Introducción - espacio-medico.com · La etiqueta es sándwich con posibilidad de pegado doble y...
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Introducción
EsterilControl es un software de trazabilidad, gestión y control de los procesos de
esterilización, tanto del textil como del instrumental quirúrgico para centrales de
esterilización.
El software está dotado de un control de acceso por usuario, el cual nos permite
efectuar auditorías y conocer en todo momento que operario es responsable de
cualquier proceso relacionado con los puntos de control en la Central de
Esterilización. Los usuarios poseen unos niveles de acceso configurables en función
de sus responsabilidades y todos ellos poseen una contraseña privada.
Una característica importante de la aplicación es que todos los movimientos
relevantes del instrumental quirúrgico son guardados automáticamente en la misma,
junto con la información de fecha, hora y operario que las realiza, quedando registro
inequívoco de los procesos. En cualquier instante se puede consultar el historial de
movimientos de las piezas o las cajas, partiendo del momento en el que entra en la
Central de Esterilización pudiendo obtener información de los procesos de recepción,
lavado, montaje, esterilización y entrega.
En el montaje se genera una etiqueta dotada de un número de serie (SN) único para
cada producto, de modo que con este número se puede identificar la vida del
instrumento o caja desde su entrada en la central, igualmente podemos ver datos del
montador, proceso de esterilización (vapor, formol, etc.), la fecha de proceso, fecha
de caducidad del producto y en el caso de contenedores, podemos conocer el la
cantidad de piezas de que se compone y si existen piezas faltantes, cuáles son.
Para facilitar el proceso de trazabilidad, así como poder verificar fuera de la central la información del proceso del instrumental o textil, todos los productos estériles que se expiden desde la central van identificados con una etiqueta de adhesivo doble. Esta etiqueta consta de tres partes, la parte principal, la mayor parte de la etiqueta situada en la parte superior, pensada para adjuntarla a la historia clínica del paciente y dos etiquetas menores en la parte inferior destinadas a rellenar los albaranes de entrega, una copia para el hospital y otra para la central de esterilización, de modo que facilite la logística del transporte de las cajas, sets o material suelto.
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Características Técnicas
El software de control, “EsterilControl Work” está diseñado en Visual Basic .Net,
usando como base de datos a Sql Server. Soporta acceso a bases de datos de Sql
Server de la versión 2000 a la 2008, y puede instalarse en cualquier sistema operativo
que soporte la instalación de Mircrosoft Tramework 2.0, por supuesto cualquier
equipo i386 bajo un entorno Windows 98 o superior, en versiones tanto 32 como 64
bit. El servidor de datos puede instalarse desde Windows Server 2000 a Windows
Server 2008 R2 64 bit.
Esterilcontrol usa el formato estándar de fecha de Windows y cumple las normas y
recomendaciones de fechas europeas que previenen el efecto 2000 como son:
UNE 71500-1 IN
UNE 71500-2 IN
ISO 8601
Y2000 Resource Center: www.informationweek.com/center/year2k.htm
Y2klinks Year 2000 Milleniumm Resource Database: www.y2klinks.com/
Al usar tecnología .net, la aplicación puede importar y exportar datos en múltiples
formatos como Xml, Excel, Csv, Txt, etc. Igualmente puede interactuar con otras
bases de datos como Informix, MySql, Oracle, etc… por lo que es factible la
integración con los sistemas del hospital.
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Descripción de la aplicación
El software de control Esterilcontrol, está diseñado para gestionar salas de
esterilización, controlando todos los procesos desde que el material llega a la central
hasta que se entrega en la unidad.
Con el fin de explicar mejor el funcionamiento de la misma, proponemos realizar un
viaje a través de una Central de Esterilización controlada y gestionada por nuestro
software, Esterilcontrol.
1. Incorporación de datos e Identificación
El primer paso es dar de alta las cajas así
como su contenido y el material suelto que
vamos a utilizar. Al mismo tiempo hay que
identificar las cajas con un SN. Para la
incorporación de los datos, la aplicación está
dotada de un sistema de importación
automática de datos desde Excel.
2. Recepción
Una vez que el material llega a la central de
esterilización, se registra la entrada mediante la
lectura del código de barras del albarán o
introduciendo el código de la caja. La opción del
albarán de recepción es opcional, pero facilita
el trabajo al personal de la central y el control
del material enviado a las unidades.
3. Lavado
Tras la recepción hay que indicar en qué
lavadora y con qué proceso vamos a lavar el
material. Igualmente, el software indica el
procedimiento por el cual hay que tratar al
instrumental; manual, lavado automático o
ultrasonido, advirtiéndolo con mediante un
mensaje acústico-visual.
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Una vez realizado el montaje, finalizarlo, el software imprime una etiqueta dotada del
código SN. La etiqueta muestra la información sobre el tipo de esterilización al que
debe someterse, la fecha de realización, la fecha de caducidad, el número de piezas
de piezas que contiene, si faltan o no piezas, el número de referencia del montado,
nombre y código de la caja y la información de la recepción y unidad o departamento
de entrega.
La etiqueta es sándwich con posibilidad de pegado doble y divida en 3 sub etiquetas.
Dos pequeñas para los albaranes si se usan y una grande para la trazabilidad en la
historia. Si fuese necesario se puede modificar el diseño de la etiqueta para imprimir
más sub etiquetas.
4. Montaje
Una vez lavado el material, se procede al proceso
de montaje. En este apartado solo se podrán
seleccionar aquellas cajas o instrumental suelto que
se haya dado de alta mediante las recepciones y
figuren como lavadas.
Una vez seleccionada la caja para montar, se
muestra en pantalla una relación detallada del
contenido de la misma. Con el uso de un dispositivo
de lectura óptico se realiza la lectura del Datamatrix
en cada pieza. Las piezas se identifican fácilmente
en el programa; piezas faltantes, piezas
deterioradas, sustituciones, etc. Toda esta
información se plasma en el documento de montaje
que puede adjuntar a la caja para su posterior
revisión por el personal de quirófano.
En caso de que existan piezas faltantes,
desde la aplicación se imprime una segunda
etiqueta referenciada con el mismo SN para
su correcta identificación. En esta etiqueta se
detallan las piezas faltantes.
Paralelamente la aplicación consta de un
sistema de marcaje exterior de las chapas,
dotando a las cajas de unas etiquetas con
códigos de barras, lo que permite que usando
un sencillo lector de códigos de barras se
pueda identificar inequívocamente el material.
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5. Esterilización
El software permite, mediante la lectura de los SN
de las etiquetas indicar en qué autoclave y en que
ciclo introducimos el material, así como controlar si
el ciclo ha sido correcto o no en cuanto a los
parámetros no biológicos de la máquina, qué son
presión y temperatura. Igualmente, controla si el
ciclo incluye o no algún tipo de test biológico, así
como realizar el seguimiento y control.
La verificación periódica del proceso de
esterilización es imprescindible para asegurar que
el ciclo de esterilización se realiza correctamente.
Se puede guardar un registro informatizado de
todos los parámetros que condicionan el correcto
funcionamiento del ciclo de esterilización.
CONTROL DE PARÁMETROS BIOLÓGICOS
El software nos permite definir los diferentes test o pruebas que podamos realizar
en nuestro trabajo diario para controlar el correcto funcionamiento del esterilizador
desde el punto de vista biológico. De esta manera podemos definir entre otras
cosas si el test es obligatorio y para que máquina, indicar si el test se tiene que
hacer diariamente o periódicamente.
Definiremos si el test se incluye con material o el test tiene que efectuarse en
solitario, si hay que realizarlo para cada ciclo o en el ciclo que se realiza, etc. De
este modo el software te recuerda, según la configuración que tienes que incluir
en el ciclo dicho test, o que no puedes realizar alguna acción si no has realizado
y verificado algún test en concreto.
Igualmente nos permite realizar un seguimiento de los mismos. Se pueden
configurar los test para que avise automáticamente si el test hay que enviarlo a un
laboratorio externo, o hay que colocarlo en una incubadora, etc. Así mismo se
puede configurar y parametrizar unos tiempos para que una vez transcurrido el
mismo desde el inicio del test, avise y solicite introducir el resultado positivo o no
del mismo.
En caso de que algún test de positivo, según su importancia se puede programar
para que genere un aviso de retirada de material facilitando un informe con todo
el material que está afectado por el positivo del test, de manera que ayude a su
retirada del circuito.
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Control de históricos
Puede saber la vida que tiene una pieza desde el momento del marcaje. Las veces
que se ha lavado, número de esterilizaciones, número de expediciones…
6. Entrega
Una vez esterilizado el material este queda a la
espera de entregar a la unidad. Para ello el
software permite la generación de un albarán
interno de entrega de material, el cual se genera
mediante la lectura de las etiquetas que se
crearon en el montaje. De este modo queda
registro de la entrega cerrando el circuito.
También permite detectar la entrega de material
que no pertenezca a la unidad, así como
detectar si se va a entregar material caducado.
7. Historia del paciente
Finalmente, la etiqueta suministrada en el montaje es posible adjuntarla a la historia del paciente, lo que permite identificar en cualquier momento que cajas intervinieron y conocer cuál fue el proceso al que fue sometido.
Este SN se puede adjuntar a la ficha en papel, del historial del paciente o introducir el SN de las cajas utilizadas en su historial electrónico.
Nuestro software está diseñado para sacar la máxima información posible de
los procesos, para así poder optimizar la producción y controlar gastos.
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Informes de producción
Qué cantidad de procesos de esterilización han ocurrido en el último trimestre,
cantidad de lavados, cuántas cajas se vuelven a procesar por caducidad…
Entre los informes principales destacan:
Material recepcionado
Cantidad de ciclos de lavado
Cantidad de ciclos de esterilización
Relación de instrumental
Histórico de instrumental
Gestión de recepciones
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