Invertir… Innovar… Transformarse…

INSTRUCTIVO GESTION DE GIROS Y TRANSFERENCIAS

“Pensar en grande, empezar en pequeño, crecer rápido”

Invertir… Innovar… Transformarse…

REPÚBLICA DEL ECUADOR

MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS

PROYECTO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL SECTOR PÚBLICO BIRF 7110-EC

INSTRUCTIVO GESTION DE GIROS Y TRANSFERENCIAS

RUP-DS-048

GESTION DE GIROS Y TRANSFERENCIAS RUP-DS-048 No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisión electrónica o mecánica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y recuperación de información, sin autorización escrita del Ministerio de Economía y Finanzas. DERECHOS RESERVADOS Copyright © 2007 primera edición SIGEF y logotipo SIGEF son marcas registradas Documento propiedad de: Proyecto de Administración Financiera del Sector Público (SIGEF). Ministerio de Economía y Finanzas. República del Ecuador. Edición: Fabian Samaniego Cubierta: Proyecto de Administración Financiera del Sector Público Composición y diagramación: Proyecto de Administración Financiera del Sector Público Estructuración: Proyecto de Administración Financiera del Sector Público Coordinación General: Diego Rueda Componente: SFOL Autor: Fabián Samaniego Actualizaciones: Paola C. Romero L. Fecha: 27/11/2008 Impreso por: Proyecto de Administración Financiera del Sector Público

INDICE DE

1. GESTIÓN DE GIROS Y TRANSFERENCIAS........................................ 6

1.1. Solicitud de Pago ........................................................................................ 6

1.1.1 Solicitud de pago a Beneficiarios ........................................................... 6

1.1.2 Solicitud de pago contable ..................................................................... 8

1.2. Gestión de Giros y Transferencias: Ubicación en el menú ............. 8

1.3. Gestión de pago a beneficiarios ............................................................. 9

1.3.1 Por institución .......................................................................................... 9

1.3.2 Selección y priorización......................................................................... 13

1.4. Gestión de pagos Contables .................................................................. 14

1.4.1 Selección y priorización......................................................................... 16

1.5. Gestión de pagos a Acreedores ............................................................ 17

1.5.1 Determinación de la cuenta pagadora. ...................................... 20

1.6. Operaciones de pago con transferencias........................................... 20

1.6.1 Generar transferencia y anular pago .......................................... 21

1.6.2 Operaciones con transferencias BCE........................................... 26

1.6.3 Descargar archivo Transferencias BCE ....................................... 29

1.6.4 Reportes............................................................................................... 30

1.7. Manejo de Rechazos ................................................................................ 32

1.7.1 Consulta Rechazos (Tesorería de la Nación) ............................ 33

1.7.2 Cargar Archivo ................................................................................... 36

1.7.3 Procesamiento de rechazos para pagos enviados mediante el SPI 36

1.7.4 Procesamiento Rechazos que no deben ser pagados ............ 42

1.7.5 Procesamiento de rechazos para pagos enviados mediante OTL 43

1.8. Reversar solicitudes de pago ................................................................ 45

1.9. Reportes ...................................................................................................... 47

CONTENIDO

RESUMEN

Este instructivo pretende mostrar la manera de utilizar las opciones implementadas en el

módulo de Gestión de Giros y Transferencias que forma parte del subsistema de tesorería y que

permitirá que la Subsecretaría de Tesorería de la Nación y cualquier otra institución del Sector

Público que utilice el módulo de Tesorería pueda registra los pagos y enviar las órdenes de

transferencias al BCE.

Dentro del manual se explica el proceso para registrar los tres tipos de pagos que el sistema

contempla:

• Beneficiarios

• Contables

• Acreedores

Cada tipo de pago tiene su propia opción de registro y, tanto para los pagos a beneficiarios

como para los pagos contables, se ha considerado una opción de pago masivo que permitirá en

una sola operación procesar muchas solicitudes de pago.

Las opciones para la generación de la información al BCE se operativizan sobre la base de

pagos previamente registrados y los formatos obtenidos responde a las especificaciones

técnicas emitidas por el BCE.

CAPITULO 1

1. GESTIÓN DE GIROS Y TRANSFERENCIAS

1.1. Solicitud de Pago

1.1.1 Solicitud de pago a Beneficiarios

Para poder realizar un pago, es necesario que la institución solicite el pago al beneficiario, lo cual lo hace por la siguiente ruta:

Seleccionamos la institución que va a solicitar el pago y se despliega todos los CUR que aún no están solicitados el pago, como se puede observar: Además, si existen beneficiarios con categoría especial es importante considerar que se tiene la opción “VARIAS CUENTAS”, donde podemos seleccionar la cuenta del beneficiario a la cual se desea que se le acredite y con la cual se va a solicitar el pago.

Entonces para el caso del ejemplo expuesto arriba, tenemos dos cuentas que se despliegan el momento de hacer clic en “VARIAS CUENTAS”:

Seleccionamos una cuenta, la misma que nos aparece en la pantalla así:

Y se procede a solicitar el pago con el botón: , se puede solicitar el pago de varios números de CUR. Otras opciones disponibles en esta pantalla son:

Imprimir

Consultar todos los registros pendientes

1.1.2 Solicitud de pago contable

Para poder realizar un pago contable, es necesario que la institución solicite el pago del CUR contable respectivo, lo cual lo hace por la siguiente ruta:

Seleccionamos la institución que va a solicitar el pago y se despliega todos los CUR que aún no están solicitados el pago, como se puede observar:

Se sigue la misma lógica de solicitud de pagos a beneficiarios, para el caso de “VARIAS CUENTAS” en la solicitud de pagos contables y finalmente se solicita el pago.

1.2. Gestión de Giros y Transferencias: Ubicación en el menú

El módulo de Gestión de Giros y Transferencias, es parte del subsistema de Tesorería como se

ve en la figura a continuación:

El módulo contempla las siguientes opciones: Grupos Institucionales, Pagos a Beneficiarios,

Pagos Contables, Pagos a Acreedores, Pagos a Acreedores (Deducciones), Pago Proveedores

Servicios Básicos, Operaciones de Pago con Transferencias, Reversar solicitud de Pagos,

Validación de Firma Electrónica y Reportes.

1.3. Gestión de pago a beneficiarios

Los pagos a beneficiarios son aquellos que se originan de la ejecución de los presupuestos

institucionales. Dentro del sistema están habilitados dos opciones: Por Institución y Selección y

Priorización de Pagos.

1.3.1 Por institución

Ruta de Acceso Tesorería �� Gestión de Giros y Transferencias �� Gestión de Pago a Beneficiarios

En esta opción el usuario del subsistema de tesorería para realizar el pago en primer lugar debe

seleccionar la institución que lo solicitó. De esta manera el sistema mostrará todas las

solicitudes de pago que en ese momento se encuentran pendientes como se muestra a

continuación:

Las opciones disponibles en esta pantalla son:

Consultar Pagos realizados sobre el CUR

Pago Parcial, por fuente de financiamiento

Pago Total, se realiza un solo el pago por todo el monto SOLICITADO aunque estén

involucradas varias fuentes de financiamiento


Consulta de pagos realizados

Para consultar los pagos realizados sobre un CUR, se debe seleccionar el CUR que se desea

consultar y presiona el botón Consultar pagos. Si existen pagos realizados sobre ese CUR se

deberá observar la siguiente información:

Primero.- el visto debe constar en PT, esto indica que ya se han realizado pagos sobre ese

CUR específico:

Segundo.- damos clic en el botón , para consultar los pagos efectuados sobre ese CUR y

aparece la siguiente pantalla:

Un mismo CUR puede tenar varios pagos realizados, esto se dará cuando se hayan realizados

pagos parciales o cuando se haya anulado un pago total realizado, como se puede ver en la

figura a continuación:

Pago Parcial

Se puede realizar un pago parcial, cuando el CUR que se solicita el pago contiene partidas con

varias fuentes de financiamiento. En esos casos para realizar el pago se debe ingresar la

siguiente información: Forma de pago, fuente, cuenta origen, banco donde tiene la cuenta el

beneficiario, cuenta destino. Una vez completada esta información el usuario debe presionar el

icono de pago parcial, como se muestra en la figura a continuación:

Pago Total

El pago total generará un pago por la totalidad del monto solicitado sin importar las fuentes de

financiamiento incluidas en el CUR. En la pantalla de pago Total, el sistema mostrará las

fuentes incluidas en el CUR, la cuenta bancaria asociada por defecto a esa fuente (cada fuente

tiene asociada por defecto una cuenta monetaria, sin descartar la posibilidad de seleccionar

otra cuenta monetaria con la que se deba pagar) y los montos que se deben pagar por cada

fuente. El usuario, además tiene que seleccionar: la forma de pago, el banco donde tiene la

cuenta el beneficiario, la cuenta destino. El proceso concluye cuando se confirma nuevamente

con el icono de pago total, como se muestra en la figura a continuación:

Si el beneficiario tiene solo una cuenta APROBADA en el sistema, los campos Banco y Cuenta destino se asignarán automáticamente.

Si el CUR solo incluye partidas de una fuente, el pago parcial se convierte en total.

1.3.2 Selección y priorización

Esta opción permite procesar los pagos seleccionados bajo los siguientes criterios de selección:

• Sector

• Sectorial

• Transferencia

• Geográfico Institucional

• Tipo de Documento

• Grupo ERT

• Grupo Gasto

De acuerdo a los criterios seleccionados, el sistema buscará las solicitudes de pago que

empaten con esos criterios presionando el botón que se indica en la figura anterior. El resultado

de la búsqueda, se mostrará en el siguiente formato:

Detalle de fuentes, cuentas

y monto por fuente.

El usuario puede seleccionar todos los pagos (un máximo hasta 50) o escoger los que necesite

pagar de acuerdo a la disponibilidad de la caja y las disposiciones dadas en la programación de

caja.

Para confirmar los pagos, se presionará el botón indicado en la figura a continuación:

1.4. Gestión de pagos Contables

Las solicitudes de pago contable son aquellas que se generan de los movimientos no

presupuestarios como son: anticipos a proveedores, anticipos a contratistas, anticipos a

remuneraciones tipo A y tipo B y ajustes y reclasificaciones.

Ruta de acceso:

Tesorería �� Gestión de Giros y Transferencias �� Gestión de Pago Contable

Al seleccionar esta opción, se desplegará la pantalla para que el usuario seleccione la entidad

contabilizadora del sistema (que normalmente será una sola). A continuación se presentará un

listado con las solicitudes de pago realizadas por las instituciones, como se muestra en la

siguiente pantalla:

Las opciones disponibles en esta pantalla son:

Consultar Pagos efectuados sobre el CUR

Pago Total, se realiza un solo el pago por todo el monto SOLICITADO aunque estén

involucradas varias fuentes de financiamiento


Pagos Efectuados

La opción de pagos efectuados funciona de igual manera a la disponible en pagos a

beneficiarios.

Pago Total

El pago total, es la única opción habilitada para las solicitudes de pago originadas en el CUR

contable. Para realizar el pago total, se debe ingresar la forma de pago, el banco y la cuenta

destino, con las mismas consideraciones del pago a beneficiarios. A continuación se muestra la

pantalla de pago total contable:

1.4.1 Selección y priorización

Esta opción permite procesar los pagos seleccionados bajo los siguientes criterios de selección:

• Sector

• Sectorial

• Geográfico Institucional

• Clase de Registro

De acuerdo a los criterios seleccionados, el sistema buscará las solicitudes de pago que

empaten con esos criterios presionando el botón que se indica en la figura anterior. El resultado

de la búsqueda, se mostrará en el siguiente formato:

El usuario puede seleccionar todos los pagos (un máximo hasta 50) o escoger los que necesite

pagar de acuerdo a la disponibilidad de la caja y las disposiciones dadas en la programación de

caja.

Para confirmar los pagos, se presionará el botón indicado en la figura a continuación:

1.5. Gestión de pagos a Acreedores Las solicitudes de pago a acreedores son aquellas que se generan cuando en un CUR de Gasto

(beneficiarios) o en CUR contable se registran las retenciones que las normas legales vigentes

en el país determinan que se deben realizar sobre ciertas obligaciones de pago. Estos valores

en el sistema se van acumulando por unidad ejecutora y se pagarán de acuerdo a lo que

determinen las leyes o la programación de caja de la Tesorería.

Ruta de acceso:

Tesorería �� Gestión de Giros y Transferencias �� Gestión de Pago Acreedores Cuando se selecciona esta opción, se podrá observar los valores acumulados por pagar por

cada concepto de retención, como se muestra en la figura a continuación:

Las opciones disponibles desde esta pantalla son:

Consultar Pagos efectuados de la retención

Siguiente Nivel


Pagos Efectuados

La opción de pagos efectuados funciona de igual manera a la disponible en pagos a

beneficiarios y la página que se despliega es la siguiente:

Siguiente Nivel

Esta opción permite observar todos los montos por unidad ejecutora seleccionada que se

encuentran pendientes de pagar para la retención seleccionada. Desde la pantalla que se

muestra al seleccionar esta opción, se puede realizar el pago, seleccionando el banco y la

cuenta del beneficiario de la retención:

Además se ha incluido una nueva sub-pantalla, en la pantalla de Pagos a Acreedores-Pago

Total, donde se debe seleccionar la fuente, el mes del cual se quiere hacer el pago, el tipo de

nómina, para acreedores de la nómina y en los casilleros tanto de entidad, como de unidad

ejecutora se debe ingresar los datos respectivos en un rango desde que entidad y unidad

ejecutora hasta que entidad y unidad ejecutora se requiere observar los pagos pendientes para

posteriormente realizar dichos pagos.

Luego que el sistema busca esos pagos pendientes se despliega la lista como se muestra a

continuación:

Seleccionamos los pagos se desea realizar y se procede con el pago; cuando el pago se ha

realizado sin ningún problema se observa el siguiente mensaje de acuerdo al número de pagos

seleccionados:

Lo que significa que todas las entidades seleccionadas han sido pagadas sin inconvenientes.

1.5.1 Determinación de la cuenta pagadora.

La cuenta pagadora, se determina sobre la base de la fuente de financiamiento que originó el

pago sea a beneficiarios o contables o acreedores. Existe una sola cuenta pagadora asociada a

una fuente, a pesar de esto cuando existen algunas cuentas, el sistema da la opción de

seleccionar en el detalle de fuentes por pagar la cuenta con la que se debe hacer el pago en el

caso que no sea la que aparece por defecto.

Para seleccionar la cuenta pagadora se hará clic en el icono a continuación:

Del listado de cuentas asociadas a la fuente, el usuario deberá seleccionar una y confirmar la

selección presionando el botón que se muestra a continuación:

1.6. Operaciones de pago con transferencias Las opciones incluidas dentro del submenú “Operaciones de pago con transferencias” sirven

para agrupar los pagos realizados en transferencias y generar los archivos que se remitirán al

BCE para que proceda con las acreditaciones en las cuentas de los beneficiarios finales de los

Cuenta por defecto para la fuente recursos fiscales (así

cada fuente tiene una cuenta por defecto)

Seleccionar Cuenta

Actualizar Cuenta

pagos. A continuación se explica la utilización de cada una de las opciones existentes.

1.6.1 Generar transferencia y anular pago

Sobre la base de los pagos realizados desde las opciones de Gestión de pagos a beneficiarios,

contables o acreedores, el responsable de la Tesorería generará una transferencia que podrá

incluir uno o más pagos. Los pagos que se podrán incluir dentro de una misma transferencia

deben incluir dos condiciones:

1. La cuenta pagadora debe ser la misma para todos los pagos.

2. Las cuentas destino de todos los pagos debe estar aperturadas en un Banco Privado (SPI) o

en el Banco Central del Ecuador (OTL).

Desde esta opción, se podrá anular un pago en caso de ser necesario para corregir algún error

detectado al momento de generar la transferencia:

Anular

el pago

Ruta de acceso:

Tesorería �� Gestión de Giros y Transferencias �� Operaciones de Pago con Transferencias �� Generar Transferencia y Anular Pago

Al ejecutar esta opción, el sistema mostrará en resumen los montos de los pagos realizados y

que aún no se han incluido en ninguna transferencias, agrupados por cuenta pagadora y tipo

de envío, separando aquellos que correspondan a beneficiarios, acreedores y contables.


Pagos a beneficiarios

Pagos a acreedores

Pagos contables


Pagos a beneficiarios Cuando se selecciona ésta opción el sistema muestra todos los pagos creados, que aún no se

han incluido en ninguna transferencia, que tiene como cuenta origen la misma cuenta pagadora

seleccionada del listado anterior, Se presiona en el botón pago a beneficiarios, acreedores o

contables dependiendo del caso y luego se debe proceder a filtrar ya que en la pantalla en un

inicio no sale ningún dato, se puede filtrar como se observa:

Pago Beneficiarios

Pago Acreedores Pago Contable

La pantalla que se muestra será similar a la siguiente:

Entonces se despliega la siguiente pantalla:

Desde esta pantalla se tiene disponibles las siguientes opciones

Consulta

Generar Transferencia

Anular Pago

Nivel anterior


Consulta La opción de consulta permite ver todos los datos del pago, incluido la institución que lo

solicitó, el número de CUR, la clase de registro que origino el pago, la cuenta pagadora, la

fecha en la que fue creado y otros datos adicionales que faciliten la identificación del pago que

se va a incluir en la transferencias.

Al presionar el botón de consulta, nos sale el siguiente mensaje:

Al presionar en aceptar se observa la siguiente pantalla:

Generar Transferencia

Desde esta opción se genera la transferencia que luego será enviada al BCE. Todos los pagos

seleccionados se incluirán dentro de la misma transferencia, pudiendo el usuario seleccionar los

pagos utilizando los filtros disponibles en esta pantalla o seleccionar todos (se pueden incluir

hasta 5000 pagos en la misma transferencia), presionado la casilla de verificación de la barra de

títulos, como se muestra en la figura:

|Al generar la transferencia nos sale el siguiente mensaje:

Si el pago fue anulado o ya tiene asignado un número de transferencia, presenta el siguiente

mensaje:

Pero si la transferencia se generó sin ningún inconveniente, tenemos el siguiente mensaje,

donde detalla el número de transferencia que se generó:

Se filtra utilizando las

opciones presentadas.

Anular Pago

Desde esta pantalla, se puede anular un pago que por alguna circunstancia requiera ser

corregido. Para ejecutar esta opción se debe seleccionar uno de los pagos disponibles en esta

pantalla y presionar el botón correspondiente.

Al anular el pago tenemos el siguiente mensaje para confirmar la acción:

Al ser anulado el pago tenemos:

Este pago como fue anulado ya no podrá incluirse en alguna transferencia.

1.6.2 Operaciones con transferencias BCE

A partir de las transferencias generadas en la opción anterior, se generará el número de la

transferencia para el BCE. Cada transferencia se relacionará con un número de transferencia

para el BCE.

Ruta de acceso:

Tesorería �� Gestión de Giros y Transferencias �� Operaciones de Pago con Transferencias �� Operaciones con transferencias

Las mismas opciones explicadas, se utilizan para el caso de pagos a Acreedores

y pagos contables, a pesar que las pantallas parezcan diferentes, el mecanismo

es el mismo.

Al ejecutar esta opción, el sistema mostrará en resumen los montos incorporados a

transferencias que aún no se ha generado el archivo para enviar al BCE, agrupados por cuenta

pagadora y tipo de envío y separando los que correspondan a beneficiarios, acreedores y

contables. Y se observa la siguiente pantalla, donde debemos seleccionar la cuenta pagadora:


Pagos a beneficiarios

Pagos a acreedores

Pagos contables


Pagos a beneficiarios Cuando se selecciona está opción el sistema muestra todos las transferencias creadas, a las que

aún no se ha asignado un número de transferencias para el BCE, que tiene como cuenta origen

la misma cuenta pagadora selecciona del listado anterior. La pantalla que se muestra será

similar a la siguiente:

Desde esta pantalla se tiene disponibles las siguientes opciones

Anular Transferencia

Entregar

Nivel anterior

Regresar a vista previa


Anular Transferencia Si se selecciona esta opción, la transferencia se anula y en consecuencia todos los pagos

incluidos dentro de la transferencia se Anulan (ver anulación de pagos), lo que significa que el

usuario para enviar dichos pagos al BCE deberá volverlos a procesar e incluirlos dentro de una

nueva transferencia.

Enviar

Al seleccionar esta opción, se generará el número con el que se enviará la transferencia al BCE.

Este número servirá para identificar los pagos que pudieran ser rechazados al momento de

procesarlos en el BCE.

Antes de enviar es importante validar la operación: .

Luego salimos presionando el botón:

Regresar a vista previa

Nos permite observar la siguiente pantalla, con el fin de revisar que los datos ingresados estén

correctos.

1.6.3 Descargar archivo Transferencias BCE

Esta opción permite que el usuario descargue el archivo a la máquina local y pueda posteriormente ser enviado al BCE a través de la página web www.bce.fin.ec

Para descargar el archivo, se debe presionar el Mouse sobre el enlace con el nombre del archivo como se muestra a continuación

Al ejecutar esta acción el usuario deberá señalar la carpeta en donde se va a grabar el archivo.

El archivo generado, se almacena en el servidor

Las mismas opciones explicadas, se utilizan para generar transferencia a

Acreedores y pagos contables.

1.6.4 Reportes

Imprimir pago de transferencias: en esta pantalla podemos filtrar lo que necesitemos encontrar en el reporte, la pantalla es la siguiente:

En un primer filtro tenemos 4 opciones: cuenta monetaria, estado, número de cheque Transf. y número de CUR.

Seleccionamos lo que se desea filtrar y agregamos, así podemos adicionar varias opciones de filtro, como se muestra a continuación:

En un segundo filtro tenemos que seleccionar la fecha de inicio y la fecha de fin, estos datos son un rango en el cual se encontrará lo solicitado en el primer filtro.

1.7. Manejo de Rechazos Las opciones para el procesamiento de los archivos de respuesta que envía el BCE están

habilitadas únicamente para los usuarios que manejan el subsistema de tesorería, y permite

cargar los archivos del BCE y consultar el estado de los pagos, donde se incluyen los pagos

rechazados.

Una vez enviada la transferencia al BCE, se genera el archivo que debe ser cargado en la

página del BCE, posteriormente el BCE remite la información de respuesta en 48 horas, sobre

las transferencias que se le ha enviado, los códigos de respuesta están categorizados desde el

número 1 hasta el 26, como se puede observar a continuación:

Para transferencias cuyo tipo de envío sea SPI el BCE reporta los siguientes códigos de rechazo:

1 ACREDITADA

2 RECHAZADA CUENTA CERRADA

3 RECHAZADA CUENTA NO EXISTE

4 RECHAZADA CUENTA BLOQUEADA

5 RECHAZADA ORDEN DEL BENEFICIARIO

6 RECH. POR NO CONFIRMACION(USO BCE)

7 CUENTA INACTIVA

8 ARCHIVO SIN BENEFICIARIO

9 BENEFICIARIO NO CORRESPONDE

10 CUENTAS NO AUTORIZADAS (USO BCE)

11 DUPLICADO

12 OCI DEBITADA (SERVICIO DE COBROS)

13 OCI INSUFICIENCIA DE FONDOS (COBROS)

14 OCI SIN AUTORIZACION DE DEBITO (COBROS)

15 CREDITO NO AUTORIZADO

16 NUMERO DE CEDULA O RUC NO CORRESPONDE

17 ORDENANTE OBSERVADO EN LISTAS BCO. RECEPTOR (REMESAS)

18 ORDENANTE OBSERVADO EN LISTAS CONSEP (REMESAS)

19 ORDENANTE OBSERVADO EN LISTAS INTERNACIONALES (REMESAS)

20 BENEFICIARIO OBSERVADO EN LISTAS BCO. RECEPTOR (REMESAS)

21 BENEFICIARIO OBSERVADO EN LISTAS CONSEP (REMESAS)

22 BENEFICIARIO OBSERVADO EN LISTAS INTERNACIONALES (REMESAS)

23 EXCEDE MONTO PERMITIDO CAIXA (USO BCE)

24 VALOR INCORRECTO

25 TIPO DE CUENTA NO CORRESPONDE

26 BCE NO PROCESADO ERROR CODIGO DE MONEDA

Además hay que considerar también los códigos que corresponden a las transferencias OTL,

como son:

RCH rechazado

AFE acreditado

Importante:

A partir del 24 de Noviembre entró en funcionamiento el manejo de rechazos como Fondos de

terceros, anteriormente el procesamiento de rechazos implicaba la anulación de pagos y un

nuevo pago sobre el mismo CUR una vez que se haya corregido la cuenta. Con el nuevo manejo

de rechazos, estos se procesaran automáticamente al momento de cargar el archivo y la

institución podrá ver los rechazos y solicitar su pago luego de realizar la reclasificación contable

del valor rechazado

Para cargar los archivos de respuesta con la información del BCE, se debe acceder a la

siguiente opción:

1.7.1 Consulta Rechazos (Tesorería de la Nación)

Esta opción esta disponible para los funcionarios de la Tesorería de la Nación, no esta

disponible para los usuarios de las entidades o unidades ejecutoras. En esta opción se puede

consultar el estado de cualquier pago enviado al BCE haya sido confirmado o rechazado.

Al ejecutar esta opción se despliega la siguiente pantalla:

Para ubicar una transferencia enviada al BCE cuya respuesta ya ha sido cargada al sistema,

podemos filtrar, con el nombre del archivo, el tipo de envío SPI u OTL, o con el Número de la

Transferencia, como se puede observar a continuación:

Al localizar el número de transferencia se despliega todos los pagos enviados en esa transferencia, para ver el detalle de los mismos, debemos presionar el botón Ver Detalle:

Para cada pago enviado en la transferencia, en la pantalla anterior podemos observar el código

de estado (columna Cod. Estado) de la respuesta del BCE, el cual debe interpretarse de la

siguiente manera:

Tipo de Envío Pagos confirmados Pagos Rechazados

SPI Cod. Estado igual a 1 Cod. Estado diferente de 1

OTL Cod. Estado igual a AFE Cod. Estado diferente de AFE

Desde esa pantalla se tiene disponibles las siguientes opciones:

Regresar

Consultar todos los registros

Rechazos cargados NO procesados Desde esta pantalla, los funcionarios de la Tesorería de la Nación, pueden procesar los pagos

rechazados que no hayan sido procesados al momento de cargar el archivo de rechazos, o que

correspondan a archivos que fueron cargados antes de que entre en funcionamiento el nuevo

manejo de rechazos. Para esto el usuario con acceso a esta pantalla, debe ubicar la

transferencia en donde consta el pago rechazado

Una vez ubicado el registro correspondiente a esa transferencia, se debe presionar el botón

procesar rechazo como se muestra en la figura siguiente:

Al terminar el procesamiento se obtendrá el mensaje de operación realizada con éxito. Si la

transferencia seleccionada no tiene ningún pago rechazado, o todos ya fueron procesados, el

sistema emitirá un mensaje indicando esa novedad

Desde esta opción, se procesarán todos los rechazos no procesados que estén incluidos dentro

de la transferencia seleccionada. NO existe opción para procesar pagos rechazados

individualmente.

1.7.2 Cargar Archivo En esta pantalla seleccionamos:

• El tipo de envío que puede ser OTL o SPI.

• El archivo a subir, este es el archivo de respuesta que el BCE remitió con los pagos

enviados al BCE.

Cuando se carga el archivo, dependiendo del tipo de envío, el sistema procesa

automáticamente todos los pagos que hayan sido rechazados.

1.7.3 Procesamiento de rechazos para pagos enviados mediante el SPI

Para pagos que se enviaron a través del SPI, el sistema genera de manera automática un

asiento contable por cada pago cuyo estado sea diferente de 1, el asiento generado hace

referencia a la cuenta bancaria de donde salieron los recursos y a la institución que solicitó el

pago. Este asiento será similar al que se muestra en la figura a continuación.

La opción para consultar estos asientos sólo esta disponible para los usuarios que tienen acceso

a la entidad contabilizadora.

Para que las entidades puedan consultar los rechazos de los pagos solicitados por cada una de

ellas, dentro del subsistema de contabilidad, en la opción Registro de Operaciones No

Presupuestarias - Rechazos están activadas tres opciones, una para cada tipo de pago que

maneja el sistema: Beneficiarios, Contables y Acreedores como se muestra en la figura a

continuación:

1. Los pagos a beneficiarios corresponden a pagos originados en un CUR de gasto.

2. Los pagos contables, corresponden a pagos originados en un CUR Contable

3. Los pagos a acreedores corresponden a pagos originados en deducciones o retenciones

incluidas en un CUR de Gasto o CUR contables, normalmente los rechazos de estos pagos

se originan en las retenciones de la nómina que manejan detalle como por ejemplo:

Retenciones Judiciales

Para verificar los pagos rechazados, todos los días, el responsable de la unidad ejecutora

deberá ingresar a cada una de las opciones disponibles en el menú de Rechazos, donde tendrá

disponible una pantalla como la que se muestra a continuación:

Esta pantalla inicialmente se presentará sin ningún registro, el usuario debe utilizar la opción

Filtros en donde especificará el filtro Fecha del Rechazo y en el valor se ingresará la fecha de la

que se quiere consultar los rechazos, como se indica en la pantalla.

La fecha de rechazo de un pago, corresponde al día en el que el BCE proceso la transferencia

realizada por la Tesorería de la Nación, esa fecha corresponde (normalmente) a la fecha BCE

que se muestra en el reporte de la ruta crítica del CUR de gasto o contable.

Una vez que se aplica el filtro, en la pantalla se mostrará el resumen de los rechazos que

existan para la unidad ejecutora en el día que se específico y por tipo de envío (SPI, OTL), para

ver el detalle de los pagos rechazados se debe seleccionar el registro y presionar el botón Ver

Detalle, como se muestra en la figura anterior.

Dentro del detalle de pagos rechazados, el usuario podrá verificar a que beneficiarios le fue

rechazado el pago y porque motivo, se incluye dentro de esta pantalla la información de la

cuenta a donde se envío el pago originalmente.

Ni la Tesorería de Nación ni el BCE rechaza pagos cuando el tipo de envío es SPI, únicamente el

banco privado o la cooperativa donde se encuentra apertura la cuenta del beneficiarios

determina el rechazo de un pago.

Dentro de esta pantalla, el usuario tiene disponible las siguientes opciones:

Una vez que el analista de la unidad ejecutora haya identificado la causa del rechazo y haya

modificado la cuenta del beneficiario de ser necesario, se puede utilizar el botón Reclasificar,

que generará automáticamente un asiento contable con la clase de registro RDFR, para

posibilitar la solicitud de pagos del valor recibido en la cuenta de Fondos de Terceros (21203).

Errores al momento de reclasificar un rechazo

Si al momento de ejecutar el botón Reclasificar, se presenta un error similar al que se

muestra en la figura siguiente:

Significa que, el rechazo fue procesado con la opción anterior (Anulación de pago) y por lo

tanto la institución no tiene saldo en la cuenta 21203 para la identificación (RUC, cedula) de

quien se está intentando procesar el rechazo.

Solicitud de pago del Rechazo

El CUR contable que se genera desde esta opción luego debe solicitarse su pago desde la

opción Solicitar pago del menú Contabilidad – Registro Contable.

Se debe tener en cuenta, que cuando se realiza la solicitud de pago, queda determinada la

cuenta a donde se acreditará el valor que se va a pagar. Por lo tanto en ese momento el

responsable de la institución deberá tener ingresada en el sistema la cuenta correcta a la que

debe dirigirse el pago, para que este no se vuelva a rechazar.

Para utilizar esta opción el analista puede seleccionar un Pago, vario pagos o todos como se

muestra a continuación:

Los rechazos que ya son reclasificados, desparecen de la pantalla de consulta, pero se puedan

volver a visualizar utilizando las opciones filtros, estos pagos que ya fueron procesados van a

mostrar un valor en la columna No. Cur Rclsf., este valor corresponde al No. De Formulario

contable con el que se generó el asiento de reclasificación.

De un pago rechazado que ya este reclasificado, puede revertirse dicha reclasificación, siempre

y cuando no se haya solicitado su pago. Para esto se debe usar el botón Revertir reclasificación.

Impresión del Comprobante de Pago de un Rechazo

Una vez que se ha solicitado el pago del formulario correspondiente al rechazo, si la institución

necesita justificar el pago al proveedor, puede imprimir el comprobante de pago

correspondiente desde la opción Contabilidad - Registro de Operaciones No Presupuestarias -

Recepción de Depósitos Terceros - Devolución Fondos, dado que la figura que se implementó

para el manejo de rechazos es como fondos de terceros.

Como se pude ver en la siguiente figura, para ubicar el formulario correspondiente se tiene que

aplicar el filtro por la clase de de registro igual RDFR y el campo ID que corresponde al no de

formulario que se asigno cuando se reclasificó el rechazo.

Una vez que se tenga el formulario en la pantalla, se debe seleccionar el botón Imprimir

comprobante, como se muestra en la figura a continuación

El comprobante, será como el que se muestra:

Imprimir listado de rechazos

También se tiene la posibilidad de imprimir los rechazos, si fuera necesario tener la constancia

de los rechazos registrados en un día. Para esto se debe presionar el botón imprimir, desde

donde se obtendrá un reporte similar al que se muestra a continuación.

1.7.4 Procesamiento Rechazos que no deben ser pagados

Puede presentarse en ocasiones el caso que la unidad ejecutora, no desee solicitar el pago de

un valor rechazado, porque en la realidad hubo un error al momento de realizar el CUR de

Gasto que no se detectó si no hasta el momento en que se tuvo la notificación del rechazo por

parte del BCE.

En estos casos la unidad ejecutora puede seguir el siguiente procedimiento: 1. Verificar que el rechazo exista y que no se haya reclasificado. Para esto debe ingresar en la opción Rechazos – Pagos a Beneficiarios

Una vez que el usuario de la unidad ejecutora haya comprobado que el rechazo aún no ha sido

reclasificado, debe tomar nota del número de CUR que originó el rechazo.

Si ya se reclasifico el valor rechazado, se puede utilizar el botón de anular/revertir reclasificación

2. Realizar un CUR de Gasto con clase de modificación DVO - Devolución

Tomando como referencia el número de CUR identificado en el paso anterior, la unidad

ejecutora procede a realizar un CUR de devolución como se muestra en la pantalla:

Se debe notar que al momento de seleccionar la cuenta bancaria a donde se realizó la

devolución, se debe escoger en Banco el 99 – Cuentas Virtuales y en cuenta origen 212-03RCH

como se muestra en la figura anterior.

Este CUR la institución luego lo puede solicitar y pedir a la Subsecretaria de Contabilidad

Gubernamental que lo Apruebe. En ese momento la unidad ejecutora recupera la disponibilidad

presupuestaria que utilizó al momento de aprobar el CUR original y la cuenta por pagar que se

abre al momento de recibir el rechazo como un fondo de tercero (212 03) queda cerrada, ya

que ese valor justifica la devolución del dinero.

Este procedimiento sólo se puede realizar para rechazos de pagos que se originaron en un CUR de gasto.

1.7.5 Procesamiento de rechazos para pagos enviados mediante OTL Para el caso de pagos que se hayan realizado a una cuenta de beneficiario que se encuentra

aperturada en el BCE y se enviaron utilizando el formato OTL, al momento de cargar los

archivos el sistema habilitará el pago que se haya rechazado (estado diferente de AFE) para

que se vuelva a incluir en una nueva transferencia. Normalmente la razón por la que el BCE

rechazo un pago de este tipo, se debe a que esta mal aplicado el código de ejecución de la

cuenta destino.

Para corregir este tipo de rechazos, el analista de la Tesorería de la Nación, debe verificar el

tipo de cuenta BCE que tiene asignada la cuenta que fue rechazada. Para esto debe ingresar a

la opción Tesorería – Administración de cuentas – cuentas beneficiarios como se indica en la

figura a continuación:

En esta pantalla, se debe localizar la cuenta a la que corresponde el pago rechazado, utilizando

la opción de filtros y a continuación presionar el botón Cuenta OTL-BCE como se muestra en la

figura a continuación.

A continuación el analista de la Tesorería de la Nación, debe verificar en el sistema del Banco

Central el tipo de la cuenta de la cual se rechazo el pago. Una vez que se ha confirmado este

dato, debe seleccionar de la lista Tipo de cuenta BCE, el que le corresponda para que se asigne

el código de ejecución correcto.

Una vez que se ha corregido el código de ejecución asociado a la cuenta, se puede incluir el

pago que fue rechazado en una nueva transferencia utilizando la opción Gestión de Giros y

Transferencias – Operaciones de pago con Transferencias – Generar Transferencia y anular

pago que se explica en el punto (1.6.1) de este instructivo

En este caso no es necesario hacer ningún registro contable dado que, el BCE cuando ejecuta la

transferencia, no debita los valores de la cuenta pagadora y por lo tanto no reintegra los

recursos cuando determina el rechazo.

1.8. Reversar solicitudes de pago

La localización en el menú es:

Esta opción permite que desde la Tesorería de la Nación se pueda revertir una solicitud de pago

realizado por la institución, pasando el CUR al estado APROBADO. Dentro de esta opción se

puede seleccionar solicitudes de pago a beneficiarios o solicitudes de pago contables.

Para solicitud de pagos contables mostrará la siguiente pantalla:

Para solicitudes de pago a beneficiarios mostrará la siguiente pantalla:

Para revertir la solicitud de pago, se puede marcar todos los registros disponibles o de uno en

uno y se debe presionar el botón para finalizar la operación. El pago que haya sido resolicitado, regresará a la pantalla de Ejecución de Gastos- Solicitud de Pago, donde podrá ser nuevamente solicitado.

1.9. Reportes

Relación Pagos y su Estatus: este reporte nos permite conocer las fechas en que fue

creado, impreso y entregado los CUR ahí detallados, así como los montos y las cuentas

monetarias en las cuales se acreditó.

Para conseguir un reporte es necesario filtrar la información que se requiere, como por ejemplo

el número de CUR, RUC, la entidad, la unidad ejecutora, el banco, en algunos casos la cuenta

monetaria, la clase de registro, entre otros datos que se requiera de acuerdo del tipo de reporte

que se necesite.

Pago por abono en cuenta monetaria: se maneja igual que el reporte anterior. La

información que se logra con este reporte es similar al de relación pagos y su estatus solo que

con una descripción sobre el pago que se ha realizado.

Caja fiscal: este reporte nos permite conocer los débitos y créditos a una cuenta monetaria

específica, así como el saldo inicial y el número y tipo de transacción.

Informe ruta crítica del CUR de gastos y del CUR contable: este reporte detalla la ruta

que ha recorrido el CUR respectivo, detallado con fechas, incluso la fecha en la cual fue

entregado al BCE, con sus respectivos montos.

CUR por Banco: este reporte nos permite conocer el CUR, la descripción, el beneficiario y sus

respectivos montos y deducciones, detalladas por Banco.

CUR pagados por contabilidad, por entidad y fecha: podemos observar todos los CUR

que se han enviado a pagar dentro de una clase de registro específica identificado por entidad,

la fecha de pago y los valores; los CUR que se enlistas son los CUR: los entregados, creados e

incluso los anulados, claro que si se puede filtrar si solo se desean los CUR entregados por

ejemplo.

CUR devengados pendientes de pagar: se identifica el monto del gasto, el monto del saldo,

fecha de pago, fecha de aprobado, nombre del beneficiario con su NIT y el número de CUR.

CUR detallado de gasto-Operaciones de caja: podemos observar si está hecha o no la

solicitud de pago, además de otra información como montos, NIT, beneficiarios, entre otros.

Movimiento diario consolidado por cuenta corriente: presenta el monto del débito, del

crédito, el tipo de conciliación, el número de CUR contable y la operación bancaria.

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