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Las fases de planeación del proyecto


Jhon Wildemar Muriel Muriel

Universidad de Santander

Nota del Autor

Jhon Wildemar Muriel Muriel, Facultad de Educación, Universidad de Santander

La información correspondiente a este documento deberá ser enviada a la facultad de

educación y pedagogía, Universidad de Santander, [email protected]

mailto:[email protected]

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El libro multimedial del módulo Gerencia de Proyectos abarca los conceptos

fundamentales para llevar a cabo un excelente desarrollo de un proyecto, sea este un

Producto, servicio o resultados; su referencia es la metodología PMBOK. En este ensayo

se busca identificar en la fase de planeación de un proyecto, los componentes de

Integración, Alcance, Tiempo y Costo, identificando su importancia y su aplicación.

Las Instituciones Educativas como establecimientos que se encuentran inmersos en una

sociedad cumpliendo una de las funciones básicas e inherentes al ser humano como lo es

la de educar, es el instrumento indispensable para construir y mantener el conocimiento,

la cultura y las creencias, que hacen de cada región un lugar único, y por ende, es deber

de cada Centro Educativo realizar un reconocimiento del contexto social, cultural,

demográfico, etc de la población atendida, para ofertar una educación de calidad y

pertinente, aquí es vital para su buen funcionamiento reconocer como se desarrolla un

proyecto.

Un proyecto Educativo tal como lo afirma Barbosa (2013): “Iniciativa o conjunto

de actividades con objetivos claramente definidos en función de problemas, necesidades,

oportunidades e intereses, de un sistema educativo, de un educador, de un grupo de

educadores, o de alumnos, con la finalidad de realizar acciones orientadas a la formación

humana, a la construcción de conocimiento y a la mejora de los procesos educativos”, es

de vital importancia reconocer que los proyectos educativos no solo se realizan en el

sector educativo, lo pueden desarrollar empresas de cualquier índole.

En el momento de iniciar un proyecto, se deben tener en cuenta las diferentes

fases más no procesos, saber cuáles son los interesados en su ejecución, cuales son los

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elementos referentes al coste, tiempo y alcance además de las facultades o tipo de

autoridad que va a tener el Director del proyecto para su ejecución. Se pueden reconocer

varias fases como son la de Iniciación, la de Planificación, la de Ejecución, seguimiento y

control y la de Cierre cada una cumple un rol y una función específica en la consecución

del objetivo del proyecto, el cual tendrá un resultado único (producto, servicio, o

resultado).

Las fases iniciales de un proyecto brinda al director la posibilidad de disponer de

todos los recursos para poner en marcha las actividades propias del proyecto, todas las

partes de ponen de acuerdo en el propósito del proyecto, los requerimientos, los

entregables, el presupuesto y ante todo los recursos que se requieren.

La fase de Planeación del proyecto consta de cuatro elementos que se deben llevar

a cabo para obtener excelentes resultados:

La Gestión de la integración: constituye un elementos primordial para el

desarrollo del proyecto, la integración de todos los factores, del personal interesado, el

rol, función y expectativas de todas las partes, los procesos y actividades que serán

unificados, consolidados y articulados para poder cumplir con el objetivo del proyecto,

hasta donde llegar y como se va a llegar es de vital importancia, por lo tanto habrá que

delimitar el proyecto, generando además los diferentes criterios para la aceptación del

producto. Supervisar y controlar el trabajo del proyecto es uno de los retos más

constantes que cada día y en cada instancia se debe realizar, esto es vital para comparar lo

que se estaba proyectado, con lo que se está realizando, terminar la relación entre costo,

tiempo y alcance minimizara los riesgos y permitirá implementar cambios en el momento

que se requieran.

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Al finalizar todas las actividades, de deberá entregar a entera satisfacción el

producto, pero también la respectiva documentación que evidencie la realización de los

procedimientos establecidos para finiquitar el proyecto, es importante documentar las

actividades que se desarrollaron y salieron a la perfección, aquellas que no salieron tan

bien, con las respectivas mejoras o cambios que se debieron realizar.

La Gestion de Alcance parte del acta de constitución de proyecto, y haciendo un

análisis detallado, para con este insumo ir construyendo una Estructura de desglose de

Trabajo (EDT) que permite trabajar con una descomposición jerárquica de todos los

elementos basada en los entregables del proyecto que permite hacer un control más

cercano.

El EDT debe incluir todos los elementos que hacen parte de la organización,

concentrar las ideas y los esfuerzos en procura de impactar la organización con el

proyecto, además de generar un plan de gestión de alcance para crear un paso a paso que

lleve la construcción del producto.

Un ejemplo de un EDT se muestra en la siguiente figura

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La gestión de Tiempo: la integración de las actividades realizadas deben estar

desarrolladas en un determinado tiempo, los factores que van a determinar la terminación

del proyecto se encuentran influenciados por elementos internos y externos, fases del

proyecto que se pueden realizar en el mismo instante, o algunas que son requisitos para

que la otra inicie, para lo cual hay que establecer un cronograma de actividades,

definiendo las actividades a realizar, realizar la secuencia los recursos propios

(materiales, personas, equipos o suministros), la duración en el tiempo y las restricciones,

además de realizar el respectivo seguimiento para controlar y realizar los cambios

pertinentes. Existen varias herramientas y métodos útiles para calcular el tiempo total y

la duración de las actividades, como es el caso de Open Project, y las metodologías del

diagrama de red, ruta critica y diagrama de Gantt.

La Gestión de costos: El desafío más importante que lleva la realización de un

proyecto es determinar cuál va a ser su valor identificar la línea de quiebre entre la

ganancia y la perdida es fundamental para que todo lo proyectado se trasforme en un

producto o servicios, y que además todos salgan ganando, para lo cual es de vital

importancia llevar a cabo tres procedimientos básicos: La estimación de los costos, la

determinación del presupuesto y el control del proyecto durante la ejecución;

La metodología PMBOK reúne una serie de herramientas que son vitales para la

ejecución de proyectos, sean educativos o en cualquier actividad humana, la educación

requiere cambios significativos en la forma de realizar sus actividades, pero si estas no se

documentan por medio de una metodología adecuada, todo seguirá igual. Existes

múltiples proyectos en cada institución: los obligatorios, transversales, de aula y los del

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área, además de los administrativos y directivos, todos estamos involucrados en

proyectos, pero rara vez se realiza una fundamentación científica para su desarrollo, lo

importante es el producto, pero cuando se desea retomar proyectos anteriores, se presenta

la dificultad que no está documentado. La institución como empresa requiere de

procedimientos y métodos que estén diseñados para cumplir su misión, en el caso de los

proyectos, la metodología PMBOK es una herramienta que cuenta con instrumentos

fáciles de aplicar que permitirán saber si se cumplió o no el objetivo plateado.

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Referencias

Universidad de Santander CVUDES, libro multimedial Gerencia de Proyectos,

http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.001.MG/librov2.html

Elementos de la gestión de proyectos, Gabriel Romano & otro

Proyectos educativos y sociales Eduardo F Barbosa & otro

Normas APA, centro de escritura Javeriano

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