7/25/2019 Introduccin a La Administracin y La Gerencia

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Introduccin a la Administracin y la Gerencia

I. Introduccin

El siguiente material didctico esta orientado principalmente a alumnos queestudien las carreras en administracin de empresas, contabilidad, negociosinternacionales e informtica y carreras afines; Los objetivos que se persiguen coneste material son, que el alumno:

Conozca que es la dministracin y porque estudiarla! Conozca la escuela del proceso administrativo! Comprenda las diversas estructura y dise"o organizacional! E#plique las causas que fundamenten la importancia de la dministracin! dquiera el conocimiento de gerencia y sus factores que influyen en una

organizacin!

$esarrollo

I.- Introduccin a la Administracin

1. Definicin de la AdministracinLa administracin es un proceso muy particular consistente en las actividades de

planeacin, organizacin, ejecucin, y control, desempe"adas para determinar yalcanzar los objetivos se"alados con el uso de seres %umanos y otros recursos!

2.- Recursos bsicos de Administracin

&ombres y mujeres, 'ateriales, 'aquinas, '(todos, $inero, y 'ercados!

3.- Funciones Fundamentales

3.1 El Proceso Administrativo

Los partidarios de la escuela del proceso administrativo consideran laadministracin como una actividad compuesta de ciertas subactividades queconstituyen el proceso administrativo )nico! Este proceso se considera a manera den)cleo esencial de la administracin y en el general se ve como un formato efectivopara el estudiante que se inicia en la administracin!

Planeacin

*ara un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir, o estaridentificado con, los objetivos que se van a alcanzar! Esto origina las preguntas de quetrabajo necesita %acerse, cuando, y como se %ar, cuales sern los necesarioscomponentes del trabajo, las contribuciones de cada uno de tales componentes deltrabajo y la forma de lograrlos!

En esencia, se formula un plan o un patrn integrado predeterminado de las futurasactividades! Esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propsito de ver%acia adelante! En pocas palabras, es necesaria la planeacin! Esta es una funcin

fundamental de la administracin!

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r!ani"acin

$espu(s de que la direccin y formato de las acciones futuras ya %ayan sidodeterminadas, el paso siguiente, para cumplir con el trabajo, ser distribuir o se"alarlas necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e indican laparticipacin de cada miembro del grupo! Esta distribucin del trabajo est guiada por

la consideracin de cosas tales como la naturaleza de las actividades componentes,las personas del grupo y las instalaciones f+sicas disponibles!

Estas actividades componentes estn agrupadas y asignadas de manera que unm+nimo de gastos o un m#imo de satisfaccin de los empleados se logre o que sealcance alg)n objetivo similar! i el grupo es deficiente ya sea en el numero o en lacalidad de los miembros administrativos, se procuran tales miembros! Cada uno de losmiembros asignados a una actividad componente se enfrenta a su propia relacin conel grupo y la del grupo de miembros con otros grupos de la empresa!

Las cuestiones de quien decide que asuntos y cuando son t+picas! Este trabajo dedistribucin de las tareas y de establecer y mantener relaciones por parte del gerente

se conoce como organizar! e puede considerar como %acer que el plan creado por elgerente tenga significado para cada uno de los miembros del grupo! -rganizar es unafuncin fundamental de la administracin!

E#ecucin

*ara llevar a cabo f+sicamente las actividades que resultan de los pasosplaneacin y organizacin, es necesario que el gerente tome medidas que inicien ycontin)en las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea!Las medidas que se elijan dependen de los miembros particulares del grupo, de laactividad componente por %acer y del criterio del gerente! Entre las medidas comunes

utilizadas por el gerente para poner el grupo en accin estn dirigir, desarrollar a losgerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajomediante su propia creatividad, y la compensacin! este trabajo se le llamaejecucin.

Es una funcin fundamental de la administracin! La palabra ejecutar significaliteralmente .poner en accin/, y es apropiada para esta funcin administrativa quetrata de proporcionar poder estimulante o de mantener un ambiente de trabajo en elcual los miembros quieran desempe"arse lo mejor!

$ontrol

Los gerentes siempre %an encontrado conveniente comprobar o vigilar lo quese esta %aciendo para asegurar que el trabajo de otros esta progresando en formasatisfactoria %acia el objetivo predeterminado! Establecer un buen plan, distribuir lasactividades componentes requeridas por este plan, y la ejecucin e#itosa de cadamiembro no asegura que la empresa ser un (#ito! *ueden presentarse discrepancias,imponderables, mal interpretacin y obstculos inesperado y %abrn de sercomunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una accin correctiva! ebuscan repuestas a las preguntas: 0que tan bien debe %acerse el trabajo1 02ue tanbien se %aciendo1 Esta funcin de la administracin constituye el control. Es unafuncin fundamental de la administracin!

%. Elementos de la r!ani"acin Formal

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*or lo menos e#isten tres conceptos bsicos asociados con la estructura de laorganizacin formal! Estos son 345 la divisin del trabajo, 365 la departamentalizacion y375 el grado o alcance del control!

%.1 Divisin del traba#o

La divisin del trabajo significa dividir grandes tareas en paquetes mspeque"os de trabajo que se distribuyen entre varias personas! Esta especializacin deltrabajo permite a un empleado dominar una tarea en el tiempo ms corto con unm+nimo de %abilidad! 8ambi(n permite que el trabajo %umano se vuelvaintercambiable, lo que contribuye muc%o a la eficiencia organizacional!

%.2 De&artamentali"acion

La departamentalizacion se refiere a la estructura formal de organizacin compuestade varios departamentos y puestos administrativos y a sus relaciones entre s+! medida que crece una organizacin, sus departamentos crecen y se crean mas sub9unidades, lo que a su vez aumenta los niveles de la administracin!

La departamentalizacion es un agrupamiento eficiente y efectivo de los puestosen unidades de trabajo significativas para coordinar numerosos puestos todo parafacilitar la rpida realizacin de los objetivos de la organizacin!

%.2.1 'nidades r!ani"acionales (sicas

El patrn bsico de muc%as estructuras organizacionales gira alrededor de tresactividades fundamentales: produccin, mercadotecnia y finanzas la terminolog+apuede variar de una firma a otra, y en las organizaciones no lucrativas las funcionespueden ser ms inciertas!

%.2.2 )edios de de&artamentali"acion

La departamentalizacion resulta de la divisin del trabajo y del deseo deobtener unidades organizacionales de tama"o manejable y para utilizar la %abilidadadministrativa!

Los principales medios de departamentalizacion son por:

*or funcin *or producto *or territorio *or cliente *or proceso *or grupo especial y *or matriz!El organizador esta libre para usar cualquier medio de departamentalizacion al formar laestructura de la organizacin!

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La cultura y los valores corporativos, el clima y la conducta organizacional,ejercern una influencia primordial en el logro de la e#celencia!

&oy en d+a vemos como las organizaciones cambian su forma de influir en el personalya que adoptan diversas t(cnicas de investigacin y enfoques estrat(gicos para ellogro de un objetivo que no es ms que la b)squeda de la competitividad en un mundo

globalizado!

2. ,a $omunicacin en la r!ani"acin.

8odo proceso organizacional se rige %acia el futuro por una visin, todo procesoorganizacional se desarrolla a trav(s de la comunicacin, por lo tanto la comunicaciny es determinante en la direccin y el futuro de la organizacin!

Esta puede fluir vertical u %orizontalmente! La dimensin vertical puede ser dividida,adems, en direccin ascendente o descendente!

CE=$E=8E: Esta comunicacin fluye, de los empleados o subordinados %acia lagerencia! e utiliza para proporcionar retroalimentacin a los de arriba, parainformarse sobre los progresos, problemas, sobre el sentir de los empleados, cmo sesienten los empleados en sus puestos, con sus compa"eros de trabajo y en laorganizacin, para captar ideas sobre cmo mejorar cualquier situacin interna en laorganizacin!

>n l+der sabe que ambas direcciones son importantes e imprescindibles para lograr lasmetas propuestas con el m+nimo de problemas, pero lamentablemente no todas lasorganizaciones tienen conciencia de ello, por lo que en muc%as ocasiones las ideas,pensamientos y propuestas de los empleados pasan desapercibidas ya queconsideran que esto no influir en el rendimiento laboral!

$ECE=$E=8E: Es la comunicacin que fluye de un nivel del grupo u organizacin aun nivel ms bajo! Es el utilizado por los l+deres de grupos y gerentes para asignartareas, metas, dar a conocer problemas que necesitan atencin, proporcionarinstrucciones!

?ecomendaciones para una comunicacin eficaz en la organizacin!

El presidente o gerente debe comprometerse en la filosof+a y el comportamiento, conla nocin de que comunicarse con los empleados es esencial para el logro de lasmetas de la organizacin!

sociar las acciones con las palabras! Comprometerse con la comunicacin de dos v+as 3descendente y ascendente5 @nfasis en la comunicacin cara a cara! 'antener a los miembros de la organizacin informados de los cambios y

decisiones dentro de la organizacin! $ar confianza y valor a los empleados para comunicar malas noticias! $ise"ar un programa de comunicacin para transmitir la informacin de cada

departamento o empleado necesita! Luc%ar porque la informacin fluya continuamente!

3. El ,idera"!o en la r!ani"acin.

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El l+der no lo es por su capacidad o %abilidad en si mismas, sino porque estascaracter+sticas son percibidas por el grupo como las necesarias para lograr el objetivo!*or lo tanto, el l+der tiene que ser analizado en t(rminos de o funcin dentro del grupo!

El l+der se diferencia de los dems miembros de un grupo o de la sociedad porejercer mayor influencia en las actividades y en la organizacin de estas! *or ello, para

organizarse y actuar como una unidad, los miembros de un grupo eligen a un l+der!Este individuo es un instrumento del grupo para lograr sus objetivos y, sus %abilidadespersonales son valoradas en la medida que le son )tiles al grupo!

El l+der adquiere status al lograr que el grupo o la comunidad logren sus metas!su apoyo resulta de que consigue para los miembros de su grupo , comunidad osociedad ms que ninguna otra persona! El l+der tiene que distribuir el poder y laresponsabilidad entre los miembros de su grupo!

La finalidad )ltima de un l+der es realizar la misin con la ayuda de su grupo, ypara %acerlo tienen tres objetivos principales:

Lograr el compromiso y cooperacin de su equipo! poner al grupo en accin para alcanzar los objetivos acordados! %acer el mejor uso de las destrezas, las energ+as y los talentos del equipo!

%. )otivacin ,aboral.

La motivacin consiste fundamentalmente en mantener culturas y valores corporativosque conduzcan a un alto desempe"o, es por esto que es necesario pensar en qu(puede %acer uno por estimular a los individuos y a los grupos a dar lo mejor de ellosmismos, en tal forma que favorezca tanto los intereses de la organizacin como lossuyos propios!

'(todos de 'otivacin

lgunos de los m(todos de motivacin con los que se pueden contar con:

7!4 >tilizar el dinero como una retribucin y un incentivo

El dinero, en la forma de pago o de alguna otra clase de remuneracin, es laretribucin e#tr+nseca ms obvia! El dinero constituye la .zana%oria/ que la granmayor+a de la gente quiere!

*ara usar el dinero efectivamente como un motivador se requiere:

8ener niveles salriales competitivos para atraer y retener a la gente!8ener en cuenta que el nivel salarial debe reflejar el valor que el trabajador tiene parala compa"+a, trabajo que debe ser pagado justa y equitativamente!

?elacionar el pago con el desempe"o o los resultados siempre que sea posible,ofreciendo as+ un incentivo directo!

7!6 &acer e#pl+citos los requerimientos

La motivacin no es slo cuestin de ofrecer retribuciones e incentivos! La gentetiene que saber lo que se espera que %aga y qu( le pasar sino lo %ace! =ecesitatener claro su papel, los objetivos que tiene que alcanzar y los estndares dedesempe"o y de conducta requeridas!

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7!7 $esarrollar el sentido de compromiso

e debe %acer todo cuanto se pueda por incrementar el compromiso y la identificacinde la gente con su organizacin! u propsito debe ser integrar %asta donde seanposible las necesidades de la organizacin con las del individuo, de tal modo que (stesienta que si la organizacin prospera con su ayuda, (l tambi(n prosperar!

7!A 'otivar a trav(s del trabajo mismo

$ada una estructura salarial equitativa y competitiva que, en la medida de lo posible,ofrezca incentivos financieros efectivos, se puede elevar el nivel de identificacin yasegurar una motivacin duradera desarrollando un sistema de remuneracinintr+nseca! Las retribuciones intr+nsecas se dan en el contenido del trabajo yproporcionan satisfaccin al permitirle a la gente e#perimentar la sensacin derealizacin, e#presar y usar sus capacidades y ejercer su propio poder de toma dedecisiones!

7!B ?etribuir y reconocer el logro

>n sistema salarial puede estar montado de tal manera que remunereadecuadamente el logro; sin embargo, tambi(n %ay que retribuir a la gente dndolemayor responsabilidad 3retribuciones intr+nsecas5 y oportunidades de ascenso y mejorstatus 3retribuciones e#tr+nsecas5!

El elogio al trabajo bien %ec%o es un motivador importante pero, siempre que este%aya sido ganado, (ste pierde valor si se %ace liberalmente!

. ,a $ultura r!ani"acional.

La cultura organizacional es el conjunto de valores, creencias y entendimientos importantesque los integrantes de una organizacin tienen en com)n! La cultura ofrece formas definidas depensamiento, sentimiento y reaccin que gu+an la toma de decisiones y otras actividades de losparticipantes en la organizacin!Las organizaciones de (#ito al parecer tienen fuertes culturas que atraen, retienen yrecompensan a la gente por desempe"ar roles y cumplir metas! >no de los roles msimportantes de la alta direccin es dar forma a la cultura que, con personalidad, tendrun efecto importante en la filosof+a y el estilo administrativo! La filosof+a de unapersona ofrece lineamientos para la conducta! El estilo se refiere a la forma en que se%ace algo!

La cultura es la forma acostumbrada o tradicional de pensar y %acer las cosas,

compartida en mayor o menor medida por los miembros de la organizacin, y quetodos los miembros entrantes tienen que aprender y aceptar para ser aceptados comoservidores de la empresa!

Cultura es un conjunto integrado de pautas de comportamiento que comprometennuestra manera de relacionarnos y nuestra manera de %acer las cosas! 2ue es propioy un grupo social, que se aprende dentro del grupo y se transmite las generacionesfuturas!

La cultura puede abordarse desde dos aspectos:

C>L8>? -DE8: &ace referencia al %istorial de la empresa, sus fundadores y%(roes, monumentos y %aza"as, ritos, ceremonias, artefactos, colores, s+mbolosarquitectura, se"ales, instituciones!

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C>L8>? >DE8: Esta dado por:

upuestos compartidos como pensamos aqu+ alores compartidos En que creemos aqu+ ignificados compartidos como interpretamos las cosas

Entendidos compartidos como se %acen las cosas aqu+ magen corporativa compartida 9 como nos ven

-tros autores consideran la cultura como Fun conjunto de valores y creenciascom)nmente aceptados, conscientes o inconscientemente, por los miembros de unsistema cultural! G un sistema cultural es aquel que se integra por el conjunto devalores y creencias que comparten las personas que pertenecen a (l, y por lasm)ltiples formas que se manifiestan dic%os valores y creenciasF

(iblio!rafa.

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