INVENTARIO FISICO CONCILIACIONES ALMACEN CONTABILIDAD

DIRECCION DISTRITAL DE CONTABILIDAD

SUBDIRECCION DE CONSOLIDACION GESTION E INVESTIGACION

INVENTARIO FISICO CONCILIACION ALMACEN CONTABILIDAD

CONTENIDO

Administracin y Control de Bienes (Funciones del Almacenista)

Toma fsica de Inventarios

Realizacin del Inventario al interior de la entidad.

Contratacin Externa

Faltantes

Sobrantes

Compensaciones

Actualizacin

Reclasificaciones (Bienes 0.5 SMMLV)

Ajustes ordinarios

Responsabilidades Fiscales

INVENTARIO FISICO CONCILIACION ALMACEN CONTABILIDAD

2.3.3. ADMINISTRACIN Y CONTROL DE LOS BIENES - FUNCIONES

La entidad tendr un rea o funcionario, encargado de mantener actualizadas las novedades,

movimientos y saldos de bienes en bodega, servicio o en poder de terceros, debidamente clasificados por

cuenta, dependencias y responsables.

El funcionario encargado del rea ser responsable por la recepcin, organizacin, custodia, manejo,

conservacin, administracin y suministro, de los bienes de propiedad y a cargo de la entidad.

FUNCIONES:

Dirigir y coordinar el equipo de trabajo que opera en el Almacn y Bodega de acuerdo con la estructura

organizacional diseada al interior de la entidad, como recursos bajo su responsabilidad para el

cumplimiento de sus funciones y lograr el normal funcionamiento de la dependencia.

Coordinar las actividades que en desarrollo de sus funciones tengan relacin con las dependencias de

Adquisiciones, Contabilidad e Inventarios o de quien haga sus veces.

Recibir, codificar, plaquetear e ingresar bienes a bodega, previa confrontacin de sus caractersticas,

marcas, modelos, series, tamaos y cantidades, contra los soportes que ordenan o sustentan las

operaciones de ingreso.

Almacenar y embarcar materiales, materias primas, y productos terminados en forma tcnica y oportuna.

Adems de proteger los elementos bajo su custodia contra hurto, dao o deterioro.

INVENTARIO FISICO CONCILIACION ALMACEN CONTABILIDAD

2.3.3. ADMINISTRACIN Y CONTROL DE LOS BIENES - FUNCIONES

Atender con prontitud los requerimientos de bienes de las diferentes dependencias, de acuerdo con los

procedimientos, normas y autorizaciones establecidas.

Llevar un sistema de registro que permita controles actualizados y exactos de la existencia de bienes en el

Almacn y Bodega, elaborar informes, conformar y rendir cuentas con la periodicidad que ordenen los

reglamentos internos, los organismos de control fiscal y administrativo, sustentados con los soportes de

los movimientos realizados durante el periodo.

Reportar oportuna y adecuadamente, a las reas de Contabilidad e Inventarios, los resmenes de los

saldos y movimientos y la documentacin relacionada con las novedades del Almacn y Bodega.

Informar y adelantar los procedimientos establecidos para dar de baja los bienes inservibles y los no tiles

u obsoletos; de conformidad con los procedimientos sealados en este manual.

Elaborar oportuna y correctamente los informes y documentos que se deben generar en el Almacn, con

base en los documentos soporte, debidamente tramitados.

Realizar conteos selectivos para confrontar las existencias fsicas contra los registros de los sistemas de

krdex y contables.

Planear, coordinar y realizar el inventario fsico total, en forma anual o en el periodo fijado por la

administracin y conciliar el resultado con las cifras contables.

INVENTARIO FISICO CONCILIACION ALMACEN CONTABILIDAD

Informar de manera oportuna los movimientos de bienes que se presentan al interior de la entidad, para

que se emitan o actualicen las plizas de seguros adquiridas para salvaguardarlos, en cumplimiento de lo

dispuesto por la Ley en materia de proteccin.

El cumplimiento adecuado de sus funciones precisa implementar controles para los bienes, de modo que

el responsable del rea o quien haga sus veces en la entidad realizar inventarios selectivos o rotativos

en cualquier periodo del ao, utilizando procedimientos que le permitan mantener actualizado el sistema

de registros, entre otros los siguientes:

Remitiendo al usuario un listado de los bienes a su cargo con el objeto de confrontar la existencia fsica

contra lo registrado, documento que una vez llevado a cabo el proceso, deber ser enviado al responsable

del almacn o bodega, firmado en seal de aceptacin o conformidad dentro de los cinco (5) das hbiles

siguientes al envo de la solicitud. En el caso de inconsistencias, comunicar por escrito dentro del mismo

tiempo al rea de Almacn o de inventarios sus inquietudes, situacin que permitir mantener un estricto

control sobre los bienes que le fueron asignados.

Otro posible mecanismo, sera mediante constatacin fsica directa por dependencia y usuario, realizada

por el responsable del rea o a travs de un funcionario del Almacn o Bodega.

De acuerdo con las disposiciones de la compaa de seguros la expresin Movimiento de Bienes, hace

referencia a la obligatoriedad de informar en forma oportuna la adquisicin, traslado entre ares internas o

dependencias de la Administracin Central, entrega de bienes en comodato, venta y dems novedades

que afecten el inventario de bienes en servicio o bodega, para efectos de su reconocimiento.

INVENTARIO FISICO CONCILIACION ALMACEN CONTABILIDAD

3.19.1. Responsabilidad de quienes ejecutan procesos diferentes al contable.

El proceso contable de las entidades pblicas est interrelacionado con los dems procesos que

se llevan a cabo, por lo cual, en virtud de la caracterstica recursiva que tienen todos los sistemas,

y en aras de lograr la sinergia suficiente que permita alcanzar los objetivos especficos y

organizacionales, todas las reas de las entidades que se relacionen con la contabilidad como

proceso cliente, tienen el compromiso de suministrar los datos que se requieran, en el tiempo

oportuno y con las caractersticas necesarias, de tal modo que estos insumos sean canalizados y

procesados adecuadamente.

3.19.2. Visin sistmica de la contabilidad y compromiso institucional.

La informacin que se produce en las diferentes dependencias ser la base para reconocer

contablemente los hechos econmicos, financieros, sociales y ambientales realizados, para lo cual

las entidades contables pblicas deben garantizar que la informacin fluya adecuadamente

logrando oportunidad y calidad en los registros. Es preciso sealar que las bases de datos

administradas por las diferentes reas de la entidad se asimilan a los auxiliares de las cuentas y

subcuentas que conforman los estados contables, por lo que, en aras de la eficiencia operativa de

las entidades pblicas, no podr exigirse que la totalidad de la informacin que administre una

determinada dependencia tambin se encuentre registrada en la contabilidad.

La presentacin oportuna, y con las caractersticas requeridas por las diferentes reas que

procesan informacin, debe ser una poltica en la que se evidencie un compromiso institucional.

4.10. TOMA FSICA O INVENTARIO Es la verificacin fsica de los bienes o elementos en los Almacenes o bodegas, depsitos, farmacias, dependencias, a cargo de usuarios, etc., con el fin de confrontar las existencias reales o fsicas, contra los saldos registrados en la bodega, oficina de control de Inventarios y cuentas contables. Esta confrontacin se realiza mediante la prctica de pruebas representativas de los bienes por cada cuenta, dependencia o responsable, efectuado por lo menos una vez al ao.

INVENTARIO FISICO CONCILIACION ALMACEN CONTABILIDAD

4.10. TOMA FSICA O INVENTARIO Los inventarios o tomas fsicas deben realizarse con el propsito de verificar, clasificar, analizar y valorizar los bienes propiedad de la entidad, en cumplimiento de lo establecido por los Organismos de Control, la Contadura General de la Nacin y por la Direccin Distrital de Contabilidad, que disponen velar por el registro permanente y valorizado de los bienes muebles, Propiedades, Planta y Equipo devolutivos, consumo, servibles o inservibles, en servicio o en bodega, recibidos y entregados a terceros, que conforman el patrimonio de las entidades distritales, de acuerdo con las normas vigentes en lo referente a las operaciones que afectan el manejo del inventario. Adicional al inventario anual obligatorio, la entidad podr realizar inventarios rotativos o de verificacin de forma peridica que le permitan mantener actualizadas las cifras que componen su patrimonio y controlar los bienes en especial los que se encuentran en servicio.

INVENTARIO FISICO CONCILIACION

ALMACEN CONTABILIDAD

DEVOLUTIVOS

Bienes en Almacn

Bienes en servicio

Bienes no explotados

Bienes en Comodato

INVENTARIOS - FSICOS

CONSUMO

Cargos Diferidos

Bienes de Arte y Cultura

Intangibles

INVENTARIO FISICO CONCILIACION ALMACEN CONTABILIDAD

4.11.2. INVENTARIO PARA LA ENTREGA DE ALMACENES Y BODEGAS

Son aquellos inventarios fsicos levantados con el propsito de entregar los bienes y

transferir la responsabilidad de su registro, manejo y custodia por cambio del responsable

del manejo del Almacn y Bodega.

Cuando por cualquier motivo (traslado, separacin del cargo, etc.) un empleado de manejo

deba hacer entrega de bodegas, depsitos, farmacias, etc., que estn bajo su

responsabili