Introducci³n a Excel 2007 .Excel 2007 es una planilla de clculo, un programa que permite...

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  • Introduccina Excel 2007

    Excel 2007: qu es? 16La barra de herramientasde acceso rpido 18El Botn de Office 22Los comandos del Botn de Office 23

    Cinta de opciones 29Las fichas 29

    La barra de estado 33El zoom 35

    Resumen 35Actividades 36

    Captulo 1

    En este primer captulo nos

    introduciremos en Excel 2007, dando una

    primera visin de todo lo que podemos

    hacer con este sistema. Analizaremos

    su interfaz y aprenderemos a modificar

    las opciones para su personalizacin.

    EXCEL 2007

    SERVICIO DE ATENCIN AL LECTOR: lectores@redusers.com

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  • EXCEL 2007: QU ES?Excel 2007 es una planilla de clculo, un programa que permite manejar datosde diferente tipo, realizar clculos, hacer grficos y tablas; una herramienta paraanalizar, compartir y administrar informacin, que ayuda a tomar decisiones me-jor fundadas. Podemos realizar desde cosas muy sencillas como una lista de alum-nos y sus calificaciones hasta algo tan complejo como una tabla dinmica y un gr-fico para la representacin de las ventas de una organizacin.

    Figura 1. Algo muy sencillo como una lista de alumnos y algo ms complejo

    como una tabla con datos y un grfico pueden ser realizados con Excel 2007.

    Excel presenta la informacin organizada como si fuera un papel cuadriculado o unplano de la batalla naval donde cada uno de los casilleros, llamados celdas, se de-nominan con un nmero para las filas y con una letra para las columnas; por ejem-plo A1, B3, J504, etctera. De esta forma, los datos se encuentran organizados en fi-las y en columnas. Todas estas celdas se encontrarn dentro de hojas, y un grupode hojas conformarn un determinado archivo, denominado libro.

    1. INTRODUCCIN A EXCEL 2007

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  • A travs de la siguiente gua visual, conoceremos los distintos elementos de unaplanilla muy simple con el objetivo de conocer sus principales partes. Como ve-remos, toda la planilla se basa en columnas y en filas, y la interseccin de estosdos elementos forma las celdas.

    La planilla GUA VISUAL

    Filas indicadas con nmeros.Cuadro de nombres: permite ingresar un nombre para que un dato se puedaidentificar mejor.Columnas indicadas con letras.Barra de frmulas: aqu podemos ver y editar las frmulas de nuestra planilla.Datos numricos con los que podremos realizar clculos.Operaciones y resultados. En este caso un clculo muy sencillo: una suma.Datos tipo texto.

    Excel 2007: qu es?

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    Adems de las hojas, un archivo de Excel (libro) puede incluir cdigo Visual Basic para Aplica-

    ciones (VBA), utilizado en macros y controles ActiveX. Este es un tema que requiere bastantes

    conocimientos avanzados y lo veremos en profundidad en el Captulo 11, donde aprenderemos

    la forma de utilizar VBA para crear nuestras propias macros.

    ADEMS DE LAS HOJAS...

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  • LA INTERFAZ DE USUARIO DE MICROSOFT EXCEL 2007

    En Excel 2007, Microsoft nos presenta una interfaz de usuario diferente de lasconocidas hasta el momento, bajo el entorno Windows. La tradicional barra demens e iconos se ha convertido en una interfaz orientada a resultados. Estosignifica que, segn el trabajo que se deba realizar, Excel 2007 muestra los co-mandos necesarios. Adems, nos posibilita construir planillas de ms de 16.000mil columnas (indicadas con letras desde la A hasta la XFD) y con una cantidadde filas superiores a un milln; exactamente, 1.048.576. De esta forma, Excel2007 nos da la posibilidad de manejar una enorme cantidad de datos.

    Figura 2. Dentro de una hoja de Excel 2007,

    disponemos de ms de 17.000 millones de celdas.

    En esta interfaz, los comandos y funciones son fciles de encontrar dentro de las fi-chas orientadas a tareas que contienen grupos lgicos de comandos y caractersticas.Adems, podemos obtener informacin descriptiva sobre las herramientas con slosituarnos sobre el icono correspondiente. As, Excel 2007 posee una interfaz deusuario muy gil, independientemente de la tarea que se est llevando a cabo.

    La barra de herramientas de acceso rpidoDentro de la interfaz, se presenta una pequea barra de herramientas totalmentepersonalizable. El objetivo de esta pequea barra es tener, al alcance de un clic, lasopciones que nos resulten ms tiles o que necesitemos con mayor frecuencia.

    1. INTRODUCCIN A EXCEL 2007

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  • Figura 3. Si hacemos clic con el botn derecho

    encima de la barra, podremos personalizarla.

    Por defecto, la barra de herramientas de acceso rpido slo incluye los comandos deGuardar, Deshacer y Rehacer. Con un simple clic del mouse en el botn que apare-ce a la derecha de la barra, podremos incluir otras opciones.

    Figura 4. Podemos incluir algunos comandos bsicos directamente;

    otros tendrn que ser personalizados a travs de la opcin Ms comandos.

    De manera muy sencilla podremos incluir comandos, como: Nuevo: para iniciar un libro en blanco. Abrir: se utiliza para abrir algn libro guardado previamente. Guardar: opcin para salvar los datos del libro que estamos utilizando. Correo electrnico: para enviar la planilla actual por correo electrnico. Impresin rpida: enva la planilla directamente a la impresora sin realizar cambios. Vista preliminar: nos permite visualizar cmo quedara impresa nuestra planilla.

    La interfaz de usuario de Microsoft Excel 2007

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  • Ortografa: realiza una revisin ortogrfica. Deshacer y Rehacer: estas opciones nos permiten volver atrs las acciones que

    hayamos efectuado o hacerlas de nuevo. Orden ascendente y Orden descendente: son utilidades para ordenar un grupo

    de datos en distintos sentidos.

    Adems de estas opciones, podremos acceder a personalizar la barra de herramien-tas de acceso rpido, para que incluya otros comandos.

    Figura 5. Desde aqu es muy sencillo personalizar nuestra barra de acceso rpido.

    En el cuadro de la izquierda, encontraremos los comandos disponibles para in-cluir dentro de la barra y, en el cuadro de la derecha, observaremos los coman-dos incluidos. A travs de los botones Agregar y Quitar que se encuentran entrelos dos cuadros, podremos desplazar los comandos, incluyndolos en nuestra ba-

    1. INTRODUCCIN A EXCEL 2007

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    Aunque veremos cmo realizar operaciones ms adelante, podemos anticipar que stas se rea-

    lizan mediante diferentes signos. Los smbolos + y se utilizan para realizar sumas y restas res-

    pectivamente. El asterisco * se usa para las multiplicaciones y la barra oblicua /, para dividir. El

    signo ^ sirve para la potenciacin, por ejemplo, 5^2 equivale a 5 elevado al cuadrado.

    LAS OPERACIONES

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  • rra de herramientas. Tambin podremos incluir algunos comandos para algn li-bro determinado si, en el men Personalizar barra de herramientas de acceso r-pido, seleccionamos el nombre de un libro.

    Figura 6. Podremos personalizar el acceso rpido de forma general o slo para un libro.

    En la parte superior izquierda de la ventana, podremos elegir, de una lista despega-ble, las distintas agrupaciones por categora de los comandos. El botn Restablecerque aparece debajo del cuadro de la derecha nos permite hacer que la barra vuelvaa tener su configuracin predeterminada. Por ltimo, podremos ubicar la barra deacceso rpido por encima o por debajo de la cinta de opciones, si seleccionamos laopcin que corresponda dentro de la lista desplegable de esa barra.

    Figura 7. El comando que permite cambiar la ubicacin de la barra

    de acceso rpido cambia su nombre de acuerdo a la accin que es posible realizar.

    La interfaz de usuario de Microsoft Excel 2007

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  • El Botn de OfficeEntre sus novedades, Microsoft Excel 2007 presenta, en la parte superior izquierdade la pantalla, un botn especial con el logo de Microsoft Office. Este botn, deno-minado Botn de Office, incluye las opciones bsicas para el manejo de los archivos.Al presionar este botn, en la parte izquierda veremos una serie de opciones que nospermite trabajar con los archivos. En la parte derecha y bajo el ttulo Documentos re-cientes, encontraremos accesos directos a los ltimos libros que hayamos utilizado.

    Figura 8. Tradicionalmente, en los programas de oficina, las opciones

    de este botn se encontraban incluidas dentro del men Archivo.

    Tambin podremos acceder a este botn, utilizando el teclado. Para ello, si presiona-mos la tecla /, veremos que las partes principales de la barra de acceso rpido, los me-ns y la cinta de opciones muestran letras y nmeros que indican las teclas que per-miten acceder desde el teclado. Por ejemplo, para poder utilizar el Botn de Office de-bemos, luego de presionar la /, utilizar la tecla A. De la misma forma podremos con-tinuar presionando teclas para utilizar las distintas funciones incluidas en este men.

    Figura 9. Podremos acceder a todas las opciones a travs del teclado,

    si presionamos / y, luego, la letra o el nmero que aparece sobre lo que necesitamos.

    1. INTRODUCCIN A EXCEL 2007

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  • Los comandos del Botn de OfficeLos primeros comandos que incluye este botn son los que habitualmente se en-cuentran dentro del men Archivo de cualquier programa de oficina o de diseo. Lasopciones Nuevo, Abrir y Guardar hacen referencia al manejo de archivos o de libros.Debemos elegir la primera opcin para crear un libro nuevo y la siguiente, para vol-ver a ver un libro existente que hayamos guardado utilizando la tercera opcin.

    Guardar con opcionesSi creamos nuestro primer arch