INSTRUCTIVO PARA LA PROVISION DE BIENES Y SERVICIOS - VERSIÓN 1

FONDO DE EMPLEADOS OFICIALES DEL DEPARTAMENTO DEL META VERSIÓN: 1

PÁGINA: 1 DE 6 INSTRUCTIVO PARA LA PROVISIÓN DE BIENES O SERVICIOS

“LA CULTURA DEL AHORRO SOLIDARIO”.

IDENTIFICACIÓN

NOMBRE INSTRUCTIVO PARA LA PROVISIÓN DE BIENES O SERVICIOS

OBJETIVO Establecer las variables, condiciones y actividades para la provisión de los bienes o servicios necesarios para la prestación del servicio a los asociados.

ALCANCE Vincula a todos los funcionarios en relación con la provisión de bienes o servicios.

DEFINICIONES Bien: Recurso tangible requerido para la prestación del servicio a los asociados. Servicio: Conjunto de actividades que buscan responder a las necesidades de un cliente o de alguna persona.

ANEXOS Solicitud de bienes y servicios.

DESCRIPCIÓN

El Instructivo de bienes o servicios contiene la descripción de las solicitudes de provisiones regulares y comunes para el desarrollo del servicio, a saber: - Material y útiles de oficina: Insumos relacionados con labores de procesamiento y registro de información, tales como papel,

lapiceros, lápices, carpetas y otros relacionados. - Dotación de material y útiles de oficina: Compra masiva para almacenaje y posterior distribución de materiales y útiles de

oficina. - Equipos de sistemas, video y comunicación: Hace referencia a los recursos tecnológicos como computadores, teléfonos y

demás artefactos. - Mobiliario: Elementos relacionados con los muebles de oficina, aires acondicionados, neveras y demás enseres. - Cafetería y aseo: Recursos para alimentación y limpieza de las instalaciones. - Papelería: Se refiere a la papelería sin y con membrete (especialmente la segunda). - Dotación de papelería: Compra masiva para almacenaje y posterior distribución de papelería con y sin membrete. - Mantenimiento locativo: Insumos o servicios relacionados con la reparación y sostenimiento de las edificaciones y su

funcionamiento. - Obsequios: Presentes dirigidos a los usuarios para su beneplácito y la promoción de la imagen corporativa de la Empresa. - Promocionales: Presentes asociadas al desarrollo de una campaña comercial. - Publicidad: Insumo relacionado con la información y posicionamiento de la empresa ante la opinión general. - Representación: Gastos asociados a la comercialización y representación de la Empresa. - Asambleas y pre-asambleas: Insumos relacionados con los aspectos logísticos demandados. - Restaurante: Servicios de alimentación ocasional requerido para el personal, dentro del marco del cumplimiento de las labores

misionales de la Empresa. - Servicios públicos: Consumo relacionado con el fluido eléctrico, agua, alcantarillado, telefonía, internet y demás. - Seguridad: Aspectos relacionados con el monitoreo y la vigilancia de las instalaciones. En la Tabla Nº 1 se describen los insumos, solicitantes, nivel decisorio, procedimientos y evidencias relacionadas con la provisión de bienes y servicios.




Tabla Nº 1 Trámite de bienes y Servicios

BIEN O SERVICIO

¿EN DÓNDE? ¿QUÉ

CANTIDAD? ¿CADA

CUANTO? ¿QUIÉN PUEDE

SOLICITAR? ¿A QUIÉN SE

SOLICITA? ¿CÓMO SE TRATA LA SOLICITUD?

¿CÓMO SE EVIDENCIA?

Material y útiles de oficina

Granada Según necesidad

Permanente Todo los funcionarios

Recepción 1. Recepción de solicitud; 2. Revisión de inventario; 3. Entrega.

Consumo Acacias Villavicencio

Según necesidad

Permanente Todos los funcionarios

Coordinador de oficina Tipo A y B

Dotación de material y útiles de oficina

Granada Según aprobación de gerencia

Mensualmente Recepción Subgerente (hasta 1 SMMLV). Gerente o su suplente (desde 1 y hasta 50 SMMLV).

1. Elaborar la relación; 2. Retroalimentar con la gerencia; 3. Revisar y decidir ; 4. Aprobar y firmar solicitud; 5. Comprar: - Para las sucursales: la compra se realiza en cada

Municipio. 6. Recibir y almacenar.

Solicitud de bienes y servicios Acacias

Villavicencio

Según aprobación de gerencia

Mensualmente Coordinador de oficina Tipo A y B

Equipos de sistemas, video y comunicación

Granada Acacias Villavicencio

Según necesidad

Según necesidad

Todos los funcionarios

El gerente o su suplente (hasta cincuenta salarios mínimos)

1. Gestionar la evaluación del equipo con el auxiliar de sistemas o personal idóneo; definir:

- Estado; - Posibilidad de reparación; - Repuestos, servicio de mantenimiento o reposición; 2. Presentar la solicitud al gerente; 3. Revisar y decidir; 4. Aprobar y firmar solicitud; 5. Comprar; 6. Inventariar; 7. Recibir y entregar.

Solicitud de bienes y servicios

Mobiliario Granada Acacías Villavicencio

Según necesidad

Según necesidad



1. Gestionar evaluación del equipo con personal idóneo:

- Estado; - Posibilidad de reparación; - Determinar repuestos, servicio de mantenimiento o

reposición; 2. Presentar la solicitud al gerente; 3. Revisar y decidir; 4. Aprobar y firmar solicitud 5. Comprar; 6. Inventariar; 7. Recibir y entregar.





BIEN O SERVICIO

¿EN DÓNDE? ¿QUÉ

CANTIDAD? ¿CADA





Cafetería y aseo


Semanal Servicios generales Tipo A

Secretaría 1. Recepción de solicitud; 2. Revisión de presupuesto; 3. Comprar: - Para las sucursales: la compra se realiza en cada

Municipio. 4. Entregar.


Acacías Villavicencio

Según necesidad

Semanal Todos los funcionarios


Papelería


Permanente Todo los funcionarios

Recepción Auxiliar de tesorería 1. Recepción de solicitud

2. Revisión de inventario 3. Entrega



Según necesidad

Permanente Todos los funcionarios


Dotación de papelería

Granada Según aprobación de gerencia

Mensualmente papelería blanca Papelería con membrete: según necesidad y costos de litografía

Recepción Auxiliar de tesorería


1. Elaborar la relación; 2. Entregar a gerencia; 3. Revisar y decidir ; 4. Aprobar y firmar solicitud; 5. Comprar; 6. Recibir y almacenar;



Según aprobación de gerencia

Mensualmente papelería blanca Papelería con membrete: según principal


Recepción

1. Presentar solicitud; 2. Revisión de inventario; 3. Despacho; 4. Recibir y almacenar.




BIEN O SERVICIO

¿EN DÓNDE? ¿QUÉ

CANTIDAD? ¿CADA





Mantenimiento locativo

Granada Según aprobación

Según necesidad



1. Analizar problema: - Posibles soluciones; - Cotizaciones. 2. Presentar requerimiento; 3. Solicitar autorización (según corresponda); 4. Revisar y decidir; 5. Aprobar y firmar solicitud; 7. Comprar (contratar); 6. Ejecutar; 7. Verificar (Formato recibido a conformidad).

Solicitud de bienes y servicios Acta Junta Directiva

Gerente Junta Directiva (más de cincuenta salarios mínimos)


Según aprobación

Según necesidad



Ibídem paso anterior; sin embargo, se debe analizar la responsabilidad del arrendador en aquellos casos que sean aspectos estructurales o cuando se requiera la autorización expresa para realizar modificaciones.

Obsequios Granada Según número de asociados

Anualmente Gerente Junta directiva

1. Elaborar propuesta: - Obsequios, según tendencia; - Cotizar; - Gestionar muestras; 2. Presentar propuesta; 3. Revisar y decidir ; 4. Aprobar y firmar solicitud; 5. Comprar (contratar) 6. Recibir y verificar; 7. Distribuir en oficinas y puntos de atención.

Acta Junta Directiva

Promocionales Granada

Según campaña de comercialización

Según condiciones del servicio



1. Determinar la campaña comercial; 2. Establecer el incentivo; 3. Cotizar; 4. Comprar; 5. Recibir y verificar; 6. Distribuir según políticas de la campaña.

Solicitud de bienes y servicios o acta de junta directiva





BIEN O SERVICIO

¿EN DÓNDE? ¿QUÉ

CANTIDAD? ¿CADA





Publicidad Granada Según necesidades del servicio

Según necesidades del servicio



1. Analizar segmento de población y canales de comunicación;

2. Determinar medio; 3. Cotizar; 4. Comprar; 5. Recibir y/o verificar.

Solicitud de bienes y servicios o acta de junta directiva Gerente

Junta Directiva (más de cincuenta salarios mínimos)

Representación Granada Según necesidades del servicio

Según necesidad del servicio



1. Determina solicitud; 2. Revisión de presupuesto; 3. Comprar; 4. Recibir y utilizar; 5. Soportar.

Informe de representación


Asambleas y pre-asambleas

Granada

Asamblea (1); pre-asamblea, según distribución de asociados

Anualmente

Secretaria


1. Determinar número de pre-asambleas; 1.1 Establecer (asamblea, inclusive); 2. Definir: - Locación; - Desplazamiento; - Alimentación y alojamiento; - Refrigerios; - Equipos audiovisuales; - Documentación; 3. Cotizar; 4. Comprar; 5. Ejecutar; 6. Verificar.



Restaurante

Granada Según necesidades del servicio

Cuando el/los funcionarios se encuentre cumpliendo labores especiales para la empresa.


Entidad convenio

1. Solicitar; 2. Recibir servicio; 3. Reportar: - Funcionario; - Actividad; 4. Verificar (contable). Nota: En el caso de las sucursales, se contrata directamente porque no existen convenios.

Factura

Villavicencio Acacías

Según necesidades del servicio

Todo los funcionarios


Servicios públicos

Granada N/A Mensualmente

Recepción Tesorería 1. Recepción de recibos; 2. Elaboración de cheques;

Comprobante de egreso

Comprobante de




BIEN O SERVICIO

¿EN DÓNDE? ¿QUÉ

CANTIDAD? ¿CADA





Villavicencio Acacías

N/A Mensualmente Coordinador de oficina Tipo A y B


3. Revisión de montos, según presupuesto y consumo; 4. Establecer política de ahorro, cuando haya lugar 5. Pagar

egreso

Actividades sociales y capacitaciones realizadas por los comités

N/A N/A Según programación

Presidente de comité


1. Definir: - Número de participantes; - Locación; - Desplazamiento; - Alimentación y alojamiento; - Refrigerios; - Equipos audiovisuales; - Documentación; 2. Cotizar; 3. Solicitar; 4. Comprar; 5. Recibir y verificar; 6. Entregar.


Seguridad

Granada Villavicencio Acacías

1. Monitoreo Vigilancia

Anualmente Gerente Gerente

1. Determinar necesidades de seguridad; 2. Cotizar; 3. Comprar; Recibir y verificar.

Solicitud de bienes y servicios.

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

NOMBRE Bibiana Vélez Torres NOMBRE Magdalena Manrique García NOMBRE Edgar Orlando Moreno Rico

CARGO Líder Gestión de Calidad CARGO Líder Dirección Operativa CARGO Presidente Junta Directiva

FECHA 15-06-2011 FECHA 22-06-2011 FECHA 23-06-2011

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