Introducción a La Hoja de Cálculo
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA,
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
“RAFAEL MARÍA BARALT”
VICERRECTORADO ACADÉMICO
PROGRAMA ADMINISTRACION
PROYECTO GERENCIA INDUSTRIAL
COMPUTACION PARA GERENTES
Cabimas, marzo 2015
Introducción a la hoja de cálculo
Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números y
fórmulas de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde
en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos.
Funcionalidades relacionadas a la edición
Edición y organización de la información por filas y columnas
Funcionalidades relacionadas a la inserción
Facilita la inclusión de tablas dinámicas, tablas, gráficos, formas, símbolos y
vínculos.
Formulación
Esta sección se convierte en el corazón de la hoja de cálculo, pues contiene
las diferentes categorías de fórmulas y funciones que operan sobre el
contenido del libro actual u otros libros.
Dentro de esas categorías están:
Lógicas: Formulas con operadores booleanos
Financieras: Cálculos de uso frecuente por personal comercial o del área de
finanzas
Texto: Modifican o editan texto.
Las hojas electrónicas de cálculo tienen muchas aplicaciones: dentro de las
más importantes destacan:
Contabilidad (elaboración y análisis de estados financieros).
Estadística (formulación de modelos de probabilidad, distribuciones
estadísticas, gráficación, etc.)
Simulación.
Finanzas (presupuestos y estimaciones.)
Economía (proyecciones).
En general, cualquier actividad de involucre análisis numérico en tablas.
Usos generales de las planillas de cálculo:
Almacenamiento de datos;
Cálculos completos, por ejemplo presupuestos;
Aplicaciones en matemática (teoremas, graficando funciones polinominales,
aproximación de raíces irracionales, hipótesis); comparaciones, estadísticas,
encuestas, entre otros.
Términos básicos para el manejo de los datos en una hoja de cálculo:
DATOS E INFORMACIÓN;
Como “dato” entenderemos todo carácter o combinación de ellos que esta
guardado, o a la vista, en un documento o área de trabajo. Como “información”
entenderemos un dato asociado a un conocimiento que le da significado. Como
ejemplo de esto, muestro el dato “kg” que por si mismo no tiene significado,
pero si recordamos que esta combinación de letras generalmente se asocia
a “kilogramos” (conocimiento previo), ahora “kg” indicará kilogramos.
Esto debe entenderse como que no todo es lo que parece, sino que debe
asociarse a algún conocimiento para que adquiera un significado y se
transforme en “información” Los “datos” en Excel son de diversos tipos y se
manejan de diversas formas, de tal manera que cambian radicalmente el
significado del dato, por ejemplo “12/8” es un dato que Excel interpretará como
una fecha y lo mostrará como 12 de agosto del año en curso, aunque usted
haya querido escribir doce octavos. Para forzar a Excel a entender el tipo de
dato que deseamos manejar se requiere del uso de signos, cuando deseamos
que el dato sea interpretado solo como una cadena de caracteres tenemos que
presidirlo con un apostrofe, si queremos que realice una operación matemática
usaremos algún signo matemático o el “=”, debemos recordar que los datos
que guarda Excel siempre tratará de mostrarlo como información.
AREA DE TRABAJO;
El área de trabajo de Excel es una rejilla constituida por “renglones” y
“columnas” las columnas las identificaremos con letras y los renglones con
números, en Excel cada archivo se llama “libro de cálculo” porque esta
compuesto por “hojas de cálculo”, un libro puede tener hasta 255 hojas y una
hoja puede tener hasta 65,536 renglones y 255columnas, hasta la versión
2003, en versiones posteriores de Excel esos límites ya no existen.
Formulas:
Una fórmula es una ecuación que calcula un valor nuevo a partir de los valores
existentes. El resultado será asignado a la celda en la cual se introduce dicha
fórmula, una fórmula puede contener números, operadores matemáticos,
referencias a celdas o incluso funciones.
Son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de
valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda en la cual se
introduce dicha fórmula. En una fórmula, por lo general, intervienen valores
que se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo. Las fórmulas
están conformadas por operadores de cálculo, operandos y, con frecuencia,
por funciones.
Ecuaciones
Es una igualdad algebraica que se verifica para ciertos valores de la variable.
Es una igualdad en las que aparecen números y letras
(llamadas incógnitas o variables),relacionados mediante operaciones
matemáticas.
La incógnita de una ecuación es la letra con valor desconocido.
Una ecuación es una igualdad entre dos expresiones algebraicas,
denominadas miembros, en las que aparecen valores conocidos o datos, y
desconocidos o incógnitas, relacionados mediante operaciones matemáticas.
Los valores conocidos pueden ser números, coeficientes o constantes; y
también variables cuya magnitud se haya establecido como resultado de otras
operaciones. Las incógnitas, representadas generalmente por letras,
constituyen los valores que se pretende halla.
Grafico
Los gráficos se usan para presentar series de datos numéricos en formato
gráfico y así facilitan el análisis de grandes cantidades de información.
Un gráfico es la representación de datos, generalmente numéricos , mediante
líneas, superficies o símbolos, para ver la relación que esos datos guardan
entre si y facilitar su interpretación.
La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los
datos. Nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y
columnas.
Libro
Un libro de trabajo es un archivo que contiene una o más hojas de cálculo que
permiten introducir y almacenar datos relacionados.
Se pueden crear cuantos libros de trabajo se requieran siendo un limitante la
memoria y la capacidad de disco duro del computador.
En la parte inferior izquierda de la ventana del libro existen unas etiquetas que
permiten seleccionar la hoja de cálculo deseada. Cada vez que abrimos un
nuevo libro de trabajo este se abrirá con tres hojas de cálculo.
La hoja activa aparece con el nombre en negrita y con un fondo blanco.
Hoja
La hoja de trabajo es una tabla compuesta por filas y columnas que hace que
sea cómodo introducir, organizar, calcular y consolidar los datos.
Una hoja de trabajo está compuesta por filas y columnas, formando celdas en
las que se pueden ingresar datos y fórmulas. El conjunto de hojas de trabajo
contenidas en un solo archivo se denomina libro de trabajo.
Celda
Es la intersección de una fila y una columna. Una celda puede contener texto,
números, fecha, instrucciones, funciones u otros datos. También se puede
combinar el cálculo con datos o instrucciones dispuestas en otras hojas del
libro.
Una celda es la intersección entre una fila y una columna en una hoja de
cálculo. La ubicación de una celda viene dada por la letra de la columna
seguida por el número de la fila de intersección. La intersección de la columna
B y la fila 12 es la celda B12.
Rango
Conjunto de celdas adyacentes.
Las celdas adyacentes se encuentran una junto a la otra sin ningun espacio
entre ellas. Las celdas no adyacentes tienen uno o más bloques de separacion
entre ellas.
Es un conjunto de celdas contiguas (una junto a la otra) que pueden ser
seleccionadas para realizar una operación igual con todas ellas.
Se pueden definir mediante las referencias de su ubicación o mediante un
nombre que se la asigna a un determinado rango.
Columna
Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical.
Las columnas son las que corren de arriba a abajo, y están encabezadas por
letras.
Una columna es una agrupación de celdas que se agrupan verticalmente
desde arriba hacia abajo del libro de trabajo. Las columnas se identifican
mediante una letra que se encuentra en la parte superior de la columna.
Fila
La fila es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal.
Son los órdenes horizontales en una hoja de cálculo, se distinguen por
números.
Las filas se identifican mediante un número que se encuentra en la parte
izquierda del documento. Este número se conoce como cabecera de la fila.
Las filas indican que tan lejos se encuentra un objeto desde la izquierda hasta
la posición actual.
La fila activa es aquella donde se encuentra la celda activa.