JORNADA TÉCNICA 12-11-2010:Nuevas herramientas tecnológicas de Gestión

Documental: Necesidad y Oportunidad

Rubén Lafuente

Director I+D y Producto

Noviembre 2010

Índice ponencia

1. Definición de conceptos

2. Normatividad colombiana e internacional

3. Requisitos de un SGD para entornos empresariales

4. Cómo implantar un SGD

5. Casos de éxito en diversos sectores

6. Beneficios de implantar un SGD

7. Demo “live” del producto

1. Conceptos del área de gestión documental

Enumerar conceptos manejados en el áreaExplicar la relación entre dichos conceptosNombrar algunas entidades clave

1.1 Enumeración de conceptos

DMS/ SGDERMSCMSBPMCRMERPBI

ECM

1.2. Explicación de conceptos

DMS/ SGD: Document Management System o Sistema de Gestión Documental. ERMS: Electronic Records Management System o Sistema de Gestión de “Records”. CMS: Content Management System o Sistema de Gestión de Contenidos.BPM: Business Process Management o Gestión de Procesos de Negocio.CRM: Customer Relationship Management o Gestión de las Relaciones con Clientes.ERP: Enterprise Resource Planning o Gestión de Recursos Empresariales. Business Intelligence (BI): Inteligencia Empresarial o Inteligencia de Negocio. Relacionada con “Data Mining”.ECM: Enterprise Content Management o Gestión de Contenidos Empresariales.

1.3. Algunas entidades clave

Contenido: pieza de información almacenable electrónicamente.

Documento“Record” (evidencia)MetadatosCarpetaExpedienteFirma electrónicaFactura electrónica Digitalización certificadaWorkflow (flujo de trabajo)

1.3.1. Esquemas y metadatos

FORMATOS DE METADATO:Correo electrónicoDirección webFechaFicheroImagenLista maestraListadoMonedaNIFNúm. Decimal Núm. Entero Campo SÍ/ NOTabla Texto cortoTexto largoVideo……

PROPIEDADES ESPECIALES:Buscable/ indexableObligatorio o valor por defectoVisible por/ Editable porDestacado

LISTAS MAESTRAS

1.3.2. Estructura de documentos

1.3.3. Ciclo de vida de documentos

DEFINICIÓN DOCUMENTO:

Contenido principal del gestor documental.Los documentos están clasificados por tipo documental.El anexo principal determina formato y esencia del documento.

BORRADOR

DO

CUMENTO

RECORD

ARCHIVO

1.3.4. Expedientes

DEFINICIÓN EXPEDIENTE:

Carpetas con estructura predefinida

Documentos esperados se rellenan con docs. reales o con referencias a docs. externos

Expedientes vivos o muertos (control de avance)

A cada tipo es posible asignar un “workflow” diferente

1.3.4. Protección de contenidos

MÉTODOS DE PROTECCIÓN:

Se emplean para el cumplimiento de requisitos legalesMecanismos presentes en ABOX:

Declaración de records (evidencias)Cierre de expedientesCierre de carpetasCierre fiscal (certificado)

Opciones de retención, liberación y destrucciónÁrea de gran interés y normatividad

1.3.5. Dispositivos de captura

CAPTURADORAS:Maximizan la productividad del empleadoWebservices de capturaReducen “gap” entre tareas normales de oficina y gestor documental

abox(API WS)

HotOffice:• WordToAbox• ExcelToAbox• OutlookToAbox• SendToAbox• HotPrinter

HotFolder / HotScanHotMailbox

eFactura 2.0

1.3.6. Definición de workflows

ELEMENTOS DE UN WORKFLOW:

EstadosTransicionesGuardas o requisitosAcciones

Estado intermedio Estado intermedio

GuardaGuarda

Estado inicial

Guarda

Guarda

Estado final

Guarda

Guarda

WORKFLOWGENÉRICO

AccAcc

AccAcc

AccAcc

2. Normatividad colombiana e internacional

Normativa colombiana de ArchivísticaNormativa internacional sobre records electrónicosIntegración con legislación empresarial, p.ej. e-factura

2.1. Normatividad colombiana de Archivística

Procedente de normas para papel

Normatividad desde 1900

Ordenamiento caótico y muy diverso

Dificultad de aplicación a nuevas tecnologías

2.2. Requisitos de un Programa de Gestión Documental (PGD)

1. Producción documental

2. Recepción de documentos

3. Distribución de documentos

4. Trámite de documentos

5. Organización de documentos

6. Consulta de documentos

7. Conservación de documentos

8. Disposición final de documentos

Según Art. 22 de la Ley 594 de 2000

(Colombia)

2.2.1. Producción documental

Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.Define formatos y medios de producción. Define soportes de almacenamiento (físicos y electrónicos).Se encarga de la normalización de la producción documental.

2.2.2. Recepción de documentos

Operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.Actividades:

Identificación de medios: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros.Recibo de documentos oficiales.Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.Constancia de recibo (sello, reloj radicador): radicación y registro

2.2.3. Distribución de documentos

Actividades tendentes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario .Actividades:

Distribución de documentos externos/ internosEnvío y distribución de documentos a destinatarios

2.2.4. Trámite de documentos

Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. Se deben considerar los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.ACTIVIDADES:

Recepción de solicitud o trámitePreparación y envío de respuesta

2.2.5. Organización de documentos

Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticosACTIVIDADES:

Clasificación documental (fondo, sección, subsección, etc)Ordenación documental (ubicación y ordenación en series)Descripción documental

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Descripción según ISAD(G):1. Área de identificación2. Área de contexto3. Área de contenido y estructura4. Área de condiciones de acceso y uso5. Área de documentación asociada6. Área de notas7. Área de control de la descripción.

2.2.6. Consulta de documentos

Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

ACTIVIDADES:1. Formulación de la consulta2. Estrategia de búsqueda3. Respuesta a consulta

2.2.7. Conservación de documentos

Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos ACTIVIDADES:

Protección de los documentosSuministro de equipos de archivo y sistemas de almacenamiento de información Implantación de un Sistema Integrado de Conservación

2.2.8. Ciclo de vida de documentos

ARCHIVO DE GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTÓRICO

2.2.9. Disposición final de documentos

Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.ACTIVIDADES:

Conservación total (valor permanente, archivo histórico, etc).Selección documental (selección para conservación total)Digitalización/ microfilmaciónDestrucción de la documentación (acta expurgo)

2.3. Normativa internacional ERMS

Guías Moreq2 (http://www.dlmforum.eu) “Model Requirements

for the Management of Electronic Records”, Unión Europea

(documento y anexo).

Guías Moreq2010 (en desarrollo)

Normas ICA International Council on Archives: “Principles and

functional requirements for Records in Electronic Office

Environments” (3 documentos) (http://www.ica.org).

DoD 5015.2-STD, "Design Criteria Standard for Electronic

Records Management Software Applications," November 1997,

Departamento de Defensa, USA. (

http://www.archives.gov/records-mgmt)

2.4. Evolución normativa = tecnológica

PapelElectronic

Records

Empresa sin papel

esCertificación de

productos software

Años 1990-2010Siglo XX Desde 2003…

2.5. Ampliación de criterios !!!

LA EMPRES

A SIN PAPELES

2.6. Normativa española sobre facturación electrónica

Impulso legal: “apagón del papel” (2015?) Aceptación por la Agencia Tributaria:

-Firma electrónica reconocida (desde 1999)- Factura electrónica regulada (desde 2003)

Ley de Contratos Sector Público (Ley 30/2007 de 30/10):- Obliga al uso de la factura electrónica - Formato de AEAT reconocido (formato ‘facturae’)- De obligado cumplimiento para contratar con AAPP

Digitalización certificada (Orden EHA/962/2007):- Recibida de proveedores (en papel)- Impresión de factura electrónica

2.7. Normativa colombiana sobre facturación electrónica

Decreto 1929 de Mayo de 2007 Modifica aspectos esenciales de leyes anteriores

Resolución de la DIAN No.14465 de 28-11-2007Especifica características y contenido técnico Autoriza la emisión y recepción de facturas electrónicas,

cumpliendo un protocolo de:-Acuerdo previo entre las partes-Solicitud de numeración

- Formato y estructura del documento- Contenido técnico de control (campo alfanumérico)- Conservación de la base de datos matriz- Reportes de actividad de facturación

La e-factura puede convivir con facturación tradicional

2.8. Ejemplo: Ahorro inducido por la e-factura

Gartner Group:

Los costes se reducen en un 56% (emisor) y un 48% (receptor)

PriceWaterHouseCoopers:

Entre un 60 y un 80%

Asoc. Nacional de Empresas de Internet en España (ANEI):

Hasta un 40% de ahorro

Informe de Asociación Española de Codificación Comercial

(AECOC):

Ahorro por factura electrónica emitida: 1,85 euros.

Ahorro por factura electrónica recibida: 0,70 euros.

3. Requisitos de un SGD para entornos empresariales

Esquema general de requisitosExplicación de requisitos por etapas de gestión

3.1. Requisitos de un SGD por etapas

1. CAPTURA E IMPORTACIÓ

N 2. INDEXACIÓN, CLASIFICACIÓN

Y ORGANIZACIÓN

3. CONSULTAS Y PRESENTACIÓN

4. GESTIÓN Y DISTRIBUCIÓ

N

5. PERSONALIZACI

ÓN Y COLABORACIÓN

6. SEGURIDAD, CONTROL Y

AUTENTICACIÓN

7. ALMACENAMIE

NTO Y CONSERVACIÓN

La empresa sin papeles

3.1.1. Captura e importación

Obtención de documentos Elementos del proceso:

Capturadoras (p.ej. HotFolder, HotOffice, HotMailbox,…) Importación masiva Formatos soportados Digitalización (escáneres, conexión, ...) OCR/ ICR:

OCR básico: reconocimiento textos Tratamiento de imagen y marcas Procesamiento de formularios (Kofax, Readsoft Forms,…) ICR avanzado (reconocimiento no estructurado)

Agregación de contenidos (importación BBDD)

3.1.2. Indexación, clasificación y organización

Metadatos, tipologías y árbol de carpetas Elementos del proceso:

Metadatos automáticos Indexación de metadatos (manual) Diccionarios y tesauros Clasificación de documentos:

Tipologías Ubicación de documentos

Carpetas y subcarpetas

3.1.3. Consultas y presentación

Navegación por carpetas o tipos Búsquedas:

Sencillas Avanzadas (en metadatos o en ficheros)

Visualización de documentos Elementos del proceso:

Frontend (navegador, escritorio, móvil, …) Sitios web (vistas) Visualizadores on-line Descarga Ficha de contenidos Impresión

3.1.4. Gestión y distribución

Trabajo con los contenidosElementos del proceso:

Gestión de usuarios, roles y organizaciones Entradas/ salidas (control de existencia) Gestión de versiones y bloqueos Gestión de expedientes (carpetas estructuradas) Envío, notificación, listados, volcados, … Exportación masiva Workflow/ procesos de negocio Gestión de otros contenidos (formularios, págs. web,…) Estadísticas e Informes (reporting)

3.1.5. Personalización y colaboración

Preferencias personales:Diseño gráficoConfiguraciones de listados, pantallas, etc.Configuración de menús

Localización e idiomas:Idioma de la interfazTraducción de los contenidos Moneda, formatos, etc.

Suscripción a contenidos:“Mis documentos”“Mis novedades”Guardar búsquedas (“Mis búsquedas”)“Mis tareas”

Colaboración empresarial: redes sociales corporativas

3.1.6. Seguridad, control y autenticidad

Seguridad del acceso y los contenidos Elementos del proceso:

Autenticación (login) Firmas digitales (servidor vs. cliente) Protección del tráfico de datos (SSL, firewall, …) Protección de ficheros (encriptación, permisos, …) Permisos de acceso y acción Gestión de “records” o evidencias Bloqueos temporales Cierres Cierres especiales (certificados) Retención y disposición. Destrucción de records Niveles de seguridad Auditoría de accesos y acciones

3.1.7. Almacenamiento y conservación

Aseguramiento del acceso y los contenidos a largo plazo Elementos del proceso:

Copias de seguridad (política de backups) Encriptación de datos Arquitectura de sistemas Hardware de almacenamiento Formatos estándar de larga duración (p.ej. PDF/A, ISO19005)

4. Cómo implantar un SGD

Perfil de organizaciones interesadasSubsectores sensiblesPlanificación de un proyecto de gestión documentalEjemplo de un ruta de toma de datos

4.1. Perfil de los clientes interesados

Organización mediana-grande (entre 25-500 empleados). Varias sedes/ oficinas.Uso intensivo del papel (p.ej. expedientes, facturas, registros,etc.)Presencia de “islas” de información (necesidad de integración)Necesidad de gestionar información y conocimiento para ser competitiva.Posibilidad de automatizar procesos (disponibilidad de ISO)Manejo de datos críticos (reducción de errores, trazabilidad, etc.) Legislación aplicable (protección de datos, confidencialidad, seguridad de información, plazos de conservación, etc.)Disponibilidad de sistemas de gestión empresarial anteriores (ERPs, CRMs, etc.)

4.2. Subsectores más sensibles

Inmobiliarias, constructoras, ....

Fabricantes de equipos, tecnología, …

Transporte, logística, ….

Distribución (alimentación, componentes, …)

Centros de salud, hospitales, mútuas (EPS), …

Seguros, finanzas, bancos, …

Servicios especializados, centros I+D, …

Consultoras, asesorías, ….

Administraciones públicas (e-Administración)

4.3. Recomendaciones básicas

ADMINISTRACIÓN Y GRAN EMPRESA

•Requiere consultoría Archivística•Inicio con piloto monodepartamental•Integración con resto de SI

MEDIANA EMPRESA

•> 25 empleados•Departamento de Sistemas•Experiencia en implantaciones previas de software de gestión

PEQUEÑA EMPRESA

•< 25 empleados•Sin responsable directo de Sistemas•Inicio con SaaS (software en la nube)

4.4. Implantación de productos

Se recomienda análisis y consultoría documental previa:

1. Revisión de la licencia/ selección productos2. Análisis y toma de datos3. Instalación 4. Parametrización y diseño gráfico5. Desarrollos a medida (opcional, mín.)6. Puesta en marcha (carga, conexiones y validación)7. Documentación y formación

Necesidad del cliente

Funcionalidad cubierta por SGD

Trabajo a medida

4.5-a. Ruta de toma de datos01 SITIOS WEB, PESTAÑAS Y ENTRADAS

Número de sitios e identificación de los mismosConfiguración acceso a sitios (formulario)Tipo de acceso a Abox (subdominio vs. URL)Definir pestañas (grupos de menús, entradas después)

02 USUARIOSTipos de usuariosGrupos de usuariosForma autenticación (login)

03 ORGANIZACIONESTipos de organizacionesGrupos de organizaciones

04 ROLES Y PERMISOSRoles principalesPreconfiguración de permisos a roles principales

05 TIPOS, ESQUEMAS Y METADATOSEsquemas de metadatos x entidadCampos de metadatos x esquema

Propiedades de cada campoListas maestras

06 CARPETAS Y EXPLORACIÓN Estructura inicial del repositorioBandejas de entrada?Carpetas personales?

07 TIPOS DOCUMENTALES Y DOCUMENTOSJerarquía y estructura inicial de tiposTiene versiones?Tiene relaciones?Restricción de acciones?

08 REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDATiene registro de entrada y salida?Requisitos de generación de códigosTiene impresión de etiquetas?Tiene importador de anexos?

09 TIPOS EXPEDIENTE Y EXPEDIENTESTiene expedientes?Tipos de expediente iniciales (estructura)Tiene relaciones?Restricción de acciones?

10 DICCIONARIOTiene diccionario?Existe un tesauro en la organización para importar?

11 BÚSQUEDAS DE CONTENIDOSCampos buscablesOcultación de camposTipo visualización resultados contenidos no accesibles?Búsqueda en anexos habilitada?

12 PROTECCIÓN DE CONTENIDOSTiene records?Tiene cierres de carpetas y expedientes?Tipos documentales a proteger

13 FORMULARIOSTiene formularios?Diseño de formularios iniciales y plantillas

14 WORKFLOW Y TAREAS PENDIENTESTiene workflow editable?Tiene tareas pendientes?Definición y diseño de workflows iniciales

4.5-b. Ruta de toma de datos15 MENÚ PERSONAL

Tiene suscripción a contenidos (autor vs. suscriptor)?Configuración del menú personalTiene Mis búsquedas?

16 FACTURACIÓN ELECTRÓNICARequiere emisión de facturas?Requiere recepción de facturas? Formato facturae?Requiere eFactura homologada 2.0?

17 INTEGRACIONES BÁSICASPreparación de accesos directosConfiguración del single sign-on (LDAP) Requiere acceso a webservices?

18 DATOS PARA LA INSTALACIÓNCaracterísticas servidorAlmacenamiento de ficheros (servidor vs. NAS)?Instalación en DMZ? Abox accesible desde capturadoras?Aspectos de seguridad y política de backups?Escáneres (capacidad, prestaciones, software,…)PCs y dispositivos móviles? (navegador, sist. operativo,…)Acceso a sistemas para mantenimiento?

19 DATOS PARA LA PARAMETRIZACIÓNA CONFIGURACIÓN DE LA PLATAFORMA

Datos del clienteDatos de la instalación + comunicacionesGenerador de códigos x entidadFormularios de parametrización

B LOCALIZACIÓN E IDIOMASDefinir idioma por defecto de AboxSeleccionar o definir idiomas disponiblesLocalización de términos de la interfaz (si procede)Tiene contenidos traducibles?

C PERSONALIZACIÓN DEL DISEÑOLogotipos y estilos x sitioImágenes de cabecera y fondos x sitioPlantillas de mail + notificaciones

D CARGAS DE DATOS INICIALESManuales

Definición y carga de menús x sitiosTipos x entidadMetadatosAjuste fino de permisos x roles

Exportación/ importaciónPreparación de plantillas para importación del clienteImportación de usuariosImportación de organizacionesImportación de carpetasImportación de expedientesImportación de documentosImportación inicial de palabras clave

20 DISPOSITIVOS DE CAPTURADispone de captura externa?Dispone de HotOffi ce?Dispone de HotPrinter?Configuración HotMailboxConfiguración HotFolderConfiguración HotScanTiene OCR/ ICR externo? Cuál?

Para cada aspecto:1) Si están disponibles/ contratados?2) Si se necesitan?3) Cuáles son, si procede?4) Si son gestionables por el cliente final?5) Si aplican restricciones? Cuáles?

5. Casos de éxito de implantación de un SGD

Laboratorios

5.1. Ejemplos de implantación en empresas Algunas implantaciones en España:

Gamamobel (fabricante muebles) Actren (servicios ferroviarios) Agdojavi (transportes) Audigest (gestoría) Surgival- Grupo Cosías (fabricante implantes) Noguera-Piñol (concesionario BMW) Isdefe (servicios técnicos para Defensa) Cámara de Comercio de Toledo (servicio público)

Fabricante de muebles a medida y tapizados, Valencia.

Implantación de un gestor de expedientes integrado con ERP.

4.000 expedientes/ mes50 usuarios internos

Duración proyecto: 4 meses

Necesidades

Control del acceso a la documentaciónMejora de la búsqueda de informaciónDeterioro físico del almacén documental (inundación)Creación automática de expedientes desde el ERP + vínculo entre ERP y Gestor documentalAnexar al expediente documentos externos

ENTORNO TECNOLÓGICO:ERP a medidaIntegración mediante webservices (SOAP)Entorno Intranet , servidor dedicadoSQL Server 2005 / Windows 2003 Server

Solución técnica

Abox Document:• Módulo de expedientes• Módulo de captura (Hot-Scan con reconocimiento cód.barras)

A medida:• Conector con ERP a medida

(webservices)

Resultados

Servicios de mantenimiento ferroviario (CAF y Renfe), Madrid.

Implantación de un gestor documental multi-sede.

3.000 referencias600 documentos/mes (creciendo)

40 usuarios internosAcceso clientes

Duración proyecto: 4 meses

Necesidades

Problemática de crecimiento y deslocalización de talleresControl del acceso a la documentación Segmentación de información por perfiles internos y clientesFlujos de aprobación documental + gestión de versiones

ENTORNO TECNOLÓGICO:Entorno Intranet/Extranet , servidor en datacenterSQL Server 2005 / Windows 2003 Server

Solución técnicaAbox Document:• Módulo de gestión documental• Módulo de workflow

A medida:• Configuración y carga de carpetas• Carga de tipos documentales

Resultados

Transporte Internacional del Mueble, Beniparrell (Valencia).

Implantación de un gestor documental con OCR, facturación electrónica y Extranet para clientes.

1.200 expediciones/ mes

12 usuarios internos400 clientes

Duración proyecto: 6 meses

NecesidadesReducción de costes (papel + envíos + gestión)Mejora de la imagen frente al cliente Facturación electrónica con Extranet para clientesEnvío de documentación al cliente y registro de entregaReconocimiento automático del CMR (integración Kofax)Integración con ERP (PICK)Aprovechamiento para gestión calidad (modo Intranet)

ENTORNO TECNOLÓGICO:Entorno Intranet/Extranet, servidor dedicado alojado en empresaSQL Server 2000 / Windows 2000 Server Escáner Kodak I80 / Kofax Ascent Capture

Solución técnica

Abox Document:• Módulo de gestión documental• Pack de captura (Hot-Folder)• Módulo Invoice

A medida:• Conector ERP• Acceso a Extranet desde página web

Resultados

Servicios de auditoría y gestión, Griñón (Madrid).

Implantación de un gestor documental en modo Extranet para clientes.

5.000 documentos/ mes

10 usuarios internos300 clientes

Duración proyecto: 5 meses

Necesidades

Proporcionar visibilidad de documentos a clientesSegmentación de información por cliente y tipo de servicioAutomatización total de la creación de documentos (ficheros, bases de datos, carpetas activas, OCR-Forms, etc). Servicio de disco-duro virtual a clientes

ENTORNO TECNOLÓGICO:Entorno Extranet , servidor en datacenterSQL Server 2005 / Windows 2003 Server Readsoft Forms ®

Solución técnica

Abox Document:• Módulo de gestión documental• Módulo de captura (carga multi-fuente)

A medida:• Automatismos en generación de

documentos para nuevos clientes• Capacidad de tarifar el servicio de

acceso a la documentación

Resultados

Fabricante de implantes quirúrgicos, Paterna (Valencia).

Implantación de un catálogo on-line y sistema de noticias.

150 productos

5 usuarios internos250 clientes

Duración proyecto: 2 meses

Necesidades

Catálogo de productos autogestionableSelección gráfica del catálogo (esqueleto humano)Zona privada para documentación técnicaMejora en la comunicación

ENTORNO TECNOLÓGICO:

Página web XHTMLSQL Server 2005 / Windows 2003 Server

Solución técnica

Abox Webmanager (mód. News)Abox Shop (v. Info)

A medida:

Diseño y desarrollo de una página webmoderna (con zona privada)Integración del catálogo con imagen

Resultados

Concesionario BMW, Alpicat (Lleida).

Implantación de un gestor de expedientes para compra-venta de vehículos.

100 pedidos/ mes25 usuarios internos

Duración proyecto: 3 meses

Necesidades

Control de la documentación y estado de expedientesReducción del papeleo, tiempos de búsqueda, etc. Mejora de la imagen frente al cliente Mejora en transacciones con terceros (p.ej. Gestoría, Tráfico, etc)Permitir análisis comercial

ENTORNO TECNOLÓGICO:Entorno Intranet, servidor dedicado alojado en empresaSQL Server 2005 / Windows 2003 Server Escáner Fujitsu ScanSnap S500 (x puesto venta)

Solución técnica

Abox Document:• Módulo de gestión de expedientes• Módulo de captura (carga multi-fuente)• Módulo de workflow (tareas pendientes y bloqueos)

A medida:• Creación automática de documentos

personalizados por tipo de expedientey tipología del cliente

Resultados

ISDEFE (Ingeniería de Sistemas para la Defensa de España, S.A.), empresa pública, Madrid.

Implantación de un sistema integral de facturación electrónica con digitalización certificada.1.000 facturas prov./ añoGran complejidad facturas y sistemas informáticos25 usuarios internosDuración proyecto: 9 meses

Necesidades

FASE 1: Recepción facturas papel, digitalización certificada y transferencia a ERP (eliminación papel según req. AEAT)

OCR/ICR sobre facturas recibidas en papel Enrutamiento de facturas a workflow de aprobación complejo.

FASE 2: Emisión de e-facturas a clientes en formato FacturaeEntrega automática a AAPP (webservices)

FASE 3: Recepción y gestión de e-facturas recibidas formato Facturae Crecimiento hacia gestión documental con otros tipos docs.

ENTORNO TECNOLÓGICO:Entorno Intranet, servidor dedicado alojado en empresaSQL Server 2008 / Windows 2008 Server Oracle E-Business Suite 11.5Escáneres Fujitsu departamentales (2 puestos digitalización)

Solución técnica

Abox Invoice con eFactura 2.0:• Módulo de facturación electrónica• Módulo de eFactura (2 puestos) + Conversor Facturae• Readsoft Invoices (implantado por fabricante)

A medida:• Workflows de recepción y envío• Integración con ERP Oracle (buzones de conexión)• Conciliación de facturas • Integración con WS de Ministerio Economía

Resultados

Cámara de Comercio de Toledo, organismo público, Toledo, España.

Implantación de un sistema de registro digital de entrada y salida.

>100 documentos / díaAntes, fotocopias para gestión interna y envío físico.Varias sedes12 usuarios internosDuración proyecto: 4 meses

Necesidades

Descentralización del puesto de registro: varias ubicaciones.Acceso local y remoto a consulta de la documentaciónSimplificación y automatización del proceso de registroReducción fotocopias, ahorro energético, de papel y de tónerModernización informática: mayor capacidad, seguridad y velocidadIntegración con aplicaciones y bases de datos de clientes.

ENTORNO TECNOLÓGICO:Entorno Intranet, servidor dedicado alojado en empresaSQL Server 2003/ Windows 2003 Server Bases de datos internas Access y SQL Server Escáneres sencillos mono-usuario

Solución técnica

Abox Document:• Módulo de registro de entrada/ salida

A medida:• Automatización del formulario de alta según tipo

documental• Asignación automática de números de registro• Integración con BD de clientes y consultas

Resultados

5.2. Implantaciones previstas en Barranquilla

Cámara de Comercio de Barranquilla

Superbrix (fabricante maquinaria internacional)

Serfinansa (entidad financiera, accionista Olímpica)

Entidad pública (pdte)

6. Beneficios de la implantación de un SGD

Calculadora de ahorros directosBeneficios intangibles

6.2. Calculadora de ahorros directos

•Fotocopias•Faxes•Tóners impresora•Servicios mantenim.

Papel

•Teléfono, faxes•Envíos•Sobres, envoltorios

Comunica-ciones, envíos

•Estanterías•Cajas•Metros cuadrados•Deterioro físico

Almacena-miento

•Búsquedas•Pérdidas•Duplicación tareas•Mala gestión

Tiempo

•Fotocopias•Registro/clasificación•Entrada de datos•Manipulación papel

Personal

6.3. Beneficios intangibles

Producti-vidad

Agilidad, asignación responsabil

.

Cumpli-miento

legal

Gestión del conocimien

to

Toma de decisiones informada

Imagen de empresa

7. Demo on-line del productoabox

7.2. ¿Quiénes somos?

Adapting:

Consultoría y desarrollo de soluciones de gestión de contenidos empresariales (ECM) desde 1999.

Localizada en el Parque Tecnológico de Valencia (España), 20 empleados.

Desde 2008, fabricante de SGD con red nacional e internacional de partners.

Content manageme

nt for smart

companies

7.3. Analogía con “ERP de contenidos”

7.4. Concepto modular

Funciona-lidades

Módulos/ Paquetes

Modelos de producto

Productos/ Suites

Plataforma base (core)

7.5. Productos (suites) de la plataforma

2008-2010

2011-2012

7.5. Productos incorporados en ABOXEn producción desde 2010…

• En abox document los contenidos básicos son carpetas, documentos y expedientes.

• abox invoice añade funcionalidades de facturación electronica.

• abox workflow incorpora flujos de trabajo para gestionar contenidos.

Gracias por su atención

Adapting, S.L.Parque Tecnológico de Valencia

C/. Charles Robert Darwin, 2046980 Paterna (Valencia) Spain

Tel. +34 961 318 244Fax. +34 961 318 246

info@adapting.comwww.adapting.com

5.1. INVOICE>Emisión de e-facturas

REQUISITOS:Consentimiento previo del receptor y emisor.Empleo de una firma electrónica legalmente reconocida.Las e-facturas deben ser completas e inmediatamente accesibles.El emisor debe conservar la base de datos matriz. Debe ser posible verificar validez de firma digital de facturas.

PROCESO:1. Integración/ importación2. Generación automática3. Archivo en formato legal (PDF/A)4. Notificación al cliente5. Acceso Extranet/ webservices

Formato XML-facturae

5.2. INVOICE>Recepción de e-facturas

REQUISITOS:Buzón de email ó Webservice de recepción (opcional)Comprobación de firma válidaAlmacenamiento en abox invoiceInicio del flujo de trabajo de aprobación

PROCESO:1. Recepción + Comprobación de firma2. Extracción de datos (manual/ vía OCR-ICR)3. Circuito de revisión/ aprobación4. Exportación al ERP5. Contabilización en ERP

5.3. INVOICE>Digitalización certificada

REQUISITOS:Escaneado sin pérdidas de imagen con resol. mín.Formato fichero resultante (PDF/A)Firma electrónica reconocida con metadatos en mismo fichero.Garantiza NO manipulación entre el escáner y BDCierre fiscal con backup y firma de copia de la BDPosibilidad de auditoría e inspección posterior.

PROCESO:1. Escaneado con solución homologada2. Extracción de datos (manual/ vía OCR-ICR)3. Circuito de revisión/ aprobación4. Exportación al ERP5. Contabilización en ERP5. Conciliación y cierre fiscal7. Destrucción física del papel