INTRODUCCIÓNLos cambios de entorno han desencadenado en las empresas un gran número de cambios internos, en variables tales como la orientación hacia el cliente, el desarrollo tecnológico y la innovación, los enfoques de calidad, el rol de los recursos humanos en la organización, la gestión de la información y otros. El éxito empresarial por lo tanto, exige una continua adaptación de la empresa a su entorno y la competitividad se convierte en el criterio económico por excelencia para orientar y evaluar el desempeño dentro y fuera de la empresa.Las empresas están obligadas a definir estrategias que le permitan el acceso al mundo competitivo de hoy, y si estas estrategias no van acompañadas de las herramientas.EL Control de Gestión como una de las herramientas fundamentales para que las empresas puedan obtener productos y servicios con una eficiencia relevante, que le permitan el acceso al mundo competitivo de hoy.

CONCEPTOS BÁSICOS

SistemaEl término sistema designa un conjunto de elementos en interrelación dinámica organizada en función de un objetivo, con vistas a lograr los resultados del trabajo de una organización

La eficiencia: Se le utiliza para dar cuenta del uso de los recursos o cumplimiento de actividades

La efectividad: es la relación entre los resultados logrados y los resultados que nos habíamos propuestos

La eficacia: valora el impacto de lo que hacemos, del producto o servicio que prestamos.

ControlEs la función fundamental de la ingeniería cuyo mayor propósito es medir, evaluar y corregir las operaciones del proceso, máquina o sistema bajo condiciones dinámicas para lograr los objetivos deseados

Control Estratégico: Se basa en la planificación estratégica, por consiguiente es a largo plazo y se centra en los aspectos ligados a la adaptación al entorno.

Control de Gestión: Se basa en la realización de presupuestos, planificación presupuestaria a corto plazo (menos de un año).

Control Operativo: Dirige su acción hacia la planificación operativa,

GestiónEs el conjunto Planificación – Organización – Control; Planificación equivale a la formulación de objetivos y las líneas de acción para alcanzarlos, se centra en seleccionar los objetivos de la organización que tienen repercusión en la producción, elaborarlos en términos productivos y completarlos con objetivos derivados, establecer las políticas, programas y procedimientos para el alcance.CompetitividadSe basa en la creciente y sistemática innovación e incorporación orgánica de conocimientos en las organizaciones para responder eficazmente al entorno interno y externo.Calidad (C): Satisfacer los requerimientos del cliente en forma consistente.Oportunidad (O): Entregar a tiempo en Cantidad y Calidad.Precio (P): Medida universal.Servicio Posventa (S): Necesidad de garantías, atención después de la venta por reclamos.Tecnología (T): Seguridad de permanencia, respaldo y tiempo de respuesta.Ecología (E): Conservación y cuidado de la naturaleza.Con estas bases se puede decir que:Competitividad = f (C, O, P, S, T, E)

Los fines del control de gestión.El control de gestión es el uso eficiente de los recursos disponibles para la consecución de los objetivos.Sin embargo podemos concretar otros fines más específicos como los siguientes:Informar: Consiste en transmitir y comunicar la información necesaria para la toma de decisiones.Coordinar: Trata de encaminar todas las actividades eficazmente a la consecución de los objetivos.Evaluar: La consecución de las metas (objetivos) se logra gracias a las personas, y su valoración es la que pone de manifiesto la satisfacción del logro.Motivar: El impulso y la ayuda a todo responsable es de capital importancia para la consecución de los objetivos.

Los instrumentos del control de gestión.Las herramientas básicas del control de gestión son la planificación y los presupuestos.La planificación consiste en adelantarse al futuro eliminando incertidumbres. Está relacionada con el largo plazo y con la gestión corriente-El presupuesto está más vinculado con el corto plazo. Consiste en determinar de forma más exacta los objetivos, concretando cuantías y responsables.La comparación de los datos reales, obtenidos esencialmente de la contabilidad, con los previstos puede originar desviaciones, cuando no coinciden. La causa puede ser:Errores en las previsiones del entorno: estimación de ventas, coste de ventas, gastos generales, etc.Errores de método: poca descentralización, escaso rigor temporal, falta de coordinación entre contabilidad y presupuestos, etc.Errores en la relación medios-fines: cifras ambiciosas, incorrecto uso de los medios, etc.

IMPORTANCIA EN LA GESTIÓN DE LOS SISTEMAS DE CONTROL

La función de Control de Gestión se enmarca dentro de un conjunto de sistemas de control que existen hoy en día en las empresas. Algunos son "obligatorios" y otros voluntarios. Inspecciones sanitarias, medioambientales, laborales y fiscales: empezando por los más evidentes, estas inspecciones de carácter obligatorio se centran en aspectos muy específicos de la actividad de la empresa. Auditorías de calidad, certificaciones de calidad: en el aspecto de producto y de procesos, existen sistemas de control de calidad que dan lugar a certificaciones que garantizan a terceros el cumplimiento por parte de la empresa de unos estándares mínimos (AENOR, ISO, etc.).

Auditorías de cuentas: de obligado cumplimiento para determinadas sociedades en función de su dimensión, los auditores expresan una opinión sobre las cuentas anuales de la empresa mediante cuatro tipos de resultados:Opinión favorable: las cuentas anuales reflejan razonablemente la situación económico financiera de la compañía.Opinión con salvedades: las cuentas anuales reflejan razonablemente la situación económico financiera de la compañía excepto por algunas excepciones que se enuncian en su informe.Opinión denegada: existen tantas salvedades que las cuentas anuales no reflejan la situación económica y financiera de la compañía.No opinión: los auditores no han podido disponer de la suficiente información para realizar su trabajo y cumplir con todas los procedimientos de auditoria y, por lo tanto, no pueden opinar.Auditorías internas: La función de auditoria interna se ocupa de verificar el cumplimiento de las normas y procedimientos existentes en la compañía. Tampoco evalúa el negocio; se preocupa de que se hagan las cosas tal y como está regulado internamente. Control de gestión: es la función que se encarga de controlar la buena marcha del negocio desde un punto de vista muy operativo.

ESTRUCTURA Y FUNCIONAMIENTOEstructura organizacional

La estructura organizacional es el marco en que las actividades son planeadas, ejecutadas, controladas y monitoreadas para lograr los objetivos al nivel de la entidad.

El proceso de diseño organizacional comprende cuatro etapas:• Departamentalización• Asignación de actividades

• Determinación de autoridad y responsabilidad• Relacionamiento entre las unidades

Funciones del control de gestión

El Control de Gestión cubre normalmente las siguientes funciones:Función de planificación: Normalmente, CG suele ser el responsable de coordinar la preparación del presupuesto anual y sus correspondientes revisiones. Función de control: CG controla tanto el seguimiento presupuestario como las demás facetas de la marcha de la empresa. El ámbito de esta función es muy diferente en cada empresa en función de su cultura..Función de información: Esta función no se da en todas las organizaciones - por estar descentralizada – y, sin embargo, es fundamental. CG debe ser el "suministrador" oficial de información a todos los niveles de dirección.

Para que estas funciones puedan realizarse de forma efectiva, la organización debe basarse en unos principios muy básicos:Principio de la existencia de objetivos: la empresa tiene que basar su desarrollo y crecimiento en la fijación de unos objetivos claros y definidos.Principio de la responsabilidad: todo objetivo debe quedar asignado a un responsable y éste, de forma piramidal, descomponerlo en sub-objetivos de forma coherente.Principio de la información de objetivos: aunque parezca baladí, todo propietario de un objetivo debe conocerlo con la suficiente antelación, comprenderlo y asumirlo como suyo. Principio del control por excepción: Se trabaja por excepción, se analizan diferencias respecto a presupuesto y a objetivos se trata de comprender que ocurre para ayudar a la toma de acciones correctoras.Principio de la delegación: Una organización sólo puede delegar la toma de decisiones en la medida en que existe una función de control que evalúe de forma continua el proceso de decisión delegado

CONTROL INTERNO POR CICLOS TRANSACCIONALESPara efectuar una auditoria más analítica y profunda del control interno, se requiere agrupar en forma ordenada las transacciones y características de cada empresa.

En la mayoría de los negocios o entes económicos se aplican los siguientes ciclos:

Ciclo de ingresos: Incluye todas las funciones que se requieren para obtener dinero mediante la prestación de un producto o servicio, incluyendo los pedidos de los clientes y el uso de las prestaciones que ofrece cada empresa.

Ciclo de compras: Este ciclo proporciona unas ventajas empresariales, gracias a la mayor eficiencia y control. Su buen funcionamiento conlleva a mejorar relaciones con los proveedores y generar mayor productividad en las actividades del negocio, El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para:

• La adquisición de bienes, mercancías y servicios

• El pago de las adquisiciones anteriores

• Clasificar, resumir e informar lo que se adquiere y se paga

El ciclo de compras contiene la adquisición y el pago de:

• Inventarios

• Activos fijos

• Servicios externos

• Suministros o abastecimientos

Sus funciones más comunes se basan en la selección de proveedores, solicitudes de compra, recepción y control de calidad de mercancías con sus respectivos asientos contables y documentos.

Ciclo de nómina o personal: Se relaciona con las erogaciones y transacciones de los recursos humanos, para llevar a cabo la contratación, utilización y pago de mano de obra e informar lo

que se utilizó y pagó en el funcionamiento de estas. Ciclo de tesorería: Incluye las funciones sobre la estructura y rendimiento del capital, en las que contiene la planeación y control financiero. El fin de este ciclo es incrementar el efectivo

disponible, logrando acelerar al máximo el ingreso de dinero y disminuir el flujo de los egresos.El tesorero tiene bajo su responsabilidad:

Control de flujo de efectivo interno y externo.Administración de portafolios de inversión.

Ciclo de producción: Los recursos adquiridos por una empresa se almacenan, se convierten, se procesan, se montan o se utilizan en otra forma para obtener como resultado un producto

terminado, mediante el proceso de transformación de la materia prima.Las funciones de producción son: contabilidad de costos, control de fabricación, administración

de inventarios y contabilidad de inmuebles, maquinaria y equipo.Ciclo de información financiera: Comprende la preparación de estados financieros que

resumen el resultado de las actividades del negocio a una fecha o por un período determinado.