La Construccion Teorica en Archivistica

7/28/2019 La Construccion Teorica en Archivistica

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L A CONSTRUCCIÓN TEÓRICAEN ARC HI V~ST I CA :

EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

M. PAZMARTÍN-POZUELO CAMPILLOSUniversidadCarlosI ZI de Madrid

COLECCIÓN

Oe:3u

UNIVERSIDAD CARLOS I I DE MADRID. BOLETÍN OFICIAL DEL ESTADOMADRID, 1996



...y mientras vivimos con loshombres

tenemos precisión de conservarnoslas relaciones, siendo ellas las quedan materia al objeto de su cuidadoy a que las reservemos y guardemoscon tanta más diligencia, cuantoal espíritu humano conoce elgrande interés que de ello resulta...

PORRAS UIDOBRODisertación sobre Archivos



ÍNDICE

Páginas-PRE SENT AC I ~N..... .... ....... ... . ............. ... ............... ............. ..

PARTE 1: EL PRINCIPI O DE PROCEDENCIA . ASPECTOS GENERAL ES

1. Definición del Principio de Procedencia:

1.11.2

El problema de la definición...............................................................................Doble valor del Principio de Procedencia.......................................................

2. Evolución histórica:

2.1 Génesis del PrincipiodeProcedencia ...... . .

La obra de Ernest Spiess como origen teórico delsegún Adolf Brenneke ......................................

2.2 Desarrollo teórico del Principio de Procedencia............................................

El juicio de la Academia de Berlín en 1819...................................................El principio francés de fondo a partir de la reforma delosarchivos departa-

mentales dePms en 1841 ..........................................................................El principio del Registro en el Archivo Secreto de Estado deBerlínen 1881.La formulación del Principio de Procedencia en la obradelosteóricos holan-

desesMuller, Feithy Fruin en 1898.........................................................

El Principio de Procedencia en España ................................. ? ' ......................

El Principio de Procedenciaen las ordenanzas de los archivos españoles.....El respeto a la naturaleza delospapeles en la determinación desuarreglo,se-

gún F. Trochey Zúñiga en 1828 ...............................................................

2.3

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1924

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~NDI C E

Páginas

Lasreglas para la coordinación de archivos de Porras Huidobro en 1830 .....Instruccióny Bases para el arregloy clasificación delosarchivos. dictadaspor la Junta Superior directiva de Archivos en 1860 .........

Lacompleta separación de fondos como base cción del archivo Velascoy Santos en 1875

La índole delosdocumentos como principioreCiernesy Villame en 1876 ......................................................................

Laprocedencia como esencia de la clasificación archivística ,segúnRodríguez

Comunicacionesa la asamblea del Cuerpo de Archiveros, Bibliotecariosy

Laprocedencia en la clasificación delosarchivos históricos segúnJuliánPaz

Laorganización de los documentos según González Palencia en 1923 .........

Miguel, 1877 .............................................................................................

Arqueólogos: 1923 ...................................................................................

en 1923 .......................................................

3. Contexto teórico:

3.13.2

El problema de la contextualizaciónteórica...................................................La clasificación archivística como marco teórico de la génesis del Principiode Procedencia................................................................................................

Principios archivísticos de clasificación.........................................................

PARTE 11 DEFI MCI~N E LOSELEMENTOSNECESARIOSPARA EL ENUNCIADO TEÓRICO DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

4. LaInstitucióny su función ...................... ...........................

Concepto de Institución desde disciplinas ajenas a la Archivística.................1

La institucionalizacióncomo fenómeno social: origeny concepto de institu-cionaiización .................................................. ..........................

La función social como elemento definidor de la ........................La Institución como ordenamiento urídico: conc

La Institución como elemento de poder: conceptoy definición de Institucióna partir del concepto de Estado .................................................................

Fundamentación ideológica del concepto de Estado ......................................Laevolucibn del concepto de Estado en el desarrolloy determinación con-

ceptual de la Institución ............................................................................

Período medieval ....................................................................................La modernidad o losprolegómenos de la Administración .....................El concepto de Estado liberal El surgimiento de la Administración .....

Funcionalidady organicidad como rasgos fundamentales del concepto de Ins-titución administrativa..............................................................................

El procedimiento como fundamento de la praxis administrativa...................4.2 LaInstitución como elemento fundamentaldela génesis documental Lains-

titución desdeel punto de vista del Derecho.............................................

titución enel marco de la Archivística ...........................................................

La Listitucióny la necesidad del archivo ...... ............................................La función institucional como fundamento de la praxis archivística.............

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ÍNDICE

Páginas

5. El documento de archivo ..........................................................................................5.1

5.2

Concepto genérico de documento ..................................................................

Diversidad en la naturaleza del documento ....................................................Naturaleza jurídica del documento ...........................Naturaleza formal del documento: Documento diplo

Definicióndeldocumento diplomático desde el punto de vista archivístico.

Naturaleza histórica del documento: Documento-monumento ......

Delimitación conceptual del documento de archivo .......................................Elementos conceptuales que determinan la especificidad del documento de

archivo .... ................................................................ .... _ ... . ..... ......Institucióny documento de archivo .

El documento de archivo producto dEl tipo documental resultado del procedimiento administrativo _._._.... .__...

6. El archivo ........................................... . . . . .

6.1 Evolución del concepto de archivo ....................

Determinaciones espacio-temporales que inciden en el concepto de archivo.Periodización de la historia de los archivos . .

Casanovao la historia de losarchivos ........Concepción teórica ehistórica de laArchivkunde de Brenneke ...... ......La historia de losarchivos inserta en la his

cesa. Robert-Henn Bautier ..La historia de losarchivos en la

6.2 Delimitación de la natu del archivo a partir desusdiferentes defini-ciones ........................... ......................................................... ............<...

Primeras definiciones derivadas del concepto patrimonial administrativo ....La influencia del racionalismo y de la Ilustración

La procedencia en las ulteriores definiciones de archivo ................................

La formación del archivo en la determinación de su específica funciona-

.._____.____........____I...................

6.3

PARTE 111:PRAX IS DEL PRINCIPIO DE PROCEDEVCIA.

k DEFINICI~N E CONCEPTOS

7. El respeto a la procedencia de los fondos .......................................

7.1 Fondo de archivo ..............................................................................................7.2 Concepto de procedencia archivística ................................................... ...... ......

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ÍNDICE

Páginas

7.3 El cuadro de clasificación como representaciónsimbólicadel fondo ............ 139Lalegitimación del orden institucional como base teórica del cuadro de cla-

Noción de cuadro de clasificación..................................................................sificación .................................................................................................. 139

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8. El respetoa la estructuraoriginaldelos fondosy al ordennaturaldelos documentos 143

8.1

.

8.3

Delimitación terminológica referente al orden natural delosdocumentos....

Noción del orden natural delosdocumentos .................................................

Génesisy evolución teórica

............................................................................Anteceden ...........................................................................................El registro Noción ................................................................Origen te6 ..............................................

Naturaleza teóricay análisis delosconceptos que integran el respeto a laes-

Concepto de serie documental........................................................................Concepto de tipo documental .........................................................................

tructura original delosfondosy al orden natural delosdocumentos............

PARTE I V:DEL ESTA TUT O CI ENT~FICODE LA ARCHIVÍSTICA

9 Definición de la Archivística:

9.1 El objetode la Archivística ............................................................................

La Archivísticay susdivisiones .....................................................................

2 Disciplinas complementarias............... ......................................................

La Archivísticay las ciencias de la Administracióny del Derecho ...............La Archivísticay las cienciasy técnicas historiográficas

..............................La Archivísticay las ciencias de la documentación

La gestión de documentosy la Archivística...................................................

o .......................................

9.3

10. Naturaleza de la Archivística:

10.1 Naturaleza de la Archivística .......................................................................

CONCLUSIONES ........................................................................................................

BIBLIOGRAFIA ..........................................................................................................

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El proyecto que al fin se convierte en este libro, que he concebido comoun tratado teórico de carácter sistemático sobre Archivística, no tiene un ori-gen cronológico claro ni definido, coincide, eso sí, con el inicio de ms preo-cupaciones archivísticas, que se extienden en el tiempo más allá de loqueinteresa recordar aquí. Más tarde dan forma a mi tesis doctoral, en granparte aquí recogida. Preocupaciones por fin que, de acuerdo a una creenciade clara tendencia heracliteana sobre el continuo devenir, de gran pesoenmvida, nome propongo en esta obra resolver; sino más exactamente planteal:

Conesta obranopretendo ofrecer ninguna evolución histórica de estadisciplina ni siquiera sobre tal ocual aspecto de la msma. El, casi constan-te, recurso al pasado responde a una cuestión de método,y aún representa unaspecto constitutivo de cada uno de los elementos objeto de análisis. Tampo-

co me propongo trasladar la ey’gesis desus diferentes figuras, y de ningunamanera persigo determnar cómo puede operarse la síntesis entre aquéllas Y

desarrollos. Razón por la cual algunas de estas figuras no tienen aquiuna adecuada cabida.

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L A CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIVÍSTICA EL PRINCIPIODE PROCEDENCIA

Desde el origen la respuesta a cada una de mis preguntas parecía resi-dir en unprincipio archivístico fundamental: el de Procedencia. Muy pronto

pude comprobar que, si bien la mayor parte de los autores que se habíanpuesto a reflexionar sobre Archivísti'ca se referían a él, su verdadera natura-!era teórica quedaba por definir. Los esfuerzos se habían dividido entre lapreocupación por establecer su original autoría y el análisis, nopor ellotnenos loable, de aspectos parciales del rnis&o.

Desde el momento en que pude concretar la serie de problemas que loitL.utidubuti, se convirtió e n mi gran, m única preocupación. Su resolución,

f i i i concluyendo, representaba la solución a la mayor parte de las preocupa-

ciones que había creído olvidar o cuando menos posponer. Dicho de otraiiianera, analizando el Principio de Procedencia, estableciendo cuáles eranlo s elementos que permitían su enunciado teórico, cuáles las posibil idadesde su praxis y los conceptos que la definían, estaba en realidad trazando elcintrunzado teórico de laArchivística, omejor, situando cada concepto en suiugar.

El esqueletono era otro que el principio ya citado de Procedencia, quesepresenta, como ustificaré, el punto de partida y de reencuentro de todos y

ccida unode los elementos que configuran ese cuerpo teórico de la doctrina:ischivística.

El argumento undamental se encuentra en las partes segunda y tercera! l a definición de loselementos necesarios para el enunciado teórico de este;)sincipio,por un lado, y por el otro, el estudio de su praxis y la delimifnción(le os conceptos que la definen). Se inicia con una primera parte introducto-si a. que pretende dejar constancia de aquellos problemas a losque antes me/i r referido y presentar en su evolución al P rincipio de Procedencia. Conclu-

\.e con una parte fi nal , que pretende esbozar, que no establecer, los límitesciiie posibil itan la definición de esta discipli na. En las páginas fi nales seincluyen las conclusiones fundamentales sin olvidarnos de decir que, como:ocio trabajo de investigación, éste debe ser continuado. Urge, a modo deejemplo, precisar la definición de cada unode los conceptos que en esta obra\(ílohe delimitado, de manera muy especial: fondo de archivo, serie y tipolocumental. Sólo de esta for ma podr emos empezar a hablar del método.I schivistico con cierta propiedad. Esta es la hipótesis que pretendo desarro-'/(iren el futuro más inmediato. Su validez, si n duda, pende también de laiwsibil idad de contrastación con otros trabajos con finalidades parecidas.

Por lo que hace al lenguaje, he intentado construir una obra lo másciprtada de la lengua ininteligibley grandilocuente de losgrandes tratados,I>iiscando ara ello la lectura amena. Sin embargo, la lógica sobre la que

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PRESENTACIÓN

construyo cada argumentación convierte en inevitables ciertas repeticionesque, sin duda, serán disculpadas en aras del más puro rigor cientqico.Deben, asimismo, ser disculpadas algunas obviedades, que recojo, sinembargo, por SU relevancia y, en definitiva, por ser piezas claves en estaconstrucción teórica que me propuse; la obra debe ser entendida en su con-junto, ninguna parte, ningún capitulo, i iingiín apartado debe ser valoradopor separado.

De una lectura aún rápida se puede claramente concluir que esta obra.TE erige sobre cimientos anteriores, Muller, Feithy Fruin, Casanova, Brenne-Le, Duchein, Lodolini, Troche y Zúñiga, Porras Huidobro, Rodríguez de

Miguel, por mencionar algunos, representan el arsenal de donde he adquiri-do lasarmas para mi defensa. Vaya para ellos mi agradecimiento, tanto a losque ya no están, por el legado que nosdejaron como a losque todavia com-parten con nosotros su preocupación por la naturaleza de una disciplina cen-tenaria, todavía en algunos aspectos desconocida. Este es el caso también deM. Luisa Conde Villaverde, actual directora del Archivo General de la Admi-nistración, a quien tengo que agradecer sus interesantes sugerencias surgi-das en el contexto de largas y amenas discursiones en algunas tardes de

invierno; de M . J osefa Vi llanueva que corno archivera responsable de labiblioteca del Centro de información documental de Archivos CIDA, estuvoatenta a cuantas fuentes pudieran ser de mi interés, así como al resto de supersonal. Comoademás todo libro es resultado del tiempo, debo mencionaraquí a cuantos me ofrecieron el suyo de forma desinteresada, Rosa Sanse-gundo, Carmen Orozco, Cruz Osuna, J uana Molina, M." Antonia García y acuantos han sabido disculpar que el mío no les haya llegado en su extensión,nmigos y famil iares más cercanos, de forma muy especial mis padres, lapequeña Inésy Andrés, ese compañero insustituible. Por$n tengo que expre-

sar mi agradecimiento a la doctora Mercedes Caridad Sebastián, que dirigiómi tesis doctoral y a quien considero ademcís una amiga indiscutible.

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Primera parte

EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA:ASPECTOS GENERALES



CAPÍTULO

DEFI NI CI ~N EL PRINCIPIODE PROCEDENCIA

1. i EL PROBLEMADE L A DEF I NICI ~N

No podemos afirmar que en este punto sehaya conseguido un acuerdoen la comunidad científica archivística que sea de proporciones absolutas.Tenemos que señalar, eso sí, que la mayor parte de las fronteras se han idorompiendo, si bien de forma paulatina, lo cual dota al hecho de una garantía,sin duda, inquebrantable.

La escasa normalización terminológica sigue siendo uno de losproble-

mas fundamentales de la Archivística'.Lodemuestrael hecho de que el Prin-

1 Es preciso señalar. sin embargo. la impoitante labor llevada a cabo por el Consejo Internacional deArchivos que, a partir de la creación de diferentes comisiones, ha contribuido a mermar estey otrosproblemas.Un informe sobre el estado de la c ~~t i ó nue presentadopor Cristina Uxón Finkenzeiier a lasPrimeras J ornadas

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L A CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIVíSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

cipio de Procedencia universalmente aceptado no responde aún aun único

término ni a una única definición.Los franceses lo señalan con el término de respect desfonds y entien-den por él el principio que consiste en mantener agrupados, sin mezclarloscon otros, los documentos que provienen de una administración, de un esta-blecimiento ode una persona natural o moral determinadas3.

Para los italianos el principio di Provenienciaque se contrapone alprin-cipio de territorialith 4, se recoge en el denominado métodostorico 5, al que

ún Paola Carucci corresponde la organización de los fondos 6. Considera(IRbién que esta organización debe restablecer lasconexiones internas en la

estructura de un archivo y que confieren al documento singular un significa-do específico. Significado que depende de la función que haya determinadola formación de los documentos y de la reunión de losmismos en serie, cons-tituidos según criterios dados por la oficina que los produjo. La necesidad deencuadrar el documento en el contexto en el que seha formado constituyepara Carucci la esencia de este principio '.

Lodolini, sin embargo, considera que esta locuciónmétodostorico no esdel todo claraen el ámbito de laArchivística, por lo quea lo largo de toda su

obra se muestra partidario de la expresión reconstruccióndel ordenoriginariox.

sobre metodología para la identificación y valoración de fondos documentales de lasAdministraciones Públicas:UXÓN F INKENZELLER. Cñitiiia Comisión de Temiinologia. La terminología: triforme. Primeras Jornadas

sobre Merodologíu puro lu ldeiiri j iciicrh v Vnloracihde Funiior Uocrr rnentales de lus Adrninistruciones Pií6li -

U I S . M adrid: Dirección de Archiboh C\taLalcs,20. 21 y 22 de iniir70de 1991. pp. 38-49.' Y a desde 1964.fech'i eii que tiene lugar, en Brurelas. el V Congreso Iniemacioiial de Archivos, pnre-

e el Principio de Procedencia e\. en general. reipetado por todos y. sin embargo, noesconsiderado comocírina rígida. Así lo mmilieitan las respuestas a la priiiiei-a pregunta del cue\tionario elaborado por Anta1@ ue si rve de base a su inioriiie Lr r rnérhode.srrioderrie~i r ~1us.se11rerir'archivus. Docrrrneiirs postérieurv

b 1800.L a pregunta. a la que aludinios. se formula en lo ~uicnteiérniinob: Dans yuelle riirsure le p r i n c i p

de 10 pruwnunce esr~r l q ~ mé (111 c < ~ i t r . ~es c1as.sernenr.sdes <ir< ivrsniodemes?. Los paises encuestados fue-ron: Austria, Australia. Bélgica. Din,tniarc;i. Espana, Estados Uiiidv.;. Finlandia, Hungría. Italia. Polonia, Portu-gal, las antiguas República Deniocritica y República Federal de A leinania, Reino Unido, Suecia. Suiza, Che-ros!ov:iqtiia. la antiyiiii 1 'RSY y Yiiposlavia Arr.hiinn1. v o l XIV. A c t e i du V Congres International de\A rchives. B ruxelles. 1-5 septeiiibir. 196-1París: Presse.; L Jniverzit;iiic\ de France, 1968, pp. 57-67.

' DUCHEIN. M .. <Elrespeto de los fondos en A rchivíwca: principios teóricos y problemas prácti-cos». Garetie de.sArchi\.r.\.97. 1977. p. 7 l . M ás tarde publi cado en. íri udmrnistrucidn moderna de archivos?

l a gestión de d o c u m e n r o r . el pro i i t i rnr io RAMP. Programa General de Información y UNI SIST . Organizaciónde las Naciones Unidas para la Educación l a Ciencia y la Cultura. París, diciembre de 1985.p 69. de donde citarnol.

' Casanova lodetinc conio e l principiri s q i i n cl cual :I cada uno de losestados deben llegar, sin excep-ción. en el momento de SU coinpilacih todos los r r r r r relativos rl su territorio. CA SA NO V A , E ugenio: A rd i i -

visricu. Siena: Stab. Arti graii che L aii eri . 1928, p. 213.' He dejado sin traducir la locución i taliana por considerarla un tecnici smo propio de la Archivísticaitaliana que nada tiene que ver con \u equivalente castellano de nii i»do histórico.

'CA RU CC I. Paola: L c f o n f i urchi i . i rt iche: Ordinmrvnro e c o i i s e r m z i u n e . Glosario. Provenienza.principio di. Roma: La Nuova Italia Scientifica. 1990.p. 223.

' d&, pp. 131.132LODOLINI . Elio: R r c h i i i r r r c r i . Principi epro6leini. Milán: Franco Angeli . 1990. p. 134.

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DEFINICIÓN DEL PRLNCIPlO DE PROCEDENCIA

Para los archivistas germanoselprincipio de procedencia adquiere sen-tido desde su oposición, más exactamente su contraposición, al Betreffs-cq:r~mdsatz,principio del objeto, más tarde denominado como el principio"e pertenencia. Tradicionalmente asociado a la clasificación por materias, es,en realidad, un principio basado en el objeto al que se refieren los documen-tos y no en el argumento tratado en losmismos; entendiendo por tal objeto supertenencia a un lugar O a un territorio específico.

Para Brenneke, uno de los teóricos más sobresalientes de la Archivísti-ca, el Principio de Procedencia se caracteriza por el rechazo a cualquier clasi-ficación que, en alguna medida, esté mediatizada por la materia contenida en

10s documentos de archivo. Por lo mismo concibe como criterio válido declasificación aquel que se deriva del origen de los documentos". A él se refie-re el propio Brenneke en los siguientes términos: «Criterio prograrnrnaticoper l'ordinamento interno dell'archivio (...) el principio dellu provenienza 6piir che un semplice autosufficienteprincipio di ordinarnento di interessepuramente antiquariale, e che con esso nasce inveceuna i i i io~w oncezionescientifica; la estruttura dell'Archivio di Statoodi quello civicodiventa orai 'espressione della costituzione e della storia dello Stato o della cornunith

cittcidina,con tutte le loro istituzioni» O . En consecuencia nos obliga tambiéna precisar el significado del principio del Registro alemán I I .

Keflexionando acerca de la clasificación de archivos y partiendo de laliteratura archivística, Herman Hardenberg rmoge el de procedencia comoaquel principio fundamental segúnel cual los archivos de un mismo origenno deben ser mezclados con aquellos de otro origen diferente l ? ,

BRENNEKE. Adolf Ar rh i v í s t i ca . Conr r ibu ro alía teor iu edullu sroriu A r c h i i . í i r i w t " <r o p eu . T emi-cilnttadoed integrato da Wolfgang Leesch sulla base degli appunti presi alle lezioni tenutedall'Autoreed agli,critti Insciati da1medesirno. Traduzione italiana di Renato Perella. Milán: per i ipi dell'editoredott. AntoninoGiuffri-. 1968. p. 50.

En el Glosario anejo a esta obra este principio queda definido como: '.íl principio per cui si ordinanogl i atti ?econdo I'oepeto (Sachliche Pertinenz=pertinen7a per materia. Territoridle Pcrtinena=periinenza periciiiíorio)cui si riferiscono, senm dividerli secondo gli uffici che l i hanno prodotti ( . . I S i opponea Prwc-i i icnL. provenienzpnnzip.op. cit.. p. 588

"' Idem, p. 115. A pesar de que el sistema elegidoesel de las referencias indirecta? por considerar mhs,mcnasu lectura, en algunoscasoshe preferido mantener sin traducir algunas ideas por considerar que en lalcnpa queseexponen, no siempre la original, tienen un contenido que difícilmente sepuede expresar en otroiilionix

" Traducirnos el término alemán Registratur por Registro que en castellano contiene las siguientes\lgiiilicaciones. acción de regirtrar, oficina del registrador, departamento en, las diversas dependencias de la.idiiiinistración donde se entregan, anotm y registran la documentación referente adicha depcndencia. Real'\cadernia Espaiiola. D i c c i o n a r i o d e la l e n g u a espuriola. Madrid: EspasaCalpe. 1984. Torno 11. pp. 1162-1 163 En el capítulo 8 tendremos ocasión de analizailo extensamente.

'' HARDENBERG. Herrnan: «Algunas reflexiones sobre los principios parael ordenamiento de archi-' O s » . Der Al-ch ivar , 16. 1967,pp. 36-44 Más tarde publicado en: /uA d m i n i s t r u c i h . M o d e r n a d e Archivos la

( ; r \ l i h de Documentos: el Pro i i r i r n r i o RAMP. Programa General de Información y IJNISIST. Organización deh\Naciones Unidas para laEducación. la Cienciay laCultura. París, diciembre de 1985,pp I 13-118.

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L A CO NST RU CC I~N EÓRICA EN ARCHIV ~STICA:EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

En Estados Unidos las líneas de pensamiento son dos, la representadapor TeodoreR. Schellenberg, que distingue entre elprincipleofprovenanceyel principle of original order 13, y la representada por Frank B. Evans, quien

adopta los términos: pi-incipleof provenance,por un lado, y por otro, priizci-

ple of sanctityof the original order 14.

El principio según el cual cada documento debe ser colocado en elfondo de archivos del cual procede y, en este fondo, en su lugar de origen,es como define la procedencia el Comité Internacional de Archivos en su

Léxico de Terminología Archivística: Elsevier S Lexicon of Archive Termi-nology 15 .

El Consejo Internacional de Archivos, en suDictionaryofArchiva1 Ter-

minology tras definir la procedencia como institución, administración, esta-blecimiento, organismo o persona privada que ha creado, acumulado y con-servado documentos de archivo, en el curso y desarrollo de sus asuntos antes

de su transferencia aun centro de prearchivo oa un servicio de archivos h , lodefine como principio fundamental según el cual los archivos de una misma

procedencia no deben ser mezclados con aquellos de otra diferente 17. Señala

la circunstancia de que a veces en él se incluye el denominadorespeto alorden primitivo.Así, pues, en la propia definición ya nos habla de la existen-

cia deun segundo principio que, aveces, no siempre, se recogeen el primero.

Desde éste de procedencia nos remite al denominado Principio de la Estruc-

tura Archivísricu,por el cual un fondo de archivos debe conservar o recibiruna clasificación que corresponda a las estructuras administrativas internas

del organismo que lo ha creado 18.

En España son de destacar las consideraciones de Antonia Heredia, que

lodenomina como respeto al origen y al «orden natural», señalando que susnotas esenciales afectan al mantenimiento de la unidad e independencia del

fondo, de su integridad y el carácter seriado de sus documentos 19.

~

" SCHELLENBER , T.K.: The inanugenieni ofarch iws . New York, Columbia University Prebb.

1965.p. 90.l' A Bnsir Glo.s.sas~yor Archivisis, Mnnriscriprs C urators arid Records Managers. Frank B. Evans,

Donald F Harrihon and Edwin A . Thornpson, cornpilers; Wil lian L . Rofes, editor. The Americun Ar<hii .r<t.7,1971. pp. 115-133. La autoría de todos los términos referidos al área de la A rchivística que secontienen eneste glosario es de Frank. B. Evans.

I' Elsr i ier ' r L e x i c o n of Ar chive Terrnir ioiogy. F rench, E nglish, German. Spanish, I~nliuri . )urchCornpiled and arranged on systematic hds i s by aConirni ttee of the Intemational Councii on A rchives. Hrni tcr-dam: Elsevies, 1964.p. 35.

'' DiciionanoJ Archiva1 Tenninology. Provenance. n. 365, p. 125.'' Idein. Principe du respect des fondsl pnncipe de provenance. n. 352, p. 121'* í$rni. n. 353, p. 121.'" HEREDIA HERRERA , A.: A rchi vktim ,general. Teoría yprácii ca. Sevilla: Diputación, 1987. 11 16.

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DEFINICIÓN DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Olga Gallegoy Pedro LÓpez Gómez, en suIntroducción a la Archivísti-ca, nos hablan de dos normas que deben respetarse al establecer lo que ellosdenominan reorganización20: El respeto al origen de losfondos, que identifi-can con el Principio de Procedencia; según el cual los fondos del archivodeber1 conservarse en SU organización original sin sufrir fragmentaciones nieliminaciones no autorizadas, ni adición de elementos extraños a fin de con-servar su valor de pruebaeinformación; sin que puedan, por tanto, mezclarse10s archivos de una procedencia con otros de otras diferentes21. Y el respeto a[ ( 1 estructura archivística,para el que mantienen la definición dada por elConsejo Internacional de Archivos, que ya hemos señalado12.

Por su parte, JoséRamón Cruz Mundet, en su Manual de organizaciónde urchiilos municipales de Euskadi, lo considera, siguiendo al archivistafrancés Michel Duchein, como el primer principio básico y preceptivo enca-minado a respetar y representar la naturaleza y características de la entidadque loha creado23 . El segundo principio que persigue idéntico finespara esteautor el respetoal orden original de los documentos que indica el necesariorespeto al orden en que originalmente aquéllos se produjeron 14.

En el vocabulario anejoal manual dedicado al tratamiento de archivos

administrativos, M. Luisa Conde Villaverde lo define como principio funda-mental en la teoría archivística, que establece que los documentos produci-dos por una institución u organismo no deben,mezclarse con los de otros2s.

De él hace derivar el Respeto a la Estructuru y el Respeto al orden original.Por el primero, la clasificación interna de un fondo debe responder a la orga-nización y competencias de la unidad productora ?' por el segundo no sedebe alterar la organización dada al fondo por aquella unidad, cualquieraque ésta sea27 .

-" Estos autores justif ican el término reorganización arguriiciitando que la organizacion de un archiLoY iene dada e impuesta por la propia administración o persona que loprodujo, pudiendo hablar de reorganiza-ción sóloen casos en que aquél se halla desorganizado y fragmentado. GA L L EGO , Olga, y LÓPEZ GÓMEZ,Pedro: Artxibistikan Snr re ra= I n t roducc ión a la Archiv í . s t ica Vitoria. Euiko J aurlaritzaren Argitalpen Zerbit-U Nagusia= Servicio Central de Publicaciones. G ohiemo Vasco. 1989. p 84.

? ' Idern, pp. 84-86.I 2 Ibidem."CRUZ MUNDET, J.R.: Arch ivos Municipales d e Eu.hdi .Ll(in,na/de organizcición. Vitoria. Insti-

W O Vasco de A dministración Pública, 1992, p. 77. IDEM: M u r t i i d de o r c l i i i , i s t i c a . M adrid: Fundacirjn Ger-m h Sanchez Ruipérez: M adrid: Pi rámide, 1994, p. 231

'' hidem.-" CONDE VILLAVERDE. M . Luisa: Manual de traratriientode urchivos adniinislratii'ov.Madrid:

'' dein,p. 76" brdrrn.

Dirección de Archivos Estatales. 1992, p. 75

23



LA CONSTFWCCr6NTEÓRICA EN ARCHIVÍSTICA EL P R J " I 0 DE PROCEDENCI A

1.2 DOBL E VALOR DEL PRI NCIPIO DE PROCEDENCIA

La mayor parte de los autores parecen coincidir en conceder un doblevalor al denominado Principio-de Procedencia, por loque podemos estable-cer su doble contenido; queda por determinarsi ambos valores correspondena un único principioosi, por el contrario, representan principios diferentesimplícitos en el genérico de procedencia como íntimamente relacionados,ero con un contenido formalmente diferente:

Q1. El respeto al origen de losfondos.2. E l respeto a la estructura de aquellos fondosy al orden de los

documentos en el interior de losmismos.

Elprimerobásicamente consiste en que los archivoso fondos de archi-vo de una misma procedencia no deben jamás mezclarse con los de otra pro-cedencia diferente. Dicho de otra manera, consiste en mantener agrupados,sin mezclarlos con otros, los documentos, de cualquier naturaleza, proceden-tes de una administración, de un establecimiento,o de una persona natural o

moral determinadas. Esla forma en que, como ya he señalado, lo define elarchivista francés Michel Duchein, conjunto de documentos que deben sertratados como una unidad28, ésta no es otra que el fondo.

El segundogenéricamente establece que los documentos dentro de cadaarchivoo fondo de archivo deben mantener la clasificacióny el orden que lapropia institución les dio en su origen, esto es, deben reflejar la organización

rna de cada Institución.Lo cual equivaleadecir que la documentación@produce cada una de las diferentes unidades administrativas debe perma-

necer separada.La filosofía de ambos valores se recoge, entiendo, en un postulado fun-damental, el respeto a la procedencia, con un doble enunciado: el respeto a laprocedencia de los fondoso grupos de documentos generados por una únicainstitución, y el respeto a la estructura que dicha institución dio en origen alos documentos que integran dicho fondo. De tal manera que ambos enuncia-dos derivan en significaciones distintas sostenidas por diversos conceptos,que se traducen por tanto en diferentes pasos en el tratamiento de la docu-mentación de archivo.

28 DUCHEIN,M: p. c i r . , p. 69.

24



CAPÍTULO 2

EV OL UCI ~N I ST~RI CA

2.1 GÉNESISDEL PRINCLPIODE PROCEDENCIA

La formulación del Principio de Procedencia no es resultado de unÚnico momento ni sucede enun único lugar.Mostraré lo que ha sido SU evo-lución, señalando de forma muy particular todas aquellas formulaciones querepresentan verdaderamente una novedady que suponen, de alguna manera,un hito en su evolución teórica. Conviene sentar desde un principio que nome propongo la reconstrucción desu historia que, por otra parte, presenta unaevolución muy particular en cada país ',pretendo exdusivamente exponer laslíneas de su progreso, con el fin último de definir su naturaleza teórica.

' En un ámbito geográfco concreto, Italia,esteprincipio ha sido estudiadopor Elio Lodolini: Enea-nmti d stona del l ' archi vi sti caitaliana.Dalleoriginiallametádel secol oXX. Roma: LaNuova Italia Scienti-fica. 1991.

25



LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN A RCHIVíSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

En el estudio de su génesis se pueden distinguir: por un lado, las prime-ras manifestaciones de su puesta en práctica; porotro, susprimeras aplicacio-

nes previas a la formulación teórica posterior, y, por último, la propia fonnu-lación que se va desarrollando con el tiempo y extendiendo en un ámbitogeográfico cada vez mayor.

La pugna por adjudicar la paternidad del principio que nos ocupaqueda patente en la literatura archivística contemporánea '. Aquí, insisto,no entraré a determinar cuál es su origen exacto, sino más bien a valorar,

pre desde el punto de vista teórico, sus enunciados y la serie de con-@tos que lo definen. Para ello resulta conveniente, sin duda, referir sus

orígenes y posterior biografía, pero en absoluto descender a niveles de pro-fundidad que ocasionarían un retraso en el punto central de este trabajo.

La obrade Ernst Spiess como origen teórico del Principio de Proceden-cia, según Adolf Brenneke

Adolf Brenneke sitúa el origen teórico de este principio en la obra del archi-vista de Plassenburg Fhillipp Emst Spiess, VonArchiven, publicada en 17773.

A partir de su publicación reconoce que el mejor plano es aquel que el propiodocumento sugiere'.

Representa la aplicación consciente deun principio primeramente sóloaplicado de forma inconsciente.El denominado principio inductivo, que consis-teen la clasificación del registro por materias, que en opinión del propio Bren-

Sobre los orígenes de este principio, así como susrelaciones con M ax Lehmann, puede leerse elrlo: POSNER, E., «Max Lehmann y el origen del principio de procedencia, Archives and Ihe Public I n k -

rest. Selected Essays by Ernst-Posner, ed.K . Munden, Washington, D.C., 1967,36-44. Más tarde publicado enLn admini stración M oderna de archivos y la gest ión de documentos: e l Pronruurio RAMP. París, ProgramaGeneral de Información y UNISIST.Organización de lasNaciones Unidas para la Educación, laCiencia y laCultura, diciembre, 1985. pp. 97-103. En el artículo se detallan lascircunstancias en que este principio entra enel Privy %ate Archives de Berlín: se intenta asimismo esclarecer la verdadera autoría de los inicios de esteprincipio en estos archivos. Al respecto señala el autor de este artículo la referencia de Andrea Vargaa lasRegulaciones de 1881 como las <<Regulacionesybelinas,,. VARGA, Andrea: «II principio di provenienzan,Archivi, series 11, 6: 184-203 (apr. 1939). Se~ ala osneral respecto lacircunstanciadeque fuera Sybel comoDirector de losArchivos Estatales prusianos quien lasancionara oficialmente. Igualmente se señala la referen-cia de E. Wiersum cuando habla delaadopción del principio de procedencia comoladecisión personal y méri-to de Sybel. WiERSUM, E.: xHet herkomsbeginsel», Congreso Inrernacioiial de Archiveros y Bibliotecarios,1910,Actas, p. 137 (Bruselas, 1912).M e parece importante señalar, finalmente, la referencia aMeineckecomo autor aquien se debe parte de la informaci5n sobrelosongenes del Principio de Procedencia, recogidaen un capítulo del primer volumen desus memorias. MEINECKE, Friederick: Erlebfes.1862-1901,Leipzig,

1941. pp. 137-148.' SPIESS, Phillipp Ernest: Von Archiven. Halle, 1777. Recogido después por BRENNEKE, A.: Archi-vOtica, op. cit. incluido en su bibliografía final, pp. 482-580. Bibliografía que considero de imprescindible con-sulta para cualquier estudio relacionado con losaspectos teóricos de la doctrina archivística, desde una perspec-tiva cronológica.

'BRENNEKE. A.: op. cit.,p. 75.

26



EVOL UCI ~N I ST ~RI CA

neke facilita la actividad administrativa. Para saber cómo han sido clasificadoses preciso, según las circunstancias, escuchar la voz de los fondos; para sabercomo deben ser clasificadosy que tipo de ordenación han respetado. Al finy alcabo cada fondo determinaSU contenido según varias líneas de división; en con-secuencia es preciso descubrir la mejor posible.Portanto, sólotrasel examen delos fondos se puede establecer un sistema de clasificación.

Parece, pues, razonable asociar el origen del planteamiento teórico deeste principio unido a la preocupación por conceder un orden a la documenta-ción contenida en el archivo. Este orden, ya he idcado, supone la condiciónque al fin concede la verdadera esencia al propio archivo.

Esta preocupación ha sido objeto de interés para los archivistas devarios países y las líneas de un desarrollo que culmina con la aparición deeste principio, según manifiestan las muy diferentes formulaciones habidas a10 largo del tiempo5 que pasamos ahora a analizar.

2.2 DESARROLLO TEÓRICO DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Objeto de variadas formulaciones, cada una de las cuales aporta dife-rencias conceptuales, el Principio de Procedencia a lo largo del tiempo havisto incrementado su valor y multiplicados sus campos de aplicación. Pode-mos afirmar, de entrada, que se trata deun principio cuyo contenido teóricono ha dejado de crecer; esta circunstancia justifica sobradamente su revisióndesde la disciplina que loenmarca, la Archivística.

El juicio dela Academia de Berlín en 1819

La primera aproximación a su enunciado teórico se sitúa en la fecha6deabril de1819,fecha en que el aula Histórico-filológica de la Academia de laCiencia de Berlín emite lo que todavía no tiene carácter de principio teórico,más bien se trata deun juicio 6, referente a lo que más tarde será conocidocomo la nueva teoría sobre la organizacióny el orden interno de los archivos’.

Entenderemos también por teoría toda laserie de disposiciones de orden legal que reglamentan 10s

mecanismosatravés de loscuales se articula el funcionamiento de los arc+vos.A pesar desu escaso valor científico, yaque se trata más de un juicio, lorecojo aquí por incorporar un

conceptodesuma importancia: a necesidad de separación del material archivistico, o dicho deotnmanera la nece-sidad deno mezclarestematerial. Hecho que. como veremos, quedará materializado enunprincipio que concretaun

derivado directamente del principio que estudiamos; setratadel principio delaintegridad del fondo.’ KOSER, Reinhold: De Neuordnung des preusbischen Archivwesens durrh den Stuatskanzler F ürs-

von Hurdenberg. Leipzig, 1904 (Mitt. der K. preub. Archivverw., 7). pp. 10y ss . Recogidopor A. B a N -NEm.e quien citamos, Archivi.rtica op. cit.,p. 86.

21



LA CONSTRUCCIÓN TEÓIUCA EN ARCHMSTICA:EL PRINCIPIODE PROCEDENCIA

Desde la Academia se desaconseja al gobierno prusiano fragmentar losdiversos archivos. Brenneke recoge este juicio en los siguientes términos: «Se

gli archivi delle diverse regioni, enti ecclesiastici e conventi rimanessero tutta-

via distinti, anche dopo l a loro raccolta in un cittho in un locale» A pesar deque el Principio de Procedencia no está claramente expresado, de hecho elregistro de las diversas oficinas no es considerada como una unidad autóno-ma9, Brenneke considera cómo la tendencia historicista que se desprende deesta opinión está preparando ya el terreno para la aparición de este principio' e,ños más tarde,Max Lehman introduce en el Archivo Secreto de Berlín.

El principio francés de fondo a partir de la reforma de los archivosdepartamentales de París en 1841

Bautier hace coincidir, en Francia, el precedente más remoto de este prin-cipio con el año 1328,fecha en que el rey de Francia, habiendo renunciadoal

reino de Navarra, unidoal suyo bajo reinados precedentes, considera conve-niente separar la documentación propia de cada reino lo. Sin embargo, tendránque transcumr todavíaunoscuantos siglos desde esta primera aproximación

para que el planteamiento de este principio se enuncie oficialmente.A pesar de que fue Guizot quien en 1839loreclama primeramente 11, esen las Instrucciones del Ministerio del Interior francés de24de abril de 1841,inspiradas por Natalys de Wally y firmadas por Duchatel, donde se sanciona.Su enunciado se encuentra directamente relacionado con la necesidad de fijar

método de clasificación uniforme.Así lorecoge un epígrafe dela citada ins-cción que, con el título Utilitéd'unmode de classement uniforme,señala:

«II a été reconnu qu'onpouvait, tout en tenant compte des variétés

que présentent certains dépots, jixer une méthode de classement d'aprks

Inquelle les inventaires seraient rédigés d'une manikrea peu prks unifor-me. Par ces inventaires (...)on aurnit des moyens de recherches si rs et

a

Ibidem.Ibidem.

' O BAUTIEU,U. H.: «Rapport générab,Acres de la Si.ri2me confirence hternationale de la TableRondedesArchives. Pm's: Direction des Archives de France, 1963.p. 13,de quien citamos. Recogido tambiénpor Elio LODOLINI: Archivística. Principie prublenii, op . cit.,pp. 137-138.

...je mesuisproposé,par ma circulaire du 8 de aoüt1839, concemant lesarchives departamentales, de prescnre les mesures lesplus essentielles pour la conserva-tion et le bon ordre de ces dép¿jts,> Instructionspour la mise en ordre et le classement des archives departa-

mentales et communales.Pm's, le 24 avril 1841.bis , Insrructions, reglements relatifs a i ~irchives depurta-mentales. commiinoles ei hospi tal i eres. Pmk, 1884., p. 16, de quien citamos.Luego también recogidopor SCHELLENBERG, T.R.: European Archiva1 Pructices in Arranging

Re c o r d s . National Archives Staff Information Circulares, n. 5, julio 1939,pp.1-2. También SCHELLEN-BERG, T.R.: Principios archivísticosdeordenación. México: Archivo General de la Nación, 1982, p. 26.

" Me refiero a la Circular 8de aoíit de 1839.

28



EV OL UCI ~N IST~RI CA u

prompts, et meme onporrait, si le besoin s’en faisait sentir, entrepren-dre, sur des matieres déterminées, des recherches générales dans tous

les départements.M ‘ 2

Y se formula en los siguientes términos:

«Pour fixer á l’avance les idées, il convient de formuler dés a pré-sent le principe et les éléments de la méthodea suivre dans le classementet de définir les résultats auxquels ondoit tendre. Cette méthode reposesur les données suivantes:

Rassembler les différents documents par fonds, c’est-a-dire

former collection de tous les titres qui proviennent d’un corps, d’un éta-blissement, d’une famille ou d’un individu, et disposer d’aprks in certainordre les différents fonds;

Classer dans chaque fonds les documents suivant les matikres,en assignant a chacuneun rang particulier;

Coordonner les matieres, selon les cas, d’aprks l’ordre chro-nologique, topographique simplernent alphabétique»”.

.i-1.

2.

3.

En estos tres puntos queda enunciado el principio comúnmente acepta-

docomo el principio francés de fondo, cuyo contenido teórico puede quedarresumido fundamentalmente en dos puntos centrales:

La definición de fondo como conjunto de documentos de unamisma procedencia: cuerpo, institución, familiao individuo.

La precisión del orden interno del propio fondo.

1.

2.

Formulado el principio que debe regir toda clasificación, se pasa des-pués a determinar el método desu aplicación práctica:

«Lepremier travail de l’archivíste devra &re de proceder a une recon-naissance sommaire et a une reconnaisance nurnérotage provisoire detous I P , Y articles ‘‘, c ’est-Li-dire des registres, cartons, portefeuilles etliasses qui composent le dép6t. Avant tout, il vérifiera avec soin, pourchaque articl, le fonds auquel il appartenait, la matiere qui s’y trouvetraitée et la date comprendre qu’il renferme. A l’égard des fonds, ilimporte de bien comprendre que se mode de classement consistea réunirtous les titres qui étaient la propriété d’un mh e établissement, d’un

‘* He preferido transcribir en el idioma original para evitar errores de interpretación y sobre todo porProfundizar en la línea de rigor que preside este trabajo. Ibídem.I 3 Instruciions pour la miseen ordre ei leclassemeni des archives depariamenialesei communales

París. le 24 avnl 1841.op. cit..p. 16.’‘ El Consejo Internacional de Archivos lo define como: aUnité de base, pour la cotation, le range-

ment et l’inventaire des documents darchives; I’article est généralement un carton, une liasse,.un volumeouun rouleau.»Dictionary oforchival ierminology. International Council on Archives.Ariicle,n. 241, p.88.

29



LA CONSTRUCCI~NEÓRICA EN ARCHIV~STICA: L PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

meme corpsoud'une famille, et que les actes qui y ont seulement rapportne doivent pus etre confondus avec le fonds de cet établissement, de ce

corps, de cette famille. Ainsi, l'expédition d'une arret de parlement déli-vrée ci un particulier ne sera pas classée dans le fonds du parlemznt,mais dans celui de la personne qui avait fait lever cette expédition unerequete original adressée mais dans celui de la personne qui avait faitlever cette expédition; une requete originale adressée au parlement parune cornmuneouune famille ne sera pus classée dans les papiers de cettecommune ou de cette famille, mais dans ceux du parlement auquel larequete était arires2e. Conséquernment encoreunprojet de lettre ne peutfaire partie d1 meme fonds que la lettre elle-meme; car unprojet de let-tre appartient

acelui qui l'écrit,

lalettre, au contraire, est la propriété

de lapersonne (iqui elle a >te adressée. A la suite de ces vérifcations,des numéros seront donnés aux articles; si un carton ou une liasse ren-ferme des dosiers oumeme des piéces différant, soit par le fonds, soit parla matiér, 1 'archiviste en formera autant d'articles avec unnurnéro parti-culier qu'il aura de fonds oude matiers différentes.» ".

Nuevamente se subraya el concepto de fondo, que es ahora consideradoy definido por su diferencia con respecto a otros fondo?, razón por la cual

necesariamente ha de respetarse la procedencia de cada uno de ellos y, enconsecuencia, no mezclarse la documentación de fondos diferentes.No son estas Instruccicnes las únicas que sancionan, en Francia, la pro-

cedencia como el principio sobre el que debe basarse toda clasificación. Unaño más tarde una nueva circular dicta las Instrucciones que han de regir laconservación y el orden de los archivos comunales franceses 16. Años mástarde una nueva circular, con fecha25de agosto de 1857,determina:

«Tout classernent exécuté par l'administration meme, qui a pro-

duit les actes collectionnés, i d 'ordinaire été combiné suivant les condi-tions et d'apres les besoins de cette udmnistration. Une telle classifca-tion en conserve donc la physonoitiie exacte et assigne a chaquedocrrment le dagré d'impnrtnnce qir 'i l deinit nvoir (...) toirt clnssementdes archives historiqiies des communes, correspondant a un ancieninventaire, doit ttre mainteniix ".

En esta instrucción esel orden interno dentro de cada fondo el que debenecesariamente respetarse.

'' dem, p. 18.'' «Instructions relativesa la consei iation et a la niise en ordre des Archives des communes du 16de

juin 1842n.CHAMPOLLION-FIGEAC:Manirel de I'archivisre, p. 172. Más tarde recogido por M a n u e l d'ar-chri-rArique.op. cit., p. 213. de quien citamos.

" dnstructions pour le classement et I 'inventaire sommaire des Archives communales anténeures a1790.. Pm's, le25de aoíit de 1857. CHAMPOLLION-FIGEAC:M a n u e l de l'urchrvrsrc, op. cit. p. 216.

30



EVOLUCIÓN HISTÓRICA

Estas instrucciones, a su vez, serán completadas por la Circular de20pero, en definitiva, es en las Instrucciones de 1841enoviembrede 1879

donde queda enunciado primeramente.

EI principio del Registro en el Archivo Secreto de Estado de Berlín en 1881

Siguiendo a E. Posner, sostenemos que fue Max Lehmann I 9 quien

introdujo en Berlín el Principio de Procedencia y lo hizo como autor delReglamento de 1881 20, donde el principio de registro o de procedencia,

ambos principios fueron reconocidos como idénticos, según recoge Brenne-ke 2l , fueron prescritos para los trabajos de clasificación.La aparición de este reglamento no estuvo exenta de problemas, que

evidencian, sin duda, lanecesidad de un cambio en losmétodos de clasifi-

cación.Posner se refiere a este hecho asegurando que dando Paul Bailleu dis-

cutió la aplicación del Principio de Procedencia a los fondos de Berlín antesde la reunión de archivistas alemanes en 1902,describió ampliamente losresultados no satisfactorios de lo que él llamó la falta de un «sistema minu-

cioso de ordenamiento». Asegura también que Bailleu trató particularmentelas dificultades encontradas en el trabajo de referencia 22. «Para encontrarlos documentos había primero que buscar en las listas de acceso de la agen--

’‘DESJARDINS, G.: Le Senicedes A rch ives depurtamenf ales,pp. 71 y 91; RICHOLI. G.:nTraitéihéorique et pratique des Archives publiques., p. 228. Más tarde enM anuel d’archivisriyue. op c i t . , p. 213.

‘ y POSNER,E .: «Max Lehmann y el ”origen del principio de procedencia”,,. Archivei id (hePihlicI nlrrest: Selected E ssays by Ernst Posner, ed. K . Munden. Washington, D.C., 1967., pp. 36-44. Vuelto apublicar por LaAdministración Moderna de Archivos y la G es t ión de Documentos: El yruntirurio RAMP.París: Programa General de Información y UNISIT. UNESCO, diciembre, 1985, pp.97-103. Artículo que

apona nueva luz acerca del origen del principio que estamos estudiando en un ámbito geográfico muy concre-to el Pnvy State Archivis en Berlín.Noa ofrece además rasgos de Lapersonalidad de uno de lospersonajes que sin duda más notablemen-

te han influido en el desarrollo de la Archivística: «Si tenemos razón al suponer que el nomhramiento deLehrnann encontró dificultadesen los Archivos Privados del Estado, su personalidad la s superó Fue el “máspeleador“ de los arChiVkraS e historiadores alemanes. dispuesto a entrar en controversias literarias, de Ilevar-IJ S hasta el final así no fueran agradables y aúnde gozarlas. La tradiciónoral en los Archivos Privados delEmdo lo caracterizaron como un ser dominante, muy excitable y que toleraba muy poco a s us colegas (...)En un d vida tan llena de hazañasy conflictos, la intervención de Lehmann en el descubrimiento e implanta-ción del principio de procedencia fue un episodio sin importancia. Pero (...) nosotros como archibistas dehe-mos estar orgullosos de que un hombre desu calibre fuera uno de nosotros; debemos recordar con respeto ygratitud !a deuda que nuestra profesión tiene con é1.n Cfr. pp. 102-103.

?” Regulativ fur die Ordnungsarbeiten im Geheirnen Staartsarchiv vom 1. Juli 1881.M i f r e i l u n g g e n derK. Preirssi.rchen A rchivvewalrrrng. n. 10(1908), Leipíig. Verlag von S . Hirzel, 1908, pp. 16-20.

Por disposición del 12de octubre de 1896, este reglamento fue comunicado, para su ejecución,a 10sarchivos de estado Muchos archivos de estado recibieron enañossucesivos oportunas y detalladas instruccio-nes Particulares, según hemos podido leer en el propio reglamenta

” BRENNEKE:Archivisticu, op. cit..p.41.’’ POSNER. E.. up. cir., p. 100.

31



I LA CONSTRUCCI ÓN TEÓRICA EN ARCHI VÍSTICA:EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

cia, en ellas, determnar la designación del archivo opalabra guía (guías)ycon la ayuda de estas palabras guía encontrar la designación dada a losdocumentos en the Privy State Archives. La incomodidad de este procedi-mento hizo necesario un cambio por parte de los archivistas jóvenes. Ellospensaban que el ordenamento basado en la procedencia de la agenciay laclasificación del archivo debía reemplazar el ordenamento imposible basa-do en la materia asunto. Desde entonces, bajo el excelente sistema de preser-vación de archivos desarrollado en las oficinas de archivo alemanas, los

entos se ordenaron bajosimbolosde clasificación y, una vez que llega-

ara agencia de archivos, era cuestión de mantenerles en este ordeno de

refonnarlo si se volvía obsoleto» 23.

Tras describir, en el parágrafo 1, el carácter y el número de los docu-mentos que integran el Archivo Secreto de Estado, en el parágrafo2se con-tiene la regla esencial: «Die Aufstellung des Geheirnen Staatsarchivs er$olgtnach der Provenienz siner Bestünden 24. La organizacióno sistematización deeste archivo se rige por la procedencia de sus fondos. Los parágrafos 3 y 4detallan la forma de llevar a término tal organización. Este reglamento pres-cribía: respeto para cada orden original y para cada designación original 2 5 .

Este nuevo principio adquiere, a partir de ahora, una importancia direc-tamente proporcional a la necesidad de organización de los archivos, que irácreciendo progresivamentey finalmente volverá a ser enunciado en los Paí-ses Bajos, donde se introduce de forma oficial a partir de la Ordenanza delMinisterio del Interior de10de julio de 1897.

L brmulación del Principio de Procedencia en la obra de los teóricos

holandeses Muller, Feith y Fruin en 1898

Un año después de la Ordenanza del Ministerio del Interior holandés de10de julio de1897, osteóricos holandeses Muller, Feithy Fmin enuncian denuevo este principio.Lo hacen en su obra: ffandleiding voor het Ordenen en

2 Ibidern.

”Regulativfur dieUrdnungsarbeiteri ir n Geheirnen Stautsurchiv vorn (1. juli 1881). op. cit.,p. 17.2s Brenneke resume las nomas esenciales de este reglamento de la siguiente manera: «Lasistemuzio-

rie dell’ilrchivo Segreto di Sirito a v v i e n e wcondo la p r o v e n i e n z a dei suoi fondi..

Tutre le repositure che no n vono desririorea reicevere gli utti di un uficio ancora infunzione vengonochiuse per sempre, nel senso chenon pu0 essereassegnata nd esse alcuna accessione, o meno che essn non si

presenti come parti di unfondo che integra Ir 1 relativa reposituru.

A d ogn i uficio, appena corninciua versare g l i atti, viene a s s e g n a t a unu reposirura destivafaesclusi-

vamentead esso. All’infemo di essn gl i nmdevana essere lasciati nello siesso ordinee con l e stesse clssifkhe

che hanno ricevuto durante I’attivitd del relntivo ufficiow BRENNEKE, A,: op. cit., p. 93.

32



geschrijven van Archieven, publicada en Groningen en 1898, redactada en

famade parágrafos que lospropios autores comentan ampliamente.La idea fundamental de la teoría holandesa se expone en los parágra-fos 1, 2 y 16. En el primero se define el archivo como el conjunto de docu-

mentos escritos recibidos o producidos oficialmente por aeterminado órga-no administrativo o por uno de sus funcionarios, en la medida en que talesdocumentos se destinaban a permanecer en la custodia de ese Órganoo deSU funcionario 26. Inciden además en la idea de que esta definición será labase sobre la que se levantará todo demás 27 .

En el parágrafo 2exponen: un archivo es un todo orgánico; enunciadoque se desarrolla en su extensión en el comentario posterior al parágrafo

mismo, donde se resalta la importancia del origen al insistir sobre el hecho deque un archivo no se crea arbitrariamente, sino que crece, se forma y sufretransformaciones según reglas fijas **.

Estas reglas, real y teóricamente, constituyen gran parte del principioque estudiamos, según se deduce del contenido del parágrafo 16.En él losautores sostienen queel sistema de clasificación debe estar basado en la orga-

nización original del archivo, a la que en esencia corresponde la organizacióndel órgano administrativo que lo produjo 29. Esta regla, aclaran más adelante,es de todas la más importante, porque en ella se formula el principio funda-mental del que derivan las demás normas 30. Principio que para ellos no esposible aplicar sin restablecer antes de naday en la medida de lo posible elorden original, según expresa el parágrafo 17:«No arranjo do arquivo, por-

tanto, urge antes de mais nada, restablecer quanto possível a ordem original.

Somente entao sera posível julgar -se se é conveniente, ou nao. e até que

ponto, dela apartar-se.>>1.

Esta es la razón por la que este principio ha sidodesignado posteriormente como el principio de respeto al orden original 32.

A partir de su general evolución podemos concluir considerando unadoble significación del misnio: la necesidad de separación de conjuntos orgá-

?h M U L L E R , S , FEITH, J .A . . y FRUIN. R.: Handkding voor het Ordenen e n Beschriji,eri V U I I

Arrhieven, publi cada en Groningen. 1898 De la que existen: traducción tedesca, A n l e i r u n g zunl ordneni rnd Bcschreiben vol1 Archiven, L eipzig, 1905: traducción itali ana, Ordinamento e inventar io degli ~ ~ ~ / ~ i

1 ' 1 . Torino, 1908, reimpresión, M i lán, 1974: traducción francesa. Manuel pour le classement lu &scrip.! i o n des Archives, La Haya, 1910; traduccidn inglesa. ManIialfor the Arrangemenr and De,srrip~ionfArchive.r, New Y ork, 1940;traducción portuguesa. Manual de arraflJ o e d w r i ( . d o de oryuii,o.y. Río de'aneiro. 1960, parágrafo l . p. 9.

" Ibidem.'*dem, parágrafo 2, p. 13." dem, parágrafo n. 16, p. 35."' Ibidem.

33



L A CONSTRUCCI~NEÓRICA EN ARCHIV~STICA: L PRINCIPIODE PROCEDENCIA

nicos de documentos cuyas procedencias sondiferentes, por un lado, y eldeterminado orden que aquellos conjuntos orgánicos en el interior de unamisma procedencia deben contener. Ambas consideraciones representan undoble valor de este principio que, tras su primera formulación, va enrique-ciéndose con diferentes formulaciones posteriores queno son sino indicado-res de su relevancia.

Dosson loshitos históricos en el desarrollo teórico de este principio: el24 de abril de 1841, fecha en que se formula el principio francés de fondo,y

1898, año en que tiene lugar la aparición de la obra de los holandeses,3nde se establece la específica ordenación de los fondos en el seno del que

hoy se conoce como principio de respeto al orden original de los documentos.Cada uno de estos dos principios representan, a mi juicio, la significaciónteórica de aquellos dos valores que antes he considerado y representan unadoble significación de un principio más general, esto esel de Procedencia.

A lo largo del siglo xx este principio se va extendiendo, conociendoun desarrollo desigual por países, que culmina finalmente con su generalaceptación.

2.3 EL PRINCIPIODE PROCEDENCIA EN ESPAÑA 33

Es a lo largo del siglo X V I cuando en España surge la intención de orga-nizar de forma adecuaday lógica la conservación de los documentos produci-

spor losdiferentes organismos de la administración. Muestra de ello es,ccn duda, la creación del Archivo de Simancasoel desaparecido de Covam-

bias, que también debesu creación al propio Felipe1134. Estos grandes archi-

vos estatales muy pronto tuvieron clara conciencia de la importancia del res-peto a la procedencia como la más auténtica y directa vía para conseguir unabuena organización de todos sus fondos.

Aun cuando su general aplicación no sucede hasta bien avanzadoelsigloxx,será a todo lo largo del XIX cuando se sienten las bases de loque más

)’V er capítulo7 de nuestra tesis doctoral Conceptoy iiatirraleza teórica del Principio de Procedenciaarchiví.<tico:génesis e n España.presentada enabrilde 1994 en la Universidad de Alcalá de Henares. TambiénM. PAZ MARTÍN-POZUELO: .Hacia la formalización de la teoría archivística. El Principio de Procedenciaen España. 1828-1923.. en-Himwia de losarchivos! de la Archivísticaen España, Valladolid, Asociación de

Archiveros de Castiila-León (en prensa).’‘ «Aún hay otro Archivopúb!ico en España, del que ya casi nadiese acuerda, y es el que el mismoseñor Felipe I L mandó erigir en l a villa de Covarrubias(...) en que sehallacolocadoun número prodigioso deexpedientes cides, criniinalesy epzutivos del Adelantamiento de Castilla». PORRAS HUIDOBRO, F.:Disertación sobre archivos y reglas de su coordinación. i í r i l paru todos lo s que los tienen‘o manejan. Madrid.imprenta de don León Amdnta, 1830, pp. 48-49.

34



tude serásu consolidación. Aunsin ser enunciado, en el más estricto sentido de

la palabra, este principio está ya presente en todos los esfuerzos que se han suce-dido en el tiempo paraorganizar la labor de archivo además del archivo mismo.

El Principio de Procedencia en las ordenanzas de los archivos españoles

Que el respeto a la procedencia es la mejor manera de tratx la docu-

mentación de archivo es una evidencia que recogen algunas de las ordenan-zas de los principales archivos españoles.

Las más antiguas, aunque no totalmente claras al respecto, son lasOrdenanzas del Archivo de la Corona de Aragón, fechadas en 12de marzode 138435. En ellas la procedencia se manifiesta de forma implícita desdeelmomento en que la documentación aparecía ya clasificada por reinos y den-tro de ellos por asuntos. Clasificación lógicay coherente si tenemos en cuen-ta que en este período no se puede hablar de archivo del reino, sino másexactamente de archivo real. Como parte de su patrimonio, el archivo perte-

necía en exclusividad al propio monarca.

Por la claridad de su exposición, serán las Ordenanzas del ArchivoGeneral de Simancas, contenidas en la Instrucción para el gobierno de esteArchivo dictadas por FelipeZI en 1588,a las que consideramos antecedentemás lejano en el tiempo de la aparición de este principio en España. Han sidoampliamente estudiadas no solo dentro de nuestras fronteras 36, sino tambiénmas allá de las mismas 37.

J 5 Han sido ampliamente estudiadas por Francisco UDINA MARTORELL: Guía H i s f ú r i c a y d e s c r i p -

f i i w del Arch ivo de l a c o r o n a d e A r a g ó n . Madrid: Dirección General de Archivos Estatales, 1986. Más recien-tementepor Rafe1 CONDE Y DELGADODE MOLINA. Lesp r i m e r e s O r d i n a c io n s d e L ’ A rx i r r R e i a l d e B u r -

r e l o t i a= L a s p r i m e r a s O r d e n a n za s d el A r c h i v o Real d e B a r c e l o n a : I W4. Madrid: Ministerio de Cultura.1993.

‘‘ Furrori prir~er~r~eriieublicadaa por F. RO D R~CIX Z l X R i S Guj<ihiri,jri[ +J c~$~~r- ipr ir uc /m

/ tr r .hiro.y, Bi bl io tecas y Museos de España , 1. (Archivos Históricos), Madrid, 1916.pp. 343-352.Más tarde comentadas por ARRIBAS ARRANZ. Filemón. «Leplus ancien réglement des Archives de

smancas,,. Mélanges of fer ts pa r ses confrkres érrangers a Charles Braibanr. Br~i.cel le.s,Com i t é des M é lang es

/ j r<r i l>ar i f ,1959, pp. 9-15, Vuelven a ser estudiadas veinticinco años más tarde por CORTES ALONSO.Vicenta: <<Lasrdenanzas de Simancas y la administración castellana,). Ar ras de / IVSympos iu rn d e H i s f o i - i a d e

h Admin is t rac ión . Madrid: Instituto Nacional de Administración Pública, 1984.pp. 197-224.Un estudio en profundidad de lascircunstancias que dieron lugar a esta Instrucción. así como la Iris-

truccih misma y su significación en el desarrollo archivístico español. es‘el que ha sido realizado por Rodrí-Wez de Diego. I n s t r u c c i ó n p a r a el g o b i e r n o d e l A r c h i v o d e S i m a n c as . (15XXJlestudio preliminar por J .L.Kodríguez de Diego. Madrid: Ministerio de cultura, 1989.Por último tambien enF.J. ALVAREZ PlNEDO Y’ . Rodriguez DE DIEGO. L o s arch ivos españoles: S im ancas . Madrid, 1993.

”GACHARD. Corre.spondance de Ph i l i ppe I I s u r les af faires des Pays -Bas . Bruxelles: 1848. P. 43-‘ R . E. CASANOVA.Arch iv i< r i ca , op. cit., p. 357-359. Recientemente han vuelto a ser objeto de estudio Para

LODOLINI. Un contributoalla storia dell’archivistica: Le «istruzioni* del 1588 per I’archivio di Siman-Kos.\-egna degl i Arc h iv i d i S /aro. Roma. Mayo Diciembre 199l. .2-3.

35



LA CONSTRUCCIÓN TEÓNCA EN ARCHIV~STICA: L PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Rodríguez de Diego 38, sin duda uno desusmejores conocedores, argu-

menta que la organización de los fondos se deriva directamente del conceptopatrimonial de archivo. Enel capítulo tercero de esta Instrucción se puede leer:«El dicho secretario Diego de Ayala (...) tiene dada muy buena orden enla com-posicióny homato de nuestras escripturas particulares, pertenecientes a nues-tro estado, coronay patrimonio real y al derecho de nuestro patronazgo» 39. Enel capítulo 6se vuelve a insistir: «porque queremos tener particular noticia delas cosas q~ieocan a nuestro estado, patrimonio y corona realy anuestro patro-

zgo y de todoy qualquier derecho y accion quenospertenece y puede perte-llpceu,y algunas cosas dellas podrian estar ocultas (...)mandamos al dicho

secretario Diego de Ayala que desde luego haga sacar vna relacionno menossutancial que breue de todo loque huuierey hallare en el dicho archiuo tocanteal dicho nuestro estado, coronay patrimonio real y al derecho de nuestro patro-nazgoy de otrosy qualesquiera derechosy acciones quenospertenzcany poda-mos pretender en qualquier maneray por qualquier causay razón»40.

Aprobadas por una Real Cédula de10de enero de 1790", ensu artículo5lasOrdenanzas de Indiascontemplan: «Laprimera división de papeles hu deser en tantas colecciones, quantasson las oficinas de donde se han remtido,y

se han de remtir.A sí deberán permanecer unidos entresí, con separación deotroslosde Simancas, losde VaReservada, losde cada una de las oficinas delConsejo, que son Secretaría de Nueva España, Secretaria del Perú, ContuduríaGeneral y Escribanía de Cámara, losde la Casa Audiencia de la Contratación;jnalmente losde Consuladosy demás uzgados del departamento de Indias queen lo sucesivo se transfiriesen al Archivo General.)) 2 La importancia de nomezclar la documentación de diferentes procedencias, tan largamente postulada

r el Principio de Procedencia, es ya en estas Ordenanzas una evidencia.e Desde sus ongenes la procedencia es, por tanto, no solo el modo mejor

de clasificar la documentación, sino una cualidad connatural a la progresivacreación de losdocumentos y, en consecuencia, ha de ser la base de su trata-miento posterior

El respetoa la naturaleza de los papeles en ladeterminacion desuarreglosegún E Trochey Zúñiga en 1828

Entre 105 primeros trabajos publicados en España, encontramos elArchivo Cronológico-Topográfico. Arte de archiveros, de Froilán Troche y

'* nsrrucciúnparo ei go6ierno d el A r c h i v o de Simancas. (1588).op. cit., p. 66." ldeni, n. 3 ,p. 102.'"d e m , n. 6,p. 104-105." ARCHIV O GENERAL DE INDIAS. Ordenanzas. Edición facsímil y estudios preliminares. - Sevi-

'? M.argarita G6MEZ G6MEZ. <<El rchivo General de Indias. Génesis Histórica de s us Ordenan-lla: ConsejzríadeCultura, 1986.

as». En: Ordenanzirsdel Archivo Gene r a l d e Indias. op. cii.,p. 53-120.

36



Zúñiga, publicada en 1828 43. Su defensa del sistema cronológico topográfico

como método válido en lacolocación de los archivos, y el arreglo de losparte de una premisa fundamental, el respeto al orden más análogo ala naturaleza delospropios papeles: «En el arreglo de papeles, lomsmo que

el de todas las cosas, debe seguirse el orden quemás análogo sea a la,laturaleza de las mismas» 44. Señala que: «aunque el archivo sea generalc.ytll generalidad nodebe constituirla la mezcla de documentos, sino la reu-nión de losarchivos particulares)) 5 todavía añade: «losdocumentos corres-"otzdientes a cada mayorazgo, partido y distinción (...) deben estar arregla-dosseparadamente»&.

En líneas posteriores nos dice: «los documentos particulares necesitandeotro arregloy division muy diferente que la de losgenerales, pero asims-mo la mas natural: deben por consecuencia seguir en su ordenel mismo de[adivision territorial civil que el gobierno tiene establecida enel Reino, cuyautilidad se deja conocer a primera vista (...) dividense así los documentospor provincias corregimentos, urisdicciones, alcaldías, parroquias, lugares,viiias, ciudades, pueblos, calles, cuartelesy locales particulares de terrenos,casas,fábricas, molinos, montes, dehesas, canales, depesca etc, sin quede

esta reglasepuedan exceptuar losarchivos e comunidades y corporacionesreíigosasy eclesiásticas» 47.

Trochey Zúñiga nos habla de cinco grandes operaciones para el arreglode losarchivos:

l .

blos.

2.sión anterior.

3.decada una de lasdivisiones.

3.

conseguirlos antes de pasaralaoperación siguiente.5.

Elaborar la lista de provincias, jurisdicciones, parroquiasy pue-

Asignar a cada documento el lugar que le corresponde en la divi-

Colocación por fechas de la rigurosa cronología de losdocumentos

Revisar todos los docunieiitos señalaiicio los que faltan intentando

Numerar los documentos y los legajos.~

r R r x H B Y ZUÑIGA,F. El Archivo cronológrco-topográ~co.Arte deurchiveros. Métodofúcil, senci-

[ /O Y /W<o o s t o ~ o uru el arreglo de losArchiias purticulares. útil ú l»r Hacendados y poseedores de bienesW e ienen d o c u m e n t o s para conservar sus intereses. arreglo interior y económcode las casasdirección ?

r r l r i t i e l ( J e lo i intereses deellas. - Segunda edición corregida y aumentada por bu autor en ei ario de 1830.CofXfia: Imprenta de Iguereta, 1835.Estaes laedición quehe manejado aunque me consta que la primerasaliói n 1x28.

I I .

Ideni, p. í.'' M e m . p. 7.

Ideni. p.7-8.'' &m , p. 16-17.

37



L A CONSTRUCCI~N EÓRICA EN ARCHIV~STICA:L PRINCIPIODE PROCEDENCIA

En las dos primeras precisa el principio fundamental:

Por la primera se refiere en realidad a la elaboración de nuestro actualcuadro de clasificación: «Antes de proceder a ello debe pedir al dueño unalista de las provincias, jurisdicciones, parroquias y pueblos (...).Los docu-mentos se han de separar bajo la denominación de las parroquias a quecorresponden»48 .

Por la segunda, la asignación del orden original a los documentos: «el exa-men de cada papel, pergamnoo libro(...)para conocer a cual de las seccionespertenece».Eneste punto incluyeuna acertada disgresión sobre la influencia de

las leyes sobre el sistema de archivo: K si antes de la extincióno suspensión delosSeñoríís se hubiese arregladoun archivo por el sitema que establezco, esta-rian losdocumentos de la quinta seccion en la cuarta, porque entonces eranrealesy efectivas aquellas regalías,y hoy tenemos que pasarlas a la quinta deregalías abolidas (...) aunque digo que mi archivo debe parecer siempre elmsmo, debe entenderse en el caso de que las leyesnoalteren en partesucolo-cación. (...) U narchivo arreglado bajo cualquiera or ma en tiempodel ImperioRomanoparecería hoyun laberinto,si a proporcion de las variacionesy vicisi-

tudesdel msmo imperio,nose les diese las msmas a losdocumentos»49.

Según lo expuesto, podemos considerar a este autor una de las primerascontribuciones en defensa del Principio de Procedenciaen nuestra geografía

española; entendiendo por ta, el principio por el cual la documentación propia deun origen específico debe mantenerse separada de aquella otra deun origen dife-rente. Además un auténtico tratadista de la Archivística a la que concibe como un

sistema integrado por un conjunto de elementos en estrecha relación.

Las reglas para la coordinación de archivos de Porras Huidobro en 1830

Dos años después de la publicación del Archivo Cronológico-Topográ-fico deE Trochey Zúiiiga, aparece laDisertación sobre archivosy reglasde

su coordinación de Facundo de Porras Huidobro, revisor de letras antiguas,miembro de la Real Academia de la Historiay archivero de la Inspeccióngeneral de Instrucción pública.

Si Troche y Zúñiga partía de la sustancial diferencia entre el archivoGeneral y los particulares, Porras Huidobro lo hace desde la distancia entrelosde oficinay losdemás.

? Idem, p. 21 .

19 Idem, p. 27-28.

38



EV OL UC I ~NHI ST~RI CA

Cuatro son para 61 las reglas esenciales para un archivo: orden, cronolo-

gía, clasificacióny simetría: «Urden, porque le guardan los puntos ó seccio-nes en que está dividida, cronología, porque todos sus expedientes marchanrespectivay progresivamente del más antiguo al más moderno: clasificación,porquenoadmiten mezcla unos con otros; y simetría, porque ni en el aspectoni en el bulto de cada legajo, ni en sus distancias habrá diferencia» 50.

Esimportante señalar que se refiere expresamente al archivo de oficina:«Este método lo podemos manifestar prácticamente en la oficina de Archivo&'la Inspección general de Instrucción Pública»; en páginas posteriores

.&alará: «las reglas dadas para los Archivos de oficinasson generalesyaplicables a losdemas, y susoperaciones se ejecutan del msmo modo: puesasi como para estas se hace la clasificación,odivision segun los puntos capi-tales que se versan en ellas, asi en los demas se hace por mayorazgos, domi-ni os, campos, facultades y materias de que aquellos se componen»5L .

Instruccióny Bases para el arregloy clasificación de losarchivos, dicta-das por la J unta Superior directivadeArchivos en 1860

Además de las ordenanzas, otras disposiciones de orden interno noshablan también de este principio. Disposiciones que, no llegan a establecerlotodavía como principio teórico del que derive la obligación científica de suaplicación. Sin embargo, la recomendación primero y más tarde la obligato-riedad de su aplicación nos informan de un desarrollo de este principio enEspaña que no es ajeno a la evolución general en el resto de Europa.

Seránlas Instrucciones que en 1860dictó la Junta Superior Directiva de

Archivos52 A cerca del sistemadeclus$cación que ha de seguirse findamental-mente en losarchivos generales, las que por la claridad desu exposición nos

PORRAS HUIDOBRO, F. Di sertación sobre archivosy reglas de su coordinnción, útil para todos'0.7 que los tienenomanejan. Madrid: Imprenta de d. León Amarita, 1830, p. 93.

" Idem, p. 99.''Creada por R.D. de5noviembre de 1847 enel seno delas Juntas de Archivo de Gracia y Justicia: <<

Reconociendo el gobierno lanecesidad de dar una organización comúny uniformeá los Archivos generales%endientes del Ministerio de Gracia y Justicia, se crearon, para su arreglo, dirección y conservación una'unta Superior en lacorte, y otras de distrito de Audiencia. de provincia y de partido-.

Fue determinadasu organización por R.D. de 6 de Noviembre delhismo año siendo una de Sus Com-Wencias O facultades a«...clasificación general de todos los papeles y documentos que encierran los I I W I ~~~-";IdosArchivos judiciales y generales con dobles índices cronológico y alfabético, proponiendo losquedebensertrasladadosa losArchivos de Simancas, Sevillao Barcelona, afin de completar las respectivas coleccionesque en ellos exkstan, y losque hayan de quedar en la corte para la formación de un archivo general en la'nis"'a'>MARTINEZ ALCUBILLA, Macelo. Diccionariode la administración espnñoln ConrPilnció'! de l a

rlovisim~legislación de España P eninsular y Ultramnrinn en todos los ramos de la adminir trnCión pub'ica.Madrid:Administración Arco de Santa Mana, 1892 Tomo 1, p.603.

39



w LA CONSTRUCCI~NEÓRICA EN ARCHIV~STICA: L PRINCIPIODE PROCEDENCIA

indican el conocimiento de una realidad archivística que se proponían remediar

y que recogen, además, la esencia del principio que estudiamos. «Comotodoarchivo, principalmente los que se llaman generales, consta, con relación a SUS

materias, de cierto númerode colecciones ordenadasopor orden, que por otraparte suelen proceder de establecimentos, corporaciones, amiliasopersonasdiversas, es indispensable designarconun nombre propio estos grupos genera-les, quehande ser objeto de la clas$cación. El nombre que, a pesar desunove-

dad, parecem á s exactoy genérico, es el de procedencias» 53. Sin embargo, lancia a las materias de que consta un archivo, nos lleva a pensar en la deter-

r@ ción de las mismas respecto de la clasificación de los archivos antes de quela procedencia aparezca en su órbita. Más adelante pasan a definir qué son lasdenominadas procedencias:«Por procedencias,pues, se entiende toda colecciónexistenteoque hay[a] de formarse enunarchivo,y en la cual se comprendan losdocumentos cuyas materias participen de la msma unidad,o los que puedaninteresar a uhestablecimento, corporaciónofamlias ma’s inmediatamente»s4.

En esta línea continúan las bases, a partir de consideraciones siemprede orden práctico, recomendando el uso de un sistema que pasa después a

describir: «...pues en efecto nunca deberán confundirselospapeles referentesa unmonarca con losde los individuosde sufamilia, ni los de la admnistra-ción desu patrimonio con losactos que ejerza en usodesupotestad y pre-rrogativa»5 5 .

Con independencia de que luego su desarrollo mezcle conceptos hoycontrapuestos, como son procedencia y materia 56 la intención de institucio-nal‘ ación de la procedencia en los archivos ya se vislumabra en estas ins-

ones como evidente. Debemos señalar, sin embargo, la circunstancia,

que más adelante veremos con más detenimiento, de que éstas, en realidadquedarán aún en papel mojado, en tantoen cuanto la constante reivindicaciónde las mismas, así como el estudio de la documentación a partir de loscua-dros de clasificación nos lleva lógicamente a constatar su no aplicación efec-tiva en determinados archivos 57 .

t 1 I 5

’’ A.G.A. Educación. Instrucción y basesparu rl arreglo y clasificación de losarchivos. 1860. Caja

54 Ibidem.j5 Ibidem.

56 Conceptos que analizaremos más tarde cuando entremosadeterminar el sentido último del losdosdiferentes niveles de aplicación de este principio que estudiamos, Parte111de esta obra.

5 7 A este respecto se puede leer el comunicado enviadoa la Asamblea del cuerpo de Archiveros,Bibliotecarios y Arqueólogos en 1923,con el elocuente título deNecesidad urgente de redacrur instruccionespuru la catalogación de Archivosen el que Cristóbal Espejo de Hinojosa reflexiona acerca delalabor legisla-tiva en este sentido señalandosu necesidadasí como losantecedentes habidos desdelaÓptica desu contempo-raneidad con una importante dosis de acritud: «Necesidad urgente en todo organismo medianamente constitui-

6558-15.

40



Tras la aparición de estas Instrucciones podemos asistir en la geografía

Nchivística española a una situación nada uniforme, con diferencias de méto-do que en realidad ponen de manifiesto la muy heterogénea conceptualiza-ción de loque es, en realidad, un archivo, omás exactamente de lo que sonSUS funcionesoservicios.

La completa separación de fondos como base cardinal del arreglo yclasificación del archivo. Velascoy Santos en 1875

Quizá sea Miguel Velasco y Santos el autor que más claramentenoshabía del principio de procedencia, despues de la publicación de la Znstruc-ción y Bases para el arregloy clasificación de losarchivos,de la que yahemos hablado largamente.

nos dirá que la basecardinal en que ha debido descansar el verdadero arreglo y clasificación denuestro archivo es la completa separación de fondosy su conservación aisla-da, independiente. (...) si se mezclany confunden las procedencias o losf on-

dos, si se altera ademásose prescinde del ordensuyo natural, de la genuinaagrupación que tienen dentro de tales procedencias; si se trueca u omitehasta la nomenclatura técnica que tenían ensuorigeny que han conservado,hay que temer queallí donde había orden quede tan solo el caosy que aque-

En su aportación sobreOrganización de archivo

do es la de ofrecer normas, reglas, principios fundamentales siquiera, con forme aloscuales haya de desenvol-verse el servicio del mismo en su régimen interior y aún en sus relaciones con el público. Y si por una partcbastan los reglamentos, las instrucciones para la vida del organismo, como complementarias de aquéllos, cons-tituyen su alma matern (...) Sin regla fija a que poder sujetarse, el criterio individual, siempre vario y a vecesacomodaticio, suplantará el lugar de la regla uniforme(...). Y más adelante añade:

(<Desdeos mas antiguos preceptos acerca de las facultadesy obligaciones de la Junta de Archivos,

figura la de redactar las Instrucciones facultativas para la formación de índicesy catálogos, conforme al R.D.de5 de Julio de 1871 > (...) repetido en el de25de marzo de 1881 con la frase «proponer las instrucciones para( 0strabajos facultativos,>(. .) La exposición al Real Decreto de 18 de Noviembre de 1887 dicepor su parte que

preciso qeparar claramente Intécnico de loadministrativo v deloconsultivo,y de dejarselotécnico exclusi-vamenteacargo de una Junta Facultativa. (...) En el Reglamento vigente para el régimen y gobierno para losArchivos del Estado ,se refiere a las Instrucciones cuando :rata, en el artículo5 , de las atribuciones de lasJun-ta: de Gohieino (. .). en los 26 y 27 estableciendo que losencargados de Sección «clasificarán ios fondos conarregloa las instrucciones que reciban del jefen. Cristóbal ESPEJO DE HINOJOSA. Necesidad de redactarinstruccionei para la catalogación de archivos. En: C omun ic ac iones env iadas a la A s a m b l e a d e l c u e r p o de

<Irchiveros,Diúl io~rcar ios arqueó logos : 1923. Madrid:Tip. de la Revista de Archivos, Bibliotecasy Museos,1924,p. 73-74.

Gondeí - Palencia filmaotrocomunicado enviado a la misma asamblea e insiste sobre lanecesidad deestas normas: .Desgraciadamente, no tenemos todavía instrucciones oficiales(...) Bienomal todos benios trü-

baJo en nuestros respectivos sitios y suplaante el público culto nuestra buena voluntada losdefectos que, porfaltade orientaciónode instrucciones. pueda tener nuestra labor.. Angel GONZALEZ PALENCIA. Clasifica-ción. organi7acióny catalogación de losArchivos Históricos: Bases para unas Instmcciones.

En: Comunlcnc iunes env iadas a l a As amb lea de l c ue rpo de a r c h i v e r os , b i b l i o tec a r i os y a r q u e 6 k o . s :

' 923 . Madrid: Tip. de la Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos, 1924,p. 4.'' V F L A S C O SANTOS.Miguel. Sobre la organización de archivos. RABM, año V, 1875.

41



H LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN A RCHI V~STICA : L PRINCIPIODE PROCEDENCIA

lla imagen de pasadas épocas e instituciones olvidadas se borre por comple-

tooal menosse alterey desnaturalice 59 .Sucontribución es importante no tanto por la reivindicación, ya presen-

te en aportaciones anteriores, de la separación de fondos más aún por la delorden en el interior de aquellos que constituye una versión diferente y máscompleta del principio de procedencia y que muchos hemos creído ver enun-ciado en la obra de los teóricos holandeses Muller, Feith y Fruin, aproxima-damente dos décadas después.

La índole de losdocumentos como principio rector de la clasificaciónsegún Güemesy Villame en 1876

En 1876Joséde Güemesy Willame, archivero bibliotecario, comenda-dor de número de la Real Orden americana de Isabel la Católica, y archiverogeneral de la real casa, publica su Organización del Archivo de la Coronaaplicada a los archivos particulares 60.

El primer capítulo lo dedica a la exposición de los principios generales;

«la organización de los archivos, como cuestión de método tiene dos puntosde vista; unode carácter cientijFico en cuanto a la elección de escuelay a laexactitudy precisión de las definiciones; otrode carácterfilosófico, en cuan-to a la exposición lógicay razonada de las ideas en que se funda el métodode clasificación» 61.

También Güemes y Villame, como hicieron Trochey Zúñiga y PorrasHuidobro, considera diferentes tipos de archivo: provinciales, municipales,generales y particulares, ocupándose de losúltimos. «Para que lospapeles,librosy documentos de un archivo estén bien organizadosy puedan hallarse

con facilidad, es necesario clas~ficarlos on acierto,y no hay medio de con-seguirlo si no precede el reconocimentoy examen de las materiasy asuntosqrrc contienen,porque la ínclolc dr los documentos determna su clasifica-ción, a la que no es posible arribar sin el conocimiento previo de aquellas,aunque el método que nospropongamos seguir sea hijo de una brillanteyfascinadora teoría» 62.

Parael modelo que propone distingue entre losdocumentos de carácteradministrativo, jurídicoehistórico, según que se refieran a los asuntos econó-

íbidem.6u GÜEMES Y WILLAME, J osé.Organización del archivo de la Coronu uplicudu u losarchivos parti-

culares. Madrid: imprenta, Estereotipiay Galvanoscopiade Anbau y Ca. ImpresoresdeCámaradeS.M., 1876.'' ídem, p. 7.

I dem, p. 9.

42



EVOLUCIÓN HISTÓRICA

,ico-administrativos, a pleitosy causaso a la familia Real en sus relaciones

consigo mismay con el Estado, y al Monarca en las suyas con la Naciónycon las potencias extranjeras.Son tres las necesidades que deben presidir las divisiones de los pape-

les, documentosy libros63:

1.2. La rapidez del servicio3.

De la primera depende el éxito de las dos siguientes. Proclama el autoren este punto la armonía que debe resultar entre la índole de los documentosy SU clasificación.

El conocimiento en profundidad de la Institución que producelosdocu-mentos es, en opinión de Güemesy Villame, el punto de partida de toda clasi-ficación.Másadelante dirá: «A l dar comenzo a las operaciones de clasifica-ción(. ) importa conoce6 nosólo la manera de instruir los expedientes, sino

10s reglamentos, instrucciones y ordenanzas vigentes en la casa a queelarchivo pertenece (...) la organización debe acomodarse siempre a todas las

disposiciones orgánicas de la administración» 64. Todas las reglas, paraél,deben ser constantes, uniformes, derivadas lógicamente unas de otrasy apli-cablesa todos los casos en que concurran idénticas circunstancias, porquesiendo contradictorias imposibilitan, nosolo el ordeny uniformdad del sis-tema, sino la armonía que debe existir entre la organización admnistrativay

la de suspapeles 65.

El carácter de los ramosomaterias de la administración

La economía de tiempoy de personal.

L a procedencia como esencia de la clasificación archivística según

Rodríguez Miguel. 1877

En 1877,Luis Rodríguez Miguel publica un manual que recoge la teo-

ría y lapráctica del arregloy clasificación delosarchivos de las diputaciones,beneficiencia, gobiernos de provincia, ayuntamientosy administracioneseconómicas66. Dividido en cuatro partes a saber:fundamentos cientficos;Veracionesde arreglo; medios materiales y archivos especiales, precedidas

'' í d e m , p. 10-1 .

hl i d e m , p. i 1 .

'' ídem. p. 12.

RODR~GUEZDE MIGUEL , Luis. Manual del archivero Ó sea teoría y práctica.de arreglov clflsi-

f icWión de losarchivos delasdiputaciones, beneficencia,y gobiernos de provincia, ayuntamirntos? adminis-rracione.~conóniicas.Toledo: Imprenta deCea, 1877.

,*

43



LA CONSTRUCCI ÓN TEÓRICA EN ARCHIVíSTICA: EL PKWCIPIODE PROCEDENCIA

de una preliminar dondesepresentan la importancia y necesidad de los archi-

vos y sus antecedentes histórico-legislativos, es una obra que, como las ante-riores, aborda el archivo como sistema.Para la clasificación que es, en realidad,el punto de partida de aquel

sistema se declara abiertamente partidario del principio que estudiamos. Lohace reflexionando sobre dos principios que, en su opinión, deben ser el fun-damento en que descanse esta clasificación: «Unorelativo a la esencia de laclasificación, otro a suforma,pero tan íntimamente relacionados que el uno

iliar del otro; (...) El relativo a la esencia, es que la procedencia, ó seaq

eworganización debe tener como base los diferentes centros admnistrati-

vosque prestan su contingenteúArchivo...» 67.

Distingue dos operaciones diferentes: «constituye la clasificación unasíntesis, los trabajos para formarla un verdadero análisis». Por la mismarazón afirma más adelante: «Todo el que se halle en la precisión de clasificarlos papeles deunArchivo, debe ante todo estudiar la instituciono institucio-nes que contribuyeron a formarlo, las vicisitudes que han tenido, y en unapalabra, todo lo que contribuya a formar una exactay clara idea deaquellaoaquellas instituciones» 68.

Pero además plantea una cuestión que aún hoy es objeto de debate: eldenominado principio de procedencia libremente aplicado. No importa tantola solución que propone como el hecho de plantear la discordancia entre laactividad administrativay !a clasificación archivística, omejor aún la dificul-tad de engendrar sistemas cuando se desconoce la forma en que los asuntos setramitan.

La ingente producción de la década de los setenta justifica sobradamen-te1)nexistencia de las mismas en la siguiente. Sin embargo el vacío se acen-

túa al acercarse el final del siglo. Consultando algunos diccionarios delmomento se puede comprobar, además, que las obras anteriores debierondifundirse en un ámbito muy reducido quizá en el estrictamente necesario,lospropios archivos y losarchiveros a su mando pues en los mismos encon-tramos referencias mucho más lejanasen el tiempo.

De cualquier manera la Iglesia, al menos, demuestra permanecer al mar-gen de estos teóricos en tantoen cuanto en la década de los ochenta el Dicciona-rio de Ciencias Eclesiásticas para definir el archivo se remonta al concilio Pron-

vincial de Toledo de1565,celebrado para la admisión del ConciliodeTrento, encuyo capítulo 1de la sesión3disponía que: losObispos tengan archivo en el que

67 í d e m , p. 4 - 45lbiderri. p.16

44



EVOLUCIÓNHISTÓRKA

se custodien con la mayor seguridad todas lasescrituras relativas a la dignidadepicospal,

susderechos

yacciones j9 Por lo

quehace a los archivos parroquiales

recoge:«En las parroquias debe haber también un lugar reservado destinado anl-chivo, donde se guarden las escriturasy demás documentos relativos a cape-[lanias,sucesiones, obras pías, rentasy demásderechos que por cualquier con-cepto pertenezcan a la parroquia. En él deben custodiarse de la manera másordenada posiblelos “Boletines’eclesiásticos, oficiosy ordenes procedentes de

A finales del siglo XI X, el Diccionario Hispanoamericano dirá de los

archivos: lugar oparaje en que se conservan con separacióny seguridad pape-

lesodocumentos 7’.

autoridades religiosas.Y por Último, los libros parroquiales» O

Comunicaciones a la asamblea del cuerpo de Archiveros, BibliotecariosyArqueólogos: 1923

Parece quelosconstantes ataques de la opinión pública ilustrada movi-liza al Cuerpo de Archiveros, Bibliotecariosy Arqueólogos llevándoles aorganizar una Asamblea: «que recoja yfundamente, como fruto de nuestros

estudiosy experiencia individual, la reorganización de todos los estudiosyexperiencia individual»11, que debía haberse celebrado en losdías23a29deoctubre del año 1923.

A pesar de que esta asamblea no llegó a celebrarseono, al menos en lafecha prevista, en su conjunto las comunicaciones que iban a ser leídas se publi-can un añodespués. Contribuciones de Julián Paz, González Palencia, RafaelAndrés Alonso, Luis Rubio Moreno, Ismael Garcia Rámila, Manuel RubioBorrás, Juan Romera Navarro, Alberto Dorao, Cristóbal Espejo de Hinojosa,

Claudio Sánchez Albornoz y otros. Cada uno de loscuales aporta, según seexpresabaen losobjetivos, suexperiencia personal en diferentes archivos espa-

h’J U i c c i o n o r i o de ciencin.v eclesiásticas, reologíu dugm ( i t i c< r > m o r ~ i l ,w , y r d u c s c r i i i i r u . & r e d i «

cummim v c i v i l . pur ru log iu .... publicado bajo la protección y dirección demuchos señores arzobisposy obis-P i l i . por lo\ señores Niceto Alonso Perujo y Juan Pérez Angulo. Barcelona- L ibreríadeSuirana Hermanos,M i t . Y.:I Tomo 1, p. 677.678 (Obra premiada en la Exposición de Escritore5 > Artistas celehrada en 1885)(nf(maci6nque obtenemos de lapropia obra.

”’ l h i d e m

” D ic c io r i u r i o DiciclopédicuHispuno-Americonode Literatum. Cimci i~.~.rrr .7. Etc /Edición profii-Cailiente lustrada con miles de pequeños grabados intercalados en el t e x t o y tirados aparte, que reproducen lasdiferentes especies de los reinos animal, vegetal y mineral; los instrumento<y aparatos aplicados recientemen-‘C a l:u ciencia<,agricultura, anes e industrias, planos de ciudades, mapas Seogrificos; manedasy medallas de‘()dos10s tiempos, etc ,.Barcelona: Muntanery Simon Editores, 1887.Tomo 11. p. 548. En ediciqnes po\terio-r e\ ~~lntienedéntica definición, 1893. 1898.

A.T“*I-

hk’<rdel c r r r rpo deAr c h i v e r os , H ib l i o r ec n r i os y A r q u e ó l o g o s . 1923. Madrid: Tip de la Revista de Archivos.’’ Sepuede leer con más detalle toda la presentación de las Cunirirircociones eniirrdus m r u

8ihliotcc:t.; y M ~ ~ ~ ~ v , .924.

45



W L A CONSTR UCCI ~N EÓRICA EN ARCHMSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

ñoles. Naturalmentesonvarios los temas tratados 73, la organización predomina

entre los que integran la Sección de Archivos. De forma casi generalizada lamayoría de comunicantes se muestra partidario de las <<procedencias».Por la claridad desusexposiciones destacamos las comunicaciones de

Julián Paz y de Angel González Palencia.

La procedencia en la clasificación delosarchivos históricos según J ulián

0 onsiderando las diferencias de aplicación en los archivos que contie-

nen documentación con un valor ya definitivamente histórico y todos aque-llos cuya documentación aúnno ha adquirido esta categoría, escribe JuliánPaz antiguo archivero de Simancas: «Laclasificación de unarchivo históricodebe ser fruto deun conocimento exacto y detallado de susfondos, ajustán-dola a lo que estos pidan, sistematizándola en lo posible, pero no deshacien-do ni mezclando las agrupaciones depapeles quese hayen ya formadas» 14.

En consecuencia, argumenta más adelante la importancia de las proceden-cias: «Loque llamamos procedencia (...) debe ser la base de toda clasifica-

ción bien entendida.A descubrirlas, conocerlas, estudiarlasy determnarlarbien podría dedicar e1archivero todosuafán,y como lo consiga, la clasifica-ción se la darán hecha ellas mismas, sin mas que establecer cierto ordenentre las que contribuyeron a formar el archivoy subdividirlas luego en losgrupos necesarios» l 5.

Pazen 1923

Estas son susconclusiones fundamentales:

1. Debe desccharse para todo archivo histórico el sistema de clasifi-cmn con arreglo a normas previamente establecidas de las que hasta la

fecha se han venido recomendando.La clasificación se ajustará, en cada caso, a lo que la índole de ladocumentación exijay será el resultado del estudio y conocimiento exacto delos fondosdel archivoque el archivero logre adquirir despuésdeun detemidoy constante manejo delosmismos.

2.

” Tema1. Organización y clasificación de losArchivos Históricos Nacionales y Regionales. Tema 11.,Sería conveniente la reconstitución de losarchivos existentes en nuestros depósitos. en vista de los índicesantiguos? Tema 111. Archivos de Hacienda: Instrucciones para su catalogación. Necesidad de una nueva yracional, organización de losArchivos de Hacienda. Tema IV . Archivo del Tribunal de Cuentas del Reino: su

incorporación. TemaV. El respeto a la documentación regional y la creación e incorporación de ArchivosHis-tóricos, Regionales y Provinciales. LosJud.icialesy Notariales. TemaVI. Reorganización de losarchivos cate-drales. TemaVIL Necesidad de instrucciones. TemaVEi. El préstamo de documentos. Tema I X . Las bibliote-cas particulares de archivos. TemaX. Funciones del archivero.

’‘ PAZ, lulián. «Organizacióny clasificación delosarchivos históricos. nacionalesy regionales,,. Comu-ni cu) i ones enviadaspara la Asamblea del cue rpo dearchiveros, bibliotecariosy arqueólogos. 1923.op. cit.,p. 3.

’”bidem.

46



3. Sefijarán y determinarán bien las procedencias que hayan formadoel archivo, tomándolas siempre como base fundamental de toda clasificación

práctica, sin involucrarlas, mezclarlas ni deshacerlas.En los archivos que de tiempo másomenos inmemorial tengan una

clasificación establecida y cuyos fondos hayan sido consultados, citados ypublicados repetidamente con arreglo a ella, no se consentirá el cambio declasificación.

5. Sí podrá y deberá hacerse la mejora de esta clasificación con nue-vas subdivisiones, referencias y toda clase de detalles y perfeccionamientosnecesarios, pero sin alteración de su estructura fundamental 76.

4.

La organización de los documentos según González Palencia en 1923

En esta misma línea de pensamiento se sitúan las consideraciones deGonzález Palencia, archivero del Histórico Nacional ”, surgidas de su expe-riencia en la Sección de Consejos Suprimidos de este archivo. «Se conser-vará irremisiblemente la organización que losdocumentos tenían cuandorespondiun a a organismo vivos. (...) Cuando la organización y clasifica-

ción antiguas hayan sido deshechas, se tenderá a reconstituirlas» 78. Sinembargo cuando se refiere a la circunstancia de que la organización y clasi-ficación antiguas no hayan existido jamás en algún fondo o procedencia,recomienda una clasificación que tenga en cuenta los asuntos y la fecha de

losdocumentos.Podemos concluir que el siglo X I X español es, sin ninguna duda, una

referencia obligada en el largo camino que la teoría archivística inició haciaSU formalización, según demuestra la aparición y el posterior desarrollo del

principio que estudiamos, el de Procedencia.

’‘ Idem, p. 4.” «En conformidad a lo di5puesto en mis RS DS de 17 de ju‘lio de 1858y 8de mayo de 1859,se

dcclard archivo público general del reino. bajo l a denominación dearchivohistdrico nacionaí, a reunido con10s documentos procedentes de lassuprimidas corporaciones monásticas por la Real Academia de laHistoriaen esta corte, dondeen adelante habrá de perinanecer.a R. D.de28 de marzo de 1866 Reorganizando unarchivo histórico nacional. A r t . l . MARTíNEZ ALCUBILLA , Marcelo.Diccionariu de lo adrnir!isfrnción p.cit..p. 471 ,

GONZÁLEZ PALENC IA , Angel.op. cit.,p.6.

47



CAPÍTULO 3

CONTEXTO TEÓRICO

3.1 EL PROBLEMADE L A CONTEXTUAL IZACI ~N E ~R I C A

La necesidad de establecer cuál es el verdadero contexto en que debequedar enmrcado un principio que tradicionalmente se ha inscrito en unámbito teórico reducido, el de la clasificación archivística, se presenta deforma más urgente cuando con el correr del tiempo, la complicación de lasestructuras administrativas, así como la creciente sofisticación de los mediosreprográficos e informáticos, traen aparejado un desmesurado crecimiento

del volumen documental. Todas estas circunstancias han obligado a unreplanteamiento de los tradicionales métodos en el tratamiento de la docu-mentación que conllevala aparición de conceptos nuevos que es preciso sig-nificary que han mermado protagonismo a la clasificación, tradicionalmenteconsiderada como la operación archivística capital, concediéndoselo, por

49



LA CONSTRUCCI~N EÓRICA EN A RCHIV ~STICA: L PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

contra, a otras que se presentan como de mayor urgencia, que no importancia,en el quehacer archivístico.

Precisar, por tanto, si el Principio de Procedencia, rector de la clasificaciónarchivística, extiendesusposibilidades de aplicación aotroscampos equivale acontextualizarlo debidamente; o lo que es lo mismo a determinar si su valor secircunscribeal ámbito teórico de la clasificaciónosi, por el contrario, se extien-de más allá deésta.De cualquier manera y según se desprende desu evolución,la génesis debemos plantearla unida necesariamente a la necesidad de obtenerun ordeny por tanto teóricamente inscrita en el ámbito de la clasificación._

93.2 L A C L A SI F I C A C I ~N RC HI V ~ST I CA OM O M A R C OTEÓRICO DE LA GÉNESISDEL PRINCIPIODE PROCEDENCIA

La clasificación ' ha sido tradicionalmente considerada junto con laordenación la operación archivística más importante, desde el momento enque, al posibilitar el orden, crea las condiciones necesarias para el cumpli-

miento de todas y cada una de las funciones del archivo. Confundida, almenos en su extensión lingüística, unas veces con la ordenación y otras conla organización, en ocasiones con ambas, la clasificación archivística repre-senta no soloel marco tradicional de este principio sino en sí misma, segúniremos mostrando, la esencia de la disciplina archivística en su conjunto.

El problema de la terminología que hemos expuesto en su relación con ladefinición de este principio, se extiende igualmente al ámbito de la clasifica-

Son muy diferentes las definiciones que los distintos autores nos dan; sinm n de exhaustividad y con el Único propósito de poner de manifiesto aque-lla confusión terminológica señalaré las más significativas y diferenciadasdesde una doble perspectiva, internacional por un lado, y nacional por el otro.

En el ámbito internacional en su Diccionario de Terminología, cl Con-sejo Internacional de Archivos recogey aúna en castellano dos términos parareferirse a lo que los italianos denominan orúinamento, los franceses classe-rnent, y los inglesesarrengement, nos referimos a los términos clasificación yordenación que definen unidos como operación intelectual que consiste en

ordenar losdocumentos de archivo en el interior de losarticles y losarticles

' Por cuidado de simplificación nie referiré a la clasificación archivística con el término simple ygcnérico de clasificación.

Dejo sin traducir el término francés article pues no existe un equivalente en castellano. Según elConaejo Internacional de Archivos se refierea la piezao unidad de cotación. clasificación e inventario de losdocuirieiitos de archivo. Diciionary uf A rch ir d TerniinoloRv.o[). i r . n. 241. p. 88

50



CONTEXTOTEÓRICO

en el interior de los fondosode las series, según un plan que refleje la estruc-

tura interna de los organismos productores de fondos, conforme al principiode respeto de los fondos y al principio de respeto del orden primitivo, o encaso de imposibilidad de aplicación de estos dos principios, según criterioscronoiógicos, geográficos, alfabéticoso temáticos3.

El Comité Internacional de Archivos en su Léxico de TerminologíaArchivística nos define el término clussement como colocación en un ordendeterminado de los documentos de archivo4. El procedimiento que consisteen colocar oen ordenar los documentos en una secuencia natural, sea alfabé-tica0 numérica es como Jacques Renaud concibe la clasificación s , Asimis-mo define laclassificationcomo la acción de analizar y de determinar eltema de un documento, de escoger la categoría temática en la cual se va aclasificar, asignándole el número de referencia que permitirá encontrarlomás tarde ‘.

El glosario de administración documentaria de Montréal señala la clasi-ficación como la disposición metódica de los documentos, según la clave físi-ca, empezando con el código más pequeño.’

Por su parte Yvonne Chauvin asigna al término que estudiamos cinco

significados diferentes, a saber:

1.Acción de clasificar: hacer la clasificación día a día.2.Tipo de clasificación. Es entonces seguida de un adjetivo: es una cla-

3. Operación material de guardar en forma metódica, en vista de una

4. Conjunto de documentos clasificados. Esta clasificación comprende

5. Servicio de clasificacióny su local. Llevar un expediente a su clasifi-

sificación alfabética.

búsqueda posterior.

muchos documentos demasiado gruesos.

cación.No confundir con ordenación classification8.

En el contexto de los archivos de empresa Henri Rossollin y FranqoiseThibault, se refieren al término c lussemenr para referirse al trabajo materialque consisteen distribuir enel orden previsto y siguiendo las clases de la cla-

’ dem. n. 38, p. 23.

‘ lsevier’s Lericon of Archive Terminoiogy.op. cit.,p 49.’Clasvicación uniforme/ concebido por Jacques Renaud. Quebec: M inistere de I’industre et du

‘dem, p. 46.’COLLEGE du vieux Montréai. Glosario de laadministración documentaria. 1975,p.1.li C H A U V I N , Yvonne. Práctica de la clasificación alfa6ética.l Prefacio de Louis Armand. Paris:

Comerce. 1974,p. 4s.

Dunod. 1970,p. I 1

51



L A CON STRU CCI ~N EÓRICA EN ARCHIV ~STICA :EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

sificación establecida, los objetos a clasificar9. Más adelante la definirán

como la operación que consiste en el establecimiento de unaclussification 'O

y de la organización de un orden en función de esta clasificación, en atencióna la conservación de los documentos necesarios para la vida de la empresa ypara su utilización posterior".

En el mismo sentido la Asociación de Archivistas francesa en su«Manuel d'Archiuistique» aclara que al tratar de archivos cuando se habla declasificación se pueden designar tres cosas si no absolutamente diferentes almenos no idénticas. Por una parte puede tratarse de la operación, tanto inte-l o a l como material, de la puesta en orden de una cierta masa de documen-tos. Por otra, puede tratarse de la distribución de un gran conjunto de archi-vos en varios grupos, acción de la cual la parte puramente intelectualconsiste en elegir, modificar, completar o interpretar un cuadro de clasifica-ción. Por último se puede llamar así a la operación material de ordenaciónmás o menos definitiva de las unidades sobre las secciones de los depósitosde archivos ''.

Cada una de las referencias anteriores nos remiten a un doble significa-do: la predisposición al orden y la consecución del orden mismo.

En España a lo largo del siglo X IX encontramos una preocupación poreste tema, muy a pesar de queno se plantee abiertamente. Así en 1828Froi-lán Trochey Zúñiga, aún sin detenerse a definir pasa a exponer el métodosencilloy orden del arreglo de papeles, esto es, el método que, en su opinión,posibilita la mejor colocación de los archivos: el método cronológico topo-gráfico 13.

Dos años después Porras Huidobro, quien mantiene un tensa polémica6 1 itado Trochey Zúñiga,'' entre las reglas esenciales de un archivo

' OSSOLLIN, Henri y THI BA UL l, Frmcoise. Coino oi-ganiiiirlaclasificacióny la documentaciónLa Vi e d e l ' e n t r e p r i ~ r . . 147. París: Duncd. 1978,p. 4.

Mantenyo el tinnirio Fr;incé\ r l ~ r ~ r i t i c i , r i , t r ior ~IIiferenci;i cnii l a r.l0<~~~inr,nrl primero tiene \i i

cquivalente castellano de cld~fic'icióii. mientra\ c l wgiindo se rclhxe a lo que en castellano eniendemwcomo ordenación.

II ROSSOLLIN. Henri y THIBAL ILT . Frrinpise. up. rir , p. 12I 2 Maiirrel d ' A r i h r i ~ r \ / i q r i t ~7.i(;rii ic e: i~rut i q i i ~cs A r d i i i . e \ p r r h l r p e s en F rar7ce.l ouvrage élaboré

par 1 ' Asociation des Archivi\te\ francrii, ?4ini\tfre des Affairei Culturelles, Direction des archives deFrance. París: S.E.V.P.E..N,, j 970. p 1 X7

I 3 TROCHE Y ZUNIGA. L m i l i n f<l :lidiii.o <.rofioli jR i[.o~iol,o,~rúli<v>.r te de archiveros. Mhrodo

fucil. .sencillo y po<'o cos1r~so i r r r f e/ o r r r , q l o d e /os A r d i i i . u s p ( i r / ! < ~ i r l n r e s .í t i l ú lo s Hacendados \

poseedores de bien?.\ q r r r t r e r i r r i i lucwf ie i i íos p r o c or iserv ar sus riiit>re.wc a, - reg lo interior y e c o n o m i c o d elos casusdi recc ior i 1 iiiiiiiekp de I r is ~ i ~ t i ' r - e ~ c ~e c1ln.r. ~ Segunda edición corregiday aumentada por su autoren el año de IR30 - Coruña Imprenta de ieuereta, 1835,p.4.

I' El punto de partida del debntc \e centra en la afirinación por parte de Troche del escaso núinerode librosque precisa el archivero para poder cumplir felizniente su trabajo; Porras Huidobro, por su parte,asegura que un archivero necesita incesantemente leer y repasar por lo que aporta lo que él considerabiblioteca básica de un archivero. Por otra parte difieren en el método de colocación o coordinación de los

52



CONTEXTOTEÓRíCO

sitúa la clasificación que junto conel orden, la cronología y la simetría posi-

bilitan la buena coordinación del mismo. Justifica esta operación porque evitala mezcla de unos expedientes con otros 5.

En 1851,la Enciclopedia Española de Derecho y Administración, en la

archivo, contempla cuatro bases para el arreglo de archivos, la primera delas cuales se refiereal orden que considera condición imprescindible para

poder hablar de archivo, deotro modo sólo podríamos referirnos al hacina-

riiiento de papeles 16.

J . de Güemesy Villame concibe la clasificación como la regla básica

para organizar convenientementelos

archivos; aclara que para quelos

pape-les, libros y documentos de un archivo estén bien organizados y puedanhallarse con facilidad, es necesario clasificarlos con acierto 17.

Tres años más tarde, Morón y Liminiana, para definir laacción de clasi-

ficar, se refiere a determinar el género, especie e individfialidad de un docu-niento, libro u otro cualquier objeto que se nos ofrezca's.

Aproximadamente un siglo después Aragó Cabañas observaba tres dife-

rentes matices entre las operaciones diversas y complementarias que incluyela voz clasificación en Archivística:

1) Una actividad de carácter más general, que consisteen reconocer,definir y concretar losgrandes grupos constituyentes del archivo (secciones,

series orgánicas, secuencias por materias, colecciones. etc.), considerando lamorfología y la configuración pre-archivística de los fondos y diseñandocl plan que provisionalmente debe seguirse para organizar el conjuntodocumental. Esta actividad podría denominarseestritcturcrción genercii ciel(1 rchivo.

2) La Clasificación propiamente dicha.3) La operación de poner en orden (topográfico, cronológico, alfabé-

tic()>. tc.) las sucesivas unidades dentro de las series o grupos constituidos.Pai-a esta actividad podría reservarse el término orclencicihi que significaría

53



LA CONSTRUCCIÓNTEÓRI CAEN ARCHIV ~STICA:EL PRINCIPIODE PROCEDENCIA

una acción complementaria, ya que un conjunto de documentos puede estar

bien clasificado y mal ordenado, y viceversa".Como una etapa necesaria, derivada del desordeny previa a cualquier

otra labor es paraA . Matilla Tascón quien la define como aquélla por la cualla documentación en desorden se distribuye en clases, estableciendo separaciónsucesivamente entre la perteneciente a los distintos organismos, luego entrelibrosy papeles, entre lo relativo a cada divisióny subdivisión del organismo,hasta llegar;por último, a establecer separación entre los distintos asuntos con-

"ryarea que, para este autor, queda perfectamente separada de aquellaotra que es la ordenación a la que considera comoun movimento posterior a

la reorganizacióny que consiste en disponer la documentación de cada unode losgrupos orgánicos con arreglo a cierto método, afin de concatenarrazonadamente toda la homogknea y fijar a cada documento una situacióndeteminada*'. Define también la reorganización como tarea diferenciadadelas dos operaciones que ya hemos señalado, esto es, la clasificación por unladoy la ordenación por el otro; y la describe como la disposición de la docu-

mentación en grandes grupos graduales correspondientes a las subdivisionesdel organismo que la produjo o tramtó22.

Del análisis terminológico que acabamos de exponer 23 se desprendendos términos estrechamente relacionados con el mecanismo esencial con quela Archivística cuenta para verificar cada una de las funciones del archivo,tanto las relacionadas con laposibilidad de difusión de su contenido informa-tivo, como aquellas que tienen que ver con el servicio que presta a la Institu-

Instituciones de las que emana el material, la documentación de archi-

bien de las fases previas a tal verificación que finalmente se verá culminadacon la descripción documental.

Siguicndo a lo>canadicrieses Couture y Rousseau y desdeuna pers-pectiva puramente metodológica, entiendo que la clasificación es la prime-

,dando a todo ello,y a cada grupo,el ordenmásapropiado".

referimos a laclasificación y la ordenación. En realidad se trata más

l 9 ARAGO CABANAS, Antonio. Notas sobre el concepto de clasificación archivística. Boleiín de

zo MATILLA TASCÓN, Antonio. Cartilla de organización de archivos. Boleiín de la Dirección

*' Ibideni.z2 I bidem.2 Todo lo que se refiere a la clasificación de los archivos en el ámbito de la administración local.

queda expuesto en un importante trabajo que recoge toda la evolución histórica así como la situación actualde la clasificación en los archivos municipales espaiioles, realizado por Mana del Carmen FERNÁNDEZHIDALGO y Mariano CARCÍA RUIPEREZ. La clasificación en los archivos municipales españoles;evolución histórica y situación actual. IRARGI, RevistadeArchivísticu II(1989)p. 133-349.

rirchivos.Diciembre 1979.p. 52.

General deArchiwsy Bibliorecns. n. 55. 1960. p. 16

54



CONTEXTO TEÓRICO

ra etapa de un tratamiento queconduce a la accesibilidad del acervo docu-

mental 24.Para verse finalmente verificada una serie de principios son los que

deben regir toda clasificación.

principios archivísticosdeclasificación

H.O. Meisner y a Wofgang Lee~ch,*~abezas visibles de la escuela ale-[nana, aseguran que son básicamente dos los principios sobre los que ha debasarse cualquier clasificación archivística, éstos son el de procedencia y elde pertinencia siendo cualquier otrau otras formas de clasificación variantesde estos dos principios.

A estas conclusiones se oponen los holandeses Van der Gouw, VanHoboken, Panhuysen y Hardenberg, quienes en su Nederlandse archieftermi-rlologie afirman que el Principio de Procedencia esel principio por el cualtodo documento de archivo debe volver al grupo de archivo desde el cual seorigina y dentro de este grupo, a su sitio original 26. Enunciado que se propo-ne una precisión mayor respecto de la expuesta por los también holandeses

Muller, Feith y Fruin que como expuse atrás, en 1898lo conciben comoelmétodode ordenamiento de archivos de acuerdo con el cual todo documentose lleva al grupo de archivo y a la sección27 del grupo a la que pertenecíacuando el grupo era aún un organismo vivo. Enunciado que se recoge en lossiguientes términos: «O sistema de arranjo deve ser baseado nu organizapooriginal do arquivo, a qual, na sua essencia, corresponde¿irgnnizacao dotjrgao administrativo que oproduziu» **. Y más adelante cuando afirman:«Nao e o assurito do documento, mas a sua destinacao, o que deue determi-nor o lugar que lhe cabe ocupar no arquivo»29.

~~

'' COUTURE. Caro1y ROUSSEAU Jean Yves. Los archii,os e n el si,$/oXX. Moritreal: üniversidad.10x9. p. 224

'. U n trabajo claboi-ado en común que representa una irnportante contribuciim a la terminoklgí.1~lchivktica s: Grunduge einer deuschen Archivterminologie. A r c h i w n i t t e i l u n g e n . X. 1960.

"' HARDENBERG. Herrnan. Nederlandse archiefterminologie. Recogido por el propio autor en::\Igt111:1\ !reflexiones sobre los principios para el ordenamiento de archivos. Der A r d i i v w 16, 1963. p. 113.

tarde publicado en: 111A dr r r rn i r t r uc rón Moderna de archivos y la Gestróri de rluciimrrirov el Prorilnrir-ro

' (AM~ 'París: Programa General de Información y UNISIST. Organización de las Naciones Cnidas pra laI:~~C'Ic!óii.a Cienciay laCultura, diciembre, 1985,p. 93

''El término sección significa aquí el lugar dónde se debe colocar, cada docuinerito dentro de"r<cn;iiniento,así la sección como el lugar al que perteneció originalmente el documento es. por tantcIiiPr cual debe retornar estc documento.

"MULLER, S.,FEITH, J .A. y FRUIN, R. Manual de arranjo edescricao de arquivod preparado pelaA\50c1aVo dos Arquivistas Holandeses. Rio de Janeiro: Ministerio da Justica e negocio5 interiores. ArqLiiL o'l'lcl(lnaL 1960,parágrafo 11. 16,p. 35.

"' d e m , parágrafo 21. p. 48. Ellos mismo afirman que ésta es una regla dcrivada de laexpuesta en C 1

'raro n. 16queya

55



W LA CONSTRUCCI~NTEÓRICA EN A RCHIV ~TICA :EL PRINCIPIODE PROCEDENCIA

Reflexionacdo acerca de la clasificacióndearchivos y partiendo de la

literatura archivística, ya en solitario, Herman Hardenberg30 reúne y analizaun conjunto de principios, todos ellos complementarios, que he sistematizado

como sigue:

1. Principio de destino:

Todo documento debe ser devuelto al grupo de archivo al cual se desti-nó de acuerdo con su naturaleza.

2. Principio de la estructura archivística:

Un grupo de archivos es un todo, es la estructura históricamente deter-minada que no debe ser alterada por un sistema de ordenamiento ajeno a este

grupo de archivos.

3. Principio de restitución:

Cuando se reordena un grupo de archivos en primer lugar, se deberestablecer el orden que ya existía en ese grupo; después pueden introdu-cirse las mejoras de acuerdo con las principales ideas subyacentes a ese

orden.

4. Principio funcional:

Las divisiones, tanto en la creación como en el ordenamiento de ungrupo de archivo, se determinan por la subdivisión de la tarea de la agenciaola persona que originaocrea un grupo de archivo.

Tanto en la creación como en el reordenamiento de un grupo de archi-vo, los subgrupos se derivan: por un lado de la organización de la agenciacreadora, por el otro, de la organización de la administración de la agencia.

5. Principio de organización:

6.

Ver Principio de Organización

7. Principio de pertinencia:

Tanto en lacreación como enel ordenamiento delosgrupos de archivo,

los iterns deben ordenarse de acuerdo a los temas a los cuales pertenece sintener en cuenta su destino ni su procedencia.

Principio de la estructura administrativa:

Ju HARDENBERG, Herman. A l g u n a s reflexiones sobre losprincipios para el ordennrniekto dearchi vos. op.cit.. p. 113-118.

56



CONTEXTOTEÓRICO rn

8.

Un fondo de archivos debe conservar o recibir una clasificación corres-pondiente a las estructuras administrativas internas del organismo que lo hacreado.

9.

Principio de teoría archivística según el cual los archivos de una mismaprocedencia deben conservar la clasificación establecida por el organismo deorigen.

Podemos concluir que la definitiva validez de la clasificación archivís-tica se concreta en el respeto total y absoluto a la génesis misma del docu-mentoogrupo de documentos generados por una institución. Este principiono es otro que el denominado Principio de Procedencia que, como ya hedicho, consiste en quelos documentos deben guardarse de acuerdo con sufuente de nacimiento31.

De cualquier manera resulta obvia la ausencia de uniformidad no sóloterminológica también conceptual lo que nos ha llevado a concluir que lamuy diferente conceptualización y por tanto contextualización del Principiode Procedencia se resume en un único problema: la definición de su específi-ca naturaleza. Cuestión que resolveremos analizando primeramente loscon-ceptos que posibilitan su enunciado teórico y más tarde aquellos que posibili-tan su puesta en práctica.

Principio de respeto de la estructura administrativa:

Principio de respeto del orden administrativo:

" SCHELLENBERG, Theodor. Principios archivísr,.os de ordenncróri. Méx i c o : Archive General de' a Nación, 1982.p 26



Segundaparte

DEFI NICI ~N E LOSELEMENTOSNECESARIOSPARA

EL ENUNCIADO TEÓRICODEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA



Si entendemos que por el Principio de Procedencia los documentos, unavez enel archivo, deben reflejar la organizacióny funcionamiento de la insti-tución de la que son producto, y, en consecuencia, implica la obligatoriedadde rescatar las circunstancias que concurren en la génesis de aquellos docu-mentos, determinamos que son tresloselementos que posibilitan su enuncia-do teórico:

1.

2.

Una Institución, como sujeto productor de documentos. Elemento

que constituye el marco de referencia del propio principio.El documento dearchivo, como producto que resulta de la activi-

dad de la Institución,másespecificamente del cumplimiento de las funciones

de aquélla.Espor, tanto, el segundo elemento que analizaré desde la conside-ración de que éste representa el objeto material de este principio.3.Y, finalmente. el archivocomo el estadio al que se destinan los docu-

mentos producidos (elemento2) por la institución (elemento1)y que concre-tamos como el marco de aplicación de este principio.

Por tanto, Institución, documento dearchivo y archivo representan latriada de elementos necesarios para poder enunciar la procedencia en losarchivos. Elementos cuya conceptualización es el r'esultado de un proceso

aún en desarrollo. Razón por la cual el análisis pormenorizado de cada unode ellos tendrá lugar a partir de las oportunas incursiones en sus prolegó-menos.

61



CAPÍTULO4

LA I NSTI TUCI ~N suFUNCIÓN

El Principio de Procedencia que hemos identificado con la necesidadde respetar cada una de las circunstancias que coinciden en la génesis de los

documentos, tiene como punto de partida la propia institución que generaaquellos documentos; en consecuencia es la institución el primer términoque es preciso definir como elemento primero y fundamental en el enuncia-do teórico de este principio.

La definición más generalizada de archivo es aquella quelo identifi-ca con el conjunto de documentos generados, producidos y recibidos poruna persona o institución pública o privada en el ejercicio de sus funcio-nes. Es la Institución, como sujeto productor de aquellos documentos, yPor tanto, como origen de todo la documentación recogiday conservada en

un archivo, el primer elemento que resulta definitivamente imprescindibleanalizar desde cualquier punto que nos propongamos abordar la Archivís-tica.

63



L.A CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN A RCHIV ~STICA L PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Al mismo tiempo, los conceptos de público y privado. que aparecenreflejados en la definición de archivo ligados al concepto de institución serán

también paralelamente analizados. Dado que ambos han variado sustancial-niente a lo largo de la historia, siendo en unas épocas un único concepto y enotras conceptos claramente diferentes, abordaré el tema desde una perspecti-va histórica.

4. CONCEPTO DE I NSTI TUCI ~NDESDE DISCIPL INAS A J E N A SA L A ARCHIV íST ICA

O Como uno de los puntos centrales que rigen las relaciones entre loshombres la Institución es objeto de estudio de tres disciplinas yiie centran suatención en dichas relaciones: la Sociología, el Derecho y la Política, decuyas conclusiones nos serviremos para delimitar el concepto de instituciónque interesa a la Archivística.

Tres vías senos presentan entonces en el análisis de la Institución. Laprimera que podenios considerar como social-antropológica, nos ayudará

fundamentalmente a definir no ya la Institución, si no más exactamente lasrazones de su aparición y su existencia, esto es, de la institucionalización;dicho de otro modo, nos obligará a analizar más que la Institución. la funcióninstitucional, su papel social y su definitiva inserción en un orden al que defi-ney a partir del cual ella misma es definida.

La segunda vía. que transcurre por los cauces legiiles, n o acercará a laInstitución inscrita en el marco del Derecho, obliglíndonos analizar más yuee o r r n a sque quedan establecidas a partir el fenómeno de la Institucionali-

Lación, el modo en que éstas se practican, esto es el procedimiento por el cualuna norma que nace para regular las relaciones entre los hombres finalmentelas regula.

La tercera. por fin. nos permite contemplar la Instit~ciórien al ámbitopolítico. como elemento que posibilita el ejercicio de poder. Inscrita en estaesfera, puesto que con el correr del tiempo el poder al que hacemos referenciaha ido evolucionando igualmente, será analizada la institución. desde la pers-pectiva histórica.

En tanto en cuanto la función institucional e institución LI órgano insti-tucional definirán el material contenido en un archivo. sendas vías se nos pre-sentan como necesarias ya que la suma de ellas nos ayudará a delimitar elconcepto de Institución en su extensión.

64



L A INST IT UCI ~NY suFUNCIÓN

La institucionalización como fenómeno social: origeny concepto de insti-tucionalización

Sin entrar en disquisiciones tan profundas, acerca de la relación entre laspalabras y las cosas, como las que hace el filósofo francés Foucault ',y desdeluego sin ánimo de polemizar, considero que las palabras son posteriores a las

cosas que representan, es por esta razón por la que analizaré primeramente elconcepto de institucionalización que en buena medida concede el lugar exacto

al concepto posterior de Institución.Si observamos el hecho de que no existen limitaciones en las relaciones

que el hombre puede llegar a establecer con lanaturaleza, opara ser más exactos

con su ambiente, esto es, no sólo con un ambiente natural determinado, sinotambién con un orden cultural y social específico, estamos en presencia de otrade las muchas diferencias que pueden, y de hecho, hacen diferente al hombre delresto de los componentes del reino animal. Todos los fenómenos específicamen-te humanos aderezan un orden que llamamos social y que difícilmente podría-

nios denominar de otra forma, ya que el hornosapiens es siemprehornosocius '.Al mismo tiempo se puede asegurar que toda actividad humana debe

ser definida como hábito o conjunto de hábitos que con el transcurrir del

tiempo nos proporcionan el material suficiente para confeccionar una memo-ria colectiva. En su carácter repetitivo toda actividad humana anula la necesi-dad de volver a conceptualizar o definir cada situación de nuevo. Una granvariedad de situaciones nos alertan de las que probablemente mañana volve-r-lín a repetirse; mañana esa gran variedad de situaciones se verá cuantitativa-mente incrementada. El hombre, con su capacidad de abstracción, observaese material y lo tipifica. Cuando esa tipificación responde a leyes de recipro-cidad entre actividades habitiializadas y sujetos habitualizadores, estamos en

Presencia de la institucionalización. A l respecto lossociólogos Peter Berger yThomas Luckman, con el áninio de responder a la cuestión acerca delniomento en que surgen las instituciones, afirman que empíricamente, la parteinks importante de la habituación dc la actividad humana se desarrolla en lamisma medida que su institiicionalización '. Para estos autores la institucio-Y

' FOUCAULT, Micliel Las p(i/utmi., i I o c <trs( i. \ iin(i wqiiwlogki dr l i is ~IP I IC I~S 1i i rnrrrnr i .s México:\l:l<l XXI editorei, 1990.En estaohxi f;ouiu.ilt ,e propone reconstituir sistenidtirnndo lo\ logros de teóricor!Prwgnáticosanteñores aél inisnw. 10 c,dip, nientale\ que i i w infcirn1;inde I;Lnritur31em de las ciencias.

htreOtrasbifurcaciones del saberan,ili/a la liiipiii\tica' Durheim plantea cientificaiiicnrc la e\trecha relaci6n entre la hunianidad del hombre y su"'cl;ilidad. Lo hace de su obra Forme\ c len : t~ i i t< i r r r . \de ín i * ie reiigieii.w=

' o f l n ~~\ 'lernentales e la vi do relrgio,o. Buenos Aire,. Schapire. 1968Iri rerilrdrirl Humos Aires. Arnorrortu

f\dlkirc\, 1983,p.75

en l;, iltima

' BERGER, P. y L U C K M A N . 1 /,O C O I ~ . S ~ ~ I Ui ó n c i d

65



LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIVISTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

nalización aparece cada vez que se da una tipificación recíproca de accioneshabitualizadas por tipos de actores‘.

Para los sociólogos Horton y Hunt las instituciones surgen como produc-tos de la vida social. Las personas se agrupan para encontrar formas prácticas dehacer frente a sus necesidades; encuentran algunas pautas factibles que se cnsta-lizan, mediante la repetición, en costumbres regulares. Conforme pasa el tiem-po, estas pautas adquieren un cuerpo de tradiciones, creencias y costumbres deapoyo que las justifica y sanciona. De tiempo en tiempo, las personas podíanreunirse para codificar y dar respaldo legal a estas prácticas, conforme se ibandesarrollando y modificando. En esta forma surgieron las instituciones .

*os aspectos nos importa señalar de esta afirmación, la referencia a lasnecesidades humanas y el carácter de legalidad que respalda a las formasprácticas de hacerles frente. Serán dos elementos necesarios que nos ayuda-rán finalmente a definir la Institución:

- el primero: la referencia a las necesidades humanas, como causaformal que da lugar a la existencia de la propia Institución;

el segundo: el carácter de legalidad que respalda a las formas prácti-cas de hacer frente aquellas necesidades, como consecuencia de la existencia

de las mismas.

-

La institucionalización, pues, consiste para Horton y Hunt en el estable-cimiento de normas definidas que determinan posiciones de status y funcio-nes de rol para el comportamiento; la institucionalización implica la sustitu-ción del comportamiento espontáneoo experimental por un comportamientoesperado, llevado a cabo según pautas, regular y predecible6.

Guy Rocher, por su parte, circunscribe la institucionalización a la con-cr

BIde loselementos culturales (valores, ideas, símbolos) que poseen por

naturalezaun carácter general, en unas normas de acción, en unos roles, enunos grupos que ejercen un control directo e inmediato sobre la acción socialy la interaccion de los miembros de una colectividad ’. En consecuencia,podemos considerar que la función de la institución equivale al valor querepresenta y prima y se antepone a la forma en que más tarde ésta se desarro-Ile. Rocher ejeniplifica, en este sentido, el valor general de justicia cuando seinstitucionaliza en el rol de juez, en el aparato judicial, en el código de leyes8.

Idem. p. 76.

Ibidem. ..HORTON, Paul B. y HUNT, Chester L . Hunt. Sociología. Madrid, etc: McGrdw-Hiii, 1987,p. 223

’ ROCHER. Guy. lnntrodiiccióna lu sociología general. Barcelona: llerder. 1979.p. 372.a Ibidem.

66



L A IN STIT UCI ~N suFUNCIÓN

Por evidente resulta innecesario destacar la importancia que la funciónde la Institución adquiere sobre su conceptualización, a tal punto que acabapor definirla. Aspecto que cobra especial relevancia en el concepto que tratode definir, esto es la Institución como sujeto productor de documentos, yaque aquéllos, según analizaré en su momento, no son producto de la propiaInsitución sino más concretamente del desarrollo de sus funciones.

La Función social como elemento definidor de la Institución

A partir del concepto de institucionalización podemos ahora acercarnos

a la conceptualización del término específico de Institución. Como producto yresultado del orden social debe ser definida partiendo de su función, funciónque se circunscríbe a lacoordinación del mencionado orden. En este sentidoSalvador Giner afirmaba que en Sociología las instituciones son constelacio-nes de normas y sistemas de roles'. Más completa nos parece ladefinición queaportan Horton y Hunt al identificarlas con un sistema de normas para alcan-zar alguna metao actividad que las personas consideran importante, o, másformalmente, un grupo organizado de costumbres y tradiciones centradas en

una actividad humana importantel o .

Para cada uno de estos autores, la norma-lización representa el elemento definidor de la Institución, siendo determinan-te, para los segundos, lafinalidad perseguida por aquella normalización.

Malinowski designa las instituciones, desde la perspectiva de lo queéldenomina dispositivos sociales que atienden las necesidades y, por tanto, tie-nen funciones. En consecuencia, las define como un complejo de actividadesorganizadas en el que se espera cooperen determinadas personas.

Por todo loexpuesto, lamisma causa que hace surgir el fenómeno de laiiistitucionalización es, al fin, un elemento que la define.

L a Institución como ordenamiento jurídico: Concepto y definición deInstitución desde el punto de vista del Derecho

Definida como fenómeno social es a un tiempo elemento fundamentaldel Derecho. Puede considerarse, además, espina dorsal en el seguimiento, en

el orden legal, del desarrollo de una sociedad, si tenemos en cuenta que son

las necesidades humanas las que la hacen progresar, omasexactamente, es el-. . .

GINER. Salvador. Socioiogki. Barcelona: Península, 1976,p. 5 0

'" HORTON, Paul B. y HUNT . Che\ter L op. <.ir..p. 222.

67



L A CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIVI STICA: EL PRINCI PIO DE PROCEDENCIA

progreso el que enriquece el registro de necesidades humanas, forzando así al

Derecho, a través de la propia sociedad, a enunciar principios y leyes que

ijanla

satisfacción de aquéllas necesidades.

Sin pretender entrar a definir un concepto que con mucho excede loslírnites de este trabajo y con el único propósito de encuadrar la Institución enun contexto que, sin duda, la delimita y contribuye sobremanera en su con-

ceptualización, revisamos el concepto de Derecho desde la perspectiva de surelación con el término que estamos intentando definir, esto es, la Institución.

Las bases de la estructura de un sistema político iushistórico, así como

d su propia dinámica, los problemas de acercamiento a los modelos mono-cos y a las estructuras jerárquicas históricas con la consideración de la

evolución de las teorías de las decisiones organizativas, de la burocracia y elrol de operador social, político o administrativo que cabe atribuir a determi-nados personajes históricos, junto a la temática de la consideración instru-

mental de los órganos de la administración pública, la evolución de los con-ceptos de señorío, jurisdicción, soberanía, patria y la naturaleza jurídica y el

contenido político de las instituciones histórico-jurídicas, son, en opinión deManuel J . Peláez, algunos de los problemas que el Derecho público histórico

empieza a resolver en esa aproximación que se empieza a producir entre losocial y lo polinstitucional ' .

García Gallo que define el Derecho como la ordenación de la vida social

con fuerza vinculante I 2 define a las Instituciones como situaciones, relacionesu ordenaciones básicas y fundamentales de lavida de la sociedad". Situacio-

nes que al adquirir fuerza vinculante se incorporan al corpus jurídico que es,en definitiva, el cuerpo regulador de la sociedad.

Sociologíay Derecho a partir de este concepto ven desdibujarsesus fron-

!a. Así lo recoge Elías Díaz que define el Derecho como un sistemaoconjun-

tcde normas reguladoras de algunos comportamientos humanos en una determi-nada sociedad ". A partir de ahora tendremos ocasión de comprobar como lasdiferentes definicionesdeDerechoy de Instituciónson, ü, menudo, coincidentes.

Gregorio Peces-Barba en las palabras preliminares asu obra «Introduc-ción a la filosofía del Derecho» lo concibe como comportamientos humanos

o relaciones humanas, que se establecen como modelos de comportamiento,

&

" EI esrado e\puñul en \u dimensión históricalJ esús Lalinde Abadía. et. ni : prólogo de Manuel J .

'' C A R C I A CALLO. Alfonso. Manual de Historiu del D e r e c h o E / o r i g e n Y la eidiición d el

" Ibidem.'' DfAZ. Elía> .So<iolqqW y Filosofia del Derecho.Madrid l'aurus. 197 . p. I i

Peiáez. Barcelona. Prornocioneh Publicaciones Universitarias, 1984,p. 5-6

I k z r u c l i o . Madrid, 1984 r. . p i

68



LA INSTITUCI ~N suFU NC I ~NH

que cristalizan en normas para organizar la convivencia social 15. Acaba tra-

zando la triple perspectiva desde la que, en su opinión, debe entenderse lo

jurídico y que nos acerca definitivamente a nuestro objeto particular de ubi-car la Institución en el marco del Derecho.La primera se puede definir a partir del convencimiento de que el hecho

de constatar que el Derecho es un mandato que ordena imperativamente la

sociedad, nos lleva a considerarlo a partir del fundamento Último de aquelmandato, el cimiento sobre el que el mismo se asienta así como la pretensiónde imponerse para organizar eficazmente la vida social humana16. De aquí,

por tanto, la relación que el Derecho mantiene con el Poder que resultaimprescindible para entender correctamente la materia jurídica.

En un segundo momento Peces-Barba defiende la conveniencia de dete-

nerse en los contenidos materiales del Derecho, relaciones humanas, organi-zación de la vida social que, en su opinión, sonjuicios que acotan y definenla realidad jurídica.

Por Último, y a partir de las dos perspectivas anteriores, sedetiene en la

necesidad de afrontar el elemento definitorio decisivo de lo jurídico que es sucarácter normativo, a través del conjunto de normas que constituyen el orde-namiento jurídico 17.

Esprecisamente desde este ordenamiento desde donde podemos iniciarla concreción conceptual de institución. Santi Romano en su pretensión deconceptualizar el Derecho nos define la Institución como un ordenamientojurídico, una unidad independiente de Derecho objetivo más o menos com-pleta 18. En la misma dirección apunta la consideración de Elías Díaz cuandoidentifica al Derecho con un conjunto de normas válidas dotadas de una coac-ción organizada e instituctonaiizada I Y.

Institución y Derecho son dos conceptos que pueden llegar a confundir-

se,y que, de hecho, van a contluir en un concepto quelosaglutina: el Poder 20,

I 5 PECES-BARBA. Gregorio lrlri-odticr ión a / a filosofia d el D e r e d i o . Madrid: Editorial Debate,

I h PECES-BARBA,G op cii. p 27." I b idem.

'* ROMANO, Santi. I . 'ordii i<iinriiro , y i i i r í r l i i oltraducción castellana de Sebasiijii y Lorenzo Martín

I Y DIAZ, Elías. op. cii.. p 5 1

'" n la obraya citada /n/rodi<cclciii I lriji/oio/índ d üerecho. dedica Gregono PECES-BARBA, unPequeño pero sustancial capítulo a eqa relación entre el Derecho y el Poder. En él quedan recogidas lasc"n\ideraciones de Bobbio acerca de esta relación. .Poner como fundarnknto tíltirno de un orden jurídicoPi)\ i t iVo al poder, no quiere decir reducir el Derecho a la fuerza, sino simpleniente reconocer que la fuerza esneceiaria para la realización del Derecho (...),. Norherto BOBBIO. Teoria dt~ll'I>rr(i~rnmentaiurídico,Turín:Giappichelli, 1960,pp. 51 y 5s.

M ás adelante: << (...) la vdlidcL (l e l a norma última está fundada sobre la efectividad del poderú'iiinow Publicado en los Sr r i t i i in inpniorr<i di Anroriio Falchi, Annali della facolti di Giunsprudenza de

IOS3. p, 25.

Kclr ) r r i l lo . Madnd: Instituto de Esludios Políiicoi. 1Y63. p. 130.

69



L A CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHI V~STICA:EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

sobre todo a partir de la consideración de que el Derecho representa una expre-sión fundamental de la soberanía del Estado. Razón por la cual se debe anali-

zar el concepto Estado en el ámbito de poder con el ánimo de determinar lasvariadas implicaciones que deja sentir sobre el concepto que analizamos, estoes, la Institución como sujeto productor del documento de archivo.

La Institución como elemento de poder: Conceptoy definición de Insti-tución a partir del concepto de Estado

Delimitar las derivaciones que la Institución, como ordenamiento jurídi-

co determina en su relación con los Órganos de poder, nos obligaa incorporarun nuevo concepto: el Estado, entendido como máximo Poder que es normal-mente quien, en gran parte, produce el Derecho que forma el ordenamientojurídico; a menudo directamentea través de la ley y en otras ocasiones deforma indirecta apartir de la recepción de normas producidas con anteriori-dad, por ejemplo, por la costumbre2'. Concepto queno podríamos entendersin analizar previamente la fundamentación ideológica que lo hace emerger.

Fundamentación ideológica del concepto de Estado

Sin profundizar en las reflexiones filosóficas acerca de la fundamenta-ción ideológica del concepto de Estado nos parece, sin embargo, que debe-

Genovoa, Año I I I . lasc. 1, Giuffré, Milin, 1964, y reproducido en S r i r d i p r r u r u r e o ~ x z errerfríe de/ f l i r i t t o .

Giapichelli. 1970,p. 89 (recogido en la edición castellana de .4 Ruir Miguel. Contribución a la teoría

*' No en vmopuede considerarse la costumbre, de antiguo. siempre lipadaal ordeiiairuento de la sociedady. por tanto, a Derecho: <Costumbrees, Derecho o fuero que non es escnpto: el qual han usado los »mes luengoi iemp, ayudándose deél en las cosas en lasrazones, sobre que lo usiron i .. lacostumbre legítima tiene fuerza deley, y de consiguiente tiene sus efectos, no sólo quando no hay ley en contrano. sino tambien para derosir laantcñor que fiizí; contraria: 1 p,on interpretar la~iu~losauc úchc L ilx,ci\cii\e,cguii 1'1 iiiiciprciii Irl imiuii ibic \' de

ah viene decuse. que hay costumbre fuera de laley, contra ley y según la ley. Pero debe advertir\e, que se ha deintroducir con derecho. razón y sin que sea contra la ley de Dioa, ni contra ~ e ñ o n < > .sto es contra la wpl-eiiiajunsdiccion del Rey, 111 c«nh-a derecho natural, nicontra proconiunal de toda la tierra ó lugar do se hace: pues deotra suerte no wi a buena costuinbre, mas dafiarnienlo de los que la waren, e de toda justicia,. Juan S A L A .I l i is l rucir in del Derecho K m l deE s p a ñ a Madrid: Oficina de don Jo\édel Collado. 1870.Tomo I,pp 6-7.

En el mismo centido trasladamos la noción de Bentham respecto de la costumbre cuando dice: <<Enuorigen. la costuinhreb es una regla de conducta observada espontáneamente, y no en ejecución de una leypuesta por un superior político. La costumbre setransforma en Derecho positi\o cuando es adoptadacomo tal

por losTribunales de Justicia y cuando las decisiones judiciales así establecidas se imponen con la fuerm delpoder del Estado (...),, Lectures on Jurisprudence, p. 101-102. Recogido por Norberto BOBBIO. I l

p o s i r i w m o g i u r i d o . Lr?roni'difi lo.sofiadel D i r i r t o , raccolte da1 Dori. Nello M o r r a Turín: Giappichelli. 1961,2" ed., 1979. p. 197 y más tarde también por PECES-BARBA, Cregorio «p. cir .p. 121. En este sentido. e\la costumbre un antecedente claro del términoque intentamos conccptuali7ar.

p 307. PECES-BARBA, Gregorio. op. c i t . , p. 43

70



L A INSTITUCI~NY suFUNCIÓN

mos mencionar si quiera sea las más representativas, antes de adentrarnos ensu desarrollo conceptual desde el punto de vista político, por cuanto este con-

cepto se deriva necesariamente de aquél.Si tenemos en cuenta que el concepto de Estado aún de forma general

puede asociarse a la pretensión de conseguir la paz y la justiciay ambos con-ceptos derivan directamente de uno mucho más general, el bien común de lasgentes22, parece entonces razonable que prácticamente la totalidad de pensa-dores, al menos de grandes pensadores, a lo largo de la historia, hayan dedi-cado una parte de su tiempo a reflexionar sobre él.

En la antigüedad este concepto tiene un valor muy definido. Se con-

sidera el Estado como la mejor forma de organización social para que la

Justicia se vea cumplida. Concepto que se encuentra, a partir de este hecho,estrechamente vinculado a la concepción de moral. Así para Platón, funda-mentalmente interesado en todo lo relativo a la felicidad del hombre, elEstado se compone de individuos y existe para que los hombres puedanllevar una vida buena, en definitiva, para servir a las necesidades de loshombres que, de suyo, no son independientes sino que se necesitan unos aotros, de ahí que se reúnan en un lugar común que es la ciudad, términoasociado en esta época al concepto de Estado. Lógica asociación si tene-

mos en cuenta que la vida griega era esencialmente una vida que transcu-rría en el seno de la ciudad, hasta tal punto, afirma Copleston, que a nin-gún griego genuino se le habría ocurrido nunca que alguien pudiese ser unhombre perfectamente bueno y cabal manteniéndose ajeno por completo alEstado, puesto que sólo en la Sociedad y gracias a ella es posible que elhombre viva como es debido, y la Sociedad significaba para el griego laciudad-Estado 13.

Aun cuando esta interpretación sea de señalar, por su influencia poste-

rior sobre todos los pensadores políticos, no significa un dato importante anuestro objeto, ya que Platón seencontró siempre próximo a un Concepto deEstado Ideal. Cuando se refería aél, nunca lo hizo desde una perspectivaempírica, sino más bien desde una Óptica ideal, esto es, no hablaba de lo queera el Estado, sino más concretamente de lo que el Estado debía ser.

Para Aristóteles el Estado. o más exactamente la ciudad-Estado, existeParaun fin que, como sucedía en Píatón, es un fin positivo, esto es orientar alhombre al bien más conveniente. Se trata, sin duda, de una concepción quetrascendió en tiempos posteriores.-2* Concepto c;yo logro nene lugar t i lo largode lahistoria de muy diferente\ modos.

*’COPLESTON, Frederick S 1. Hfcroria de la filosofía. Grecia v Roma. Barcelona: Ariel. 1986.vol 1,p. 229.

71



L A CONSTRüCCIÓNTEÓRICA EN ARCHIVISTICA: EL PRINCIPIODE PROCEDENCIA

El término Estado, tal y como hoy lo concebimos, esto es, derivado de lanaturaleza del poder político fue por primera vez estudiadopor Nicolás Maquia-velo en su obra a11 Príncipe», a partir de la cual sufre una transformación radical,queda desvinculado ya de su originario fundamento divino.

La teoría del Estado como pacto, cuyo principal representantese encuentra en la figura de Rousseau, a partir de su también clásica obra«El contrato social», aparece como predominante a todo lo largo de lossiglosX V I I y X V I I I . En esta obra el Estado se justifica en términos de un con-trato entre los individuos; en encontrar, en términos del propio Rousseau, una

a de asociación que defienday proteja de toda la fuerza común a la per-@ los bienes de cada asociado, y por la cual, uniéndose cada uno a todos,

no obedezca, sin embargo, más que así mismo y quede tan libre como antes.Tal es el problema fundamental al que da solución el contrato social 24.

En estos mismos siglos se desarrolla la teoría que concibe al Estadofundamentalmente como aquella organización que garantiza la libertad y enconsecuencia conceptualizado como un equilibrio donde todas las libertadesson posibles. Nos referimos a Spinoza para quien la auténtica finalidad delgobierno es la libertad y su objeto no es transformar a los hombres de seresracionales en bestias o muñecos, sino ponerles en condiciones de desarrollar

susmentes y cuerpos en seguridad y emplear su razón libremente2 5 .

En la actualidad es un término ya consagrado en el ámbito delopolíticodesde el cual ha ido evolucionando aún cuando sigue siendo objeto de nume-rosas investigaciones 26 lo cual muestra, sin duda, la relevancia de su apari-ción en el terreno de lo social, desde la perspectiva del ámbito del poder. Setrata de un concepto que podemos considerar muy estrechamente vinculado

igen del concepto de archivo, que largamente estudiaremos y que es lan principal de que abordemos éste ahora.

En la obra de Andrés Bello2’ la idea de Estado aparece identificada conuna sociedad de hombres situada en un territorio y gobernada por sí misma.

ilbf

** ROUSSEAU, J . J . Del Contrato socralirraduccióii de M . Armiño. Madrid: Alianza Editorial,p. 23. En la primera versión del Contrato social, nos aclara M. Armiño, denominada Manuicritode Ginebra,escnhe Rouseau: <<Talsel problema Fundamental cuyasolución da la institución del Estado.. Libro1, cap. iii.

SPINOZA. Banich. Tratado teológicopolirico. p. 20. Recogido por COPLESTON, F op. cit., p. 2442ó El uso indiscriminado del término estadoes detenidamente estudiado por Jesús Lalinde Abadía en

i u Depuración histórica del concepto de Estado. En. El Estado espatiol en su d i m ens i ón hrctdricalJ esúsLALINDE ABADÍA et. al. Barcelona: Promocioneb y Publicaciones Universitarias, IY8.1, p 17-54.En estaspáginas el autor semuestra claramente contrario aaplicar el termino estadoacualquier otra estructura política

que no sea la de los siglos X I X y X X . Así mismo se propone recuperar este concepto como categoríahistórica desde lavía de su logogización.’’ Un detenido análisis del concepto de Estado en la obra del humanista Andrés Bello se debe a la

pluma del jurista Allan R. BREWER-CARIAS. La c r i n c c p c i ó n d e l Estado en la obra de André . \ Bello.Madrid: Instituto de Estudios de Administración Local. 1983.

72



L A INSTITUCI~N suFUNCIÓN rn

Dicho de otra manera, un tipo de sociedad que, sometida a un conjunto deleyes, persigue, por ello, un fin básico que es la consecución del bienestar

oeneral de todos loselementos de esa sociedad. A partir del análisis de laspartes que constituyen el Estado va configurando una concepción singular del

mismo para la cual resulta esencial su presupuesto acerca del papel o tarea

fundamental de la Institución pública. Presupuesto que le lleva a considerar

prioritario el interés general sobre cualquier interés particular y lo hace cuan-do afirma que todo lo quesin causar un gravamen notable a persona alguna

cede en beneficio general de la especie humana, es favorabley lo contrario es

odioso; lo mismo ocurre con todo lo que tiende a la utilidad común y a laigualdad de las partes 28 .

Bello define, por tanto, el Estado como una sociedad de hombres que

tiene por objeto la conservación y felicidad de los asociados; que se gobiernapor las leyes positivas emanadas de ella mismay es dueña de una porción de

su territorio19.

Por su parte Lalinde Abadía partiendo de la triple simbolización del tér-

mino substantivo verbal estado que sugirió González Casanova30 y que queda

identificado con los términos latino destatus, italiano destato y moderno de

estado, esbozasu triple conceptualización de Estado:

b

1 . Medieval social einterno.

2. Renacentista político y regional.

3. Romántico, jurídico y regional.

Épocas que, como veremos, configurarán distintos tipos documentalesy diferenciados conceptos de archivo. siempre a partir del específico concep-

to de Institución.

Por el primero que queda simbolizado, según González Casanova, eltérmino latino statiis asociado a expresiones como status rei publicae, statiis

itnperii o statLis regiii 3' , Lalinde Abadía construye un concepto social y no

polílico.Al respecto expone que el estado medieval es uno de los grupos fun-

damentalesen que se divide la sociedad, oes la condición o situación de cadauno de esos grupos, o de los subgrupos que puedan distinguirse de cada unode ellos. No es un término político, sinoen todo caso de forma indirecta. Para

'* Obro\ <o,npler(i~e AndrCs Be l lo . Volumen X . Derechc) Internacional, torno 1. Caracas. 1974.

'" d<~m. j I'"GONZALFZ C A S A N O V A , J .A. T e o r í a del Esrudo v L>ere<-hoConsritucional, Rarcelona: Vicenh

VivCS, 1980.capiiulo I V .'' i h id r i i i

PP. 1x0-181 M i \ tarde reco$do por BREWER-CARIAS,Allan R. dequien citamos. op. < i r . . p. 42.

73



LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN A RCHIV ~STICA :L PRiNCIPIODE PROCEDENCIA

lo cual argumenta que precisamente la representación de los reinos, en gene-

ral, va a tener lugar en forma estamental. En cuanto a la representación par-

cial de la sociedad, el conceptoespuramente interno32.

Por el segundo simbolizado con el término italianostato, dado que nace

en Italia, se construye un estado renacentista a la sazón vinculado al ámbitode lopolítico desde el momento en que, en opinión de Lalinde Abadía, afectadirectamente a las estructuras de gobierno. Para él es un concepto renacentis-ta en el sentido de haber aparecido con el renacimiento y con motivo de lascircunstancias políticas de éste33. Y es político porque, como hemos señala-

en relación directa con las formas de poder y con las fórmulas deAl mismo tiempo es regional, ya que loque interesa son las relacio-

nes de los distintos dominios o posesiones de un príncipe entre sí, lo que

constituye una regio, dentro del conjunto más amplio de todas las formaspolíticas, que es lo que puede constituir el imperio, por ejemplo 4.

Y por último nos habla de un tercer concepto de Estado que define

como romántico, jurídico y nacional. Romántico por nacer en el siglo XI X,

inscrito en un movimiento dominado por el propio movimiento cultural del

romanticismo. J urídico pues, en su opinión es gestado genéricamente por eliusnaturalismo aunque específicamente lo sea con la decadencia del mismo.Definitivamente impulsado por corrientes que podemos considerar ajenas al

propio iusnaturalismo, como esel caso del Hegelismo, así como la contribu-ción de Hobbes. Históricamente lo que caracteriza la concepción actual deEstado, frente a la concepción maquiavelista, es su aspecto jurídico 3 5 .

El tercer aspecto importante al que recurre Lalinde Abadía para caracte-

rizar el Estado moderno, es su carácter de nacional. Sometido al Derechoal, a lo largo de los siglos X IX y xx y bajo la influencia del romanticis-

de reflexionar acerca de la titularidad del Estado determina como característi-

cafundamental la de interponer unapersona jurídica,es decir, loque muchosdenominan un ente, o loque otros designan como un ccntro dc i i i ipituck~ii e

iiormas, y cuya vida es meramente jurídica 7 6 .

Este triple concepto del Estado, nos abre el camino para esbozar sudesarrollo en las tres épocas señaladas que son, en definitiva, las etapas realesde su evolución.

""eo, concepto de Estado se identifica con el concepto de nación. Después

'' E l estadu español en su dimensión histór icn. op cir ,p. 35" I dem, p. 39 .

IhidenL .,' idem, p. 41.

'' Idem, p. 46.

/4



LA INSTITUCIÓNY SU FUNCI6N

La evolución del concepto de Estado en el desarrolloy determinaciónconceptual de la Institución

La evolución que este concepto sufre a lo largode la historia va a deter-minar el carácter específico de la Institucióny ésta a su vez, la producción dedeterminados tipos documentales y específicos conceptos de archivo.

PERfODOMEDIEVAL

Con la aparición, o más exactamente la generalización, del vasallajeydel beneficio, así como del desarrollo del régimen señorial y de la concesiónde inmunidades, los fundamentos de la constitución política del occidenteeuropeo se ve, en buena medida, alterada; alteración que se traduce en un con-cepto de Estado a lo largo de toda la Edad Media profundamente transforma-do. Antes era considerado como comunidad política dotada deun poder públi-co unitario, cuya acción se ejercía indiscriminadamente sobre todo el pueblo ytodo el territorio sometido a este poder.

Lo que de cualquier manera resulta lógico es la asociación del términomedieval de estado con el concepto de patrimonio. Concepto que se extiende

al ámbito de poder, que en la mayona de las ocasiones quedará materializadoen laplasmación de éste en forma de documentos que, por otra parte forma-rán parte de eYte patrimonio. De aquí que en esta época, como analizaré másdetenidamente en páginas posteriores, el concepto de archivo se encuentreasociado al concepto de patrimonio, siendo pues un concepto patrimonial elque defina al archivo de eqta época.

El concepto de Institución se encuentra, por otra parte, muy estrecha-niente vinculado al concepto de justicia37, concepto que ensí mismo engloba

lapráctica totalidad de las competencias asumidas por el Estado medieval.

” En evtr ,cntirl<en el viplo XI I I I.a\ Partidas concihen la Justicia como: « r u y g a d a virtud, yrre d u r o

cii’rtipre en las i d i i n f ~ d ~ , \e lo.^ ome.sJ U . V O S . do e com par te u c<rdu urio TU derecho e g u u f m r n r e u . Las SieteI’iirtidas glowdas por el Liccnciado Gregorio Ihpez. Salamanca. Andrea de Portonaris, 1555, Partida Tercera.título l . ley 1, p. I \r ini. adelante \e insiste: «vna de l a s <.ora\,pory i re me jor e mas eriúer-eqadanrerirrw

t ~ i m t r i ’n c l i n i i n d ~T ( ’ 5 r r ~ ; ‘<>111<>firente mide muna todos l r u derechos . E n o n so lamente h a lo ,qur lu.\ticiu

d o . % lei.foJ qiic \ ( J I I m i r e l o \ drtnundizdores e los decimn<i<rciosen J U ~ Z~O :ias aun enfrefodas las o i r a )

<‘o.\nsyiie uiwi iC, ’ ~ ~ ~ ~ í >0 5 O I ~ Y S p i e r sefugciii por o b r a , o se digan p o r p a l a b r a s , título 1. ley 11, p. 2. M ás;Idelanteariaden- < F e í l n CI \ i r - r u d po r que s c maririene el mundo. fuciendobeviracada uno en pa:, segirnd \ue.\tudo, a h i b o r de 51. 1 reriirrido re po r ubo r i dado d e lo que haJ>d e m , p. 3. Esta definición es comentada. < iP l o \ más tarde por D Juan Sala quién reflexionaen los siguientes términos: «esfade f i n i c i ón es i on i i idn d e

“1 que I J i lSoe l Enipei-(irlorJirslir i iuno u lo qiral es conforme i’w e l l a se i é que el objeto d e la j u s r i c i a es el

<l(,recJ2o e c~rlrrmo. I rl l i n yirr á y i ra iy i i ie ro se l e dé el .SUYO ( ..). SALA, uan. I l u s t r ac ión d el Derecho

r “ d de Esp<iñ r i . Madrid oficina de don Josédel Collado, 1810. Libro 1. Título 1De la Justicia y del derecho‘ri~mo. p. I

75



L A CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHI V~STICA. L PRíNCíPlODE PROCEDENCIA

Sin embargo, en esta época lajusticia no puede entenderse Únicamente comofunción judicial, diferenciada de otras funciones, sino que más bien se tratade un concepto amplio de justicia. Todo aquello que sea ajeno a la Justicia es

ajeno al Estado; hecho que queda de manifiesto en loscódigos y recopilacio-nes de leyes, en su totalidad referidos a laorganización política y al Derechoprivado, penal y procesal. LOSasuntos que hoy son materia del Derechoadministrativo no aparecen regulados en aquellas recopilaciones.

A todo lo largo de la Edad Media, el rey y sus oficiales son considera-dos como jueces. Las Partidas así lo manifiestan:

«Vicarios deDios son los Reyes cada vrio en S I I Reyno, puestos sobre

las gentes para mantenerlas en usticia 6 en verdad quanto en lo temporal,bien assi como el Emperador ensu imperio. (...)el Rey es puesto en la tierraen lugar de Dios, para coplir la justicia, e dar a cada vnn .su derecho» 38.

En el título siguiente se vuelve a identificar justicia con gobierno:

«Rey tanto quiere decir ~01110regidor cafifiri cllu, a e l pertesce elgouernamiento del reyno (...) E porende los llatnciuan Reyes porqueregian tanbien en lo temporal,com>en lo spiritual. E .scfialadamentetodo el Rey nome, de nuestro .señor Dios: cn assi como el es dicho Rey

sobre todos losReyes porquedel hana nome, e lt is gouierna e los mantie-ne en su lugar enla tierra,ptrni fir:erjirsticia ederrcko» ".

Justicia y gobierno prácticamente se identifican, al respecto las Parti-i1a.shacen pertenecer las leyes al govei.riarrriento de las gentes que ayuntanlos coraqones de los omes por amor. E ésto es Derecho e Razón. ca destasdos le la Jurticia complida, que f u e a lo\ ame\ bivir cada uno como con-L &4?

Seráel rey la única institución, la justicia laúnica función, y, en conse-cuencia, la documentación propia de esta época responde a una única caracte-rística, el carácter jurídico.

[ 4 MODERNIDAD O LOS PROLEGOMENOS üt. L Z A í l M I N I S T K A C I O U

El concepto de Estado identificado con la concreción de LIII fuertelxder. se configura ya más definitivamente en la Edad Moderna. y las cir-

" ídemPartidaSegunda. titulo l . ley V . p 4

"' Idem. Partida Priniera. título l . ley 7Idern, ley VI. p. S.



L A INSTI TU CI~N suF U N C I ~ Na

cunstancias que acabamos de relacionar, propias de la sociedad medieval,cambian radicalmente.

La aparición del Estado moderno deriva de las nuevas concepciones

renacentiStas-",cuya característica fundamental será la aparición del absolu-tismo o predominio del poder público por encima de las jurisdicciones ypoderes privados, feudales, estamentales, etc, definidas por la limitación 0

condicionamiento que imponían al libre ejercicio y desarrollo de aquel poderpúblico. La creación del Estado moderno supone la formación deun Podersólido que no se había conocido hasta entonces desde la época romanay quese erige sobre cualquier otro, pasando entonces a ser el único Poder. A untiempo, y de forma progresiva, se va a ir extendiendo sobre aspectos que

antes no se encontraban incluidos en la función rectora del rey. Mientras en laépoca medieval el Estado centraba su atención sobre un único fin que cuni-plir, esto es la justicia, la función o actividad del Estado moderno se centrarápor un lado sobre materias nuevas y por otro sobre materias que ya antes erande su incumbencia, sobre las que, sin embargo, intensificará su actividad.Con todo ello asistimos al nacimiento de loque pasará a denoniinarse la fun-ción administrativa del Estado.

En consecuencia, la separación de los órganos del Estado es, a mi jui-

cio, la característica fundamental que define al Estado moderno y que confi-gura el concepto de institución del momento. Separación de órganos de poderque cristaliza en la aparición de distintas competencias, distintos negocics y asu vez distintas materias. Hecho que se encuentra estrechamente vinculadocon la aparición de la Administración y del archivo como instrumento deaquélla.

E L CONCEPrO Dt: E V \ D O LI Bt K4L. EL .SCiRGIPrlIENTODE L A ADMINISTRACIO\

Francisco López-Nieto en una obra centrada en el análisis de la signifi-cación de l a Administración pública en España, identifica el concepto deEstado con el grupo social total que pos,ee una organización mucho más

potente y niuctio mis fuerte que la de los demás grupos sociales". Afirmaque surge corno ente capaz de resolver la totalidad de los conflictos j.

" Para unii ,ipn>xiiiiaciÓn al concepto de Kcii.iciinirnto corno época hirtfirica puede leL , rwM A R A V A L L . I ow Xnionio ,*Elconcepto de Renaciiiiienro conio &pocahistórican En: E s t u d i o \ (11, Hi \ i o r i < i

&'( penvun i i r r i ro r r p c i ~ i < ~ / / J o \ critunio Maravall. Mndricl: Edicione\ Cultura Hispánica, 1984.Serie Seg'iidi.

época del Rcnaciniienii, pp 35-74 Así conio l a ohrn en general. dónde se desarrolla el ren:iciniieiiti)h d euna fipica p~i~ii;iienrc . ..ETO. f:r,inci\co La Ad11i i i i i ~f1 i i ~i61 i>i i l i l i r .n 1'11 E s p d a . Barslona- Ariel, 1989.p l

' /bide,>i

77



L A CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN A RCHIVISTICA : EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Enmarcada la Administración en el seno del Estado, hemos de men-

cionar aún de forma muy general loselementos que integran a dicho Estado.

Podemos considerar que son tres los elementos que, en esencia, lo constitu-yen: la población, el territorio y el poder. Lapoblación, elemento humano,

constituye un grupo coherente, ligado por la dependencia a un mismo poder

político, que es el vínculo más fuerte que existe; el terri tori o,en cambio, es el

área geográfica en que actúa el Estado. el elemento más estable y más inerte,

que en los tiempos modernos ha cobrado un relieve colosal. Pero sin lugar a

dudas, el elemento primordial del Estado está constituidopor el podel; que

ue lograr un orden estable a través de la ~bedi enci a~~.l respecto, tene-

pa&e decir que a todo lo largo de la Edad Media y buena parte de la

Moderna, este poder se identifica con un Único poder.

Fuéen el siglo X V I I I y más concretamente con Montesquieu donde por

primera vez se mencionan los poderes del Estado. En su obra EL espí ri tu de

las L eyes, publicada en 1748,el filósofo concluye que son tres: el legislativo,

ejecutivo y el judicial, que concurren separadamente con el fin último de

alcanzar la libertad máxima siempre a partir de las posibilidades dictadas porlas circunstancias naturales e históricas.

A partir, pues, de la teoría de ladivisión de poderes cada uno de ellos

tendrá diferentes manifestaciones que muy claramente nos expone López-

Nieto. Mediante el judicial se resuelven las controversias entre los miembros

de la sociedad, aplicando el Derecho aun caso concretoo juzgando lacon-

ducta delictiva de las personas. Por el ejecutivo se aplican las leyes aprobadas

por el legislativo, bien sea dictando actos concretos de mando, normas jurídi-

cas de menor importancia que la ley (reglamentos),o resolviendo reclama-

c ; e ue formulen losciudadanos4h.

Será en al ámbito de poder que se desprende del ejecutivo en el quequeda enmarcada laAdministración como la vía más próxima y más directa

de que dispone el Estado para ver cumplidos sus fines, para el cumplimiento

de loscuales se reviste de un poder ilimitado. Dicho de otra manera, el poder

del Estado es único, constituido por una facultad ilimitada, la soberanía, que

le lleva a poner en sus niedios cuanto sea preciso para hacer efectivos sus

u El término admini>tseiión puede x r eniendido desdemuy diferentes aspectos que seconcretan en\u\ diferentes acepciones Puede I ~ \ o ~ ~d r \ ~la idea de Poder adniinistrxivo. o hien al propio Derechoque. de>uyo,posee una variante dediladaexclusivanientea ebte ramo, estoes el Derecho hdniinistraiivo, o puede engcncral referirse a la ciencia h h i i n i w a t i v a . Los puntos en común de las i r a diferenies acepciones soni:ualinenie interesantes a nuemo cswdio

$ 5 LÓPEZ-NIETO.r;inct\co. op ci r , pp. I 1-12.'' d e m . p. 14.

78



L A INSTI TU CI~N su F U N C I ~ N W

fines; hecho por el cual esa función ejecutiva, de la que hacemos derivar la

Administración, es también conocida como función de mando.

El concepto de Administración no debe, sin embargo, quedar reducidoa

las relaciones que ésta establece con lospoderes públicos ni tan siquiera con10sciudadanos, amén de que estos sean en esencia losque constituyan la ver-

dadera razón de su existencia. Debe entenderse también desde su propia orga-

nización interior y, por tanto y en la misma medida, desde las relaciones de

cada uno de los cuerpos o unidades que la constituyen. Así uniendo ambos

aspectos, esto es, las relaciones de la propia administración con el exterior, es

decir, con losdiferentes poderes públicos y con losciudadanos, por una parte

y por otra sus propias relaciones internas nos aproximaríamos al extenso con-

cepto de Institución como sujeto productor de documentos. Concepto queenglobaría la consideración de la administración como parte o más exacta-

mente como instrumento de poder, del poder público y al mismo tiempo, la

consideración de la administración como el conjunto de todos los servicios

públicos, según ladefinía Martínez Alcubilla4'.

Ambos aspectos deben ser considerados por igual para poder definir la

Administración como Institución o conjunto de Instituciones productoras de

documentos.

Funcionalidad y organicidad como rasgos fundamentales del conceptode Institución administrativa

Enlazando con la consideración anterior, el concepto de Administración

pública puede ser entendido, como lo hace López-Nieto, siguiendo a Rane-

Iletti: desde un sentido objetivo, material o sustancial, que hace relación al

contenido de la actividad, adiferencia de otro subjetivo, que hace relación a

10s órganos y a lossujetos por los que aquélla viene ejercitadaA8.

En cuanto al carácter objetivo de la Administracicíri es clefiiiiti\ ainziitc

el que más adecuadamente nos aproxima al objeto que desde el principio per-

sigo. Lo razonaremos: si el concepto de institucionalización lo habíamos

identificado con función social, laAdministración entendida desde este carác-

ter objetivo se centra concretamente en la función que ésta cumple, y así

'' M A K l l N E L A L C UB IL L A . Marcelo .A dministración pública,.. l>lcc.rr>nur-ir>t d /r r r i d t ~ ~ i i i i s ~ r o c ~ ~ n

~'\/>w¡olu omplncióri de Ir 1 i i r i t ~ ~ i r i r r uegi .s i r rc i6 t i de España pen i ns i i l n r ) r r l t r a i~ r~ r r~nori 10dor i o \ r r i rnov ih'h d r r i l n i s r r u c r ó i i plíh/ic<i M adnd Adm¡nlstrdc¡Ón A rco deSanta M aría, 1892. T«iiio 1 . p 179

'" ÓPE7-NIETO. Francisco rjp. c i t . p. 19.

79



L A CONSTRUCCI ~NEÓRICA EN ARCHIV~STICA: L PRINCIPIODE PROCEDENCIA

podemos entenderla finalmente como una función del Estado, dentro de lacual se incluye gran parte de la actividad del poder ejecutivo del mismo.

En sentidosubjetivo se relaciona conel conjunto desujetos que le sir-

ven como instrumento para actuar, y así López Nieto define la Administra-ción pública como un complejo orgánico, un conjunto ordenado de Órganosque se integran en el poder ejecutivo y una serie de entes públicos menoresencuadrados en él de manera indirecta49.Todo lo cual nos acerca al carácterinstitucional que posee la Administración, considerada al respecto institucio-nalmente independiente de la política, ya que persigue la consecución desuspropios fines.

La suma de ambos aspectos: objetivo por un lado, identificado directa-

I,lhe con la función y subjetivo, por otro, identificado a su vez con el con-junto de sujetos que actúan para ejercer aquella función, constituyen los ras-gos fundamentales que definirán al fin el concepto de Instituciónadministrativa, esto es, organicidad y funcionalidad. Así Órgano +Funciónserán losdos elementos que nos marquen el punto de partida para entender elcontenido documental de un archivo.

El procedimiento como fundamento de la praxis administrativa

U n tercer aspecto concede la definitiva formalidad al concepto de Insti-tución administrativa: el Procedimiento como nexo común entre los ele-mentos antes mencionados y que definimos como la vía legal quelosÓrganosadministrativos (primer elemento) siguen para el desarrollo desu función(segundo elemento).O bien, como lodefineM . Luisa Conde, el cauce formaldel¡Y n deun fin5'.

serie de actos en queseconcreta la actuación administrativa para la rea-

El carácter de legalidad con que se revisten los actos administrativosderiva directamente de la sumisión que el Estado debe al Derecho.A partir deella, cada uno de los poderes que la integran son, a su vez, sometidos a unprocedimiento amparado por la misma legalidad. El Poder ejecutivo, del quehemos hecho derivar la organización administrativa, establece sus líneas de

") Ibidcrn."' Es habitual encontrar el término procedimiento administrativo asociado al término expedienteo

incIu\o usado éate segundocorno sinónimo del primero. y amén deque naturalmenteel segundo deriva delprimero s u \ignificacii>n es diferente. Mientras el procedimiento es la vía legal por la que se tramitan unascrie de actuaciones. el expediente es el reflejo documental de aquél, o dicho deotra manera su plasmaciónmatenal.

'I CONDE V ILLAVERDE , M. Luisa. Munual de rrururnienro de archivos administrativos. Madrid:Dirección deArchivosEstatalea, 1992. p. 76.



L A INSTITUCI~N suF U N C I ~ N

actuación desde el Derecho, con normas y procedimientos sancionados debi-

damente.

4.2 L A I NSTI TUCI ~N OMO ELEMENTOFUNDAMENTALDE L A GÉNESIS DOCUMENTAL .L A I NST I TUCI ~NEN EL MARCO DE L A ARCHIVÍSTICA

La implicación de obligatoriedad en el cumplimiento de sus funciones

le viene a la Institución desu carácter reglado y legal. obligatoriedad que se

hace mucho más fuerte cuando hablamos de instituciones ligadas a la Consti-

tución, más política que social, de cualquier estado, instituciones que surgen

para que el Derecho y la Constitución se vean cumplidos. En consecuencia, la

conexión temática y estructural entre la política y la administración es un

hecho innegable. Al respecto podemos considerar que la Administración,

exactamente las Administraciones públicas son un factor político de primera

magnitud y de alguna manera un instrumento indispensable de la política

económica y social fuertemente condicionada por la demanda de seguridad

de la población 52.

Toda actuación de poder queda finalmente materializada a partir de la

escritura, oen términos más actuales, de los documentos, tal y como recogen

las Partidas «e deue todo ser scrito» 53. Documentos cuya finalidad amén de

que con el paso del tiempo sea la de dejar constancia de la misma actuación,

en su origen no es otra que la de posibilitar esa actuación. Un testanzento, una

ley, una cartci de privilegio, con el correr del tiempo nos darán idea de deter-

minados contenidos, esto es, de un bien material que pas6 de unas manos a

otras, de una específica norma, de un favor real, etc. y nos permitirán, por

tanto, conocer hechos que sucedieron en un momento, reconstruir aquel

iiioiiiento, pero eii su origen, aquel testaiiiciito posibilitó uiia Iwrexiu, aquc-

[la ley unanorma y aquella carta de privilegio uiifkvor r e d , es decir, al mar-

gen de que el expediente judicial abierto cn el caso de la colza con el tiempo

pueda informar a loshombres de un fraude que generó un notable perjuicio

social, el propio expediente ha posibilitado la tramitación de una investiga-

ción judicial concreta.

’’ Esteasunto eb tratado por Baena del Alcázar en \u obra Cirr.w de Ci e r i c i u de la A d i n i n i s r rac i ó r r .

’: Tcrcrr-a í ’oi i i<l<i. titulo xviii, ey ii.Mdr id : Tecnm. 1985

81



Podemos entonces considerar que el documento, en sus múltiplesvariantes y tipologías responde a una necesidad material, posibilitando a untiempo la satisfacción de aquella necesidad. Su finalidad queda supeditada a

la finalidad para la que el propio documento surge.Al mismo tiempo, cada documento responde a una necesidad finalista

de la propia adniinistración que lo necesita para materializar su actuación,siendo estas actuaciones variadas, serán así mismo y como consecuenciavariadas las tipologías de aquellos documentos. Tipologías que, por naturale-za, no soncaprichosas sino que responden aun procedimiento concreto que,como la propia actuación, queda sometido a las leyes que son quienes lo dic-

circunstanciaésta que le da una forma definitiva y que más tarde debe

quedar reflejada en el archivo.Ya en las Partidas se recoge, de hecho y de manera detallada, la forma

material y el contenido en que han de ser hechos los privilegios, las cartas,riianifestación material, por otra parte, de la actuación real. En este sentido

podemos leer el título XVI I I de la Tercera Partida, donde después de describirque es Escritura, se expone:

<< de qiie nace averiguamiento de prueva rs toda carta que .seci,fecha pormanode escriuano publico de concejo. o sellada consello de Rey, o deotra persona autentica, que sea de creer nace della muy grand pro. Cao.sera priuilegio de Papa, ode Emperador, o de Rev, sellada con su sellode oro o deplomo, oJ rmado con signo uritigiinque n y i ucostiirnbrudo,en ciquelln sazon, o carta destos S e ñ o re s , o de dgiinci ntrci personn quenya otrn rnnnerci de cartas que cndtr 1.11 otro otne puede unundar fnzer.sellrir con su sello, e tales corno estas iialen cotrci aqirellos ciiyas sonsolamente, quepor su mandato seunjrchtcs e selladirs. e otro e.scripfiiruy u que ccidci unojafase con su mano esin .sello, que r.sc ~ n wncinera depriieuLi (... v ciy otra escriptura qiie I l a r i r u r i itistriiriie~touhlio que es

jcJfi.r.hoor innnn de escriuano publicodr concejo>>.'A partir de ésta la mayor parte de las leyes contenidas en este título des-

criben Lamanera como sefazen las diferentes cartas, de quitamiento, de arren-daniiento, de encomienda, etc. cada una de las cuales nos esta informando a

u n tiempo de un tipo de actividad propio de la época.Prueba, por otra, parte de la importancia del documento como traduc-

ción material de la función de una Institución es la institucionalización del

rriisnio,que de esta forma pasa

aconvertirse en una función añadida a todas

las que la niisrna pueda ejercer. Esdecir, la realización de los misinos no es

'' T",rcero Partidci . título X V I I I , ley 1, p. 87.

87



LA INSTlTUCIÓN Y SU FUNCIÓN W

cosa que pueda competir a cualquiera, de suyo desde la antigüedad ha sidocompetencia de unos pocos. Yael Fuero Real de España dedica su título VI11a la figura de losescribanos públicos: <<(..)y estos Escribanosfugan las car-

tas lealmente, (...) 2 derechamenten 5,

Por su parte, el título XIX de Las Partidas presenta a los escribanos

«quesonpuestos para fazer las cartas de [osReyes». En la Ley 1de este títu-

lo «Escriuano tanto quiere derir como ome que es subidor de escreuir». Laley siguiente determina las características que estos deben reunir: <<De ualmanera deuen ser los escriuanos, e como deuen ser de buena fama. Leales ebuenos e entendido duen ser los escriuanos de la corte del Rey e que sepanbien escreuir de rnaneru que lcrs cartas que ellosfizieren que bien semeje que

de corte del Rey salen, e qiie las fuzen omes de buen entendimiento (...)D56.

Enel mismo sentido Joseph de Miravel y Casadevante, de la Real Aca-

demia de la Historia y canónigo del Sacro monte de Granada, hace corres-ponder la figura del archivista a las primeras persecuciones del cristianismo.

En su Gran Di ccionario Histcírico, publicado en París en 1753,en la voz

archivo expone que: «... diirante las primerus persecuciones del cristianismonvia archivistas que con cuydaclo guardavan lasActas de los Murtyres»”.A sí pues, desde sus inicios la figura del archivero va ligada a la función espe-

cífica de conservar los documentos, no es, sin embargo, la única función. Eneste sentido más adelante expone: « i . hicieron los Obispos Catholicos regla-nientos para diferenciur l c i s [actus]verduclercisy cierttrs, de las falsas y

supuestas, estableciendo registros, y iristituvendo Escri\wnos y Archiverospara disponer y registrnr- lcis Actas !a espurgadas de toclu fíilserlcid.» 5x. Portanto, no resulta difícil deducir como los archiveros desde sienipre mantienenuna relación con la documentación que excede la de la mera conservación.

L a Institucióny lanecesidad d e l archivo

En términos generales, la necesidad que la Institución tiene del archivocmana directamente de la necesidad de justificar su propia existencia. El

83



archivo representa, por un lado, la prueba fehaciente de que sus funciones

quedaron cumplidas, y, por el otro,el instrumento que posibilita que las mis-

mas se puedan cumplir. Desde esta perspectiva. es el archivo un servicio másde la adniinistración. Cabe setialar un matiz importante respecto al servicio

que el archivo supone para la Institución quelo crea, el matiz finalista que setraduce en la final absorción de toda la documentación por ella generada,

cumpliendo un doble servicio, por un lado, a la propia institución, servicio

internoy por el otro, no sólo al individuo que acabó por relacionarse con

aquella institución sino a la sociedad en general que al fin y a través deéltiene la garantía de su pertenencia al grupo, servicio que podríamos deno-

anar externo. Así externo e interno, ambos servicios se mezclan y conceden

a la Institución su integridad.

De lamisma necesidad de materializar su actuación de forma documen-

tal, surgea un tiempo lanecesidad de conservar aquella formamaterial de la

misma; conservación que derivará en la aparición del archivo y que, por tanto,

queda fundamentalmente vinculada al mismo, pero que antes de SL I aparición

adoptó otrasformascon idéntica finalidad, el registro, lacancillería.

El Registro se define en Las Partidas como: «libro que esfechopara

renembranca de lascartas e de k1.s preuilegios q~troJ i fechosn más tarde seaducen las razones de su existencia:

_''Que pro nace en fazer los registros eq deuen fwer e guardar los registradores. Tercera Partida,título X I X ley V I I I . p. 124

84



L A IN STIT UC I~N suF U N C I ~ N

La función institucional corno fundamento de la praxis archivística

La institución responde o resulta de una demanda social, y surge con la

finalidad limitada de satisfacer necesidades concretas, para lo cual dispondrli

de 10s mecanismos necesarios. Dichos mecanismos se traducen encompeten-

ciaso atribuciones que capacitan a un determinado organismo para satisfacerfines específicos. Conde Villaverde define estas competencias como atribu-

ciones encomendadas en carácter exclusivo aun organismo de la Administra-ción para resolver los asuntos referentes a una determinada materia". Es, por

tanto, la competencia el elemento que posibilita el cumplimiento de la fun-ción institucional, y tendremos por tanto, particulares competencias para el

cumplimiento de específicas funciones".A modo de ejemplo. el artículo 54 de la Constitución Española estable-

ce que una ley orgánica regulará la institución del Defensor del Pueblo, comoalto comisionado de las Cortes Generales, designado por éstas para la defensade los derechos Comprendidos en este título (el 1),a cuyo efecto podrá super-

visar la actividad de la Administración dando cuenta a las Cortes Generales"'.

De esta forma la Institución del Defensor del pueblo nace para cumplir una

función específica, la de defender los derechos comprendidos en el título 1de

la Constitución española, siendo una de sus competencias, a tal fin, la desupervisar la actividad de la Administración.

Como primer sujeto de todos aquellos dedicados a la satisfacción denecesidades generales. será del Estado del que deriven todas aquellas institu-

ciones dedicadas al mismo fin. En consecuencia, una condición se deriva de

este hecho, la base legal que al fin sanciona laexistencia de las mismas. Así

se entiende desde el punto de vista archivístico. En este sentido MichelDuchein cuando describe las condiciones necesarias que debe cumplir un

organismo productor de fondos documentales63 las relaciona en los siguieii-tes términos:

<''CONDI VIL.I.-\VtKDE. bl. Lui\a. o,, rir .p. 68'" M i \ i ideli i i itr i ~'iei i i i i , J rclxión entre 10 ciinccpiii\ i l t . función y competencia adiuim\tr:iii\:i I

"'Ley orgiiiica 3/Ic)XI. de6de abril, del Defensor del Puehlo"' El concepto dc fondo lo e~tudiarenios argamente i i i E / capi~ulo como concepto derivado de 1 L

Wlicüción priciicd del priirisr i i i \ e l de l Principi« de Priicedencia. Adelantarnos sin embargo que ¡l("rererinio5a él cuaiidodc\iyimio\ la producción docunientel cni:rn,ida de una institución en el ejercicio de \U \

f~iido seric cicicuinentai

fuilcione\.



LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIVÍSTICAEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

tencia jurídica propios establecidos por unacto de ley, decreto, orde-nanza, etc, precisoyfechado@.

Debe poseer atribuciones precisas estables, definidas por un

texto legal o reglamentario.SUposición dentro de la jerarquía admnistrativa debe estar

de@& con precisión por el acto que le dió origen; sobre todo, su subor-dinación a otro organismo de nivel mas elevado debe estar claramenteestablecida.

Debe tener un efe responsable con poder de decisión en su

nivel jerárquico. Dicho de otro modo,debe poder tratar losasuntos desu competencia sin que, para decidirlos, tenga que someterse automáti-camente a una autoridad superior. (es claro que estonoquiere decir que

debe gozar de poder de decisión para todos losasuntos; muchos de ellosimportantes, tendrá que someterlos a decisión en escalas superiores dela erarquía admnistrativa. Pero para producir unfondo de archivo desu propiedad, el organismo deberá gozar de poder de decisibn, al menospara ciertos asuntos) (...)

L as divisiones osecciones internas deunorganismono reúnen lascondiciones requeridas para la producción deunfondo de archivo;

- ncambio ,cualquier organismo que posea una existencia jurí-

dicay unnivel de competencia propio puede producir unfondo de archi-vo, pese a que esté subordinado a otro de nivel más alto.

los órganos locales dependientes deunorganismo central pro-ducen fondos de archivo que lessonpropios»6 5 .

b)

C )

dj

-

Una definición más concisa es la que aporta Conde Villaverde ensu yacitado Manual de Tratamiento de Archivos Administrativos, con el término

de sujeto productor define aquel «Organismo de la Administración opersonao urídica queenel desarrollo de susfunciones genera conjuntosorgá-de documentos» 66.

Entendemos por Institución a partir del análisis precedente y desde laperspectiva archivística, el sujeto productor de conjuntos orgánicos de docu-mentos. Nos referimos tanto a organizaciones públicas como privadas. Tam-

bién incluímos en este término cualquier persona, empresao asociación, san-cionadas legalmente, con una función social determinaday que enel ejercicio

de aquella función genera un volumen documental que la reflejay que final-mente queda recogido en el archivo.

La aclaración me resulta acertada por lo que la reproduzco «La datación precisa es a vecesimposible como en el caso de entidades que se remontan a la alta antigüedad, pero esto no invalida elconjunto de la definición» De la citan.3 de la p. 76. M. Duchein. op. cit., p. 76

DUCHEIN,M. op. cit., p. 76-7766 CONDE VILLAVERDE,M. Luisa. op. cit.. p. 79.

86



LA I N S ~ U C I ~ NsuFUNCIÓN w

Podemos por todo lo expuesto inferir que la Archivística se encuentra,fundamentalmente, nteresada en aquella documentación producida, emanada0 generada por aquellas organizaciones que poseen una base legal. Base quees, en definitiva, la que legitimándolas les concede la vía por la cual va atranscumr su existenciay que definirá igualmente la producción documentaly el tratamiento posterior de la misma en el seno del archivo. Conceptosambos, documentoy archivo que pasamos a analizar.

87



CAPÍTULO 5

EL DOCUMENTO DE ARCHIVO

Como forma material y resultado de la actividad de la Institución, eldocumento de archivo es el segundo elemento que posibilita el enunciado

teórico del Principio de Procedencia. En capítulos anteriores ya señalamos,como el documento representa la materialización de las actividades específi-cas que ha desarrollado una Institución';asu vez ésta surge paracumplirunafunción social igualmente específica, en virtud de lo cual le son conferidasunas competencias que le permitirán desarrollarla. Es precisamente el cum-plimiento desu función el fundamento Último de la propia Institucióny auntiempo el fundamento teórico de la génesis, toda la viday el destino Final deldocumento, ya que éste nace primordialmente para servir a la razón desuori-

gen, a la Institución.

' A partudeahora cuandohablamosdeInstitución como sujetoproductordedocumentos,nos referimoseWcíficamentea laAdministración como sujetofundamental,que noúnico, en laprciiuccióndedocumentos.

89



L A C O N S T K I I C C I ~NEÓRICA EN ARC'HIV~STICA :L PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Con independencia de que con el tiempo le sobrevengan valores añadi-dos, de orden histórico ode información, en su esencia el documento propia-mente de archivo contiene en sí una función específica, determinada desde

las razones que lohacen surgir, y que son, en definitiva, el componente esen-cial de su conceptualización. Estas razones han sidomanifiestamente diferen-tes a lo largo de la historia. Siendo en unos momentos la mera conservación,y en otros la conservación para el cumplimiento de determinados fines que,como la propia documentación pone de manifiesto, han sido variados a lolargo de la historia. Fines, por Último, que unas veces son diferenciados y

s necesario añadir un dato que se deriva de todo lo anterior en lamedida en que también éste nos ayudará a definir el documento: el carácterpúblico o privado de la actividad que éste refleje, que se deriva del carácterpúblico o privado del sujeto productor de aquél.

Por tanto. el desarrollo del concepto de documento de archivo correparalelo o,en términos matemáticos, esdirectamente proporcional al desarro-llooevolución del concepto de Institución.

Al mismo tiempo, la suma de todos aquellos documentos que reflejan

las muy diversas funciones y actividades de todas y cada una cie las Institu-ciones pueden al f in informarnos en su globalidad de una organización con-

creta de la sociedad, de unas demandas sociales igualmente concretas, y delos posibles mecanismos de los que aquella sociedad disponía para satisfa-cerlas. Todas estas circunstancias quedan recogidas en los documentos,confiriéndoles en consecuencia otros valores que irán adquiriendo con eltiempo.

.Po todo ello el documento de archivo es naturalmente distinto a aque-

llosotros que nacen con otro fin y cuya naturaleza es, por tanto, esencialmen-te diferente.

5.1 CONCEPTO GENÉRI CODE DOCUMENTO

Con el f i n de exponer la naturaleza del documento propiamente dearchivo parece inevitable acercarse al concepto de documento en general,para cuya delimitación según afirma López Yepes dos vías se nos ofrecen: lavía etimológica y la antropológica y científica.

90



EL.DOCUMENTO DE ARCHIVO W

La primera contempla el término en su evolución fonética y semántica

enel seno de la lengua española?. Versión romance dedocumentum, el docu-mento es un término que procede del infinitivo latino docere (doceo-citi-

cturn,)'i y contiene las significaciones de ejemplo, modelo, lección, escar-niiento, demostración; multiplicidad semántica que refleja la multiplicidadfuncional del mismo. Entre ellas, tres nos ayudan a perfilar el concepto quequeremos definir: enseñar, manifestar y por último informar d.

Lasegunda vía a la que alude López Yepes nos permite una conceptua-lización del documento desde la Óptica antropológico-científica, desde elmomento en que surge, en esencia, de la necesidad de perpetuación que elhombre ha desarrollado desde los tiempos más remotos, del ansiapor conser-

var prueba de cada acontecer por mínimo e insignificante que sea. De hecho,]a memoria es un componente psicológico que determina, en buena medida,el comportamiento humano. Ya Nietzsche afirmó al respecto que lo que dis-tingue al hombre en cuanto tal es lamemoria ';constituida por tal cantidad desensaciones, de datos, de fenómenos, en definitiva de información que recul-ta necesario prestar un carácter objetivo a tal cúniulo de subjetividades. Eneste sentido, Erich Pietsch señalaba como el hombre lucha por objetivar la

inultiformidad de los datos que ha ido adquiriendo, preservándolos así por

más tiempo del garantizado para su conservación en la memoria, lograndoindependizarlos de las limitadas posibilidades innemotécnicas individuales 6.

Para cumplir la función de memoria colectivaes como define Nuria Aniatal documento, como herramienta indispensable para trancrnitir conocimientos,ideasy dar testimonio deloshechos. Permite adenilís la comunicación humana,es un iiiiportante medio de formación y docencia y puede materializar todoslos cctnocirnientos humanos, constituyendo así una memoria colectiva '..-

L Ó P W YEPES, José, «Investigación científica C' ien i i ;~dt l i i Docuineritación y Aii61i\i\

documental,,. .1KOON, 1977.n. 381-382, p. 91 ídem, E.stiidio.\,ol>i-u iIo<.iimt,iitiiciiíri de lus ciencias dc loIn, for t i i«c i h , Madrid. íiistituto Nacional de Publicidad. 1Y77. I? ? pp F i i r r d a i n e n r o s de informriciciii 8

( l o c i i r i ~ e i i f < i c i ó i i .<i\C López Yepes, compilador.Madnd. E I J D L M A Iniicr,idad. 1990.S. Luiq. fConceptri <Irclociimeiito~~.n . A i - i hii~.ciirL7.EJ tiidio.\ Hdsiior

J l i i < iimnrio ilirstradu la t ino-espr iño l esp~ñol-l< tr,i,, rA im'~log~e D Vicentc Gacízi 112

Ihgo. de laReal A cademia Espatiola, 7.& d.. Barcelona, Bihliogrd. S ,A . i470. p 118.' blircz,i El~ade. in embargo, apuntaque la memoria e un,i L<i&Tei-í\tic:idel hombre histórico. I K I

.i.;í del iirciiico que \e niega a registrar ci paso del tiempo -&/ h d i w d<, u , 1 1 iIirricionev rr-aúicitJ ridi~,i"

~ ¡ ~ 1 7 i u / Í < inl ~ , r o ~ i / r < i ~ r i i ~ ~ t i f f iistórico nirigiíir valor e n sí , e11 o t , o t i : ; , - r > i i t i<> \ r i o l o coiicidernba co i i i o iiii~i

1 ~ite,i'fJ r-ili , \ / r r t - r f i r - n d l c % pi-upio modo de ex is ienc in [;l.IAllF.. \ I i r ~ e ~ ,1 rriito del eterno r-:'Ifli ! l o

A i - q i i r f i p o c v reperición. Barcelona, Planeta Agostini, 1981,p. 117.' PIETSCfJ. Erich. «Información y Docuriientaci<n.NaiiiriilctJ y posibilidades». en 1 P i n i ( r (

~ ~ ~ I e r i i c i \it. ( l o ( metif(iri6n. Prólogode Juan de la Infiesta Molero t',itri,iiato de Investigación Cieiitítlcd 1Técnica J uan de la Cizrvii,Centro de Información y Documentación. V:idrid. IY66. p.6.

i i i ~ev i i ~cc,io/(,yL,i\ d e la l i i f ¿ ¿ r m ~ ~ r i ~ ~ ~ i ,l ~ d r ~ dlidicione, C>iriniidc. iY8Y

' AM A - T . N u r i a . Oocumen t ac i ón cientTici<<



H LA CONSTRUCCI~N E ~ R I C A N ARCHIVÍSTICA.EL PRINCIPIODE PROCEDENCIA

Enconsecuencia, la definición del documento tiene como punto de par-

tir SU característica fundamental: ia acumulación de información y la posibili-

dad de poder ofrecerla en un momento dado.El número de disciplinas que, por otra parte, toman el documento comoobjeto desus estudios nos informa, sin duda, de la extensión de este concep-

to, que se manifiesta. a un tiempo. en la diversidad de su naturaleza constitu-tiva y de lasdiferentes significaciones deun mismo término. Término que, en

sentido muy amplio y genérico, podemos definir, siguiendo a Antonia Here-

dia, como todo registro de información independiente de su soporte físico9.

16/1985.de 25 de junio, del Patrimonio Histórico español, lo define

co

“kyoda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otraexpresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte

material, incluso lossoportes informáticos ‘O.

Diversidad en lanaturaleza del documento

Son cuatro las disciplinas fundamentales que convierten al documento

en objeto desus estudios: la Historia, el Derecho, la Diplomática y laDocu-

mentación en general, adquiriendo en esta última diferentes formas materia-les para cada una de las disciplinas que la componen: el libro y sus variantes

para la bibliotecología, laobrade arte para la museística, y en fin, todo aque-

!loque bajo la forma de relativa permanencia pueda servir para suministrar o

conservar una inforrnacibn ”. Intereses que, por otra parte, pueden llegar a

unificarseen el seno de cualquier ciencia o disciplina cuya atención se centre

onocimiento del hombre y l o haga desde la perspectiva histórica. Ten-

en cuenta, sin embargo, exclusivanicnte ias tres áreas de conocimien-

to en las que el documento adquiere un papel preeminente, el Derecho, la

Diplomáticay la Historia ‘?, con el fin último de determinar el concepto espe-

cífico dc documcnto de archivo.

“ Son muchos lo\ i f r i i i i n i n rmplcadoh a I « largo de la hi\toria para referirse al concepto quer,!udiamos: diploma. ~tí l - i i~ti i i n.n\trunirnturn, \criptiira. pagiii,t, charta, litera, epiatola, preceptum.privilegiuiii, inandutuni. te\tniiimtuin. cliirogrdphuin.

‘’ HEREDLA HERREKA . A , Ar i iiivísticn g r r i e r r r l . op C I I . p 87.‘ O Título VI I . capitulii. artículo 49. I” FINO, J . Federic. HOURCADE. L u i s A . .<‘Iratadode bibliología: historia y tZcnica de la

pr«ducción dedocumentos.>.Rei~i.\t<iUniier\idad, Santa Fe. 1955.n 31, wparata, p. 7. Citado.por TANODI,\urslio. op. cit., p. 26

’’Excluyo de ehte análi\is el docuiiiento científico por con~ierarlo sencial y sustancialmentediferente al documento de archii 11. D e cualquier manera sugiero coino interesante el estudio comparativo de‘iiiiboi tipos

92




Naturaleza jurídica del documento

Desde el punto de vista del Derecho, el docuniento jurídico es tradicio-

nalmeiite definido como cualquier testimonio escrito u oral destinado a dar fe

deun hecho, es loque se denomina documento-instrumento. Se trata en reali-

dad de la definición del célebre jurisconsulto romano Paulo, recogida luego

por Justiniano en las Pandectas Instrumentorurn nonzine ea ornnin accipierzda

srlrzt quibus causa instrui potes 13. Martínez Alcubilla loconcibe como aque-

lla escritura o instrumento en que se aprueba, confirma, hace constar o acre-

dita algún hecho, disposición, convenio, crédito, obligación. derecho oventaja 14 Además de definir el rasgo fundamental del documento, su autenti-

cidad 15, se detiene en la diferencia entreel público y el privado.El primero autorizado por notario oexpedido por funcionario que ejer-

1.3cargo por autoridad pública, en lo que se referiere al ejercicio de sus fun-ciones, y en general los demás documentos, libros de actas. estatutos regis-

tres y catastros que se hallen en archivo público, provincial o municipal y las

copias autorizadas por los secretarios y archiveros por mandato de la autori-dad competente, las partidas sacramentales, las actuaciones judiciales, etc.

El segundo, esto es el documento privado l 6 será aqucl en cuyo otorga-

miento no ha intervenido oficial público alguno, aun cuando esté escrito enpapel sellado '.

Es, en realidad, el tipo de elemento que interesa a los juristas, cuyo

contenido conceptual deriva directamente de su función, ser testimonio de

un hecho, del que sirve como prueba, y cuyas características no son coni-

pletamente ajenas al documento especifico de archivo que intentamos

definir.

En el ámbito geográfico español, el documento jurídico tiene su origen

teórico en Las Partidas deAlfonso X, donde por primera vez se delimita susignificado. A sí el título XV I I I de la Partida Tercera titulado De las escriturcis

i ) o i q u e .repm~umzos pleytos, en su ley primera expone que cosa ES tsci'itiira

'' RLESCO. Angel, et al . F'ri/mgruf;u v Diplomríticu, Madrid. Llni\er~dadL':icioiial de Educación a

ili,iaiicia, 198s.t. 2, p 161'' MAKT I XE Z AI.CUHII.LA, Marcclo. <<Documento>úblico\ y p~n\ido ^ I)ir.ciotiurio il r l r i

:\<Iinri i isrrncrrjn E%piifiola.Compt lu i~ ió t~e lu novísima l e g i s l n c i 6 n & Esp~i&i iodos l o \ i-umo.s dr ir i

~ \ r l r ~ ~ t i i i . ~ ~ r ( i r i ~ í i ii i b l i cn. Sex ta edición, Madrid, Administración Augusto Figueroa. 1917. t o n x V I . p. 17'' Nos dirá. <.Esauténtico u ol6grafo cuando estáescrito o firmado p«r 1-1 nif\inil pcrana a quieii \c

.iirihuyc... Ibidem'' Para un seguiinicnto retrospectivo del concepto de documento p ú h l i c ~ privado puede Iccrsc.Iq>ectivaniente.13 \o7 .D«cumcntoa públicos. y ladoctrina general sobre f u r r ~ a elicacin probatoriade I mhxni entos pnvadoi. en la vhra 4'1 citada de MARTíNEZ A L C U B I L L A , pp. i71 1 i 79. rcqeciivamente

l' lbideni



L A CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIVfSTICA: EL PRINCIPIODE PROCEDENCIA

<< ...) Escritura de que nace aueriguamiento deprueua es toda carta que seafecha por mano de escriuano publico de concejo, o sellada con sello de Rey,

ode otra persona autentica, quesea de creer nace della muy grand pro. CUosera priuilegio de Papa o de Emperador ode Rey (...) e ay otra escri tura quel laman instrumento publico que es fecho por mano de escriuano publico deconcejo» '*.En la ley 114de este mismo título, se vuelve a insistir sobre elcarácter probatorio de las cartas, esto es del documento: «Valer deueii lascartas pura prouar conellas lospleytos sobreque fuero[n] echas non auien-do enellas algunas delas,falsedade,ome[n]guas (...)porque pueden ser dese-

'"omo documento instrumento, se recoge en 1862en la Ley del Nota-

riado. En su título 111Del protocolo y copias del mismo que constituyen ins-trumento público define al protocolo como la colección ordenada de las escri-turas matrices autorizadas durante un año20.

El Código Civil considera como documento público el autorizado pornotario o empleado competente, el cual ejerce una función del Estado alimponer el sello desu intervención a los actosy contratos que formaliza, dán-doles el carácter de autenticidad necesario para que prueben desde luego elhecho a que se refieren21. El notario oempleado competente al que se refiere

el Código Civil es, en este sentido y en términos archivísticos, el sujeto pro-ductor del documento.

as..» '9.

Naturaleza formal del documento: Documento diplomático

Los diplomas o documentos solemnes de losreyes y emperadores fue-clase de documentos que interesó, en sus inicios, a la disciplina que al

%i e ellos tomó su nombre. El documento diplomático que, en francés res-

ponde al término actes, atti en italiano y urkunde en alemán, en un sentidoestricto será cualquier testimonio escrito sobre un hecho de naturaleza jurídi-ca, en el queconcurran dctcrrninadas y especiales formalidades -variablessegún las circunstancias de persona, lugar, tiempo y materia- dándole fuer-za de prueba. A sí lo definió Teodore Sickel en su ya clásicaActa regnuni et

imperatorurn kurolinum, definición que el francés Wilhem Bauer amplíahaciendo coincidir el valor diplomático con el valor histórico en los mismos

'' Tercera P<r r r ida. título XVI I I . ley 1, p. 87.' O Ideni. le y 114. p. i 18. Las leyes siguientes que integran este título, completan la eupobición

pnrnera acerca del caricier prohatono de las escriturasLey dc 28 de mayo de 1862de Constitución dcl Notariado, título 111, art. 17.

" Códiyo Civil. art. I 2i8.

94



EL DOCUMENTO DE ARCHIVO W

documentos a los que considera como escritos, con existencia propia e inde-pendiente, mediante los cuales quedan garantizados los hechos jurídicos, conarreglo a formas determinadas que cambian según la persona, el tiempo, ellugar y el concepto, de tal manera que estos testimonios escritos resultan idó-neos para el cumplimiento de fines jurídicos”.

En un sentido lato por documento diplomático Ángel Riesco consideracualesquiera escrituras de carácter legal, histórico y administrativo que exis-ten en los archivosy tienen alguna relación con losdocumentos propiamentedichos. Por ejemplo, proyectos de leyes y órdenes, minutas y borradores,relaciones de noticias y sucesos, cartas, solicitudes, cuentas, informes, listasy estadillos de personal, etc. todos los cuales, al menos indirecta y parcial-

mente pueden ser objeto de la diplomática2 3 .

DEFINICIÓN D E L DO C U M E N T O DI P L O M Á T I C O D E SD E E L PUNTO D E VISTA

ARCHIV~STICO

Por la estrecha relación que la diplomática mantiene con la Archivísti-ca,el documento diplomático es definido también desde esta última discipli-na. Losholandeses Muller, Feith y Fruin en su manual definen losdocumen-

tos diplomáticos, que también denominan como formales, «aquellos en cuyaredacción se deben observar, respetar ciertas formas apropiadas para quesirvan como prueba de su contenido» 24. Bien es cierto que ellos usan esteconcepto en un sentido restringido, razón por la cual observan más adelante:«osentido original do vervo orkonden é atesta6 fiizer prova: o documento,formal é, pois, realmente, urna prova. A palavra, pcírem, foi aqui tomada ernsentido mais amplo, de forma a nela se incluírem tambémos instrumentosnoturiais» 25. Ya antes estos autores distinguían entre los instrumentos legales

tres elementos: «a primeira redqao, istoé, o instrumento ainda nao confir-mado; a minuta, isto é, o instrumento tal como foi uprovado; a primeira viado oriRina1, isto é, o instrumento que se destina a ser entregue u s partes. 16.

En un momento posterior pasan a definir la carta diplomática, como: «a pri -meira via original de umdocumentoformal,}27. En consecuencia, paraellosel aspecto formal es el que finalmente acaba por definir aquellos documentos

”B A H U E R . Wilhem, I ntroducción al estudio dr la h r r r o r i a , traducción por Garcia de

‘3 RIESCO, Á ngel, et. al.,op. cit.. p. 162.’‘ MUL LER, FEITH, FRUIN. op. cit., parágrafo n. 92. p 137’’ Ibidem.’‘ I bidem.’’ lbideni.

Valdeavellano. Barcelona. Ed. Bosch, 1957, p. 354.

95



que se entienden como diplomáticos, sin que en ellos concurran otras pecu-liaridades.

Adolf Brenneke, por SU parte, se refiere al documento diplomáticocuando intenta establecer el campo de acción de la Archivística, queen SU

opinión, en absoluto está reñido con el de otras disciplinas que, como yahemos señalado, tienen también por objeto desusestudiosel documento.

Como archivista Brenneke afirma que a diferencia de la Diplomática laArchivística no se ocupa del documento como elemento singular sino quesobre todo pretende investigar el modo en que éste, con el paso del tiempo,es vo incorporado a un todo orgánico que es el archivo28. Más adelante ser irá también al aspecto en que ambas disciplinas son coincidentes, el

aspecto formal. Para la Diplomática como para laArchivística, el conoci-miento de la forma es necesario para lacomprensión y el exámen crítico delcontenido; incluso para aquél aquien únicamente interese el contenido, laforma que revisten los documentos no puede pasar desapercibida, no puedeser indiferente

Finalmente, Antonio Floriano Cumbreño aclara la circunstancia de quesin finalidad histórica, el documento diplomático sirveala historia, de hecholoconsidera supervivencia escrita que perpetúa hechos de naturaleza estricta-

mente jurídica y que formuladao redactada sin intencionalidad histórica,sirve no obstante a la historia como fuente primordial odirecta30.

Desde esta perspectiva es fácil inferir el carácter de complementariedadentre la Diplomática y la Archivística, desde el momento en que el aspectoformal del documento, esencial para la Diplomática, no deja de interesar tam-bién a laArchivística, existiendo sin embargo diferencias que, en definitiva,

6

acada una de ellas. La naturaleza formal del documento representa,anto, el punto de unión entre ambas disciplinas.

Naturaleza histórica del documento: Documento-monumento

Si entendemos por documento histórico aquel que interesaa la recons-trucción de la historia, ser5 sin ninguna restricción todo documento del quehasta aquí hemos hablado, más todos aquellos a los que Únicamente nos refe-riremos por laconveniencia de profundizar en. el esclarecimiento conceptualdel documento de archivo quees verdaderamente nuestro objeto.

~' K E N N E K E . A.. op c i f . .p 22'' hidurn."' FLOR IANO CUM BRENO. Antonio. C í i t - s o Reriernl de Paleografín v Diplomáticri r , c p < i f i < d r i , .

O~is do ,'niveriidad. 1946. p. 223.

96



EL DOCUMENTODE ARCHIVO

Todo resto independientemente de su soporteo forma material queresulte de la actividad del hombre y que en alguna medida contribuya al enri-quecimiento en el conocimiento del propio hombre, en algún aspecto oaspec-

tosde su vida, puede ser definido como documento histórico. Mas quizá aquíconvendría profundizar en el concepto de historia, o más exactamente en elconcepto de hecho histórico.

De forma genérica se puede decir que hecho histórico es aquel quesucede y sobreel que transcurreel espacio de tiempo suficiente para conferir-le las coordenadas necesarias que permitan su valoración específica para lasociedad. Naturalmente por encima de la valoración posterior de este hechoestá el hecho mismo, que en efecto pasa aconvertirse en histórico cuando se

tiene conciencia deél, locual de ninguna manera sería posible sin los docu-mentos.

Dejamos al margen el concepto de historia que excede sin ninguna dudael propósito de este trabajo y nos referimos a él con el Único propósito deaclarar nuevamente que de documentos también hablamos cuando nos referi-mos a cualquier expresión en que determinado acontecimiento quede refleja-do. La Capilla Sixtina, un hacha paleolítica son documentos que nos hablandel hombre y de las circunstancias en que éste pudo vivir. Su lectura, sin

embargo, siempre estará sujeta a la subjetividad del lector. Con la apariciónde la escritura el concepto de documento al que hemos aludido, queda defini-tivamente acotado, y a partir de ella se realizará una lectura determinadanoya por la subjetividad del lector sino por la subjetividad del verdadero actordel hecho.

La necesidad de que las cosas acaecidas sean descritas en la mismaforma en que suceden y por determinación expresa del actor queda recogidaya en las Siete Partidas: «El antigüedad de los tiempos, es cosa yue,fazea los

17orne.soluidar los hechos passados. E porende fue menester yue fuesse fal la-da escritura, porque lo que ante fuera fecho, no se olvidase, e supiessen losomes por ella l as cosas, que eran establesiúus, bien como si de nueuo fuessenfeclias. E mayormente porque lospleytos, e l as posturas, e las otras coscis

c~ueazen. e ponen los omes cada dia entresi. los vnos con los otros, nopudiessen venir en dubda, efuessen guurdndas en la manera que fuessenpuestas» j ' .

Esen este sentido en el que se nos aparece el documento de archivo con

un contenido conceptual diferente al resto de los documentos." Los SiefePartidas del Sabio rey don Alfonso el w n u , ri iwnumente glosadas p o r el [ . I U W ( d o

G r V ~ J I - f oopez del Consejo de Indias de su Magestad. Impresso en Salamanca por Andrea de E ' (m i 1m~.I V r c h w r de s u M agestad, 1555. Partida 111 titulo XV I I i , p. 87



5.2 DEL I M I TACI ~NCONCEPTUAL DEL DOCUMENTODE ARCHIVO

Las diferentes manifestaciones de la naturaleza del documento conflu-

yen en el denominado documento de archivo que posee una extensión defini-tivamente lilas amplia en tanto en cuanto lo configuran tanto los aspectosinternos del documento, es decir su contenido (naturaleza histórica y jurídica)como los aspectos externos (naturaleza diplomática), más la suma total decada uno de estos aspectos".

Considero documento de archivo el documento que resulta deun proce-

aministrativo o jurídico, así como todos aquéllos que hacen posible tal

proceso. recogidos en un archivo, donde paulatinamente van prescribiendosus valores originales sustituyéndose por otros de prueba e información. Con-viene señalar, que a menudo, aquel proceso administrativo ojurídico vienen a

formarlo documentos no propiamente jurídicos, ni tan siquiera adrninistrati-vos, es el caso de documentos de carácter estrictamente personal que en iunmomento dado sirven de prueba o alegato. Enel caso de personalidades rele-

vantes su correspondencia personal puede, a menudo ser mucho más ilustrati-va y contener un grado de información muy superior a la propiamente admi-

nistrativa; en este caso, para ser considerados documentos propiamente dearchivo nunca podrán ser aislados de su contexto.

Para Paola Carucci, de hecho, la palabra documcnto en Archivística se

refiere a toda la documentación relativa a actos oficiales dentro de la que seincluye también la seriededocumentos preparatorios. correspondencia. foto-grafías, etc. La suma total compone, en definitiva, el archivo 7.

Por SL I parte, los teóricos alemanes del siglo pasado cuyas investigacio-a artieron de la sustancial diferencia entreel urchiv y la rrLgistmtiir;el pri-

mero como documento ya depositado en el archivo y el segundo como docu-mento aún en manos de los funcionarios, son los que llevan a sus últimas

consecuencias el valor histórico de los documentos de archivo, al punto dedeterminar que sólo son documentos archivables aquéllos cuyo contenidohistórico justifica su conservación. Así el archivwiir-clige. o docuniento dearchivo, esto es aquél que pasa de la registratura al archivo, sólo lo será envirtud de su valor histórico.

Este concepto queda aún más restringido con los, ya citados, teóricos

holandeses Muller, Feith y Fruin cuya definición del documento de archivo,

'' Esta circunstancia Iu\tifica 13 má x i m a archivísticapor la que el iotill ey ,uperior ;, I cI 5um;i

'' CARLCC I . Paola. Le tfirirr cricliik r ~ r i c . / i c... op. c~t . .. 207.

1:is

parte\




parte del elemento que definitivamente lo acota como elemento fundamentaldel Principio de Procedencia, esto es, el origen, o más exactamente la cir-

cunstancia de que su génesis se dé en un lugar y en unas circunstancias deter-minadas. Para estos autores el documento de archivo no es sólo aquel mate-rial acumulado en vistas asu conservación derivada de su valor histórico sinoaquél que, además, ha sido formado en el seno de una administración. Enestesentido, cuando definen el término archivo se refieren a los documentos que10 constituyen como: «documentos escritos, desenhos 33 e material impres-so 35, recebidos ouproduzidos oficialmente 36 por determinado órgao admi-nistrativo ou por umde seiis fiitzcioncirios, tia medida em que tuis úocunzen-tos se destinavam a permanecer iza custódia desse órgao oufiincionário» 37.

Así, pues, el documento que se gesta en un órgano administrativo concreto,

debe ser definido primeramente, y tratado más tarde desde aquel origen.De todos los elementos que aparecen enumerados en esta definición

una resulta especialmente significativo, aquel que se refiere al origen del pro-pio documento que, en definitiva, suponeun elemento diferenciador del con-cepto de documento específicaniente de archivo respecto del genérico de

documento.El Consejo Internacional de Archivos, en su Diccionario de terminolo-

gfa archivistica,define al documento de archivo como el conjunto constitui-do por un soportey por la información que éste contiene, utilizable con fines

de consulta o como prueba j8. Mientras el Comité Internacional de Archivosen su léxico terminológico nos aclara que los documentos de archivos sonpiezas destinadas, por su naturaleza. a ser conservadas a título de pruebao deinformación por la administración o lapersona que losrecibió o establecih 39.

Por su parte Aurelio Tanodi, adhiriéndose a la terminología desarrolladapor el doctor Carrera Stampa. para definir el documento de archivo, se refiere

’‘ «Pordesenhos entemdem~\c \ mapa, e c a s h trequenternente achados nos dossies, tantu o que Se

fiiei-ani por ordem dos órgaos adininistr,iti\o\ ou funcionário\. quanto os que Ihes forani enviedoz para‘.,Li. .11 LLl i l l le l l tO de questocs concl. l ~~L L i ~l <,l;i-TH 1 t K C I N , u p < ‘ I / , p. l í J .

Para estos autores la for itc‘rid dci documento \e dehe tener en cuenta, pero rll documento deJ IKII~\CI.iii e es un carácter esencial iiiciiriitáncid dc wr irnpre\ia uiiia casta.

inaahern ri expedicao. ou de o \eseni ili.liht.ra~oe~c uni wnselho (. ) en

iiihiéia, em veL de siniplesriientee\crit i nido e i i i \aria\ cbpia\. nao repreienEn este sentido es dónde con claridrld \e pronuncian rerpecto al

’’

’

rcve\tir el documento de archivo A e\te i i \unto dedican l a\ notas aclaratoria\ del pi-iiner pdrigraf«-,‘Soiiienete os documentosoficiais. i\to <. o\ i-ecehidm ou pr«du~idoipelos órgaw adrnini\tratic«\ <>upel»s

fuiicioiiários, a título oficiain perteneceni ,i o ,irquivo (1, recebidos o11produ~<o.;l outso i itulo. pelo\nirrnbros de um órgao administrati\«. (>upelo\ \cu\ luiicion6rioi, e frequentemente encontrado\ no arquiv(1.nw Ihe penenecem.,, Ibidenr.

;’ <lCI?l, p. 9’‘ Dicrionar\ of A r c h i i d Tcrtniiioio,y\ iip 11.. n I3X. p -56.‘“ E / , ~ < ~ i ~ i e r s ’ sexicon 0/.4riÍiii.<,~e i - t i ~i ~~o l o q ~,p c 11 . p 3

99



LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIVÍSTICA:EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

al término archivalia,que concibe como todo el material escrito, gráfico(dibujos, mapas, planos), multigrafiado, reprógrafo, sonoro, audio-visual

(películas) proveniente de una entidad, producido o recibido en función desus actividadeso,en general, relacionado con su vida administrativa, desde elmomento en que se cumplió su función inmediata que originó su creación, yse conserva con fines administrativos, jurídicos y científicos o culturales. Laarchivalía puede ser conservada en unidades completas, incompletas o dis-persas, ordenadaodesordenada, sin perder su carácter esencial, de provenirde una entidad como parte integrante de su vida orgánica4n.

a Asociación de Archivistas franceses identifica el documento dearc

aon el elemento integrante del fondo, que definen como el conjunto

de piezas de toda naturaleza que todo cuerpo administrativo, toda personafísicaomoral automática y orgánicamente ha reunido en razón misma de susfunciones o de su acitividad41. En consecuencia, consideran documento dearchivo cada una de las piezas constitutivas de los fondos: registros, dossiers,piezas aisladas42. También para estos archivistas el aspecto fundamental quedefine al documento de archivo es su origen.

El soporte, por su parte, no supone ningún elemento diferenciador, nosóloentrelosdistintos tipos de documentos, sino entre el propio de archivo yel de biblioteca. De hecho podemos encontrar impresos del siglo X V I comomaterial de archivo, y por el contrario manuscritos con carácter librario. Enconsecuencia a pesar de que, durante mucho tiempo, la práctica totalidad delos documentos aparecieran redactados en tinta sobre pergamino y sobrepapel, la aparición posterior de otros soportes, no ha modificado en su esen-cia el concepto de documento de archivo, y por, tanto, se puede afirmar que el

eno representa ningún elemento diferenciadoren tal conceptualiza-

tienda a englobar la totalidad de materiales que sirven para recibir o transmi-tir informaciones escritas; limitar el número o la lista de materiales a losactuales. la definición internacional admitió, tiempo atrás, que un documentoloera con independencia de su soporte43.

egún expresa George Weill, la misma se debe concebir de forma que

TANODI, A,, M a n u a l d e r i r c h i v o lo g í a h i s p a n o a m e r i c a n a . T e o r í a s J p r i n c i p r u \ . Córdoba,(;niversidad Nacional. 1961,p. 15.

A pesar de que el concepto de fondo es un concepto que se analizará detenidamente, se traslada~ q u ía definición de la Asociación de Archivistas franceses pues resulta fundamental para deteminar su

posterior definición de documento de archivo. M a n u e l d ’ a r c h i v i s t i q u e . Th é o r i e ef p r a t i q u e d e s A r c h i v espubliques en F r a n c e . Ouvrage élaboré par la Association des Archivistes Franqais. París, S.E.V.P.E.N.. 1970,p 22-23.

12 l dem, p. 23‘ 3 W E I L L , George, «Les mutations de l’archivistique conternporaine». La G aze t t e de.r r i r c h i -

L P I . 1990,2.”trimestre. Nouvelle serie, n. 149, p. 1 1 1 .

1O0



EL DOCUMENTODE ARCHIVO

Una vía más para delimitar el material o documento de archivo es ladeterminada por sus diferencias respecto al material de bibliotecas. Diferen-

cias que ya precisaron Erhard y von Medem en suya clásica disputa ideológi-ca, acerca de la determinación del fin de archivo y su organización Y fueStriedinger quien replantea la distinción entre archivo y biblioteca; tanto éstecomo Brenneke recogen el origen como el rasgo diferenciador por excelenciadel documento de archivo, respecto de otros documentos. Será, pues, el ori-

gen el elemento que determine la diferencia entre el material de archivos y elde bibliotecas y en consecuencia el elemento diferenciador de ambas institu-ciones, en suma aquel que convierte a bibliotecas y archivos en institucionesprofundamente diferentes.

Elementos conceptuales que determinan la especificidad del documentode archivo

Todo lo expuesto nos obliga a delimitar y definir cuáles son los rasgosque convierten al documento de archivo en un documento diferente a losdemás, los rasgos por los cuales nos alejamos del concepto de documento en

general, para acercarnos a una realidad muy específica que es el documentocircunscrito a la realidad archivística.Vicenta Cortés enumera tres característicaso rasgos a partir de los cua-

les adquiere su valor: <<Unicidad,ntegridad y autenticidad» 45. asegurandoque si éstos se pierden el valor de los documentos queda destruido.

A mi juicio conviene una precisión mayor y entiendo que son cinco losrasgos definidores del documento de archivo que a un tiempo definen el papelque éste cumple en el enunciado teórico del PP:

El contexto en el que es creado. Es sin duda, el rasgo diferencia-dor por antonomasia, a tal punto queél solo bastaría ya para convertirlo en unente completamente diferente. Al respecto debemos decir que el resto de losrasgos se desprenden de éste. Todo documento de archivo es producto de uncúmulo de circunstancias muy específicas que encadenadas unas a otras leconfieren un rasgo diferenciador del resto. Aun cuando fuesen del mismo tipodocumental, aún cuando la gestión siga los mismos pasos y la resolucióndefinitiva del trámite llegue a términos parecidos, los motivos desugénesis y

por tanto la génesis misma serán siempre diferentes. De esta manera, el valorinformativo incluido en su contenido documental quedaría desvirtuado si se

1.

Disputaque recoge A . BR ENN EK E. Archivistica, op. cit. Primera parte, capítulo 4, punto 3. p. 77.CORTÉS ALONSO, Vicenta, Manual de Ar chivos Municipales. Madrid, ANABAD, 1989, p. 58.

101



L A CONSTRUCCIÓN E Ó R I C A EN ARCHIVÍSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

separase de los motivos de su génesis. En este sentido en el último CongresoInternacional de Archivos, Angélica Menne-Harritz afirmaba que un docu-

mento aislado de su contexto puede convertirse en algo incomprensible y per-der completamenteel valor inherente a su contenido46.

Su unicidad. El segundo rasgo diferenciador, en estrecha relación

o, más bien, derivado del primero, sería su unicidad, derivadano ya de otrosaledaños de su génesis sino de su génesis misma. Se podría decir, por estable-cer un paralelismo, que los documentos vienen a poblar losarchivos como elhombre viene a poblar la tierra: del mismo modo que no existen dos personas

uales, ningún documento es igual a otro. Un vínculo entre ambos, hombresocumento, es en realidad lo que les confiere ese carácter singular y dife-

renciador.Su autenticidad. En su origen los documentos de archivo no son

sino herramientas de trabajo de la administración, hecho que sin duda lesconfiere la categoría de auténticos, convirtiéndolos, pues, en testimonios fie-les de momentos y situaciones específicas. Como afirma Vicenta Cortés47,

este es un concepto queno debe confundirse con la veracidad, un documentode archivo puede ser auténtico y falso su contenido.

La heterogeneidad de su contenido y por tanto, la multiplicidad

desu información. Con independencia de la materiao asunto que trate, cuyariqueza informativo-cultural es de alguna manera incalculable, un documentode archivo aporta una información siempre indefinibley desde luego ajena alobjeto de su creación. Nos referimos a un tipo de información que podríamosconsiderar no literal y cuya lectura se realiza entre líneas. En unos tiempos eldocumento singular y más tarde el expediente administrativo. nos ofreceninformación acerca del trámite, y de las posibles incidencias del rnisrno. Por

e o ado su forma material específica y todas las formalidades que de él se

desprenden hacen del documento de archivo un tipo de documento dondeconcurren determinadas especificidades que lodiferencian del estricto conte-nido que éste tiene desde otras disciplinas. Espues, el elemento que justificala afirmación anterior acerca de la extensión de este concepto.

La necesidad de que cada uno de estos rasgos estén siemprepresentes es el Último elemento definidor. La ausencia de uno de ellosinvalidaría el resto, o dicho de otra manera el resto por sí solo, sin uno deestos rasgos, no bastaría para calificar un documento conlo documento

de archivo.

2.

3.6

4.

5.

', MENNE-HARITZ. Angelika, Forniación L ' I I o r c l i i L i \ r i c r i : .soti.~,friciendr~n i rim e s r d n d c s del

''CORTÉS ALONSO. Vicenta, Manual de mchivw niunicipnle.s. op c k , p. 58\ ig /o XXI . XII Congreso Internacional de los Archivos, Montreal, 1992.Ejemplar rnecan»gral.iado. p. 12.

102



EL DOCUMENTODE ARCHIVO E

Conviene, pues, insistir en la importancia que tienesu contexto, su on-gen48, su génesis, en definitiva su procedencia; esto es, la vinculación con el

órgano que le da la vida.Todas estos elementos son contemplados por el Principio de Pro-

cedencia que persigue un fin último: la necesidad de que cada uno deellos sea respetado en un tratamiento posterior de los documentos, trata-miento que se inicia en el momento en que el documento, cumplido su finen el seno de la Insitución que le da el ser, inicia un viaje hipotético hastareposar finalmente en el archivo. Desde el inicio de ese viaje hipotético,el documento será objeto de una transformación sustancial en cuanto a

sus valores y funciones se refiere. Circunstancia ésta que convierte enurgente arbitrar ios mecanismos necesarios para quesu esencia constituti-va no se desvirtúe. El documento debe conservar en sí mismo, más alládel tiempo, muestra de las razones de su existencia, sólo de esta manera,todas las funciones adjudicadas al archivo pueden ser, finalmente, cum-plidas. En este sentido a pesar de que con el paso del tiempo vaya adqui-riendo valores que antes no tenía, el documento de archivo debe en todomomento reflejar el cúmulo de circunstancias que le dieron la vida. Hecho

que únicamente queda posibilitado con la aplicación del Principio de Pro-cedencia.

A sí pues, nos detendremos en delimitar la estrecha relación entre la Ins-titución como sujeto productor de documentos y el documento resultante.

Institución y documento dearchivo

Todo lo expuesto redundaen la consideración anterior acerca de la rela-ción existente entre el documento de archivo y la Institución que, como yaexpuse, lo concibe como un instrumento necesario para el cumplimiento desus fines, siendo al final éste la representación material de su actividad. Eséstay no otra la razón por la cual su origen es, en realidad, el rasgo funda-mental que lo caracteriza.

En consecuencia debemos analizar cuales han sido a lo largo de la 111s-toria esos fines encomendados a la Institución, pues a partir de ellos el doc~i-

A estc respecto Johannes Papntz elaboró teorías sohre’el análisis de contextos deorigen eii tanto \C.

relacionan con el niaterial escnto y sobre la consecuencias de las formas históricas de componer docuinenro\rebpecmal etecto de las pruehas contenidas enellos. Con sus formularios de listas unifornies y Iü idea de Lln

protocolo de trabajo. tuvo una influencia prolongada eii el trabajo de archivos. Véase J ohaniies PAPRITZ.Ar<.liii,~r.is.\enschrir<ciencia archivística), vols. 1-4. ed , Marburg, 1983.Recogido por Angelika M ENNE-HARRITZ. o p . ~ i ! ,«ta 10.

1o3



LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIVÍSTICA EL PRINCIPIODE PROCEDENCIA

mento tendráun sentidou otro derivado de aquellos fines. Y lo haremos unavez que hayamos determinado cual es la base de esa estrecha relación entre la

Institucióny el documento, dicho de otra manera, de que forma revierte laactividad institucional sobre el documento propiamente de archivo.

El documento de archivo producto de la actividad institucional

Al analizar el concepto de Institución como sujeto productor de docu-mentos quedó claro que su función constituye la razón de toda su actividad,e e raduce materialmente en un conjunto orgánico de documentos. A suvez parael desarrollo de cada una de las funciones encomendadas a una Insti-tución, persona físicao moral, le son conferidas diferentes competencias que,hay que decir, no se desarrollan de forma caprichosa sino que, por el contra-no, están sometidas a un procedimiento regulado por vía legal, dondesereco-ge la forma en que se debe proceder en el desarrollo de cada una de aquellasfunciones.

Dicha reglamentación queda plasmada en las diferentes leyesy normas

de procedimiento administrativo; de orden general en unos casosy más espe-cíficas enotroscuando se trata materias concretas.

El tipo documental resultado del procedimiento administrativo

La vía legal por la que se debe proceder en la tramitación de asuntoscompeten a la administración se traduce en cada asunto en un procedi-

41Rto específico. En este sentido ya las Partidas recogían de que manera las

cartas (documentos) debían hacerse, así refiriéndose a las cartas plomadas,por citar un ejemplo, recogen:

«E estas develn] ser fechas desta manera. Primeramente deue[n]dezir en el nombre de Dios: e despues que conozcan, oque sepan los queaquella cata vieren, como aquel Rey que la manda fazer, da tal hereda-mento, ootorga tal cosa, o que faze tal quitamie[n]toofranqueza, os¿fiziere postura, oauenencia, deuen nombrar con quien la faze, e de siponer todas las otras cosas, asi como en preuillejo que pertesciere a

cada vna destas maneras que dezimos desuyo. Emperonodeuey mentarsu muger, ninsus hijos, nin deueny poner maldicion ninguna, nin confir-mamento de ninguno de quantos diximos en la ley que fabla de lospriui-legios: si nonfuere carta de aueniencia que faga con el rey,ocon algunalto ome. Ca en tales cartas deuen poner aquellas cosas que vno acorda-

104



ELDOCUMENTODEARCHIVO

ren, segun el auenenciao la posturafuere (...) E en el año en que rynoaquel Rey que lamandafazer E deue ser registrada (..)a 49.

Cada una de las leyes que componen este título se refiere al modo enqueotrotipo de cartas deben ser hechas, atendiendo a modos específicos queconstituyen, sin duda, los antecedentes del moderno procedimiento adminis-trativo.

~

49 Tercer Partida, títuloXVI i I , ley iIII, p. 88 v.

105



CAP~TULO6

EL ARCHIVO

Resultado final de un proceso que se originaba en la Institución, destinode un hipotético viaje que el documento inicia desde la Institución dondenace, el archivo es el último de loselementos que posibilitan el enunciado

teórico del Principio de Procedencia.De los griegosy losromanos recibieron los archivos diferentes denomi-

naciones, los primeros los llamaron: archeyos, cartoplilacios, prammatophi-lakion, los segundos: grapharium, cartothesium, chartaceum, chartariumpublicum, sacrariun, sanctuarium, scrinium, tablinum, tabularium, etc.

Del término latino archivum, usado por Tertuliano, parece que porprimera vez, procede el término español de archivo, italiano dearchivio,francésarchiv. Como ya señaló Eugenio Casanova,\la propia procedencia

etimológica del término no es unánime, lo cuzl acaba por representar unadificultad añadida al intentar establecer una definición universal. Es, sinembargo y precisamente en este sentido en el que la Archivística ha alcan-

107



L A CONSTRUCCIÓNTEÓRICA EN ARCHIVISTICA: EL PRINCIPIODE PROCEDENCIA

zado un logro indudable l : la concepción de archivo como conjunto orgá-

nico de documentos generados por una Institución. De forma más desarro-

llada: el lugar donde se conservan los documentos, así como los documen-

tos mismos, producidos por una organización en el ejercicio de susfunciones con fines jurídicos, administrativos y/o en casos meramente

informativos.

Al desar~ollo e las funciones específicas quese desprenden del funcio-

namiento natural de cualquier Institución no le resulta imprescindible, aun-

quesí en extremos útil y necesario, la existencia del archivo, éste sin embar-

go sin aquélla jamás existiría. Tampoco sería posible su existencia, si ejercida

su función la Institución considerase oportuno eliminar el resultado de la

misma, es decir, el documento. Una tercera condición determinará no ya elcarácter del archivo sino su propia existencia, la decisión de que aquel resul-

tado material de sus funciones, esto es, los documentos, sea conservado y lo

sea en unas condiciones específicasy por unas razones determinadas.

Tres son, pues, los requisitos para poder hablar de archivo quesecon-

vierten aun tiempo en SLIS rasgos definidores:

1.

2.3.

la existencia de una organización (institución) con unas funciones

ladecisión expresa de que éstos sean conservadosel orden que posibilita la localización de losmismos.

cuyo ejercicio se plasmará en una serie de documentos

6. EV OL UCI ~NE L CONCEPTO DE ARCHIVO

Sin llegar a laextensih queadquiríael concepto dedocuniento, ecta-

mos en presencia de otro quc tia evolucionado a lo largo de la historia. De

esta evolución debemos destacar ia influencia determinante que ha ejercidosobreel desarrollo de la disciplina encargada de sus estudio, laArchivísti-

ca, siempre a partir de cani ps paralelos y complementarios aunque no

exclusivos.

' El acuerdo, desde c l I)iiiiIi>de ii\u ntcriixional, rn deiinir el iirininc archii.« fue tema del I

Coiigreso Iriteniucioiiul. celehr,ido en i B m \ n 1950. nii, tarde de nueY<en Parí\ de laSéplini<ConferencioIrirerti<cional organizada por Id Tahlc Rondc de.; Archivesque. :iIestudiar el concepto de archivo se propone!iiialrnenle establecer las frontera\ dc 1'1 Archi, . i , i iu Hay quc inumr cn que la terniinologiay I d necesidadde su normalización sigue siendo uno dc 10 principales tenias dc preocupación en congreios, mesasredondas y todo tipo de reuni»ne\ entre archiicro, y. ci i fin. unii de !osprincipaleb problemas que la

Archivística se propone resolLer

108



E L A R C H I V O

Determinaciones espacio-temporales que inciden en el concepto de archivo

A pesar de queel concepto quedeya afortunaday definitivamente ato-

tado, muchos han sido lospasos hasta conseguirlo. Su evolución ha respondi-do al predominio de constantes que, a la sazón, han ido variando desdee]punto de vista del tiempoy del espacio. Son precisamente estas constantes las

que rigen este particular análisis.

La decisión de conservar el resultado material de las relaciones entrelos hombres, según señalé en el capítulo anterior, era en definitiva lo quedeterminaba la aparición, la existencia del documento. Abundando en estareflexión podemos decir ahora, que la diferencia entre hacerlo simplemente.o hacerlo bajo un orden prescrito es lo que determinará la existencia del

archivo.Archivo no es un cúmulo de documentos, una colección, un almacén;

esecúmulo de documentos pasará aser archivo cuandoéstos, reunidos parasu conservación en un lugar apto para tal fin, lo sean debidamente organiz-dos. Organización necesaria para que el archivo pueda al fin, y como objetc

t'inal cumplir una serie de servicios o fines para losque en definitiva siirge.Pues bien. la preeminencia de uno de ellos por encima de los restantes o el

cumplimiento de cada uno de ellos será lo que al fin determine el concepto

específico de archivo que, en ninguna medida, podemos considerar comoalgo aislado.El análisis de las circunstancias que configuran el concepto dearchiho

tiene en esta investigación como punto de partida, desde la perspectiva meto-dológica, la evolución de los mismos a lo largo de la historia.

En consecuencia una cucstión debeser resuelta previamente: ;,resultapertinente hablar de historia de los archivos, o por el contrario de historia deIn Arcliivística? Si por la primera entendemos el estudio de los mismos. S L I S

caracteres externos, su emplazamiento, edificación, el movimiento de su5

t'oiiclos, y por la segunda. el tratamiento documental, parece obvio que alobjeto de este estudio interesaría más la segunda. Sin embargo, ya que nueh-tro propósito es. en última instancia, delimitar el papel queel Principio cleProcedencia juega en laconcepción de la Archivística en general comoconfi-guracior de todo su cuerpo teórico, sin exclusión, conviene, sin duda. el análi-sis de las dos alternativas, por lo cual las analizaré igualmente. ya qiic. adc-

más, uguiendo a 1,. Sandri l ,considero que una simbiosis de ambas será al f iny al cabo loque acabará por mostrar el extenso concepto del archivo. las c a u --~

I SA-\NtlRl. L L ~\L (ri.tde:I i archiii ArchI\um \o1 X V l l l (1968).p. 103



LA CONSTRUCCI~N E ~ R I C A N ARCHIV~STICA:L PRINCIPIODE PROCEDENCIA

sas por las que se crea, las vicisitudes que recorre, las leyes que lo rigen, asícomo la documentación que genera, circunstancias todas que forman al f in unconjunto orgánico, una universitas rerum. A todo lo cual añade L. Sandri, la

literatura archivística como una vía más de acercamiento al conocimiento delos archivos 3.

Antonio M . Aragó Cabañas, por su parte, apunta y establece la distin-ción entre la Historia de los archivos, tratada como un capítulo dentro de lahistoria general de la cultura, y la historia de un Archivo concreto quenosexplicaría el proceso de su formación, paralelamente a la institución que locreó. Lo hace abogando por una historia comparada de los archivos 4~ Opciónrazonable si consideramos la muy particular evolución política, económica,social y administrativa de cada país, hecho que dificulta, sin duda, la unifica-ción de la historia delosarchivos.A loque cabría añadir también las diferen-tes y específicas políticas archivísticas.

De cuaiquier manera, lo que me parece, no sólo recomendable, niásaún, en extremo importante, es la inclusión de losarchivos y su historia en lahistoria general, pues, al fin el archivo recoge, custodia y trata documenta-ción generada por una Institución, que resulta de las relaciones humanas ple-nas, de la relación del hombre con el resto y asu vez con el mundo. Así pues,la historia general acabará por conferir los muy diferentes valores que para

los diversos fines el archivo es creado, concediéndole de esta forma la propiaextension al término.

Las diferentes periodizaciones que la propia literatura archivística nosmuestra evidencian. sin duda, la no uniformidad en tales consideracionei;partiremos entonces de la revisión de las distintas tendencias.

Periodización de la historia delosarchivos

La posición de los diferentes teóricos al respecto, ya he dicho. no esunánime. Debemos referimos, en un primer momento, a las clásicasArchivís-ticay Archivkunde, de Eugenio Casanova y Adolf Brenneke respectivamente:para pasar después a analizar las dos posturas diferenciadas de periodizaciónde la historia de losarchivos: por un lado, la escuela italiana representada por

'

'

A este respecto resulta especialmente ilustrativo su opúsculo. La letteratura archivisticade¡ xcc

ARAGÓ CABAÑAS, . M. <<mportancia e las rnonografíaspara la historia comparada de 10,

XVI I -XV I I I (Fonti e probleini) Napoli. Archiviodi Stato di Napoli. Scuola de Paleografía, 1961

Archivos,, Archrwrn . ioI X V l I I (1968).p. 155

110



E L A R C H I V O

L eopoldo Sandri y Elio L odolini y por el otro, la escuela francesa cuyo máxi-mo exponente se encuentra en la figura de Robert Henri Bautier.

L a primera secaracteriza por su inmersión en el concepto mismo de

archivo, cuya evolución, lógicamente, coincidirá con los grandes cambiossociales y polí ticos. L a segunda invierte los términos e incluye el desarrollode los archivos en la globalidad que representa la historia de la humanidad,con el riesgo por tanto de tomar en consideración aspectos de la historia gene-ral que, si bien influyen en la consideración del archivo, no lohacen de formadecisiva. A mi juicio no existe exclusión, una y otra complementándose nospermiten llegar aun conocimiento más profundo de lo que fueron los archi-vos en la historia así como la historia en los archivos y, en definitiva, ambascoordenadas nos acercan a lo que ha sido la A rchivística con el correr del

tiempo.

CASANOVA O LA HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

En su, ya clásica, A rchivística Casanova hablaba de cuatro grandesépocas para la historia de los archivos y de la A rchivística. La primera alcan-zaría hasta el siglo X I I I , la segunda abarcaría el período comprendido entre lossiglos X I I I y xv, una tercera tendría lugar de los siglos xvi al X V I I I . Y,por últi-

mo, analiza la archivística coetánea a sus días.L a naturaleza de las diversas instituciones, es para Casanova lo querevela el carácter de cada período. Esencialmente patrimonial en la primeraépoca, se traduce en la conservación de todo aquello que justifique y asegurela posesión, el territorio, el dominio de fronteras respecto al exterior. Se tien-de a conservar el título jurídico de aquel dominio, de aquella posesión. M ien-tras, se destruye todo lo que concierne a la gestión interna de aquel patrimo-nio, la correspondencia, la provisión, las sentencias entre particulares, a locual se concede un valor transitorio. En suma a todo lo largo de esta época

domina un concepto patrimonial de archivo.Por lo que hace al período comprendido entre los siglos X V I y xvlí[ ymuy especialmente a finales de este último siglo, para este autor, se asiste aun proceso que tiende a la consideración del archivo como fuente para la his-toria. Se trata de un siglo que lucha contra las supersticiones, que aboga porun conocimiento en profundidad de las ciencias de la naturaleza. en definiti-va, de un momento en que cualquier frontera impuesta al saber no debe bajo

' CASANOVA. Euzenio. Archivística. Siena: Stab arti gr'iiiche L<!//ceri. 1978 ('dpituln 11 1

p. 291-42?,

111



LA CONSTRUCCIÓN TEÓFUCA EN ARCHIVíSTICA: EL PRiNCIPIODE PROCEDENCIA

ningún concepto sobrevivir. Y es, en este sentido, en el que la influencia queloshumanistas ejercerán sobre losarchivos, más exactamente sobre la archi-vística, se deja sentir, pues a ellos, en definitiva, debemos la difusión de las

fuentes históricas. dando un importante impulso para este fin al conocimientode la paleografía. Hecho que, sin duda, contribuyó en gran medida al favore-cimiento del acceso a los archivos, antes enormemente dificultado6.

Este concepto se convertirá ya en eminentemente históricoalo largo detodo el período siguiente. Como consecuencia, Casanova observa que nobasta con conservar, es necesario organizar la documentación para constituirverdaderamente un archivo ’. Lo cual, sin duda, determina la necesidad delorden en la conceptualizacióndel archivo.

CONCEPCIÓN TEÓRICA E HISTÓRICA DE LA «ARCHIVKUNDE»E BRENNEKE

En su Archivkunde dedicó Adolf Brenneke la segunda parte al estudiode la Historia de los Archivos, más interesante resulta, sin embargo, paranuestro análisis ei capítulo dedicado a la Historia de la Teoría archivística através de la cual, no sólo nos acercamos al concepto de archivo sino que nosaproximamos también al objeto final de este estudio esto es a la delimitaciónconceptual de la procedencia archivística. Revisa Brenneke la teoría archivís-

tica construyendo un paralelismo con los muy diferentes medios de que elarchivero se ha ido sirviendo a lo largo de la historia para disponer en unorden la serie de documentos contenidaen losarchivos. Para él el cuerpo teó-rico de la Archivística, esel resultado de las muy diferentes reflexiones habi-das, como decíamos, a lo largo de la historia, en pro de conseguir aquel orden.

Señala tres grandes épocas en el desarrollo de la teoría archivística:

l . Período comprendido entre los siglos X V I y X V I I . Momento en elcual se puede apreciar un predominio del método queél denomina prácticoinductivo de clasificación archivística.

2. Un segundo momento que abarcaría el siglo XVI I I caracterizado porel sistema de clasificación teórico deductivo.

3. El siglo X I X , por Último, como el siglo de laaparición del principiode procedencia como nuevo sistema declasificación archivística. Principio

Son niuchtis lo\ datos que aporta Casanova para ilustrar tal aseveración: Antonio Amico. porejemplo. cronista del reino de Sicilia, por Rrnl Cédula de 21 de marzo de 1624obtiene una orden (Ir D.Fernandode Borja. por la ~uale le facilita el acceio deaquel archivopura coniinuar una hisfor ia qire i rn ír i

c o m e n p i d a I d e i n , p 336

Ibideni

112



E L A R C H I V O

que tienesusvariantes correspondientes en diferentes horizontes geográficos,

a saber: el principio francés de fondo, el holandés del registro y el prusiano

del cuerpo archivístico.

LAHISTORIA D E LOS ARCHIVOS INSERTA EN LA HISTORIA GENERAL. LA ESCUELA

FRANCESA: M . ROBERT-HENRIAUTIER

Inscribe Bautier el desarrollo de los archivos en la periodización de la

historia general. Por tanto su división se corresponde,en gran medida, con las

grandes épocasen que podemos dividir la historia de la humanidad. Épocas

determinadas por coordenadas históricas, grandes cambios sociales, políticos

y económicos que, en la misma medida, inciden en la evolución de la archi-vística, no tanto en el concepto de archivo que no estudia de forma directapero que podemos, finalmente, deducir a partir del análisis que hace, por unaparte, de los diferentes tipos documentales que predominaron a lo largo de la

historia, y por otra del estudio de la transformación de los métodos adminis-trativos y la aparición de los propiamente archivísticos. Analizaremos esta

periodización que podemos encontrar expuesta en úi p l i a ~ eruciule de 1 'his-

toire des archives: la constitution des depots d'urchives et la nuissancede1 'archivistique(XVI -débutdu XI X sikcle) x .

La historia de losarchivos también, para Bautier, se estructura en cua-trograndes etapas:

Época de los archivos de Palacio, que corresponde grosso modo a

Época de los tesoros de chartes SI de lossiglos X I ~l X V I .

Época de los archivos arsenal de la autoridad de los siglos X V I a

Y, por ultimo, época de losarchivos como laboratorios de la histo-

1.

la antigüedad.

2.3.

4.principios del siglo X I X .

ria, de principios del siglo X I X a mediados del siglo X X .

La primera, cuyo estudio correspondería a los arquejlogos encargados

fundaiiieiitaliiierite dedexifrar las tabletas de arcilla, es, en i-calidad, a +oca

de documentos tales como tratados, correspondencia, tanto administrativas

como diplomática, cuentas y documentos financieros en general "'. Lo cual

li A r c h i v u m , vol XVI l I l1468). p . 139-149'3 Preferimos conservar el término francés chartes: <?Docunientoque consigna un acid jurídica

manifestando la voluntad de \u autor, generalmente sellado.. Dfcronar;\ o / A n h r i d Teririrnoloqv. o[->I r

n 70. p 34.''I BAIJTIER. R H. id p h m e crupcial ..op. cit. p. 140



rn L A CONSTRUCCI~NEÓRICA EN A RCHIV ~STICA:L PRINCIPIODE PROCEDENCIA

sin duda nos acerca a una concepción del archivo eminentemente patrimonialy administrativo. que va a permanecer durante la segunda época.

Será a partir de mediados del siglo X V I cuando se produce, de forma

casi generalizada, el establecimiento de un nuevo sistema administrativo queprovocael nacimiento de los archivos de Estado, fenómeno que se amplía atodo lo largo del siglo siguiente. Por todo ello, asistimos al nacimiento de laarchivística así como de forma gradual al surgimiento de cadauno de los

principios que más tarde acabarán por darle forma. De cualquier manera losarchivos son,en este período, concebidos como un instrumento que, siempresegún Bautier, se pone a disposición del poder Ii.Será en la Última etapa

cuando los depósitos de los archivos dejen de ser considerados exciusiva-mente como un arsenal de armas jurídicas y políticas y pasan a convertirsetambién en laboratorios de investigaciones históricas 11.

Después de trazar los rasgos más sobresalientes de cada época, analiza

en profundidad la queél considera fase crucial en la historia de los archivos.

esto CS, la comprendida entre la segunda mitad del siglo xvi y el principio del

siglo X I X .

L A HISTORIA DE LOS AR C H I VOS EN LA ESCUELATALIANA

Laescuela italiana señala tres importantes períodos en el desarrollo delaArchivística, tres grandes épocas que determinan a su vez tres importantes

y diferenciados conceptos del archivo:L a primera abarcaría desde la antigüedad a principiar del siglo X V I I I .

En ella domina una concepción patrimonial-administrativo. deterniinadoporel valni. .jui-íclicode los documentos, su clasificación orglínica y la inaccesibi-

lidad como arma defensiva por parte de losprincipales depoaitarios.IJn segundo período, enmarcado temporalmente en el siglo de las luces.

donde la creciente relevancia de las investigaciones. concede al documento

u n valor- fundamentalmente histórico, locual a su vez niotiva un tipo de orga-nimcicin de íos archivos por materias. Circunstancias ambas que propiciantina ;ipzi-ttiradc fronteras y tina accesibilidad sin cotas. Estamos en presencia

de un concepto fundamentalmente histórico de archivo.Un tercer momento que englobaríael final del siglo six y buena partc

del A Y , donde el crecimiento de competencias por parte de la administración> el consecuente aumento del volumen documental, propicia una doble con-

l < / C t ~ l .

p 14I/h,d?,,,



ELARCHIVO

ceptuación que, en definitiva, podríamos considerar resultado de la perviven-

cia de los conceptos de los momentos anteriores.Poruna lado el archivo sigue teniendo un valor administrativo, pero aél

se le ha venidoasumar un definitivo valor histórico que se refleja en la diver-sificación de los valores del documento. A ello añadimos la revalorizacióndel principio de procedencia como norma de organización de los archivos yla flexibilización en las normas de acceso.

No estamos, sin embargo, en presencia de etapas rígidas, se trata más

bien de un proceso cuya sucesión de acontecimientos son explicables en lamuy estrecha relación de aconteceres. Y de cualquier manera una realidadcambiante en cualquierotroescenario, las circunstancias socio-políticas habi-das en cada país serán, en definitiva, las que diferencien la evolución del con-

cepto de archivo, que en realidad corre de forma casi paralela prácticamente

en toda Europa.A sí pues, tal y como hemos visto, en los diferentes países europeos se

fragua una concepción tripartita de lacvolución del archivo: una concepción

patrimonial, o patrimonial-administrativa, una concepción histórica y porúltimo loque podríamos considerar como la combinación de ambas que, en

realidad, esel concepto de archivo que ha llegado a nuestros días.Determinado, pues, el concepto de archivo a partir de su propia evolu-

ción, analizamos a continuación las muy diferentes definiciones a que hadado lugar.

6.2 DE L I M I T A C I ~NDE L A N A T U R A L E Z A DEL A R C H I V OA PARTIR DE SUS DIFERE NTES DEFI N IC I ONES

Como sucedía con el concepto, también las definiciones se ven siijetas

a un desarrollo condicionado por la evolución del concepto mismo 1 3 . Defini-ciones que, en definitiva, nos ilustran acerca Je la preocupación del hombre,

no sólo por el archivo como referencia directa a la solución del problema que

pudo suponer conservar sus documentos, sino también por plasmar o r-epre-

1' Paite dc estas definiciones fueron recngidai por Rrenneke ) Cas;inoia !<eforma i ixi \ e s t e n \ n

por Lodolini, en su? respectivos manuales ya citado\ Es aporraciiiii de e\te trahalo !a rrcopilncióii de l as

diferentes definiciones de los te6ricos españoles del siglo XI Y A ú n cuando c I concepto y la defiiiici6naparecen reprehentados en dos epígrafes diferentes. considero. sin embarga que .e trisa de do< realidarlz\estrechamente unidas, que corren paralelas aunque no \iempre en cI {icmpo. el que a\í las prexntenioh

re\ponde a una cuehtión másdemétodo, por considerar que dicha pre\ent;ición puede contrihuir n una irin)i>ry mejor comprensión de laextensión del obleto eitudiado.



LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIV ISTICA. EL, PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

sentar, en una palabra definir tal término, lo cual ya nos está hablando deuntemprano desarrollo de la Archivística, muy a pesar de que sólo a partir delsiglo X IX seconsidere ya una disciplina autónoma.

A partir de su valor original, nuevos valores se le han ido añadiendodando como resultado una gama de definiciones que resultan ilustrativas res-

pecto desu importancia.

Primeras definiciones derivadas del concepto patrimonial-administrati-

vo de archivo

A lo largo de toda la Edad Media el archivo sedefine teniendo en cuen-

ta un aspecto importante del mismo que determinará la condición necesariapara su propia existenciay, en definitiva. todas las definiciones posteriores; la

importancia que seleconcede al lugar donde las actas públicas son conserva-das, custodiadas, aseguradas: locus in qiioacta piihlic~r~r s s ~~r ~~m t u rd ,

El valor del «lugar» ya no desaparecerá havta nuestros días y serádurante toda la Edad Moderna, una constante a la que tenemos que sumarun matiz que provoca un giro conceptual notable: lugar no sólo para la coii-

servación, más aún, para la conservación permanente. De hecho los propiosdocumentos así lo exigían según manifiestan las fórmulas usuales en losdocumentos solemnes, como es. por ejemplo. la fórniiila acl perperiiam

rtternorintri.Hasta aquí parece, pues, definido el término de acuerdo a [res elenien-

tos: laexistencia de un objeto, la necesidad de ~ L I onser\ ación y el lugar

dónde se \a a conservar. Lanecesidad de coiijer\ar y la determinación deunlugar niiiy específico dónde hacerla posible parecep~iei:[ definido.

Cabe ahora plantear qué es ese algo digno (leconservarse, por un lado,y por otro de quién parte esa necesidad de conservación. para poder así acer-

carnos al carácter patrimonial y/o administrativo o no del término. Parececlaro que nos estamos refiriendoa «actas públicas,,. Debemos, sin embargo,señalar como algunos tratadistas de la Cpoca en el desarrollo de \ L I S obras

pai-ecen referirse tanto a actos públicos coiiiu pri\a"cio\. cornoes el caso deiitaliano Nicolo Giussani que definiendo al ar.ctii\o como: ~ ~ í o c i i . rihr cic'ttr

piibliw tvporiutiti(r» en el capítulo que dedica al riiCtoclo de los archivosmenores, se refiere no sólo a los archivos pi-ivndo\ sino incluso a los familia-

116



ELARCHIVO

res l 5 . Sin embargo Ahasver Fritsch en De Jure Archivi et Cancellariae, edita-do en 1664, indica cómo en el momento prevalece laopinión según la cual

archivoessolamente lo público 16.

La influencia del racionalismoy de la I lustración en las posteriores defi-niciones

Podemos afirmar que sólo bien entrado el siglo X V I I I , durante toda laprimera mitad pervive aún el formalismo jurídico del X V I I 17, hace ya acto de

presencia una mentalidad racionalista. Mentalidad que, junto al movimientoilustradG que impregnó todas las actividades del hombre, artísticas, literarias,

religiosas, históricas, se deja sentir también en el campo de laArchivística;exigiendoal efecto una clarificación, redundando en el sentir propio de lailustración cuyo fin primordial fuéel proyecto de clarificación de todas las

dimensiones y aspectos de la vida humana. Clarificación que. de alguna

manera, queda patente en la relevanciaquecomienza a cobrar e1 documentoo más exactamente, el conjunto documental incluido en un archivo por enci-

ma del archivo mismo, es decir, por encima del lugar donde éstos son conser-vados. Se puede decir que a la función jurídica tradicional del documento de

archivo y por tanto del archivo. se le acaba por sumar otra que podríamos

calificar de cultural. A sí P.W.L. Fiadt define al archivo como lacolección odepósito de los más importantes escritos y de los niás importantes documen-

tos oprotocolos 1 8 . Esta definición pone de nianifiesto loque podríamos con-

siderar la transición conceptual, ya que, ia importancia del lugar, comovemos, aún no ha desaparecido. E. J . Kulenkaiiip lo definirá como una colec-ción de monunienlos escritos sobre la acción acaecidaen la relación entre loshombres, que tiene por fin conservar perfectamente la inemoria de esto, dis-

puesta en un cierto orden y custodiada en un especial lugar 'y.

'' GIUSSANItiS. Niculo I fer i~odir i t \ in iii~oru,~i,eir ,nodi<, e i i d c t u rc,reridr U < dirpoiiendi.Mediolani, ex Typogrüphia Fraiici\ci Vigoiri. iir foro I 'iscario L eteri. 16x4 Citado por 1 SANDRI en NicoloGiu.\sani cd i l suo ~<M sthoil u\Lhiboriiin \cu iiiodiiq riiclem tcxentli tic ili\poneridi2, Biiileriri~d~l'arcliivio:~(il<q:.i-nfirr>r r r l r r i n r ~ ,n !!-11l ( iU?h - !Q i7 ipr :?o 742

16 Kyogido por L.ODOLINI. EL10 r \ r t l i i i i s r r c o "p. cii . p !10" PUTI'ER. J oh'iiri Stcphdn Aiilritiiii,q : L I I - , i i t i , r t< he,i Pioris Giittiiigcr. 1753 L a IIIParte donde se

refiere expresanicnie 'r li i c I : r ~ i t ~ c ~ i ( i nlc lo \ i i r ch i \w. e\ta iii\piradii c n la riicnt.ilid;id de los juristasempíricos

'li Philipp LViiheim l.ud\i t.l;ldt -\~~l~~ll,l!l~,,>R',q, , l ,~l l i , r ,> ( I i r o i ! # / , d o n f&,yi>rramribii,v.

Frdnkfurt und Leiprig, 1764 Rcc do por PAFRITZ. Juhnniieb Arc i>wischaft 2. ed. M arbaurg,1983. vol 1 . p. 53- 51 l.ucpo r:iriihié I X X l N I Archir i \ r ~ ; i ,op cit. p I 15, <equién citamos.

I- ,\iilcirun,y ;irr - M n k m q ~ ~ i y ~ ~ i i\iimliiiwg iriid E r i d m i , q d r i

Ainls-. R e i i r h e r e l - , S r i i d r ~ .F iiiiiili~~ii-.r , r i i h r r~ <,idK i n Ii~iirei><>~irri~~,,,xhtiig. 1805 Citado por J .PAPRITZ. Op cii \i l. 55

I q K ü L k M K A h f P .t J 1 't-



LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIVÍSTICA: L PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

En España a todo lo largo del siglo X I X pervive esta concepción; En

1830,Facundo de Porras Huidobro, entiende por archivo tanto los títulos 015-

ginales, como el lugar donde se custodiaban; y aclara que la idea más común

y ordinaria es de esta última significación O .

En 1851, la Enciclopedia Española de Derecho y Administración en la

voz archivo, recoge losdos valores el edificio ó paraje en que se conservan

documentos públicos o privados 21. A modo de aclaración continúa más ade-

lante razonando que como lo ordinario es que dichos documentos se conser-

ven en parajes oedificios destinados a este fin, se da la definición en concre-

to, entrando en ella la idea de localidad y lade documentos archivados; pero

en todo caso se debe tener presente que éstos, donde quiera que se hallen,

constituyen esencialmenteel archivo ?*.

En 1874,el magistrado Joaquín Escriche, en su Diccionario razonado

de Legislacióny Jurisprudencia defineel archivo como el lugar oparaje en

que se conservan con separación y seguridad papeles o documentos de

importancia 23. M ás adelante añade otros valores al propio término y lo

define también como la colección ordenada de varios documentos o pape-

les

Por su parte Rodríguez de Miguel, en 1877,haciendo mención a la con-

formidad que todos los tratadistas, antiguos y modernos tienen acerca de la

definición de archivo, lo considera la reunión de papeles y expedientes en un

sitio seguro y preparado al efecto. ‘También se da este nombre al edificio en

que se custodian los papeles25.

Muy pronto se incorpora un nuevo elemento: el orden; la importancia

de una buena organización, de elegir el mejor sisteinnde clasificación res-

ponde, sin duda, a la necesidad de hacer Útiles,y accesibles losarchivos, con-

tribuyendo así al espíritu ilustrado que lucha contra todas las barreras impues-

tas al saber. Se puede intuir ya un valor histórico a losdocumentos de archivo

y, por tanto, al archivo mismo. Valor que ya no desaparece hasta nuestros díassin que ello suponga la exclusión del valor propiamente administrativo o de

qervicio público.

PORRAS HUIDOBRO, Fdcund«

t:ricicío,~rdin ypañola de D e r e c h o ~ A d m i n i \ r r r r c r o i r op. c i t .p 494

ESCKICHE, J oaquín. D i c c i o n o r r o rnzonado dr i r q r i l r u 0 r 8 \ , w<pr i r& i i < 11. iMadnd. Imprenta

Drseriricióri w h r e < i r( i r r . i > \ 1 rc , .r l< i .$de \u c o o r d i n n c i h . iírilp i i i io<io~ns ilirc los l l e n e n o m a n e j a n . M adrid. Imprenta de d Lri>ri :\iiiarii:i, 1830. p 16

II

x Iúcni. p. 494-495.”

de E d u d o Cue\tn. 1874. t. 1, p. 673.2 Ihrdein

‘> RODKICUEZ DE MIGUEL, Luis. M n n i i i i i df.1 ri r<-I ir i.<,f-o<i <(i ieorio Y prr jc i i ro de n r r e p l o

rlnrificaci6ii di , l in nrch i i ,os _. oledo: mprenta de Cea. 1877. p 1 0

118



ELARCHIVO

L a procedenciaen las ulteriores definiciones de archivo

A partir del siglo X IX , mucho antes de su formulación teórica, la proce-

dencia aparece implícita ya como un elemento esencial para el archivo, sien-do un elemento configurador del mismo como lo manifiestan las definicionesaportadas a partir de este período.

En 1800,Zinkernagel defineel archivo como «la ordenada colección deescrituras relativas a los derechos y la constitución de un estado redactadasbajo control oficia!. Y simple oficio de registratura, la misma colección desemejantes escrituras hecha por un colegioopor una corporación» 26.

Sólo un año después, Bachman nos acerca al concepto de archivo-tesoroseñalando que el archivo loes del príncipe, donde no son custodiados másquelos documentos más importantes, útiles y preciosos, concernientes a la dinastía,su dignidad y autoridad y sus intereses feudales y populares 27, aún de formaindirecta vuelve aparecer referida la procedencia, en la figura de la dinastía.

Heinrich August Erhard en 1834define al archivo como en general unacolección de noticias escritas, formadas en el curso de una actividad adminis-trativa, intrínsecamente completa, que sirve cual testimonio de situacioneshistóricas 28. Señala, en consecuencia, la conveniencia de la clasificación pormaterias, fundamentalmente por el carácter histórico-cultural que concede al

archivo y, en este caso, la procedencia no aparece reflejada, siendo quizá elrechazo la causa de su omisión. En 1883,el francés Richou, sostiene que elarchivo son todos losdepósitos de títulos y documentos de todas clases quepuedan interesar los derechos de organismos públicosy privados 29 .

Similar es la definición que aproximadamente una década después, dioCh.V. Langloic. que en 1895 lo considera como depósito de títulos y docu-mentos auténticos de cualquier claseque interesan aun Estado, una provin-cia, una ciudad, una institución públicao privada, una sociedad, oun particu-lar 30. Si bien más adelante señala que dichos documentos son considerados

119



LACONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIVÍSTICA ELPRINCIPIO DE PROCEDENCIA

fundamentalmente como arsenales de pruebas jurídicas, pero también comoreserva de enseñanzas históricas31.

Son los holandeses Muller, Feith y Fruin32, padres de la Archivística, los

primerosenconsiderar al archivo como un todo orgánico. A partir de ellospodemos decir que la procedencia se adhiere de una manera definitivaa ladefinición de archivo, concediéndole ya un sentido pleno.Dosañosantes deque diera comienzoel sigloxx los mencionados S. Muller, J . A. Feith y R.Fmin, publican su gran obra que es considerada casi como la biblia de losarchiveros33, en ella definll.án al archivo como la totalidad de los documentosescritos, diseñados y estampados, recogidos y expedidosex oficio de una ofi-cinaode su funcionario, en cuanto que estos documentos son destinados a

permanecer cerca de la oficinaosus funcionarios.Un archivo es un todo orgá-nico. Incluso aquellas oficinas y sus funcionarios de entidades de derecho pri-vado pueden formarunarchivoM Recogen la opinión de Wackernagel, segúnel cual el archivo es la reunión de los documentos escritos, que se formaronmediante la administración pública y para los fines de ésta, como también deaquellas que se formaron mediante una privada administración para los finesde aquélla, pero que por el paso de ésta al Estado tiene después sus asuntoscarácter público 35, definición que evidentemente restringe la naturaleza delarchivo al tenreno de lo público. En consecuencia para este autor es inconcebi-

ble un archivo que carezca de esta naturaleza. Más extensa es, pues, la defini-ción delosholandeses que no excluye las entidades de derecho privado.

Cierta similitud con la definición de los holandeses Muller, Feith yFruin, encontramos en la definición dada por el italiano Sebastiani 36, colec-ción ordenada de documentos que han podido emanar bien de una magistra-

3' Idem .32 Eric KETELAAR, secretario de la Internationall Conference of the Round Table on Archives,

dedica un serio estudio a la figura de estos archiveros holandeses, a los que debemos el nacimiento de laarchivística, al menos como disciplina independizada de la bibliotecononúa. A este respecto señala la

importanciadel respeto delosfondos y del principio de procedencia frentea lasclasificacionesbibliotecarias.&e profesor who taught the organization of archives. never tired of preaching the respect des fondsn, p.257. En: Miscelluneu Curlos Wyffels. Muller, Feith and Fruin by Eric KETELAAR. Archives etBibiiofh2quesde flelgique.D1.L W Nr. 1-2 1986. Bruxelles,1987, p. 255-268.

Hundleiding voor hef Ordenen en Beschri jven vun Archieven. Groningen, 1898. Traduccióntedesca: Anleitung zum Ordnen und Beschreiben von Archiven, Leipzig 1905; traducción italiana:Ordmamentoe inventario de& Archivi, Tonno 1908. reimpresión, Milán, 1974; traducción francesa: Manuelpour le classement et la description des Archives, La Haya, 1910; traducción inglesa :Manual for theArrangement and Description of Archives, New York 1940; traducción portuguesa: Manual de arranjo edescncao de arquivos,Ríode Janeiro 1960.

MULLER. Fz S.; FEITH, J . A. and FRUIN R. Manual for the arrangement and descnption ofarchives.Drawnup by b t i o n of the Netherlands Association of Archivists. By S. Muller Fz., J. A . Feithand R. FruinTh. Az. NewYork, The H.WWilson Company, 1968.parágrafo 1, p. 13.

33

1s Ibidern.16 A esie respecto aclara Lodolini la circunstancia de que este manual no fuera traducido N entedesco, ni en italiano, como tampoco al francés y al portuguéscuyas traduciones son evidentemente más

120



turaobien de un oficio u oficina públicaoprivada 37. El también italianoP.Taddei sostiene que el archivo esel lugar donde se custodian bien ordena-dos los grandes depósitos de títulos, escriturasyen general todos los docu-

mentos considerados auténticos pertenecientes a una administración públicaoprivada 38. Por su parte George Holtzinger, lo concibe como la colecciónsistemáticamente ordenada, en gran parte, de escrituras oficiales de cualquierclase, procedentes del pasadoy que sirven para un fin positivo permanente39.

Ya en nuestros días prevalece la definición de archivo que se deriva dela inclusión de la procedencia como ingrediente fundamental, con diferen-cias entre unos autoresy otros que no son sustancialesy cuando menos radi-cales. Desde la aportada por la Asociación de Archiveros Francesa 40, losdiferentes diccionarios terminológicos, así como las diversas leyes tanto dePatrimonio como todas aquellas específicas de archivos. Todos ellos, ensuma, consideran el archivo comoel conjunto de documentos de cualquiernaturaleza, que todo cuerpo administrativo, toda persona física o moralreúne de modo automático y orgánico, por razón misma natural ojurídica desus funcionesode su actividad, a lo que se puede añadir, que se conservan atítulo de referencia41.

6.3 LA FORMACI ~NDEL ARCHIVO EN L A DETERMINACI~NDE suESPECÍFICAFUNCIONALIDAD

En capítulos anteriores he reclamado la base sobre la que debe descansarla función administrativa del archivo 42, nos referimos a la estrecha relaciónentre la Institución, en el ejercicio desus funciones como sujeto productor dedocumentos,y el documento que resulta de aquel ejercicioy que finalmente

tardías, en la fecha en que Ezio Sebastiani desarrollarasu :Genes i , conceno emfumgiuridicu degíi Archiviidi Sfafo in Ifuliu, tema de su tesis doctoral, circunstancia pues que descarta la posible influencia de losHolandeses ensudefinición de archivo. Elio LODOLINI.Archivisficu.Principi eproblemi. op. cit. p. 120

3 SEBASTIANI,Ezio. Genesi, concetto e natura giuridica degIi Archivi di Stato in Italia. Rivistaifuliunapcr le scienze giuridiche, vol. XXXVII, fasc. 1-4. Torino, 1904, p. 10.Citado por Elio Lodolini.Archivisficu.op. cif,citas 52y 54 , p. 120De quién citamos.

38 TADDEI, P. L’urchivisfu:manuule feorico-prufico.Milano: Hoepli, 1906,p. 3.’ 9 HOLTZINGER. Georg. Handbuch der Regisfrufurund Archivwissenschuft. Leipzig, Weber,

1908.p. 115.CitadoporE. Casanova. Archivistica.op. cit., p. 15Manue l d’archivisfique. Théorie efprufique des Archives publiques en Francd ouvrage élaboré

par I’association des archivistesfrancais;avantproposd‘André Chamson. - París: Direction des Archives deFrance, S.E.V.P.E.N., 1970,p.22-23

Tomado defilary Jenkinson,A. Munuul ofA rchive Adminipution, 2.ed.,1937,p. 4

Másadelante tendremos ocasión de constatar en que medida dicha función determina la

especificidad de la praxis archivística.

121



L A CONSTRUCCIÓN TEÓRICA ENARCHIVÍSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

reposa enel archivo43 . Así, la esencia constitutiva del archivo se infiere nece-sariamente de aquella vinculación; en suma, resulta definitivamente de ella.

Por otra partey, desde el momento en que el documento se concibe

como un ente vivo, desde su génesis sufrirá una serie de transformacionesque se reflejarán en el propio archivo. Todas estas circunstancias son recogi-das por Carlos Wyffels, que en 1972 plantea la, ya clásica, teoría según lacual el documento una vez creado va pasando por diferentes etapasociclosvitales en virtud de la superación de unos topes cronológicos. Etapas que aSU

vez determinarán diferentes grados enel valor de aquellos documentos ydiferentes tipos de archivo.Así al comienzo de su obra Wiffels nos dice quetodo documento conoce una vida marcada por ciertas etapas, durante las cua-

les es tratado por diferentes [email protected] denomina esas tres edades como &ge administratif», «&geintermédiaire» y por último «age historique» y se corresponderían respectiva-mente con los llamados documentos comentes, semicomentes y no comentesy a su vez darían lugar a las tres fundamentales categorías de archivos: archivode oficinaogestión, archivo intermedioy por último archivo histórico. El pro-pio Wyffels formula así su teoría: «Il existe une période durant laquelle undocument possede un maximum de valeur primaire et un minimum de valeursecondaire. P ar consequént, il sera gardé dans les bureaux. Cette période

correspnd ci ce qu’oaappelle “l’hgeadministratif‘ du document. Des qu’undocument, ayant une valaeur secondaite, a perdu toute valeur primaire, i lentre dans “l’age historique” et est gardé aux Archives. Entre ces deux @es

( 1 ’&e administratif et l’ dge historique) se situe un “&e intermédiare”,correspondan ci la période (plus o u moins longue) ou les deux valeurs sonbasses, mais ou au moins l’une des deux n’estpas négligeable» 45 .

La etapa de Gestión es la que nos interesa aquí señalar como aquelmomento en queel documento se encuentra cerca de las circunstanciasy per-sonal responsable de su gestión para su posterior tramitación, esto es, física-mente ubicado en la oficina responsable. El propio Wiffels describe así esta

~ ~~

43 El asunto de lapertinenciao impertinencia de la eliminaciónmao expurgo es, en estos últimostiempos,un asunto largamente debatidoy dz extrema relevancia en el ámbito archivístico internacional, quedespierta polémicas, por una parte, de orden práctico al ser considerado como la solución menosproblemática al problema del control documental, y por otra, de orden teórico desde varios puntos de vista.Por un lado, con la incorporación de nuevos crnceptos, el más destacable la valoración documental, y porotro. la inestabilidad de conceptos hasta este momento establecidos como el propio concepto de archivo. Siaquí lo señalamos esporconsiderarlo una realidad efectiva.

Tengo que manifestar aquí m agradecimientoa M. Josefa Villanueva que agilizó los trámitespara conseguir que estaobraque nunca encontré citada sino de forma indirecta, pudierapor fin caer en mismanos. WYFFELS, Carlos. Archives generales du royawneef archivesde l’etaf dans les provinces. Archivescontemporaiueset de@& intermediaires. BniXekS: Archives generales du Royaume, 1972,p. 7

0 Idemp. 9

1.22



ELARCHIVO

primera etapa: «Le document nait dans un bureau et est classé dans un dos-sier; celui-ci est gardé d portée de la main, aussi longtemps qu’onenacou-

ramment besoin. I l est gardé dans lebureau meme, éventuellement dans une

dépendance immédiate. L ’esemble de document fonnent lesarchiw; courun-tes (archives de bureau)» 46,

En esta etapa donde el documento nace, resulta notable el protagonismoque la propia oficinao Institución como productora de la documentación, yaestudiada, ejerce sobre el documento, como objeto material desu propia acti-vidad. De ella en igual medida dependerán las posteriores funcioneso servi-cios que el documento represente, así como también toda su forma material.

Al mismo tiempo durante toda esta etapa el documento es dueño de unvalor que Wiffels considera como primario que en realidad no es otra cosa queel valor administrativo, desde el momento en que, como ya he indicado encapítulos anteriores, el documento básicamente es el soporte físico de unaacción administrativa que se genera, sigue un trámite y finaliza cuando el obje-tivo fundamental se ve cumplido. En consecuencia el valor administrativo deun documento se mantiene mientras dura el procedimiento administrativo, sinexclusión de que puedan superponérsele otros valores.Y con el paso del tiem-po ésteirádecreciendo hasta llegar incluso a perderse absolutamente. Al res-pecto afirma Wiffels:«Le valeur primaire ou administrutive diminue avec le

temps, rapidement ou lentement. Aprés uncertain délai, elle devient nulle» 47.Se correspondería con lo que en nuestra geografía conocemos como el

llamado archivo de gestión, también denominado de oficina, o lo que en elNorte de América se conoce con el término «record managemenb 48, y en ita-lia «gestione dei documentin49.

En Francia esta etapa se conoce con el término «Pré-archivage».Todavía en una segunda etapa, donde la gestión del documento ha sido

definitivamente concluida, sin embargo debe permanecer guardadoen previ-

a Idem, p. 7I dem, p. 848 Sistema introducido en Estados Unidos a partir de 1950,actualmente en vigor, a partir del cual se

tiende a organizar y racionalizar la gestión de los archivos desde la producción de los documentos en lasadministracioriea federales ha& +u entrada en losArchivos nacionales.

4 A propósito de la convergencia entre la gestión de documentos y la Archivística, Elio Lodolinipublica un artículo dónde expone el tema desde el punto de vista histórico. A partir deél se revisa el caráctercientífico de esta disciplina, así como la afinidad odiferencia entre la Archivística y la Biblioteconomía y elpapel que esta disciplina juega en el complejo de lo que el denomina scienze dell’informazione. LODOLINI,Elio. “Gestione de¡ documenti” e Archivística. A proposito deila convergenza de¡ discipline.* Rassegna degliarchivi di Stato. Roma: Enero-Agosto, 1990. n.1-2, p. 85-1 17.

* El texto con algunas modificaciones contiene una intervención del autor en el “SYMPOSIUN onCurrent Records I Colloque sur les archives courantes”, sobre el tema ;‘Converging disciplines in the

Management of Recorded Information I Les disciplines convergentes dans la gestion de I’informationconsignée” organizado en Ottawa, Canadá, en el Consejo Internacional de Archivos y del Archivo Nacional

123



LACONSTRUCCI ÓNTEÓRICA ENARCHIVÍSTICA: EL PíUNCPIODEPROCEDENCI A

sión de posibles consultas, consultas que, por otra parte, verán menguadasufrecuencia. De cualquier forma el valor primario va dejando paso progresiva-mente aun valor secundario que, sin embargo, no acabará con esta etapa. A

la sazón refiere Wiffels la alternancia en esta segunda edad de un valorpri-maire diminuantque deja paso a un valorsecondaire augmentant.

Por fin en la tercera etapa la documentación adquiere ya un definitivovalor permanente. Su consulta no tendrá ya nada que ver con las consultasrealizadas hastael momento siempre en virtud desu propia gestión, por laadministraciónoen su caso por el propio interesado, para pasar ya a ser con-sultados con fines específicamente culturales, esto es porel investigador.

Yves Pérotin, por su parte, enuncia «les trois 2ges des archives», cada

una de las cuales caracteriza fundamentalmente a partir del tipo de usuario deaquella documentación. La primera de estas edades la caracteriza como sigue:

«le premier ¿&e ne pose pas de grands problhes théoriques. Zl faut

seulement obtenir que les bureau abriquen des bonnes archives et consti-

tuent des dossiers que n’enconbrent pas les inutilités. Ces dossiers et le reste

des archives courantes doiven &re maintenus en bonordre interne et en bonordre entre eu .Pour cela, il faut qu’a cet égard tout recoivent une formation

minimale et certains une responsabilité dejinie.A ce stade, les Services d’ar-

chives n’interviennent qu a titre de conseil»50.

Asigna Pérotin la facultad de usuario durante esta primera etapa a lapropia administración que todavía durante la segundalo seguirá siendo, noasí durante la etapa final ohistórica.

Por todo loexpuesto conviene significar el hecho de que el documentoevoluciona desde el mismo momento de su génesis y es precisamente estaevolución la que provoca las especificaciones en su tratamiento siempre envirtud desu determinada función.Así pues, el archivo que resultay recoge laevolución del documento, ha de propiciar que aquellas funciones se vean

cumplidas, siendo en consecuencia la definición desu función el punto departida desutratamiento específico.

de Canadá celebrado del 15 al 18 de mayo de 1989. L as actas se han publicado de forma abreviada con eltítuloLaGestionde L ’Information consignée I M anagement of R ecorded information, compiladaspor Cyntia

J . DUR ANC E, M ünchen-London-NewYork, K.G. Saur, 1990.PÉROTI N, ves. L ‘administration et les trois “ iges des archives”. Extrait de la revue Seine etParís, n. 20,Octobre 1961, p.4

124



Tercera parte

PRAXIS DEL PRINCIPIODE PROCEDENCIA:

DEFINICIÓN DE CONCEPTOS



De acuerdo asudesarrollo teórico el Principio de Procedencia quedaconstituido por dos postulados estrechamente relacionados pero diferentes,dos enunciados que implican necesariamente distintos grados de aplicación.Enotrostérminos, el Principio de Procedencia contiene el fundamental signi-

ficado de la necesaria obligatoriedad de respetar la procedencia de los docu-mentos; o lo que es lomismo los documentos reunidos en un archivo debenreflejar cada una de las circunstancias desu génesis. Ello es posible a partirde dos vías:

1.

2.

La documentación generada por una Institución no debe ser jamásmezclada con la de otrau otras instituciones.

La documentación que ha sido producida por una Institución, en elarchivo ha de ser estructurada de acuerdo al orden natural que aquella institu-

ción le dio ensu origen.

La primera vía se traduce en el respeto a la procedencia de losfondos,que en 1841enunció Natalys de Wally y que, insistimos, consisteen que losfondos producidos por diferentes instituciones nunca deben mezclarse.

La segunda se traduce en el respeto a laestructura original de los fon-dosy al orden natural de losdocumentos, que fue esbozado por los holande-ses Muller, Feithy Fruin cuando, en el parágrafo número 16desu obra, ase-guraban que el sistema de clasificación del archivo debe estar basado en laorganización original del Órgano administrativo que produjo aquel archivo.

127



LA CONSTRUCCI6NTEÓRICA EN ARCHIVÍSTICA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Asimismo, los documentos enel archivo deben seguir ordenados de la misma

forma queseordenaron en la entidad productorao institución.Ambospostulados representan, entiendo, dos diferentes grados de apii-

cación del Principio de Procedenciaqueesel principio que debe ser siemprerespetado. Estudiaremos, en primer lugar, el respeto a la procedencia de losf ondos y la triada de conceptos quelosustentan: ondo, procedenciaycuadro

de clasificación. Finalmente analizaremos lo que hemos dado en nombrar,según justificamos más adelante,respeto a la estructura original de los on-dosy al orden natural de los documentosy losconceptos correspondientes deseriey tipodocumental.

128



CAPÍTULO7

EL RESPETO A LA PROCEDENCIADE LOSFONDOS

En capítulos anteriores concluí que el primer nivel de aplicación delPrincipio de Procedencia se enuncia como el respeto a la procedencia delosfondosy se define archivísticamente como la necesaria Obligatoriedad de nomezclar en un mismo archivo, la documentación procedente de diferentesfondos. M ás claramente, la obligatoriedad de que la documentación de unfondo bajo ningún concepto se vea mezclada con la deotro.

Para determinar el contenido teórico de este primer nivel de aplicaciónde la procedencia a los archivos, tendremos que delimitar que entendemospor Procedencia Archivística así como que es exactamente un Fondo dearchivo, conceptos que, si bien, a menudo se reducen auno sólo, en ocasio-nes dan lugar a conceptos diferentes.Así mismo incluido enel contexto teóri-co de la clasificación archivística, un tercer elemento conceptual se deriva desu aplicación: el cuadrode clasijicación.

129

UC O N S l R U m O N n O n i C A 5



i ACONSTRUCCIÓN TEÓFUCA ENARCHIVÍSTICA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Paraeste análisis es necesario retrotraer aquí el concepto de Instituciónque analizamos atrás, ya que ésta es, en realidad, el origen de sendos concep-tos y, en consecuencia, nos proporcionará la pauta para establecer, a modo de

ejemplo, cuando ProcedenciayFondo son una única realidad y cuando por elcontrario derivan en realidades diferentes.

Por tanto,fondo de archivo, procedencia archivísticay cuadro de clasi-

ficación suponen la triada de conceptos derivada del primer nivel de aplica-ción del Principio de Procedencia, que se concreta, desde el punto de vistateórico, enel principio de respeto a la procedencia de los fondos.

7.1 FONDODE ARCHIVO

El término fondo, representa la unidad mayor indisoluble del total departes que constituyen un archivo a partir del cual el propio archivo quedaestructurado . Su delimitacion conceptual* nos obliga a determinar las dife-rentes coordenadas que acaban por configurar qué es un fondo.Y a enunciar-las de forma que siempre que hablemos de fondo sepamos exactamente deque estamos hablando, de manera que la estructura del archivo sea universal.

El problema de la conceptualización del fondo puede plantearse desde

una doble disyuntiva: ¿existen diferentes denominaciones para un mismo sig-nificado?, obien, ¿existen las diferentes denominaciones porque implicansignificaciones diferentes? En este punto son interesantes las conclusionesque Antal Szedo aportaba tras el análisis de las diferentes respuestas al cues-tionario que, como ya he señalado, sirvió de base para su informe sobre losmétodos de clasificación de archivos .

A partir del análisis de aquellas respuestas Szedo señaló una uniformi-dad en la definición del fondo como el conjunto orgánico de documentos queproceden de una institución, administración, empresa, oficina personaofami-

convieneadelantar aquí como el fondo representa a unidad a partir de la cual la clasificación quedaarticulada. En este sentido podemos establecer una clara correspondencia entrelosconceptos de clase, comounidad y elemento central de toda clasificacióny fondo corno unidad y elemento central de todo archivo.Eltema será mas detenidamente estudiado cuando analicemos el concepto de cuadro de clasificación incluidotambién en este primer nivel de aplicación del PP.

Su definición ha sidoy sigue siendo objeto de encontradas opiniones ypor s í misma la definición defondo representa objeto de investigación aparte. Por nuestra parte nos proponemos establecer el lugar quedicho concepto ocupa en el cuerpo general de la teoría arhivística. Ha sido ampliamente estudiadopor JEN -KiNSON,Hi l ary, Manual of archive administration. Londres,1937.Tambiénpor M. DUCHEiN ensu artícu-lo,ya citado,El respeto de l os f ondos en archivística: principios teóricosy problemas prácticos.

' A partir de ahora, y por simplificar, nos referiremos al fondo de archivo con el término simple de

fondo. 'Ver cita núm.2del capítulo 1.

130



EL RESPETO A LA PROCEDENCIA DE LOSFONDOS W

lia.5 Sin embargo, en la literatura archivística esta uniformidad sólo se con-templa parcialmente, de manera que ia variedad de puntos de vista y pespec-tivas nos obliga a una revisión para mostrar su complejidad así como señalar

la necesidad de su definición.El término ond d’archivesque fue inventado por los franceses, sólo en

España recibe igual denominación, su equivalente castellano de fondo, secorresponde con un mismo significado.No ocurre lo mismo en Italia dondeeste término, que adquiere la forma lingüística dearchivio, no tiene un signi-ficado igual sino que, como veremos, es sólo parecido. El término recordgroups, recoge el significado de fondo en los Estados Unidos, y más reciente-mente los canadienses lo denominan comoArchival fonds 6, en otra versiónarchiv groups para los ingleses.

El Consejo Internacional de Archivos en su Diccionario de Terminolo-gía Archivística nos define el fondo como conjunto de documentos con unmismo origen, agrupados en virtud del principio de respeto de los fondos’.

Mientras el Comité Internacional de Archivos en su Léxico de Termino-logía archivística lo considera como conjunto de documentos cuyo acopio seefectuó en el ejercicio de las actividades de una persona físicaomoral’.

La Asociación de Archivistas Francesa en suM anual de Archivísticase refiere al fondo de archivos como el conjunto de piezas de cualquier natu-

raleza que todo cuerpo administrativo, toda persona físicaomoral automáti-ca y orgánicamente ha reunido en razón misma de sus funcionesode su acti-vidac! 9 .

Jean Favier parte para su concepción de la diferencia sustancial queexiste entre un archivo y una biblioteca. Para él este concepto se opone a lacolección cuya clasificación depende mucho de la comodidad de sus usuariosode necesidades casi siempre materiales, mientras queel fondo se organizasiempre en razón de su origen o.

Los italianos por su parte, hacen coincidir el término español de fondo

con el suyo dearchivio, que, sin embargo, no parece tener un significado tanclaro. Paola Carucci apunta que tanto puede servimos para indicar la concen-

SZEDO, Antal, op. cit.,p. 62.En la Annual Conference of theAssociation of Canadian Archivist, celebrada en Montreal el 12 de

septiembre de 1992, Teny Cook presenta un trabajo centrado en losaspectos teóricos de este concepto. COOK ,Terry, «The Concept of the Archival Fonds in the Post-Custodia1 Era: Theory, F’roblems and Solutions». enArchivaria,n. 35, spring 1993, pp. 24-37.

’ Dictionary ofArchiva1 Terminology,op . cit.,n. 33, p. 20-21.Lexicon of Archive Terminology,op.cit.,p. 33.Manuel d’archivisrique, op. cit.,pp. 22-23.

‘O F A V E R , J ean, «Lesarchives» («Que sais-je*). Le poinr des connaissances actuelles n. 805 , PaIi’S.

Presses Universitairesde France. 1959, p. 5 .

131



LACONSTRUCCI 6N TEÓRICA EN ARCHIVÍSTICA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCI A

tración de archivos de diversa procedencia o cualquier complejo documentalconuncarácter de unitariedad".

Entre los cinco significados que este término tiene para Lodolini, el

cuarto esel que se refiere al concepto de fondo que él define como el materialque procede de cada una de las oficinasofunciones y que se conserva en unainstitución archivística12. Aclara que tiene un significado bastante parecidoaunqueno igual al onds francés, al records group, de los Estados Unidos, alArchivkorper tedesco13.

En España, el archivero J oséde Güemes y Villame en 1876,definió elfondo propio de un archivo como caudal oconjunto de los papeles y docu-mentos cuyo carácter es primitivo por traer origen directo y propio de lasautoridades que lo produjeron 4

Siguiendo a este autor y a partir de la exposición anterior, en su versiónmás simple podemos considerar que un fondo es la suma total de la documenta-ción que una entidad produce en el ejercicio de sus funciones. La concepciónde fondo depende directamente de la concrección de la institución-entidadencargada del cumplimiento de un fin específico fruto del cual será la docu-mentación que al fin, bajo la obligatoriedadde su conservación, pasealarchivo.

Así pues, serán dos los elementos necesarios para que podamos hablarde fondo y a partir de su delimitación, estableceremos las coordenadas que lo

definirán finalmente:La concrección de la entidad, institución, organismo, ente, produc-

tor. Los límites que impongamos al tipo de institución apto para producir un«fondo», serán consecuencia de la delimitación del nivel administrativo quele corresponde en la escala jerárquica de la administración 15, a la entidadcapaz de generarlo.

Lafunción ofunciones quefinalmente resulten, así mismo repre-sentarán un criterio más a tener en cuenta en la concepción del fondo. Debe-remos delimitar, pues, las interrelaciones entre Institución, por un lado, y sufunción por el otro.

Son, pues, dos elementos enmarcados en una Única realidad, esto es, ladeterminación de la Institución como sujeto productor de documentos, defi-nida por su función que podrá ser máso menos complejay que derivará enentidades subordinadas con el fin Último de ver cumplida aquella función.

1.

2.

I ' CARUCCI,Paola,op. cit..p. 201.I 2 LODOLINI,Elio.Archivisrica.op. cif., . 52.I3 Ibidem.I GÜEMES Y V ILLAME. J ., op. cit.,p. 14.I 5 Para el caso, lógicamente, de la documentación administrativa; enotrotipo de organizaciones, sen-

cillamentesunivel jerárquico.

132



EL RESPETOA LA PROCEDENCIA DE LOSFONDOS

Fue la entidad productora de documentos la que con el nombre de insti-tución determinamos como el primer elemento imprescindible para poderenunciar el principio que estudiamos. Tras delimitar su específica originali-

dad, su variada significación en el orden social en el que surge, determinába-mos que, al fin, todo el conjunto de documentos generados por aquélla en elejercicio de sus funciones constituían el archivo.

Para el ejercicio de sus funciones toda institución se ve, a menudo, obli-gada a desgajarse en complejas unidades administrativas cuyo nexo de uniónes su dependencia de una unidad que representa la función principal. Cadauna de las entidadesounidades menoresson las encargadas de la realizaciónde funciones secundarias encaminadas a la realización de la función principalque define a la unidad mayor de quién efectivamente dependen. De esta mane-

ra, una serie de circunstancias y requisitos han de concurrir para que al finalun organismooentidad menor sea capaz de producir un fondo de archivos.

Estas circunstancias han sido detenidamente estudiadas por el archivis-ta francés Michel Duchein 16

Dadas estas circunstancias, a institución adquiere su correspondenciaoparalelismo con el fondo cuando realizada su función, el resultado de la misma,esto es el total de sus documentos, pasan a engrosar el archivo. Dicho así todoparece indicar que la complejidad en su definitiva delimitación deja de existircuando concretamos cuales sean sus funciones, concreción cuya investigaciónse cierra si analizamos, siquiera sea someramente, aquel producto, esto es, losdocumentos. Señalábamos, por fin,que la función y la sanción legal de tal fun-ción constituía, en definitiva, su propia esencia y su definitiva entidad.

La complejidad se presenta cuando a una única institución correspondenen cambio variadas funciones, complejidad que, sin embargo desaparece aldelimitar claramente sus funciones.No obstante, cuando función e instituciónse conjugan en varias unidades, superponiéndose unas a otras, la cuestión secomplica. Con la aparición del aparato burocrático que constituye toda admi-

nistración, sea públicaoprivada, las unidades administrativas se conjugan ydesarrollan a partir de un complejoarmazónen el que a menudonoresulta sen-cillo delimitar los niveles funcionalesylo competenciales de cada una de ellas.

Enconsecuencia, os rasgos que habíamos descrito como definidores dela institución capaz de crear un fondo de archivos se desdibujan convirtiendoen difícil la determinación de la unidad que constituye el fondo. Es entoncescuando se convierte en necesaria una jerarquización de niveles, que ayude adelimitar cada una de las instituciones, opartes de una única Institución,encargadas de realizar cada una de las funciones.

L b DUCHEIN.M, p. cit.. p. 16-77.cuyo texto reproducimosenlaspáginas85 y 86deesta obra

133



LA CONSTRUCCIÓNTEÓRICAEN ARCHIV fSTI CA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

A menudo, la legislación generalo la reglamentación específica acabanpor ubicar cada pieza en su sitio, eInstitución y función vienen a ser piezascuyo vínculo resulta claro tan pronto como analicemos unao la otra. Otrasveces en cambio, por la escasa claridad en que estas se decretan, a una ÚnicaInstitución corresponde más de una función, y a menudo una misma funciónes competencia de más de una institución.

He aquí el verdadero problema que reside, por tanto, en determinar si larelación institución-función puede siempre determinar el fondo. De estaforma tendríamos el siguiente enunciado:

Institución+función=fondo.

Cabe pues plantearse si los enunciados siguientes legan al mismo resul-

1. Institución+funcióna+funciónb=fondo?2. Institucióna+instituciónb+función=fondo?3. Institucióna+instituciónb+funcióna+función b=fondo?

Redundando en nuestra hipótesis ya planteada, todas estas circunstan-cias forman parte de aquel contexto, de la organicidad del documento,odichode otra forma, éste no es ajeno a cada una de estas circunstancias, y en abso-

luto, conel fin de facilitar el control de aquellos documentos, debemos olvi-darnos de las circunstancias que referimos, pues en definitiva constituyen undato histórico nada despreciable. Son el reflejo de una situación, político-social no ajena al hombre y que en un futuro añadirán nuevas fuentes enelconocimiento del mismo.

En la resolución de este problema, pues, no hemos de marginar talescircunstancias, a menos que lo que únicamente nos propongamos sea la solu-ción práctica a un momento y un problema específico, cuyo resultado nuncasería aplicable a otro momento y otro problema diferentes. Con lo cual la

solución carecería de la categoría de verdad general, y en consecuencia úni-camente tendría el reducido valor de ser en esencia particular.

Así la delimitación conceptual del fondo tendrá que orientarnos sobrela oportunidado inoportunidad de la aplicación generalizada del principioque nos ocupay por tanto de su universalidad.

Dosdirecciones se presentan al respecto, queM. Duchein califica demaximalistas, por un ladoy minimalistas por otro.La primera contempla quelos límites en la definición de fondo debemos situarlos en el nivel más alto

dentro de la jerarquía administrativa mientras la segunda reduce el fondoalmínimo nivel, esto es, aquel que deriva de la más pequeña célula funcional.

tado queel enunciado anterior:

134



&RESPETO A LA PROCEDENCIA DE LOS FONDOS

Parece, en principio, que la primera postura representa, respecto de lasegunda, una complejidad superior, lo razonaré. Si concebimos un fondocomo la unidad mayor indisoluble que constituye el archivo y que representa

la dirección obligatoria enel recomdo de la vida de un complejo documental,contemplar los límites desudefinición en el nivel más alto de la jerarquíaadministrativa supone en innumerables ocasiones confundir tal concepto conel propio concepto de archivo, en consecuencia, no representaría la unidadmayor indisoluble sino más propiamenteel total de documentos reunidos enun archivo, esto es, el archivo mismo.

Tampoco la segunda postura parece del todo razonable ya que si reduci-mos el fondo a la más pequeña célula funcional posible nos encontraríamosconuna desproporción de unidades básicas constitutivas del archivo que invalida-rían la categoría del fondo como unidad sobre la que se estructura el archivo.

Pensemos entonces que la función de la propia Institución que genera ladocumentación representa la alternativa más que adecuada, menos problemá-tica, en la definición de dicho concepto. Sólo cuando esta funcióno funcionesno estén bien decretadas será preciso recurrir a un criterio diferente.

En consecuencia, consideramosel fondo de archivo, como el conjuntototal de documentos cuya característica común es ser producto de una Únicaprocedencia y resultado del ejercicio de una Única función,odel conjunto de

funciones que se refieren a una sola materia de actuación.

7.2 CONCEPTO DE PROCEDENCIAARCHIV~STICA

Definida la institución como aquella personao grupos de personasencargados básicamente de la normalización de las relaciones entre los hom-bres y justificada finalmentesuexistencia por una base legal que, al efecto, leconfiere la autoridad necesaria y suficiente así como los instrumentos impres-cindibles para hacer posible aquella normalización, entendemos que de Insti-tución hablamos cuando nos referimos a:

- unapersonufísica con una función social clara, un notario, porejemplo,

- un grupo de personas con una finalidad igualmente limitada, unaasociación,

- obien, ungrupo de personas de mayor amplitud con unas funcionesen igual medida complejas, la organización admiqistrativa públicao privadade un Estado.

135



LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIVÍSTICA EL PRINCIPIODE PROCEDENCIA

La prueba de que las funciones para las que se crea toda Institución,notario,asociación, u organización administrativa en su totalidad, se cumplensonlos documentos que pasaránal archivo cuando su permanencia en lains-

titución que lesdi ó vidano tenga ya sentido.Así el archivo cuya función pri-mordial es mantener vivos aquellos documentos cuidará que ese sentido searecuperado paralocual, lógicamente, deberá respetar,oen su caso recuperar,cada una de las circunstancias que lo hicieron posible.

Podemos entonces decir que procedencia,omásexactamente procedenciaarchivística, desde el punto de vista teórico, esel lugar exacto, organismo,insti-tución, donde la documentación que constituye un fondo de archivo ha sidocreada. Dicho deotromodo la fuente primaria de dónde procede ungrupodedocumentos cuya característicacomún es su origen. Parece pues lógico nferir delrazonamiento anterior que procedencia y productor pueden iiegar a identificarse.

Sin embargo a menudo sucede, por razones que ahora expondremos,que la documentación antes de llegar al archivo reposa en otro lugar, es decires enviada a otro organismo, y por tanto es este otro organismo, el sujetofinal encargado de enviar esta documentación al archivo. ¿Qué debemosentonces entender por procedencia, el lugar de donde la documentación pro-cede,oel lugar donde la documentación se gestó?Y en consecuencia, ¿pode-mos declarar improcedente la afirmación de que procedencia y productor

vengan a confluir en una misma realidad?La cuestión podría quedar planteada de otra forma, si la instituciónbasa su esencia, estoes, lo es por la funciónofunciones a eila encomendadas,¿nosería más lógico centrar nuestro punto de atención en aquellaoaquellasfunciones dejando únicamente como punto de referencia la denominaciónque reciba la institución encomendada al efecto, esto es el organismo encar-gado de desarrollar tal función? Ello, sin embargo, exigiría una claridad en laformulación de las competencias que a menudo no se da, bien sea como con-secuencia lógica de la premedita escasez de transparencia enel quehacer

administrativo, resultado a su vez de intereses de orden políticoopor cual-quier otra razón que no ha lugar citar aquí.Así pues en la determinación del órgano productor de la documentación

y, más concretamente, la función o funciones que a éste le sea encomendadase determinan los dos criterios fundamentales de sistematización de la docu-mentación de archivo:

Orgánico, que toma como base el nombre del Órgano productor de

y Funcional, que toma como base, tal y como su propio nombre

a)

b)

la documentación;

indica, la función de aquel órgano.

136



EL RESPETOA LA PROCEDENCIA DE LOSFONDOS

De acuerdo, pues, con estos dos criterios de sistematización de la docu-mentación de archivo, por procedencia podemos entender aquel órgano pro-ductor de la documentaciónobien, la función encomendada al mismo.

Para llegar a establecer una respuesta que podamos interpretar comoreglaes necesario analizar por separado cada una de las incidencias por lasque, en la práctica de su curso normal, puede pasar la documentación. Inci-dencias, que en definitiva, no son otras que las incidencias que sufra la insti-tución que les da origen. En un momento posterior conviene analizar estasincidencias en su conjunto para poder así llegar a establecer soluciones si nouniversales si al menos de carácter general.

Parece difícil determinar un número concreto de incidencias, si ellas,en definitiva, son muestra del carácter cambiante que tiene en sí la adminis-tración ya sea públicaoprivada, lo cual reviste a la Archivística, exactamen-te a los archivos, de un carácter, en igual medida, mudable que imposibilitala formulación de soluciones siempre válidas para cada situzción; lo cual noquiere decir en absoluto que ello sea imposible, se traduce esosí en la nece-sidad de contemplar aquel carácter mudable en la concepción de un buensistema archivístico, más en un sistema de clasificación que podamos consi-derar «científico», entendiendo por aquél, el que puede aplicarse en cadauna de las diferentes situaciones y en cada uno de los diferentes momentos.

Espor ello por lo que trataremos de enunciar cada uno de los accidentesque puedan presentarse:

1.

2.

El organismo productor dela documentación remte la documenta-ción al archivo.

El organismo productor de la documentación es suprimdo sin quepor el contrario se supriman sus funciones que son transferidas a otro,encargado de continuarlas.

El organismo productor de la documentación es suprimdo sin quepor el contrario se supriman sus funciones que son transferidas a otro encar-gado de continuarlas al tiempo que ejerce otras funciones que previamente lefueran consignadas.

El organismo productor de la documentación essuprimdo no asísusfunciones de las que unas pasan a otro organismo al que otras funcionesfueron encomendadasy otra porción de aquellas funciones del primer orga-ni smopasan a otro organismo diferente del segundo al cual igualmente le ue-ran conferidas otras funcionesocompetencias diferentes a las transferidas.

La idea de procedencia archivística la debemos entender en conexiónconsuespecífica funcionalidad, esto es, nos ha de servir para identificar gm-

3.

4.

137



LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIV ÍSTICA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

pos de documentos, bien sea con el fin de ubicarlos en su contexto de origenobien con el fin último de localizarlos físicamente. Es claro que en un caso yotro asociarlo a la idea de producciónode entrega variará sustancialmente

los resultados.Desde el primero hastael último el problema reside en determinar,

cuando la idea de procedencia se liga a la de producciónoa la de entrega dela documentación. Esta circunstancia fue ya estudiada por Duchein quiénresuelve aclarando que, cuando un fondo ha conservado su identidad y suindividualidad debe considerarse como proveniente del organismo que loprodujo, aunque se haya consignado en el depósito de archivo, ha sido reco-gido por uno o varios organismo intermediarios. En este caso la noción de

procedencia se halla ligada a la de producción, y no a la de entrega. Mientrasque al contrario, cuando un fondo ha sido desmembrado en el cursode su his-toria,o integrado al fondo de un organismo distinto del que lo produjo, hastael punto de haber perdido su identidad y su individudalidad, entonces debeconsiderársele como proveniente del organismo que lo integró a su propiofondo. En este caso la noción de procedencia se encuentra ligada a la de entre-ga y no a la producción’’.

Debe prevalecer siempre que sea posible la idea de producción deldocumento asociado a la de procedencia archivística ya que si por princi-

pio de procedencia entendemos, según hemos repetido ya en variadasocasiones, la obligatoriedad de respetar o rescatar la serie de circunstan-cias que concurrieron en la génesis de un documento, para su tratamientoserá mucho más significativa la identificación del productor que aquellaotra del emisor. No obstante este último, el emisor debe necesariamenteaparecer como el confín de origen, y en consecuencia como un estadiomás que junto con los anteriores debemos recuperar como fuente deinformación que nos permitirá reconstruir la completa significación del

documento.

7.3 EL CUADRO DE CL ASI FI CACI~N OM OREPRESENTACI~N I M B~L I CA EL FONDO

En capítulos anteriores aludíamos a la clasificación archivística comomarco tradicional donde se enmarca este principio. Es esta razón la que nos

” DUCHEIN, M ., El respeto de lo s fondos ..., op. cit.,p.81

138



EL RESPETO A LAPROCEDENCIADE L OS FONDOS

obliga a considerarel cuadro de clasificación como concepto integrado enel

respetoa laprocedencia de los ondos.Con independencia del método empleado, de toda clasificación un

resultado debe derivarse, aquel universo simbólico en que cada una de lasclases aparezcan representadas y que, en definitiva, no es otra cosa que eltodo constituido por cada una desuspartes. Esta globalidad nos proporciona-rálas pautas necesarias parael restablecimiento del orden institucional enaquel otro espacio que lo sustituye, esto es, el archivo.

El cuadro de clasificación, por tanto, debe basarse en la filosofía que,en otros tiempos, definió y legitimó a la institución. Parasuelaboración resul-ta indispensable la claridad con que el fondo se defina, ya que, ensurestable-cimiento, esto es, el restablecimiento del fondo, se resume la filosofía desuconfiguración, esto es, del cuadro de clasificación.A tal punto que un ordeninstitucional no legitimado amáspodría ser restablecido.

La legitimación del orden institucional como base teórica del cuadrode clasificación

Essabido que las instituciones tienden a perpetuarse una vez creadas, locual jamás sena posible sin la legitimación de las mismas.Y es, precisamen-

te, en ese legitimarsu existencia donde encontramos el origen de lo que deno-minamos universo simbólico que los sociólogos Bergery Luckmann definencomo cuerpos de tradición teórica que intzgran zonas de significado diferen-tesy abarcan el orden institucional en una totalidad simbólica 8.

Para ellos, todos los sectores del orden institucional se integran en unmarco de referencia general, que constituye un universo en el sentido lite-ral de la palabra, pues a partir deél puede concebirse que toda la experien-cia humana se desarrolla dentro de aquél. Por ello lo conciben como lamatriz de todos los significados objetivados socialmente y subjetivamentereales, toda la sociedad histórica y la biografía de un individuo se vencomo hechos que ocurren dentro de ese universo. Así, legitimada la insti-tución, los roles institucionales se convierten en modos de participar en ununiverso que trasciende y abarca el orden institucional. Estos autores atri-buyen a este universo simbólico un carácter nómico y por ende ordenador.Carácter que, muy sencillamente en otro lugar, definen como que ponecada cosa en su lugar 19.

'' BERGER. P.; LUCKMANN,T.,op. cit.,p. 124.l 9 Idem, p. 128.

139



LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN A R C W ’ SI C A EL PRINCI pIü DE PROCEDENCIA

Podríamos concluir con ellos que el universo simbólico ordena la histo-riay ubica todos los acontecimientos colectivos dentro de una unidad cohe-rente que incluye el pasado, el presente y el futuro. Con respecto al pasado,

establece una «memoria» que comparten todos los individuos socializadosdentro de la colectividad. Con respectoal futuro, establece un marco de refe-rencia común para la proyección de las acciones individuales. De esa manerael universo simbólico vincula a los hombres con sus antecesoresy sus suce-sores en una totalidad significativa, que sirve para trascender la finitud de laexistencia individual O.

Es en esta línea dónde encuadramosel cuadro de clasificaciónno sólocomo el resultadoo la necesidad de la clasificación sino como el único modode perpetuar la esencia constitutiva del archivo, un modo particular de articu-lación del orden institucional. El archiveronoes solamente aquel encargadode poner orden a los «papeles» sino también de cuidar que el orden institu-cional dado en un momento de la historia se perpetúe tal cual.

Nocióndecuadro de clasificación

Hablar de cuadro de clasificación es, en buena medida, sinónimo deenunciar qué es, en realidad, un sistema de clasificación, pues en esencia, ésterepresenta la suma total de circunstancias a cerca de las cuales hemos queridorepresentar una escala de valores, concediendo a cada una de estas circunstan-cias un grado de importancia diferente a las demás a partir de un baremo deter-minado por nuestras propias reflexiones; reflexiones que derivan del análisisde las necesidades que nos obligaron a construir aquel cuadro de clasificación.

A este respecto Michel Roberge considera la concepción de un sistemade clasificación como una estructura jerárquica y lógica que refleja las fun-cionesy actividades de una organización, funciones que generan la creación

o la recepción de documentos. Se trata, en suma, de un cuadro que organizaintelectualmente la informacióny que permite situar los documentos ensusrelaciones para constituir lo que se llama generalmente dossiers. El sistemade clasificación esun modelizador de información*’.

Como ente real que posibilita la clasificación, el cuadro, debe reflejarestrictamente la realidad institucional, entendiendopor ésta, no sólo su reali-

za Idem, p. 133.*‘ ROBE RGE , M ichel, «Lesysteme de classification des documents administratifs. A ctes de les sego-

nes J omades d’ Arxivistica de Cataiunya,,, Andorra la Bella, 28de abril-1 de mayo 1989,Revista Catalana deArxivisiico. Lligall2, (1990). p. 14.

140



EL RESPETO A L A PROCEDENCIA DE LOSFONDOS

dad teórico-hipotéticasinomás exacta y concluyentemente, la verdadera rea-

lidad de su existencia. En términos de Carmen Cayetano, debe ser como elagua de unn o 22; contener en él la capacidad de cambio continuo, al efecto yen extremo predecible, a la cambiante organización del orden social y conse-cuentemente de la organización institucional que pretende más que retratarreflejar. Así, no sólohabrá de captar la realidad del momento, sino las cir-cunstancias que dieron lugar a esa realidad y por otra parte predecir, en lamedida de lo posible, los futuros trastornos que de tal realidad puedan deri-varse posteriormente. Para ello, de ninguna manera podrá utilizar elementosaleatonos sino datos exactos y puntuales de realidades implícitas en la legiti-

mación del orden que, por establecido, no es, sin embargo, definitivo.Se convierte así el cuadro de clasificación en la pieza fundamental de la

doctrina archivística, y el punto de partida de su propia praxis; en consecuen-cia, no es solamente instrumento fundamental del archivero sino, al mismotiempo, instrumento de conocimiento general. Concebimos entonces el cua-dro de clasificación como el producto intelectual quenosobliga a analizar ensu formay en su contenido cada uno de los criterios,así como la metodologíaen él necesariamente implícitos. Al mismo tiempo, puesto que debe servimosfundamentalmente como un instrumento de conocimiento general, debe

incluir el número de datos suficientes para identificar el orden institucional.En el capítulo siguiente expondré las especificaciones que deben con-

templarse en su estructuración. Las mismas se contienen en el que concebi-mos como segundo nivel de aplicación del Principio de Procedencia y quehemos dado en nombrar Respeto a la estructura original de los ondos y alorden natural delosdocumentos.

22 CAYETANO, Carmen, Rev is ta CatalanadeArch i v í s r i ca , Lliguli 2 (1990),p. 126

141



CAPÍTULO 8

EL RESPETO A LA ESTRUCTURA ORIGINALDE LOS FONDOSY AL ORDEN NATURAL

DE LOS DOCUMENTOS

Definido el contenido teórico del respeto a la procedencia de los fon-dos, que considero primer nivel de aplicación del principio de procedencia,procede ahora analizar su segundo nivel de aplicación, con el fin último dedeterminar su naturaleza teórica, así como la delimitación de su campo con-ceptual.

Por otra parte, con el ánimo de establecer la integridad de este princi-pio, ora considerado comoel único principio de respeto de los FQndos, oraconsiderado por la suma resultante de la unión de aquél a este otro, que &oraanalizamos, conviene establecer si éste representa una extensión de aquel pri-

mero, osi por el contrario, constituye un principio independiente.

143



LA CONSTRUCCIÓNTEÓRICA EN ARCHIVfSTICA:EL PIUNCIPIO DE PROCEDENCI A

Para ello es preciso establecer:

1. La esencia de este principio. Cuestión que trataré de investigar a

partir de la presentacióny análisis de su primera formulación, así como de laoportuna referencia a sus antecedentes.2. La problemática real de su planteamiento primero. Asunto que nos

lleva irremediablemente a plantear y analizar su puesta en práctica; cuestiónestrechamente relacionada con las diferencias sustanciales que encontramosen los diversos métodos de gestionar la documentación por parte de las insti-tuciones generadoras de documentos, muy especialmente en lo que a la admi-nistración, como institución, se refiere.

3. Su pertenenciaoexclusión del respeto a la procedencia de los fondos.

A partir de las diferentes respuestas a cada uno de los tres interrogantes,la delimitación al fin de su concepto se convierteenposible.Y en consecuen-cia también la configuración de su campo teórico.

8.1 DEL IMITACI~N ERM INOL ~GICA EFERENTE AL ORDENNATURAL DE LOS DOCUMENTOS

Mientras todos los archivistas parecen concordar en su verdadero signi-ficado, no dan, sin embargo, a tal concepto el mismo término, conocido comoel principio de la estructura interna de los fondos,ode la estructura archivís-tica, de reconstitución de la estructura inicial, como aquél del respeto al ordenoriginal,oal orden primitivo, como de ordenamiento interno de los fondos.Hecho que dificulta una definitiva y universal definición. Tanto más gravecuanto que es, en definitiva, exactamente lo mismo aquello que cada una delas diferentes acepciones quieren al fin significar,ocuando menos se trata dediferentes matices de una misma realidad.

El Comité Internacional de Archivos en su Léxico de TerminologíaArchivística, lo recoge contenido en el Principio de Procedencia que, comoya citamos, define como aquel según el cual cada documento debe ser colo-cado en el fondo de archivos del cual procede y, en este fondo, en su lugar deorigen 1. Sin embargo, se refiere así mismo, al principio de respeto a la estruc-tura interna como el principio según el cual un fondo de archivos debe serconsiderado como un conjunto cuya estructura determinada no debe sermodificada por una sistematización ajena a esta estructura2.

' E lsevier's Lexicon ofArchiveTerminology, op. cit.,p.35.I dem, p. 36.

144



El Consejo Internacional de Archivos en suDiccionariodeTenninolo-gía Archivística se refiere al principio de respeto a la estructura archivística y10 define como aquel segúnel cual un fondo de archivos debe conservar o

recibir una clasificación correspondiente a las estructuras administrativasinternas del organismo que lo ha creado3. Nosremite, sin embargo,al princi-pio de respeto al orden primitivo que define como aquel según el cual losarchivos de una misma procedencia deben conservar la clasificación estable-cida por el organismo de origen. Aclara así mismo que a vecesseencuentraimplícito en el de respeto de los fondos; llamado también principio deregis-tratur 4.

Cada una de estas definiciones parten de una premisa fundamental, la

condición del documento inscrito en una realidad específica: el archivo comoconjunto orgánico de aquellos documentos. En este sentido cadaunode losprincipios señalados insisten en la necesidad de que documento y archivomantengansunatural condición,su origen. Si leemos detenidamente,el prin-cipio de respeto a la estructura interna conviene, con el principio de respetoa la estructura archivística, en que el fondo de archivo debe mantener laestructura de origen; sin ser modificada, según el primero; conservándolasegún el segundo.

Así mismo, el tercero vuelve a insistir en la necesidad de mantener la

clasificación establecida por el organismo que generó la documentación.

Noción de orden natural delosdocumentos

En cada una de las diferentes denominaciones se contempla una cons-tante conceptual: la importancia que el orden que los documentos tienen enorigen, esto es, a todo largo de su proceso de gestación, sea respetado mástarde, es decir, cuando estos documentos abandonan la institución donde se

gestaron y pasan al archivo. El orden natural de los documentos insiste enla necesidad de mantener la clasificación establecida por el organismo.Insistimos, la clasificación y no la ordenación, esto es, no hay por qué man-tener un expediente desordenado porque así nos haya llegado al archivo,pero sí separado de otros expedientes naturalmente diferentes a aquél. Unexpediente de reclutamiento, por ejemplo, debe permanecer siempre inte-grado al conjunto de la misma especiey perfectamente separados del totalde expedientes de cualquier otra naturaleza; lo cual equivale a decir que la

3

4

Dictionory ofArchiva1Terminology. op. cit.,n. 353, p. 121-122I dea n. 387, p. 134.

145



H LACONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIV ÍSTICA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

documentación debe mantener su clasificación. En este sentido es en el queparece necesario aclarar que al referimos al orden, no nos referimos alorden material, sino más concretamente a la disposición u organizacióninterna de cada una de las oficinaso unidades productoras de documentos.

En la medida en que el respeto a la procedencia de losfondos con-templa que la documentación propia de un fondo no debe mezclarse con ladocumentación propia de otros fondos, el respeto al orden natural de los

documentos contempla que la documentación que genera las dependenciaso unidades que integran cada uno de los fondos debe mantenerse separadasin mezclarse. A mi juicio este enunciado no se limita al respeto del ordenmaterial y estricto de aquella documentación. En el fondo constituye el

principio por el cual la actividad de una institución debe quedar reflejada enel archivo, a partir de los documentos que generó. De esta forma ante insti-tuciones desaparecidas y a partir de su documentación será posible lareconstrucción total y absoluta de su función y la serie de actividades reali-zadas para su consecución. Por ello, el término que me parece más acertadopara este principio, es el de respeto a la estructura original de los fondos yal orden natural de los documentos. Entendiendo por estructura original lasoriginarias divisiones funcionales de cualquier organismo y por orden natu-ral, el que se deriva de su crecimiento orgánico como lo opuesto a lo capri-

choso y artificial.

8.2 GÉNESISY EV OL UCI ~N EÓRICA

Para determinar la naturaleza teórica de este segundo enunciado delPrincipio de Procedencia, debemos remontamos a sus antecedentes, esto es,al principio del registro como antecedente inmediatoy más tarde a su prime-

ra formulación que encontramos expuesta, como ya señalamos en el capítulosegundo, en la obra de los holandeses Muller, Feithy Fruin, que fueron enrealidad los primeros en referirse a este principio en términos de necesidadcientífica, esto es como un principio del que derivarán los restantes princi-pios 5 . Sin embargo no fueron ellos, en términos exactos sus descubridores.

«O sistema de arranjo deve ser baseado na organizacao original do arquivo, a queal, na suaessencia, corresponde organizacao do órgao administrativo queo produziun MULLER, FEITH Y FRUIN.Manual de arranjo e descncao de arquivos. Traducao de Manoei Adolpho Wanderley. Rio de Janeiro, 1960.

parágrafo n. 16,p. 35. En la explicación correspondiente a este parágrafo puede leerse: “Esta regra. adotadapela Assoagao de Arquivistas,é. detodas, amais importane,porque nela se formulaoprincipio fundamental,do quai denvamas demais normas.Ibidem.

146



EL RESPETOA LA ESTRUCTUFUORIGINAL DE LOSFONDOSY AL ORDEN...

Así pues nos referiremos a sus antecedentes que, en realidad, son la causafundamental por la que más tarde adquiere la formay el contenido teóricoque en buena medida obliga a su aplicación práctica.

Antecedentes.El principio del registro como precedente inmediato delprincipio de respeto alaestructura original de los fondosya ordennatural de los documentos: fundamento teórico.

Para entender el verdadero sentido de este principio, así como su signi-ficación teórica, hemos de definir antes de nada que es el registro y de formamás precisa, el significado de este término en el contexto que ve la luz, para

comprender mejor cuales son los determinantes de su evolución y, en conse-cuencia, sus derivaciones teóricas implícitas, así como aquéllas que de él seexplicitan; cuestión esta última que centraría el objeto de nuestro análisis,esto es, la consideración de este segundo enunciado del principio de proce-dencia como una extensión del respeto a la procedencia de losfondos.

El Registro alemán. Noción

En el glosario anexo a la obra de Brenneke, se expone muy claramenteel significado del registro, su desarrollo histórico, así como su base legal 7. Apartir de su lectura dos son los significados fundamentales que contiene eltérmino alemánregistratur. Por un lado, la oficina del registrador y por otro,el material a registrar, esto es, el conjuntoo complejo de escrituras y todomaterial afín que, en definitiva, son el resultado de la actividad de una Institu-ciónode una persona físicaojurídica. Son manifiestas las implicaciones quelos conceptos de archivo y registro denvan entresí, por lo cual la delimita-ción entre ambosseconvierteen necesaria.

En este sentido el Consejo Internacional de archivos define el Registrocomo oficina de una administracióno de una institución responsable de lacreación, del control y de la conservación de los documentos de asuntoscomentes 8 . Término que en francés hace coincidir conbureau d’ordre,y quenos remite asu vez al términoarchives courantes, que define como conjuntode documentos de archivo queson de uso habitual por la actividad de 10s

He traducido al castellano el término alemánRegisrratur por Registro. Ver cita número 11 . P . 21

’ BRENNEKE. Archivistica.op. cit.Glossario.Regisfrafur,p. 589-590Dictionary of archivai terminoiogy. op. cit. n. 386,p. 133

deesta obra.

147



L A CONSTRUCCI 6N TEÓRICA ENARCHIVÍSTICA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

servicios establecimientoy organismo que los han producidoy recibidoq . En

consecuencia, defineel sistema de registro como aquél que permite contro-lar la creacióny el mantenimientoenestado de dossiers corrientes por mediode registros, repertorios, índices 1.

Al analizarel concepto de archivo quedó claro que sus servicioso fun-ciones eran, en definitiva, sus propios elementos definidores, cabe ahoraplantear la siguiente cuestión: ¿ocurre lo mismo con el registro? Cuestión quedebe partir de la concreción sus funciones: introducir, seguir y controlar eliter 12 de los documentos l 3 en el curso de su práctica según un esquema pre-establecido. El hecho singular de limitar sus funciones al curso de su práctica,

nos indica que su relación con el archivo se limita al archivo administrativo,que podremos considerar como lo hace Brenneke, como la matriz de lo quemás tarde será el archivo.

Origenteórico

El nacimiento de este principio se remonta al 10de julio de1897,fechade la ordenanza del Ministerio del Interior holandés concerniente a los traba-josde ordención de sus archivos. Para no ser confundido con el principiofrancés delos fondos, que acababa de ser enunciado, se le denomina en unprincipio como principio prusiano holandés.

Un año después son los archivistas holandeses Muller, Feity Fruin losque en su ya clásico Manual por primera vez lo enuncian oficialmente.Y lohacen en los siguientes términos «Osistema dearranjo deve ser basado naorganizagao original do arquivo, a qual, na sua esseencia, correspondeaorganizagao do órgao admnistrativoque o ha produziu» 14.

Se convierte para estos archivistas en la fórmulaoprincipio fundamen-

tal del cual en consecuencia derivarán las demás normas. Debemos señalar,sin embargo, la importante aclaración que añaden en el parágrafo siguiente«No arranjo do arquivo, portanto, urge, antes de mais nada, restabelecer

<1

10

l d e n i , n. 107,p.47Conviene señalar que el diccionario de Terminología Archivística deja en blanco el lugar que

ocupa el término que analizo en lo que se refiere a España. por lo que hemos considerado convenientetraducirlo. Debemos sin embargo dejar constancia que la teoría seanticipa a la práctica, ya que no existe enEspaña nada parecido al sistema de registro de otros países muy especialmente de los países germánicosdonde el registro está institucionaiizado.

1' Idem, n. 388,p. 134I 2 Podernos entender comorecomdo del propio documentoodocumentosI 3 Nos referimos a losdocumentos de oficina aún no de archivo, al efecto en la traducción italiana

'I MULLER. S.,FEiTH, J .A. y FRUIN, R. op. cit.. parágrafo 16. p. 35.se usa el términooifique ya definimos antes.

148



EL RESPETOA L A ESTRUCTURAORIGINAL DE M S ONDOS Y AL ORDEN...

quanto possível a ordem original. Somente entao será possível julgar-sese 6

conveniente,ou nao, e até que ponto, dela apartar-se* 15. De hecho en elparágrafo siguiente aclaran: «A ordenacao original deumarquivo pode ser

modificada aBm dese corrigirem divergencias ern relacaoa estrutura geral

domesmo,quer seatribuam tais divergencias a erros dos administradores do

arquivo, quer ressulten de moodijicacoes temporárias no sistema de custódia

dos documentos» 16.

De esta forma debemos considerar el tratamiento y la organizaciónori-

ginal delosdocumentos desde la propia institución u organismo productor

de aquellos comoel punto de partida del tratamiento y la organización pos-terior de los mismos desde el archivo. Lo cual en absoluto significa mante-ner un desorden, si éste fue en origen el estado en que se encontraron aque-llos documentos, sino que más propiamente se trata de mantener el estadonatural y originario de aquellos. Entendiendo por estado natural el que deri-va desupropia naturaleza de origen, esto es, la disposición de los documen-tos cuando éstos se preparaban para cumplir un cometido concretoy cuandolo cumplían finalmente. El posterior desorden de los mismos nada nos dicedesu función orignaria sino que más bien se deriva del hecho de que la final

consecución de aquella función pudo muy fácilmente generar un abandonode los propios documentos que propició el desorden de los mismos. Así elrespeto a la estructura original de losfondosy al orden natural de losdocu-

mentosdebe entenderse desde la singular concreción del respeto asu estadonatural originario, esto es en el caso de documentos singulares, suvincula-ción a la función social que lo produjo, en e caso de documentos complejos,expedientes. Además de aquella vinculación, el orden que cada uno de losdocumentos que lo integran tiene en el concepto general de expediente;orden queno responde a la decisión caprichosa deun individuo, sino a una

norma de procedimiento concreta. Así, puesto que un expediente de perso-nal, no se tramita en la misma manera que un expediente económico, el res-peto al orden natural de los documentos debe entenderse como la vía por lacual, losdocumentos en el archivo han de reflejar necesariamente aquel pro-cedimiento. Circunstancia que, en primer orden, significa y contempla,como ya hemos señalado, que la documentación propia de cada una de lasunidades, oficinasodependencias que integran cada Institución debe perma-necer perfectamente separada. Por tanto, consideramos el respeto del orden

natural de losdocumentos,como una extensión del respeto a la procedencia

' 5 Ideni..parágrafon . 17. p. 40.' 6 Idem., parágrafo n. 18, p. 42.

149



W ‘LA CONSTRUCCIÓNTEÓHCA EN ARCHIVÍSTICA: EL P ~C P I OEPROCEDENCIA

de losf ondos y ambos los dos postulados fundamentales del Principio deProcedencia Archivístico.

8.3 NATURALEZA T E~RI CA ANÁLISISDE LOSCONCEPTOSQUE INTEGRAN EL RESPETO A LA ESTRUCTURAORIGINAL DE LOSFONDOSY AL ORDEN NATURALDE LOS DOCUMENTOS

Como extensión del principio del registro alemán para entender su natu-raleza teórica nos vemos obligados a analizar primeramenteel significado de

aquel principio. Habida cuenta que nuestra investigación la hemos funda-mentado además en el análisis de aspectos de carácter teórico, nosreferire-mos con especial atención al fundamento teórico del denominado principiodel registro.

La idea fundamental de la teoría holandesa ha quedado expuesta en elcapítulo segundo, y es, así mismo, recogida por Adolf Brenneke en lossiguientes términos: «Unarchivio l 7 2 un tuttoorganico..Essononpu0 quin-di essere creato ad arbitrio, nello stesso modo in cui si fa collezione dimanoscritti storici...Ogni archivio ha la sua propria personalita, la sua indi-

vidualita, che l’archivista deve imparare a conoscere, prima che metta manoad ordinarlo... Ogni archivio...deve essere tratato in conformita con la suanatura. I l sistema de classijicazione deve basarsi sulla struttura originariadell’archivio, che, in generale, coincide con la struttura dell’Ufficio, da1quale l’archivio proviene»’8.

Si el principio francés de fondo determinaba, con la consiguiente sepa-ración física, que cada fondo es esencialmente diferente a otros fondos, limi-taba su tratamiento reduciéndolo al respeto a su integridad, en cambio nadadecía respecto del contenido de cada uno de los fondos. El principio del regis-tro aporta, en cambio, una novedad importante con respecto aquél, que endefinitiva viene a renovar el papel o competencia del archivero, o por mejordecir, la no competencia del archivero, nos referimosa los criterios de orde-nación del contenido de cada uno de los fondos.

Conteniendo igual filosofía en su concepción, esto es la decididaimportancia de la procedencia, este principio añade un contenido más: NI

‘ 7 Con el término archief los holandeses entienden una registratura, un cuerpo archivístico, unfondo mientras el archivo considerado como una colección de más de una registratura se denomina

«archiefde$t». De la cita n. 40deA. BRENNEKE. op. cit.,p. 94.‘ 8 Ibidem.

150



EL RESPETO A LA ESTRiJCTüRA ORIGINAL DE LOS FONDOSY AL ORDEN... W

criteri di ordinamento non vengono inventati dall'archivista, ma creati

dalla storia e dalla vita. I documenti deono essere conservati nello stesso

modo in cui si sonocoadunati, collegandosi ciok con i fatti storici e queali

testimonianze della vita quotidiana. Gli archivi sono organismi che nonpossono essere arbitrariamente distrutti nk sradicati da1suolo nel quale

sono nati» 19.

El sistema de ordenaciónnosviene impuesto desde la propia instituciónoente que generó en su díaoestá generando la documentación, dicho de otramanera, la estructura del registro de aquella institución determinará la poste-rior organización, clasificacióny ordenación queal fin demos a los documen-tos en el archivo.

En este sentido es en el que afirmábamos, al inicio de esta investiga-ción, que la praxis administrativa se considera base fundamental de la praxisarchivística. Esto es, el procedimiento específico adoptado en la resolucióndelos documentos, opor expresamos en términos de la propia administra-ción, de losexpedientes, será lo que nos proporcione la pauta a seguir en eltratamiento de estos expedientes desde la propia Archivística.

Así, definido el términofondo de archivoen el capítulo anterior comoconcepto directamente derivado del respeto a la procedencia de los fondos,serán las especificaciones de su propia estructuración interna las que se deri-

ven del respeto al orden original de los documentos, y que se concretan endos fundamentales términos, laserie documental y el tipo documental quepasamos a definir como conceptos que integran este segundo nivel del princi-pio de procedencia.

Concepto de serie documental

Considerado el fondo de archivo como launidad menor indisoluble dequesecompone un archivo, consideramos la serie documental como la uni-dad menor indisoluble de la que se componeun fondo de archivo. Si el fondode archivo quedaba definido como la totalidad de la documentación generadapor una Institución cn el ejercicio desus funciones,laserie documental, comounidad constitutiva del fondo, se define por la totalidad de documentos deuna .unidad constitutiva de aquella Institución que responden a un mismotipo resultado de una norma igualmente específica regulada por una mismanorma de procedimiento.

'9 Idem., p. 95

151



LA CONSTRUCCIÓN TE6NCA ENAFXHWfS"KA EL PRINCIPIODE PROCEDENCIA

Concepto de tipo documental

Así el tipo documental será la unidad menor indisoluble que integra laserie documental.Sudefinición ha sido esbozada a todo lo largo de esta inves-tigación, la podemos concretar finalmente como el conjunto de documentos deidénticas características que resultan de una competencia concreta atribuida auna unidad administrativaespecífica para el cumplimiento de parte del total dela actividad derivada del desarrollo de una función específica.

En consecuencia fondo de archivo, seriey tipo documental son los tresconceptos imprescindibles en la praxis archivística, conceptos que comohemos podido comprobar derivan directamente de la praxis administrativa,

entendiendo poréstano únicamente la que se deriva del quehacer de la propiaadministración, también de todos aquellos grupos cuya función social losrelaciona con aquélla.

152



Cuarta parte

DEL ESTATUTO CIENTÍFICODE L A ARCHIVÍSTICA



CAPÍTULO 9

DEFI NICI ~NDE L A ARCHWÍSTICA

9.1 EL OBJ ETODE LA ARCHIVÍSTICA

El Diccionario de Terminología Archivística en su segunda edición serefiere a la misma como la disciplina que trata los aspectos teóricosy prácti-cos de la función de archivos I . En este punto partimos, pues, de una clarauniformidad: el objeto de estudio de laArchivística son los archivos, en estoparecen coincidir todos los teóricos. Sin embargoy dado queel concepto dearchivo ha evolucionado con el paso del tiempo, en la misma medida las pre-ocupaciones, en un tiempo delosprofesionalesy más adelante de la discipli-na encargados desu estudio han dirigido su atención a puntos de mira dife-renciados en función de aquellas preocupacioneg

' Dictiomry of Archiva1 Terminology, op.cit., n. 32, p. 20

155



W LA CONSTRUCCIÓNTEÓRICA EN ARCHIVíSTICA:EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Todo lo cual se ha traducido en tendencias diferenciadas, que algunosautores han dado en llamar divisiones de la Archivística, mientras otros man-tienen el concepto global y unitario de la misma, considerándolas en conse-cuencia perspectivas diferentes de una misma realidad.

LaArchivísticay susdivisiones

Definido el objeto conviene ahora dibujar las principales líneas deactuación o, de otra manera más clara, los distintos objetivos que la Archivís-tica se propone para el cabal cumplimiento del objeto fundamental.

Dichos objetivos son en realidad los que propician aquellas diferenteslíneas de actuación que algunos autores han llegado a considerar como unaparcela diferente aunque incluida en la rama principal.

Quizá cabría plantear, antes de nada, si cada una de aquellas diferentesactuacionessonen realidad parte integrante de un todo y en tal caso no mere-cen la categoría de divisióno si, por el contrario, cuentan en verdad con unobjetivo bien definido que exige una metodología particular y, en consecuen-cia, resulta conveniente asignarle una parcela específica dentro de ese granespacio que es la Archivística.

Como es habitual en casi todos los puntos de análisis en este también esdiferente la postura de la mayor parte de tratadistas, que parten ensu mayoríade una clara coincidencia la de considerar la Archivística constituida en par-tes mejoropeor diferenciadas.

1

En suArchivísticaCasanova distingue:

1. Archiveconomía para la construcción, instalación, conservaciónyrestauración.

2. Archivística pura para la clasificación, ordenacióny descripción.

3. Servicios y naturaleza jurídica del archivo: servicio a los usuarios y

4. Historia de los archivosy de la archivística.

Wolfang Leech propone:

1.archivística.

2.

aspectos legales de la documentación.

Teoría de los archivos donde incluye el objeto y el método de la

La historia de los archivos.

2 CASANOVA.E..op. c i t .’ LEESCH, W., Meihod ik Gl iederung und Bedeurung der Archivwissenchaft . En: Archivar undHistoriker. Berlín: Staatiiche Archivvewaltung. 1956.p. 22y ss .

156



DEFlNICIÓNDE LA ARCHIVÍSTICA

3. El derecho de los archivos.4. Técnica.5 . Administraciónopráctica de los archivos.

Aurelio Tanodi establece tres grandes áreas:

1. Teoría archivística: terminología, funciones, conceptos, historia delosarchivos.

2. Archiveconom‘a: edificios, instalaciones, conservacióny restauración.3.

Por último la Direction des Archives de France en suPratique Archivis-tique F rancaise, distingue tres campos para la que denomina archivística

moderna:

1. El teórico o científico que incluye la Archivística general y lasespeciales propias de ciertas categorías de documentosode instituciones.

2. El técnico para todo lo concerniente a la conservación física de losdocumentos, la construccióny el equipamiento delos locales de archivos, lareprografía, informática, restauración.

3. El tercer campo, en fin, diferente de unos paisesaotros, es el de lagestión, esto es, la organización administrativa y el funcionamiento interno

de los servicios de archivo4.

Un estudio del Programa de gestión de documentos y de archivos,RAMP, que propone las directrices para la preparación de programas de estu-dios sobre la gestión de documentosy la administración de archivos moder-nos elaborado por M. Cook 5 difierencia dos ámbitos:

Archivonom’a: organización, descripcióny legislación.

1. El ámbito específico de la Archivística.2. El ámbito común con las demás ciencias de la Documentación.Dualidad que recogerá más tarde Antonia Heredia6, y que el profesor

CruzMundet comparte7 Coincidiendo con ambos entiendo que los puntosde interés de la Archivística, a partir de los cuales la misma se estructura, sondos: los puramente intelectuales y los eminentemente prácticos, sin queambos sean excluyentesmásbien al contrario, complementarios. Ambas pers-pectivas son la doble víaasí de ésta como de cualquier otra disciplina para suenriquecimiento.

4 Lopratique archivistique f ranpi se. Pank ArchivesNationales. 1993, p. 255 Publicadopor la Unesco en Pan’s en 19826 HEREDIA HERRERA, A.. op. cit, p. 23-247 CRUZ MUNDET, J .R .,Manual de Archiuísrica. Madri d Fundación Germán Sanchez Ruiperez:

Pirámide, 1994,p. 66-67.

157



LA CONSTRUCCI ÓN TEÓWCA EN ARCHIV fSTICA : EL PRINCI PIODE PROCEDENCIA

9.2 DISCIPLINASCOMPLEMENTARIAS

La delimitación de la Archivística puede muy bien plantearse en unprincipio desde las relaciones que mantiene con otras disciplinas con objeti-vos similares,así como con aquellas que con objetivos diferentes pueden y dehecho contribuyen a que los suyos se vean cumplidos. Cada una de ellasrepresentan un complemento para la que analizamos. Por lo mismo a todaslas englobamos en un conjunto único que denominamos como disciplinascomplementarias.

Nuestra exposición, desde un punto de vista estrictamente metodológi-

co, tendrá como línea argumental las afinidades con aquéllas, con el fin Últi-mo de contribuir a la expansión de la tendencia conciliadora de la que muyclaramente hablaba Duchein8. Con ello no pretendo sumergirme en la irreali-dad de una ingenua y simplista interpretación, ni sustraerme a la delicadatarea de trazar aquellas precisiones que posibilitan la definición científica detoda disciplina. En suma, no quiero decir que no existan diferencias y lasconsecuentes distancias entre una y otras, sólo que éstas muy bien pueden ydeben afrontarse desde distintas posiciones una de las cuales, puede serésta.Las diferencias muy bien, y en una proporción directa, pueden traducirse ensimilitudes que intentaré definir.

Los grupos de disciplinas que mantienen estrechas relaciones con laArchivística, complentándola al fin, son tres:

a.b. Las ciencias históricasc. Las ciencias documentales.

De acuerdo con el diccionario de Terminología archivística, ya hemos

dicho que esta disciplina se encarga fundamentalmente de los aspectos teóri-cos y prácticos de la función de archivos. Dicha función se concibe, lo vimoscon más detalle cuando abordamos el concepto de archivo, en una tripledirección de acuerdo a sendos grupos diferenciados de usuarios:

a. La función administrativa, con la Administración como usuario fun-damental

b. La función culturalc. La función social

Las ciencias de la Administración

* M . DUCHEIN. El archivero en la era de la comunicación: especificidad y expansión de laArchivística. rargi 11(1989)

158



DEFINICIÓNDE LAARCHIVíSTICA W

En esta concepción tripartita, tienen adecuada cabida dichas relaciones.

- La Archivística y las ciencias de la Administración y del Derecho- La Archivística y las ciencias y técnicas historiográficas- LaArchivísticay las cienciasdela biblioteconom'a y la documentación.

La Archivísticay las ciencias de la Administracióny del Derecho

De todas quizá sean estas relacioneslasmás evidentes y necesarias. Deacuerdo al carácter de su objeto de estudio los archivos y documentos resulta-do ambos de la actividad de la Administración, la Archivística se erige, dealguna manera, en continuadora de la labor de aquélla en tanto en cuanto

posibilita que la función de aquellos documentosy archivos siga cumpliéndo-se cuando ya no forman parte material de la Administración.

En la misma medida parael adecuado cumplimiento del principio archi-vístico por antonomasia el de procedencia que, más allá de toda erudición,implica el respeto al procedimiento administrativoojurídico que da lugar alos documentos.

En consecuencia parece obvio que en la formación del archivero adquie-ra una importancia notablelosconocimientos referidos al procedimiento y la

gestión administrativa como principios que inspiraran su propia gestión.

La Archivísticay las cienciasy técnicas historiográficas

En la misma medida relevantes sonlasrelaciones que la Archivística man-tiene con las ciencias de la Historia. Dado el carácter que con el paso del tiempopueden llegar a alcanzar los documentos y derivado también de su carácter testi-monial, losmismos se convierten en objeto de interés para estas disciplinas.

Durante el tiempo en que duró una concepción primordialmente históri-

ca del archivo, ya vimos cuando seguíamos la evolución del archivo, estasrelaciones fueron prácticamente exclusivas. Hoy comparten su espacio conotras ciencias de factura más recienteperoen alguna medida de mayor peso:las Ciencias de la Documentación.

La Archivísticay las ciencias de la documentación

Es preciso dedicar una especial atención a este punto por cuanto es evi-

dente que en su relación se incorporan elementos'altamente definitorios de ladisciplina que nos ocupa.

159



LACONSTRUCCIÓNTEÓRICA EN ARCHIVíSTICA:EL PRINCIPIO DE PROCEDEhTiA

Comoya hicieron otrosantes estas relaciones pueden ser atendidasdesde los dos polos que consituyen toda argumentación: la afirmacióno lanegación. Lo cual equivale a analizar tanto las afinidades como las direren-

cias. Sin embargo de acuerdo con la introducción a este epígrafe, fijaremos laatención en las primeras.

Afirmaba Duchein que la oposición tradicional entre bibliotecarios,archiverosy documentalistas es algo del pasado por cuanto «en la sociedadde hoy para contestar a las demandas de losusuarios (sean usuarios admi-nistrativosocientíficoso inclusive del público en general), lospapeles delbibliotecario, del documentalistay del archivero ya no están en conflicto,sino quesoncomplementarios. Lo mismoque el médico, el dentista, el far-rnaceútico, el kinesiterapeuta,noson rivales, sino que cooperan en beneficiode la saludpública». Sigue más adelante:«Elfuturonoestá en la oposición;está en la colaboración entre estas profesiones, que tienen mucho en comúnyquesonmuy cercanas» o.

De tal manera lo dicho hasta aquí es cierto que las relaciones de laArchivística con las ciencias de la documentación se estrechan hasta encon-trar en ellas el marco más apropiado para desarrollar la formación de susfuturos profesionales. Lo cual, sin duda, empieza a ser concluyente respectode la necesidad de una integración en las ciencias de la documentación que,

en absoluto, estará reñida con la especificidad de cada una de las disciplinasque las integran.Dichas especificidades representan el punto de partida para M. Cook I L

quien establece que en la formación profesional integrada se respetarán áreasespecíficas para cada una de las diferentes ciencias. Para la archivística seña-la como integrantes de esa especificidad:

1. La Gestión de documentos2. LaAdministración de archivos3. Las ciencias de la interpretación4. La historia administrativa o institucional.

Veamos las dos primeras.

9 CRUZ MUNDET. op. cit.p. 272' 0 DUCHEIN.M, p. cit.,p.24-26.' 1 COOK, M . Guidelines non acurriculum development in informarion techonoiogy for librarians,

documentulistand archivists. París: UNESCO, 1986. Idern: ínformation technology:a challengeto training.En:Archivum,XXXN,1988,p. 17-33.

160



DEFINICI6NDE LA ARCHWfSnCA

9.3 LA GESTIÓN DE DOCUMENTOSY LA ARCHIVÍSTICA

Losdocumentos y los archivos, tanto si son públicos como si no lo son,representan parte esencial en la vida de una comunidad. Son en realidad, ade-más de un instrumento para la gestiónoadministración de cualquier organi-zación, un importante recurso de información.

Por lo mismo se entiende también que estos documentos y archivos,constituyen una parte más que importante, esencial, en los recursos de infor-mación de un país 12. Parece, entonces, razonable que su gestión no sea enningún caso producto del azar o la necesidad sino mas bien el resultado deuna política y una planificación adecuadas.

Durante un tiempo se han utilizado indistintamente losconceptos degestión y10 administración de documentos, gestión y10 administración dearchivos. Hoy parece una cuestión cerrada, son diferentes versiones delRecord Management inglés. Además y aun cuando se trata de una disciplinacuyo origen es relativamente cercano enel tiempo y a la espera de un progre-soteórico que le permita su consolidación científica, parece que sus camposde acción si están realmente definidos.

Del ya citadoRecords Management ingléscaben en castellano dos dife-rentes lecturas: la gestión de documentoso la administración de los mismos.El primero equivale al términogestion de docurnents,utilizado en el Canadáfrancófono. El segundo representa en realidad la versión iberoamericana delmismo término. Como veremos las diferentes definiciones tienden a un finmeridiano: el aumento de la calidad aun en detrimento de la cantidad. Almismo se refinó en 1965Emmett J . Leahy, considerado por algunos como elartífice de este modo de entender la función documental: menos fondos peromejores13.

Su origen se asocia a un problema relacionado con la cantidad de docu-

mentos, su conservación y en consecuencia la necesidad de su selección yposterior eliminación. En 1880el Congreso de los Estados Unidos autoriza elexpurgo de algunos documentos ante el impresionante crecimiento de losmismos 14. M uy pronto resulta evidente que esta solución no puede, en modo

RHOADS, James B. La función de la gestión de Documentos y Archivos en los sistcrnas

nacionales de información: un estudio del RAMP. Pms: Unesco, 1989,p. 2Emmett J. LEAHY and Cristopher A. CAMERON. Modern Records management A basic guide

to records control, filling and infonnation retieval. NewYork. 1965RICKS, Artel. Records Management as an archiva1 Function. En: ACteS du 8 COngréS

International des Archives (Washington, 27 septembre, 1 octobre 1976). Arcbivum. XXvl(1979). P. 29-36.

También Olga GALLEGO DOMINGUEZy Pedro LOPEZGOMEZ.Artxibistikan sarrera. Introducción a laArchivística. Vitoria: Servicio de publicaciones del Gobierno vasco, 1989,p. 62-64.

I 3

"

161

LAC ON ST R W ON TEORICA...A



LACONSTRUCCI 6N TE6RICA EN AR(7IW íSTI CA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCI A

alguno, solucionar definitivamente el problema; el mismosemantiene mien-tras la producción documental siga creciendo.

Obviamente la cuestión va más allá de la gestión de la documentación

existente, apunta más a la necesidad de controlarla desde su creación.Enestadirección camina el funcionamiento de las diferentes comisiones que se vancreando y del Comité que en 1887 constituyeel propio Senado para resolvereste problema. Dos años después se aprobó la Ley General de Depuración deDocumentos.

Algunas décadas más tarde, en 1934, se creaelArchivo Nacional enunprincipio con una función casi exclusivamente conservadora, si bien sólo deaquellos documentos con un valor marcadamente duradero, para pasar des-

pués a intervenir en los organismos federales redactando normas para la reali-zación de transferencias.Se inicia entonces una tendencia a controlar la creación de los docu-

mentos y la forma en que éstos se tramitan. Archiveros comoT.R.Shellen-berg, F.B. Evans, M. Roper, E.Posner entre otros inauguran un nuevo con-cepto de Archivística basado en un incremento de su función administrativainevitablmente en detrimento desutradicional función historicista. Todo ellosupone una revisión de conceptos así como de las tradicionales funciones delarchivero.

Este movimiento culmina en 1950 con la Ley de Documentos federa-les de la misma fecha con la que se establecíaun control administrativosobre todo el ciclo vital de los documentos. La responsabilidad en su cum-plimiento compitióal National Archives and Record Service, el Servicio delArchivo Nacional y documentos que era, en realidad, el antiguo ArchivoNacional.

Tres oficinas canalizaronsu actividad distribuida como sigue:

A. Todo lo que se refiere a la creación y el uso de documentos fué

competencia de laOficina de Administración de Documentos. En consecuen-cia fueron desu especial atención los archivos de oficina.

La localización de documentos con valor permanentecorrió porcuenta de la Oficina deArchivos Provisionales Federales. Son, pues, losdocumentos conun valor intermedio el objeto de interés de esta oficina.

LaOficina del Archivo Nacional, por último, se encarga de todosaquellos documentos que han superado la prueba del tiempo y que con uncarácter permanente serán conservados por tiempo indefinido.

B.

C .

Sendas oficinas representan sin duda el ciclo completo de vida de losdocumentos que es sobre el que se aplica la Gestión en su integridad.

162



DEFINICIÓNDE L A ARCHW&TICA E

En 1975 en su primera sesión el Congreso de los Estados Unidos10define como: «la planificación, el control, la dirección, la organización, la

capacitación, la promocióii y otras actividades gerenciales relacionadas conla creación de archivos,su mantenimento, así comosu elimnación, inlcu-yendo el manejo de correspodencia, ormularios directrices, informes, docu-mentos vitales, equiposy materiales de archivos, mquinas copiadoros, téc-nicas de automatización, de elaboración de datos, preservación de archivos,elimnaciónde archivosy centros de archivosuotras instalaciones de alma-cenamento» 5.

El Diccionario de Terminología archivística lo considera: «un aspectode la Admnistración general relacionado con la búsquedade la economay

eficacia en la producción, mantenimento, uso y destino final de losdocu-mentos»'6Guy Dubosq entiende la Gestión de documentos como una políti-ca de intervención sobre la organización misma de los documentos desde sunacimiento en las oficinas 17 Años más tardeA. Ricks señalaba que la Ges-tión de Documentos se dirige a asegurar una adecuada documentación, evi-tar lo no esencial, simplificar los sistemas de creación y uso del papeleo,mejorar la forma de como se organizan y recuperan los documentos, propor-cionar el cuidado adecuado y el almacenamiento a bajo costo de los docu-

mentos18.

La gestión de documentos es para la mayoría una disciplina cuyaimportancia reside en la radical división entre la primera edad de los docu-mentos con un valor eminentemente administrativoy su estadio final dondeéste se sustituye por un valor histórico y, en consecuencia, las diferencias enel tratamiento de archivos administrativos por un ladoy de archivos históri-cos por el otro.

Hablar de experiencias en este campo equivale a precisar su significadopor cuanto en la medida en que su figura se contempla en la concepción gene-

ral de la administración su práctica es posibleono lo es.En los paises anglosajones esta división alcanza su máxima expresión

al punto de nombrar a los documentos en cada edad con un término diferente:los de valor permanente constituyen los archivos históricos. Aquellos convalor administrativo constituyen losrecords,para nosotros archivos adminis-trativos.

IJ OlgaGALLEGO y PedroLOPEZ GOMEZ. p. cit.,p.62l 6 Dictionaryof Archival Tenninology, op. cit., n. 376.p, 130

Gu y DUBOSQ. Organization du Préarchivage.Parí s: UNESCO. 1974l 8 RI CK S, Artel. R ecords M anagement as an archiva1 Function. En: Actes du 8 CongrtsInternational des Archives (Washington,27 septembre. 1 octobre1976).Archivum. X X V I (1979)

163



L A CONSTRUCCI 6N TEÓRICA EN ARCHIVíSTICA: EL PRINCIPIODE PROCEDENCIA

Así pues «archivos» y «records»sonpara los anglosajones vocablosdiferentes que encierran contenidos diferentes. Sonobjeto de lagest ión de

documentos únicamente los últimos, es decir losdocumentos registradosindependientemente de su formaode sus características materiales, elabora-da, recibidaoconservada por una institución u organización enel ejercicio desus funciones.

En los paises caracterizados por el concepto de Fondo Estatal Único 9

las posibilidades de una administración racional de archivos son importantes.En elíos se pone un especial énfasis en la relación entre los archivos de Esta-do, esto es los históricos, y los administrativos.

Por loque hace a España ya en el sigloXI Xla formación de la mayor

parte delosarchiveros era de una tradición claramente administrativista”. Enconsecuencia, apesar de que ni entonces ni ahora existió un disciplina asídenominada, los objetivos propuestos por la misma sehan ido cumpliendo.

Además aún cuando hoy noexista ninguna rama específica de la cien-cia administrativa que tome por objeto la adecuada creación y posterior trata-miento de los documentos parece que la situación está en vías de cambio.Con la implantación de los estudios de Gestión y Administración Pública y laincorporación de la Documentación Administrativa como asignatura troncalen su Plan de Estudios en breve el rumbo puede variar considerablemente.Entre los objetivos de esta asignatura cabe aquí citar la racionalidad en lacreación de los documentos 1.

¿Se trata en realidad de dos ciencias diferentes?¿Existen dos diferentes objetos?¿Es la primera una extensión de la segunda?

Obviamente las posturas de los diferentes teóricos son variables. Peroademás, mucho más significativo es el hecho de que algunos de ellos lo igno-

ren totalmente,ono se pronuncien al menos sobre el tema.Responder a los interrogantes anterioresnospermitiría clarificar la sig-

nificación de ambas disciplinasy si procede sus relaciones-y el papel de estaÚltima en la que nos ocupa: la Archivística.

l 9 A .P . K UR ANT OV . P rogres dans la Science Administrative des A rchives. En: Actes du SeCongresInternational des Archives (W ashington, 217 de septiembre-le de octobre 1976). A rchiwm (1979).p. 73-83. Recogido por O lga GAL L EGO y Pedro LOPEZ GOM EZ, op. cit.,óá

2o L uis Rcdriguez M iguel; Sainz de Andino; Porras Huidobro; Troche y Zúíiiga, por citar algunos.z I Dan forma a la comunicación que presenté al I I Encuentro en organización del conocimiento en

sistemas documentales, celebrado en esta Universidad Carlos111 de Madrid, en noviembrepasado, con eltitulo: La documentaci6n administrativa como disciplina. Organización de contenidos en la diplomahira deGestióny Administración Pública.

164



DEFWrCI6NDE LA ARCHNfSTICA

Evidentemente la respuesta a la primera cuestión viene de la mano dela segunda. Si existen dos objetivos diferentes serán necesarias dos discipli-nas con otros tantos métodos para abordarlos. Por el contrario, si el fin es elmismo, idénticos instrumentos nos servirán para alcanzarlo. Una terceraopción hemos de tener en cuenta: la de que sin ser objetos diferentes ambasaborden facetas distintas de uno mismo.Noesel caso, el objeto de la Archi-vística es tambien el de la gestión de documentosoa la inversa el de la ges-tión de documentos lo es también de la Archivística. Sucede esosí que laprimera ha evolucionado incorporando conel tiempo objetivos que necesa-riamente debía superar para alcanzar su finalidad primera. Por lo mismoentendemos que la gestión de documentos no es sino una extensión de la

Archivística.Lorazonaré.He dicho ya queel archivo esel objeto de la Archivística pero no como

lugar de conservación sino como conjunto de documentos con valores y fun-ciones que se modifican con el paso del tiempo y que van desde la puramenteadministrativa a la cultural, pasando por estadios donde ambas se alternanoyuxtaponen. Podemos concluir entonces que el archivo posee valor en tantocuanto contiene información. Por consiguiente la ciencica que los estudiadebe disponer las normasyprincipios para que esta información sea Útil, esto

es, debe gestionar adecuadamente los elementos que constituyen el archivo,los continentes reales de información: los documentos. Pxa ello ha de tener-se siempre en cuenta los diferentes grupos de usuarios de los archivos, desti-natarios en realidad de la información que contienen los documentos.

Definamos ahora cual es el objeto de lagestión de documentos. A juz-gar por las definiciones aportadas y por la forma en que se bautiza lo sontambién los documentos, y lo son, tal y como sucede con la Archivística, porser en realidad continentes de información, variables según sus usuarios. Lafinalidad última es, como para la Archivística, hacer útiles esos documentos,

gestionándolos adecuadamente. Según Leahy para que esto sea posible hayque combatir un enemigo importante, el crecimiento del acervo documental.El medio de combatirlo, entiendo, lo constituyen dos aspectos relevantes enla misma medida: la selección de aquellos para su conservación y el controlensu creación, ambos con idéntica finalidad: la gestión más adecuada.

El primero de estos aspectos ha sido objeto de atención de la Archivísti-ca, prácticamente desde la aparición de los archivos, de una forma tanto másintensa cuanto más se imponía como problema. Es el segundo el que consti-

tuye el único punto distintivo entre ambas disiiplinas, creo sin embargo, queno al punto de considerarlas diferentes.

165



LA CONSTRUCCI6N TE 6RI CA ENARCHIVfSTICA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

La distancia entre ambas, Gestión de documentos y Archivística, hatenido una justificación mientras ha prevalecido una visión de la segunda

eminentemente historicista que necesariamente traía aparejada una pérdidade la noción de la función administrativa de losarchivos. Pero hoy, conti-nuando con una tradición inaugurada enel sigloxrx, la función archivísticaes por excelencia la función administrativa.En consecuencia se preocupa porel documento desde el mismo momento en que nace. Preocupación que pare-cela fundamental para la gestión de documentos, si bienno la Única. Las res-tantes soncompartidas por ambas disciplinas. Concluimos entonces que setrata de una misma disciplina con dos denominaciones diferentes según queincidan sobre aspectos distintos de una misma realidad que es el documento

de archivo.

166



CAPÍTULO 10

NATURALEZA DE L A ARCHIV~STICA

10.1 NATURALEZA DE LA ARCHIVÍSTICA

Considerar la Archivística como una ciencia o por el contrario tenerla en la

consideración de mera técnica, es un problema que viene de antiguo pero que enespecial surge cuando tras la publicación de su manual (1898), los holandesesMuller, Feith y Fruin independizan la, hasta entonces llamada Archivología. deotras dos disciplinas a las que por largo tiempo había permanecido unida, esto esa la Biblioteconomía, por un lado y a la museística, entonces considerada mu-seología, por el otro.

Años antes algunos autores se habían referido a esta disciplina en térmi-nos de Ciencia. Esel caso de CH.V. L anglojs que en 1895, en un artículo

publicado en la revista internacional de archivos se refiere a esta disciplinacomo la science des archives, aquella «que trata de la economía, de la organi-

167



LACONSTRUCCI ÓN lE6RI CA ENARCHlVfSTICA:EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

zación teórica, descriptiva y comparada,y de la historia de losdepósitos dearchivos (...)a l .

En la década de los sesenta este problema vuelve a ser considerado por elprofesor Aurelio Tanodi que lo esboza en un primer momento en su obraEl con-cepto de Archivología,publicado en 1960 . Un año despues volverá sobre eltema en su obraManual de Archivología H ispanoamericana. Teoríasy princi-pios 3. Desde entonces es un tema asociado a una polémica, en nuestra opinión,sin resolver desde el momento en que aún perduran posturas si no encontradas,no totalmente convergentes.

Después de definir los conceptos de archivoy archivalia,Tanodi aborda unconcepto más amplio archivologíaalque define como«...una disciplina auxiliar

ofuncional de la administracióny de la historia, que se rejere a la creación, his-toria, organizacióny funciones de losarchivosy susfundamentos legales o urí-dicos».Continúa más adelante exponiendo que la Archivología es una disciplinatécnicay no una ciencia, argumentando que le faltan algunos elementos propiosde toda ciencia. Acompaña su exposición una recopilación de la opinión de dis-tintos archiverosy teóricos respecto del tema:

Giulio Batelli (1947) ensusclases en la Escuela Paleográfica Vaticana,expuso que la misma, con sus problemas, tiene un carácter eminentemente prácti-

co, que trata de resolver los problemas con soluciones de ese mismotipo,en basea la experiencia de los archiveros; no se trata de problemas científicos. LaArchi-vología estudia los archivos con el fin de precisar su esencia e historia; la siste-matización de los archivos es su primordial preocupación, con sus tres problemaselementales: ordenar, conservary administrar. Este concepto corresponde a unadisciplina no a una ciencia4.

Eugenio Casanova (1928) la considera como la ciencia de los archivos,para él esta disciplinano solamente se encarga de estudiar como conservar losarchivos sino que fija su atención además en la construccióny mantenimiento de

los localesy muebles,así como en el ordenamientoy su posterior comunicacióntanto en el presente como en el futuro .

Wolfgrang Leesch (1956) Concede una especial importancia al métodopara concederono categoría de ciencia a la Archivística6.

'

'LANGLOIS,CH. V . «L a science des archives», Revue I n rernar i ona l des Archives, 1895, vol. 1 ,

TANODI, Aurelio. El concepto deArchivologia,SantaFé, Universidad Nacional del L itoral, Departa-

TANODI.Aurelio.Manual deArchivologíaHLFpoMnmenrnno. Teonásy principios,Córdoba, Univer-

Recogidopor Aurelio TANODI , El concepro deArchivología, op. cit .pp. 10-11CASANOVA, Eugenio.Archivística,- 2.'ed., Siena. Stab. Ani GrafichiLazzeri, 1928, pp. 12-20.

pp. 1-2.

mento de Pedagogia Universitaria, 1960. (Extensíon cultural, n. 1.)

sidad Nacional,1961. (Collectáneaarchivística, n. 1).'

168



NATURALEZA DE LA ARCHIVfSTICA W

RoscoeR. Hill(1950) argumentará«la Archivología es l a ciencia que tratala conservación, administracióny utilización de documentos, como fiel servidora

de la historian’.Entre aquellos que no consienten conceder la cualificación de cienciay la

limitan al campo meramente práctico: Sante Viheím, cuya argumentación es reo-cogida por el profesor Tanodi: «Nosacusamos nosotros mismo de herejía, puesno podemos, en verdad, creer en una ciencia de archivos que mereciera estenombre sin limitaciones. Creemos mas bien que ella se presenta en verdad, c o muna experiencia cada vez mas depurada. Los archivos están demasiado ligados ala historia -cuyas reliquias palpables se llaman con razón- como para poder

abrevar sus fuentes en otro lugar que en la experiencia histórica, 8.

Por otro lado, Willy Flach atribuye a la ciencia de los archivos«el cultivode todas las disciplinas que sirven a la elaboración e investigación del materialde fuentes históricas escritas9.

En su manual Antonia Heredia retoma la cuestión planteando la tripledivisión de las opiniones: en primer término el grupo de pensadores que con-ceden a la Archivísticaun lugar entre las ciencias, como son: Casanova, Sche-llenberg, Ciceri, Marcelino Pereiray el Comité de Terminología archivística

de la Asociación Archivística Brasileira. Para sus respectivas afirmacionesaportan diferentes argumentos todos ellos reducidos a las diferentes formula-ciones y análisis de principios y técnicas llevados a la práctica en materia dearchivos.

En segundo lugar aquellos que participan de la opinión de que la Archivís-tica nada tiene que ver al lado de las diferentes disciplinas científicas, ello debi-do a su carácter eminentemente prácticoy normativo, serían los ya mencionadosGiullio Battelli y Aurelio Tanodi. Por fin un tercer grupo la consideran una cien-cia en formación cuyo cuerpo teóricoy cuya metodología necesitan aún de tiem-

po para ser formulados debido en esencia al reciente origen de la disciplina quenos ocupa. En este tercer grupo se encontraría A. Arad que ya en el CongresoInternacional celebrado en Londres en 1980 exponía que la causa fundamentalde no poder considerar a la Archivística una ciencia era la ausencia de una ter-minología común O . Lo hacía planteando un triple interrogante al que trata dedar una Única respuesta, estas preguntas son: ¿el trabajo archivístico es un traba-

LEESCH, Wolfang. «Methodik Gliederung und Bedeutung der Archivwissenchafm, en Archivur undHistoriker. Berlín: Srmtliche Archiwerwultung. 1956, pp. 13 y ss.

,’ «LahnAmencanArchivology1948-1949»,7heHi.~p~~aicAmencanHis~riculRewiew,XXX,,1950,p.115.* nDie archive zwischen Venvaltung und Wissenschaft», Der Archivar,Vi i , 1, 1954, cols. 1-2.

«VomWessen der Archiuwissenschafta, Archivmirteilungen, 1953.p.14.Citadopor L eesch.

169



LACONSTRUCCIÓNTEÓRICA EN ARCHIVÍSTICA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

jocientífico?, ¿tiene el trabajo científico una metodologia?y,por Último, ¿puedecontribuirel CIA al establecimientoy desarrollo de dicha metodología?,y antes

de contestarlas se embarca en la dificil aventura de definir lo que es ciencia.«Unaserie de experiencias y observaciones comunes que reciben una intevre-tación común, en una terminología aceptada pueden formar una base, para unadisciplina científica» I I . Base sobre la cual, añadimos, se van asentar los princi-pios generales, hipótesis que una vez probadas, formarán el cuerpo teórico, nosin antes haber determinado el método a seguir para ese fin,y después generar ellenguaje que le dé por fin el verdadero sentido.

Tras replantear la cuestión, Cruz Mundet en su manual se define partidariode la conceptuación de la Archivística como ciencia emergente, para lo cual argu-

menta: «Esciencia por cuanto posee un objeto, los archivos en su doble conside-ración: losfondos documentales y su entorno; posee además un método, com-puesto por un conjunto de principios teóricos y procedimientos prácticos, cuyaevolución constante la perjilan con mayor nitidez día a día. Y unj in hacer recu-perable la información documental para su USO» 12.

Con él coincido en la meridiana definición del objetoy el fin. En loquehace al método, sin embargo, disiento en parte por cuanto entiendo que para defi-nir una disciplina como científica no se trata tanto de delimitar su proceder, estoes, de definir la vía práctica por la que ha de discumr la teoría como en definir lavía por la que ha de progresar el conocimiento en tal ocual materia esto es elmétodo científico aplicado a esteo aquel área del saber. Y en este punto nosparece realmente importante destacar el hecho de que es de la Universidad dequien realmente depende su consolidación como disciplina científica ya que aella corresponde en justicia la configuración de esa metodología que algunosconsideran aún inexistente, no tanto para la resolución de determinados proble-mas sino más exactamente parasu planteamiento.

Nosencontramos, pues y para concluir, muy próximos a la postura de Arie

Arad, y de todos aquellos que consideran a la Archivística como ciencia en forma-ción; coincidimos con ellos en que la Archivística emerge como ciencia ya que,según introducíamos, a labor de investigación propiamente dicha, esto es, apartadadetal ocual particular problemay muchomáspróxima a preocupaciones comunesyuniversales, de índole estrictamente teórica, empieza a cobrarsusmerecidos frutos.

Pero todavía hay un elemento que debemos estimar en el futuro más inme-diato, como argumento de positivación: la Archivística, por su funcióny más

'O

" Idem. p. 2'*

ARAD, e . «El Consejo Internacionalde Archivosy la metodología archivística», Actas del o( Con-

greso Internacional deArchivos, 1980.pp. 6 y ss .

CRUZ MUNDET,J . R. Manual dearchivística. op . cit.,p. 64.

170



NATURALEZADE L A ARCH IV ~STI CA

concretamente por la función deSU objeto de estudio, el archivo -legitimar la iris-titución que produce el fondo documental que custodia- no es un area de conoci-miento de interés para unos pocos, es en realidad una ciencia cuyos avances hande redundar en beneficio de la sociedad en general.

171



CONCLUSIONES



El modelo teórico propuesto parte del denominado Principio de Proce-dencia archivístico que defino como aquel que sanciona el tratamiento de ladocumentación de archivo a partir del respeto al que la misma recibió en la

institución donde se generó. En consecuencia se traduce en la obligatoriedadde mantener separada la documentación propia de cada unidad productora dedocumentos

El enunciado teórico de este principio parte de la existencia de tres ele-mentales conceptosy la relación que los une: lainstitución y sufunción, comosujeto productor del documento de archivoy marco de referencia del Princi-pio de Procedencia; el documento deurchivo, como objeto material de aquelprincipioy resultado de la actividad de la institucióny el archivo, como repre-sentación de la función de la institución y marco de desarrollo del propio

principio.En su formulación teórica dos postulados son fundamentales y repre-

sentan a un tiempo los hitos claves desu progreso:

- el respeto a la procedencia de los fondos, enunciado en la Instruc-ción para la Reforma de los Archivos Departamentales de París en 1841,quecontempla que la documentación generada por una Institución en el ejerciciode sus funciones una vez en el archivo no debe jamás mezclarse con la docu-mentación generada por otra Institución diferente.

el respecto a la estructura original de los fondosy al orden naturalde los documentos, esbozado en la obra de los teóricos holandeses Muller,

-

175



LACONSTRUCCIdN TEÓRICA ENARCHWhTICA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Feithy Fruin que contemplan que la clasificación del archivo debe basarse enla organización del sujeto que la produce.

En la praxis de este principioy en estrecha relación con los términos desu formulación teórica, distinguimos dos nivelesogrados diferenciados que sederivan desusdos postulados fundamentales: Un primer nivel o grado de apli-cación, que consiste en no mezclar la documentación de diferentes fondos enel seno del archivo. Un segundo nivel que consiste: por un lado, en no mez-clar la documentación de las diferentes unidades que componen aquel fondo,manteniendosu estructura orgánica original y, por el otro, en mantener ladocumentación de cada una de las diferentes procedencias en el orden en que

se fueron creando los documentos, esto es en su orden natural, para que losmismos puedan reflejar el procedimiento administrativodel que son resultado.El primero de estos niveles exige la definición de los conceptos: fondo

de archivo, procedencia archivísticay cuadro de clasificación. El segundo,por su parte, exige la definición de los conceptos de seriey tipo documental.

En su conjunto la praxis del Principio de Procedencia deriva directa-mente de la praxis administrativa; por lo mismo, podemos asegurar que dichoprincipio contiene la base teórica necesaria para definir la función adminis-trativa del archivo. Al mismo tiempo al posibilitar el orden en el interior del

archivo proporciona los medios para la recuperación de los documentos confines diferentes a los propiamente administrativos, así pues, en la mismamedida define la función cultural del mismo. En consecuenciay puesto quedefine las dos fundamentales funciones del archivo representa el punto departida de lapraxis archivística.

Por último, y a pesar de que tradicionalmente este principio se haenmarcado en un contexto específico de la teoría archivística -la clasifica-ción, contexto en el que desde luego nace-, hoy no es posible reducirlo a estaparcela, sino que debe estar presente en cualquiera de sus manifestaciones,

En consecuencia, representa la base de la metodología archivística.Por todo ello representa también el origeny el marco adecuado para la

definición de los conceptos de: archivo, documento de archivo, fondo dearchivo, procedencia archivística, cuadro de clasificación, seriey tipo docu-mental, todos ellos fundamentales para la teoría archivística. En suma, el ele-mento clave para la construcción teóricaenArchivística.

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