LA FUNCIÓN DE ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTOS

María Laura López López

RELACCIÓN CLIENTE-COMPRAS

GENERALIDADES

REQUISITOS ELEMENTALES DE LAS COMPRAS

CONCEPTOS

Comprar proviene de latín comparare, cotejar. Se traduce como adquirir algo por dinero.

Adquisición del latín adquisitio, acción de adquirir.

Por lo tanto, comprar, debe considerarse como sinónimo de adquisición. Fuente: Diccionario de la Real Academia Española

Comprar es:

La función responsable de efectuar todas las compras requeridas por una empresa en el momento oportuno.

Son operaciones que se realizan para satisfacer una determinada necesidad.

Comprar …es adquirir materias primas o cualquier otro

artículo con las características mínimas necesarias por una empresa; es decir, precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega, condiciones de pago, así como la negociación de los servicios de posventa.

(Michele Calimeri)

APORTACIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

VENTAJAS DE NEGOCIACIÓN

ENFOQUE MERCADOLÓGICO

OBJETIVOS

Manejar y controlar el flujo de dinero de la mejor forma posible, porque las compras representan una inversión.

Servir eficazmente en el aprovisionamiento de materias primas y artículos indispensables para la fabricación y comercialización de productos y servicios.

Mantener el abastecimiento continuo de materias primas al departamento de producción.

OTROS PROPÓSITOSRealizar una inversión mínima para la existencia

de materiales.

Evitar desperdicios de las materias primas.

Adquirir los materiales a los precios más bajos posibles y con la calidad requerida.

Mantener en posición competitiva a la empresa en lo que se refiere a costos de materiales.

Ciclo de manejo físico de los producto, desde el embarque por el proveedor, transporte, recepción, almacenaje y venta o requisición.

Ciclo administrativo de las compras. Autorización de las solicitudes y órdenes de compra, colocación de las mismas con el proveedor seleccionado, recepción de mercancías, pago y contabilización de los bienes.

Políticas y procedimientos de control de las existencias, que permiten conocer el momento en que deba reabastecerse cierto producto en el almacén.

Políticas de control de calidad, en la que se fijan estándares, se evalúa la capacidad de los proveedores y se verifica el cumplimiento de la calidad requerida.

Procedimientos financieros que involucran presupuestos, créditos, inversión en inventarios, desembolso y pago de facturas. Todo departamento de compras debe mantener un listado de proveedores, o bien, auxiliarse de directorios telefónicos especializados, de cámaras industriales, registro de la bolsa de valores.

El mejor proveedor no sólo debe dar el precio menor, sino satisfacer los estándares de calidad, así como la entrega oportuna.

RESPONSABILIDAD Y DELEGACIÓN

El Código de procedimientos

Es una guía que define las responsabilidades del departamento de abastecimiento y fija los métodos a los cuales debe recurrirse para las actividades de compra.

El contenido del código de procedimientos se basa en los siguientes puntos:

• responsabilidad de las compras;• autoridad y delegación de autoridad: procedimientos de compra.

Negociación oral, negociación escrita (demanda de precio o de sumisión), invitación a concurso de ofertas, convocatoria de ofertas públicas;

• relección de los proveedores; • elección de las ofertas; • estándares de calidad; • comunicación de los proveedores.

CENTRALIZACIÓN

• La mayoría de las compañías practican las compras centralizadas. Esto quiere decir que todas las compras las hace un departamento.

Las ventajas de las compras centralizadas son las siguientes:

A) Todos los pedidos pasan por una oficina que lleva mejor control sobre las compras y sobre el inventario.

Esto suele conducir a beneficios, tales como aprovechar todos los descuentos por pago oportuno, utilizar pedidos en cantidades económicas y el uso de los puntos de repedido.

• B) Pueden consolidarse los pedidos, de manera que se puedan aprovechar los descuentos por cantidad.

• C) El personal de compras centralizado es mayor que el personal descentralizado; hay más oportunidades para que los agentes de compras se especialicen y se concentren sobre unos cuantos productos de los que compra la compañía.

• D) El volumen de los pedidos procesados en las compras centralizadas hace posible el uso del proceso electrónico de datos.

E) Está representado un poder de compra más fuerte en un departamento de compras centralizado, el agente de compras puede negociar con más efectividad con los proveedores.

Ventajas Especialización del departamento encargado de abastecimientos (no desviar de otras

áreas a realizar compras).

Uniformización en la clase de producto (marca) , minimizando su costo unitario.

Descuentos por cantidad comparada (varios departamentos pueden solicitar el mismo producto, por ejemplo:la papelería, que por volumen resulta más costeable.

Contabilización expedita (la documentación solo proviene de una fuente del departamento de compras.

Mejor control presupuestario (la información se centraliza en el departamento de compras).

Desventajas

1. El área de compras tiene carga de trabajo.

2. Mermas o faltantes en la transferencia de materiales del almacén general a sucursales.

3. En situaciones urgentes, no siempre se puede atender rápidamente a los requerimientos.

4. La pérdida de personal repercute más en el sistema.

5. Gastos adicionales por maniobras de carga o descarga.

DESCENTRALIZACIÓN• Las compras descentralizadas implican el establecimiento

de departamentos de compra por separado en operaciones separadas geográficamente.

• Ventajas

A) Desde el punto de vista de la producción, las compras descentralizadas ofrecen una acción más rápida. Puesto que se dispone de un agente de compras para cada operación, es posible lograr líneas más cortas de comunicación y conseguir rápidamente materiales, equipo, suministros y servicios.

• B) En algunos casos difieren las necesidades locales. Un agente de compras centralizado no puede conocer tan bien esas necesidades locales como un agente de compras local.

Aún cuando el negociar los pedidos con varios proveedores de la misma línea al mismo tiempo puede presentar problemas, en términos de la calidad y en los descuentos por cantidad proporciona un seguro contra interrupciones en la planta de un proveedor determinado, o contra huelgas y catástrofes naturales que puedan cortar una fuente de abastecimiento.

• C) Pueden ser más bajos los costos de transporte cuando los pedidos los despachan proveedores que se encuentren cerca de alguna de las operaciones.

D) Puede generarse crédito mercantil local si los agentes de compras descentralizados compran a proveedores ubicados en las mismas comunidades que las plantas descentralizadas.

Otras ventajas

Conocimiento de las características de los artículos requeridos (en las compras centralizadas no hay «compradores peritos» , pues pocos podrán conocer todos los efectos de los artículos empleados en la organización).

Surtimiento expedito de pedidos, el departamento que los requiere no delegará la responsabilidad en adquirirlos («producción» conoce cuando requiere el producto y de qué especificaciones, y entregar una orden al departamento de compras puede generar retrasos).

Se evita mala interpretación de las requisiciones (en compras centralizadas pueden resultar errores de comunicación).

Especialización de funciones. Consiste en asignar un artículo o grupo de artículos a un encargado (propiedades físicas, usos, fuentes).

Desventajas

1. Se tiene un menor control sobre las compras (regionales, municipales, sucursales).

2. No siempre se obtiene la misma calidad de los materiales y piezas adquiridas.

3. Se obtienen descuentos insignificantes.

4. Se utiliza más personal en la actividad.

Mixtas

• Algunos departamentos de compra utilizan las ventajas, tanto de las compras centralizadas como las descentralizadas, o combinando ambas. Algunos artículos son comparados centralmente, en especial los de elevado valor y los que se compran en grandes cantidades.

• La mayoría de los pedidos pequeños y los de urgencia son manejados por agentes de compras descentralizados.