Instructivo para el trámite de Procedimientos de ... · Para el año presupuestario 2016, se...

Elaboró

MLE Marjorie Morales Aguilar Departamento Programación y Control

Revisó MBA Rosa Chacón Alvarado

Jefe, Dpto de Programación y Control

MSC Jenny Mena Ugalde Jefe, Dpto Contratación Administrativa

Aprobó Lic. Mario Umaña Mora

Director Proveeduría Institucional

Instructivo para el trámite de Procedimientos de Contratación Administrativa

Código DPI-MA01G01-PC

Ministerio de Seguridad Pública

Versión No. 01 Fecha en que rige 2016

INSTRUCTIVO PARA EL TRÁMITE DE

PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

CODIGO DPI-MA01G01-PC

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Fecha de elaboración:

12/15 Revisión No.: 2 Fecha de revisión:

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1 Contenido y Revisiones

1.1 Contenido

1 Contenido y Revisiones ............................................................................................ 1

1.1 Contenido ................................................................................................................. 1

1.2 Control de Revisiones ............................................................................................... 5

2 Presentación ............................................................................................................. 6

3 Objetivo .................................................................................................................... 7

4 Alcance ..................................................................................................................... 7

5 Disposiciones Generales .......................................................................................... 8

5.1 Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) .................................................... 9

5.2 Publicidad del Programa de Adquisiciones ............................................................. 10

5.3 Requisitos previos .................................................................................................. 11

5.3.1 Delimitar el Objeto Contractual y la Partida respectiva ......................................... 11

5.3.2 Creación de Códigos de Identificación ................................................................. 11

5.3.3 Determinar las especificaciones, según el reconocimiento de la necesidad ......... 12

5.3.4 ¿Se encuentra incluido en el Plan de Adquisiciones publicado a inicios del año? 14

5.3.5 ¿El trámite no corresponde a un trámite por reserva? ......................................... 15

5.3.6 ¿Se han tramitado compras por el mismo objeto contractual durante el mismo

periodo presupuestario, provocando un fraccionamiento? ............................................ 15

5.3.7 ¿El Objeto Contractual a adquirir está disponible en Convenio Marco ? ...... 15

5.3.8 Definir la Estimación Contractual ......................................................................... 16

5.3.9 ¿Se cuenta con Disponibilidad Presupuestaria? .................................................. 20

5.3.10 Definir el Tipo de Trámite ................................................................................ 21

5.3.11 Determinar si en atención al objeto contractual y a las disposiciones del

Programa o Subprograma se requiere Criterio de una Unidad Técnica Especializada .. 24

5.3.12 Cumplir con lo dispuesto en la Directriz No. 023-H 4, dirigida al Sector Público

“Sobre la Eficiencia, Eficacia y Transparencia en la Gestión Presupuestaria de la

Administración Pública” ................................................................................................. 25

5.4 Decisión Inicial ........................................................................................................ 26




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5.4.1 Perfil de acceso al Sistema ..................................................................................... 30

5.4.1.1 Sistema Comprared 2.0 ................................................................................. 30

5.4.1.2 SICOP ............................................................................................................ 30

5.4.2 Inclusión de la Solicitud de Contratación y de los Anexos en el Sistema respectivo 31

5.4.3 Inclusión de los Aprobadores de las Solicitudes de Contratación en el sistema

SICOP ............................................................................................................................. 32

5.4.4 Aprobación del Jefe de Programa o Subprograma ................................................. 32

5.5 Trámite posterior a la Decisión Inicial ..................................................................... 32

6 Disposiciones Específicas ...................................................................................... 34

6.1 Mantenimiento Preventivo y Correctivo ................................................................... 35

6.2 10101 – Alquileres de Edificios, Locales y Terrenos ............................................... 36

6.3 10103 – Alquiler de Equipo de Cómputo ................................................................. 40

6.4 10104 – Alquiler y Derechos de Telecomunicaciones ............................................. 40

6.5 10302 – Medios de Comunicación .......................................................................... 41

6.6 10401 – Servicios Médicos y de laboratorio, Internamiento de Animales ................ 42

6.7 10405 – Servicios de Desarrollo de Sistemas Informáticos ..................................... 42

6.8 10406 – Servicios Generales Fumigación ............................................................... 43

6.9 10406 – Servicios Generales (Limpieza de Tanques Sépticos) .............................. 43

6.10 10406 – Servicios Generales (Limpieza de Jardines u Oficinas) ............................. 43

6.11 10503 – Tiquetes Aéreos ........................................................................................ 45

6.12 10701 – Actividades de Capacitación ..................................................................... 46

6.13 10701, 10702, 20203 – Catering Service ................................................................ 47

6.14 10801 – Obras por Remodelación Internas de Oficinas o Delegaciones ................. 47

6.15 10805 – Mantenimiento y/o Reparación de Vehículos y/o Motocicletas .................. 48

6.16 10808 – Mantenimiento y Reparación de Equipo de Cómputo y Sistemas de

Información ...................................................................................................................... 49

6.17 20101 – Compra de Aceites y Fluidos Lubricantes ................................................. 49

6.18 20102 – Productos Farmacéuticos y Medicinales ................................................... 49

6.19 20103 – Productos Veterinarios .............................................................................. 50

6.20 20204 – Alimentos para Equinos y Canes .............................................................. 50

6.21 20402 – Repuestos y Accesorios (Llantas y Balanceo)........................................... 50




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6.22 29901 – Útiles, y Materiales de Oficina y Cómputo ................................................. 50

6.23 29904 – Textiles y Vestuarios ................................................................................. 51

6.24 29906 – Útiles y Materiales de Resguardo y Seguridad .......................................... 51

6.25 29999 – Compra de Herraduras para Equinos ........................................................ 51

6.26 50102 – Equipo de Transportes .............................................................................. 51

6.27 50103 – Equipo de Comunicación .......................................................................... 52

6.28 50104 – Equipo y Mobiliario de Oficina ................................................................... 53

6.29 50105 – Equipo y Programas de Cómputo ............................................................. 53

6.30 50199 – Equipo de Iluminación, Equipos de Refrigeración Electrodomésticos y

Equipos de Refrigeración Comerciales ............................................................................ 54

6.31 50201 – Obras por Construcción de Edificaciones .................................................. 54

6.32 50207 – Instalaciones ............................................................................................. 56

6.33 59903 – Bienes Intangibles ..................................................................................... 57

6.34 Reparaciones Indeterminadas ................................................................................ 58

APÉNDICES .................................................................................................................... 61

APÉNDICE No. 1: Guía de Partidas Presupuestarias ...................................................... 63

APÉNDICE No. 2: Tabla de equivalencias ....................................................................... 67

ANEXOS .......................................................................................................................... 69

ANEXO No. 1 .................................................................................................................. 71

Formulario No. DPI-FO14O00-PC .................................................................................. 71

Requisitos para registro de códigos en SICOP ................................................................ 71

ANEXO No. 2: Cuenta Especial ....................................................................................... 75

ANEXO No. 3: Canje ....................................................................................................... 77

ANEXO No. 4: Entrega según demanda .......................................................................... 79

ANEXO No. 5 .................................................................................................................. 83

Jurisprudencia y lineamientos sobre solicitud de muestras .............................................. 83

ANEXO No. 6 .................................................................................................................. 85

Cláusula Penal................................................................................................................. 85

ANEXO No. 7: Tipos de trámite ....................................................................................... 89

4.1 Artículo 130 y Artículo 131 ...................................................................................... 89




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4.2 Artículo 131 Prorrogable ......................................................................................... 91

4.3 Artículo 200 ............................................................................................................ 92

4.4 Artículo 201 ............................................................................................................ 93

4.5 Convenio Marco ..................................................................................................... 94

4.6 Inyección de Contenido .......................................................................................... 95

4.7 Trámites con permiso de la Contraloría General de la República ........................... 96

4.8 Pagos por reajuste .................................................................................................. 96

ANEXO No. 8 .................................................................................................................. 97

Trámite de Solicitud de Modificaciones al Plan de Adquisiciones .................................... 97

ANEXO No. 9 .................................................................................................................. 99

Formulario Referencial de Precios ................................................................................... 99

ANEXO No. 10............................................................................................................... 103

Detalle de Subpartidas que deben cumplir con lo instaurado ......................................... 103

en la Directriz No. 023-H ................................................................................................ 103

ANEXO No. 11............................................................................................................... 105

Formularios con requerimientos, según tipo de Trámite ................................................. 105

ANEXO No. 11 .............................................................................................................. 135

Documento de Aceptación de Condiciones para Rendir Garantía de Cumplimiento ..... 135




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1.2 Control de Revisiones

Revisión Fecha de Revisión Modificación realizada o

comentarios




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2 Presentación

La Proveeduría Institucional en uso de las competencias que le confiere la Ley de

Contratación Administrativa y su Reglamento, la Ley de la Administración Financiera de la

República y Presupuestos Públicos, la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento

Ilícito y demás normativa conexa, la Ley General de Administración Pública, la Ley

General de Control Interno, así como las Directrices emitidas por la Dirección General de

Administración de Bienes y Contratación Administrativa, y la Contraloría General de la

República, ha elaborado el presente “Instructivo para el trámite de Procedimientos de

Contratación Administrativa” con el fin de colaborar en el proceso de Compra de Bienes,

Servicios y Obra, bajo las diferentes modalidades.

Departamento de Programación y Control

Proveeduría Institucional




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3 Objetivo

Proporcionar una guía que contenga los requisitos mínimos que se deben cumplir en el

trámite de las solicitudes de contratación que se remiten a la Proveeduría Institucional

para garantizar de la forma más óptima posible el éxito de los procedimientos de compra.

4 Alcance

Proveer a los Programas y Subprogramas Presupuestarios de un instructivo para el

trámite de procedimientos de Contratación Administrativa y sus diferentes modalidades el

cual permita satisfacer las necesidades a partir del entorno que afronta cada uno.




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5 Disposiciones Generales

Partiendo de que todo lo concerniente a la actividad contractual que implique uso de

recursos públicos se encuentra regulado por La Ley de Contratación Administrativa y su

Reglamento, y haciendo uso de la plataforma informática vigente, se recuerda que todo

procedimiento de Contratación Administrativa debe ir acorde con los principios generales

que rigen esta materia, entre los cuales se encuentran los de eficiencia, eficacia,

publicidad, libre competencia, igualdad, buena fe e intangibilidad patrimonial, entre otros,

según el régimen jurídico establecido en el artículo 4 del Reglamento a la Ley de

Contratación Administrativa.

Así mismo es responsabilidad de los Programas y Subprogramas presupuestarios

administrar en forma adecuada su presupuesto lo cual implica no solo brindar el

seguimiento al momento de la ejecución sino garantizar que se satisfacen las

necesidades de la Institución; reiterando la participación de la Proveeduría Institucional en

este proceso, cuya función principal es ejercer como órgano rector del procedimiento de

adquisición de bienes y servicios, a partir de los requerimientos de cada Programa o

Subprograma.

Todo lo anterior encauzado al objetivo institucional de todas las áreas de coadyuvar en la

protección de la soberanía nacional, la vigilancia, el mantenimiento del orden público y la

seguridad de los habitantes, cumpliendo con transparencia lo instaurado en el

ordenamiento jurídico.




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5.1 Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)

Según Decreto No. 38830-H-MICITT firmado el 15 de enero de 2015, por jerarcas del

Ministerio de Hacienda y del MICITT, y publicado en el Diario Oficial La Gaceta No. 19,

del 28 de enero de 2015, se establece “La creación del Sistema Integrado de Compras

Públicas como Plataforma Tecnológica de uso obligatorio de la Administración Central

para la tramitación de los procedimientos de Contratación Administrativa”

Lo anterior, en busca de una integración del proceso de compras públicas dando inicio

con la definición de una plataforma de compras única para las instituciones de la

Administración Central.

La implementación de este sistema denominado SICOP por sus siglas, se hará en forma

gradual, iniciando en el 2016 con las cuatro instituciones que por su volumen de compra y

sus niveles de complejidad son más representativas, incluidas entre ellas el Ministerio de

Seguridad Pública.

Importante Cabe destacar que como parte de la transición del sistema Comprared 2.0 hacia SICOP, los siguientes trámites deberán ser generados en el sistema Comprared 2.0, siempre y cuando el contrato original (contrato marco) haya sido tramitado en ese mismo sistema, estos son:

Objetos de Convenios Marco vigentes en esa plataforma

Inyecciones de Contenido de contratos vigentes, de solicitudes creadas en esa plataforma

Modificaciones Contractuales (Art. 200 RLCA)

Contratos Adicionales (Art. 201 RLCA)

Reajustes de Precios

Pagos por rebajos en SIGAF Así mismo se recuerda que estas solicitudes se deben ingresar como Nulas Sin Contenido, lo anterior en acatamiento a la Circular No CCAF-0007-2016, sobre uso de reserva de recurso.




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5.2 Publicidad del Programa de Adquisiciones

Es importante que los Directores de los Programas y Subprogramas realicen una

adecuada planeación de las compras públicas para que se desarrollen y ejecuten durante

el año presupuestario con el fin de favorecer al logro de los objetivos institucionales, esto

mediante el Programa de Adquisiciones.

Para el año presupuestario 2016, se emitió el oficio Circular No. DPI-45-2015, del 1 de

setiembre de 2015, solicitando la remisión del Plan Anual de Adquisiciones para dicho

periodo.

La publicación del extracto, tal como lo señala el Artículo 7° del Reglamento a La Ley de

Contratación Administrativa, se realizó el día 2 de diciembre de 2015 en el Diario Oficial

La Gaceta No. 234.

Esta información se encuentra disponible en la dirección electrónica

http://www.sicop.go.cr, Avisos por Instituciones, desde el mes de diciembre de 2015 así

como en Comprared desde el mes de enero de 2016.

Este proceso es imprescindible para emprender cualquier procedimiento de compra para

el año vigente.

Artículo 7 - Publicidad del Programa de Adquisiciones En el primer mes de cada período presupuestario, la Administración dará a conocer el Programa de Adquisiciones proyectado para ese año, lo cual no implicará ningún compromiso de contratar. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa




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5.3 Requisitos previos

Los Programas y Subprogramas deben cumplir y gestionar adecuadamente los diversos

requerimientos presentes en la fase previa de todo proceso de compra pública, a fin de

lograr mejores resultados en las fases posteriores de trámite del procedimiento de

contratación administrativa y de ejecución contractual, procurando de mejor manera la

satisfacción del interés público así como el uso eficaz y eficiente de los recursos

económicos, materiales y humanos a veces tan limitados con los que dispone la

Administración, todo de previo a la inclusión de las solicitudes de contratación en el

sistema electrónico de Compras Públicas respectivo.

Lo anterior evitará además, tener que solicitar información adicional o tramitar

devoluciones o rechazos de las mismas, lo cual implica un reproceso por cuanto el

procedimiento de contratación administrativa no inicia hasta tanto se corrija la solicitud de

contratación 1, debido a la integración del sistema electrónico de Compras Públicas

respectivo con el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF).

1 Según Circular No. DGABCA-NP-019-11, del 10 de enero de 2011, de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa

5.3.1 Delimitar el Objeto Contractual y la Partida respectiva

Una vez se tenga delimitado el objeto contractual que se desea adquirir y cuya naturaleza

obedece a la satisfacción de una necesidad, se debe asociar a la partida correspondiente.

5.3.2 Creación de Códigos de Identificación

En aquellos casos en los que las características técnicas del objeto no coincidan con los

de alguna Ficha Técnica creada en el SICOP, la Unidad Solicitante deberá realizar el

siguiente procedimiento:

Remitir debidamente lleno el Formulario No. DPI-FO14O00-PC denominado “Requisitos

para registro de códigos en SICOP. (Ver Anexo No. 1)

Partida Presupuestaria

Ver guía de Partidas en el Apéndice No. 1




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5.3.3 Determinar las especificaciones, según el reconocimiento de la

necesidad

Adicionalmente, se deben definir las especificaciones del objeto contractual, con la

finalidad de satisfacer en un 100% la necesidad de la Administración. Tales como los que

se detallan a continuación:

Tipo de Solicitud

General Ministerio de Seguridad Pública

Con Contenido Presupuestario

Sin Contenido Presupuestario

Cuenta Especial (Ver Anexo No. 2)

Canje (Ver Anexo No. 3)

Responsables

(de la Contratación, del Análisis

Técnico, del Seguimiento y del

Contrato)

Nombre del funcionario, teléfono de contacto y correo

electrónico

(según lo designe el Programa o Subprograma)

Unidad de Medida Unidad, litros, metros, kilogramos, centímetros cúbicos,

horas, etc. (Utilizar el sistema métrico decimal).

Embalaje o presentación

requerida

Ejemplo: rollos, galones, cajas, paquetes, estañones,

etc.

Cantidad

En el caso de servicios, se debe indicar un (1) servicio

con el detalle de lo que corresponda

Ejemplo: 1 servicio de alquiler de 25 computadoras

Tallas XS, S, M, L, XL

Colores

Dimensiones Alto, largo, ancho, grosor, espesor, profundidad, rango

(máximo, mínimo)

Material Ejemplo: madera, metal, etc.

Modelo, código

Forma Ejemplo: rectangular, cilíndrico, etc.

Peso

Calibre

Capacidad Almacenamiento, potencia, resistencia, volumen

Fuente de financiamiento

001: Ordinaria

280: Extraordinaria

Cuentas Especiales (fondos de pesca)




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En caso de contratos Plazo de vigencia

Posibles prórrogas

Forma de Pago

Contra entrega

Por periodo (mensual, bimestral, etc.)

Por avance

Modalidad de entrega

Una sola entrega

Cantidad definida (entregas parciales)

Entrega según demanda (Ver Anexo No. 4)

Ejecución por consignación

Solicitud de muestras

Indicar tipo de pruebas, verificaciones y valoraciones,

autoridad encargada del estudio, así como el destino,

considerando la dimensión de las mismas

(Ver Anexo No. 5, Jurisprudencia y lineamientos sobre

solicitud de muestras)

Posibles causas de

incumplimiento contractual

Cláusula Penal Porcentaje aplicable (Ver Anexo No. 6)

Otras especificaciones Referirse a la Sección 6 del presente Instructivo:

Especificaciones según partida

Importante - Recordar que al momento de definir las especificaciones, en lo que corresponde a

las medidas del objeto, se debe hacer uso del Sistema Métrico Decimal.

Para Longitud Para Masa Para Capacidad

Metros Gramos Litros ** Y sus equivalencias: Kilo, Hecto, Deca, Deci, Centi, Mili **

La unidad de medida del objeto contractual debe coincidir con el precio unitario indicado en la solicitud de pedido. En el Apéndice No. 2, se adjunta una Tabla de Equivalencias, para uso de los Programas y Subprogramas en el caso de que lo requieran.




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De acuerdo a la naturaleza del objeto contractual o a la cuantía del negocio se define el

tipo de procedimiento que se va a tramitar, por lo cual es importante tener en

consideración los existentes.

5.3.4 ¿Se encuentra incluido en el Plan de Adquisiciones publicado a inicios

del año?

Tener en cuenta que se debe indicar el número de Gaceta en el que se realizó la

publicación correspondiente al Plan de Adquisiciones del objeto contractual en cuestión,

así como la fecha del Diario Oficial.

Tipos de trámite

Alquiler de inmueble

Artículo 130 2

Artículo 131 2

Artículo 131 prorrogable 2

Artículo 200 2

Artículo 201 2

Convenio Marco 2

Inyección de Contenido 2

Trámites con permiso de la Contraloría General de la República 2

Pagos por reajuste 2

CD: Contratación Escasa Cuantía

LA: Licitación Abreviada

LN: Licitación Pública

2 Referirse al Anexo No. 7 para mayor información sobre los requerimientos

¿Qué hacer si no está incluido? Solicitar la Modificación al Plan de Adquisiciones (ver Anexo No. 8)




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5.3.5 ¿El trámite no corresponde a un trámite por reserva?

5.3.6 ¿Se han tramitado compras por el mismo objeto contractual durante el

mismo periodo presupuestario, provocando un fraccionamiento?

5.3.7 ¿El Objeto Contractual a adquirir está disponible en Convenio

Marco ?

Es primordial realizar la revisión respectiva a fin de verificar si el Objeto Contractual se

encuentra dentro del Convenio Marco, de modo que al momento de generar el trámite se

ingrese en forma adecuada.

Recordando que este tipo de trámites se solicitan directamente a la Dirección Financiera, e incluye lo que señala la Circular No. CCAF-010-2011

Con excepción de tiquetes aéreos y servicios de limpieza en Convenio Marco

Artículo 13 - Fragmentación La Administración no podrá fraccionar sus operaciones respecto a necesidades previsibles con el propósito de evadir el procedimiento de contratación que corresponde. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa

Artículo 115 - Convenio Marco “…Los integrantes de un convenio marco, están obligados a consultarlo, antes de tramitar otro procedimiento para la adquisición de bienes y servicios cubiertos por el convenio y obligados a utilizarlo, salvo que demuestren mediante resolución motivada, poder obtener condiciones más beneficiosas con otro procedimiento, tales como, precio, condiciones de las garantías, plazo de entrega, calidad de los bienes y servicios, mejor relación costo beneficio del bien…” (El destacado no corresponde al original) Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa




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5.3.8 Definir la Estimación Contractual

La Ley de Contratación Administrativa en sus artículos 8 y 31, así como su Reglamento en los artículos 8 y 12, establecen como un requisito previo de toda compra pública, que la Administración estime el monto aproximado del costo del objeto contractual, lo cual deberá realizarse en términos razonables bajo responsabilidad de la unidad solicitante o titular subordinado.

La Contraloría General de la República en el año 2004, publicó en el Diario Oficial La Gaceta Nº 221 del 11 de noviembre, algunos lineamientos a seguir en materia de compras públicas, entre los cuales se encuentra el siguiente:

“(…) a) Al amparo de los artículos 8 y 31 de la Ley de Contratación Administrativa, las administraciones públicas deben establecer el monto estimado por reservar de sus presupuestos para una determinada contratación. Como parte de la estimación se impone realizar un estudio técnico o de mercado para obtener - en términos razonables - el posible precio por pagar. Los documentos que amparan tal estimación y el estudio técnico o de mercado deberán constar en expediente administrativo; asimismo, será obligación del jerarca referirse a ellos en la decisión que da inicio al procedimiento de que se trate, según lo ordena el artículo 7 de la Ley de Contratación Administrativa.” (El destacado no corresponde al original)

Más recientemente el Órgano Contralor ha reiterado mediante múltiples pronunciamientos administrativos, que para realizar una estimación actualizada del costo del objeto conforme a las reglas de la estimación del negocio, se puede recurrir a realizar una revisión de precios promedios de mercado del objeto

Importante Las instituciones del Sector Público que en este momento compran a través de los Convenios Marco vigentes, podrán continuar adquiriendo los bienes y servicios hasta su vencimiento, esto implica por lo tanto el uso de la plataforma Comprared 2.0 para ingresar solicitudes de pedido en el caso de que sean compras de objetos de Convenios Marco aún vigentes en esa plataforma (Directriz No. DGABCA-NP-03-2015, del 23 de marzo de 2015) Los Convenios Marco vigentes se pueden verificar en la página de Comprared 2.0 https://www.hacienda.go.cr/scripts/criiiext.dll?UTILREQ=COMPRARED.

https://www.hacienda.go.cr/scripts/criiiext.dll?UTILREQ=COMPRARED




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contractual o a utilizar otros mecanismos de actualización o proyección de precios mediante otras alternativas que resulten razonables según la naturaleza del objeto, conforme se establezca a lo interno de cada Administración, indicando entre otros que:

“(…) Sobre la necesidad de realizar la estimación actualizada del objeto contractual, debemos aclarar que es una obligación para todos los procedimientos concursales, sean ordinarios o de excepción; pero consideramos que la forma en cómo lo realice cada Administración es a fin de cuentas un tema de control interno en función de los montos invertidos y con base a una lectura razonable de tal suerte que no podría ser la misma solución para todos los casos.” (Contraloría General de la República, oficios 03660 del 28 de abril de 2008 (DCA-1167-2008), R-DCA-302-2011 de las nueve horas del veintiuno de junio del dos mil once). (El destacado no corresponde al original)

En razón de ello, se recomienda que los Programas o Subprogramas promedien los precios obtenidos en los estudios de mercado que realicen a efecto de estimar un objeto contractual, tomando en cuenta su razonabilidad en atención al posible valor de mercado de los bienes o servicios que van a licitar. Vale recalcar que la estimación contractual, costo del objeto o estimación del negocio, es un tema fundamental que tiene múltiples consecuencias prácticas y jurídicas, entre ellas la finalidad de cumplir cuatro propósitos fundamentales: primero, proporcionarnos un monto aproximado del valor del objeto contractual a adquirir; segundo, proporcionarnos un monto de compra para determinar el tipo de procedimiento de contratación administrativa que corresponde tramitar por cuantía; tercero, nos proporciona el alcance del contenido presupuestario a garantizar para cada periodo presupuestario, pudiendo así programar el procedimiento de contratación para no sub ejecutar monto alguno, dividir el objeto en etapas de ejecución o simplemente tener certeza sobre el contenido presupuestario que se debe garantizar para el siguiente periodo presupuestario; y cuarto, se constituye en un parámetro para valorar en una fase posterior como lo es la fase de análisis de ofertas, si el precio ofertado por las empresas participantes, amerita un análisis de estructura de costos u otro, capaz de determinar su razonabilidad o no. En atención a lo anterior, se establecen dos lineamientos en esta materia: 1. En fase de análisis de ofertas, el área técnica designada por el Programa o

Subprograma gestor para determinar el cumplimiento o elegibilidad de las ofertas presentadas a concurso, deberá de una vez referirse a la




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razonabilidad de los precios ofertados para cada línea, debiendo el Programa o Subprograma implementar las medidas necesarias para verificar y garantizar de manera oportuna, que el contenido disponible en esa solicitud de contratación resulta suficiente para proceder a dictar acto final, incluso si ello implica sustituir dicha solicitud de contratación para inyectar el contenido presupuestario faltante según los montos que se van a adjudicar.

2. Esta Proveeduría Institucional considera que un exceso en los precios

presentados a concurso que supere el 25% del monto estimado en la solicitud de contratación, no resulta razonable para el interés público por cuanto es público y notorio que los precios que cotizan las empresas o posibles oferentes en un sondeo de precios de previo a un concurso público, no corresponden a la realidad de mercado por cuanto se “inflan” o cotizan con una tendencia a la alta en el tanto a los posibles oferentes no les interesa revelar con exactitud el monto que presentarían en una fase posterior como lo es la de concurso; siendo que en fase de procedimiento se debería acreditar una tendencia a la baja, y no un incremento que supere el porcentaje que se establece en este punto. Sin embargo esto no excluye la posibilidad de realizar un análisis en cada caso en particular.

La estimación contractual se podrá realizar por medio de facturas proforma,

sondeos de precios o consultando a proveedores: sean por medio de llamadas

telefónicas, correo electrónico o visitas, siempre y cuando se acredite por el

funcionario responsable.

Para efectos de la elaboración formal del Estudio Referencial de Precios, la

información se debe plasmar en el Formulario Referencial de Precios (Ver

Anexo No. 9), el cual se adjuntará posteriormente al expediente digital en el

sistema electrónico de Compras Públicas respectivo como un anexo a la solicitud

de contratación. Debe indicarse expresamente el nombre de la la empresa

consultada, la cual debe estar inscrita y activa en el Registro de Proveedores de

SICOP.

Este instrumento constituye una declaración bajo fe de juramento, mediante la

cual, el responsable de su realización debe llevar a cabo el estudio de mercado en

cada Unidad solicitante y hacer constar que los datos ahí consignados son

fehacientes en todos sus extremos, por lo que la Dirección de Proveeduría




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Institucional, bajo el principio de buena fe, tomará como legítima toda la

información consignada en dicho formulario, debiendo el Programa o

Subprograma solicitante conservar la documentación de respaldo

respectiva.(Circular No. DPI-48-2015, del 25 de setiembre de 2015).

¿Qué información se debe incluir en el Formulario Referencial de Precios?

Descripción, características y/o especificaciones técnicas del objeto contractual.

Referencia del costo del objeto contractual mínimo por parte de tres proveedores

(preferiblemente incluidos en el registro de proveedores de SICOP).

Nombre y número de cédula del funcionario que elabora el estudio.

Se recuerda que el Estudio Referencial de Precios y la información detallada en él,

no debe exceder los tres (3) meses desde su elaboración hasta el ingreso a la

Dirección de Proveeduría, como parte de la solicitud de contratación.

Es responsabilidad del Jefe de Programa o Subprograma, verificar que la información

remitida por los proveedores comerciales (especificaciones técnicas, características, o

condiciones) corresponda al objeto contractual que indican que satisface la necesidad.

Trámites para los cuales es posible prescindir del Estudio Referencial de Precios

- Convenio Marco - Artículo 130 (Actividad Contractual desarrollada entre sujetos de Derecho

Público) - Artículo 131 (Objetos de naturaleza o Circunstancia concurrente incompatibles

con el Concurso, RLCA) - Artículo 200 (Modificación Unilateral del Contrato, RLCA) - Artículo 201 (Contrato Adicional, RLCA) - Inyecciones de Contenido - Obras por Remodelación Internas de Oficinas o Delegaciones & Obras por

Construcción de Edificaciones 3 - Pagos por reajuste de precios - Pagos por rebajos en SIGAF

3 Para estos objetos, suministrar criterio técnico de precios (Según Circular No. 0012/2015-DOC-SP, del 5 de mayo de 2015, emitida por la Arq. Irene Soto Urbina, Jefe Departamento de Obras Civiles)




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5.3.9 ¿Se cuenta con Disponibilidad Presupuestaria?

El Programa o Subprograma Presupuestario es responsable de respaldar el respectivo

pago que derive de cada contratación administrativa dentro del periodo presupuestario en

el que se estime que se llevará a cabo su ejecución, de conformidad con la normativa

vigente.

Lo que procura la norma, es que de previo al inicio del procedimiento de

contratación administrativa, y como resultado de un proceso de planificación, se

disponga de los recursos presupuestarios suficientes para garantizar el pago o

cualquier erogación derivada de dicho procedimiento, debiendo así, no solo

garantizar que los recursos están asignados o reservados sino que además

estarán disponibles para garantizar el respectivo pago en fase de ejecución. No

se trata así de un requerimiento de forma, sino de un prerrequisito que debe

planearse y administrarse ligándolo preferiblemente con los resultados obtenidos a

raíz del ejercicio de elaborar el cronograma del proceso de compra, el cual podrá

colaborar con la toma de decisiones necesarias para garantizar en el momento

procesal oportuno tanto el contenido suficiente para el pago efectivo así como que

no se sub ejecutarán recursos presupuestarios por garantizar una contratación

administrativa que desde la fase previa tenemos la certeza de que iniciará su

ejecución hasta el siguiente ejercicio económico y no en el que se inicia, siempre y

Artículo 9 - Disponibilidad Presupuestaria Cuando se tenga certeza que el contrato se ejecutará en el período presupuestario siguiente a aquél en que dio inicio el procedimiento, o bien, éste se desarrolle por más de un período presupuestario, la Administración, deberá tomar las previsiones necesarias para garantizar, en los respectivos años presupuestarios el pago de las obligaciones. Para atender una necesidad muy calificada en casos excepcionales, en los que el inicio del procedimiento y la ejecución del contrato puedan darse dentro de un mismo período presupuestario y no se cuente con la totalidad de los fondos, se podrá solicitar autorización a la Contraloría General de la República para dar inicio en esa condición. En estos casos, la Contraloría General de la República, dispondrá de un plazo de diez días hábiles para pronunciarse sobre el particular. En las bases del concurso se advertirá expresamente sobre esta circunstancia. En este supuesto no podrá dictarse el acto de adjudicación hasta tanto no se cuente con el disponible presupuestario. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa




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cuando no nos encontremos ante el supuesto de que el contenido presupuestario

que garantizará esa contratación particular es objeto de una modificación

presupuestaria.

En los casos en los que el contrato se ejecute en el periodo siguiente o se desarrolle por

más de un periodo, el Jefe de Programa o Subprograma Presupuestario deberá acreditar

que se compromete a realizar la reserva presupuestaria para el periodo económico

siguiente.

En los casos en los que el procedimiento se inicie sin contenido presupuestario, el

Programa o Subprograma presupuestario procederá a crear una nueva Solicitud de

Contratación con el contenido suficiente, según corresponda.

5.3.10 Definir el Tipo de Trámite

Una vez estimado el costo del objeto contractual, el cual debe tomar en cuenta las

cantidades a requerir así como el monto de todas las formas de remuneración incluyendo

el costo principal, los fletes, los seguros, los intereses, los tributos y cualquier otra suma

que deba reembolsarse como consecuencia de la contratación, se debe definir el tipo de

procedimiento de contratación.

Lo anterior según los Límites Generales de Contratación Administrativa para el año en

vigencia, los cuales se emiten y comunican por la Contraloría General de la República.

Para el año 2016, los límites corresponden a los siguientes:




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Límites Generales de Contratación Administrativa

Ministerio de Seguridad Pública

Estrato B

(Excluye Obra Pública)

Año 2016

Licitación

Pública Licitación Abreviada

Contratación

Directa

Recurso de

Apelación

Artículo 84

LCA

Igual o más de Menos de Igual a o más

de Menos de A partir de

₡ 542.000.000,00 ₡ 542.000.000,00 ₡ 28.140.000,00 ₡ 28.140.000,00 ₡ 223.400.000,00

Límites Generales de Contratación Administrativa

(Para Obra Pública)

Año 2016

Licitación

Pública Licitación Abreviada

Contratación

Directa

Recurso de

Apelación

Artículo 84

LCA

Igual o más de Menos de Igual a o más

de Menos de A partir de

₡ 842.000.000,00 ₡ 842.000.000,00 ₡ 43.700.000,00 ₡ 43.700.000,00 ₡ 347.000.000,00

Según Resolución No. R-DC-014-2016, emitida por la Contraloría General de la República, publicada en el

Diario Oficial La Gaceta No. 41, Alcance Digital No. 28, del 29 de febrero de 2016 y comunicado mediante

Circular No. DPI-21-2015, del 7 de marzo de 2016




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Al momento de definir el límite se debe tener en cuenta que si la necesidad justifica que la

adquisición del bien o servicio sea prorrogable, esto se debe indicar y adicionalmente

tomarse en consideración a efecto de realizar la estimación contractual y por ende el tipo

de procedimiento, puesto que la prórroga implica que el monto se incremente.

Por otro lado en el caso de precios en dólares, el Programa o Subprograma bajo su

responsabilidad debe considerar un rango de diferencial cambiario a fin de que sea

posible soportar la fluctuación del dólar y no entrabar el trámite, por lo que se recomienda

que este sea de un 10%. Si el contenido no es suficiente implica para el Programa o

Subprograma sustituir la Solicitud de Contratación para inyectarle contenido, lo cual no es

lo óptimo dado que se puede prever con anterioridad.

Adicionalmente, es importante considerar que según el tipo de procedimiento, el cual

responde a la naturaleza o al costo del objeto contractual se debe tener en cuenta las

fechas límites definidas por la Dirección de Proveeduría para la recepción de solicitudes

de contratación, las cuales se detallan a continuación:

Fecha Límites para la Recepción de

Solicitudes de Contratación

Tipo de Trámite Fecha

Licitación Pública 11 de Marzo de 2016

Licitación Abreviada 1 de Julio de 2016

Contratación de Escasa Cuantía 28 de Octubre de 2016

Trámites mediante al Artículo 201

del RLCA, Convenio Marco y

Contrataciones Excepcionadas

11 de Noviembre de 2016

Según Circular No. DPI-57-2015, del 22 de diciembre de 2015

Por experiencia de años anteriores se recomienda apegarse a estas fechas lo

mayormente posible y planificar cada procedimiento de compra pública en atención a la

naturaleza del objeto contractual, al tipo de procedimiento y a sus elementos esenciales

(especialmente su plazo de entrega o ejecución) con la finalidad de cumplir con los plazos

señalados para el trámite de los procedimientos de contratación administrativa, garantizar

el pago efectivo dentro del periodo presupuestario en el que se hace la reserva, evitar

arrastres y disminuir el riesgo de la sub ejecución presupuestaria el cual es de exclusiva

responsabilidad de los Programas y Subprogramas.




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5.3.11 Determinar si en atención al objeto contractual y a las disposiciones

del Programa o Subprograma se requiere Criterio de una Unidad

Técnica Especializada

Si por la naturaleza del objeto contractual se requiere algún criterio de este tipo, se debe

coordinar su obtención con la instancia competente.

Departamento de Comunicaciones Policiales

Departamento de Obras Civiles o Unidad de Proyectos

Departamento de Transportes

Departamento Salud Ocupacional

Dirección General de Armamento

Dirección de Tecnologías de Información

La información consignada debe venir con el nombre y la firma del responsable del área

técnica respectiva.

Referirse a la Sección 6 del presente Instructivo Disposiciones específicas para la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios de especial naturaleza

Importante Según Circular No. 013-DTI-2015, del 4 de noviembre de 2015 emitida por la Licda. Jacqueline Sequeira Torres, se remitió el Formulario No. DTI-FC01 denominado Solicitud de Aprobación de Compra y/o Alquiler de Recursos Informáticos. Lo anterior para efectos de las partidas que se indican a continuación:

10103: Alquiler de equipo de cómputo

10104: Alquiler y derechos de telecomunicaciones

10405: Servicios de desarrollo de sistemas informáticos

10808: Mantenimiento y reparación de equipo de cómputo y sistemas de información

29901: Útiles y materiales de oficina y computo, sub clase 445 cinta magnética y de respaldo

50103: Para las subclases 005 centrales y teléfonos, y la 035 proyectores

50105: Equipo y programas de cómputo

59903: Bienes intangibles




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5.3.12 Cumplir con lo dispuesto en la Directriz No. 023-H 4, dirigida al Sector

Público “Sobre la Eficiencia, Eficacia y Transparencia en la Gestión

Presupuestaria de la Administración Pública”

Según la Directriz mencionada se establecen requisitos adicionales para toda entidad que

requiera ejecutar determinadas subpartidas.

Esta información debe ser bajo el formato de resolución según lo consignado en el oficio

No. DVA-367-2015, del 12 de mayo de 2015, suscrito por la Máster Bernardita Marín

Salazar, y así mismo firmados por ella, siempre y cuando se siga el procedimiento

respectivo, tal como se indica en el oficio señalado.

Ver Anexo No. 10 Detalle de Subpartidas que deben cumplir con lo instaurado en la Directriz No. 023-H




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5.4 Decisión Inicial

Artículo 8 – Decisión Inicial La decisión administrativa que da inicio al procedimiento de contratación será emitida por el Jerarca de la Unidad solicitante o por el titular subordinado competente, de conformidad con las disposiciones internas de cada institución. Esta decisión se adoptará una vez que la unidad usuaria, en coordinación con las respectivas unidades técnica, legal y financiera, según corresponda, haya acreditado, al menos, lo siguiente: a) Una justificación de la procedencia de la contratación, con indicación expresa de la necesidad a satisfacer, considerando para ello los planes de largo y mediano plazo, el Plan Nacional de Desarrollo, el Plan Anual Operativo, el presupuesto y el Programa de Adquisición Institucional, según corresponda. b) La descripción del objeto, las especificaciones técnicas y características de los bienes, obras o servicios que se requieran, en caso de que puedan existir diferentes opciones técnicas para satisfacer la necesidad, acreditar las razones por las cuales se escoge una determinada solución, así como la indicación de la posibilidad de adjudicar parcialmente de acuerdo a la naturaleza del objeto. La Administración Central de manera obligatoria, y facultativamente las demás instituciones del Sector Público, utilizarán el catálogo de mercancías de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda. c) Cuando corresponda por la naturaleza del objeto, los procedimientos de control de calidad que se aplicarán durante la ejecución del contrato y para la recepción de la obra, suministro o servicio. d) La estimación actualizada del costo del objeto, de acuerdo con lo establecido en el presente Reglamento en cuanto a la estimación del negocio. e) En las licitaciones públicas, salvo que por la naturaleza del objeto no resulte pertinente, deberá acreditarse la existencia de estudios que demuestren que los objetivos del proyecto de contratación serán alcanzados con una eficiencia y seguridad razonables. Para determinar la eficiencia, se valorará el costo beneficio de modo que se dé la aplicación más conveniente de los recursos asignados. La seguridad razonable será determinada una vez considerados los riesgos asociados de la contratación, y éstos sean analizados y evaluados para adoptar las medidas pertinentes de administración de riesgos, según lo dispone la Ley General de Control Interno. f) Indicación expresa de los recursos humanos y materiales de que dispone o llegará a disponer para verificar la correcta ejecución del objeto del contrato. En la etapa de definición de especificaciones técnicas, selección y ejecución contractual deberá participar la unidad usuaria de la Administración que formuló el requerimiento. g) La designación de un encargado general del contrato cuando, por la magnitud del negocio o porque así sea conveniente al interés público o institucional, tal designación resulte conveniente para la adecuada ejecución del contrato. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa




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Tal como lo estipula el artículo 8 citado, esta decisión se adoptará una vez que la

unidad usuaria, en coordinación con las respectivas unidades técnica, legal y

financiera, según corresponda, haya acreditado, al menos, lo siguiente:

La especificación, determinación y alcance del objeto contractual, ya sea que se

trate de bienes, servicios u obras indicando la necesidad que se pretende

satisfacer; el análisis de requerimientos, la planificación y programación de las

compras de manera que se detallen cantidades, modalidades de entrega, formas

de pago en atención a la naturaleza del objeto, entre otras.

Asimismo debe verificarse el contenido económico con que se cuenta según los

resultados reflejados por el estudio referencial de precio o estudio de mercado

realizado al efecto y que sea suficiente para garantizar el pago respectivo en fase

de ejecución. (Artículo N°8 y N°9 de la Disponibilidad presupuestaria de la Ley de

Contratación Administrativa y su Reglamento).

De la misma forma tal cual lo señala el inciso c) del artículo 8 del Reglamento a la

Ley de Contratación Administrativa indicado, las Circulares No. DGABCA-NC-02-

2016 y No. DPI-014-2016, reiteran la importancia de que en los procesos de

Contratación Administrativa se observe en todos sus extremos de los

requerimientos necesarios para satisfacer el interés público, un enfoque de

eficiencia y mejoramiento continuo, con el fin de que las compras públicas

cumplan con las especificaciones de calidad.

Además de incluir en las condiciones cartelarias de admisibilidad de los

concursos, las normas impuestas por los reglamentos oficiales que son de uso

obligatorio, los cuales buscan promover el cumplimiento de objetivos sociales,

económicos y ambientales, todo en un marco de calidad y mejora continua.

En ese sentido, se les instruye para que cada unidad programática perteneciente a

esta Cartera Ministerial, vele para que en los procedimientos de contratación

administrativa se cumpla con la implementación de las normas de calidad

emitidas por los órganos competentes, las cuales deben de tomarse en

consideración para ser aplicada ya sea en los criterios de admisibilidad o en los

factores de evaluación de los pliegos cartelarios, según corresponda.




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Se advierte que para que en un procedimiento de contratación administrativa de

compra de bienes o suministros proceda la aplicación de lo dispuesto en el

segundo párrafo del artículo 86 del Reglamento a la Ley de Contratación

Administrativa, el Jefe de cada Programa o Subprograma deberá indicar desde la

solicitud de contratación o decisión inicial, además de la cantidad de bienes para

la que garantiza el contenido económico y solicita la compra, la cantidad real de

bienes que satisface al 100% la necesidad institucional descrita, por lo que en

caso de que si al momento de adjudicar, la oferta ganadora presentara un precio

menor al monto presupuestado, solicita adjudicar una cantidad mayor de bienes

hasta el máximo indicado.

En caso de omisión de dicha indicación, y ante este supuesto fáctico al momento

de adjudicar, el Jefe de Programa o Subprograma, podrá requerir a la Proveeduría

Institucional la aplicación del citado artículo, indicando bajo su responsabilidad,

que la necesidad así lo justifica. En este último caso se aumentarán cantidades

hasta un máximo del 50% adicional.

Todo lo anterior, bajo el entendido de que en estos supuestos el adjudicatario

antes de que el acto final adquiera firmeza, tiene el derecho de renunciar a ese

excedente en la adjudicación por las razones que él le indique a la Administración.




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Importante Como apoyo a la gestión se recuerda que el Departamento de Programación y Control desarrolló para las áreas usuarias, en este caso los Programas y Subprogramas, una serie de Formularios con los requerimientos, para los siguientes tipos de trámite:

- DPI-FO04O01-PC: Requisitos para solicitudes de tramites concursales

- DPI-FO05O01-PC: Requisitos para solicitud de contrato adicional según artículo 201

- DPI-FO06O01-PC: Requisitos para solicitud de entrega según demanda por artículo 154 inciso B

- DPI-FO07O01-PC: Requisitos para solicitudes de tramites excepcionados según artículo 131 - DPI-FO08O01-PC: Requisitos para solicitudes de inyección de contenido

- DPI-FO09O01-PC: Requisitos para solicitud de modificación unilateral del contrato según artículo 200 - DPI-FO10O01-PC: Requisitos para solicitudes de Convenio Marco

- DPI-FO11O01-PC: Reajustes de precios o pagos de diferencias

- DPI-FO15O00-PC: Requisitos para actividad contractual desarrollada entre

sujetos de derecho público artículo 130

Ver Anexo No. 11, para efectos de su uso y aplicación los mismos son documentos diseñados en formato digital, en Excel. Una vez completados deben ser guardados en formato PDF y ser firmados digitalmente por el Jefe de Programa respectivo (con el fin de fomentar lo instaurado por el gobierno digital). Posteriormente se deben subir al sistema electrónico de Compras Públicas respectivo, como parte de los Anexos. Una vez que se publique para el año en curso la versión respectiva del presente Instructivo, los mismos serán remitidos vía electrónica a los encargados de manejo presupuestario, de igual forma pueden ser solicitados por medio de los correos [email protected] y [email protected]. En el caso de trámites para los cuales no se haya establecido un Formulario, el procedimiento se debe realizar mediante oficio el cual deberá detallar toda la información respectiva, firmado por el Jefe de Programa o Subprograma Presupuestario e incorporarse al expediente digital.

mailto:[email protected]





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5.4.1 Perfil de acceso al Sistema

5.4.1.1 Sistema Comprared 2.0

Para efectos de cualquier transacción en el sistema Comprared 2.0, es necesario contar

con un perfil el cual tiene una serie de roles que determinan los accesos y limitaciones del

usuario, esto según la responsabilidad que tenga dentro del proceso de contratación

administrativa, entiéndase todo lo relativo a solicitudes de pedido y trámites.

Este perfil lo valida la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación

Administrativa del Ministerio de Hacienda contra la firma digital y por lo tanto tiene la

misma vigencia.

La gestión de este trámite se canaliza a través de la Dirección de Proveeduría, remitiendo

inicialmente un oficio de solicitud debidamente firmado por la Jefatura de forma tal que

una vez recibido, se irá guiando al solicitante en el proceso.

5.4.1.2 SICOP

Para la obtención de roles y perfiles requeridos por los funcionarios para el uso del

Sistema, éstos deberán gestionarse a través del funcionario que cada Institución designe

como Administrador del Sistema SICOP, una vez que se inicie el proceso de

implementación en cada institución. (Directriz No. DGABCA-NP-06-2015, del 11 de mayo

de 2015)

Contacto - Funcionarios designados como Administradores del Sistema SICOP Ingeniero Sergio Merino Rodríguez Dpto de Programación y Control, Dirección de Proveeduría Institucional Teléfono: 2586-4041 E-mail: [email protected] Máster Rosa Eugenia Chacón Alvarado Dpto de Programación y Control, Dirección de Proveeduría Institucional Teléfono: 2586-4041 E-mail: [email protected]






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El trámite que corresponde a los Programas y Subprogramas es remitir mediante correo

electrónico la solicitud del tipo de perfil requerido para uso del sistema.

5.4.2 Inclusión de la Solicitud de Contratación y de los Anexos en el

Sistema respectivo

Los Programas y Subprogramas Presupuestarios deben ingresar la Solicitud de

Contratación en el sistema electrónico de Compras Públicas respectivo, hasta que hayan

cumplido con todos los requisitos indicados en los párrafos anteriores.

Se deben adjuntar todos los documentos correspondientes al trámite, los cuales deben:

Ser legibles

Ser consecutivos

No estar invertidos

No estar duplicados

Adicionalmente se debe tener presente para documentos como certificaciones, estudios

de mercado, facturas proforma, personerías, poderes, entre otros; la vigencia de los

mismos.

Importante

- En caso de que persistan dudas o consultas antes de ingresar una solicitud de contratación en el sistema electrónico de Compras Públicas respectivo, se recomienda aclarar las mismas con los funcionarios del Departamento de Programación y Control, este departamento llevará un control mediante la boleta de Consultas de Revisión de Solicitudes de Pedido, para consultas presenciales.




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5.4.3 Inclusión de los Aprobadores de las Solicitudes de Contratación en el

sistema SICOP

Una vez incorporados los requisitos a la solicitud, el encargado en el Programa o Sub

Programa debe seleccionar a las personas encargadas de aprobar la solicitud de

contratación.

5.4.4 Aprobación del Jefe de Programa o Subprograma

Reiterar la responsabilidad del Jefe del Programa o Subprograma al momento de realizar

la aprobación de la Solicitud de Contratación, la cual implica que está brindando la

autorización para la ejecución del trámite. Adicionalmente, el principio de integralidad

señala que toda la documentación anexa a la solicitud de contratación se entiende

avalada en su totalidad por el Jefe de Programa o Subprograma, una vez se apruebe la

solicitud.

Cabe señalar que hasta tanto no se apruebe la solicitud de contratación por el Jefe de

Programa o Subprograma no se tiene por finalizada, impidiendo con ello su continuación.

5.5 Trámite posterior a la Decisión Inicial

Artículo 10 – Trámite posterior a la decisión inicial Una vez adoptada la decisión inicial y cumplidos los requisitos previos, se trasladará a la Proveeduría Institucional quien conducirá el procedimiento de contratación administrativa (…) Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa

Importante

Para solicitudes de contratación sin contenido presupuestario, NO se debe incluir

para aprobación al Director Financiero, sólo debe registrarse al Jefe de Programa o

Subprograma y al Proveedor Institucional.




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La solicitud de contratación aprobada por el Jefe de Programa o Subprograma inicia

en la Dirección de Proveeduría con la revisión por el Departamento de

Programación y Control, el cual cuenta con un plazo de cinco (5) días hábiles.

Una vez notificado el Programa o Subprograma sobre las deficiencias a corregir o a

adicionar en la solicitud de contratación, éste cuenta con un plazo máximo de cinco

(5) días hábiles para subsanar lo señalado por este Departamento según Circular

No. 16-2013-DPI del 7 de junio de 2013. En el caso de que vuelva a reincidir sobre

errores, tendrá un plazo de dos (2) días hábiles para subsanar lo señalado, caso

contrario se procederá a su anulación.

En caso de que la solicitud de contratación sea anulada, el Departamento de

Programación y Control procederá a notificar mediante correo electrónico dirigido al

Jefe de Programa o Subprograma y al encargado de la Gestión de Compras,

haciendo mención al número de solicitud de contratación y el motivo por el cual se

anuló, esto para el debido respaldo para las áreas pertinentes.




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6 Disposiciones Específicas

En el proceso de adquisición de bienes y servicios es importante considerar que debido a

la particularidad de algunos objetos contractuales así como a las características propias

de SICOP, podrán exigirse requerimientos adicionales, a efecto de realizar el

correspondiente procedimiento de contratación administrativa.

A continuación, se especifican los requisitos que deben ser incluidos en el expediente

digital para determinadas partidas.




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6.1 Mantenimiento Preventivo y Correctivo

Para la inclusión de la solicitud de contratación, se debe ingresar el mantenimiento

preventivo y el correctivo en dos líneas por separado utilizando la modalidad según

demanda, aún y cuando sepamos que la modalidad de ejecución del Mantenimiento

Preventivo es por cantidades definidas. Esto debido a una errada clasificación que

presenta SICOP respecto a los tipos de procedimiento.

6.1.1 Mantenimiento Preventivo

Incluye una programación con una determinada frecuencia de visitas que implique

determinadas actividades y componentes como mano de obra, repuestos, etc., que sean

necesarias para garantizar la óptima conservación de los equipos objeto del servicio; las

cuales deben ser descritas de forma expresa y completa. Su modalidad de ejecución es

por cantidades definidas con entregas programadas.

6.1.2 Mantenimiento Correctivo

Inicia su ejecución en el momento en el que se reporta un daño en los equipos objeto de

servicio que debe ser atendido por el contratista, por lo que resulta necesario aportar en la

solicitud de contratación, un listado de posibles reparaciones indicando las demás

condiciones de ejecución como plazos máximos de respuesta, lo que incluye, etc., lo

anterior, con la finalidad de poder comparar ofertas en igualdad de condiciones y

adjudicar precios unitarios. Su modalidad de ejecución es según demanda.




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6.2 10101 – Alquileres de Edificios, Locales y Terrenos

Se insta a los Programas y Subprogramas a tramitar este objeto contractual

mediante concursos público, según lo establece el artículo 159 del Reglamento a

la Ley de Contratación Administrativa, sin embargo, bajo responsabilidad del Jefe

de Programa o Subprograma, estos podrán tramitar el arrendamiento de

inmuebles considerados por ellos “bienes únicos” debiendo acreditar la debida

justificación, y demás requerimientos establecidos a continuación, en aplicación

del artículo 131 inciso j), del citado Reglamento.

Artículo 159 – Arrendamiento de inmuebles

La Administración podrá tomar en arrendamiento bienes inmuebles, con o sin opción

de compra, mediante el procedimiento de licitación pública, licitación abreviada o

contratación directa, según corresponda, de acuerdo con el monto estimado; sin

perjuicio de lo establecido en relación con el arrendamiento o compra de bienes único

de este Reglamento.

Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa

Artículo 131 – Objetos de naturaleza o circunstancia concurrente incompatibles con el

concurso

Inciso j) – Arrendamiento o compra de bienes únicos

La compra o arrendamiento de bienes que en razón de su ubicación, naturaleza,

condiciones y situación se configuren como el más apto para la finalidad propuesta. En

estos casos, el precio máximo será el que fije el personal especializado de la

Institución o en su defecto, de la Dirección General de Tributación.

La Administración podrá pactar el arrendamiento de inmuebles por construir o en

proceso de construcción, cuando ello convenga a sus intereses institucionales o

comerciales, según los términos que las partes convengan.

En el caso de la compra de inmuebles se requiere adicionalmente de la autorización

de la Contraloría General de la República, quien cuenta con un plazo máximo de diez

días hábiles para analizar la gestión.





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Como parte de la decisión inicial los Programas y Subprogramas deben tomar las

acciones necesarias para coordinar con la Proveeduría Institucional, la publicación de “la

necesidad de contratar en arrendamiento un bien inmueble” en al menos, dos medios

de comunicación masivo; como una alternativa para darle transparencia al procedimiento

de contratación y aprovechar otras opciones que puedan resultar elegibles. (Informe de

Control Interno de la Auditoría General No. 01-36-2015 CI/SA del 20 de julio del 2015,

comunicado mediante oficio circular No. DPI-044-2015, del 1 de setiembre de 2015

1. Al momento de incluir la solicitud de contratación en el sistema se debe:

Incluir el monto en una sola línea para efectos del primer pago

Indicar en la descripción: la provincia, el cantón y el distrito donde se

encuentra ubicado el inmueble

2. Especificar los requerimientos a satisfacer de acuerdo a:

El área geográfica de cobertura

Cantidad de funcionarios que laboran o que van a laborar (en el caso de

delegaciones nuevas) para el momento que surge la necesidad y proyección

de crecimiento

Área estimada requerida

Condiciones mínimas deseables de acceso al inmueble y parqueo

Cumplimiento de normativa legal en materia de salud ocupacional y

discapacidad

Otras características consideradas relevantes para la prestación eficiente de

los servicios institucionales.

Según Informe de Control Interno de la Auditoría General No. 01-36-2015 CI/SA, del

20 de julio del 2015, comunicado mediante oficio Circular No. DPI-044-2015, del 1

de setiembre de 2015

3. A partir de los requerimientos mínimos, identificar las posibles edificaciones idóneas

según los cuales la Administración pueda elegir la mejor opción para ser tomada en

arrendamiento y de ser necesario, deberá solicitar apoyo de las áreas técnicas

(Departamento de Obras Civiles y Departamento de Salud Ocupacional)

Lo anterior a través de un Estudio Referencial de Precios, con al menos tres

cotizaciones de alquiler de inmuebles idóneos, señalando las razones técnicas para




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justificar el más apto o de lo contrario las razones por las cuales alguna de las

alternativas no lo es.

4. Oferta o Factura Proforma en original, debidamente firmada, que indique lo

siguiente:

Calidades del Propietario o Apoderado Generalísimo

Descripción del Inmueble

Monto mensual del Alquiler

Indicar el nombre o la razón social según sea el caso, para efectos de la

emisión de la orden de compra y el respectivo pago (si el inmueble tiene más

de un propietario, indicar el nombre de la persona que asumirá esta

responsabilidad)

Número de Cuenta Cliente a donde se depositaría el pago mensual

Vigencia de la Oferta

Las leyendas de aceptación sobre:

La forma de pago usual de Gobierno

La cancelación de los timbres requeridos para el trámite de contratación

Sobre realizar las modificaciones propuestas por: el Departamento de Obras

Civiles, el Departamento de Salud Ocupacional, la Dirección de Informática y

la Dirección General de Armamento, así como el plazo en el que se obliga a

realizarlas

Indicar si el inmueble será ocupado una vez el contrato sea eficaz o hasta una

vez realizadas las remodelaciones

5. Declaración Jurada, debidamente firmada que indique las siguientes leyendas:

Se encuentra al día con el pago de las cuotas obrero patronales

Se encuentra al día con el pago de todo tipo de impuestos nacionales

No le afectan las disposiciones establecidas según artículos 22 y 22 bis de la

Ley de Contratación Administrativa, y Artículo 65 del Reglamento a la Ley de

Contratación Administrativa

Que se encuentra al día con el pago del Impuesto de Sociedades Anónimas,

sólo si corresponde a una Sociedad Anónima

6. Las siguientes Certificaciones o Documentos oficiales:

Certificación de inscripción en el registro de proveedores del Ministerio de

Hacienda

Fotocopia de la Cédula, en caso de persona física




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Certificación de cuenta cliente, por parte de la entidad bancaria

Plano Catastrado

Certificación Registral del Inmueble 4

Certificación de Personería Jurídica, en caso de Sociedades Anónimas 4

Certificación de la Caja Costarricense del Seguro Social (C.C.S.S.) donde se

indique que se encuentra al día con las cuotas obrero patronales 4

Certificación de la Municipalidad de que se encuentra el día con los

impuestos4

Certificación de Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares

(FODESAF) 4

Si la propiedad a alquilar está hipotecada, deben presentar un documento de

la entidad bancaria con la cual tiene la hipoteca, donde conste que está al día

con los pagos 4

------------------------ 4 Estos documentos tienen vigencia de 30 días ------------------------

7. Documento emitido por el Departamento de Obras Civiles o el representante

profesional del Programa o Subprograma, donde remitan un avalúo del inmueble

que se desea alquilar, así como indicar las modificaciones propuestas que el mismo

requiere, de forma tal que se ajuste a las necesidades de la Administración, dando

fe de que se realizaron todas las coordinaciones con las áreas técnicas pertinentes

(Departamento de Salud Ocupacional, Dirección de Informática y Dirección General

de Armamento, en caso de requerirse), según oficio Circular No. 0012/2015-DOC-

SP, del 5 de mayo de 2015, emitida por la Arq. Irene Soto Urbina, Jefe

Departamento de Obras Civiles.

Importante

Los Informes correspondientes al Criterio Técnico para efectos de contratación

administrativa tienen vigencia de un año.

Para efectos de validez de la oferta presentada, el monto por el alquiler mensual que

se consigne en la misma debe ser menor o igual al monto determinado según el

Criterio técnico del Departamento de Obras Civiles




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03/16

6.3 10103 – Alquiler de Equipo de Cómputo

1. Especificaciones técnicas y Estudio Referencial de Precios emitido por la Dirección

de Tecnologías de Información.

2. Indicar la garantía que requiere el servicio

3. Indicar si se requiere de capacitación y para cuántas personas

4. Oficio en el cual se indique la distribución planificada que se va a realizar del equipo

informático.

5. Para las impresoras multifuncionales indicar si requiere de hardware y/o software

6. Formulario No. DTI-FC01, denominado “Solicitud de Aprobación de Compra y/o

Alquiler de Recursos Informáticos” de la Dirección de Tecnologías de Información,

con las debidas aprobaciones

6.4 10104 – Alquiler y Derechos de Telecomunicaciones



2. Indicar la garantía que requiere el servicio

3. Indicar si se requiere de capacitación y para cuántas personas

4. Oficio en el cual se indique la distribución planificada que se va a realizar



con las debidas aprobaciones.

Lo anterior aplicable a:

Renovación/configuración certificado seguridad, uso página de internet

Alojamiento de página web

Otros (a valorar por parte de la D.T.I)




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03/16

6.5 10302 – Medios de Comunicación

1. Indicar el objetivo específico para el cual se gestionó la contratación.

2. Indicar especificaciones de los anuncios, horarios y duración de las pautas.

3. Adicionalmente un plan en el cual se definan las pautas generales a seguir para la

selección de los medios, atendiendo al público meta, necesidades institucionales y

costos.

4. Oferta en original, firmada por el Representante Legal de la empresa, la misma debe

indicar:

Monto


Leyenda de aceptación que indica: la Forma de pago usual de Gobierno


Certificación de FODESAF

Certificación de Personería Jurídica, en caso de Sociedades Anónimas 5

------------------- 5 Estos documentos tienen vigencia de 30 días hábiles -------------------

6. Declaración Jurada debidamente firmada que indique las siguientes leyendas:

Se encuentra al día con el pago de las cuotas obrero patronales con la CCSS

Se encuentra al día con el pago de todo tipo de impuestos nacionales.


concurso

Inciso c) – Medios de comunicación social:

La contratación directa de medios de comunicación social para la difusión de mensajes

relacionados con la gestión institucional.

En estos casos se deberá realizar un plan en el cual se definan las pautas generales a

seguir para la selección de los medios, atendiendo al público meta, necesidades

institucionales y costos. La contratación de agencias de publicidad deberá realizar por

los medios de contratación ordinarios.





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Ley de Contratación Administrativa y Artículo 65 del Reglamento a la Ley de

Contratación Administrativa.


sólo si corresponde a una Sociedad Anónima.

6.6 10401 – Servicios Médicos y de laboratorio, Internamiento de Animales

1. Especificaciones técnicas del servicio a adquirir o características de la clínica o el

centro especializado, avalados por el Veterinario de la Unidad.

2. El Estudio Referencial de Precios para este tipo de trámite, debe realizarse con

oferentes que estén registrados ante el Colegio de Médicos Veterinarios de Costa

Rica y ante el Servicio Nacional de Salud Animal (SENASA).

3. Asegurarse de que los oferentes cuentan con un regente técnico, para efectos de la

emisión de recetas médicas.

4. Cumplir con lo señalado en la Ley General del Servicio Nacional de Salud Animal.

6.7 10405 – Servicios de Desarrollo de Sistemas Informáticos

1. Especificaciones técnicas y Estudio Referencial de Precios emitidas por la Dirección


2. Indicar la garantía que requiere el servicio.

3. Indicar si se requiere capacitación y para cuantas personas.




Importante

Se recuerda a los Programas y Subprogramas considerar para este tipo de trámites el

“Convenio Marco de Cooperación Interinstitucional entre Sistema Nacional de Radio

S.A. y el Ministerio de Seguridad Pública”

El Programa o SubPrograma se debe asegurar de que el oferente se encuentre

inscrito como Proveedor Comercial en SICOP, de lo contrario se imposibilita realizar el

trámite de contratación solicitado




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03/16

6.8 10406 – Servicios Generales Fumigación

6.9 10406 – Servicios Generales (Limpieza de Tanques Sépticos)

1. Ubicación de lugar adonde se realizará el servicio.

2. Para la limpieza de tanques sépticos, indicar las medidas aproximadas de los

tanques.

6.10 10406 – Servicios Generales (Limpieza de Jardines u Oficinas)

Importante

- Trámite se realiza a través de la Licitación de Convenio Marco para el servicio de

Limpieza, Jardinería, Fumigación, Lavado de Vehículos y Lavado de Motor, para las

instituciones públicas que utiliza Comprared, 2013LN-000009-CMBYC

- Se recomienda verificar la vigencia de la Licitación, previo a iniciar el trámite

Importante

- Trámite se realiza a través de la Licitación de Convenio Marco para el servicio de

Limpieza, Jardinería, Fumigación, Lavado de Vehículos y Lavado de Motor, para las

instituciones públicas que utiliza Comprared, 2013LN-000009-CMBYC


- Trámite NO se realiza mediante solicitud de contratación, por lo cual la información

se debe remitir vía electrónica a los correos [email protected] y

[email protected]

- Según el Contenido Presupuestario, se recomienda a los Programas evaluar el

periodo por el cual se requiere el servicio, de modo que se evite realizar varias

solicitudes por periodos cortos y más bien se realice una sola por el periodo requerido

- Este tipo de Solicitud de Contratación, debe realizarse como mínimo con un mes de

anticipación






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1. Oficio de justificación, que indique:

Ubicación del lugar adonde se realizará el servicio

Área de limpieza en metros cuadrados

Precio por metro cuadrado y precio total

Plazo a contratar por parte de la Administración, el cual debe estar expresado

en meses (mínimo un mes)

Fecha de inicio del servicio

2. Reserva del Contenido Presupuestario, que cubra el periodo.

3. Oferta de la empresa indicando los puntos a), b), c) y d).

Importante

Se les recuerda que para efectos de computar un año calendario se debe tener en cuenta que este finaliza el mismo día de la fecha de inicio: Ejemplo: Inicia 07/02/2016 Finaliza 07/02/2017 Si existieran prórrogas, las mismas finalizan el día natural anterior al de la fecha de inicio: Ejemplo: Inicia 07/02/2016 Finaliza 06/02/2017




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6.11 10503 – Tiquetes Aéreos

1. Oficio de remisión debidamente firmado por el Jefe de Programa o Subprograma en

el cual se detalle el motivo del viaje, periodo que contempla, hora de salida, hora de

llegada y nombre del aeropuerto de destino.

2. Acuerdo de viaje donde se acredite el día de salida y llegada.

Este rango de fechas se debe respetar para efecto de tramitar las fechas de compra

de los tiquetes de salida y regreso (Circular No. DCD-006-2017-SB del 10 de

febrero del 2014).

3. Reserva de contenido presupuestario emitida por la Dirección Financiera.

4. Documento emitido por el país anfitrión en el cual curse la invitación a la actividad a

realizarse.

5. Número de cuenta de viajero frecuente del participante, esto para el registro de

millas en el trámite de reservación y compra de boletos aéreos 6

6 Las Millas otorgadas de forma personal a cada funcionario por las aerolíneas, según sus

políticas por concepto de compra de boletos aéreos mediante Convenio Marco, con

recursos del Ministerio de Seguridad Pública, deben ser considerados y acreditados por el

funcionario para nuevas adquisiciones de tiquetes aéreos a su nombre, con la finalidad de

reducir los costos en procura del uso eficiente de los fondos públicos. (Circular No. 212-

2013 DF).

Importante

- Trámite se realiza a través del Convenio Marco para la Emisión de Boletos Aéreos,

2014LN-000001-CMBYC

- Se recomienda verificar en primera instancia la vigencia de la Licitación, previo a

iniciar el trámite

- Este tipo de contratación NO se realiza mediante solicitud de compra, por lo cual la

información se debe remitir vía electrónica a los correos

[email protected] y [email protected]

- Este trámite se realiza concursado entre los oferentes del Convenio Marco






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6.12 10701 – Actividades de Capacitación

1. Indicar nombre y número de cédula de los funcionarios participantes.

2. Objetivo específico para el cual se está solicitando la capacitación.


indicar:

Costo de la actividad


Leyenda de aceptación que indique: la Forma de pago usual de Gobierno

4. Certificación del Colegio de Profesionales en Ciencias Económicas de Costa Rica,

que haga constar que el oferente, está debidamente inscrito ante ellos, esto en el

caso que aplique. (Según Ley Orgánica 7105 de ese Colegio).




No le afectan las prohibiciones establecidas según artículos 22 y 22 bis de la




concurso

Inciso e) – Servicios de capacitación:

Los servicios de capacitación únicamente en los supuestos de capacitación abierta,

entendida como aquella en la que se hace invitación al público en general y no es

programada en atención a las necesidades puntuales de una Administración y en la

cual se justifique su necesidad en función del cumplimiento de los fines institucionales.

Las necesidades de capacitación específicas de cada entidad y que requieren de una

contratación para esos fines deberán concursarse atendiendo a la estimación que se

haga, a excepción del supuesto en el que la empresa y el instructor sean extranjeros,

idóneos y por su especialidad, se considera fuera de competencia, en cuyo caso podrá

hacerse de manera directa.





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03/16



6.13 10701, 10702, 20203 – Catering Service

Al momento de crear la Solicitud de Contratación el Programa o Subprograma debe

adjuntar el documento denominado Plan de Servicio de Alimentación, en el cual se

selecciona el tipo de servicio que se requiere. Este debe estar completo con los

requerimientos del Programa y Subprograma, y estar firmado por el Jefe.

Adicionalmente se debe anexar este documento en formato de Excel. Este tipo de

contratación se debe de solicitar con quince días de anticipación a su realización

6.14 10801 – Obras por Remodelación Internas de Oficinas o Delegaciones

1. Indicar la especialidad requerida del profesional responsable de la obra, por parte

del contratista.

2. Documento emitido por el Departamento de Obras Civiles, la Unidad de Proyectos o

el representante profesional del Programa y Subprograma, donde remitan las

especificaciones técnicas del proyecto, dando fe de que se realizaron todas las

coordinaciones con las áreas técnicas pertinentes (Departamento de Salud

Ocupacional, Dirección de Informática y Dirección General de Armamento, en caso

de requerirse), según Circular No. 0012/2015-DOC-SP, del 5 de mayo de 2015,

emitida por la Arq. Irene Soto Urbina.

Importante

Este tipo de Solicitud de Contratación, debe realizarse como mínimo con quince días

hábiles, esto previo a la realización de la actividad de capacitación, caso contrario

será rechazada

El Programa o Subprograma se debe asegurar de que el oferente se encuentre

inscrito como Proveedor Comercial en SICOP, de lo contrario se imposibilita realizar el

trámite




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03/16

3. Si la obra de la remodelación incluye la adquisición de equipo, el Programa o

Subprograma debe incluir la lista de la totalidad de los artículos dentro de las

especificaciones técnicas, para que se incluya en el pliego de condiciones, y por lo

tanto sean cotizados por los posibles oferentes. De modo que la oferta refleje el

desglose de precios de los artículos, para efectos del patrimonio. (Circular No. DPI-

45-2014 del 14 de noviembre de 2014).

4. Si la remodelación se realiza en un bien inmueble que no pertenezca al Ministerio, la

misma debe ser removible para que pueda ser retirada en el momento que se

requiera desocupar dicho inmueble.

6.15 10805 – Mantenimiento y/o Reparación de Vehículos y/o Motocicletas

1. Indicar el número de patrimonio, número de placa, modelo y cilindraje.

2. Descripción detallada de los repuestos que se necesitan, identificando de forma

clara la unidad de medida y especificaciones técnicas del producto.

3. Si se trata de repuestos originales, justificar debidamente a qué obedece (plazo de

inicio y vencimiento de la garantía, número de contrato, etc.)

4. Si se acepta la cotización de repuestos originales y genéricos, se debe remitir una

metodología para evaluar y comparar ofertas en estos casos en igualdad de

condiciones.

Importante

Se recuerda que en sustitución del Estudio Referencial de Precios para esta partida,

se debe suministrar criterio técnico de precios donde debe incorporarse: el

presupuesto global de las actividades constructivas (tabla de actividades)

sustentándose también el valor del metro cuadrado tomado de: Valores de Tipologías

del Ministerio de Hacienda, Ofertas de referencia y Cotizaciones de referencia (Según

Circular No. 0012/2015-DOC-SP, del 5 de mayo de 2015, emitida por la Arq. Irene

Soto Urbina, Jefe del Departamento de Obras Civiles.)


administrativa tienen vigencia de un año




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03/16

5. Adjuntar la descripción detallada del mantenimiento y/o reparación de los vehículos

y motocicletas y una evaluación de las características técnicas emitida por la

Dirección de Transportes sobre los requerimientos de los vehículos.

6. Adjuntar copia del Acta del Instituto Costarricense sobre Drogas (I.C.D), si el

vehículo se encuentra en calidad de préstamo, con el nombre actualizado de la

persona o departamento bajo el cual se encuentra prestado o acta de donación, si

aún tiene placa particular.

6.16 10808 – Mantenimiento y Reparación de Equipo de Cómputo y Sistemas

de Información

1. Especificaciones técnicas y Estudio Referencial de Precios emitidas por la

Dirección de Tecnologías de Información.



4. Oficio en el cual se indique la distribución planificada que se va a realizar del

servicio informático.




6.17 20101 – Compra de Aceites y Fluidos Lubricantes

1. Descripción detallada de las especificaciones técnicas de los aceites emitidas por el

por el Departamento de Transportes.

2. Solicitud expresa por parte del Área Técnica indicando que el oferente se obliga -en

caso de resultar adjudicatario- a retirar de la Administración, el aceite usado en las

mismas cantidades de compra mediante transporte y la logística de recolección

adecuadas, así el compromiso de su debida disposición final.

6.18 20102 – Productos Farmacéuticos y Medicinales

1. Especificaciones técnicas de los medicamentos a adquirir avaladas por el médico

encargado.

2. Plazo mínimo de vencimiento que debe garantizar el producto.




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03/16

6.19 20103 – Productos Veterinarios

1. Especificaciones técnicas de los medicamentos a adquirir avaladas por el

Veterinario de la Unidad.

2. El Estudio Referencial de Precios para este tipo de trámite, debe realizarse con

oferentes que estén registrados ante el Colegio de Médicos Veterinarios de Costa

Rica y ante el Servicio Nacional de Salud Animal (SENASA).

3. Asegurarse de que los oferentes cuentan con un regente técnico, para efectos de la

emisión de recetas médicas.

6.20 20204 – Alimentos para Equinos y Canes

1. Cantidad de alimento requerido expresado en kilogramos

2. Especificaciones técnicas del alimento avaladas por el Veterinario de la Unidad.

6.21 20402 – Repuestos y Accesorios (Llantas y Balanceo)

6.22 29901 – Útiles, y Materiales de Oficina y Cómputo


Alquiler de Recursos Informáticos” de la Dirección de Tecnologías de Información







servicio informático

Importante

- Trámite se realiza a través del Convenio Marco para la Compra de Llantas para

Vehículos de las Instituciones Públicas que utilizan Comprared, 2014LN-000002-

CMBYC





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03/16

6.23 29904 – Textiles y Vestuarios

1. Para esta compra se requiere cumplir con lo dispuesto en el punto 3.1.2. del

“Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos

de ejecución presupuestaria en el proceso de visado”, cuando se trate de compra de

uniformes.

2. Indicar el tipo de tela, los colores, la cantidad, el tipo de prendas y las tallas que se

van a solicitar.

6.24 29906 – Útiles y Materiales de Resguardo y Seguridad

1. Especificaciones técnicas de la Dirección General de Armamento o del técnico

especializado del Programa o Subprograma Presupuestario.

2. Indicar la garantía que requiere el equipo.

6.25 29999 – Compra de Herraduras para Equinos

1. Indicar el tamaño de las herraduras.

2. Especificaciones técnicas emitidas por el veterinario de la unidad.

6.26 50102 – Equipo de Transportes

Importante

- Trámite se debe realizar mediante a través de la Licitación de Convenio Marco para

la Adquisición de Vehículos Policiales para las Instituciones Públicas que utilizan

Comprared, 2011LN-000005-CMBYC, de conformidad con su respectiva directriz de

uso





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03/16

1. Indicar de manera clara el tipo y color de los vehículos a adquirir.

2. Cumplir con lo establecido en el Artículo No. 56 de la Ley General de Policía en lo

que respecta a los colores, de manera que en aquellos casos que sean de

excepción (colores diferentes a azul y blanco) sean justificados.

3. Los vehículos que se importen deben ser obligatoriamente importados a nombre del

Ministerio de Seguridad Pública.

4. En el caso de que el Jefe de Programa o Subprograma requiera la adquisición de un

equipo móvil al cual sea necesario modificarle las especificaciones de fábrica,

deberá cumplir con lo comunicado mediante Circular No. DPI-03-2014 del 20 de

enero de 2014.

5. Distribución que se realizará sobre el equipo de transporte, es decir, las

delegaciones u oficinas que serán beneficiadas, incluyendo la cantidad por cada

tipo.

6. Argumentos que justifican razonablemente la adquisición de los vehículos, según

tipo.

7. Si los vehículos a adquirir son de uso policial, verificar que los mismos cuenten con

las características técnicas para esta función.

6.27 50103 – Equipo de Comunicación

1. Especificaciones técnicas del equipo de comunicación a adquirir, emitidas por el

Departamento de Comunicaciones Policiales o el Área Técnica especializada.

2. Indicar la garantía que requiere el equipo.





Lo anterior, para las sub clases 005 Centrales y Teléfonos y la 035 Proyectores.

Importante

Una vez que los vehículos ingresen al Almacén Institucional, los Programas y

Subprogramas deben asegurarse de que en el expediente digital de la contratación

consten las actas de recibido del Almacén Institucional, sean provisionales o definitivas




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03/16

6.28 50104 – Equipo y Mobiliario de Oficina

Fotocopiadora

Para la compra de este tipo de bien se requiere lo siguiente:



2. Indicar la garantía que requiere el producto



servicio informático

Equipos de Aires Acondicionados

1. La adquisición de este tipo de objetos debe realizarse en cumplimiento de la

Directriz No. 011-MINAE denominada “Directriz dirigida a los Jerarcas de todas las

instituciones de la Administración Pública incluyendo aquellos órganos, entes,

empresas e instituciones del sector público centralizado, descentralizado

institucional y territorial, mediante la cual se establece la prohibición de adquirir

equipos, luminarias y artefactos de baja eficiencia que provoquen alto consumo de

electricidad para ser utilizados en los edificios e instalaciones de tránsito peatonal

que ocupe el sector público” 7

2. Especificaciones técnicas, Estudio Referencial de Precios emitidas por el


3. Indicar las garantías que requiere el producto.

7 Publicado en La Gaceta No. 163 del 26 de agosto de 2014, ver Apéndice No. 4

6.29 50105 – Equipo y Programas de Cómputo



2. Indicar la garantía que requiere el producto.




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3. Indicar si se requiere de capacitación y para cuantas personas.


informático.

5. Para las impresoras multifuncionales indicar si requiere de hardware y/o software.




6.30 50199 – Equipo de Iluminación, Equipos de Refrigeración

Electrodomésticos y Equipos de Refrigeración Comerciales

1. La adquisición de este tipo de objetos debe realizarse en cumplimiento de la

Directriz No. 011-MINAE, denominada “Directriz dirigida a los Jerarcas de todas las

instituciones de la Administración Pública incluyendo aquellos órganos, entes,

empresas e instituciones del sector público centralizado, descentralizado

institucional y territorial, mediante la cual se establece la prohibición de adquirir

equipos, luminarias y artefactos de baja eficiencia que provoquen alto consumo de

electricidad para ser utilizados en los edificios e instalaciones de tránsito peatonal

que ocupe el sector público” 8

2. Especificaciones técnicas, Estudio Referencial de Precios emitidas por el



8 Publicado en La Gaceta No. 163 del 26 de agosto de 2014, ver Apéndice No. 4

6.31 50201 – Obras por Construcción de Edificaciones

1. Oficio remitido por el Departamento de Obras Civiles avalando los aspectos

relacionados al trámite que se va a realizar, así como manifestación expresa en

caso de requerirse sobre los siguientes aspectos:

Se cuenta con un estudio de suelos. En caso de no ser necesario, se deberá

justificar técnicamente

Sobre el visado de planos (CFIA)

Sobre permisos en general (de construcción, municipales, de sistema contra

incendios, sanitarios, etc)




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Indicación según las especificaciones técnicas requeridas (Leyes y

Reglamentos del CFIA, Código de Cimentaciones de Costa Rica, Código de

Instalaciones Hidráulicas y sanitarias en Edificaciones de Costa Rica, Código

Eléctrico de Costa Rica, Código Sísmico, Código Urbano de Costa Rica,

Reglamento de Seguridad en Construcciones, Reglamento sobre el Manejo

de Residuos Sólidos Ordinarios, Reglamento para el trámite de visado de

planos para la Construcción, Reglamento para el Reajuste de Precios en

Contratos de Obra Pública de Construcción y Mantenimiento, Normas de la

NFPA (National Fire Protection Association), Regulaciones de la

Municipalidad donde se ubica el inmueble, y cualesquiera otras que sean de

aplicación del contrato que se solicita)

Sobre la debida inscripción del Director de Proyecto ante el CFIA.

Sobre la bitácora oficial, el programa de trabajo, la tabla de pagos, las

pólizas de riesgos del trabajo, las pólizas de seguros (tipos, cobertura, etc.).

Sobre la necesidad o no de una reunión de pre-inicio, su antelación a la

emisión de la orden de inicio, las actividades a realizar en dicha reunión

(revisión de subcontratos, de planillas de empleados, de aprobación

definitiva del programa de trabajo, de los diseños estructurales, eléctricos y

electromecánicos, de las pólizas de seguros, de la bitácora del proyecto,

etc.).

Si requiere estudio de viabilidad ambiental o impacto ambiental, de una

regencia o de una garantía ambiental

Definición de las condiciones a establecer en el pliego respecto de la

participación en consorcio, según la naturaleza y complejidad de la obra


Certificación Registral Nacional, a fin de garantizar que el inmueble es

propiedad del Estado y/o del Ministerio de Seguridad Pública

Plano Catastrado, certificado con los visados y debidamente firmados por el

responsable

Certificación de cualquier otro permiso estatal del Ministerio de Salud,

SETENA (si el trámite lo requiere), INVU, ICE, CNFL

Si se presentan los planos eléctricos, planos constructivos, firmados en

original o copia certificada, debidamente visados y con el número de registro

del profesional responsable, quien debe ser miembro activo del Colegio

Federado de Ingenieros y Arquitectos.




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03/16

3. Documento emitido por el Departamento de Obras Civiles, la Unidad de Proyectos o

el representante profesional del Programa o Subprograma, donde remitan las

especificaciones técnicas del proyecto, dando fe de que se realizaron todas las

coordinaciones con las áreas técnicas pertinentes (Departamento de Salud

Ocupacional, Dirección de Informática y Dirección General de Armamento, en caso

de requerirse), según Circular No. 0012/2015-DOC-SP, del 5 de mayo de 2015,

emitida por la Arq. Irene Soto Urbina.

4. En caso de que como parte de la remodelación se incluya la adquisición de equipo o

mobiliario se debe requerir al oferente que indique en su plica el desglose de dichos

activos, así como su valor económico, para facilitar posteriormente el proceso de

patrimoniado de dichos bienes.

6.32 50207 – Instalaciones

Construcción de Planta de Tratamiento de Aguas Residuales

1. Asegurarse que los oferentes cuenten con un regente como profesional

responsable, que sea:

En Química, Ingeniería Química o profesiones afines, inscrito en el Colegio de

Ingenieros Químicos y Profesionales Afines (CIQPA)

Importante

Se recuerda que en sustitución del Estudio Referencial de Precios para esta partida se

debe suministrar criterio técnico de precios, donde debe incorporarse: el presupuesto

global de las actividades constructivas (tabla de actividades) sustentándose también el

valor del metro cuadrado tomado de: Valores de Tipologías del Ministerio de Hacienda,

Ofertas de referencia y Cotizaciones de referencia (Según Circular No. 0012/2015-

DOC-SP, del 5 de mayo de 2015, emitida por la Arq. Irene Soto Urbina)


administrativa tienen vigencia de un año




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O un Ingeniero Civil, inscrito en el Colegio Federado de Ingenieros y

Arquitectos (CCFIA)

6.33 59903 – Bienes Intangibles

1. Especificaciones técnicas, Estudio Referencial de Precios emitidas por la Dirección





informático.


Alquiler de Recursos Informáticos” de la Dirección de Tecnologías de Información


Importante

Según oficio No. DACIQPA047-2016, suscrito por el Ing. Adrián Jiménez Brenes,

Director Administrativo del Colegio de Ingenieros Químicos y Profesionales Afines,

para toda contratación administrativa que tenga por objeto “Plantas de Tratamiento de

Aguas Residuales”, también los Ingenieros Químicos posees competencia para actuar

como profesionales responsables, por lo que no es competencia exclusiva de un

Ingeniero Civil colegiado al CFIA realizar esa función.

Por tanto esta información se debe incorporar al pliego cartelario.




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03/16

6.34 Reparaciones Indeterminadas

Se recuerda que este procedimiento es de naturaleza excepcional por lo que se insta a

todos los Programas y Subprogramas a realizar las acciones correspondientes para licitar

mediante procedimientos ordinarios de concurso según las estimaciones contractuales,

todas las posibles reparaciones de equipo móvil mediante la figura del mantenimiento

correctivo, aprovechando las prórrogas automáticas al plazo de ejecución hasta por un

máximo de tres, para un total de cuatro años.

Es así que adicional a la información general, el Jefe de cada Programa o Subprograma

deberá incluir en la solicitud de contratación correspondiente, lo siguiente:

1. Descripción completa de los equipos a reparar indicando al menos: el número de

patrimonio, el número de placa, modelo y cilindraje.

2. Certificación de que el taller a contratar está acreditado ante las instancias

correspondientes y constituye una garantía técnica de servicio, eficiencia y

responsabilidad.

3. Acreditar la razonabilidad del precio propuesto por la empresa contratista, debiendo

al menos tomar en cuenta el valor fiscal del vehículo, los precios de mercado y el

monto de la reparación.


concurso

Inciso g) – Reparaciones Indeterminadas:

Los supuestos en los que, para determinar los alcances de la reparación sea necesario

el desarme de la maquinaria, equipos o vehículos. Para ello deberá contratarse a un

taller acreditado, que sea garantía técnica de eficiencia y de responsabilidad, sobre la

base de un precio alzado, o bien, de estimación aproximada del precio para su

oportuna liquidación a efectuar en forma detallada. Queda habilitada la Administración

para precalificar talleres con base en sistemas de contratación que garanticen una

adecuada rotación de los talleres que previamente haya calificado como idóneos

siempre y cuando se fijen los mecanismos de control interno adecuados, tales como

análisis de razonabilidad del precio, recuperación de piezas sustituidas, exigencia de

facturas originales de repuestos, entre otros. En este caso es indispensable garantizar

la incorporación de nuevos talleres en cualquier momento.





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03/16

4. Indicar las condiciones esenciales del contrato, plazo de entrega máximo, lugar de

entrega del vehículo, tipo de repuestos, condiciones de entrega y recepción del bien

al contratista y a la Administración, garantía de reparación y repuestos requeridos,

etc.

5. Adjuntar un prediagnóstico de las posibles reparaciones y el costo aproximado,

emitido y firmado por el Departamento de Transportes o el responsable de emitirlo.


indicar:

Costo aproximado de las reparaciones



Garantía de las reparaciones

7. Oficio de la Dirección de Transportes o el responsable de emitirlo, indicado las

razones técnicas que imposibilitan a esa dependencia a realizar el diagnóstico

correspondiente en esa reparación particular.

APÉNDICES

APÉNDICE No. 1: Guía de Partidas Presupuestarias

Número y Nombre de la Partida

10101 Alquiler de edificios, locales y terrenos

10102 Alquiler de maquinaria, equipo y mobiliario

10103 Alquiler de equipo de cómputo

10104 Alquiler y derechos de telecomunicaciones

10199 Otros alquileres

10201 Servicio de agua y alcantarillado

10202 Servicio de energía eléctrica

10203 Servicio de correo

10204 Servicio de telecomunicaciones

10299 Otros servicios básicos

10301 Información

10302 Publicidad y propaganda

10303 Impresión, encuadernación y otros

10304 Transporte de bienes

10305 Servicios aduaneros

10306 Comisiones y gastos por servicios financieros y comerciales

10307 Servicios de transferencia electrónica de información

10401 Servicios médicos y de laboratorio

10402 Servicios jurídicos

10403 Servicios de ingeniería

10404 Servicios en ciencias económicas y sociales

10405 Servicios de desarrollo de sistemas informáticos

10406 Servicios generales

10499 Otros servicios de gestión y apoyo

10501 Transporte dentro del país

10502 Viáticos dentro del país

10503 Transporte en el exterior

10504 Viáticos en el exterior

10601 Seguros

10603 Obligaciones por contratos de seguros

10701 Actividades de capacitación

10702 Actividades protocolarias y sociales

10703 Gastos de Representación Institucional

10801 Mantenimiento de edificios y locales

10802 Mantenimiento de vías de comunicación

10803 Mantenimiento de instalaciones y otras obras

10804 Mantenimiento y reparación de maquinaria y equipo de producción

10805 Mantenimiento y reparación de equipo de transporte

10806 Mantenimiento y reparación de equipo de comunicación

10807 Mantenimiento y reparación de equipo y mobiliario de oficina

10808 Mantenimiento y reparación de equipo de cómputo y sistemas d

10899 Mantenimiento y reparación de otros equipos

10901 Impuestos Sobre Ingresos Y Utilidades

10902 Impuestos sobre bienes inmuebles

10903 Impuestos Sobre Patentes

10999 Otros impuestos

19901 Servicios De Regulación

19902 Intereses moratorios y multas

19903 Gastos De Oficinas En El Exterior

19905 Deducibles

19999 Otros servicios no especificados

20101 Combustibles y lubricantes

20102 Productos farmacéuticos y medicinales

20103 Productos veterinarios

20104 Tintas, pinturas y diluyentes

20199 Otros productos químicos

20201 Productos pecuarios y otras especies

20202 Productos agroforestales

20203 Alimentos y bebidas

20204 Alimentos para animales

20301 Materiales y productos metálicos

20302 Materiales y productos minerales y asfálticos

20303 Madera y sus derivados

20304 Materiales y productos eléctricos, telefónicos y de cómputo

20305 Materiales y productos de vidrio

20306 Materiales y productos de plástico

20399 Otros materiales y productos de uso en la construcción

20401 Herramientas e instrumentos

20402 Repuestos y accesorios

20501 Materia Prima

20503 Energía Eléctrica

20599 Otros bienes para la producción y comercialización

29901 Útiles y materiales de oficina y cómputo

29902 Útiles y materiales médico, hospitalario y de investigación

29903 Productos de papel, cartón e impresos

29904 Textiles y vestuario

29905 Útiles y materiales de limpieza

29906 Útiles y materiales de resguardo y seguridad

29907 Útiles y materiales de cocina y comedor

29999 Otros útiles, materiales y suministros

30101 Intereses sobre títulos valores

50101 Maquinaria y equipo para la producción

50102 Equipo de transporte

50103 Equipo de comunicación

50104 Equipo y mobiliario de oficina

50105 Equipo y programas de cómputo

50106 Equipo sanitario, de laboratorio e investigación

50107 Equipo y mobiliario educacional, deportivo y recreativo

50199 Maquinaria y equipo diverso

50201 Edificios

50202 Vías de comunicación terrestre

50203 Vías Férreas

50204 Obras marítimas y fluviales

50205 Aeropuertos

50206 Obras Urbanísticas

50207 Instalaciones

50299 Otras construcciones, adicciones y mejoras

50301 Terrenos

50302 Edificios preexistentes

59901 Semovientes

59902 Piezas y obras de colección

59903 Bienes intangibles

59999 Otros bienes duraderos

APÉNDICE No. 2: Tabla de equivalencias

Longitud Unidad Sistema Métrico Decimal

Milímetros Centímetros Metros

Sistema Inglés

1 pulgada 25.4 2.54001 0.025400

1 pie 304.801 30.4801 .3048

1 yarda 914.402 91.4402 .9144

1 millas 1609.35

Capacidad Unidad Sistema Métrico Decimal

Litros

Sistema Inglés

1 galón

3.785

Peso Unidad Sistema Métrico Decimal

Gramos Kilogramos

Sistema Inglés

1 onza 28.35 .028350

1 libra 453.592 .4536

1 tonelada

métrica

1000

ANEXOS

ANEXO No. 1

Formulario No. DPI-FO14O00-PC

Requisitos para registro de

códigos en SICOP

Versión: 00

Página: 1 de 1

Ítem

Nombre:

Firma:

Código

Requisitos para registro de códigos en SICOP DPI-FO14O00-PC

Lic. Mario Alberto Umaña MoraFecha que Rige:

Dirección de Proveeduría Institucional

1

2

Indicar código de clasificación:

Indicar nombre del bien o servicio:

3

Elaborado por:

Este documento debe contener la firma digital del Jefe del Programa

En caso contrario debe indicarse el nombre completo del Jefe del Programa o el Responsable asignado.

Enviar este formulario a los correos [email protected] o [email protected]

Justificar porqué se está solicitando la creación del código del bien o servicio a adquirir.

Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:

Descripción detallada del bien o el servicio (mínimo 4 atributos o especificaciones técnicas )

Aprobado por:

Rubro

Sistema de Gestión de Calidad Dirección de Proveeduría Institucional

ANEXO No. 2: Cuenta Especial

Corresponde a fondos externos, en algunos casos los mismos se incluyen en el

presupuesto ordinario, tales como:

Impuesto de Casinos

Impuesto por Caja de Banano Exportada

Con respecto a las compras que se realicen con el Impuesto por Caja de Banano

Exportada, la Auditoría General se pronunció mediante el Informe No. AGSP/EE-A01-49-

2012 con el fin de que especifiquen en las solicitudes de contratación y los

documentos de ejecución presupuestaria, el desglose y monto utilizado en las

compras que sean financiadas.

Artículo 5 - Los recursos provenientes de la recaudación de todos los tributos y las multas establecidos en esta ley serán destinados a financiar los programas de seguridad ciudadana, a fin de que sean invertidos, exclusivamente, en infraestructura física de los centros penitenciarios del país, a cargo del Ministerio de Justicia y Paz y en mantenimiento de equipo y material policial del Ministerio de Seguridad Pública. Ley de Impuestos a Casinos y Empresa de enlace de llamadas a apuestas electrónicas

Artículo 2 - Del impuesto establecido por la Ley Nº 5515, se destinarán US$ 0,03 para la seguridad ciudadana de las poblaciones aledañas a las fincas bananeras de la Zona Atlántica y otras zonas productoras de banano, así como para la seguridad de la población de la provincia de Limón en general y toda instalación productiva de dicha provincia.

Decreto 34028-H-MAG-MSP, publicado en La Gaceta No. 21 del 30 de enero de 2088

Impuesto de Sociedades Anónimas (declarado inconstitucional en enero de 2015,

rigiendo a partir del año 2016)

O los que corresponden a una cuenta independiente del presupuesto, como:

Derechos de Pesca

Si un Programa o Subprograma Presupuestario hace uso de uno de estos fondos, debe

indicar tanto en la Solicitud de Contratación y el Plan de Adquisiciones el

porcentaje de la compra que será financiada con estas cuentas.

Artículo 11 – Destino del Impuesto

Los recursos provenientes de la recaudación de este impuesto serán destinados a financiar los siguientes rubros: b) Un noventa y cinco por ciento (95%) de la recaudación total de este impuesto será asignado al Ministerio de Seguridad Pública para que sea invertido en sus programas de seguridad ciudadana y combate a la delincuencia. Ley 9024 Impuesto a las Personas Jurídicas

Artículo 51 –

Del producto que se obtenga por los cánones por concepto de registro y licencia de pesca de los barcos atuneros con bandera extranjera, así como de las multas y los comisos generados por la pesca que realicen esos barcos en aguas de jurisdicción costarricense, le corresponderá:

c) Un diez por ciento (10%) para el Servicio Nacional de Guardacostas.

Ley 8436 Ley de Pesca y Acuicultura

ANEXO No. 3: Canje

La solicitud de contratación para el Canje de Vehículos, debe presentar:

1. Informe del Departamento de Avalúos de la Dirección General de Tributación del

Ministerio de Hacienda o del funcionario competente perteneciente a la Dirección de

Transportes

2. Certificación emitida por el Registro Nacional de los vehículos, donde conste que

están libres de gravámenes, anotaciones, infracciones o colisiones. En caso de que

alguno de los vehículos presenten gravámenes, anotaciones, infracciones o

colisiones debe existir un documento emitido por el Jefe de Programa o

Subprograma, donde se acredite el compromiso de liberarlos indicando el plazo en

el que se hará efectivo

3. Número de patrimonio, número de placa, modelo y cantidad de vehículos para canje

4. Características técnicas necesarias para la compra del equipo automotriz nuevo

5. El Programa o Subprograma debe valorar el canje utilizando el Convenio Marco

aplicable a vehículos

Artículo 32 – Bienes como parte del Pago

La Administración, podrá ofrecer como parte del pago, bienes muebles de su

propiedad, siempre que sean de libre disposición y afines al objeto que se pretende

adquirir. Para ello habrá de enlistarlos en el cartel y contar con un avalúo que

determine su valor a fin de que éste sea conocido por los potenciales oferentes. En

todo caso, el avalúo no podrá exceder los tres meses anteriores a la respectiva

invitación. Los bienes podrán ser inspeccionados por los interesados, antes de la

presentación de su propuesta, para lo cual la Administración, tomará las medidas que

faciliten el acceso a éstos.


ANEXO No. 4: Entrega según demanda

La modalidad de ejecución según demanda procede cuando por las condiciones que

presenta el Programa o Subprograma o por la naturaleza del objeto contractual, no resulta

posible establecer una cantidad definida de bienes o servicios a requerir en fase previa

dado que la necesidad surge en fase de ejecución sin previa planificación.

La solicitud de contratación donde se utilice la modalidad de entrega según demanda,

debe contemplar lo siguiente:

1. Justificación de la necesidad por parte del Jefe de Programa o Subprograma

2. Documento anexo en formato de Word con las especificaciones técnicas y

características del objeto contractual, firmado por los responsables

3. Si corresponde a textiles, indicar tallas y cantidades

4. Formulario Referencial de Precios

Artículo 154 – Modalidad del contrato de suministros b) Entrega según demanda: cuando las condiciones del mercado, así como el alto y frecuente consumo del objeto lo recomienden, en suministros tales como alimentos, productos para oficina y similares, se podrá pactar no una cantidad específica, sino el compromiso de suplir los suministros periódicamente, según las necesidades de consumo puntuales que se vayan dando durante la fase de ejecución. En este supuesto la Administración incluirá en el cartel, a modo de información general, los consumos, al menos del año anterior. Las cotizaciones se harán sobre la base de precios unitarios formulados con fundamento en una proyección de los consumos mensuales y totales aproximados. El cartel deberá definir con toda claridad, entre otros: el plazo de la contratación, el cual no podrá ser superior a cuatro años, incluyendo plazo inicial y eventuales prórrogas, las condiciones de revisión periódicas de precios, sea en aumento o disminución según comportamiento del mercado, las reglas sobre la eventual exclusividad, la metodología de ejecución del contrato, incluyendo los plazos mínimos de aviso al contratista para la siguiente entrega y los máximos en los que éste debe entregar, sistemas del control de calidad, causas de resolución contractual, reglas para excluir un producto y demás asuntos pertinentes. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa

5. Nombre, teléfono de contacto y cédula de los responsables: de la contratación, del

análisis técnico, del seguimiento en etapa de ejecución, de las muestras y de

administrar el contrato.

6. Los recursos humanos o materiales para verificar la correcta ejecución del objeto

contractual

7. Los procedimientos de control de calidad para la recepción de obras, suministros

o servicios, para ser utilizados en la ejecución del contrato

8. La solicitud de muestras, si se requieren. Así como el destino, tipo de pruebas y

verificaciones o valoraciones a realizar

9. La demanda de consumo de al menos el año anterior, o la proyección a futuro si se

compra por primera vez

10. El criterio que se desea utilizar para evaluar las ofertas

11. Plazo máximo de entrega según cantidad

12. Plazos mínimos de notificación al contratista para las entregas

13. Posibles causas para la aplicación de multas durante la ejecución, para ser incluidas

en el pliego cartelario

14. Si se requiere solicitar a las empresas participantes alguna capacidad financiera, el

criterio de evaluación, los aspectos y el monto que se requiere

15. Tope presupuestario anual (Hasta límite de Escasa Cuantía, de Licitación Abreviada

o de cuantía inestimable)

16. Si el contenido presupuestario de la Solicitud de Contratación corresponde a: la

sumatoria de precios unitarios, a un monto global anual, que coincide con la

estimación contractual o garantiza un solo periodo o primera inyección de contenido

económico

17. En caso de inclusión de líneas: indicar la justificación, el cumplimiento con el

procedimiento establecido en el pliego cartelario, el estudio referencial de precios,

acreditación de que el precio ofertado es razonable, consumo histórico de mínimo

un año, fe de que el producto cumple con los certificados de calidad, plazos

máximos y mínimos de aviso al contratista para una siguiente entrega, valoración y

cumplimiento técnico de muestras y de que las nuevas líneas cumplen técnicamente

con los requisitos establecidos por el Programa o Subprograma presupuestario, todo

de conformidad con el Artículo 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de

su Reglamento.

Importante - Para este tipo de solicitudes, utilizar el Formulario No. DPI-FO06O01-PC,

denominado Requisitos para solicitud de entrega según demanda por artículo 154

inciso b) del RLCA

- Adicionalmente se debe tomar en cuenta que independientemente del tipo de

procedimiento ya sea este ordinario o excepcionado, si la modalidad de ejecución

requerida es según demanda a la solicitud de contratación deberán anexársele los dos

formularios (sea el No. DPI-FO04O01-PC O el No. DPI-FO07O01-PC, y el No. DPI-

FO06O01-PC específico para según demanda)

- Se reitera tal cual lo señala el inciso c) del artículo No. 8 del Reglamento a la Ley de

Contratación Administrativa indicado anteriormente, la Circular No. DGABCA-NC-02-

2016 y la Circular No. DPI-014-2016, la importancia de que en los procesos de

Contratación Administrativa se observe en todos sus extremos de los requerimientos

necesarios para satisfacer el interés público, un enfoque de eficiencia y mejoramiento

continuo, con el fin de que las compras públicas cumplan con las especificaciones de

calidad. Así como de incluir en las condiciones cartelarias de admisibilidad de los

concursos, las normas impuestas por los reglamentos oficiales que son de uso

obligatorio, los cuales buscan promover el cumplimiento de objetivos sociales,

económicos y ambientales, todo en un marco de calidad y mejora continua.

ANEXO No. 5

Jurisprudencia y lineamientos sobre solicitud de muestras

En cuanto a la solicitud de muestras, según el artículo 57 anteriormente mencionado, las

resoluciones No. RC-156-2000 y No. RC-546-2001 de la Contraloría General de la

Republica, dependiendo del tipo de prueba a realizar, no debe de perderse la perspectiva

de la importancia de contar con los equipos especializados y el personal adecuado para

realizar dichas pruebas, todo con el fin de garantizar la objetividad que requiere los

procedimientos de Contratación Administrativa.

El tener certeza y claridad en el fundamento de solicitud de muestras, le permitirá a la

Administración aumentar la posibilidad de realizar un procedimiento de contratación

exitoso, ya que como parte de las garantías que ofrecen a los oferentes, es la posibilidad

de impugnar esta solicitud a través del Recurso de Objeción al Cartel, al cual se deberá

adjuntar “la prueba que se estime conveniente y debidamente fundamentada” (Ver

resolución No. RC-323-2001 de la Contraloría General de la República)

Una vez presentadas las muestras, en la hora y lugar establecido por la Administración, el

área técnica encargada de realizar las pruebas, debe de ofrecer una garantía de su

objetividad, que deberá quedar plasmada en su recomendación técnica, la cual resultará

como principal elemento a considerar para adjudicar el procedimiento de contratación

administrativa. Sobre lo mencionado, la Contraloría General de la República en su

resolución No. RC-313-2001, señalo entre otras cosas que:

Artículo 57 – Muestras La solicitud de muestras, deberá ajustarse a criterios de razonabilidad y

proporcionalidad y se solicitarán, en la medida que se estimen indispensables, para

verificar el cumplimiento de las especificaciones del cartel y asegurar el cumplimiento

de la finalidad propuesta.

(…) El cartel deberá indicar, el destino que se dará a las muestras, señalando el tipo

de pruebas, verificaciones y valoraciones que se aplicarán, así como la autoridad

encargada de estudio.


1. Debe reconocerse la autoridad técnica de quienes realizas las pruebas.

2. La Administración debe establecer parámetros en el cartel que dispongan una

metodología que debe de seguir el área técnica para la ejecución de las pruebas.

3. El experimento o prueba que se aplique debe de realizarse en un ambiente que

garantice la objetividad, de tal forma que, si la presencia de interesados en el

proceso pueda aplicar un factor cuestionable en el proceso de selección de las

mismas, la Administración puede justificar la decisión de denegar el acceso de los

participantes a las instalaciones durante las pruebas.

Además, cuando como resultado de las pruebas se descarte una de las ofertas, es

necesario “demostrar que los incumplimientos verificados en las muestras son

infracciones a aspectos esenciales de las bases de la licitación o disconformes con el

ordenamiento…” (Ver resolución No. RC-478-2000 de la Contraloría General de la

República)

Por consiguiente, con el fin de cumplir con los principios de eficacia, eficiencia, igualdad,

libre competencia, transparencia y publicidad que establece la Ley de Contratación

Administrativa, se solicita que en el expediente digital de la contratación conste el criterio

técnico de análisis de muestras emitido por cada una de las áreas técnicas de este

Ministerio, o en su defecto, por la Unidad Ejecutora, para selección de ofertas.

Finalmente, esta Dirección de Proveeduría ha detectado en sus controles internos, una

serie de oportunidades de mejora con respecto a este tema en específico, para que se

tome en consideración por cada una de las dependencias que presentan sus trámites

ante este Órgano Rector en materia de Contratación Administrativa:

1. Indicar el destino que se dará a las mismas al momento de finalizar la revisión por

parte del área técnica.

2. Definir claramente y en detalle el tipo de pruebas (en especial si las pruebas a

aplicar son organolépticas o destructivas).

3. Definir claramente si se van a solicitar muestras para todas las líneas del trámite o

para algunas de ellas.

4. En el caso específico de muestras de uniformes y calzado, debe de definirse la

cantidad y la talla requerida.

5. De requerirse análisis de laboratorio sobre especificaciones técnicas del objeto

contractual, valorar si es necesario la solicitud de muestras.

ANEXO No. 6

Cláusula Penal

x

Versión: 00

Página: 1 de 1

- .

- .

- .

-

-

-

-

-

-

-

-

-

%

I Parte. Información general

III Parte. Firma del encargado de completar el formualrio

Nombre completo y firma del Jefe de Programa/Subprograma o quien éste faculte

Aprobado por: Lic. Mario Alberto Umaña Mora Fecha que Rige: 01-jul-15

Dirección de Proveeduría Institucional Código

Cálculo del porcentaje de multa y cláusula penal DPI-FO13O00-PC

Elaborado por: Ing. Javier Steven Vargas Segura Fecha Aprobación: 29-jun-15

Este formulario es una herramienta diseñada por la Dirección de Proveeduría Institucional. El mismo tiene como fundamento el cálculo de la cláusula penal a aplicar, el cual

es aquella cláusula que puede pactarse en los contratos, por la que se acuerda de manera anticipada, el pago de una determinada indemnización para el caso de que alguna

de las partes incumpla el contrato.

Analista de compras a cargo:

II Parte. Identificación de porcentajes complementarios del estudio

Instrucciones: Marque en los espacios de color, la información pertinente sobre los elementos necesarios para el cálculo de la cláusula penal.

Programa/ Subprograma Presupuestario:

Objeto contractual a adquirir:

El nivel de impacto es menor

Monto de la cláusula penal a aplicar por día

Determinación del monto. Selección única . Seleccione el monto del tipo de solicitud de pedido a tramitar.

Monto hasta el límite de una escasa cuantía (CD)

Monto hasta el límite de una Licitación Abreviada (LA)

Monto superior al límite de una Licitación Abreviada (LN)

Determinación del nivel de importancia. Selección única . Seleccione el nivel de importancia del tipo de objeto para la satisfacción del interés institucional.

El nivel de impacto es mayor

La adquisición del bien, obra o servicio es Trascendental

La adquisición del bien, obra o servicio es Urgente

La adquisición del bien, obra o servicio es Importante

Determinación del nivel de impacto. Selección única . Seleccione el nivel de impacto o repercusiones por un eventual incumplimiento en la entrega del objeto

contractual.

El nivel de impacto es crítico

ANEXO No. 7: Tipos de trámite

4.1 Artículo 130 y Artículo 131

Es primordial que los Programas y Subprogramas tomen en cuenta que los trámites que

se realicen al amparo del artículo 130 y el artículo 131, deben cumplir con los principios

que contempla el artículo 2 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa

(eficiencia, eficacia, publicidad, libre competencia, igualdad, buena fe e intangibilidad

patrimonial).

El Programa o Subprograma debe velar porque aspectos como condiciones generales,

garantías, estructura de precios, causales de multas y/o cláusula penal, entre otros;

queden plasmados en el trámite.

Artículo 130 – Actividad contractual desarrollada entre sujetos de Derecho Público.

Los sujetos de derecho público, podrán celebrar entre sí contrataciones sin sujeción a

los procedimientos de contratación, siempre y cuando la actividad desplegada por

cada uno se encuentre habilitada dentro de sus respectivas competencias. En sus

relaciones contractuales, deberán observar el equilibrio y la razonabilidad entre las

respectivas prestaciones. Los convenios de colaboración suscritos entre entes de

derecho público, en ejercicio de sus competencias legales, no estarán sujetos a las

disposiciones de la Ley de Contratación Administrativa.


En general este tipo de trámites requiere de:


indicar:

Costo de la actividad



Condiciones o requerimientos del Programa o Subprograma (plazo de

entrega, garantía de productos y de reparación o mano de obra, etc.)

2. Certificaciones o Documentos oficiales, según el tipo de objeto o artículo aplicable

(referirse a la sección 6 Disposiciones Específicas)









Que se encuentra al día con el pago a FODESAF


concurso

La Administración, podrá contratar de forma directa los siguientes bienes o servicios

que, por su naturaleza o circunstancias concurrentes, no puede o no conviene

adquirirse por medio de un concurso, así como los que habilite la Contraloría General

de la República:

a) Oferente Único

c) Medio de comunicación social

e) Servicios de capacitación

g) Reparaciones indeterminadas

i) Interés manifiesto de colaborar con la Administración

j) Arrendamiento o compra de bienes únicos

k) Situaciones imprevisibles

(Se mencionan únicamente los incisos más utilizados)


4. El Oferente debe estar inscrito en el Registro de Proveedores del Gobierno Digital

5. Documento de Aceptación de Condiciones para rendir Garantía de Cumplimiento,

firmada por el Representante Legal de la empresa, para efectos de aplicación en

caso de incumplimientos (Ver Anexo No. 11)

6. Estudio de Razonabilidad de Precio

4.2 Artículo 131 Prorrogable

En el caso de contrataciones sujetas a prórrogas con fundamento en el artículo cita, de

previo a convenir una de ellas los Programas o Subprogramas se encuentran obligados

a estudiar el mercado para determinar si han surgido nuevas opciones idóneas, en cuyo

casos han de adoptarse las medidas oportunas tendientes a iniciar el procedimiento

concursal que corresponda.

Importante Para estas solicitudes de contratación utilizar los Formularios:

Artículo 130 Formulario No. DPI-FO15O00-PC, denominado Requisitos para

actividad contractual desarrollada entre sujetos de derecho público

artículo 130

Artículo 131 Formulario No. DPI-FO07O01-PC, denominado Requisitos para

solicitudes de trámites excepcionados según artículo 131 RLCA

4.3 Artículo 200

El Programa o Subprograma debe estudiar el trámite vigente antes de crear la solicitud

amparada al artículo 200, de modo que se asegure que efectivamente la compra obedece

a un criterio de imprevisibilidad, pues de lo contrario por un tema de incumplimiento de

la ley y su reglamentación la misma será rechazada, y deberá ser tramitada bajo alguna

otra modalidad (Informe de Auditoría No. AGSP/SA-02-06-2011 del 31 de enero de 2011)

La solicitud de contratación debe incluir la justificación respectiva, haciendo referencia a la

solicitud inicial, adicionalmente se debe incluir la oferta del contratista (que incluya

vigencia, leyenda de aceptación que indica “la Forma de pago usual de Gobierno”, etc.) y

el Estudio de Razonabilidad de Precio.

Artículo 200 – Modificación unilateral del contrato

La Administración podrá modificar unilateralmente sus contratos tan pronto estos se

perfeccionen, aún antes de iniciar su ejecución y durante ésta, bajo las siguientes

reglas:

a) Que la modificación, aumento o disminución del objeto, no le cambie su naturaleza,

ni tampoco le impida cumplir con su funcionalidad o fin inicialmente propuesto.

b) Que en caso de aumento se trate de bienes o servicios similares.

c) Que no exceda el 50% del monto del contrato original, incluyendo reajustes o

revisiones según corresponda.

d) Que se trate de causas imprevisibles al momento de iniciar el procedimiento, sea

que la entidad no pudo conocerlas pese a haber adoptado las medidas técnicas y de

planificación mínimas cuando definió el objeto.

e) Que sea la mejor forma de satisfacer el interés público.

f) Que la suma de la contratación original, incluyendo reajustes o revisiones de precio,

y el incremento adicional no superen el límite previsto para el tipo de procedimiento

tramitado


Importante Para este tipo de solicitudes, utilizar el Formulario No. DPI-FO09O01-PC, denominado

Requisitos para solicitud de modificación unilateral del contrato según artículo 200

RLCA

4.4 Artículo 201

Para la aplicación de este artículo es indispensable que en la Solicitud de Contratación se

incluya la siguiente información:

1. Indicar por medio de oficio que el bien fue recibido a satisfacción y que en fase de

ejecución no hubo incumplimiento grave

2. Que no hayan transcurrido más de seis meses desde la recepción provisional

3. Aportar las entradas a bodega

4. Oficio de la Empresa contratista donde acepta mantener las mismas condiciones de

la contratación original

Se advierte que esta modalidad no es aplicable a contratos de obra.

Artículo 201 – Contrato adicional Si ejecutado un contrato la administración requiere suministros o servicios adicionales de igual naturaleza podrá obtenerlos del mismo contratista siempre que éste lo acepte y se cumplan las siguientes condiciones. a) Que el nuevo contrato se concluya sobre las bases del precedente b) Que se mantengan los precios y condiciones con base en los cuales se ejecutaron las

obligaciones, pudiendo el contratista mejorar las condiciones iniciales. c) Que el monto del nuevo contrato no sea mayor al 50% del contrato anterior,

contemplado los reajustes o revisiones y modificaciones operadas. Cuando el objeto del contrato original esté contemplado los reajustes o revisiones y modificaciones operadas. Cuando el objeto del contrato original esté compuesto por líneas independientes, el 50% se calculará sobre el objeto y estimación general del contrato y no sobre el monto o cantidad de alguna línea en particular. En los contratos de objeto continuado el 50% se considerará sobre el plazo originalmente convenido sin considerar las prórrogas.

d) Que no hayan transcurrido más de seis meses desde la recepción provisional del objeto. Cuando la recepción provisional del objeto coincida con la definitiva, el plazo comenzará a contar a partir de esta fecha. En contratos con plazos de entrega diferidos, contará a partir de la última entrega de bienes. Se excluyen del cómputo de este plazo la ejecución de prestaciones subsidiarias de la principal, como el plazo de garantía sobre bienes o servicios de soporte y mantenimiento derivado del principal.

e) Que en el contrato precedente no se hubiera incurrido en ningún incumplimiento grave.


4.5 Convenio Marco

Para efectos de hacer uso de la modalidad de Convenio Marco, se deben considerar los

siguientes puntos:

Prestar atención al estado de la vigencia de las Licitaciones disponibles

La Solicitud de Contratación debe consignar únicamente productos de un solo

Convenio, no se deben mezclar convenios distintos

Cuando en el convenio se establezca una “opción a escoger”, el Programa o

Subprograma debe definir la especificación a requerir según sea la necesidad.

(Ejemplo: color de pintura o vehículos, leyenda de fechadores, etc.)

Si el Programa o Subprograma requiere de una cantidad mayor de productos al

rango establecido en el Convenio Marco, debe coordinar con el encargado del

Convenio en la Dirección General de Administración de Bienes, de modo que

corrobore que es factible y se debe indicar en la Solicitud de Contratación. Esto con

el fin de que una vez revisada en el Departamento de Programación y Control se

realice la ampliación de la misma y transcurra sin mayor inconveniente. (Circular

No. DGABCA-NP-66-2014 del 1 de Agosto de 2014, Contactos de los encargados)


Requisitos para solicitudes de contrato adicional según artículo 201 RLCA

Artículo 115 – Convenio Marco

Los integrantes de un convenio marco, están obligados a consultarlo, antes de tramitar otro procedimiento para la adquisición de bienes y servicios cubiertos por el convenio y obligados a utilizarlo, salvo que demuestren mediante resolución motivada, poder obtener condiciones más beneficiosas con otro procedimiento, tales como, precio, condiciones de las garantías, plazo de entrega, calidad de los bienes y servicios, mejor relación costo beneficio del bien.


Si el Programa o Subprograma elige una opción dentro del Convenio que es distinta

a la No. 1 o a la de menor precio, debe ajustarse a la directriz de uso

correspondiente a cada convenio, justificando en el caso respectivo de manera

razonada porque está escogiendo una opción diferente a la señalada.

Para la adquisición de productos de similar naturaleza a los establecidos en el

Convenio Marco, se debe realizar mediante concurso y aportar el visto bueno de la

señora Viceministra mediante resolución según Circular No. DMCG 104-2014, del

16 de mayo de 2014, y lo señalado en el artículo 115 del Reglamento a la Ley de


4.6 Inyección de Contenido

Este tipo de trámite se utiliza en casos de contratos prorrogables o en donde la modalidad

de entrega sea según demanda.

Para el mismo se requiere:

1. Adjuntar el contrato, la Aprobación Interna o el Refrendo

2. Corroborar que el código presupuestario sea el mismo usado en la contratación

original

3. Validar que la inyección sea acorde con la Aprobación Interna o el Refrendo, caso

contrario se procederá a rechazar

4. Indicar por medio de oficio que el bien fue recibido a satisfacción y que en fase de

ejecución no hubo incumplimiento grave


Requisitos para solicitudes de convenio marco


Requisitos para solicitudes de inyección de contenido

4.7 Trámites con permiso de la Contraloría General de la República

En los casos en los que los Programas o Subprogramas determinen la necesidad de

utilizar este tipo de trámites, según instrucciones de la señora Viceministra Administrativa

deberán remitir a esta Proveeduría Institucional el respectivo borrador con la finalidad de

que sea revisado y remitido al Despacho del Ministro, tanto físico como digital, pues el

documento oficial dirigido a la Contraloría debe ser aprobado y firmado por dicha

autoridad.

4.8 Pagos por reajuste

En el caso de pagos por reajuste de precios, el Programa o Subprograma deberá adjuntar

en la Solicitud de Contratación la respectiva resolución de pago tramitada por la Asesoría

Jurídica y firmada por el Presidente de la República y el Ministro del ramo.

En el caso de pagos por reajustes por rebajos en SIGAF, deben justificar de forma clara la

razones por la cuales se dio dicha situación en el sistema. En el caso en el que lo

tramiten junto con una inyección de contenido a un contrato en ejecución, deberán

desglosar de forma clara ambos rubros, adjuntando los respectivos formularios.

Adicionalmente se recuerda que la Solicitud de Contratación, debe mantener el mismo

código de la solicitud original, así como hacer referencia a la misma.


Reajuste de precios o pago de diferencias


Reajuste de precios o pago de diferencias y el Formulario No. DPI-FO08O01-PC,

denominado Requisitos para Solicitudes de Inyección de Contenido

ANEXO No. 8

Trámite de Solicitud de Modificaciones al Plan de Adquisiciones

Es importante que al momento de elaborar el Plan Anual de Adquisiciones se tomen en

cuenta las previsiones respectivas, esto a fin de que la información remitida responda a

las necesidades presupuestarias de la forma más óptima posible, considerando que

únicamente lo plasmado en este Plan es lo que sería posible adquirir durante el año

presupuestario vigente.

Sin embargo, en el eventual caso de que por algún motivo se omita un bien o servicio de

alguna de las partidas descritas en el Plan de Adquisiciones es posible utilizar la

herramienta de la “Modificación al Plan Anual de Compras”, con el fin de incorporar los

que se hayan omitido.

Se debe remitir a los correos electrónicos [email protected] y

[email protected], los siguientes documentos:

Oficio de solicitud de modificación firmado en digital, por el Jefe de Programa o

Subprograma

Archivo en formato de Word o Excel con el extracto de la modificación

Reserva Presupuestaria

ANEXO No. 9

Formulario Referencial

de Precios

Descripción

Contacto Contacto Contacto Contacto

No. de Partida: ______________________Correo

electrónico

Correo

electrónico

Correo

electrónico

Correo

electrónico

Teléfono Teléfono Teléfono Teléfono

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Importante

1. La Unidad de Medida debe ser la misma para todos los objetos cotizados (litros, metros, gramos, etc.)

2. Recordar el uso del Sistema Métrico Decimal

3. Los precios a indicar, debe ser precios unitarios

4. Los precios deben ser en una sola moneda (sean colones o dólares)


Formulario Referencial de Precios

Fecha

Observaciones:

El suscrito/a ____________________________________________________ , portador/a cédula de identidad No. ____________________ como funcionario/a encargado/a de elaborar el Estudio de Mercado de la contratación

requerida, apercibido/a de las consecuencias legales y de las penas con que la ley castiga el delito de perjuicio según artículo 318 del Código Penal, declaro bajo fe de juramento que he efectuado las acciones pertinentes con el fin

de obtener los datos necesarios para consignar el estudio referencial de precios señalados por los potenciales oferentes, cuya gestión se encuentra debidamente documentada y custodiada por el/la suscrito/a, según los

requerimientos de Control Interno de este Ministerio, y sobre lo cual se detalla la siguiente información:

Precio Empresa No. 1 (indicar nombre de la empresa)




Ítem

Elaborado por

Código

DPI-F012000-PC

Elaborado por:

Aprobado por: Fecha que rige:

Fecha Aprobación:

1 de 1

00

Página:

Versión:

ANEXO No. 10

Detalle de Subpartidas que deben cumplir con lo instaurado

en la Directriz No. 023-H

Según la Directriz mencionada se establecen requisitos adicionales para toda entidad que

requiera ejecutar las siguientes subpartidas:

Artículo 25

10101 Alquiler de edificios, locales y terrenos

10102 Alquiler de maquinaria, equipo y mobiliario

10103 Alquiler de equipo de cómputo

10104 Alquiler y derechos de telecomunicaciones

10199 Otros Alquileres

Artículo 26

10301 Información

10302 Publicidad y propaganda

Artículo 27

10401 Servicios médicos y de laboratorio

10402 Servicios jurídicos

10403 Servicios de ingeniería

10404 Servicios en ciencias económicas y sociales

10405 Servicios de desarrollo de sistemas informáticas

10406 Servicios generales

10499 Otros servicios de gestión y apoyo

Artículo 28

10701 Actividades de capacitación

10702 Actividades protocolarias y sociales

Artículo 29

10801 Mantenimiento de edificios, locales y terrenos

10803 Mantenimiento de instalaciones y otras obras

10808 Mantenimiento y reparación de equipo de cómputo y

sistemas de información

Artículo 30

50101 Maquinaria y equipo para la producción

50102 Equipo de transporte

50103 Equipo de comunicación

50104 Equipo y mobiliario de oficina

50105 Equipo y programas de cómputo

50106 Equipo sanitario, de laboratorio e investigación

50107 Equipo y mobiliario educacional, deportivo y recreativo

50199 Maquinaria y equipo diverso

Artículo 31

50301 Terrenos

50302 Edificios preexistentes

50399 Otras obras preexistentes

Artículo 32

90101 Gastos Confidenciales

ANEXO No. 11

Formularios con

requerimientos, según

tipo de Trámite

Versión: 01

Página: 1 de 6

Ítem

Indicar partida:

Línea 1: Línea 11:










Lic. Mario Alberto Umaña Mora Fecha que Rige:


Requisitos para solicitudes de tramites concursales DPI-FO04O01-PCElaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:

Aprobado por:

Rubro

3

Indique donde se encuentra contemplado el bien o servicio a adquirir:

2

Indicar monto:

LA INFORMACIÓN SOLICITADA EN ESTE FORMULARIO ES COMPLEMENTARIA A LA INDICADA EN LA SOLICITUD DE PEDIDO DE SICOP

Nota: El precio unitario del objeto contractual debe estimarse en concordancia con la unidad de

medida requerida.

1

Indicar número de oficio:

Indicar objeto contractual:

Indicar cantidad que satisface al 100%:

Indicar el número de Gaceta:

Nota: Es de carácter obligatorio presentar las especificaciones adicionales en formato Word y PDF.

Si su respuesta es No, Indique Porque:

Línea 21:

Línea 22:

Línea 23:

¿Se indica que la necesidad de bienes es mayor que la cantidad por la que se emite la Solicitud de Pedido, por lo que se solicita aplicar el

segundo párrafo del artículo 86 del RLCA?

Fecha:

Indicar el número de modificación: Fecha:

De requerirse especificaciones técnicas adicicionales/descripción general del objeto contractual adicionales a las establecidas en la ficha

técnica.

¿Se adjunta documento firmados por los responsables ?

Línea 24:

Línea 25:

Línea 26:

Línea 27:

Línea 28:

Línea 29:

Línea 30:

4

SI

NO

El plan de compras del año en curso

En modificación presupuestaria

SI

NO

Versión: 01

Página: 2 de 6

Ítem

5.1

Otros:

Otros:

Otro:

Nota: Todas las empresas consultadas obligatoriamente deben estar registradas como

proveedores ante el Ministerio de Hacienda10

Nota: Si no desea evaluar el plazo de garantía del bien o el servicio, debe indicar

el plazo mínimo que se requiere:

5.3

5.4

Seleccione el plazo de vigencia de la contratación (en caso que lo requiera)

¿Adjunta documento de estudio de mercado, firmado por el funcionario que lo realizó o un documento para estimación del precio (para

construcción y remodelaciones)?

6


Seleccione el tipo de modalidad de ejecución:

Seleccione el o los criterios que desea sean contemplados en el Sistema de Evaluación de Ofertas (SEO).

5.2

Generalidades del Objeto Contractual:

Datos a requerir sobre plazos y condiciones de garantía ( fabrica, funcionales, etc.)

Plazo máximo de entrega:

Otros:


Indicar si en fase de ejecución requieren actualización tecnológica (Opcional):

Requisitos para solicitudes de tramites concursales DPI-FO04O01-PCElaborado por:

Debe completar y adjuntar el formulario No. DPI-FO06O01-PC "Requisitos para

solicitud de entrega según demanda por artículo 154 inciso B RLCA"

8

Seleccione la forma de pago según la naturaleza del objeto contractual:

Lic. Mario Alberto Umaña Mora

Rubro

Fecha que Rige:Aprobado por:

5

9

7

Contrato anual

Contrato prorrogable hasta por 3 periodos iguales

SI

NO

Una sola entrega

Entregas parciales

Usual de gobierno

Carta de crédito

Por avance de obra

El precio

Experiencia de la empresa

Experiencia de la persona

Plazo de la garantía del bien o servicio

Técnicos certificadas

Según Demanda

Versión: 01

Página: 3 de 6

Ítem

4. Otros:

Lugar donde se van a recibir:

Responsable de la Contratación:

1. Responsable de las muestras y procedimiento (opcional):

2. Detalles de las muestras:

Nombre:

Teléfono

Cédula:

Cantidad:

Responsable del Análisis Técnico:

Nombre:



11

¿Se requieren muestras?

13

¿Es posible adjudicar parcialmente de acuerdo a la naturaleza del objeto contractual, por falta de presupuesto o interés público?

14

¿Se incluye procedimientos de control de calidad que se aplicará durante la ejecución del contrato y para la recepción de obras, suministros o

servicios, para ser utilizados en la ejecución del contrato?

15

Fecha donde se van a recibir:

Indicar si las pruebas son:

Indicar el tipo de verificación y valoraciones que se les va a aplicar:

3. En caso de muestras para textiles o vestuario:

Nota: Ver Circular No. DPI-008-2016 del 11 de enero de 2016

Indicar Tallas:

Cantidad por talla:

12

Indicar los recursos humanos o materiales a utilizar para verificar la correcta ejecución del objeto contractual

Rubro

Aprobado por: Lic. Mario Alberto Umaña Mora

Teléfono

Cédula:

Fecha que Rige:

Nombre:

Teléfono

Cédula:

Si su respuesta es NO indique porqué:

SI

NO

SI

NO

SI

NO

Destructivas Organolépticas Procede la devolución de la muestra

Versión: 01

Página: 4 de 6

Ítem

20.1

Indicar tallas Indicar cantidad por talla

20.2

Indicar la divisibilidad del objeto contractual

20.3


16

17

¿Se adjunta Formulario "Cálculo de porcentaje de multa y clausula penal" DPI-FO13O00-PC ?

Indicar y Justificar Porcentaje de Clausula Penal:

Fecha que Rige:

19

¿Se requiere solicitar a las Empresas Participantes alguna capacidad financiera?

Indicar criterio de evaluación:

20



18

¿Los bienes o servicios a adquirir se encuentran dentro de las partidas incluidas en la Directriz 23-H del Presidente de la República y el

Ministerio de Hacienda?

Adjuntar el documento con requisitos y especificaciones técnicas emitido por Obras Civiles, Unidad de Proyectos o el

Representante profesional del Programa (donde se coordinó con todas las instancias involucradas).

Indicar los posibles defectos en la ejecución para establecerlos en el pliego cartelario como causales de multa. (Según lo establecido en la

Circular DPI-010-2016 del 18 de enero de 2016)

Consideraciones según la naturaleza del Objeto Contractual

Nota: Se deben considerar los requisitos básicos para servicios sanitarios accesibles, instrumentos de revisión de

cumplimiento de accesibilidad de edificios.

Rubro

Textiles o Vestuarios (uniformes, camisetas, chalecos, pantalones, zapatos, botas)

Equipo de computo, equipo de comunicación, autobuses, obras de infraestructura, alarmas contra incendios.

Remodelación, construcción o reestructuración

SI

NO

SI

NO

SI

NO

Versión: 01

Página: 5 de 6

Ítem

Indicar las etapas en que va a ser dividido el proyecto de obra pública:

#

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

20.4

20.5

1

2

3

4

5

Monto total Anual

20.6

Indicar el plazo de garantía de las reparaciones

Nombre de la Etapa

#Indicar todas las posibles reparaciones que incluyan (mano de obra,

traslados, repuestos, etc.)

Plazo de Ejecución

Total de precios unitarios

Tiempo de respuestaPrecio Estimado

Rubro


Requisitos para solicitudes de tramites concursales DPI-FO04O01-PC

Elaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:

Aprobado por: Lic. Mario Alberto Umaña Mora Fecha que Rige:

Monto estimado anualFrecuenciaIndicar todas las actividades necesarias para la atención del bien#

20

Servicios o instalaciones

Mantenimiento Preventivo

Mantenimiento Correctivo

Con Transporte

Con Transporte e Instalación

Versión: 01

Página: 6 de 6

Ítem

20.7

Se requiere como:

20.8

Indicar Justificación

Nombre:

Firma:

Indicar porcentaje:

¿Se requiere como requisito de admisibilidad el cumplimiento de la Directriz No. 11-Minae publicada en la Gaceta No. 163

de 26 de agosto de 2014?

Se cuenta con el contenido presupuestario para respaldar esta Solicitud de Contratación durante el presente año

programático, y esta Unidad Ejecutora se compromete a dar el contenido económico en caso de arrastre.

20

Rubro



Requisitos para solicitudes de tramites concursales DPI-FO04O01-PC




Equipo de Iluminación, Refrigeración o Aires Acondicionados

SI

NO

Productos incluidos en convenio marco con características diferentes

Requisito de admisibilidad

Porcentaje de evaluación de ofertas

Versión: 01

Página: 1 de 2

Ítem

Indicar partida:

Rubro

1


Requisitos para solicitud de contrato adicional según artículo 201 RLCA DPI-FO05O01-PCElaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:


3

¿Se adjunta documento con oferta donde el contratista esta de acuerdo en la entrega adicional y de mantener las mismas condiciones del

contrato original ?

2


Fecha:

Fecha:

Indicar el número de

Gaceta:


modificación:




Nota: El precio unitario del objeto contractual debe estimarse en concordancia con la unidad de medida

requerida.

Indicar monto:

6

¿No han pasado 6 meses después de la recepción definitiva de los bienes o servicios?

Indicar el tiempo transcurrido:

7

¿En la fase de ejecución del contrato original existieron incumplimientos graves?

4

¿Se adjunta documento donde el Programa le solicita al Contratista que acepta las condiciones del Contrato Original?

Indicar Líneas:5

Indicar si la aplicación del Artículo 201 RLCA es por:

SI

NO

Monto global de la contratación

Líneas

SI

NO

SI

NO



SI

NO


Versión: 01

Página: 2 de 2

Ítem

Nombre:

Firma:



8

¿El bien o el servicio fue recibido a satisfacción por el Programa Presupuestario?


Requisitos para solicitud de contrato adicional según artículo 201 RLCA DPI-FO05O01-PCElaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:

11

Indicar los posibles defectos en la ejecución para establecerlos en el pliego cartelario como causales de multa. (Según lo establecido en la

Circular DPI-010-2016 del 18 de enero de 2016)

12



Rubro




9

¿Se adjunta el registro contable?

10



SI

NO

SI

NO

SI

NO

SI

NO


Versión: 01

Página: 1 de 4

Ítem

Indicar partida:

¿Adjunta documento de estudio de mercado, firmado por el funcionario que lo realizó?


Nota1: El precio unitario del objeto contractual debe estimarse en concordancia con la unidad de

medida requerida.


Gaceta: Fecha:


modificación: Fecha:

Nota2: Se debe indicar el monto unitario del bien o servicio a adquirir

4

¿Se van a comprar textiles o vestuarios (uniformes, camisetas, chalecos, pantalones, zapatos, botas)?

Indicar tallas:

Nota: Todas las empresas consultadas obligatoriamente deben estar registradas como proveedores ante el

Ministerio de Hacienda

5

Rubro

De requerirse especificaciones técnicas adicionales a las establecidas en la ficha técnica.

¿Se adjunta documento firmados por los responsables ?

3



Requisitos para solicitud de entrega según demanda por artículo 154 inciso B RLCA DPI-FO06O01-PCElaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:

Aprobado por:

1

Nota: Es de carácter obligatorio presentar las especificaciones adicionales en formato Word y PDF.



Indicar monto:

2


SI

NO

SI

NO

SI

NO




Versión: 01

Página: 2 de 4

Ítem

7

Complete la siguiente información:

Obligatoriamente se debe adjuntar la demanda de al menos 1 año atrás.

11




Aprobado por:

Rubro

Indicar los recursos humanos o materiales a utilizar para verificar la correcta ejecución del objeto contractual

Obligatoriamente se debe adjuntar la proyección a futuro.9

Seleccione el o los criterios que desea sean contemplados en el Sistema de Evaluación de Ofertas (SEO).

Nombre:

Teléfono

Cédula:

Responsable del Análisis Técnico:

8

¿Se incluye procedimientos de control de calidad que se aplicará durante la ejecución del contrato y para la recepción de obras, suministros o

servicios, para ser utilizados en la ejecución del contrato?

10

Nota: Si no desea evaluar el plazo de garantía del bien o el servicio, debe indicar el

plazo mínimo que se requiere:

12

Indicar los plazos máximos en que se debe entregar:

Cédula:

Otros:

¿El bien a adquirir se compra por primera vez?

Indicar los plazos mínimos de aviso al contratista para la siguiente entrega:

6

Responsable del seguimiento en etapa de ejecución (opcional):

Nombre:

Teléfono

SI

NO

SI

NO

El precio

Experiencia de la empresa

Experiencia de la persona

Plazo de la garantía del bien o servicio

Técnicos certificadas


Versión: 01

Página: 3 de 4

Ítem

4. Otros:



¿Se requieren muestras?

1. Responsable de las muestras y procedimiento (opcional):

Nombre:

Teléfono

Cédula:

Indicar Tallas:

Cantidad por talla:

Nota: Ver Circular No. DPI-008-2016 del 11 de enero de 2016

2. Detalles de las muestras:

Cantidad:

Indicar el tipo de verificación y valoraciones que se les va a aplicar:

13

Rubro


14

Indicar los posibles defectos en la ejecución para establecerlos en el pliego cartelario como causales de multa. (Según lo establecido en la Circular

DPI-010-2016 del 18 de enero de 2016)



Lugar donde se van a recibir:

Fecha donde se van a recibir:

Indicar si las pruebas son:

3. En caso de muestras para textiles o vestuario:

15

SI

NO

Destructivas

Organolépticas

Procede la devolución de la muestra

SI

NO


Versión: 01

Página: 4 de 4

Ítem

Otros:

Nombre:

Firma:

Rubro




20

¿Se requiere como requisito de admisibilidad el cumplimiento de la Directriz No. 11-Minae publicada en la Gaceta No. 163 de 26 de agosto de

2014?

21



18

Indicar el tope presupuestario anual:

17

¿Se adjunta documento con los aspectos señaldos en el "Instructivo para el trámite de procedimientos de contratación administrativa" y el

monto de la capacidad económica que se solicita?

19

El Contenido Presupuestario de la Solicitud de Pedido corresponde a:

16

¿Se requiere solicitar a las Empresas Participantes alguna capacidad financiera?

¿Los bienes o servicios a adquirir se encuentran dentro de las partidas incluidas en la Directriz 23-H del Presidente de la República y el Ministerio

de Hacienda?

Indicar criterio de evaluación:



SI

NO

SI

NO

SI

NO

SI

NO

Hasta el límite de Compra Directa

Hasta el límite de Licitación Abreviada

Hasta el límite de Licitación Pública (Cuantía inestimable)

Garantiza solo 1 periodo presupuestario

Sumatoria de precios unitarios (Según Demanda)


Versión: 01

Página: 1 de 6

Ítem

Indicar partida:



2




requerida.

Indicar el número de modificación:

Fecha:

Fecha:

Rubro


Requisitos para solicitudes de tramites excepcionados según artículo 131 RLCA DPI-FO07O01-PC

3

¿Los bienes o servicios a adquirir se encuentran dentro de las partidas incluidas en la Directriz 23-H del Presidente de la República y el Ministerio

de Hacienda?

6

4

Seleccione el tipo de modalidad de ejecución:

Debe completar y adjuntar el formulario No. DPI-FO06O01-PC "Requisitos para

solicitud de entrega según demanda por artículo 154 inciso B RLCA"

5

Indicar los posibles defectos en la ejecución para establecerlos en el pliego cartelario como causales de multa. (Según lo establecido en la Circular

DPI-010-2016 del 18 de enero de 2016)

1



Indicar monto:




SI

NO



SI

NO

Una sola entrega

Entregas parciales

Según Demanda


Versión: 01

Página: 2 de 6

Ítem

Otros:

9

Indicar la justificación del inciso que desea aplicar

8

Seleccione el inciso del Artículo 131 de La Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, que desea tramitar:

¿Se adjunta declaración jurada debidamente firmada?

Debe indicar las siguientes leyendas:

* Se encuentra al día con el pago de las cuotas obrero patronales.

* Se encuentra al día con el pago de todo tipo de impuestos nacionales.

* No le afectan las disposiciones establecidas según artículo 22 y 22 bis de la Ley de Contratación

Administrativa, y Artículo 65 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

* Que se encuentra al día con el pago del Impuesto de Sociedades Anónimas (sólo si corresponde a una

sociedad anónima).

Rubro

7


Requisitos para solicitudes de tramites excepcionados según artículo 131 RLCA DPI-FO07O01-PCElaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:


10

Seleccione la forma de pago según la naturaleza del objeto contractual:

A. Oferente único

B. Bienes o servicios artísticos o intelectuales

C. Medios de comunicación social

D. Suscripciones y compra de material bibliográfico

E. Servicios de capacitación

F. Atención urgente de gestiones judiciales

G. Reparaciones indeterminadas

H. Objetos que requieren seguridades calificadas

I. Interés manifiesto de colaborar con la Administración

J. Arrendamiento o compra de bienes únicos

K. Situaciones imprevisibles

L. Arrendamiento de vehículos de los funcionarios

N. Combustibles

O. Patrimonios

P. Asesoría a Auditorías Internas

M. Servicios de arbitraje o conciliación

Usual de gobierno

Carta de crédito

Por avance de obra

SI

NO


Versión: 01

Página: 3 de 6

Ítem

Otro:

Rubro

14

¿Se adjunta carta del fabricante del producto o servicio que certifique que el oferente que esta ofreciendo el servicio es el representante único y

exclusivo del mismo?

¿Se adjunta declaración jurada del oferente que certifica que es el distribuidor único y exclusivo autorizado en Costa Rica?

¿Se adjunta documento donde el proveedor acepta las clausulas por incumplimiento? Ver Anexo No. 11 "documento de aceptación de

condiciones" del Instructivo para el trámite de procedimientos de contratación administrativa.

Si seleccionó el inciso E: Servicios de capacitación

¿Se adjunta la oferta de la empresa debidamente firmada por el representante legal con todos los requisitos, el programa de capacitación y los

horarios?

¿Se adjunta oferta del proveedor con todos los requisitos?

¿La empresa se encuentra en el registro de proveedores del Ministerio de Hacienda?

Si seleccionó el inciso G: Reparaciones indeterminadas

¿Se adjunta documento con el precio estimado por el servicio?




13

11

Seleccione el plazo de vigencia de la contratación (en caso que lo requiera)

12

Si seleccionó el inciso A: Oferente Único

¿Se considera razonable el precio estimado por la empresa que está ofreciendo el servicio?

Justifique:

SI NO

SI NO

SI NO

SI NO

SI NO

SI NO

SI NO

SI NO

Contrato anual

Contrato prorrogable hasta por 3 periodos iguales


Versión: 01

Página: 4 de 6

Ítem

Indicar: Provincia

Cantón

Distrito

15

Justifique:

17



16

¿Se considera razonable el precio estimado por la empresa que está ofreciendo el servicio?


Si seleccionó el inciso I: Interés manifiesto de colaborar con la Administración

Rubro

Defina claramente el alcance del Objeto Contractual:

¿Se adjunta estudio de mercado que comprueba que el valor resulta inferior al 30% o más del valor real mínimo de mercado?

¿Se indica el nombre o razón social de la persona a quien se le va a pagar el alquiler o servicio?

¿El proveedor se encuentra inscrito en el registro de proveedores del Ministerio de Hacienda?

¿Cuales de los siguientes detalles están contenidos en la oferta?

Si seleccionó el inciso J: Arrendamiento o compra de bienes únicos

¿Se adjuntan los estudios necesarios para determinar si el bien es el más apto para la finalidad propuesta?

¿El objeto fue ingresado en la solicitud de pedido en una sola línea, una única unidad de medida y especificada en colones?

Nota: Ver Circular No. DPI-044-2015 del 01 de setiembre de 2015

SI NO

SI NO

SI NO

SI NO

SI NO

SI NO

La oferta original está firmada por el propietario del inmueble o representante legal y sellada

Se indican las calidades del propietario o apoderado generalísimo

Monto mensual del alquiler

Descripción del inmueble

Se indica la vigencia de la oferta

El propietario o apoderado indica que acepta la forma de pago usual del gobierno


Versión: 01

Página: 5 de 6

Ítem

Nota: este documente tiene vigencia de 30 días.


Nota: este documente tiene vigencia de un año.

¿Se adjunta documento con criterio Técnico favorable de la Dirección General de Armamento (en caso de requerirse).

Nota: este documente tiene vigencia de un año.



Código



¿Se adjunta documento de criterio técnico favorable del Departamento de Salud Ocupacional ?

¿Se adjunta documento del avalúo y criterio técnico favorable realizado por el Departamento de Obras Civiles?

¿Se adjunta documento con criterio Técnico favorable de la Dirección de Informática, que indique si el lugar es apto o no ?

¿Se adjunta certificación de la Caja Costarricense del Seguro Social que se encuentra al día con las cuotas obrero patronales (actualizada)?

¿Se adjunta certificación registral del inmueble?

¿Se adjunta documento de personería jurídica o fotocopia de cédula de identidad (personas físicas)?

¿Se indica la cuenta cliente del propietario donde se le depositarán los pagos?

Se indica si el inmueble será ocupado una vez que el contrato sea eficaz o hasta una vez realizadas las remodelaciones? (para efectos de pago).


Fecha que Rige:

¿Se adjunta Certificación de la Municipalidad de que se encuentra al día con los impuestos (actualizada)?

# De cuenta Cliente:

¿Se adjuntan al menos 3 cotizaciones de alquiler de inmuebles idóneos y las razones técnicas para justificar el más apto?

¿Se adjunta copia del plano catastrado?

Rubro

17

El propietario o apoderado indica que acepta la forma de pago usual del gobierno

Se indica la aceptación de cancelación de timbres requeridos en el trámite de contratación

Indica que el propietario o apoderado acepta realizar las modificaciones propuestas por el Departamento de Obras Civiles, o departamento según corresponda y el plazo en el que se obliga a realizarlas

SI NO

SI NO

SI NO

SI NO

SI NO

SI NO

SI NO

SI NO

SI NO

SI NO

SI NO

SI NO


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Página: 6 de 6

Ítem


Justifique:

Nombre:

Firma:

17



Indicar la forma en que fue seleccionado el contratista:

¿ Se adjunta Certificación de Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares FODESAF?

¿El monto de la oferta es menor o igual al valor determinado por en el avalúo realizado por el Departamento de Obras Civiles?

¿Se adjunta Declaración Jurada que indica: que se encuentra al día con el pago de las cuotas obrero patronales, con el pago de impuesto de

sociedades anónimas (en caso de requerirse) y con el pago de todo tipo de impuestos nacionales, que no le afectan las prohibiciones establecidas

según artículos 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa y artículo 65 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa?

En caso de que la propiedad a alquilar está hipotecada, ¿Se adjunta documento de la entidad bancaria con la cual tienen el préstamo, donde

indiquen que se está al día con los pagos?

Si el inmueble tiene más de un Propietario Registral, ¿se indica en la oferta el nombre de la persona que va salir en la orden de compra?



Rubro




SI NO

SI NO

SI NO

SI NO

SI NO

Precalificado

Idoneidad


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Ítem

Indicar partida:

Porque no aplica:

6

¿Se adjunta?


2

¿Se adjunta contrato?

Indicar si la ejecución ha transcurrido conforme a las clausulas del contrato original, y según la normativa vigente.

Porque no aplica:

5

4

7

¿Se va a prorrogar contrato?

Rubro

Si el trámite se genera en Comprared: Indicar justificación de la necesidad del objeto contractual. (Sino omitir este punto)

3

Indicar expresamente que se trata de una inyección de contenido de la contratación administrativa N°:

1



Indicar monto:


Requisitos para solicitudes de inyección de contenido DPI-FO08O01-PCElaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:


Aprobación interna

Referendo Contralor

No Aplica

Si

No aplica

Si

No

SI

NO

Primera prórroga

Segunda prórroga

Tercera prórroga


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Ítem

Nombre:

Firma:



9

¿El bien o servicio a adquirir se encuentra contemplado dentro del plan de compras del año en curso ?


Rubro



Indicar:

8Fecha de inicio en que rige el contrato:

Fecha máxima en que rigue el contrato con prorrogas:


Requisitos para solicitudes de inyección de contenido DPI-FO08O01-PCElaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:


NO

SI


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Ítem

Indicar partida:

Rubro

Si el trámite se genera en Comprared (sino omitir este punto): Indicar justificación (o referencia del documento donde consta justificación) de la

necesidad del objeto contractual.

3

¿La modificación, aumento o disminución del objeto, no le cambia su naturaleza, ni tampoco le impide cumplir con su funcionalidad o fin

inicialmente propuesto?

1



Indicar monto:


Requisitos para solicitud de modificación unilateral del contrato según artículo 200 RLCA DPI-FO09O01-PCElaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:


2



requerida.

5

Indicar el monto de la modificación (incluyendo reajustes o revisiones según corresponda)

4

Seleccionar el elemento que va a ser modificado:

SI NO

Especifique:

Precio (monto)

Plazo Estimado

Objeto Contractual

Inclusión de Líneas

Otro


Versión: 01

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Ítem

6.1

6.2

6.3

6.4

6.5

6.6

6.7 Indicar :

Plazos máximos de aviso al contratista para la siguiente entrega:

Plazos mínimos de aviso al contratista para la siguiente entrega:

6.8

6.9

6.10¿Las nuevas líneas a incluir en el contrato cumplen técnicamente con los requisitos establecidos por el programa

presupuestario?

Indicar el consumo del nuevo producto al menos del año anterior.

¿El nuevo producto cumple con los certificados de calidad?

¿Se acredita que el precio ofertado es razonable?

¿Se valoraron muestras?

¿Las muestras cumplieron técnicamente?

¿Se desea hacer una inclusión de líneas?

Indicar justificación de la inclusión de la nueva línea.

¿Se cumple con el procedimiento establecido en el pliego cartelario para la inclusión de líneas?

DPI-FO09O01-PC



Rubro

6

¿Se adjuntan estudios de mercado o estudio referencial de precios sobre el producto de al menos 3

oferentes y donde se demuestra cuál es la mejor oferta?


Requisitos para solicitud de modificación unilateral del contrato según artículo 200 RLCA

SI

NO

SI NO

SI NO

SI NO

SI NO

SI NO

SI NO

SI NO


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Página: 3 de 3

Ítem

Nombre:

Firma:

Fecha Aprobación:


Rubro


¿Es la mejor forma de satisfacer el interés público?

9

¿La suma del monto a aumentar no supera el límite previsto para el tipo de procedimiento tramitado?

Requisitos para solicitud de modificación unilateral del contrato según artículo 200 RLCA DPI-FO09O01-PCElaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla

7

¿Se comprueba que se trata de causas imprevisibles?, indicar cuáles:

10

¿El bien o servicio a adquirir se encuentra contemplado dentro del plan de compras del año en curso publicado en Comprared?


8

Justificación:





SI NO

SI NO

SI

NO

SI NO


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Ítem

Indicar partida:

Nombre del convenio marco que va a ser

aplicado:

Número:


medida requerida.

Indicar el número de modificación:

Fecha:

Fecha:

Justificar porque no se seleccionó el de menor precio:

5

¿Se seleccionó el artículo o servicio de menor costo? (excepción: tiquetes aéreos, servicios de limpieza y catering service)


Requisitos para solicitudes de Convenio Marco DPI-FO10O01-PCElaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:


Fecha que Rige:

Rubro

3

Indicar:

4

Si el trámite se genera en Comprared: Indicar justificación de la necesidad y la procedencia del objeto contractual o servicio solicitado. (Sino

omitir este paso)

2



1




Indicar monto:

6



SI

NO

SI

NO




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Ítem

1

2

3

4

7

2. Indicar aeropuerto destino:

1. Indicar fecha de salida:

3. Seleccionar el horario de salida:

4. Indicar fecha de llegada:

8. ¿Se adjunta documento con invitación para el viaje?

Elaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla

7. Indicar: # de viajero frecuente


Fecha que Rige:

Nombre

5. Seleccionar el horario de llegada:

¿Se van a comprar tiquetes aéreos?


Requisitos para solicitudes de Convenio Marco DPI-FO10O01-PC

6. ¿Se adjunta el acuerdo de viaje con autorización del Ministro?

Rubro

¿Es un servicio de limpieza o fumigación?

7

1. Indicar los meses en que se va a utilizar el servicio:

Nota: La cantidad mínima permitida es de 1 mes

Fecha Aprobación:

SI

SI NO

Mañana

Tarde

Noche

Tarde

Noche

Cualquiera de los anteriores

SI

NO

SI

NO

NO

Cualquiera de los anteriores

Mañana


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Nombre:

Firma:


Fecha que Rige:





¿Es un servicio de catering service?

1. ¿Se adjunta el plan de alimentación firmado por el Jefe del Programa junto con una copia en formato de Excel?

8

Rubro


Requisitos para solicitudes de Convenio Marco DPI-FO10O01-PC


SI

NO

SI

NO


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Nombre:

Firma:




1

Rubro

Indicar justificación de la realización del pago



Reajuste de precios o pago de diferencias DPI-FO11O01-PCElaborado por:

3

Si es un reajuste de precio:



2

Indicar número de contratación y número de orden de compra a la cual se le va a realizar el pago:

Nota: Se debe adjuntar resolución


Aprobado por:

Indicar número de resolución de la aprobación de la Presidencia para realizar el pago:


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Indicar partida:

Nombre:

Firma:




Aprobado por:

Rubro

Si el trámite se genera en Comprared: Indicar justificación de que la actividad desplegada se encuentra dentro de sus respectivas

competencias (Sino omitir este punto).



Requisitos actividad contractual desarrollada entre sujetos de Derecho Público Artículo 130 RLCA

Indicar monto:


medida requerida.

DPI-FO15O00-PCElaborado por:




2

1




ANEXO No. 11

Documento de Aceptación de

Condiciones para Rendir

Garantía de Cumplimiento

Solicitud de Contratación/Pedido No. __________

Objeto Contractual: ___________________________________________

El que suscribe ________________________, cédula de identidad No.

_________________ representante legal de la Empresa ________________________,

en este acto se compromete a:

1. Depositar a favor del Ministerio de Seguridad Pública, una garantía de cumplimiento

correspondiente al ______ % (xxx por ciento, del monto total de la oferta presentada

para la solicitud de contratación No. __________, objeto contractual

_________________________________________________.

Para rendir esta Garantía se debe de tomar en consideración lo siguiente:

a) Esta garantía puede ser rendida por cualquiera de los medios que permite

expresamente el numeral 40 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa,

en la misma moneda que presentó la oferta, y con una vigencia no menor a noventa

(90) días hábiles adicionales a la fecha probable de la entrega del objeto contractual.

b) En caso de dinero en efectivo, éste deberá depositarse a la orden del Ministerio de

Seguridad Pública, cédula jurídica 2-100-042011, en el Banco de Costa Rica en las

cuentas No. 001-0120404-1 (cuenta cliente 15201001012040415), si es en colones o

No. 001-0220193-3 (cuenta cliente 15201001022019333), si es en dólares, indicando

el número de contratación a la que respalda la garantía, así como el nombre de la

empresa que realiza el depósito.

c) Una vez transcurrido el plazo de vigencia de la garantía de cumplimiento, el

Ministerio procederá con su devolución dentro de los veinte (20) días hábiles

siguientes a que se presente la solicitud por parte del contratista, siempre que no se

encuentre pendiente un proceso por incumplimiento contractual.

ACEPTACION DE CONDICIONES

PARA RENDIR GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO

d) Los bonos y certificados se recibirán por su valor real del mercado y deberán

acompañarse de una estimación efectuada por un operador de alguna de las bolsas

de valores legalmente reconocidas, se exceptúan de presentar dicha estimación los

certificados de depósito a plazo emitidos por bancos estatales.

2. Cancelar un monto correspondiente al 0.25% (cero punto veinticinco por ciento), del

monto total adjudicado por concepto de especies fiscales, más el monto aplicable por

concepto de reintegro de papel, los cuales deben ser cancelados mediante entero a

favor del Gobierno de Costa Rica. Lo anterior de conformidad con lo establecido en el

artículo 272 del Código Fiscal

3. Cláusula Penal y Multas

a) Si existiera atraso imputable al contratista en la entrega de los bienes

objeto de la contratación que le fueron notificados mediante una orden de compra,

éste autoriza al Ministerio de Seguridad Pública para que por concepto de cláusula

penal, le rebaje del pago respectivo la suma correspondiente al ______ %

( __________________ por ciento) del valor de la factura en trámite

correspondiente al bien entregado, por cada día hábil de atraso en la entrega de los

bienes (con respecto al plazo ofrecido), hasta un máximo de 25% (veinticinco por

ciento) del importe total de dicha orden de compra.

b) En el caso de que el contratista entregue bienes que no cumplan con lo

requerido en la orden de compra y no proceda a realizar las correcciones que le

indique la Administración en el plazo de cinco (5) días hábiles, se procederá a

cobrar una multa equivalente al ______ %

( __________________ por ciento) sobre el monto de la compra por cada día de

atraso en la corrección de lo indicado, hasta un máximo del 25% (veinticinco por

ciento) del monto de la compra luego de la cual se procederá a realizar el proceso

para determinar la eventual ejecución de garantía de cumplimiento, valoración de

posibles daños y perjuicios, resolución del contrato.

4. Causas para Resolución Contractual

a) El Ministerio de Seguridad Pública podrá disponer del procedimiento de

resolución contractual cuando el contratista incurra en algunas de las siguientes

faltas, incumplimiento en el tiempo de entrega, entregas incompletas de materiales,

entregas de materiales defectuosos, siempre y cuando se acredite que estamos

ante un incumplimiento grave.

b) Una vez que se haya dado alguno de los anteriores supuestos, se

procederá a realizar el respectivo procedimiento de ejecución de garantía de

cumplimiento, resolución contractual (si la falta lo amerita) cobro de daños y

perjuicios (si el costo de la falta supera lo redimido por la garantía) y proceso de

sanción administrativa según los artículos 99 y 100 de la Ley de Contratación

Administrativa

___________________________________ ____________________

Firma del Representante Legal Cédula No.

Instructivo para el trámite de Procedimientos de ... · Para el año presupuestario 2016, se...

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