Integración empresarial broadcasting
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[PROPUESTA DE INTEGRACIÓN EMPRESARIAL] 26 de mayo de 2011
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Propuesta de Integración Empresarial
Soluciones Integrales para Organizaciones
26/05/2011
Alina Leticia Carrión Mendiola Moreno Hernández Abraham Montalvo Sacramento Amayrani Samantha Prieto Santos Ana Karen Reyes Hernández Vicente Josué
[PROPUESTA DE INTEGRACIÓN EMPRESARIAL] 26 de mayo de 2011
2 Sistemas Computacionales Administrativos
Contenido INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................................................... 4
PERFIL DE LA EMPRESA ................................................................................................................................................... 5
BROADCASTING COMUNICACIONES.......................................................................................................................... 6
PRODUCTOS ....................................................................................................................................................................... 6
Misión ............................................................................................................................................................................... 6
Visión ................................................................................................................................................................................ 7
Valores.............................................................................................................................................................................. 7
SERVICIOS DE LA EMPRESA ...................................................................................................................................... 7
Radiocomunicaciones............................................................................................................................................... 7
Radiodifusión ................................................................................................................................................................ 8
Enlaces inalámbricos ................................................................................................................................................ 8
Sistemas de disipación de rayos ......................................................................................................................... 8
ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA ........................................................................................................................... 9
DIRECTORIO ....................................................................................................................................................................... 9
INTEGRACIÓN EMPRESARIAL .....................................................................................................................................10
OBJETIVO ...........................................................................................................................................................................11
ANTECEDENTES ............................................................................................................................................................11
PARTICIPANTES CLAVE ........................................................................................................................................11
RECURSOS ESTRATEGICOS ......................................................................................................................................13
ESTANDARES ...................................................................................................................................................................13
AQUITECTURA DE INTEGRACIÓN TÉCNICA ........................................................................................................14
ARQUITECTURA DE INTEGRACIÓN DE SERVICIOS..........................................................................................15
ARQUITECTURA DE INTEGRACIÓN DE INFORMACIÓN ................................................................................16
CONCLUSIÓN .........................................................................................................................................................................18
Anexos ......................................................................................................................................................................................19
Anexo 1................................................................................................................................................................................19
ESTIMACIÓN DE COSTOS .....................................................................................................................................20
ANÁLISIS DEL RETORNO DE LA INVERSIÓN .............................................................................................20
MÉTRICAS.....................................................................................................................................................................21
RIESGOS .........................................................................................................................................................................21
ESTRATÉGIAS .............................................................................................................................................................22
PRIORIDADES DEL PROYECTO DE INTEGRACIÓN EMPRESARIAL ...............................................23
[PROPUESTA DE INTEGRACIÓN EMPRESARIAL] 26 de mayo de 2011
3 Sistemas Computacionales Administrativos
TECNOLOGÍA DE INTEGRACIÓN ......................................................................................................................23
INTERFAZ DE FUENTE DE DATOS ..................................................................................................................25
CONFIGURACIÓN DE SEGURIDAD ACTUAL ...............................................................................................26
ARQUITECTURA DE INTEGRACIÓN TÉCNICA ..........................................................................................26
VISTAS DE DESARROLLO .....................................................................................................................................27
ESTÁNDARES ..............................................................................................................................................................27
USABILIDAD ................................................................................................................................................................28
FUNCIONAMIENTO .................................................................................................................................................28
SEGURIDAD .................................................................................................................................................................28
Anexo 2................................................................................................................................................................................30
Eventos del negocio .................................................................................................................................................30
Categoría de servicios ............................................................................................................................................31
Definición de servicios ...........................................................................................................................................34
Patrones de la integración de la información ............................................................................................35
Modelo de integración de metadatos .............................................................................................................35
Diagrama de Flujo de Datos ................................................................................................................................37
Modelo Relacional ....................................................................................................................................................38
[PROPUESTA DE INTEGRACIÓN EMPRESARIAL] 26 de mayo de 2011
4 Sistemas Computacionales Administrativos
INTRODUCCIÓN
Actualmente las empresas sufren el cambio tecnológico, pues ante el no pueden
hacer nada más que unirse o perecer. Es por ello que desde años atrás las
empresas han optado por la integración empresarial proceso que consiste en
integrar sus procesos de negocios, estratégicos, tecnológicos, informativos y
técnicos a partir de las necesidades o problemas que sus empresas tengan.
La integración empresarial ofrece una amplia variedad de ventajas, pero estas no
son fáciles de obtener; este proceso es poco a poco, de eso depende que
funcione o no, la integración es viable para pequeñas o grandes empresas, pues
no se trata de adquirir tecnología de punta o cambiar completamente los procesos
de su negocio, sino de integrar esos procesos a nuevas tecnologías a fin de
mejorar las actividades y procesos administrativos y operativos que realice la
empresa.
Broadcasting Comunicaciones es una de las empresas que quieren mantenerse a
la vanguardia en cuanto a tecnología y estrategias, para que esto funcione se
debe estar abierto al cambio, nada es para siempre y en la actualidad todo
movimiento trae un cambio, es por esto que la integración empresarial es
necesaria para crecer como empresa y mantener el lugar que se tiene en el
mercado.
Para Broadcasting Comunicaciones su prioridad es el cliente, pero para poder
satisfacer a sus clientes necesita contar con los recursos adecuados. La siguiente
propuesta muestra las ventajas que la empresa tendría realizando una integración
empresarial en sus áreas de tecnología y ventas, pues agilizan procesos y hacen y
mantienen relaciones con sus clientes y proveedores.
Tomando en cuenta los motivos que tiene Broadcasting para integrar los procesos
en su empresa, se definen una serie de estrategias y métodos para implementar
un software ERP que le permita automatizar e integrar sus procesos y actividades
en un solo sistema que opere en tiempo real con los departamentos de la
empresa.
[PROPUESTA DE INTEGRACIÓN EMPRESARIAL] 26 de mayo de 2011
5 Sistemas Computacionales Administrativos
PERFIL DE LA EMPRESA
Broadcasting Comunicaciones
GIRO:
Servicios
Veracruz, Veracruz
PÁGINA WEB:
www.brocom.com.mx
[PROPUESTA DE INTEGRACIÓN EMPRESARIAL] 26 de mayo de 2011
6 Sistemas Computacionales Administrativos
BROADCASTING COMUNICACIONES
Broadcasting Comunicaciones inicia actividades en la Ciudad de Veracruz en el año de 1982, para ofrecer sus servicios de venta, mantenimiento y asesoría de sistemas de Telecomunicaciones de calidad y excelencia.
Es una empresa mexicana con amplia experiencia al servicio de las telecomunicaciones del mercado nacional, la cual está consciente de que en estos momentos la comunicación se convierte en una necesidad y ventaja competitiva para un gran número de empresas.
Ofrece un gran número de productos y servicios para sus necesidades de comunicación, transmisión de información ya sea video, voz o datos, ingeniería y consultoría a estaciones de radiodifusión y televisión. Contamos con distintas soluciones para radiocomunicación, radiodifusión, enlaces inalámbricos, equipos de seguridad y disipadores de rayos, además de proporcionarle el servicio de instalación, mantenimiento preventivo y correctivo para cualquiera de nuestros productos.
PRODUCTOS
Motorola, que es una empresa mundialmente conocida como proveedor de
soluciones integrales de comunicación,respaldando a Broadcasting
Comunicaciones
como Distribuidor certificado Motorola y Centro de Servicio
autorizado Motorola, ofrece tecnología de punta a entidades gubernamentales y
privadas donde su necesidad principal es estar siempre a la vanguardia de la
comunicación.
En más de dos décadas, Motorola y Broadcasting Comunicaciones han sido
proveedores de sistemas de comunicación, por lo que durante los últimos años,
hemos mantenido relación comercial con diversas personalidades de la iniciativa
pública y privada implementando propuestas de solución a sus necesidades de
comunicación en todo el Estado de Veracruz.
Misión Satisfacer las necesidades de comunicación en nuestro país, teniendo como finalidad principal el servicio de calidad, satisfacción total al cliente, optimizando la rentabilidad de la empresa y en consecuencia mejorando la calidad de vida de nuestros colaboradores.
[PROPUESTA DE INTEGRACIÓN EMPRESARIAL] 26 de mayo de 2011
7 Sistemas Computacionales Administrativos
Visión
Ser una empresa líder en el Estado de Veracruz en el giro de las comunicaciones, que solucione las necesidades del cliente con un excelente servicio, contribuyendo al desarrollo del estado, mediante la implementación de tecnologías de punta.
Valores
"Nuestros principales valores son: Honestidad, Compromiso y Calidad" Estos son los valores fundamentales arraigados en la empresa y se les considera indispensables para inspirar confianza y seguridad a nuestros clientes. Honestidad: Coincidir entre el decir y hacer. Compromiso: Fuerte responsabilidad frente a los compromisos asumidos con los clientes, proveedores, accionistas y empleados. Calidad: Proporcionamos a nuestros clientes productos y servicios que cumplen con los requerimientos establecidos y equipo humano altamente profesional y especializado para brindar el mejor servicio.
SERVICIOS DE LA EMPRESA
Radiocomunicaciones
Para este servicio la empresa tiene dos tipos de radios; el convencional y el
trunking, para ambos tipos de productos cuenta con un catálogo en línea donde
sus clientes pueden verlo y revisar cual se adecua a sus necesidades.
[PROPUESTA DE INTEGRACIÓN EMPRESARIAL] 26 de mayo de 2011
8 Sistemas Computacionales Administrativos
Radiodifusión
Broadcasting Comunicaciones es una compañia de consultoría e integración de
servicios de ingienería en broadcast. Asesoría directa para la instalación y
mantenimiento preventivo y correctivo de sistema de transmisión y equipos
periféricos de estaciones de FM ó TV.
Contamos con ingenieros especialistas con más de 25 años de experiencia en la
división de Radio y TV. Servicios de contratos de mantenimiento para estaciones
de baja y alta potencia.
Enlaces inalámbricos
En los enlaces tienen diferentes tecnologías a implementar de acuerdo a los
requisitos de los clientes; entre las que destacan los enlaces punto a punto,
enlaces punto a multipunto, MWAN y WLAN.
Sistemas de disipación de rayos
Disipación de rayos es otro de los servicios que la empresa ofrece a sus clientes,
dándoles la oportunidad de proteger sus conexiones contra las descargas
atmosféricas.
Cada uno de estos servicios se encuentra detallado en la página web de la
empresa www.brocom.com.mx para dar la confianza a los clientes de revisar como
opera la empresa y cuáles son las actividades que realiza, los servicios que ofrece
y los materiales y herramientas que les son de apoyo para concluir con éxito el
trabajo solicitado.
[PROPUESTA DE INTEGRACIÓN EMPRESARIAL] 26 de mayo de 2011
9 Sistemas Computacionales Administrativos
ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA
DIRECTORIO
Dirección General
Ing.Jose luis Hernandez Valerio
Área de administración
LDG Cinthia Hernández Martínez
Área de Contabilidad
CP Yensuni Flores Pérez
Área de Ventas
TSC Lorena Juárez Ancira
Área de TI
Ing. Arturo Garcia Jacome
Ing.Roberto Cazares Centeno
Dirección General
Administración Ventas Contabilidad Área de TI
[PROPUESTA DE INTEGRACIÓN EMPRESARIAL] 26 de mayo de 2011
10 Sistemas Computacionales Administrativos
INTEGRACIÓN EMPRESARIAL
Broadcasting Comunicaciones es una empresa de servicios tecnológicos esto la
pone en el lugar donde no cabe rezagarse en cuanto a innovación y uso de
tecnología no solo en sus servicios sino también en sus procesos administrativos y
operativos, es por ello que la integración empresarial es la solución.
La integración empresarial que se propone no se hace de la noche a la mañana,
primero se tomaron las áreas en que la empresa podría mejorar sus procesos.
Implementación de un software ERP en áreas de la empresa Broadcasting Comunicaciones.
La integración empresarial es lo que todas las organizaciones están implementando para mantenerse en el mercado, no solo con el uso de tecnologías como herramienta de apoyo en sus procesos, sino que ésta juega un papel aun más importante funcionando conjuntamente con los procesos del negocio.
La empresa Broadcasting Comunicaciones no quiere quedarse atrás en cuanto a la integración empresarial, por lo que toma la decisión de implementarla en su empresa, con el motivo de agilizar sus procesos en el negocio.
Los problemas que la empresa quiere solucionar con la integración empresarial, son:
La atención al cliente; que en ocasiones no es la adecuada pues no cuentan con transacciones en tiempo real, el proceso de dudas en a través de líneas telefónicas que en ocasiones se encuentran saturadas o por vía correo electrónico pero aquí el problema surge cuando el cliente no obtiene la respuesta inmediata de la empresa.
La comunicación con los proveedores; este detalle necesita ser mejorada, pues al tener una mejor comunicación con los proveedores de la empresa esta tendrá siempre los productos necesarios y no tendrá perdidas de clientes y/o servicios solicitados por falta de equipo, además de ser necesario puede establecer nuevas relaciones encontrando proveedores nuevos que satisfagan en gran nivel los requerimientos de tiempos de entrega y existencia de mercancía.
El control de inventario viene ligado de la comunicación con los proveedores, en este caso la empresa busca que su almacén tenga lo necesario, sin excedentes para no tener inversión innecesaria y a la vez contar con lo solicitado por el cliente o por la empresa misma para la atención a servicios de instalaciones.
[PROPUESTA DE INTEGRACIÓN EMPRESARIAL] 26 de mayo de 2011
11 Sistemas Computacionales Administrativos
OBJETIVO
El objetivo de esta integración es principalmente la automatización de sus procesos de atención a clientes, compra-venta (clientes-proveedores), , así como un control sobre el inventario existente dentro de almacén. Esta mejora se busca ser solucionada con un software ERP que cumpla con las especificaciones mínimas requeridas. Aunque la empresa está dispuesta a tomar en cuenta implementar un sistema que abarque también las finanzas de la empresa, no es una prioridad para este trabajo.
ANTECEDENTES
Actualmente la empresa no tiene ligados sus procesos entre departamentos, cada uno trabaja independiente del otro, para solucionar esto se necesita una integración, entre departamentos para que la implementación funcione adecuadamente, el departamento de compra debe relacionarse con el inventario, así como el departamento de ventas, para mantener actualizado el registro de entradas y salidas de las piezas.
PARTICIPANTES CLAVE
Equipo responsable de la estrategia inicial del negocio
Dirección general
Toma las desiciones importantes de la empresa, define cuales son los objetivos y metas que se deben cumplir y realiza un plan de acción para lograrlas.
Área de tecnologías de información
Encargados de las actividades operativas de la empresa, pues esta trabaja sobre instalaciones de comunicaciones.
Grupo de implementación de la integración empresarial
Esta integración no se dará en la totalidad de la empresa, será aplicada a las
áreas señaladas anteriormente.
[PROPUESTA DE INTEGRACIÓN EMPRESARIAL] 26 de mayo de 2011
12 Sistemas Computacionales Administrativos
Equipo de aprobación de la estrategia
Área de ventas
La empresa necesita establecer relaciones entre clientes y proveedores por lo que esta área es de vital importancia a tomar en cuenta para la integración empresarial.
Usuarios finales
Los usuarios de esta integración van desde:
Clientes
Proveedores
Personal de ventas
Las estrategias de integración empresarial que se llevarán a cabo para la empresa
Broadcasting son las siguientes, estas fueron tomadas según la información que
se obtuvo en visitas y entrevistas con directivos de la empresa.
La iniciativa del negocio es la implementación de un software ERP en el área de
ventas de la empresa, así como en el almacén y promover la comunicación en
tiempo real con clientes y proveedores.
Los impulsores del negocio para esta integración se mencionan a continuación:
Tener una mejor comunicación con los clientes a través de portales de compra y solicitud de servicios
Comunicación en tiempo real con los proveedores
Control del inventario de la empresa.
Para lograr la funcionalidad de esta implementación del software ERP, se
definieron estrategias que el negocio seguirá:
Establecer comunicación con los clientes para que adopten el modelo de servicios por medio de portales. Aunque la empresa cuenta con una página web esta se encuentra solo como un portal de información, pero los clientes no pueden realizar compras desde el mismo, como tampoco es seguro que reciban información en el momento que la solicitan.
Relación con los proveedores para poder utilizar la interfaz del nuevo ERP con ellos. Es claro que la tecnología avanza a pasos gigantescos es por ello que las empresas deben seguirla a la par, cambiar el esquema de comunicación con los proveedores trae la ventaja de minimizar tiempos en reuniones, entregas de efectivo, o problemas de comunicación.
Automatizar los servicios de venta e instalaciones, así como el
mantenimiento a equipo.
[PROPUESTA DE INTEGRACIÓN EMPRESARIAL] 26 de mayo de 2011
13 Sistemas Computacionales Administrativos
El alcance funcional de la empresa se basa en las siguientes premisas:
Tener información de las piezas que salen y entran a la empresa.
Pedidos a proveedores de manera rápida y segura
Minimizar los costos de compra de piezas que no sean requeridas, y tener siempre aquellas que sean más demandadas.
Mejorar la atención al cliente.
Documentar el índice de fallas en los equipos ya instalados por medio
de los servicios que sean solicitados con mayor frecuencia.
El impacto en la organización que tendrá la implementación de un software ERP
para automatizar sus procesos son las enlistadas a continuación:
Reducción en los gastos de piezas no necesarias para el inventario
Saber con que se cuenta en almacén
Optimizar la respuesta a las solicitudes de clientes
Mayor comunicación con clientes por medio de portales
RECURSOS ESTRATEGICOS
La propuesta de recursos que la empresa debe adquirir se basa en tres tipos de
preferencias; ya sea la de recursos, vendedores y la adquisición final de la
tecnología. En este caso la empresa cuenta con equipo de cómputo útil para la
implementación así como con el software básico necesario para soportar el ERP,
por lo que no aplica definir qué recursos estratégicos elegir.
ESTANDARES
La empresa Broadcasting Comunicaciones tiene definido los estándares técnicos
con los que realiza sus procesos basados en el estándar de implementación de
Motorola que es su principal proveedor y la mayoría de sus instalaciones son bajo
esa marca.
En cuanto al estándar que utiliza actualmente la empresa es a través de TCP/IP
pues es por medio de su página web que tiene contacto con sus clientes. Y al no
contar con tecnología implementada en la empresa no tiene estándares
tecnológicos en sus procesos.
En el anexo (X) se muestra la tabla de estándares de la estrategia, donde se
detallan y definen los protocolos que serán utilizados para esta propuesta.
[PROPUESTA DE INTEGRACIÓN EMPRESARIAL] 26 de mayo de 2011
14 Sistemas Computacionales Administrativos
AQUITECTURA DE INTEGRACIÓN TÉCNICA
La Arquitectura de Integración Técnica representa los códigos de construcciones
de la empresa para todos los proyectos de integración. Es en la especificación
donde todos los proyectos informan cuándo se elegirán las tecnologías de
integración para su implementación particular. La arquitectura incluye una guía y
restricciones diseñadas en cómo deben ser desarrolladas las aplicaciones.
La arquitectura técnica para la empresa Broadcasting comienza con la definición
de los objetivos de la organización, la búsqueda de tecnologías debe basarse en
lo que la empresa necesita (Iniciativa del negocio Anexo 1) y no en los productos
ya existentes, es por ello que el software Open ERP es una solución aceptable ya
que maneja integración por módulos, donde es el cliente quien decide que se
instalará de acuerdo a los requisitos planteados antes de la integración.
Para la vista conceptual de las tecnologías que serán utilizadas en la empresa (ver
Anexo 1), donde se detallan las aplicaciones que tendrán lugar en la
implementación, sus características y el vendedor.
En cuanto a la vista de desarrollo se realiza para que los desarrolladores, en este
el equipo que implementara el software tenga una idea más clara de las
especificaciones que deben seguir el idioma, las herramientas a utilizar, las
herramientas de apoyo y el tiempo de respuesta de las mismas aplicaciones ante
las exigencias de los usuarios finales. (Ver Anexo 1)
Los estándares de comunicación sirven para que una empresa pueda operar sin
problemas, se sugiere que opten por un estándar para que no existan problemas
de comunicación y compatibilidad cuando se deseen realizar transacciones o
enviar o recibir información por parte de clientes y/o proveedores. (Ver Anexo 1)
La usabilidad, el funcionamiento y la seguridad del software son aspectos
importantes ante la instalación de un ERP o cualquier programa, la usabilidad
debe definirse tomando en cuenta los usuarios que tendrán acceso al programa y
cuál es la descripción de cada uno de ellos para saber hasta qué punto tendrán
acceso al sistema, el funcionamiento es otro punto donde los usuarios son la base,
el saber cuántos usuarios utilizaran el software al mismo tiempo, cuantas
aplicaciones soporta el software ¿es suficiente para el número de usuarios que
harán uso de el mismo?, el tiempo de respuesta es importante pues si se trata de
transacciones que afectan más de un departamento si el programa falla será más
de uno el departamento o área afectada, lo que se refleja en inconformidad por los
[PROPUESTA DE INTEGRACIÓN EMPRESARIAL] 26 de mayo de 2011
15 Sistemas Computacionales Administrativos
clientes. En cuanto a la seguridad es vital en cual actividad y para fines
administrativos y de procesos en la empresa Broadcasting es una prioridad, pues
necesitan tener un control sobre quienes pueden acceder y hasta qué punto a la
información de los clientes, proveedores y ventas (ver Anexo 1).
ARQUITECTURA DE INTEGRACIÓN DE SERVICIOS
Las arquitecturas orientadas a servicios comenzaron a hacerse más populares en
la actualidad por el hecho de que define las aplicaciones del negocio como
reutilizables y consigue una interrelación entre sus procesos y las estrategias del
negocio.
SOA ofrece una amplia gama de beneficios para las empresas que deseen incluir
en su integración empresarial. Entre algunas de las ventajas que ofrece la
implementación de SOA son la agilidad del negocio, retorno de la inversión (ver
Anexo 1), agilidad de tecnologías de información, reduce los costos de
entrenamiento por ser una arquitectura fácil de operar.
Para la empresa Broadcasting los eventos del negocio (ver Anexo 2) son
principalmente los servicios solicitados por los clientes. La integración de servicios
propone la realización de una tabla donde se muestran los principales eventos del
negocio, las personas involucradas y el proceso por el cual estas pasan para que
se complete su solicitud. Cada respuesta entra en un proceso diferente donde se
describe de manera más amplia la respuesta, el módulo en el que trabaja y el
sistema en el cual funciona, lo anterior se realiza para que exista el documento y
en caso de errores se pueda verificar sin problema y así encontrar una solución.
La definición de los servicios se da por medio de los módulos que son el principal
requerimiento de la empresa:
Modulo de clientes
Modulo de proveedores
Modulo de inventario
En esta etapa de la integración se especifican las funciones de cada modulo para
la empresa, así como la descripción de cada función y el software en el que opera.
[PROPUESTA DE INTEGRACIÓN EMPRESARIAL] 26 de mayo de 2011
16 Sistemas Computacionales Administrativos
ARQUITECTURA DE INTEGRACIÓN DE INFORMACIÓN
La información y los datos son en el centro de cualquier proyecto de integración. A
fin de cuentas, la integración tiene diferentes tipos de intercambio de datos, en
diferentes formatos. La Arquitectura de Integración de Información define los
metadatos de la compañía independientemente de las tecnologías o plataformas,
de forma que sean utilizables por todos los proyectos de integración.
Un estándar de modelo de metadatos incluye la información que permite la
validación sintáctica y permite la automatización de la traducción, transformación y
entrega de los datos a los sistemas deseados, en el formato nativo. (ver Anexo 2)
Los datos en los sistemas representan las entidades del negocio, como Clientes,
Empleados, Productos, etc., y proveen un registro persistente de los eventos del
negocio. Los metadatos, información que describe dichos datos, permiten a la
información ser examinada, reportada, consolidada, sincronizada e integrada.
En el caso de Broadcasting Comunicaciones los datos del sistema Open ERP que
será instalado con los módulos de Proveedores, Inventario, Clientes,
principalmente; estos datos deben ser definidos para integrar los metadatos.
Proveedores Los datos que se encuentran en este módulo son acerca de los proveedores; la relación entre ellos y la empresa, la negociación para costos bajos, pedidos de productos.
ID proveedor Nombre proveedor Dirección del centro de distribución
Inventario Este módulo se encarga de administrar los productos que entran y salen del inventario.
ID producto Nombre del producto Descripción del producto Ubicación en inventario Cantidad de piezas
Clientes Registra los clientes frecuentes de la empresa. Aquellos que hacen compras o solicitud de pedidos.
ID cliente Nombre del cliente Dirección del cliente Crédito disponible
[PROPUESTA DE INTEGRACIÓN EMPRESARIAL] 26 de mayo de 2011
17 Sistemas Computacionales Administrativos
Para que el sistema funcione correctamente se debe tomar en cuenta cada
descripción de los datos principales, ya que uno depende del otro. Por ejemplo; los
datos que se manejan con los proveedores para realizar compras, son tomados
del modulo de inventario, donde se encuentran los metadatos de cada producto.
Cada bloque de datos debe tener relación con el anterior o con el siguiente para
que la información manejada sea la misma y no haya errores.
La Semántica Web asegura que la información Web tenga sentido mediante la
provisión de una representación de datos en la Web que incluye el significado.
Dentro de la organización es importante aplicar la semántica para que la
información interna de la empresa sea confiable, y proporcione las soluciones
específicas. Por ejemplo para Broadcasting Comunicaciones su web semántica se
debe centrar en la definición de los módulos con los que la empresa va a operar.
Modulo de Inventario
Dentro de este módulo, se debe especificar cada dato e información, para que
cuando los usuarios internos o externos de la empresa realicen un requerimiento
al sistema, el proceso se haga sin complicaciones de que los resultados no sean
los esperados.
Por ejemplo:
Al definir los datos de un producto; ID, nombre, descripción.
La solicitud de datos de un producto arrojará solo lo especificado antes, y no
información innecesaria.
[PROPUESTA DE INTEGRACIÓN EMPRESARIAL] 26 de mayo de 2011
18 Sistemas Computacionales Administrativos
CONCLUSIÓN
La integración empresarial permite a las empresas tener un mayor control de sus
procesos, actividades relacionadas y estrategias de negocios, lo que resulta en
ventajas para la misma tales como incremento en sus utilidades, retorno de la
inversión, costos más bajos, aceptación de los clientes, agilidad en los procesos y
solución de problemas por medio de la documentación y la integración evitando
redundancia de datos o perdida de información.
La empresa Broadcasting Comunicaciones tendrá beneficios al implementar la
propuesta de los módulos de Clientes, Proveedores e Inventario; ya que podrá
controlar sus operaciones de compra de productos evitando gastos mayores a los
necesarios, mantendrá una comunicación con sus clientes ofreciendo nuevas
ventanas de venta; innovación en su negocio, evitara gastos de promoción pues el
modulo de clientes ofrece también la publicidad a sus clientes manteniéndoles
informados de las promociones, ofertas y/o nuevos servicios que lance la
empresa. Los beneficios son buenos y el retorno de la inversión será satisfactorio
para los directivos de Broadcasting Comunicaciones.
[PROPUESTA DE INTEGRACIÓN EMPRESARIAL] 26 de mayo de 2011
19 Sistemas Computacionales Administrativos
Anexos
Anexo 1
INICIATIVA DE NEGOCIO
IMPLEMENTACIÓN DE UN SOFTWARE ERP
Impulsores del negocio
Tener una mejor comunicación con los clientes a través de portales de compra y solicitud de servicios
Comunicación en tiempo real con los proveedores Control del inventario de la empresa.
Estrategia de negocio
Establecer comunicación con los clientes para que adopten el modelo de servicios por medio de portales.
Relación con los proveedores para poder utilizar la interfaz del nuevo ERP con ellos.
Automatizar los servicios de venta e instalaciones, así como el mantenimiento a equipo.
Alcance funcional
Tener información de las piezas que salen y entran a la empresa.
Pedidos a proveedores de manera rápida y segura Minimizar los costos de compra de piezas que no
sean requeridas, y tener siempre aquellas que sean más demandadas.
Mejorar la atención al cliente. Documentar el índice de fallas en los equipos ya
instalados por medio de los servicios que sean solicitados con mayor frecuencia.
Objetivos de negocio
La automatización de sus procesos de compra-venta, manteniendo una mejor comunicación con sus proveedores y clientes, así como un control sobre el inventario existente dentro de almacén.
Impacto organizacional
Reducción en los gastos de piezas no necesarias para el inventario
Saber con que se cuenta en almacén Optimizar la respuesta a las solicitudes de clientes Mayor comunicación con clientes por medio de
portales
[PROPUESTA DE INTEGRACIÓN EMPRESARIAL] 26 de mayo de 2011
20 Sistemas Computacionales Administrativos
ESTIMACIÓN DE COSTOS
El software que fue elegido para implementar en la empresa con el fin de satisfacer las necesidades de la misma fue el OpenERP, un software de licencia libre, que cuenta con las especificaciones mínimas requeridas por Broadcasting.
COSTOS TOTAL DESCRIPCIÓN
Gestión de proyectos
Hardware $0.00 La empresa cuenta con el equipo necesario para implementar el ERP.
Software $699 Compra de software MS Office para convertir los archivos emitidos por el
ERP
Desarrollo $0.00 Consultoría $8885.00 Capacitación sobre el
manejo del software ERP e instalación en la
organización.
ANÁLISIS DEL RETORNO DE LA INVERSIÓN
RE
DU
CIR
L
OS
C
OS
TO
S D
E
PE
RS
ON
AL
Agiliza el registro de las compras a proveedores Agiliza el servicio de respuesta a los clientes Reduce los costos de capacitación en software distintos para cada
departamento
RE
DU
CIR
C
OS
TO
S T
I Minimiza el índice de errores en la captura de las solicitudes de los clientes
Reduce la pérdida de piezas en inventario Mejora la seguridad en cuanto a la información manejada en los
sistemas
RE
DU
CIR
C
OS
TO
S D
E
NE
GO
CIO
Baja los costos de implementación de nuevas tecnologías innecesarias
Reduce los costos en compras de piezas no requeridas Reducción de gastos en papelería de la empresa
[PROPUESTA DE INTEGRACIÓN EMPRESARIAL] 26 de mayo de 2011
21 Sistemas Computacionales Administrativos
AU
ME
NT
AR
L
OS
IN
GR
ES
OS
Posicionarse entre sus competidores por el uso de nuevas tecnologías y modelo de negocios
Nuevas y mejores formas de venta y servicio Control de gastos de inventario Aumenta el número de clientes por medio de la propaganda en
portales
MÉTRICAS
Metas de negocio
Nombre del indicador
Valor del indicador
Cómo recoger Frecuencia Propietario
Administrar el inventario
Inventario Volumen de ventas
Volúmenes de compra
Open ERP Por cada compra de
clientes
Ventas, compras y
servicio
Servicio a clientes
Registro de las solicitudes
de clientes
Índice de reclamos por parte de los
clientes
Atención al
cliente
Semanal Ventas y servicio
Relación con proveedores
Proveedores Costos bajos Proveedores Mensual Proveedores Compras
RIESGOS
Los riesgos que pueden surgir en la empresa Broadcasting al implementar Open ERP, son los siguientes, y se describe un plan de acción para que cualquiera de los riesgos no impacte de manera significativa en la organización de la empresa.
RIESGOS PROBLEMA DESCRIPCIÓN
Desconocimiento significativo
Que los participantes no conozcan la información usada
Existen empleados que no manejan la información de claves de las piezas de inventario
[PROPUESTA DE INTEGRACIÓN EMPRESARIAL] 26 de mayo de 2011
22 Sistemas Computacionales Administrativos
Problemas Organizacionales
Que departamentos no logren establecer comunicación
Conflictos con compartir información entre departamentos lo que ocasiona redundancia de datos e información diferente.
Problemas culturales
Empleados renuentes a utilizar tecnología
Que algunos de los empleados de la empresa no acepten cambiar la forma en que realizan sus actividades.
Problemas técnicos Hardware y software adecuado
Que los requerimientos del Open ERP no sean cubiertos por el hardware existente, así como que el software actual no sea compatible con la integración.
Problemas administrativos
Situación actual de la empresa
La forma en que se realizan las actividades de solicitud de servicios, compra y venta dentro de la empresa no tiene un registro adecuado.
ESTRATÉGIAS
Los protocolos que serán utilizados para lograr la integración empresarial.
ESTANDARES DE LA ESTRATEGIA Manejo propuesto Referencias Protocolos de Comunicación
Comunicaciones B2B Web service
Interfaces de Aplicaciones
Interfaces empaquetadas de acuerdo a cada módulo del software
Web site de JCA o especificaciones de interfaz de Web service
Formatos de mensaje
Internos, externos, EDI Enlaces a páginas Web o documentos internos
Modelos de procesos
Estándar de procesos empresariales Enlaces a documentos internos de la empresa, registro de documentación
Metadatos Acerca de interfaces, Web services, transformación
Enlaces a páginas Web o documentos internos de la empresa
[PROPUESTA DE INTEGRACIÓN EMPRESARIAL] 26 de mayo de 2011
23 Sistemas Computacionales Administrativos
PRIORIDADES DEL PROYECTO DE INTEGRACIÓN EMPRESARIAL
Cada proyecto de integración trae beneficios a la empresa, a continuación se muestra el impacto de cada uno en las diferentes metas del negocio.
TECNOLOGÍA DE INTEGRACIÓN
TECNOLOGÍA DE INTEGRACIÓN
VENDEDOR DE SOLUCIONES
APLICACIONES
Sistemas de mensajería
MS – Outlook
Mozilla Thunderbird
MS-OUTLOOK: Microsoft Outlook es un programa de organización ofimática y cliente de correo electrónico de Microsoft. Puede dar servicio de mensajería a múltiples usuarios en una organización, compartiendo recursos. Thunderbird: Es un cliente de correo electrónico de la Fundación Mozilla. Su objetivo es desarrollar un Mozilla más liviano y rápido mediante la extracción y rediseño del gestor de correo del Mozilla oficial. Es multiplataforma, utiliza el lenguaje de interfaz XUL y es software libre.
Servidores
PostgreSQL
Servidor Open ERP
PostgreSQL: es un sistema de gestión de base de datos relacional orientada a objetos y libre, publicado bajo la licencia BSD. Como muchos otros proyectos de código abierto, el desarrollo de PostgreSQL no es manejado por una empresa y/o persona, sino que es dirigido por una comunidad de desarrolladores que trabajan de forma desinteresada, altruista, libre y/o apoyada por organizaciones comerciales. Servidor: que permite a los usuarios importar sus datos e información a una plataforma en línea para realizar sus actividades.
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24 Sistemas Computacionales Administrativos
ERP Open ERP
Open ERP: es un sistema planeador de recursos empresariales. Dentro de la construcción misma del software se hace uso intensivo de flujos de trabajo que se puede integrar con los módulos haciendo la modificación de aprobación y en general de cualquier proceso adaptable.
Herramientas de servicios web
GNU
GTK: Biblioteca la cual realmente contiene los objetos y funciones para crear la interfaz de usuario. Maneja widgets como ventanas, botones, menús, etiquetas, deslizadores, pestañas, etc.
Tecnología B2B Open ERP
Gestión Financiera adaptada a la legislación española (Facturación y contabilidad): openERP permite la combinación de facturas desde pedidos o solicitadas después.
Tecnología BPM (Gestión de procesos de
negocio)
Digital Lab
Service Shop Pro: aplicación que tiene la empresa para el control de las órdenes de solicitud de los clientes para mantenimiento y/o reparaciones.
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25 Sistemas Computacionales Administrativos
INTERFAZ DE FUENTE DE DATOS
NOMBRE DE
LA APLICACIÓN O
FUENTE DE DATOS
PROPIETARIO PLATAFORMA INTERFACE REUSABLE
Service shop pro
Digital Lab
Entornos Windows XP,
Vista,
GUI
No. Debido a que el software no
será compatible con la nueva
implantación.
Open ERP GNU
Entornos Windows XP,
Vista, 7, Ubuntu,
entornos web
GUI e internet explorer
Sí. Se le pueden añadir más
módulos a los ya existentes.
GTK GNU
Entornos Windows XP,
Vista.
Entornos web
Entornos web y GUI
Si. Ya que esta librería permite
el uso de gráficos y diagramas.
MS-Outlook MS Office
Entornos Windows XP,
Vista, 7.
Internet Explorer.
Servicio web y GUI
Sí. Pues permite ser usada en
diferentes plataformas y
van cambiando como la
tecnología.
Open ERP GNU
Entornos Windows y
Unix.
Internet Explorer,
Mozilla Firefox, Google
Chrome, Safari.
API
Sí. Porque la flexibilidad del
software permite su reusabilidad.
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26 Sistemas Computacionales Administrativos
CONFIGURACIÓN DE SEGURIDAD ACTUAL
Aplicación Autentificación Autorización Revisión Confidencialidad
(encriptación)
Open ERP compra-
venta
X x X
Servidor web
X X X X
Service shop pro
X X
GTK X
Servidor PostgreSQL
X X X X
ARQUITECTURA DE INTEGRACIÓN TÉCNICA
TIPOS DE INTEGRACIÓN
Requisitos internos de integración de aplicaciones
Conectividad web sencilla, espacio para almacenaje de datos.
Requisitos legados de integración
Software OpenERP, al libre no se necesita licencia de compra.
Los requisitos de integración B2B clientes, socios y proveedores
Intercambio electrónico de los datos, compra en línea, comunicación con los proveedores, facturación a clientes, registro de solicitudes de mantenimiento.
Portal de requisitos de integración
Portal web en línea de Open ERP.
Los requisitos de integración de la información
La información será resguardada en el servidor PostgreSQL, donde se almacenara la información de la empresa, inventario, ventas, compras, registro de clientes.
Requisitos del proceso de integración
Relacionar los procesos del negocio con los módulos que tiene el Open ERP para cumplir con las metas de la empresa.
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27 Sistemas Computacionales Administrativos
VISTAS DE DESARROLLO
TABLA DE VISTA DE DESARROLLO
Soporte de idiomas Español, para las interfaces de las aplicaciones. Ingles para el desarrollo de aplicaciones o especificación de módulos.
Herramientas de integración de definiciones
Modulo cliente Modulo proveedores Modulo ventas (Mínimos requeridos por la empresa)
Herramientas de apoyo a la integración Manual de procesos realizados en la empresa Manual del Open ERP
Interfaces abiertas Inventario Proveedores Compra
ESTÁNDARES
ESTÁNDARES DE INTEGRACIÓN Protocolo de comunicación HTML, para la transferencia de información
en el servicio web de Open ERP.
Interfaces de aplicación GUI, interfaz de usuario para las aplicaciones de cada módulo.
Formato de mensaje Correo electrónico por medio de MS Outlook como estándar para la comunicación en la empresa.
Modelo de procesos BPEL se orienta a servicios en web, como el soporte técnico online.
Metadatos
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USABILIDAD
REQUERIMIENTOS DE USABILIDAD Tipo de usuario Requerimientos de usabilidad
Desarrolladores Programación en web, adaptar los módulos de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Clientes Acceso a la comunicación con la empresa para solicitud de mantenimiento, soporte o servicios.
Proveedores Comunicación con la empresa para bajar los precios en nuevas compras.
Administrador de operaciones Tener acceso a la información que se maneja en cada modulo y lograr una integración entre ellos.
FUNCIONAMIENTO
REQUERIMIENTOS DE FUNCIONAMIENTO Tiempo de respuesta reales Minutos
Rendimiento Alto
Tiempo de respuesta Segundos (minutos de acuerdo al tamaño de la transacción)
Número de usuarios simultáneos Cuentas en paralelo Número de aplicaciones simultáneas Aplicaciones en paralelo, cada módulo es
abierto de manera independiente.
SEGURIDAD
SECURIDAD
Autentificación Autorización Auditoría Confiabilidad No rechazo
Datos internos
x x x x
Datos de socios
x x x x
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Datos de los clientes
X x x x
Aplicación interna
X x
Aplicaciones de los socios
X x
Aplicaciones de los clientes
x
Proceso interno
x x x X
Proceso de socios
x x
Procesos del cliente
x x
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30 Sistemas Computacionales Administrativos
Anexo 2
Eventos del negocio
Número
de evento Evento de negocio
Descripción del evento
Respuestas
E1 Pedido a través del portal por parte del cliente
El cliente realiza el pedido de un producto a través del portal web de
la empresa.
R1.1. Verificar si el cliente está registrado R1.2. Registrar cliente nuevo (en caso de no estar en la cartera de clientes) R1.3. Checar el crédito del cliente R1.4 Verificar si el producto se encuentra en existencia
E2 Solicitud de mantenimiento
Evento que se realiza cuando un cliente
solicita el servicio de reparación para algún
producto adquirido anteriormente.
R2.1. Verificar si el cliente está registrado R2.2. Registrar cliente nuevo (en caso de no estar en la cartera de clientes) R2.3. Checar el crédito del cliente R2.4 Verificar si el producto se encuentra en existencia R2.5. Identificar si el servicio se puede brindar
E3 Relación con proveedores
Evento para establecer y mantener
comunicación con proveedores, en busca
de la mejor opción y costos bajos.
R3.1. Checar si el proveedor existe R3.2. Registro de proveedores potenciales R3.3. Programar reuniones presenciales con proveedores
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E4 Administrar el inventario
Este evento se encarga de ver que productos se
encuentran en existencia, cantidad,
nombre, descripción, ID.
R4.1. Alta del producto R4.2. Baja del producto R4.3. Consulta de existencia del producto R4.4. Consulta de productos con mayor demanda R4.5. Consulta de productos con menor demanda
E5 Pedido de productos a proveedores por medio del
portal
Este evento registra los productos que existen y
los ausentes en el inventario, para no tener
productos rezagados.
R5.1. Informar a proveedores del inventario existente R5.2. Solicitar los productos para integrar el inventario R5.3. Verificar el crédito con proveedores R5.4. Saldar las cuentas
Categoría de servicios
RESPUESTA DESCRIPCIÓN CATEGORÍA DE SERVICIO
EXISTE EN LOS
SISTEMAS
R1.1 Verificar si el cliente está registrado
Conocer si el cliente se encuentra en la cartera de
clientes de la empresa
Modulo de clientes
Open ERP
R1.2. Registrar cliente nuevo
Registro de los datos de cliente, en caso de no estar registrado en la
cartera de clientes
Modulo de clientes
Open ERP
R1.3 Checar el crédito del cliente
Verificar si el cliente (ya registrado) tiene crédito disponible para realizar
compras
Modulo de finanzas
Open ERP
R1.4 Verificar si el producto se encuentra en existencia
Identificar el producto solicitado y revisar si se encuentra en inventario
Modulo de Inventario
Open ERP
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R2.1 Verificar si el cliente está registrado
Conocer si el cliente se encuentra en la cartera de
clientes de la empresa
Modulo de clientes
Open ERP
R2.2. Registrar cliente nuevo
Registro de los datos de cliente, en caso de no estar registrado en la
cartera de clientes
Modulo de clientes
Open ERP
R2.3 Checar el crédito del cliente
Verificar si el cliente (ya registrado) tiene crédito
disponible para solicitar el servicio
Modulo de finanzas
Open ERP
R2.4 Verificar si el producto se encuentra en existencia
Identificar el producto solicitado y revisar si se encuentra en inventario
Modulo de Inventario
Open ERP
R2.5. Identificar si el servicio se puede brindar
Buscar en el modulo de servicios, si la solicitud puede ser respondida
Modulo de Servicios
Open ERP
R3.1. Checar si el proveedor existe
Buscar al proveedor en la base de datos de
proveedores con los que se mantiene relación
Modulo de proveedores
Open ERP
R3.2. Registro de proveedores potenciales
En caso de que no se tenga al proveedor
incluido, agregar sus datos en la BD.
Modulo de proveedores
Open ERP
R3.3. Programar reuniones presenciales con proveedores
Reunirse con los proveedores potenciales
para negociar costos, productos, etc.
Mensajería Outlook
MS Office
R4.1. Alta del producto
Registro de los datos de un producto adquirido
Modulo de inventario
Open ERP
R4.2. Baja del producto
Borrado de los datos del producto en inventario, por
la baja demanda del mismo
Modulo de inventario
Open ERP
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R4.3. Consulta de existencia del producto
En caso de una compra, realizar una búsqueda de los productos existentes
Modulo de inventario
Open ERP
R4.4. Consulta de productos con mayor demanda
Realizar una consulta de los productos con mayor
índice de demanda
Modulo de inventario
Open ERP
R4.5. Consulta de productos con menor demanda
Realizar una consulta de los productos con menos demanda, para no hacer
compras inútiles
Modulo de inventario
Open ERP
R5.1. Informar a proveedores del inventario existente
En base al inventario, informar a los proveedores
los productos existentes
Mensajería Outlook
MS Office
R5.2. Solicitar los productos para integrar el inventario
Mandar a los proveedores la lista de los productos
necesarios para satisfacer la demanda en inventario
Modulo de proveedores
Open ERP
R5.3. Verificar el crédito con proveedores
Consultar el saldo disponible con el
proveedor que se desee pedir un crédito
Modulo de proveedores
Open ERP
R5.4. Saldar las cuentas
Liquidar las deudas existentes de la empresa
con los proveedores
Modulo de finanzas
Open ERP
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34 Sistemas Computacionales Administrativos
Definición de servicios
SERVICIO FUNCIONES DESCRIPCIÓN EXISTENCIA
Modulo de clientes
Verifica los datos de los
clientes existentes.
Registro de clientes nuevos
Servicio del ERP que permite el ABC de
clientes de la empresa.
Open ERP
Modulo de finanzas
Verificar créditos
Saldar cuentas
Módulo del ERP con información de los
créditos, cuentas por pagar y cobrar de
clientes y proveedores
Open ERP
Modulo de inventario
Administra el inventario
Administra la entrada y salida de
productos, así como la existencia de la
empresa para futuras compras.
Open ERP
Modulo de proveedores
Registro de proveedores Relación de
proveedores con la empresa
Servicio de ERP que permite el ABC y
comunicación con los proveedores de la
empresa
Open ERP
Mensajería Outlook
Comunicación entre proveedores
y empresa
Servicio de mensajería que
permite la comunicación entre
clientes- proveedores y empresa, a través
del ERP.
Open ERP MS Office
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35 Sistemas Computacionales Administrativos
Patrones de la integración de la información
Nombre de la aplicación
Dueño del negocio
Descripción de la solicitud de información
Agregación o publicar
Datos de origen que participan
Resultado de flujo de información
Clientes Jefe de Ventas
Registro de los clientes y relación con los mismos
Agregar Clientes que desean adquirir productos o servicios
Visualización diaria de solicitud de clientes nuevos
Proveedores Jefe de ventas
Solicitud de compra de productos
Agregar Datos de los productos pedidos
Visualización de los productos solicitados mensualmente
Inventario Encargado de almacén
Administrar la entrada y salida de productos
Agregar Productos existentes, datos; ID, nombre, descripción, cantidad, etc.
Se visualizan los productos existentes quincenales
Modelo de integración de metadatos
Metadatos básicos Datos de nombre de elemento
Origen de datos
descripción
Formato y tipo de datos
Nombre adecuado
[PROPUESTA DE INTEGRACIÓN EMPRESARIAL] 26 de mayo de 2011
36 Sistemas Computacionales Administrativos
Formato adecuado
Reglas de transformación
Interfaz Servicio Web
Metadatos semánticos
Reglas de integración
Seguridad agregada Parámetros de seguridad
Lista de control de acceso y directorio de usuarios.
Administración agregada
Plataforma Pc
Sistema operativo Windows Vista
DBMS Postgre SQL
Plataforma de aplicación
Servidor Web
Dueños del sistema Broadcasting comunicaciones, ventas, compras e inventario.
Ubicación del sistema
Información de servicios
Protocolo de comunicación
Esquema de mensaje de información
MS outlook
Mecanismo de acceso
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37 Sistemas Computacionales Administrativos
Diagrama de Flujo de Datos
Relación entre los datos del módulo de clientes, cuando realizan un pedido; de producto o servicio a la empresa.
Genera: ID cliente,
dirección y crédito
disponible
Ingreso de la
información del
cliente (nombre y
dirección)
Información de los
clientes deudores
Información de los
clientes deudores
Genera la orden
de compra de
clientes
Sistema
OpenER
P
Registro de
clientes
Cuentas por
cobrar Pedido de clientes
Ingresa datos del
pedido
Gestión de
envíos de Fedex
Orden de
envío
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38 Sistemas Computacionales Administrativos
Modelo Relacional
Nombre canónico Registro de clientes
Origen del sistema/servicio de nombre de elemento de datos
Módulo de clientes
Origen del sistema/servicio Base de datos PostgreSQL Reglas del negocio El cliente debe estar registrado para
tener acceso a compras y servicios
Objetivo del sistema Compra a través de la interfaz de clientes
Sistema de destino Módulo Inventario Reglas de integridad Los datos del cliente deben aparecer en la
base de datos La solicitud de pedidos debe seguir los lineamientos específicos de los productos y servicios:
ID producto/ID servicio Descripción Nombre Precio Cantidad (en caso de producto)
Requerimientos de seguridad Autentificación del cliente Crédito disponible