INVENTARIOS PROCEDIMIENTOS

7/26/2019 INVENTARIOS PROCEDIMIENTOS

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MANUAL DE NNOORRMMAASSYYPPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS

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CENTRO DE INVESTIGACIN Y DE ESTUDIOS AVANZADOS DEL I.P.N.

Manual de Normas y Procedimientos delDepartamento de Almacenes e Inventarios

1/193Octubre 2006

CONTENIDO

Acta de autorizacin ............................................................................................ 2

Presentacin ........................................................................................................ 3

Objetivo del Manual ............................................................................................. 4

Marco jurdico ...................................................................................................... 5

Procedimientos rea de Almacenes

Recepcin y registro de Entrada de Bienes a los Almacenes ....................... 13 Acomodo de Bienes en los Almacenes ......................................................... 21 Entrega de Bienes Solicitados y el registro por su salida de los Almacenes . 29 Devolucin de Bienes a los Almacenes ........................................................ 35 Emisin de reportes de los Almacenes ......................................................... 43 Toma fsica de inventarios y determinacin de diferencias en Almacn ...... 49

Procedimientos rea de Inventarios

Alta y registro de Bienes de Activo Fijo ......................................................... 64 Reasignacin de Activos Fijos ...................................................................... 76 Reporte de No Adeudo de Activos Fijos ....................................................... 85

Traslado de Activos Fijos a Bodega .............................................................. 92 Donacin de Activos Fijos........................................................................... 101 Venta de Desechos Generales del Cinvestav ............................................. 110 Toma de Inventario Fsico de Activos Fijos ................................................. 118 Conciliacin Contable de Activos Fijos ....................................................... 129 Salida-Entrada de Activos Fijos .................................................................. 136 Bajas Registro Contable ............................................................................. 143 Venta de Vehculos..................................................................................... 150 Venta de Bienes y/o Equipos ...................................................................... 157

Formatos y/o anexos ....................................................................................... 164

Participantes en la elaboracin del manual ...................................................... 165

Directorio ......................................................................................................... 166


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2/193Octubre 2006

ACTA DE AUTORIZACIN DEL MANUAL DENORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE

ALMACENES E INVENTARIOS

DE CONFORMIDAD CON EL OFICIO NM. 030260 EXPEDIDO POR LA DRA.ROSALINDA CONTRERAS THEUREL, DIRECTORA GENERAL DEL CENTRO DEINVESTIGACIN Y DE ESTUDIOS AVANZADOS DEL I.P.N., DE FECHA DE 03 DE

ABRIL DE 2003 Y CON EL PROPSITO DE DAR ORDEN Y CONGRUENCIA A LAS

ACTIVIDADES OPERATIVAS QUE SE REALIZAN, RACIONALIZANDO EL USO DE LOSRECURSOS Y PRECISANDO CON CLARIDAD LAS RESPONSABILIDADES, SEAUTORIZAEL PRESENTE MANUAL.

LIC. VCTOR GABRIEL GUTIRREZ LUGOSecretario Administrativo


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3/193Octubre 2006

PRESENTACIN

POR LO RELEVANTE DE LAS FUNCIONES ENCOMENDADAS A LAS REAS DEALMACENES E INVENTARIOS, EN OFICINAS CENTRALES Y UNIDADESFORNEAS, ES IMPORTANTE QUE LOS SERVIDORES PBLICOSRESPONSABLES DEL MANEJO DE ALMACENES Y CONTROL DEINVENTARIOS, CONOZCAN AMPLIAMENTE LA NORMATIVIDAD APLICABLE YDISPONGAN DE UN DOCUMENTO PRCTICO QUE LOS GUE Y ORIENTE ENSU QUEHACER DIARIO.

EL PROPSITO DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LASREAS DE ALMACENES E INVENTARIOS, ES EL DE CONSTITUIR UNDOCUMENTO DE APOYO Y CONSULTA AL PERSONAL QUE SE DESEMPEA

EN ESTA MATERIA, RAZN POR LA CUAL, CONTIENE LO RELATIVO ALASPECTO LEGAL, LOS FORMATOS A UTILIZAR Y LAS DIFERENTES REASQUE PARTICIPAN EN CADA PROCEDIMIENTO.

INDIVIDUALMENTE, LOS PROCEDIMIENTOS INCLUYEN LAS NORMASJURDICAS QUE LOS SUSTENTAN, SU OBJETIVO, LAS NORMAS DEOPERACIN Y LOS DIAGRAMAS DE FLUJO DE CADA UNO DE ELLOS.

CABE DESTACAR, QUE LOS PROCEDIMIENTOS PODRN SER MODIFICADOSY ACTUALIZADOS, A FIN DE MANTENER SU VIGENCIA Y APLICABILIDAD,

PREVIA REVISIN PERIDICA Y SISTEMTICA QUE EFECTEN LASUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES, EL DEPARTAMENTO DEALMACENES E INVENTARIOS Y LAS UNIDADES FORNEAS.

FINALMENTE, ES DE RESALTAR QUE, COMO DOCUMENTO DE CONSULTA YAPOYO, DEBER SER DADO A CONOCER Y PERMITIR SU LIBRE ACCESO YCONSULTA AL PERSONAL QUE SE ENCUENTRA INVOLUCRADO EN SU

APLICACIN, RAZN POR LA CUAL, INVARIABLEMENTE, PERMANECER ENLAS INSTALACIONES DEL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOSY UNIDADES FORNEAS, INDEPENDIENTEMENTE, DE LOS EJEMPLARES QUESE RESGUARDEN EN LA SECRETARA ADMINISTRATIVA, CONTRALORA

INTERNA, RELACIONES PBLICAS Y SUBDIRECCIN DE RECURSOSMATERIALES Y SUBDIRECCIN DE PLANEACIN.


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4/193Octubre 2006

OBJETIVO DEL MANUAL

NORMAR E INTEGRAR EN UN DOCUMENTO, LOS PROCEDIMIENTOSRELATIVOS AL MANEJO DE ALMACENES Y CONTROL DE INVENTARIOS, ENOFICINAS CENTRALES Y UNIDADES FORNEAS DEL CINVESTAV, BASADOSEN LOS PRECEPTOS APLICABLES DE LAS DISTINTAS MATERIAS JURDICAS Y

APOYADOS CON INFORMACIN SISTEMATIZADA QUE COADYUVE ALCUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES ENCOMENDADAS.


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5/193Octubre 2006

MARCO JURDICO

DISPOSICIONES CONSTITUCIONALES.

CONSTITUCIN POLTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS.5-II 1917 Y SUS REFORMAS.

LEYES Y CDIGOS.

LEY GENERAL DE TTULOS Y OPERACIONES DE CRDITO.D.O.F. 27-VIII-1932 Y SUS REFORMAS.

LEY GENERAL DE SOCIEDADES MERCANTILES.D.O.F. 4-VIII-1934 Y SUS REFORMAS.

LEY GENERAL DE INSTITUCIONES Y SOCIEDADES MUTUALISTAS DESEGUROS.D.O.F. 31-VIII-1935 Y SUS REFORMAS.

LEY FEDERAL DE INSTITUCIONES DE FIANZAS.D.O.F. 29-XII-1950 Y SUS REFORMAS.

LEY ORGNICA DE LA ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL.D.O.F. 29-XII-1976 Y SUS REFORMAS.

LEY GENERAL DE DEUDA PBLICA.D.O.F. 31-XII-1976 Y SUS REFORMAS.

LEY DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD Y GASTO PBLICO FEDERAL.D.O.F. 31-XII-1976 Y SUS REFORMAS.

LEY DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO.D.O.F. 29-XII-1978 Y SUS REFORMAS.

LEY DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA.

D.O.F. 30-XII-1980 Y SUS REFORMAS.

LEY FEDERAL DE DERECHOS.D.O.F. 31-XII-1981 Y SUS REFORMAS.

LEY GENERAL DE BIENES NACIONALES.D.O.F. 8-I-1982 Y SUS REFORMAS.


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6/193Octubre 2006

MARCO JURDICO

LEY FEDERAL DE RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORESPBLICOS.D.O.F. 31-XII-1982 Y SUS REFORMAS.

LEY DE PLANEACIN.D.O.F. 5-I-1983.

LEY FEDERAL DE LAS ENTIDADES PARAESTATALES.D.O.F. 14-V-1986 Y SUS REFORMAS.

LEY DE INSTITUCIONES DE CRDITO.D.O.F. 18-VII-1990 Y SUS REFORMAS.

LEY DE LA PROPIEDAD INDUSTRIAL.D.O.F. 27-VI-1991 Y SUS REFORMAS.

LEY FEDERAL SOBRE METROLOGA Y NORMALIZACIN.D.O.F. 1-VII-1992 Y SUS REFORMAS.

LEY FEDERAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO.D.O.F. 4-VIII-1994 Y SUS REFORMAS.

LEY FEDERAL DEL DERECHO DE AUTOR.D.O.F. 24-XII-1996 Y SUS REFORMAS.

LEY PARA EL FOMENTO DE LA INVESTIGACIN CIENTFICA YTECNOLGICA.D.O.F. 21-V-1999.

LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DELSECTOR PBLICO.D.O.F. 04-I-2000.

LEY DE INGRESOS DE LA FEDERACIN DEL EJERCICIO FISCAL ENCURSO.

CDIGO DE COMERCIO.D.O.F. 13-X-1889 Y SUS REFORMAS.


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7/193Octubre 2006

MARCO JURDICO

CDIGO CIVIL FEDERAL.D.O.F. 26-V-1928 Y SUS REFORMAS.

CDIGO FEDERAL DE PROCEDIMIENTOS CIVILES.D.O.F. 24-II-1943 Y SUS REFORMAS.

CDIGO FISCAL DE LA FEDERACIN.D.O.F. 31-XII-1981 Y SUS REFORMAS.

PRESUPUESTO DE EGRESOS DE LA FEDERACIN DEL EJERCICIOFISCAL EN CURSO.

PLAN NACIONAL DE DESARROLLO 2001-2006.D.O.F. 30-V-2001.

REGLAMENTOS.

REGLAMENTO DE LA LEY DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD Y GASTOPBLICO FEDERAL.D.O.F. 18-XI-1981 Y SUS REFORMAS.

REGLAMENTO DE LA LEY DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA.D.O.F. 29-II-1984 Y SUS REFORMAS.

REGLAMENTO DEL CDIGO FISCAL DE LA FEDERACIN.D.O.F. 29-II-1984 Y SUS REFORMAS.

REGLAMENTO DE LA LEY FEDERAL DE LAS ENTIDADESPARAESTATALES.D.O.F. 26-I-1990 Y SUS REFORMAS.

REGLAMENTO DE LA LEY DE LA PROPIEDAD INDUSTRIAL.D.O.F. 23-XI-1994.

REGLAMENTO DE LA LEY FEDERAL DEL DERECHO DE AUTOR.D.O.F. 22-V-1998.


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8/193Octubre 2006

MARCO JURDICO

REGLAMENTO DE LA LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS YSERVICIOS DEL SECTOR PBLICO.D.O.F. 20-VIII-2001.

DECRETOS

DECRETO POR MEDIO DEL CUAL SE CREA EL CENTRO DEINVESTIGACIN Y DE ESTUDIOS AVANZADOS DEL INSTITUTOPOLITCNICO NACIONAL.D.O.F. 5-XI-1960.

DECRETO QUE CREA EL CENTRO DE INVESTIGACIN Y DE ESTUDIOSAVANZADOS DEL INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL Y EL CUALABROGA EL EXPEDIDO CON FECHA 28 DE OCTUBRE DE 1960,PUBLICADO EN EL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIN EL 5 DENOVIEMBRE DE 1960.D.O.F. 06-V-1961.

DECRETO QUE REFORMA LOS ARTCULOS 7. 10, 15, 17 Y 18 DELDECRETO DEL 17 DE ABRIL DE 1961 QUE CREA EL CENTRO DEINVESTIGACIN Y DE ESTUDIOS AVANZADOS DEL INSTITUTOPOLITCNICO NACIONAL.D.O.F. 29-XII-1970.

DECRETO POR EL QUE EL CENTRO DE INVESTIGACIN Y DE ESTUDIOSAVANZADOS DEL INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL, MANTENDR SUCARCTER DE ORGANISMO PBLICO DESCENTRALIZADO, CONPERSONALIDAD JURDICA Y PATRIMONIO PROPIOS Y EL CUAL ABROGALOS EXPEDIDOS EL 17 DE ABRIL DE 1961 Y EL 18 DE NOVIEMBRE DE1970, PUBLICADOS EN EL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIN EL 6 DEMAYO DE 1961 Y 29 DE DICIEMBRE DE 1970, RESPECTIVAMENTE.D.O.F. 24 IX 1982, FE DE ERRATAS PUBLICADAS EN EL D.O.F. EL 10-XI-1982 Y EL 18-I-1983, RESPECTIVAMENTE.

DECRETO POR EL QUE SE APRUEBA EL PLAN NACIONAL DEDESARROLLO 2001-2006.D.O.F. 30-V-2001.


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9/193Octubre 2006

MARCO JURDICO

ACUERDOS.

ACUERDO QUE ESTABLECE LOS CASOS EN QUE DEBERN EXPEDIRSEACTAS DE VENTA O FACTURAS DE LOS BIENES QUE SE INDICAN.D.O.F. 20-VIII-1982.

ACUERDO QUE ESTABLECE LOS LINEAMIENTOS Y ESTRATEGIASGENERALES PARA FOMENTAR EL MANEJO AMBIENTAL DE LOSRECURSOS EN LAS OFICINAS ADMINISTRATIVAS DE LAS DEPENDENCIASY ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL.D.O.F. 26-III-1999.

ACUERDO POR EL QUE SE EXPIDE EL CLASIFICADOR POR OBJETO DELGASTO PARA LA ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL.D.O.F. 13-X-2000 Y SUS REFORMAS.

ACUERDO QUE ESTABLECE LAS DISPOSICIONES DE PRODUCTIVIDAD,AHORRO, TRANSPARENCIA Y DESREGULACIN PRESUPUESTARIA EN LAADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL PARA EL EJERCICIO FISCAL DELAO 2001.D.O.F. 28-I-2001.

CIRCULARES.

OFICIO-CIRCULAR POR EL CUAL SE HACEN ALGUNAS ACLARACIONESRELACIONADAS CON LOS LINEAMIENTOS PARA LA CONTRATACIN DESEGUROS SOBRE BIENES PATRIMONIALES, A CARGO DE LASDEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIN PBLICAFEDERAL.D.O.F. 19-VIII-1994 Y SUS ACLARACINES.

OFICIO-CIRCULAR MEDIANTE EL CUAL SE INFORMA DELPROCEDIMIENTO QUE DEBER OBSERVARSE EN LA CONTRATACIN DE

ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS, OBRA PBLICA Y SERVICIOS, ENLO RELATIVO A LA ACREDITACIN DE LOS PROVEEDORES YCONTRATISTAS DE ENCONTRARSE EL AL CORRIENTE EN ELCUMPLIMIENTO DE SUS OBLIGACIONES FISCALES.D.O.F. 20-X-1999.


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10/193Octubre 2006

MARCO JURDICO

NORMAS.

NORMAS RELATIVAS A LA FORMA Y TRMINOS EN QUE LASDEPENDENCIAS DEBERN ENTERAR LOS FONDOSCORRESPONDIENTES AL PRODUCTO DE LA ENAJENACIN QUERECIBAN DE LOS ADJUDICATARIOS DE BIENES MUEBLES.D.O.F. 10-IX-1988 Y SU FE DE ERRATAS.

LINEAMIENTOS PARA LA CONTRATACIN DE SEGUROS SOBRE BIENESPATRIMONIALES, A CARGO DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA

ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL.

D.O.F. 2-V-1994 Y SUS ACLARACIONES.

LINEAMIENTOS QUE DEBERN OBSERVAR LAS DEPENDENCIAS YENTIDADES DE LA ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL EN LOSPROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIN DE SEGUROS DE BIENESPATRIMONIALES Y DE PERSONAS.D.O.F. 4-VIII-1997.

PROCEDIMIENTO PARA QUE LA COORDINACIN GENERAL DE POLTICA DEINGRESOS Y DE COORDINACIN FISCAL EMITA SU OPININ RESPECTO ALOS INGRESOS EXCEDENTES OBTENIDOS DURANTE EL EJERCICIO POR

LAS DEPENDENCIAS, RGANOS ADMINISTRATIVOS DESCONCENTRADOSO ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL, AS COMO PARAQUE LAS DIRECCIONES GENERALES DE PROGRAMACIN YPRESUPUESTO SECTORIALES DE LA SUBSECRETARA DE EGRESOSOTORGUEN LA AUTORIZACIN DE AMPLIACIONES PRESUPUESTARIASPARA EJERCER DICHOS INGRESOS.D.O.F. 30-XI-2000.

LINEAMIENTOS Y ESTRATEGIAS GENERALES PARA FOMENTAR ELMANEJO AMBIENTAL DE LOS RECURSOS EN LAS OFICINAS

ADMINISTRATIVAS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA

ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL.D.O.F. 15-III-2001.

NORMAS PARA LA ADMINISTRACIN Y BAJA DE BIENES MUEBLES DELAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL.D.O.F. 3-IX-2001.


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11/193Octubre 2006

MARCO JURDICO

LISTAS DE PRECIOS MNIMOS DE AVALO PARA DESECHOS DE BIENESMUEBLES QUE GENEREN LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA

ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL, PUBLICADAS PERIDICAMENTEPOR LA SECODAM EN EL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIN.

MANUALES.

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIN DEL CENTRO DE INVESTIGACINY DE ESTUDIOS AVANZADOS DEL INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL.SEPTIEMBRE DE 1999.

MANUAL DE NORMAS PRESUPUESTARIAS PARA LA ADMINISTRACINPBLICA FEDERAL.D.O.F. 4-V-2000 Y SUS REFORMAS, ADICIONES Y ACLARACIONES.


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13/193Octubre 2006

PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN Y ELREGISTRO DE ENTRADA DE BIENES A LOS

ALMACENES


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14/193Octubre 2006

PROCEDIMIENTO RECEPCIN Y EL REGISTRO DE ENTRADADE BIENES A LOS ALMACENES

RESPONSABLES DE SU APLICACIN

A) RESPONSABLES DE SU INSTRUMENTACIN:

o DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS.

B) CORRESPONSABLES DE SU APLICACIN.

o SECRETARA ADMINISTRATIVA.

o SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES.

o DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES.

o DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.


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15/193Octubre 2006


OBJETIVO

EFECTUAR LA RECEPCIN DE LOS BIENES ADQUIRIDOS POR EL CINVESTAV,VERIFICANDO QUE LOS MISMOS CUMPLAN CON LO PACTADO EN LOS PEDIDOSFINCADOS A LOS PROVEEDORES, AS COMO REGISTRAR CORRECTA YOPORTUNAMENTE, LA ENTRADA DE TODOS Y CADA UNO DE LOS BIENES QUEINGRESEN A LOS ALMACENES DE LA ENTIDAD, CON LA FINALIDAD DE MANTENER

ACTUALIZADA LA INFORMACIN RELATIVA A LAS EXISTENCIAS BAJO ELCONTROL, CUSTODIA, RESGUARDO Y RESPONSABILIDAD DE DICHAS REAS.


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17/193Octubre 2006


NORMAS DE OPERACIN

EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, TENDR LAOBLIGACIN DE MANTENER PERMANENTEMENTE ACTUALIZADO ELCATLOGO DE BIENES E IGUALMENTE, EL DISTRIBUIR,OPORTUNAMENTE, A LAS REAS DEL CINVESTAV QUE CORRESPONDA,LOS INFORMES O REPORTES QUE GENERE MENSUAL OPERIDICAMENTE.


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20/193Octubre 2006


DIAGRAMA DE FLUJO

Pedidos y/ocontratos

Aviso de entrada

Copia pedido

Copia pedidos,

contratos

Copia pedidos,contratos

Requisiciones

Inicio

Elabora anlisis deconsum o, hacerequisiciones y lasturna

Reciberequisiciones,

realiza la compra yturna copia de

pedidos y contratos

DEPARTAMENTO DEALMACENES E INVENTARIOS

1

2

Detecta errores ycorrige

10

Recibe copia delos pedidos y

contratos y archivatemporalmente

3

DEPARTAMENTO DEADQUISICIONES


Facturas,remisiones

Recibe los bienes,as como las

facturas oremisiones que los

amparan

4

Escrito

Rechaza y norecibe los bienes.Elabora escrito

dirigido alproveedor.

6

Copia factura

Recibe bienes, sella derecibido en factura y

adjunta copia de facturaa la copia del pedido.Devuelve original al

proveedor.

8

Pedido o contrato

Verifica los bienesque le estn

entregando vspedido o contrato

5

Coinciden?

NO

Acuse de Escrito

Entrega escrito,obtiene acuse,enva copia a

adquisiciones yarchiva

7

1

1

SI

Copia pedido

Copia factura

Ingresa al SistemaSVA y libera la

entrada delmaterial

9

2

2

Es correcta lacaptura?

NO

SI

Emite aviso deentrada y

distribuye a quiencorresponde

11

3

3

Copia de aviso deentrada

Anexa copia delaviso de entradaen los pedidos y

contratos

12

Ubica los bienesen las reas

correspondientes

13

Resguarda los

bienes hasta queson entregados

14

Fin


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21/193Octubre 2006

PROCEDIMIENTO PARA EL ACOMODO DEBIENES EN LOS ALMACENES


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22/193Octubre 2006

PROCEDIMIENTO ACOMODO DE BIENES EN LOS ALMACENES



DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS.


SECRETARA ADMINISTRATIVA.

SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES.


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24/193Octubre 2006


NORMAS DE OPERACIN

EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, TENDR LAOBLIGACIN DE MANTENER PERMANENTEMENTE ACTUALIZADO ELCATLOGO DE BIENES.

EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, SER LANICA PERSONA QUE PUEDA ASIGNAR CLAVES A LOS NUEVOS BIENESQUE LLEGUEN A LOS ALMACENES.

LA ASIGNACIN DE CLAVES, PARA LA DEBIDA IDENTIFICACIN DE LOS

BIENES, DEBER LLEVARSE A CABO CONFORME A LO ENMARCADO ENEL CATLOGO ESTABLECIDO PARA TAL FIN.

EL ACOMODO DE LOS BIENES RECEPCIONADOS DE LOSPROVEEDORES, SE REALIZAR DE MANERA INMEDIATA POSTERIOR ASU VERIFICACIN FSICA Y SER EFECTUADO, EXCLUSIVAMENTE, POREL PERSONAL ASIGNADO A LOS ALMACENES.

SER RESPONSABILIDAD DEL PERSONAL DE LOS ALMACENES,CUMPLIR, ENTRE OTRAS, CON LAS SIGUIENTES OBLIGACIONES:

o ACOMODAR LOS BIENES, NICAMENTE, EN LOS LUGARESASIGNADOS Y NO UBICARLOS EN REAS TEMPORALES,PROVISIONALES O EN LOS PASILLOS DE LOS ALMACENES.

o RESPETAR LAS INDICACIONES DEL FABRICANTE DE LOS BIENES,PARA LLEVAR A CABO SU ACOMODO (POR EJEMPLO: EL NMERODE CAJAS POR ESTIBA, EVITAR LUGARES DEMASIADO HUMEDOSO SECOS, ETC.).

o TENER, DEBIDA Y PERMANENTEMENTE, IDENTIFICADOS LOS

ESTANTES O REAS DONDE SE ACOMODARN LOS BIENES, ASCOMO MANTENERLOS EN CONDICIONES PTIMAS DE USO.

o IMPEDIR LA ENTRADA, A LAS REAS RESTRINGIDAS DE LOSALMACENES, A PERSONAS AJENAS A LAS MISMAS.


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25/193Octubre 2006


NORMAS DE OPERACIN

EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, PARA ELADECUADO DESARROLLO DE SUS ACTIVIDADES, DEBERINSTRUMENTAR LOS MECANISMOS QUE DOTEN A LOS ALMACENES DEINSTALACIONES EN BUEN ESTADO DE CONSERVACIN YMANTENIMIENTO, AS COMO QUE CUENTEN CON LAS MEDIDAS DESEGURIDAD, HIGIENE Y VIGILANCIA IDNEAS.


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29/193Octubre 2006

PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE BIENESSOLICITADOS Y EL REGISTRO POR SU

SALIDA DE LOS ALMACENES


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30/193Octubre 2006

PROCEDIMIENTO ENTREGA DE BIENES SOLICITADOS Y EL REGISTRO POR SUSALIDA DE LOS ALMACENES







REAS INTEGRANTES DEL CINVESTAV. (USUARIOS)


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33/193Octubre 2006

PROCEDIMIENTO ENTREGA DE BIENES SOLICITADOS Y EL REGISTRO POR SUSALIDA DE LOS ALMACENES

DESCRIPCIN NARRATIVA

REA RESPONSABLE NMERO ACTIVIDAD

USUARIOS 1 IDENTIFICA LAS NECESIDADES DE ABASTECIMIENTODE SU DEPARTAMENTO.

2 UNA VEZ IDENTIFICADAS LAS NECESIDADES DEABASTECIMIENTO, INGRESA A LA PGINA WEBDEL DEPARTAMENTO DE ALMACN DEINVENTARIOS, E IMPRIME SU TICKET DE

AUTORIZACIN.


3 INGRESA A LA PGINA WEB DE ALMACEN EINVENTARIOS A CONSULTA DE AUTORIZACIONESPOR ABASTECER

4 IMPRIME SOLICITUD PROVICIONAL DE VALE DEABASTECIMIENTO SVA.

5 PREPARA LOTE DE LA MERCANCA SOLICITADA.

6 SE COMUNICA V A TEL FONICA CON ELUSUARIOS PARA RECABAR FIRMA AUTORIZADA.

USUARIO(S) 7 RECIBE SVA COSTEADA Y RECABA FIRMA.

DEPARTAMENTO DEALMACENES E INVNETARIOS

8 RECIBE SVA DEBIDAMENTE AUTORIZADA.

9 ENTREGA MATERIAL REQUERIDO Y ENTREGAMATERIAL. SOLICITA FIRMA DE CONFORMIDAD.

USUARIO(S) 10 RECIBE EN SU TOTALIDAD Y FIRMA DECONFORMIDAD.

11 EMITE PLIZA DE SALIDAS DE BIENES DELALMACN JUNTO CON EL VALE DEABASTECIMIENTO, DE LA SIGUIENTE MANERA:

- ORIGINAL.- PARA EL DEPTO. DE CONTABILIDAD.- 1. COPIA.- PARA EL EXPEDIENTE.

FIN DE PROCEDIMIENTO


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35/193Octubre 2006

PROCEDIMIENTO PARA LA DEVOLUCINDE BIENES A LOS ALMACENES


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36/193Octubre 2006

PROCEDIMIENTO DEVOLUCIN DE BIENES A LOS ALMACENES







DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES.

REAS INTEGRANTES DEL CINVESTAV.


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39/193Octubre 2006


NORMAS DE OPERACIN

SOBRE AQUELLOS BIENES QUE SEAN DEVUELTOS Y ESTN ENCONDICIONES PTIMAS PARA SU USO, SER RESPONSABILIDAD DELDEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, SU INMEDIATO YDEBIDO ACOMODO EN LOS LUGARES O REAS QUE LESCORRESPONDAN, AS COMO DE SU ADECUADO CONTROL, GUARDA,CUSTODIA Y RESGUARDO, HASTA EN TANTO, DICHOS BIENES, VUELVAN

A SER ENTREGADOS A LOS USUARIOS FINALES.

EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, TENDR LAOBLIGACIN DE MANTENER PERMANENTEMENTE ACTUALIZADO ELCATLOGO DE BIENES E IGUALMENTE, EL DISTRIBUIR,OPORTUNAMENTE, A LAS REAS DEL CINVESTAV QUE CORRESPONDA,LOS INFORMES O REPORTES QUE GENERE MENSUAL OPERIDICAMENTE.


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REAUSUARIA

1 DETERMINA LOS BIENES QUE SERNDEVUELTOS A LOS ALMACENES Y OBTIENECOPIA DEL VALE DE ABASTECIMIENTO CON ELQUE LOS OBTUVO.

2 SE PRESENTA EN LOS ALMACENES Y ENTREGABIENES A DEVOLVER, JUNTO CON EL NMERO DEDEVOLUCIN

ALMACENES 3 INGRESA AL SISTEMA Y REGISTRA EL NM. DEDEVOLUCIN. RECIBE DE LAS REAS USIARIASLOS BIENES.

4 VERIFICA QUE LOS BIENES QUE LE EST NSIENDO DEVUELTOS, SEAN CONCORDANTESCON LOS INDICADOS POR EL SISTEMA.

NO COINCIDEN:

5 RECHAZA Y NO RECIBE LOS BIENES SUJETOS ADEVOLUCIN E INDICA LAS CAUSAS QUEMOTIVARON ESTE HECHO. REINICIA CON LA

ACTIVIDAD No. 2SI COINCIDEN:

6 VERIFICA QUE LOS BIENES SUJETOS ADEVOLUCIN SE ENCUENTREN EN LASMISMAS CONDICIONES EN QUE FUERONENTREGADOS.

NO EST N EN LAS MISMAS CONDICIONES:ALMACENES 7 RECHAZA Y NO RECIBE LOS BIENES E INDICA LAS

CAUSAS QUE MOTIVARON ESTE HECHO.

SI ESTN EN LAS MISMAS CONDICIONES:8 RECIBE LOS BIENES SUJETOS A DEVOLUCIN,IMPRIME FORMATOS DE DEVOLUCIN DACOPIA LA USUARIO E INFORMA ALDEPARTAMENTO DE ALMACENES EINVENTARIOS.


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DIAGRAMA DE FLUJO

USUARIA REA ALMACENESDEPARTAMENTO DE

ALMACENES E INVENTARIOS

REGISTRA EL N M. DEDEVOLUCIN. RECIBE

LOS BIENES.3

COPIA VALE

DETERMINA BIENES ADEVOLVER Y OBTIENE

COPIA VALE ABAST.1

RECIBE BIENES IMPRIMEFORMATOS DE

DEVOLUCIN DA COPIALA USUARIO E INFORMA

8

INICIO

SVERIFICA CONDICIONESDE LOS BIENES, IGUALES

A LA ENTREGA6

COPIA VALE

1

DETERMINA SI EXISTENBIENES QUE GESTIONAR

ANTE LOS PROVEEDORESRESPECTIVOS

10

MISMASCONDICIONES

S

RECIBE COPIA SELLADA DEESCRITO JUSTIFICACIN Y

LA ARCHIVA9

DISTRIBUYE AVISO DEENTRADA POR DE

DEVOLUCIN, COMOADELANTE SE INDICA

11

DISTRIBUYE EL AVISO DEENTRADA POR CONCEPTO

DE DEVOLUCIN,

12

ANOTA EN EL ESCRITOLOS DATOSCORRESPODONDIENTES Y LO

ARCHIVA NM DEV., LA RELACIN YLA COPIA DELVALE

14

T RMINO

NO

VA AL ALMACN YENTREGABIENES A DEVOLVER, J UNTO

CON EL NMERO DEDEVOLUCIN

2COPIA VALE

NM. DEV.

NM. DEV.

VERIFICA LOS BIENESCORRESPONDA CON LOS

INDIICADOS POR ELSISTEMA.4

COPIA VALE

NM. DEV.

COINCIDEN

1

RECHAZA, NO RECIBEBIENES, INDICA CAUSAS Y

REINICIA C/ACT. No. 25

COPIA VALE

NM. DEV.

NO COPIA VALE

NM. DEV.

COPIA VALE

NM. DEV.

RECHAZA,NO RECIBE BIENESE INDICA CAUSAS

7

COPIA VALE

NM. DEV.

ESCRITO

COPIA VALE

NM. DEV.

PROCEDEDEV. PROV

S

COPIA VALE

NM. DEV.

2

- CONT.- EXP.- EXP.

AVISO ENT.

COPIA VALE

COPIA VALE

NM. DEV.

NM. DEV.

AVISO ENT.

AVISO ENT.

NO

- CONT.- EXP.

- ADQ.

RECIBE COPIA DEL AVISO DEENTRADA DE MERCANCA Y

REALIZA LAS GESTIONES ANTEPROVEEDORES.

AVISO ENT.

AVISO ENT.

2

UBICA LOS BIENESRECIBIDOS POR

DEVOLUCIN, EN LAS REASCORRESPONDIENTES.

15

INSTRUMENTA ELRESGUARDO DE LOS BIENES

HASTAQUE SEANENTREGADOS, NUEVAMENTE.

16


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PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIN DEREPORTES DE LOS ALMACENES


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45/193Octubre 2006

PROCEDIMIENTO EMISIN DE REPORTES DE LOS ALMACENES

OBJETIVO

EMITIR Y ENVIAR OPORTUNAMENTE LOS REPORTES QUE GENERA MENSUAL OPERIDICAMENTE, EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, A LAS

REAS DIRECTIVAS, DE CONTABILIDAD, RGANO DE CONTROL INTERNO YAUDITORA EXTERNA, AS COMO PARA CUALQUIER OTRO RGANOFISCALIZADOR O DE COORDINACIN QUE LOS REQUIERA, ESTO CON LAFINALIDAD DE INFORMAR LOS MOVIMIENTOS Y EXISTENCIAS REALES DE BIENESEN LOS ALMACENES Y DICHOS ENTES CUENTEN CON ELEMENTOS SUFICIENTESPARA UNA ADECUADA TOMA DE DECISIONES.


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PROCEDIMIENTO EMISIN DE REPORTES DE LOS ALMACENES



EL LTIMO DA HBIL DE CADA MES:


1 EMITE LISTADOS PREVIOS DE LOS REPORTESQUE SON GENERADOS MENSUALMENTE, TALESCOMO KARDEX, REPORTE DE MOVIMIENTOS,CONSUMO POR ARTCULO Y PORDEPARTAMENTO.

2 CONJUNTAMENTE CON EL DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD, CONCILIA LAS CIFRASCONTENIDAS EN LOS REPORTES CONTRA LASCONSIGNADAS EN LOS REGISTROS CONTABLESY, EN SU CASO, DETERMINA DIFERENCIAS.

SI EXISTEN DIFERENCIAS:

3 ACLARA LAS DIFERENCIAS, DETERMINANDO SUORIGEN Y, EN SU CASO, GENERA LOSMOVIMIENTOS QUE CORRESPONDAN PARA SUCORRECCIN. CONTINUA CON LA ACTIVIDAD No. 6.

NO EXISTEN DIFERENCIAS:

4 OBTIENE Vo. Bo. DE CONFORMIDAD EN LA

CONCILIACIN POR PARTE DEL DEPARTAMENTODE CONTABILIDAD.

5 EMITE REPORTES DEFINITIVOS, RESPALDA LAINFORMACIN DE LOS MISMOS EN MEDIOSMAGNTICOS Y ARCHIVA LISTADOS PREVIOS.

6 ELABORA OFICIOS CON ACUSES, PARA ENVO DELA CONCILIACIN A LAS REAS INTERNAS YEXTERNAS QUE CORRESPONDAN.

FIN DEL PROCEDIMIENTO


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PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA FSICA DEINVENTARIOS Y LA DETERMINACIN DE DIFERENCIAS

EN LOS ALMACENES


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PROCEDIMIENTO TOMA FSICA DE INVENTARIOS Y LA DETERMINACIN DEDIFERENCIAS EN LOS ALMACENES






RGANO DE CONTROL INTERNO EN EL CINVESTAV.



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51/193Octubre 2006


OBJETIVO

CONTAR CON UN DOCUMENTO QUE SIRVA COMO GUA PARA LA TOMA FSICA DELOS INVENTARIOS DE BIENES, CONTENIDOS EN LOS ALMACENES DE LAENTIDAD, Y COMO INSTRUMENTO PARA LA INDUCCIN DEL PERSONAL QUEINTERVIENE EN DICHO PROCESO, AS COMO GARANTIZAR QUE LOS CONTROLESY PROCEDIMIENTOS UTILIZADOS PARA DICHA TOMA FSICA, SEAN PTIMOS,EFICACES Y EFICIENTES.


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NORMAS DE OPERACIN

EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, TENDR LAOBLIGACIN DE EFECTUAR, POR LO MENOS UNA VEZ AL MES, PRUEBASSELECTIVAS DE LAS EXISTENCIAS FSICAS DE BIENES EN LOS

ALMACENES, A FIN DE QUE, CON OPORTUNIDAD, DETECTE Y CORRIJALAS POSIBLES DESVIACIONES QUE RESULTEN DE DICHAS PRUEBAS.

EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, SER EL

RESPONSABLE DE COORDINAR LA TOMA DE LOS INVENTARIOS FSICOSDE BIENES UBICADOS EN LOS ALMACENES PROPIEDAD DE LA ENTIDAD.

LA TOMA FSICA DE INVENTARIOS, INVARIABLEMENTE SE DEBEREFECTUAR EN EL MES NOVIEMBRE DE CADA EJERCICIO FISCAL.

EL SISTEMA DE ALMACENES E INVENTARIOS, DEBER COMUNICAR CONANTICIPACIN, LA FECHA PROGRAMADA PARA LA TOMA FSICA DE LOSINVENTARIOS, A LAS REAS DE CONTRALORA INTERNA, CONTABILIDADY, EN SU CASO, A AUDITORA EXTERNA, PARA SU INTERVENCIN YPARTICIPACIN; AS COMO A LAS DISTINTAS REAS DEL CINVESTAV,PARA QUE CON ANTELACIN A DICHO EVENTO Y ACORDE A LOSPERODOS QUE TENGAN ESTABLECIDOS, SOLICITEN LOS BIENES QUELES SEAN NECESARIOS, YA QUE DURANTE LA PRCTICA DELINVENTARIO NO SERN ATENDIDAS LAS SOLICITUDES DE

ABASTECIMIENTO DE BIENES.

EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, DEBER TENERCORRECTAMENTE ACOMODADOS Y CLASIFICADOS LOS BIENES AINVENTARIAR; ELABORAR UN CROQUIS DE LOS ALMACENES, QUE

CONTENGA LA ZONA, SECCIN, PASILLO, ANAQUEL O ESTANTE, AS COMOLA CLAVE Y DESCRIPCIN DE CADA BIEN, Y VERIFICAR UN DA NTES DE LATOMA FSICA DEL INVENTARIO, QUE CADA ZONA, SECCIN, PASILLO,

ANAQUEL O ESTANTE, TENGA ADHERIDO SU RESPECTIVO SEALAMIENTO,PARA FACILITAR SU LOCALIZACIN.


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NORMAS DE OPERACIN

EL TOTAL DISPUESTO EN CADA SECCIN, PASILLO,ETCTERA, INDICANDO EL NMERO DE FOLIO INICIAL YFINAL.

EL TOTAL DE LOS QUE SE ENCUENTRAN EN BLANCO YSUSCEPTIBLES DE UTILIZARSE EN AQUELLOS BIENES QUEPOR ERROR U OMISIN NO FUERON MARBETEADOSOPORTUNAMENTE, SEALANDO SUS NMEROS DE FOLIO.

ESPACIO PARA ANOTAR EL TOTAL DE MARBETESREALMENTE UTILIZADOS EN EL INVENTARIO Y DESCRITOSLOS NMEROS DE FOLIO INICIAL Y FINAL.

o OBTENER DEL SISTEMA, UN LISTADO DE LOS BIENES EXISTENTESEN LOS ALMACENES QUE CONTENGA EL NOMBRE DE LOSMISMOS, SU CLAVE Y TRES COLUMNAS QUE SE INTITULARN 1er.CONTEO, 2 CONTEO Y ACLARACIN.

o ELABORAR EL CATLOGO DEL PERSONAL QUE INTERVENDR ENEL INVENTARIO, ORDENADO POR PAREJAS Y CONTENIENDO ELNOMBRE DE CADA SERVIDOR PBLICO PARTICIPANTE, SUSINICIALES, SU ANTEFIRMA Y SU FIRMA.

AL DA DE INCIO DEL INVENTARIO, SE DEBER CONTAR CON UN TANTODEL KARDEX DE BIENES ACTUALIZADO Y, PREVIO A LA TOMA FSICA,EFECTUAR EL CORTE DOCUMENTAL DE FORMAS, CONFORME A LOSIGUIENTE:

o OBTENER Y RELACIONAR EL NMERO DE FOLIO Y FECHA DELLTIMO AVISO DE ENTRADA ELABORADO; DEL LTIMO VALE DE

ABSTECIMIENTO SURTIDO; DE LA LTIMA REQUISICINELABORADA Y, EN SU CASO, DE LA LTIMA NOTA DE SALIDAELABORADA.


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NORMAS DE OPERACIN

o OBTENER, RELACIONAR Y CANCELAR DE LOS DOCUMENTOSANOTADOS ANTERIORMENTE, EL SIGUIENTE NMERO DE FOLIOTIL.

LA MESA DE CONTROL, DURANTE LA TOMA DEL INVENTARIO FSICO DEBIENES, TENDR LAS SIGUIENTES OBLIGACIONES:

o COORDINAR Y ASIGNAR A CADA PAREJA DE SERVIDORES

PBLICOS, LOS BIENES QUE LES CORRESPONDAN INVENTARIAR.

o DETERMINAR LAS PAREJAS QUE LLEVARN A CABO EL SEGUNDOCONTEO, MISMAS QUE SERN DISTINTAS A LAS QUE REALIZARONEL CONTEO INICIAL.

o CONTROLAR, QUE AL CONCLUIR EL CONTEO DE CADA SECCIN OPASILLO, LA PAREJA ASIGNADA ENTREGUE SUS MARBETESDEBIDAMENTE REQUISITADOS.

o COMPROBAR EL NMERO PROGRESIVO DE LOS MARBETES,TANTO DEL PRIMERO COMO DEL SEGUNDO CONTEO,VERIFICANDO QUE LOS MISMOS, PREVIO REQUISITADO, ESTNENCINTADOS Y, EN SU CASO, INVESTIGAR Y ACLARAR LOSFALTANTES DE MARBETES.

o AL TRMINO DE CADA CONTEO, ANOTAR LA INFORMACINCONTENIDA EN LOS MARBETES, EN EL LISTADO OBTENIDO DELSISTEMA EN LA COLUMNA QUE CORRESPONDA, AS COMO,

PREVIA VERIFICACIN DEL CORRECTO VACIADO, LA ENCINTAR.


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NORMAS DE OPERACIN

o CON LA INFORMACIN CONTENIDA EN EL LISTADO, COMPROBARQUE SEAN COINCIDENTES LAS CIFRAS RESULTANTES DELPRIMERO Y SEGUNDO CONTEOS Y, PARA EL CASO DE EXISTIRDIFERENCIAS, CONJUNTAMENTE CON LAS PAREJAS QUEREALIZARON LOS CONTEOS, LLEVAR A CABO LA ACLARACIN Y

ASENTAR LA CIFRA DEFINITIVA EN LA TERCER COLUMNA DELLISTADO EN CITA.

o AL FINALIZAR EL INVENTARIO, CONCLUIR EL REQUISITADO DE LACDULA DE CONTROL DE MARBETES, VERIFICANDO QUE ELTOTAL DE MARBETES DISPUESTOS, FUERON EFECTIVAMENTEENTREGADOS; AS COMO QUE LA TOTALIDAD DE LOS BIENES ENPODER DE LOS ALMACENES FUERON INVENTARIADOS YCUENTAN CON LA MATRZ DE SU CORRESPONDIENTE MARBETE.

EL RGANO DE CONTROL INTERNO EN EL CINVESTAV Y/O AUDITORAEXTERNA, DURANTE EL PROCESO DE LA TOMA FSICA DE LOSINVENTARIOS, EN CUALQUIER MOMENTO PODRN EFECTUAR LAS

PRUEBAS QUE CONSIDEREN PERTINENTES.

EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, TURNAR ALDEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, EL LISTADO QUE CONTIENE ELRESULTADO DEL INVENTARIO FSICO DE BIENES, A FIN DE QUE ESTELLEVE A CABO EL COMPARATIVO FSICO - TERICO.


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REA RESPONSABLE N MERO ACTIVIDAD

POR LO MENOS UNA VEZ AL MES:


1 INGRESA AL SISTEMA Y EMITE LISTADO DELKARDEX, SELECCIONA LOS BIENES SOBRE LOSQUE PRACTICAR SU VERIFICACIN FSICA YVACA SUS DATOS EN EL FORMATOESTABLECIDO PARA TAL FIN.

2 LLEVA A CABO EL CONTEO DE LOS BIENESSELECCIONADOS, ANOTA EL RESULTADOOBTENIDO EN EL FORMATO ESTABLECIDO.

3 UTILIZANDO EL FORMATO ESTABLECIDO,REALIZA EL COMPARATIVO DE LAS CIFRASCONTENIDAS EN KARDEX CONTRA LASOBTENIDAS EN EL CONTEO FSICO Y DETERMINA,EN SU CASO, POSIBLES DIFERENCIAS.

SI EXISTEN DIFERENCIAS:

4 INVESTIGA Y DETERMINA EL ORIGEN DE LASPOSIBLES DIFERENCIAS Y PROCEDE ENCONSECUENCIA, HASTA SU TOTAL ACLARACIN.CONTINA CON LA ACTIVIDAD No. 5.

NO EXISTEN DIFERENCIAS:5 VALIDA EL FORMATO ESTABLECIDO, LO ARCHIVAEN EXPEDIENTE Y COMUNICA A LASUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES, ELRESULTADO OBTENIDO MOTIVO DE LASPRUEBAS SELECTIVAS PRACTICADAS A LOSBIENES CONTENIDOS EN LOS ALMACENES.

EN EL MES DE NOVIEMBRE:

6 DETERMINA LA FECHA EN QUE SE PRACTICAR ELINVENTARIO FSICO DE BIENES, DAINSTRUCCIONES AL SISTEMA PARA QUE

COMUNIQUE, CON 10 DAS HBILES DEANTICIPACIN, A LAS REAS PARTICIPANTES, ASCOMO A LAS DISTINTAS REAS DEL CINVESTAV,PARA LOS EFECTOS PROCEDENTES AL CASO.


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REA RESPONSABLE N MERO ACTIVIDAD

CONTRALORA INTERNAEN EL CINVESTAV

7 RECIBE COMUNICADO, DESIGNA AL PERSONALQUE INTERVENDR EN EL INVENTARIO FSICO, LOTRANSMITE POR OFICIO AL DEPARTAMENTO DE

ALMACENES E INVENTARIOS, OBTIENE ACUSE YLO ARCHIVA.


8 RECIBE COMUNICADO DE LA CONTRALORAINTERNA Y LO ARCHIVA EN EL EXPEDIENTE DELINVENTARIO FSICO.

9 VERIFICA EL CORRECTO ACOMODO YCLASIFICACIN DE LOS BIENES, Y ELABORA ELCROQUIS DE LOS ALMACENES.

CON POR LO MENOS TRES D AS H BILES DEANTICIPACIN A INICIAR EL INVENTARIO:

10 ELABORA RELACIONES DE LOS BIENES QUE SEENCUENTREN EN SITUACIN ESPECIAL, SOLICITAY OBTIENE DEL SISTEMA EL LISTADO BASE QUESE UTILIZAR EN LA TOMA DE INVENTARIOSFSICOS.

11 MARBETEA LOS BIENES SUJETOS AINVENTARIARSE Y ELABORA LA CDULA DECONTROL DE MARBETES.

12 ELABORA EL CATLOGO DEL PERSONAL QUEINTERVENDR EN EL INVENTARIO.

EL D A H BIL INMEDIATO ANTERIOR A LA TOMADEL INVENTARIO:

13 VERIFICA QUE ESTN DEBIDAMENTESEALIZADAS LAS REAS DE LOS ALMACENES;QUE NO EXISTAN DOCUMENTOS PENDIENTES DEELABORAR O CAPTURAR, AS COMO QUE LOSREGISTROS DE LOS BIENES ESTN

ACTUALIZADOS.

AL DA DE INCIO DEL INVENTARIO:

14 INGRESA AL SISTEMA GENERA UN TANTO DELKARDEX DE LOS ALMACENES Y ESTABLECE LAMESA DE CONTROL.


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DESCRIPCIN NARRATIVAREA RESPONSABLE N MERO ACTIVIDAD

MESA DECONTROL

15 PROCEDE AL CORTE DOCUMENTAL DE FORMAS,ELABORA RELACIN DEL MISMO Y ASIGNA, A LASPAREJAS, LOS BIENES QUE LES CORRESPONDANINVENTARIAR DURANTE EL PRIMER CONTEO.

16 RECIBE DE CADA PAREJA, LOS MARBETES YAREQUISITADOS DE LOS BIENES CONTADOS, LOSENCINTA Y VACA SU INFORMACIN EN ELLISTADO BASE.

17 CONCLUIDO EL PRIMER CONTEO, ASIGNA, A LASPAREJAS, LOS BIENES QUE LES CORRESPONDANINVENTARIAR PARA EL SEGUNDO CONTEO,CUIDANDO QUE ESTAS SEAN DISTINTAS A LASQUE REALIZARON EL INICIAL.

18 RECIBE DE CADA PAREJA, LOS MARBETES YAREQUISITADOS DE LOS BIENES CONTADOS, LOSENCINTA Y VACA SU INFORMACIN EN ELLISTADO BASE.

19 LLEVA A CABO EL COMPARATIVO DE LAS CIFRASRESULTANTES DEL PRIMER Y SEGUNDO CONTEOY, EN SU CASO, DETERMINA DIFERENCIAS.

SI EXISTEN DIFERENCIAS EN LOS CONTEOS:

20 CONJUNTAMENTE CON LAS PAREJAS QUEEFECTUARON LOS CONTEOS, ACLARA LASDIFERENCIAS Y ASIENTA LA CIFRA DEFINITIVA ENLA TERCER COLUMNA DEL LISTADO BASE.CONTINA CON LA ACTIVIDAD No. 21.

NO EXISTEN DIFERENCIAS EN LOS CONTEOS:

21 ENCINTA EL LISTADO BASE, CONCLUYE ELREQUISITADO DE LA CDULA DE CONTROL DEMARBETES Y VERIFICA QUE LOS BIENESINVENTARIADOS CUENTEN CON LA MATRZ DEL

MARBETE CORRESPONDIENTE.

22 INTEGRA CARPETA CON LOS SIGUIENTES ANEXOS: ARTICULOS O MATERIALESSIN MOVIMIENTO EN LOS LTIMOS 6 MESES, ARTICULOS DE REFACCIN,ARTICULOS O MATERIALES EN MAL ESTADO, ARTCULOS O MATERIALES DELCINVESTAV EN PODER DE TERCEROS, ARTCULOS O MATERIALES DE TERCEROSEN EL CINVESTAV, SALDO DE KARDEX, CROQUIS, CONTROL DE MARBETES,LTIMO VALE DE ABASTECIMIENTO U ORDENES DE TRABAJO AL CIERRE DELALMACN, LTIMO AVISO DE ENTRADA AL CIERRE DEL ALMACN, LTIMAREQUISICIN AL CIERRE DEL ALMACN, REQUISICIONES NO ATENDIDAS POR ELDEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES, RELACIN DEL PERSONAL, CATLOGO DEARTCULOS PARA EL INVENTARIO FSICO, COMPARATIVO, SOBRANTES,FALTANTES, VALUACIN DEL INVENTARIO FSICO.


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DIAGRAMA DE FLUJO

DEPARTAMENTO DE ALMACENES EINVENTARIOS

MESA DECONTROL

EFECT A CONTEO BIENES YANOTA RESULTADO EN

FORMATO2

LIST/FORM.

1

EMITE LISTADO,SELECCIONA BIENES YVACA EN FORMATO

1

ENCINTA LISTADO BASE Y

CONCLUYE REQUISITADOCDULA MARBETES

21

S

INICIO

POR LO MENOSUNA VEZ AL MES

INVESTIGA, DETERMINAORIGEN, ACLARA Y

CONTINA C/ ACT. No. 54

1

LIST/FORM.

EXISTEDIFERENCIA

VALIDA FORMATO, LOARCHIVA EN EXPEDIENTE E

INFORMA RESULTADO5

LIST/FORM.

DETERMINA FECHAINVENTARIO Y LO

COMUNICA A REAS Y OCI6

EFECT A CORTE DEFORMAS Y ASIGNA PAREJAS

P/1er. CONTEO15

RECIBE MARBETES,ENCINTA Y VACA

INFORM. EN LISTADO BASE18

S

LIST/FORM.NO

EXISTEDIFERENCIA

VERIFICA ACOMODOBIENES Y ELABORA

CROQUIS ALMACENES9

DOC. P/INV.

DOC. P/INV.

ELABORA REL. DE BIENESEN SIT. ESP. Y OBTIENE

LISTADO BASE10

NO

LLEVA COMPARATIVO DEL

1er. Y 2 CONTEO YDETERMINA DIFERENCIAS

19

VERIFICA SE ALIZACI N DE

REAS Y REGISTROSACTUALIZADOS

13

COMPARA CIFRAS VS.KARDEX Y DETERMINA

DIFERENCIAS3

LIST/FORM.

COMUNICADO

OFICIO

EN LOS MESES DEMAYO Y NOVIEMBRE

RECIBE COMUNICADO DE LACONTRALORA INTERNA YLO ARCHIVA EN EXP.

8

RECIBE, DESIGNAPERSONAL Y LO

COMUNICA POR OF.7

CONTR.INTERNA

OFICIO

MARBETEA BIENES YELABORA CDULA

CONTROL MARBETES11

DOC. P/INV.

DOC. P/INV.

DOC. P/INV.

DOC. P/INV.

DOC. P/INV.

ELABORA CAT LOGODE PERSONAL QUE

INTERVENDR12

GENERA KARDEX DEALMACENES Y ESTABLECE

LA MESA DE CONTROL14

2

2

DOC. P/INV.

DOC. P/INV.

DOC. P/INV.

DOC. P/INV.

DOC. P/INV.

RECIBE MARBETES,ENCINTA Y VACA

INFORM. EN LISTADO BASE16

CONCLUIDO 1er. CONTEO,ASIGNA PAREJAS PARA EL

SEGUNDO CONTEO17

ACLARA DIF. Y ASIENTACIFRA DEF. EN LISTADO YCONTINA C/ACTIV. No. 21

20

DOC. P/INV.

INTREGA CARPETA CONSUS ANEXOS

CORRESPONDIENTES22

CARPETA

RECIBE LISTADO BASE,HACE COMPARATIVO Y

ANALISIS23

3

3

3ENTREGA CARPETA A

CONTABILIDA Y AL RG.INT. DE CONTROL

24

CARPETA

T RMINO


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PROCEDIMIENTOS DEL REA DE INVENTARIOS(OFICINAS CENTRALES)


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PROCEDIMIENTO PARA EL ALTA Y EL REGISTRODE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO


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DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES.


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OBJETIVO

EFECTUAR EL ALTA DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO, RECIBIDOS POR ELCINVESTAV, YA SEA A TRAVS DE SU ADQUISICIN O POR DONACIN, ASCOMO REGISTRARLOS CORRECTA Y OPORTUNAMENTE EN LOSCONTROLES ESTABLECIDOS, CON LA FINALIDAD DE MANTENER

ACTUALIZADA LA INFORMACIN RELATIVA A LOS INVENTARIOS DE DICHOSBIENES, PROPIEDAD DE LA ENTIDAD.


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NORMAS DE OPERACIN

SER RESPONSABILIDAD DEL DEPARTAMENTO DE ALMACENES EINVENTARIOS, REGISTRAR, OPORTUNA Y PERMANENTEMENTE, TODASLAS ALTAS DE BIENES DE ACTIVO FIJO, AS COMO DE RESGUARDAR YCONTROLAR LOS DOCUMENTOS QUE AMPARAN LA PROPIEDAD DEDICHOS BIENES.

LA RECEPCIN DE BIENES DE ACTIVO FIJO, POR ADQUISICIN,DEBER EFECTUARSE PREVIA VERIFICACIN DE QUE LOS MISMOSCUMPLAN CON LAS CARACTERSTICAS SEALADAS EN LOS PEDIDOS

FINCADOS A LOS PROVEEDORES, TALES COMO CLASE, TIPO YCALIDAD REQUERIDAS; CANTIDADES SOLICITADAS, ETCTERA YPARA EL CASO DE LOS RECIBIDOS POR DONACIN, SUVERIFICACIN DEBER REALIZARSE CONTRA LOS DOCUMENTOS DETRANSMISIN DE DOMINIO.

POSTERIOR A LA RECEPCIN FSICA DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO, ELDEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, PROCEDER A DARLOSDE ALTA EN EL SISTEMA, UTILIZANDO PARA TAL EFECTO, COMODOCUMENTOS FUENTE LA COPIA DE LA FACTURA O, EN SU CASO, DE LATRANSMISIN DE DOMINIO.

EFECTUADA EL ALTA, DEBER VERIFICAR Y VALIDAR LA CORRECTACAPTURA DE LA MISMA, AS COMO QUE LOS REGISTROSINDIVIDUALES DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO, HAYAN SIDO

AFECTADOS ADECUADAMENTE.

SER RESPONSABILIDAD DEL DEPARTAMENTO DE ALMACENES EINVENTARIOS, EL ADECUADO CONTROL, GUARDA, CUSTODIA YRESGUARDO DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO, HASTA EN TANTO NOSEAN ENTREGADOS A LOS USUARIOS FINALES.

A MAS TARDAR EL QUINTO DA HBIL DEL SIGUIENTE MES EL

DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, DEBERELABORAR UNA CONCILIACIN DE ACTIVO FIJO CONTRA LOSREGISTROS CONTRABLES DEL MES, ACLARANDO LAS DIFERENCIAS(PARTIDAS EN CONCILICACIN) DERIVADAS DE LA MISMA.


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NORMAS DE OPERACIN

EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, TENDR LAOBLIGACIN DE MANTENER PERMANENTEMENTE ACTUALIZADO ELINVENTARIO DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR MEDIO DE UNINVENTARIO ANUAL DE ACTIVO A NIVEL NACIONAL, E IGUALMENTE,EL DISTRIBUIR, OPORTUNAMENTE, A LAS REAS RESPECTIVAS DELCINVESTAV, LOS INFORMES O REPORTES QUE GENERE MENSUAL OPERIDICAMENTE EL SISTEMA.


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RESPONSABLE N MERO ACTIVIDAD

COORDINADOR DEINVENTARIOS

1 RECIBE LA RELACIN DE COPIAS DE FACTURAS

2 CLASIFICA LOS DOCUMENTOS POR CONCEPTO: ALTAS CAMBIOS BAJAS ETC.

3 TURNA DOCUMENTOS AL AUXILIAR RESPECTIVO.

AUXILIAR DE INVENTARIOS 4 RECIBE COPIA DE LAS FACTURAS PARA ALTA(S)DE BIENES.

5 DETERMINA LA RUTA DE DEPARTAMENTOS PORVISITAR.

6 ACUDE AL DEPARTAMENTO RESPECTIVO.

7 REVISA EL BIEN Y/O EQUIPO CONTRA COPIA DEFACTURA:

MARCA MODELO NM. DE SERIE COLOR MATERIAL EDIFICIO OFICINA O LABORATORIO

8 RECOPILA EL NOMBRE DE RESPONSABLE DELBIEN Y/O EQUIPO

9 ACUDE AL AREA RESPECTIVA: FIDEICOMISOS CONTABILIDAD

ADQUISICIONES

10 SELLA EN FACTURA ORIGINAL (EN PODER ELREA Y SU COPIA):

COSTO CUENTA FECHA FIRMA


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11 DETERMINA NMERO DE INVENTARIO:

ELIGE PAQUETE EXCEL ELIGE MIS DOCUMENTOS LOCALIZA ARCHIVO CAPTURA NOMBRE DEL BIEN APARECE EN PANTALLA EL NOMBRE DEL

BIEN Y NO. DE RAIZ.

TOMA CUADERNO DE NMEROCONSECUTIVOS DE ALTAS ELIGE NMERO CONSECUTIVO Y LO

ANOTA EN REVERSO DE COPIA FACTURA.EJEMPLO:ZI1800000340721-03

12 ELIGE ICONO DE INTERNET EXPLORER, INGRESAA LA PGINA WEB DEL CINVESTAV(WWW.CINVESTAV.MX), ELIGE SERVICIOSINTERNOS Y ELIGE SISTEMA DE ACTIVO FIJO.

13 CAPTURA USUARIO Y CONTRASEA Y ENTRA AL

SISTEMA

14 ELIGE OPCI N REGISTRO

15 REALIZA CAPTURA DE DATOS DEL BIEN, DATOSDEL PROVEEDOR Y RESGUARDO.

DATOS DEL BIEN: NO. DE INVENTARIO,CARACTERISTICAS, DESCRIPCIN,MARCA, MODELO, SERIE, COSTO DE

ADQUISICIN, AO DE FABRICACIN,FECHA SELLO DE INVENTARIO.

DATOS DEL PROVEEDOR: RFC,PROVEEDOR, N. DE FACTURA, FECHA DE

LA FACTURA, NO. DE PEDIDO, NO. DEPOLIZA, CUENTA CONTABLE,PRESUPUESTO (FEDERAL, FIDEICOMISO,INGRESOS PROPIOS, COMODATO),MOTIVO (COMPRA, DONACIN, TALLERCIEA)
http://www.cinvestav.mx/http://www.cinvestav.mx/http://www.cinvestav.mx/http://www.cinvestav.mx/


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72/193Octubre 2006




DATOS DE REGUARDO: DEPARTAMENTO,EDIFICIO, LABORATORIO, EMPLEADO,FECHA DE RESGUARDO.

16 REVISA CAPTURA ALTA, SELECCIONA ALTA DEBIEN, TOMA CUADERNO DE NM. DECONSECUTIVOS DE RESGUARDO Y ELIGE FOLIOY LO ANOTA AL REVERSO DE LA FACTURA.ES CORRECTO:

NO: LOCALIZA Y CORRIGE ERROR EN SU CASO

SI: PASA A LA SIGUIENTE ACTIVIDAD

17 ELIGE OPCI N DE CONSULTAR Y SELECCIONA:EMPLEADO, FECHA INICIAL, FECHA FINAL, FOLIODE REGUARDO, IMPRESO.

18 SELECCIONA RESGUARDO.

19 APARECE EN PANTALLA PREVIA, REVISA Y

GENERA IMPRESIN. (ORIGINAL Y COPIA)20 ACCESA PAQUETE EXCEL

21 CAPTURA: NMERO DE INVENTARIO NOMBRE DE BIEN

22 SALVA Y CIERRA ARCHIVO

23 SELECCIONA ICONO LABEL MATRIX (APARECEMODELO)

24 ELIGE ARCHIVO DE EXCEL Y LO ABRE

25 ELIGE OPCION PROPIEDADES CODIGO DEBARRAS

26 SELECCIONA RENGLON DE N MERO DEINVENTARIO.


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RESPONSABLE N MERO ACTIVIDAD23 SELECCIONA MODELO DE ETIQUETA EL LABEL

MATRIX

27 PEGA N MERO DE INVENTARIO EN MODELO DEETIQUETA

28 SELECCIONA RENGL N DE N MERO DEINVENTARIO

29 ELIGE OPCIN PROPIEDADES DE TEXTO

30 SELECCIONA RENGLN DE DESCRIPCIN DELBIEN

31 SELECCIONA MODELO DE ETIQUETA LABELMATRIX

32 PEGA DESCRIPCIN DEL BIEN EN MODELO DEETIQUETA

33 GENERA IMPRESIN DE ETIQUETA(S) DE CDIGODE BARRAS

34 ACUDE AL DEPARTAMENTO RESPECTIVO

35 LOCALIZA EL BIEN Y/O EQUIPO RESPECTIVO

36 COLOCA (PEGA) LA ETIQUETA DE C DIGO DEBARRAS DEL BIEN

37 RECABA FIRMA DE RESPONSABLE DEL BIEN Y/OEQUIPO EN ORIGINAL Y COPIA DE LOSRESGURADOS

38 ENTREGA COPIA DEL RESGUARDO ALRESPONSABLE DEL BIEN Y/O EQUIPO

39 INGRESA AL SISTEMA Y ELIGE CONSULTA:EMPLEADO, FECHA INICIAL, FECHA FINAL, FOLIODE RESGURADO, ESTADO DEL FOLIO, FIRMADO.

40 ARCHIVA DOCUMENTOS EN EXPEDIENTE DERESPONSABLE RESPECTIVO


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RESPONSABLE N MERO ACTIVIDADCOORDINADOR DE

INVENTARIOS44 REGISTRA FECHA EN QUE LE ENTREGAN COPIA Y

LA TURNA.

AUXLIAR DE INVENTARIOS 45 ARCHIVA COPIA DE FACTURA EN EXPEDIENTERESPECTIVO.

FIN DE PROCEDIMEINTO


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76/193Octubre 2006

PROCEDIMIENTO PARA EL ALTA DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO

DIAGRAMA DE FLUJO

2

Resguardo O/1

copia factura(s)

Pega descripcindel bien enmodelo de

etiqueta

Resguardo O/1

copia factura(s)

Etiqueta(s)

Genera impresinde etiqueta(s) de

cdigo de barras

Resguardo O/1

copia factura(s)

Etiqueta(s)

Acude alDepartamento

respectivo

Etiqueta(s)

Coloca (pega) laetiqueta de cdigode barras en bien

Resguardo 0

copia factura(s)

RECABA FIRMA DERESPONSABLE

DEL BIEN ENORIGINAL Y COPIA

DE LOSRESGURADOS

Resguardo 1

Entrega copia delResguardo al

Responsable delBien

Resguardo 0

Expediente

Archiva doctos enExpediente de

responsablerespectivo

1

2

copia factura(s)

Archiva copia defactura enexpedienterespectivo

FIN

AUXILIAR DE INVENTARIOS

32

33

34

Resguardo 0

copia factura(s)

Etiqueta(s)

Localiza el bieny/o equiporespectivo

35

36

37

38

40

Entra al sistema yelige consulta

39

42


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77/193Octubre 2006

PROCEDIMIENTO PARA LA REASIGNACIN DEACTIVOS FIJOS


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78/193Octubre 2006

PROCEDIMIENTO PARA LA REASIGNACIN DE ACTIVOS FIJOS







DEPARTAMENTOS SOLICITANTES (USUARIOS).


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OBJETIVO

EFECTUAR LA REASIGNACIN DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO, CUANDOESTOS CAMBIEN DE RESPONSABLE DE RESGUARDO, AS COMOREGISTRARLOS CORRECTA Y OPORTUNAMENTE EN LOS CONTROLESESTABLECIDOS, CON LA FINALIDAD DE MANTENER ACTUALIZADA LAINFORMACIN RELATIVA A LOS INVENTARIOS DE DICHOS BIENES,PROPIEDAD DE LA ENTIDAD.


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AUXILIAR DE INVENTARIO 16ELIGE OPCIN RESGUARDO. SELECCIONA:EMPLEADO, FECHA INICIAL, FECHA FINAL, FOLIODE REGUARDO, ESTADO DEL FOLIO, IMPRESO

17

GENERA IMPRESI N DE RESGUARDO PARA ELNUEVO RESPONSABLE, VERIFICA SI REQUIEREETIQUETA. REQUIERE ETIQUETA? SI REQUIEREETIQUETA PASA A LA ACTIVIDAD NM. 18 SI NOREQUIERE ETIQUETA PASA A LA ACTIVIDAD NM.36.

18 ACCESA AL PAQUETE EXCEL.

19CAPTURA NM. DE INVENTARIO, NOMBRE DELBIEN.

20 SALVA Y CIERRA EL ARCHIVO.

21SELECCIONA ICONO LABEL MATRIX (APARECEMODELO ETIQUETA)

22 ELIGE ARCHIVO DE EXCEL Y LO ABRE.

23 ELIGE LA OPCI N DE PROPIEDADES DE C DIGODE BARRAS.

24SELECCIONA EL RENGLN DE NMERO DEINVENTARIO.

25SELECCIONA EL MODELO DE ETIQUETA ELLABEL MATRIX

26PEGA N MERO DE INVENTARIO EN EL MODELODE ETIQUETA.

27SELECCIONA EL RENGLN DE NMERO DEINVENTARIO.

28 ELIGE LA OPCIN DE PROPIEDADES DE TEXTO.

29SELECCIONA RENGLON DE DESCRIPCI N DELBIEN.

30SELECCIONA EL MODELO DE LA ETIQUETA LABELMATRIX.


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83/193Octubre 2006




31PEGA LA DESCRIPCI N DEL BIEN EN MODELO DEETIQUETA.

32GENERA IMPRESI N DE ETIQUETAS DEL C DIGODE BARRAS.

33 ACUDE AL DEPARTAMENTO RESPECTIVO.

34 LOCALIZA EL BIEN Y/O EQUIPO RESPECTIVO.

35 COLOCA (PEGA) LA ETIQUETA DE C DIGO DEBARRA EN EL BIEN Y/O EQUIPO RESPECTIVO.

36RECABA FIRMA DEL RESPONSABLE DEL BIEN Y/OEQUIPO EN RESGUARDO.

37ENTREGA COPIA DEL RESGUARDO ALRESPONSABLE DEL BIEN Y/O EQUIPO.

38ENTRA AL SISTEMA, ELIGE CONSULTA:EMPLEADO, FECHA INICIAL, FECHA FINAL FOLIODE RESGUARDO, ESTADO DEL FOLIO, FIRMADO.

39ARCHIVA DOCUMENTOS EN EXPEDIENTES DELRESPONSABLE RESPECTIVO.


40REGISTRA FECHA EN QUE LE ENTREGAN COPIA YLO TURNA.

AUXILIAR DE INVENTARIO 41 ARCHIVA OFICIO EN EXPEDIENTE RESPECTIVO.

- FIN DE PROCEDIMIENTO -


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DIAGRAMA DE FLUJO

Resguardo 1

Resguardo 1

Resguardo 0

oficio(s)

Elige opcinPropiedades de

texto.

2

Resguardo 1

Resguardo 0

oficio(s)

Selecciones

rengln deDescripcin del

Bien

Resguardo 1

Resguardo 0

oficio(s)

Seleccionamodelo de

etiqueta el LabelMatrix

Resguardo 1

Resguardo 0

oficio(s)

Pega descripcindel bien enmodelo deetiqueta

Resguardo 0

oficio(s)

Etiqueta(s)

Genera impresinde etiqueta(s) decdigo de barras

Resguardo 1

Resguardo 0

oficio(s)

Etiqueta(s)


respectivo

Resguardo 1

Resguardo 0

oficio(s)

Etiqueta(s)

Localiza el bieny/o equipo

respectivo

Etiqueta(s)

Coloca (pega) laetiqueta de cdigode barras en bien

Resguardo 1

Resguardo 0

oficio(s)

Recaba firma deresponsable del

bien y/o equipo en

Resguardo 1

Entrega copia delResguardo al

Responsable delBien

Resguardo 0

Expediente

Archiva doctos enExpediente deresponsablerespectivo

2

3

oficio(s)

Archiva copia defactura enexpedienterespectivo

FIN


28

29

30

31

32

33

34

35

361

37

39

41

Resguardo 1

Ingresa al sistema yelige Consulta,

empleado, fecha inicial yfinal, folio de resguardo,estado del folio y firmado

38


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86/193Octubre 2006

PROCEDIMIENTO REPORTE DE NO ADEUDODE ACTIVOS FIJOS


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87/193Octubre 2006

PROCEDIMIENTO REPORTE DE NO ADEUDOS DE ACTIVO FIJO


A) RESPONSABLES DE SU INSTRUMENTACIN


COORDINADOR DE INVENTARIOS


B) CORRESPONSABLES DE SU APLICACIN

SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES


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88/193Octubre 2006


OBJETIVO

RECIBIR Y ENVIAR OPORTUNAMENTE EL FORMATO REPORTE DE NO ADEUDOY/O SALDO A FAVOR, POR REAS DE RESPONSABILIDAD. CON LA FINALIDAD DEVERIFICAR LA EXISTENCIA TOTAL DE LOS BIENES RESGUARDADOS POR LAPERSONA QUE CAUSA BAJA. EN CASO DE EXISTIR DIFERENCIAS, SER

ACLARADAS O EN SU DEFECTO SER NOTIFICADAS A LA SUBDIRECCIN DERECURSOS HUMANOS PARA SU TRMITE CORREPONDIENTE.


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NORMAS DE OPERACIN

LA SUBDIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS GENERA EL REPORTE DE NOADEUDO Y/O SALDO A FAVOR, POR REAS DE RESPONSABILIDAD Y LOTURNA A LA SECCIN DE INVENTARIOS.

LA SECCIN DE INVENTARIOS LLEVAR A CABA UNA INSPECCIN FSICADE LOS BIENES QUE PRESENTA Y SE CORROBORAN CONTRA LOSREGUARDADOS.

DE NO EXISTIR DIFERENCIAS SE TURNA EL REPORTE A LA SUBDIRECCINDE RECURSOS HUMANOS, EN CASO DE EXISTIR FALTANTES, SE ACLARANCON EL REGUARDATARIO. DE NO PRESENTAR LOS BIENES, SERELACIONAN EN EL REPORTE Y SE TURNA A LA SUBDIRECCIN DERECURSOS HUMANOS.

DEBER SIEMPRE EXISTIR UN RESPONSABLE DE LOS BIENESTRANSITORIO O DEFINITIVO QUE SUPLA A LA PERSONA QUE CAUSA BAJA.


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90/193Octubre 2006





1RECIBE FORMTATO(S) DE NO ADEUDO Y/OSALDO A FAVOR POR REAS DERESPONSABILIDAD.

2 CLASIFICA LOS DOCUMENTOS POR CONCEPTO(ALTAS, CAMBIOS, BAJAS, SALIDAS, NO ADEUDO)

3 TURNA DOCUMENTOS AL AUXILIAR RESPECTIVO

AUXILIAR DE INVENTARIOS 4 RECIBE FORMATOS(S) DE NO ADEUDO Y/OSALDO A FAVOR POR REAS DERESPONSABILIDAD.

5 RECOPILA EXPEDIENTE RESPECTIVO DELEMPLEADO. TIENE EXPEDIENTE? SI NO TIENEEXPEDIENTE PASA A LA ACTIVIDAD NM. 6. SITIENE EXPEDIENTE PARA A LA ACTIVIDAD NM.12

6 REQUISITA FORMATO.

7 OBTIENE FIRMA DEL COORDINADOR DEINVENTARIOS.

8 TURNA REPORTE AL DEPARTAMENTO DERECURSOS HUMANOS.

9 TURNA REPORTE AL COORDINADOR DEINVENTARIOS.


10 REGISTRA FECHA EN QUE LE ENTREGAN COPIA YLA TURNA.

AUXILIAR DE INVENTARIOS 11 ARCHIVA ACUSE DE RECIBO.

12 VIENE DE LA ACTIVIDAD NM. 5ACUDE AL DEPARTAMENTO RESPECTIVO

13 VERIFICA LOS DATOS DEL RESGUARDO CONTRALOS BIENES FISICOS. ES CORRECTO?SI NO ES CORRECTO PASA A LA ACTIVIDAD NM.14. SI ES CORRECTO PASA A LA ACTIVIDAD NM.16.

14 RELACIONA BIENES QUE NO SE ACLARARON.


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91/193Octubre 2006



RESPONSABLE N MERO ACTIVIDADAUXILIAR DE INVENTARIO 15 ENTREGA REPORTE EN RECURSOS HUMANOS.

16VIENE DE LA ACTIVIDAD N M. 13

ANOTA EN REPORTE QUE NO TIENE ADEUDO.

17RECOPILA FIRMA DEL COORDINADOR DEINVENTARIOS.

18ENTREGA A LA SUBDIRECCI N DE RECURSOSHUMANOS EL REPORTE ORIGINAL.

19TURNA COPIA DEL REPORTE DE NO ADEUDO AL

AUXILIAR DE INVENTARIOS RESPONABLE DEINGRESA AL SISTEMA Y ELIGE OPCIN CAMBIAR

20

REALIZA DEL PROCEDIMIENTO REASIGNACINDE ACTIVOS FIJOS (PG. NM 85 DE ESTEMANUAL) DE LA ACTIVIDAD NM. 8 A LA

ACTIVIDAD NM. 41

AUXILIAR DE INVENTARIOS 21 RECIBE COPIA DE REPORTE DE NO ADEUDO.

22 ACCEDE A LA BASE DE DATOS (EXCEL).

23 SELECCIONA MIS DOCUMENTOS.

24ELIGE EL ARCHIVO REPORTE DE NO ADEUDO YLOCALIZA EL NM. DE FOLIO.

25

REALIZA LA CAPUTRA DE DATOS. (NMCONSECUTIVO, NM. CONTROL DEL EMPLEADO,DEPARTAMENTO, FECHA DE EMISIN DEREPORTE, REGISTRADO POR)

26 ARCHIVA REPORTE EN FORMA CONSECUTIVA

- FIN DE PROCEDIMIENTO -


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92/193Octubre 2006


DIAGRAMA DE FLUJO

Resguardo 0

Resguardo 0

copia factura

Resguardo 0

formato(s) o/4

Resguardo 0

formato(s) o/4

Inicio

Recibe formato(s)de No adeudo de

bienes

formato(s) o/4

Clasifica doctospor concepto

formato(s) o/4

Turna doctos alAuxiliar respectivo

formato(s) o/4

Recibe formato(s)de solicitud de No

adeudo bienes

formato(s) o/4

Recopilaexpediente

respectivo delempleado

formato(s) o/4

Requisita formato

formato(s) o/4

Obtiene firma delCoordinador de

Inventarios

formato(s) o/3

Turna reporte a laSubdireccin de

RecursosHumanos

formato(s) 4

Archiva acuse derecibo

formato(s) o/4


respectivo

Verifica datos deresguardo contra

bienes fisicos

formato(s) o/4

Relaciona bienesque no seaclararon

formato(s) 0/4

Anota en reporte

que no tieneadeudo

formato(s) 4

Recibe copia deReporte de no

Adeudo

formato(s) 4

Accesa paqueteexcel en la

computadora

formato(s)

Recopila firma deCoordinador de

Inventarios

Resguardo 0

Entrega reporteSubdireccin de

RecursosHumanos

COORDINADOR DE

INVENTARIOSAUXILIAR DE INVENTARIOS

1

2

3

4

5

6

7

8

11

12

13

Concuerdan

NO

SI

14

16

17

18

21

22

22

Tieneexpediente

NO1

SI

formato(s) 4

Registra fecha enque le entregancopia y la turna

10

2

copia factura

formato(s) o/4

Entrega reporte enRecursosHumanos

15

FIN

2

formato 4

TURNA COPIA DELREPORTE

INGRESA ALSISTEMA Y ELIGE

OPCIN CAMBIAR

19

AUXILIAR DE

INVENTARIOS 2

formato(s) 4

Selecciona misdocumentos

23

formato(s) 4

Elige archivoReporte de No

Adeudo y localizanm. de folio

24

formato(s) 4

Realiza captura dedatos

(consecutivo, no.de empleado, etc)

25

formato(s)

Archiva reporte enforma consecutiva

26

FIN

FIN

1

formato(s) 4

Turna reporte alCoordinador de

Inventarios

9

11

Realizaprocedimiento deReasignacin de

Activos Fijo

20


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93/193Octubre 2006

PROCEDIMIENTO DE TRASALADO DEACTIVOS FIJOS A BODEGA


95/195



94/193Octubre 2006

PROCEDIMIENTO DE TRASLADO DE ACTIVOS FIJOS A BODEGA


A. RESPONSABLES DE SU INSTRUMENTACIN

DEPARTAMENTO DE ALMACN E INVENTARIOS

B. RESPONSABLES DE SU APLICACIN

SUBJEFE DE INVENTARIOS


RESGUARDATARIOS DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO


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95/193Octubre 2006


OBJETIVO

ESTABLECER EL PROCESO BAJO EL CUAL SE LLEVA A CABO EL TRASLADO ABODEGA DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO DEL CINVESTAV, QUE POR SUSCONDICIONES, SE ENCUENTREN SIN UTILIDAD O EN DESUSO, AS COMOREGISTRAR CORRECTA Y OPORTUNAMENTE, EN LOS CONTROLESESTABLECIDOS, EL TRASLADO A BODEGA DE TODOS Y CADA UNO DE LOSCITADOS BIENES, CON LA FINALIDAD DE MANTENER ACTUALIZADA LAINFORMACIN RELATIVA A LOS INVENTARIOS DE DICHOS ACTIVOS.


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96/193Octubre 2006


NORMAS DE OPERACIN

LOS BIENES DE ACTIVO FIJO PROPIEDAD DEL CINVESTAV, QUE POR SUUSO, APROVECHAMIENTO O ESTADO DE CONSERVACIN, NO SEAN YA

ADECUADOS PARA EL SERVICIO O RESULTE INCONVENIENTESEGUIRLOS UTILIZANDO EN EL MISMO, SERN TRASLADADOS A LABODEGA DE INVENTARIOS.

SER OBLIGACIN DEL DEPARTAMENTO DE ALMACENES EINVENTARIOS, OBTENER LA INFORMACIN NECESARIA DE LOS BIENESDE ACTIVO FIJO, PROPIEDAD DEL CINVESTAV, SUSCEPTIBLES A SER

TRASLADOS A BODEGA, PREVIAMENTE A SU UBICACIN EN EL LOCALASIGNADO PARA TAL FIN, TALES COMO DESCRIPCIN DETALLADA DECADA UNO DE LOS BIENES, SU NMERO DE INVENTARIO, ESTADO DECONSERVACIN (BUENO, REGULAR, MALO, PSIMO), ETCTERA.

UNA VEZ OBTENIDA LA INFORMACIN, EL DEPARTAMENTO DEALMACENES E INVENTARIOS, PROCEDER A AFECTAR LA BASE DEDATOS DEL INVENTARIO DE BIENES DE ACTIVO FIJO, AS COMO LOSREGISTROS INDIVIDUALES DE DICHOS BIENES, EFECTUANDO LASEPARACIN, EN CAPTULO POR SEPARADO, LOS SUSCEPTIBLES A SERDADOS DE BAJA DE LOS QUE SE ENCUENTRAN EN USO O EN PROCESO

DE SER REUTILIZADOS, VERIFICNDOLA Y VALIDNDOLA.

POR LO MENOS, ANUALMENTE, EL CINVESTAV, DEBER PROCEDER ADAR DE BAJA LOS BIENES DE ACTIVO FIJO DE SU PROPIEDAD,SUSCEPTIBLES DE ELLO, MISMA QUE PODR EFECTUARSE BAJO LOSPROCEDIMIENTOS DE ENAJENACIN, DONACIN O DESTRUCCIN DELOS MISMOS, SEGN SEA EL CASO.


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97/193Octubre 2006



RESPONSABLE NMERO ACTIVIDADCOORDINADOR DE

INVENTARIOS1 RECIBE FORMATOS DE TRASLADO A BODEGA.

2TURNA LOS DOCUMENTOS AL AUXILIARCORRESPONDIENTE.

AUXILIAR DE INVENTARIO 3 RECIBE FORMATO DE TRASLADO A BODEGA.

4

REVISA DATOS DE FORMATOS DE TRASLADO ABODEGA ES CORRECTO? SI ES CORRECTO

PARA A LA ACTIVIDAD NMERO 9, SI NO ESCORRECTO PASA A LA ACTIVIDAD NMERO 5.

5ACCESA PAQUETE ACEESS Y ELIGE LA TABLAKARDEX

6ANOTA EN COLUMNA RESPECTIVAS EL NM. DEINVENTARIO. (LOS ULTIMOS 8 DIGITOS)

7

LOCALIZA DATOS FALTANTES EN FORMATO(NOMBRE DEL BIEN Y/O EQUIPO, NM. DEINVENTARIO, NM. DE FACTURA, COSTOUNITARIO, CUENTA CONTABLE, ETC.)

8 ANOTA DATOS FALTANTES EN FORMATO.

9

ANOTA DATOS FALTANTES EN FORMATONECESITA CDIGO DE BARRAS? SI NECECITACDIGO DE BARRA PASA A LA ACTIVIDADNMERO 14, SI NO NECESITA CDIGO DEBARRAS PASA A LA ACTIVIDAD NMERO 15.

10 ACUDE AL DEPARTAMENTO .

11ENTREGA FORMATOS CON NOTAS ALSOLICITANTE.

12 RECIBE DOCUMENTOS , FORMATO DEFINITIVO,ACTA DE TRASLADO A BODEGA.

- FIN DE PROCESO 1 -

13 ACCESA AL PAQUETE EXCEL.


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98/193Octubre 2006

PROCEDIMIENTO BAJA DE TRASLADO DE ACTIVOS FIJOS A BODEGA


RESPONSABLE NMERO ACTIVIDAD

AUXILIAR DE INVENTARIO 14CAPTURA N MERO DE INVENTARIO, NOMBREDEL BIEN.

15 SALVA Y CIERRA ARCHIVO

16SELECCIONA ICONO LABEL MATRIX (APARECEMODELO ETIQUETA)

17 ELIGE ARCHIVO DE EXCEL Y LO ABRE.

18 ELIGE OPCI N PROPIEDADES DE C DIGO DEBARRAS.

19SELECCIONA RENGL N DE N MERO DEINVENTARIO.

20SELECCIONA MODELO DE ETIQUETA EL LABELMATRIX

21PEGA NMERO DE INVENTARIO EN MODELO DEETIQUETA.

22SELECCIONA RENGLN DE NMERO DE

INVENTARIO.23 ELIGE OPCIN DE PROPIEDADES DE TEXTO

24SELECCIONA RENGLN DE DESCRIPCIN DELBIEN.

25SELECCIONA MODELO DE ETIQUETA EL LABELMATRIX.

26PEGA DESCRIPCI N DEL BIEN EN MODELO DEETIQUETA.

27GENERA IMPRESIN DE ETIQUETA DE CDIGODE BARRAS.

28 ACUDE AL DEPARTAMENTO.

29 LOCALIZA EL BIEN Y/O EQUIPO RESPECTIVO

30COLOCA (PEGA)) LA ETIQUETA DE CDIGO DEBARRAS EN BIEN.


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101/193Octubre 2006

PROCEDIMIENTO DE TRASLADO DE ACTIVOS FIJOS AL ALMACN

DIAGRAMA DE FLUJO

Acta admitiva

etiqueta

Coloca (pega) laetiqueta de cdigo

de barras en elbien

2

Acta Baja

Resguardo 0

formato(s)

En viernes lleva elbien y/o equipo a

la bodega.

Acta baja

Otorga acuse derecibo en ActaAdministrativa


30

31

32

Mascara

Imprime mscarade registro kardex

en inventarios

33

Resguardo 0

formato(s)

Archiva doctos enexpediente deresponsablerespectivo

35

FIN

Acta admitiva

Resguardo 0

formato(s)

Lleva a cabo elprocedimiento

Reasignacin deActivos Fijo

34


103/195



102/193Octubre 2006

PROCEDIMIENTO DONACIN DE ACTIVOS FIJOS


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103/193Octubre 2006



A) RESPONSABLES DE SU INSTRUMENTACIN

DEPARTAMENTO DE ALMACN E INVENTARIOS

B) CORRESPONSABLES DE SU APLICACIN

DIRECCIN GENERAL

SECRETARA ADMINISTRATIVA


COMIT DE BIENES MUEBLES

SECRETARA DE LA FUNCIN PBLICA


105/195



104/193Octubre 2006


OBJETIVO

ESTABLECER EL PROCESO BAJO EL CUAL SE LLEVA A CABO LA DONACIN DEBIENES DE ACTIVO FIJO DEL CINVESTAV, QUE POR SUS CONDICIONES, SEENCUENTREN SIN UTILIDAD O EN DESUSO, AS COMO REGISTRAR CORRECTA YOPORTUNAMENTE, EN LOS CONTROLES ESTABLECIDOS, LA DONACIN DETODOS Y CADA UNO DE LOS CITADOS BIENES, CON LA FINALIDAD DE MANTENER

ACTUALIZADA LA INFORMACIN RELATIVA A LOS INVENTARIOS DE DICHOSACTIVOS.


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105/193Octubre 2006


NORMAS DE OPERACIN

DEBER EXISTIR UN OFICIO DE PETICIN DE DONACIN DIRIGIDO A LADIRECCIN GENERAL. ANTES DE REALIZAR EL PROCEDIMIENTO DEDONACIN SE TENDR QUE VERIFICAR SI LA INSTITUCIN EST DENTRODE LA NORMATIVIDAD VIGENTE.

LA INSTITUCIN SEPARAR EL LOTE DE BIENES MUEBLES QUE CREACONVENIENTE, JUNTO CON LA COLABORACIN DEL PERSONAL DEINVENTARIOS SE ELABORAR UNA LISTA DE BIENES SUJETOS ADONACIN.

EN BASE A LOS MONTOS FIJADOS POR LA NORMATIVIDAD VIGENTE, SEPROCEDER A OBTENER LA AUTORIZACIN DEL COMIT DE BIENESMUEBLES, DIRECCIN GENERAL Y LA SECRETARA DE LA FUNCINPBLICA.

SE ELABORAR UN CONTRATO DE DONACIN, QUE SER AVALADO YREVISADO POR LA SUBDIRECCIN DE ASUNTOS JURDICOS Y SE FIRMAR

ANTES DE LA ENTREGA DE LOS BIENES.

UNA VEZ REALIZADA LA DONACIN, SE PROCEDER A LA BAJA DEFINITIVADE LOS BIENES EN LOS REGISTROS CONTABLES DEL CINVESTAV.


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106/193Octubre 2006



RESPONSABLE N MERO ACTIVIDADSOLICITANTE

(ESCUELA)1

SOLICITA INFORMACI N SOBRE BIENES DEACTIVO FIJO QUE ESTEN EN DONACIN.


2

RECIBE SOLICITUD VERBAL E INFORMA ALSOLICITANTE. EXISTE LO QUE EL SOLICITANTEQUIERE? SI EXISTE PASA AL ACTIVIDAD NMERO3, SI NO EXISTE TERMINA PROCEDIMIENTO.

3

MUESTRA AL SOLICITANTE LOS BIENES Y/OEQUIPO SUCEPTIBLES DE DONACIN. LE SIVE

ALGUNO DE LOS BIENES Y/O EQUIPO? SI LESIRVE PASA A LA ACTIVIDAD NMERO 4, SI NO LESIRVE TERMINA EL PROCEDIMIENTO.

4LE IDICA AL SOLICITANTE QUE ELABORE UNOFICIO PARA LA DIRECCIN GENERAL.

DIRECCI N GENERAL5

RECIBE OFICIO SOLICITUD DE DONACI N DEBIENES Y/O EQUIPOS. LO TURNA A LASECRETARIA ADMINISTRATIVA.

SECRETAR A ADMINISTRATIVA6

RECIBE OFICIO SOLICITUD DE DONACI N DEBIENES Y/O EQUIPOS. LO TURNA A LA


SUBDIRECCIN DE RECURSOSMATERIALES 7

RECIBE OFICIO SOLICITUD DE DONACIN DEBIENES Y/O EQUIPOS. LO TURNA AL SUBJEFE DEINVENTARIOS.

COORDINADOR DE INVENTARIOS

8

RECIBE SOLICITUD DE DONACI N DE EQUIPOS Y/OBIENES. ESTA DE ACUERDO CON EL ART. 133 DE LALEY GENERAL DE BIENES NACIONALES? S PASA A LASIGUIENTE ACTIVIDAD, NO: SE NOTIFICA ALSOLICITANTE QUE NO ES POSIBLE LLEVAR A CABO LADONACIN, POR NO ENCONTRARSE EN LOSSUPUESTOS QUE MARCA LA LEY.

9MUESTRA LOS BIENES Y/O EQUIPOS AL SOLICITANTE.LE SIRVE LO QUE SOLICITO? SI LE SIRVE PASA A LA

ACTIVIDAD NMERO 10, SI NO LE SIRVE TERMINA ELPROCEDIMIENTO.

10 INDICA AL SOLICITANTE QUE SEPARE LOS BIENES.

AUXILIAR DE INVENTARIOS11

RELACIONA LOS BIENES Y/O EQUIPOS AL MISMOTIEMPO.


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C

INVENTARIOS PROCEDIMIENTOS

Documents

Transcript of INVENTARIOS PROCEDIMIENTOS