INTRODUCCIÓN El ejercicio de construcción colectiva de los presupuestos con participación en los colegios oficiales del Distrito Capital es una expresión de gestión pública que materializa el principio de la participación efectiva y hacer realidad los propósitos democráticos de la política que la actual administración promueve en la ciudad. Desde este enfoque integral de la administración, se espera que la gerencia de la educación se base en un proceso de planeación, que en el nivel institucional se refleja en el Proyecto Educativo Institucional - PEI, que exprese la forma como se ha decidido alcanzar los fines de la educación, teniendo en cuenta las condiciones sociales, económicas y culturales de su medio, el cual a la vez debe estar relacionado con el Plan de Desarrollo del Distrito Capital4 y con el Plan Sectorial de Educación5. Este concepto de gerencia, se relaciona con el desempeño del Rector en cuanto a identificación y gestión de proyectos que le permitan la obtención de recursos que sustenten su Fondo y estar en posibilidad de atender las necesidades que en la misma se presenten. La Constitución Política de Colombia de 1991 y la Ley 115 de 1994 ampliaron la visión de la participación en el ámbito educativo, sin embargo la procedencia y destino de los recursos financieros de los colegios sigue siendo un tema poco conocido por la comunidad. De esta manera el presupuesto participativo permite hacer de conocimiento público los procedimientos y mecanismos a través de los cuales el colegio recibe de diferentes fuentes los recursos financieros, decide sobre ellos y los ejecuta para satisfacer las necesidades de la institución. 4 El Plan de Desarrollo Distrital (2004-2008): “Bogotá sin indiferencia, un compromiso social contra la pobreza y la exclusión” contempla la participación de ciudadanos y ciudadanos en la toma de decisiones públicas como uno de sus importantes principios, define la participación para la decisión como una de las políticas generales del Plan de Desarrollo (Art 4º, Acuerdo 119 del 3 de junio de 2004) 5 El Plan Sectorial de Educación “Bogotá: Una Gran Escuela”, para que niños, niñas y jóvenes aprendan más y mejor, desarrolla los programas y estrategias educativas contempladas en El Plan de Desarrollo Distrital (2004-2008): “Bogotá sin indiferencia, un compromiso social contra la pobreza y la exclusión”. (Acuerdo 119 del 3 de junio de 2004)

Los programas y proyectos encaminados a combatir la pobreza desde la educación, aseguran el acceso y la permanencia de niñas, niños y jóvenes en el sistema educativo; contribuir al desarrollo de una educación de calidad en la que los y las estudiantes aprendan más y mejor; convertir la riqueza cultural de la ciudad en un espacio de formación y aprendizaje en el que niñas y niños encuentran nuevas formas de relación con el conocimiento y las manifestaciones de la cultura; desarrollar estrategias y acciones que conviertan el tiempo libre de los estudiantes en fuente de formación y conocimiento; construir relaciones de género, étnicas e intergeneracionales que superan toda forma de discriminación; contribuir al desarrollo de una ciudadanía deliberante y participativa y aportar al desarrollo de una sociedad productiva a través del fomento del espíritu científico, la creatividad y la apropiación critica de la tecnología.

TABLA DE CONTENIDO

Pág. 0. INTRODUCCIÓN 2 1. Presupuesto en las instituciones educativas distritales de

Bogotá 3 1.1 Fondos de Servicios Educativos – FSE 5 1.2 Sistema presupuestal de los Fondos de Servicios

Educativos – FSE 7 1.3 Etapas del Presupuesto 9 1.3.1 Presupuesto de Ingresos 12 1.3.1.1 Clasificación de Ingresos 13 1.3.2 Presupuesto de gastos 15 1.3.2.1 Clasificación de gastos 15 1.4 Modificaciones presupuestales 20 1.4.1 Adiciones presupuestales 20 1.4.2 Traslados presupuestales 21 1.4.3 Reducciones presupuestales 21 2. CONCLUSIONES 23 BIBLIOGRAFÍA 25 MARCO LEGAL 26 ANEXOS 27

OBJETIVOS ü Plantear integral y sistemáticamente el procedimiento que los Fondos

de Servicios Educativos de Bogotá deben desarrollar en la vigencia fiscal, de acuerdo a los derroteros del Sistema Presupuestal.

ü Describir el presupuesto de los colegios distritales de Bogotá, como

mecanismo de revisión de políticas establecidas en los Fondos de Servicios Educativos.

ü Detallar el proceso presupuestal que llevan a cabo los Fondos de

Servicios Educativos. ü Especificar las etapas del presupuesto de los colegios distritales de

Bogotá. ü Establecer los fundamentos legales de los Fondos de Servicios

Educativos de Bogotá.

1. PRESUPUESTO EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS DISTRITALES DE BOGOTÁ

Bogotá tiene una inmensa responsabilidad en la atención de las necesidades básicas insatisfechas de la población, en la promoción del desarrollo local y en la ejecución de políticas que hagan a Bogotá cada vez más competitiva. La necesidad de plasmar los planes de gobiernos de los candidatos elegidos, en planes de desarrollo, y luego operativizarlos y ejecutarlos mediante instrumentos como el Plan Plurianual de Inversiones y el Presupuesto Público con sus componentes (plan financiero, plan operativo anual de inversiones y presupuesto general), exigen de los gobernantes y de los gestores públicos la necesidad de conocer herramientas financiera que les permitan optimizar la utilización de los recursos para lograr los niveles de eficiencia y eficacia necesarios, que redunden en beneficio de la comunidad. Los procesos de planeación, ejecución y control han cobrado vital importancia, ya que a través de ellos se crea el puente entre los gestores públicos y la población, de esta manera la planificación ocupa un lugar preponderante, ya que se convierte en la única posibilidad que tiene los gobernantes y gobernados para definir con visión compartida el futuro, y para lograr un uso adecuado de los cada vez más limitados recursos disponibles. El Plan Sectorial de Educación 2004-2008, denominado “Bogotá: una Gran Escuela”, desarrolla los programas y estrategias educativas contempladas en el Plan de Desarrollo “Bogotá Sin Indiferencia; Un compromiso social contra la pobreza y la exclusión”. El objetivo central del Plan Sectorial es desarrollar una política educativa que responda a los retos de una Bogotá moderna, humana e incluyente, que fortalezca la educación pública, mejore la calidad de la educación, contribuya a la reducción de la pobreza y a una mayor equidad social. La Secretaría de Educación, formuló programas y proyectos destinados a niñas, niños y jóvenes de la ciudad para: reducir los niveles de pobreza, asegurar su acceso y permanencia en el sistema educativo, contribuir con el desarrollo de una educación de calidad en la que los estudiantes aprendan más y mejor, abrir los escenarios educativos y culturales de la ciudad como

estrategia pedagógica, ofrecer alternativas educativas a los estudiantes en el tiempo extraescolar; que permitan la participación ciudadana y el desarrollo de una sociedad productiva. Para cumplir con esto, la actual administración ha definido tres líneas de acción:

1. Acceso y permanencia; El propósito del plan sectorial de educación es satisfacer la demanda y asegurar las condiciones materiales y pedagógicas para que los niños, niñas y jóvenes accedan y permanezcan en la escuela.

2. Construcción, mejoramiento, reforzamiento y ampliación de

Sedes Educativas Distritales; En el marco del Plan de Desarrollo Distrital se prevé la construcción de 38 sedes escolares para contribuir con la creación de 111.600 cupos escolares nuevos de la meta de 186.800.

3. Calidad de la educación a través de la transformación

pedagógica de la escuela y la enseñanza, y del fortalecimiento del sistema educativo distrital; Se planten acciones como la evaluación del aprendizaje de los estudiantes, la evaluación del desempeño de los maestros, la gestión en las instituciones educativas, la revisión de los procesos pedagógicos y el impacto de las políticas públicas, la renovación pedagógica de los PEI y profundización de la democracia, la dotación de aulas especializadas y rotación de grupos, la apropiación de las formas del conocimiento de las disciplinas académicas, el arte, la ciencia, la tecnología y la técnica, el uso correcto de la lengua, y el desarrollo del cuerpo y del pensamiento crítico; los más relevantes avances se describen en las siguientes líneas.

Éstas se constituyen en los ejes centrales de los programas y proyectos del sector por cuanto les permiten responder de manera transversal a las diferentes necesidades del mismo. La acción presupuestaria del Estado, en cualquiera de sus niveles, se expresa como una acción determinada en el desempeño de una función especial; en un tiempo determinado; que aplica recursos para obtener unos resultados concretos: bienes y servicios, con un fin preciso; satisfacer necesidades públicas.

El presupuesto siendo una herramienta del sistema presupuestal, se define; como el conjunto de actividades relacionadas con el proceso presupuestal mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman los elementos de entrada (recursos disponibles), dirigida a organizar la Información financiera en los Fondos de Servicios Educativos de acuerdo con las Competencias que le han sido asignadas legalmente. Así las cosas; el objetivo principal de este sistema; es la satisfacción de las necesidades de la comunidad educativa bogotana, a través de una serie de bienes y servicios, cuyos resultados se obtienen mediante la coordinación de los recursos con que cuenta el Colegio, y su adecuada programación y ejecución, utilizando las herramientas financieras que conforman el sistema presupuestal, que son; El Plan de Desarrollo, El Proyecto Educativo Institucional (PEI), Plan Operativo Anual de inversiones, El Presupuesto y el Flujo de Caja Y Con la finalidad de hacer efectivo el derecho a la educación de los niños, niñas y jóvenes, la Secretaría de Educación trabajará de forma coordinada y articulada con las demás dependencias distritales, en especial con las que conforman el Eje Social, y buscará el concurso de los diferentes actores sociales, mediante la ampliación de los espacios de participación y control existentes y la creación de nuevos; así mismo realizará alianzas con La administración de la educación se hará en el marco del principio de probidad establecido en el Plan de Desarrollo de la ciudad. Los recursos confiados al sector educativo serán administrados con eficiencia, eficacia y transparencia, a través del fondo de servicios educativos. La escuela, por su parte, formará a la niñez y la juventud en la ética de lo público y en el respeto a los recursos y los bienes del Estado. 1.1 FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS – FSE Los Fondos de Servicios Educativos se definen según el Decreto 992 de 2002, en el artículo 1 como,…”Los Fondos de Servicios Educativos – FSE, como mecanismo presupuestal de las Instituciones Educativas Estatales, han sido dispuestos por la ley, para la adecuada administración de sus rentas e ingresos y para atender sus gastos de funcionamiento, e inversión, distintos a los de personal”.

Los Fondos de Servicios Educativos no son personas jurídicas, son fondos especiales de los establecimientos educativos estatales, creados por la Ley 115 de 1994 para atender gastos diferentes a salarios y prestaciones, los cuales son administrados por el Consejo Directivo y cuya ordenación del gasto esta en cabeza del rector. Los recursos de los Fondos de Servicios Educativos de los establecimientos educativos distritales tendrán el carácter de recursos propios, para cuya administración y ejecución las autoridades serán autónomas, la procedencia y destino de los recursos financieros de los colegios es un tema poco conocido por la comunidad educativa, de esta manera el presupuesto participativo, permite hacer de conocimiento público los procedimientos y mecanismos a través de los cuales el colegio recibe de diferentes fuentes los recursos financieros, decide sobre ellos y los ejecuta para satisfacer las necesidades de la institución. El presupuesto participativo como herramienta de planificación anual, pero también como oportunidad de participación, contribuyen a legitimar el gasto y las inversiones que realiza la institución, se convierte en instrumento de una gestión democrática capaz de asegurar la participación social y de garantizar a la población mayor acceso a la educación. El presupuesto participativo puede ser un instrumento eficaz para importantes conquistas políticas, económicas y sociales porque: • Da mayor transparencia en la elaboración y ejecución del presupuesto • Da mayor control social al presupuesto de las finanzas públicas • Permite la construcción de nuevos criterios para la distribución de los

recursos que posibiliten atender a los más pobres • Genera cambios en el sistema de recaudo que permitan el aumento de

los recursos públicos • Posibilita enfrentar a la corrupción y al clientelismo • Aumenta de la legitimidad de la administración municipal • Puede compartir el poder entre el gobierno y la sociedad • El fortalece la cooperación y la solidaridad • Afirma la cultura del diálogo y de la corresponsabilidad entre

gobernantes y población para con los recursos públicos • Moviliza a sectores sociales organizados y no organizados • Educa para una ciudadanía • Permite ampliación de la esfera pública “Los presupuestos participativos son considerados como una de las prácticas más fecundas para la realización de políticas sociales exitosas, entendidas no solo como aquellas que generan la mejor relación costo/beneficios, sino más

bien aquellas capaces de promover una redistribución de recursos y una efectiva democratización en la relación entre el Estado y la sociedad civil”6 Por esta razón el presupuesto de las instituciones educativas distritales es también un instrumento de programación anticipada de gastos, de acuerdo con una proyección esperada de ingresos para una vigencia fiscal, que para estos casos comprende el período de 1 de enero a 31 de Diciembre. El mecanismo presupuestal dispuesto por la Ley, son los Fondos de Servicios Educativos - FSE, por medio del cual los Colegios administran sus rentas e ingresos con el fin de atender sus gastos de funcionamiento e inversión distintos a los de personal. Ver anexo A estructura del presupuesto De esta manera el sistema presupuestal de Bogotá, permite que el presupuesto sea participativo, que oriente la inversión para alcanzar los objetivos institucionales formulados en el Proyecto Educativo Institucional (PEI) y contribuyendo a fortalecer la gestión financiera del colegio. 1.2 SISTEMA PRESUPUESTAL DE LOS FONDOS DE SERVICIOS

EDUCATIVOS - FSE El sistema presupuestal no es más que las actividades relacionadas con el proceso presupuestal mutuamente relacionadas, las cuales transforman los elementos de entrada (recursos disponibles), en resultados plasmados en el Presupuesto del Colegio. El objetivo final de este sistema es la satisfacción de las necesidades de la comunidad educativa bogotana, a través de una serie de bienes y servicios. Estos resultados se obtienen mediante la coordinación de los recursos con que cuenta el Colegio, y su adecuada programación y ejecución, utilizando las herramientas financieras que conforman el sistema. Los principios del Sistema Presupuestal son: ü Unidad de Caja: Con el recaudo de todas las rentas y recursos de

capital se atenderá el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas en el presupuesto anual del colegio, salvo las excepciones contempladas en la Ley.

6 Texto tomado de: “Guía de implementación programa de PP” Centro de Estudios Municipales de Chile

ü Universalidad: el presupuesto del FSE debe contener la totalidad de los

ingresos y gastos que el colegio espera realizar durante la vigencia fiscal. Por tanto, el ordenador del gasto no podrá autorizar gastos que no figuren en el presupuesto aprobado.

ü Anualidad: la realización y el efectivo control del programa financiero

en el presupuesto requiere de un período determinado. El año fiscal comienza el 1º de enero y termina el 31 de Diciembre del mismo año

ü Inembargabilidad: protege los recursos del colegio. Los ingresos y

recursos del presupuesto general de los FSE son inembargables. ü Planificación: garantiza que los recursos se orienten al cumplimiento

de las metas establecidas en el PEI y en el plan de Desarrollo Educativo del Distrito.

ü Programación integral: posibilita la existencia de los recursos

necesarios para la realización de proyectos. ü Especialización: las apropiaciones que se establecen en el presupuesto

deben referirse a los objetivos del colegio. ü Legalidad En el presupuesto de cada vigencia fiscal no podrán incluirse

ingresos, contribuciones o impuestos que no figuren en el presupuesto de rentas, o gastos que no estén autorizados previamente por la Ley, Resolución y/o Consejo Directivo, ni podrán incluirse partidas que no correspondan a las propuestas por el Consejo Directivo para atender el funcionamiento de la administración y la inversión.

Los Fondos de Servicios Educativos – FSE realizan tres grandes grupos de actividades:

a) Proyección y recaudo de ingresos: Consiste en la identificación y el recaudo de los ingresos que sustentan el Fondo. Esto conlleva a la estimación de los ingresos, la elaboración del presupuesto de ingresos y el recaudo de éstos que a su vez origina la elaboración de registros contables.

b) Proyección y ejecución de gastos: Para esto, es necesario captar

los ingresos y distribuirlos de acuerdo con las prioridades de gasto del colegio y su destinación específica. La estimación de los gastos que efectuará el Fondo está en función de la disponibilidad de ingresos y

de las prioridades que el Rector y el Consejo Directivo asignen a las necesidades del Colegio.

c) Rendición de Cuentas e informes sobre la gestión realizada:

Los FSE reciben recursos públicos. Por lo tanto, la proyección y ejecución de sus ingresos así como la proyección y ejecución de sus gastos deben realizarse y registrarse de acuerdo con las normas legales vigentes y dentro de un conjunto de principios técnicos, financieros y contables confiables. Esto implica ceñirse a las normas establecidas en cuanto a presentación de informes y a los controles ejercidos por la Contraloría Distrital, la Personería de Bogotá, entre otros que así lo requieren, e incluye la presentación de informes a la SED.

Las dos primeras acciones llevan a la elaboración y ejecución del presupuesto anual del Fondo de Servicios Educativos – FSE. Esto también implica la organización de registros presupuestales y contables. Y la última, justifica mediante informes, la destinación de los recursos. Así las cosas el presupuesto en los Fondos de Servicios Educativos, “…es el instrumento financiero mediante el cual se programa el presupuesto de ingresos desagregado a nivel de grupos y fuentes de ingresos y el presupuesto de gastos desagregado en funcionamiento a nivel de rubros, e inversión a nivel de proyectos, para la correspondiente vigencia fiscal en las instituciones educativas oficiales”7 1.3 ETAPAS DEL PRESUPUESTO Consta de tres fases o etapas fundamentales:

1. Programación 2. Ejecución 3. Cierre

1. La programación. Consiste en preparar conjuntamente con la comunidad educativa el presupuesto de ingresos y gastos del Fondo de Servicios Educativos (FSE). Para ello se deben tener en cuenta

7 Decreto 992 de 2002, artículo 3

especialmente las políticas del sector, el PEI y la priorización de necesidades del colegio. (Ver cuadro 1) Es decir que la programación presupuestal no es más que el proceso mediante el cual se establecen los lineamientos, instrumentos y procedimientos para la elaboración, presentación, estudio y aprobación del presupuesto del Colegio. Etapas de la programación presupuestal (Cuadro 1)

CONCEPTO RESPONSABLE PLAZO Preparación Ordenador del gasto,

apoyado con el Auxiliar Financiero

Antes del 5 de Noviembre

Presentación ante el Consejo Directivo

Ordenador del gasto Antes del 5 de Noviembre

Aprobación Consejo Directivo Máximo 10 días después de la presentación

Liquidación Ordenador del gasto Máximo 5 días después de la aprobación

Envío a la SED Ordenador del gasto Antes del 30 de noviembre

Envío a la SED, presupuesto

Ordenador del gastos Antes del 15 de diciembre

* Decreto 992 de 2002

Hechos los ajustes necesarios y aprobado el proyecto de presupuesto por el Consejo Directivo del colegio, el Rector, Rectora o Director presentará a la SED, antes del quince (15) de noviembre de cada año, el presupuesto para fines de consolidación. En la etapa de la preparación, se deben realizar los cálculos de ingresos y gastos que el Fondo de Servicios Educativos – FSE estima ejecutar, teniendo en cuenta el Plan de Desarrollo del Distrito, el Proyecto Educativo Institucional – PEI y la priorización de necesidades del Colegio. Para una adecuada gestión en el manejo de los recursos que ingresan a los Fondos de Servicios Educativos – FSE, los Rectores, deberán

distribuirlos priorizando sus necesidades, teniendo como marco el Plan Operativo que se deriva del Proyecto Educativo Institucional - PEI. El proyecto presupuestal es el instrumento financiero mediante el cual se programa el presupuesto de ingresos desagregado a nivel de grupos y fuentes de ingresos y el presupuesto de gastos desagregado en funcionamiento a nivel de rubros e inversión a nivel de proyectos. Los elementos a tener en cuenta para la preparación y elaboración del anteproyecto de presupuesto son:

ü Plan Operativo ü La proyección de alumnos a matricularse, teniendo en cuenta el nivel

escolar. ü El Acuerdo de Tarifas aprobado por el Consejo Directivo, basado en la

Resolución de Tarifas emitida por la SED. ü Los lineamientos sobre transferencias. ü Los recursos de capital generados por el FSE. ü Comportamiento de los ingresos del FSE en los años anteriores El plan de compras también es un instrumento de programación presupuestal, que durante la proyección de los ingresos y los gastos, el Rector – Ordenador del Gasto solicita a las dependencias del colegio presentar sus requerimientos en cuanto al desarrollo de proyectos educativos y los gastos de inversión para la vigencia y a su vez se establecen los gastos fijos que el colegio requiere como: pago del contador, boletines, agenda y/o manual de convivencia entre otros. Con base en la proyección de ingresos y la formulación de gastos y gastos de inversión, se elabora el plan de compras antes del 30 de enero de la vigencia programada en su formato respectivo, ubicando el CUBS (Catalogo Único de Bienes y Servicios) para cada uno de ellos. Así, dentro de la programación de gastos generales y de inversión, deben quedar claramente identificados los rubros que se destinarán a la adquisición de elementos, a partir de la relación de elementos que el Rector tiene programado adquirir durante la vigencia fiscal. El Plan de Compras, es una relación detallada de todos los elementos que el colegio requiere para su funcionamiento durante un período determinado. Puede ser elaborado antes de fijar las partidas presupuestales con el fin de que la partida quede justificada con la información del Plan de Compras.

La programación de la compra de bienes, busca racionalizar los procedimientos necesarios para lograr un eficiente nivel de suministro, tanto en las calidades como en las cantidades durante un periodo. El Plan de Compras tiene como objetivos principales:

1. Conocer en forma ordenada los elementos necesarios para funcionar en un tiempo determinado.

2. Calcular el costo de esas compras para incluirlas dentro del

presupuesto del Fondo. Una el presupuesto este aprobado, El Consejo Directivo analiza, recomienda ajustes si los considera necesario y aprueba el presupuesto mediante Acuerdo firmado por todos los integrantes presentes, los cuales deben ser como mínimo la mitad más uno, es decir, cinco representantes. De no ser aprobado y expedido el presupuesto por parte del Consejo Directivo, el Rector adoptará el presupuesto mediante Resolución para su ejecución, anexando copia del acta de reunión firmada por los integrantes del Consejo Directivo donde se especifique claramente el desacato por parte del mismo, a las funciones establecidas. Una vez el Consejo Directivo apruebe el proyecto presupuestal, el Rector lo adopta y liquida por fuentes de financiamiento (recursos propios y transferencias) dentro de los cinco días siguientes a la fecha de aprobación, mediante Resolución. (Ver Anexo B)

1.3.1 PRESUPUESTO DE INGRESOS Los Fondos de Servicios Educativos – FSE deben programar los recursos destinados al sector educativo provenientes de todas las fuentes, considerando la destinación específica cuando así lo determina el recurso, en articulación con las estrategias, objetivos y metas de sus Planes de Desarrollo. Los Fondos de Servicios Educativos – FSE podrán estar financiados con recursos de: ü Nación, entidades territoriales y entidades oficiales

ü Particulares para favorecer a la comunidad ü Producto por la venta de servicios que presta el establecimiento

educativo, siempre y cuando estén destinados a financiar gastos distintos de los de personal.

En la administración de estos recursos los establecimientos educativos estatales, a través de su respectivo consejo directivo y del rector o director, deberán sujetarse a lo dispuesto en las normas legales y disposiciones pertinentes. (Artículo 2 Decreto 992) El presupuesto contendrá la totalidad de los ingresos, tanto los generados por las instituciones como los transferidos por las entidades públicas. (Parágrafo 1, artículo 3, Decreto 992) 1.3.1.1. CLASIFICACIÓN DE LOS INGRESOS

1. Ingresos Operacionales Son ingresos operacionales las rentas o fuentes de ingresos públicos o privados de que dispone o puede disponer regularmente y sin intermitencia el Fondo de Servicios Educativos – FSE del establecimiento, los cuales se obtienen por la utilización de los recursos de la institución en la prestación del servicio educativo (docencia, extensión e investigación) o por la explotación de bienes o servicios del establecimiento. ü Venta de servicios: Derechos académicos, Cobros complementarios,

cobros periódicos. ü Comercialización: Venta de productos de proyectos, Venta de

productos manufacturados. ü Otras rentas: Arrendamientos, prestación de servicios, cursos de

extensión, asesorías.

2. Transferencias Son los ingresos que puede percibir la institución Educativa, de acuerdo con la asignación establecida en el presupuesto, sin carácter de contraprestación, de las entidades gubernamentales de cualquier orden, y estas serán transferencias de destinación específica, es decir que solamente pueden ser utilizadas en el fin para el cual fueron asignados.

3. Recursos de capital

Son aquellas rentas que el establecimiento obtiene eventualmente por concepto de recursos del balance, rendimientos financieros, donaciones en efectivo u otros, bien sea directamente o a través de la correspondiente entidad territorial y que deben ser administrados a través del Fondo de Servidos Educativos.

ü Recursos del balance ü Rendimientos Financieros ü Donaciones

Para el cálculo del presupuesto de Ingresos se deben seguir los lineamientos que emite la Secretaría de Educación del Distrito – SED para la proyección de cada rubro. Sin embargo, para la elaboración del Proyecto Presupuestal, el rector – ordenador del gasto debe tener en cuenta:

1. La proyección de cupos que previamente ha presentado ante el CADEL de su Localidad y la determinación de datos de SISBEN en los grados de sexto a once.

2. Resolución de “Costos Educativos”, emitida cada año por la SED,

mediante la cual determina las tarifas a cobrar para la siguiente vigencia, con esta Resolución, el Consejo Directivo mediante “Acuerdo” aprueba el valor de las tarifas por nivel académico. Con el valor de las tarifas aprobadas y la proyección del número de alumnos a matricular para la siguiente vigencia, puede programar sus ingresos por concepto de cobros complementarios, otros cobros y los derechos académicos. Los demás ingresos operacionales, se proyectarán de acuerdo a la gestión del ordenador del gasto.

3. La Circular de Lineamientos Presupuestales emitida para cada vigencia

por parte de la Dirección Financiera - Secretaría de Educación. Con ella puede programar los posibles ingresos por transferencias.

4. Y teniendo claras las metas, objetivos, los recursos con destinación

específica, los gastos fijos, los proyectos de inversión sustentados por las dependencias del colegio y demás normas vigentes, el Rector o Director como Ordenador del Gasto puede proyectar sus gastos de funcionamiento y a través de sus gastos de inversión involucrar

aquellos proyectos que contribuyan al desarrollo del Proyecto Educativo Institucional – PEI.

1.3.2 PRESUPUESTO DE GASTOS Son todas las apropiaciones, gastos o erogaciones, que requiera el establecimiento educativo, para su normal funcionamiento y para las inversiones que el Proyecto Educativo Institucional demande. Debe guardar estricto equilibrio con el Presupuesto de Ingresos. 1.3.2.1 CLASIFICACIÓN DE LOS GASTOS

1. Gastos de funcionamiento: Se refiere a los gastos en que incurre el colegio, para su funcionamiento ordinario

2. Gastos de inversión: Se refiere a los gastos en que incurre el colegio

para mejorar la calidad de la educación.

3. Servicio a la deuda: Se refiere a los gastos en el país o fuera de él en moneda nacional o extranjera por concepto de amortización, intereses, comisiones u otros gastos derivados de la contratación y utilización de créditos a cargo del Sector Público.

Su proyección se debe hacer teniendo en cuenta, que los recursos del FSE se deben destinar a gastos de funcionamiento e inversión diferentes a los de personal. Con base en la proyección de ingresos y la formulación de gastos y gastos de inversión, se elabora el plan de compras antes del 30 de enero de la vigencia programada en su formato respectivo, ubicando el CUBS (Catalogo Único de Bienes y Servicios) para cada uno de ellos. Así, dentro de la programación de gastos generales y de inversión, deben quedar claramente identificados los rubros que se destinarán a la adquisición de elementos, a partir de la relación de elementos que el Rector tiene programado adquirir durante la vigencia fiscal.

El Rector presentará el proyecto de presupuesto (elaborado por él con la colaboración de su Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras, y si es el caso con los integrantes del Comité Institucional de Presupuestos con Participación) antes del cinco de Noviembre, para la aprobación del Consejo Directivo. Esta presentación debe estar acompañada de un informe donde se fundamente claramente cómo se elaboraron los cálculos de ingresos y gastos.

2. La ejecución. Es la fase práctica del presupuesto en la cual se ordena el gasto, posteriormente se ordena el pago y se efectúa el giro de recursos para cubrir la necesidad. El Rector (a) es el ordenador (a) del gasto. La ejecución debe hacerse de conformidad con la estructura presupuestal para destinar los recursos solo para lo que están autorizados. (Ver cuadro 2)

Responsabilidad para la Ejecución de Recursos (Cuadro 2)

RESPONSABILIDAD DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN

DEL DISTRITO CAPITAL

RESPONSABILIDAD DEL COLEGIO

1. Pago de docentes, directivos docentes y personal administrativo de los colegios.

2. Mantenimiento de la planta física en gastos mayores como el estructural, construcción de aulas, ampliación, modificación, reformas, mantenimiento correctivo y nuevas construcciones.

3. Pago de servicios públicos como energía, acueducto y alcantarillado.

4. Capacitación a docentes. 5. Dotación de equipos de cómputo

para aulas especializadas. 6. Otros gastos mayores.

1. Jornales y honorarios. 2. Mantenimiento preventivo y

predictivo de la planta física. 3. Mantenimiento preventivo,

predictivo y correctivo de equipos de cómputo y comunicación.

4. Útiles escolares. 5. Arrendamientos 6. Gastos de transporte y

comunicación 7. Otros gastos generales.

* El Plan Sect orial de Educación “Bogotá: Una Gran Escuela” Una vez expedido el acto administrativo mediante el cual el ordenador del gasto liquida y adopta el “Proyecto Presupuestal”, registrará en

forma detallada en el sistema de información presupuestal que esté aprobado, los montos establecidos en el acto administrativo mediante el cual liquidó y adoptó el presupuesto por concepto de ingresos, gastos y proyectos de inversión. La comunidad educativa debe hacer efectiva la participación mediante acciones de seguimiento y monitoreo, a fin de garantizar una correcta ejecución, de acuerdo con la programación colectiva que se realizó. La ejecución del presupuesto del Fondo de Servicios Educativos se efectúa de manera activa y pasiva, describiéndola así:

2.1 Ejecución activa. La ejecución activa del presupuesto se define como el recaudo de los ingresos del presupuesto anual del Colegio y se clasifican en ingresos operacionales, transferencias y recursos de capital.

Operacionales. Son los que se obtienen por la utilización de los recursos del colegio en la prestación del servicio educativo o por la explotación de bienes o servicios del colegio. ü Derechos Académicos: Matrícula y Pensión. ü Cobros Complementarios: Material Didáctico, Boletines de

rendimiento escolar, Carné, Agenda, Manual de Convivencia, Mantenimiento de Mobiliario y Equipos utilizados en Aulas de clase y especializadas y Salidas Pedagógicas.

ü Otros Cobros. Reposición de carné, reposición de agenda y manual de convivencia.

ü Comercialización de mercancías. Venta de bienes producidos por el colegio, venta de productos de proyectos de estudio y experimentación y venta de productos manufacturados.

ü Otras Rentas Contractuales. Arrendamiento de Bienes y Servicios, prestación de servicios, otros cursos de extensión a la comunidad y asesorías de estudios técnicos.

ü Derechos de Grado. ü Certificaciones y Constancias. ü Otros ingresos operacionales.

Transferencia. Son recursos financieros girados directamente a los Fondos de Servicios Educativos – FSE de los colegios por las entidades públicas de cualquier orden. Dentro de los recursos que transfiere la Secretaría de Educación del Distrito – SED a los colegios, a la fecha existen los siguientes:

Los Recursos de Reposición la SED los transfiere a los colegios a través de los FSE, por prestar el servicio educativo en los niveles de preescolar, básica primaria y básica secundaria, dado que en los colegios, los niños de estos niveles no cancelan matrícula ni pensión. Los recursos de reposición tienen destinación específica, para: ü Mantenimiento preventivo y predictivo de la planta física. ü Mantenimiento preventivo de maquinaria y equipos

especializados de laboratorios y talleres de los colegios de educación técnica.

ü Materiales y elementos de consumo para el funcionamiento administrativo del colegio.

ü El pago del consumo de las líneas telefónicas autorizadas por la Secretaría de Educación de Bogotá.

ü El pago de pólizas de los funcionarios que tienen a su cargo el manejo de recursos públicos

Recursos de Capital. Son los que obtiene el colegio eventualmente por concepto de recursos del balance, rendimientos financieros, donaciones en efectivo u otros, bien sea directamente o a través de la correspondiente entidad territorial y que deben ser administrados a través del Fondo de Servicios Educativos – FSE, como ejemplo de éste son: ü Los Ingresos sin situación de fondos Presupuestalmente

se registra el ingreso pero esos recursos no los percibe la Tesorería, ya sea por cruce de cuentas o por ser recaudados directamente por otra entidad. El pago de un recurso sin situación de fondos se legaliza mediante la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP, la elaboración del contrato (orden de servicio, orden de suministro, orden de compra), la expedición del Registro Presupuestal - RP, un recibido a satisfacción o ingreso a almacén y un documento como instructivo de

orden de pago, que servirá de soporte en la afectación presupuestal y contable. Ej. Ingreso y pago de los recursos del proyecto de Vitrina Pedagógica.

2.2 Ejecución pasiva. La ejecución pasiva del presupuesto se realiza mediante la adquisición de compromisos y la ordenación del gasto. Una vez elaborado el proyecto de presupuesto, aprobado por el Consejo Directivo, elaborada la Resolución de Liquidación del presupuesto y efectuada la ejecución activa del mismo, en consideración con el Plan de Compras y el Flujo de Caja (Decreto 992 de 2002), las etapas e instrumentos de la ejecución presupuestal son los siguientes: a) Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP). b) Proceso Contractual. c) Registro Presupuestal (RP). d) Orden de Compra. e) Factura. f) Orden de ingreso al Almacén f) Orden de Pago. g) Comprobante de Egreso g) Cheque.

El flujo de caja como instrumento de programación y ejecución presupuestal, es una herramienta útil en la planeación, programación, control y manejo eficiente de los recursos de los Fondos de Servicios Educativos. El flujo de caja, es el instrumento mediante el cual se hace la programación anual mensualizada del presupuesto del FSE, definiendo mes a mes los recaudos y los gastos, de esta manera no se podrán adquirir compromisos que no cuenten con disponibilidad de recursos en la tesorería. El Flujo de Caja, es el instrumento financiero que determina la disponibilidad mensual de recursos que servirán de base para efectuar los pagos correspondientes a los compromisos adquiridos. Será elaborado por el responsable de Presupuesto, Auxiliar Administrativo con funciones Financieras, pagador, tesorero o quien haga sus veces y por el Ordenador del Gasto (Rector).

Igualmente para la ejecución presupuestal se tendrán en cuenta las Modificaciones Presupuestales.

1.4 MODIFICACIONES PRESUPUESTALES La Modificación Presupuestal, es una variación mediante la cual y por acto administrativo se aumentan o disminuyen las cuantías de las apropiaciones, para complementar las partidas insuficientes, ampliar los servicios existentes o establecer nuevos servicios, al igual que cancelar o aplazar las apropiaciones aprobadas. (Ver cuadro 3) Responsabilidad de las modificaciones presupuestales (Cuadro 3) FUNCIONES DE LOS RECTORES FUNCIONES DEL CONSEJO

DIRECTIVO Decreto 992 de 2002, artículo 11 a) Elaborar los proyectos de

adición presupuestal debidamente justificado y presentarlos, para aprobación, al Consejo Directivo, así como también los proyectos relacionados con los traslados presupuestales.

Decreto 992 de 2002, artículo 10 a) Aprobar las adiciones al

presupuesto vigente, así como también los traslados presupuestales que afecten el acuerdo anual del presupuesto.

Decreto 992/02, artículo 3 parágrafo: Le corresponde…. elaborar el proyecto de presupuesto y sus correspondientes modificaciones, teniendo en cuenta el desarrollo del plan operativo y el proyecto Educativo institucional. * Decreto 992 de 2002 1.4.1 ADICIONES PRESUPUESTALES Son operaciones mediante las cuales se modifica el monto total del presupuesto por la incorporación de un nuevo recurso no previsto o por un recaudo superior al programado inicialmente. Es importante acotar que

cuando se efectúe una modificación al presupuesto necesariamente se debe realizar una modificación al Flujo de Caja. (Ver anexo C). 1.4.2 TRASLADOS PRESUPUESTALES Son las modificaciones que no varían el total del presupuesto sino que cambian la composición del mismo. El traslado disminuye el monto de una partida (contracrédito) para aumentar la de otra (crédito) en la misma cuantía. Los traslados presupuestales que no modifiquen la cuantía de las apropiaciones aprobadas inicialmente por el Consejo Directivo, las efectuará el Rector o Director mediante resolución y las que modifican las partidas globales de funcionamiento o inversión se harán mediante Acuerdo expedido por el Consejo Directivo (Ver Anexo D). 1.4.3 REDUCCIONES PRESUPUESTALES Son las decisiones definitivas de no ejecutar un monto determinado de gastos por inexistencia del recurso para su financiación o por variación de las circunstancias. Las reducciones afectan siempre el monto total del presupuesto y, por lo tanto, deben ser aprobadas por el Consejo Directivo. El valor de la reducción debe ser igual tanto en ingresos como en gastos.

3. El cierre. Es el procedimiento que realizan los colegios con el propósito de determinar la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, las obligaciones pendientes de pago, el estado de Tesorería a la fecha de cierre presupuestal, el superávit o déficit fiscal de los Fondos de Servicios Educativos y los excedentes financiero, de los colegios. En el cierre presupuestal se debe tener en cuenta los siguientes cuatro (4) aspectos.

Cuentas por pagar. Son todas las órdenes de pago a terceros que quedaron pendientes de pago en las respectivas pagadurías al cierre de la vigencia fiscal (Acreedores varios), las cuales deben registrarse como “giro” en la contabilidad Presupuestal y reportarse como tal en el informe de la ejecución pasiva del presupuesto. Además, deben estar registradas en el acta de constitución de cuentas por pagar.

Reservas presupuestales. Se definen como las obligaciones y compromisos contenidos en un Certificado de Registro Presupuestal que al cierre de la vigencia, no se hayan podido cumplir, esto es, que el bien no se haya recibido, que la obra no se haya terminado, que el servicio no se haya prestado, pero que los compromisos estén debidamente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación. Excedentes financieros. Corresponde al resultado de los valores registrados como Disponibilidad Neta en Tesorería más los Reconocimientos certificados de los que se deducirán las Reservas Presupuestales. Estado de tesorería. Corresponde a la suma de los valores en caja, bancos e inversiones temporales al cierre de la vigencia fiscal. De este estado hacen parte los fondos con destinación específica, matrícula y pensión, los acreedores varios, las cuentas por pagar, las reservas y en general todo recurso que esté a disposición de la tesorería del Fondo de Servicios Educativos – FSE.

El compromiso de la ciudad con la educación y de ésta con la ciudad, no solamente ayudará a democratizar la educación, también contribuirá a superar la pobreza y la exclusión social, objetivos esenciales de la actual administración. Nuestra invitación a todas y todos los ciudadanos es a que nos acompañen en este gran empeño educativo y social en favor de la niñez y la juventud de Bogotá.

2. CONCLUSIONES Con la expedición del acuerdo 13 de 2000, el Distrito Capital a través de los Planes Locales de Desarrollo dio real impulso a la participación ciudadana en la toma y seguimiento de decisiones de interés comunal e inversión local, pues la secretaria de educación de Bogotá fue precursora en la apertura democrática por medio de los Consejos locales de planeación, creando con ellos espacios participativos para la comunidad y su integración con las instituciones educativas. Los presupuestos participativos como herramientas de la política educativa que, la Secretaria Distrital de Educación utiliza con el propósito de controlar y manejar efectivamente los rubros de gastos y de ingresos, siendo además una clara expresión de la desconcentración y descentralización administrativa, se hacen imprescindibles para la clasificación de las partidas que avalan las cuentas de tales recursos, generando con ello un mayor control y una mayor eficiencia a la hora de ponerlos en práctica, ya que una clasificación adecuada genera un equilibrio financiero y a su vez constituye un mecanismo eficaz para la administración además de garantizar el cumplimiento de las metas encomendadas. Para su mayor compresión y mayor control los presupuestos de los colegios distritales clasifican las cuentas, de acuerdo al Plan Sectorial de Educación, con el fin de crear un sistema de información confiable y una herramienta que le permita adquirir una ventaja competitiva sostenible, haciendo eficientes sus procesos y optimizando sus ejercicios de participación efectiva. Los Fondos de Servicios Educativos son un instrumento de planificación a corto plazo (para un año) que tiene entre sus fines y objetivos ejecutar los lineamientos de la política educativa en la asignación de recursos financieros, de acuerdo a los preceptos desarrollados en la Constitución Nacional y más específicamente en la Ley 115 de 1994. Son además, los FSE, una de las 2 vertientes para la ejecución de los gastos de los colegios del Distrito. Las fases del proceso presupuestal (programación-ejecución- cierre), la participación activa y el control ciudadano, deben ser el pilar donde se cimenté la construcción de sólidas plataformas de interacción comunidad-

institución, generando con ello verdaderos espacios de ejercicio democrático y consolidando una percepción diáfana del verdadero concepto de lo público

Sí se adelanta un verdadero control social durante las fases de programación, ejecución y cierre presupuestal, se está facilitando el cumplimiento de la política Distrital del control social y Rendición de Cuentas y se podrá comunicar con claridad y veracidad el proceso, resultados e impactos de la gestión y se garantiza una interrelación permanente con la ciudadanía

BIBLIOGRAFÍA ü Burbano Ruiz Jorge, Presupuestos: enfoque moderno de planeación y

control de recursos ü Cartilla de Presupuestos con participación en Colegios Oficiales de

Bogotá D.C. ü Constitución Política de Colombia de 1991

ü Decreto 992 de 2002, “Por el cual se reglamenta parcialmente los

artículos 11, 12, 13 y 14 de la Ley 715 de 2001” ü Ley Orgánica de Presupuesto

ü Ley 115 de 1994, “Por la cual se expide la Ley General de Educación”

ü Ley 715 de 2001 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia

de recursos y competencias de conformidad a los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros”

ü Ley 617 de 2000

ü Manual de procedimientos de la Secretaría de Educación del Distrito.

ü Welsch Glenn A., Presupuestos: planificación y control de utilidades.

MARCO LEGAL ü Constitución Política de Colombia de 1991 ü Decreto 111 de 1996

ü Ley 215 de 1995 ü Ley 115 de 1994, “Por la cual se expide la Ley General de Educación”

ü Ley 715 de 2001 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia

de recursos y competencias de conformidad a los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros”

ü Decreto 992 de 2002, “Por el cual se reglamenta parcialmente los

artículos 11, 12, 13 y 14 de la Ley 715 de 2001” ü Ley 617 de 2000

LISTA DE ANEXOS Anexo A. Estructura Del Presupuesto Anexo B. Resolución de liquidación y acuerdo de aprobación Anexo C. Adición Presupuestal Anexo D. Traslado Presupuestal

ENSAYO DE PRESUPUESTO EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS DISTRITALES DE BOGOTÁ

Presentado a:

DR. HERNANDO MORALES REINA Coordinador de especialización

Presentado por:

YENSY STEFANNY RAMOS

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESPECIALIZACIÓN FINANZAS PÚBLICAS

BOGOTÁ D.C., NOVIEMBRE DE 2007