LA BIBLIA DE EXCEL

8/14/2019 LA BIBLIA DE EXCEL

1/98


2/98


3/98

(c) 2005 by Digerati BooksNo est permitida la reproduccin total o parcial de este libro, ni su tratamiento informtico, ni latransmisin de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrnico, mecnico, por fotocopia,

por registro u otros mtodos, ni su prstamo, alquiler o cualquier otra forma de cesin de uso delejemplar, sin el permiso previo y por escrito del titular del copyright.

Digerati Comunicacin y Tecnologa, S.L.Paseo de la Castellana, 93 4a plta. Madrid Espaatelf (91) 418 5091 / fax (91) 418 5055

www.digerati.es [email protected]

Directores: Alessandro Gerardi ([email protected])Luis Afonso G. Neira ([email protected])Alessio Fon Melozo ([email protected])

Impresin y Arte FinalRotedic S.A.Distribucin en EspaaS.G.E.L. Sociedad General Espaola de Librera

Avda. Valdeparra 29 Polgono IndustrialAlcobendas, Madrid 28108

D.L.: M-42885-2004ISBN: 85-89535-57-6

TraduccinFrancisco Zaragoza

RevisinFernando Puente

PortadaLuciane S. Haguihara

MaquetacinLuciane S. Haguihara

Director EditorialLuis Matos

Editora AsistenteMonalisa Neves

RedaccinDaniel Aurlio y Luis Matos

Coordinacin EditorialFrancisco Zaragoza


4/98

Ya nadie recuerda la era en que Lotus 123 imperaba en el mercado ofimtico.Con ms penas que glorias, este programa cedi su lugar a Excel, sin dudas lamejor aplicacin del paquete de Microsoft Office.

Y estamos tan habituados hoy a esta excelente herramienta para hojas declculos, que a nadie se le ocurrira prescindir de ella en el medio empresarial.Lo mismo sirve para realizar grandes balances de contabilidad que para llevar lanmina y los pagos de un departamento. Con la virtud, adems, de que realizano slo complejas operaciones matemticas, sino que presenta la informacinde una forma difana, accesible, facilitando su interpretacin.

Es precisamente este aspecto del programa el que destacamos en este nuevonmero de nuestra publicacin peridica: cmo editar la informacin, cmo

presentarla en tablas y grficos, cmo darle formato a la hoja de clculo, de qumodo configurar la pgina para impresin. Sin prescindir por ello de aspectosinteresantes de seguridad, o sobre la publicacin en la web: cmo protegernuestros libros de Excel, definir contraseas, divulgar una hoja en la red, ymuchos temas ms. (Interesado? No deje de examinar el ndice.)

Su autor, adems, ha querido cambiar el tono tradicional en los textosinstructivos. De ah ese estilo coloquial, que nos lleva de la mano y corriendo.

Seguro ser de su agrado.

Disfrute y aprenda con la lectura!

PREFACIO


5/98

Captulo 1Hojas de clculo, celdas, y libros ...................................................................... 7

La hoja de clculo ............................................................................................ 7Libro de Excel .................................................................................................. 8Iconos ............................................................................................................... 8Introduccin de datos en Excel ........................................................................ 9Texto .............................................................................................................. 10Nmero .......................................................................................................... 10

Captulo 2Edicin de hojas de clculo ............................................................................. 14

El controlador de relleno ............................................................................... 14La opcin de autorrelleno .............................................................................. 15Autocompletar ............................................................................................... 17Borrar formatos y contenido de las celdas ..................................................... 18Deshacer/Rehacer una accin ........................................................................ 19Buscar/Reemplazar datos............................................................................... 20Cmo eliminar celdas, filas y columnas ........................................................ 20Mover filas y columnas .................................................................................. 23Mover, copiar y pegar datos .......................................................................... 23Nombrar celdas y grupos de celdas ............................................................... 25Insertar comentarios ....................................................................................... 26Comprobar la ortografa ................................................................................ 27Ms de lo mismo ............................................................................................ 27

Captulo 3Formato de la hoja de clculo ......................................................................... 30

Formato .......................................................................................................... 30Formato de celdas .......................................................................................... 30Bordes y tramas ............................................................................................. 31El plano de fondo ........................................................................................... 32Formato de nmeros ...................................................................................... 33

El formato condicional .................................................................................. 34

Captulo 4Organizacin y visualizacin de las hojas de clculo.................................... 35

Aplicacin del zoom en hojas de clculo ...................................................... 35


6/98

NDICEDividir Inmovilizar paneles ........................................................................... 36

Comparar en paralelo con .............................................................................. 37Ocultar lneas o columnas .............................................................................. 38

Captulo 5Grfico............................................................................................................... 40

Asistente para grficos ................................................................................... 40Tipos de grfico ............................................................................................. 41Creacin de grficos ...................................................................................... 42

Ejes ................................................................................................................ 45Rtulos y textos en el grfico......................................................................... 45Edicin de grficos ........................................................................................ 49

Captulo 6Impresin .......................................................................................................... 51

Imprimir en Excel .......................................................................................... 51Visualizar la impresin .................................................................................. 51

Configurar pgina de impresin ..................................................................... 52Encabezado y pie de pgina ........................................................................... 54rea de impresin .......................................................................................... 55

Captulo 7Solucin de errores........................................................................................... 56

Solucin de los problemas de impresin ....................................................... 56Correccin de errores ..................................................................................... 57

Mensaje de error: causas ms probables de error .......................................... 58Ventana de inspeccin .................................................................................... 59

Captulo 8Proteccin de la hoja de clculo o del libro ................................................... 61

Las contraseas en Excel ............................................................................... 61Cmo crear contraseas en Excel .................................................................. 61Contraseas avanzadas .................................................................................. 62

Proteger hojas de clculo .............................................................................. 63Eliminar o modificar una contrasea ............................................................. 63Modificar la proteccin de las hojas de clculo ............................................. 63Eliminar la contrasea de la hoja de clculo ................................................ 65Proteger una parte de la hoja de clculo mediante contrasea ...................... 65


7/98

Captulo 9Excel y Internet ................................................................................................ 68

Creacin de un hipervnculo .......................................................................... 68Inclusin de datos de Excel en la Web .......................................................... 69Visualizacin de la hoja de clculo en la Red ................................................ 70Modificacin y almacenamiento de datos en un sitio .................................... 70

Captulo 10Formularios ...................................................................................................... 71

Cmo elaborar formularios ............................................................................ 71

Editar datos en un formulario ........................................................................ 73

Captulo 11Tablas y grficos dinmicos............................................................................. 74

Informe de tabla dinmica ............................................................................. 74Informe de grficos dinmicos ....................................................................... 76Insercin, modificacin, eliminacin y exhibicin de datos .......................... 77

Caputlo 12Filtrado y clasificacin de datos...................................................................... 79

Ordenar datos ................................................................................................. 79Filtrar un rango .............................................................................................. 80Filtros por criterios avanzados ....................................................................... 81

Captulo 13Anlisis de datos ............................................................................................... 84

Resumir datos en listas y tablas .................................................................... 84Buscar objetivo ............................................................................................. 86Solver ............................................................................................................ 87Escenario ....................................................................................................... 89

Captulo 14Importar y vincular hojas de clculo ............................................................. 91

Importar datos ............................................................................................... 91

Conexin con datos de diferentes tipos ........................................................ 92Creacin de vnculos ..................................................................................... 93Compartir un libro de trabajo ....................................................................... 94Validacin de datos ....................................................................................... 95


8/98

Hojas de clculo, celdas, y libros 7

Excel sin Esfuerzo

Hojas de clculo, celdas, y libros

La hoja de clculo

Quin dice que Excel slo se emplea en tareas burocrticas? Puede muy bien

imaginar la hoja de clculo como un pasatiempo bastante popular, el legendario juego

Batalla Naval. Su unidad ms importante es la Celda, que le da vida al cuerpo de

la hoja de clculo. La celda es el espacio formado por las intersecciones entre las

lneas horizontales y las verticales.

Cualquier informacin que quiera teclear en Excel tendr necesariamente que

insertarse en una celda. Para ello, basta con situar el puntero del ratn en la celda

y teclear la informacin.

Es en lo relativo a la celda en lo que Excel ms se parece al viejo entretenimiento

de los marineros en tierra firme y el papel milimetrado: para facilitar la visualizacindel usuario, la hoja de clculo se halla dividida en nmeros (filas) y letras (columnas).

De esta forma, igual que alguien grita idiotizado C1? Ms claro el agua, bobo!,

al seleccionar la letra C y el nmero 1, estar sencillamente seleccionando una celda

cualquiera dentro de mltiples posibles en este caso, la B5. En su interior, teclear

textos y har clculos, como muestra la ilustracin:


9/98

Hojas de clculo, celdas, y libros8

Libro de Excel

He aqu un tema de gran inters. Pero seamos breves: un libro es como aquellos

cajones espaciosos en los que guardamos gran cantidad de objetos (cartas, el papelde los caramelos, recuerdos, cosillas intiles...). Para el caso de Excel, simplemente

cambie la palabra objetos por hojas de clculo. Resulta increble cmo un recurso

tan sencillo puede modificar todo un sistema de organizacin.

Veamos un ejemplo prctico. Tenemos un libro llamado Movimiento de la biblio-

teca. Con l podemos controlar mensualmente el flujo de prstamos y devoluciones

del fondo, sin necesidad de crear varias hojas de clculo dispersas por el archivo del

ordenador. La norma es de tres hojas de clculo por libro, pero es posible modificar

la cantidad libremente. Cada hoja de clculo recibe un nombre-base (Hoja1,Hoja2,Hoja3), pero no se altere, puede renombrarlas como desee. El procedimiento para

nombrar una hoja de clculo es muy sencillo: basta con hacer doble clic sobre la

pestaa en que est escritoHoja1 y teclear el nuevo nombre, que, lgicamente, debe

relacionarse con el contenido incluido en la hoja de clculo.

Para pasar de una hoja de clculo a otra, debe hacer clic sobre el nombre de la

hoja de clculo deseada. Puede ocurrir, sin embargo, que tenga que insertar una nueva

hoja de clculo dado el caso de que tenga necesidad de otro tipo de organizacin de

los datos o tambin que usted quiera eliminar una hoja de clculo que no necesite

ms. En estos dos casos, el procedimiento es similar. Haga clic con el botn derecho

del ratn sobre la pestaa con el nombre de la hoja de clculo (Hoja1, por ejemplo)

y, en el men de opciones que all aparece, seleccione la opcin Insertar, y, despus,

Hoja de clculo o Eliminar, para borrar la hoja de clculo seleccionada.

En este mismo men de opciones, puede elegir otras opciones, como Mover o

copiar o Seleccionar todas las hojas, entre otras. Si desea cambiar de posicin su

hoja de clculo, el mejor procedimiento es, simplemente, hacer clic con el botn

izquierdo del ratn sobre ella, mantener presionado el botn, y arrastrar la hoja de

clculo hasta que quede situada en la posicin deseada.Como ejercicio para consolidar estos conceptos, inserte 12 hojas de clculo en

el libro de trabajo, y dle a cada una de ellas el nombre de un mes: enero, febrero,

marzo hasta diciembre. Elimine despus las tres hojas de clculo que existan

con anterioridad (Hoja1, Hoja2 yHoja3) y asegrese de que las hojas de clculo se

encuentren, todas, ordenadas por mes. Si logra realizar este ejercicio con xito, ya

habr cumplimentado la primera parte de su aprendizaje.

Iconos


10/98


Excel sin Esfuerzo

Iconos

Adems de contar con un diseo atractivo, los iconos desempean un papel

decisivo en el paquete Office, en especial en Excel. A ellos debemos el dinamismodel programa, que es la marca registrada de las aplicaciones de carcter profesional.

Nadie quiere perder su tiempo con pantallas complicadas, no es cierto?

En general, los iconos ocupan una buena parte de los recursos del men de

opciones. Van desde la simple impresin hasta el uso de frmulas sofisticadas.

Observe la figura siguiente:

Para su mejor comprensin le voy a ofrecer una prueba material. Marque en la

pantalla el icono Asistente para grficos. Si se arriesga a hacer clic en l, aparecer

una ventana con opciones para la creacin de diferentes modelos de grficos.

Entindalo de una vez por todas. Los iconos estn ah para explicar, no

para complicar.

Introduccin de datos en Excel

Introducir datos en Excel no tiene secretos. Basta con hacer clic en la celda de-

seada y usar el teclado. Los cuatro tipos de datos que se pueden guardar son: texto

(o ttulo), nmero, frmula y comando (este ltimo se utiliza para las macros).

La identificacin se lleva a cabo cuando se teclea el primer carcter. Observe:


11/98


Texto

Teclear textos en Excel no constituye problema alguno. Basta con hacer clic en

la celda y escribir el contenido. No tiene que preocuparse si el texto sobrepasa ellmite de la celda. Despus de teclear los datos, podr comprobar que la columna

que hay inmediatamente a la derecha no se ha modificado. Con ese fin tendr que

redimensionar el tamao de la columna haciendo clic sobre su extremo derecho y

arrastrndolo hasta el tamao deseado tal y como estudiamos en el epgrafe anterior.

Otra posibilidad es hacer clic en el men Formato > Celdas, despus en Alineacin

y entonces seleccionarAjustar texto, lo que har que el texto resulte dividido en dos

o ms filas dentro de la celda, facilitando as la visualizacin de los datos.

Nmero

En una celda cualquiera pruebe a teclear una cifra. Nota alguna diferencia?

Curioso, verdad? En cuanto Excel identifica el carcter numrico, se activan dos

nuevos botones. Ambos poseen funciones sencillas de introducir y cancelar

datos. Para los nmeros fraccionarios utiliza el punto o la coma entre los dgitos(siguiendo un patrn previo). De esa forma, el valor se alinear a la derecha o a la

izquierda, respectivamente.


12/98


Excel sin Esfuerzo

CTRL + P o

CTRL + SHIFT + F12

SHIFT+F11 o ALT+SHIFT+F1

CTRL+PGDN

CTRL+PGUP

SHIFT+CTRL+PAGE DOWN

SHIFT+CTRL+PAGE UP

CTRL+PAGE DOWN

ALT + H R

ALT+E J

ALT+E H

CTRL+BARRA ESPACIADORA

SHIFT+BARRA ESPACIADORA

CTRL+E

SHIFT+BACKSPACE

CTRL+SHIFT+BARRA

ESPACIADORA

ALT+; (punto y coma)

ENTER

SHIFT+ENTER

TAB

SHIFT+TABESC

HOME

CTRL+SHIFT+F3

CTRL+ALT+K

CTRL+; (punto y coma)

CTRL+SHIFT+: (dos puntos)

CTRL+Z

ALT+0162

ALT+0128

Muestra la famosa ventana de dilogo Imprimir

Inserta una nueva hoja de clculo en el libro de trabajo

Mueve hacia la hoja de clculo siguiente

Mueve hacia la hoja de clculo anterior

Selecciona la hoja de clculo actual y la posterior

Selecciona la hoja de clculo actual y la anterior

Cancela una secuencia determinada de hojas de clculo

seleccionadas

Euroconversin

Copia o mueve la hoja de clculo actual

Borra la hoja de clculo actual

Selecciona la columna entera

Selecciona la fila entera

Selecciona la hoja de clculo entera

Entre varias celdas seleccionadas, destaca slo la celda

activa

Dado un objeto seleccionado, destaca todos los objetos de

una hoja de clculo

Selecciona las celdas visibles en la seleccin actual

Completa una entrada de celda y selecciona la celda de abajo

Completa una entrada de celda y selecciona la celda inme-

diata superior


diata derecha


diata izquierda

Cancela una entrada de celdaMueve hacia el inicio de la lnea

Crea nombres basados en etiquetas de lnea y columna de

la hoja de clculo

Inserta un hipervnculo a una direccin de Internet

Inserta la fecha

Inserta la hora

Deshace la ltima accin

Inserta el smbolo de centavo de dlar

Inserta el smbolo de euro

Mueve el punto de insercin hacia la barra de frmulas

cuando la edicin de una celda se desactiva


13/98


F2

BACKSPACE

ENTER

CTRL+SHIFT+ENTER

ESC

SHIFT+F3

F3

ALT+= (signo de igualdad)

CTRL+F

CTRL+ (comilla sencilla izquierda)

SHIFT+F9

CTRL+ALT+F9

BACKSPACE

DELETE

CTRL+DELETE

F7

SHIFT+F2

CTRL+C

CTRL+C, inmediatamente seguidode otro CTRL+C

CTRL+X

CTRL+V

CTRL+ (guin)

CTRL+SHIFT+signo de

adicin (+)

ALT+(apstrofo)

CTRL+1

CTRL+SHIFT+$

CTRL+SHIFT+%

En la barra de frmulas, borra un carcter a la izquierda

Completa una entrada de celda con base en la celda de la

barra de frmulas

Inserta una frmula matriz

Cancela una entrada en la celda

Exhibe la ventana de dilogo Insertar funcin

Pega un nombre definido en una frmula

Inserta una frmula de AutoSuma con la funcin SUMA

Copia una frmula de la celda que est encima de la celda

activa

Alterna entre mostrar valores de celda y mostrar frmulas

Calcula la hoja de clculo activa

Calcula todas las hojas de clculo en todos los libros de

trabajo abiertos, independientemente de que hayan sido

alterados o no

Edita la celda activa y la limpia o excluye el carcter ante-

rior de la celda activa a medida que se edita el contenido

de la celda

Borra el carcter a la derecha del punto de insercin o borra

la seleccin

Borra el texto al final de la lnea

Exhibe la ventana de dilogo

Verificar ortografa

Edita un comentario de celda

Copia las celdas seleccionadas

Muestra el Portapapeles de Microsoft Office (algunoselementos copiados y pegados)

Recorta las celdas seleccionadas

Pega las celdas copiadas

Borra las celdas seleccionadas

Inserta celdas en blanco

Muestra la ventana de dilogo Estilo

Muestra la ventana de dilogo Formato de celdasActiva el formato Moneda con dos lugares decimales

(nmeros negativos entre parntesis)

Activa el formato Porcentaje sin lugares decimales


14/98


Excel sin Esfuerzo

CTRL+SHIFT+#

CTRL+N

CTRL+K

CTRL+S

CTRL+9

CTRL+0 (cero)

Activa el formato Fecha, con da, mes y ao

Activa o desactiva el formato en negrita

Activa o desactiva el formato en cursiva

Activa o desactiva el subrayado

Oculta las filas seleccionadas

Oculta las columnas seleccionadas


15/98

Edicin de hojas de clculo14

Edicin de hojas de clculo

El controlador de relleno

El controlador de relleno es un recurso extremadamente til cuando se intenta

teclear una secuencia de datos en Excel. Estando situado en una celda cualquiera,podr observar que en el ngulo inferior derecho hay un cuadradito que se destaca.

Al situar el cursor encima del mismo, el puntero se transforma inmediatamente

en una cruz, tambin de color negro. Pues bien, haga clic con el ratn en ese pun-

to y arrstrelo. Podr observar cmo se copiar el contenido de esa celda en las

dems seleccionadas.


16/98


Excel sin Esfuerzo

15

La opcin de autorrelleno

Si la vida es un ro interminable de cosas curiosas, Excel es uno de sus afluentes.

Observe cmo, despus de seleccionar un conjunto de columnas y hacer clic sobreel controlador de relleno, aparece el icono Opciones de autorrelleno. Haga clic

sobre l:

Esta imagen es un ejemplo elemental, con pocas opciones. Pruebe ahora a teclear

martes, haga clic en el controlador de relleno y arrstrelo hacia abajo, manteniendo

presionada la tecla izquierda del ratn:


17/98


Ve? El nmero de opciones se ha multiplicado! En este ejemplo, el Autorrelleno

se ha encargado de completar los restantes das de la semana, pues ha escogido la

opcin Rellenarserie. Para modificarla, basta con hacer otra eleccin en el listado.

El Autorrelleno es un recurso peculiar, pues la lista de opciones depender del tipode dato insertado. Excel puede rellenar automticamente una serie de nmeros,

combinaciones de nmero y texto, fechas o perodos de tiempo, apoyndose en

un patrn establecido por usted. Por ejemplo, las elecciones iniciales en el cuadro

siguiente se extienden en la forma en que ah aparece. Los tems separados por

comas se hallan en celdas contiguas.

Para simplificar su trabajo, puede crear una serie de relleno personalizada paralas entradas de texto utilizadas con ms frecuencia, como, por ejemplo, las reas

de venta de su empresa. En lneas generales, una serie de relleno personalizada es

un conjunto de datos utilizados para rellenar una columna que sigue un orden fijo,

como puede ser, por ejemplo, Norte, Sur, Este, Oeste. En Excel puede crear una

serie de relleno personalizada a partir de tems ya existentes, creados por usted en

una hoja de clculo, o puede teclear la lista previamente. Para ello basta con seguir

los siguientes pasos:

1. Si ya ha introducido la lista de tems que desea usar como serie, seleccinela

en la hoja de clculo. En el men Herramientas elija Opciones, y seguidamente

haga clic en la pestaa Listas personalizadas.

Seleccin inicial

1, 2, 3

9:00

Norte

lunes

Ene

Ene, Abr

Ene-99, Abr-99

15-Ene, 15-Abr

1999, 2000

1-Ene, 1-Mar

Tri3 (o T3 o Trimestre3)

texto1, textoA

1 Perodo

Producto 1

Serie expandida

4, 5, 6, ...

10:00, 11:00, 12:00, ...

Norte, Sur, Este, ...

martes, mircoles, jueves, ...

Feb, Mar, Abr, ...

Jul, Oct, Ene, ...

Jul-99, Oct-99, Ene-00, ...

15-Jul, 15-Oct, ...

2001, 2002, 2003, ...

1-May, 1-Jul, 1-Sep,...

Tri4, Tri1, Tri2,...

texto2, textoA, texto3, textoA,...

2 Perodo, 3 Perodo,...

Producto 2, Producto 3,...


18/98


Excel sin Esfuerzo

17

2. Para hacer uso de la lista seleccionada, haga clic en Importar. Ahora bien,

si quisiera crear una nueva lista, seleccione NUEVA LISTA en la ventana Listas

personalizadas y, a continuacin teclee las entradas en el recuadro Entradas de

lista, comenzando por la primera entrada. Presione Enter despus de cada entrada.Cuando la lista est confeccionada, haga clic en Agregar. Algn problema hasta

el momento?

3. Para crear una lista personalizada que contenga solamente nmeros, del 0 al

100, por ejemplo, seleccione primero la cantidad de celdas vacas suficiente para

albergar la lista. En el men Formato, haga clic en Celdas y, seguidamente en

Nmero. Aplquele el formato Texto a las celdas vacas y teclee la lista de nmeros

en las celdas formateadas. Seleccione la lista e imprtela.

Modificacin o eliminacin de una serie de relleno1. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, seguidamente en la pes-

taa Listas personalizadas. En el cuadro respectivo, seleccione la lista deseada.

2. Para editar la lista, haga las modificaciones necesarias en el cuadro Entradas

de lista y, seguidamente, haga clic en Agregar. Para eliminar la lista, haga clic

en Eliminar.

Autocompletar

Escena 1: Individuo que se apresta a teclear en Word datos que muchas veces

se repiten. Su misin: concluir una hoja de clculo urgente. Son las 6:15 p.m. Est

atrasadsimo y suda a borbotones. Su expresin atnita no resulta convincente. Tiene

lo que merece, ya que se ha gastado la punta de los dedos innecesariamente:

A) Qu diablos haca tecleando datos de una hoja de clculo en Word?

B) Si se hubiese dignado a abrir Excel, se habra enterado de que no era necesario

teclear la mitad de los caracteres. El infeliz suspendi por pura negligencia!

Escena 2: Es lo mismo que pasa en cierta propaganda de una crema dental. El to

aparece con un aspecto triunfal rodeado de aduladores y palmaditas en el hombro,

mientras saborea su caf y se prepara con aires de intelectual para la prueba. El

secreto? Algo muy sencillo y al alcance de cualquiera: Use Autocompletar en suhoja de clculo, y tendr la sartn por el mango!

Durante la introduccin de los datos, observe que, si los primeros caracteres

coinciden con los de una informacin ya tecleada en otra columna, Excel se encar-

gar de completar el resto de la expresin:


19/98


En la ilustracin, se ha tecleado la palabra revista en la cuarta celda y se ha

repetido en la celda de abajo. En este caso, he tecleado rev, y Excel ha reconocido

su semejanza con la expresin anterior y la ha completado. Esta sugerencia, sin

embargo, permanecer con el fondo en negro. Si se confirma que se trata de una

palabra repetida, basta con presionar Enter y seguir adelante. Si no, contine tecle-ando normalmente y haga clic en la tecla Backspace (Supr).

Aunque se trata de un recurso que facilita en gran medida el tecleado en Excel,

puede darse el caso de que en algn momento desee deshabilitarlo. Para ello basta

con hacer clic en el men Herramientas, presionarOpciones, y, seguidamente,

hacer clic en la pestaa Modificar. Desactive entonces la casilla Habilitar Auto-

completar para valores de celda. Para activar nuevamente Autocompletar, basta

con marcar nuevamente esa opcin.

Borrar formatos y contenido de las celdas

No siempre logramos un formato de primera, o redactamos un texto impecable.

As pues, una chapuza nunca es definitiva en Excel, gracias al recurso Borrar, que

pasa un borrador por encima del error cometido. Para localizarlo, vaya al men

Edicin y elija Borrar.


20/98


Excel sin Esfuerzo

19

El submen Borrar est integrado por cuatro opciones: Todo, Formatos, Con-

tenido Supr, Comentarios. Claro que tambin puede apelar al recurso de meter sus

toscas manos, apretar la tecla Delete (Supr), y borrar todo el contenido. Para hacer

un borrado ms especfico y coherente, sin embargo, le recomiendo el uso de unade las opciones vistas ms arriba, que se explicarn ms abajo.

Todo: Recuerda el temible Botn Rojo que decan los yanquis los so-

viticos tenan durante la Guerra Fra? Tensin total! Habra sido suficiente que

Nikita Krushev se tomara un trago ms de vodka y adis planeta Tierra! Qu

horror! En Excel la opcin Todo no deja piedra sobre piedra. Borra los comentarios,

el formato, y el contenido de la celda La comparacin ha sido psima, lo admito,

pero tena que llamar la atencin de alguna forma.Formatos: Deshace el formato de la celda, sin borrar el contenido o el comentario

insertado. Le pido me disculpe, pero no pude encontrar ninguna abyecta analoga

para esta opcin.

Contenido Supr: Se corresponde con la tecla Delete, o su efecto es el mismo

(borra slo el contenido). Se halla en la lista ms bien por la estandarizacin de

Microsoft. Es algo que queda a criterio del cliente.

Comentarios: Hace falta comentar los Comentarios? S, creo que s. Explicar

ms adelante la insercin de comentarios en la hoja de clculo as como su relevancia.

Por el momento baste decir que, al hacer clic aqu, se borrar el comentario.

Deshacer/Rehacer una accin

Presente en todas las aplicaciones de Office, la funcin Deshacer/Rehacer accin

permite rectificar los errores ms frecuentes de escritura, as como restituir datos

accidentalmente eliminados. Es sumamente intuitiva y abarca muchos aspectos.

Por tal razn, no debe confundirse con Borrar celdas. Adems, tambin sirve paraautorrelleno, frmula, funcin...

Ilustracin, por favor:


21/98


Observe el fondo de la hoja de clculo de la imagen. No encuentra nada nuevo?

Ilusin ptica! He realizado diversas operaciones de formato y borrado, he cambiado

el ancho de columna y ahora intento rehacer las ltimas acciones. Lo primero que se

hace en este caso es ir al men Edicin. En l se encuentran las opciones relativasa las modificaciones. El nombre cambiar de acuerdo con la accin realizada en

la hoja de clculo. Si la accin fue modificar el Ancho de columna, aparecer el

recurso Deshacer Ancho de columna.

Tambin existe el icono Deshacer . Observe que, tanto a travs del men

como del icono, es posible acceder a una lista de las ltimas acciones realizadas.

Con lo cual basta con pasar el cursor del ratn por las que se quieren borrar y hacer

clic en Enter. En la opcin del icono, basta con hacer clic con el botn izquierdo

del ratn sobre la flecha.

Buscar/Reemplazar datos

Ahora es la ma para escribir en la pizarra! Bueno, ah va. Voy a ser breve.

Para localizar y/o sustituir uno o varios datos de la hoja de clculo, haga clic en el

men Edicin y de ah pase al submen Buscar (o en su lugar a Reemplazar).

Eso es todo. Basta con teclear la expresin en el recuadro especfico y hacer

clic en Buscar siguiente. Para reemplazar, escriba la nueva informacin y haga clic

en Reemplazar. Le parece bien as?

Cmo eliminar celdas, filas y columnas

Observe la hoja de clculo siguiente. Es la lista oficial de goleadores de la Liga,

donde se incluyen los goles registrados hasta el momento. Un aprendiz de un peri-

dico de gran circulacin, intentando hacer un buen trabajo, no se limit a buscar


22/98


Excel sin Esfuerzo

21

los nmeros en la LFP, con vistas a la prxima edicin del Cuaderno Deportivo,

sino que por propia iniciativa decidi incluir un sexto campo de informacin que, si

bien merece aplausos por la (in)fidelidad histrica, carece de cualquier importancia

inmediata, pues se trata tan slo de un dato secundario y que para colmo no ha sidoactualizado. Y ahora, cmo hace el editor para eliminar esa columna?

No, l no va a pasar el corrector por encima del texto de la columna, caro

lector. Har algo mucho mejor, ms cuidadoso. Primero, el editor seleccionar dichacolumna. Hecho esto, se dirigir al men Edicin y har clic en Eliminar. Como

variante alternativa, podr hacer clic con el botn derecho del ratn y seleccionar

la opcin Eliminar. Da lo mismo.


23/98


Podr ver entonces, en la pantalla de su ordenador, un pequea cuadro de

seleccin con el nombre Eliminar. Obviamente el editor seleccion una Columnaentera haciendo clic en la letra que indica la columna, y borr as la informacin

que ocupara un espacio intil en la maquetacin del peridico. Para volver atrs,

haga clic en Deshacer Eliminar.


24/98


Excel sin Esfuerzo

23

Mover filas y columnas

Imagine que tiene ubicados los datos secuencialmente en una columna y desea

presentarlos en filas. No, no tiene que teclearlo todo de nuevo. Excel cuenta paraello con un recurso sumamente interesante: Transponer filas y columnas. Para

hacer uso de l basta con seleccionar las celdas que pretende mover y hacer clic en

el botn Copiar. A continuacin, site el cursor en una nueva celda de la hoja de

clculo, haga clic en el men Edicin, Pegado Especial y selecciona Transponer, y

por ltimo Aceptar. Sumamente fcil, verdad?

Mover, copiar y pegar datos

Hay algo que quiero dejar bien en claro: yo nunca utilizo expresiones propias

del argot popular! Desconozco ese vocabulario laico. Sin embargo, trabajo muy

bien con Mover y Copiar en mis hojas de clculo de Excel, as como en las dems

aplicaciones de Office.

Al escoger este procedimiento de traslado de datos, es necesario saber que, al

cortar o copiar el contenido de una celda o conjunto de celdas, se transferirn todos

los datos all contenidos, ya sean frmulas, nmeros o texto.

Quiere que se lo explique mejor?Por pura economa de recursos (imagnese: la crisis econmica, los plazos de

cobro, etc.), voy a abrir nuevamente la hoja de clculo de los goleadores. De modo

aleatorio elegir una seccin. A continuacin, voy a hacer clic con el botn derecho

del ratn sobre la seleccin y, qu belleza!, observe el siguiente men:


25/98


La diferencia bsica entre Copiar y Cortar es que en el primer caso se genera

una copia de las informaciones que se insertarn en otra rea de esa hoja de clculo

o documento de Office, mientras que en el segundo se elimina de su lugar de origen

el sector seleccionado con el fin de pegarlo en otro lugar. Estoy tentado de cortar

este fragmento e incorporarlo a un documento de Word. Proceso complicado?

Nada de eso!

Parodiando al poeta, los dems programas profesionales que me perdonen, pero

la interaccin es algo fundamental. Y eso al Office le sobra! Es todo tan grfico

que, al hacer clic en Cortar, el rea seleccionada aparecer bordeada por la lnea

discontinua que caracteriza la zona de corte. Despus slo hay que buscar el docu-


26/98


Excel sin Esfuerzo

25

mento destino, hacer clic con el botn derecho en un rea especfica y seleccionar la

opcin Pegar. Tambin puede acceder a las opciones Cortar, Copiar y Pegar a travs

de sus respectivos iconos, localizados en la barra de herramientas, o haciendo clic

en el men Edicin y seleccionando la opcin deseada. En fin, que son muchos loscaminos que conducen al tem deseado.

Seguramente se habr dado cuenta de que, antes de elegir la opcin Copiar o

Cortar, Excel haba mantenido desactivada la opcin Pegar. Esto es as debido al

hecho de que para pegar es necesario previamente haber copiado o cortado. Es este

un mecanismo utilizado por todo los paquetes de Office con el fin de evitar que

haga algo indebido, o, mejor an, que pierda tiempo intentando hacer algo que no

tendr ningn resultado prctico.

Pero volvamos a lo que nos interesa. Mover y transferir datos de ac para all,de all para ac, est chupado, no es as? (Caramba, met la pata!)

Nombrar celdas y grupos de celdas

Pues bien, tal y como dijimos, es posible nombrar las celdas o los conjuntos de

celdas y acceder a ellos rpidamente cuando resulte necesario. A continuacin, los

pasos a seguir para lograr hacerlo con xito:

1. Antes de bautizar o rotular un conjunto de celdas, piense en un nombre de

fcil comprensin, como, por ejemplo, Puntos.

2. Seleccione la celda o conjunto de celdas contiguas o no que desee nombrar.

Haga clic en la casilla Cuadro de nombres, a la izquierda de la barra de frmulas

(situada en la parte superior de la ventana de Excel), teclee el nombre deseado y

pulse Enter. Vale destacar que no puede nombrar una celda mientras se est modi-

ficando su contenido.


27/98


3. Despus de nombrar el conjunto de celdas, puede moverse rpidamente por

la hoja de clculo, utilizando para ello las teclas de mtodo abreviado Ctrl + I, o

simplemente presionando la tecla F5 y seleccionando a continuacin el nombre del

conjunto de celdas y presionando Aceptar.

Insertar comentarios

Tal y como vimos a comienzos del libro, una celda puede ser pequea en apa-

riencia, pero es capaz de contener frmulas, funciones y atribuciones sumamente

complejas. Y puesto que esto es as, la opcin Comentario sirve para insertar con-

sideraciones y recordatorios sobre los procedimientos utilizados. Para un trabajo

en equipo es esencial. Para los olvidadizos de turno, dem.

Haz clic sobre la celda en la que deseas insertar tus observaciones. A continuacin

ve al men Insertar y haz clic en Comentarios. Observa:


28/98


Excel sin Esfuerzo

27

Una pequea marca en rojo, en el ngulo superior derecho de la celda, nos

indicar que posee un comentario. El comentario, en s, se escribir en el recuadro

amarillo. El nmero de caracteres es limitado. Al terminar de escribir, debe pulsar

Enter. Para leer el comentario basta con hacer clic sobre el icono rojo. As:

Comprobar la ortografa

La forma de comprobar la ortografa es similar a la del Word. La diferencia

bsica estriba en que la delimitacin de los errores ortogrficos (en rojo) o gra-

maticales (en verde), a travs del subrayado, aqu no existe. Por consiguiente, es

conveniente efectuar la revisin ortogrfica al final de cada trabajo. Crean que

esto ya no se usaba?

En el men Herramientas, haga clic en Ortografa. Aparecer la siguiente

ventana:


29/98


A partir de aqu, el procedimiento es igual que en Word. Puede optar por Omitir,

Cambiar, o Agregar la nueva expresin al diccionario de Office. Otra posibilidad de

iniciar la correccin ortogrfica es mediante la tecla F7.

Ms de lo mismo

Problema I:Los nmeros, las fechas y las horas no se muestran correctamente.

Solucin: Excel muestra los nmeros, las fechas y las horas en una hoja de

clculo de acuerdo con el formato de nmero aplicado a las celdas. Para modificar

el formato de nmero, selecciona las celdas. En el men Formato, haga clic en

Celdas, seleccione la gua Nmero y, seguidamente, haga clic en la categora y enel formato deseados. Para usar el formato de fecha estndar, haga clic en la celda

y presiona Ctrl + Shift + #. Para usar el formato de hora oficial, presione Ctrl +

Shift + @.

Problema II:Los smbolos ##### aparecen en lugar de un nmero.

Solucin: Un valor de error ##### ocurre cuando la celda contiene un nmero,

fecha u hora que ocupa ms espacio del que hay, o cuando la celda contiene una

frmula de fecha o de hora que produce un resultado negativo. Intente aumentar la

anchura de la columna para resolver el problema.

Problema III:Las fechas en la hoja de clculo aparecen diferentes.

Solucin: Cuando una fecha se introduce en una celda, aparece tanto en formato

estndar como en el formato que tena la celda antes de que la fecha se introdujera.

El formato de fecha estndar se basa en configuraciones propias de la gua Fecha

> ventana de dilogo Configuraciones regionales (del Panel de Control de

Microsoft Windows). Si esas configuraciones de fecha se han modificado, cualquier

fecha existente en las carpetas de trabajo que no haya sido formateada medianteFormato Celdas, tambin se modificar.

Problema IV: No se ve parte del texto tecleado en una celda.

Solucin: Para mostrar diversas lneas de texto en una celda seleccionada, haga

clic en Celdas en el men Formato, seleccione la gua Alineacin y marque la

opcin Ajustar texto.

Problema V:Excel no completa las entradas de columna.Solucin: Asegrese de que la opcin Autocompletar est activada. En el men

Herramientas, haga clic en Opciones, seleccione Modificar y verifique si la casilla

Habilitar Autocompletar para valores de celda est seleccionada.


30/98


Excel sin Esfuerzo

29

Problema VI:El controlador de relleno no funciona.

Solucin: En el men Herramientas, haga clic en Opciones, acceda a la gua

Modificar y asegrese de que la opcin Permitir arrastrar y colocar celda haya

sido seleccionada. Cuando se seleccione una fila o columna entera, Excel mostrarel controlador de relleno al principio de la fila o de la columna.

Problema VII:Hace falta copiar un valor y no rellenar una serie.

Solucin: Muy simple: basta con seleccionar los valores predeterminados y

mantener presionada la tecla Ctrl al arrastrar el controlador de relleno.

Problema VIII: Desaparece la informacin al arrastrar el controlador

de relleno.Solucin: Si arrastra el controlador de relleno hacia arriba o hacia la izquierda

de una seleccin, y se detiene en las celdas seleccionadas sin traspasar la primera

columna o la fila superior de la seleccin, Excel excluir los datos dentro de la

seleccin. Debe arrastrar el controlador de relleno hacia fuera del rea seleccionada

antes de soltar el botn del ratn.

Problema IX:Al aplicar el formato Texto a los nmeros, estos no cambian al

formato texto.

Solucin: Si ya ha introducido los nmeros y ha aplicado el formato Texto alas celdas, haga clic en cada celda, presione F2 y Enter para insertar otra vez los

nmeros como texto.


31/98

Formato de la hoja de clculo30

Formato de la hoja de clculo

Formato

Puesto que Juan as lo prefiere, ser breve como la propaganda electoral de un

partido enano, y pragmtico como la seleccin alemana de ftbol. La expresin for-

matear no podra encontrar mejor definicin que la que aparece en el diccionario. En

Excel, la adaptacin a un determinado patrn auxilia en trabajos de tipo acadmico

e informes de empresa, que casi siempre exigen rigor y una estructura predefinida

con la que incrementan su valor. Eso sin tener en cuenta la validez esttica que ello

proporciona.

Formato de celdas

Aumentar el tamao de la fuente, modificar su estilo, utilizar las negritas, el

subrayado, las cursivas Todo eso (y mucho ms) son recursos de formato de datos.

Tanto es as, que sus respectivos iconos se encuentran en la Barra de Formato.


32/98


Excel sin Esfuerzo

31

Con el fin de facilitar nuestro trabajo, los iconos de texto estn bastante prximos

unos de otros. Para modificar la configuracin de la fuente, seleccione la seccin de

la hoja de clculo que se modificar y elija las opciones deseadas. Adems de los

tradicionales tamao y tipo de fuente, hay tambin otras opciones, como el color dela fuente, representada por la letra A subrayada en rojo. Al hacer clic sobre el icono,

aparecen diversos colores. Como las opciones son intuitivas, haga las modificaciones

que desee, seleccione su nuevo estilo y... listo!

Bordes y tramas

Incluir bordes y tramas en una celda es una eficaz forma de destacarla en unahoja de clculo. Para hacer uso de este recurso, puede seleccionar en el men

Ver, la Barra de Herramientas y, una vez all, Bordes. Al aparecer la barra de

herramientas Bordes, haga clic en la flecha de la izquierda y elija Dibujar borde o

Dibujar cuadrcula de borde. Y a continuacin haga clic en la celda donde desee

incluir un borde.

Si quiere situar bordes alrededor de toda la celda, haga clic en su centro con la

herramienta de dibujar borde y arrstrela sobre la lnea. Dado el caso de que desee

incluir un borde externo alrededor de una columna, haga clic en el centro de la celda,

con la herramienta de dibujar borde, y arrstrela sobre la columna.

Para aplicar un estilo de lnea de borde diferente, haga clic en la flecha de la

derecha, la de Estilo de lnea y seleccione el estilo de tu preferencia. En el botn

de al lado, puede tambin cambiar el color de la lnea.

Por ltimo, en caso de que quiera eliminar un borde, basta con hacer clic en

Borrar borde (representado por el icono del borrador) y seleccionar la celda cuyo

borde desea borrar. Para eliminar ms de un borde, basta con arrastrar el borrador

sobre los bordes deseados.


33/98


34/98


Excel sin Esfuerzo

33

gen como fondo de la hoja de clculo. Para aplicar este recurso, haga clic en el men

Formato, elija Hoja e, inmediatamente, haga clic en Fondo. Seleccione el archivo

de imagen que desee y presion Insertar. Para borrar el plano de fondo de una hoja

de clculo, acceda al men Formato, elija Hoja, y haga clic en Eliminar fondo.Hay que subrayar que esta imagen slo aparece en el monitor. A la hora de

imprimir, la imagen no saldr en el papel. Otra posibilidad de visualizacin sera la

edicin de toda la hoja de clculo como libro de trabajo.

Formato de nmeros

La informacin transmitida por un nmero est subordinada al smbolo quese le vincula. Unidades como el porcentaje o los puntos decimales ofrecen una

importante informacin en aritmtica. En Excel, puede utilizar los iconos distribuidos

en la Barra de formato para dar formato a nmeros. En esa barra hallar cinco

opciones: Estilo moneda (unidad monetaria), Estilo porcen-tual, Estilo millares,

Aumentar decimales y Disminuir decimales.


35/98

Formato de la hoja de clculo34

Otra opcin se encuentra en el men Formato, opcin Celdas y, en la gua

Nmero, seleccione el formato que con-sidere ms adecuado para su presen-

tacin. En esta misma ventana, puede encontrar una vista preliminar del resul-

tado final.

El formato condicional

No ser demasiado especfico (todava), ya que el formato condicional requiere

cierto dominio de algunas herramientas de Excel que se estudiarn en los prximos

captulos. Pero nada impide que pueda tener una idea de en qu consiste, verdad?

El formato condicional destaca con un sombreado o color de fuente el conjuntode celdas que cumpla con una condicin especfica. Por ejemplo: si la celda B4,

calabaza, perteneciera a legumbre, y esa fuera la informacin que realmente estoy

buscando, entonces Excel marcara automticamente esa celda.

Es de extraordinaria utilidad para quien est elaborando un informe del objetivo

perseguido por las ventas y tenga que analizar los meses en que el resultado fue igual

o superior al objetivo. Para localizar el recurso en Excel, visita el men Formato y

detente en Formato condicional.

Para agregar, modificar o eliminar formatos condicionales, seleccione las cel-

das con los datos a los que va a dar formato. En el men Formato, haga clic en

Formato condicional. Para determinar el criterio de formato segn determinados

valores en las celdas seleccionadas, haga clic en Valor de la celda, seleccione la

frase de comparacin y teclee un valor fijo. Si quisiera utilizar una frmula con

criterio de formato, haga clic en Frmula e introduzca la frmula que se evaluar.

A continuacin, haga clic en Formato y seleccione el formato que desea aplicar

cuando el valor de la celda cumpla la condicin.

Para aadir otra condicin, slo tiene que repetir el procedimiento. Puede es-

pecificar hasta tres condiciones. Si ninguna de las tres fuera verdadera, las celdasmantendrn el formato predeterminado. Sin embargo, si especifica ms de una

condicin y si ms de una fuera verdadera, Excel aplicar solamente los formatos

de la primera condicin verdadera.


36/98

Organizacin y visualizacin de las hojas de clculo

Excel sin Esfuerzo

35

Organizacin y visualizacinde las hojas de clculo

Aplicacin del zoom en hojas de clculo

Una cmara fotogrfica, por ejemplo, exige un buen sistema de zoom, pues el

ajuste del enfoque es un detalle fundamental para cualquier fotgrafo, aun cuando se

trate de un aficionado. Cuando hablamos del Excel, la importancia del zoom recae

en la lectura de quien trabaja con hojas de clculo en la pantalla, ya que no es raro

tropezarse con el usuario con la vista cansada. Es esta una de las razones de la aparicin

de ese recurso en el paquete Office.

Su uso no es nada difcil. En la barra de herramientas estndar, haga clic en su

icono. Entonces aparecer la siguiente escala: 25%, 50%, 75%, 100%, 200%. Es

posible seleccionar entre 10 y 400%. Pero recuerde siempre que la impresin se

realizar en 100%, sea cual sea el tamao de visualizacin empleado.


37/98

Organizacin y visualizacin de las hojas de clculo36

En caso de que as lo desee, tambin puede mostrar su hoja de clculo a pantalla

completa, lo que evidentemente facilitar la visualizacin de los datos. Para ello,

basta con hacer clic en Ver, y seleccionar la opcin Pantalla completa.

Para regresar al modo de presentacin normal, haga clic en el botn Cerrarpantalla completa que ha aparecido en la pantalla. Si por casualidad hubiera ocul-

tado la barra de herramientas Pantalla completa, puede restaurarla haciendo clic

en Pantalla completa, en el men Ver.

Dividir Inmovilizar paneles

Por qu paneles y no ms hojas de clculo? Me explico: cuando hablamos de

paneles en Excel, es porque la hoja de clculo ha sido dividida y separada por barras

de desplazamiento verticales y horizontales. De tal forma es posible trabajar unahoja de clculo desde diversas perspectivas, lidiando simultneamente con datos de

diversos sitios. En un informe estadstico, por ejemplo, ese recurso es indispensable

para hacer comparaciones y rectificaciones.

Aplicarlo es muy sencillo. En el men Ventana, seleccione entre Dividir e

Inmovilizar paneles. Observe lo que ocurre cuando elige Dividir:


38/98


Excel sin Esfuerzo

37

En caso de que quiera modificar esa divisin, haga clic encima de las barras

divisorias y arrstrelas hasta el punto deseado. Para eliminarlas, utilice el mismo

procedimiento: Ventanas > Quitar divisin.

Comparar en paralelo con

Si estuviera trabajando con dos hojas de clculo a la vez, puede resultar incmodo

examinar y comparar simultneamente sus datos. Afortunadamente Excel cuenta con

una opcin para facilitar mucho la visualizacin de dos hojas de clculo a la vez. Basta

con hacer clic en el men Ventana, y seleccionar la opcin Comparar en paralelo

con... Para volver a la vista normal, repita el procedimiento.

Otra opcin para quien desee solamente mostrar en una misma ventana ms

de una hoja de clculo, es utilizar el recurso Organizar de Excel, al que se puede

acceder a travs del men Ventana. Ahora debe determinar cmo desea organizar

las hojas de clculo: en modo mosaico, horizontal, vertical o cascada y, entonces,

presionarAceptar. Para mostrar hojas de clculo slo en el libro de trabajo activo,

marque la casilla de seleccin Ventanas del libro activo, que aparece al hacer clic

en el men Ventana > Organizar.


39/98

Organizacin y visualizacin de las hojas de clculo38

Ocultar lneas o columnas

En ocasiones puede darse la posibilidad de que quiera comparar los datosde la columna A con los que estn en la columna Z, por ejemplo. Es evidente

que no se pueden visualizar todas las columnas de una hoja de clculo debido

a limitaciones impuestas por el tamao de la pantalla. Tambin puede suce-

der que simplemente desee ocultar parte de la hoja de clculo que contenga

datos confidenciales.

En ambos casos, unas forma fcil de lograr su objetivo es hacer clic con el botn

derecho sobre el nmero que representa la lnea o sobre la letra que representa la

columna y seleccionar la opcin Ocultar. Si lo desea, puede ocultar ms de una

columna o la lnea simultneamente, con slo seleccionarlas. Recuerde que, si fue-

ran celdas no adyacentes, debe mantener presionada la tecla Ctrl para poder llevar

a cabo la seleccin.


40/98


Excel sin Esfuerzo

39

Para mostrar nuevamente las celdas ocultas, basta con hacer clic en el botn de-

recho del ratn en la parte de la hoja de clculo en que tales celdas deberan hallarse

y seleccionar la opcin Mostrar. Cuando oculta partes de un libro de trabajo, los

datos no se muestran, pero no se eliminan del libro de trabajo. Si guarda y cierrael libro de trabajo, los datos ocultos se mantendrn igualmente ocultos la prxima

ocasin en que el libro de trabajo se abra. Si imprimiera el libro de trabajo, Microsoft

Excel no imprimir las partes ocultas.


41/98

Grficos40

Grfico

Un grfico es la mejor forma de representacin visual de una hoja de clculo.

Estoy tan seguro de ello que si el tema fuese llevado a votacin al Parlamento,

apuesto a que todos estaran a su favor.

Sin embargo, sucede que existen los escpticos y los que requieren de una de-mostracin. Para ellos proclamo que el fruto de dcadas de investigacin cientfica

se puede condensar en una sola pgina, sin detrimento del contenido. Imposible?

Comprendo su incrdula opinin. Es incluso razonable. Pero quin dira que

Brasil llegara a tener un tenista que ocupara el nmero uno del mundo? Y en

qu cabeza podra caber que Luciano Pavarotti cantaraRoots Bloody Roots con

Sepultura, y que Schwarzenegger sera gobernador de California? Caramba, y

para qu estar haciendo estas comparaciones tan estpidas?

Un grfico es capaz de dialogar con varias informaciones a la vez. Unaproyeccin en lnea, por ejemplo, explica cul ha sido la trayectoria estadstica

entre dos datos (o puntos) estudiados. A partir del impacto causado por la lectura

de esta representacin, podemos extraer una serie de consideraciones y anlisis

sofisticados.

A semejanza del clculo mediante frmulas, dibujar un grfico en Excel es

tan fcil como chasquear los dedos. Con gran nivel de precisin! Un portento!

Adems, son los propios estadsticos quienes recomiendan el uso de Excel para

tareas propias del gnero. Es el camino ms corto para causar buena impresin en

la reunin de la firma y adems servir de modelo de genio de las matemticas al

caradura del de finanzas.

Asistente para grficos

Una de las caractersticas del paquete Office es la ayuda recurrente de los

Asistentes. El Asistente para grficos es una ventana de dilogo progresiva, en

la que las etapas de seleccin componen un grfico a partir de modelos estndaro personalizados. Puede encontrarlo en el men Insertar, haciendo clic en la

opcin Grfico:


42/98

Grficos

Excel sin Esfuerzo

41

La pantalla principal del Asistente presenta dos tipos de grficos (subdivididos

en Tipos estndar y Tipos personalizados) y muestra un hermoso listado de mo-delos. Si observa la parte superior de la ventana, podr ver que este es el primero

de cuatro pasos. Lo cual significa que, tras cuatro o cinco clics, la hoja de clculo

se convertir en un grfico de precisin quirrgica!

Tipos de grfico

Para cada informacin extrada de las frmulas existe un tipo de grfico quepuede reflejarla mucho mejor. Siendo esto as, es fundamental precisar qu tipo de

grfico emplear. Adems, este no es el primer paso por puro capricho.

En Excel, como ya mostramos, hay dos tipos de listas de grficos:

A) Tipos estndar

B) Tipos personalizados

La lista estndar incluye los tipos bsicos de composicin grfica. Sus posi-

bilidades van desde los tradicionales CircularyBarras, hasta variantes inusitadas,

comoXY (Dispersin) yRadial. En general, los tipos estndar se identifican como

pertenecientes al conjunto de modelos de Estadstica.


43/98

Grficos42

Plenos de estilo tambin son los grficos Personalizados. En ellos, el grado

de autonoma del usuario aumenta, lo cual transforma la proyeccin visual en un

elemento ms refinado y completo. Los grficos Personalizados se dividen en

Integrado y Definidopor el usuario. Observe la siguiente ilustracin:

Creacin de grficos

Lo que intento demostrar ahora es slo una entre cientos de posibilidades para

la creacin de grficos. Quiere practicar? Pues ah vamos! Regla nmero uno:

es imprescindible seleccionar una hoja de clculo. A modo de ejemplo observe a

continuacin esta hoja de clculo, con datos de produccin y ventas:


44/98

Grficos

Excel sin Esfuerzo

43

Hay varios campos de datos: Ao, Porcentaje y Productos. Slo dos campos,

pero lo suficiente para una demostracin potencial de Excel. Ha llegado la hora de

que el Asistente para grficos entre en accin. Basta con un simple clic sobre l:

Este es el momento de elegir un modelo de grfico. Si quiere ganar tiempo,

seleccione uno de los tipos Estndar disponibles. Cada modelo posee una cantidaddeterminada de variantes o subtipos. Pienso que, para nuestro informe de ventas,

el grfico de Columnas nos viene muy bien. Para darle un toque de Maestro, las

columnas se podran ver en tercera dimensin. Una vez seleccionado el grfico,

haga clic en Siguiente.

Resultado parcial: el rea de la hoja de clculo seleccionada quedar enmarcada

por una lnea de puntos, mientras que el Asistente realizar el esbozo inicial del

grfico. El prximo paso es definir el Rango de datos. En el caso de la Columna,

la seleccin recae sobre fila o columna. Um columnas, qu interesante.


45/98

Grficos44

Haga clic ahora en Siguiente. En el tercer paso se inicia un minucioso proceso

en la elaboracin del grfico. Pasar por alto algunos aspectos, puesto que a fin de

cuentas lo que nos proponemos en este momento es elaborar un grfico elemental.

Estamos en la fase de entrenamiento. En el campo Ttulo del grfico, bautizaremosel grfico como Grfico1 Tambin podra ser Grfico de Venta de productos.

Algo nada original. Slo prctico.

Siguiente. En el cuarto y ltimo paso, tenemos que elegir dnde insertar nuestra

creacin visual. En una hoja nueva o Como un objeto en la misma hoja de cl-

culo en que venimos trabajando? La respuesta depender de sus necesidades. Aqu

elegiremos la misma hoja de clculo.

Y entonces cul ser el resultado?


46/98

Grficos

Excel sin Esfuerzo

45

Una obra maestra! Bueno, no hay que exagerar Tenga en cuenta que

slo se trata de un ejemplo. El grfico puede ajustarse en la pantalla (aumentar,

disminuir, centrar). Basta con hacer clic en sus bordes y arrastrarlos hasta el

lugar deseado.

Ejes

Conoce los datos descritos en un informe? Pues bien, tales datos tendrn que

ser convertidos y ordenados para adaptarse al grfico. Todos los campos de valores

van a ocupar un lugar en el diseo, de forma tal que las lneas y curvas habrn de

tener un significado claro e interrelacionado. Cada uno de ellos, por consiguiente,

representa un eje de su informacin.

No todos los tipos de grfico exigen un eje, que, en general, se aplica a modelos

comoBarras,Lneas o Columnas. Un grfico como Circularpor razones obviasno requiere ejes.

A partir de tal razonamiento, el eje (cuando es necesario) se clasifica en dos:

Eje de categoras y Eje de valores.

El Eje de categoras (la X de marras!) se subdivide enAutomtico, Categora y

Escala de tiempo. Mientras que el Eje de valores (la Y, por supuesto!), es optativa,

pero su inclusin facilita y mucho! la comprensin de los datos analizados.

Rtulos y textos en el grfico

No slo de frmulas y funciones vive un informe. Para elaborarlo, es necesario

un mtodo utilizado en todas las formas de cultura: la identificacin. Es un proce-


47/98

Grficos46

dimiento simple, indoloro y que no cuesta nada salvo algunos caracteres. Insertar

ttulos y rtulos en el grfico es exactamente lo que vamos a estudiar ahora. Para

ello, siga los pasos del siguiente ejemplo:

1. Cree una nueva hoja de clculo e introduzca los siguientes datos:

2. Seleccione las celdas que se extienden de A3 a G8, haga clic en el iconoAsistente para grficos y seleccione el tipo de grfico Columnas. Despus haga

clic en Siguiente.

3. Seleccione si el grfico se mostrar en serie en Filas o Columnas y haga

clic en Siguiente.


48/98

Grficos

Excel sin Esfuerzo

47

4. En este paso puede teclear un Ttulo para el grfico, otro para el eje X y otro

para el eje Y.

5. Haga clic en la pestaa Eje y seleccione Escala de tiempo con el fin de poderdeterminar las diferencias en la presentacin del grfico. En caso de que prefiera

otra opcin, basta con seleccionarla.


49/98

Grficos48

6. Haga clic en la pestaa Lneas de divisin y seleccione todas las opciones

que ah aparecen para que pueda observar el resultado. Despus, deje marcadas

solamente las que juzgue ms apropiadas.

7. Haga clic en Leyenda y seleccione las opciones de posicionamiento que

juzgue ms adecuadas.

8. Haga clic en Rtulos de datos. Seleccione la opcin Valor y observe cmoes posible incluir todos los rtulos en el grfico. En este ejemplo especfico, quizs

prefiera no hacer seleccin alguna.


50/98

Grficos

Excel sin Esfuerzo

49

10. Luego, haga clic en Siguiente y seleccione la opcin En una hoja nueva

y presione Finalizar.

Edicin de grficos

El grfico ha sido concluido, cierto; pero se da cuenta de que algo no ha salido

como quera. Ser necesario comenzarlo todo desde cero? Como es un lector atento,

debe haberse dado cuenta de que ya hicimos esa pregunta con anterioridad, y su

respuesta es un sonoro No!.

Pues bien, nada como escribir para personas inteligentes As pues, slo nos

resta mostrar cmo proceder.

Los datos presentados en el grfico se hallan vinculados a la informacin con-

tenida en la hoja de clculo. As pues, cada vez que modifique algo en la hoja declculo, inmediatamente el grfico se alterar y se actualizar. Puede ocurrir, sin

embargo, que quiera modificar el orden de trazado de las series de datos. En ese

caso, el procedimiento es un poco ms complejo. Siga los pasos que a continuacin

aparecen:

9. Haga clic en la pestaa Tabla de datos y seleccione la opcin Mostrar tabla

de datos para poder confrontar la hoja de clculo y el grfico.


51/98

Grficos50

1. Haga clic en la serie de datos del grfico que quiera modificar. Para cambiar

el orden de trazado de tales datos en un grfico de superficie, haga clic en un cdigo

de leyenda.

2. Tambin puede ir al men Formato, y pinchar en Secuencia de datos selec-

cionada e, inmediatamente, hacer clic en la pestaa Orden de las series.

3. En la ventana Orden de las series, haga clic en la serie que desea mover. Para

colocar la serie en el orden deseado, haga clic en Subir o en Bajar.

Fcil, verdad? Entonces pasemos al siguiente tem.

Es posible que desee modificar el rango de celdas en que est basado el grfico.Se trata de algo bastante sencillo. Primeramente, haga clic en el grfico que desea

modificar, despus acceda al men Grfico con el botn derecho del ratn, haga clic

en Datos de origen y, enseguida, en la pestaa Rango de datos. Cercirese de que

se ha seleccionado toda la referencia en la ventana Rango de datos. En la hoja de

clculo seleccione las celdas que contienen los datos que quiere que aparezcan en el

grfico. Si quiere que los rtulos de columna y fila aparezcan en el grfico, incluya

las celdas que contienen estos rtulos en la seleccin.

Otro procedimiento de edicin muy frecuente y sencillo, es la exclusin de

tems de un grfico. Como bien sabe, si excluyes los datos de la hoja de clculo,

otro tanto ocurrir automticamente con los datos del grfico. Pero, en caso de que

desee eliminar datos solamente del grfico, debe hacer clic en la serie de datos que

desea eliminar y presionar Delete (Supr).

Con frecuencia el grfico ya est listo y decide dejar algn lado oculto en la

hoja de clculo. Se mantendr oculta esa informacin tambin en el grfico? Para

controlar la exhibicin de datos ocultos de la hoja de clculo, en un grfico, haga clic

en el grfico. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin,

en la pestaa Grfico. Despus, proceda de acuerdo con una de estas opciones:

Para mostrar todos los datos de la hoja de clculo en el grfico, incluso si

algunas filas o columnas estuvieran ocultas, desactive la opcin Trazar celdas

visibles solamente;

Para impedir que las filas o columnas ocultas se muestren en el grfico, marque

la opcin Trazar celdas visibles solamente.


52/98

Impresin

Excel sin Esfuerzo

51

Impresin

Imprimir en Excel

Imprimir una hoja de clculo en Excel exige tomar ciertas precauciones, sobre

todo en relacin con la configuracin de la pgina que se imprimir. Los saltos de

pgina no son tan visibles como en Word y ese encender la impresora y poner el

ratn en Imprimir puede no ser un expediente satisfactorio. Es por ello que cadauno de los pasos en el proceso de impresin tiene una importancia progresiva, de

ah que se deba transitar por esa escala paso a paso. Tambin porque, francamente,

perder todo un trabajo por descuido es algo cruel. No le parece?

Visualizar la impresin

En el men Archivo, se halla el submen Vista preliminar. Al hacer clic sobrel, una nueva ventana de trabajo aparecer. Y el cursor del ratn se trasformar en

una lupa como la de Sherlock Holmes:


53/98

Impresin52

La funcin de la lupa es evidente: es la que va a regular, aplicando el zoom, el

tamao de visualizacin en la pantalla. Basta con un clic encima de la pgina. Uno

de los botones de la pantalla cumple la misma funcin y responde al nombre de

Zoom! Muy original, verdad?Existen otros dos botones con ese fin. Recursos tiles. Dignos. El primero se

llama Mrgenes, y encierra en un recuadro la pgina que se imprimir. El segundo,ms importante, es Saltos de pgina. Observe:

S, cmo no! A travs de un punteado azul oscuro, Saltos de pgina muestrala divisin en pginas dentro de la hoja de clculo. Cada una adems se identifica

comoPgina 1,Pgina 2, etc. Para volver al punto de partida, accione nuevamente

Vista Preliminar, en el men Archivo. En caso de que tenga la intencin de volvera trabajar con la hoja de clculo, haga clic en Cerrar o Vista Normal.

Configurar pgina de impresin

Configurar, ajustar, dar forma. Colocar una hoja de clculo en condiciones ade-

cuadas de impresin. Regrese a Vista preliminar y presione el botn Configurar.Observe qu brbara la ventana de dilogo Configurar pgina!


54/98

Impresin

Excel sin Esfuerzo

53

Sugerencia: tambin puede acceder directamente a esa ventana de dilogosin tener que pasar porVista preliminar. Basta con hacer clic en el men Archivo,y seleccionarConfigurar pgina.

La ventana Configurar pgina presenta cuatro pestaas: Pgina, Mrgenes,Encabezado y pie de pgina, Hoja. En cada una de ellas tiene su morada el secretode una buena impresin. En la primera pestaa (Pgina) se podrn definir los aspectosrelacionados con la configuracin del papel. Aqu puede precisar la Orientacinde la hoja de clculo, es decir, la forma en que se imprimir su hoja de clculo: en

formato Vertical u Horizontal.En el siguiente elemento (Escala), es preferible mantener la configuracin es-

tndar (a saber: 100% de tamao normal y 1 x 1 cm. de alto x largo). Y ya est.En caso de que sea necesario hacer alguna modificacin, basta con seleccionar

la dimensin en los respectivos mens (controlados por flechas hacia arriba y hacia

abajo) y llevar a cabo la modificacin necesaria. Tamao del papel (A4, Letter, etc.)y Calidad de impresin tambin son tems que pueden ajustarse (el procedimientoque hay que seguir es el mismo).

Pasemos a la prxima pestaa: Mrgenes. Dmosle la bienvenida.En la imagen se puede observar la representacin grfica de la hoja de clculo

circundada por varios mens, con los cuales se puede controlar la posicin del Piede pgina, el Encabezado, as como los Mrgenes. En su parte inferior, se puede

seleccionar la forma en que se imprimir la hoja de clculo: Verticalmente uHorizontalmente. Basta, pues, con elegir segn tus preferencias, y confirmarcon Aceptar.


55/98

Impresin54

Encabezado y pie de pgina

Las notas al pie de pgina y los encabezados son ms usuales de lo que usted

se imagina. Un encabezado, por ejemplo, puede ser el smbolo de su empresa, una

direccin, etc. En los informes profesionales, encabezados y pies de pgina son casi

obligatorios. Es lo menos que se le puede exigir a un buen trabajo.

Vea cuntos recursos! Tanto el encabezado como el pie de pgina cuentan con

una lista predefinida. Claro est que nuevos patrones pueden aadrsele.Observe que encima del men, un rea blanca muestra cmo se inscribir el

encabezado o el pie de pgina en la hoja de clculo.

Pero, algo curioso, muy curioso, son los botones de personalizacin. Estn

all, muy atrayentes, en el mismo centro de la pantalla. Es como si nos gritaran:

Oigan, estamos aqu! Y cuntas posibilidades ofrecen! El botn de la izquierda

es Personalizar encabezado, y posibilita que puedas configurar un encabezadoque se mostrar en todas las pginas de su hoja de clculo. Mediante los botones

ah presentes podr dar formato a textos de encabezado, insertar fecha, nmero depgina y hasta una imagen. Basta con hacer clic en el botn deseado. Las mismas

opciones son vlidas para el botn Personalizar pie de pgina.


56/98

Impresin

Excel sin Esfuerzo

55

rea de impresin

En teora, creo que ese pequeo gran recurso ha quedado claramente explicado.

El rea de impresin es el sector de la hoja de clculo que realmente se imprimir.Al seleccionar y arrastrar el ratn sobre el rea deseada, es poco lo que entonces

queda por hacer: ir hasta el men Archivo, elegir la opcin rea de impresiny hacer clic en Definir rea de impresin. Dicha rea quedar marcada con eltradicional punteado.

En caso de que quiera imprimir las lneas de la hoja de clculo, con las cua-

drculas de cada tem, puede acceder, a travs del men Archivo, a Configurarpgina y hacer clic en la pestaa Hoja. Una vez en ella, slo tiene que seleccionar

el tem Lneas de divisin. Otra opcin de este tem es el Orden de las pginas,el que le permitir seleccionar la secuencia de impresin, es decir, si la hoja declculo se imprimir Hacia abajo, luego hacia la derecha, o Hacia la derecha,luego hacia abajo.


57/98

Solucin de errores56

Solucin de errores

Solucin de los problemas de impresin

Esta es la prueba definitiva de que el seor Juan no hizo lo establecido. Segura-

mente se salt algn paso. Si lo hubiera seguido todo segn lo explicado, no se vera

afectado por problemas de impresin. A lo sumo, tendra que sustituir el cartucho

de tinta, o algo por el estilo...

En la Ayuda de Excel, uno de los captulos del ndice general est dedicado a las

fallas de impresin. Es el llamado Solucin de problemas al imprimir. Despus

de detectar el error, busque este recurso y verifique cul es la solucin adecuada. En

verdad, los problemas se resumen en tres tipos: Se imprimen datos incorrectos, La

copia impresa no tiene el aspecto adecuado, La paginacin es incorrecta.


58/98

Solucin de errores

Excel sin Esfuerzo

57

Para resolver nuestro problema de margen en el encabezado, vamos hasta la

segunda lnea del segundo grupo. Observe a continuacin:

Curiossimo! Todas las coordenadas para mejorar su impresin estn all. Lomismo ocurre con los restantes temas. El secreto adems de prestar atencin a

lo que digo, no es as, Juan? es saber identificar lo que est obstaculizando el

desarrollo del proceso.

Correccin de errores

Con la agitacin en que vivimos, siempre cometemos algunos errores. De losms diversos tipos: olvidarnos de pagar una cuenta, de desconectar la plancha, no

saber dnde se dejaron las llaves, soltar una respuesta aberrante en un examen, en-

trar a cien por una va contraria. Es lo que yo llamo la bacteria de la globalizacin.

Un asunto horrible!


59/98


60/98

Solucin de errores

Excel sin Esfuerzo

59

Observe cmo al teclear una frmula errnea, el resultado presentado fue

#Nombre?. Para obtener detalles sobre el error presentado, haga clic en el men

Herramientas y seleccione la opcin Comprobacin de errores. Realmente ser

mucho ms fcil corregir los errores de esta forma

Ventana de inspeccin

La Ventana de inspeccin lleva a cabo un reconocimiento en su hoja de clcu-

lo, o en una parte de ella previamente seleccionada. Y punto. Yo no tengo la culpa.

Es exactamente eso lo que hace. Haga la prueba de ir al men Herramientas >

Auditora de frmulas > Mostrar barra de herramientas Auditora de frmu-

las. Con este recurso podr determinar fcilmente qu celdas presentan resultadosdependientes de otras y, as, localizar con precisin dnde puede estar localizada

la causa del error. Esa dependencia, o una posible precedencia, se identificar me-

diante flechas presentes en la hoja de clculo. Para eliminarlas, haga clic en el men

Herramientas > Auditora de frmulas > Quitar todas las flechas.


61/98

Solucin de errores60

A continuacin, la ventana de inspeccin:

Curioso, verdad? Ahora, para efectuar la inspeccin, marque el fragmento de

la hoja de clculo que quiera analizar y, desde Auditora de frmulas, selecciona

Mostrar Ventana Inspeccin. Entonces surgir una pequea ventana. En ellaselecciona Agregar inspeccin. Observa el resultado:

A partir de este momento Excel inicia una especie de depuracin de los datos

de la hoja de clculo o, para hacer uso del viejo y usado aforismo separa el grano

de la paja.


62/98

Proteccin de la hoja de clculo o del libro

Excel sin Esfuerzo

61

Proteccin de la hojade clculo o del libro

Las contraseas en Excel

Pregntele a cualquier transente cuntas combinaciones alfanumricas y contra-seas tiene que memorizar. No se sorprenda al recibir una desconsolada respuesta. El

NIF, la cuenta del banco, la cuenta de ahorros, el cdigo del buzn del telfono mvil,

DNI Y eso sin tener en cuenta el huracn de contraseas para acceder a la red de la

empresa, a Internet y a las 452 cuentas de email. En mi querida Grecia clsica, all por

los tiempos de Pericles y Aquiles, el ciudadano no tena esas preocupaciones.

No sin razn una buena parte de las apuestas en la lotera se basan en una maraa

numrica. Ah! Qu tiempos aquellos en que comprbamos el nmero de Navidad

con el cumpleaos de la mujer, de los hijos, de la abuela. Pues bien, el caso es que la

proteccin a travs de la contrasea es un mal necesario. En Excel, te protege contraseres horrorosos para que no puedan atentar contra tu hoja de clculo, y modificar

datos, o incluso acceder a contenidos limitados.

Cmo crear contraseas en Excel

La creacin de contraseas en Excel, al igual que en todo el paquete de Office,

responde a un criterio interesante. Para realizar la proteccin de un libro de trabajo, es

necesario dirigirse al men Herramientas y hacer clic en el bienaventurado Opciones.En la ventana que ah aparece, es necesario acceder a la pestaa Seguridad.


63/98

Proteccin de la hoja de clculo o del libro62

En el campo Contrasea de apertura, escriba su contrasea. En pantalla, en lugar

de los caracteres reales, aparecern asteriscos. Tenga siempre presente que la discrecin

es imprescindible. Puede crear una contrasea de hasta 255 caracteres. Sin embargo,

salvo que sea un fenmeno de memorizacin, es conveniente no abusar. Despus dehaber escrito su contrasea, teclee Enter. Observe el resultado:

Vuelva a escribir su contrasea, por favor. Felicidades! A partir de ahora, cada vez

que abra su libro de trabajo, le ser solicitada esa contrasea, que ser suya, personal e

intransferible, salvo que quiera compartirla con alguien ms.

Si as lo deseara, puede repetir el procedimiento, pero tecleando adems una

Contrasea de escritura, lo que impedir que alguien sin autorizacin modifique la

hoja de clculo.

Contraseas avanzadas

All, junto al espacio destinado a la contrasea, existe un botn muy simptico,

llamado Avanzadas. Haciendo clic en este botn podr seleccionar el tipo de criptografa

deseada. Cuanto mayor sea la longitud de la contrasea, mayores sern las dificultades

que alguien encontrar para usurparla, o sea, se le har ms difcil burlar la contraseaa alguien con malas intenciones. En este tem, Excel permite seleccionar criptografas

de 40 a 128 bits.


64/98


Excel sin Esfuerzo

63

Proteger hojas de clculo

Puede proteger su hoja de clculo con el fin de evitar que alguien modifique indebida-

mente el contenido de alguna celda. Para ello debe ir al men Herramientas, seleccionarProteger y hacer clic en Proteger hoja. En la ventana que entonces aparece, introduzca

una contrasea y seleccione las opciones que desee dejar libres a quien acceda a su hoja

de clculo. Presione Aceptar y despus confirme su contrasea volvindola a teclear.

Eliminar o modificar una contrasea

Las contraseas vienen al mundo con un plazo de caducidad. Es sumamente

acertado modificarla a menudo o incluso sustituir la contrasea. Como mnimo, se trata

de una excelente tctica de defensa. Como mximo, invertir slo algunos minutos detu tiempo.

Nunca est desprevenido. Si sospecha que alguien ha descubierto su contrasea,

modifquela con las herramientas que Excel pone a su disposicin. Casualmente es eso

lo que voy a explicarle a continuacin.

Modificar la proteccin de las hojas de clculo

Le voy a contar un hecho real, narrado por el propio protagonista, al que llamaremos

Fulano. Por qu? Vaya, qu pregunta! Pues porque todos somos unos fulanos, en todo

iguales en esta vida!


65/98


Nos cuenta Fulano que llevaba das y das maquinando una contrasea sofisticadsima.

Haba mezclado ajos con hierbajos, revuelto y vuelto a revolver, invertido ecuaciones

y resultados de la Copa de 1938. Haba hecho una bella ensalada. Algo genial! Tanto

era as que ni su mujer sospechara. Y mira que ella era experta en descubrir todos sussecretos (por ejemplo, la deuda en el colmado de la esquina). Pero en esta ocasin su

proyecto sera infalible. Sera

Pero y si algn malvado hubiera descubierto, ya fuera accidentalmente o

habindolo espiado, la sagrada combinacin? Listo como era, Fulano accedi al men

Herramientas, al tem Proteger e hizo clic encima de Desproteger hoja.

La ventana de dilogo le pidi entonces la contrasea. Fulano titube. No estaba

seguro de si le pedan la vieja o la nueva. Sin embargo, hizo lo correcto y tecle la vieja

contrasea.

La pantalla regres a la normalidad, pero el trabajo de modificacin no haba concluido.

Era necesario volver al men Herramientas > Proteger > Proteger hoja.

Fulano vio entonces la opcin Permitir a los usuarios de esta hoja de clculo, y

dedujo que debera seleccionar lo que los dems usuarios podran alterar o no. En la partesuperior tecle la nueva contrasea. Volvi a teclearla. Por fin su sistema de seguridad

entraba en vigor.


66/98


Excel sin Esfuerzo

65

Eliminar la contrasea de la hoja de clculo

Y si el uso de la contrasea no fuera imprescindible? Algo nada infrecuente.

Pues el procedimiento es todava ms sencillo. En el men Archivo, existe laopcin Guardar como. En la ventana de dilogo, existe un pequeo botn denominado

Herramientas. Tenga la bondad de apretarlo y ver una nueva lista de opciones.

Para eliminar la contrasea, haga clic en Opciones generales.

Dirija la vista hacia la ventanilla Contrasea de apertura. Borre entonces los

asteriscos y a continuacin Aceptar. Listo! No ms contraseas en su hoja de clculo.

Adis barrera electrnica.

Proteger una parte de la hoja de clculo mediante contrasea

Hay ocasiones en las que se desea proteger una hoja de clculo mediante contra-

sea, con lo cual se impide que algn imprudente altere celdas fundamentales, como,


67/98


por ejemplo, las que almacenan frmulas. De esta forma, el sujeto puede visualizar los

datos, pero no podr llevar a cabo modificacin alguna. Para lograr algo semejante, basta

con hacer clic en el men Herramientas y seleccionar la opcin Proteger > Proteger

hoja.

LA BIBLIA DE EXCEL

Documents

Transcript of LA BIBLIA DE EXCEL