INTRODUCCIÓN A ACCESS

Elaborado por: Juan David Calle Rojas

Marcos Posso Hugo Salcedo

11°A

¿QUE ES ACCES?

Es una base de datos relacional, con lo que aún estando los datos guardados en tablas diferentes se pueden crear relaciones entre ellas: por ejemplo, una tabla puede contener datos de clientes y otra de las facturas enviadas.

¿QUÉ SE PUEDE HACER?

• Tablas relacionadas• Consultas utilizando SQL (Lenguaje de consulta

estructurado).• Formularios que permiten adicionar, modificar y

eliminar información• Informes • Macros (automatización de procesos)

VENTAJAS

• Base de datos relacional• Buena para pequeños proyectos • Fácil de usar y de óptimos resultados• Se integra con otros programas de office• Maneja el estándar SQL (Lenguaje de

consulta estructurado).• Permite generar formularios e informes de

forma ágil y rápida

DESVENTAJAS

• Presenta muchos problemas cuando la base de datos requiere de mucho mantenimiento

• Solo acepta 1 GB por tabla, un máximo de 255 campos y 35 índices por tabla

• No es multiplataforma solo es para S.O Windows

ENTORNO DE TRABAJO ACCESS

Iniciar AccessInicio de Microsoft Access 2007

Iniciar Access

Crear Una BD

Se debe suministrar Nombre y Ubicación y hacer clic en CREAR

Botón de Office

Barras-Titulo- Acceso Rápido

Bandas-Inicio-Crear-Herramientas de Base de Datos

Entorno de Access

Objetos de Access

Tablas: es la unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Se almacenan datos sobre un tema concreto, como un inventario, o clientes Estos datos estarán ordenados en columnas verticales.

Consultas: se utilizan para localizar y recuperar los datos específicos que cumple unas condiciones determinadas por el usuario.

Formulario: permiten visualizar, introducir y modificar los datos de las tablas de una forma muy sencilla y amena. elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente más atractiva.

Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos. Se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos en la forma que resulte más apropiada para cada proyecto.

Una tabla es un objeto que se utiliza para almacenar los datos. Esta contiene información sobre un tema o asunto particular. Ej: Cliente

Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como la cédula del Cliente, nombre, dirección,...

Al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos los campos de un Cliente forman un registro, todos los datos de otro Cliente forman otro registro.

REGISTROSCAMPOS

ci_cliente nombre_cliente apellido_cliente direccion

Registro 1 14.144.111 Maria José Peréz Castro Av. Táchira

Registro 2 18.698.547 Luis Alberto Guerra Díaz C/ Progreso

Registro 3 20.587.569 Adriana Martinez C/ Las Perlas

Microsoft Access ofrece varias alternativas para definir la estructura de una tabla. Para los efectos de este curso se presenta la creación de una tabla desde cero o personalizada en vista diseño, sin uso de asistente.

1.- Hacer clic en el botón Crear de la Barra de Objetos y seleccione TABLA

2.- Hacer clic sobre el acceso VER una Tablas en la vista diseño

Creación de tablas

Aparecerá la vista de Diseño de la Tabla

Escriba el nombre del campo en la columna Nombre de campo

Seleccione el tipo de dato que se almacenará en el campo que se está definiendo

Defina las propiedades del campo ( formato, titulo, valor predeterminado etc.) en la parte inferior de la ventana de diseño

Escriba en la columna descripción, una breve descripción sobre el campo. Esto es opcional.

Seleccione el campo o los campos que desea definir como clave principal.

Creación de tablas

Longitud máxima 64 caracteres

Preferiblemente que estos nombres sean significativos que permitan relacionarlos con los datos a almacenar

Se recomienda: No incluir espacios dentro de los nombre de campoNo utilizar caracteres especiales como $,%,@,%,Ç etc.

EJEMPLOS: ci_cliente , nombre_cliente, cód_prod, nombre_prod.

Nombre del Campo

EXTENCIONES DE BASE DE DATOS

• Extensiones de archivos

• Microsoft Access usa las siguientes extensiones para guardar sus datos:

• mdb -Base de datos de Access (Versión 2003 y anteriores)

• mde -Base de datos de Access protegida, con macros (Versión 2003 y anteriores)

• mdz -Extensión de plantillas en Access

• accdb - Base de datos de Access (Versión 2007)

EXTENCIONES BASE DE DATOS

• accde - Base de datos de Access protegida, con macros (Versión 2007 y anteriores)

• mam - Macro de Access

• maq - Consulta de Access

• mar - Informe de Access

• mat - Tabla de Access

• maf - Formulario de Access

• adp - Proyecto de Access

• adn - Plantilla de proyecto de Access

MANEJO DE TABLAS

Tablas

- Crear - Relacionar- Integridad relacional- Adicionar , editar y eliminar registros

- Campos y propiedades- Tipos de datos- Índices

TIPOS DE DATOS

TIPO DE CAMPO DESCRIPCIÓN

Texto Para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255.

Memo Para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres.

Numérico Para introducir números.

Fecha/Hora Para introducir datos en formato fecha u hora.

Moneda Para introducir datos en formato número de tipo moneda.

Autonumérico En este tipo de campo, Access 2010 numera automáticamente el contenido

Sí/No Campo lógico del tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc.

Objeto OLE Para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc.

Hipervínculo Inserta un enlace que nos lleva a una página web.

Asistente para búsquedas

Inicia un asistente para crear un campo que permite elegir un valor de otra tabla.