Jornada de Detección de Necesidades de Capacitación en RRHH

27 de agosto de 2014

Informe de Actividades y Resultados

(Versión 1.0 –Octubre 2014)

Organización y logística: ISC

GO UCCOP

1) Introducción La capacitación es una actividad sistemática, planificada y permanente cuyo

propósito general es preparar, desarrollar e integrar a los recursos humanos en el

proceso de crecimiento profesional, mediante el intercambio de

conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes necesarias para el mejor

desempeño de todos los trabajadores en sus actuales y futuros cargos y adaptarlos a

las exigencias cambiantes del entorno.

Va dirigida profesionalización técnica del empleado para que éste pueda

desempeñar lo más eficientemente las funciones asignadas, producir resultados de

calidad,

brindar servicio

s orientados a

la excelencia,

prevenir y

solucionar

anticipadament

e problemas po

tenciales

dentro de la organización. A través de la capacitación se intenta aportar a que el perfil

del trabajador se adecue al requerido en un puesto de trabajo, pero también

posibilitar la creación de círculos virtuosos e instancias de aprendizajes mutuos y

sinérgicos.

En este sentido, y como aporte para el proceso de diseño, formulación e

implementación de la formación continua, y su planificación hacia 2015, el pasado 27

de agosto se realizó la “Jornada de Detección de Necesidades de Capacitación en RRHH

2014”, organizada conjuntamente entre la UCCOP y el Instituto Superior de la Carrera

(ISC), con el fin de contar con instrumentos que posibiliten una información objetiva y

permitan analizar cuáles son las necesidades de capacitación específicas para las áreas

de personal, de manera tal de permitir planificar y ejecutar las actividades de

capacitación de acuerdo a

diferentes prioridades, conocer

la demanda de los contenidos

que se necesitan profundizar y

establecer directrices de los

programas de capacitación

proyectados en el 2015

Con la participación de alrededor de 200 empleados de áreas de RRHH del

Gobierno en las Salas “C” y “D” del Centro Cultural General San Martín, se

conformaron mesas de trabajo por Ministerios, en las que abordaron diferentes

temáticas relacionados con la administración de los recursos humanos comunes a todo

el GCBA y particulares de cada jurisdicción.

Es de destacar que el ISC, como coorganizador de este encuentro, ha realizado

las gestiones necesarias para acreditar a esta jornada, por lo que es una expresión de

aval institucional a esta propuesta.

Los resultados obtenidos serán detallados a lo largo del informe, así como la

cantidad de asistentes por ministerio.

2) Cómo se llegó a la Jornada

Para fomentar la calidad en la búsqueda de necesidades concretas de

capacitación y como una propuesta participativa, se realizó un proceso de trabajo

previo a la jornada. En este sentido, se invitó a los referentes de RRHH de cada

jurisdicción a coorganizar su desarrollo y definir en conjunto la metodología de trabajo

que luego fuera utilizada durante este evento.

En este sentido, se llevaron a cabo 3 encuentros preparatorios en lo que se

debatió la mejor manera de llevarla adelante. Se elaboraron documentos que sirvieran

de disparadores para los participantes de la jornada y se establecieron las pautas a ser

tenidas en cuenta para la recolección de datos.

De estas reuniones surgieron, entre otras cuestiones: la elaboración de un perfil

de empleados de áreas de personal con definiciones de tareas, habilidades y

competencias que deberían poseer las personas que se desempeñan en estos puestos

de trabajo.

Primera reunión (28/05) En este encuentro se llegó a la conclusión que para

facilitar el trabajo en la Jornada, era necesario el análisis, la descripción y perfil de

Responsable de RRHH para conocer las funciones y los requisitos que debe satisfacer la

persona que lo desempeña.

Se instaló

colectivamente la

necesidad de

trabajar

previamente en los

contenidos de las

capacitaciones, el

perfil/competencias

/habilidades

requeridas para una

profesionalización

del empleado de RRHH del GCBA como base para pensar en una posterior formación

necesaria

En virtud de esta primera reunión, la UCCOP y el ISC se reunieron para elaborar

un paper orientativo para la elaboración de un perfil con un Inventario de habilidades y

competencias para manejar los mismos conceptos y lenguajes en la jornada. (Se

adjunta en ANEXO I, “Inventario de habilidades y competencias”).

Además, se elaboró una matriz sobre cuál sería el perfil deseable y estimado

del Responsable del área de personal como material de trabajo para la segunda

reunión (Ver ANEXO II, “Matriz de perfil”.

Segunda reunión (27/06):

En este encuentro se trabajó con la modalidad definida para la Jornada, es decir,

grupalmente, en donde se definieron las

tareas y habilidades que corresponden a

los perfiles que se armaron y las

capacitaciones asociadas a las mismas.

(Ver Anexo III, “Cuadro de capacitaciones

en función de tareas y habilidades”)

Tercera reunión (04/08):

Se trabajó a partir del

instrumento diseñado por la UCCOP y

el ISC, para validar su contenido y

experimentar a modo role playing la metodología que fuera utilizada posteriormente

en la jornada. (Ver Anexo IV, “Disparadores de temáticas”).

En base a este trabajo, surgieron los disparadores temáticos que se ofrecieron a

los participantes durante la jornada propiamente dicha, para facilitar su dinámica. (Ver

Anexo V, “Formulario de trabajo”).

3) Jornada de Detección de Necesidades de Capacitación

Como se dijo anteriormente, cada jurisdicción estuvo representada por una

mesa de trabajo con la consigna de elaborar, como mínimo, 3 propuestas de

capacitación general para todas las áreas de personal del GCBA y 2 particulares de su

ministerio.

Gráfico N° 1

Fuente: Datos propios GO UCCOP

Como se desprende del gráfico anterior, el ministerio con mayor

proporcionalidad de asistentes fue el de Educación (21%), seguido por Modernización

(15%) y Cultura (12%). En menor medida (simplemente por su estructura) asistieron

representantes de los ministerios de Desarrollo Económico y Jefatura de Gobierno

(2%). Se destaca especialmente la presencia de todas las jurisdicciones y áreas de

personal del GCBA 1.

1 Las únicas áreas de RRHH que fueron invitadas a participar de todo el proceso y de la jornada

misma y no han asistido, son la de las Comunas.

4) Resultados de la Jornada

Los asistentes a la

Jornada demostraron un gran

entusiasmo al participar de

manera proactiva en la

actividad programada. Así

pudieron escucharse todas las

voces, cada participante tuvo

el espacio para explicar los

contenidos de las

capacitaciones sugeridas por ellos mismo, y marcar distintas demandas señalando el

peso del tema planteado en función de las particularidades de su Ministerio o

repartición.

Esto se pudo realizar gracias a la gran labor llevada adelante por los referentes

de RRHH, quienes actuaron coordinando la actividad en cada mesa ministerial, y

trabajaron previamente en la elaboración de la Jornada junto al ISC y al equipo de

profesionales de la GO UCCOP.

En base a la documentación recolectada se detallan a continuación, las

necesidades de capacitación detectadas de acuerdo al nivel de concordancia de la

mayoría de los Ministerios:

• Interpretación de recibos de sueldo (7 Ministerios)

• PROCAM (6 Ministerios)

• Inducción a la Repartición y GCABA (5 Ministerios)

• Régimen disciplinario y aplicación de sanciones disciplinarias (5 Ministerios)

• Licencias Médicas (4 Ministerios)

• Régimen de Actividad Sindical y Obras Sociales (4 Ministerios)

Otras capacitaciones que se solicitaron fueron:

• Aprender a comunicar eficazmente en materia de RRHH

• Inducción a RRHH del GCABA

• Ley 471

• Taller práctico de Impuesto a las Ganancias

• Alcances y aplicación de la matriz de riesgos -Informes de Auditoría de la

Sindicatura General del GCBA-

• ART

• Atención de conflictos cotidianos en RRHH

• Formador de formadores

• Inducción al GCBA a nuevos funcionarios

• Introducción al Derecho Laboral- Marco Normativo

• Lenguaje de señas

• Liquidación de haberes para escalafón de Salud

• Normativas de todos los regímenes de Contratos y Convenios en el GCBA

• Presentismo y Permanencia

• Problemática de adicciones en el área laboral

• Contratos y convenios en el GCABA

• Reglamentación personal franquero y régimen de insalubridad

• SADE- Modulo EE con aplicación a tratas de RRHH

• SADE- Modulo LUE

• SIAL: Usos para la gestión e Licencias

• Taller integral s/ procedimiento administrativo referido a Transferencias.

Designacion

es,

comisiones,

cesantías

Cabe

aclarar que en una

primera instancia,

las necesidades de

capacitación que surgieron durante los encuentros previos a la jornada con los

referentes de RRHH estaban, en su mayoría, orientadas a lo que se puede denominar

contenidos “blandos” de RRHH (por ejemplo temas vinculados a motivación, manejo

de relaciones interpersonales, comunicación, etc.). Sin embargo, en el último

encuentro –en donde se trabajó con la herramienta diseñada para la jornada-

aparecieron como temáticas más destacadas (tal como queda expuesto en el Anexo III)

las que se conoce como contenidos “duros” de RRHH, por ejemplo, “Interpretación de

recibo de sueldo”, “Régimen de actividad sindical y obras sociales” y “Régimen

disciplinario”, que coinciden con las demandas más destacadas por la mayor cantidad

de Ministerios en el encuentro del 27 de agosto, por lo que se sugiere prestarle

especial atención.

5) Sobre los contenidos

En lo que respecta

a “Interpretación de

recibos de sueldo” los

participantes expusieron

que las necesidades a

cubrir deben estar

enfocadas en brindar

herramientas suficientes

para que los empleados de las Oficinas de Personal puedan responder a las consultas

permanentes respecto a cómo se liquida el haber, contemplando todos los conceptos,

impuestos que lo afectan y demás descuentos.

En referencia al PROCAM, la demanda se dirige a conocer en detalle el

procedimiento administrativo que se pone en juego en dicho programa tanto cuando

se ingresa como cuando se egresa del mismo, y qué alcances y responsabilidades

implica en lo funcionarios y empleados de áreas de RRHH.

Como tema novedoso, y que obtuvo la adhesión de casi la totalidad de los

participantes de la jornada, apareció la necesidad de implementar una capacitación

sobre Inducción a la Repartición y GCABA, tanto para nuevos empleados como

funcionarios con cargo jerárquico (autoridades superiores).

Según los asistentes esta capacitación debería contemplar desde las leyes de

relaciones laborales y Procedimiento Administrativo hasta la cultura particular de cada

jurisdicción y repartición o dependencia en la que ingresen.

En cuanto al Régimen disciplinario y aplicación de sanciones, el eje estuvo

puesto en la normativa que lo regula y en el cómo y cuándo se aplica.

Otro tema que preocupa a las áreas de recursos humanos es el de Licencias

Médicas ya que no se ha capacitado acerca de esta temática desde hace al menos 5

años en lo que hace a sus procesos e implementación efectiva. Esta ausencia de

formación se registra tanto intra DMT como desde ésta hacia las diferentes áreas de

personal, a fin de consolidad un todo consistente. Dicha preocupación se sustenta en

las dificultades con las que se encuentran cotidianamente en el ámbito laboral a

consecuencia de la poca relación y comunicación que existe con la Dirección General

de Administración de Medicina del Trabajo (DGAMT).

Finalmente, queda resaltar lo referido al Régimen de Actividad Sindical y Obras

Sociales, donde se manifiesta la necesidad de conocer no solamente qué normativa

rige dicha actividad sino la relación entre lo formal de la norma y el ejercicio práctico

cotidiano. En este caso, se debe mencionar que los asistentes sugirieron que la

capacitación esté a cargo tanto por un miembro del ejecutivo como del gremio, para

contar con contenidos consistentes a la hora de llevarlo a la práctica.

6)Temas particulares

Además de los cursos generales para todas los integrantes de las áreas de

Personal, se plantearon temáticas particulares por cada Ministerio. A continuación se

detallan los principales resultados obtenidos:

Ministerio Capacitación Particular en RRHH

Educación Interpretación de recibos de sueldo para educación

Educación Confección de Proyectos de Actos Administrativos

Hacienda Aplicación de Fondo Estimulo

Hacienda Vida Saludable

Justicia y Seguridad Sistema Isafety

Justicia y Seguridad Confección de Proyectos de Actos Administrativos

Jefatura de Gabinete Régimen de Actividad Gremial- Derechos y Obligaciones

Jefatura de Gabinete Régimen de Obras Sociales en el GCABA

Modernización Taller de competencias de cada área de Modernización

Modernización Jornada de Comunicación Interna entre los referentes de RRHH del

Ministerio de Modernización

D. Urbano Todo el personal del M. D. Urbano

Jefe de Gobierno Todo el personal de Área Jefe de Gobierno

Salud Inducción al Hospital

Salud Inducción a oxigenistas y camilleros

Cultura Todo el personal de RRHH de la DGEART y Los Institutos

Cultura Todo personal que ingresa a Cultura

D. Social

Reglamentación personal franquero y régimen de insalubridad

Conclusión

La Jornada ha resultado de gran utilidad para poder establecer pautas y

prioridades a tener en cuenta como información objetiva y de referencia para el año

2015 en lo que se trata especialmente a la planificación tanto del Programa de

Entrenamiento para Responsables de Oficinas de Personal (PEROP) como del Ciclo de

Actualización PEROP 2015.

La dinámica de trabajo participativa demostró ser altamente eficaz y eficiente.

Se trabajó en un ámbito transversal que permitió, por primera vez, involucrar y

comprometer a los referentes y responsables de RRHH en la detección de las

necesidades de capacitación para la comunidad de Oficinas de Personal, con sus

respectivas propuestas de posibles capacitadores.

Esto implica que los resultados obtenidos a partir de este encuentro cuentan

con el aval y la intervención de los propios interesados. Es importante que tanto desde

la GO UCCOP como del ISC exista un análisis y un compromiso para propiciar las

gestiones necesarias y desarrollar posibles propuestas a modo de respuesta en el

transcurso de 2015. Para ello, es necesario contar con la colaboración de las distintas

áreas del Ministerio de Modernización, y en especial de la Subsecretaría de Gestión de

RRHH, de la que dependen las áreas de mayor injerencia en las necesidades

planteadas.

En este sentido, se propone implementar algún tipo de actividad hacia el

interior del Ministerio de Modernización con el objetivo de comenzar a gestionar la

mejor manera de poder brindar adecuadas respuestas a las necesidades planteadas

durante la jornada.

Cabe destacar que, gracias a la comunicación continua y la relación funcional

que la UCCOP establece con los integrantes de las diferentes áreas de RRHH, el Ciclo de

Actualización 2014 ya contempla, por ejemplo, un taller sobre el PROCAM.

Para finalizar se recomienda realizar esta experiencia periódicamente con el

propósito de estimular la relación funcional mencionada anteriormente y reforzar el

compromiso y la profesionalización de los empleados de éstas áreas para el mejor

desenvolvimiento de todo el GCBA en materia de RRHH.

Esta buena experiencia en la dinámica de trabajo utilizada –tanto en la jornada

como en el proceso de armado- nos permite seguir avanzando hacia un Sistema de

Gestión en Calidad Total que tiende a la mejora continua en los procesos de trabajo de

la GO UCCOP. En este sentido, se recomienda para 2015, enfocar esta misma labor en

lo que hace a la Comunicación Interna, entendiendo que capacitación y comunicación

están íntegramente vinculadas.

Desde este equipo de trabajo se considera que no hay un buen trabajo en

capacitación si no existe una comunicación interna efectiva y asertiva.

Es por eso que se elaboró una encuesta de temas básicos sobre “Comunicación

Interna en RRHH” para poder contar con un análisis preliminar sobre la temática, y a

partir de los resultados comenzar a trabajar en una actividad específica para el

próximo año.

Esta encuesta se estará enviando próximamente por lo que esperamos contar

con su colaboración.

LA GO UCCOP agradece todas las intervenciones y aportes que hicieron de

estas jornadas y sus resultados en un trabajo conjunto exitoso, sin precedentes en el

GCBA, orientados a recrear una comunidad de trabajo (Network) entre sus áreas de

RRHH.

FICHA INSTITUCIONAL

Instituto Superior de la Carrera Coordinadora General Ejecutiva Karina Chierzi Formación Continua (ISC) Florencia Spagnolli Jaramillo Emiliana Lorenzetti Equipo ISC Natalí Kronengold Matías Panaccio Ignacio Coll Andrés Monsalvo Dirección General de Relaciones Laborales (Ministerio de Modernización) Director General Carlos Lelio

Gerencia Operativa Unidad de Coordinación y Comunicación de Oficinas de Personal Gerente Operativo Sergio Meza

Coordinación de Capacitación (GO UCCOP) Carla Balzan Equipo Coordinador / logística / Organización e Implementación - Enlace Organizacional e institucional (GO UCCOP) Lorena Iñiguez Patricia Prieto Grisel Quiroga Beatriz Sánchez Mariana Leone Dolores Eichelbaum Oscar Amor Daniel Cao Sebastián Tornamira

Dirección: Maipú 116, piso 13. Ciudad Autónoma de Buenos Aires. Teléfonos: 4131-3700 int. 1252/54 Correo Electrónico: rrhh_uccop@buenosaires.gob.ar UCCOP en mibuenosairesweb http://www.mibuenosairesweb.gob.ar/uccop

Realización Audiovisual Diego Dorado / Plasma

JORNADA DE DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

ANEXO I

Inventario de habilidades y competencias

JORNADA DE DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

ANEXO II

Matriz de perfil

JORNADA DE DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

ANEXO III

Cuadro de capacitaciones en función de tareas y habilidades

(se adjunta como documento aparte para una mejor visualización)

JORNADA DE DETACCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

ANEXO IV

Disparadores de temáticas

JORNADA DE DETACCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

ANEXO V

Formulario de trabajo