Evaluación descentralizada para la toma de decisiones basada en la evidenciaOficina de Evaluación del PMA

Sistema para el Aseguramiento de la Calidad de las Evaluaciones Descentralizadas (DEQAS)

¿A quién está dirigido este formato? El presente formato sirve para crear los Términos de Referencia (TDR) para una evaluación descentralizada del PMA. Su uso es para el personal que comisiona o maneja la evaluación descentralizada, durante las etapas de planeación y preparación del proceso de la evaluación. Las evaluaciones descentralizadas en el PMA pueden ser sobre operaciones, actividades, áreas temáticas, modalidades de transferencias o actividades piloto.¿Cuál es el propósito de este formato? El presente formato contiene una estructura sugerida y proporciona una guía para crear los Términos de Referencia (TDR) para una evaluación descentralizada. ¿Cómo se debe usar este formato? El presente formato se debe usar junto con el Control de Calidad para los TDR, para asegurar que todos los elementos de los mismos se abarquen adecuadamente. ¿Cuál es la estructura de este formato? Dentro del presente formato: Hay una casilla que contiene una guía al inicio de cada sección, según sea

necesario. El texto en cursiva suministra lineamientos al usuario del formato El texto en formato estándar incluye contenido sugerido para los TDR, el cual

se puede editar según corresponda El texto entre [corchetes] indica que esta parte debe ser completada por el

usuario La referencia a los diferentes elementos de la guía está subrayada Material adicional clave Se pueden encontrar lineamientos adicionales pertinentes en la intranet, en la siguiente dirección: La Guía DEQAS del Paso a Paso para el Proceso de las evaluaciones

descentralizadas, la cual establece las etapas de una evaluación y cómo implementar cada una;

Las Fichas técnicas relevantes, particularmente las directamente relacionadas al tipo de evaluación para la que se están preparando los TDR

La Ficha técnica sobre los Estándares de la evaluación (ya que los estándares 3.1- 3.8 de UNEG establecen los elementos clave que los TDR deben incluir para estar bien diseñados).

Formato para los Términos de Referencia de una Evaluación

Versión agosto de 2016

Términos de ReferenciaEVALUACIÓN de

[Tema de la evaluación] en [Área geográfica] desde [Año de inicio] hasta [Año de finalización]

[Equipo/Oficina] del PMA que comisiona la evaluación

Tabla de Contenidos1. Introducción...............................................................................12. Razones de la Evaluación...........................................................1

2.1 Justificación..................................................................................12.2. Objetivos.......................................................................................22.3. Partes interesadas y usuarios.......................................................2

3. Contexto y tema de la evaluación...............................................53.1. Contexto.......................................................................................53.2. Tema de la evaluación..................................................................5

4. Enfoque de la evaluación...........................................................64.1. Alcance.........................................................................................64.2. Criterios de evaluación y preguntas de la evaluación..................64.3. Disponibilidad de los datos...........................................................74.4. Metodología..................................................................................84.5. Aseguramiento de la Calidad........................................................9

5. Etapas y Entregables................................................................106. Organización de la evaluación.................................................11

6.1. Ejecución de la evaluación.........................................................116.2. Conformación del equipo y competencias..................................116.3. Consideraciones en materia de seguridad.................................12

7. Roles y Responsabilidades de las Partes Interesadas..............138. Comunicación y presupuesto...................................................15

8.1. Comunicación.............................................................................158.2. Presupuesto................................................................................15

Apéndice 1 Mapa...........................................................................17Apéndice 2 Calendario de la evaluación........................................18Apéndice 3Conformación del comité interno de la evaluación y del grupo de referencia de la evaluación.......................................................19Apéndice 4 Siglas..........................................................................19Apéndice 5 Otros apéndices técnicos............................................19

El límite de páginas recomendado para los TDR es de 15 páginas (sin incluir los apéndices)

1. Introducción

Se debe incluir: El propósito de los TDR El título del tema de la evaluación (es decir, la operación/actividad/área

temática/modalidad de transferencia/actividad piloto a ser evaluada); Una breve descripción del tema de la evaluación El período de la evaluación (p. ej., a mitad del ciclo, final, otro)Tamaño: máximo 1 página

1. Los presentes Términos de Referencia (TDR) corresponden a la evaluación [tema de la evaluación] en [área geográfica]. La revisión ha sido comisionada por [nombre de la Oficina que comisiona la evaluación] y se llevará a cabo en el período que va del [mes/año] al [mes/año].

2. Los presentes TDR fueron preparados por [Oficina/equipo del PMA que comisiona la evaluación] con base en una revisión inicial de la documentación y a la consulta a las partes interesadas, y los mismos están escritos de acuerdo a un formato estándar. El propósito de los TDR tiene dos funciones: Primero, proveer información clave al equipo de la evaluación y guía a través del proceso de la misma y, segundo, proveer información clave a las partes interesadas sobre la evaluación propuesta.

3. [Suministre cualquier información adicional pertinente a la evaluación]

2. Razones de la EvaluaciónTamaño: máximo 2 páginas

4. Las razones por las cuales la evaluación ha sido comisionada se presentan a continuación.

2.1. Justificación

Resuma por qué se lleva a cabo la evaluación, explicando: Por qué se necesita la evaluación en el presente momento Cómo se va a usar la evaluación por parte de la oficina del PMA y por las

partes interesadas clave El propósito de la evaluación para los fines de planeación estratégica,

aprendizaje y asunción de responsabilidad

5. La evaluación ha sido comisionada por las siguientes razones:

Formato de los TDR Versión agosto de 2015 1 | P a g e

6. [Describa las razones por las cuales la evaluación se necesita en el presente momento]

7. La evaluación tendrá los siguientes usos por parte de [La oficina del PMA que la comisiona]:

[Indicación breve de cómo se va a usar la evaluación]2.2. Objetivos

Indique claramente los objetivos de la evaluación (p. ej., revisión de presupuesto, nuevos diseños de proyectos, etc.). Estos objetivos son diferentes a los objetivos del tema de la evaluación, descritos más adelante en la sección 3.

8. Las evaluaciones en el PMA cumplen el objetivo doble de asunción de la responsabilidad y de aprendizaje, los cuales se refuerzan mutuamente. Asunción de la responsabilidad – La evaluación va a volar y a reportar

sobre el desempeño y los resultados de [tema de la evaluación]. Aprendizaje – La evaluación va a determinar las razones por las cuales

ciertos resultados ocurrieron o no ocurrieron, para así generar conclusiones y derivar en buenas prácticas y sugerencias para el aprendizaje. La evaluación va a suministrar hallazgos basados en evidencias para la toma de decisiones operativas y estratégicas. Los hallazgos se difundirán activamente y las lecciones se incorporarán dentro de los sistemas pertinentes de distribución de aprendizaje

9. [Realce el texto estándar anterior y aclare si se le va a dar mas peso a la responsabilidad o al aprendizaje y por qué]

10. [Incluya los objetivos de la Oficina específica que comisiona la evaluación, o cualquier otro objetivo del PMA para esta evaluación]

2.3. Partes interesadas y usuarios

Especifique para quién se se está llevando a cabo la evaluación y quienes son los usuarios objetivo de la misma (véase FT del Análisis de las partes interesadas). Se debe incluir: Quienes son las principales partes interesadas en la intervención Cuáles son sus intereses y su rol en la evaluaciónIndique además si se van a incluir, y cómo se van a incluir, los puntos de vista de los beneficiarios en el proceso y en el informe de la evaluación.Use la Tabla 1 para incluir las partes pertinentes, tanto internas como externas, que tengan interés o alguna participación en la evaluación.

11. Existe un número de individuos, tanto dentro como por fuera del PMA, que tienen interés en los resultados de la evaluación y a algunos de ellos se les pedirá que tengan un rol dentro del proceso de la evaluación. La Tabla 1 a continuación suministra un análisis preliminar de las partes interesadas, el cual debe ser profundizado por el equipo de la evaluación como parte de la etapa de Inicio.

Formato de los TDR Versión agosto de 2015 2 | P a g e

12. La responsabilidad frente a las poblaciones afectadas está ligada al compromiso del PMA de incluir a sus beneficiarios como partes interesadas clave en sus trabajos. Como tal, el PMA está comprometido a asegurar la equidad de género y el empoderamiento de las mujeres en el proceso de la evaluación a través de la participación y consulta de las mujeres, hombres, niños y niñas de los diferentes grupos.

Formato de los TDR Versión agosto de 2015 3 | P a g e

Tabla 1: Análisis preliminar de las partes interesadas (Agregue/elimine filas según considere necesario)

Partes interesadas

Intereses en la evaluación y posibles usos del informe para cada parte interesada

PARTES INTERESADAS INTERNAS

Oficina de País (OP) [ubicación]

Es responsable de la planeación y la implementación de las operaciones a nivel país. Su interés directo en la evaluación es aprender de la experiencia para contar con la información para la toma de decisiones. La OP también debe responder tanto internamente como ante sus beneficiarios y socios por el desempeño y los resultados de su operación [Agregue intereses adicionales en la evaluación, según corresponda]

Oficina Regional (OR) [ubicación]

Es responsable tanto de la vigilancia de las OP como del apoyo y guía técnicos. La gerencia de la OR tiene un interés en el reporte independiente/imparcial sobre el desempeño operativo, así como en el aprendizaje a partir de los hallazgos de las evaluaciones para aplicarlo en otras oficinas de país. [Agregue intereses adicionales en la evaluación, según corresponda]

Sede principal del PAM

El PMA está interesado en las lecciones que surjan de las evaluaciones, particularmente si se relacionan con las estrategias, políticas, áreas temáticas o modalidades de envío del PMA y que tengan una mayor pertinencia a los programas del fondo. [Agregue intereses adicionales en la evaluación, según corresponda]

Oficina de Evaluación (OdE)

La OdE tiene un interés en asegurar que las evaluaciones descentralizadas entreguen evaluaciones de calidad, con credibilidad y que sean útiles, que respeten las provisiones para su imparcialidad, así como los roles y la asunción de responsabilidades de las diferentes partes interesadas, tal como está identificado en la política de evaluaciones. [Agregue intereses adicionales en la evaluación, según corresponda]

Junta Ejecutiva del PMA (JE)

El órgano de gobierno del PMA tiene interés en estar informado acerca de la eficiencia de sus operaciones. Esta evaluación no será presentada a la JE, pero sus hallazgos pueden ser incorporados a los informes de síntesis anuales y a los procesos de aprendizaje corporativo. [Agregue intereses adicionales en la evaluación, según corresponda]PARTES INTERESADAS EXTERNAS

Beneficiarios/as Al ser los destinatarios finales de la asistencia alimentaria, los beneficiarios tienen interés en que el PMA determine si su asistencia es la apropiada y eficiente. Como tal, se determinará el nivel de participación de las mujeres, hombres, niños y niñas de los diferentes grupos en la evaluación y se preguntarán sus diferentes puntos de vista. [Agregue intereses adicionales en la evaluación, según corresponda]

Formato de los TDR Versión agosto de 2015 4 | P a g e

Gobierno El gobierno tiene interés directo en saber si las actividades del PMA en el país están alineadas a sus prioridades, si son compatibles con las acciones por parte de otros socios y si cumplen los resultados esperados. Los problemas relacionados al desarrollo de la capacidad, la entrega y la sostenibilidad serán de interés particular. [Hay diferentes ministerios asociados en el diseño e implementación de las actividades del PMA, agregue si es pertinente] [Agregue intereses adicionales en la evaluación, según corresponda; por ejemplo, si el tema de la evaluación se diseñó/implementó en conjunto con algunas instituciones gubernamentales, tales instituciones tendrán un interés directo]

Equipo de la ONU en el país (UNCT por sus siglas en inglés)

La acción armonizada del UNCT debe contribuir al cumplimiento de los objetivos de desarrollo del gobierno. Por lo tanto, su interés es asegurar que la operación del PMA sea efectiva y contribuya a los esfuerzos concertados de la ONU. Hay diferentes agencias que también son socias directas del WFP a nivel de política y actividad. [Agregue intereses adicionales en la evaluación, según corresponda; por ejemplo, si el tema de la evaluación fue diseñado o implementado conjuntamente con algunas de las agencias de la ONU, esas agencias tendrán un interés directo]

ONG [Liste las ONG específicas, según corresponda]

Las ONG son los socios del PMA para la implementación de algunas actividades, mientras llevan a cabo sus propias intervenciones en simultáneo. Los resultados de la evaluación pueden afectar a futuro las modalidades de implementación, las orientaciones estratégicas y las asociaciones. [Agregue intereses adicionales en la evaluación, según corresponda]

Donantes [Liste los donantes específicos]

Las operaciones del PMA son financiadas de manera voluntaria por diferentes donantes. Su interés es saber si sus fondos se han usado de manera eficiente y si el trabajo del PMA ha sido efectivo en la contribución a sus estrategias y programas propios. [Agregue intereses adicionales en la evaluación, según corresponda]

[Agregue más partes interesadas externas, según corresponda. Por ejemplo, el sector privado]

13. Los usuarios principales de la presente evaluación serán: La [Oficina del PMA que comisiona la evaluación] y sus socios en la

toma de decisiones, principalmente los relacionados a la implementación o al diseño de programas, a las Estrategias de país o a

Formato de los TDR Versión agosto de 2015 5 | P a g e

las asociaciones [haga una conexión con las razones y objetivos de la evaluación presentadas anteriormente]

Debido a las funciones principales de la Oficina regional (OR), se espera que la misma use los hallazgos de la evaluación para suministrar guía estratégica, apoyo a los programas y supervisión

La sede principal del PMA puede usar las evaluaciones para el aprendizaje y la asunción de responsabilidades por parte de la organización de manera más amplia

La OdE puede usar los hallazgos de la evaluación, según corresponda, para incorporarlos en las síntesis de evaluación, así como en el informe anual a la Junta ejecutiva.

[Agregue otros usuarios objetivo, según corresponda, haciendo su conexión a las razones y objetivos de la evaluación mencionadas anteriormente]

3. Contexto y tema de la evaluación

Tamaño: máximo 2-3 páginas

3.1. Contexto

Haga una presentación breve del contexto en el cual se va a llevar a cabo el tema de la evaluación, enfocándose en los asuntos relevantes que el tema de la evaluación busca abordar: Pobreza y seguridad alimentaria en relación con el tema de la

evaluación Políticas y prioridades del gobierno con relación a la seguridad

alimentaria/al tema de la evaluación Asuntos humanitarios relacionados a la seguridad alimentaria y al tema

de la evaluación incluyendo, por ejemplo, patrones de migración y comunidades de acogida/tensiones sociales

Las dimensiones de género en el contexto, con relación a la seguridad alimentaria/al tema de la evaluación

Eventos externos clave que hayan generado cambios significativos en el trabajo del PMA

Las características de la Asistencia internacional: donantes/agencias que existen desde hace tiempo en el país, nivel de los recursos, asistencia humanitaria y para el desarrollo, etc.

Otros trabajos del PMA en el área y trabajos relacionados por parte de otros actores humanitarios/de desarrollo

14. [Breve descripción del contexto del tema de la evaluación] 3.2. Tema de la evaluación

Suministre información suficiente para entender la naturaleza del tema de la evaluación, incluyendo:

El título/tipo de tema de la evaluación Alcance geográfico del tema de la evaluación [inserte y refiera al

Formato de los TDR Versión agosto de 2015 6 | P a g e

Mapa en los apéndices] Fechas relevantes: fecha de aprobación, fecha de inicio, fecha

esperada de finalización. Si la evaluación se va a llevar a cabo en más de un período operativo, indicar las fechas de todas las operaciones cubiertas (especialmente las pertinentes al impacto de las evaluaciones)

La producción planeada (p. ej., para una operación o actividad, el porcentaje estimado de beneficiarios por actividad/componente, desagregado por género y MT requerimientos alimentarios por actividad/componente, según corresponda)

La producción planeada en el diseño Las actividades clave Los socios principales (gobiernos; ONGs; bilaterales; multilaterales) Recursos: el presupuesto (asignado y recibido para el tema de la

evaluación para monitorear la proporción de trabajo del PMA evaluado cada año) y porcentaje financiado del total de los requerimientos. Si el tema va a ser financiado por un fondo común, se deben mostrar los recursos asignados (esta información es imperativa en todos los TDR de ED)

Actividades/intervenciones/operaciones pertinentes previas o simultáneas

Ajustes al diseño original (es decir, extensión del plazo, incremento del programa, ajustes técnicos)

Si están disponibles, el modelo lógico o marco lógico deben mencionarse. Si no están disponibles, esto también se debe mencionar.

Las dimensiones de equidad de género y de empoderamiento de las mujeres pertinentes al tema de la evaluación y al contexto

Los documentos del proyecto del PMA y sus enmiendas, el Modelo lógico o marco lógico, la información de financiamiento y revisiones al presupuesto serán material fuente útil en este punto, así como cualquier evaluación o revisión previa. Incluya los mapas pertinentes (en los apéndices).

15. [Suministre una corta descripción del tema de la evaluación]. 16. [Incluya en los apéndices de los TDR cualquier información pertinente,

tal como el marco lógico y cualquier otra información disponible.]

4. Enfoque de la evaluaciónTamaño: máximo 2-3 páginas

4.1. AlcanceDescriba qué va a cubrir y qué no va a cubrir la evaluación

Período: Fechas de inicio y finalización Límites geográficos, si los hay Componentes: p. ej., si incluye toda o solo una parte de una

operación, actividad o área temática, o de un proyecto piloto o modalidad de transferencia

Formato de los TDR Versión agosto de 2015 7 | P a g e

17. [Descripción del alcance de la revisión. Especifique y justifique, según corresponda, cualquier limitación en el alcance en términos de tiempo, de áreas geográficas o del programa que se va a cubrir.]

4.2. Criterios de evaluación y preguntas de la evaluación

Incluya los criteiros de evaluación internacionales apropiados al tema de la evaluación y liste las preguntas de la evaluación que van a abordar estos criterios, más las preguntas adicionales, según corresponda. Por lo general, se deben usar los cinco criterios de evaluación estándar de pertinencia, eficiencia, eficacia, impacto y sostenibilidad. En caso de que alguno de estos criterios no se considere apropiado, el mismo se puede obviar, siempre y cuando los TDR justifiquen el por qué. Véase FT de los Criterios de evaluación y preguntas de la evaluación. La equidad de género y el empoderamiento de las mujeres deben estar integrados a través de las preguntas principales y secundarias de la evaluación con la explicación de cómo se buscará obtener los puntos de vista de los hombres, mujeres, niños y niñas en el proceso de evaluación. Se require que los datos estén desagregados por género. Véase FT sobre el Género en las evaluaciones.

18. Criterios de evaluación La evaluación aplicará los criterios internacionales de evaluación de [haciendo uso de la guía suministrada en la ficha técnica de los criterios de evaluación y preguntas de la evaluación seleccione entre: pertinencia, eficiencia, eficacia, impacto, sostenibilidad, cubrimiento, coherencia y conectividad].1 La equidad de género debe integrarse. [Explique brevemente por qué se han selecionado o no algunos criterios; por ejemplo, si la evaluación no va a medir el impacto, ¿por qué se definió ésto?]

19. Preguntas de la evaluación En conjunto con los criterios, la evaluación abordará las siguientes preguntas clave, las cuales deberán ser desarrolladas mas a fondo por el equipo de la evaluación durante la etapa de inicio. Las preguntas están enfocadas a resaltar de manera colectiva las lecciones clave y el desempeño de [el tema de la evaluación], el cual podrá servir para la toma de decisiones estratégicas y operativas futuras.

20. [Identifique los criterios y preguntas clave, adaptados a partir de la tabla 2 que se presenta a continuación] Tabla 2: Criterios y preguntas de la evaluación

Criterios Preguntas de la evaluaciónPertinencia/Conveniencia (la última aplica para las evaluaciones humanitarias)EficienciaEficaciaImpacto

1 Véanse los siguientes enlaces para mas detalle: http://www.oecd.org/dac/evaluation/daccriteriaforevaluatingdevelopmentassistance.htm y http://www.alnap.org/what-we-do/evaluation/ehaFormato de los TDR Versión agosto de 2015 8 | P a g e

Sostenibilidad o conectividad (la última aplica para las evaluaciones humanitarias)Cubrimiento (para las evaluaciones humanitarias) Coherencia (para las evaluaciones humanitarias)

4.3. Disponibilidad de los datosIdentifique las principales fuentes de información de las que dispone el equipo de evaluación (p. ej., los Informes estándar de Proyectos, las evaluaciones previas, los datos de supervisión, encuestas, etc.) y si las mismas son principalmente cualitativas o cuantitativas. Aclare si hay datos que se puedan medir contra los indicadores corporativos (cuales son), o, si la OP ha desarrollado indicadores mas específicos que hayan sido calculados de manera regular, indicar cuales son. También identifique las fuentes de datos pertinentes externas al PMA; por ejemplo, datos del gobierno, encuestas, información proveniente de otras agencias de la ONU o de socios en la implementación, etc.

Enumere abiertamente cualquier falta de datos para que el equipo de la evaluación esté consciente de los desafíos a la evaluabilidad y pueda desarrollar estrategias que ayuden a mitigar estos desafíos. Entre los ejemplos, están: Conjuntos de datos limitados o poco confiables Ausencia de datos de referencia Datos disponibles únicamente en el idioma local Alta rotación de personal, lo cual significa que hay una memoria institucional

reducidaEvalúe la usabilidad del Modelo lógico o del marco lógico del tema de la evaluación, si están disponibles. Evalúe la disponibilidad de: Los valores de referencia y los indicadores cuantificables, Los objetivos que se puedan medir Las metas claras, Los datos de producción y resultados (monitoreo) La documentación de las hipótesis hechas y su verificación en el tiempoValore la evaluabilidad del impacto (según corresponda). Determine, en la medida de lo posible, la confiabilidad de los datos disponibles.Indique las implicaciones que tiene la limitación de la evaluabilidad en la evaluación y cómo se van a abordar estas limitaciones.

21. [Describa las fuentes principales de información con las que cuenta el equipo de la evaluación y las limitaciones en la disponibilidad de los datos.]

22. En cuanto a la calidad de los datos y de la información, el equipo de evaluación debe:

a. Valorar la disponibilidad y confiabilidad como parte de la etapa de inicio, ampliando la información suministrada en la sección 4.3. Esta valoración será evidente en la recopilación de los datos

b. Corroborar sistemáticamente la exactitud, consistencia y validez de la información y de los datos recopilados y reconocer las

Formato de los TDR Versión agosto de 2015 9 | P a g e

limitaciones/advertencias al generar conclusiones haciendo uso de los datos.

4.4. Metodología

Describa en términos generales los métodos previstos para la evaluación. Éstos deben ser desarrollados mas a fondo por el equipo de la evaluación durante la etapa de inicio de la misma. Especifique los mecanismos que se usarán para asegurar la independencia e imparcialidad (véase FT sobre la independencia e imparcialidad ) Especifique el uso del enfoque de método mixto y el uso tanto del método cualitatitvo como del cuantitativo y el de revisión de la literatura, según corresponda (véase FT de los Métodos).Especifique los riesgos a la metodología, tales como la falta de disponibilidad de los datos clave o las dificultades para tener acceso a los beneficiariosEspecifique la metodología, métodos y herramientas de la evaluación que tenga en cuenta las cuestiones de género, y las técnicas para el análisis de datos, según corresponda (véase FT del Género en una evaluación)Aclare que el equipo de evaluación necesitará desarrollar la metodología presentada en los TDR y generará una Matriz de la evaluación como parte de esta actividad (véase FT de la Matriz de la evaluación ).

23. El equipo de evaluación diseñará la metodología durante la etapa de inicio. La misma debe: Emplear los criterios de evaluación pertinentes anteriormente

mencionados [Inserte aquí los criterios de evaluación] Demostrar imparcialidad y falta de sesgos al contar con una muestra

representativa de las fuentes de información (grupos de partes interesadas, incluyendo beneficiarios, etc.). La elección de los sitios para las visitas de campo también debe demostrar imparcialidad.

Hacer uso de métodos mixtos (cuantitativo, cualitativo, participativo, etc.) para asegurar la triangulación de la información a través de diferentes medios.

Aplicar una matriz de evaluación orientada a abordar las preguntas clave de la misma, tomando en cuenta los desafíos en cuanto a la disponibilidad de los datos y las limitaciones de presupuesto y tiempo;

Asegurar, a través del uso de diferentes métodos, que tanto las mujeres como los hombres, niños y niñas de los diferentes grupos de partes interesadas participen, y que sus diferentes voces se oigan y sea usadas;

Integrar asuntos de género y del empoderamiento de las mujeres, tal como se plantea en el punto anterior;

[Incluya cualquier requerimiento metodológico adicional que se pueda aplicar a la presente evaluación]

24. Los siguientes mecanismos para la independencia e imparcialidad serán empleados [enumere los mecanismos, tales como el uso de un

Formato de los TDR Versión agosto de 2015 10 | P a g e

Comité de Evaluación y el Grupo de Referencia de la evaluación, refiriéndose a la ficha técnica sobre la independencia e imparcialidad para tener una guía].

25. Se han identificado los siguientes riesgos potenciales a la metodología [enumere las limitaciones y las medidas de mitigación propuestas, donde corresponda]

4.5. Aseguramiento de la Calidad y Verificación de la CalidadEl sistema DEQAS del PMA define los estándares de calidad esperados en las evaluaciones descentralizadas. Especifique su uso en las diferentes etapas del proceso de evaluación para asegurar la calidad satisfactoria de los estándares de la evaluación, incluyendo su proceso y sus productos. La revisión externa de los productos de la evaluación también se puede aplicar, según corresponda.

26. El Sistema para el Aseguramiento de la Calidad de las Evaluaciones Descentralizadas del PMA (DEQAS) define los estándares de calidad esperados en sus evaluaciones y establece los procesos con pasos integrados para el aseguramiento de la calidad, los formatos para los productos de las evaluaciones y los controles de calidad para su revisión. El DEQAS está estrechamente alineado con el Sistema para el aseguramiento de la calidad de las evaluaciones del PMA (EQAS) y se basa en las normas y estándares UNEG y en las buenas prácticas de la comunidad internacional de evaluación; tiene como objetivo asegurar que los procesos y productos de las evaluaciones se ajusten a las buenas prácticas.

27. El DEQAS se aplicará sistemáticamente a esta evaluación. El/La Gerente de las Evaluaciones del PMA será el responsable de asegurar el desarrollo de la misma según la Guía DEQAS del Paso a paso del proceso y de llevar a cabo un control de calidad riguroso a los productos de la evaluación antes de su finalización.

28. El PMA ha desarrollado una serie de Controles para el Aseguramiento de la Calidad para sus evaluaciones descentralizadas. Éstos incluyen los controles para la retroalimentación sobre la calidad en cada uno de los productos de la evaluación. En cada etapa se aplicarán los controles de calidad pertinentes para asegurar así la calidad del proceso de la evaluación y de sus resultados.

29. Además, para resaltar la calidad y credibilidad de esta evaluación, se asignará un/a revisor/a externo manejado directamente por la Oficina de Evaluación en la sede principal del PMA, el cual suministrará:

a. Retroalimentación sistemática sobre la calidad del borrador del informe de inicio y de los informes de la evaluación y,

b. Recomendaciones sobre cómo mejorar la calidad de la evaluación.

30. El/La gerente de la evaluación revisará los comentarios y las recomendaciones del QS y los compartirá con el Jefe del Equipe de

Formato de los TDR Versión agosto de 2015 11 | P a g e

Evaluación, el cual debería de utilizarlos para finalizar el informe de Inicio/ Evaluación. Para asegurar transparencia y credibidilidad durante el proceso en línea con las normas y los estándares de UNEG2, una explicación tiene que ser aportada para cualquier recomendación realizada por el equipo que no sea tenida en cuenta en la finalización del informe.

31. Este proceso de aseguramiento de la calidad no interfiere con las opiniones ni con la independencia del equipo de la evaluación, pero asegura que el informe entregue la evidencia necesaria de manera clara y convincente y que las conclusiones se generen con esa base.

32. El equipo de la evaluación deberá asegurar la calidad de los datos (validez, consistencia y exactitud) a través de las etapas de análisis y preparación del informe. El equipo de la evaluación deberá tener asegurado el acceso a toda la documentación pertinente según las provisiones de la directiva sobre la divulgación de la información. Estas provisiones están disponibles en la Directiva (#CP2010/001) del PMA sobre la Divulgación de la información.

33. [Indique las medidas adicionales que se espera tomar para asegurar la calidad del proceso y del producto, incrementando así la credibilidad e imparcialidad de la evaluación]

34. Todos los informes de evaluación finales serán sometidos a una valoración de calidad post hoc por una entidad independiente a través de un proceso gestionado por la Oficina de Evaluación. La clasificación general de los informes será publicada con los informes de evaluación.

5. Etapas y Entregables

Indique las etapas clave del proceso de la evaluación con su período indicativo, incluyendo los hitos/plazos de cada una. Éstas incluyen: Planeación – llevada a cabo por la Oficina del PMA que comisiona la

evaluación Preparación – llevada a cabo por el Gerente de la evaluación. Incluye la

preparación de los TDR, la selección del equipo de evaluación y la contratación con la companía evaluadora.

Inicio – concluye con un informe de inicio que detalla cómo el equipo planea llevar a cabo la evaluación, haciendo énfasis en los aspectos metodológicos y de planeación. Entregable: El informe de inicio

Recopilación y análisis de datos – incluye las actividades para la recopilación de los datos, las cuales pueden incluir un trabajo de campo. Entregable: memorando o PPT del informe de fin de misión

Preparación del informe – el equipo de la evaluación analizará los datos recopilados en la investigación bibliográfica y en el trabajo de campo y llevará a cabo consultas adicionales con las partes interesadas, según corresponda. Entregable: El Informe de la evaluación

Publicación y seguimiento -En esta etapa, el informe de la evaluación se

2 UNEG 2016 Normas y Estandares, Norma 7, afirma “que la transparencia es un elemento esencial que establece confianza y crea seguridad, aumenta la inclusión de las partes involucradas y aumenta la rendición de cuentas publicas”.Formato de los TDR Versión agosto de 2015 12 | P a g e

compartirá con las partes interesadas y con los usuarios pertinentes de la evaluación. La gerencia de la oficina del PMA que comisiona la evaluación responderá a las recomendaciones de la misma facilitando las acciones que se llevarán a cabo para abarcar cada recomendación y los plazos estimados para la toma de tales acciones.

Resalte los entregables, escritos según la según la Guía DEQAS del Paso a paso del proceso y los formatos del PMA para cada etapa, con sus fechas límite asociadas. Tamaño: 2-3 páginas

35. La evaluación se llevará a cabo a través de las siguientes etapas. Los entregables y las fechas límite de cada etapa son:

Figura 1: Resumen del mapa del proceso [El siguiente es un ejemplo; corríjalo según sea necesario]

36. [Enumere las etapas de la evaluación y el plazo para cada una de ellas, si ya se tiene clara esta información en este momento, así como el(los) producto(s) a ser entregados y en qué formato (word, PowerPoint, vídeo etc.]

37. [Asegúrese de especificar las responsabilidades clave para cada entregable].

38. [Inserte y referencie el calendario de la evaluación en el Apéndice 2 (véase el formato para el cronograma de la evaluación)]

6. Organización de la evaluaciónEstablezca cómo se espera llevar a cabo la evaluación, la conformación del equipo y las competencias que cada miembro debe tener, y las consideraciones pertinentes en materia de seguridad.

Length: 1-2 pages

6.1. Ejecución de la evaluación39. El equipo llevará a cabo la evaluación bajo la orientación del director

del equipo y en comunicación cercana con [nombre del/ de la gerente de la evaluación del PMA]. Una vez el PMA esté de acuerdo con la conformación del equipo, éste será contratado.

Formato de los TDR Versión agosto de 2015 13 | P a g e

1. Preparació

n2. Inicio

Informe de inicio

3. Recopilación y análisis

de datos Memorando/

PPT del informe de fin de misión

4. Informe

Informe de la evaluación

5. Publicación y seguimiento

40. El equipo de la evaluación no deberá estar involucrado en el diseño ni en la implementación del tema de la evaluación, ni tener otros conflictos de intereses. Los miembros además actuarán con imparcialidad y observarán el código de conducta de las evaluaciones.

41. [Referencie al cronograma de la evaluación en el Apéndice 2 (véase el formato para el cronograma de la evaluación)]

6.2. Conformación del equipo y competencias42. Se espera que el equipo esté conformado por [número o rango

específico] de miembros, incluyendo el director de la evaluación y [especifique si se va a requerir una combinación de evaluadores nacionales e internacionales]. En la medida de lo posible, la evaluación será llevada a cabo por un equipo que cuente con balance en el género y que sea geográfica y culturalmente diverso, con las competencias apropiadas para evaluar las dimensiones de género del tema, tal como está especificado en las secciones de los TDR sobre el alcance, el enfoque y la metodología. Al menos uno de los miembros debe tener experiencia de trabajo en el PMA.

43. El equipo será multidisciplinario e incluirá miembros que aporten en conjunto el balance apropiado de especialidad y conocimiento práctico en las siguientes áreas: [Especifique las competencias clave aquí]. [Especifique las competencias clave aquí]. [Especifique las competencias clave aquí]. Especialidad en témas de género / conocimiento sobre asuntos de

género Todos los miembros del equipo deben tener sólidas habilidades

analíticas y de comunicación, experiencia en evaluaciones y conocimiento sobre [el país o la región].

[Especifique los requerimientos de idioma hablado y escrito, dependiendo del idioma local, y del idioma en que se espera generar el informe].

44. El jefe del equipo debe tener especialidad técnica en una de las áreas técnicas enumeradas anteriormente, especialidad en el diseño de metodologías y herramientas de recopilación de datos, así como experiencia demostrable en la dirección de evaluaciones similares. También debe contar con habilidades de liderazgo, analíticas y de comunicación, incluyendo un récord excelente de habilidades escritas en [el idioma] y de presentación.

45. Sus principales responsabilidades serán: i) definir el enfoque y la metodología de la evaluación; ii) guiar y dirigir al equipo; iii) dirigir la misión de evaluación y representar al equipo de la evaluación; iv) preparar y corregir, según se requiera, el borrador del informe de inicio,

Formato de los TDR Versión agosto de 2015 14 | P a g e

la presentación del fin de trabajo de campo (es decir, la salida) y el informe de la evaluación, en línea con el DEQAS.

46. Los miembros del equipo aportarán en conjunto una combinación de las especialidades técnicas requeridas que se complementan y tendrán un récord demostrable de trabajos escritos sobre tareas similares.

47. Los miembros del equipo: i) contribuirán a la metodología en su área de especialidad con base en la revision de la documentación; ii) llevarán a cabo el trabajo de campo; iii) participarán en las reuniones de equipo y con las partes interesadas; iv) contribuirán al borrador y a las correcciones de los productos de la evaluación en sus áreas técnicas.

6.3. Consideraciones en materia de seguridadLas consideraciones en materia de seguridad varían de acuerdo a la naturaleza del contexto y a la de los acuerdos de contratación con el PMA. Incluya/elimine, según corresponda, el texto estándar suministrado a continuación en viñetas, dependiendo de si el equipo se va a contratar a través de una compañía proveedora de servicios o como consultores individuales.

48. Se obtendrá autorización de seguridad, cuando sea requerido, de parte de [el lugar de destino designado.] En su calidad de “proveedor independiente” de servicios de evaluación

para el WFP, la compañía de evaluación es responsable por la seguridad de todas las personas contratadas, incluyendo tener los arreglos adecuados para la evacuación en caso de razones médicas o situacionales. Los consultores contratados por la compañía de evaluación no hacen parte del sistema del Departamento de Seguridad de las Naciones Unidas (UNDSS) para el personal de la ONU.

Los consultores contratados independientemente estarán cubiertos por el sistema del Departamento de Seguridad de las Naciones Unidas (UNDSS) para el personal de la ONU, el cual cubre al personal del PMA y a los consultores contratados directamente por el PMA. Los consultores independientes deberán obtener autorización de seguridad del UNDSS para viajar, la cual podrá ser obtenida por parte del lugar de destino desginado, y deberán completar por anticipado los cursos básico y avanzado de Seguridad en el Campo, imprimir sus certificados y llevarlos consigo.3

49. Sin embargo, con el fin de evitar incidentes de seguridad, el Gerente de la Evaluación deberá asegurar que: La OP del PMA registre a los miembros del equipo con el Director de

Seguridad a su llegada al país y organice una presentación sobre seguridad para que éstos tengan un entendimiento de la situación de seguridad en el territorio.

3 Cursos de campo: Básico https://dss.un.org/bsitf/; Avanzado http://dss.un.org/asitf  Formato de los TDR Versión agosto de 2015 15 | P a g e

Los miembros cumplan las reglas y regulaciones de seguridad aplicables a la ONU– p. ej., toques de queda.

50. [Enumere las consideraciones que el equipo debe tener en materia de seguridad, si se conocen, aquí]

7. Roles y Responsabilidades de las Partes InteresadasDescriba los roles y responsabilidades de las partes clave interesadas en la evaluación, incluyendo: Oficina del PMA que comisiona la evaluación (programa /área temática

específicos, personal de M&E; dirección ejecutiva, etc.) Comité de la evaluación Grupo de referencia de la evaluación Agencia Regional del PMA (si no es la misma oficina que comisiona la

evaluación) Sede principal del PMA Oficina de Evaluación Gobiernos nacionales (Ministerios pertinentes, unidades, departamentos) Agencias socias de la ONU Socios en la implementaciónDescriba los roles y responsabilidades (enmendando el texto estándar según sea necesario), y los mecanismos de preparación del informe de la revisión, incluyendo la persona responsable de la dirección a lo largo de la evaluación y de la firma de los productos de la misma. Indique cómo las partes interesadas proveerán retroalimentación a los borradores del informe, y cómo esta retroalimentación se presentará al equipo de la evaluación.

Encuentre más información disponible en la Guía DEQAS del Paso a paso del proceso. Identifique las partes interesadas que van a participar en el Comité de la Evaluación (CE) y en el Grupo de referencia de la evaluación (GRE), los cuales por lo general cuentan con miembros de las áreas temáticas y estratégicas del PMA pertinentes en diferentes niveles. El CE/GRE hará sus aportes al proceso de la evaluación y dará sus comentarios sobre los productos de la misma. Este es un mecanismo clave para la independencia y la imparcialidad [Véase FT del comité interno de la evaluación y FT del Grupo de referencia de la evaluación ]. Esta sección debe estar escrita en máximo 1 página

51. Roles de [Oficina del PMA que comisiona la evaluación]: a- El Gerente (Director o encargado) de [La Oficina del PMA que

comisiona la evaluación] será responsable de:o Asignar un Gerente para la evaluación: [Nombre, cargo].o Conformar el comité interno de la evaluación y el grupo de

referencia de la evaluación (ver más adelante).o Aprobar la versión final de los TDR y de los informes de inicio y

de la evaluación.

Formato de los TDR Versión agosto de 2015 16 | P a g e

o Asegurar la independencia e imparcialidad de la evaluación en todas sus etapas, incluyendo el establecimiento del Comité de la evaluación y del Grupo de referencia (ver más adelante y también la FT sobre la independencia e imparcialidad).

o Participar con el equipo de la evaluación en las discusiones sobre el diseño y el tema de la misma, y sobre su desempeño y resultados tanto con el gerente de la evaluación como con el equipo de evaluación.

o Organizar y participar en dos presentaciones de fin de misión, una interna y la otra con las partes interesadas externas

o Supervisar los procesos de publicación y seguimiento, incluyendo la preparación de la respuesta de la gerencia a las recomendaciones de la evaluación

b- El gerente de la evaluación deberá:o Manejar el proceso de la evaluación a través de todas sus etapas,

incluyendo el desarrollo del borrador de los presentes TDR o Asegurar el funcionamiento de los mecanismos para el

aseguramiento de la calidad o Consolidar y compartir con el equipo de la evaluación los

comentarios al borrador de los TDR y al de los informes de inicio y de la evaluación

o Asegurar que se haga el uso esperado de los mecanismos para el aseguramiento de la calidad (controles de calidad, respaldo de calidad)

o Asegurar que el equipo tenga acceso a toda la documentación e información necesarias para la evaluación, facilitar el contacto del equipo con las partes interesadas locales, organizar reuniones y visitas de campo, suministrar apoyo logístico durante el trabajo de campo y organizar servicios de interpretación, según sea necesario.

o Organizar presentaciones de seguridad para el equipo de la evaluación y suministrar los materiales necesarios

c- Como parte del aseguramiento de la independencia y de la imparcialidad, se ha formado un Comité interno de la evaluación [especifique la conformación y los roles y responsabilidades clave, incluyendo su contribución al proceso de la evaluación y los comentarios sobre los productos de la evaluación, y referencie al apéndice 3, donde el listado de los miembros debe estar disponible].

52. Se ha conformado un grupo de referencia de la evaluación, según corresponda, con representación de [nombre la conformación del GRE, dependiendo de las partes clave interesadas en la evaluación, internas o externas, y referencie al apéndice 3, donde la lista de los miembros debe estar disponible], el cual revisará los productos de la evaluación como una salvaguardia adicional contra el sesgo y la influencia.

Formato de los TDR Versión agosto de 2015 17 | P a g e

53. [Si la oficina que comisiona la evaluación es la Oficina Regional o una división de la Sede, incluir brievemente cuales son las responsabilidades previstas para las Oficinas de Pais].

54. La gerencia de la Oficina regional (si no es la misma oficina que comisiona la evaluación), será responsable de: Asignar un enlace para la evaluación. [Nombre, cargo] será el enlace

para esta evaluación Participar con el equipo de la evaluación en las discusiones sobre el

diseño y el tema de la evaluación, segun corresponda. Dar sus comentarios a los borradores de los TDR y a los de los

informes de inicio y de la evaluación Apoyar la respuesta de la gerencia a la evaluación y rastrear la

implementación de las recomendaciones. 55. Las divisiones pertinentes de las oficinas principales del PMA

serán responsables de: Discutir las estrategias, políticas o sistemas del PMA en su área de

responsabilidad y el tema de la evaluación. Dar sus comentarios a los TDR y al borrador del informe de la

evaluación. 56. Las otras partes interesadas (gobierno, ONG, agencias de la

ONU) serán responsables de [agregue los roles y responsabilidades específicos, si aplica, de las otras partes interesadas]

57. La Oficina de Evaluación (OdE) dará asesoría al gerente de la evaluación y proveerá apoyo al proceso de la evaluación, según corresponda. Es responsable de permitir el acceso a los mecanismos independientes de respaldo de calidad, corrigiendo los borradores de los informes de inicio y de la evaluación desde una perspectiva de evaluador. También asegurará que haya soporte técnico cuando las agencias regionales lo soliciten.

58. [Agregue una breve descripción de los roles y responsabilidades de cualquier otra parte interesada, tales como los socios del gobierno nacional, las agencias de la ONU, las ONG socias, y los mecanismos de preparación del informe de la evaluación]

8. Comunicación y presupuesto

8.1. Comunicación

Los estándares internacionales exigen que los hallazgos de las evaluaciones sean publicados con propósitos de transparencia ante las partes interesadas internas y externas. El Plan de comunicación y aprendizaje (ver el Formato) describe los canales para la distribución y el plazo en que los productos deben ser publicados (p. ej., el informe de inicio, el informe de la evaluación). El plan aclara los roles y responsabilidades respectivos del equipo de la evaluación y de la oficina que comisiona la misma.

Formato de los TDR Versión agosto de 2015 18 | P a g e

Describa los arreglos para la contratación de servicios de escritura y traducción aquí, según corresponda. Tamaño:1 página

59. Con el fin de asegurar la fluidez y eficiencia del proceso y de realzar el aprendizaje que se va a obtener a partir de la presente evaluación, el equipo de la evaluación debe hacer énfasis enla comunicación transparente y abierta con las partes interesadas clave. Esto se podrá obtener al asegurar un acuerdo claro de los canales y de la frecuencia de la comunicación con y entre las partes interesadas. [especifique los roles y responsabilidades para la comunicación]

60. Según los estándares internacionales de la evaluación, se le exige al WFP que todas las evaluaciones estén disponibles al público. Después de la aprobación de la versión final del informe de la evaluación, [describa el plan de comunicación y aprendizaje y los requerimientos de los servicios de traducción de los productos de la evaluación. Especifique si hay otros productos adicionales relacionados a la comunicación].

8.2. PresupuestoEl presupuesto propuesto se establecerá de acuerdo a alguna de las siguientes tres opciones:

a) Contratación individual de consultores a través de la acción de recursos humanos (RRHH), en cuyo caso, el presupuesto será determinado por "las regulaciones de RRHH sobre las tarifas de consultoría "

b) Uso de un Acuerdo a Largo Plazo (a veces conocido como “acuerdo de prestación de servicios”), con el presupuesto establecido a través de tarifas acordadas previamente

c) Licitación, en cuyo caso el presupuesto será propuesto por el postulante

Véase TN sobre las Formas de contratación. El Formato de presupuesto también está disponible.

61. Presupuesto: El presupuesto para los propósitos de esta evaluación será: [indique cuál de las tres opciones se va a usar para así poder guiarse

en establecer el presupuesto] [indique los lineamientos/limitaciones de presupuesto dependiendo de

la opción de contratación seleccionada] [indique cuánto van a representar los gastos directos de

viaje/subsistencia/otros en el presupuesto propuesto] [Aclare si el presupuesto incluye provisiones especiales de

comunicación, p. ej., talleres]Por favor envíe sus preguntas a [nombre, cargo], a [correo electrónico, número telefónico]

Formato de los TDR Versión agosto de 2015 19 | P a g e

Apéndice 1 Mapa

Formato de los TDR Versión agosto de 2015 20 | P a g e

Apéndice 2 Calendario de la evaluación

  Etapas, entregables y plazos Fechas claveEtapa 1 - Preparación    Revisión bibliográfica, primer borrador de los TDR y

aseguramiento de la calidadCirculación de los TDR y revision por parte de (liste las partes interesadas clave) Misión de preparación (gerente de la evaluación y director del equipo)Identificación y contratación del equipo de la evaluaciónVersión final de los TDR

Etapa 2 - Inicio  Presentación al equipo central  Revisión de la documentación y del borrador del

informe de inicio, incluyendo la metodología.  Envío del borrador del informe de inicio a (liste las

partes interesadas clave)  Aseguramiento de la calidad y retroalimentación  Corrección del informe de inicio  Envío del informe de inicio corregido a (liste la

parte interesada clave)Distribución del informe de inicio a las partes interesadas para su información

Etapa 3 – Recopilación y análisis de datos  Presentación

  Trabajo de campoPresentación de fin de trabajo de campoMemorando/Presentación en país

Etapa 4 - Preparación del informe  Borrador del informe de la evaluación  Envío del borrador del informe de la evaluación a

(liste la parte interesada clave)  Retroalimentación de la calidad  Corrección del informe de la evaluación  Envío del informe de la evaluación corregido a

(liste la parte interesada clave)  Distribución del informe de la evaluación a las partes

interesadas (nivel de trabajo)  Consolidación de los comentarios  Corrección del informe de la evaluación  Envío del informe final de la evaluación a (liste la

parte interesada clave)Etapa 5 - Publicación y seguimiento   

Formato de los TDR Versión agosto de 2015 21 | P a g e

Apéndice 3 Conformación del comité interno de la evaluación y del grupo de referencia de la evaluación

Apéndice 4 Siglas

Apéndice 5 Otros apéndices técnicos

Formato de los TDR Versión agosto de 2015 22 | P a g e