EL SECRETARIO GENERAL DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

En ejercicio de las facultades legales en especial la conferida en el artículo 1º de la Resolución 3085 de 27 de Abril de 2009, mediante la cual se delegó la facultad de celebrar contratos, en concordancia con el artículo 2 del Decreto 3576 de 2009, procede a efectuar la siguiente:

INVITACIÓN PÚBLICA 95 DE 2010

Convocase a la ciudadanía en general para que conozca y participe en la INVITACIÓN PUBLICA 95 de 2010, mediante la cual la Superintendencia de Notariado y Registro seleccionará la mejor propuesta para Contratar la suscripción por un año a un boletín diario de información jurídica para que durante el periodo de un año sea enviado a la lista de distribución de correo electrónico de los funcionarios de la entidad del orden nacional y al correo electrónico divulgacion@supernotariado.gov.co con la información noticiosa que éste contenga y se permita el acceso al texto completo de las normas, decisiones jurídicas, sentencias y demás disposiciones que en este medio se den a conocer, según la siguiente relación:

CRONOGRAMA:

ACTIVIDAD FECHA LUGAR Publicación de la Resolución de justificación y de la Invitación Pública

01 de diciembre de 2010.

http://www.supernotariado.gov.co

Recepción y apertura de Propuestas

02 de diciembre de 2010. Hora: 3:00. p.m.

Grupo de Archivo y Correspondencia.

Evaluación o ponderación de los requisitos técnicos.

03 de diciembre de 2010.

http://www.supernotariado.gov.co

Traslado de los informes de Evaluación o ponderación de los requisitos técnicos y respuesta a las observaciones.

06 de diciembre de 2010

ttp://www.supernotariado.gov.co

Adjudicación y constancia de registro del proceso y celebración del contrato.

07 de diciembre de 2010.

Sala de Juntas – Secretaria General.

FUNDAMENTO LEGAL:

Mediante Decreto 3576 de 17 de septiembre de 2009, el Gobierno Nacional modificó parcialmente el Decreto Reglamentario 2474 de 2008 y el 2025 de 2009,

en su artículo 6 derogó expresamente el artículo 46 del Decreto 2474 y el 3 del 2025 antes citado, regulatorios, de la contratación de mínima cuantía. En razón a dicha derogatoria fue excluido del ordenamiento jurídico el denominado proceso de mínima cuantía, en su lugar, estableció para los procesos de selección cuyo valor no exceda del 10% de la menor y tengan por objeto la adquisición de bienes o servicios de características técnicas uniformes el procedimiento previsto en el artículo 1 del Decreto 3576 de 2009. En ese orden, la propuesta a presentar debe cumplir con los requisitos habilitantes que se enuncian mas adelante y el criterio de selección, será el menor precio ofertado:

CAPITULO I GENERALIDADES

1.1. MARCO GENERAL DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO. La Superintendencia de Notariado y Registro es una entidad descentralizada, técnica, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonial, adscrita al Ministerio del Interior y de Justicia, que ejerce la orientación, inspección, vigilancia y control del servicio público que prestan los Notarios y los Registradores de Instrumentos Públicos; atiende la organización, administración y sostenimiento de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos y asesora al Gobierno Nacional en la definición de las políticas y el establecimiento de los programas y planes referidos a los servicios públicos notarial y registral. De conformidad con lo establecido en el Decreto 412 de 2007, se establece entre otras de sus funciones las de adelantar las gestiones necesarias para la eficaz y transparente prestación del servicio público notarial y registral, fijar los estándares de calidad requeridos para la prestación de los servicios de notariado y de registro de instrumentos públicos y establecer sistemas administrativos y operativos para lograr la eficiente atención de los servicios de notariado y de registro de instrumentos públicos procurando su racionalización y modernización. 1.2. DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN PROPUESTA. Según el artículo 12 del Decreto 412 de 2007, entre las funciones de la entidad se encuentra la de adelantar las gestiones necesarias para la eficaz y transparente prestación del servicio público notarial y registral, fijar los estándares de calidad requeridos para la prestación de los servicios de notariado y de registro de instrumentos públicos y administrar y organizar el registro de instrumentos públicos de conformidad con la ley y adelantar y auspiciar estudios, investigaciones y

compilaciones en materia de notariado y de registro de instrumentos públicos y divulgar sus resultados.

El artículo 13 de la misma norma indica que el Superintendente de Notariado y Registro debe divulgar los aspectos propios de la entidad, para que Notarios, Registradores de Instrumentos Públicos, organismos relacionados, funcionarios y usuarios en general tengan el debido conocimiento; fijar las políticas requeridas para el apoyo y el buen desempeño de las oficinas de registro de instrumentos públicos y ordenar lo necesario para la correcta prestación de los servicios de notariado y de registro de instrumentos públicos. Indica igualmente, que el Superintendente debe velar, en cuanto sea su competencia, por la eficiente prestación de los servicios bajo su vigilancia y procurar el cumplimiento de las disposiciones que al respecto se dicten. Por ello, se hace necesario que todos los funcionarios tengan acceso a las principales normas, decretos, leyes, sentencias y resoluciones que dictan las Cortes, Tribunales, las diferentes corporaciones y entidades del orden nacional y distrital, en forma oportuna. Así mismo, que puedan acceder a los Códigos, Leyes, Sentencias y demás disposiciones de carácter nacional y que deban consultar para tramitar los documentos que se les asignen. 1.3. OBJETO: Contratar la suscripción por un año a un boletín diario de información jurídica para que durante el periodo de un año sea enviado a la lista de distribución de correo electrónico de los funcionarios de la entidad del orden nacional y al correo electrónico divulgacion@supernotariado.gov.co con la información noticiosa que éste contenga y se permita el acceso al texto completo de las normas, decisiones jurídicas, sentencias y demás disposiciones que en este medio se den a conocer. 1.4. CARACTERISTICAS TECNICAS:

ÍTEM DESCRIPCIÓN CANT.

1

Suministro y acceso diario a la información noticiosa de normas, decisiones jurídicas, sentencias y demás disposiciones que en este medio se den a conocer.

Publicaciones

Diarias.

1.5. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: 1.5.1. Para cumplir con el objeto contractual, el contratista debe cumplir con las siguientes obligaciones:

Obligaciones Generales: 1. Cumplir el objeto estipulado, ajustándose a las disposiciones constitucionales, legales, contractuales, y la propuesta presentada. 2. Atender las observaciones del servidor público que ejerce control y vigilancia del contrato. 4. Tomar las medidas necesarias para garantizar la debida y oportuna ejecución del mismo. 5. Cumplir durante el tiempo de ejecución del contrato, las obligaciones con el sistema integral de seguridad y salud y pensión, de conformidad con las disposiciones legales sobre la materia. 6. Las demás que le correspondan acordes con la naturaleza del contrato. Obligaciones Específicas: 1. Garantizar la oportunidad en la entrega diaria del boletín. 2. Enviar a la lista de correos que le informe el supervisor. 3. Permitir el acceso vía web a las disposiciones que se publiquen en el boletín.

1.6. OBLIGACIONES DE LA SUPERINTENDENCIA: 1. Expedir el certificado de registro presupuestal. 2. Asistir diligentemente al contratista en el cumplimiento del objeto del contrato, colaborando continuamente con él para el desarrollo del mismo. 3. Efectuar cumplidamente el pago pactado en el contrato. 4. Ejercer la supervisión del contrato. 5. Las demás inherentes al contrato, y las consignadas en la resolución interna que regula la actividad de interventoría y supervisión. 1.7. PLAZO DE EJECUCIÓN: El contrato se deberá ejecutar en un año. 1.8. LUGAR DE EJECUCIÓN: El servicio descrito en el objeto contractual será enviado a las listas de distribución que contienen los correos de los funcionarios de la entidad y las oficinas de registro de instrumentos públicos y al correo electrónico divulgacion@supernotariado.gov.co. 1.9. PRESUPUESTO ESTIMADO

El valor del contrato sería de $ 3.750.000 y el rubro que se debe afectar es el de Suscripciones, valor que se cancelará en un solo pago, dentro de los 30 días siguientes del inicio de la distribución del boletín.

……. 1.10. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL La entidad cuenta con el certificado de disponibilidad presupuestal No. 1530 del 20 de octubre de 2010, para amparar el contrato resultante de esta convocatoria con cargo al rubro presupuestal “SUSCRIPCIONES”, expedido por el responsable de presupuesto.

1.11. FORMA DE PAGO

La Superintendencia de Notariado y Registro pagará al contratista dentro de los treinta días hábiles siguientes a la presentación de la factura que se genere una vez se inicie la recepción del boletín jurídico. 2. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITEN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE. De conformidad con lo previsto en el artículo 1 del Decreto 3576 de 2009, la escogencia recaerá sobre aquella oferta que tenga el menor precio ofertado. 3. ANÁLISIS DE RIESGOS DE LA CONTRATACIÓN Y EXTENSIÓN DE LOS RIESGOS QUE DEBEN SER AMPARADOS POR EL CONTRATISTA MEDIANTE EL OTORGAMIENTO DE GARANTÍAS: En cumplimiento de lo estatuido en la normatividad vigente, los riesgos que corre la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO -SNR- en el desarrollo del contrato son incumplimiento y calidad de los servicios contratados:

a. Cumplimiento general del contrato, por un valor equivalente al 20% del valor total

del contrato, con una vigencia igual a la del contrato y seis (6) meses más. b. Calidad de los bienes y servicios: por una suma igual al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y con una vigencia igual al término de ejecución del mismo y seis (6) meses más, contados a partir de la expedición de la póliza. 4. ENTREGA DE LAS OFERTAS Las ofertas serán entregadas en la ventanilla de Archivo y Correspondencia, ubicada en Bogotá en la Calle 26 13 – 49, Interior 201, en la fecha y hora establecida en la invitación.

No se aceptarán ofertas enviadas por correo, fax, e-mail o en lugar diferente al señalado ni las presentadas extemporáneamente.

La Superintendencia de Notariado y Registro podrá solicitar por escrito, aclaración de la oferta.

CAPITULO II

DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA 2.1. CONTENIDO DE LA PROPUESTA La propuesta se presentará en tres (3) sobres que se entregarán cerrados, marcados como original, copia uno y copia dos, deberán contener los documentos que la integran de acuerdo con lo indicado en esta Invitación Pública. En un sobre sellado a parte del resto de la documentación, se debe allegar el valor total de la oferta, conforme a lo establecido en el ANEXO No. 3 Modelo de Presentación del valor total de la oferta. Los documentos se presentarán legajados, completamente foliados (incluso las hojas en blanco o de presentación), escritos en idioma castellano y a máquina y/o impresora. Todas las páginas de la propuesta que tengan modificaciones o enmiendas, deberán ser validadas con la firma al pie de las mismas de quien suscribe la carta de presentación, de lo contrario se tendrán por no escritas. Todos los documentos exigidos se incluirán en el original y en las copias de las propuestas. En caso de discrepancia entre la copia y el original, primará este último sobre aquella.

2.2. CARÁTULA DE LA PROPUESTA: SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

INVITACIÓN PUBLICA 71 DE 2010 CONTIENE: Original __ 1ª Copia ____ ó 2ª Copia ____Nº de folios __________. PROPONENTE: _________________________________________________ DIRECCIÓN: __________________________________________________ TELÉFONO:_________________________ FAX________________________ E-mail:_________________________

Los sobres serán entregados dentro del plazo fijado en el cronograma con anterioridad a la hora prevista para el cierre, en la siguiente dirección: SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO, Calle 26 No 13-49, interior 201, Bogotá D.C., Grupo de Archivo y Correspondencia, en el cual le asignarán el respectivo número de radicación.

2.3. CONTENIDO DE LOS SOBRES

Para facilitar la correcta integración de la propuesta por parte del oferente y su estudio y evaluación por la Superintendencia de Notariado y Registro, sugiere que el proponente integre los documentos de la propuesta en el mismo orden en que se relacionan en este numeral. La Superintendencia se reserva el derecho de solicitar documentos aclaratorios a los solicitados a la presente invitación y de verificar la información suministrada por el proponente.

CAPITULO III REQUISITOS HABILITANTES

3.1. DOCUMENTOS JURÍDICOS Los siguientes documentos no otorgan puntaje, pero su presentación es necesaria para poder determinar si la oferta es hábil jurídicamente o no. Durante el término de evaluación de las ofertas, la Superintendencia podrá solicitar la aclaración de estos documentos al oferente, salvo aquellos que expresamente se indique que no son subsanables. Para este efecto se concederá un término perentorio. Si el oferente no atiende la solicitud de la Superintendencia dentro del plazo otorgado para el efecto, se entenderá que hay inconsistencias en la propuesta y se rechazará. 3.1.1.- CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA La carta de presentación de la propuesta deberá estar firmada por el proponente o representante legal para el caso de personas jurídicas, la cual debe contener, como mínimo: la identificación del proponente, número de teléfono, fax y su dirección, relación de los documentos que anexa, manifestación sobre el conocimiento de las condiciones establecidas en este documento y aceptación de su contenido y manifestación de no encontrarse incurso en alguna inhabilidad o incompatibilidad establecida por la ley. Los proponentes pueden utilizar el modelo que se anexa.

3.1.2. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL Las personas jurídicas deben anexar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio del respectivo lugar, con fecha de expedición no mayor treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre de la presente Licitación. La vigencia de la Sociedad será como mínimo igual a la vigencia del contrato y un (1) año más.

3.1.3 AUTORIZACIÓN AL REPRESENTANTE LEGAL En caso de que conforme a los estatutos de las personas jurídicas oferentes, el representante legal tenga restringida la facultad para comprometer a la sociedad por

el valor de la oferta y para suscribir el contrato a que hubiera lugar, deberá anexar copia del acta emitida por el órgano competente, en la cual lo autoricen para el efecto.

3.1.4 PAGO DE APORTES AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES - PERSONA JURÍDICA Cuando el oferente sea una persona jurídica, deberá diligenciar y anexar en original, una certificación firmada por el Revisor Fiscal, cuando de acuerdo con la Ley esté obligado a tenerlo, o por el Representante Legal cuando no se requiera Revisor Fiscal, donde se certifique que durante los seis (6) meses inmediatamente anteriores a la fecha de cierre de la Licitación, se encontraba a paz y salvo por concepto de aportes al Sistema de General de Seguridad Social Integral y parafiscales, tal como lo indica el artículo 50 de la Ley 789 de 2002. En caso de presentar acuerdo de pago con las entidades recaudadoras respecto de alguna de las obligaciones mencionadas deberá manifestar que existe el acuerdo y que se encuentra al día en el cumplimiento del mismo. En caso de demostrarse por cualquier medio que el oferente se encontraba en mora o simple retardo en el pago de los aportes mencionados, se rechazará la oferta. 3.1.6. CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS EMITIDO POR LA PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIÓN (EN CASO DE PERSONA JURÍDICA, TANTO DEL REPRESENTANTE LEGAL COMO DE LA EMPRESA O SOCIEDAD) Los proponentes, deberán presentar el certificado de antecedentes disciplinario vigente, expedido por la Procuraduría General de la Nación, donde conste que no tienen sanciones vigentes. 3.1.7. BOLETÍN DE RESPONSABLES FISCALES EXPEDIDO POR LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA (EN CASO DE PERSONA JURÍDICA, TANTO DEL REPRESENTANTE LEGAL COMO DE LA EMPRESA O SOCIEDAD) Los proponentes, deberán presentar el certificado donde conste que no han sido declarado responsables fiscalmente por ese organismo de control. 3.1.8. REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO (RUT) Los proponentes deberán presentar copia del (RUT). 3.1.9. CERTIFICADO DE ANTECEDENTES JUDICIALES EXPEDIDO POR EL DAS Los proponentes deberán presentar copia del certificado de antecedentes judiciales expedido por el DAS

3.1.10. FOTOCOPIA DE LA CEDULA DE CIUDADANÍA. Los proponentes deberán presentar fotocopia de la cédula de ciudadanía. 3.1.11. FOTOCOPIA DE LA LIBRETA MILITAR. Los proponentes varones menores de 50 años, deberán presentar fotocopia de la Libreta Militar.

3.2. CAPACIDAD Y DOCUMENTOS FINANCIEROS Los siguientes documentos no otorgan puntaje. Su inclusión dentro de la oferta tiene carácter obligatorio, por cuanto son documentos necesarios para la comparación objetiva de la propuesta. Durante el término de evaluación de las ofertas, la Superintendencia podrá solicitar la aclaración de estos documentos. Si el oferente no atiende la solicitud de la Entidad dentro del plazo concedido, la Superintendencia entenderá que hay inconsistencias financieras en la propuesta y la rechazará. Cada uno de los integrantes de consorcios y uniones temporales debe anexar, por separado, la totalidad los documentos de que trata este numeral. Balance General, Estado de Resultados, Flujo de efectivo y Cambios en el Patrimonio con corte a 31 de diciembre de 2009 y en forma comparada con el año inmediatamente anterior, debidamente firmados por el representante legal, contador público y revisor fiscal o contador independiente cuando lo exija la ley, igualmente deberán estar acompañados por las respectivas notas explicativas (Art 36, Ley 222 de 1.995), certificación y dictamen correspondientes. Si el proponente tiene fecha de constitución posterior al 31 de Diciembre de 2009 deberá presentar la información financiera con corte al último día del mes anterior a aquel en que se abre la licitación o en su defecto mostrar el balance de apertura, firmado por el representante legal, contador y/o revisor fiscal (si esta obligado). En el caso de oferentes extranjeros: Los oferentes extranjeros deberán presentar sus Estados Financieros el Balance General, el Estado de Resultados, y las notas de los estados financieros (suscritos por el Representante Legal y Contador Público), con corte a 31 de diciembre del 2009. La clasificación de cuentas, así como la conversión de los Estados Financieros a la moneda funcional Colombiana deben ser avaladas en documento independiente debidamente suscrito por un Contador Público Colombiano y el Representante Legal ó Apoderado del Oferente en Colombia. El contador público colombiano que avala la clasificación de cuentas y la conversión de los Estados Financieros a la moneda funcional Colombiana debe allegar copia de la tarjeta profesional y de la certificación de vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios expedida por la Junta Central de Contadores,

certificación la cual debe encontrarse vigente a la fecha de presentación de la oferta (3 meses). En el evento en que cualquiera de estos requerimientos no sea aplicable en el país del domicilio de la empresa extranjera, el Representante Legal de esta ultima, así como el apoderado en Colombia, deberán hacerlo constar bajo la gravedad de juramento y certificar a través del competente oficial del Estado ó de una Auditoria Externa del país del proponente que el (los) requerimiento(s) efectuado(s) no es (son) aplicable(s). Las personas naturales o jurídicas extranjeras deben presentar sus estados financieros y demás documentación originada en el país de las mismas, consularizada y visada por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, acompañada de traducción oficial al castellano, expresados a la moneda funcional colombiana, a la tasa de cambio de la fecha de cierre de los mismos indicando la tasa de conversión. Las disposiciones de estos pliegos de condiciones en cuanto a proponentes extranjeros se refiere, regirán sin perjuicio de lo pactado en tratados o convenios internacionales. Cuando el proponente extranjero sin domicilio o sucursal en Colombia provenga de un país que hace parte de la “Convención sobre la abolición de requisitos de legalización para documentos públicos extranjeros”, no se requiere de la consularización a que se refiere en el párrafo anterior, sino que será suficiente que los documentos se adicionen con el certificado de “apostilla” por parte de la autoridad competente del país donde se origina el documento. Los estados financieros de todos los oferentes tanto aquellos que participen a título individual, como aquellos que lo hagan en consorcio, unión temporal o cualquier otra forma de asociación permitida por la ley, deben estar certificados y dictaminados si los obliga la Ley. El dictamen debe cumplir con lo establecidos en el artículo 38 de la ley 222 de 1995, que señala: “Estados financieros dictaminados. Son dictaminados aquellos estados financieros certificados que se acompañen de la opinión profesional del revisor fiscal o, a falta de éste, del contador público independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de auditoria generalmente aceptadas. “Estos estados deben ser suscritos por dicho profesional, anteponiendo la expresión "ver la opinión adjunta" u otra similar. El sentido y alcance de su firma será el que se indique en el dictamen correspondiente. “Cuando los estados financieros se presenten conjuntamente con el informe de gestión de los administradores, el revisor fiscal o contador público independiente deberá incluir en su informe su opinión sobre si entre aquellos y éstos existe la debida concordancia.” Cuando la SUPERINTENDENCIA en desarrollo de la verificación financiera requiera documentos adicionales del proponente, podrá solicitar los que considere

necesarios para el esclarecimiento de la información, tales como estados financieros de cortes anteriores, anexos específicos o cualquier otro soporte. Así mismo, requerir las aclaraciones que considere necesarias, siempre que con ello no se violen los principios de igualdad y transparencia de la contratación, sin que las aclaraciones o documentos que el proponente allegue a solicitud de la SUPERINTENDENCIA puedan mejorar, modificar y/o adicionar la propuesta 3.2.1 DECLARACIÓN DE RENTA. El proponente o cada uno de los miembros del Consorcio o de la Unión Temporal, debe presentar copia de la Declaración de renta del año gravable 2009, que soporte la información financiera contenida en los estados financieros fiscales, únicamente en el sobre de la propuesta identificada como original, para lo cual se mantendrá la reserva a la que se refiere el artículo 583 del Estatuto Tributario. En todo caso si el proponente allega copia de la declaración de renta en los sobres identificados como PRIMERA COPIA, SEGUNDA COPIA, será bajo su responsabilidad el conocimiento del contenido de la declaración de renta por los demás proponentes o personas interesadas en el proceso, ya que dichas copias se colocan a disposición del público para las observaciones pertinentes. En caso de consorcios o uniones temporales, se debe presentar la declaración de renta de cada uno de los integrantes.

La declaración de renta es un documento que se podrá entregar en caso de no haberse presentado con la oferta, siempre y cuando su presentación a la DIAN haya sido anterior a la fecha de cierre de este proceso.

Si el plazo para presentación de la misma ante la administración de Impuestos nacionales no ha vencido, deberá presentar la del año inmediatamente anterior. 3.2.2. CONCILIACIÓN TRIBUTARIA. Siempre que existan diferencias superiores al 5% entre la información contable y la declaración de renta el proponente deberá presentar Conciliación entre el patrimonio contable y el fiscal, entre la utilidad contable y la renta gravable, con indicación de la cuantía y origen de las diferencias y su repercusión en los impuestos del ejercicio y en los impuestos diferidos. Si existieren ajustes de períodos anteriores que incidan en la determinación del impuesto, en la conciliación deberá indicarse tal circunstancia, dicha conciliación debe estar firmada por el Contador Publico o Revisor Fiscal o Contador Independiente que firme los Estados Financieros. 3.2.3 CERTIFICADO ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS Y TARJETA PROFESIONAL DEL CONTADOR Y DEL REVISOR FISCAL (ó CONTADOR INDEPENDIENTE QUE DICTAMINA O AUDITA LOS ESTADOS FINANCIEROS). El proponente o cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal debe presentar Certificado de inscripción y antecedentes disciplinarios y fotocopia de la tarjeta profesional expedida por la Junta Central de Contadores, del contador

público y del revisor fiscal o contador independiente, que firmen los estados financieros, con fecha de expedición no superior a tres (3) meses a la fecha de cierre de la Licitación. 3.2.4. EVALUACIÓN FINANCIERA Esta evaluación se hará teniendo en cuenta los índices relacionados a continuación, habilita o inhabilita, no otorga puntos. Su evaluación se adelantará teniendo en cuenta la información financiera reflejada en el balance general con corte a 31 de diciembre de 2009 para proponentes nacionales, y del último periodo para proponentes extranjeros, como sigue: 3.2.5. NIVEL DE ENDEUDAMIENTO Endeudamiento = (Pasivo Total / Activo Total) x 100. Verificación requisitos Mayor al 60% No cumple Menor o igual al 60% Cumple En caso de consorcio o unión temporal tanto el pasivo total como el activo total descrito en la fórmula consignada, serán el resultado de sumar los pasivos totales y los activos totales prorrateados de acuerdo con los porcentajes de participación incluidos en el documento de constitución del consorcio o unión temporal, de los balances presentados a 31 de diciembre de 2009 para cada uno de los integrantes de este tipo de asociación. 3.2.6. CAPITAL DE TRABAJO

Capital de Trabajo (CT) = Activo Corriente - Pasivo Corriente Verificación requisitos

Menor del 70% del P.O. No cumple Mayor o igual al 70% del P.O. Cumple En caso de consorcio o unión temporal tanto el activo corriente como el pasivo corriente descrito en la fórmula consignada, serán el resultado de sumar los activos corrientes y los pasivos corrientes prorrateados de acuerdo con los porcentajes de participación incluidos en el documento de constitución del consorcio o unión temporal, de los balances presentados a 31 de diciembre de 2009 para cada uno de los integrantes de este tipo de asociación. 3.2.7. RAZÓN CORRIENTE.

Prueba Ácida = Activo Corriente / Pasivo Corriente Verificación requisitos

Menor a 1.2 No cumple

Mayor o igual que 1.2 Cumple En caso de consorcio o unión temporal tanto el activo corriente y el pasivo corriente descritos en la fórmula consignada, serán el resultado de sumar dichos rubros prorrateados de acuerdo con los porcentajes de participación incluidos en el documento de constitución del consorcio o unión temporal, de los balances presentados a 31 de diciembre de 2009 para cada uno de los integrantes de este tipo de asociación. 3.2.8. RELACIÓN PATRIMONIAL Relación Patrimonial = Presupuesto oficial / Patrimonio Total. Puntos Mayor o igual que 2 No cumple Menor que 2. Cumple En caso de consorcio o unión temporal el patrimonio descrito en la fórmula consignada, será el resultado de sumar los patrimonios prorrateados de acuerdo con los porcentajes de participación incluidos en el documento de constitución del consorcio o unión temporal, de los balances presentados a 31 de diciembre de 2009 para cada uno de los integrantes de este tipo de asociación. 3.2.9. NIVEL DE INGRESOS (Certificados por el revisor fiscal o el contador público a 31 de diciembre de 2009) Documento firmado por el contador, revisor fiscal o contador independiente que firmen los estados financieros. Nivel de Ingresos = Ingresos Operacionales

Puntos

Ingresos operacionales derivados de la prestación de los servicios objeto de la licitación, cuya sumatoria sea inferior al presupuesto oficial asignado. No cumple Ingresos operacionales derivados de la prestación de los servicios objeto de la licitación, cuya sumatoria sea igual o mayor al presupuesto oficial asignado. Cumple En caso de consorcio o unión temporal los ingresos operacionales descritos en la fórmula consignada, serán el resultado de sumar las cifras certificadas debidamente prorrateadas de acuerdo con los porcentajes de participación incluidos en el documento de constitución del consorcio o unión temporal para cada uno de los integrantes de este tipo de asociación.

3.3. REQUISITOS TÉCNICOS. Los proponentes deberán acreditar por lo menos dos contratos u órdenes de servicios (años 2008 y 2009) relacionados con el objeto contractual. 3.4. ANÁLISIS DE RIESGOS DE LA CONTRATACIÓN Y EXTENSIÓN DE LOS RIESGOS QUE DEBEN SER AMPARADOS POR EL CONTRATISTA MEDIANTE EL OTORGAMIENTO DE GARANTÍAS: En cumplimiento de lo estatuido en la normatividad vigente, los riesgos que corre la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO -SNR- en el desarrollo del contrato son incumplimiento y calidad de los servicios contratados:

a. Cumplimiento general del contrato, por un valor equivalente al 20% del valor total del contrato, con una vigencia igual a la del contrato y seis (6) meses más, contados a partir de la expedición de la póliza. b. Calidad de los bienes y servicios: por una suma igual al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y con una vigencia igual al término de ejecución del mismo y seis (6) meses más, contados a partir de la expedición de la póliza.

CAPITULO IV

ANEXO 1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

Ciudad y Fecha Señores SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO Secretaría General Calle 26 13 - 49, Interior 201 Ciudad REF: Estimados señores: El suscrito ____________________________ de conformidad con lo requerido en el documento anexo a la invitación pública para participar en el proceso del asunto de la referencia, junto a esta carta, presento a la superintendencia de Notariado y Registro, propuesta con el fin de participar en dicho proceso cuyo objeto es Contratar la suscripción por un año a un boletín diario de información jurídica para que durante el periodo de un año sea enviado a la lista de distribución de correo electrónico de los funcionarios de la entidad del orden nacional y al correo electrónico divulgacion@supernotariado.gov.co con la información noticiosa que éste contenga y se permita el acceso al texto completo de las normas, decisiones

jurídicas, sentencias y demás disposiciones que en este medio se den a conocer, según la siguiente relación:

ÍTEM DESCRIPCIÓN CANT.

1

Suministro y acceso diario a la información noticiosa de normas, decisiones jurídicas, sentencias y demás disposiciones que en este medio se den a conocer.

Publicaciones

Diarias.

Lo anterior, de acuerdo con las descripciones y especificaciones que se establecen en la invitación 71 de 2010 y en los estudios previos correspondientes, por un valor de (valor en números y letras): Así mismo, el suscrito declara que: 1. Que tengo el poder y/o representación legal para firmar y presentar la propuesta.

2. Que ninguna otra persona o entidad, diferentes de las nombradas aquí, tiene participación en esta propuesta o en el contrato que será el resultado de este proceso y que, por lo tanto, solamente los firmantes están vinculados a dicha propuesta

3. Que declaramos, bajo la gravedad del juramento que se entiende prestado al firmar esta carta, que no nos encontramos incursos ni personal ni corporativamente, en las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar previstas en las normas legales. Así mismo, que no nos encontramos en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República.

4. Que nos hemos familiarizado y hemos estudiado el documento anexo y demás documentos, así como las demás condiciones e informaciones necesarias para la presentación de la propuesta, aceptamos todos los requerimientos establecidos en dichos documentos y elaboramos nuestra propuesta ajustada a los mismos. Así mismo manifestamos que LA SUPERINTENDENCIA facilitó de manera adecuada y de acuerdo con nuestras necesidades la totalidad de la información técnica requerida para la elaboración de la propuesta, garantizando siempre la confidencialidad de la misma.

5. Que nuestra propuesta cumple con todos y cada uno de los requerimientos y condiciones establecidos en los documentos del proceso. Nos comprometemos a ejecutar la totalidad de objeto del presente proceso en las condiciones requeridas por LA SUPERINTENDENCIA.

6. Que entendemos que el valor del contrato, conforme está definido, incluye todos los impuestos, tasas o contribuciones directas o indirectas que sean aplicables, así como todos los costos directos e indirectos que se causen por labores de administración y las utilidades del contratista.

7. Que no existe ninguna falsedad en nuestra propuesta. Toda la información aportada y contenida en nuestra propuesta es veraz y susceptible de comprobación.

8. Que el (los) abajo firmante(s), obrando en nombre y representación del proponente manifiesto (amos) que me (nos) obligo (amos) incondicionalmente a firmar y ejecutar el contrato, en los términos y condiciones previstos.

9. Que de acuerdo con lo establecido en el citado anexo, adjunto se anexa la documentación solicitada en los mismos.

10. Que en caso de ser adjudicatarios del contrato derivado del presente proceso, nos comprometemos a notificarnos, perfeccionar, legalizar el contrato e iniciar su ejecución, en los plazos previstos. Así mismo, a ejecutar el objeto contractual de acuerdo con los documentos que hacen parte del presente proceso, así como los del contrato y las demás estipulaciones.

11. Que, a solicitud de LA SUPERINTENDENCIA, nos obligamos a suministrar cualquier información adicional necesaria para la correcta evaluación de la propuesta.

12. Que de manera libre y espontánea manifestamos que en el evento de resultar adjudicatarios, renunciamos a efectuar cualquier acción, reclamación o demanda en contra de LA SUPERINTENDENCIA por hechos o circunstancias que conocemos o hemos debido conocer por razón de las condiciones y exigencias que se establecieron en el anexo y en el contrato y que manifestamos aceptar en su totalidad.

13. Que conocemos detalladamente y que hemos hecho todas las averiguaciones necesarias para asumir los riegos sociales, de orden público, normativos, climáticos, ambientales, técnicos que la ejecución del contrato nos demande, y en consecuencia manifestamos que asumimos los resultados económicos de los mismos.

14. Que nos comprometemos a ejecutar el contrato en un plazo establecido.

15. Que en caso de ser adjudicatarios del contrato derivado del presente proceso, nos comprometemos a constituir las garantías requeridas y a suscribirlo dentro de los términos señalados para ello.

16. Que conocemos y aceptamos en un todo, las leyes generales y especiales aplicables a este proceso contractual.

Nos permitimos informar que las comunicaciones relativas a este proceso de selección las recibirán en la siguiente dirección: Proponente: [indicar nombre completo del proponente] Dirección: [indicar dirección y ciudad] Teléfono y fax: [indicar teléfono y fax] Correo electrónico: [indicar teléfono y fax] Atentamente,

Nombre: [indicar nombre y cargo del signatario] En calidad de: [indicar el cargo de la persona que firma] C.C.: [indicar documento de identificación del signatario] _______________________________________ Firma autorizada [firma del representante autorizado] El día [día] del mes [mes] de [año] [Indicar fecha de firma] NOTA: Esta carta debe venir firmada por el representante legal debidamente facultado.

ANEXO 2

PERSONA JURÍDICA. CERTIFICACIÓN DE PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL Y APORTES PARAFISCALES PERSONA JURÍDICA CERTIFICACIÓN DE PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL Y APORTES PARAFISCALES ARTICULO 50 LEY 789 DE 2002 En mi condición de Representante Legal o Revisor Fiscal (si lo requiere), de (Razón social de la compañía), identificada con Nit ________ , debidamente inscrito en la Cámara de Comercio de ________me permito certificar o auditar (En caso del Revisor Fiscal) que de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas en Colombia, los estados financieros de la compañía se ha efectuado el pago por concepto de los aportes correspondientes a los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar familiar (ICBF) y Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), durante los últimos seis (6) meses. Lo anterior, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002. EN CASO DE PRESENTAR ACUERDO DE PAGO CON ALGUNA DE LAS ENTIDADES ANTERIORMENTE MENCIONADAS, SE DEBERÁ PRECISAR EL VALOR Y EL PLAZO PREVISTO PARA EL ACUERDO DE PAGO, CON INDICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE ESTA OBLIGACIÓN.

EN CASO DE NO REQUERIRSE DE REVISOR FISCAL, ESTE ANEXO DEBERÁ DILIGENCIARSE Y SUSCRIBIRSE POR EL REPRESENTANTE LEGAL DE LA COMPAÑÍA. Dada en ______ D.C. a los ( ) __________ del mes de __________ de FIRMA______________________________________________________________ NOMBRE DE QUIEN CERTIFICA (REPRESENTANTE LEGAL Y/O REVISOR FISCAL) TARJETA PROFESIONAL (Para el Revisor Fiscal)___________________________________ EL REVISOR FISCAL QUE LO SUSCRIBE ALLEGARÁ LA FOTOCOPIA DE LA TARJETA PROFESIONAL Y EL CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS CON VIGENCIA NO MAYOR A TRES (3) MESES. EN CASO QUE EL OFERENTE NO TENGA PERSONAL A CARGO Y POR ENDE NO ESTE OBLIGADO A EFECTUAR EL PAGO DE APORTES PARAFISCALES Y SEGURIDAD SOCIAL DEBERÁ INDICARLO EN LOS SIGUIENTES TÉRMINOS:

Manifiesto bajo la gravedad de juramento que no tengo obligaciones con el sistema general de seguridad social en pensiones, salud y aportes parafiscales: FIRMA: ____________________________________________________________________

ANEXO 3

MODELO DE PRESENTACIÓN DEL VALOR DE OFERTA

(Presentar en un sobre separado y sellado) El suscrito, obrando en representación de ___________________________, ofrezco contratar con la Superintendencia de Notariado y Registro realizar el Suministro y acceso diario a la información noticiosa de normas, decisiones jurídicas, sentencias y demás disposiciones que en este medio se den a conocer, de conformidad con lo establecido en los estudios previos correspondientes, según la siguiente relación:

ÍTEM DESCRIPCIÓN CANT.

1

Suministro y acceso diario a la información noticiosa de normas, decisiones jurídicas, sentencias y demás disposiciones que en este medio se den a conocer.

Publicaciones

Diarias.

Lo anterior, de acuerdo con las descripciones y especificaciones que se establecen en la invitación 71 de 2010 y en los estudios previos correspondientes, por un valor de (valor en números y letras): ____________________________________________________________ ____________________________________________________________

El valor de la presente propuesta se presenta en moneda legal colombiana e incluye el Impuesto al Valor Agregado IVA. La oferta económica propuesta contempla todos los costos directos, indirectos, imprevistos, utilidades, impuestos, tasas y contribuciones y cualquier otra erogación necesaria para la ejecución del contrato. Firma, Nombre, Documento de identificación. Atentamente,

OMAR GERMAN MEJIA OLMOS Secretario General (E) Proyecto: Rafael Buelvas Márquez. Reviso: Carolina Rosas Díaz. Coordinadora del Grupo de Contratación Administrativa. Revisó: Nelson Rodríguez Chacon. Contratista Asesor del Despacho de Secretaría General