INSTRUCTIVO GUIA PARA EL BUEN MANEJO DEL ARCHIVO...
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1 INSTRUCTIVO GUIA PARA EL BUEN MANEJO DEL ARCHIVO INTERNO 2015 Este documento contiene una guía práctica general, para el óptimo funcionamiento del archivo interno (Archivo en Trámite o enlace) de cada una de las Unidades Administrativas adscritas al Colegio, así como del Archivo General (Archivo de Concentración) ubicado en la Dirección de Administración y Finanzas, siendo por ello de vital importancia que se atienda lo dispuesto en esta guía de procedimientos. El objetivo de este documento guía, es el establecer criterios generales en materia de administración de archivos, así como su conservación. Clasificación archivística, y consulta que permita una pronta localización y seguridad de la información pública requerida. Al llegar a unificar los criterios en cuanto al manejo del archivo en trámite de cada una de las Unidades Administrativas, sin duda alguna nos permitirá facilitar la transferencia al archivo general o de concentración, lo cual también vendrá a ser de gran apoyo en el proceso de entrega- recepción de la gestión administrativa y alimentación al Sistema de Información del Estado de Sonora (S.I.R) de manera completa, ordenada y transparente. En relación al Órgano de Control y Desarrollo Administrativo adscrito al COBACH, llevarán a cabo su control archivístico de acuerdo a la codificación que establezca la Secretaria de la Contraloría General. Los conceptos básicos que deben de manejarse dentro del manejo del Sistema Integral de archivo del Colegio de Bachilleres (SIACOB), entre otros se encuentran los siguientes:
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INSTRUCTIVO GUIA PARA EL BUEN MANEJO DEL ARCHIVO INTERNO
2015
Este documento contiene una guía práctica general, para el óptimo funcionamiento del archivo interno (Archivo en
Trámite o enlace) de cada una de las Unidades Administrativas adscritas al Colegio, así como del Archivo General
(Archivo de Concentración) ubicado en la Dirección de Administración y Finanzas, siendo por ello de vital importancia que
se atienda lo dispuesto en esta guía de procedimientos.
El objetivo de este documento guía, es el establecer criterios generales en materia de administración de archivos, así
como su conservación. Clasificación archivística, y consulta que permita una pronta localización y seguridad de la
información pública requerida.
Al llegar a unificar los criterios en cuanto al manejo del archivo en trámite de cada una de las Unidades Administrativas,
sin duda alguna nos permitirá facilitar la transferencia al archivo general o de concentración, lo cual también vendrá a ser
de gran apoyo en el proceso de entrega- recepción de la gestión administrativa y alimentación al Sistema de Información
del Estado de Sonora (S.I.R) de manera completa, ordenada y transparente.
En relación al Órgano de Control y Desarrollo Administrativo adscrito al COBACH, llevarán a cabo su control archivístico de
acuerdo a la codificación que establezca la Secretaria de la Contraloría General.
Los conceptos básicos que deben de manejarse dentro del manejo del Sistema Integral de archivo del Colegio de
Bachilleres (SIACOB), entre otros se encuentran los siguientes:
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Archivo: Conjunto orgánico de documentos, en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus
atribuciones por los sujetos obligados oficiales.
Archivo de concentración: Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por
parte de las Unidades Administrativas de los sujetos obligados oficiales y que permanecen en él hasta su destino final.
Archivos en trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el
ejercicio de sus atribuciones de una unidad administrativa.
Clasificación archivística: Proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la
estructura funcional de la dependencia o entidad, sin que esta clasificación en materia de archivo corresponda a la
clasificación de la información restringida.
Expediente: Unidad documental constituida por una o varios documentos de archivo, ordenado y relacionado por un
mismo asunto, actividad o trámite de una unidad administrativa.
Transferencia: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo entrámate al
archivo de concentración (transferencia primaria).
Serie Documental: Agrupamiento de documentación cuya producción se deriva del ejercicio de una misma función o
atribución y que generan expedientes de estructura y contenido homogéneo emanado de una misma unidad
administrativa, como resultado de sus funciones específicas.
SIACOB: Sistema Integral de Archivo del Colegio de Bachilleres del Estado de Sonora.
Es importante señalar que los conceptos anteriores serán los que regirán de manera cotidiana en el manejo de SIACOB,
no implicando que estos sean los únicos.
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INSTRUCTIVO PARA LA INTEGRACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN A ARCHIVAR EN LOS ARCHIVOS EN
TRÁMITE Y TRANSFERENCIA AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
1. El responsable de cada Unidad Administrativa deberá comunicar a los empleados adscritos a la unidad a su cargo
que se abstengan de realizar anotaciones, manchones, borrones, etc. en la documentación oficial, en caso de
necesitar hacer alguna anotación, llevarla a cabo en hojas auto adheribles, fáciles de desprender.
2. Los sellos de recibido se deben estampar al frente del documento.
3. La clasificación de la documentación deberá ser separada por serie documental.
4. La documentación se clasifica por fecha y número de oficio, en caso de contar con el.
- En caso de encontrar un documento que no cuente con número de oficio, deberá especificarse en el formato
de transferencia documental con el que se enviará la documentación al Departamento de Archivo General,
con la siguiente leyenda “No cuenta con número de oficio”.
- En caso de encontrar un documento que no cuente con fecha, se tomará como fecha base la del sello de
recibido.
5. Realizadas las clasificaciones anteriores, la documentación deberá ser separada por fólder o carpetas de archivos.
4
6. Al momento de transferir documentación al Archivo de Concentración (Adscrito a Dirección de Administración y
Finanzas), se deberá remitir utilizando el siguiente formato:
o Enviarla clasificada en fólder numerado.
o Especificar en el fólder la serie documental que corresponda.
o Especificar año de elaboración del documento.
o Cerciorar que la documentación no contenga clips o grapas.
FONDO
49
SECCION
UAJ
SERIE
12C
SUBSERIE
12C.3
Cobach Unidad de Asuntos
Jurídicos
Transparencia y Acceso a
la Información
Solicitudes de
información
49.UAJ.12C. 3 TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION/ SOLICITUDES DE INFORMACIÓN 2012
5
7. Los documentos deberán estar en cajas debidamente rotuladas con la serie documental compuesta de la siguiente
manera:
Dentro de la caja deberá venir pegado en la parte de debajo de la tapa una lista de la relación de folders con su número,
para al momento que ustedes busquen un expediente se les sea más fácil ubicarlo. Cuando manden la caja tendrán que
dejarle el original al responsable del archivo y una copia la persona que realizó la caja, para que de ahí se base al
momento de solicitar algún expediente.
49UAJ.12C.3 UNIDAD DE ASUNTOS JURIDICOS
INFORMACIÓN DEL AÑO 2012 CAJA No. 7
49.UAJ12C.3 TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION/SOLICITUDES DE
INFORMACIÓN
6
EJEMPLO DE LISTA DE EXPEDIENTES
UNIDAD DE ASUNTOS JURIDICOS
CAJA No. 7 AÑO 2012
49UAJ.12C.3 TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN/SOLICITUDES DE INFORMACIÓN
1. Atención a las solicitudes
2. Respuestas a solicitudes
49UAJ.10C.6 AUDITORIA Y CONTROL DE ACTIVIDADES PUBLICAS/DECLARACIONES PATRIMONIALES
3. Formatos para la declaración patrimonial
49UAJ.2C.8 ASUNTOS JURIDICOS/INCONFORMIDADES Y PETICIONES
4. Reclamos por parte de alumnado
5. Quejas e inconformidades de terceros
6. Quejas e inconformidades de trabajadores
La caja deberá ser acompañada con una relación donde especifique el numero de fólder y lo que contiene cada uno; y
también el Formato de Transferencia Documental en donde se debe especificar los siguientes datos:
EJEMPLO
7
FORMATO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
TRANSF No. 01 FECHA DE LA TRANSFERENCIA:_13/ENE/08_______
HOJA ___1____________DE _____1_________ PERÍODO TRANSFERIDO: AÑO ___2003______
FONDO: COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE SONORA SECCION: UNIDAD DE ASUNTOS JURIDICOS SERIE: TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION SUBSERIE: SOLICITUDES DE INFORMACION CAJA No.: _____07_____
CÓDIGO
SERIE DOCUMENTAL
AÑO
CLASIFICACIÓN
CONFIDENCIAL,
RESERVADA O NINGUNA
TIEMPO DE
CONSERVACION
CLASIFICACION
TOPOGRÁFICA
CUADRO DE CLASIFICACION ARCHIVISTICA COBACH 2012
FONDO: COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE SONORA 49
SECCIÓN:
CD: Consejo directivo
DG: Dirección General
CEPDII: Coordinación Estatal de Promoción, Difusión e Imagen Institucional
CEACD: Coordinación Estatal de Actividades Culturales y Deportivas
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CEVI: Coordinación Estatal de Vinculación Institucional
DAF: Dirección de Administración y Finanzas
DP: Dirección de Planeación
UAJ: Unidades de Asuntos Jurídicos
UIEM: Unidad de Informática, Editorial y Medios
** Los departamentos de cada unidad administrativa deberán de especificar en la portada de la caja, el departamento en
que pertenecen como se les explica en el siguiente ejemplo:
49DAF.4C.6
Dpto. de Recursos Humanos
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CLASIFICACION DE DOCUMENTOS DEL COLEGIO DE BACHILLERES
CODIGOS SERIES SUBSERIES
1C LEGISLACION
1C.1 NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL
1C.2 PROYECTOS NORMATIVOS
2C ASUNTOS JURÍDICOS
2C.1 DISPOSICIONES EN LA MATERIA
2C.2 ASESORÍAS Y CONSULTAS JURÍDICAS
2C.3 ASUNTOS LABORALES
2C.4 JUICIOS DE LA DEPENDENCIA
2C.5 JUICIOS CONTRA LA DEPENDENCIA
2C.6 CONVENIOS INSTITUCIONALES
2C.7 CONTRATOS INSTITUCIONALES
2C.8 INCONFORMIDADES Y PETICIONES
2C.9 INSCRIPCIONES EN REGISTROS OFICIALES Y
CERTIFICACIÓN DE FIRMAS
10
2C.10 COORDINACIÓN CON OTROS ORGANISMOS
JURÍDICOS Y APOYO A JUZGADOS
2C.11 CONSEJO DIRECTIVO
3C PROGRAMACIÓN,
ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTO
3C.1 PROGRAMAS Y PROYECTOS EN MATERIA DE
PROGRAMACIÓN
3C.2 PROYECTOS ESPECIALES
3C.3 PROGRAMA EN MATERIA DE ORGANIZACIÓN
3C.4 PROGRAMA OPERATIVO ANUAL
3C.5 CERTIFICACIÓN DE CALIDAD DE PROCESOS Y
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
3C.6 PROGRAMAS Y PROYECTOS EN MATERIA DE
PRESUPUESTO
3C.7 PRESUPUESTO DE INGRASOS Y EGRESOS ANUAL
4C RECURSOS HUMANOS
4C.1 PROYECTOS EN MATERIA DE RECURSOS HUMANOS
4C.2 SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL
ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIOS SINDICALIZADO
11
4C.3 RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN
DE PERSONAL DE CONFIANZA
4C.4 CONTROL Y SEGUIMIENTO DE CONTRATACIÓN Y
PROMOCIÓN DE PERSONAL ACADÉMICO
4C.5 EXPEDIENTE ÚNICO DE PERSONAL
4C.6 CONTROL DE PLAZAS Y PLANTILLA DE PERSONAL
(IDENTIFICACIÓN Y ACREDITACIÓN DE PERSONAL)
4C.7 CONTROL DE ASISTENCIAS
4C.8 SEGURIDAD E HIGIENE
4C.9 PRESTACIONES ECONÓMICAS
4C.10 AFILIACIÓN A SERVICIOS MÉDICOS Y SEGUROS
4C.11 PENSIONES Y JUBILACIONES
4C.12 CAPACITACIÓN PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DE
SERVICIOS
4C.13 CAPACITACION A PERSONAL ACADEMICO
4C.14 SISTEMA DE REMUNERACIONES Y PAGOS AL
PERSONAL
4C.15 PRODUCTIVIDAD Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
12
4C.16 RELACIONES LABORALES
4C.17 COORDINACIÓN LABORAL CON OTROS
ORGANISMOS
5C RECURSOS FINANCIEROS
5C.1 OFICIOS EN MATERIA DE RECURSOS FINANCIEROS Y
CONTABILIDAD
5C.2 PROGRAMAS Y PROYECTOS SOBRE RECURSOS
FINANCIEROS Y CONTABILIDAD
5C.3 INGRESOS
5C.4 GASTOS O EGRESOS
5C.5 BANCOS
5C.6 REGISTRO Y CONTROL CONTABLE
5C.7 GARANTIAS, FIANZAS Y SEGUROS
5C.8 PRESUPUESTO
5C.9 FONDOS REVOLVENTES
6C OBRA PÚBLICA Y RECURSOS
MATERIALES
6C.1 OFICIOS EN MATERIA DE RECURSOS MATERIALES Y
OBRA PÚBLICA
13
6C.2 PROGRAMAS Y PROYECTOS EN MATERIA DE
RECURSOS MATERIALES, OBRA PÚBLICA y
LICITACIONES
6C.3 COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTO Y
SERVICIOS
6C.4 OBRA PÚBLICA
6C.5 ADQUISICIONES
6C.6 CONTRATOS
6C.7 SEGUROS Y FIANZAS
6C.8 PROYECTOS EN MATERIA DE OBRA PÚBLICA
6C.9 REGISTRO DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
6C.10 ALMACÉN
6C.11 RESGUARDOS E INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS
6C.12 PROPIEDADES Y TERRENOS
7C SERVICIOS GENERALES
7C.1 OFICIOS EN MATERIA DE SERVICIOS GENERALES
7C.2 SERVICIOS BÁSICOS
7C.3 SERVICIOS DE VALIJA
14
7C.4 SERVICIOS DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA
7C.5 SERVICIOS DE FUMIGACIÓN
7C.6 SERVICIOS DE TRANSPORTACIÓN Y CONTROL DE
PARQUE VEHICULAR
7C.7 SERVICIOS DE TELEFONÍA, TELEFONÍA CELULAR
7C.8 SERVICIOS DE IMPRENTA
7C.9 ARRENDAMIENTOS
7C.10
REGISTRO DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
7C.11 MANTENIMIENTO, CONSERVACIÓN E
INSTALACIONES DE BIENES MUEBLES
7C.12 MANTENIMIENTO, CONSERVACIÓN E
INSTALACIONES DE BIENES INMUEBLES
7C.13 PROTECCIÓN CIVIL
8C TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE
INFORMACIÓN
8C.1 DISPOSICIONES EN MATERIA DE TECNOLOGIA Y
TELECOMUNICACIONES
8C.2 DESARROLLO E INFRAESTRUCTURA DE
15
TELECOMUNICACIONES
8C.3 DESARROLLO E INFRAESTRUCTURA DEL PORTAL
INTERNET DEL COLEGIO
8C.4 PROGRAMAS Y PROYECTOS SOBRE INFORMÁTICA
8C.5 SEGURIDAD INFORMÁTICA
8C.6 DESARROLLO DE SISTEMA SUMMUS
8C.7 SOPORTE TECNICO Y MANTENIMIENTO DE EQUIPOS
8C.8 ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS DE ARCHIVO
9C COMUNICACIÓN SOCIAL E
IMAGEN PÚBLICA
9C.1 PROGRAMAS Y PROYECTOS DE COMUNICACIÓN
SOCIAL
9C.2 PUBLICIDAD INSTITUCIONAL
9C.3 COMUNICACIÓN E IMAGEN
9C.4 ACTOS Y EVENTOS OFICIALES
9C.5 INVITACIONES Y FELICITACIONES
9C.6
SERVICIO DE EDECANES
16
10C AUDITORÍA Y CONTROL DE
ACTIVIDADES PÚBLICAS
10C.1 PROGRAMAS Y PROYECTOS EN MATERIA DE
CONTROL Y AUDITORÍA
10C.2 AUDITORÍA INTERNA
10C.3 AUDITORIA EXTERNA
10C.4 REQUERIMIENTO DE INFORMACION
10C.5 INCONFORMIDADES, FINCAMIENTO DE
RESPONSABILIDADES
10C.6 ENTREGA-RECEPCION DE GESTION
ADMINISTRATIVA
10C.7 DECLARACIONES PATRIMONIALES
11C PLANEACIÓN, INFORMACIÓN Y
EVALUACIÓN
11C.1 PROYECTOS EN MATERIA DE PLANEACIÓN,
INFORMACIÓN Y EVALUACIÓN
11C.2 PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
11C.3 INFORMES DE ACTIVIDADES
11C.4 INFORME ANUAL
11C.5 INDICADORES Y EVALUACIÓN DE ACTIVIDADES
17
11C.6 INFORMACIÓN ESTADÍSTICA
12C TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA
INFORMACIÓN
12C.1 PROGRAMAS Y PROYECTOS MATERIA DE
TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
12C.2 SOLICITUDES DE INFORMACIÓN
12C.3 PORTAL DE TRANSPARENCIA
12C.4
CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
13C GESTION DE APOYO ACADEMICO
13C.1 ADMINISTRACIÓN ACADEMICA
13C.2 ADMINISTRACION ESCOLAR
13C.3 SERVICIOS BIBLIOTECARIOS
13C.4 LABORATORIOS Y TALLERES
13C.5 DESARROLLO DE PERSONAL ACADEMICO
13C.6 EXTENSIÓN ACADÉMICA
18
13C.7 DIFUSION CULTURAL
13C.8 SERVICIO A LA COMUNIDAD
13C.9 MEDIOS DE COMUNICACIÓN (RADIO, TV, Y MEDIOS
ELECTRONICOS)
13C.10 VINCULACION INSTITUCIONAL
19
CONTENIDO PARA CADA SUBSERIE
1C. LEGISLACION
1 NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL
o Leyes
o Lineamientos
o Convenios
o Políticas
o Reglamentos
o Acuerdos Generales
o Circulares y Oficios de carácter normativo, Boletín Oficial, Ofs. de austeridad, Mejora Regulatoria
2 PROYECTOS NORMATIVOS
o Proyectos en normatividad académica
o Proyectos en normatividad administrativa
2C.ASUNTOS JURÍDICOS
1 DISPOSICIONES EN LA MATERIA
o Proyectos que se refieran a las actividades jurídicas de la institución, en cualquiera de sus ámbitos.
2 ASESORÍAS Y CONSULTAS JURÍDICAS
20
o Asesorías y consultas en materia legal a unidades.
3 ASUNTOS LABORALES
o Bajas
o Finiquitos
o Investigaciones administrativas
o Pensiones alimenticias
o Accidentes de trabajo
4 JUICIOS DE LA DEPENDENCIA
o Demandas a proveedores
o Demandas laborales
5 JUICIOS CONTRA LA DEPENDENCIA
o Demandas por asuntos laborales
o Demandas por proveedores
6 CONVENIOS INSTITUCIONALES
o Convenio
o Sanciones
o Inconformidades
o Conciliaciones
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7 CONTRATOS INSTITUCIONALES
o Contratos
o Sanciones
o Inconformidades
o conciliaciones
8 INCONFORMIDADES Y PETICIONES
o Reclamos por parte de alumnado
o Quejas e inconformidades de terceros
o Quejas e inconformidades de trabajadores
9 INSCRIPCIONES EN REGISTROS OFICIALES Y CERTIFICACIÓN DE FIRMAS
o Registros de la propiedad
o Registro de firmas autorizadas
10 COORDINACIÓN CON OTROS ORGANISMOS JURÍDICOS Y APOYO A JUZGADOS
o Apoyos para la designación de peritos para asuntos ajenos a la escuela
11 CONSEJO DIRECTIVO
12 CITACIONES
o Laboral, Penal y Civil Administrativo
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3C. PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTO
1 PROGRAMAS Y PROYECTOS EN MATERIA DE PROGRAMACIÓN
o Proyectos en materia de programación
2 PROYECTOS ESPECIALES
o Proyectos, seguimientos y evaluación de programas.
3 PROGRAMA EN MATERIA DE ORGANIZACIÓN
o Integración de manual de organización
o Integración de manuales y políticas de procedimientos y procesos
o Instructivo de trabajo
4 PROGRAMA OPERATIVO ANUAL
o Integración de POA
5 CERTIFICACION DE CALIDAD DE PROCESOS Y SERVICIOS ADMISITRATIVOS
o Control específico de documentos para la calidad
o Auditorias internas de calidad
o Auditorias externas de calidad
o Asuntos del Comité de calidad
o Seguimiento de procesos de calidad
o Seguimiento de acciones preventivas y correctivas de calidad
23
o Seguimiento de mejoras de calidad
6 PROGRAMAS Y PROYECTOS EN MATERIA DE PRESUPUESTO
o Políticas para la integración del presupuesto.
7 PRESUPUESTO DE INGRASOS Y EGRESOS ANUAL
o Integración del presupuesto anual
o Registros de transferencias, ampliaciones y disminuciones del presupuesto
4C. RECURSOS HUMANOS
1 PROYECTOS EN MATERIA DE RECURSOS HUMANOS
o Proyectos en materia de Recursos Humanos
2 SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIOS SINDICALIZADO
o Selección, contratación e inducción de personal administrativo y de servicios
o Gestión de propuestas de trabajo (currículum, etc.)
o Evaluaciones psicométricas
3 RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL DE CONFIANZA
o Gestión de contratación de personal
o Evaluaciones psicométricas
4 CONTROL Y SEGUIMIENTO DE CONTRATACIÓN Y PROMOCIÓN DE PERSONAL ACADÉMICO
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o Gestión de contratación de personal
o Examen de oposición para docentes
5 EXPEDIENTE ÚNICO DE PERSONAL
o Expediente de personal de confianza
o Expediente de personal administrativo y de servicios sindicalizados
o Expediente de personal académico
6 CONTROL DE PLAZAS Y PLANTILLA DE PERSONAL (IDENTIFICACIÓN Y ACREDITACIÓN DE PERSONAL)
o Plantilla de personal
o Relación de plazas, Puestos de trabajo y Nombramientos
7 CONTROL DE ASISTENCIAS
o Vacaciones
o Descansos
o Licencias con goce y sin goce de sueldo
o incapacidades
o Días económicos
o Permisos sindicales
o Inasistencias, Justificantes, Compatibilidad de Horarios, Cuidados maternos y Reportes de Asistencias
8 SEGURIDAD E HIGIENE
25
o Condiciones de trabajo y prevención de accidentes
9 PRESTACIONES ECONÓMICAS
o Becas a hijos de trabajadores
o Pago de guardería
o Pago por nacimiento
o Pago por matrimonio, apoyos funerarios
o Ortopédicos
o Prestación de Uniformes
o Exención de pago de colegiaturas de alumnos para varias Dependencias
10 AFILIACIÓN A SERVICIOS MÉDICOS Y SEGUROS
o Afiliación a ISSSTESON
o Seguro de vida
o Seguro de gastos mayores
11 PENSIONES Y JUBILACIONES
12 CAPACITACIÓN PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIOS
o Necesidades de capacitación
o Programa de capacitación
o Registro y control de capacitaciones a personal
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13 CAPACITACION A PERSONAL ACADEMICO
o Necesidades de capacitación
o Programa de capacitación
o Registro y control a personal
14 SISTEMA DE REMUNERACIONES Y PAGOS AL PERSONAL
o Registro y control de puestos y plazas
o Tabulador de sueldos y salarios
o Firma de Nómina (Reportes de Nómina)
15 PRODUCTIVIDAD Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
o Bonos de asistencia y productividad
o Incentivos
16 RELACIONES LABORALES
o Contrato colectivo de trabajo
17 COORDINACIÓN LABORAL CON OTROS ORGANISMOS
o Junta de conciliación y arbitraje, secretaria de trabajo, etc.
o Varias Instituciones
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5C. RECURSOS FINANCIEROS
1 OFICIOS EN MATERIA DE RECURSOS FINANCIEROS Y CONTABILIDAD
o Oficios referentes a recursos financieros y contabilidad
2 PROGRAMAS Y PROYECTOS SOBRE RECURSOS FINANCIEROS Y CONTABILIDAD
o Todo sobre proyectos y programas de recursos financieros y contabilidad
3 INGRESOS
o Subsidio estatal
o Pagos Convenios de Escuelas Incorporadas
o Cuotas estudiantiles (inscripciones)
o Ingresos propios (pagos de módulos)
4 GASTOS O EGRESOS
o Asignación de recursos para el pago de nómina
o Gastos operativos
o Pago de servicios (multas, etc.)
o Pago a proveedores
o Viáticos
5 BANCOS
o Apertura de cuentas bancarias, fondos e inversiones
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o Apertura contratos bancarios
o Estado de cuenta y conciliaciones bancarias
o Movimientos (transferencias y depósitos)
o Cheques (folios de cheques, liberación de cheques, cheques cancelados, cheques robados o extraviados)
o Reportes de saldos de cuentas
6 REGISTRO Y CONTROL CONTABLE
o Libros contables
o Registros contables (pólizas de ingresos y egresos)
o Auxiliares de cuenta
o Pólizas de diario
7 GARANTIAS, FIANZAS Y SEGUROS
8 PRESUPUESTO
o Transferencias de presupuesto
o Ampliación de presupuesto
9 FONDOS REVOLVENTES
o Ejercicio del fondo revolvente
o Arqueos
29
o Cortes de caja
6C. OBRA PÚBLICA Y RECURSOS MATERIALES
1 OFICIOS EN MATERIA DE RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA
o Oficios, Circulares, Memorándum
2 PROGRAMAS Y PROYECTOS EN MATERIA DE RECURSOS MATERIALES, OBRA PÚBLICA y LICITACIONES
o proyectos en materia de recursos materiales, obra pública y licitaciones
3 COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTO Y SERVICIOS
o Reuniones del Comité
o Actas
o Acuerdos
o Convocatoria
4 OBRA PÚBLICA
o Carpetas de licitaciones con la información de obras requerida por el SEVI (pública)
o Carpetas de licitaciones con la información de obras requerida por el SEVI (simplificada)
o Carpetas de licitaciones con la información de obras requerida por el SEVI (adjudicación directa)
5 ADQUISICIONES
o Carpetas de licitaciones con la información de adquisición requerida por el SEVI (pública)
30
o Carpetas de licitaciones con la información de adquisición requerida por el SEVI (simplificada)
o Carpetas de licitaciones con la información de adquisición requerida por el SEVI (adjudicación directa)
6 CONTRATOS
o Carpetas con relación de contratos de obra pública
o Carpetas con relación de contratos de adquisiciones
o Carpetas de Convenios modificatorios sobre el contrato
7 SEGUROS Y FIANZAS
o Carpetas con relación de seguros y fianzas de obra pública
8 PROYECTOS EN MATERIA DE OBRA PÚBLICA
o Carpetas con contratos de servicios relacionados con obra para proyectos de obra pública
9 REGISTRO DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
o Relación de registros de proveedores y contratistas
10 ALMACÉN
o Notas de almacén
o Inventarios de materiales y suministros
o Requisición
11 RESGUARDOS E INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS
o Resguardos
31
o Listado de inventarios
12 PROPIEDADES Y TERRENOS
o Expedientes de propiedades y terrenos (escrituras públicas)
7C. SERVICIOS GENERALES
1 OFICIOS EN MATERIA DE SERVICIOS GENERALES
o Oficios en materia de servicios generales
o Circulares en materia de servicios generales
2 SERVICIOS BÁSICOS
o Contratación de energía eléctrica
o Contratación de agua potable (Ampliación Contrato CONAGUA)
o Pago predial
3 SERVICIOS DE VALIJA
o Contratación de empresa de traslado de valija
4 SERVICIOS DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA
o Control y seguimiento de seguridad y vigilancia
5 SERVICIOS DE FUMIGACIÓN
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o Control y seguimiento de servicios de fumigación
6 SERVICIOS DE TRANSPORTACIÓN Y CONTROL DE PARQUE VEHICULAR
o Tenencias
o Placas
o Prima de seguros
o Combustible
7 SERVICIOS DE TELEFONÍA, TELEFONÍA CELULAR
o Pagos de telefonía
o Pagos de teléfono celular
8 SERVICIOS DE IMPRENTA
o Control y seguimiento de órdenes de imprenta
o Elaboración de Módulos
9 ARRENDAMIENTOS
o Inmuebles
o Vehículos
o Otros (Bitácoras) (Copiadora)
10 REGISTRO DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
o Registro y control de proveedores y contratistas
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11 MANTENIMIENTO, CONSERVACIÓN E INSTALACIONES DE BIENES MUEBLES
o Solicitudes de servicios
12 MANTENIMIENTO, CONSERVACIÓN E INSTALACIONES DE BIENES INMUEBLES
o Adecuaciones menores de edificios
13 PROTECCIÓN CIVIL
o Juntas del Comité de protección civil
o Proyectos de Protección Civil
8C. TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE INFORMACIÓN
1 DISPOSICIONES EN MATERIA DE TECNOLOGIA Y TELECOMUNICACIONES
o Proyectos en materia de tecnologías y telecomunicaciones
2 DESARROLLO E INFRAESTRUCTURA DE TELECOMUNICACIONES
o Control y seguimiento de desarrollo e infraestructura de telecomunicaciones
3 DESARROLLO E INFRAESTRUCTURA DEL PORTAL INTERNET DEL COLEGIO
o Control y seguimiento de portal de internet del Colegio
4 PROGRAMAS Y PROYECTOS SOBRE INFORMÁTICA
o Seguimiento a proyectos sobre informática
o Solicitud de Credenciales (alumnos, docentes, administrativos y de servicios)
34
5 SEGURIDAD INFORMÁTICA
o Programas utilizados a la seguridad informática (antivirus, etc.)
6 DESARROLLO DE SISTEMA SUMMUS
o Seguimiento, revisión y capacitación POA
o Seguimiento, revisión y capacitación FINANZAS
o Seguimiento, revisión y capacitación CONTROL VEHICULAR
o Seguimiento, revisión y capacitación ACTIVOS FIJOS
o Seguimiento, revisión y capacitación NOMINA
o Seguimiento, revisión y capacitación ADMINISTRATIVO
7 SOPORTE TECNICO Y MANTENIMIENTO DE EQUIPOS
o Solicitudes de servicio de mantenimiento y adquisiciones de equipo
o Relación de formato de revisiones
o Relación de apoyo de soporte técnico
8 ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS DE ARCHIVO
o Comité interno de control documental
o Control de transferencias primarias (recepción de cajas)
o Depuración
35
o Prestamos de documentos
o Actualización SIR
o Actualización SEVI
o Revisiones y Minutarios
9C. COMUNICACIÓN SOCIAL E IMAGEN PÚBLICA
1 PROGRAMAS Y PROYECTOS DE COMUNICACIÓN SOCIAL
o Proyectos y programas
o Comités de apoyo a la sociedad
2 PUBLICIDAD INSTITUCIONAL
o Contratos o pagos para anuncios en periódico, televisión y radio (oficio, circulares)
3 COMUNICACIÓN E IMAGEN
o Ruedas de prensa
o Boletines
o Desplegados
o Guiones
o Publirreportajes
o Entrevistas
36
o Y notas para medios de comunicación
4 ACTOS Y EVENTOS OFICIALES
o Inauguraciones
o Apertura de cursos
o Discursos
o Presentaciones, homenajes,
o Conmemoraciones
5 INVITACIONES Y FELICITACIONES
6 SERVICIO DE EDECANES
Control de asistencia de edecanes
10C. AUDITORÍA Y CONTROL DE ACTIVIDADES PÚBLICAS
1 PROGRAMAS Y PROYECTOS EN MATERIA DE CONTROL Y AUDITORÍA
2 AUDITORÍA INTERNA
o Revisión, aclaración de observaciones y seguimiento
3 AUDITORIA EXTERNA
o Revisión, aclaración de observaciones y seguimiento
4 REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN
37
o Solicitudes de información
5 INCONFORMIDADES, FINCAMIENTO DE RESPONSABILIDADES
o Expedientes de casos
6 ENTREGA-RECEPCION DE GESTION ADMINISTRATIVA
o Expedientes con documentación requerida para una entrega-recepción
7 DECLARACIONES PATRIMONIALES
Formatos para la declaración patrimonial
11C. PLANEACIÓN, INFORMACIÓN Y EVALUACIÓN
1 PROYECTOS EN MATERIA DE PLANEACIÓN, INFORMACIÓN Y EVALUACIÓN
2 PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
o Plan de acción para el desarrollo del PDI
o Seguimiento y evaluación
3 INFORMES DE ACTIVIDADES
o Producción y difusión de la información estadística para publicación
4 INFORME ANUAL
o Informes generales
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o Informes especiales
5 INDICADORES Y EVALUACIÓN DE ACTIVIDADES
o Indicadores al desempeño
o Indicadores de calidad
o Indicadores de productividad
o Indicadores educativos
6 INFORMACIÓN ESTADÍSTICA
o Acciones y metas
12C. TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
1 PROGRAMAS Y PROYECTOS MATERIA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
2 COMITÉ DE INFORMACIÓN
3 SOLICITUDES DE INFORMACIÓN
o Atención a las solicitudes
o Respuestas a solicitudes
4 PORTAL DE TRANSPARENCIA
o Actualización de información
5 CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
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o Información reservada
o Información confidencial
13C. GESTION DE APOYO ACADEMICO
1 ADMINISTRACIÓN ACADEMICA
o Proyectos en materia de administración académica
o Planes de organización académica
o Acreditación y certificación de programas educativos
o Ingreso y promoción de personal académico
o Actas y acuerdos de sesiones de comités, entre otros
o Cargas y descargas Académicas, horarios, asignaciones, tiempos complementarios, Compatibilidad de Horarios, Entrega de
Reportes, Comisiones, Tiempo Fijo, etc.
o Premios anuales
2 ADMINISTRACION ESCOLAR
o Proyectos en materia de sección escolar
o Procesos de inscripción
o Expedientes de alumnos activos
o Expedientes de alumnos inactivos
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o Expedientes de alumnos especiales
o Actas de calificaciones parciales
o Actas de calificaciones ordinarias
o Actas de calificaciones de veranos
o Actas especiales
o Escuelas incorporadas
o Actas de calificaciones de escuelas incorporadas
o Respaldo de información escolar (electrónica)
o Becas Oportunidades y Media Superior
o Revalidaciones
o Tutorías escolares y Programas de jornadas sabatinas
3 SERVICIOS BIBLIOTECARIOS
o Proyectos en materia de servicios bibliotecarios
o Análisis bibliográficos y proceso físico
o Conservación de material bibliográfico
o Supervisión de bibliotecas
o Colecciones (compras, canje y donación)
o Acervos digitales
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4 LABORATORIOS Y TALLERES
o Proyectos para laboratorios y talleres
o Administración de equipos y materiales
o Operación de equipos para laboratorio (Bitácoras de Laboratorio)
o Servicio a usuarios de laboratorios y talleres
5 DESARROLLO DE PERSONAL ACADEMICO
o Proyectos en materia de desarrollo (SISTES, Convocatorias para maestros, etc.)
o Programas de becas
o Apoyos especiales
o Control y seguimiento de becas para estudios de posgrado
o Apoyo para capacitación y actualización para docentes
6 EXTENSIÓN ACADÉMICA
o Organización de eventos académicos, científicos, culturales y deportivos como congresos, encuentros, jornadas, concursos
académicos de alumnos, entre otros
o Cursos, talleres, diplomados.
o Apoyo para actividades académicas, científicas culturales y deportivas
7 DIFUSION CULTURAL
o Grupos representativos (banda de guerra , entre otros)
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o Representaciones escénicas como danza, música, entre otras
o Festivales y aniversarios
o Apoyo logístico para la realización de eventos
o Muestras y exposiciones
8 SERVICIO A LA COMUNIDAD
o Proyectos en materia de servicio a la comunidad
o Asesorías y consultorías
o Servicio social (Voluntariado de la Institución)
9 MEDIOS DE COMUNICACIÓN (RADIO, TV, Y MEDIOS ELECTRONICOS)
o Proyectos en materia de medios de comunicación
o Programas para medios de comunicación
o Control de materiales para medios de comunicación
o Producción para medios de comunicación
o Coordinación con otros medios de comunicación
10 VINCULACIÓN INSTITUCIONAL
o Proyectos en materia de vinculación, intercambio, colaboración y cooperación institucional
o Programas de intercambio
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o Vinculación con redes, fundaciones, organizaciones, empresas, entro otros
o Programas de colaboración académica y cultural
o Seguimiento de convenios
o Seguimientos de contratos de vinculación
o Memorándums
