENTO POR
EVICCION""SERVIDUMBRE""SIMULACION""SUMARIO LABORAL""VIOLACION A LAS NORMAS SOBRE COMPETENCIA DESLEAL""ND"
Motivo de la demanda: Campo alfanumérico. Registre el motivo de la demanda.
Tipo de participación: Campo alfanumérico. Registre el tipo de participación
según la siguiente lista: PRINCIPAL o SECUNDARIO. Hay dos tipo de Participación, PRINCIPAL y SECUNDARIO, Es Principal cuando la entidad es demandada por asuntos de su competencia, de lo contrario es secundario.
Nombre de la última actuación: Campo alfanumérico. Registre el tipo de
participación según la siguiente lista: "AUDIENCIA DE CONCILIACION
PREJUDICIAL""NOTIFICACION DEMANDA""FIJACION EN LISTA""CONTESTACION
DEMANDA""CONTESTACION ADICION DEMANDA""AUDIENCIA DE TRAMITE""TRASLADO DE
EXCEPCIONES""TRASLADO DE NULIDADES""ETAPA PROBATORIA""TESTIMONIOS""INSPECCIONES
JUDICIALES""DESPACHO COMISORIO""CONCILIACION""APROBACION CONCILIACION""AUDIENCIA PACTO DE CUMPLIMIENTO""TRASLADO PARA ALEGAR - ALEGATOS DE CONCLUSION""PARA SENTENCIA""SENTENCIA DE PRIMERA INSTANCIA""SENTENCIA DE UNICA INSTANCIA""EN
FIRME""SENTENCIA DE SEGUNDA INSTANCIA""NULIDAD""EN APELACION DE FALLO""RECURSO DE AUTO DE PRUEBA""SUSTENTACION DEL RECURSO DE APELACION""TRASLADO SEGUNDA
INSTANCIA""ARCHIVO""RECURSO DE REPOSICION""RECURSO DE APELACION""PACTO DE CUMPLIMIENTO""INSTALACION TRIBUNAL DE ARBITRAMENTO""PRESENTACION DEMANDA DE
ARBITRAMENTO""CONTESTACION DEMANDA DE ARBITRAMENTO""AUDIENCIA DE CONCILIACION EN
LAUDO ARBITRAL""LAUDO ARBITRAL""DEMANDA CONSTITUCION EN PARTE CIVIL""AUDIENCIA PRELIMINAR""AUDIENCIA DE FORMULACION DE ACUSACION""AUDIENCIA PREPARATORIA""AUDIENCIA
DE JUICIO ORAL""AUDIENCIA DEL INCIDENTE DE REPARACION INTEGRAL""AUDIENCIA DE INDIVIDUALIZACION DE PENA Y SENTENCIA""ND"
Probabilidad de condena (Resol. 356/07 Cgr): Campo alfanumérico. Registre el
tipo de participación según la siguiente lista: ALTA, BAJA. Debe escogerse una de estas opciones, cuando el apoderado del proceso considere que el proceso se encuentra en una de estas situaciones.
Tiempo probable de duración del proceso (en años): Campo numérico y obligatorio. Diligencie el año probable de duración del proceso.
Tipo de pretensión: Campo alfanumérico. Registre el tipo de pretensión según la siguiente lista: "ECONOMICA""NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO""DE EJECUCION""
REINTEGRO""ND" Valor en pesos colombianos: Campo numérico y obligatorio. El campo valor hace referencia a la sumatoria de todas las pretensiones económicas convertidas
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a pesos colombianos.
Resultado de la sentencia: Campo alfanumérico. Registre el tipo de participación según la siguiente lista: A FAVOR, EN CONTRA, ND (de no disponible). Resultado de la Sentencia. Solamente se diligencia en caso de condena que admita recurso alguno o que los mismos no se hayan decidido.
FORMATO 06. PROYECTOS FINANCIADOS CON LA BANCA O DONACIONES
6A. Proyectos Financiados con la Banca o Donaciones
Código crédito o donación: Campo alfanumérico. Registre el código del
crédito financiado con la banca o donación. Campo obligatorio.
Descripción crédito o donación: Campo alfanumérico. Describa brevemente el
objeto del crédito financiado por la banca o la donación. Campo obligatorio.
Valor total empréstito o donación: Campo numérico. Registre el valor total del crédito o
de la donación. Campo obligatorio.
Valor desembolso acumulado: Campo numérico. Ingrese el valor del
desembolso acumulado a la fecha del reporte. Campo obligatorio. Valor desembolso periodo: Campo numérico. Ingrese el valor del desembolso
del periodo reportado. Campo obligatorio.
Valor pendiente de desembolso Campo numérico. Ingrese el valor pendiente
del desembolso del periodo reportado. Campo obligatorio.
Reintegros: Campo numérico y obligatorio. Ingrese el valor total de los reintegros.
6B. Descripción Proyectos Financiados con la Banca o Donaciones
No. Proyecto: Campo alfanumérico. Indique el número del proyecto financiado con
la banca o donación. Campo obligatorio.
Descripción proyecto: Campo alfanumérico. Describa el proyecto financiado con
la banca o donación. Campo obligatorio.
Código crédito o donación: Campo alfanumérico. Indique el código del
crédito financiado con la banca o con donación. Campo obligatorio.
Valor presupuestado: Campo numérico. Registre el valor total presupuestado para
el proyecto. Campo obligatorio. Valor ejecutado: Campo numérico. Registre el valor total ejecutado del proyecto.
Campo obligatorio.
Diferencia: Campo numérico. Registre la diferencia entre el valor presupuestado y
el ejecutado del proyecto. Campo obligatorio.
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FORMATO 07. PLAN DE DESARROLLO
Código proyecto: Campo alfanumérico y obligatorio. Ingrese el código del proyecto dado
en el plan de desarrollo.
Descripción proyecto: Campo alfanumérico y obligatorio. Describa resumidamente
el proyecto.
Objetivos: Campo alfanumérico y obligatorio. Indique los objetivos del proyecto.
Código programa: Campo numérico. Ingrese el código del programa dado en el plan
de desarrollo, al cual se encuentra asociado. Campo obligatorio.
Nombre programa: Campo alfanumérico y no obligatorio. Registre el nombre
del programa dado en el plan de desarrollo, al cual se encuentra asociado.
Código subprograma: Campo numérico. Ingrese el código del subprograma dado en
el plan de desarrollo, al cual se encuentra asociado. Campo obligatorio.
Nombre subprograma: Campo alfanumérico y no obligatorio. Registre el nombre
del subprograma dado en el plan de desarrollo, al cual se encuentra asociado.
Valor presupuestado: Campo numérico y obligatorio. Ingrese el valor
presupuestado para dicho proyecto.
Valor ejecutado: Campo numérico y obligatorio. Ingrese el valor ejecutado a la fecha
de cierre de la vigencia en dicho proyecto.
Diferencia: Campo numérico y obligatorio. Ingrese la diferencia entre el
valor presupuestado y el valor ejecutado del proyecto.
Responsable: Campo alfanumérico y obligatorio. Ingrese el nombre y apellido
del responsable del proyecto.
Tiempo programado: Campo alfanumérico y obligatorio. Indique el tiempo programado
en meses para la realización del proyecto.
Tiempo ejecutado: Campo alfanumérico y obligatorio. Indique el tiempo ejecutado
del proyecto en meses a la fecha de cierre de la vigencia.
Fecha inicio: Campo con formato de fecha AAAA/MM/DD. Señale la fecha de inicio
del proyecto. Campo obligatorio.
Fecha terminación: Campo con formato de fecha AAAA/MM/DD. Señale la fecha de
terminación del proyecto. Campo obligatorio.
Lugar ejecución: Campo alfanumérico y obligatorio. Indique el lugar en el que se ejecuta
el proyecto (Municipio, vereda, barrio, etc.).
Indicadores: Campo alfanumérico y obligatorio. Señale los indicadores que evalúan el
proyecto con su respectivo análisis, separe cada indicador con guión (-). Fuente financiación: Campo alfanumérico y obligatorio. Ingrese la fuente de financiación
del proyecto.
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FORMATO 08. MODIFICACIONES
El formato F08_CGA debe ser diligenciado para poder anexar el archivo FORMATO_200906_F08_CGA_MODIFICACIONES.zip el cual es obligatorio para que el formato quede bien rendido.
El archivo comprimido contiene todos los archivos digitalizados que pide la resolución de rendición de cuentas.
Este formato admite archivos comprimidos en extensión .RAR o .ZIP
Nota: Es opcional comprimir los archivos digitalizados, los puede adicionar uno por uno en el sistema.
Los campos que contiene el F08_CGA son: Municipio o entidad: Campo alfanumérico. Registre el municipio o la entidad que esta rindiendo el formato.
Tipo de entidad: Campo alfanumérico. Registre el tipo de entidad según la
siguiente lista: ALCALDIA, HOSPITAL, EMPRESA SERVICIOS PUBLICOS, FONDO VIVIENDA, DEPORTES, ASOCIACION, DESCENTRALIZADA ORDEN MUNICIPAL, DESCENTRALIZADA ORDEN DEPARTAMENTAL, GOBERNACION, EDUCATIVA, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL, ESTABLECIMIENTO PUBLICO AUTONOMO, FUNDACION, SOCIEDAD DE ECONOMIA MIXTA, ASAMBLEA, CORPORACION, EMPRESA EN LIQUIDACION, CONTRALORIAS, OTRO
Periodo rendido: Campo alfanumérico. Registre el periodo rendido según la
siguiente lista: ANUAL, SEMESTRAL
FORMATO 09. ENCUESTA AMBIENTAL
El formato F09_CGA debe ser diligenciado para poder anexar el archivo FORMATO_200906_F08_CGA_AMBIENTAL.doc (para los municipios) o FORMATO_200906_F08_CGA_NOMBREENTIDAD.doc (para las entidades del orden departamental) el cual es obligatorio para que el formato quede bien rendido.
Este formato archivo lo puede comprimir en extensión .RAR, .ZIP o puede subirlos en cualquier extensión: JPG, doc, tiff, etc.
Los campos que contiene EL F09_CGA son: Municipio o entidad: Campo alfanumérico. Registre el municipio o la entidad que esta
rindiendo el formato.
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Tipo de entidad: Campo alfanumérico. Registre el tipo de entidad según la
siguiente lista: ALCALDIA, HOSPITAL, EMPRESA SERVICIOS PUBLICOS, FONDO VIVIENDA, DEPORTES, ASOCIACION, DESCENTRALIZADA ORDEN MUNICIPAL, DESCENTRALIZADA ORDEN DEPARTAMENTAL, GOBERNACION, EDUCATIVA, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL, ESTABLECIMIENTO PUBLICO AUTONOMO, FUNDACION, SOCIEDAD DE ECONOMIA MIXTA, ASAMBLEA, CORPORACION, EMPRESA EN LIQUIDACION, CONTRALORIAS, OTRO
Periodo rendido: Campo alfanumérico. Registre el periodo rendido según la
siguiente lista: ANUAL, SEMESTRAL
FORMATO 10. INFORMES
El formato F10_CGA debe ser diligenciado para poder anexar el archivo FORMATO_200906_F10_CGA_INFORMES.doc el cual es obligatorio para que el formato quede bien rendido.
Este formato archivo lo puede comprimir en extensión .RAR, .ZIP; puede subirlos en cualquier extensión: JPG, doc, tiff, etc.
Los campos que contiene el F10_CGA son:
Municipio o entidad: Campo alfanumérico. Registre el municipio o la entidad que
esta rindiendo el formato.
Tipo de entidad: Campo alfanumérico. Registre el tipo de entidad según la siguiente lista: ALCALDIA, HOSPITAL, EMPRESA SERVICIOS PUBLICOS, FONDO VIVIENDA, DEPORTES, ASOCIACION, DESCENTRALIZADA ORDEN MUNICIPAL, DESCENTRALIZADA ORDEN DEPARTAMENTAL, GOBERNACION, EDUCATIVA, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL, ESTABLECIMIENTO PUBLICO AUTONOMO, FUNDACION, SOCIEDAD DE ECONOMIA MIXTA, ASAMBLEA, CORPORACION, EMPRESA EN LIQUIDACION, CONTRALORIAS, OTRO
Periodo rendido: Campo alfanumérico. Registre el periodo rendido según
la siguiente lista: ANUAL, SEMESTRAL
FORMATO 11. DEUDA PÚBLICA
Descripción: Campo alfanumérico. Registre la identificación interna del crédito de la entidad que reporta, puede ser el nombre del prestamista
con el valor del contrato. Preferiblemente el NÚMERO DE PAGARÉ.
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Código de crédito: Campo numérico. Indique el número asignado por
la
Dirección General de Crédito Público (DGCP).
Nro. Tramo: Campo numérico. Número que corresponde a
la desagregación del crédito por monedas, tasas de interés, plazo de pago, asignado por la DGCP. Por defecto es 1.
Nro. Tabla: Campo numérico. Indique la tabla de pago (unidad mínima
del contrato), cuando los pagos dependen de las fechas de los desembolsos
o hay pagarés. Por defecto es 1. Fecha de vencimiento: Campo con formato de fecha aaaa/mm/dd. Señale
la fecha pactada para hacer el servicio de la deuda (pago), tanto de amortizaciones como de intereses y comisiones.
Fecha de operación: Campo con formato de fecha aaaa/mm/dd. Señale
la fecha en la cual se realizó el servicio, o en la cual hizo el desembolso el prestamista (en la que se empiezan a causar los intereses).
Tipo operación: Escriba el número correspondiente a
la transacción informada: 05- Desembolso (recibo de recursos provenientes del crédito)
06- Amortización
07- Intereses
08- Comisión 09- 0tros
10- Cancelación de desembolsos por no utilización
11- Prepago
16- Intereses de mora
24- Ajustes a comisiones
25- Ajustes a amortizaciones 26- Ajustes a intereses
27- Ajustes a desembolsos
30- Monetizaciones
31- Novedades 99- Saldo
Tasa de interés: Campo alfanumérico. Indique valor de la tasa con la cual fue pagado el interés. ej: si se tiene que pagar DTF+2.0 y la
DTF está en 20, entonces la tasa = 20 +2 = 22 Moneda del tramo: Campo alfanumérico.Indique la moneda pactada de pago, por defecto la moneda del contrato,
utilizando la notación internacional 3 letras (país y
moneda) ej: dólar USD, pesos COP, marcos DEM, Yenes JPY, u
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otras creadas por las entidades del sistema estadístico en UPAC,
CAM, U Valor operación en moneda del tramo: Campo numérico. Corresponde al monto del desembolso o pago efectuado en la moneda del tramo
Moneda de pago: Campo alfanumérico. Indique la moneda en la cual
se efectúa el pago. Ej.: Pesos COP Valor operación en moneda del pago: Campo numérico y
obligatorio. Indique el monto girado en la moneda de pago. Tasa de cambio moneda de pago – USD: Campo numérico y no obligatorio. Indique la tasa de cambio para los giros, de la moneda de pago
con respecto al dólar, o para el caso de desembolsos la reportada por el
prestamista. ej: es la tasa representativa cuando es pesos, es 1 cuando es dólar
Tasa de cambio operación COP: Campo numérico y no obligatorio.
Indique la tasa representativa del mercado en la fecha de operación
reportado por el Banco de la República. Acumulados de movimientos en moneda original: Campo numérico
y obligatorio. Registre el monto acumulado por tipo de transacción en la moneda del tramo hasta la fecha del corte informado.
Saldo anterior: Campo numérico. Señale el saldo de la deuda en pesos
del periodo inmediatamente anterior. Saldo deuda moneda tramo: Campo numérico y no obligatorio. Señale
el saldo de la deuda en la moneda del tramo.
Saldo deuda USD: Campo numérico. Resultado de dividir saldo deuda moneda tramo por la tasa del último día hábil del mes
publicada por el Banco de la República Saldo deuda en pesos: Campo numérico. Señale el saldo de la deuda
en pesos. Este saldo debe corresponder a los valores registrados en
los libros de contabilidad y revelados en el balance general NOTAS
1. Debe incluir en la información de movimientos de los créditos, todos los créditos tengan o no movimiento.
2. No necesariamente se deben diligenciar todas las columnas. Se llenarán las que
de acuerdo al contrato sean necesarias.
3. El campo FECHA se refiere fecha de corte del informe reportado.
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Acerca del aplicativo
Aplicativo para la Rendición de la Cuenta Fiscal en Línea
Este aplicativo fue desarrollado por la Auditoria General de la República y fue cedido a la Contraloría General de Antioquia mediante convenio interadministrativo.
El Sistema de Información de Rendición de Cuentas está desarrollado para funcionar con tecnología plataforma web a través Internet, lo cual permite ser usado por los usuarios desde cualquier parte del mundo. Técnicamente en la actualidad el sistema está definido por las siguientes especificaciones y características:
Tecnología y lenguajes de desarrollo.
• La tecnología de desarrollo definida es .NET para operar sobre servidores
web ASP. • El lenguaje utilizado para el desarrollo fue ASPx.NET última versión, Java
srcip.
• El esquema de manejo y procesamiento datos es a través de archivos
planos tipos (csv, .doc, .xls, gif, .txt, ,png, .zip).
Plataforma de funcionamiento.
• El sistema para funcionar en un servidor requiere como mínimo el sistema
operativo Windows Server 2003 versión ingles a 64 bit.
• Programas desarrollados para el sistema en ejecutables, librerías y fuentes
de ASPx, librerías y ejecutables requeridos de java strip.
• Utilitarios como CSV.EXE y algunos de ASPx.
Manejo de Datos y Tipos de archivos utilizados.
• La estructura de datos que el sistema maneja es totalmente plana a través
de archivos que indexan su nombre y lo relacionan en tablas planas, para su identificación y localización rápida, como también para administrar la seguridad de los mismos.
• Tipos de archivos creados y administrados. Los archivos planos mas
comunes que utiliza el software son los de extensiones csv, .doc, .xls, gif, .txt, ,png, .zip.
Para la construcción de los formatos que utiliza este Aplicativo, en términos de contenido y estructura, se tomaron como referencia los establecidos por la Contraloría General de Antioquia.
