JAPDEVA AUDITORIA GENERAL · 2021. 7. 6. · 3. La Ley Orgánica de la Contraloría General de la...

JAPDEVA

AUDITORIA GENERAL

AG-EE-007-2020

PLAN ANUAL DE TRABAJO

2021

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Junta de Administración Portuaria y de

Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica Auditoría General

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1

INDICE

CONTENIDO PÁG PRESENTACIÓN 2

CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES LEGALES Y NORMATIVA 4

METODOLOGÍA UTILIZADA PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO DE LA AUDITORÍA INTERNA

5

a. Misión, visión, principios y valores y objetivo estratégico 5 b. Universo auditable 6 c. Análisis de riesgo del universo auditable 8 d. Ciclo de la auditoría 8

ESTUDIOS SEGÚN VALORACIÓN DE RIESGOS 10

ESTIMACIÓN DE RECURSOS 11

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES 12

1. Servicios de auditoría 12 2. Servicios preventivos 13 3. Administración 13 4. Supervisión 13 5. Apoyo de gestión 14 6. Aseguramiento de la calidad 15 7. Desarrollo profesional continuado 15

PLAN ANUAL DE TRABAJO DE LA AUDITORÍA 2021 16

a. Auditoría financiera 18 – 21 b. Auditoría operativa 22 – 25 c. Auditoría de estudios especiales 26 – 34 d. Aseguramiento de la calidad 35 – 41 e. Cumplimiento de obligaciones legales 42 – 48 f. Servicios preventivos 49 – 52 g. Actividades de planificación y administración 53 – 56

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I. PRESENTACIÓN

Este documento, denominado Plan Anual de Trabajo de la Auditoría Interna para el año 2021, se presenta en cumplimiento de lo estipulado por la Ley No.8292 Ley General de Control Interno y las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público emitidas por la Contraloría General de la República (CGR). La Ley General de Control Interno en su artículo 22, inciso f) establece como parte de las competencias del auditor lo siguiente:

“Artículo 22. –Competencias. Compete a la auditoría interna, primordialmente lo siguiente: f) Preparar los planes de trabajo, por lo menos de conformidad con los lineamientos que establece la Contraloría General de la República.”

Por su parte, las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público señala en cuanto al plan de trabajo anual:

“2.2.2. Plan de trabajo anual. El auditor interno y los funcionarios de la auditoría interna, según proceda, deben formular un plan de trabajo anual basado en la planificación estratégica, que comprenda todas las actividades por realizar durante el periodo, se mantenga actualizado y se exprese en el presupuesto respectivo. El plan debe considerar la dotación de recursos de la auditoría interna y ser proporcionado y equilibrado frente a las condiciones imperantes en la institución y conforme a las regulaciones establecidas por los órganos competentes. Respecto a los servicios de auditoría, el plan debe detallar, al menos, el tipo de auditoría, la prioridad, los objetivos, la vinculación a los riesgos institucionales, el periodo de ejecución previsto, los recursos estimados y los indicadores de gestión asociados. Tales datos deben desglosarse, en lo que proceda, en cuanto a las demás actividades que contenga el plan, incluyendo, entre otras, los servicios preventivos, las labores de administración de la auditoría





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interna, seguimiento, aseguramiento de la calidad y otras labores propias de la auditoría interna. 2.2.3. Comunicación del plan de trabajo anual. El plan de trabajo anual de la auditoría interna y el requerimiento de recursos necesarios para su ejecución, se debe dar a conocer al jerarca, por parte del auditor interno. Asimismo, se deben valorar las observaciones y solicitudes que, sobre los contenidos de ese plan, plantee esa autoridad en su condición de responsable principal por el sistema de control interno institucional. Las modificaciones al plan de trabajo anual que se requieran durante su ejecución, deben comunicarse oportunamente al jerarca. El plan de trabajo anual y sus modificaciones, se deben remitir a la Contraloría General de la República, en la forma y términos que al efecto disponga ese órgano contralor. La remisión de esa información no tiene como objetivo otorgar una aprobación o visto bueno a lo planificado por la auditoría interna. 2.2.4. Control del plan de trabajo anual. El auditor interno y los funcionarios de la auditoría interna, según proceda, deben ejercer el control continuo de la ejecución del plan de trabajo anual, en procura de la debida medición de resultados, la detección oportuna de eventuales desviaciones y la adopción de medidas correctivas pertinentes.”

En cumplimiento de la normativa citada, se consideraron los insumos para el Plan Anual de Trabajo de la Auditoría Interna para el 2021, incluyendo el proceso de modernización y transformación de la institución como consecuencia de la concesión de servicios portuarios a la nueva Terminal de Contendores de Moín y de la entrada en vigencia de la Ley No. 9764 llamada “Transformación de la Junta de Administración Portuaria y de Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica de Costa Rica (JAPDEVA) y Protección de sus Personas Trabajadoras”. La formulación de este plan de trabajo procura mantener un equilibrio entre las actividades sustantivas de la Auditoría Interna, las cuales se refieren a servicios de auditoría, servicios preventivos y, las actividades administrativas u obligaciones





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legales que tienen las Auditorías Internas del Sector Público; sin dejar de lado la fiscalización como actividad principal. Considerando lo anterior, los estudios planificados se pretenden ejecutar en las áreas Financiera, Operativa, y Especial, así como las evaluaciones y actividades propias del seguimiento sobre el programa de Aseguramiento de la Calidad de la Auditoría Interna. Tal y como ha sido la práctica, por así estar dispuesto en la Ley General de Control Interno, el Reglamento Interno de la Auditoría y demás disposiciones vinculantes, los resultados de los servicios brindados por la Auditoría (informes, advertencias, asesorías, notas sobre autorización de libros y otros) continuarán siendo remitidos a quien corresponda en los distintos niveles internos de competencia para la aplicación de las recomendaciones cursadas y/o medidas correctivas que deban adoptarse. II. CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES LEGALES Y NORMATIVA

La preparación del presente Plan Anual de Trabajo se realizó considerando las siguientes disposiciones legales y normativas: 1. La Ley General de Control Interno #8292. 2. La Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública 3. La Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. 4. Los Lineamientos Generales que deben observar las Auditorías Internas de

las Entidades y Órganos sujetos a la Fiscalización de la Contraloría General de la República en la preparación de sus Planes Anuales de Trabajo.

5. El Plan Estratégico de la Auditoría Interna. 6. El Universo Auditable por Procesos. 7. Las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público. 8. Normas de Control Interno para el Sector Público emitidas por la Contraloría

General de la República. 9. Reglamento de Organización y Funciones de la Auditoría Interna. 10. Manual sobre Procedimientos e Instructivos Internos de la Auditoría. 11. Los recursos humanos, financieros y materiales disponibles para su ejecución.





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III. METODOLOGÍA UTILIZADA PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO DE LA AUDITORÍA INTERNA

El presente plan anual de trabajo se realizó en apego a lo dispuesto por el ordenamiento jurídico y técnico vigente que debe observar y cumplir la Auditoría Interna de JAPDEVA, al estar sujeta a la fiscalización de la CGR. a. Misión, visión, principios y valores y objetivo estratégico Desde una perspectiva estratégica, la misión, visión, valores y objetivo general de la auditoría interna se muestran a continuación:

Cuadro No. 1 Misión, Visión y Principios y Valores de la Auditoría Interna

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a

Misión Principios y valores

Somos una actividad independiente y objetiva de asesoría y fiscalización, comprometida con el mejoramiento continuo, que proporciona a la ciudadanía una garantía razonable sobre el buen uso de los fondos públicos administrados y del logro de las metas y objetivos institucionales con apego a sanas prácticas administrativas y al marco legal y técnico, a través de los servicios que brinda, aplicando las mejores prácticas de auditoría con un personal altamente calificado.

Responsabilidad Competencia

Integridad Respeto

Honradez Independencia

Objetividad Excelencia

Compromiso Lealtad

Laboriosidad Transparencia

Trabajo en equipo

Visión

Ser reconocida en el Sector Público Costarricense por la alta calidad de su aporte al logro de los objetivos institucionales, la confianza y credibilidad que el nivel superior, los entes fiscalizadores y órganos fiscalizados le atribuyen a su trabajo y que se distingue por los niveles de ejecución y el compromiso de su personal con el mejoramiento continuo en su desempeño y la observancia de los más altos principios y valores éticos.

Fuente: Planificación Estratégica de la Auditoría Interna





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Es importante resaltar que de conformidad con el apartado 2.2.1. de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna para el Sector Público, la planificación estratégica de la Auditoría Interna debe ser congruente con la visión, misión y los objetivos institucionales. Sin embargo, en el caso de la Auditoría General de JAPDEVA, no ha sido posible actualizar el Plan Estratégico para garantizar que se mantenga esa congruencia con los objetivos institucionales, debido a que el Plan Estratégico Institucional no ha sido actualizado con los cambios que ha ido experimentando la Institución, principalmente por la incapacidad de cumplir con los objetivos y metas originalmente propuestos en dicha planificación, en el plazo establecido. En virtud de lo anterior, esta Auditoría General emitió el documento Au-Adv-002-2020, para advertir al Jerarca sobre esta situación. Asimismo, la Planificación Estratégica de la Auditoría Interna de JAPDEVA se ve afectada por otros factores internos de la Institución, entre los cuales se resalta la inexistencia de un Plan Estratégico del Departamento de Informática debidamente vinculado con el Plan Estratégico Institucional. Al respecto, esta Auditoría General ha mencionado en los resultados de sus estudios, la importancia de que se establezca dicho Plan, sin que se haya logrado desarrollar hasta la actualidad. b. Universo Auditable El universo de auditoría tiene como finalidad la selección sistémica las áreas objeto de estudios de auditoría de conformidad con la estructura organizativa de la Institución, para lo cual se identifican los diferentes procesos que conforman cada unidad administrativa y se realiza además una clasificación de los mismos, identificando los de mayor riesgo e importancia para la institución, lo cual permite a la Auditoría Interna priorizar los estudios para incluirlos en el plan anual de trabajo.

Objetivo estratégico

•Proporcionar a la Administración servicios de Fiscalización y Asesoría y a través de ellos brindar a la ciudadanía una garantía razonable de que sus operaciones y el logro de los objetivos institucionales se materialicen de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable, y en aplicación de sanas prácticas administrativas.





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JAPDEVA, como se ha conocido hasta el día de hoy, ha contado con un universo auditable de ciento cuarenta y nueve (149) actividades, de las cuales al menos 20 son de programación anual. Sin embargo, con la entrada en vigencia de la Ley No. 9764 llamada “Transformación de la Junta de Administración Portuaria y de Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica de Costa Rica (JAPDEVA) y Protección de sus Personas Trabajadoras”, a partir del mes de noviembre del 2019, la Institución ha establecido un “Programa de reorganización institucional”, en el cual se han identificado los siguientes macroprocesos, procesos y subprocesos:

Figura No. 1 Macroprocesos, procesos y subprocesos JAPDEVA

Fuente: Programa de reorganización institucional





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Como se desprende del cuadro anterior, la Institución una vez transformada, se espera que cuente con tres (3) macro-procesos, doce (12) procesos y veintinueve (29) sub-procesos. Por diferentes circunstancias, el proceso de transformación no ha culminado; y aún no se tiene certeza respecto a la definición de las actividades que conformarán esos veintinueve (29) sub-procesos, que a su vez integrarán el universo auditable una vez que ocurra dicha transformación. Por esta razón, a efectos de realizar el presente plan anual, se utiliza de referencia el universo auditable vigente.

c. Análisis de riesgo del universo auditable

El universo de auditoría debe ser analizado y clasificado en términos del riesgo que representa, y con base en criterios técnicos suficientes y adecuados, considerando entre otros, el SEVRI, criterios de un experto y también la opinión de los responsables de los procesos.

En este punto, es importante resaltar el estado actual de la implementación del Sistema de Control Interno y el SEVRI. El Consejo de Administración de la Institución durante el periodo 2020, aprobó el Marco Orientador del Sistema de Control Interno y el Marco Orientador del SEVRI, con los cuales se espera implementar adecuadamente el Sistema de Control interno y el SEVRI durante el periodo 2021 según quedó plasmado en el Plan Anual Operativo Institucional, ambos bajo la responsabilidad del Departamento de Planificación. En congruencia con lo mencionado en el punto b. anterior, considerando que el momento para la confección de este plan anual se encuentra en una etapa previa a la transformación de la institución y que no se pueden obtener insumos oportunos para realizar una adecuada valoración del riesgo en los procesos del nuevo universo auditable, se toma de referencia la información ya existente en términos de valoración de riesgos que ha servido como insumo para la Auditoría Interna en ocasiones anteriores.

d. Ciclo de auditoría

El ciclo de auditoría es el tiempo que requiere la Auditoría Interna para cubrir el universo auditable y se determina considerando lo siguiente:





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En este momento, la Auditoría Interna mantiene vigentes nueve (9) plazas, incluidas en ellas las del Auditor General y el Sub-auditor, de las cuales se encuentran ocupadas cinco (5) plazas: cuatro (4) auditores y el Auditor General Interino (que es el Sub Auditor en propiedad). También se encuentra ocupada una plaza de secretaria, la cual no labora en el Departamento por encontrarse en permiso sindical a tiempo completo. Con respecto a los cuatro auditores, estos deben cubrir el universo auditable de forma estratégica y sistémica. En este sentido, la siguiente tabla muestra el ciclo de auditoría basado en la cantidad de auditores actual:

Tabla No. 1 Definición del ciclo de auditoría

Descripción Recursos actuales

Cantidad de auditores ejecutores 4

Cantidad de estudios que se pueden efectuar después de las actividades de programación anual

12

Cantidad de estudios que conforman el universo auditable que no son de programación anual (a)

129

Años para cubrir el Universo Auditable 10.75

Fuente: Propia

(a) Corresponde al universo auditable menos las actividades de programación anual

(149 – 20 = 129)

Universo auditable

Planificación estratégica institucional.

Objetivos y metas de la Auditoría Interna.

Tiempo estimado promedio para ejecutar un estudio de auditoría, basado en el comportamiento histórico.

Cantidad, competencia y pericia del personal con que cuenta la Auditoría Interna.

Otros recursos necesarios para realizar las labores propias.





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Es importante resaltar que los cálculos que muestra la tabla No. 1 están sujetos a la identificación definitiva de todos y cada uno de los procesos que quedarán una vez concluida la transformación institucional, por lo que podría variar. También, es menester señalar que los años para cubrir el Universo Auditable suponen que se realice una única vez cada estudio hasta cubrir su totalidad, los cuales podrían aumentar en la medida en que se deba realizar estudios de auditoría en áreas de mayor riesgo con una mayor periodicidad. El apartado 2.4. de Las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, establece que:

“El Auditor Interno debe gestionar que los recursos de la auditoría interna sean adecuados y suficientes. Ante las limitaciones de recursos que afecten la cobertura y alcance de la actividad de auditoría interna, debe presentar al jerarca un estudio técnico sobre las necesidades de recursos, debidamente fundamentado, de conformidad con la normativa sobre el particular.”

En razón de lo dispuesto por la norma citada, es visible que mientras el universo de auditoría se mantenga en esas mismas proporciones, los recursos con los que actualmente cuenta la Auditoría General son muy limitados para procurar una cobertura adecuada, requiriendo de más de diez (10) años para cubrir el universo de auditoría y las actividades de programación anual; con el agravante que no se cuenta al menos con un auditor con especialidad en tecnologías de información. Actualmente, tampoco se encuentran ocupadas las plazas de Supervisores de Auditoría y la del Sub Auditor o Auditor General, según corresponda, por lo que las labores del Auditor General, Sub-Auditor y Supervisores las realiza el Auditor General Interino. IV. ESTUDIOS SEGÚN VALORACIÓN DE RIESGOS Considerando las limitaciones que tiene esta Auditoría Interna (señaladas hasta aquí) en la aplicación de la metodología para la elaboración del plan anual de trabajo para el periodo 2021, así como el hecho que el efecto de la reducción en la cantidad de trabajadores y procesos institucionales afectó a la Auditoría Interna





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también, los esfuerzos que se plasman en este Plan de Trabajo Anual están dirigidos en atender en primer lugar las obligaciones legales, la mejora continua de la calidad de los servicios de auditoría interna, y por último, con los recursos remantes disponibles, la fiscalización de áreas muy sensibles al proceso de transformación:

Con ello, se espera prever además la ejecución de trabajos que surgen durante el periodo y las actividades del Programa de Aseguramiento de la Calidad de la Auditoría Interna, labores relacionadas con los servicios preventivos, así como el seguimiento sobre el cumplimiento de recomendaciones de la Auditoría Interna, de los Auditores Externos y disposiciones de la Contraloría General de la República, todo de conformidad con lo establecido en la Ley General de Control Interno y las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público. En la programación de los servicios de auditoría por realizar el próximo año, se han considerado también los resultados obtenidos en la ejecución del Plan Anual del 2020 hasta la fecha de formulación del presente plan, dado que algunos trabajos en ejecución, van a quedar concluidos hasta principios del año 2021. V. ESTIMACION DE RECURSOS

Para la ejecución del Plan Operativo de la Auditoría Interna (POAI) del periodo 2021, se dispone de los siguientes recursos:

Talento humano: 5

Presupuesto operativo: ¢142.707.367. *

Presupuesto tiempo: 945 días

* Monto ¢285.414.735 para 10 plazas presupuestadas según la relación de

puestos.

Financiera Operativa Estudios

especiales Obligaciones

legales





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VI. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

1- Servicios de Auditoría

Están constituidos por los distintos tipos de auditorías que se realizan en las áreas financiera, operativa y de estudios especiales; incluyendo los estudios no programados que se van incorporando al Plan de Trabajo durante el periodo.

El detalle de los servicios programados en cada una de las áreas indicadas, se aprecia en los apartados correspondientes del Plan de Trabajo; y como ya se dijo con anterioridad, su selección, prioridad y tiempo estimado para su ejecución se realizó tomando en consideración los siguientes criterios:

Las disposiciones de la Contraloría General de la República referidas a la formulación de los Planes Anuales de Trabajo de las Auditorías Internas del Sector Público.

El Universo Auditable por Procesos actualizado de la Auditoría Interna.

El Plan Operativo Institucional (POI) 2021 y los objetivos estratégicos institucionales definidos para ese periodo.

Los resultados de la ejecución del Plan Anual de Trabajo del 2020, incluyendo los informes de Auditoría remitidos a la Administración Activa con recomendaciones cuyo seguimiento debe mantenerse.

El Plan de Mejoras resultante de las autoevaluaciones de calidad de la Auditoría Interna realizadas.

La cantidad y el perfil técnico profesional del personal que conforma la Auditoría Interna.

Directrices de la jefatura de la Auditoría sobre la evaluación de actividades prioritarias de áreas que revisten un interés institucional.

Resultados de la fiscalización efectuada por la Contraloría General de la República y otras disposiciones emanadas por el ente contralor.

Así mismo, dentro de la programación de estos servicios se ha efectuado una estimación de tiempo razonable para la realización de trabajos u otros estudios especiales imprevistos, cuyo origen puede ser a solicitud de la jefatura de la Auditoría, del Jerarca o de organismos externos competentes. También se





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contempla un tiempo estimado para la atención de denuncias, informes de Relaciones de Hechos y Denuncias Penales que eventualmente puedan requerirse.

2- Servicios Preventivos

Estos servicios de conformidad con lo dispuesto en las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, corresponden a los Servicios de Asesoría, Servicios de Advertencia y los Servicios de Autorización de Libros.

La prestación de los servicios de Asesoría se brindan a solicitud del Jerarca o de funcionarios de otros niveles de la institución que a juicio del Auditor corresponda brindarlo; excepción a esta norma la constituye los casos en que se brinden por iniciativa propia del Auditor en razón de la oportunidad y conveniencia determinadas.

Los servicios de Advertencia serán brindados por el Auditor y Sub Auditor a los niveles superiores de la institución cuando proceda y versarán sobre las posibles consecuencias derivadas de determinadas conductas o decisiones, cuando estas sean de su conocimiento.

Se contempla dentro de estos servicios preventivos, cierta cantidad de tiempo destinado a la revisión y análisis de actas y documentos del Consejo de Administración, revisión y atención de correspondencia etc. que permita brindar una asesoría y/o intervención oportuna en ese campo.

3- Administración.

Constituye parte de las actividades desempeñadas por las jefaturas de la Auditoría Interna, en procura del mejor aprovechamiento de los recursos humanos, materiales y financieros asignados en el presupuesto institucional para el cumplimiento y logro efectivo de las funciones y responsabilidades que compete desarrollar a esta unidad.

4- Supervisión

Representa una actividad determinante en la gestión de calidad de la Auditoría Interna, lo que demanda de los auditores internos su ejercicio continuo en todos los aspectos de cada una de las actividades que se realizan.

Esta labor en los servicios de Auditoría debe ser ejercida por el Supervisor del departamento quien tiene a su cargo, el control de ejecución sobre los trabajos





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programados, apoyado por la jefatura (principalmente por el Sub-auditor) en el ejercicio de esta tarea; desde la fase de planeación de la auditoría hasta el cumplimiento final de las recomendaciones, tal y como lo dispone la Ley General de Control Interno.

Se estima que a esta tarea el Auditor General le destinará un 20% de su tiempo disponible, mientras que el Sub Auditor General le dedicará un 50% de su tiempo laboral como parte de las tareas de apoyo al Programa de Mejoramiento de la Calidad de la Auditoría Interna.

Como se ha dicho con anterioridad, en virtud que la mayoría de los colaboradores del Departamento de Auditoría General se acogieron a alguna de las opciones que le ofrecía la Ley No. 9764 (traslado horizontal, bono por transformación o prejubilación), en la actualidad la Supervisión se encuentra concentrada en el Auditor General Interino (que es el Sub Auditor en propiedad).

5- Apoyo de Gestión

Esta labor es realizada tanto por las jefaturas de la Auditoría como por el resto del personal, incluyendo los funcionarios que desempeñan funciones asistenciales (Secretariado, Mensajería, etc.).

Está referido al tiempo que destina la jefatura en apoyo a la gestión interna e institucional brindando asesoría sobre materia de su competencia, y el tiempo que destinan los demás funcionarios apoyando las labores generales que se ejecutan en el departamento, entre ellas labores secretariales, de mensajería, de movilización del personal, administración del archivo de gestión, fotocopiado, encuadernación de documentos etc.

En este campo se estima la dedicación de un 25% del tiempo laboral de la jefatura conformada por el Auditor y Sub Auditor General; respondiendo el Auditor General al Consejo de Administración y el Sub Auditor General directamente al Auditor; y al Consejo de Administración durante las ausencias temporales del Auditor.

La labor de apoyo de gestión incluye la participación, entre otras, en las siguientes tareas:

Preparación del Plan Anual de Trabajo para la aprobación del Auditor General y posterior remisión al Consejo de Administración y Contraloría General de la República.





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Formulación del Proyecto de Presupuesto de la Auditoría Interna de cada año para la aprobación del Auditor General y su integración al presupuesto institucional para su trámite posterior ante las instancias correspondientes.

Evaluación y control sobre la ejecución del Plan Anual de Trabajo y del Presupuesto de cada periodo.

Evacuación de consultas de personal administrativo.

Atención y solución de situaciones internas al departamento.

Preparación de informes de gestión sobre diversos asuntos para la toma de decisiones.

6- Aseguramiento de la Calidad.

En este campo, en el Plan Anual de Trabajo se incorporan seis (6) proyectos orientados a fortalecer la gestión de calidad de la Auditoría, incluyendo el seguimiento del cumplimiento a las disposiciones que en ese sentido ha emitido la Contraloría General de la República.

7- Desarrollo Profesional Continuado

De conformidad con lo dispuesto en el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, la capacitación o desarrollo profesional continuado del personal de la Auditoría Interna constituye una de las actividades relevantes del Plan Anual de Trabajo dado que procura el mejoramiento continuo de su principal recurso.

Esta actividad se realiza con el objetivo fundamental de formar, actualizar los conocimientos y desarrollar en el personal, las habilidades necesarias para su mejor desempeño laboral individual y grupal en las distintas áreas del quehacer institucional.

Durante el periodo 2021 se destinará un 10% del tiempo disponible para los eventos de capacitación a todo el personal de acuerdo con la determinación de necesidades efectuada.

Las actividades de capacitación para el desarrollo profesional del personal se darán en dos ámbitos.

Al nivel Nacional: La capacitación en este ámbito está referida a actividades tales como Seminarios, Cursos, Conferencias, Charlas y otras impartidas





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por la Contraloría General de la República y entes privados proveedores de servicios de capacitación en el país, e internamente a través de actividades organizadas en el seno de la Administración o de la propia Auditoría Interna.

Al nivel Internacional: En este campo se contemplan congresos, Cursos y Seminarios de interés organizados en el exterior o en el país cuya organización corresponde a organismos internacionales como La Asociación Interamericana de Contabilidad (AIC) la Federación Latinoamericana de Auditores Internos (FLAI) y el Instituto Internacional de Auditores Internos (The Internacional Institute of Internal Auditors IIA). Eventos del mayor nivel Latinoamericano en el campo de la Auditoría Interna.

PERFIL DEL PERSONAL DE LA AUDITORIA INTERNA

N° Nombre Título Puesto Profesión

1 Mainor Segura Bejarano Auditor General Interno Lic. en Contaduría Pública

2 Evelyn Salas Molina Profesional Servicio Civil 2 Licda. en Administración de Negocios

3 Jafet Urbina O´neil Profesional Servicio Civil 2 Lic. en Contaduría Pública

4 Víctor Jackson Nuñez Profesional Servicios Civil 3 Licenciado en Derecho

5 Freddy Meza Alvarado Profesional Servicios Civil 3 Lic. en Ingeniería civil

Total plazas actuales = 5.

VII. PLAN ANUAL DE TRABAJO DE LA AUDITORÍA 2021

En las páginas siguientes, se presenta el detalle del Plan Anual de Trabajo de la Auditoría Interna de JAPDEVA para el periodo 2021, en el cual se describe:

Número de proyecto

Tipo y área de auditoría

Días para el estudio

Cantidad de funcionarios asignados

Prioridad asignada

Objetivos

Relación de coordinación con otras unidades

Personal asignado

Actividades





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ÁREA





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Área Auditoria

Financiera

N° Proyecto

1

EVALUACIÓN DE LOS INGRESOS RECIBIDOS POR SERVICIOS A LA CARGA

Objetivo General:

Evaluar la razonabilidad de los ingresos registrados contablemente por concepto de los servicios a la carga de conformidad con el marco de información financiera aplicable.

Objetivos Específicos

1. Aplicar procedimientos analíticos sustantivos para detectar indicios de incorrección material, deficiencias en controles o pérdidas por posible ineficiencia en las actividades de operación que generan ingresos por servicios a la carga (análisis comparativo de ingresos mensuales, análisis de margen de contribución, entre otros).

2. Discriminar si la información remitida e incorporada para la facturación de los servicios a la carga es suficiente y adecuada y que cuenta con controles adecuados para asegurar su cobro íntengro.

3. Analizar si los registros contables de los ingresos generados por estos servicios se realizan cumpliendo con el marco de información financiera aplicable.

4. Evaluar si el cobro de los servicios a la carga se realiza utilizando la tarifa correspondiente y en forma oportuna, de conformidad con el pliego tarifario aprobado por ARESEP.

5. Analizar si el comportamiento de los ingresos mejora los indicadores de crecimiento, diversificación y mejora de los servicios establecidos en el Plan Anual Operativo Institucional.

Prioridad 1

30 días

Relación o coordinación: Oficina de Documentación, Supervisión y Chequeo, Sección de Facturación, Superintendencias Limón y Moín, Departamento de Operadores.

AUDITOR(ES) DESIGNADO(S)

FECHA DE ASIGNACIÓN

FECHA DE FINALIZACIÓN

REMITIDO MEDIANTE OFICIO AU-

OBSERVACIONES:

-2021-





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Área Auditoría

Financiera

N° Proyecto

2

REVISIÓN SOBRE EL CÁLCULO Y PAGO DE PRESTACIONES LEGALES (ADMINISTRACIÓN PORTUARIA Y DE DESARROLLO)

Objetivo General: Evaluar los procedimientos que realiza la Institución en el cálculo y pago de las prestaciones legales y demás extremos laborales de conformidad con la normativa vigente. Objetivos Específicos:

1. Determinar la existencia de mecanismos de control suficientes que garanticen que todos los funcionarios liquidados cumplieron con los requerimientos previos al pago de extremos laborales.

2. Verificar los datos y los cálculos aritméticos efectuados por la Institución para el pago de las prestaciones legales.

3. Establecer si el pago de las liquidaciones se hizo únicamente a aquellos exfuncionarios que

cumplieron con los requisitos establecidos para ello.

Prioridad 1

30 días

Relación o coordinación: Oficina de Personal, Sección de contabilidad, Sección de Planillas, División Financiera.





OBSERVACIONES:

-2021-





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Área Auditoría

Financiera

N° Proyecto

3

REVISIÓN DE GASTOS (ADMINISTRACIÓN PORTUARIA Y DE DESARROLLO)

Objetivo General:

Realizar un análisis de los gastos realizados por la Institución para su funcionamiento y operación; así como la revisión de la documentación que respalda aquellos que resultan de importancia relativa.

Objetivos Específicos:

1. Aplicar procedimientos analíticos sustantivos para detectar indicios de incorrección material o deficiencias en controles en los gastos que se originan para realizar las actividades de operación (análisis vertical y horizontal, entre otros).

2. Realizar una prueba analítica y global de planillas, en busca de posibles incorrecciones materiales en dichos registros.

3. Discriminar mediante la revisión de una muestra de documentos si la documentación que justifica los gastos de la Institución es suficiente y adecuada y que cuenta con controles adecuados para justificar el desembolso realizado.

Prioridad 1

30 días

Relación o coordinación: Oficina de Personal, Sección de contabilidad, Sección de Planillas, División Financiera.





OBSERVACIONES:

-2021-





Teléfonos: 2799-0262/ 2799-0159




22

ÁREA





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23

Área Auditoria Operativa

N° Proyecto

4

ESTUDIO SOBRE EL DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD DE CRUCEROS Y CUMPLIMIENTO CONTRACTUAL DE LOS ARTESANOS Y PERMISIONARIOS DE LA ACTIVIDAD DE CRUCEROS

Objetivo General:

Evaluar las actividades que realiza la Institución para la recepción de los cruceros que visitan el país y las relaciones contractuales con permisionarios y artesanos relacionados con su atención.


1. Identificar la existencia de un marco regulatorio o políticas definidas sobre el desempeño de la actividad de cruceros y las relaciones entre la Institución y permisionarios y artesanos en la atención de ellos.

2. Verificar que la Institución cumple con las disposiciones y controles establecidos con respecto a la actividad de cruceros.

3. Determinar que todos los permisionarios y artesanos que realizan actividades para la atención de cruceros han cumplido con todos los requerimientos formales mantener un contrato vigente.

4. Verificar que tanto los permisionarios y artesanos como la Institución cumplen con las obligaciones contractuales asumidas a través de los respectivos contratos.

5. Establecer si para la atención de cruceros y sus pasajeros, tanto por parte de los permisionarios

y artesanos como por la Institución, se han establecido normas de higiene y seguridad

pertinentes para la prevención y atención de contagios de enfermedades, incluido el COVID-19;

y si se encuentran incorporadas en los respectivos contratos celebrados.

Prioridad 1 30 días Relación o coordinación: Oficina de Cruceros y Turismo, Sección de Facturación, Intendencias, Unidad de Estadísticas y Departamento Legal.





OBSERVACIONES:

-2021-





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24


N° Proyecto

5

EVALUACIÓN DEL PROCESO DE MANTENIMIENTO DE EQUIPO PESADO Y SEMIPESADO (PREVENTIVO Y CORRECTIVO)

Objetivo General:

Determinar si las labores de mantenimiento de equipo pesado y semipesado se ejecutan de manera eficiente, eficaz, económica y permiten garantizar la mayor disponibilidad de los equipos.


1. Verificar si la Institución cuenta con un programa de mantenimiento preventivo debidamente estructurado, para los distintos equipos existentes, ajustado a las recomendaciones técnicas y si se cumple con la programación establecida.

2. Verificar si el programa de mantenimiento cuenta con el respaldo de los recursos presupuestarios y financieros requeridos para garantizar su ejecución y si dichos recursos se utilizan de manera eficiente y económica.

3. Verificar la compra oportuna de los repuestos utilizados.

4. Verificar las órdenes de compra y repuestos utilizados.

Prioridad 1 30 días Relación o coordinación: Taller Mecánico, Administración de Desarrollo y Administración Portuaria.





OBSERVACIONES:

-2021-





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25


N° Proyecto

6

EVALUACIÓN DEL PROCESO DE MANTENIMIENTO DE EQUIPO MARINO (PREVENTIVO Y CORRECTIVO)

Objetivo General: Determinar si las labores de mantenimiento de equipo marino se ejecutan de manera eficiente, eficaz, económica y permiten garantizar la mayor disponibilidad de los equipos. Objetivos Específicos

1. Verificar si la Institución cuenta con un programa de mantenimiento preventivo debidamente estructurado, para los distintos equipos existentes, ajustado a las recomendaciones técnicas y si se cumple con la programación establecida.

2. Verificar si el programa de mantenimiento cuenta con el respaldo de los recursos presupuestarios y financieros requeridos para garantizar su ejecución y si dichos recursos se utilizan de manera eficiente y económica.

3. Verificar la compra oportuna de los repuestos utilizados.

4. Verificar las órdenes de compra y repuestos utilizados.

Prioridad 1 30 días Relación o coordinación: Superintendencias Limón y Moín, Taller y Departamento Marino.





OBSERVACIONES:

-2021-





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26

ÁREA





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27

Área Auditoría Estudios

Especiales

N° Proyecto

7 EVALUACIÓN DEL PLAN DE MERCADEO INSTITUCIONAL

Objetivo General: Evaluar el proceso seguido por el Departamento de Mercadeo para la formulación del PAO, si se ajusta a la realidad de la Institución y si es congruente con los objetivos establecidos en la planificación estratégica y anual Institucional.


1. Verificar la existencia de un Plan de Mercadeo de la Institución.

2. Determinar si el Plan de Mercadeo se encuentra vinculado al Plan Estratégico y Plan Anual Operativo de la Institución.

3. Verificar que el Plan de Mercadeo se encuentra aprobado y respaldado presupuestariamente para su ejecución.

Prioridad 1

30 días

Relación o coordinación: Gerencia Portuaria, Unidad de Mercadeo, Departamento de Promoción y Desarrollo y Departamento de Planificación.





OBSERVACIONES:

-2021-





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28


Especiales

N° Proyecto

8 EVALUACIÓN DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL

Objetivo General: Evaluar si la gestión que se lleva a cabo el archivo institucional es adecuada para garantizar el control, almacenamiento y recuperación de la información producida y recibida en la Institución. Objetivos Específicos:

1. Determinar el cumplimiento de la normativa (Leyes, Regulaciones, Normas, otros) que regula la gestión del archivo institucional.

2. Verificar los mecanismos de control interno existentes para garantizar el almacenamiento y recuperación adecuados de la información producida y recibida.

Prioridad 2

40 días

Relación o coordinación: Archivo Institucional, Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED).





OBSERVACIONES:

-2021-





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29

Tipo Auditoria Estudios

Especiales

N° Proyecto

9

EVALUACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE SUPERVISIÓN EN LA TERMINAL DE CONTENEDORES DE MÓIN (TCM)

Objetivo General:

Evaluar si la conformación de la Unidad de Supervisión y de desarrollo de sus funciones de conformidad con la normativa vigente.


1. Comprobar que la conformación de la Unidad de Supervisión de la TCM es adecuada en relación con la complejidad de las actividades de supervisión que debe realizar según el contrato de concesión y reglamento vigente.

2. Comprobar que la Unidad de Supervisión cuenta con manuales de procedimientos y/o reglamentos actualizados para realizar sus funciones.

3. Determinar si en la actualidad, la Unidad de Supervisión realiza todas las actividades de Supervisión que le corresponden de conformidad con el contrato de concesión y reglamento vigente.

4. Analizar los mecanismos de control establecidos para realizar las labores de supervisión requeridas en la concesión de servicios portuarios de APM.

5. Analizar lo adecuado del proceso de documentación de las actividades de supervisión ejecutadas.

Prioridad 1 30 días

Relación o coordinación: Gerente General, Unidad de Supervisión





OBSERVACIONES:

-2021-





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30

Tipo Auditoria Estudios

Especiales

N° Proyecto

10

EVALUACIÓN DEL PROCESO DE ANÁLISIS PARA LA ADMISIBILIDAD DE PROYECTOS PARA SER EJECUTADOS CON FONDOS DEL CANON DE DESARROLLO DE LA TCM.

Objetivo General:

Evaluar el proceso que efectúa la Institución para la postulación y admisibilidad de los proyectos que son factibles de ejecutar con fondos provenientes de la concesión de servicios portuarios a la TCM para el desarrollo de la provincia de Limón.


1- Valorar la metodología y reglamentación establecida por la Institución para la postulación y eventual admisibilidad de proyectos que son factibles de ejecutar con fondos provenientes de la concesión de servicios portuarios de la TCM para el desarrollo de la provincia de Limón.

2- Determinar que los proyectos postulados y admitidos como factibles de ejecutar con fondos provenientes de la concesión de servicios portuarios a la TCM cumplen con los requerimientos establecidos en la metodología y el reglamento establecidos para dicha finalidad.

3- Determinar la existencia de proyectos en ejecución, ya sea utilizando un vehículo de administración de proyectos (fideicomiso) o mediante la articulación interinstitucional.

4- Verificar si existen mecanismos de control suficientes que garanticen el desarrollo de los proyectos con eficacia, eficiencia y economía.

Prioridad 1

30 días

Relación o coordinación: Presidencia Ejecutiva, Gerencia de la Administración de Desarrollo





OBSERVACIONES:

-2021-





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31


Especiales

N° Proyecto

11 EVALUACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

Objetivo General:

Evaluar que los procedimientos de contratación administrativa se realizan de conformidad con la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.


1. Verificar si el plan de compras se elabora, aprueba y publica oportunamente; y si cuenta con contenido presupuestario adecuado para su ejecución.

2. Determinar si los procesos de contratación de bienes y servicios son realizados por la Institución de forma oportuna y de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias correspondientes.

Prioridad 1

30 días

Relación o coordinación: Departamento de Proveeduría, Departamento de Planificación, Unidades solicitantes de bienes y servicios





OBSERVACIONES:

-2021-





Teléfonos: 2799-0262/ 2799-0159




32






Especiales

N° Proyecto

12 ESTUDIO SOBRE LA ETICA INSTITUCIONAL

Objetivo General:

Contribuir al fortalecimiento del marco institucional en material ética, mediante la revisión de su funcionamiento y efectividad a lo interno de la Institución.


1. Determinar si existe un marco ético institucional formalmente establecido y en qué grado de madurez se encuentra.

2. Determinar los factores formales del programa ético que están establecidos en la Institución.

3. Determinar el grado de integración de los valores y principios éticos, las directrices y procesos en los sistemas de gestión de la organización, particularmente en las áreas de mayor sensibilidad y exposición al riesgo.

4. Realizar un análisis FODA de la ética organizacional, con base en la guía de la Contraloría General de la República.

5. Determinar el grado de madurez de la ética institucional.

6. Evaluar de forma general el marco ético institucional, mediante la herramienta establecida por la Contraloría General de la República para esa finalidad.

Prioridad 2

30 días

Relación o coordinación: Secretaría General, Departamento de Recursos Humanos, Departamento de Planificación.





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33

OBSERVACIONES:

-2021-





Teléfonos: 2799-0262/ 2799-0159




34


Especiales

N° Proyecto

13 CONTINUIDAD EN LOS SERVICIOS PÚBLICOS

Objetivo General:

Determinar el nivel de gestión de la continuidad de los servicios públicos brindados por la Institución, con base en las buenas prácticas aplicadas en la prestación de dichos servicios.


1. Determinar si existen buenas prácticas para la prevención y corrección en la continuidad de la prestación de servicios.

2. Evaluar si con las prácticas adoptadas, se logra la salvaguarda de los derechos y el bienestar de la ciudadanía.

Prioridad 1

20 días

Relación o coordinación: Presidencia Ejecutiva, Departamento de Planificación, Gerencia General, Gerencia de la Administración Portuaria y Gerencia de la Administración de Desarrollo.





OBSERVACIONES:

-2021-





Teléfonos: 2799-0262/ 2799-0159




35

ÁREA





Teléfonos: 2799-0262/ 2799-0159




36

Área Auditoría Aseguramiento

de la Calidad

N° Proyecto

14

LABORES DE SEGUIMIENTO PERMANENTE DE LA AUDITORÍA

Objetivo General: Realizar el seguimiento permanente de las labores que realiza la Auditoría Interna, para garantizar el cumplimiento de objetivos y metas propuestos. Objetivos Específicos:

1. Verificar que las labores que realiza la Auditoría Interna se realicen conforme lo planificado.

2. Tomar las acciones correctivas en los casos que no se estén cumpliendo los objetivos y metas propuestos.

Prioridad 1

30 días

Relación o coordinación: Departamento de Auditoría General, Unidades relacionadas con los estudios planificados para el año.





OBSERVACIONES:

-2021-





Teléfonos: 2799-0262/ 2799-0159




37


de la Calidad

N° Proyecto

15

IMPLEMENTACIÓN DE MEJORAS EN LOS PROCESOS DE LA AUDITORÍA INTERNA

Objetivo General: Efectuar las acciones establecidas en el Plan de Mejoras sobre el desempeño de la Auditoría Interna para incrementar la calidad de los servicios brindados. Objetivos Específicos:

1. Identificar continuamente las mejoras en los procesos de auditoría a efectos de brindar a la Administración servicios de la más alta calidad posible.

2. Atender las recomendaciones surgidas en la autoevaluación anual de calidad de la Auditoría interna.

3. Atender las recomendaciones de la evaluación de calidad externa de los servicios de auditoría.

Prioridad 1

30 días

Relación o coordinación: Departamento de Auditoría General, Comité Interno de Evaluación.





OBSERVACIONES:

-2021-





Teléfonos: 2799-0262/ 2799-0159




38





OBSERVACIONES:

-2021-


de la Calidad

N° Proyecto

16

SEGUIMIENTO SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES DE LA AUDITORÍA INTERNA y EXTERNA

Objetivo General:

Determinar la propiedad, efectividad y la oportunidad de las acciones tomadas por la Administración, sobre la implantación de las recomendaciones y sugerencias emitidas por la Auditoría General y Externas, y comunicarlo al Consejo de Administración a efecto de que tome las acciones correspondientes.


1. Determinar que se hayan adoptado administrativamente las medidas correspondientes para la implementación de las recomendaciones giradas por la Auditoría Interna y Externa.

2. Comprobar que la labor de auditoría cumple con sus objetivos de agregar valor al ejecutar la Administración las recomendaciones brindadas.

Prioridad 1

50 días

Relación o coordinación: Departamento de Auditoría General.





Teléfonos: 2799-0262/ 2799-0159




39


de la Calidad

N° Proyecto

17

ELABORACIÓN DEL INFORME ANUAL DE CUMPLIMIENTO DEL PLAN ANUAL DE LA AUDITORÍA INTERNA.

Objetivo General:

Comunicar al Consejo de Administración los resultados de la gestión realizada por la Auditoría General de JAPDEVA durante el año 2020, a efecto de cumplir con la normativa relacionada.


1. Informar sobre los resultados de los servicios de auditoría y preventivos, llevados a cabo durante el año 2020.

2. Informar sobre el estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna en los servicios de auditoría y preventivos emitidos durante el año 2020, de las disposiciones de la Contraloría General de la República, producido de las fiscalizaciones y las de otras instituciones cuando sea de su conocimiento, para que se tomen las acciones correspondientes.

3. Informar sobre asuntos relevantes sobre exposiciones al riesgo, cuestiones de control, de los procesos de dirección y otros necesarios o requeridos para el buen funcionamiento de la Institución.

Prioridad 1

20 días

Relación o coordinación: Departamento de Auditoria General, Consejo de Administración.





OBSERVACIONES:

-2021-





Teléfonos: 2799-0262/ 2799-0159




40


de la Calidad

N° Proyecto

18

SEGUIMIENTO SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA.

Objetivo General: Verificar el cumplimiento de las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República a partir de sus actividades de fiscalización relacionadas con la Institución. Objetivos Específicos:

1. Determinar que se hayan adoptado administrativamente las medidas correspondientes a la implementación de las disposiciones giradas por el ente contralor.

2. Indicar los incumplimientos determinados.

Prioridad 1

15 días

Relación o coordinación: Presidencia Ejecutiva, Secretaria General, Gerencia General, Gerencia de Desarrollo, Gerencia Portuaria, Dirección Administrativa Financiera.





OBSERVACIONES:

-2021-





Teléfonos: 2799-0262/ 2799-0159




41


de la Calidad

N° Proyecto

19

EJECUCIÓN DEL PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN ANUAL DE CALIDAD DE LA AUDITORÍA INTERNA.

Objetivo General:

Realizar la autoevaluación de las actividades que realiza la Auditoría General utilizando las herramientas establecidas por la Contraloría General de la República, a efecto de asegurar una adecuada calidad en todos los servicios de la Auditoría Interna.


1. Evaluar la eficiencia y la eficacia de la actividad de auditoría interna.

2. Identificar e implementar las oportunidades de mejora detectadas en las evaluaciones anuales para mejorar la calidad de los servicios que brinda.

3. Lograr una opinión favorable sobre el cumplimiento de la normativa aplicable a la actividad de auditoría interna.

Prioridad 1

30 días

Relación o coordinación: Departamento de Auditoría General, Comité Interno de Evaluación, Comité de Auditoría Institucional.





OBSERVACIONES:

-2021-





Teléfonos: 2799-0262/ 2799-0159




42

ÁREA





Teléfonos: 2799-0262/ 2799-0159




43

Área Auditoria Cumplimiento

Obligación Legal

N° Proyecto

20

ARQUEOS DE FONDOS DE CAJA (TRIMESTRALMENTE).

Objetivo General: Determinar y evaluar los procedimientos utilizados en el proceso de control de los fondos de caja, mediante la aplicación de un arqueo. Objetivos Específicos:

1. Verificar y comprobar la existencia e integridad de los fondos que conforman las cajas chicas y fondos fijos, en cumplimiento de la normativa y procedimientos que las regulan institucionalmente.

2. Verificar la adecuada administración, custodia y delegación por parte de los encargados

de cajas chicas y fondos fijos.

Prioridad 1

20 días

Relación o coordinación: Encargados de los fondos de caja y fondos fijos.





OBSERVACIONES:

-2021-





Teléfonos: 2799-0262/ 2799-0159




44

Área Auditoría Cumplimiento.

Obligación Legal

N° Proyecto

21

ATENCIÓN DE DENUNCIAS PRESENTADAS ANTE LA AUDITORÍA INTERNA.

Objetivo General:

Determinar de conformidad con la normativa aplicable, la veracidad de los hechos denunciados, los presuntos responsables de los mismos y poner en conocimiento de las instancias respectivas los hechos irregulares detectados a efecto de que se tomen las acciones pertinentes.


1. Identificar el posible incumplimiento de la normativa correspondiente.

2. Determinar los eventuales responsables de los hechos denunciados.

3. Determinar y emitir el informe producto del estudio, ya sea de control interno o de

posibles responsabilidades (Relación de Hechos).

Prioridad 1

100 días

Relación o coordinación: Fuentes de información correspondientes





OBSERVACIONES:

-2021-





Teléfonos: 2799-0262/ 2799-0159




45


Obligación Legal

N° Proyecto

22

ATENCIÓN DE SOLICITUDES DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.

Objetivo General: Atender las solicitudes de información y/o estudios de auditoría especiales ordenados por el Consejo de Administración de la Institución. Objetivos Específicos:

1- Ejecutar las medidas correspondientes para que se atiendan las solicitudes realizadas por el Consejo de Administración.

2- Ampliar sobre cualquier asunto que sea requerido.

Prioridad 2

60 días

Relación o coordinación: Distintas Unidades involucradas en cada estudio o solicitud.





OBSERVACIONES:

-2021-





Teléfonos: 2799-0262/ 2799-0159




46


Obligación Legal

N° Proyecto

23

ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y ASAMBLEA LEGISLATIVA.

Objetivo General: Atender las solicitudes de información ordenadas por la Contraloría General de la República y la Asamblea Legislativa. Objetivos Específicos:

1. Ejecutar las medidas correspondientes para que se atiendan las solicitudes realizadas por el ente contralor, así como la Asamblea Legislativa.

2. Ampliar sobre cualquier asunto que sea requerido.

Prioridad 1

20 días

Relación o coordinación: Presidencia Ejecutiva, Secretaría General, Gerencia General, Gerencia de Desarrollo, Gerencia Portuaria, Dirección Administrativa Financiera.





OBSERVACIONES:

-2021-





Teléfonos: 2799-0262/ 2799-0159




47


Obligación Legal

N° Proyecto

24 FISCALIZACIÓN DE FONDOS TRANSFERIDOS A MUNICIPALIDADES DE LA PROVINCIA.

Objetivo General: Evaluar el uso adecuado de los recursos transferidos por JAPDEVA a las municipalidades de la provincia de Limón y el grado de ejecución de los proyectos que se han financiado. Objetivos Específicos:

1. Verificar que los planes de inversión presentados por las municipalidades están de conformidad con lo dispuesto en la Ley Constitutiva de JAPDEVA.

2. Comprobar que el uso que se le da a los recursos girados por JAPDEVA por parte de las municipalidades corresponden al Plan de Inversión presentado y aprobado por la Institución.

Prioridad 1

20 días

Relación o coordinación: Departamento legal, Gerencia de Desarrollo, Sección de Contabilidad, Sección de Obras Comunales, Municipalidades de la provincia de Limón.





OBSERVACIONES:

-2021-





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48


Obligación Legal

N° Proyecto

25 FISCALIZACIÓN DE FONDOS TRANSFERIDOS A SUJETOS PRIVADOS (SEMESTRALMENTE).

Objetivo General:

Evaluar que la transferencia de bienes y fondos a sujetos privados han cumplido con las disposiciones normativas establecidas y que se les ha dado un uso adecuado.


1. Verificar que la Administración haya establecido mecanismos de control adecuados que aseguren el manejo y uso adecuado de los bienes y fondos públicos transferidos, de acuerdo con las disposiciones de la Ley General de Control Interno, de la Contraloría General de la República y demás normativa aplicable.

2. Determinar que el trámite de los recursos o bienes otorgados se hizo de conformidad con los términos aprobados por la Institución.

Prioridad 1

15 días

Relación o coordinación: Todos los funcionarios responsables de aplicar o velar por el cumplimiento normativo al transferir fondos a sujetos privados.





OBSERVACIONES:

-2021-





Teléfonos: 2799-0262/ 2799-0159




49

ÁREA





Teléfonos: 2799-0262/ 2799-0159




50

Tipo Auditoria Servicios

Preventivos

N° Proyecto

26

SERVICIOS DE ASESORÍA

Objetivo General: Generar asesoría oportuna en materia competente de la Auditoría Interna. Objetivos Específicos:

1. Asesorar oportunamente tanto al Jerarca, como a otros niveles de la Institución, con el fin de fortalecer el Sistema de Control Interno (Servicios de Asesoría).

Prioridad 1

15 días

Relación o coordinación: Unidades relacionadas





OBSERVACIONES:

-2021-





Teléfonos: 2799-0262/ 2799-0159




51


Preventivos

N° Proyecto

27 SERVICIOS DE ADVERTENCIA

Objetivo General: Prevenir al Jerarca a los órganos pasivos que fiscaliza la Auditoría Interna de posibles situaciones, conductas o decisiones en aspectos de su competencia. Objetivo Específico:

1. Advertir a los órganos pasivos que se fiscalizan (incluso al jerarca) de posibles consecuencias resultantes de determinadas conductas o decisiones que atenten contra el control interno institucional, o bien el erario público (Servicios de Advertencia).

Prioridad 1

15 días






OBSERVACIONES:

-2021-





Teléfonos: 2799-0262/ 2799-0159




52


Preventivos

N° Proyecto

28

EJECUCIÓN DEL PROCESO DE AUTORIZACIÓN DE LIBROS.

Objetivo General: Fundamentar el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley General de Control Interno y las Normas para el Ejercicio de Auditoría Interna en el Sector Público. Objetivos Específicos:

1. Fiscalizar periódicamente el manejo, autorización y control de libros de registros relevantes y necesarios, con el fin de fortalecer el sistema de control interno en esa materia (servicio de autorización de libros).

Prioridad 1

40 días






OBSERVACIONES:

-2021-





Teléfonos: 2799-0262/ 2799-0159




53

ÁREA





Teléfonos: 2799-0262/ 2799-0159




54

Área Auditoría Planificación y Administración

N° Proyecto

29

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y LABORES DE ADMINISTRACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA.

Objetivo General:

Revisar el plan estratégico de la Auditoría General con la finalidad de actualizarlo y revisar su congruencia con la planificación estratégica y valoración de riesgo de JAPDEVA.


1. Orientar la labor de la Auditoría General en el corto, mediano y largo plazo. 2. Verificar el propósito de la Auditoría General, la visión, misión, objetivos estratégicos y

formulación de estrategias. 3. Definir y analizar los factores críticos de éxito identificando si son imprescindibles o no

para el logro de la visión de la Auditoría General. 4. Valorar el universo auditable de la institución y actualizarlo en función de los cambios en

la forma en que opera la Institución. 5. Realizar la toma física de activos del Departamento de Auditoría General. 6. Establecer un programa de capacitación del personal de Auditoría, de acuerdo con las

necesidades de fiscalización y capacidades de cada miembro del Departamento.

Prioridad 1

50 días

Relación o coordinación: Auditoría Interna





OBSERVACIONES:

-2021-





Teléfonos: 2799-0262/ 2799-0159




55


N° Proyecto

30

ELABORACIÓN Y COMUNICACIÓN DEL PLAN ANUAL DE LA AUDITORÍA INTERNA

Objetivo General: Formular y evaluar el Plan Operativo de la Auditoría Interna (POAI) con base en criterios razonables y fundamentados, a efecto de que por medio del uso eficiente de los recursos disponibles, se logre cumplir con las obligaciones técnicas y legales de la Auditoría Interna. Objetivos Específicos:

1. Formular el Plan Operativo de Auditoría Interna para el año 2022, con fundamento en el Plan Estratégico, el Universo Auditable y los resultados de la valoración de riesgo.

2. Detallar los trabajos a realizar en el periodo 2022 de acuerdo con el presupuesto disponible.

Prioridad 1

15 días

Relación o coordinación: Unidades relacionadas.





OBSERVACIONES:

-2021-





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56


N° Proyecto

31

ELABORACIÓN Y COMUNICACIÓN DE CAMBIOS EN LOS PLANES DE LA AUDITORÍA INTERNA.

Objetivo General: Actualizar el plan anual de trabajo 2021 con base en criterios razonables y fundamentados, a efecto de que mediante su ejecución se logre cumplir con los objetivos de la Auditoría Interna. Objetivos Específicos:

1. Alinear el Plan Operativo de la Auditoria Interna para el año 2021, con fundamento en el Plan Estratégico, el Universo Auditable y los resultados de la valoración de riesgo.

2. Detallar los trabajos del periodo 2021 de acuerdo con el presupuesto disponible. 3. Ejercer una evaluación continua de la ejecución del POAI para medir sus resultados y la

detección oportuna de eventuales desviaciones y adoptar las medidas pertinentes. 4. Evaluar que los recursos de la Auditoría Interna sean utilizados en forma eficiente.

Prioridad 1

10 días

Relación o coordinación: Auditoria Interna





OBSERVACIONES:

-2021-



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