Jonathan García Ing.Industrial

Herramientas para la Evaluación y Control

de Proyectos

Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño” Escuela de Industrial

Mundo Cambiante

Ahora VisiónEstrategia

Entorno

Implementación de planes de acción

Es el sueño de la organización

PROYECTO:

Según Baca Urbina (2010)

Es la búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un problema, la cual tiende a resolver una necesidad humana.

Según Sapag Chain (2007)

Cualquiera que sea la idea que se pretende implementar, la inversión, la metodología o tecnología por aplicar, ella conlleva necesariamente la búsqueda de proposiciones coherentes destinadas a resolver las necesidades de la persona humana.

Según American Management Institute

Es una combinación de recursos (humanos y no humanos) reunidos en

una organización temporal para alcanzar un objetivo especifico.

Términos Básicos

PROYECTO

Es un conjunto de actividades que requieren para su ejecución de un conjunto de recursos, y que se desarrollan siguiendo una secuencia lógica en un ambiente que puede ser favorable o adverso, con el fin de lograr un objetivo.

PROYECTO INDUSTRIAL

Según Baca Urbina (2001), se puede describir como un plan que, si se le asigna determinado monto de capital y se le proporcionan insumos de varios tipos, podrá producir un bien o servicio, útil al ser humano o a la sociedad en general.

Términos Básicos

PROYECTO

ACTIVIDADES(LAS COSAS QUE HACEMOS)

AMBIENTE

RECURSOS(LAS COSAS QUE USAMOS)

OBJETIVO

• RECURSOS HUMANOS• RECURSOS MATERIALES• CAPITAL• TIEMPO

• FÍSICO• ECONÓMICO• SOCIAL

•JURÍDICO •POLÍTICO•TECNOLÓGICO

Fuente: Pedro Briceño, 1995

ELEMENTOS DE UN PROYECTO

COMO GENERAR UNA IDEA DE PROYECTO

Fase Etapa Objetivo

Planificación o iniciación

1. Identificación de la idea del proyecto (Análisis preliminar)

2. Estudio de prefactibilidad (Ingeniería Conceptual)

3. Estudio de factibilidad (Ingeniería Básica)

Identificar y analizar las metas del proyecto.Establecer los objetivos.

Identificar y clasificar las posibles soluciones técnicas convenientes.Elaborar la ingeniería conceptual del proyecto.

Analizar y evaluar la viabilidad técnica y económica de las soluciones previas.Elaborar la ingeniería básica del proyecto (diseño preliminar)

Fuente: Nedy Bracho, 1995

FASES, ETAPAS Y OBJETIVOS DE LOS PROYECTOS

Fase Etapa Objetivo

Evaluación 4. DecisiónDecidir acerca de la adopción de la solución más prometedora y obtención del financiamiento.

Ejecución

5. Ingeniería de detalle

6. Procura de materiales y contratos

7. Construcción de las instalaciones y puesta en marcha

Elaborar y aprobar los planos de detalle, especificaciones, listas de materiales, programa de ejecución, estimaciones de costos y demás documentos pertinentes.

Adquirir todos los materiales y equipos necesarios para la construcción y puesta en marcha.Otorgar la buena pro del contrato de construcción.

Entregar el producto, instalación o sistema terminado, ensayado, rectificado y aceptado (rendimiento, tiempo y costo óptimo)

FASES, ETAPAS Y OBJETIVOS DE LOS PROYECTOS

Categoría Empresa en marcha Proyecto

OBJETIVOSPrioritización

Vigencia

Maximización de las utilidadesCalidad producto-servicio

Permanentes

Calidad de las instalacionesCosto/relación de valorPlazos mínimos

Transitorios

ORGANIZACIÓNTipo

Duración

Relaciones

Información

FuncionalEstable

Indefinida

A través de líneas de mando

Mayormente por sistemas formales

Matricial, coordinación, mixta, dinámica, cambiante

Definida

A través de líneas verticales, horizontales y diagonales

Compartida, formales e informales

Fuente: Pedro Briceño, 1995

VISIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN Y DIRECCIÓN EN UNA EMPRESA Y EN UN PROYECTO

Categoría Empresa en marcha Proyecto

SITUACIONES DE EXCEPCIÓN

Frecuencia

Reacción

Tiempo de respuesta

Escasas

A través de procedimientos y mecanismos preestablecidos

Permite análisis y búsqueda de una solución óptima

Muy frecuentes

A través de coordinación-acción

Búsqueda de una buena solución en el plazo mínimo

RECURSOS HUMANOSDotación

Cultura organizacional

Estable y con permanencia

Homogénea y en base a la experiencia de la empresa

Dinámica y mayoritariamente transitoria

Heterogénea y en base a experiencias externas al proyecto

Fuente: Pedro Briceño, 1995

VISIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN Y DIRECCIÓN EN UNA EMPRESA Y EN UN PROYECTO

Categoría Empresa en marcha Proyecto

RECURSOS HUMANOS

Motivaciones laborales

Relación contractual

Sistema de administración

beneficios

Objetivos de la empresa, estabilidad, condiciones económicas, desarrollo de la empresa

Contratos indefinidos, funciones definidas, jornadas estables directas

Más bien rígidos y generales

Contratos a plazo fijo/obra, jornadas variables, directa o a través de terceros

Contratos a plazo fijo/obra, jornadas variables, directa o indirecta

Flexibles

Fuente: Pedro Briceño, 1995

VISIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN Y DIRECCIÓN EN UNA EMPRESA Y EN UN PROYECTO

Esfu

erzo

Planificación del negocio Definición y desarrollo

Ejecución del proyectoOperación de la

instalación

Fuente: PDVSA (GGPIC, 1998)

CICLO DE EJECUCIÓN DE UN PROYECTO

Uno de los principales problemas que se observan al evaluar un proyecto es la gran diversidad de tipos que se pueden encontrar , dependiendo tanto del objetivo del estudio, como de la finalidad de la inversión

.

TIPOLOGÍAS DE LOS PROYECTOS

Según Clasificación Observaciones

Plazo de ejecución

Corto plazo

Mediano plazo

Largo plazo

Tiempo de ejecución < 1 año

Tiempo de ejecución entre 1 y 2 años

Tiempo de ejecución más de 2 años

Existencia de instalaciones

previas

Revamp

Grass Root

Comprende la remodelación y/o ampliación de instalaciones existentes

Comprende la ejecución de un proyecto desde cero, es decir, desde el acondicionamiento del terreno

TIPOLOGÍAS DE LOS PROYECTOS

Según Clasificación Observaciones

Área de inversión

Producción de bienes

Producción de servicios

Investigación

Estos a su vez se subclasifican en producción de bienes primarios o secundarios

Estos a su vez pueden ser proyectos en el área de servicios de infraestructura, en el área de servicios básicos (salud, educación, entre otros) u otros servicios

Estos a su vez pueden ser en ciencias exactas o en ciencias aplicadas

Beneficio que persigue

Proyectos de inversión de capital

Proyectos sociales

Son aquellos que se realizan con fines de lucro, es decir, buscan la rentabilidad de la inversión

Son aquellos que buscan satisfacer una necesidad social más no la rentabilidad de la inversión

TIPOLOGÍAS DE LOS PROYECTOS

Según Clasificación Observaciones

Alcance de los servicios

al cliente

Proyectos I

Proyectos IP

Proyectos IPG

Proyectos IPGC

Aquellos que solo involucran el desarrollo de la ingeniería del Proyecto, en cualquiera de sus fases: conceptual, básica o detalle.

Aquellos que involucran, además de la ingeniería del proyecto, la procura

Aquellos que además de la ingeniería y la procura de materiales, incluye en su alcance la gerencia de construcción.

Son llamados proyectos “llave en mano” ya que incluye en el alcance la ejecución de todas sus fases

TIPOLOGÍAS DE LOS PROYECTOS

El objetivo de la administración o gerencia de proyectos es alcanzar el uso más efectivo y eficiente de los recursos asignados al proyecto, de manera que el objetivo pueda ser alcanzado:

En la fecha planificada. Dentro de los costos presupuestados En concordancia con las especificaciones técnicas

exigidas por el cliente Manteniendo buenas relaciones entre el personal

involucrado y en completa armonía con los factores ambientales cambiantes

Administrar un proyecto es lograr alcanzar los parámetros de tiempo, costo y calidad exigidos por el cliente, manteniendo un ambiente armonioso y favorable.

OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Planificar un proyecto es darle respuesta al qué, cuándo, dónde y por qué de cada uno de los elementos que conforman el proyecto.

Las etapas de planificación son:

Diagnostico

Programación

Discusión y decisión

Ejecución y control

¿QUÉ ES PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS?

• Organizar el trabajo a ejecutar• Decidir, quién, qué, cuándo, dónde y por qué se realizará cada trabajo• Determinar los recursos requeridos• Asignar estos recursos en el tiempo• Asignar y definir responsabilidades• Integrar los trabajos de todas las organizaciones• Establecer sistemas eficientes de comunicación• Coordinar las actividades y el personal• Estimar tiempos de iniciación y terminación• Manejar sucesos y cambios inesperados• Proporcionar las bases para el control presupuestario y financiero

IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO

La estructura analítica (EAP) es la división natural del proyecto en niveles de trabajo u objetivos más específicos, que permitan cuantificar y medir las variables de control, que son: tiempo, horas-hombre, costos, calidad y progreso físico.

El objetivo de la EAP es:

Identificar y definir el trabajo a ejecutar

Identificar los centros de responsabilidades de estos trabajos

Formalizar la estructura desde los objetivos estratégicos

hasta la base divisional de los mismos, a través de la

planificación, organización, integración, dirección y control del

trabajo a ser realizado

Nivel 3

Nivel 0

Nivel 1

Nivel 2

Nivel 4

¿QUÉ ES LA ESTRUCTURA ANALÍTICA DE UN PROYECTO?

Ampliación y reacondicionamientode la Planta INLACA

Ingeniería deDiseño

ConstrucciónGerencia del

Proyecto

Obras civiles

Electricidad

Mantenimiento

Distribución de planta

Obras civiles

Electricidad

Montaje de Máq..

Acondicionamiento de Máq..

Servicios administrativos

PlanificaciónY control

Calidad

Edificio exterior

máquinas

Interrupción y arranque

alumbrado

transformadores

Contabilidad

Contratos

Servicio general

Nivel 1

Nivel 3

Nivel 0

Nivel 2

EJEMPLO DE EAP GRÁFICA

Nivel 0 Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3

Proyecto Fase Paquete Actividad

Ampliación y reacondicionamiento de la

Planta INLACA

Ingeniería del proyecto

Obras civiles

Distribución de planta

Electricidad

MantenimientoMáquinas

Edificio exterior

Construcción

Obras civiles

Electricidad

Interrupción y arranque

Transformadores

alumbrado

Montaje de maquinaria

Acondicionamiento de maquinaria

Gerencia del proyecto

Planificación y control

Servicios administrativos

Servicios generales

Contabilidad

Contratos

Control de calidad

EJEMPLO DE EAP TABULAR

La EAP debe comprender todo el trabajo a ejecutar

Debe permitir la asignación del trabajo a cada paquete

La selección de la unidad mínima de desagregación, debe permitir la

contabilización de las variables de control

Debe ser orientada hacia el objetivo del proyecto y no hacia la función

Debe estar asociada a la estructura organizativa del proyecto

¿CUÁLES SON LOS REQUISITOS PARA ELABORAR LA EAP?

Empresa matriz

Producción Mercadeo Finanzas Legal Personal Administración

Personal Asignado al Proyecto

Gerente del Proyecto

Personal del proyecto

GERENTE DEL PROYECTO CON ESTRUCTURA MATRICIAL

¿QUÉ ES EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE UN PROYECTO?

Información veraz y

oportuna

Acciones correctivas

Conjunto de actividades Toma de

decisiones rápidas y oportunas

Éxito del Proyecto

FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

Objetivo Necesidades de

informaciónToma de decisiones

Determinación deDecisiones gerenciales

Detección de lasdesviaciones

ComparaciónReal vs. Plan

Elaboración dela información

Obtención dela información

xxxx

xxxx

xxxx

xxxx

xxxx

ProyectoProyecto

SubproyectoSubproyecto

DivisionesDivisiones

Paquetes Paquetes

Actividades Actividades

SISTEMA DE IDENTIFICACIÓN

Ejemplo: Producto

Código básico 03 VII VIII IX

Elemento a controlar

Tipo de producto

Disciplina responsable

N° consecutivo

SISTEMA DE IDENTIFICACIÓN

El sistema de identificación permite determinar:

• El proyecto y el tipo de proyecto.• Cualquier nivel de desagregación del proyecto• Archivos del proyecto• Documentos del proyecto: cálculos, planos, etc.• Correspondencia• Especificaciones, requisiciones y ordenes de compra• Equipos y materiales• Contratos• Mano de obra• Documentos del cliente y terceros (suplidores, contratistas)

El sistema de identificación del proyecto, define cada componente de la EAP a fin de facilitar: la captura u obtención de la información para su análisis. La recolección progresiva de la información a través de los diferentes niveles de la EAP.

¿CUÁL ES EL ALCANCE DEL SISTEMA DE IDENTIFICACIÓN

Según Clements (1999), es todo trabajo que se tiene que hacer para lograr el objetivo del proyecto

a satisfacción del cliente.

En este alcance se conforma el objetivo general y los específicos para alcanzar el éxito y metas del

proyecto.

ALCANCE DE UN PROYECTO

FORMULACION Y EVALUACION

FORMULACION Y EVALUACION

INTRODUCCION:

Breve reseña histórica del desarrollo y uso de los productos, además de precisar los factores relevantes que influyen directamente en su consumo.

MARCO DE DESARROLLO:

Sitúa el estudio en las condiciones económicas y sociales, y aclara por que se pensó en emprenderlo.

OBJETIVO DEL ESTUDIO:

Verificar que existee un mercado potencial insatisfecho y que es viable,

desde el punto de vista operativo, demostrar que existe tecnologia para producirlo y demostrar la rentabilidad.

FORMULACION Y EVALUACION

ESTUDIO DE MERCADO:

Es la determinación y cuantificación de la demanda y oferta, análisis de los precios y el estudio de comercialización.

ESTUDIO TECNICO:

Presenta la determinación del tamaño y localización optima de la planta, la ingeniería del proyecto, el análisis organizativo, administrativo y legal.

ESTUDIO ECONOMICO:

Ordena y sistematiza la información de carácter monetario que proporcionan las etapas anteriores y elabora los cuadros analíticos que sirven de base para la evaluación económica.

FORMULACION Y EVALUACION

EVALUACION ECONOMICA:

Con métodos de evaluación que toman en cuenta el valor del dinero a través del tiempo, anota sus limitaciones de aplicación y los compara con métodos contables de evaluación que no toman el valor del dinero a través del tiempo, y muestra la aplicación practica de ambos.

ANALISIS Y ADMINISTRACION DEL RIESGO:

Enfoque analítico administrativo porque no solo cuantifica al riesgo, sino que, mediante su administración, previene la quiebra de la inversión al anticipar la situación para evitarla.

TECNICAS DE EVALUACION

• DIAGRAMAS PERT.(TECNICAS DE REVISION Y EVALUACION DE PROYECTOS).

• DIAGRAMAS CPM.(METODO DEL CAMIMO CRITICO).

• CURVAS DEL PROYECTO S Y BELL.

• PROGRAMA PROJECT.

• PROGRAMA PRIMAVERA.