INSTRUCTIVO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE

PROYECTOS EN GPR

COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA

DIRECCIÓN NACIONAL DE CAMBIO DE CULTURA ORGANIZACIONAL

1

Contenido Objetivo ............................................................................................................................................................ 2

Alcance .............................................................................................................................................................. 2

DESARROLLO ................................................................................................................................................. 3

Ficha básica del Proyecto FCE 4 – FCE 5......................................................................................... 3

Gestión de proyectos en GPR FCE 8 (paso a paso) ..................................................................... 8

Tabla 2. Datos Básicos del Proyecto ......................................................................................... 10

Tabla 3. Resumen Ejecutivo / Problemas / Riesgos. .......................................................... 11

Tabla 4. Administración de Problemas.................................................................................... 12

Tabla 5. Administración de Riesgos. ......................................................................................... 14

Tabla 6. Localidad de Impacto / Administración de Hitos. .............................................. 16

Presupuesto y Perfil Económico ..................................................................................................... 17

Tabla 7 Presupuesto y Perfil Económico ................................................................................ 18

Tabla 7.1Presupuesto y Perfil Económico .............................................................................. 18

Tabla 8. Indicadores / Archivos Anexos / Liga ......................................................................... 20

Equipo del Proyecto ............................................................................................................................. 22

Reportes Ejecutivos .................................................................................................................................. 24

ANEXO ............................................................................................................................................................ 25

2

OBJETIVO El objetivo de este instructivo es establecer un formato estandarizado para los proyectos

administrados, ejecutados y reportados en la herramienta Gobierno Por Resultados por

parte del Ministerio de Salud Pública y sus entidades adscritas.

Orientar al usuario para que la información ingresada en la herramienta sea oportuna y

adecuada.

ALCANCE Este documento pretende guiar a los líderes y/o administradores de los proyectos que se

ejecutan en el MSP y entidades adscritas que deben ser reportados en la herramienta

Gobierno Por Resultados.

Se detallará con imágenes y conceptos cada uno de los campos detallados en el módulo de

administración de proyectos de la herramienta Gobierno Por Resultados, guiando

conceptual y metodológicamente el reporte del proyecto.

3

DESARROLLO

Ficha básica del Proyecto FCE 4 – FCE 5 Para registrar un proyecto de gasto corriente en la herramienta Gobierno Por Resultados es necesario

ingresar al Factor Crítico de Éxito 4 (FCE 4) para registrar los datos básicos del mismo.

En caso de tratarse de un proyecto de Inversión se debe ingresar al Factor Crítico de Éxito 5 (FCE 5)

para de igual manera registrar los datos básicos del mismo.

La diferencia entre un proyecto de gasto corriente y uno de inversión en el sector público es el tipo

de financiamiento que este recibe, es decir se considera proyecto de inversión a todo proyecto que

reciba Dictamen de Prioridad STPE y esto genera que reciba financiamiento directo; y proyecto de

gasto corriente es todo proyecto que es financiado por el presupuesto de gasto corriente de la

entidad donde este se desarrolla ó que no necesariamente necesitan de una ejecución

presupuestaria para ser ejecutados, es decir pueden enfocarse en una mejora institucional y utilizar

los recursos con los que ya cuenta la entidad.

A continuación, el paso a paso para hacer el registro del mismo:

Paso 1: Clic en el Factor Crítico de Éxito 4 o 5

4

Paso 2: Seleccionar la opción Proyectos de Gasto Corriente / Inversión

Paso 3: Clic en el botón

5

Paso 4: Detallar los campos básicos del proyecto

1

2

3

5

4

6

7

8

9

10

11

12

13

14

6

Tabla 1. Campos de la Ficha Básica del Proyecto

Nro. Campo Detalle

1 Proyecto de

Inversión / Gasto Corriente

Incluir al inicio las siglas de la institución. * En proyectos de inversión el nombre debe coincidir al colocado en el Plan Anual de Inversión (PAI).

Ejemplo: MSP - Reforma Del Sector Salud Y Reestructuración Del Ministerio De Salud Pública.

2 Descripción

En este campo se debe detallar el objetivo general o propósito del proyecto, este debe responder las tres preguntas básicas: Qué?, Por qué?, Para qué?

Detalle del producto o servicio a generar. *Los proyectos de inversión deben detallar los Objetivos específicos estos se deben tomar del punto 3.1 del formato de proyectos STPE o de la Matriz de Marco Lógico.

Linea base en caso de tenerla para los proyectos de gasto corriente. *Los proyectos de inversión la deben tomar del punto 2.3 del formato de proyecto STPE o de la Matriz de Marco Lógico.

3 Tipo de Proyecto

Actualmente existen siete categorias en GPR en las que se pueden encajar los proyectos de inversión o gasto corriente, estas son:

Activos Fijos

Brainware – Talento Humano

Comercial

Infraestructura

Organización / Cultura

Procesos

Tecnologias Se debe seleccionar a qué tipo de proyecto es al que más se apega

4 Áreas de la Unidad Son las gestiones internas de acuerdo al Estatuto Orgánico por Procesos del MSP (Direcciones Nacionales, Zonales y Distritales) y en entidades adscritas de acuerdo a su estructura.

5

Fecha de Inicio

Es la fecha de inicio que consta en el Acta de Constitución del Proyecto. *Para los proyectos de inversión la fecha de inicio se considera una vez es emitido el Dictamen de Prioridad de STPE y/o son asignados los recuersos del PAI.

Fecha de Fin

Es la fecha estimada en la cual se terminan todas las actividades del proyecto y se han cerrado todos los hitos. *Para los proyectos de inversión se considera la fecha establecida en el Dictamen de Prioridad emitido por STPE.

6 Líder del Proyecto

Es el responsable de que el proyecto termine a tiempo, dentro del costo presupuestado y con la calidad establecida. También llamado Gerente dependiendo de la envergadura del proyecto. RECOMENDACIÓN: Este roldebería ser ejecutado por una persona de la unidad diferente al titular de la misma, ya que la administración eficiente de un proyecto demanda tiempo y atención.

7

7 Patrocinador

Ejecutivo

Es el reponsable de proveer el apoyo apropiado para el proyecto y asegurar la inversión requerida, asi como de proteger el proyecto de las influencias externas.

En el MSP el rol de patrocinador ejecutivo es asumido por Coordinadores Generales, Subsecretarios, Coordinadores Zonales y en entidades adscritas de acuerdo a su estructura.

8 Beneficios

Cualitativos

Debe redactarse de manera concisa en función de los objetivos establecidos para el proyecto. Deben responder qué busca el proyecto y en qué medida ayudará a resolver la problemática para lo que fue creado.

*En los proyectos de inversión se debe considerar el enfoque al Beneficio Social y el Objetivo del Fin del proyecto que consta en el Marco Lógico del Proyecto STPE (Punto 3.3)

9 Tipo de Beficiario

Se refiere al grupo focal tanto interno como externo al que impactará el proyecto, además se puede incluir grupos afectados indirectamente. *Los proyectos de inversión deben guiarse del punto 2.5 de la guia de proyectos STPE “Identificación y caracterización de la población objetivo (Beneficiarios)”

10 CUP Código Único del Proyecto. Es el código asigando por STPE a un proyecto cuando emite el dictamen de prioridad. *Este campo no aplica para los proyectos de gasto corriente.

11 Viabilidad Técnica

Es necesario determinar la factibilidad de realización del proyecto, considerando aspectos como ubicación geográfica, vías de acceso, disponibilidad de materiales y equipos, etc.

De igual forma deben ser consideradas las capacidades y competencias del líder y equipo del proyecto.

12 Restricciones

Es importante identificar las restricciones relacionadas con tiempo, costo y alcance (geográfico, especificaciones técnicas de equipos o sistemas).

De igual forma considerar limitaciones de recursos (humanos, financieros, materiales o equipos)

13

No. De Contrato Principal En caso de existir un contrato principal es necesario ingresar el

número asignado y la fecha de firma del mismo. Fecha de Firma de Contrato

14 Fecha de Última

Actualización Estos datos son agregados automaticamente por el sistema y se refiere a la fecha de la última modificación y quién fue la persona que la realizó. Modificado Por

8

Gestión de proyectos en GPR FCE 8 (paso a paso) Una vez que se ha registrado la ficha básica del proyecto se debe proceder con la actualización de los

avances, para esto se debe ingresar en el Factor Crítico de Éxito 8 (FCE 8).

Paso 1: Clic en el Factor Crítico de Éxito 8

Paso 2: Seleccionar la opción Proyectos de Gasto Corriente / Inversión

9

Paso 3: Ubicar el proyecto y dar clic en el botón “Detalle”

10

Paso 4: Detallar avances del proyecto

Tabla 2. Datos Básicos del Proyecto Nro. Campo Detalle

1 Detalle del Proyecto

Este campo incluye los datos básicos del proyecto, parte de estos fueron agregados en el FCE 4 si se trata de un proyecto de gasto corriente y en el FCE 5 si es un proyecto de inversión, los datos financieros del proyectos son ingresados en el campo de Presupuesto y Perfil Económico, que se revisará mas adelante en este instructivo, en el punto 9 “Presupuesto y Perfil Económico”.

1.1 Programas

Relacionados

De acuerdo a la Guía Metológica de Gobierno Por Resultados un programa es un conjunto de proyectos seleccionados, planificados y administrados de manera coordinada para lograr objetivos comunes y estratégicos.

2 Control de Proyectos

El control de proyectos permite al administrador modificar manualmente la fase en la que se encuentra el proyecto, la definición e identificación de cada una de estas etapas se puede revisar en la Guía Metodológica para Administración de Proyectos

3 Vizualización de

Gráficas

Estas gráficas son indicadores calculados automáticamente por el sistema a partir de la información ingresada.

El porcentaje de avance: suma el peso de los hitos cumplidos y los compara por hitos pendientes de cumplir.

El porcentaje de tiempo transcurrido: se basa en el tiempo transcurrido desde la ficha de inicio del proyecto hasta el final del mismo.

El porcentaje del costo total devengado: representa el presupuesto devengado por el proyecto.

2

1

3

1.1

11

Tabla 3. Resumen Ejecutivo / Problemas / Riesgos. Nro. Campo Detalle

4

Resumen Ejecutivo

Todo proyecto debe contar con un resumen ejecutivo de forma mensual, en el cual se detallen las actividades mas relevantes realizadas y los hitos que se van cumpliendo en cada periodo.

El Acuerdo Ministerial Nro. 2166 establece textualmente lo siguiente: “La actualización de la ficha del proyecto, sera realizada por el Líder de Proyecto cada semana, en su último día laborable, y la gestión del mes vencido será resgistrada hasta el segundo día laborable del mes subsiguiente.”

Es necesario que en el resumen de cada periodo sea claro, conciso y que contenga los siguientes datos:

1. Mes (en mayúsculas) y año (en números). 2. Enumerar las actividades que se realizaron para cumplir ó

aportar con el cumplimiento de los hitos (asociar al hito e indicar si se cumplió).

3. *Respuesta a supervisión o supervisiones ejecutivas realizadas al proyecto por parte de los gobernadores (solo para proyectos de inversión).

4. Jusitificación en caso de fase a congelado ó cancelado. Ejemplo: ABRIL 2015 1. Durante el mes de abril se elaboró y firmó el acta de constitución del proyecto (Hito relacionado 1, cumplido). 2. Se llevo a cabo la reunión de socialización con los representantes parroquiales según petición de la máxima autoridad.

RECOMENDACIÓN: Una vez finalizado el resumen ejecutivo del mes es importante cerrar el resumen agregando un visto en el cuadro “cerrar resumen”. Sin embargo es importante resaltar que una vez cerrado el resumen este no podrá ser modificado ó eliminado

4

3

12

Tabla 4. Administración de Problemas Nro. Campo Detalle

5 Administrador de

Problemas

En este campo se ingresan los problemas que han surgido durante el desarrollo del proyecto y se registran con la finalidad de dejar constancia, priorzarlos y registrar acciones que permitan resolverlos. Los problemas son acciones que generalmente no puede resolver el líder del proyecto por si solo y requiere intervención del patrocinador ejecutivo para su solución.

5.1 Nombre del Problema

Colocar de la manera mas concreta posible de que se trata el problema

5.2 Descripción del

Problema Es el espacio para especificar o aclarar términos técnicos, causas del problema, etc.

5.3 Fecha de

Identificación Se trata de la fecha en la que se identifica el problema.

5.4 Responsable El responsable de administrar todos los problemas del proyecto es el administrador o líder del proyecto.

5.5 Urgencia, Impacto y

Calificación

Es importante asignar una calificación a todos los problemas que se presenten durante el proyecto, para generar esta calificación se toman en cuenta dos factores que son: urgencia e impacto.

5

5.1

5.2

5.3 5.

4 5.5

5.6 5.

7 5.8

5.9

5.10

13

El administrador del proyecto debe asignar una puntuación al factor de urgencia siendo 10 la mas baja y 100 la mas alta, esta se refiere a la rapidez con la que debe ser resuelto el problema, de igual manera se debe asignar una puntuación al impacto o consecuencias que genera el problema en caso de no ser resuelto.

CALIFICACIÓN DEL PROBLEMA URGENCIA - IMPACTO

URGENCIA IMPACTO

71 - 100 Ptos Muy Alta 71 - 100 Ptos Muy Alta

51 - 70 Ptos Alta 51 - 70 Ptos Alta

31 - 50 Ptos Media 31 - 50 Ptos Media

11 - 30 Ptos Baja 11 - 30 Ptos Baja

0 - 10 Ptos Muy Baja 0 - 10 Ptos Muy Baja

Una vez ingresadas las puntuaciones de urgencia e impacto el sistema automaticamente entregará la calificación del problema, la cual servirá entre otras cosas para priorizar los mismos.

5.6

Costo del Impacto

En caso de poder determinar el costo en dólares que causa el problema en el proyecto debe ser registrado (campo opcional).

Retraso De igual manera en caso de poder determinar cuantos días de retraso genera el problema al proyecto estos deben ser registrados (campo opcional).

5.7 Fecha de Impacto

Se refiere a la fecha en la que se estima el problema tendrá impacto sobre el proyecto.

5.8 Hito Asociado Los problemas afectan el normal desarrollo de los proyectos, por esta razón es importante idenfitcar el hito al que afectan

5.9 Estado del Problema y

Fecha de Cierre

Mientras el problema no sea resuelto el mismo debe permanecer abierto, una vez este es solucionado el líder del proyecto manualmente debe cambiar el estado del mismo a cerrado y de igual manera colocar la fecha de cierre del mismo.

5.10 Acciones

Una vez que es registrado el problema, el sistema habilitará la opción de acciones. En este espacio se deben ingresar las acciones que el responsable del proyecto llavará a cabo para su solucionar el problema.

14

Tabla 5. Administración de Riesgos. Nro. Campo Detalle

6 Administrador de

Riesgos

El riesgo de proyectos es un evento o una condición con incertidumbre, que si ocurre, tiene un efecto negativo o positivo en los objetivos del proyecto. Al igual que en los problemas es necesario hacer una correcta administración de los riesgos.

6.1 Clasificación del

Riesgo (RBS)

El administrador o líder del proyecto debe seleccionar la calificación del riesgo, para los proyectos debe elegir los detallados en la clasificación 5– Proyectos:

General

Alcance

Calidad

Costo

Tiempo

6.2 Nombre del

Riesgo El nombre del riesgo se debe redactar de acuerdo a la sintaxis establecida por metodología: evento + CAUSARÍA + impacto

6.3 Descripción del

Riesgo

La descripción del riesgo debe cumplir con las siguientes características:

Representen una amenaza para el cumplimiento del plan .

Son posibles eventos futuros, con incertidumbre en ocurrencia.

Pueden tener una o más causa raíz.

Si ocurren, pueden tener uno más impactos negativos.

6.1 6.

2 6.3

6.4 6.

5 6.6

6.7 6.

8 6.9 6.10

6

6.11

15

6.4 Fecha de

Identificación Se trata de la fecha en la que se identifica el riesgo, que no es necesariamente la fecha de impacto.

6.5 Responsable

Se trata del servidor ó funcionario responsable de mantener el riesgo bajo control y actuar si ocurre el evento. Este debe entre otras cosas establecer y dirigir el plan de acción, revisar y evaluar la calificación del riesgo, activa el plan de contingencia si el riesgo ocurre y cierra el riesga cuando ha pasado la fecha estimada de ocurrencia.

6.6 Probabilidad,

Impacto y Calificación

Es importante asignar una calificación a todos los riesgos que se presenten durante el proyecto, para generar esta calificación se toman en cuenta dos factores que son: probabilidad de ocurrencia e impacto. El administrador del proyecto debe asignar una puntuación al factor de probabilidad de ocurrencia 10% la mas baja y 100% la mas alta, esta se refiere a que tan probable es que se de el riesgo, de igual manera se debe asignar una puntuación al impacto o consecuencias que generará el riesgo en caso de darse.

Probabilidad de Ocurrencia Grado Potencial de Impacto

90% Muy Alta Es casi un hecho que

eso va a ocurrir

90 Muy Alta

Habrá un perjuicio severo si llega a ocurrir. 70% Alta 70 Alta

50% Media

Estamos en plena duda, las señales detectadas al respecto nos indican que tanto puede como no puede ocurrir

50 Media Perturbador pero administrable.

30% Baja Se identificó como riesgo pero no creemos que ocurra, no hay argumentos para alarmarse.

30 Baja

Minimo y localizado. 10%

Muy Baja

10 Muy Baja

Una vez ingresadas las puntuaciones de probabilidad de ocurrencia e impacto el sistema automaticamente entregará la calificación del riesgo, la cual servirá entre otras cosas para priorizar los mismos.

6.7

Costo del Impacto

En caso de poder determinar el costo en dólares que causaría el riesgo en el proyecto debe ser registrado (campo opcional).

Retraso De igual manera en caso de poder determinar cuantos días de retraso generaría el riesgo al proyecto en caso de darse, estos deben ser registrados (campo opcional).

6.8 Fecha Estimada de Ocurrencia

Se refiere a la fecha en la que se estima el riesgo tendrá impacto sobre el proyecto.

6.9 Hito Asociado Los riesgos en caso de darse afectan el normal desarrollo de los proyectos, por esta razón es importante identificar el hito al que afectarian.

6.10 Estado del Riesgo y Fecha de Cierre

El riesgo se debe cerra en las suientes situaciones:

Ha pasado la fecha estimada de ocurrencia.

El evento ya ocurrió y se han realizado las acciones planeadas.

El riesgo no representa ya una amenaza para la consecución del proyecto.

6.11 Acciones Una vez que es registrado el riesgo, el sistema habilitará la opcion de acciones.

16

Se debe ingresar el plan de acción para mantener bajo control el riesgo. Las acciones van encaminadas a evitar, prevenir, transferir la amenaza y/o a tener un plan de contingencia para el riesgo. Tipos de Acciones:

Evitar – Acción que evita el riesgo eliminando su causa o seleccionando acciones alternativas

Prevenir – Acción que disminuye la probabilidad de ocurrencia del riesgo.

Transferir – Acción que transfiere y/o comparte el riesgo con un tercero.

Contingencia – Acción que reduce el impacto en caso de que ocurra el riesgo.1

Tabla 6. Localidad de Impacto / Administración de Hitos. Nro. Campo Detalle

7 Editar

Localidades

En este campo se selecciona el área o áreas focales a las cuales se espera impactar con el proyecto. *Los proyectos de inversión deben referirse al punto 1.3 del documento de STPE de cobertura y localización.

8 Administración

de Hitos

Los Hitos son entregables formales - físicos verificables (producto de una o varias actividades) que evidencian el avance físico del proyecto.

Estos se deben ingresar en orden de acuerdo a la etapa a la que correspondan, es decir un hito correspondiente a la etapa de DEFINICIÓN debe estar antes de la etapa de PLANIFICACIÓN.

Cada hito debe comenzar con la etapa a la que pertenece en letras mayusculas, su respectiva descripción, fecha comprometida, fecha estimada y porcentaje individual de avance físico.

El sistema permite categorizar cada hito de acuerdo a su tipo, actualmente se puede elegir entre las siguientes:

o Solicitud de Información o Publicación de Pliegos o Adjudicación

1 Conceptos tomados de las instrucciones de ingreso de información para Proyectos de Inversión en GPR

7

8

17

o Inicio de Trabajo o Entregables Intermedios o Acta de Entrega – Recepción Definitiva o Entrgables Formales o Verificación Ejecutiva o Compromiso Ministerial

Al momento de registrar los hitos las fechas de avance y comprometido deben ser la misma, sin embargo, si una vez que avanza el proyecto algun hito no se cumple en la fecha señalda se puede modificar la fecha estimada según la realidad (la fecha comprometida nunca puede ser cambiada).

El avance físico en conjunto de los hitos debe sumar 100, caso contrario el sistema no permite el cierre del mismo, el peso debe ser definido de acuerdo a la etapa del proyecto. Como recomendación metodológica el 10% del peso debe repartirse entre los hitos de la fase de definición, 10% entre los hitos de la fase de planificación, 60% entre los hitos de la fase de ejecución y finalmente 20% entre los hitos de las fases de cierrre y completado.

Cada hito cuenta con un semáforo y el comportamiento del mismo está sujeto al cumplimiento o no de estos en el tiempo establecido, a continuación el significado de cada color:

o Verde: Indica que el hito se ha cumplido antes o en la fecha establecida.

o Amarillo: Indica que la fecha estimada es posterior a la comprometida o que la fecha en tiempo real supera a la comprometida y en ambos casos el hito NO ha sido cumplido.

o Rojo: Indica que el hito se cumplió después de la fecha comprometida.

Metodológicamente se sugiere que seingresen dos hitos por mes, por lo que la cantidad de hitos variará según la duración del proyecto

Presupuesto y Perfil Económico

9

18

Tabla 7 Presupuesto y Perfil Económico Nro. Campo Detalle

9 Administración

de Presupuesto y Perfil Económico

Se trata del resumen del presupuesto del proyecto cargado en GPR, de años previos, actual y futuro en caso de contar con la información.

Los proyectos de gasto corriente no necesariamente cuentan con ejecución presupuestaría, por ejemplo un proyecto de mejora institucional, que se gestionará con reursos existentes en la unidad, es por esta razón que esta funcionalidad es opcional para este tipo de proyectos.

Tabla 7.1Presupuesto y Perfil Económico Nro. Campo Detalle

9.1 Prespuesto

Programado

Se debe ingresar el monto de programación mensual que se estima gastar en en base al presupuesto codificado. En caso de haber un cambio en el presupuesto codificado se debe realizar una reprogamación de los meses posteriores. La fecha de corte del presupuesto codificado es el último día del mes.

9.1

9.2

9.3

9.4

9.5

9.6

9.7 9.

8

9.9 9.1

0 9.11

9.12

9.13

9.14

19

9.2 Presupuesto Devengado

En este campo se va registrado el monto efectivamente ejecutado en el periodo por el proyecto. *En los proyectos de inversión conectados al E-SIGEF, esta información se actualizará automaticamente, una vez que este cerrado el Presupuesto Programado. Para proyectos NO conectados al E-SIGEF el presupuesto devengado se habilitará para modificarlos sólo cuando se haya cerrado el presupuesto programado y la carga de esta información se debe realizar de forma manual.

9.3 Avance

Acumulado Refleja el porcentaje del devengado acumulado en relación al programado acumulado.

9.4 Estado Los semáforos son un resultado del “Avance Acumulado”, si éte tiene una desviación igual o menor +/- 10% será verde, si es menor al +/- 15% será amarillo y finalmente si es igual o mayor al +/- 15% será rojo.

9.5 Presupuesto

Planeado

Es el valor que se establece como necesario para llevar a cabo el proyecto en el AÑO FISCAL. Es decir, en el valor planeado y solicitado en el año correspondiente. *Los proyectos de inversión deben colocar el valor que consta y fue aprobado en el punto 5 del proyecto STPE

9.6 Presupuesto

Externo Planeado

Hay proyectos que reciben financiamiento de instituciones no gubernamentales como el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), Organización Panamericana de la Salud, etc. En el caso de recibir presupuesto de una institución externa este debe ser reflejado en este campo.

9.7 Presupuesto

Aprobado Inicial

Los proyectos de inversión cuenta con un monto aprobado oficial al inicio de cada año por la Asamblea Nacional que se publica en el Plan Anual de Inversiones – PAI, este debe ir siendo registrado.

9.8 Presupuesto Codificado

Es el presupuesto inicial, el cual ha sido modificado a una fecha corte, este dato debe ser igual al que se registra en el E-SIGEF. Este valor es anual y puede cambiar en el tiempo según reformas al presupuesto por parte del la institución o el Ministerio de Finanzas.

9.9 Estimado a Fin

de Año

Es el pronóstico del líder o administrador del proyecto de cuál sería el monto final devengado a fines de año en curso y debe tener coherencia con el presupuesto codificado.

9.10 Anticipo Total

Entregado

Si el proyecto recibiera anticipos estos deben ser reflejados y se refiere la valor o valores que en los posibles contratos de proyectos han entregado por concepto de anticipo. Los anticipos durante la vida total del proyecto cuyos valores se irán acumulando y deberá ser actualizado siempre que exista un nuevo anticipo.

9.11 Costo Total Es el costo total del proyecto de principio a fin, considerando todos los años en los que se lleve a cabo el proyecto. *Los proyectos de inversión deben tomar este valor del dictamen de prioridad emitido por STPE.

9.12 Retorno

Económico Es el retorno en relación a lo invertido. Se encuentra en el punto 4.2.4 del proyecto STPE.

9.13 TIR En caso de haber calculado la tasa interna de retorno esta debe ser ingresada en este campo. *Para los proyectos de inversión este campo es obligatorio.

9.14 VAN De igual manera en caso de haber calculado el Valor actual neto es importante registrarlo. *Para los proyectos de inversión este campo es obligatorio.

20

Tabla 8. Indicadores / Archivos Anexos / Liga Nro. Campo Detalle

10 Indicadores

Un indicador es un instrumento para monitorear, predecir y administrar el desempeño necesario para alcanzar una meta determinada. A diferencia de los indicadores de los objetivos operativos, los de proyectos deben medir actividades.

Los indicadores tienen asociados umbrales que establecen un rango de desempeño, expresado en porcentaje, estos determinan el comportamiento de los semáforos. Estos umbrales suelen ser estándares aplican en la mayoria de los casos, sin embargo es necesario analizar cada indicador para determinar si requiere ajustar estos.

10

11

12

21

11 Archivos Anexos

Los archivos anexos respaldan toda la información ingresada, es importante que cada hito cuente con un archivo que respalde su cumplimiento. Para agregar un archivo anexo se debe seguir un orden alfabético y numérico, es decir al primer archivo se le debe nombrar A.1 el segudo A.2 ……. B.1, B.2 y asi sucesivamente. En la descripción del archivo se debe colocar el hito con el cual se asocia el anexo y el nombre del archivo. RECOMENDACIÓN: El sistema permite almacenar cualquier tipo de archivo enexo (word, excel, etc), sin embargo es recomendable almacenar todos los archivos del proyecto en formato PDF.

12 Agregar Liga Esta funcionalidad permite agregar una dirección URL o link que sea de relevancia para el proyecto.

22

Equipo del Proyecto Para agregar o modificar el equipo del proyecto se deben seguir los pasos que se detallan a

continuación:

Paso 1: seleccionar FCE4 / FCE5 según sea el caso

Paso 2: elegir la opción Definición del Equipo del Proyecto

23

Paso 3: selecciónar el proyecto y dar clic en el botón

Paso 4: Definir el rol y seleccionar la persona que ejecutará este rol

Los roles ejecutados en el proyecto por el equipo,no necesariamente son las mismas funciones que

realiza la persona dentro de la unidad a la que pertenece, por ejemplo el Sr. José Bacigalupo es

Analista de la Dirección Nacional de Cambio de Cultura Organizacional, sin embargo dentro del

proyecto ejecuta las funciones de Coordinador Administrativo.

24

REPORTES EJECUTIVOS Para generar un reporte ejecutivo del proyecto se debe dar clic al botón , este se encuentra

ubicado en la esquina superior derecha de la ficha de su proyecto, la ventaja de este informe es que

resume de forma clara y concisa el desarrollo la evolución del proyecto.

El reporte se genera en formato PDF

25

ANEXO Conceptos Financieros

Prespuesto Programado

El presupuesto programado es el monto de programación mensual que se estima gastar en en base al presupuesto codificado. En caso de haber un cambio en el presupuesto codificado se debe realizar una reprogamación de los meses posteriores. La fecha de corte del presupuesto codificado es el último día del mes.

Presupuesto Devengado

El presupuesto devengado es el monto efectivamente ejecutado en el periodo por el proyecto. Para proyectos de inversión conectados al E-SIGEF, la información se actualizará automaticamente dede E-SIGEF una vez que este cerrado el Presupuesto Programado. Para proyectos NO conectados al E-SIGEF el presupuesto devengado se habilitará para modificarlos sólo cuando se haya cerrado el presupuesto programado y la carga de esta información se realizará de forma manual

Presupuesto Planeado

Es el valor que se establece como necesario para llevar a cabo el proyecto en el AÑO FISCAL. Es decir, en el valor planeado y solicitado en el año correspondiente. *Los proyectos de inversión deben colocar el valor que consta y fue aprobado en el punto 5 del proyecto STPE.

Presupuesto Externo Planeado

En el caso de que el proyecto cuente con un presupuesto externo otorgado por otra institución se debe establecer el valor inicial del mismo y al mismo tiempo especificar de dónde proviene dicho presupuesto.

Presupuesto Aprobado Inicial

Monto aprobado oficial al inicio de cada año por la Asamblea Nacional y se publica en el Plan Anual de Inversiones – PAI.

Presupuesto Codificado

Es el presupuesto inicial, el cual ha sido modificado a una fecha corte, este dato debe ser igual al que se registra en el E-SIGEF. Este valor es anual y puede cambiar en el tiempo según reformas al presupuesto por parte del la institución o el Ministerio de Finanzas.

Anticipo Total Entregado

Se refiere a valor o valores que en los posibles contratos de proyectos han entregado por concepto de anticipo, corresponde a la vida total del proyecto cuyos valores se irán acumulando y deberá ser actualizado siempre que exista un nuevo anticipo.

Costo Total Es el costo total del proyecto de principio a fin, considerando todos los años en los que se lleve a cabo el proyecto. *Los proyectos de inversión deben tomar este valor del dictamen de prioridad emitido por STPE.

Retorno Económico Es el retorno en relación a lo invertido. Se encuentra en el punto 4.2.4 del proyecto STPE.

TIR La tasa interna de retorno es la minima necesaria para alcanzar un valor actual neto de cero, es decir, la tasa minima para recuperar la inversión.

VAN Valor actual neto es la sumatoria de los valores presentes de los flujos económicos para determinar la rentabilidad del proyecto.