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GERENCIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Abril 2011 Manual Administrativo de Capacitación Página 1 de 32

INVENTARIOS DE ARTICULOS NEGATIVOS SAP. Objetivo: Realizar la toma física de los productos de SECOS, que presentan una existencia teórica negativa a total centro, utilizando la herramienta estándar de SAP en la modalidad de Inventarios Planificados, para determinar las variaciones en el inventario teórico vs físico, contabilizar los ajustes correspondientes y evitar la afectación al resurtido de productos. Lineamientos:

1. Es responsabilidad del Jefe de área administrativa cumplir con las siguientes tareas básicas: Supervisar la contabilización oportuna de los documentos que afectan el inventario en SAP. Supervisar el proceso de la toma física. Crear los documentos de inventario en la transacción MI31 para la revisión del martes al

jueves. Imprimir las diferencias de inventario en la transacción ZMIM_MI20 para validar con el

Jefes de departamento.

Generar e imprimir las hojas para conteo en la transacción MI21, esto por Jefe de departamento y por día.

Fijar el conteo en CERO de todos los documentos de inventario generados en la transacción MI31, esto se hace en la transacción MI04.

Validar que los movimientos de inventario en el teórico de SAP correspondiente al día de la toma, no impacten en las diferencias.

Realizar en la transacción MI05 las correcciones necesarias, producto de la validación. Borrar del documento antes de generar diferencias los artículos no contados esto se hace en

la transacción MI02. Contabilizar los documentos de inventario, con la transacción MI07 Informar al Gerente de Tienda el resultado de la toma y los ajustes aplicados solicitando

firma en el documento.

2. Es responsabilidad del Jefe de departamento. Realizar la toma física de los documentos que le entregue el Jefe de Area Administrativo del

martes a jueves y entregar el día de la toma el resultado del conteo al Jefe de Area Administrativo a más tardar a las 17 horas.

El número de artículos mínimo que debe revisar un Jefe de departamento es de 30 artículos.

3. Es responsabilidad del Jefe de Area Comercial. Garantizar la veracidad y oportunidad de la toma física. Confirmar con el Jefe de Area Administrativo que el Jefe de departamento le entrego las

tomas en el horario establecido.

4. Es responsabilidad del Jefe de Operaciones. Mantener el orden de la mercancía en los diferentes almacenes que están bajo la

responsabilidad del personal a su cargo.

5. Es responsabilidad del Gerente de tienda. Revisar con el Jefe de Area Administrativo los ajustes aplicados y firmar la documentación

soporte.

6. Es responsabilidad del Subgerente de Procesos Administrativo. Dar seguimiento al proceso de los inventarios negativos. Aplicar ajustes de los artículos que tuvieron un ajuste del último inventario general como

sobrante menor, el ajuste del Subgerente de Procesos Administrativos debe ser por un importe igual al total en pesos de inventarios negativos aplicados.

7. Es responsabilidad de la Gerencia de Procesos Administrativos. Evaluar la actividad por parte del Jefe de Area Administrativo y Subgerente de Procesos

Administrativo.

Inducción General: Desde 1997 en la compañía se lleva el control de los inventarios por artículo, a partir de esa fecha apareció el cáncer de los inventarios negativos, estos provocados por múltiples causas operativas, comerciales y administrativas (Inventarios Generales), para tratar de erradicarlos es importante garantizar todos los procesos operativos que afectan el control de las existencias, evitando al máximo errores que conviertan el inventario teórico en negativo, este problema impacta tanto en la compañía que la Dirección General ha definido como un indicador para evaluación de la tienda un % máximo de .60 artículos con inventario negativo del total de artículos que maneja la sucursal, según las bases de datos. Como una medida correctiva cada semana se pide a los Jefes de departamento de las sucursales revisar los artículos que presentan esta condición, la actividad se base en la toma de inventarios de artículos con existencia negativas, considerando la existencia física de los almacenes y comparando esta con el teórico del



sistema SAP, esta actividad finaliza con el ajuste de corrección de la existencia en el sistema, de consumarse la teoría del inventario negativos (Sobrante) el ajuste beneficiara el resultado de la tienda, para compensar este beneficio se definió que el importe total de negativo será la base para aplicar ajuste de los artículos positivos menores del ultimo inventario general, artículos que impactaran también negativamente en el resultados de los inventarios si el ajuste fue incorrecto. Por el momento usaremos la herramienta estándar de SAP de inventario planificado, generando los documentos para la revisión en la transacción MI31, quedando bajo la responsabilidad del Jefe de Area Administrativo la definición de los artículos a revisar, en un futuro podremos usar transacciones desarrolladas directamente en SAP, la Gerencia de Procesos Administrativos dará seguimiento a estos desarrollos con los consultores de SAP. El Jefe de departamento tiene la responsabilidad de realizar la toma física de mínimo 30 artículos diarios, entregar las existencias al Jefe de Area Administrativo quien se encargara de capturar, validar diferencias, corregir y aplicar el ajuste correspondiente mediante la contabilización del documento. El Jefe de Area Administrativo debe organizar sus actividades para realizar sobre esta actividad diariamente dos actividades básicas: 1.- Supervisar en el campo de trabajo la veracidad de la toma que presentan diferencias más significativas de los Jefes de departamento. 2.- Realizar las actividades administrativas que se definirán en este manual como su responsabilidad, no es posible delegar esta actividad a los Auxiliares Administrativos por la importancia que esto tiene y el impacto que tiene en dos indicadores que son la merma y confiabilidad. Los ajustes que se deriven de las tomas, una vez validados por los Jefes de Area Administrativo se deben

contabilizar para corregir las existencias, no existe una autoridad en la tienda con la facultad para impedir que se hagan las correcciones, ya que esto es una instrucción de la Dirección General. A los Gerentes de tienda les tenemos que presentar el reporte de la transacción ZMIM_MI20 generado después de las correcciones y antes de contabilizar para indicar el importe total a corregir, se procede a la contabilización y se genera nuevamente el mismo reporte donde podrán corroborar la fecha de contabilización y en este reporte los Gerentes de tienda lo firmaran para archivo y revisión de Auditoria Interna. Tipo de rol Inventario Negativo, Está integrado por todos los artículos del reporte STOCK ACTUAL del @dm del área de SECOS que a total centro muestra una existencia teórica negativa.

Control de Referencia.

DATOS BASICOS MI31

TIPO DE ROL NUMERO DE INVENTARIO REFERENCIA

INVENTARIO NEGATIVO INVENT-NEGATIVO INV-NEGATIVOSS

* En las referencias deben sustituir las letras SS por el número de semana del año.

SEMANA DEL AL

41 02/10/2011 08/10/2011

42 09/10/2011 15/10/2011

43 16/10/2011 22/10/2011

44 23/10/2011 29/10/2011

45 30/10/2011 05/11/2011

46 06/11/2011 12/11/2011

47 13/11/2011 19/11/2011

48 20/11/2011 26/11/2011

49 27/11/2011 03/12/2011

50 04/12/2011 10/12/2011

51 11/12/2011 17/12/2011

52 18/12/2011 24/12/2011



53 25/12/2011 31/12/2011

Tip’s para la corrección de positivos menores:

1) Si el articulo a ajustar estaba negativo en sistema el día del inventario seguramente el sobrante es correcto, por tanto, no se debería ajustar.

2) Es recomendable ajustar primero las diferencias de 1 a 9 piezas y así agotar la bolsa por rangos ascendentes.

3) Ya que se conoce el comportamiento de los negativos por tienda, existen dos formas de ajustar: Ajustar un importe fijo semanal de acuerdo al comportamiento promedio en pesos de cada tienda.(no

recomendable). Ajustar el importe lo más cercano a lo realmente ajustado por concepto de negativos. (es lo más

adecuado en función del margen a nivel de tienda). 4) No ajustar clases o artículos que sabemos pueden impactar en importe por ejemplo Farmacia, jaula

par o algún otro departamento. 5) No ajustar artículos que en la transacción MB51 muestren ajustes con la clave de movimiento 711,

712,701 o 702, con fecha de contabilización inicial un día después del inventario general y a la fecha actual, ya que esto indica que ya se realizó un inventario y ajuste posterior al inventario general.

Actividades y Guía práctica: Actividad 1 Jefe de Area Administrativo: Los lunes de cada semana genera en la herramienta @dm el reporte de STOCK ACTUAL, esto de acuerdo a lo que establece el Manual “Inventario Reporte Teórico SAP en @dm STOCK ACTUAL”, una vez que tiene el reporte realiza lo siguiente:

1. Elimina los artículos de los departamentos Alimentos, Perecederos y Consumos Internos. 2. Con esto quedaran solo los artículos de SECOS (Electro-Muebles, PGC, Ropa-Zapatería-Telas y

Variedades), de este reporte solo sé queda con el inventario teórico a total centro, estos los podrá identificar en la columna almacén, ya que tienen la clave TODOS.

3. Una vez que tiene el inventario por articulo total centro, los ordena por inventario teórico y elimina los que tienen inventario positivo.

4. Finalmente obtiene su reporte de artículos a total centro con inventario negativo, con este reporte realiza los siguiente:

a. Separa los negativos por Jefe de departamento. b. Una vez que los tiene separado por Jefe de departamento los ordena por Grupo de Articulo. c. Del reporte por Jefe de departamento ordenado por Grupo de Artículos, selecciona 30

artículos diarios a revisar para el martes, miércoles y jueves, con esto revisaremos un total de 90 artículos mínimo por Jefe de departamento durante una semana.

d. Un día antes de la toma genera en la transacción MI31, los documentos para la toma física, esto por jefe de departamento.

Actividad 2 Jefe de Area Administrativo: Un día antes de la toma, accesa a la transacción MI31 Batch-Input Crear doc-invent y crea los documentos para los artículos negativos a revisar por cada Jefe de departamento, creara los documentos en la MI31 tantas veces como sea necesario, debe llevar control de sus números de documentos por Jefe de departamento. Guía para generar el reporte en SAP



1. Anota la transacción MI31

2. Da un Click en “Continuar” transacción MI31

3. Anota el nombre del tipo de rol

según tabla de referencias. INTERNOS”

4. Anota la referencia que corresponde al tipo de rol y semana

5. Marca la casilla “Fijar stock teórico”

2. Anota la fecha del Inventario físico, día siguiente.

6. En cifra máx pos./doc, anota siempre 300, será el número máximo de artículos por documento

7. Marca la casilla “Retener juegos dat.tratados

9. Marca la casilla “Artículos en petición de borrado”

1. Anota el centro correspondiente a la

tienda, para el ejemplo se utilizó 0017 corresponde a Coatepec

10. Marca “Crear doc. Directam”

11. Da un click en la flecha de selección múltiple, para indicar los artículos a inventariar.

8. Marca salida log

INVENT-NEGATIVO

INV-NEGATIVO41



1. Pega los numero de artículos a inventariar.

2. Da un click en “Tomar”

1. Da un click en “Según stock”

2. Asegura que este marcada la casilla “Incl. Artículos inventariados”

3. Asegura que este marcada la casilla “Libre utilización”

5. Marca “Centro-almacén-artículos”

4. Da un click en “Clasificación”



Da un click en “Ejecutar”

Lista de documentos generados



Selecciona la ruta Lista/Exportar/Hoja de cálculo de coste Para bajar la información a Excel.

Da un click en “Guardar”



Selecciona la columna H de documentos, le da copiar.

1. En la hoja 2 del mismo archivo le da pegar. 2. Da un click en Quitar

duplicados.



Departamento

PGC Comestible

PGC Comestible

PGC Comestible

PGC Comestible

PGC Comestible

Da un click en Aceptar

Da un click en Aceptar



Actividad 3 Jefe de Area Administrativo: Un día antes de la toma para el periodo del martes a jueves, accesa a la transacción MI21 Imprimir documento inventario, genera e imprime los reportes para la toma, tomando como base el resumen de los números de documentos creados por cada Jefe de departamento:

Documento inventario

0100459744

0100459745

0100459746

0100459747

0100459748 Guía para generar el reporte en SAP

Identifica cada documento por Jefe de departamento




2. Da un click en “Continuar”

1. Anota el centro 2. Da un click en Selección

Múltiple, para pegar los documentos



1. Da un click en “Upload del portapapeles”

2. Da un en “Tomar”

Da un click en “Ejecutar”



Este es el reporte que deberás imprimir y entregar al tomador de existencia o Jefe de departamento, para el vaciado de la toma física.



Actividad 4 Jefe de Area Administrativo: El día de la toma al momento de ingresar a la sucursal, confirma que ya cayó la venta de día anterior; esto en la transacción WPER y procede a fijar en CEROS todos los documentos que contienen los artículos que contara el Jefe de departamento, esto lo hace en la transacción MI04 Entrar recuento de invent con doc y debe fijar todos los documentos que entrego a los Jefes de departamento:

Documento inventario

0100459744

0100459745

0100459746

0100459747

0100459748 Guía para generar el reporte en SAP Revisión de Ventas Transacción WPER

1. Escribe WPER




3. Da un click en “Ejecutar”

1. Anota la fecha que quiere consultar en los dos campos.

2. Anota el número de sucursal

Al dar un click en la fila a tratar del sub menú: Proceso de entrada, le debe mandar el mensaje “No existen más detalle, no es posible desplegar este nodo”, eso indica que todos los documentos por ventas quedaron contabilizado. Si le abre un árbol como el ejemplo de Documentos trat, quiere decir que esos documentos o artículos no se han contabilizados en esos casos debe evaluar si debe o no continuar con el proceso de crear la MI31, esto lo revisa con el Subgerente correspondiente de la zona



Fijar documentos en CERO MI04

En este ejemplo: Los documentos están contabilizados, si esto lo presenta en la fila a tratar quiere decir que no están contabilizados





1. Anota el número de documento.


3. Anota la fecha del recuento, este debe ser la fecha actual.

2. Anota el ejercicio del documento.

Da un click en “Fijar recuento cero”



Actividad 5 Jefe de Area Administrativo: El día de la toma una vez que el Jefe de departamento termina de hacer el inventario físico, realiza la captura del conteo físico en los documentos generados, esto lo hace en la transacción MI05 Modificar recuento inventario, la captura se debe hacer en documento y posición correcta, esto de acuerdo al reporte generado en la transacción MI21. Guía para generar el reporte en SAP

Notara que todos los artículos quedaran marcados.

Da un click en “Contabilizar”

Mensaje de

fijación



1. Escribe la transacción MI05



1. Anota el número de documento

2. Anota el Ejercicio.



Actividad 6 Jefe de Area Administrativo: Borra de los documentos las posiciones no inventariadas por el Jefe de departamento, esto antes de generar diferencias, para evitar que esto impacte en el resultado, para ello accesa a la transacción MI02 Modificar documento de inventario, debe ubicar la posición de cada documento para que sea más fácil el borrado, lógicamente el Jefe de departamento debe hacer un esfuerzo por hacer el inventario físico de todos los artículos que se le entregaron. Los artículos borrados los debe reprogramar para el día siguiente, esto es importante para contabilizar el 100 % de los artículos que contiene cada documento, con esto evitamos que un conteo futuro en SAP no te permita generar un documento para esos artículos. Subgerente de procesos Administrativos: Mediante el uso de la tabla IKPF debe ir confirmando que los documentos de inventarios planificados o no planificados queden contabilizados al 100 % es decir que en las

Desmarca las casilla que va a modificar

Si no se contó el artículo o el conteo es cero no desmarca la casilla

Modifica las cantidades


Mensaje de la modificación, realizada al documento



columnas ZSTAT y DSTAT este marcadas con una X, esto es indicativo de su contabilización al 100 %, esto es importante para evitar problemas en las tomas de los inventarios cíclicos o generales. Guía para generar el reporte en SAP

Escribe la transacción MI02

Da un click en “Continuar”

1. Anota el número de documento.


2. Anota el ejercicio.



En la ruta Tratar/Posicionar, ubica la posición que quiere borrar.

Anota la posición y da Intro.



1. Da un click en la casilla “Bor”

2. Da un click en “Ind borrado”


Notara que la casilla “Bor”

quedo marcada con una

“Palomita”, esto es

indicativo que el artículos

quedo borrado



Actividad 7 Jefe de Area Administrativo: El día de la toma una vez que termina la captura y antes de que se retire el Jefe de departamento debe generar el reporte de diferencias en la transacción ZMIM_MI20 Listado de Diferencias de Inventario, revisar las diferencias más significativas con el Jefe departamento, el reporte lo debe generar por Jefe de departamento, incluyendo solo sus documentos. Guía para generar el reporte en SAP

Mensaje de la modificación al documento

1. Escribe la transacción ZMIM_MI21




1. Si los números de documentos son consecutivos el menor y mayor, si no son consecutivos usar selección múltiple para pegarlos.

2. Anota el ejercicio

5. Da un click en “Selección múltiples”, para anotar todos los almacenes.

3. Anota el centro

4. Anota la fecha del documento, es decir cuando se creó, esto siempre es el día anterior.

1. Da un click la casilla “Seleccionar intervalos”

2. Anota por rango todos los almacenes.



Selecciona la ruta Lista/Exportar/Hoja de cálculo

Da un click en “Guardar”



Actividad 8 Jefe de Area Administrativo: Realiza en la transacción MI05 (Actividad 5) las correcciones pertinentes por errores detectados en la validación. Posteriormente vuelve a generar las diferencias en la transacción ZMIM_MI20 (Actividad 6), presenta documento de diferencias al Gerente tienda, para que firme de conformidad el ajuste, esto lo hace antes de contabilizar en ausencia del Gerente de tienda lo presenta al Jefe de Area Encargado de tienda. Gerente de tienda o Encargado: Firma al documento al Jefe de Area Administrativo de conformidad con la diferencia.

Da un click en “SI”

Este es el reporte de las diferencias a revisar



Actividad 9 Jefe de Area Administrativo: Contabiliza los documentos en la transacción MI07, Guía para generar el reporte en SAP

En este documento el Gerente debe

firmar.

1. Escribe la transacción MI07




La fecha del inventario es siempre la fecha

actual



Por el número de documentos se recomienda que la contabilización se realice en la transacción MI07 de manera individual, pero existe también una opción para contabilizar masivamente.

Este mensaje indica que el documento ya quedo contabilizado.



Actividad 10 Jefe de Area Administrativo: Una vez que termina de contabilizar los documentos, puede generar el reporte de diferencias transacción ZMIM_MI20, para confirmar que lo contabilizado corresponde a lo validado, debe garantizar que en la columna de “CONTABILIZADO” de este reporte todos tengan la fecha actual.

Actividad 11 Jefe de Area Administrativo: Lleva control de los documentos contabilizados por Jefe de departamento en archivos de Excel para que cada semana (Viernes) genere la transacción ZMIM_MI20 considerando todos los documentos contabilizados de todos los Jefes de departamento durante la semana, este archivo en Excel y respetando todas las columnas que contiene se debe mandar al Subgerente de Procesos Administrativo el día viernes a las 10 de la mañana. Actividad 12 Subgerente de Procesos Administrativos: Recibe información del Jefe de Area Administrativo y realiza lo siguiente:

1. Determina el importe total de negativos en pesos aplicado durante la semana. 2. Toma del archivo positivos menores del ultimo inventario que nos envió la Gerencia de Procesos

Administrativos los artículos que tengan pendiente ajuste de corrección por un importe igual a lo ajustado de negativos en pesos, a estos artículos le aplica un ajuste por el total sobrante en piezas que tuvo en el último inventario según el archivo de positivos menores, esto lo aplica en la transacción MB1A con clave de contabilización 712 y en al almacén 0002 Bodega, es importante considerar que si su tienda tuvo el ultimo inventario en MMS, al archivo de positivos mayores debe

ligar el SKU de MMS al Material de SAP, porque el ajuste lo debe hacer en SAP. 3. Elabora y envía reporte para la Gerencia de Procesos Administrativos, con la siguiente información:

Para garantizar que se contabilizaron todas las posiciones del documento en esta columna debe indicar la fecha de contabilización, en todas las posiciones.



AJUSTES NEGATIVO AJUSTE POS MENOR Observación sobre negativos

Zona Sucursal IMPORTE IMPORTE

Xalapa 02 Centro 35821.86 35,810.06

Xalapa 03 Almacenes 4,803.23 3,795.00

Xalapa 04 Crystal 46,963.08 42,723.00

Xalapa 17 Coatepec 44,906.21 44,850.56

Xalapa 19 Museo 0.00 0.00

Entrego a los Jefes de depto, pero no los

contaron

Xalapa 59 Animas 17,425.33 17,400.00

Xalapa 33 Martinez de la torre 436.00 410.15 En la tarea de reflexis salieron pocos negativos

Xalapa 64 Teziutlan 11,703.79 11,701.63

Xalapa 623 Carolino 0.00 0.00 En la tarea de reflexis no le salieron negativos

Xalapa 626 Ignacio de la llave 7,314.00 7,279.00

Xalapa 657 Superche 20 de Nov 27,848.01 27,876.80

133,551.64 128,159.34

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