Introducción al Valor Ganado, una Metodología para el...

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Introducción al Valor Ganado, una Metodología para el Control

de Proyectos

Ing° Marino Martínez Miniño

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PRESENTACIÓN PREPARADA POR:

Ing° Marino Martínez MiniñoMGC, PMI, CPM, CIV 16.800

E-mail: [email protected]: +58 412 421.87.22 +58 241 913.16.61

Valencia, Venezuela

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INDICADORES DE DESEMPEÑO

DEFINICIÓN DEL VALOR GANADO

EL CONTROL DE LOS PROYECTOS

AGENDA

SESIÓN DE PREGUNTAS

MMM, CIV 16.800

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EL CONTROL DE LOS PROYECTOS

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EL CONTROL

• Proceso que permite el monitoreo y la evaluación del desempeño de ejecución del proyecto, para la toma de acciones correctivas pertinentes que permitan la ejecución según los planes establecidos

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EL CONTROL

• Por tanto corresponde establecer cuales factores se deben monitorear durante la ejecución del proyecto, así como fijar los

procedimientos de evaluación del desempeño respectivo

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FACTORES CLAVE DEL ÉXITO

• Los factores claves para el éxito de los proyectos y por tanto los que se deben monitorear para el debido control, son:

–Costo–Tiempo

–Alcance (Calidad)

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LA TRIPLE RESTRICCIÓN

• Costo, Tiempo y Alcance forman lo que se conoce como la Triple Restricción:

PROGRA

MA

PRESUPUESTO

ALCANCE

PROGRA

MA

PRESUPUESTO

ALCANCE

9

CAMBIOS EN LOS PROYECTOS

• El cambio en uno cualquiera de los componentes de la Triple Restricción

ocasiona cambios en los demás:

PROGRAMA

ALCANCE

PRESUPUESTOPROGRAMA

ALCANCE

PRESUPUESTO

ALCANCE

PROG

RAM

A

PRESU

PUESTO

ALCANCE

PROG

RAM

A

PRESU

PUESTO

10

EFECTOS DE LOS CAMBIOS Influencia en

los resultadosCosto de

los cambiosAlto

Bajo

T

Influencia enlos resultados

Costo delos cambiosAlto

Bajo

T

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CONTROL DE CAMBIOS

• Para el control del Alcance se implementa un proceso formal de Control de Cambios, de manera que no haya deslizamiento del mismo, por lo que sólo se realizarán los cambios debidamente aprobados por el

Gerente del Proyecto

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CONTROL DE TIEMPO Y COSTOS

• El tiempo se controla usando el programa de ejecución del proyecto y el costo con

procesos organizacionales para tal fin, aunque existe una herramienta que permite

realizar la integración de la Triple Restricción y dar aviso temprano de variaciones en T y C

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INTEGRACIÓN COSTO-TIEMPO-ALCANCE

• La herramienta que permite la integración de la Triple Restricción es la denominada Metodología del Valor Ganado

• El objetivo principal de esta disertación es presentar una introducción básica de dicha herramienta e ilustrar su aplicación

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DEFINICIÓN DEL VALOR GANADO

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REQUISITOS DEL CONTROL DE EJECUCIÓN

• Conocer qué se va a hacer (Línea de base)

• Conocer qué se ha hecho (Progreso físico)

• Conocer qué queda por hacer (Proyección)

• Evaluar ejecución real vs la línea de base

• Tomar acciones correctivas, si proceden

• Seguimiento a las acciones correctivas

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LÍNEA DE BASE

• El qué se va a hacer, o línea de base, es el conocimiento del Alcance del proyecto, su programa de ejecución (Tiempo) y el presupuesto correspondiente (Costo)

• Se resume como la Curva de Inversión del proyecto

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CURVA DE INVERSIÓNCurva de Inversión Planificada o Línea de Base

-30

20

70

120

170

220

0 1 2 3 4 5 6 7 8

Tiempo

Inversión Acumulada

PAT

FET

VP

T

VP

DP

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¿QUÉ ES VP, EL VALOR PLANIFICADO?

• Es la suma de los estimados de costos programados para ser invertidos durante la ejecución de un proyecto o actividad perteneciente al mismo, hasta una fecha dada. Viene dado por la ordenada de la Curva de Inversión a esa fecha dada

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PROGRESO FÍSICO

• El qué se ha hecho, o progreso físico, es el avance físico porcentual del

proyecto a la fecha de control, que se determina mediante la expresión:

( )FaseFaseoyecto

oy PesoAvanceAvance *Pr

Pr ∑=

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PROYECCIONES

• El qué queda por hacer, o proyecciones, se puede establecer una vez conocidos los indicadores de desempeño, para lo cual se utiliza el Valor Ganado (EarnedValue)

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¿QUÉ ES EL VALOR GANADO?

• El Valor Ganado (VG) no es otra cosa que el Valor del Trabajo realmente ejecutado, medido en los términos del presupuesto o estimado original y se calcula como:

VG = %TR x VP (VP = Valor Planificado)

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ILUSTRACIÓN DEL VALOR GANADO

• Se construirá una cerca cuadrada de la que se ha estimado que cada lado tomará 1 día de trabajo a un costo de 1000 Bs. La cerca

se ejecutará de forma secuencial. Por lo tanto la duración total prevista es de 4 días

y el PAT es de 4000 Bs

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• Al final del tercer día se han ejecutado 2 lados y medio de la cerca. ¿Cuáles son los Valores Planificado y Ganado?

VP = 3 x 1000 = 3000 Bs

VG = 2,5 x 1000 = 2500 Bs

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ILUSTRACIÓN DEL VALOR GANADO1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A 20.000.000 40,0%

B 20.000.000 40,0%

C 10.000.000 20,0%

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A 10.000.000 40,0%

B 4.000.000 40,0%

C 4.000.000 20,0%

ACTIVIDAD VALOR GANADO

CALENDARIO (MESES)

TOTAL 18.000.000

PESO (%)

100,0%

CALENDARIO (MESES)

TOTAL 50.000.000

ACTIVIDAD COSTO ESTIMADO PESO (%)

100,0%

EJECUCION = 20%

EJECUCION = 50%

HOY

EJECUCION = 40%

25


VG = %TR x VP %TR = Σ (% Avance Activ x Peso Activ)

%TR = 50 x 0,40 + 20 x 0,40 + 40 x 0,20 = 36%

PAT = 50.000.000 VG = 36% x 50.000.000 = 18.000.000

DETERMINACIÓN DEL VALOR GANADO AL MES 3 (HOY)

Actividad Costo Estimado

Peso de la Activ. (%)

% Real de Terminación VG

A 20.000.000 40 50 10.000.000 B 20.000.000 40 20 4.000.000 C 10.000.000 20 40 4.000.000

TOTAL 50.000.000 100 36 18.000.000

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COMPONENTES DEL MÉTODO DEL VG

• Valor Planificado (VP): Corresponde a valores de la línea de base del presupuesto (costo) de las actividades del proyecto

• Presupuesto a la Terminación (PAT): Es el valor total del presupuesto del proyecto. Viene dado por la ordenada máxima y punto final de la línea de base

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COMPONENTES DEL MÉTODO DEL VG

• Valor Ganado (VG): Es el valor acumulado acreditado a una fecha dada por el % del trabajo ejecutado hasta ese momento, que se expresa en términos del presupuesto

• Costo Real (CR): Es el valor acumulado de lo invertido realmente a una fecha dada de la ejecución del proyecto

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MÉTODO SIMPLE DEL VALOR GANADO

• En el ejemplo de la cerca, supóngase que al final del tercer día la inversión ha sido de 2800 Bs. Por tanto el status es:

• VP = 3 x 1000 = 3000 Bs

• VG = 2,5 x 1000 = 2500 Bs

• CR = 2800 Bs

• Retraso de ½ día y sobrecosto 300 Bs

29

MÉTODO SIMPLE DEL VALOR GANADO

• El ejemplo de la cerca ha mostrado de manera simple la aplicación del método del Valor Ganado en el control de ese proyecto

• Veamos ahora la explicación de cómo se evalúa el desempeño con la técnica

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INDICADORES DE DESEMPEÑO Y CONTROL CON EL VALOR GANADO

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MÉTODO DE CONTROL TRADICIONAL

• Tradicionalmente, para el control de los costos del proyecto se ha procedido a la comparación de los costos reales con el Valor Planificado a la fecha de control, lo que en general puede conducir a malas interpretaciones. Veamos:

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COMPARACIÓN DEL VP vs EL CRCurvas de Inversión Planificada y Real

-30

20

70

120

170

220

0 1 2 3 4 5 6 7 8

Tiempo


VP

CR

FETHOY

PAT

?

DP

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COMPARACIÓN DEL VP vs EL CR

• La comparación entre el VP y el CR no es concluyente porque las diferencias entre los valores pueden deberse a adelantos (o retrasos) en los trabajos, o bien a excesos de costos (o ahorros) obtenidos durante la ejecución del proyecto. No es definitivo

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COMPARACIÓN DEL VP vs EL CR

• En la comparación entre VP y CR falta la indicación del avance físico realmente obtenido a la fecha de control, lo que se logra incluyendo la curva del VG. Ahora sí las diferencias son concluyentes y se pueden obtener métricas de desempeño

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COMPARACIÓN DEL VP vs VG y CRCurvas de Inversión Planificada, Real y del Valor Ganado

-30

20

70

120

170

220

0 1 2 3 4 5 6 7 8

Tiempo


VG

CR

VP

VEJ

VC

VT

FETHOY

PAT

DP

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COMPARACIÓN DEL VP vs VG y CRCurvas de Inversión Planificada, Real y del Valor Ganado

-30

20

70

120

170

220

0 1 2 3 4 5 6 7 8

Tiempo


CR

VG

VP VEJ

VC

VT

FETHOY

PAT

DP

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INDICADORES DEL DESEMPEÑO

• Variación de Ejecución: Mide la diferencia entre el valor de la ejecución prevista y el de

la realmente lograda (VEJ)

• VEJ = VG – VP; VEJ debe ser ≥ 0

• Valores positivos indican adelantos y valores negativos indican retrasos

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• Pede calcularse la Variación de Ejecución como porcentaje del Valor Planificado con

el uso de la siguiente expresión:

VEJ% = VEJ / VP = (VG – VP) / VP

• Representa el adelanto o retraso en la ejecución real, como % de la planificada

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• Variación de Costo: Mide la diferencia entre el valor presupuestado del trabajo realizado y el

Costo Real invertido para ejecutarlo (VC)

• VC = VG – CR; VC debe ser ≥ 0

• Valores positivos indican ahorros y valores negativos indican sobrecostos

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• Pede calcularse la Variación de Costo como porcentaje del Valor Ganado con el uso de

la siguiente expresión:

VC% = VC / VG = (VG – CR) / VG

• Representa el ahorro o sobrecosto en la inversión real, como % del valor del trabajo

realizado

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• Variación de Tiempo: Mide la diferencia entre la fecha prevista para la obtención de un VP igual al VG y la fecha de Hoy (VT). Se mide gráficamente

VT = (Fecha de VP = VG) - (Fecha de Hoy)

VT debe ser ≥ 0 para un buen desempeño

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• Además de las variaciones, se puede evaluar la eficiencia en el desempeño obteniendo un par de índices: el Índice de Desempeño de Ejecución (IDE) y el Índice de Desempeño de Costos (IDC).

VPVGIDE =

CRVGIDC =

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• Al Igual que las Variaciones de Costo y de Ejecución deben ser positivas, un buen

desempeño es aquel en que los índices son ≥ 1

• Buen desempeño: IDE ≥ 1; IDC ≥ 1.

• Mal desempeño: IDE < 1; IDC < 1

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PROYECCIONES A LA TERMINACIÓNCurvas de Inversión Real y del Valor Ganado, Proyectadas

-30

20

70

120

170

220

0 1 2 3 4 5 6 7 8

Tiempo


VG

VPCR

VT

VEJ

VC

VAT

TF

PAT

EAT

HOY

VFT

FET FPT

FRFF

DFP

DP

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ESTIMACIONES A LA TERMINACIÓN

• Trabajo Faltante: TF = PAT – VG

• Fecha Pronosticada de Terminación: FPT (Fecha de terminación proyectada del VG)

• Variación de la Fecha de terminación: VFT

VFT = FET – FPT Debe ser ≥ 0

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• Estimados del costo faltante para terminar (FF = EPT) y del costo total estimado a la terminación (EAT = CR + EPT)

IDCVGPAT

IDCTFEPT −

==IDC

VGPATCREAT Hoy−

+=

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• Variación del Costo a la Terminación: VAT

VAT = PAT – EAT

• La FPT se puede determinar del programa de trabajo, o bien hacer una aproximación aplicando la expresión

FPT = DP / IDE = FET / IDE

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ESTIMACIONES A LA TERMINACIÓN1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A 20.000.000 40,0%

B 20.000.000 40,0%

C 10.000.000 20,0%

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A 10.000.000 40,0%

B 4.000.000 40,0%

C 4.000.000 20,0%

ACTIVIDAD VALOR GANADO

CALENDARIO (MESES)

TOTAL 18.000.000

PESO (%)

100,0%

CALENDARIO (MESES)

TOTAL 50.000.000

ACTIVIDAD COSTO ESTIMADO PESO (%)

100,0%

EJECUCION = 20%

EJECUCION = 50%

HOY

EJECUCION = 40%

49


VEJ = VG – VP = 18.000.000 – 17.000.000 = 1.000.000 (Adelanto)

VC = VG – CR = 18.000.000 – 22.800.000 = -4.800.000 (Sobrecosto

DATOS PARA EVALUACION DEL DESEMPEÑO AL MES 3 (HOY)

Actividad Costo Estimado

% Planificado de Terminación

% Real de Terminación VP VG CR

A 20.000.000 50 50 10.000.000 10.000.000 9.900.000 B 20.000.000 25 20 5.000.000 4.000.000 5.500.000 C 10.000.000 20 40 2.000.000 4.000.000 7.400.000

TOTAL 50.000.000 34 36 17.000.000 18.000.000 22.800.000

50


330.306.63330.506.40000.800.22 =+=+= EPTCREAT HOY

330.506.4079,0

000.000.18000.000.50=

−=

−==

IDCVGPAT

IDCTFEPT

06,1000.000.17000.000.18

===VPVGIDE 79,0

000.800.22000.000.18

===CRVGIDC

330.306.13330.306.63000.000.50 −=−=−= EATPATVAT

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OBSERVACIONES AL CR

• Al determinar el CR debe considerarse que el mismo no se refiere únicamente a los

pagos o desembolsos realizados, sino que se deben tomar en cuenta circunstancias

especiales que ameriten reducir o incrementar el monto de los mismos

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OBSERVACIONES AL CR

• CR puede requerir ser reducido por:

–Pagos anticipados que se hayan realizado sin trabajo realizado

–Pagos por materiales en inventario que no hayan sido instalados en trabajos realizados

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OBSERVACIONES AL CR

• CR puede requerir ser incrementado por:

–Retenciones a suplidores por trabajos realizados

–Trabajos realizados por suplidores a los que no se les ha pagado

–Costos retrasados por trabajos realizados (como por ejemplo facturas tardías, etc.)

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VALORES ACEPTABLES DE LOS ÍNDICES

• Si bien IDE e IDC debe ser ≥ 1 para un buen desempeño, valores que estén por encima de 0,95 se consideran buenos

• VERDE: > 0,95

• AMARILLO: 0,90 – 0,95

• ROJO: < 0,90

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TERMINOLOGÍA DE LA PRESENTACIÓN vs

ACRÓNIMOS OFICIALES

56

TERMINOLOGÍA

• Como se aclaró en el evento del día 20, los acrónimos utilizados en la presentación

para los términos que conforman el método del Valor Ganado no fueron los oficiales que se usan en inglés en la traducción castellana de la 4ta edición del PMBoK

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TERMINOLOGÍA

• A continuación se ilustran los acrónimos oficiales correspondientes a los utilizados en la presentación, siguiendo al término en castellano usado, para que quienes lean los oficiales no tengan complicación alguna a la hora de querer establecer las equivalencias con los presentados aquí

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TERMINOLOGÍA

• Línea de Base: PMB (Performance Measurement Baseline)

• Valor Planificado (VP): PV (Planned Value)

• Presupuesto a la Terminación (PAT): BAC (Budget at Completion)

• Valor Ganado (VG): EV (Earned Value)

• Costo Real (CR): AC (Actual Cost)

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TERMINOLOGÍA

• Variación de Costo (VC): CV (Cost Variance)

• Variación de Ejecución (o del Cronograma, VEJ): SV (Schedule Variance)

• Índice de Desempeño de Costos (IDC): CPI (Cost Performance Index)

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TERMINOLOGÍA

• Índice de Desempeño de la Ejecución (o del Cronograma, IDE): SPI (Schedule

Performance Index)

• Trabajo Faltante (TF): WR (WorkRemaining). (No se usa en PMBoK 4a ed)

• Estimado para Terminar (EPT): ETC (Estimated Cost to Complete)

61

TERMINOLOGÍA

• Estimado a la Terminación (EAT): EAC (Estimated Cost at Completion)

• Variación a la Terminación (VAT): VAC (Variance at Completion). (No se usa en

PMBoK 4a ed)

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pmi.orgpmi.org.ve

MMM, CIV 16.800

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DISPONIBILIDAD DE LA PRESENTACIÓN

• Esta presentación estará disponible en la web, en formato PDF, para quien quiera revisarla con más calma, a partir del día lunes 24 de Junio 2013. Se ubicará en: http://sites.google.com/site/vgydgceidecasí como en la Carpeta Dropbox PMI Vzla

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BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA

Navarro, Diego (2006). Seguimiento de Proyectos con el Análisis del Valor Ganado. Documento descargableen versión pdf, disponible en: http://direccion-proyectos.blogspot.com/search?updated-min=2006-01-01T00:00:00%2B01:00&updated-max=2007-01-01T00:00:00%2B01:00&max-results=42 Localizable en la entrada N° 4 del 26 de Noviembre, bajo el artículo “Seguimiento de Proyectos con el Análisis del Valor Ganado (y 13): epílogo”, en la cuarta línea del artículo, link “documento” en anaranjado. (Consultado el 28 de Mayo de 2012).

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