k.- Manual Aspel Coi p22

Aspel COIManual de ASPEL COINivel IIManual de ASPEL COINivel II

CUENTAS...................................................................2CENTROS DE COSTOS (DEPARTAMENTALIZACIÓN)...2CREACIÓN DE UN CATÁLOGO DE CUENTAS..............2

TIPOS DEL CATÁLOGO DE CUENTAS 3CUENTAS ACUMULATIVAS Y DE DETALLE 4NIVELES DE CUENTA PERMITIDOS 4MANEJO DE PRESUPUESTOS 6CONSULTA AUXILIARES 6Consulta la balanza de comprobación 8RANGOS DE CUENTAS 8DEPARTAMENTOS 10

CATALOGO DE CUENTAS.........................................11AGREGAR CUENTAS 12MODIFICAR CUENTAS / DETALLE DE UNA CUENTA

15ELIMINA CUENTAS 16

PÓLIZAS..................................................................18TIPOS DE PÓLIZAS...................................................18

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CUENTAS

CENTROS DE COSTOS (DEPARTAMENTALIZACIÓN)

Definición

Las cuentas de tu catálogo se pueden organizar por departamentos, es decir, que los movimientos que afectan a una cuenta se conozcan por los centros que los originaron. Este manejo te permite asignar las partidas de una póliza a un departamento en

particular.

Gráfico de un centro de costos

En el siguiente caso, los gastos de teléfono de una empresa se asignan a la cuenta general de teléfono, pero pueden desglosados por áreas o departamentos:

Al momento de hacer la instalación automática, si se trabaja con departamentos, el sistema creará algunos departamentos, dado que el catálogo estándar incluye cuentas departamentales.

CREACIÓN DE UN CATÁLOGO DE CUENTAS

Introduce el catálogo de cuentas

Para empezar a trabajar, deberás introducir el catálogo de cuentas de tu empresa. Tienes 2 opciones para ello:

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Introducir el catálogo de tu empresa, oElegir un catálogo estándar, que es creado automáticamente por el sistema (puedes utilizar este catálogo adaptándote al ordenamiento de cada una de sus cuentas y actualizarlo periódicamente).

TIPOS DEL CATÁLOGO DE CUENTAS

La lista siguiente muestra los tipos de catálogos de cuentas que se encuentran en el sistema

Catálogo estándar

Contiene las cuentas que se emplean en la mayoría de las compañías, sin importar el giro al que pertenezcan, ejemplos: industria, cómputo, etc.

Para empresas industriales y manufactureras

Ofrece cuentas indispensables para los procesos de fabricación, como Almacén de materiales, Almacén de productos en proceso, Almacén de productos terminados, Mano de obra, Costos de Fabricación, Horas, Extra, etc.

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Para empresas comercializadoras

Dentro de la estructura de sus gastos de venta tiene cuentas como fondo de ahorro, Viáticos, Comidas con el personal, Sueldos y salarios, comisiones, Bonos, Gratificaciones, Cuotas al IMSS, etc. Por no requerirla, este catálogo no tiene cuentas como gastos de fabricación.

Para empresas de servicio

Este catálogo no cuenta con almacén de productos terminados. En sus gastos de venta tiene cuentas como Honorarios a profesionistas, Honorario de asesoría, Gastos de viaje, Gastos de representación, Boletos de avión, y

otras.

Catálogo para paquete demostrativo

Este tipo de catálogo, es utilizado cuando el sistema es instalado en su paquete demostrativo, contiene las cuentas principales o las de mayor uso en las empresas.

CUENTAS ACUMULATIVAS Y DE DETALLE

De Detalle

Pueden ser afectadas a través de las pólizas. Generalmente corresponden a los niveles de auxiliares y es a través de ellas como se van afectando los niveles superiores.

NOTA: En algunas ocasiones existen cuentas de mayor de las cuales no depende ninguna cuenta, por lo que ésta debe ser definida como de detalle, ya que de otra manera no podrás afectarla.

Acumulativas

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No se ven afectadas por movimientos de las pólizas, sino que se actualizan automáticamente de acuerdo a los movimientos que se efectúan en las cuentas que dependen de ellas. Generalmente las cuentas de Mayor son definidas como cuentas acumulativas.

NOTA: Si defines una cuenta como acumulativa, la cuenta de nivel superior no podrá ser de detalle; por ejemplo, si definiste una subcuenta como acumulativa, la cuenta de mayor a la que reporte no podrá definirse como de detalle.

NIVELES DE CUENTA PERMITIDOS

Definición

El sistema te da la capacidad de utilizar un catálogo de hasta 9 niveles hasta 20 dígitos, con el cual podrás clasificar tus cuentas y obtener subtotales en todos los grupos. El sistema te ofrece un catálogo estándar de 3 niveles (4 dígitos para las cuentas de Mayor, 3 para Subcuentas y 3 para los auxiliares).

Consideraciones y ejemplos

Para ASPEL, los niveles se denominan: De Mayor, Subcuenta, Subsubcuenta y así sucesivamente hasta llegar al último nivel, que es el de auxiliar:

A continuación puedes ver un ejemplo de un catálogo de 1 a 4 niveles (aunque puedes manejar hasta 9 niveles):

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Niveles

Cuenta y Descripción Observaciones

1 1110 CAJA21102110 PROVEEDORES3100 CAPITAL SOCIAL

Para afectar estas cuentas, deberás definirlas como de Detalle, aunque sean de Mayor, por lo que no podrás obtener subtotales.

2 1150-000 CLIENTES (Acumulativa)1150-001 CONTADO (Detalle)1150-002 CREDITO (Detalle)

La primer cuenta es de Mayor y las otras dos son auxiliares, que reportan a la cuenta acumulativa de Clientes.

3 6000-000-000 GAST DE OPER (Subcta - acum)6000-001-000 SUELDOS (Aux - Detalle)6000-10-10-001 HORAS EXTRAS (Aux - Detalle)

En ciertas áreas el nivel de auxiliar no se utiliza, quedando las cuentas como si fueran sólo de dos niveles.

MANEJO DE PRESUPUESTOS aquí quede

Definición

Al agregar cada una de tus cuentas, podrás asignar 3 tipos de presupuesto:

Mensual.- COI te permite asignar el presupuesto mensual cuyo monto se podrá comparar con los saldos mensuales que va arrojando el sistema.Anual.- La cantidad a la que asciende el presupuesto de la cuenta en el año.Acumulado.- La cantidad a la que asciende el presupuesto de cada periodo, el cual se reinicializa cuando se llega al mes de ajuste.

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Cuentas con el reporte de Presupuestos para comparar estos valores programados con los resultados que obtienes al final de cada periodo.

CONSULTA AUXILIARES

Ruta de acceso

· Menú Archivos, opción Auxiliares

· Desde la barra de herramientas principal, con el

botón

· También puedes utilizar la consulta dinámica de los auxiliares, desde el catálogo de cuentas, con el

botón

Definición

Este proceso te permite consultar y reportar los saldos y afectaciones de las subcuentas de tu catálogo, una por una. En caso de que tengas configurado el sistema para el Manejo de multimoneda, en la ventana de consulta se indicará la moneda definida para la cuenta que estés revisando, así como el botón Moneda contable o

extranjera , el cual te permitirá consultar los montos involucrados ya sea en la moneda contable (nacional) o en la moneda extranjera, de acuerdo al tipo de cambio registrado al momento de la captura de la póliza respectiva.

Si al solicitar la consulta de auxiliares no se encuentra abierto el Catálogo de cuentas, aparecerá un filtro donde podrás seleccionar la siguiente información:

Campos

Campo DescripciónNúmero de cuenta

Cuentas con la tecla de ayuda F2 para localizar la subcuenta a consultar de tu catálogo.

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Ver saldos en moneda extranjera

Elige ver los saldos de la subcuenta en moneda extranjera (si dejas en blanco este campo, verás los saldos en moneda nacional)

Consulta por departamento

Te permite ver los auxiliares desglosados por los departamentos que afectaron a la cuenta de detalle.

NOTAS:

Si necesitas consultar los saldos y afectaciones de una de tus cuentas ya sea de un mes, o hasta de un año completo, dirígete al reporte de Libro MayorSi tienes abierto el catálogo de cuentas, puedes consultar el auxiliar en forma directa e incluso puedes seguir haciendo consultas de auxiliares teniendo ya abierta una. No podrás consultar auxiliares en cuentas acumulativas.

¿Te gustaría TRIUNFAR en la vida? Haz Tuya esta reflexión

El éxito no es la clave para la felicidad. La felicidad es la clave del éxito. Si le gusta lo que

está haciendo, usted será un éxito.

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Consulta la balanza de comprobación

Ruta de acceso

Menú Archivos, opción Balanza de comprobaciónDesde la barra de herramientas, con el

botón

Definición

Puedes revisar en pantalla la Balanza de comprobación del periodo de trabajo en el que te encuentras, a fin de corroborar todas las cuentas con sus movimientos y saldos.En las pestañas laterales puedes consultar: todas las cuentas, sólo las de Mayor o únicamente las de Detalle.En las pestañas inferiores puedes consultar periodos anteriores o posteriores, siempre y cuando éstos hayan sido creados.Puedes buscar, filtrar e imprimir la información de tu balanza, como vemos a continuación.Podrás configurar las consultas según tus necesidades, así como exportarlas y copiarlas.

Saldos que presenta la balanza

El primer saldo que se muestra en la parte inferior de la consulta, corresponde al total de los saldos iniciales de todas las cuentas de detalle.El segundo y tercer valor corresponden al total del debe y haber de las cuentas de detalle.El cuarto valor es la suma de los saldos finales de las cuentas hasta el momento de la emisión de la balanza.

Nota: Si el saldo final se presenta en números positivos, significa que el saldo de la cuenta es deudor (cuenta de naturaleza deudora) y, si se presenta en números negativos, el saldo será acreedor (cuenta de naturaleza acreedora). Al moverte dentro de la

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Balanza con la barra iluminada, los saldos en la parte inferior de la ventana mostrarán aumentos o disminuciones, de acuerdo con la naturaleza de las columnas y los valores anotados.

RANGOS DE CUENTAS

Ruta de acceso

Menú Archivos / Rangos de Cuentas

Desde la barra de herramientas con el botón

Definición

El catálogo de rangos de cuentas te permite asociar en un grupo varias cuentas de un mismo tipo, permitiéndote asignar hasta cinco rangos por cada rubro de cuentas.Si no defines bien tus rangos de cuenta, no podrás obtener debidamente tu Balance general, así como reportes que se forman con la información de rangos de cuentas.

Ejemplo:

RANGOS DE CUENTA EN EL CATÁLOGO ESTÁNDAR

El catálogo estándar que ofrece el sistema (el cual puedes modificarlo para adaptarlo a tu empresa), tiene en sus primeros 12 rubros, las cuentas que son utilizadas para la obtención de los reportes financieros.

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Los primeros 12 rubros están definidos de la siguiente manera:

Cuentas 1 a la 25: Activo, Pasivo y Capital (Balance General)Cuentas 26 a la 35: Cuentas del Estado de Resultados (Pérdidas o ganancias)

Las subcuentas de este catálogo reportan a cada uno de los rubros anteriores.

Ejemplo:

DEPARTAMENTOS

Ruta de AccesoMenú Archivo, opción Departamentos, Menú Edición, opción Agregar o Alt + Insert

Desde la barra de herramientas mediante el botón

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DefiniciónEn esta ventana se mostrará el catálogo de Departamentos y te despliegan los Centros de costo que estés manejando para tu empresa.

RepercusionesSólo si agregas departamentos en este catálogo, después podrás asignar a cada cuenta contable, que des de alta en el catálogo de cuentas, un Centro de costo ( departamento) y un saldo inicial departamental.

Nota:Esta opción estará desactivada, si en el sistema esta trabajando sin departamentos, esto mediante la configuración de los Parámetros del sistema, Cuentas, Manejo de departamentos.

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CATALOGO DE CUENTAS

Ruta de acceso

Menú Archivos, opción Catálogo de cuentas.Desde la barra de herramientas principal con el botón

Definición

En esta consulta se encuentran las cuentas contables y todas sus características, por omisión el sistema muestra en ella el número de cuenta, la descripción y saldo final; sin embargo esta consulta puede ser personalizada

de acuerdo a tus necesidades.Cuentas con la posibilidad de consultar los auxiliares

de cada cuenta presionando el botón desde el menú Archivo, opción Auxiliares.Para ver el detalle de cada cuenta, selecciona la cuenta que deseas y haz doble clic sobre ella o presiona la tecla ENTER.Adicionalmente podrás hacer una exportación y/o copiado especial de la consulta.

Manejo

Esta consulta se visualiza por periodos de tiempo indicados en las pestañas localizadas en la parte inferior de la ventana. Es posible que tu consulta la realices filtrando la información por tipo de cuenta (acumulativa y de detalle), para Activos, Pasivos, o Capital o personalizando este filtro con otras especificaciones.

Ventana del catálogo de cuentas

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AGREGAR CUENTAS

Ruta de acceso

Menú Archivos, Catálogo de cuentas, Menú Edición, opción Agregar ó Alt + Insert

Desde el catálogo de cuentas, oprimir el botón

Definición

Este proceso te permite agregar una cuenta a tu catálogo de cuentas. Aquí deberás definir si la cuenta manejará algún departamento.También podrás agregar el saldo departamental inicial de la cuenta que estés dando de alta.Puedes elegir el tipo de moneda en el que se registraran los movimientos a esa cuenta.Adicionalmente, te permite indicar si la cuenta manejada en moneda extranjera afectará a la póliza de ajuste cambiario.

Campos de este proceso

Carpeta Generales

Campo DescripciónNo. de cuenta

Indica el número de cuenta que se dando de alta dentro del catálogo.

Descripción Define el nombre que le pondrás a la cuenta.

Departamental

Si dentro de Parámetros del sistema / Cuentas, activas Manejo de

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departamentos dentro del alta de cuentas, se activará esta casilla, donde definirás que la cuenta tendrá manejo departamental, por lo que se te permite ingresar al botón de Saldo inicial de departamentos.

Tipo de cuenta

Selecciona el tipo de cuenta que vayas a dar de alta de acuerdo a las propiedades de la cuenta.

Saldo inicial Define el saldo inicial de esta cuenta. Los saldos acreedores debes introducirlos a través de una póliza (recuerda que la captura manual del saldo inicial también debe aplicarse a las cuentas acumulativas). Pero es más recomendable dar de alta el saldo inicial de tus cuentas a través de una póliza de inicio (puedes activar o desactivar el acceso a este campo en los parámetros del sistema).Ver: Parámetros / Captura de saldo inicial

NotaSólo se podrán registrar saldos iniciales, si se tiene activo el parámetro "Captura del saldo inicial" desde los Parámetros del sistema / Carpeta Cuentas.

Saldo final Este campo es informativo, se actualiza automáticamente por los movimientos registrados en el sistema, por lo que no está permitido el acceso para la captura.

Botón Saldos departamento

Estará activo este botón si seleccionaste la casilla Departamental y para su manejo o descripción consulta el siguiente tema: Botón saldos de departamentos.

Presupuesto mensual

COI te permite asignar un presupuesto mensual cuyo monto se podrá comparar con los saldos mensuales que va arrojando el sistema. Anota aquí el monto al que

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asciende el presupuesto mensual de la cuenta para el periodo de trabajo.

Presupuesto anual

Anota la cantidad a la que asciende el presupuesto de la cuenta en el año.

Presupuesto acumulado

El sistema acumulará el presupuesto de cada periodo en este campo, el cual se reinicializa cuando se llega al mes de ajuste.

Nota

En los campo de saldo inicial, presupuesto anual, mensual y acumulado, podrás solicitar la calculadora del sistema mediante la tecla F2, SHIFT F2 ó con el botón , en la cual podrás desplegar la consulta de Histórico de tipos de cambio, siempre y cuando este activado el Parámetro de multimoneda.

Carpeta MultimonedaEsta Carpeta de multimoneda, estará activada en caso de que el sistema este manejando el Parámetro de sistema "Trabajar con monedas extranjeras".

Campo DescripciónNo. de cuenta

Se muestra el número de cuenta que se haya definido en la carpeta generales.

Descripción Se muestra el nombre de la cuenta.Afecta la póliza de Ajuste cambiario

Al activar este parámetro, la cuenta en cuestión será incluida en la póliza de ajuste cambiario.

Póliza de Ajuste cambiarioTipo de moneda

El sistema te presenta la lista de monedas disponibles, mismas que diste de alta en tu Catálogo de Monedas.

Saldo Inicial / Final

El campo Saldo inicial se encuentra activo para capturar el monto en moneda extranjera; pero el campo Saldo final está inactivo y se irá actualizando conforme el registro de movimientos que se realicen a la

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cuenta "Manejo de departamento", y registraste un saldo inicial desde el botón Saldos Departamentales, en estos campos se mostrará esta cantidad, pero expresada al tipo de cambio de la moneda extranjera seleccionada.

Si no estás usando el parámetro "Manejo de departamento", pero se capturó un saldo inicial desde la carpeta Generales, en los campos saldos inicial y final de la carpeta Multimoneda, se mostrará expresado al tipo de cambio de la moneda extranjera seleccionada.

Para expresar los saldos en moneda extranjera, se toma el tipo de cambio para dicha moneda almacenado en el Histórico de tipos de cambio.

Nota

En algunas ocasiones el campo tipo de moneda puede estar inactivo, esto puede ser por dos razones:

Las cuentas de detalle ya tienen movimientos y sus saldos están en términos de esa moneda.Cuando una cuenta acumulativa tiene una moneda diferente a la moneda contable, todas sus subcuentas deben tener la misma moneda para que los saldos no se combinen con los de otra moneda, manteniendo así la integridad de los saldos.

Sugerencia ASPEL

Una vez que termines de capturar todas las cuentas de tu catálogo y que indiques todos sus datos, imprime un reporte del mismo para que verifiques que la información es correcta y que las dependencias entre las cuentas es la adecuada.

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A fin de asegurar la integridad de tu catálogo de cuentas, antes de empezar a capturar tus pólizas, efectúa un Respaldo de tu base de datos, donde deberás respaldar los archivos CATCmmaa.Dee y CATCmmaa.Xee (la extensión cambiará dependiendo del número de empresa que estés trabajando, así que para tu empresa 2 la extensión será .D02 y .X02 respectivamente).

MODIFICAR CUENTAS / DETALLE DE UNA CUENTA

Ruta de acceso

Menú Archivos, Catálogo de Cuentas (colocarse en el registro a cambiar), Menú Edición, opción Modificar ó Alt + BackSpaceMenú Archivos, Catálogo de Cuentas,

hacer doble clic sobre el registro ó EnterEn el catálogo de cuentas, al posicionarse sobre el

registro, oprimir

Definición

Este proceso te permitirá realizar modificaciones de alguna cuenta y, además, conocer el detalle de cada una de las cuentas de tu catálogo.

También podrás modificar el tipo de moneda asignada a una cuenta (sí tienes activada esta opción en los parámetros del sistema y si la cuenta no tiene movimientos), el cambio se debe hacer desde la cuenta acumulativa para que el cambio se haga automáticamente en las cuentas de detalle que dependan de ésta.

Campos de la carpeta general y de multimoneda

Campo DescripciónNúmero de cuenta

No se puede modificar este campo, debido a que se perdería el registro de la cuenta. Para cambiar algún número de cuenta deberás dar de baja la

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cuenta que tiene el número equivocado o que deseas eliminar. Posteriormente, deberás de dar nuevamente de alta la cuenta con el número correcto.

Descripción Modifica el nombre asignado a la cuenta.

Tipo decuenta

Si deseas cambiar el tipo de cuenta Acumulativa a de Detalle, deberás verificar que dicha cuenta no tenga cuentas de niveles inferiores que dependan de ella, ni un saldo diferente de cero, pues si ocurre alguna de las dos circunstancias el sistema no permitirá que se efectúe dicho cambio.

Saldo Inicial Este se podrá modificar únicamente si la cuenta no es departamental, pero no es recomendable hacerlo para que no se alteren los saldos.

Saldo Final No se puede modificar este campo, porque el sistema lo actualiza automáticamente.

Departamento

Si la cuenta ya tiene movimientos no podrá modificarse este campo ni para marcar la cuenta como departamental ni para quitarle esta propiedad.

Tipo de moneda extranjera

Sólo podrás modificar el tipo de moneda asignada a una cuenta cuando la cuenta no tenga movimientos y sea la cuenta acumulativa.

Botón

Saldos departamento

Estará activo este botón si se seleccionaste la casilla Departamental (dentro de la carpeta general) y para su manejo o descripción consulta el siguiente tema: Botón saldos de departamentos.

ELIMINA CUENTAS

Ruta de acceso

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Menú Archivos, Catálogo de cuentas, Seleccionar el registro a borrar, Menú Edición, opción Eliminar ó Alt + SuprimirSobre el catálogo, elegir el registro con el ratón y

oprimir el botón

Definición

Este proceso te permite eliminar un registro de tu Catálogo de cuentas.

Manejo ASPEL

Para poder dar de baja una cuenta y evitar que se descuadre tu contabilidad, es necesario que se cumplan algunas condiciones:

Tanto el Saldo inicial como el Saldo final de la cuenta deberán ser iguales a cero.No deberá haber cuentas dependientes de niveles inferiores con estado de Alta.La cuenta no deberá tener movimientos de cargo o abono en el mes (si haces un movimiento y luego modificas o eliminas la póliza, tampoco podrás dar de baja la cuenta, por lo que es más fácil eliminarla al inicio de un nuevo mes).

NOTA: Trata de dar de baja cuentas a tu catálogo lo menos posible, lo que le dará mayor consistencia a tu información. Te recomendamos realizar todas las bajas al catálogo sólo una vez al año, al iniciar un nuevo ejercicio.


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Presencia de ánimo y valor en la adversidad valen para conquistar el éxito más que un

ejército

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PÓLIZAS

TIPOS DE PÓLIZAS

Ruta de acceso

· Desde el menú Configuración, opción Parámetros del sistema / Póliza, puedes definir los tipos de póliza que sean necesarios en tu empresa.

Definición

Dentro del sistema puedes manejar hasta 12 diferentes tipos de pólizas. Por omisión, el sistema presenta los 3 tipos más usados: Póliza de Diario ( Dr ), Póliza de Ingresos ( Ig ), Póliza de Egresos ( Eg ). Además podrás añadir otras clasificaciones en los espacios correspondientes, para clasificar las pólizas de acuerdo a tus necesidades.


En el verdadero éxito, la suerte no tiene nada que ver; la suerte es para los improvisados y

aprovechados; y el éxito es el resultado obligado de la constancia, de la responsabilidad, del esfuerzo, de la organización y del equilibrio

entre la razón y el corazón.

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