Excel Lección 1 Instructivo 1 (p/Profesor)

document.xls Página 1

Detalle Cant. Precio Total Nuestro propósito es hacer un presupuesto con Las celdas amarillas se deben calcular

Cemento 2 2 4 Detalle Cantidad Precio Total Luego de la explicación inicial los alumnos hacen el Presupuesto

Arena 6 5 30 del material Cant.x PrecioHierro 10 mm. 1 10 10 Ingreso de datos

En una celda A1 Podemos escribir un Texto Detalle

TOTAL GENERAL 44 En otra como B2 un Número 2

En la celda C2 una fórmula =B2*C2

Explicar los conceptos de: Luego esta fórmula se 'estira' (cursor en +) hasta la celda D5

Filas Columnas Celda Rango HOJAS y LIBROS La fila 5 está vacía, pero si se ingresan datos en A 5 , B5 y C5 se calcula en D5 el precio del nuevo artículo

Formatos del cursor. Para Calcular el TOTAL GENERAL Selecccionar desde D2 hastas D5 y cliquear sobre el botón Autosuma

Edición de una celda con F2 o clic en la barra de edición En D6 aparece la fórmula =SUMA(D2:D5) que indica que la función de Excel Suma los valores desde D2 a D5Cuadro de nombres o direcciones.

Ancho de columna y alto de celda, como lo cambiamos ?.

Formato de datos Izquierda. Centrado. Derecha Al finalizar este presupuesto por no hacer caso al principio básico que aconseja:MENUES Y BOTONES UNA BUENA PLANILLA DE CALCULA COMIENZA DIAGRAMANDOSE EN PAPELFormato de Números (Cant. Decimales) Nos damos cuenta que :Fórmulas: Falta una columna de descuento del 10% por cada material Creación del algoritmo. Relación entre celdas Falta calcular el IVA que es el 21% del Total Diferencias entre VALOR y CONTENIDO . P.ej: el la Y calcular entonces el costo total con IVA celda D6 el valor es 44 y el contenido es SUMA(D2:D5)

Copiado por arrastre con el mouse o con CTRL-C y CTRL-V Se muestra la Hoja Profesor 2 al solo efecto que el alumno la tome como modelo para corregir Suma y Autosuma . Criterio de Rango lo realizado en su PC en la Hoja 1, es decir el alumno continua trabajando en la Hoja 1

BOTONES MAS USADOS

Botones de: Botón de copiar formato deAlineación del texto una celda a otrasen la celda

Este botón sirve para centrar Botón para grabar elagrupando en varias columnas libro o planilla.

Este botón disminuye Botón para realizar unala cantidad de decimales vista previa antes de imprimir

Este botón aumentala cantidad de decimales Botón para activar la ayuda

sobre un tema. Haciendo clicEste botón permite sobre él. Se lo arrastracambiar el color de la fuentesobre el tema a pedir ayuda.o letras de las celdas

Este botón permitecambiar el color de rellenode las celdas Este grupo de botones sirve como en Word

para elegir el tipo de letra.

Botón de deshacerúltima operación

Asistente de funciones Botón de corrección ortográfica

Si usamos negrita NSi usamos cursiva KSi se subraya S

Excel Lección 1 Instructivo 1 (p/Profesor)

document.xls Página 2

Botón de autosuma Botón para imprimir

Este tipo de botón que tiene la flecha Botón para trazar líneassignifica que se despliega un nuevo cuadroalrededor de las celdas para elegir otras opciones

Excel Lección 1 Instructivo 1 (p/Profesor)

document.xls Página 3

Las celdas amarillas se deben calcular

Luego de la explicación inicial los alumnos hacen el Presupuesto

Observar que el Texto se alinea a la IZQUIERDA)

En cambio el Número se alinea a la derecha

La fila 5 está vacía, pero si se ingresan datos en A 5 , B5 y C5 se calcula en D5 el precio del nuevo artículo

Para Calcular el TOTAL GENERAL Selecccionar desde D2 hastas D5 y cliquear sobre el botón Autosuma

En D6 aparece la fórmula =SUMA(D2:D5) que indica que la función de Excel Suma los valores desde D2 a D5

Al finalizar este presupuesto por no hacer caso al principio básico que aconseja:UNA BUENA PLANILLA DE CALCULA COMIENZA DIAGRAMANDOSE EN PAPEL

Se muestra la Hoja Profesor 2 al solo efecto que el alumno la tome como modelo para corregir lo realizado en su PC en la Hoja 1, es decir el alumno continua trabajando en la Hoja 1

Las fórmulas van precedida con = y hacen referencia a las celdas involucradas en el cálculo

Excel Lección 1 Instructivo 2 (p/Profesor)

Página 4

Detalle Cant. Precio Descuento Total

Cemento 2.00 2.00 0.20 3.60 Formato de la celda B7 : cliquear el botón % y luego escribir 10

Arena 6.00 5.00 0.50 27.00 o escribir directamente 10%

Hierro 10 mm. 1.00 10.00 1.00 9.00 En realidad un formato porcentaje muestra p.ej. 10% pero el valor interno para el cálculo es 0.10

Esto se puede verificar cambiando el formato % por formato Numérico (Formato - Celda - Numérico)

Total s/IVA 39.60

Descuento 10% Insertar la columna D para calcular el Descuento

Iva 21% 8.32 Calcular el descuento en la columna D con el valor de la celda B7

Total c/IVA 47.92 Uso del signo $ para realizar una referencia absoluta

La fórmula en D2 es =C2*B$7

Trabajo terminado De esta manera la fila 7 de B7 no cambia en las siguientes filas al ser copiada a D3, D4 ….

Diferencia entre referencia absoluta y relativa

Copiar esta planilla a la Hoja 2 y hacer los pasos indicados en el Uso de signo $ en la fila, en la columna y en ambas.

Calcular en E9 el Total c/IVA o sea E6 + E8

Formato definitivo de las celdas (2 decimales).

Trazado de bordes, relleno y color de fuente

Escribir el la fila 7 el Descuento

Escribir de igual manera la fila 8 : Iva y 21%

instructivo: Un paso mas Los alumnos proponen el ALGORITMO de cálculo de la columna Total. Uso de los paréntesis.

Calcular en E8 el IVA o sea el 21% de E6

A B C D E F G H

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

Excel Lección 1 Instructivo 2 (p/Profesor)

Página 5

Formato de la celda B7 : cliquear el botón % y luego escribir 10

o escribir directamente 10% (Observar que ocurre si se escribe 10 y luego se da formato % a la celda)

En realidad un formato porcentaje muestra p.ej. 10% pero el valor interno para el cálculo es 0.10

Esto se puede verificar cambiando el formato % por formato Numérico (Formato - Celda - Numérico)

Insertar la columna D para calcular el Descuento

Calcular el descuento en la columna D con el valor de la celda B7

Uso del signo $ para realizar una referencia absoluta

La fórmula en D2 es =C2*B$7 Se 'fija' la fila pues la copia es vertical (la columna no cambia)

De esta manera la fila 7 de B7 no cambia en las siguientes filas al ser copiada a D3, D4 ….

Diferencia entre referencia absoluta y relativa

Uso de signo $ en la fila, en la columna y en ambas.

Calcular en E9 el Total c/IVA o sea E6 + E8

Formato definitivo de las celdas (2 decimales).

Trazado de bordes, relleno y color de fuente

Escribir el la fila 7 el Descuento

Escribir de igual manera la fila 8 : Iva y 21%

Los alumnos proponen el ALGORITMO de cálculo de la columna Total. Uso de los paréntesis.

Calcular en E8 el IVA o sea el 21% de E6

I J K L M N O P

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

Un paso mas

Página 6

Constructora del Litoral Fecha: 4/12/2023 Incorporar un membrete en la celda A1

Detalle Cant. Precio Descuento %IVA

Cemento 2.00 2.00 0.20 3.60 10.50% 0.38 3.98

Arena 6.00 5.00 0.50 27.00 21.00% 5.67 32.67

Hierro 10 mm. 1.00 10.00 1.00 9.00 10.50% 0.95 9.95

0.00 0.00 0.00 0.00

0.00 0.00 0.00 0.00

Descuento 10% Redondear Total General (46.59) a 10 ctvos o sea 46.60

Totales 39.60 6.99 46.59

Total General 46.60

Pago a 30 días 5/12/2023 Recargo 5% 48.90

Pago a 60 días 6/11/2023 Recargo 10% 53.80

Copiar fila 12 a fila 13 y cambiar a 60 días y al 10%

Formatos fecha: Si al escribir la fecha en E1 o calcular la Fecha de HOY + 30 días en D12 no aparece una fecha sino un número (34000)Es porque esa celda tiene formato Número, con Formato - Celda - Fecha se cambia a formato Fecha dd/mm/aaaa

Para la fecha en la celda E1 escribir en E1 =HOY() que es una función que devuelve la fecha de HOY en formato fecha

Totales sin IVA

Importe IVA

Totales con IVA

Seleccionar todas las filas y con Formato Filas Alto escribir en Alto de fila: 30Seleccionar la fila de títulos y con el menú Formato Celdas tildar Ajustar al Texto. Observar como se ajustan

Como los artículos tienen distintos % del Impuesto de IVA. Agregar F: % IVA G: Importe IVA y la H: Totales con IVA

Escribir los % de IVA y calcular G : Importe IVA. Copiar la fórmula hasta la fila 8

Calcular en H los Totales con IVA. Copiar hasta fila 8

Ir a Herramientas - Opciones - Ver y destildar valores 0 para que no se vean los 0 de D E G y H

Para eso usar la función =REDONDEAR(H10,1) en H11

Esta función se verá en la Lección 2 pero se aprecia que redondea a un decimal significativo

Escribir Pago , 30 y días . Calcular la fecha a 30 días en la celda D12 sumando B12 a E1. Revisar el formato

Escribir en F12 5% y calcular en H12 el Total mas ese 5%

Nota: Usar función REDONDEAR a 1 decimal al calcular H12

Las celdas amarillas se deben calcular

Estos 0 no se deben ver

Formato: Ajustar al texto

Redondear a 1 decimal

Comandos

Página 7

Notación de las celdas en las fórmulas.Las celdas se anotan con la convención Columna (letras) y Filas (Números)

El signo $ 'fija' la Columna (letra) si se antepone a la letra en el nombre de la celda.

El signo $ 'fija' la Fila (número) si se antepone al número en el nombre de la celda.

Excel permite usar los datos de otra hoja del mismo libro en una fórmula de esta forma si se usa un dato que está

celda A1 de la Hoja2 en una fórmula de la Hoja 1 esta celda aparecerá escrita en la fórmula como:

Hoja2!A1 (signo de admiración para indicar la hoja)

También se pueden usar datos de otro Libro (Planilla) creado anteriormente en fórmulas de una planilla que

estamos haciendo. En este caso el nombre de la/s celda tendrán como prefijo el nombre del archivo.

de un artículo que está en la celda B9. En nuestra planilla aparecerá en la fórmula el nombre de esa celda como:

[precio.xls]Hoja1!$B$9 (nombre del libro entre corchetes y la hoja de ese libro)

Los punteros. Arrastrar. Copiar . Estirar.Ya hemos realizado algunas operaciones básicas en Excel.Veamos aquí el comportamiento del puntero del mouse y sus funciones más comunes.La cruz gruesa.Aparece al seleccionar una celda, es el puntero por excelencia y estando visible al arrastrar el mouse produce la selección de un rango.La cruz con flechas o puntero 'agarrar' (Seleccionador de objetos Windows)Es el puntero que simboliza 'agarrar' , aparece cuando el puntero toca alguno los bordes de la celda, excepto elvértice inferior derecho.Sirve para copiar o mover el contenido de celdas (o rangos) a otras celdas o rangosCopiar el contenido de la celda.Para ello seleccionamos la celda o rango y apoyamos el puntero en uno de sus bordes (aparece la ) y arrastramoslmouse, podemos mover el dato de esa celda o rango a otra celdas.Copiar el contenido de la celda.Realizamos un proceso similar a Mover pero manteniendo pulsada la tecla CTRL y moviemdo el puntero del mousese copia la celda o rango.Sin mouse con las flechas cursor se selecciona el rango, se pulsa Ctrl-C , ubicarse en la primera celda destinoy pulsar Ctrl-V. Mover celdasEs un proceso similar, pero se usa Cortar y Pegar en el menú contextualO Ctrl.X y Ctrl.V con el teclado y teclas cursor.Mover o copiar hojas.Con el puntero de agarrar se pueden mover y acomodar hojas.

Si además se mantiene pulsado la tecla Ctrl la hoja se duplica.Copiar el formatoCon las operaciones anteriores se copiaba el dato y su formato a la celda destino.Pero si solamente queremos aplicar el formato de la celda A1 a la celda F1, se procede de la siguiente manera:Seleccionamos la celda A1 y apoyamos el puntero en el borde para que aparezca la flecha.Mantenemos pulsado el botón derecho del mouse y llevamos el puntero a F1.

así en F1 se mantiene el valor original pero ahora con el formato de la celda A1.Copiar como valores.Si en la celda C1 se tiene la fórmula A1+B1 cuyo resultado es 5 y se quiere copiar el valor 5 (no la fórmula) en la

de C1 y no la fórmula (A1+B1) que se copiaría en forma relativa en D1 (B1+C1).

Por ejemplo si en un archivo tenemos los precios (archivo precio.xls) y usamos un dato del mismo p.ej: el precio

Para ello se selecciona la solapa con el nombre de la Hoja y se la arrastra a la posición deseada.

Al soltar el botón aparece un menú contextual, que permite entre otras opciones Copiar sólo como formatos

celda D1 se 'agarra' la celda C1 y manteniendo pulsado el botón derecho se arrastra a D1, al soltar el botón, el menúcontextual permite elegir Copiar aquí sólo como valores, lo que permite copiar el valor 5 en D1 o sea el resultado

Estas operaciones también se pueden hacer copiando la celda (Ctrl-C) y con el menú Edición usar Pegado especial.Nota: se deja al alumno la tarea de investigar la opción Pegado especial del menú Edición.

Comandos

Página 8

La cruz fina o puntero de 'estirar'.Esta forma del puntero del mouse aparece cuando situamos el puntero en la esquina inferior derecha de una celdao de un rango de celdas. Sirve para 'estirar' el/los datos.Copiado de un dato.Si en A1 tenemos el valor 25.00 y lo estiramos hacia A2, A3 …, todas estas celdas toman el valor 25.00 (Copiado).Copiado de una fórmula.Ya vimos que si en C1 tenemos la fórmula C1+B1 y si estiramos hacia abajo tenemos en C2 la fórmula A2+B2es decir se realiza una copia 'relativa inteligente' cambiándose los valores de las filas.Si se estira la fórmula hacia la derecha se obtiene en D1 : B1+C1 cambiando el nombre de las columnas.Recordemos que si queremos que no cambien los valores de filas o columnas debemos anteponer el símbolo $ endonde corresponda o en ambas (fila y columna) para producir una copia 'absoluta'.Generar series o secuencias.

Es decir se copia la secuencia de los 2 primeros términos. Esto sirve para generar serie de datos periódicos.

Personalización y Opciones de ExcelExcel como otras planillas de cálculo avanzadas tiene la opción de poder personalizar el ambiente de trabajo.

Personalizar

Agregar o quitar botones en las barras de herramientas

Se selecciona el tipo de comando (botón) y se lo arrastra hacia la barra de herramientas

Otra manera:

Ejercitación

Agregar los comandos:

en las categorías correspondientes elegir y agregar estos comandos:Insertar filas.Insertar comentarioAutofiltro (está en la categorías Datos).

Opciones

El directorio de trabajoPodemos predefinir el directorio de trabajo y esto permite guardar rápidamente en esa carpeta nuestros trabajos:sin necesidad de ir cambiando de carpetas hasta encontrar la deseada.Para ello si vamos a guardar todos nuestros trabajos en la carpeta D:\COMELE\COMISIONx (x: 1 2 3 …)Podemos elegir con:

Si en A1escribimos 0.0 y en B1 0.5 y seleccionamos las dos celdas (cruz gruesa), luego con el puntero en cruz fina(punto inferior derecho de B1) 'estiramos' esta serie de dos valores; se obtiene la secuencia 0.0 0.5 1.0 1.5 2.0 …

Ampliaremos este concepto en la lección Utilidades.

Con el menú Herramientas - Personalizar podemos :Agregar o quitar barras de herramientas : con la opción Barra de herramientas:Por ejemplo agregar a las siempre presentes ( Estándar y Formatos) la barra de Dibujo

Con la opción Comandos: se pueden agregar nuevos botones a las barras de herramientas.

Para ello en la ficha Comandos pulsar el botón Reorganizar comandosSe elige donde se quiere agregar ese botón (en la barra de Herramientas o en la de Formato) y luego Agregarse selecciona el botón del comando entre las categorías disponibles y se los ubica con Subir y Bajar en la posicióndeseada, luego al Cerrar el botón queda disponible en nuestra barra.

Nota: en versiones anteriores de Excel, al mantener pulsada la tecla Ctrl se puede 'arrastrar' el botón hacia las barras.

Con: Personalizar - Comandos

Con Herramientas - Opciones se pueden elegir algunas formas de presentar la planilla y/o trabajar:

Herramientas - Opciones - General y en la ficha que se presenta elegir las carpetas donde se guardan en el cuadro

Comandos

Página 9

Observar que también se puede elegir la fuente y tamaño por omisión (o default) con que se va a trabajar.

Esto hace que al ir el menú Archivo se muestren más archivos usados recientemente que los últimos 4 que muestra en forma predefinida Excel.

CalcularOtra opción interesante la encontramos en la ficha Calcular, en ella si elegimos Manual no calculará automáticamentelas celdas relacionadas mediante fórmulas, sino que será preciso pulsar F9 para que se realice el cálculo.Esto es útil cuando al cargar datos que se usan para cálculos en muchas fórmulas de la planilla que se está usandose observa un cierto retardo en la respuesta a los cambios y una dificultad en el tipeo de los mismos.Entonces se pueden cargar todos los datos. revisarlos y luego al pulsar F9 se recalcula toda la planilla.También se usa este modo si queremos ir viendo una secuencia de cambios en un proceso iterativo.Esta situación (iterar hasta encontrar un valor buscado) es una técnica que se aplicará en varias materias.En los ejemplos prácticos se verá una aplicación de esta técnica.

Ver

revisar las mismas sin tener que editar cada celda.GuardarPermite fijar un tiempo de resguardo automático y la carpeta donde se guardan esos cambios.Es útil para evitar perder los cambios frente a cortes de energía u otros problemas.Se recomienda al alumno ejercitar estos cambios en su equipo para practicar y mejorar su ambiente de trabajo.

Ubicación predeterminada de los archivos se escribe D:\COMELE\COMISIONx

También es muy útil en esta ficha ampliar el número de Archivos usados recientemente a 9 (máximo)

En esta ficha son interesantes las Opciones de ventana como:Valores cero: (que oculta o muestra los valores nulos en las celdas)Líneas de división: Oculta o muestra las líneas de división entre celdas.Fórmulas: en las celdas con fórmulas muestra las fórmulas en vez de los valores resultantes, esto que permite

Comandos

Página 10

56

57

58

56

5657

565657