junta directiva

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OSIRIS JINETE GESTION DE MERCADO LUIS CARLOS Por JUNTA DIRECTIVA

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OSIRIS JINETEGESTION DE MERCADOLUIS CARLOS

Por

JUNTA DIRECTIVA

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¿QUÉ ES UNA JUNTA DIRECTIVA?

Muchas cosas. Muchas veces es un organismo de control; una porrista; un

gerente; un planificador, y un comunicador, todo a la vez. La junta de una

organización es el grupo que es sobre todo responsable de hacer que la misión de

la organización se ejecute y que la organización nunca se desvíe de su rumbo

principal. También es, a grandes rasgos, una entidad legalmente responsable de

la organización.

Por supuesto, existen muchos tipos de entes reguladores. Algunas organizaciones

llaman al órgano regulador que las gobierna un comité directivo, comité ejecutivo,

grupo planificador, consejo de administración, o algo más. Sin embargo, el

material en esta sección es útil para cualquier órgano ejecutor dentro de una

organización.

Si aún no lo ha hecho, es conveniente retroceder a una sección anterior que

ofrece mejores antecedentes con respecto a las juntas.

¿POR QUÉ DEBE USTED MANTENER UNA JUNTA DIRECTIVA FUERTE?

El mantenimiento de una junta directiva es una tarea continua, y no siempre es

sencilla.Todos hemos visto cómo juntas crecen y menguan hasta que llegan a ser

más o menos efectivas con el paso de los años. Algunas veces, pueden causar

graves problemas a la organización que pretenden server. El desarrollo de un

sistema con procedimientos específicos para mantener una junta directiva fuerte,

sin importar las personalidades de sus miembros en un momento específico, tiene

muchas ventajas:

Asegura que la misión de la organización continuará siendo entendida por

aquellos en posición de sustentarla.

Permite mantener una relación más fluida entre el personal y la junta.

Previene el involucramiento de la junta en problemas legales; y ayuda a salirse de

éstos si se dan.

Allana el camino para campañas de recaudación de fondos para la organización.

Asegura un continuo abastecimiento de nuevos miembros (motivados y efectivos),

lo cual es el elemento vital de la mayoría de organizaciones sin fines de lucro y de

pequeñas organizaciones comunitarias.

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¿CÓMO MANTENER UNA JUNTA DIRECTIVA EFECTIVA?.

Por lo menos, esto incluye:

Asegurarse que los miembros de junta tengan una clara comprensión por escrito

de la forma en que son las cosas y por qué. Esto generalmente incluye el otorgar

a los miembros copias de la constitución u ordenanzas de la organización, sus

políticas, y minutas de las reuniones de junta directiva. Una manera sencilla y

efectiva de hacer esto es entregar todo esto en un manual para miembros de junta

diseñado en un cuaderno de hojas sueltas. De esta manera, los folios pueden ser

añadidos o reemplazados.

Proporcionar descripciones de funciones claras para los miembros. Cuando se

integran nuevos miembros en las juntas, éstos deben saber exactamente a lo que

van antes de aceptar sus nombramientos. Esto incluye compromiso de tiempo,

tipos de campañas de recolección de fondos que se espera que hagan, y cosas

por el estilo. Algunas veces se pide que los nuevos miembros firmen una breve

descripción de su rol y responsabilidades antes de integrarse formalmente a la

junta, para asegurarse de que todo está claro con respecto a lo que implica su

incorporación.De cualquier forma que su organización decida hacer esto, este

material debe servir como material de inducción para los nuevos miembros, más

allá de cualquier orientación formal u oral que puedan recibir más adelante.

Puede también considerar el brindar esta información antes de que un miembro

sea formalmente invitado a formar parte de la junta, para ayudarle a entender

exactamente a lo que se están comprometiendo. Puede esto darles una salida en

caso de que haya un desacuerdo entre lo que se espera del nuevo miembro y lo

que éste pueda ofrecer.

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DISEÑE UN PROCESO PARA DAR LA BIENVENIDA, ENTRENAR, Y

OFRECER UN MENTOR A LOS NUEVOS MIEMBROS.

Mantenga una relación efectiva y saludable con el personal.

Existen muchas buenas formas para hacer esto, las que incluyen:

Invitar al personal (y aún a voluntarios interesados) a las reuniones de junta. En

muchas o aún la mayoría de las organizaciones, el director ejecutivo o persona

clave de personal atiende las reuniones de la junta habitualmente. Sin embargo,

es frecuentemente valioso para el personal asistir a las reuniones también. En

algunas organizaciones, el personal y los voluntarios dan regularmente

presentaciones las reuniones de la junta. Éstas pueden servir para mantener al día

a los miembros de la junta sobre sus necesidades inmediatas, progreso y las

oportunidades disponibles para la organización.

Asegurar que los empleados tengan todo el apoyo que necesitan. Los miembros

de Junta deben preguntarle regularmente al director ejecutivo sobre lo que ayuda

a que las cosas se hagan. También pueden preguntarle a otros miembros del

personal, quienes son menos propensos a acercase a la Junta; y finalmente,

visitar la organización, con miras a encontrar lo que pueda ayudar a que las cosas

sean más cómodas, eficientes, y en general más bonitas para la gente que trabaja

en la organización diariamente y aquellos a quienes la organización ayuda.

Crear otras oportunidades para que la Junta entienda mejor el trabajo que hacen

los empleados.Por ejemplo, los miembros de junta podrían visitar las instalaciones

de la organización durante un día laboral; o podrían participar en un puesto

durante una feria.

Por supuesto, todo esto no es un asunto unilateral. El director ejecutivo, por

ejemplo, es frecuentemente el responsable formal o informal de mantener una

relación sana y efectiva con la junta. Ambas partes necesitan hacer su parte para

asegurarse la mejor asociación posible.

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MANTENGA REUNIONES EFECTIVAS.

Todos nosotros nos hemos sentido frustrados por reuniones improductivas, al

igual que gratamente complacidos por lo bien que algunas reuniones han

transcurrido. El mantener reuniones efectivas es un arte que es crítico para

preservar la efectividad de una junta. Lo que sigue son algunos puntos adicionales

que pueden resultar de beneficio.

Tenga a mano reglas comprensibles y establecidas que den estructura a las

reuniones. Por ejemplo, muchos miembros de junta hacen el juramento de las

Reglas de orden de Robert (Manual escrito en 1876 por el Mayor Robert del

Ejército de los EEUU, Nota del traductor). El tener estas reglas le permite

mantener a los miembros enfocados en la tarea sin crear resentimientos.

Por supuesto, no todas las juntas siguen el manual de Robert, y algunas

deliberadamente eligen no hacerlo. Algunas juntas pueden considerar que esas

reglas son demasiado formales y limitantes. De este modo, desarrollan sus

propios procedimientos operativos, los que funcionen para ellos. Pero para

cualquier junta, el punto clave es tener reglas comprensibles y bien establecidas.

Las siguientes sugerencias vienen de The Board Café

Intente elegir un lugar poco convencional para las reuniones como parte de una

“educación de juntas con sigilo”. Si usted está en una Junta de una organización

de artes escénicas, ¿por qué no reunirse en el escenario una vez al año? Si usted

está en la junta de una escuela independiente, ¿por qué no realizar la reunión en

el laboratorio de ciencias o en la biblioteca escolar? ¿Un comedor de caridad?

Trate de realizar la reunión en medio del almacén.

Asegúrese de que los miembros (especialmente los nuevos) tengan la oportunidad

de llegar a conocerse entre sí. Después de todo, esa es una de las razones

principales por las que todos nos unimos a las juntas. Los gafetes son importante

cuando hay nuevos miembros presentes y bocadillos antes o después de cada

reunión se agradecen en gran manera. Usted hasta podría pedirle al presidente de

la junta que incluya en la agenda que usted pagará la primera ronda de bebidas a

los miembros de la junta que quieran unírsele al terminar la reunión.

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Trabaje con el director ejecutivo en la elaboración de un folleto relevante,

interesante y de fácil lectura para todos los miembros de junta al menos con una

semana de antelación

Traiga expertos que guíen las discusiones de diferentes temas.

Finalmente, asegúrese que todos digan algo durante las sesiones. Si usted

preside, invite a los miembros pasivos a hablar preguntándoles directamente sobre

sus opiniones sobre el tema de discusión, o motívelos a través de una

conversación privada. Usted también puede motivar a otros a hablar sin

presionarlos directamente diciendo algo como: "¿Alguna otra idea al respecto?"

(Mirando alrededor del salón) "¿Santiago? ¿Natalia?"

Asegúrese de encontrar un balance entre los asuntos más importantes y los

cotidianos de toda organización. Dedique tiempo para reportar el trabajo de la

institución. (Esto generalmente lo hace el director ejecutivo o algún otro

empleado.) Es fácil olvidarlo y se cae en el hábito de lidiar solo con los asuntos

grandes– esto es importante, pero usted necesita mantenerse sobre la tierra.

Por otro lado, la situación opuesta puede también ocurrir—el tiempo de los

miembros de junta dedicado a minucias y los asuntos importantes se dejan de

atender. La Junta debe encontrar un balance entre lidiar con lo inmediato y

concreto y lo de largo plazo y más general. Algunas veces, esto no se puede

hacer bien en una reunión dada, o aún en reuniones en general, por lo que

algunas cosas quizás deberían y pueden ser realizadas “fuera de los canales

tradicionales” en pequeños grupos de trabajo.

MANTENGA UN NIVEL DE TRABAJO SENSATO PARA LOS MIEMBROS DE

JUNTA.

La idea aquí es que cada miembro de Junta tenga algo que hacer. Esto debe ser

parte de lo que se espera de antemano. Si un miembro de junta no tiene nada que

hacer, probablemente se sentiría menos efectivo con menos convicción para

comprometerse y mantenerse activo. Por supuesto, si hay demasiado que hacer,

cualquier miembro de junta buscaría la manera de salir. Es una cuestión de

balance, de encontrar algo para cada miembro, pero no demasiado. El tratar de

mantener este balance es responsabilidad del personal, del presidente de la junta

o de otros miembros, pero se puede compartir la responsabilidad.

DESARROLLE UNA POLÍTICA PARA LIDIAR CON LOS ASUNTOS

URGENTES (Y NO TAN URGENTES) ENTRE REUNIONES.

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Este es el trabajo “entre líneas”—el trabajo que hay que realizar entre reuniones

que frecuentemente toma mucho o bien se diría la mayor parte del trabajo de la

organización. Esto incluye la labor de comités o de grupos de trabajo, contactos

informales, y así por el estilo. Hay muchas maneras diferentes de hacer esto. Un

par de formas populares que ayudan a hacer esto incluyen:

Cadenas telefónicas—estas son particularmente útiles para juntas locales y

pequeñas

La comunicación por correo electrónico puede ser un salvavidas para los grupos

más grandes que están más dispersos geográficamente.

Contar con una persona designada como "contacto" quien distribuye la

información a todos

Desarrollar un folleto noticioso interno que sea enviado a los miembros de junta

regularmente o cuando se necesite.

Tal como se mencionó en el apartado 5 arriba, algunas veces esto es

responsabilidad del personal de apoyo, en otras ocasiones es la del presidente o

la de un comité ejecutivo—en cualquier caso, es importante tener tal política.

DEFINA LOS TÉRMINOS DE MEMBRESÍA.

El desarrollo de los términos de membresía en un tema amplio del cual cada junta

necesita responder una pequeña lista de preguntas sobre lo que es mejor para el

grupo. Estas preguntas incluyen:

¿Cómo se escogerán los miembros?

Cada junta hará esto de forma diferente; trate de encontrar un sistema que

funcione para usted. Una junta que conocemos elige a su presidente por tres

años: un año como presidente electo, un segundo año como presidente, y un

tercer año como presidente saliente. Otras juntas tienen políticas formales, o

acuerdos informales, en donde el vice presidente se convierte en presidente al año

que sigue. En ambas instancias, estas políticas ayudan a la junta a mantener un

fuerte sentido de continuidad de liderazgo.

¿Estará su junta escalonada?

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En cuanto a la junta mayor, los términos pueden ser uniformes, pero escalonados

de tal manera que un porcentaje constante de miembros de junta terminen sus

términos en un momento dado del año. (La mitad, en el caso de términos de dos

años). Este sistema puede ayudar a mantener una dualidad saludable de

experiencia e ideas frescas.

Probablemente la más común forma de escalonar términos consiste en usar tres

grupos y términos de tres años. De esta manera, nunca hay menos de 2/3 de

miembros experimentados en la junta. Obviamente, esto no tiene sentido en una

junta pequeña--digamos, menos de 12. Pero para juntas más grandes, es

importante tener ambas, continuidad y efectividad.

Con una junta nueva, esto se puede lograr al darles a los miembros términos de

diferente duración. Por ejemplo, la mitad de los miembros podrían tener términos

de dos años, y la otra mitad plazos de un año. Esto establece el proceso

escalonado; esto puede hacer por mayoría.

¿Tendrá su junta límites de términos?

Todas la juntas tienen la opción adicional de que los miembros y directivos que

terminan su término puedan optar por continuar o bien que se impongan

restricciones en cuanto a términos.

¿Cómo asegurar una membresía diversa?

Sin importar el tipo de organización que su junta represente, siempre es

importante asegurarse de la diversidad en la membresía de la junta. Esta

diversidad puede y en general debe representar un amplio espectro: racial,

geográfico, religioso, socioeconómico, y así por el estilo. Es especialmente

importante que la junta continuamente represente a la gente que trata de ayudar.

Es importante recordar, sin embargo, que en algunos casos usted podría querer

en su junta personas con poca o ninguna experiencia en este tipo de grupos.

Estos miembros pueden requerir entrenamiento extra o especial. Pueden sentir

(con razón, en muchos casos) que no tienen idea de lo que está pasando y no ven

cómo pueden contribuir. Algunas veces, tienen problemas para leer y entender

comunicados de junta—minutas, planes, etc. Necesitan no solo entrenamiento

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sino mucho apoyo—quizás un mentor de entre los miembros de junta—para

comprender cómo interactuar y funcionar dentro de la junta y brindar su

experiencia y puntos de vista.

Algunas juntas tienen un comité nominador (ya sea formal o informal) cuya labor

consiste en estar atentos sobre posibles nuevos miembros, con varias habilidades

determinadas y la apropiada diversidad. El comité nominador puede también

tener la responsabilidad de contactar a los posibles candidatos por adelantado y

sondearlos.

La idea general es siempre tener nuevos miembros potenciales en la mira. Los

líderes deben pensar en múltiples períodos—presente y futuro y quizás también

pasado—y hacerlo en paralelo.

ESTÉ CONSCIENTE DE LAS LEYES NACIONALES O ESTATALES QUE

PODRÍAN AFECTAR A LA JUNTA Y LA ORGANIZACIÓN.

Dependiendo en dónde esté y en qué esté haciendo, existen muchas diferentes leyes

que determinarán, al menos en parte, lo que puede o no puede hacer. Un ejemplo es

la responsabilidad jurídica personal de cada miembro— ¿pueden ser demandados por

algo que la junta u organización haga? En al menos algunos lugares la respuesta es

sí. O si su organización decide recolectar dinero con la venta de rifas (o libros de

cocina, o pasteles, o camisetas, o cualquier otra cosa), ¿cómo puede su organización

(estatutariamente bajo el código 501(c)(3) como organización exenta de impuestos en

EEUU) lidiar con ese asunto? Y cosas por el estilo.Frecuentemente, es buena idea

tener como miembro de junta a un abogado o alguien más que esté familiarizado con

la ley para organizaciones sin fines de lucro para que ayude a responder estar

cuestiones.Una cosa es cierta: usted quiere conocer las reglas antes de jugar el juego.

Es siempre la responsabilidad de la junta el mantener al personal al tanto de las leyes

y regulaciones, y no al contrario.

DESARROLLE Y MANTENGA UNA POLÍTICA DE CONFLICTO DE

INTERESES.

Esto debe ser parte esencial del folleto de información que se le da a los nuevos

miembros. Todos los miembros de junta y el personal ejecutivo deben revisar esta

política cuando inician sus labores dentro de la organización. También es práctica

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común firmar un documento que acredita que se ha leído la política y que se

cumplirá oportunamente.

ORGANIZE UN RETIRO ANUAL.

Este puede ser informal o formal; puede ser una reunión anual, más amplia que de

costumbre, realizada con el propósito de planear con antelación el año que viene.

Es importante tener un bloque regular de tiempo apartado para mirar el “gran

cuadro”.

En estos retiros, pida a la junta que decida la agenda del año. También, ofrézcales

a los miembros de junta la oportunidad de decidir sobre cuáles de los programas o

asuntos comunitarios que maneja la organización desearían conocer más en el

año venidero y añada estos asuntos a las agendas de posteriores reuniones.

Finalmente, este tiempo puede y debe ser usado por los miembros para evaluar

(al menos informalmente) el trabajo de la junta a lo largo del año y los cambios

que creen que deben ocurrir en el que viene. La evaluación de lo que se ha hecho

debe ser siempre el primer paso en el planeamiento posterior.

TENGA EVALUACIONES FORMALES REGULARES (CON POCA

FRECUENCIA).

Junto a las más casuales evaluaciones, que sugerimos que se transformen en

retiros anuales, también sugerimos una evaluación formal cada dos o cuatro años.

Este puede ser el momento oportuno para determinar cómo van las cosas entre

los miembros de la junta (¿Son nuestras reuniones tan efectivas como podrían

ser?) al igual que ver qué tan bien van las cosas con la organización a la que la

junta sirve. Estas evaluaciones puede ser el momento también para mirar las

ordenanzas de la organización y para asegurarse de que aún se ajustan a las

necesidades de la organización o bien deberían ser modificadas.

¡CELEBRE SUS LOGROS!

Es más probable que una junta se mantenga si logra realizar algunas cosas (lo

cual por su parte depende de la estructura, liderazgo, etc.). Pero las relaciones

sociales y los buenos sentimientos que resultan de éstas son igual de importantes.

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La gente se acercará a la junta y trabajará duro para ésta cuando sienten que son

valorados y aprecian a los demás miembros—cuando hacen algo que es

productivo y divertido

El organizar festejos, ofrece una amplia variedad de formas diferentes en las que

la junta (y la organización como un todo) podría entusiasmarlo para que se

diviertan

Es muy fácil para muchos de nosotros ser muy orientados hacia el trabajo: querer

iniciar algo, llevarlo hasta su compleción, felicitarnos por lo hecho, y continuar

constante

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DAR EL TOQUE FINAL

¿Necesita agregar una tabla de contenido o una bibliografía? No se preocupe.

AGREGAR UNA TABLA DE CONTENIDO

Agregar una tabla de contenido a un informe no puede ser más sencillo. Haga clic en el lugar del documento donde desea que aparezca la tabla de contenido. Luego, en la pestaña Referencias, haga clic en Tabla de contenidos y luego haga clic en una de las opciones automáticas.

Al hacerlo, se insertará la tabla de contenido y el texto al que dio formato de estilo de Título 1, Título 2 y Título 3 se agregará automáticamente a la tabla.

AGREGAR UNA BIBLIOGRAFÍA

En la pestaña Referencias, en el grupo Citas y Bibliografía, haga clic en Insertar cita para la opción de agregar fuentes y luego ponga citas en el documento.

Una vez haya agregado al informe todas las citas que desee, en la pestaña Referencias, haga clic en Bibliografía e insertará una bibliografía con formato según los estilos que elija.

Y eso es todo. Buen trabajo.

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