INSTRUMENTO DE LA PLANIFICACION Y CONTROL DE LAS

ACTVIDADES LABORALES

Se puede definir como el proceso que determina los grandes objetivos de una

organización y las políticas y estrategias que gobernarán la adquisición, uso y

disposición de recursos para conseguir tales objetivos.

La planificación aparece como el instrumento fundamental de la dirección empresarial,

al abordar y responder a cuestiones tales como: la filosofía; el propósito; la línea de

actuación y los objetivos a conseguir; las políticas de investigación y desarrollo, de

tecnología o de producción; los productos a elaborar o los modos en que se estará

presente; la forma de competir; los canales de distribución; los recursos y cuantas

cuestiones sean relevantes para la empresa. Algunas de las razones que justifican el

porqué de la planificación son las siguientes:

Proporciona una dirección y sentido de desempeño, al coordinar las distintas

unidades de la empresa hacia un fin concreto.

Puede ayudar mejor a lograr aumentar el éxito: teóricamente, las amenazas

pueden neutralizarse y las oportunidades potenciarse.

Facilita la adaptación al entorno y al cambio.

Contribuye a mejorar los resultados de otras tareas directivas.

La tipología de la planificación puede establecerse con arreglo a dos criterios: por una

parte, puede distinguirse entre planificación general y funcional, según que se refiera

al conjunto de la actividad empresarial o a cada una de sus áreas de actividad

específicas; y, por otra parte, puede establecerse una distinción temporal en los

planes, según se planifique a corto, medio o largo plazo.

ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN (TIPOS DE PLANES).

En el proceso de planificación intervienen una serie de elementos y variables, cuya

conceptualización es necesaria.

1. Misión o propósito : El propósito explica la finalidad socioeconómica básica de

una actividad. Formular la misión de la organización es identificar la función

que cumple en la sociedad y su carácter y filosofía básicos, lo que posee la

virtud de poder articular los objetivos y valores que contribuyen a su logro, así

como mantener la integridad y unificación de la organización.

2. Objetivos o metas : son fines concretos, generalmente cuantificables y con un

horizonte temporal determinado, hacia los cuales se dirige la actividad de una

organización. Los objetivos, a su vez, se desglosan en sub objetivos o metas

para cada unidad, departamento o nivel organizativo de la empresa.

3. Estrategias : es un proyecto unitario, general e integrado, que conecta a la

empresa con el entorno y con el futuro, y que tiene por finalidad el garantizar la

consecución de los propósitos de la empresa. Por tanto, la estrategia denota un

programa general de acción y un despliegue implícito de empeños y recursos

para alcanzar metas amplias.

4. Políticas : son guías generales para tomar decisiones. Son líneas que orientan

el pensamiento y la acción. Persiguen que exista cierta consistencia en las

decisiones que se toman en los diversos ámbitos de actividad de la empresa.

5. Procedimientos : es una secuencia cronológica de acciones. Son guías de

acción que detallan la forma exacta en que una actividad ha de desarrollarse.

6. Reglas : son instrucciones taxativas que ordenan que se siga o no un

determinado curso de acción o una acción específica. Las reglas normalizan la

actuación de los individuos, constituyendo así un mecanismo de coordinación

indispensable para la organización.

7. Programas : es un plan específico, en el que se concretan metas, políticas,

procedimientos y reglas, así como todo aquel conjunto de elementos que son

necesarios para seguir un curso de acción determinado, tendente a lograr los

objetivos específicos.

8. Presupuestos : es la expresión, en términos numéricos, generalmente

monetarios, de un plan o de un programa. Representan el máximo grado de

concreción que pueden alcanzar los planes, ya que cuantifican los resultados

esperados. También aportan rigor a la planificación, al permitir un mejor

conocimiento de los recursos disponibles y facilitar el establecimiento de

prioridades entre los cursos de acción posibles.

ETAPAS DEL PROCESO PLANIFICADOR.

El proceso de planificación requiere una secuencia de realización determinada. Es un

proceso continuo y ningún plan es definitivo. Con ligeros matices, son de general

aceptación las siguientes fases o etapas:

1. Identificación del problema . Supone la definición y determinación de los

problemas actuales y futuros. Es una etapa de recogida de información con

determinación de los problemas y sus causas.

2. Especificación de objetivos . Esta etapa fijará una primera aproximación

sobre la situación futura deseada, estableciendo los medios que permitan

alcanzarla. Tales objetivos deberán presentar una desagregación jerárquica.

Habrá de establecerse objetivos acordes con los recursos existentes.

3. Determinación de premisas . Requiere explicitar las premisas (suposiciones

consistentes) para realizar los pronósticos del futuro, fijar las políticas clave y

desarrollar los planes de empresas.

4. Establecimiento de líneas de acción alternativas . Se ha de identificar las

diversas alternativas existentes para alcanzar los objetivos.

5. Evaluación de las alternativas . Cada alternativa ha de ser evaluada con

precisión a la vista de los objetivos. El éxito precisa un estudio cuidadoso de

las ventajas e inconvenientes de cada alternativa. Ha de estudiarse el coste de

cada una, sus posibles resultados, la disponibilidad de recursos suficientes

para llevarla a cabo, etc.

6. Selección de una alternativa . Esta es la etapa en la que efectivamente se

toma la decisión sobre qué curso de acción, de entre los varios posibles, se va

a poner en práctica para alcanzar los objetivos establecidos. Es el momento en

el que la empresa hace suyo el plan.

7. Especificación y asignación definitiva de objetivos y formulación de

planes derivados. Los objetivos quedan especificados definitivamente y se

fijan los planes necesarios para desarrollar el plan básico.

8. Presupuestación . Esta fase consiste en traducir los planes a un lenguaje

numérico, esto es, concretarlos al máximo nivel posible.

A lo largo de todo el proceso, el compromiso del factor humano es clave. Deben

establecerse enlaces y relaciones multidireccionales y, sobre todo, introducirse una

cultura corporativa (fuertes valores asumidos por el equipo humano) que permitan

superar los recelos, tensiones y fricciones.

La secuencia indicada exigirá, así mismo, retroalimentaciones, de manera que sea

posible alcanzar una planificación flexible y adaptativa. Además, requerirá determinar

la forma de evaluación (control de la ejecución, el estudio de las modificaciones que

pudieran producirse y, en su caso, la revisión de los planes).