La administración de fondos de Título IV: responsabilidad de todos

Lillian Negrón – Colón, Ph. D.

Presidenta Universidad Central de Bayamón

Convención PRASFAA – 7 de diciembre de 2018

Reflexión sobre el perfil del estudiantado actual

de las instituciones de educación superior: reto

en la administración de los fondos de Título IV

Evolución de las instituciones de educación

superior: nuevos retos

Cumplimiento en la administración de los

fondos de Título IV: roles y responsabilidades

Hallazgos más comunes en los ProgramReviews – Elementos para el éxito institucional

Administración de fondos de Título IV:

responsabilidadde todos

REFLEXIÓN:

PERFIL DE LOS ESTUDIANTES

DIFERENTES GENERACIONES EN EL AULA

¿QUÉ ES UNA GENERACIÓN?

Además de la coincidencia en la fecha de

nacimiento, una generación se define por:

Gustos en común

Valores (se moldean en los primeros

años de edad)

Actitudes (los valores dan forma a las

actitudes)

Experiencias

(Zenke, Raines, Filipczak, 2000)

CICLO GENERACIONAL

Representa a las personas “moviéndose a través del tiempo” con una imagen distintiva de sí mismos.

Cada generación tiene un conjunto de creencias y comportamientos comunes.

Cada generación tiene una ubicación común en la historia.

(Zenke, Raines, Filipczak, 2000)

DETALLES DE LAS GENERACIONES

Niños de la postguerra (1930-1948)

• Recoge aquellos que superan los 70 años de edad.

• Son personas muy austeras y trabajadoras que han sido educados en la cultura del esfuerzo y el sacrificio y que han conocido una vida mucho más dura.

Baby boom (1949-1968)

• Tras la II Guerra Mundial se produjo una gran explosión demográfica por el número extraordinariamente alto de nacimientos que siguieron a un suceso tan dramático como fue esta contienda.

• Estas personas, que ahora rondan entre los 70 y 50 años de edad, han vivido las penurias de la postguerra y la época del auge de la industrialización, marcada también por valores de identificación fuerte con sus países y empresas para las que trabajan.

DETALLES DE LAS GENERACIONES (CONT.)

Generación X (1969-1980)

• Son los hijos de los baby boomers, los nacidos en los setenta.

• En el aspecto tecnológico, son los protagonistas de la aparición de MTV y el surgimiento del Disco. En esta época, más concretamente en 1969, el origen de Internet, que aparecería como tal en 1982.

• Se envió el primer mensaje de correo electrónico. Asimismo, se lanzó el Apple II y salió a escena el primer teléfono móvil, un Motorola.

• Vivieron el esplendor del consumismo y la obsesión por el triunfo a toda costa. Fueron los primeros en familiarizarse con los ordenadores como herramienta de trabajo.

Millennials o Generación Y (1981-1993)

• Seguramente la generación más conocida y criticada. Los Millennials son aquellas personas nacidas entre 1981 y 1993 (o 1996, según el organismo que se consulte).

• Es la primera generación que puede considerarse global.

• Han crecido con los inicios de la digitalización y su acceso al mercado laboral estuvo marcado por la crisis económica. Será interesante ver cómo afecta en su futuro este inicio ‘lento’ que han tenido en sus carreras profesionales.

• Es una generación estigmatizada que ha sido descrita como perezosa y individualista. Pero también son estos jóvenes los que impulsaron la vida sana, la alimentación saludable o el ecologismo.

DETALLES DE LAS GENERACIONES (CONT.)

Generación Z (1994-2010)

• Es la generación que ha cogido el relevo a los millennials. Tienen como mucho 23 años y superan en número a sus predecesores.

• Son más emprendedores que los millennials. Aprenden rápido y de forma autodidacta, ello los convierte en unos jóvenes mucho más irreverentes que sus compañeros los millennials, educados con sistemas mucho más rígidos.

DETALLES DE LAS GENERACIONES (CONT.)

¿Cómo es la generación Z?

(1994-2010)

• La generación Z experimenta lademocratización del acceso a las oportunidades.

• Solo cuenta tu talento. Son nativos digitales y aprovechan esta ventaja para buscar nuevas salidas profesionales en un mercado laboral cada vez más cambiante.

• Son jóvenes muy creativos, con una alta adaptabilidad a nuevos entornos. Saben que tendrán que adaptarse muchas veces a nuevas realidades laborales y tener mucha movilidad geográfica en un mundo cada vez más global.

Binomio juventud y tecnología

• Esta generación es la primera en nacer en la

era digital. Su dominio de las nuevas

tecnologías innato y, de hecho, casi la mitad

de ellos pasan entre 6 y 10 horas conectados

a sus móviles.

• Desconfían del sistema educativo

tradicional, porque en muchos casos ellos

mismos tienen acceso a la información de

manera directa y más rápida que sus

profesores.

• Su actitud es irreverente en el sentido de que

se cuestionan absolutamente todo.

• Son mucho más críticos que sus predecesores

y esta actitud les permite avanzar y no

quedarse anclados.

DEBILIDADES

• La inmediatez es también una característica innata en ellos. Están acostumbrados a descargar veloces y a mantener multitud de conversaciones a la vez en sus redes sociales. Pero esta cualidad puede ser a la vez una de sus debilidades.

• Tienen menor capacidad de conservar la atención en todo aquello que no otorgue resultados inmediatos y muestran importantes lagunas en la expresión oral y escrita.

• Tienen fama de ser muy individualistas y sí que son muy egocéntricos colgando selfiestodo el tiempo en sus redes sociales, pero también son muy solidarios. El compromiso social es un elemento muy presente no solo en estos jóvenes, sino en las nuevas empresas que nacen bajo su brazo.

• También son inconformistas. Ya no se conforman con una casa, un buen trabajo y formar una familia.

• Las generaciones cada vez son más globales, más tecnológicas e interraciales.

• En manos de esta generación está nuestro futuro. Una generación digital, emprendedora e inconformista, capaz de trasformar el mundo a la misma velocidad en la que se transforman nuestras sociedades.

https://www.lavanguardia.com/vivo/20180408/442342457884/descubre-que-generacion-perteneces.html

EVOLUCIÓN DE LAS

INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN

SUPERIOR: NUEVOS RETOS

Cambios a los programas de ayuda económica a nivel federal, eliminación del

SEOG, reducción en fondos para Estudio y Trabajo, mayor rendición de

cuentas

Reducción en la asignación de ayudas económicas del Consejo de

Educación de Puerto Rico (de 25M a 8M) o su posible eliminación

Reducción de la población, cambios sociodemográficos,

disminución en la matrícula estudiantil K-12 y creciente

ola de emigración

Cambios significativos en los requisitos y estándares

de acreditación de la MSCHE y otras agencias

acreditadoras así como en el área de cumplimiento

Retos de las IES

Estancamiento prolongado de la economía generando múltiples retos fiscales

a las IES: financiamiento de la educación superior

Cambios vertiginosos en las comunicaciones y las redes sociales

Altos costos de la tecnología: mantenimiento de la

infraestructura tecnológica, costo de las licencias,

reemplazo de equipos, seguridad cibernética

Consideración de nuevos elementos de seguridad

institucional en múltiples niveles

Retos de las IES(cont.)

Cambios generacionales en el perfil de la población estudiantil y sus

respectivas necesidades y demandas académicas

Altos costos en el mantenimiento de la planta física y los seguros

Fortalecimiento de la educación a distancia y la

internacionalización

Atención al ser humano (comunidad universitaria):

• Reglamentación local y federal

• Responsabilidad social y ciudadana

• Valores y la dimensión espiritual

• Bienestar y calidad de vida

• Servicios de apoyo

Retos de las IES(cont.)

Aspectos legales y de

cumplimiento

Matrícula y reclutamiento

Solvencia financiera

Preparación para las crisis

Lesiones y aspectos éticos en el

escenario deportivo

Juntas de síndicos / directores y asuntos

de gobierno

Informes externos

Ataques sexualesResultados: retención,

graduación y empleo

Acreditación

Crecimiento, oportunidades e

innovación

Ataques cibernéticos e infraestructura

tecnológica

Mercado disruptivo

Infraestructura física

RIESGOS INSTITUCIONALES INTERDEPENDIENTES

CUMPLIMIENTO EN LA ADMINISTRACIÓN

DE FONDOS DE TÍTULO IV: ROLES Y RESPONSABILIDADES

ROLES Y RESPONSABILIDADES

Los presidentes y rectores

de las instituciones de

educación superior (IES)

actualmente se encuentran

en una posición sin

precedentes en términos de

la complejidad de sus roles,

funciones y

responsabilidades

(ACE, 2018).

ROLES Y RESPONSABILIDADESA medida que

aumenta la

complejidad de las

funciones, roles y

responsabilidades, la

rendición de cuentas

y la visibilidad del

liderazgo

institucional, así

mismo aumenta la

urgencia de manejar

proactivamente los

riesgos asociados a

éstos.

20-30 años atrás Hoy día

Búsqueda de fondos Solvencia fiscal

Funcionamiento de los atletas Serias presiones de reclutamiento

Currículo Educación / innovación disruptiva

Mantener la tradición Resultados

Planificación presupuestaria Ciberseguridad

Planta física Agresiones sexuales

Cumplimiento rutinario Escándalos entre los estudiantes

atletas

Francotiradores

Fraude

Evolución del área de

cumplimiento

Capacidad administrativa

de la institución Identificación del personal

Asignación de responsabilidades

y canales adecuados de

comunicación y manejo de

información y procesos

ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LAS IES

•Presidencia

Responsable último en el manejo de los fondos de

Título IV.

Su liderazgo influye significativamente en los

procesos administrativos de los fondos de Título IV.

Establece las políticas administrativas y la parte

procesal para el cumplimiento correspondiente.

ESTAMENTOS RESPONSABLES

Oficina de Asistencia EconómicaResponsable de la orientación a estudiantes y progenitores

Provee información al consumidor

Determina la elegibilidad de los participantes

Asigna las ayudas económicas a los estudiantes: pagos, reembolsos

Participa con otros estamentos en la preparación de los informes para los IPEDS y otros informes requeridos

Monitorea el SAP y prepara los informes de rigor

Se encarga del R2T4 y reconciliación

Encargada de la divulgación de la reglamentación y leyes vigentes

Informa cambios de elegibilidad

ESTAMENTOS RESPONSABLES (CONT.)

Oficina de Finanzas (VP, Decanato)Responsabilidad fiscal en la administración de lso fondos

Controles internos

Contabilidad

Procesos de auditoría

Emite informes

Identifica situaciones en el flujo de efectivo

Se encarga de diferentes procesos: reconciliaciones, cancelaciones, pagos, devoluciones, retiros, desembolsos (préstamos), cancelaciones, comunicaciones bancarias, G5, manejo de efectivo, etc.

Desarrolla e implementa políticas institucionales

FISAP

IPEDS

ESTAMENTOS RESPONSABLES (CONT.)

OTROS ESTAMENTOS RESPONSABLESAsuntos Académicos: retención, graduación, programas académicos, políticas académicas (horas créditos, asistencia, SAP), IPEDS.

Admisiones: información al consumidor, orientación sobre programas académicos, ayudas económicas, servicios disponibles.

Registro: SAP, NSLDS, FERPA, transferencia de créditos, bajas académicas, IPEDS.

Asuntos Estudiantiles: consejería, servicios estudiantiles, Jeanne Clery Act, Título IX, Plan de Retención, Reglamento de estudiantes y el de uso de drogas, alcohol y tabaco.

Seguridad: Clery Act, Informe Anual de Seguridad, Plan para el Manejo de Emergencias, Políticas sobre violencia contra la mujer, etc.

Informática: seguridad de datos e información estudiantil

Investigación y desarrollo institucional: IPEDS, College Navigator, divulgación de información.

HALLAZGOS MÁS COMUNES EN

PROGRAM REVIEWS

HALLAZGOS MÁS COMUNES ENCONTRADOS EN PROGRAM

REVIEW REALIZADOS A INSTITUCIONES EDUCATIVAS

• Incumplimiento con la divulgación del Informe Anual de Seguridad

• Violación a la verificación de documentación

• Errores en el cómputo de la devolución de fondos provenientes de ayudas económicas de Titulo IV (R2T4)

• Deficiencias en el cómputo del balance de los estudiantes.

• Incumplimiento con la divulgación del Reglamento Sobre Uso de Drogas, Alcohol y Tabaco

• Incumplimiento en proveer información actualizada y precisa (NSLDS Roster Reporting)

• Incumplimiento con la entrevista de Entrada/Salida

• Incumplimiento con el requisito de divulgación de Información al Consumidor (estudiante)

• Incumplimiento con la aplicación adecuada de la Política de Progreso Académico Satisfactorio

• Incumplimiento con el archivo de documentación precisa y actualizada

HALLAZGOS MÁS COMUNES ENCONTRADOS EN PROGRAM

REVIEW REALIZADOS A INSTITUCIONES EDUCATIVAS (CONT.)

ELEMENTOS PARA EL ÉXITO INSTITUCIONAL

Comunicación

Colaboración

Cooperación

Oficina de Cumplimiento

PREGUNTAS

INFORME ANUAL 2016 – 2017

•GRACIAS

INFORME ANUAL 2016 – 2017