1 8

LA DOCUMENTACIONTECNICA EN EL SERVICIODE EXTENSION AGRARIA

La misión encomendada a laDirección General de Capaci-tación y Extensión Agrarias decapacitar y ayudar al agricul-tor a aprovechar mejor sus re-cursos, no podría llevarse a ca-bo sin el esfuerzo de todo supersonal técnico. Este se en-cuentra técnicamente bien pre-parado, pero la agricultura,con la que trabaja, es una cosaviva y, en consecuencia, en rá-pida evolución. Constante-mente aparecen nuevas técni-cas, nuevos productos, etc.;ello obliga a los agentes, téc-nicos y especialistas a tenerque leer mucho para no que-darse atrás y estar al día en to-do. Pero el tiempo de que sedispone para ello es poco y lacantidad de nueva informa-ción y documentación queaparece es enorme.

Por lo tanto, ante la pre-sencia de un determinado pro-blema una solución consisteen acudir a un centro de do-cumentación donde puedanproporcionarle toda la infor-mación posible sobre el pro-blema que se le plantea.

Con este fin el Servicio deExtensión Agraria añadió a sudepartamento de documenta-ción un sistema rápido parapoder recuperar toda la infor-mación técnica existente ensus archivos y de esta manera

cubrir las necesidades de lospeticionarios. Tal sistema con-siste en la introducción en unordenador de los datos necesa-rios para recuperar con rapi-dez las referencias de las infor-maciones existentes para, conellas, poder localizar los docu-mentos originales y enviar fo-tocopia de los mismos a los in-teresados. Este es el programaREINFORM (Recuperación deinformación), bien conocidopor los técnicos y especialis-tas, que hacen frecuente usode él, pero menos conocidoentre los agentes polivalentesque siempre, en primer lugar,deben pedir información a lostécnicos y especialistas de suregión.

Todo el sistema, desde lapetición hasta el envío de lainformación a quien lo pidió,funciona de manera coordina-da entre los distintos departa-mentos que intervienen en elcomplejo proceso y cuyos pa-sos detallaremos a continua-ción.

FUENTES DE INFORMACION

Empezaremos por examinarcuales son las fuentes u orí-genes donde se encuentra lainformación técnica. Se indicansólo las fuentes que puedenser útiles desde el punto devista del personal de Extensión.

La primera fuente de infor-mación, y tal vez la más inte-resante, son las revistas.Se reciben unas 170 nacio-nales y alrededor de 219 ex-tranjeras. Las revistas pasanpor determinadas personas en-cargadas de extraer de ellaslos datos significativos (títulos,autores y reseñas) de los ar-tículos que juzguen interesan-tes. De esta manera la infor-mación contenida en las revis-tas pasa, resumida, al orde-nador donde queda grabadahasta el día en que se solicitael tema.

La información que sueleaparecer en las revistas, en ge-neral, son las últimas noveda-des, los resultados de ensayos,etc., es decir, lo más nuevoque hay sobre la materia. Mu-chas veces esta novedad no estan interesante de forma inme-diata para el Agente de Exten-sión como a primera vista po-dría parecer, pues suele ocurrirque los resultados que aportanson los obtenidos en los labo-ratorios, o en parcelas de en-sayo, y falta su aplicación prác-tica, su rentabilidad, sus conse-cuencias a largo plazo, etc.,aunque sí es indudable quepuede darle idea de que elproblema que tiene es una in-quietud que ha movido a losinvestigadores y que sin mu-

cho tardar podrán darle unmás amplio conocimiento delasunto.

Una segunda fuente de in-formación técnica, utilizadapara el plan Reinform, son losdocumentos, entendiendo portal, todos aquellos folletos,panfletos, anuncios, hojas dedivulgación, etc., que no apare-cen con periodicidad, comolas revistas. La información queaparece en estos documentostambién suele ser, en muchos ca-sos, muy nueva, pues con ella,por ejemplo, las casas comer-ciales hacen su propaganda eindican las características yventajas de sus productos.Suele ser una información conmayor aplicación técnica quela que aportan las revistas.

La tercera fuente de dondese extrae información son losJibros. Poco se puede decir deéstos que no se conozca. Losdatos y conocimientos queaparecen en ellos suelen serconsecuencia de un estudio yplanificación profunda, ya queel autor suele aportar allí susconocimientos y aplicacionesprácticas, pero después degrandes comprobaciones y trashaber consultado diversa bi-bliografía sobre el tema con elfin de poder completar y am-pliar al máximo todo lo relati-vo a la materia que está tra-tando. Por lo general, no sueleaportar novedades, pero cons-tituyen un medio de poder en-contrar fácilmente todo lo re-lativo a un problema o a untema hasta el momento de laterminación del libro.

Ultimamente están apare-ciendo libros que no son de unsolo autor, sino que una deter-

Portada delfolleto sobre el tema,del que se dispone en las Agencias.

minada persona, que actúa co-mo director, coordina y reúnelos trabajos de distintos auto-res sobre un mismo tema. Conello se consigue que la infor-mación llegue al lector conmayor rapidez, ya que no hayuna sola persona escribiendoy leyendo bibliografía, sino va-rias, cada una de las cualesescribe sobre un tema en elque es un verdadero especia-lista.

RESEÑA DE LA INFORMACION

Conocidas las fuentes u orí-genes donde se encuentra lainformación hay que proceder,como hemos indicado, a sacarun brevísimo resumen de sucontenido y ponerlo en el idio-ma conveniente para que pue-da ser grabado en el ordena-dor y recuperado cuando sehaga preciso. Este proceso de

«extracción» y «traducción»es lo que se conoce con elnombre de «indización» o re-señado.

En nuestro caso consiste en,mediante siete palabras claveso descriptores, describir lo me-jor posible el contenido delartículo. Para terminar de es-pecificarle, hay otros tres des-criptores que son fijos para to-das las reseñas y que son: país,idioma y año en que estáeditado el artículo. No es nin-guna sinrazón que aparezcansimultáneamente país e idio-ma, ya que existen países don-de se escribe y hablan en másde un idioma y viceversa, hayidiomas que se hablan en másde un país.

También figura como ele-mento fijo en la reseña el nú-mero de identificación, que esel medio que nos ha de servira la hora de recuperar la in-formación, para localizar la re-vista, el documento o el libroque nos interesa, es decir, quela identificación mediante unosnúmeros claves nos da la fuen-te de información y el mes y elaño de la misma.

Todos estos datos se pasanal ordenador y allí quedan al-macenados hasta el día en quese haga precisa su recuperación.

Este reseñado de las revis-tas o documentos se está lle-vando a cabo en estos momen-tos en nuestro Servicio, porunas pocas personas, pero pue-de efectuarse por muchas más,y ello sería deseable, pues deesta manera habría más canti-dad de información almacena-da, existiría mayor amplitud detemas y, por lo tanto, aumen-tarían las posibilidades de po-

19 ------I

der encontrar respuesta a undeterminado problema.

RECUPERACION DE LAINFORMACION

Para poder encontrar res-puestas para determinadas pre-guntas o problemas el pasoobligado es el de la recupera-ción de la información, es de-cir, conseguir que el ordenadornos responda en qué revista,documento o libro existe algorelacionado con lo que nos in-teresa y le hemos preguntado.

En nuestro caso, para poderconseguir esta informaciónexisten dos caminos: solicitardirectamente contestación auna pregunta o sobre un temay pedir determinados artículosde los que aparecen en las In-formaciones SEA-B, que con eltítulo de «Reseñas efectuadasen el mes de...», se distribuyenmensualmente a reseñadores,técnicos y especialistas.

En el primer caso, al hacerla pregunta conviene especifi-car bien el tema que se desea,concretando su relación conotros temas o preguntas, puesde otro modo la pregunta pue-de resultar demasiado ampliao muy vaga y, por lo tanto,la información que se obten-dría sería muy amplia y pocoaprovechable. Como fácilmen-te se comprende, el ordenadorno respondería lo mismo si lepreguntamos por el tema «to-mate», que abarcaría todo lorelativo a cultivo, abonos, rie-go, plagas, enfermedades, co-mercialización, gestión, meca-nización, etc., que si la pregun-ta es «Abonado nitrogenadodel tomate», que es lo que ver-daderamente nos interesa. Esdecir, que al hacer la petición

debe aportarse el mayor nú-mero posible de datos relacio-nados con el tema que nos in-teresa, y con las ciencias o te-mas colaterales. También re-sulta conveniente indicar elidioma o fechas que interesan,pues de esta manera se con-sigue una mayor concreción. Sinos interesa lo publicado enuna época determinada, sepuede decir «desde el año 19...»o «posterior a 19...».

En caso de que la peticiónse hiciese basándose en las In-formaciones SEA-B, convienetranscribir completamente loque allí aparece, y no sólo elnúmero de la revista o las in-dicaciones del reseñador, puesse puede trastocar un númeroy entonces no se consigue loque buscamos. Por otra parte,determinadas revistas están de-dicadas a un mismo tema ytratan distintos aspectos de él,por lo que el descriptor queaparece en primer lugar tam-poco conduce a la identifica-ción del artículo deseado.

SOPORTE DE LAINFORMACION

El siguiente paso en el pro-ceso de recuperación es la ma-terialidad de conseguir la foto-copia del artículo.

Toda la información técnicade que dispone el Servicio deExtensión, con excepción delos libros, se encuentra recogi-da en microfichas. Las microfi-chas son un trozo de películaflexible, fácilmente manejable,de 14,5 x 10,5 cm.

Como acabamos de indicar,todas las revistas y documen-tos se someten a un procesode microfilmado y montado enlas correspondientes microfi-chas. Estas microfichas se en-

cuentran correlacionadas conlos números correspondientesde la identificación de las re-señas, y esta es la causa por laque las peticiones de informa-ción basadas en las Informa-ciones SEA-B han de ser fide-dignas.

Una vez que se recupera lamicroficha correspondiente seprocede a la identificación enla misma del artículo solicita-do y mediante los sistemas dereproducción correspondientesse obtiene la fotocopia queinteresa.

Si lo solicitado apareceen un libro se efectúa foto-copia de las páginas corres-pondientes o se remite fotoco-pia del índice o reseña biblio-gráfica del libro.

La información existente enlos libros también se puedeconseguir mediante la solicituddel título y del autor, ya queexisten los correspondientes ar-chivos de autores y materias.

Como final indicaremos queen el complejo ordenador-do-cumentación y además delprograma de recuperación deinformación técnica REINFORM,existen otros programas comoel RINCON, con el que se pue-den conseguir las referenciascorrespondientes a variedadescomerciales de cualquier espe-cie de plantas; es posible locali-zar la descripción de la varie-dad o, por lo menos, la casavendedora o el obtentor.

Otro programa de informa-ción técnica es el PEST, toda-vía en sus comienzos, y en elque se recogen los productospesticidas utilizables en distin-tos cultivos, en España o enotros países.

José Salmerón de Diego

20