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Junta Central de Contadores ∙ Bogotá D.C. ∙ Calle 96 No. 9A-21 PBX: (571) 6444450 ∙ NIT: 900.180.739-1 ∙ www.jcc.gov.co

REVISION POR LA DIRECCION

PRIMERA ENTRADA

AUDITORIA

OBJETIVO PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA

Auditorias de GestiónAtención al Ciudadano

RegistroGestión Financiera

Auditoria al SIGPrograma de Auditoria

MEJORAMIENTOLevantamiento de Acciones

Seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional

OBJETIVO PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE INFORMES Y/O REQUERIMIENTOS

Programa de Auditoria al

SIG

Evaluación del Sistema de

Control Interno

Desarrollo de Auditorias de

Gestión

Seguimiento Plan de Mejoramiento

Institucional

Plan de Anticorrupción y Atención al Ciudadano

Informe de Austeridad

Derechos de Autor

Evaluación Audiencia Pública Rendición de Cuentas

Cultura Autocontrol

RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA

Análisis del indicador de eficacia establecido en el plan de acción, en la estrategia de evaluación de los procesos y procedimientos.

Analizar la posibilidad de modificar los procedimientos en el punto cuatro ¨Marco Legal¨, de tal forma que cada vez que se modifique o adicione alguna norma solo se deba cambiar de versión el Normograma y no los procedimientos que tienen que ver con la normatividad objeto de la modificación.

SEGUNDA ENTRADA

RETROALIMENTACION DEL CLIENTE

ENCUESTA DE SATISFACCIÓN

Durante el 1 semestre del 2015 se aplicaron 917 encuestas en los diferentes puntos de atención presencial de la Entidad, con una calificación de 1 a 5, donde 5 es excelente, 4 bueno, 3 regular, 2 malo y 1 deficiente.

CalificaciónCalidad de la Información

Tiempo de Respuesta

Oportunidad Entrega de la Información

Facilidad Para Acceder a la Información

Cordialidad en la Atención Brindada

Satisfacción Con el Servicio Recibido

% Total

5 76% 66% 73% 77% 85% 79% 76%

Satisfactorio

4 22% 25% 23% 20% 13% 19% 20%

3 2% 7% 2% 2% 1% 2% 3%

No satisfactorio

2 0% 1% 1% 0% 0% 0% 1%

1 0% 1% 1% 1% 0% 0% 0%

ENCUESTA DE SATISFACCIÓN

Tiempo para la obtención de los trámites.

Tiempos de envíos de las Tarjetas Profesionales.

Atención telefónica y el tipo de información suministrado por este medio.

La apertura de las seccionales a nivel

nacional.

Coordialidad del personal de las Oficinas Seccionales.

Aspectos Desfavorables

Aspectos Favorables

DERECHOS DE PETICIÓN (PQRS)

Durante el primer semestre del 2015 la UAE Junta Central de Contadores recepcionó 8.344 Derechos de Petición clasificados de la siguiente manera:

TIPOS DE DERECHOSDE PETICIÓN

CANTIDAD

Peticiones 3.396Petición de información 4.446Sugerencias 23Quejas 25Reclamos 33Denuncias 0Consultas 259Solicitud de fotocopias 148Felicitaciones 14

TOTAL 8.344

CANALES CANTIDADFísico 667Correo Electrónico 2.383Página web 4.594Redes Sociales 127Chat 558Buzón de Sugerencias 15

TOTAL 8.344


De los 8.344 Derechos de Petición recepcionados se dio contestación en términos de oportunidad a 4.174 peticiones es decir, en promedio al 50%.

39%

62%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

Q1 Q2

MEDICIÓN INDICADOR PSQRDF TRAMITADAS

AREADERECHOS DE

PETICIONVENCIDOS Q1 VENCIDOS Q2 TOTAL

PROMEDIO RESPUESTA DÍAS

HÁBILES Q1

PROMEDIO RESPUESTA Q2

REGISTRO 3747 1614 1172 2786 29 17

SISTEMAS 1084 454 165 619 29 17

ATT CIUDAD 2617 372 76 448 27 16

JURÍDICA 544 183 64 247 29 17

CONTRATACIÓN 147 55 2 57 30 16

COMUNICACIONES 130 3 3 6 4 11

DIR GENENAL 58 4 1 5 30 16

GES HUMANA 10 1 1 2 31 17

CONTABILIDAD 2 0 0 0 4 3

INSP VIGILANCIA 4 0 0 0 9 8

TESORERIA 1 0 0 0 1 0

TOTAL GENERAL 8.344 4.170


De los 8.344 Derechos de Petición que ingresaron a la Entidad 58 de ellas hacen referencia a las Quejas y Reclamos, es decir, que solo el 1% de los peticionarios manifiestan una percepción desfavorable frente al nivel de satisfacción:

El envío de la tarjeta profesional.

La expedición de la tarjeta profesional.

Expedición del Certificado digital.

La atención telefónica.

Debido a que el procedimiento a cargo del área de Atención al Ciudadano es transversal, se hace necesario que toda modificación o actualización de este, sea socializada con el personal de las áreas involucradas

Generar mesas de trabajo constantes enfocadas al cumplimiento de las metas de los indicadores del área. Metas que requieren de un esfuerzo y compromiso de toda la Entidad.

Con el objetivo de mejorar la satisfacción del usuario y su percepción frente a la atención y la información suministrada, se sugiere generar jornadas de capacitación con el personal de las seccionales.

Utilizar las redes sociales como mecanismo para suministrar información de interés general a partir de la identificación de los temas con mayor cantidad de consultas por parte de los usuarios.


TERCERA ENTRADA

DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS

PLANEACIÓN

• Se identificaron 14 flujos de trabajo institucionales, de acuerdo al Listado de Flujos de trabajo, desarrollando 6 flujos a la fecha del seguimiento, en orden al cronograma de trabajo planteado

• No se conto con la contratación del recurso humano desde los inicios del mes de enero, una vez contratadas las personas es necesaria su capacitación; proceso que puede mostrar resultados en un periodo de 20 a 25 días para que el inspector desarrolle su experticia para cumplir con las diligencias de inspección y vigilancia.

Control Flujos de trabajo Inspeccion y Vigilancia0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

Gestión Misional y de Gobierno

Plan de Anticorrupción y Atención al Ciudadano

Rendición de Cuentas Plan de Auditoria0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Transparencia , Participación y Servicio al Ciudano

• El plan fue elaborado, aprobado por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y publicado en la página web de la Entidad.

• Se conformó el grupo de trabajo para la elaboración de la estrategia de Rendición de Cuentas, plasmada en el plan de Participación Ciudadana. En concordancia, se publicó el informe de rendición de cuentas de la vigencia 2014 y el 6 de mayo se efectuó la Audiencia Pública, realizando videoconferencia con cinco oficinas seccionales.

• Se estableció el programa de Auditoria Interna del Sistema Integrado de Gestión, agendada para el segundo semestre del 2015.

*Plan

anual

de vaca

ntes

*Plan

de Bien

estar

y cap

acitac

ion

*Plan

de Inducci

ón y Re i

nducción.

00.05

0.10.15

0.20.25

0.30.35

0.40.45

Plan Estrategico de Recurso Humano

• Se realizó el análisis de la planta actual de personal donde se realizó un estudio sobre la disponibilidad interna de personal.

• Se han venido realizando varias capacitaciones como en Excel, las capacitaciones con ARL, con el Fondo Nacional del Ahorro y con Fodecoop sobre Educación Financiera

• Se está realizando el recibimiento al servidor público donde se identifica el nuevo personal para la inducción y entrenamiento

Sistem

a Integ

rado de G

estión

Plan Efi

ciencia

Admon y Cero

Papel

Públicació

n Portal E

lectro

nico Usu

arios

Plan de G

estión Docu

mental

00.20.40.60.8

Eficiencia Adminstrativa

• Se han realizado sensibilizaciones a nivel de líderes de área en cuanto a levantamiento y seguimiento de las ACP/M.

• Se realizó difusión del Manual de Buenas Practicas y Eficiencia Administrativa por medio de la intranet. Adicionalmente, se publican y envían tips ambientales en la intranet y correo electrónico y establecieron como fondo de pantalla.

• Se realizan diariamente pruebas de acceso a la plataforma por parte de los usuarios. La socialización a los usuarios se realizará una vez se tenga desarrollado la totalidad del portal electrónico.

• Se esta desarrollando la actualización de las TRD, de la cual, a la fecha se ha realizado el cronograma de trabajo; e informa el área que se entregaran la tablas al AGN a mas tardar el 30 de Julio.

Ejecución Presupuestal Plan Anual Mensualizado de Caja Plan Anual de Adquisiciones0

0.1

0.2

0.3

0.4

0.5

0.6

0.7

Gestion Financiera

• Comprometió el 33% del presupuesto asignado para la vigencia 2015. La oficina de presupuesto realiza seguimiento constante por medio de la herramienta de Seguimiento a la Ejecución Presupuestal – SEP, del MinCIT.

• A Junio 30 el PAC presenta una ejecución del 41,4%, aclarando que el PAC Vigente es menor al valor total del presupuesto aprobado.

• El PAA muestra una ejecución del 59% en cuanto a los procesos de contratación establecidos y un 35% en cuanto a los recursos económicos proyectados

INDICADORES MISIONALES

Mide en porcentaje las diligencias practicadas frente al total de las diligencias de inspección y vigilancia que fueron decretadas.

INDICADOR – Periodo Enero a junio de

Año 2015 Año 2014

316

34392.13%X 100 =

INSPECCIÓN Y VIGILANCIA

2015 2014 INCREMENTO

PRESUPUESTADAS - AÑO 850 (*) 700 150

21% (*) Incluye 49 de lo presupuestado en el año 2014

META DILIGENCIAS POR AÑO

Conceptos

2015 2014

425 350 75 21%

316 288 28 10%

74.4% 82.3%Avance PORCENTUAL

Conceptos INCREMENTO

META DILIGENCIAS - periodo Enero a Junio

CUMPLIDAS A JUNIO

PRESUPUESTADASPeriodo (Enero a Junio)

• Evaluación de resultados.

• Seguimiento mediante revisión de informes.

• Capacitación personalizada (nuevos y antiguos) .

• Seguimiento de diligencias asignadas y realizadas a cada uno de los inspectores.

• Coordinación con supervisor de Contrato la realización de diligencias frente a la

meta de Entidad.


PERSONAS NATURALES

SOLICITUDES DE INSCRIPCIÓN Y EXPEDICION TARJETA PROFESIONAL DE CONTADOR PÚBLICO

SOLICITUDES RADICADAS AÑO 2015

TOTAL SOLICITUDES APROBADAS TOTAL SOLICITUDES NEGADAS

SOLICITUDES PENDIENTES

6474

4226

11

2237(1)

1. Las solicitudes pendientes corresponden a: Solicitudes pendientes de cumplir requisitos: 1707Solicitudes en revisión: 377Solicitudes en proceso de diligencias de inspección: 26Solicitudes pendientes por listados de graduados de universidades: 127

REGISTRO

SOLICITUDES RADICADAS AÑO 2015 DUPLICADOS ELABORADOS

DUPLICADOS PENDIENTES DE CUMPLIR REQUISITOS LEGALES

571

554

17

SOLICITUDES DE DUPLICADOS DE TARJETA PROFESIONAL DE CONTADOR PÚBLICO.

SOLICITUDES DE RENOVACIÓN DE TARJETA PROFESIONAL DE CONTADOR PÚBLICO.

SOLICITUDES RADICADAS AÑO 2015 RENOVACIONES ELABORADAS

9

9

SOLICITUDES RADICADAS AÑO 2015 CORRECCIONES ELABORADAS

7

7

SOLICITUDES RADICADAS AÑO 2015 REPOSICIONES ELABORADAS

1

1

CORRECCIONES DE TARJETA PROFESIONAL DE CONTADOR PÚBLICO.Nota: Las correcciones realizadas se efectuaron por error en la captura de los datos del Contador Público al momento de la radicación de su solicitud.

REPOSICION DE TARJETA PROFESIONAL DE CONTADOR PÚBLICO.Nota: La reposición realizada se efectuó por que la empresa de mensajería 4-72 perdió el documento durante el proceso de entrega al Contador Público.

SOLICITUDES

RADICADAS AÑO 2015

SOLICITUDES APROBADAS

EN EL AÑO 2015

SOLICITUDES NEGADASEN EL AÑO 2015

SOLICITUDES PENDIENTES

EN EL AÑO 2015

1° VEZ85

ACT REG25

1° VEZ42

ACT REG17

1° VEZ15

ACT REG0

1° VEZ28 (1)

ACT REG

8 (2)

PERSONAS JURÍDICAS

SOLICITUDES DE INSCRIPCIÓN Y EXPEDICIÓN TARJETA DE REGISTRO DE ENTIDADES PRESTADORAS DE SERVICIOS CONTABLES.

1° VEZ: Solicitud de inscripción y expedición de tarjeta de registro por primera vez.ACT REG: Solicitud de actualización del registro.

1. Las solicitudes pendientes corresponden a: Solicitudes pendientes de cumplir requisitos: 19Solicitudes en revisión: 3Solicitudes en proceso de diligencias de inspección: 6

2. Las solicitudes pendientes corresponden a: Solicitudes pendientes de cumplir requisitos: 7Solicitudes en revisión: 1

SOLICITUDES RADICADAS AÑO 2015 DUPLICADOS ELABORADOS

1

0

SOLICITUDES DE DUPLICADOS DE TARJETA DE REGISRTO DE PERSONAS JURÍDICAS.

SOLICITUDES RADICADAS AÑO 2015 CORRECCIONES ELABORADAS

0

0

CORRECCIONES DE TARJETA DE REGISRTO DE PERSONAS JURÍDICAS.

RESULTADO No. DE SOCIEDADES

Radico inscripción ante UAE- JCC 4

Modifico su objeto social 7

En diligencia de inspección 2

Entrega efectiva - Sin respuesta (Pendiente reiterar) 36

Va a liquidar 1

Remitida a la oficina jurídica para posible investigación disciplinaria y/o denuncio 1

TOTAL 51

ACCIONES DE VIGILANCIA REALIZADAS

Se han realizado un total de 51 requerimientos por presunto ejercicio ilegal de la profesión contable, conminando a las sociedades a dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 2 del Decreto 1510 de 1998, so pena de iniciar de oficio las investigaciones disciplinarias pertinentes y dar traslado de los hechos a las autoridades penales correspondientes.

Como resultado del envío de los 51 requerimientos, se obtuvieron los siguientes resultados:

ENVÍO DE TARJETAS PROFESIONALES A NIVEL NACIONAL Durante lo corrido del año 2015 se han realizado un total de 2428 envíos de tarjetas profesionales a las oficinas seccionales de la UAE Junta Central de Contadores a nivel nacional.

SECCIONALES CANTIDAD

CALI 706

BARRANQUILLA 514

BUCARAMANGA 312

MEDELLIN 246

PEREIRA 208

PASTO 200

ARMENIA 101

VALLEDUPAR 78

CUCUTA 46

IBAGUE 10

RIOHACHA 4

LETICIA 3

TOTAL 2428

Adicionalmente, se realizaron un total de 1679 envíos de tarjetas profesionales a las diferentes ciudades a nivel nacional, donde la UAE JCC no tiene presencia a través de oficinas seccionales.

DEPARTAMENTOS CANTIDAD

ANTIOQUIA 370

BOLIVAR 162

VALLE 111

NORTE DE SANTANDER 105

HUILA 104

CORDOBA 102

BOYACA 77

META 69

TOLIMA 62

SUCRE 58

SANTANDER 50

MAGDALENA 49

CASANARE 44

CALDAS 40

CESAR 40

CAUCA 36

GUAJIRA 30

CAQUETA 29

NARIÑO 29

CHOCO 22

ARAUCA 19

CUNDINAMARCA 15

ATLANTICO 14

RISARALDA 13

PUTUMAYO 11

GUAVIARE 8

QUINDIO 7

VICHADA 3

TOTAL 1679


• Determinar el mecanismo e implementar la herramienta tecnológica a través de la página web de la entidad que permita realizar las solicitudes de registro vía internet.

• Realizar acompañamiento y capacitación constante a las oficinas seccionales para que se preste una adecuada atención y se desarrollen las actividades conforme a los lineamientos de la entidad.

• Adecuar los puestos de trabajo de forma física con las herramientas y espacios necesarios para un adecuado desarrollo de las actividades diarias.

1. DESCRIPCIÓN DE LA GESTIÓN

• 1. Procesos Disciplinarios

• Procesos Activos : 977• Sanciones registradas 2015: 67• Aperturas en el año 2015: 141• Quejas e Informes radicados: 236

JURIDICA

• 2. Defensa y Representación de la entidad

Demandas contra la entidad: 15 Tutelas 2015: 13

Denuncias: 3

INDICADORES: todas las demandas y tutelas se han respondido dentro del término legal (100%)

• 3. Conceptos de extranjería: 10

RECOMENDACIONES PARA MEJORA

1. Se plantean las siguientes recomendaciones para la mejora del área para la defensa de la entidad:

2. Servicio de mensajería inmediata (hoy mismo) con el propósito de dar oportuna respuesta a las demandas, tutelas y trámites judiciales a nivel nacional, que requieren respuesta en menos 24 horas. Dicho servicio no lo presta la empresa de correspondencia (472)

3. Se requiere un presupuesto mínimo para cancelar los emolumentos causados por gastos notariales, fotocopias y envíos a otras ciudades en los trámites en contra de la entidad.

4. Unificación de criterios en el área de derecho disciplinaria.

CONTABILIDAD

JUNIO MARZO JUNIO MARZO

ACTIVOS PASIVOSACTIVOS CORRIENTE 38.333.756 37.186.732 PASIVOS CORRIENTE 456.831 441.017

Efectivo 555.643 741.412 Cuentas Por Pagar 302.249 297.553

Inversiones E instrumentos Derivados 37.300.960 35.900.519 Pasivos Estimados 138.386 143.464

Deudores 144.092 144.092

Otros Activos -Corto Plazo 333.061 400.709

ACTIVO NO CORRIENTE 2.998.464 3.016.540 PASIVO NO CORRIENTE 1.037 315

Propiedad Planta y Equipo 2.127.138 870.214 Otros Pasivos 1.037 315

Otros Activos 871.326 2.146.326 TOTAL PASIVO 457.868 441.332

PATRIMONIO 40.874.352 39.761.940

TOTAL ACTIVO 41.332.220 40.203.272 TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 41.332.220 40.203.272

CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS CUENTAS DE ORDEN ACREEDORASDEUDORAS DE CONTROL 165.805 165.805 RESPONSABILIDADES CONTINGENTES 1.383.686 1.561.479

DEUDORAS POR CONTRA (CR) 165.805- 165.805- ACREEDORAS POR CONTRA (DB) 1.383.686- 1.561.479-

BALANCE GENERALDE ENERO 01 A 30 DE JUNIO DE 2015

(Cifra en Miles de Pesos)(Presentado Por Cuentas)

JUNTA CENTRAL DE CONTADORES

• Evaluación y análisis del inventario de propiedad planta y Equipo, con el fin de dar de bajas activos obsoletos y deteriorados por uso y tiempo.

• Mejorar el proceso de registro de terceros por venta de servicios.

• Analizar los cambios que impactan el proceso contable, formulando planes de acción que permitan la mejora continua

• Generar eficiencia financiera en el uso oportuno de los recursos disponibles.

• Verificar el registro AUTOMATICA que realiza la gestión de la programación presupuestal, la administración de apropiaciones, la ejecución de gastos, la ejecución de ingresos, el manejo de pagos y recaudos, la gestión de bienes.

• Realizar Depuración contable de la cuenta 147013 como embargo instaurado contra la UAE-Junta Central de Contadores por valor en miles de $ 100.246.000.

RECOMENDACIONES PARA MEJORA

• Presupuesto de Gastos de Funcionamiento aprobado por el Decreto Nro. 2710 del 26 de diciembre de 2014:

DIEZ MIL DOSCIENTOS TRECE MILLONES CIEN MIL PESOS (10,213,100,000)

Presupuesto Comprometido / Presupuesto asignado.

$ 3,371,159,554/ $ 10,213,100,000= 33%

PRESUPUESTO

• Presupuesto de Ingresos aprobados por el Decreto Nro. 2710 del 26 de diciembre de 2014

DIEZ MIL DOSCIENTOS TRECE MILLONES CIEN MIL PESOS (10,213,100,000)

Presupuesto recaudado/ Presupuesto asignado

$ 4,955,282,801/ $ 10,213,100,000= 49%

• Se realizo la solicitud del levantamiento provision para gastos institucionales y/o sectoriales contingentes - previo concepto DGPPN para cubrir los gastos de personal indirecto a 24 de Diciembre de 2015 con aprobacion por parte del Ministerio de Hacienda y Credito Publico

Descripción de la gestión (01 Enero al 30 Junio/15)

• Se ha realizado el seguimiento a la Ejecucion Presupuestal diaria a traves del aplicativo dispuesto para ello por parte del Ministerio de Comercio Industria y Turismo.

• Publicacion en la página WEB de la entidad las Ejecuciones Presupuestales de Gastos a 30 de Mayo de 2015.

• Elaboracion del Marco Fiscal del Mediano Plazo conjunto con el area de planeacion.

• Elaboracion de los informes presupuestales requeridos por los entes de control.

TESORERÍA

• SALDOS BANCARIOS ENERO - JUNIO DE 2015

U.A.E. JUNTA CENTRAL DE CONTADORES

SALDOS BANCARIOS

ENERO - JUNIO 2015 (en miles de pesos)

MES SALDO

ENERO $ 471.258

FEBRERO $ 665.136

MARZO $ 724.624

ABRIL $ 626.190

MAYO $ 544.964

JUNIO $ 537.154

PROMEDIO MENSUAL $ 594.887,66

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO $ -

$ 100,000

$ 200,000

$ 300,000

$ 400,000

$ 500,000

$ 600,000

$ 700,000

$ 800,000

U.A.E. JUNTA CENTRAL DE CONTA-DORES

SALDOS BANCARIOS ENERO - JUNIO 2015

(en miles de pesos)

U.A.E. JUNTA CENTRAL DE CONTADORES

Saldos cuentas de recaudo

Enero a Junio de 2015 (en miles de pesos)

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO

CONSOLIDADO PRIMER SEMESTRE

%

TARJETAS $ 81.903 $ 256.038 $ 283.879 $ 283.637 $ 178.823 $ 308.433 $ 1.392.713 41

CERTIFICADOS $ 347.344 $ 389.763 $ 373.810 $ 322.426 $ 346.849 $ 224.063 $ 2.004.255 59

FOTOCOPIAS $ 10.178 $ 1.768 $ 1.996 $ 2.167 $ 680 $ 1.271 $ 18.060 1

TOTAL PERIODO $ 439.425 $ 647.569 $ 659.685 $ 608.230 $ 526.352 $ 533.768 $ 3.415.028 100


$ 50,000 $ 100,000 $ 150,000 $ 200,000 $ 250,000 $ 300,000 $ 350,000 $ 400,000 $ 450,000

Saldos mensuales cuentas de recaudo (en miles de pesos)

TARJETAS CERTIFICADOS FOTOCOPIAS

• Desembolsos gastos generales y de personal Enero-Junio 2015

U.A.E. JUNTA CENTRAL DE CONTADORESGASTOS GENERALES

ENE-JUN 2015 (en miles de pesos)MES VALOR ENERO $ 6.143 FEBRERO $ 29.766 MARZO $ 72.844 ABRIL $ 93.795 MAYO $ 40.930 JUNIO $ 95.915 TOTAL $ 339.394


$ 20,000

$ 40,000

$ 60,000

$ 80,000

$ 100,000

$ 120,000

U.A.E. JUNTA CENTRAL DE CONTADORES GASTOS GENERALES ENE-JUN 2015 (en miles

de pesos)

U.A.E. JUNTA CENTRAL DE CONTADORESGASTOS DE PERSONAL

ENE-JUN 2015 (en miles de pesos)MES VALOR ENERO $ 44.835 FEBRERO $ 402.478 MARZO $ 402.189 ABRIL $ 291.465 MAYO $ 392.539 JUNIO $ 418.183 TOTAL $ 1.951.690


$ 50,000 $ 100,000 $ 150,000 $ 200,000 $ 250,000 $ 300,000 $ 350,000 $ 400,000 $ 450,000

U.A.E. JUNTA CENTRAL DE CONTADORES GASTOS DE PERSONAL ENE-JUN 2015

(en miles de pesos)

• Comparativo de Recaudos vs. Pagos, enero-junio 2015

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO $-

$100,000.00

$200,000.00

$300,000.00

$400,000.00

$500,000.00

$600,000.00

$700,000.00

$800,000.00

U.A.E. JUNTA CENTRAL DE CONTADORESComparativo Recaudo vs. gastos

SALDOS MENSUALES GASTOS

INVERSIONES EN TES (enero-junio de 2015)

U.A.E. JUNTA CENTRAL DE CONTADORES -cifras en miles de pesos-

U.A.E. JUNTA CENTRAL DE CONTADORESINVERSIONES EN TES

ENE-JUN 2015 (en miles de pesos)MES VALOR

ENERO $ -

FEBRERO $ 220.972

MARZO $ 325.029

ABRIL $ 373.953

MAYO $ 275.119

JUNIO $ 1.178.930

TOTAL $ 2.374.003

https://www.youtube.com/watch?v=jmjKRwrw1cE



LOGROS ALCANZADOS

• Al corte de Junio, se pueden relacionar de la siguiente manera: - Depuración de Activos fijos de la entidad, reubicación y organización de bienes

de consumo, actualización de los valores de los activos, verificación de los activos (inventario) para determinar el estado y la responsabilidad de los mismos,

- Reporte y envió de los informes de inventarios, TACO (Traslado a Contabilidad, Amortizaciones, Depreciaciones con la verificación de Contabilidad); estadísticas de consumos de papel por áreas, reporte de servicio de fotocopiado, consumos de toner e impresiones de la entidad.

ALMACÉN

• Al corte de Junio, se pueden relacionar de la siguiente manera:

- Contrato de reciclaje por aprovechamiento- Verificar el estado de los activos para bajas, actualización de la normatividad

de manejo de activos, - Contrato por outsourcing en el servicio de fotocopiado- Supervisión de los contratos asignados al área- Cumplimiento del SIG - Digitalización y traslado del archivo del área de Almacén al Archivo Central de

la entidad.

GRUPO CONTABLE VALOR ACTIVOS %EDIFICACIONES 1.555.620.778,00$ 44%TERRENOS 1.275.000.000,00$ 36%EQUIPOS DE COMPUTACION 318.774.308,00$ 9%EQUIPOS DE COMUNICACIÓN 165.534.219,00$ 5%EQUIPOS DE RESTAURANTE Y CAFET 6.368.044,00$ 0%MUEBLES Y ENSERES 60.048.074,00$ 2%VEHICULOS 116.142.400,00$ 3%TOTAL 3.497.487.823,00$ 100%

FUNCIONARIOS 10 11%CONTRATISTAS 82 89%FIRMADOS 92 100%

VERIFICACIÓN Y SOPORTE DE RESPONSABILIDADES DE ACTIVOS

ACTIVOS DE LA ENTIDAD

FUNCIONARIOS; 10

CONTRATISTAS; 82

FIRMADOS; 92

Responsabilidad Activos EntidadEDIFICACIONES;

$1,555,620,778.00

TERRENOS; $1,275,000,000.00

EQUIPOS DE COMPUTACION; $318,774,308.00

EQUIPOS DE COMUNICACIÓN; $165,534,219.00

EQUIPOS DE RESTAURANTE Y CAFET; $6,368,044.00 MUEBLES Y ENSERES; $60,048,074.00

VEHICULOS; $116,142,400.00

ACTIVOS POR GRUPO CONTABLE

EMBALEJE DE ACTIVOS PARA DONACION Y BAJAS - REORGANIZACION DE BIENES DE CONSUMO(Esta pendiente de aprobar el Manual del Manejo de los RAEES)

LOGROS DE ALMACEN ENERO A JUNIO DE 2015

Coordinación y apoyo de Funcionarios, Contratistas, Gestión Documental, Servicios Generales, Responsabilidad Social y Almacén; se logró reciclar lo siguiente:

RECICLAJE DE AZ + ARCHIVO + CARTON + PET + VIDRIO = PAPEL BOND CARTA Y OFICIO (Obtuvo 31 Resmas)

LOGROS DE ALMACEN ENERO A JUNIO DE 2015

El servicio de fotocopiado mediante el contrato de outsourcing, ha permitido un control en este servicio que se refleja en una reducción del 45% respecto al periodo de Enero a Junio 2014 vs 2015. Se continúa llevando el reporte individual del servicio y por dependencias sean de administrativa, Jurídica (Internas y externas que corresponden a las consignaciones por este servicio).

ESTADISTICAS SERVICIO DE FOTOCOPIADO ENERO A JUNIO DE 2015

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO -

2,000

4,000

6,000

8,000

10,000

12,000

14,000

16,000

11,049

13,456

7,993

6,139

14,454 14,162

- -

6,510

9,090

12,174

9,400

SERVICIO DE FOTOCOPIADO - ESTADISTICAS PERIODO ENERO A JUNIO (2014 vs 2015)

FOTOCOPIAS 2014 FOTOCOPIAS 2015

MESES

FOTOCOPIAS 2014

ACUMULADO DE

FOTOCOPIAS AÑO 2014

FOTOCOPIAS 2015

ACUMULADO DE FOTOCOPIAS

AÑO 2015

VARIACION %

VARIACION CANTIDAD

ENERO 11.049 112 - - -100% 11.049- FEBRERO 13.456 13.568 - - -100% 13.456- MARZO 7.993 21.561 6.510 6.510 -19% 1.483- ABRIL 6.139 27.700 9.090 15.600 48% 2.951 MAYO 14.454 42.154 12.174 27.774 -16% 2.280- JUNIO 14.162 56.316 9.400 37.174 -34% 4.762-

TOTALES 67.253 37.174 -45% 30.079-

SERVICIO DE FOTOCOPIADO - ESTADISTICAS PERIODO ENERO A JUNIO (2014 vs 2015)

Se observa una reducción del 50% en el consumo de resmas de papel del periodo de Enero a Junio de 2014 vs 2015; lo que ha generado una reducción del gasto en 130.500 hojas que valorizado a precios del 2015 son de $2.132.115.oo.

ESTADISTICAS EN EL CONSUMO DE RESMAS DE PAPEL ENERO A JUNIO 2014 vs 2015

MESESCONSUMO 2014

TOTAL EN HOJAS

ACUMULADO RESMAS 2014

CONSUMO 2015TOTAL EN

HOJASACUMULADO RESMAS 2015

VARIACION %

VARIACION CANTIDAD

VARIACION EN HOJAS

ENERO 112 56.000 112 53 26.500 53 -53% 59- 29.500- FEBRERO 124 62.000 236 43 21.500 96 -65% 81- 40.500- MARZO 66 33.000 302 52 26.000 148 -21% 14- 7.000- ABRIL 49 24.500 351 57 28.500 205 16% 8 4.000 MAYO 122 61.000 473 35 17.500 240 -71% 87- 43.500- JUNIO 49 24.500 522 21 10.500 261 -57% 28- 14.000-

TOTALES 522 261.000 261 130.500 1.003 -50% 130.500-

CONSUMO DE RESMAS DE PAPEL PERIODO DE ENERO A JUNIO 2015 vs 2014

Las impresiones generadas en la entidad del periodo de Enero a Junio de 2014 vs 2015; obtiene una reducción del 49%, esto en gran medida a la implementación de la digitalización en la información y un manejo más responsable al momento de realizar impresiones, lo que conlleva a 146.204 impresiones menos en el mismo periodo.

ESTADISTICAS DE IMPRESIONES DE ENERO A JUNIO DE 2014 vs 2015

MESES

IMPRESIONES 2014

ACUMULADO DE

IMPRESIONES AÑO 2014

IMPRESIONES 2015

ACUMULADO DE IMPRESIONES

AÑO 2015

VARIACION %

VARIACION CANTIDAD

ENERO 25.606 25.606 19.286 19.286 -25% 6.320- FEBRERO 52.975 78.581 28.399 47.685 -46% 24.576- MARZO 48.681 127.262 2.416 50.101 -95% 46.265- ABRIL 46.628 173.890 46.586 96.687 0% 42- MAYO 85.133 259.023 27.516 124.203 -68% 57.617- JUNIO 37.149 296.172 25.764 149.967 -31% 11.385-

TOTALES 296.172 149.967 -49% 146.204-

IMPRESIONES ENERO A JUNIO (2014 vs 2015)


• Actualmente no se cuenta con un soporte técnico, respecto a la actualización del Software HELISA, para los módulos de activos e inventarios, lo que puede generar a futuro inconvenientes por no contar con un soporte por los requerimientos del área de almacén, contabilidad o algún ente de control.

• Proyectar una circular interna para el control del manejo, reubicaciones, salidas y entradas de los activos de la entidad; tanto para funcionarios como contratistas.

• Citar el Comité de Altas y Bajas de la entidad para proceder a determinar el destino de los activos inservibles, dañados y pendientes de altas.

• Realizar una encuesta de satisfacción del servicio en los clientes internos de la entidad.

GESTIÓN COMUNICACIÓN EXTERNA

B) Página web:

• Publicaciones y noticias

• Calendario

• Banner

• Ventana emergente

• Enlace Ley de Transparencia

A) Cinco visitas institucionales a Universidades dentro de la celebración del día del Contador Público.

C) Carteleras externas:

• Seccionales

• Carta de trato digno

• Listado de trámites y servicios

• Procedimiento de trámites y servicios

• Correo electrónico/contacto

• Rendición de cuentas

D) Rendición de Cuentas Vigencia 2014

COMUNICACIONES

E) Redes sociales:

Facebook: UAE-Junta Central de Contadores

5158 Seguidores

Twitter:@UAEjuntacc

8363 Seguidores

Instagram: @junta_central_contadores

929 Seguidores

F) Boletín externo, para rendir cuentas sobre la gestión de la Entidad.

COMUNICACIÓN INTERNA

B) Cartelera interna

a) Intranet:- Boletín Interno: 2 ediciones junio y

julio- Imágenes y archivos de diferentes

áreas.

C) Correo electrónico

D) Calendario de cumpleaños y tarjetas de felicitación

E) Perfil JCC y Reflexionemos

F) Modificación del Manual de Identidad Corporativa


• Fortalecer el cumplimiento de las disposiciones del Programa de Gobierno En Línea - GEL, que facilitará la prestación de los servicios.

• Adquisición de herramientas que faciliten la creación y edición de imágenes, infografías y videos.

CONTRATAR AL PERSONAL CONTRATISTA PARA EL DESARROLLO DE LAS FUNCIONES MISIONALES DE LA ENTIDAD

• 127 contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

• 11 contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

• 114 contratistas prestando sus servicios profesionales y de apoyo a la gestión a la Entidad.

CONTRATACIÓN

EJECUTAR EL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

• Convenio de Asociación con la Fundación del Quemado

• 9 Órdenes de compra a través de Acuerdo Marco con Colombia Compra Eficiente

• 2 Procesos de contratación de Selección abreviada por Subasta Inversa Presencial

• 11 Procesos de contratación de Mínima Cuantía

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 2015 - I

EJECUTADO 59%PENDIENTE 41%

ENVIAR LOS INFORMES TRIMESTRALES A LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

LIQUIDAR LOS CONTRATOS SUSCEPTIBLES DE LIQUIDACIÓN

ACTUALIZACIÓN MARCO LEGAL EN EL SIG

CUMPLIMIENTO DE LA LEY DE TRASPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

• Transparencia y acceso a Información Pública:

-Manual de Contratación

-Contratación 2014

-Contratación en curso 2015

-Directorio de información de servidores públicos, empleados y contratistas


• Como recomendación de mejora al SIG se sugiere contar con un plan choque alterno al proceso regular que realizan las áreas intervinientes (Calidad y Sistemas) en la actualización de versiones de los formatos y procedimientos que sean objeto de modificación en el evento en que se actualice el marco legal normativo frente a la expedición de una norma reguladora de casos específicos.

• Lo anterior por cuanto, el Gobierno Nacional expide un decreto que deroga una norma anterior o el Congreso de la Republica expide una ley que a su vez deroga una norma anterior, la Entidad requiere actualizar la adecuación normativa en sus respectivos actos administrativos vinculantes (formatos/procedimientos), por lo cual el proceso administrativo interno de la Entidad para la actualización de versión en el SIG, debe ser expedito y lo menos traumático posible con el fin de que pueda hacerse uso de los formatos previstos en el SIG actualizados con la nueva norma.

APOYO A PROCESOS DE CONTRATACION

• Se refleja que de 20 necesidades de la entidad (Estudios de Mercado) se realizaron 14 Evaluaciones Técnicas y Financieras.

LOGÍSTICA

CONTROL DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO

Se refleja el consumo de agua en mtrs cúbicos año 2014 vrs 2015 representando una reducción.

Se refleja el consumo de energía en kw año 2014 vrs 2015 representando un consumo estable.

CONTROL SERVICIO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO

Se refleja una reducción en las llamadas fijas. Se refleja que en el mes de ENERO tiene un mayor facturado justificado en el cambio de plan del Celular del Director General.

• Implementación del Software para el Sistema de Integrado de Gestión.

• Mejorar los procesos para adoptar la política de CERO PAPEL.


PLANTA DE PERSONAL DE LA UAE JUNTA CENTRAL DE CONTADORES

• Julio Cesar Acuña González – Director General• Mauricio Umbarila Romero – Asesor• John Jairo Quiroga Reyes – Profesional Universitario

(Contador)• Hilda Esperanza García Peñuela – Profesional

Universitario (Presupuesto) (Encargo)• Jairo Arturo Romero Copete – Profesional Universitario

(Tesorería)• Manuel Hernán Zambrano – Profesional Universitario

(Abogado)• Nubia Flórez Herrera – Secretaria Ejecutiva (Encargo)• Magaly Alejandra Manzano Mejía – Técnico Administrativo• Alba Lucia González Peña – Auxiliar Administrativo

(Encargo)• Emelina Pedroza Ramírez – Auxiliar Servicios Generales

• Resolución N° 0003 del 15 de Enero de 2015 se aceptó la renuncia de Jorge David Zorro Bayona del cargo de Auxiliar Administrativo.

• Resolución N° 127 del 4 de Mayo de 2014 se nombró a Alba Lucia González Peña en el cargo de Auxiliar Administrativo Código 4044 Grado 10.

• Resolución N° 0280 con fecha del 25 de Mayo de 2015 se aceptó la renuncia de la Doctora Nelly Julieth Arias Escobar del cargo de Asesora Código 1020 Grado 6.

GESTIÓN HUMANA

MANUAL DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES DE LA UAE

JUNTA CENTRAL DE CONTADORES

El 31 de Marzo de 2015, se actualizó el Manual de Funciones y de Competencias laborales de los funcionarios de la planta de personal de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores mediante la Resolución N° 175 de 2015.

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE GESTIÓN DEL EMPLEO PUBLICO SIGEP

Se vincularon todos los contratos suscritos hasta el mes de junio de 2015.

Se han liquidado 10 contratos terminados por mutuo acuerdo.

Se realizaron tres cesiones de contrato.

Se realizó la desvinculación de la Ex funcionaria Nelly Julieth Arias Escobar.

PLAN DE BIENESTAR Y CAPACITACION

Esta en la etapa de ser firmado.Se han realizado:

1. Capacitaciones

2. Días especiales

3. Olimpiadas Intersectoriales

Dichas actividades se reportan al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo dentro del Comité de Fortalecimiento Institucional, trimestralmente.

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

En febrero se pactaron los compromisos y el portafolio de evidencias con las dos funcionarias de carrera administrativa.

Entre el 1 al 15 de agosto se debe realizar el primer 50% de la evaluación.

1. Intervención fondo acumulado

Mes Total de cajas intervenidas

Total de carpetas

intervenidas Enero 10 600Febrero 60 3600Marzo 48 2880Abril 30 1800Mayo 33 1980Junio Eliminación EliminaciónJulio Eliminación EliminaciónTotal 181 10860

Se ha intervenido el fondo acumulado que se encuentra en el archivo central (Tandem), con el fin de conocer e identificar volúmenes de carpetas, de cajas, estado, conocimiento general de la información que se encuentra en custodia y así definir la relevancia para la UAE – JCC y determinar su disposición final.

2. Desocupe deposito No 1

Desocupe del espacio utilizado como archivo, la cual se denominó Deposito No 1, ya que por observaciones realizadas por auditoria externa se determinó el desocupe por que no cumple con las condiciones técnicas para la conservación y almacenamiento de los documentos.

Promedio de cajas

Promedio de Az/Carpetas

350 2100

GESTIÓN DOCUMENTAL

3. Actualización de las Tablas de Retención Documental

- Se inicio con las entrevistas desde el 02 de Junio de 2015 hasta el 15 de Julio de 2015.

- Se identifico 101 Series, 83 Subseries, 22 dependencias, de las cuales 11 conforman el organigrama aprobado por resolución y que cuentan con el funcionario.

- Se radico ante el AGN el 18 de Julio de 2015.

4. Manual de radicación de correspondencia externa ccsNet.

El cual contiene el paso a paso de la radicación y distribución de la documentación física y electrónica que es radicado en la UAE-JCC.

Establece y difunde las implicaciones jurídicas, disciplinarias, civiles y penales, por la conservación o no de los documentos que están a cargo del servidor público.

5. Manual interno de archivo.

Cambios que pueden afectar el Sistema Integrado de

Gestión de Calidad

• Manual de Radicación de Correspondencia Externa en el Sistema ccsNet” ingresa nuevo al SIG

• Manual Interno de Archivo” ingresa nuevo al SIG• Se actualiza el cuadro de clasificación. Nueva

Versión• Se actualiza las Tablas de Retención Documental.

Nueva Versión• Se ingresa nuevas series documentales que se les

debe asignar el código del SIG y el código de retención.

Recomendaciones para la Mejora

Recalcar a los funcionarios y contratistas la necesidad obligatoria de informar a los responsables de los controles documentales (Área de Gestión Documental y Calidad) cuando se presenten cambios en los documentos.

ACTIVIDADES ADICIONALES

• Control y préstamo de documentos a las diferentes áreas.• Apoyo otras áreas.• Transferencias secundarias.• Inventarios.• Digitalización.• Eliminación


Recalcar a los funcionarios y contratistas la necesidad obligatoria de informar a los responsables de los controles documentales (Área de Gestión Documental y Calidad) cuando se presenten cambios en los documentos.

OPERACIÓN DE SOPORTE INFORMÁTICO • Creación del botón de actualización de datos con

el fin de facilitar la acción a a los usuarios externos.

• Atención de 282 servicios de incidentes relacionados con hardware y software.

• Atención de 483 registros de PQRDS por medio de la plataforma de CcsNET

• 130 Instalación de Fondos de pantalla

• 130 Mantenimiento de todos los equipos de funcionarios y contratistas

• 120 Creación de usuarios nuevos en MyJCC, CsNet y Correo electrónico

• Gestión y soporte en la instalación del canal G-NAP

• Actualización de datos de la registraduria (Cruce de fallecidos)

• Instalación de los certificados SSL en dos servidores del software de gestión documental CsNet, software de gestión de registro MyJCC, Servidor pagina Web.

• Implementación de un nuevo sistema de refrigeración para el Data Center (Aire acondicionado de precisión)

• Mantenimiento preventivo y correctivo de servidores, planta telefónica y UPS.

• Monitoreo y ajuste de las políticas de seguridad perimetral y bloqueo a redes sociales y canales de musica y/o video

• Implementación de las cuentas de correo electrónico de google Apps para los funcionarios.

SISTEMAS

OPERACIÓN DE SOPORTE INFORMÁTICO

ATENCIÓN DE ACCIONES SIG

• Se mejoró el módulo de actualización de datos, con el fin que el contador público y las sociedades inscritas puedan confirmar que la información registrada en la base de datos es la actualizada en la vigencia correspondiente. Lo anterior para facilitarles a los usuarios el cumplimiento de lo estipulado en el artículo 14 de la Resolución 013 de 2014.

• Se realizó el análisis de los resultados de la encuesta de satisfacción del usuario para el subproceso de Sistemas al procedimiento de mantenimiento pagina web, según el numeral 8.2. de la NTCGP 1000:2009

• Se mejoro por medio de una encuesta el seguimiento a la medición en la satisfacción del cliente interno frente a la gestión realizada por los procesos según el numeral 8.2.3 de la NTCGP 1000:2009

PUBLICACIONES PAGINA WEB E INTRANET

• Atención de 170 solicitudes de publicación de contenidos en el sitio Web por parte de la oficina de comunicaciones.

• Atención de 22 solicitudes de publicación de contenidos en la Intranet por parte de la oficina comunicaciones.

• Atención de 142 solicitudes de publicación de actualización y publicación de mas de 600 archivos del SIG por parte de la oficina de Planeación.

SEGUIMIENTO FURAG Y GEL

• Seguridad de la información (Alcances y políticas)

• Revisión con planeación de los resultados de FURAG

• Avance en la creación de un sitio Web público para la realización de diversas actividades por parte de los usuarios externos y de acuerdo con el plan operativo de la entidad.


• Se recomienda la realización de una aplicación para la recepción y control de los requerimientos técnicos a la oficina de sistemas.

CUARTA ENTRADA

ACCIONES CORRECTIVAS,

PREVENTIVAS Y MEJORA

ACCIONES CERRADAS

Fuente Tipo acción Proceso/ subprocesoEstado de la

Acción

Auditoria Interna

Acción Correctiva Control y evaluación Cerrada Acción preventiva Inspección y vigilancia CerradaAcción preventiva Gestión humana CerradaAcción de mejora Atención al ciudadano CerradaAcción Correctiva Logística CerradaAcción correctiva Gestión Documental CerradaAcción de mejora Logística CerradaAcción Preventiva Sistemas Cerrada

ACCIONES CERRADAS

Fuente Tipo acción Proceso/

subprocesoEstado de la

Acción Auditorias de

gestiónAcción Correctiva Atención al ciudadano Cerrada Acción Correctiva Contratación Cerrada

Control de procesos

Acción de mejora Planeación Cerrada Acción correctiva Jurídica CerradaAcción correctiva sistemas CerradaAcción correctiva Registro CerradaAcción de mejora Sistemas Cerrada


Acción Resultado de seguimiento y

medición de los procesos

Acción de mejora Atención al ciudadano Cerrada Acción de mejora Gestión documental CerradaAcción correctiva Atención al ciudadano CerradaAcción Correctiva Inspección y vigilancia CerradaAcción de mejora Gestión documental CerradaAcción de mejora Inspección y vigilancia Cerrada

Riesgos Acción Correctiva Gestión documental Cerrada Revisión por la

direcciónAcción Correctiva Inspección y vigilancia

Cerrada

ACCIONES CERRADAS

Para un total de veintitrés (23) acciones cerradas, clasificadas así: acciones correctivas doce (12), acciones preventivas tres (3) y de mejora ocho (8).


Acción

Auditoria Interna

Acción Correctiva Gestión Documental Abierta Acción Preventiva Sistemas AbiertaAcción Preventiva Sistemas / Gestión

documentalAbierta

Acción de Mejora Sistemas Abierta Acción de Mejora Comunicaciones Abierta Acción de Mejora Gestión documental AbiertaAcción de Mejora Logística Abierta

Auditorias de gestión

Acción Correctiva Registro Abierta Acción Correctiva Registro Abierta Acción Correctiva Atención al ciudadano Abierta Acción Correctiva Inspección y vigilancia Abierta

ACCIONES ABIERTAS

Para un total de dieciséis (16) acciones abiertas, clasificadas en: acciones correctivas ocho (8), acciones preventivas dos (2) y de mejora cinco (5),

Fuente Tipo acción Proceso/ subprocesoEstado de la Acción

Control de procesos

Acción Correctiva Comunicaciones Abierta

Acción de Mejora Comunicaciones Abierta

RiesgosAcción Correctiva Gestión documental Abierta

Acción Correctiva Gestión documental Abierta

Auditorias Externa

Acción Correctiva Gestión Documental Abierta

ACCIONES ABIERTAS

QUINTA ENTRADA

CAMBIOS QUE PUEDEN AFECTAR EL SIG

Implementación del sistema documental.

Cambio en los indicadores de Gestión.

Cambio y Desconocimiento de las normas legales vigentes.

Inoperancia en la aplicación de los procedimientos y procesos del sistema de gestión de calidad.

Actualización de los software que utiliza la Entidad.

Los lineamientos que se generen con la actualización de las normas ISO.

Actualización de las Tablas de Retención Documental.

SEXTA ENTRADA

RECOMENDACIONES DE MEJORA

• Socialización de la actualización de los procedimientos de Atención al Ciudadano con las áreas involucradas.

• Generar mesas de trabajo constantes enfocadas al cumplimiento de las metas de los indicadores de gestión, Mapa de Riesgos, aplicativo de ccsNet, revisión de informes, entre otras.

• Generar jornadas de capacitación con el personal de las seccionales, con el objetivo de mejorar la

satisfacción del usuario y su percepción frente a la atención y la información suministrada.

• Utilizar las redes sociales como mecanismo para suministrar información de interés general a partir de la identificación de los temas con mayor cantidad de consultas por parte de los usuarios.

• Fortalecimiento de los canales de comunicación apoyándonos inicialmente en jefes y líderes de área

• Fortalecer el compromiso hacia la cultura de gestión por resultados. • Contar con personal profesional y con experiencia suficiente en la implementación del Sistema de Gestión Ambiental • Capacitación constante a los funcionarios y contratitas que prestan sus servicios en el área de

inspección y vigilancia para cumplimiento de la meta a partir de los procedimientos.

SEPTIMA ENTRADA

RIESGOS

Se cuenta con un mapa de riesgos consolidado y actualizado, resultado de un análisis de cada uno de los objetivos de los procesos y subprocesos, revisión de los lineamientos institucionales, los modelos operativos de los procesos y su operatividad.

A corte de Junio 2015 se cuentan con un total de 46 riesgos de los cuales Mejora Continua realizo el seguimiento con el siguiente resultado:

IDENTIFICACIÓN Y CALIFICACIÓN DEL CONTROL TOTAL

Controles Efectivos y Documentados 23

Controles son efectivos pero no están documentados o están documentados y no son efectivos

16

No existen controles 07

RIESGOS

PROCESO / SUB/PROCESO NUMERO DE RIESGOS

ESTRATEGICOS (Dirección y Planeación) 7

MISIONALES (Registro- inspección y vigilancia) 10

APOYO (Gestión Administrativa, Financiera y jurídica) 25

CONTROL Y EVALUACION 4

TOTAL 46

PROCESO: COMPROMISO ADQUIRIDOSE CUMPLIO EL COMPROMISO

Planeación

Seguimiento a Planes de la Entidad

SI

Lograr impacto en las estrategias del Plan de Eficiencia Administrativa – Cero Papel SI

Control y Evaluación

Realizar el programa para la auditoria interna del Sistema Integrado de Gestión SI

Inspección y vigilancia

Realizar 700 visitas al terminar el año 2014 No Teniendo en

cuenta que no se cumplió el

compromiso se levantó una acción

correctiva

Gestión Administrativa

Realizar capacitaciones a los servidores de la Entidad en el temas de Gestión Documental

SI

Junta Central de Contadores ∙ Bogotá D.C. ∙ Calle 96 No. 9A-21 PBX: (571) 6444450 ∙ NIT:...

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