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Cursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012
La Conservación de diferentes soportes
Esther Eslava Ochoa, Archivo General de la Universidad de NavarraJosé Mª Morell Oliver, Archivo General de la Universidad de Navarra
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•Conservación: mantenimiento de algo en buenas condiciones físicas con el fin de que pueda cumplir la función para la que ha sido creado.
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•Preservación: conjunto de medidas que se toman con antelación para asegurar el mantenimiento de los materiales existentes.
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•Restauración: intervención sobre los documentos deteriorados, respetando siempre su integridad histórica, estética y física.
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Factores de deterioro:- Internos- Externos
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Factores externos de deterioro:- Físico-ambientales- Químicos- Biológicos- Mecánicos
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Factores físico-ambientales:- Humedad: 30%-55%- Temperatura: 11º-21ºC- Luz
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Factores externos de deterioro:- Biológicos:
• Insectos bibliófagos• Microorganismos• Roedores• Catástrofes:
- Fuego- Inundaciones
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Actuación por fuego e inundaciones. Atentado de 2008.
1.- Zona controlada 2.- Asesoramiento profesional
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3.- Rapidez para evitar la aparición de microorganismos 4.- Extracción (cajas de plástico)
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5.- Selección documental ¿qué se recupera? ¿en qué orden? 6.-Eliminación
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7.- Zona de secado 8.- Eliminar elementos oxidantes, secado por extensión, eliminar las zonas quemadas y ceniza con brochas, e instalación de material de archivo. 9.- Resultados muy positivos.
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Factores de deterioro:- Internos- Externos:
•Mecánicos
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Factores internos de deterioro:- Acidez- Oxidación
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Medidas preventivas para la conservación de los documentos:
- Edificio- Instalación de los documentos- Sistemas de protección
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Edificio:•Emplazamiento•Construcción•Áreas:
- Depósito- Zona de trabajo- Sala de consulta
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Sistemas de protección:•Contra el robo•Contra incendios•Contra inundaciones•Durante obras•Contra plagas•Contra la degradación por factores ambientales•Plan de conservación de materiales documentales
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Sistemas de detección de incendios:•Pasiva: detectores térmicos y ópticos•Activa: muestreo constante del aire
Sistemas de extinción de incendios:•Fijo•Portátil
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Plan de conservación de materiales documentales:
•Evaluación del riesgo•Evaluación del estado de conservación•Determinación del valor de los documentos•Recursos disponibles, aspectos políticos
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Plan de conservación de materiales documentales : criterios
•Impacto•Viabilidad•Urgencia
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Plan de conservación de materiales documentales: contenidos
•Acciones preventivas generales•Acciones correctivas a problemas detectados•Normas a seguir en situaciones de emergencia•Formación para el personal del Archivo
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Acciones correctivas a problemas existentes:
•Lugar fresco, seco, oscuro y bien ventilado
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Medidas correctivas ante problemas ya existentes:
•Humedad y temperatura•Luz•Aire•Biodeterioro•Instalaciones•Manipulación
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Acciones correctivas a problemas existentes:
•Temperatura alta, Humedad Relativa correcta: enfriar el aire•Temperatura correcta, Humedad Relativa alta: deshumidificar el aire•Temperatura correcta, Humedad Relativa baja: humidificar el aire
La custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro:
¿cómo organizar el archivo?
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Acciones correctivas a problemas existentes:
•Ventilación: aire limpio•Aislamiento de las condiciones exteriores
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Acciones correctivas a problemas existentes:
•Luz:- Natural: persianas, cortinas, filtros UV- Artificial: filtros UV
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Acciones correctivas a problemas existentes:
•Biodeterioro:- Aislamiento- Mejora de las condiciones
ambientales
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¿qué hacer con los doc electrónicos? Ideal: Productos de gestión documental que se comercializan
Más opciones (CAU, AAN…)
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Puntos a tener en cuenta:
Formatos Seguridad Obsolescencia tecnológica - software
- hardware
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Soportes especiales.
Fotografías: características químicas muy especiales . Almacenar en sobres y cajas Manipulación
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Fotos de Soportes y técnicas documentales : causas de su deterioro / Javier Tacón Clavain.
Fotos de Soportes y técnicas documentales : causas de su deterioro / Javier Tacón Clavain.
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Discos duros y servidores:
– les afectan las reacciones químicas y suciedad.
– los campos magnéticos.
Prevención: copias de seguridad periódicas.
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Soportes ópticos:
– reacciones químicas
– manipulación
– luz, temperatura y humedad.
Prevención: correcto tratamiento
y almacenamiento de los discos,
control de luz, temperatura y humedad…
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Fotos de Soportes y técnicas documentales : causas de su deterioro / Javier Tacón Clavain.
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¿Qué hacemos con el email?
• ¿qué es un email?
• ¿quién es el responsable?
¿Cuáles elimino?
a. las que no son documentos
b. los documentos de trabajo que…
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Recomendaciones para ayudarte a gestionar de forma responsable tu email.
1.- Clasificar2.- Separar el correo personal. 3.- Vaciar la papelera4.- No eliminar los adjuntos5.- Antes de adjuntar, asegurarse que ese documento no este en alguna red interna
http://cau.crue.org/export/sites/Cau/Quehacemos/gruposdetrabajo/documentose lectronicos/recomendaciones_correo.pdf
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Conclusiones
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