INTRODUCCION AL CONTROL

INTERNO

Prof.: René Legue Cárdenas

Administrador Publico

CONTROL

Proceso de determinar lo que se esta llevando a cabo, a fin de

establecer las medidas correctivas necesarias y así evitar desviaciones en

la ejecución de los planes.

El control implica la existencia de metas y planes, ningún administrador

puede controlar sin ellos.

El administrador no puede medir si sus subordinados están operando en

la forma deseada a menos que tenga un plan, ya sea, a corto, a mediano o

a largo plazo.

Mientras más claros, completos, y coordinados sean los planes y más

largo el periodo que ellos comprenden, más completo podrá ser el control.

• Un administrador puede estudiar los planes pasados para ver dónde y cómo

erraron, para descubrir qué ocurrió y porqué, y tomar las medidas necesarias

para evitar que vuelvan a ocurrir los errores.

Elementos del control:

• Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de

los objetivos que se establecen en la planeación.

• Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

• Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es

descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.

• Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los

errores.

Control Interno

El control interno se define como el conjunto de principios, fundamentos,

reglas, acciones, mecanismos instrumentos y procedimientos que

ordenados, relacionados entre sí y unidos a las personas que conforman

una organización, se constituye en un medio que persigue, generándole

capacidad de respuesta ante los diferentes grupos de interés que debe

atender.

El control interno por lo tanto no es un evento aislado, es más bien una serie

de acciones que ocurren de manera constante a través del funcionamiento y

operación de una entidad, debiendo reconocerse como un componente

integral de cada sistema o parte inherente a la estructura administrativa y

operacional existente en la organización

Importancia del Control Interno

Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se

alcancen planes exitosamente.

Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.

Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar

desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

Localiza a los lectores responsables de la administración, desde el

momento en que se establecen medidas correctivas.

Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los

planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de

planeación.

Reduce los costos y ahorra tiempo al evitar errores.

Su aplicación incide directamente en la racionalización de la

administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de

todos los recursos de la empresa.

Principios Orientadores

A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de

control correspondiente.

De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se

comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos

suficientes para verificar que se esta cumpliendo con la responsabilidad

conferida, y que la autoridad delegada esta siendo debidamente ejercida.

Los Objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los

objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los

objetivos restablecidos.

La oportunidad. El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno,

es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error. De tal manera

que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.

Las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se

presenten en relación con los planes deben ser analizadas

detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que

las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el

futuro.

Sistema de Control

El control interno es de importancia para la estructura administrativa

contable de una empresa. Esto asegura que tanto son confiables sus

estados contables, frente a los fraudes, eficiencia y eficacia operativa.

El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos

los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con

el fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos

contables.

CONTROL DE CUSTODIA

Estos tipos de controles están diseñados para evitar que los bienes móviles

sean perdidos , dañados o robados y para proporcionar la seguridad de que

las cantidades y los valores en existencia sean coincidentes con los

registrados.

Procedimiento para prevenir uso no autorizado sobre un activo durante la

custodia de un departamento o persona del ente. Las áreas claves son la

entrada ( recepción ), almacenamiento o custodia.

Controles sobre la existencia física: Consisten en los conteos periódicos,

evaluación y potencial de venta de los activos y comparándolos entonces

con los registros contables para cantidades y valores. Tal comparación

puede revelar discrepancia entre existencia y los registrados de esta forma

impedir inexactitudes.

CARACTERISTICA DEL CONTROL INTERNO

El control interno comprende el plan de organización, los métodos y

procedimientos que tiene implantados una empresa o negocio, estructurados

en un todo para la obtención de tres objetivos fundamentales:

a) La obtención de información financiera correcta y segura,

b) La salvaguarda de los activos y.

c) La eficiencia de las operaciones

Es importante identificar los riesgos de control interno, y la forma en que

afectan al mismo. El riesgo de auditoria puede ser considerado como una

combinación entre la posibilidad de la existencia de errores significativos o

irregularidades en los estados financieros y el hecho de que los mismos no

sean descubiertos por medio de procedimientos de control del cliente o del

trabajo de auditoría. El riesgo puede ser clasificado en:

a) Riesgo Inherente,

b) Riesgo de Control y

c) Riesgo de Detección.

TIPOS DE CONTROL INTERNO

Control interno administrativo

Son los mecanismos, procedimientos y registros que conciernen a los

procesos de decisión que llevan a la autorización de transacciones o

actividades por la administración, de manera que fomenta la eficiencia de

las operaciones, la observancia de la política prescrita y el cumplimiento

de los objetivos y metas programados.

Este tipo de control sienta las bases para evaluar el grado de

efectividad, eficiencia y economía de los procesos de decisión.

CONTROL INTERNO FINANCIERO

Son los mecanismos, procedimientos y registros que conciernen a la

salvaguarda de los recursos y la verificación de la exactitud, veracidad y

confiabilidad de los registros contables, y de los estados e informes

financieros que se produzcan, sobre los activos, pasivos, patrimonio y

demás derechos y obligaciones de la organización.

Este tipo de control sienta las bases para evaluar el grado de

efectividad, eficiencia y economía con que se han manejado y utilizado

los recursos financieros a través de los presupuestos respectivos.

Los controles previos son los que más deben cuidarse porque son

fuentes de riesgo, ya que si uno de esos no se cumple puede incurrirse

en compras innecesarias, decisiones inconvenientes, compromisos no

autorizados, etc.

CONTROL INTERNO PREVENTIVO

Son los procedimientos que se aplican antes de la ejecución de las

operaciones o de que sus actos causen efectos; verifica el cumplimiento de

las normas que lo regulan y los hechos que las respaldan, y asegura su

conveniencia y oportunidad en función de los fines y programas de la

organización.

Los controles previos son los que más deben cuidarse porque son fuentes

de riesgo, ya que si uno de esos no se cumple puede incurrirse en comprasinnecesarias, decisiones inconvenientes, compromisos no autorizados, etc.

CONTROL INTERNO CONCOMITANTE

Son los procedimientos que permiten verificar y evaluar las acciones en el

mismo momento de su ejecución, lo cual esta relacionado básicamente con

el control de calidad.

CONTROL INTERNO POSTERIOR

Es el examen posterior de las operaciones financieras y administrativas y se

practica por medio de la Auditoría; por su aplicación se clasifica en:

Control posterior interno: Es el examen posterior de las operaciones

financieras y administrativas y se practica por medio de la Auditoria Interna

de cada organización.

Control posterior externo: Es el examen posterior de las operaciones

financieras y administrativas y es responsabilidad exclusiva del Organismo

Superior de Control, a través de la Auditoría Gubernamental.

IDENTIFICACION DE LOS RIESGOS

Riesgo Inherente: Consiste en la posibilidad de que en el

proceso contable (registro de las operaciones y preparación de

estados financieros) ocurran errores sustanciales antes de

considerar la efectividad de los sistemas de control.

Las áreas que resultan de criterio subjetivos gerenciales tales

como: obsolescencias de existencia de inventarios, provisión

para cuentas incobrables, etc. Son de mayor riesgo que las

que resultan de determinaciones más objetivas.

RIESGO DE CONTROL

Se refiere a la incapacidad de los controles internos de prevenir o detectar

los errores o irregularidades sustanciales de la empresa.

Para que un sistema de control sea efectivo debe ocuparse de los riesgos

inherentes percibidos, incorporar una segregación de funciones apropiada

de funciones incompatibles y poseer un alto grado de cumplimiento.

Al igual que el riesgo inherente, el riesgo de control existe,

independientemente de la auditoría y esto es en gran medida fuera delcontrol del auditor.

RIESGO DE CONTROL

Los sistemas de control bien diseñados reducen el riesgo de sufrir una

pérdida significativa a causa de errores o irregularidades, especialmente por

parte de empleados de baja jerarquía.

Los sistemas de control tienen menos posibilidades de evitar las

irregularidades cometidas por la gerencia superior quien está en posición de

sobrepasarlos o ignorarlos.

En consecuencia, el auditor debe interesarse particularmente en el ambiente

de control, los controles gerenciales, y en el papel de la auditoría interna, ya

que estos pueden proporcionar una seguridad razonable de que la gerencia

no está involucrada en ellos.

RIESGO DE DETECCION

Consiste en la posibilidad que hayan ocurrido errores importantes en el

proceso administrativo-contable, que no sean detectados por el control

interno y tampoco por las pruebas y procedimientos diseñados y

realizados por el auditor.

TECNICAS DE REVISION Y VERIFICACION CONTROL

INTERNO

Comparación : es el acto de observar la similitud o diferencia existente

entre dos o mas elementos.

Dentro de la fase de ejecución de la auditoría se efectúa la comparación

de resultados, contra criterios aceptables, facilitando de esa forma la

evaluación por el auditor y la elaboración de observaciones, conclusiones

y recomendaciones.

Observación: es el examen ocular realizado para cerciorarse como se

ejecutan las operaciones.

Esta técnica es de utilidad en todas las fases de la auditoría, por cuyo

intermedio el auditor se cerciora de ciertos hechos y circunstancias, en

especial, las relacionadas con la forma de ejecución de las operaciones,

apreciando personalmente, de manera abierta o discreta, como el

personal de la entidad ejecuta las operaciones.

INDAGACION, es el acto de obtener información verbal sobre un asunto

mediante averiguaciones directas o conversaciones con los funcionarios

responsables de la entidad.

La indagación es una actividad que involucra hacer observaciones, hacer

preguntas, examinar libros y otras fuentes de información para saber qué es

lo que ya se sabe, planear investigaciones, revisar lo que se sabe en función

de la evidencia experimental, utilizar herramientas para reunir, analizar e

interpretar datos, proponer respuestas, explicaciones y predicciones, y

comunicar los resultados.

La indagación requiere la identificación de suposiciones, el empleo del

razonamiento crítico y lógico y la consideración de explicaciones

alternativas.

Es de especial utilidad la indagación en la auditoría de gestión, cuando se

examinan áreas específicas no documentadas; sin embargo, sus resultados

por si solos no constituyen evidencia suficiente y competente.

LAS ENTREVISTAS, pueden ser efectuadas al personal de la entidadauditada o personas beneficiarias de los programas o actividades a sucargo. Para obtener mejores resultados debe prepararseapropiadamente, especificar quienes serán entrevistados, definir laspreguntas a formular, alertar al entrevistado acerca del propósito ypuntos a ser abordados. Asimismo, los aspectos consideradosrelevantes deben ser documentados y/o confirmados por otras fuentes ysu utilización aceptada por la persona entrevistada.

LAS ENCUESTAS, pueden ser útiles para recopilar información de ungran universo de datos o grupos de personas. Su ventaja principalradica en la economía en términos de costo y tiempo; sin embargo, sudesventaja se manifiesta en su inflexibilidad, al no obtenerse más de loque se pide, lo cual en ciertos casos puede ser muy costoso.

La información obtenida por medio de encuestas es poco confiable,bastante menos que la información verbal recolectada en base aentrevistas efectuadas por los auditores.

Observación

Presencia física de cómo se realizan ciertas operaciones o hechos.

El auditor se cerciora de la forma como se realizan ciertas operaciones,

dándose cuenta ocularmente de la forma como el personal de la empresa

las realiza.

Por ejemplo, el auditor puede obtener la convicción de que los inventarios

fiscos fueron practicados de manera satisfactoria, observando cómo se

desarrolla la labor de preparación y realización de los mismos.