Introduccion a Access 2003

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Introduccion a Access 2003

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  • Colegio de la Presentacin

    Guadix

    Introduccin a ACCESS 2003

    Curso 2012-2013 4 ESO - Informtica

    Profesor: Juan Luis Marruecos Lpez 1

    Qu es Microsoft Access ? Access es una aplicacin que nos permite crear y administrar bases de datos. Una Base de Datos (DB) es una recopilacin o conjunto de datos relativos a un asunto o tema concreto almacenados sistemticamente para su posterior uso. Unas DBs tpicas son: datos de los clientes de una empresa; datos de libros y usuarios de una biblioteca; datos de una coleccin de msica, etc. Busca ms informacin en Internet (por ejemplo: en la Wikipedia) Los objetos que componen una base de datos son:

    TABLAS

    Una Tabla es donde se almacenan los datos. stos se representan en columnas (campos) y filas (registros). Un campo es una categora o tipo de informacin. Pueden ser nombres de libros, empresas, clientes, fechas, precios de productos, etc. Un registro es un conjunto de campos. Puede ser informacin acerca de una persona, cosa, evento, etc. Access es un sistema de bases de datos relacionales, es decir, permite organizar y analizar informacin almacenada en diferentes tablas relacionadas entre s.

    CONSULTAS

    Una Consulta es una pregunta que planteamos acerca de la informacin contenida en la base de datos. Los datos que responden a la pregunta pueden provenir de una tabla o de varias. Por ejemplo: qu libros cuestan ms de 6 ? El conjunto de registros que responden a la consulta se denomina hoja de respuestas dinmica. Una hoja de respuestas dinmica es un tipo actualizable de conjunto de registros: si modificamos los datos en las tablas, stos se reflejarn automticamente en las consultas guardadas.

    FORMULARIOS

    Un Formulario representa (por lo general) un diseo sencillo para introducir, modificar y ver los datos de la DB. Al abrir un formulario, Access recupera los datos deseados de las tablas y los presenta de acuerdo con su diseo ya sea en la pantalla o en formato impreso. Los formularios nos permiten interactuar amigablemente con la DB.

    INFORMES Un Informe se utiliza para representar los datos en una pgina impresa y para mostrar los subtotales y totales correspondientes a todo un conjunto de registros. Los informes se pueden presentar con un diseo personalizado.

    MACROS Una Macro es un conjunto de acciones que se ejecutan todas seguidas. Las utilizaremos en los formularios y en los informes para los botones: para pasar de un formulario a otro, para cerrarlos, imprimir un informe...

    A lo largo de estos apuntes vamos a crear una base de datos sencilla con varios objetos. Conforme vayas leyendo los apuntes ve haciendo lo que se te indica. Primeros pasos con Access 2003: Creando una base de datos Para crear una nueva base de datos con Access haremos lo siguiente: 1. Abrimos Access y seleccionamos el men Archivo -> Nuevo.. 2. En el Panel de Tareas (a la derecha) se nos presentan distintas opciones, de las cuales elegimos Base de datos en

    blanco Seleccionamos la carpeta deseada para guardar nuestra base de datos (por ejemplo, Mis Documentos) y escribimos como nombre Mi Biblioteca. Hacemos clic en el botn Crear para crearla. Se crear el archivo Mi Biblioteca.mdb (la extensin .mdb es la extensin propia de los archivos Access). En la pantalla de Access aparecer la ventana correspondiente a la DB, con el objeto Tablas seleccionado:

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    Cmo crear Tablas en Access Lo primero que haremos es crear una Tabla. Para ello seleccionamos Objeto Tabla y dispondremos de 3 opciones:

    Crear una tabla en vista diseo: Definiendo los campos y los tipos de cada uno. Crear una tabla utilizando el asistente: Nos ofrece tablas y campos prediseados. Crear una tabla introduciendo datos: Sin comentarios.

    Los botones que aparecen en la parte superior izquierda de la ventana son:

    Abrir: Para abrir el objeto seleccionado. Diseo: Para modificar el diseo del objeto seleccionado. Nuevo: Para crear una nueva tabla, un nuevo formulario, una nueva consulta, ... Eliminar: Para eliminar alguna tabla creada. Iconos grandes, pequeos, lista y detalles: Distintas visualizaciones de los elementos.

    Empecemos creando una tabla en vista Diseo. Nos aparece la siguiente ventana (aparecen ya los campos rellenos):

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    En Nombre del Campo introduciremos el nombre correspondiente, y en Tipo de datos tambin. En Descripcin podemos describir el campo. En la parte inferior se encuentran las Propiedades de los campos, variables segn el tipo de dato seleccionado. Los Tipos de datos pueden ser:

    Texto Combinaciones de texto y nmeros. Mximo: 255 caracteres. Memo Combinacin extensa de texto y nmeros. Mximo: 65535 caracteres. Numrico Datos numricos utilizados en clculos matemticos. Fecha/Hora Valores de Fecha y Hora. Moneda Valores de Moneda.

    Autonumrico Nmero secuencial (incrementado de uno en uno) nico, o nmero aleatorio que Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro.

    S/No Valores que contengan uno de entre dos valores: S/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado. Objeto OLE Objeto de otros programas Windows, vinculado o incrustado. Hipervnculo Direccin de Internet.

    Creemos la Tabla Libros tal y como muestra la figura anterior. El campo Cdigo ser la Clave Principal de esta tabla. Para establecer el campo Cdigo como Clave Principal seleccionaremos con el cursor dicho campo y haremos clic sobre el Icono de la llave.

    Qu es una Clave Principal ? La Clave Principal de una tabla es un campo que identifica de manera totalmente inequvoca cada registro. Siempre se debe especificar una clave principal. La potencia de un sistema de administracin de bases de datos relacionales surge de su capacidad para buscar, localizar y combinar rpidamente informacin almacenada en distintas tablas. Para poder hacer esto es imprescindible que haya un campo que identifique unvocamente cada registro (cdigo, DNI, etc.). En los campos clave principal no se permiten ni los valores duplicados ni los nulos (vacos). Access crea automticamente un ndice para la clave principal, lo cual acelera las consultas y otras operaciones. Adems, es obligatorio especificar una clave principal si queremos crear relaciones entre tablas. Cuando hayamos terminado, cerramos la ventana y damos por nombre a esta tabla Tabla Libros. A continuacin hagamos doble clic sobre dicha tabla (o sobre Abrir) e introduzcamos los datos:

    Cdigo Ttulo Autor Editorial Ao Precio 1 El Quijote Miguel de Cervantes Espasa 1998 11,50 2 Platero y yo Juan Ramn Jimnez Ctedra 1997 6,20 3 Qu es Filosofa? Jos Ortega y Gasset Espasa 1995 5,50 4 La Conexin Csmica Carl Sagan Planeta 1996 9,00 5 La familia de Pascual Duarte Camilo Jos Cela Crculo de Lectores 1997 18,00 6 Lazarillo de Tormes Annimo Espasa 1995 5,25 7 La Metamorfosis Franz Kafka Crculo de Lectores 1996 15,00 8 De Acci a Guadix Carlos Asenjo Sedano Diputacin Provincial 1980 6,10 9 Rimas y Leyendas Gustavo Adolfo Bcquer Edelvives 1990 5,00

    10 Poesas Completas Antonio Machado Espasa 1991 4,75

    Fjate en que aparece el icono de la llave aqu!

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    Despus de insertados los datos, la tabla debe de tener un aspecto similar al que muestra la siguiente figura (pero sin los signos + de la izquierda, que ya veremos ms adelante que significan y cul es su utilidad):

    Tambin hemos podido observar que adems de los iconos tpicos de las aplicaciones Windows (Copiar, Cortar, Pegar, Copiar Formato, Deshacer, Guardar, etc.) existen otro iconos. Los principales son (recuerda que dejando el cursor por encima de cada icono aparece un globo con una breve explicacin del mismo).

    Para alternar entre la Vista Diseo Ordena los registros Aplica diferentes y la Vista Hoja de Datos. Ascendente o descendentemente filtros Creando un formulario Los formularios nos ofrecen la forma ms cmoda y atractiva de introducir, modificar o consultar los datos mediante un diseo grfico personalizado. Seleccionemos Objeto Formulario y dispondremos de 2 opciones: Crear formulario en vista Diseo: Diseo desde cero del formulario, utilizando las distintas herramientas grficas

    que Access ofrece.. Crear un formulario utilizando el asistente: Con el asistente es muy fcil confeccionar un formulario a partir de

    los ya prediseados.

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    Hacemos doble clic en Crear un formulario utilizando el asistente y obtenemos la siguiente ventana:

    Con los botones seleccionaremos los campos que queramos aparezcan en el formulario. En este caso, todos. Luego cliqueamos en Siguiente. Veremos la siguiente ventana:

    Aqu, Access da cuatro posibles formatos del Formulario, siendo el ms utilizado el llamado EN COLUMNAS, por lo que aparece como sugerido. Cliqueamos en Siguiente. En la siguiente ventana del Asistente, se debe elegir el aspecto del Formulario. Elijamos, por ejemplo, Mezcla:

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    Cliqueamos en Siguiente y aparece la ltima ventana, donde daremos por ttulo al Formulario Formulario de Libros. Nos suger