INSTRUCTIVO PARA REPORTE DE EMPLEOS DE CARRERA ADMINISTRATIVA VACANTES DE FORMA DEFINITIVA QUE

CONFORMAN LA OPEC, QUE SERÁN PROVISTOS MEDIANTE ENCARGO O NOMBRAMIENTO EN PROVISIONALIDAD

La entidad informará a la CNSC, los empleos de carrera administrativa vacantes de forma definitiva que conforman la OPEC, que serán provistos mediante encargo o nombramiento en provisionalidad, mediante el aplicativo SIMO, siguiendo los siguientes pasos:

Paso 1. Reportar la OPEC: Realizar el registro del empleo y sus respectivas vacantes, o actualizar la vacante en un empleo que ya se encuentra registrado en SIMO.

Paso 2. Reportar el servidor público que ocupará la vacante en encargo o con nombramiento en provisionalidad.

A continuación se describe la funcionalidad en el SIMO para cumplir con éstos pasos:

PASO 1: Reportar la OPEC: Realizar el registro del empleo y sus respectivas vacantes, o actualizar la vacante en un empleo que ya se encuentra registrado en SIMO.

PRECONDICIONES: • La entidad debe estar registrada en el sistema, debe existir un usuario con rol

Administrador_Entidad, asociado al Jefe de Talento humano de la Entidad o a quien se delegue para gestionar éste proceso y debe tener activa la opción de “cargue OPEC”. Este usuario debe estar registrado en el sistema. De no cumplirse lo anterior, se deberá realizar la respectiva solicitud a la CNSC.

• Si la entidad ya está registrada en SIMO con su respectivo administrador, y presenta las siguientes situaciones:

o La entidad NO tiene empleos registrados en SIMO, deben solicitar que se le active la opción para el cargue de las opec a la CNSC.

o La entidad YA tiene empleos registrados en SIMO que no han sido convocados o está en planeación, pero actualmente no está activa la opción para el cargue de las opec, deben solicitar su activación a la gerencia asignada en la CNSC.

• Se entiende que las entidades que tienen convocatorias o procesos de selección en desarrollo o que están próximas a iniciar, no deben modificar las Opec que ya están siendo objeto de concurso. Sin embargo deben solicitar la activación de la opción de “cargue OPEC” en una nueva convocatoria en SIMO, a la gerencia asignada en la CNSC.

• El usuario con Rol Administrador_Entidad, deberá verificar en el sistema que esté activo el Registro Opec para la entidad, para ello deberá ingresar al sistema (tal como se describe en el siguiente punto). Luego deberá dar clic al ícono Empleos que corresponde a su entidad, y luego en la sección “Etapas” verificar que el registro Opec esté activo, tal como se describe en las siguientes figuras a continuación:

• El usuario con Rol Administrador_Entidad, deberá registrar en el sistema los usuarios con Rol Cargador, quienes serán los encargados de registrar en el sistema la información de las Opec: empleos y vacantes.

o Luego que el usuario ingrese al sistema SIMO, en el menú del lado izquierdo, por la opción "Entidades" debe dar clic en ícono "ver detalle": En la sección "Usuarios de la entidad" por medio del botón "Crear", debe

crear los usuarios con el rol de "cargador". IMPORTANTE: a cada usuario que sea creado le deberá llegar un correo con un link para que pueda establecer la contraseña de acceso a SIMO.

En la sección "Dependencias de la entidad" por medio del botón "Crear", debe crear las dependencias que correspondan a la entidad. Esta información se solicitará al cargador al momento de registrar la vacante.

o En el menú del lado izquierdo, por la opción "Convocatorias" debe dar clic en ícono "Ver detalle":

En la sección "Cargadores y Analistas" que se encuentra al final de la página, deberá asociar a la convocatoria el o los usuarios cargadores, para ello debe ubicar el usuario en la opción del mismo nombre y dar clic en botón "Asociar Usuario". Una vez éstos cargadores estén asociados pueden realizar el proceso de reporte de la opec, tal como se indica a continuación.

INGRESO AL SISTEMA

Ingresa al Sistema de Apoyo para la Igualdad, el Mérito y la Oportunidad – SIMO, a través de la página web: https://simo.cnsc.gov.co/

En la parte superior izquierda se encuentra el Acceso entidades:

Ingresa usuario y contraseña, luego da clic en el botón “Ingresar”.

ADMINISTRAR EMPLEOS

Para realizar las tareas de Administración (Búsqueda, Creación y Edición) de la información correspondiente a los empleos de la Entidad, ingrese desde el icono maletín (Empleos)

del listado.

Búsqueda

Puede realizar una búsqueda de los empleos que ya tenga registrados, utilizando uno o varios de los siguientes filtros:

• Numero OPEC • Código • Denominación • Grado • Descripción • Vacante • Ver empleo • Eliminar

Creación

Para registrar un nuevo empleo, de clic en el icono “Crear Empleos”, el sistema activará el formulario de Creación de Empleos:

Tenga en cuenta que: • Para poder realizar la provisión del cargo, éste debe ser diligenciado de forma completa, es decir debe registrar: La

información básica del empleo (nivel, denominación, código, grado, asignación salarial, propósito), funciones, requisitos y vacantes con su respectiva ubicación geográfica). Para poder registrar las vacantes debe haber ingresado toda la información anterior.

• El empleo debe ser registrado conforme al manual de Funciones vigente para la entidad.

• Se proveerá una funcionalidad en SIMO en ésta opción de Crear empleos (que estará activa a partir del 2 de agosto 2019) para que la entidad genere un reporte o certificación del empleo, mediante un botón denominado “Confirmar Reporte OPEC”. Una vez esté disponible ésta funcionalidad, las entidades deberán utilizar de forma obligatoria ésta opción, para que en el sistema quede registrado oficialmente el empleo, tomando en cuenta que si va a realizar posteriormente modificaciones al empleo, deberá nuevamente dar clic en “Confirmar Reporte OPEC”, para que los cambios queden oficialmente actualizados, de no ser así, se dará por información oficial la registrada en el último reporte generado por ésta opción. Y adicionalmente desde el listado de empleos se proveerá la columna para que se pueda consultar dicho certificad.o

Datos Básicos del Empleo

Diligencie la información solicitada por el sistema en la sección “Información del empleo”, como son:

• Nivel • Denominación • Código • Grado • Asignación salarial • Propósito

Luego de clic en el botón “Aceptar” para registrarla. El sistema generará un número OPEC.

Funciones

Para realizar el registro de la información correspondiente a las funciones del empleo, el sistema cuenta con dos opciones:

1. Registro una a una. Para lo cual debe ingresar por el icono “Crear”, el sistema activará una ventana emergente donde solicita la descripción de la función. Registre la información de clic en el botón “Aceptar”.

2. Cargue masivo. Ingrese dando clic en el botón “Cargar Archivo”. El sistema activará una ventana emergente, de clic en el botón “Seleccionar Archivo”. Se activará el explorador de archivos para que pueda ubicar el archivo que contiene la lista de funciones del empleo.

Para generar el archivo puede utilizar un editor de texto como “BLOC de NOTAS” o “NOTEPAD”. Al momento de Guardar seleccione el tipo de Archivo txt y Codificación UTF-8.

Es importante aclarar que las opciones no son excluyentes es decir si se requiere puede cargar una información utilizando un archivo y complementar la restante utilizando la opción una a una.

Requisitos Mínimos

Para registrar la información correspondiente a los requisitos mínimos de un empleo ingrese por la sección “Requisitos Mínimos” y de clic en el icono “Crear”.

Diligencie todos los campos que solicita el Sistema:

• Descripción del Requisito a nivel de Estudios. • Descripción del Requisito a nivel de Experiencia • Valor del número de meses de experiencia solicitados.

Cada Requisito Mínimo puede tener asociado una o varias “Alternativas” y una o Varias “Equivalencias”.

Alternativas

Para diligenciar las diferentes Alternativas del Requisito Mínimo ingrese dando clic en el icono “Flecha” de la tabla de Requisitos Mínimos:

El sistema despliega el formulario de Alternativas, donde se reflejan todas las Alternativas asociadas al requisito.

Para registrar una nueva Alternativa ingrese por el icono “Crear”

Equivalencias

Para registrar las diferentes Equivalencias del Requisito Mínimo ingrese dando clic en el

icono de la tabla de Requisitos Mínimos:

El sistema despliega el formulario de Equivalencias, donde se reflejan todas las Equivalencias asociadas al requisito.

Para registrar una nueva equivalencia ingrese desde el icono “Crear” e ingrese la información correspondiente a:

• Estudio • Por Experiencia

Vacantes

Para registrar una vacante de clic en el icono “Crear”. El sistema activará una ventana emergente solicitando la información correspondiente a:

• Estado • Departamento • Municipio • Dependencia • Número de vacantes • Fecha en que se genera la vacante

Notas:

• Para poder registrar las vacantes, debe haber sido registrada la información anterior es decir (La información básica del empleo: nivel, denominación, código, grado, asignación salarial, propósito, las funciones y los requisitos).

• Si dentro del listado de Dependencias no se encuentra la que requiere, por favor solicite al Administrador de su Entidad quien es el encargado de la creación de las mismas.

• Cuando se reporta la vacante, inicialmente ésta debe quedar en estado “No Provisto”. Cuando ya la vacante se haya provisto con un encargo o con un nombramiento en provisionalidad, el estado que debe tener es el que corresponda: “Provisto en Encargo” (esto se describe en el paso 2), o “En provisionalidad”. Tenga en cuenta que puede clasificar y/o agrupar las vacantes del empleo por ubicación geográfica (departamento-municipio) y dependencia y también de acuerdo al estado: No Provisto, Provisto en Encargo, o En provisionalidad.

Editar Empleo

Para modificar la información que se encuentra en el empleo, ingrese a la Lista de empleos

de la convocatoria y selecciona el empleo a modificar ingresando a través del ícono en la columna “Ver empleo”.

Editar Datos Básicos del Empleo:

Para modificar información del empleo ingresa el dato actualizado en el campo correspondiente y luego dar clic en el botón Aceptar. El sistema generará un mensaje “Se guardó correctamente”.

Editar Función:

En la sección “Funciones” identifica la función a modificar e ingresa a través del ícono en la columna “Editar”.

Realiza las modificaciones correspondientes y luego dar clic en el botón “Aceptar”.

Eliminar Función:

En la sección “Funciones” identifica la función que desea eliminar e ingresa a través del

ícono en la columna “Eliminar” y confirma la eliminación con clic en el botón “Aceptar”.

Editar Requisito:

En la sección “Requisitos” identifica el requisito a modificar e ingresa a través del icono

en la columna “Editar”.

Realiza las modificaciones correspondientes y luego dar clic en el botón “Aceptar”.

Eliminar Requisito:

En la sección “Requisitos” identifica el requisito que desea eliminar e ingresa a través del

icono en la columna “Eliminar” y confirma la eliminación con clic en el botón “Aceptar”.

Editar Alternativa:

En la sección “Alternativas” identifica la alternativa a modificar e ingresa a través del icono

en la columna “Editar”.

Realiza las modificaciones correspondientes y luego dar clic en el botón “Aceptar”.

Eliminar Alternativa:

En la sección “Requisitos” identifica el requisito que desea eliminar e ingresa a través del

ícono en la columna “Eliminar” y confirma la eliminación con clic en el botón “Aceptar”.

Editar Equivalencia:

En la sección “Equivalencia” identifica la equivalencia a modificar e ingresa a través del

icono en la columna “Editar”.

Realiza las modificaciones correspondientes y luego dar clic en el botón “Aceptar”.

Eliminar Equivalencia:

En la sección “Equivalencia” identifica el requisito que desea eliminar e ingresa a través del

icono en la columna “Eliminar” y confirma la eliminación con clic en el botón “Aceptar”.

Editar Vacante:

En la sección “Vacantes” identifica la vacante a modificar e ingresa a través del icono en la opción “Editar”.

Realiza las modificaciones correspondientes y luego dar clic en el botón “Aceptar”.

Eliminar Vacante:

En la sección “Vacantes” identifica la vacante que desea eliminar e ingresa a través del

icono en la opción “Eliminar” y confirma la eliminación con clic en el botón “Aceptar”.

PASO 2: Reportar el servidor público que ocupará la vacante en encargo o con nombramiento en provisionalidad

PRECONDICIONES: • La entidad debe haber cumplido el paso 1. • El usuario con Rol cargador debe ingresar al sistema SIMO, mediante sus credenciales de

acceso.

Una vez el usuario cargador ingrese a SIMO, debe realizar las siguientes instrucciones para el diligenciar los datos del servidor en la vacante respectiva:

INSTRUCCIONES:

Para acceder a esta funcionalidad debe ingresar en la convocatoria asociada a su entidad, a la opción Empleos, luego en el “Listado de empleos”, en la columna Ver Empleo mediante el ícono Ver detalle. Luego en la Sección: Vacantes, ubicar la que fue reportada en el Paso 1 (que está en estado “No provisto”) y editarla (mediante el icono del lápiz) para cambiarle el estado al que corresponda: “Provisto en encargo” o “En provisionalidad” y así se active el link “Cargo”, para poder proceder a registrar la información, tal como se observa a continuación:

1. Si el empleo será “Provisto con un Encargo”, debe:

• Cambiarlo al estado correspondiente “Provisto en encargo ”como se ve en la figura:

• Y luego ingresar al link “Cargo”, para poder proceder a registrar la información

• Una vez se acceda al link “Cargo” del listado de las vacantes, se abrirá una nueva pantalla en la cual se observa la información de la vacante a la que acaba de ingresar, para el usuario cargador se habilitará:

- El botón “Crear” cuando la cantidad de registros sea menor a la cantidad de vacantes y la convocatoria de la entidad tenga activo el Registro OPEC.

- Funcionalidades “Editar” y “Eliminar” cuando la convocatoria tenga activo el Registro OPEC.

NOTA: Los usuarios con Rol Administrador de la entidad (es decir los Jefes de talento Humano con éste rol o a quiénes se les haya delegado éste proceso) podrán sólo consultar la información que haya registrado el cargador, de igual modo que la CNSC, para su verificación.

• Al ingresar al botón “Crear” el sistema abrirá la siguiente ventana donde deberá diligenciar los datos según el cuadro explicativo de cada campo:

Campo Descripción Validaciones y condiciones Nombres Nombres completos del

servidor público que está en la vacante con estado Encargo.

-Campo obligatorio -Sólo debe contener letras. -Debe ser de mínimo 2 y máximo de 60.

Apellidos Apellidos completos del servidor público que está en la vacante con estado Encargo

-Campo obligatorio. -Sólo debe contener letras. -Debe ser de mínimo 3 y máximo de 60.

Tipo de Identificación Tipo de documento que tiene el servidor público, podrá escoger entre: -Cédula de ciudadanía -Tarjeta de identidad (N.A)

-Campo obligatorio -Campo de tipo lista, en el cual debe seleccionar una de las opciones listadas.

Identificación Número de la cédula de identidad, según la selección hecha en tipo de identificación

-Campo obligatorio -Sólo debe contener números -Mínimo 6 y máximo 10 caracteres.

Género Género del servidor público en encargo, podrá escoger entre: -Femenino -Masculino

-Campo obligatorio -Campo de tipo lista, en el cual debe seleccionar una de las opciones válidas listadas.

Fecha de nacimiento Fecha de nacimiento del servidor público en encargo, puede escribirse con el formato dd/MM/yyyy o

-Campo obligatorio -Formato de la fecha es dd/MM/yyyy

seleccionarse del calendario que se despliega en pantalla.

-Sólo permite fecha de nacimiento que sean igual ó menor a 18 años.

Fecha inicio Fecha de inicio del encargo, puede escribirse con el formato dd/MM/yyyy o seleccionarse del calendario que se despliega en pantalla.

-Campo obligatorio -Formato de la fecha es dd/MM/yyyy -Fecha de inicio debe ser menor a la fecha fin.

Fecha fin Fecha final del encargo, puede escribirse con el formato dd/MM/yyyy o seleccionarse del calendario que se despliega en pantalla.

-Campo obligatorio -Formato de la fecha es dd/MM/yyyy. -Fecha fin debe ser mayor a la fecha inicial

• Una vez haya diligenciado todos los datos de la información complementaria del encargo

para el cargo vacante, debe seleccionar el botón “Aceptar” para que el registro quede guardado o el botón “Cancelar” si no quiere guardar los datos diligenciados.

El icono “Editar”, le permitirá al usuario cargador editar la información diligenciada de un cargo vacante. Este icono se bloquea si la convocatoria no tiene activo el Registro OPEC, ó si el usuario no es cargador.

El icono “Eliminar”, le permitirá eliminar el registro cargo vacante. Este icono se bloquea si la convocatoria no tiene activo el Registro OPEC, ó si el usuario no es cargador.

2. Si el empleo será provisto con nombramiento “En provisionalidad”, debe:

• Cambiarlo al estado correspondiente “En Provisionalidad” como se ve en la figura:

• Y luego ingresar al link “Cargo”, para poder proceder a registrar la información

• Una vez se acceda al link “Cargo” del listado de las vacantes, se abrirá una nueva pantalla en la cual se observa la información de la vacante a la que acaba de ingresar, para el usuario cargador se habilitará:

- El botón “Crear” cuando la cantidad de registros sea menor a la cantidad de vacantes y la convocatoria de la entidad tenga activo el Registro OPEC.

- Funcionalidades “Editar” y “Eliminar” cuando la convocatoria tenga activo el Registro OPEC.

NOTA: Los usuarios con Rol Administrador de la entidad (es decir los Jefes de talento Humano con éste rol o a quiénes se les haya delegado éste proceso) podrán sólo consultar la información que haya registrado el cargador, de igual modo que la CNSC, para su verificación.

• Al ingresar al botón “Crear” el sistema abrirá la siguiente ventana donde deberá diligenciar los datos según el cuadro explicativo de cada campo:

Campo Descripción Validaciones y condiciones Nombres Nombres completos del servidor

público que está en la vacante con nombramiento en provisionalidad.

-Campo obligatorio -Sólo debe contener letras. -Debe ser de mínimo 2 y máximo de 60.

Apellidos Apellidos completos del servidor público que está en la vacante con nombramiento en provisionalidad

-Campo obligatorio. -Sólo debe contener letras. -Debe ser de mínimo 3 y máximo de 60.

Tipo de Identificación Tipo de documento que tiene el servidor público, podrá escoger entre: -Cédula de ciudadanía -Tarjeta de identidad (N.A)

-Campo obligatorio -Campo de tipo lista, en el cual debe seleccionar una de las opciones listadas.

Identificación Número de la cédula de identidad, según la selección hecha en tipo de identificación

-Campo obligatorio -Sólo debe contener números -Mínimo 6 y máximo 10 caracteres.

Género Género del servidor público con nombramiento en provisionalidad, podrá escoger entre: -Femenino -Masculino

-Campo obligatorio -Campo de tipo lista, en el cual debe seleccionar una de las opciones válidas listadas.

Fecha de nacimiento Fecha de nacimiento del servidor público con nombramiento en provisionalidad, puede escribirse con el formato dd/MM/yyyy o seleccionarse del calendario que se despliega en pantalla.

-Campo obligatorio -Formato de la fecha es dd/MM/yyyy -Sólo permite fecha de nacimiento que sean igual ó menor a 18 años.

Condición especial La opción a elegir es “NO APLICA”, dado que la otra condición es

-Campo obligatorio: NO APLICA

“prepensionado” (la cual no es objeto de éste instructivo).

• Una vez haya diligenciado todos los datos de la información complementaria del encargo

para el cargo vacante, debe seleccionar el botón “Aceptar” para que el registro quede guardado o el botón “Cancelar” si no quiere guardar los datos diligenciados.

El icono “Editar”, le permitirá al usuario cargador editar la información diligenciada de un cargo vacante. Este icono se bloquea si la convocatoria no tiene activo el Registro OPEC, ó si el usuario no es cargador.

El icono “Eliminar”, le permitirá eliminar el registro cargo vacante. Este icono se bloquea si la convocatoria no tiene activo el Registro OPEC, ó si el usuario no es cargador.

Validaciones

Adicionalmente se implementaron las siguientes validaciones al editar o eliminar vacantes:

- No permitir eliminar vacante en Estado en Encargo o en provisionalidad, si tiene datos de los funcionarios o servidores públicos ya registrados:

- Al editar una vacante, no permite disminuir cantidad de vacantes reportadas (edición de vacante) de estado Provisto en Encargo o Provisión, si tiene datos ya registrados de los funcionarios o servidores públicos:

Nota: A partir del día 02 de agosto del año en curso, las entidades podrán acceder a esta información en los manuales de usuario Administrador y Cargador publicados en los siguientes enlaces:

• Rol Administrador Entidad: http://simo.cnsc.gov.co/cnscwiki/doku.php?id=simo:documentos:manual_opec_a

• Rol Cargador: http://simo.cnsc.gov.co/cnscwiki/doku.php?id=simo:documentos:manual_opec_c