La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionales de información:

un estudio del R A M P

Programa General de Información y UNISIST

Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura París, 1983

París, 1983

ORGANIZACIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS PARA LA EDUCACIÓN,LA CIENCIA Y LA CULTURA

LA FUNCIÓN DE LA GESTION DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS EN LOS SISTEMAS NACIONALES DE INFORMACIÓN:

UN ESTUDIO DEL RAMP

preparado por James B. Rhoads

Programa General de Información y UNISIST

PGI-83/WS/21

Asiento que se recomienda para el catálogo:

Rhoads, James B.

La Función de la Gestión de Documentos y Archivos en los Sistemas Nacionales de Información: estudio del RAMP, preparado por James B. Rhoads para el Programa General de Información y UNISIST. París, Unesco, 1983. 51 págs.; 30 cm. (PGI-83/WS/21).

I. La Función de la Gestión de Documentos y Archivos en los Sistemas Nacionales de Información: un estudio del RAMP

II. Programa General de Información de la Unesco y UNISIST III. Programa de Gestión de Documentos y Archivos (RAMP)

© Unesco, 1983

PREFACIO

A fin de satisfacer mejor las necesidades de los Estados Miembros, en particu­lar los países en desarrollo, en los campos especializados de la gestión de documen­tos y archivos, la División del Programa General de Información de la Unesco ha es­tablecido un Programa de Gestión de Documentos y Archivos - RAMP.

Los elementos básicos del programa RAMP reflejan los temas generales del Progra­ma General de Información. Así, pues, el RAMP comprende proyectos, estudios y otras actividades destinadas a:

1. Fomentar la formulación de políticas y planes de información (nacionales, regionales e internacionales).

2. Fomentar y difundir métodos, pautas y normas para el manejo de la infor-. mac ion.

3. Contribuir a la creación y mejoramiento de infraestructuras de la infor­mación.

4. Contribuir a la creación y mejoramiento de sistemas especializados de in­formación en los campos de la educación, la cultura, la comunicación y las ciencias sociales y naturales.

5. Fomentar la formación y capacitación de los especialistas en información y de los usuarios de la misma.

Con el presente estudio, preparado por contrato con el Consejo Internacional de Archivos se piensa prestar ayuda: a los especialistas en políticas y planeamiento de la información, a las personas que proponen, redactan y revisan la legislación y las normas administrativas y, en particular, a los archivistas y administradores de archivos, con el fin de que creen y mejoren los sistemas y servicios modernos de gestión de documentos y archivos, especialmente en la administración pública, como parte de los sistemas nacionales de información.

Cualquier comentario o sugerencia respecto al presente estudio puede dirigirse a la División del Programa General de Información, Unesco, 7 Place de Fontenoy, 75700 París. En la misma dirección se encuentran disponibles otros estudios prepa­rados por el programa RAMP.

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INDICE

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1 . INTRODUCCIÓN 1

2. SINGULARIDAD Y VALOR DE LOS ARCHIVOS 2

2.1 Características esenciales de los archivos 2

2.1.1 Definición, carácter jurídico y "status" 3

2.1.2 Tipos físicos de archivos 4

2.2 Conservación de los archivos 5

2.2.1 Diseño y mantenimiento de los repositorios 5

2.2.2 Métodos y procesos de conservación 6

2.3 Acceso a la información de los archivos y su difusión 7

2.3.1 Consideraciones respecto al acceso 8

2.3.2 Condiciones que deben reunir los servicios de consulta 9

2.3.3 Difusión de información sobre los archivos y su documentación 10

2.3.3.1 Programas descriptivos y ayudas de recuperación 10

2.3.3.2 Otros medios de difusión de la información de los archivos 13

2.4 Contribución de los archivos a la investigación 14

2.4.1 Capacidad de los archivos para fomentar la eficacia y la economía administrativas 15

2.4.2 Contribución de los archivos al desarrollo económico y social 16 *

2.4.2.1 Los archivos como fuentes de información sobre programas, medidas y prodecimientos anteriores 16

2.4.2.2 Los archivos como fuentes de información demográfica, económica y social para la planificación y el desarrollo 16

Página

2.4.3 Capacidad de los archivos para documentar los derechos, privilegios y responsabilidades de personas, organizaciones y del Estado mismo 17

2.4.4 Aportación de los archivos a los usuarios primarios y secundarios 18

2.4.5 Los archivos como medio para fomentar la cultura y la identidad nacionales 19

UTILIDAD ECONÓMICA Y SOCIAL DE LOS SISTEMAS Y SERVICIOS DE GESTION DE ARCHIVOS 19

3.1 Los componentes de los sistemas y servicios de gestión de archivos 19

3.1.1 Elaboración de documentos 19

3.1.1.1 Elaboración de fichas y formularios 20

3.1.1.2 Gestión de formularios 20

3.1.1.3 Preparación y gestión de correspondencia 20

3.1.1.4 Gestión de informes 20

3.1.1.5 Sistema de gestión de información 20

3.1.1.6 Gestión de directrices 21

3.1.1.7 Procesamiento de términos y de textos 21

3.1.2 Utilización y conservación de documentos 21

3.1.2.1 Sistema de archivos y de recuperación de información 21

3.1.2.2 Gestión de archivos 22

3.1.2.3 Gestión de correo y de telecomunicaciones 22

3.1.2.4 Selección y gestión de copiadoras 22

3.1.2.5 Análisis de sistemas 22

3.1.2.6 Programas de documentos esenciales 23

3.1.2.7 Centros de archivos 23

3.1.3 Eliminación de documentos 24

3.1.3.1 Identificación y descripción de las series de documentos 25

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3.1.3.2 Establecimiento de programas de conservación y eliminación de documentos 25

3.1.3.3 Evaluac ion de documentos 26

3.1.3.4 Eliminación de documentos 28

3.1.3.5 Transferencia de documentos a los archivos 28

3.2 Empleo de la automatización y de la reprografía en los sistemas y servicios de gestión de documentos 29

3.3 Economías y eficiencia administrativa atribuibles a los sistemas y servicios de gestión de documentos 30

3.4 Niveles de aplicación de los sistemas y servivios de gestión de documentos 31

3.4.1 Nivel mínimo 31

3.4.2 Nivel mínimo ampliado 31

3.4.3 Nivel intermedio 31

3.4.4 Nivel máximo 31

OTRAS CARACTERÍSTICAS DE LOS MODERNOS PROGRAMAS DE GESTION DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS 32

4.1 Otras disposiciones respecto a ciertos elementos del programa de gestión de documentos y archivos 32

4.2 Lugar que ocupan los archivos nacionales dentro de la burocracia 33

4.3 Disposiciones para la gestión de documentos y archivos no gubernamentales 35

4.3.1 Los archivos de las empresas comerciales 36

4.3.2 Los archivos de las demás organizaciones e instituciones 36

4.3.3 Documentos personales y colecciones de manuscritos 37

RELACIÓN DE LA GESTION DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS CON OTROS SISTEMAS Y SERVICIOS DE INFORMACIÓN 37

5.1 Intereses y problemas comunes 37

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5.1.1 Preservación de materiales que son fuentes de información 38

5.1.2 Difusión y utilización de la información 38

5.1.3 Evolución tecnológica en el campo de la información 38

5.2 Colaboración entre las diferentes profesiones de la información 39

5.2.1 Elaboración de material normativo 39

5.2.2 Educación y formación 39

5.2.3 Promoción y difusión de políticas, infraestructuras y sistemas de información 40

6. RESUMEN Y CONCLUSIONES 40

BIBLIOGRAFÍA ANOTADA 42

1. INTRODUCCIÓN

Del título del presente estudio se desprende que los documentos y archivos cons­tituyen parte esencial e importante de los recursos de información de un país y que los programas para su gestión y utilización son o deberían ser partes esenciales del sistema nacional de información.

El presente estudio tiene por finalidad suministrar información a los decisores sobre el carácter y el valor fundamental de los archivos y sobre los procedimientos y programas por los que debe regirse la gestión de los archivos y de los documentos corrientes. El estudio trata de demostrar los beneficios culturales, sociales y eco­nómicos que puede obtener un país mediante la conservación y utilización de sus archi­vos y las importantes economías y gran eficacia que se obtendrán necesariamente con los sistemas y servicios de gestión de archivos.

Los archivos son un instrumento básico de administración. Gracias a ellos se realizan muchos procesos y funciones operacionales. Comprenden toda la información registrada, producida o recibida por una organización al realizar sus operaciones. La documentación puede presentarse en la forma tradicional de documentos escritos en papel y también en microformas o medios legibles por máquina, por ejemplo, cintas o discos de computadora; comprende además fotografías, grabaciones, películas y cual­quier otro medio de grabación o transmisión de la información cuando una organiza­ción realiza sus operaciones.

En los archivos se conservan documentos no corrientes que se han evaluado for­malmente y que conservan un valor constante o permanente en tanto que prueba o para fines de investigación1'. En los archivos se conserva por lo general solamente un pequeño porcentaje escogido entre el gran volumen de documentos, que es, sin embargo, útil y valioso por múltiples razones.

En primer- lugar, son como la memoria de un país y permiten a una sociedad plani­ficar inteligentemente el futuro sobre la base de la experiencia adquirida en el pa­sado. Los archivos registran las obligaciones y compromisos del gobierno y consti­tuyen una prueba de los derechos y prerrogativas de los ciudadanos. En su conjunto, los archivos contienen una gran cantidad de información sobre las personas, las orga­nizaciones, el desarrollo social y económico, los fenómenos naturales y los diferen­tes acontecimientos, y todo ello constituye un material inapreciable de primera mano para escribir sobre todos los aspectos de la historia de un país. Como fuente de la historia nacional, los archivos pueden contribuir considerablemente a fomentar la comprensión que una nación tenga de sí misma y a crear el sentido de identidad na­cional.

El presente estudio versa principalmente sobre los documentos y archivos guber­namentales y, muy particularmente, los del gobierno nacional o central. Sin embargo, los programas y procedimientos que son necesarios para la gestión adecuada de los do­cumentos y archivos gubernamentales son también de aplicación tan valiosa en lo tocan­te a los registros y archivos de las empresas comerciales y demás organizaciones e instituciones no gubernamentales. En conjunto, el valor informativo de los documen­tos y archivos de esas organizaciones puede competir con los del gobierno y desempe­ñar así una función muy importante en el sistema nacional de la información.

1) Cabe observar que en Francia y en otros países de habla francesa el término "archivos" se aplica a toda clase de documentos, puesto que los de uso corriente se denominan "archivos administrativos".

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Por último, este estudio determina y describe los elementos que comprende un programa general para lograr economía y eficacia en la gestión de los documentos co­rrientes y para determinar, conservar y fomentar sistemáticamente la utilización de los archivos. Estos elementos programáticos pueden clasificarse según los cuatro títulos o fases siguientes que representan el ciclo total de vida de los documentos.

La fase de producción de documentos abarca los elementos siguientes: diseño y gestión de formularios, preparación y gestión de la correspondencia, gestión de in­formes y directrices, fomento de sistemas de gestión de la información y aplicación de la tecnología moderna a dichos procesos.

La fase de utilización y conservación de los documentos abarca los aspectos si­guientes: creación y mejoramiento de los sistemas de archivo y de recuperación de datos, gestión de registros, gestión del correo y las telecomunicaciones, selección y manejo de máquinas copiadoras, análisis de sistemas, producción y mantenimiento de programas de documentos vitales, funcionamiento de centros de documentación y aplicación, cuando proceda, de la automatización y la reprografía a dichos procesos.

La fase de disposición de los documentos abarca la identificación y descripción de las series de documentos, el establecimiento de programas de retención y disposi­ción de documentos, la evaluación y eliminación de documentos y la transferencia de documentos de valor permanente a los archivos.

La administración de archivos abarca el diseño y equipamiento de los depósitos, los métodos y procesos de reparación y conservación de los archivos, el planeamiento de políticas de acceso a los archivos, los procedimientos del servicio de referencias, la creación de nuevos archivos y la información sobre los mismos. Varios de estos elementos dependen en gran medida de la utilización de computadoras y de la micro-grafía.

En las páginas que siguen se trata detalladamente de cada uno de los elementos mencionados.

2. SINGULARIDAD Y VALOR DE LOS ARCHIVOS

2.1 Características esenciales de los archivos

Se considera por lo general que todos los documentos, de cualquier índole mate­rial que sean, recibidos o elaborados por instituciones gubernamentales, son propie­dad pública. De ese gran acervo de documentos se seleccionan los que van a archivar­se. Generalmente, sólo un pequeño porcentaje -entre el 2% y el 5%- tiene el suficiente valor para fines administrativos, jurídicos o de investigación, como para justificar su conservación. Ahora bien, ese pequeño núcleo de documentos no corrientes, de valor permanente -los archivos- posee un valor extraordinario, ya que la información que contienen es esencial como prueba de importantes transacciones y obligaciones jurídi­cas y administrativas, y porque gran parte de la información que contienen es de im­portancia para finalidades que van más allá de las razones por las cuales se elaboraron inicialmente. Entre los documentos de la segunda categoría figuran los que tratan de las guerras y los fenómenos naturales, la migración de los pueblos, el nacimiento y desarrollo de la identidad nacional, los esfuerzos del gobierno por mejorar la condi­ción económica y social de los habitantes, los logros y fracasos que son el resultado de toda actividad humana de alguna duración. Como ha observado uno de los autores, "el mundo moderno confía a los archivos una parte importante de sí mismo, ya que la

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sociedad encomienda a los archiveros que seleccionen en su nombre lo que constitui­rá su memoria el día de mañana"'.

2.1.1 Definición, carácter jurídico y "status"

La palabra "archivos", además de significar un conjunto de documentos no corrien­tes de valor permanente, se aplica también al lugar en que se conservan o al edificio dedicado a su cuidado y utilización, y también a la organización u organismo respon­sable de su administración.

El proceso por el cual se seleccionan de entre el gran volumen de documentos oficiales los que se van a archivar se conoce generalmente como "evaluación de docu­mentos". Dicha selección implica determinar ponderada y formalmente, por lo general después de un largo proceso de investigación, los documentos (la mayoría de las veces series completas o subdivisiones importantes de ficheros) que, por su propia valía, justificarán los gastos considerables y continuos que acarreará su conservación y mantenimiento2). El evaluador de documentos procurará responder a todas o, cuando menos, a la mayoría de las interrogantes siguientes, y tal vez a algunas otras:

¿Contienen los documentos alguna información que pueda resultar tal vez necesa­ria de nuevo a los responsables que la elaboraron u a otros departamentos gubernamen­tales?

¿Contienen decisiones o transacciones importantes o que sientan un precedente para el futuro?

¿Sirven para aclarar cómo se llegó a tomar una decisión importante?

¿Tratan de obligaciones a largo plazo respecto a otros países, otras dependen­cias gubernamentales, organizaciones e instituciones que no son de carácter público, o respecto a personas particulares?

¿Terminará la información que contienen siendo accesible al gran público?

¿Contienen los documentos alguna información que ayude a comprender personas, lugares, cosas, fenómenos u otros acontecimientos que sean útiles a investigadores, especialistas de varias disciplinas, abogados, periodistas, escritores o genealo-gistas?

¿Es la información única, o existen otras fuentes que contienen esencialmente la misma información en forma fácilmente utilizable?

¿Son los datos que figuran en los documentos puramente informativos, o hay va­lores intrínsecos relativos a las circunstancias en que se elaboraron? ¿Están fir­mados o formalizados, por ejemplo, por las altas autoridades legislativas o judicia­les, por el Jefe de Estado o por ministros importantes? ¿Llevan la firma de conocidas personalidades de la literatura, las artes o las ciencias? ¿Revisten los documentos en sí alguna importancia artística o cultural?

La determinación de las necesidades de los usuarios -actuales y futuros- reviste desde luego una función importante,.aunque a veces implícita, en el proceso de eva­luación de documentos.

Tj J.H. d'Olier y B. Delmas, La planificación de las infraestructuras nacionales de documentación, bibliotecas y archivos: Esbozo de una política general, París, Unesco, 1975 (Documentación, bibliotecas y archivos: Estudios e Investigacio­nes, 4), pág. 233.

2) El proceso de evaluación de documentos se describe detalladamente en la Sección 3.1.3.3.

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Los archivos gubernamentales pueden considerarse, por lo tanto, no sólo como parte esencial de su memoria institucional, sino también como una importante fuente de información científica y cultural y que encierra un elemento esencial, básico y flexible del sistema nacional de información. Los archivos deben conservarse ade­cuadamente, mantenerse cuidadosamente y ponerse a disposición de todos los que puedan beneficiarse de ellos. Tienen un valor único y deben gozar de un "status" especial. Son parte esencial del dominio público y se conservarán jurídica y físicamente bajo la custodia del gobierno.

2.1.2 Tipos físicos de archivos

Hasta hace poco tiempo la mayoría de las transacciones oficiales se realizaba .mediante documentos escritos en papel: cartas, memorandos, cuentas, actas, directri­ces, pedidos, informes, formularios y demás documentos escritos a mano o a máquina. Este material sigue constituyendo la mayor parte de casi todos los archivos. Sin embargo, la tecnología moderna está cambiando rápidamente la manera en que las auto­ridades gubernamentales realizan su trabajo y, por lo mismo, modificando la natura­leza de los archivos -actuales y futuros. La imprenta, y durante el siglo XIX la máquina de escribir, tuvieron repercusiones importantes sobre las características físicas de los archivos. La fotografía, que comprende documentos ilustrados, docu­mentos cinematográficos, fotografía aérea y microfotografía, ha tenido una repercu­sión por lo menos tan importante. El uso generalizado de las grabaciones sonoras ha acompañado y complementado varios procesos fotográficos. Pero tal vez sea la com­putadora la innovación técnica que ha repercutido más profundamente en la elaboración y utilización de documentos, ya que está revolucionando nuestra vida de múltiples maneras y muchas de ellas tienen que ver con la elaboración y manejo de la informa­ción. Cuanto más nos adentramos en la era de la computadora, tanto mayor es la prác­tica del gobierno y de otros sectores de la sociedad en confiar a las computadoras unos asuntos que en otro tiempo sólo se hubieran documentado en el papel ; cabe, ade­más, esperar que esa práctica aumentará en proporción geométrica la cantidad de in­formación que se archiva por medios legibles a máquina!) m

Hay que prever, en consecuencia, que los archivos adoptarán diversas formas ma­teriales, cada una de las cuales presenta exigencias especiales en cuanto al almace­namiento, la conservación y la utilización. A continuación se describen brevemente las categorías más importantes :

Manuscritos : escritos en papel (en algunos casos pergamino, vitela y otros me­dios como los que existían hasta el siglo XIX) que utilizan por lo general como medio para grabar tinta o lápiz, ya sea manualmente o con máquina de escribir.

Documentos cartográficos y arquitectónicos: muchos de ellos son también manus­critos, pero se basan fundamentalmente en presentaciones gráficas, además del texto escrito; desde luego, un gran número de documentos cartográficos o arquitectónicos se imprimen o reproducen de otras muchas maneras.

Materiales audiovisuales: negativos y copias de fotografías fijas y de pelícu­las; cintas de video; grabaciones sonoras en cilindros, discos y cintas magnéticas; micropelículas, microtarjetas, microfichas y micropelículas y microfichas de terminal de computadoras.

Documentos legibles a máquina: información de carácter documental que se elabo­ra, almacena, maneja, reproduce o presenta mediante la utilización de computadoras o por cualquier otro dispositivo electrónico de procesamiento de datos.

1) Véase Lionel Bell, "The Archival Implications of Machine-Readable Records", Archivum, Vol. 26 (Actas del Octavo Congreso Internacional de Archivos), 1979, págs. 85-92.

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En muchos países, se confía a los archivos nacionales la custodia de una copia como mínimo de todos los volantes, folletos, libros y demás documentos impresos pro­ducidos por el gobierno; algunos archivos asumen esta responsabilidad porque, por sus estatutos, están designados como el lugar de depósito legal de todos los documen­tos nacionales impresos o de parte de ellos.

Cabe observar de paso que, tanto la microrreproduceion como la computadora, son instrumentos muy flexibles y poderosos para realizar una serie de tareas administra­tivas en los archivos, además de que sirven para registrar la información de valor permanente que, por último, se archivará.

2.2 Conservación de los archivos

Una vez determinado mediante el proceso de evaluación lo que vale la pena con­servar permanentemente en los archivos, la tarea de los archivistas consistirá fun­damentalmente en preservar dichos documentos. A los que defiendan el punto de vista según el cual es prioritario divulgar la información y los procesos afines, se res­ponderá que un archivo que no tenga un programa de conservación bien establecido y financiado terminará por no tener información que difundir.

Los problemas de conservación se hacen más complejos, más difíciles y más cos­tosos a medida que encuentran lugar en los archivos nuevos medios de registrar la información. No obstante, es esencial el deber de conservar los materiales archiva­dos, lo que constituye, entre otras cosas, un poderoso incentivo para la buena eva­luación de los documentos.

2.2.1 Diseño y mantenimiento de los repositorios

Una exigencia básica para la conservación de los archivos es una central debida­mente diseñada y bien mantenida. Como las exigencias del almacenamiento de archivos y los procesos de trabajo son únicos en muchos aspectos, es preferible que los archi­vos se instalen en estructuras especialmente construidas con ese fin y que no sean compartidas con organizaciones que cumplen otras funciones.

Cuando ello no es posible, los edificios existentes podrán modificarse con el fin de destinarlos a albergar los archivos. Cuando haya que compartir las instala­ciones, se procurará compartirlas con organizaciones cuyas funciones sean compati­bles, como es el caso de las bibliotecas y los museos.

Tanto si se construye la central de archivos o repositorio especialmente con dicho fin, como cuando se destina un edificio a los solos archivos, se deberá acor­dar la máxima protección y conservación a determinados elementos de diseño y de equipo1 ' . Dichos elementos son los siguientes:

Construcción (antisísmica)2) y resistente al fuego.

Dispositivos de seguridad para las zonas de almacenamiento de los documentos y que comprenderá las puertas de acero, unas buenas cerraduras y los sistemas de alarma.

1) Algunos criterios útiles de planeamiento y diseño figuran en: Bernard Faye, "Los edificios para archivos", Revista de la Unesco de ciencia de la información, bi-bliotecología y archivología, Vol.4, n22, abril-junio de 1982, págs. 92-98. La importancia de instalaciones adecuadas para los archivos y para la "conservación preventiva" está expuesta por: Y.P. Kathpalia, "Conservación y Preservación de Archivos", Revista de la Unesco de ciencia de la información, bibliotecología y archivología, Vol.4, n22, abril-junio de 1982, págs. 99-106.

2) Los elementos que figuran entre paréntesis ( ) pueden no ser necesarios en todas partes, aunque a veces sean esenciales.

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Sistemas de detección de humo y sistemas de alarma.

Sistemas automáticos de extinción de incendios, previendo un buen suministro de agua.

Extinguidores portálites.

Anaqueles de acero.

Muebles resistentes al fuego.

Controles de temperatura, humedad (y contaminación del aire).

Otros elementos y rasgos fundamentales son los siguientes :

Facilidades para los investigadores y espacio suficiente de trabajo para el personal.

Taller de reprografía.

Conservación y preservación del taller.

Muelles protegidos para cargar y descargar.

Un sitio que no se inunde.

Muy deseable, aunque no sea absolutamente indispensable, el espacio para las exposiciones, el auditorio, las salas de conferencia y la previsión de posibles am­pliaciones.

Son muy importantes el mantenimiento adecuado y periódico del sistema de alarma, de extinción de incendios y del eléctrico, así como la recogida frecuente de desechos. Se evitará almacenar, en las instalaciones de archivos, líquidos inflamables y cual­quier otro material que implique peligro.

El personal debe estar bien entrenado en la prevención de incendios y en lo to­cante a su actuación en caso de incendio u otra catástrofe, por lo que será sometido a ejercicios periódicos de entrenamiento.

2.2.2 Métodos y procesos de conservación

Además de la seguridad de las instalaciones de los archivos y de un medio am­biente controlado, hay ciertos procesos o técnicas muy empleadas para reparar o pro­longar la vida de los documentos de papel que se van a archivar. Los más importan­tes son los siguientes:

Reproducción en micropelículas: se pueden hacer micropelículas de los documen­tos y pedir a los usuarios que utilicen las copias y no los originales; esto puede servir de medida preventiva para evitar que su manejo frecuente los deteriore o que se continúen deteriorando si ya presentan daños o se trata de materiales frágiles. Aunque la microfotografía sea un proceso bastante costoso, es el medio menos costoso de preservar intactas series de documentos o partes importantes de los ficheros.

Otros medios de fotocopia: la xerografía y demás medios de reproducción de do­cumentos en papel durable libre de ácido tiene básicamente la misma finalidad que la microfotografía; el costo por unidad tiende a ser algo mayor y el volumen del mate­rial de referencia que así se produce es mucho mayor; sin embargo, no se necesitan dispositivos especiales para su lectura.

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Desacidificación : la mayoría del papel contiene ácidos que tarde o temprano lle­van a su desintegración; los baños y las vaporizaciones alcalinas neutralizarán los ácidos y prolongarán considerablemente la vida del papel; este proceso seguirá sien­do costoso hasta que se invente un medio de desacidificación en grandes cantidades.

Laminación: consiste en poner un documento entre dos hojas delgadas y transpa­rentes de lámina de acetato, que luego se pegan al papel mediante calor y presión, por lo general después de desacidificarlo; este proceso se había generalizado en muchos archivos, aunque actualmente se utilice menos debido al daño causado por la alta temperatura del proceso.

Encapsulación: consiste en colocar un documento dentro de hojas de mylar trans­parente, sellando todos los bordes, por lo general una vez desacidificado el papel; este proceso se extiende rápidamente en lo tocante a la laminación, ya que exige me­nos equipo, es más fácilmente reversible y no conlleva la aplicación de calor al do­cumento mismo.

Nueva encuademación: de documentos que figuran en libros o volúmenes encuader­nados, utilizando materiales de encuademación que no tengan áci-dos.

Materiales de almacenamiento sin ácidos: se deben eliminar todas las carpetas para fichas y los ficheros que contengan ácidos, substituyéndose por carpetas y fi­cheros que no los tengan.

Unos servicios de conservación que dispongan del personal adecuado y del equipo necesario podrá encontrar, de acuerdo con el estado y el carácter físico de un docu­mento, el medio más apropiado de conservación que, además de los descritos anterior­mente, comprende el "leafcasting", es decir, restauraciones en que se utilizan mate­riales tradicionales como tejidos y seda, así como otros medios de restauración manual como la laminación manual, proceso que exige mucho personal pero que no con­lleva aplicación de calor.

El primer medio de preservar el contenido de los documentos audiovisuales y le­gibles a máquina consiste en copiarlos antes de que se deterioren, copia que se efec­tuará en material durable de alta resolución. Los materiales fotográficos requieren un medio ambiente de almacenamiento libre de ácidos, mientras que los materiales magné­ticos tales como el audio, el video o las cintas de computadora, se conservarán en. recipientes no magnéticos y se protegerán contra todos los campos eléctricos y mag­néticos de gran intensidad. Conservándolos en un medio ambiente frío se retrasará considerablemente la deterioración de las fotografías y películas de color.

Las investigaciones que se realizan actualmente en muchos países repercutirán necesariamente en los métodos de conservación que se emplearán en el futuro. En su conjunto, tales investigaciones están haciendo comprender más claramente las caracte­rísticas físicas y químicas del papel y demás materiales de registro y las razones de su deterioración.

2.3 Acceso a la información de los archivos y su difusión

Los materiales que se archivan se seleccionan entre la gran masa de documentos y su conservación responde originalmente a que puedan ser utilizados por quienes ne­cesitan la información que contienen. Durante los últimos 30 años, muchos archivos han pasado de lo que era esencialmente una situación pasiva (facilitar los documentos que se solicitaban si no había ninguna objeción por parte de la autoridad que los ha­bía confiado al archivo) a una función activa, lo que implica esfuerzos para poner a disposición de los interesados, tan pronto lo permitan las consideraciones de seguri­dad nacional y de la vida privada de las personas, los materiales de investigación

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que se encuentran bajo su custodia. Así, se han iniciado programas de extensión para informar a los posibles usuarios del contenido y disponibilidad de los documentos, fomentándose activamente la utilización de los archivos como medio de mejorar la so­ciedad.

Un buen programa de acceso a la documentación y de difusión de ésta comprende los siguientes aspectos: 1) superación de las contradicciones que pudieran presentar­se entre el derecho del público a la información y los derechos inherentes a la vida privada; 2) instalaciones adecuadas para la util ización de los archivos con fines investigativos; y 3) un esfuerzo profesional prolongado para facilitar la función de los investigadores y del personal que trabaja en los archivos mediante la elabo­ración de índices, inventarios, guías y otros medios de dar a conocer el origen, la •organización y el contenido de los archivos.

2.3.1 Consideraciones respecto al acceso

Una vez determinado si un documento tiene un valor permanente, éste pasa a for­mar parte de los archivos. Su registro impl ica no sólo la transferencia física a las instalaciones de los archivos, sino también una transferencia formal de título: de la institución que lo produjo a la autoridad competente de los archivos. Un ele­mento esencial de esta transferencia de custodia física y jurídica es el acuerdo mutuo en cuanto a los términos de acceso al documento. Dicho acuerdo debe dejar en claro cuándo se puede disponer de los documentos para fines investigativos, determi­nando además si hay algún tipo de documentos o alguna categoría de información con­tenida en ellos de que se pueda disponer antes o que se deba retener durante perio­dos más largos y que habrá que definir claramente.

Con frecuencia, es posible determinar con algunos años de anticipación su trans­ferencia a los archivos, cuando se trata de documentos de valor permanente. Trans­ferirlo a los archivos mientras se utiliza frecuentemente en la institución que lo produjo ocasionaría problemas administrativos y podría exigir servicios de referencia que éstos no pueden suministrar. Cuando los documentos no pueden ponerse a la dispo­sición del público durante algunos años, no hay ninguna razón para recargar los es­pacios y las instalaciones de los archivos con lo que constituiría un peso muerto, a no ser que haya motivos para pensar que se deteriorarían o perderían en la institu­ción que los produjo. Sin embargo, algunos autores recomiendan que la transferencia a los archivos se haga cinco años antes de su entrega al servicio público^ . Con ello los archivistas pueden familiarizarse con los documentos, retirar, llegado el caso, los materiales que hay que retener por más tiempo, completar su organización, tomar las medidas necesarias de preservación y preparar las ayudas, por rudimentarias que sean, para hallar los documentos.

Son muchos los países en los que la ley fija un número de años (por lo general 30) después del cual los documentos pasan a ser del dominio público. Sin embargo, ca­si siempre hay alguna disposición por la cual se obliga a mantener secretos durante más tiempo algunos documentos (por lo general, los referentes a medidas de seguridad na­cional y los que podrían violar los derechos inherentes al respeto de la vida priva­da de la persona, en el caso de utilizarlos prematuramente). En muchos casos existe también la medida de poner a disposición del público los documentos de carácter gene­ral antes de que termine el plazo establecido por la ley. En unos pocos países, y so­bre todo en los Estados Unidos de América, el problema del acceso a los documentos

1) Philip Sewell, A.W. Mabbs y E.M. Broome, Establishing a Legislative Framework for the Implementation of NATIS, París, Unesco, 1977. (CC. 76/NATIS/8, pág. 50).

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es tratado de manera diferente. La ley estadounidense de "Libertad de Información" exige que todos los organismos de la rama ejecutiva federal pongan a disposición del público que lo solicite los documentos y la información que esté bajo su custodia a medida que unos y otra vayan apareciendo, exceptuados los de unas pocas categorías bien delimitadas. Se puede disponer de los documentos que no están sujetos a dicha ley dentro de un plazo inferior a los 30 años.

Sea cual fuere el enfoque del problema, y las medidas específicas que se tomen, es importante que haya una política nacional de acceso a los documentos oficiales que sea lógica y general. A falta de dicha política, se producirán inconsistencias en cuanto al acceso a los documentos dentro de las instituciones gubernamentales, así como la retención innecesaria de gran cantidad de información útil.

2.3.2 Condiciones que deben reunir los servicios de consulta

Los servicios de consulta de un archivo deben reunir tres condiciones fundamen­tales: 1) disponer de personal calificado y que conozca los documentos del archivo y su utilización para fines de investigación; 2) procurarse ayudas de recuperación de la información para el suministro de datos básicos sobre el origen, la organiza­ción y el contenido de los documentos (véase Sección 2.3.3); y 3) contar con faci­lidades para la utilización y la reproducción de los documentos.

Todos los repositorios deben contar con una o más salas de lectura que sean lo suficientemente espaciosas para que en ellas puedan tener cabida las personas que deseen consultar los documentos en un momento dado. Las salas de lectura deben dis­poner del personal suficiente para poder responder a las solicitudes y preguntas de los investigadores e impedir la sustracción de los materiales. Las salas de lectura deben tener suficiente luz y estar equipadas con mesas que no impidan el paso de la luz a los materiales que en ellas puedan instalarse, además de disponer de sillas cómodas. Se debe prever que los investigadores tengan a su disposición un juego completo de ayudas para recuperación de la información, así como las obras de con­sulta de mayor circulación.

Como medida de seguridad, hay archivos en los que no se autoriza a los investi­gadores a entrar en las salas de lectura más que con papel en blanco, notas persona­les y bolígrafos, exigiéndose que dejen en el guardarropas o en el armario los abri­gos, sombreros, carteras y otros artículos similares. Algunos archivos someten a los investigadores a un severo control de todos los documentos en su posesión al abandonar sus instalaciones. Todos los archivos deben exigir que los investigadores firmen cada vez que entran en las salas de lectura o cuando salen de las mismas, y que anoten la fecha y la hora de llegada y salida. También deben exigir que los in­vestigadores se identifiquen y se inscriban, llevando al día la lista con el material que se entrega a cada uno de ellos.

Los archivos grandes y medianos, y hasta algunos más pequeños, cuentan con sa­las de lectura para las personas que consultan documentos que no se presentan en la forma tradicional de manuscritos. Se requieren muebles y equipos especiales para la utilización de materiales de gran tamaño (mapas y planos arquitectónicos), micrope-lículas, grabaciones sonoras, películas y materiales legibles a máquina; es mejor disponer de tales instalaciones en locales aparte. Algunos archivos cuentan también con salas individuales para los investigadores que se sirven de máquinas de escribir, aparatos de grabación y otros que puedan molestar a los demás investigadores.

Por lo general, los documentos que pueden ser consultados también pueden ser copiados, y la mayoría de los investigadores considera que el archivo debe poder sa­tisfacer, dentro de un plazo razonable, sus solicitudes de copia de documentos, ya sea en forma de reproducciones en papel ya sea en microcopias. Por consiguiente, el

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archivo debe disponer, de preferencia dentro del mismo edificio, del equipo y del personal capacitado para reproducir cualquier material que tenga en custodia. El investigador deberá desde luego pagar por esos servicios una suma que cubra al menos el costo del trabajo, del material y la depreciación del equipo.

Los servicios de consulta no se limitan únicamente a las visitas de los inves­tigadores a los archivos. No incumbe al personal de éstos realizar tareas de inves­tigación de documentos para personas que no pueden o no quieren desplazarse a los archivos. Sin embargo, el personal debe estar preparado para proporcionar informa­ción por carta o por teléfono sobre los documentos y debe poder cursar por correo copias de los mismos, si éstos están bien determinados o son fácilmente determina-bles. Además, la mayoría de los archivos prestan, al menos a las instituciones de .origen, los documentos que éstas pudieren necesitar para fines administrativos ordi­narios. En tales casos, es preferible abreviar el plazo de los préstamos cuanto sea posible y, de ser viable, entregar copias y no los documentos originales.

2.3.3 Difusión de información sobre los archivos y su documentación

La información sobre los archivos y su documentación puede difundirse de múlti­ples maneras. En la mayoría de las centrales se utiliza sobre todo programas siste­máticos descriptivos que sirven para elaborar diversas ayudas de recuperación desti­nadas a que el personal y los investigadores puedan localizar la información necesaria. Otras maneras de difundir la información son la publicación de documentación selecta en impresos o en microformas y las exposiciones.

2.3.3.1 Programas descriptivos y ayudas de recuperación

Lo que distingue de manera precisa a los fondos de una central de archivos, y a las bibliotecas de los centros de documentación, es que los archivos constituyen un todo orgánico del material producido durante cierto tiempo al ejecutar las operacio­nes oficiales y no son colecciones de elementos separados, es decir, libros o artícu­los de revistas. El valor informativo y probatorio de dicho conjunto orgánico es mayor que la suma de sus partes. Por esta razón y por lo numerosos que son los do­cumentos aislados que hay en un archivo, la práctica corriente de una central de ar­chivos consistirá en describir sus fondos colectivamente. Una descripción típicamen­te colectiva se hace, o bien a nivel del fondo o grupo de documentos (todos los documentos archivados producidos por una dependencia de cierta importancia y comple­jidad) o bien a nivel de las series (clases particulares de material, de la misma índole, y archivado junto en la oficina que lo produce). En algunos casos, y cuando se puede pensar que los documentos se van a usar con frecuencia, la descripción se hará a nivel del archivador o expediente y hasta en documento separado. Esta última posibilidad (documento separado) es muy poco utilizada por los grandes ficheros mo­dernos.

Debido a su carácter integrado, la organización más frecuente de la descripción de archivos es jerárquica y refleja las funciones del organismo que los produjo. Con ello se plantean algunas dificultades a los archiveros y también a los usuarios de los archivos, ya que unos y otros deben conocer algo de la naturaleza de la orga­nización gubernamental y de las tareas y funciones realizadas por las diferentes dependencias gubernamentales, a fin de poder estar seguros de haber determinado toda la información que puede referirse a un tema dado de investigación.

Así, pues, el programa descriptivo (preparación de las ayudas de recuperación de la información) equivale al trabajo de bibliografía de las bibliotecas y centros de documentación. Las ayudas de recuperación pueden revestir diversas formas, y la manera de seleccionar la más adecuada a un determinado conjunto de archivos depen­derá tanto de la índole y la organización de los documentos mismos, como de la forma

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en que será utilizada por los investigadores. Entre los tipos más comunes de ayudas de recuperación cabe citar los siguientes: (la enumeración se hace de lo general a lo particular) '̂

Guías generales: ordinariamente describen en términos generales todo el conjun­to de documentos de una central determinada o una subdivisión importante de una gran central de archivos. Los documentos se describen por lo general ya sea a nivel del fondo o grupo de documentos, ya sea al nivel jerárquico consecutivo, es decir, el de subgrupo. Estas descripciones van por lo general precedidas de una breve historia administrativa de la organización que produjo los documentos. Puede seguir al asien­to una lista de ayudas de recuperación, pertinentes y más detalladas, ya publicadas o inéditas. Un índice por materias del conjunto de la guía es muy útil, ya que en una guía general se describe una gran variedad de material.

Como ejemplos de esta clase de obras figuran: Etat des Fonds des Archives Nationales, en cuatro volúmenes (Francia) y Guida Générale degli Archivi di Stato Italiani, una guía de todos los archivos gubernamentales de Italia, que contará con varios volúmenes, de los cuales se ha publicado recientemente el primero.

Una guía general es la primera ayuda de recuperación de la información que de­sea consultar el posible usuario de los archivos, ya que proporciona una visión de conjunto de las fuentes de investigación que se encuentran en los archivos y permite al usuario planificar el método general de su investigación. Aunque sea un instru­mento útil de consulta para los archiveros que trabajan en la central, una guía ge­neral se prepara inicialmente para ser utilizada por los investigadores. Se trata de una obra de consulta que debería hallarse al alcance de los investigadores antes de ir a los archivos. Por esta razón especial, debería publicarse y difundirse na­cional e internacionalmente en gran escala. La central de archivos debe planificar la publicación periódica de suplementos y/o ediciones revisadas de la obra.

Guías por temas : describen los documentos relativos a una materia o tema im­portante. Todo tema que cuente con suficiente material en los archivos se presta para que se haga una guía por temas. Como ejemplos podrían citarse la función de la mujer (o de los grandes grupos étnicos) en la sociedad, una guerra o un periodo de conmociones sociales, una zona geográfica importante, un sector importante del gobierno, como la diplomacia o algún aspecto del bienestar social, o fuentes que pue­de utilizar una determinada disciplina como la historia económica, la historia de la ciencia y la tecnología, o la genealogía.

Una variante importante de la guía por temas es la guía multiinstitucional, que apela a los recursos de diversas centrales de archivo para acopiar información sobre un tema general. Algunas guías multiinstitucionales son de carácter internacional. Un ejemplo importante es la Guide to the Sources of the History of Nations, publicada con el patrocinio del Consejo Internacional de Archivos. Editada en tres series --América Latiría, Africa al sur del Sahara, y Africa del Norte, Asia y Oceania-, la Guía comprende volúmenes aislados publicados por los archivos nacionales más impor­tantes de Europa y América del Norte, que abarcan los recursos de archivos y manus­critos existentes en esos países y relativos a la historia de las regiones incluidas en cada serie. Hasta ahora se han publicado 25 volúmenes: 11 de la serie de América Latina, 9 de la del Africa al sur del Sahara, y 5 de la de Africa del Norte, Asia y

1) La nomenclatura de archivos no está todavía completamente normalizada y el mis­mo tipo de ayudas de recuperación puede llevar nombres distintos según sean los países. Los términos genéricos utilizados en este artículo son los que están en vigor generalmente en los Estados Unidos de América.

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Oceania1^. Un comité especial del Consejo Internacional de Archivos está encargado de continuar y terminar cada una de las series. La Unesco ha contribuido considera­blemente al finaneiamiento de esa empresa internacional tan importante.

Debido a la naturaleza selectiva de la información contenida en las guías por temas, la descripción se hace con frecuencia a nivel de las series de documentos, aunque en algunos casos puede ser apropiado hacerla a nivel del grupo, o del fondo o grupo de documentos. Como en las guías generales, también en este caso son muy útiles la determinación del origen de los documentos, las listas de las ayudas de recuperación de la información y un índice general. No cabe duda de que deben pu­blicarse y distribuirse ampliamente las guías por temas; esto se aplica de modo es­pecial a las guías multiinstitucionales.

Inventarios o registros: en muchos archivos, el instrumento básico de referen­cia es un inventario o registro, que describe los documentos en un solo fondo o grupo de documentos. Debe figurar en primer lugar una breve historia administrativa de la institución que produjo el documento. La organización interna de la ayuda de recu­peración es generalmente jerárquica y refleja la organización de la dependencia admi­nistrativa que produjo el documento. Los documentos se describen por lo general a nivel de la serie y cada asiento incluye información sobre el lapso de tiempo, el volumen y disposición del documento, así como un resumen de su contenido. En algunos casos se incluyen anexos en que figuran materiales como esquemas de archivo, listas de títulos de archivadores y otras compilaciones de información, que pueden ser úti­les a los investigadores. Los inventarios o registros son lo suficientemente deta­llados como para que sean de gran utilidad al personal que trabaja en los archivos y a los investigadores. En algunos repositorios más pequeños no se publican, sino que se mantienen en copias a máquina que se utilizan dentro de la institución. En cen­trales más grandes se acostumbra publicar (con equipos sencillos, en rústica y en número limitado) los inventarios o registros que pudieran ser bastante solicitados por los usuarios. En los últimos años se ha tendido a producir esta clase de ayudas en microforma.

Otras ayudas de recuperación: la producción de otras clases de ayuda de recu­peración de la información dependerá de las características específicas de los archi­vos, de la forma en que se utilizan y del número de usuarios. Para algunos archivos muy utilizados puede ser rentable describir los documentos a nivel de fichero o de expediente y hasta a nivel de documento particular. Los asientos individuales pueden figurar en tarjetas de fichero o tomar forma de calendarios (resúmenes sucintos de documentos aislados dispuestos por lo general cronológicamente). Para algunas clases de documentos, utilizados principalmente para localizar una información específica, los archivos pueden considerar útil elaborar listas: de personas, lugares, embarca­ciones, transacciones, casos jurídicos, etc. Sin embargo, se debe ser muy prudente para comenzar a hacer la descripción de las clases de documentos mencionados. No de­berá iniciarse antes de tener la seguridad de que los gastos ocasionados se van a compensar en relativamente poco tiempo con lo que se economice en costos de personal para proporcionar la información a los usuarios.

Ayudas producidas por las diferentes instituciones: con mucha frecuencia la institución de origen habrá elaborado ayudas de recuperación para ayudar a su personal a archivar los documentos rápida y adecuadamente, y a recuperarlos prontamente y en su totalidad para propósitos administrativos. Tales ayudas pueden presentarse como registros de correspondencia, marbetes, índices de materias y manuales de archivo,

1) Véase, Consejo Internacional de Archivos, Directory 1982, París, 1982, págs. 67 a 69.

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entre otros. Para la institución de origen, el personal que trabaja en archivos y los futuros investigadores, es útil que tales ayudas (o copias de las mismas) se re­gistren junto con los documentos a que pertenecen.

Bases informatizadas de datos de archivos: durante los últimos diez o quince años, algunas grandes centrales de archivo han comenzado a realizar experimentos pa­ra crear bases informatizadas de los datos descriptivos de los archivos. En algunos repositorios tales esfuerzos han pasado de la fase experimental a importantes pro­gramas que se están llevando a cabo. Mediante esos programas se realizan en algunos repositorios la mayoría de las compilaciones y publicaciones de ayudas de recupera­ción. En los Estados Unidos de América, varias centrales de archivo han convenido en la utilización de los programas de SPINDEX III, a fin de crear una amplia red pa­ra la acumulación, manipulación e intercambio informatizados de la información des­crita en los archivos. En la actualidad parece técnicamente viable la consulta en línea de las bases de datos de los archivos, aunque es probable que en determinados repositorios sólo se haya computadorizado una parte de los datos de que se dispone1' .

2.3.3.2 Otros medios de difusión de la información de los archivos

La sección anterior trataba de los medios para difundir la información relativa a los materiales de los archivos. En ésta se analizan algunos programas para difun­dir el contenido de los archivos mismos mediante la publicación de documentos selec­cionados, facsímiles fotográficos (por lo general en microformas) de toda una serie de documentos o de segmentos de ficheros, y mediante la exposición de documentos ori­ginales o sus facsímiles.

Publicación de documentos: puede hacerse por los medios convencionales de pu­blicación o por micrografía. Como la publicación de documentos en forma de libro es costosa, generalmente se hace seleccionándolos muy cuidadosamente. Los textos autén­ticos de los documentos más importantes sobre un tema determinado, junto con las anotaciones necesarias, se publican en uno o más volúmenes. En muchos casos el re­positorio que sirve de sede al proyecto de publicación de documentos acopia la docu­mentación pertinente recurriendo a otras muchas centrales, a fin de asegurar una pre­sentación tan completa y equilibrada como sea posible. En realidad, una publicación completa y equilibrada requiere la cooperación internacional '. Hoy en día la mayor parte del material de fuentes documentales se publica en microformas, ya que dicho procedimiento es menos costoso y más expedito. La publicación en microformas utili­zando sea películas en carrete, sea microfichas, implica generalmente que se filmen series completas de documentos que se encuentran en los archivos y que probablemente se van a continuar solicitando. Los mecanismos para la edición son por lo general menos costosos y menos complejos que para las publicaciones documentales en forma de libro. No obstante, la publicación en microformas deberá estar acompañada de un fo­lleto que suministre información sobre el origen de los documentos y sobre su orga­nización y el contenido de cada carrete o de cada juego de fichas. El repositorio

1) Para una exposición detallada del empleo de la computadora en los archivos, véase Michael Roper, "La nueva tecnología de la información y los archivos", Revista de la Unesco de ciencia de la información, bibliotecología y archivo­logía, Vol.4 n? 2, abril-junio de 1982, págs. 113 a 119.

2) Un ejemplo de esta clase se puede encontrar en el volumen titulado The United States and Russia: The Beginning of Relations, 1765-1815, preparado conjunta­mente por los Ministerios de Relaciones Exteriores y los Archivos Nacionales de la Unión de Repúblicas Socialistas Soviéticas y de los Estados Unidos de América y publicado al mismo tiempo en ruso y en inglés, en Moscú y Washington, en 1980. Los documentos que figuran en este libro se tomaron de varias centrales de ar­chivos y repositorios de manuscritos tanto de la URSS como de los Estados Unidos.

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que hace la publicación conserva una microforma matriz que se utilizará únicamente para reproducir copias de referencia cuando se soliciten. Algunas publicaciones do­cumentales selectas en forma de libro están complementadas con una edición integral de toda la documentación pertinente que se puede conseguir únicamente en microformas.

Exposiciones de materiales conservados en archivos: los medios de difusión de la información conservada en los archivos que se han analizado hasta ahora redundan primariamente en beneficio de los especialistas y demás investigadores profesionales. En todo país hay, sin embargo, un grupo mucho más amplio de posibles beneficiarios de los materiales conservados en los archivos -personas de toda profesión que tienen un vivo interés por la historia y la cultura del país. Esos "legos" pueden ejercer una gran influencia positiva sobre el apoyo (material o no) que el gobierno conceda a sus instituciones nacionales. Si se realiza adecuadamente y de manera atractiva, un programa de exposiciones con material histórico original conservado en los archi­vos puede llamar la atención y despertar el interés de dicho grupo, convirtiéndose así en un importante instrumento de educación popular a todos los niveles. Dicho programa puede comprender diversos elementos: exposición de documentos originales, fotografías y otros registros pertinentes en los locales del repositorio; préstamo de documentos originales (con la debida garantía) o facsímiles para presentarlos en exposiciones patrocinadas por otras organizaciones e instituciones; exposiciones itinerantes compuestas de reproducciones de buena calidad; y la posibilidad de-ven­der al público, a bajo costo, bellos facsímiles de documentos históricos conocidos, reproducciones de sellos, diapositivas y tarjetas postales en que se muestren los tesoros conservados en los archivos.

Relaciones públicas: la información sobre los medios mencionados para hacer co­nocer los archivos, en particular programas como exposiciones organizadas para llamar la atención del público deberán difundirse lo más ampliamente posible mediante comu­nicados de prensa, carteles, anuncios por radio y televisión, etc. En realidad, de­berá informarse al público o a los sectores de la población más interesados sobre los programas, actividades y logros de los archivos, así como sobre los documentos his­tóricamente importantes o interesantes que se hayan adquirido recientemente o se ha­yan hecho accesibles al público. Un programa activo de relaciones públicas puede contribuir en gran medida a que los legisladores, las personas de prestancia y el gran público se formen una idea positiva sobre los archivos.

2.4 Contribución de los archivos a la investigación

Como los archivos reflejan toda la gama de actividades gubernamentales importan­tes, pueden contribuir en gran medida a la investigación. Sirven, en primer lugar, de memoria institucional colectiva del gobierno y sus dependencias. Como tales, los archivos son un instrumento esencial en cuanto a eficacia y economía administrativas, ya que facilitan el acceso a las experiencias pasadas del gobierno, incluidos los éxitos y los fracasos, y proponen precedentes cuando surgen problemas y cuestiones similares a las que se han presentado en el pasado. Como memoria institucional, los archivos pueden contribuir también en gran medida al desarrollo económico y social, en particular en los países en desarrollo, ya que son una fuente única de informa­ción sobre iniciativas anteriores, y de información demográfica, económica y social, útil en la planificación y el desarrollo a nivel local, regional o nacional. Los archivos contienen también documentación esencial sobre la identidad, los derechos, los privilegios, exenciones y responsabilidades de personas y organizaciones. Gran parte de la contribución de los archivos a la investigación se relaciona en mayor o menor grado con los objetivos para los cuales los creó el gobierno.

Una segunda clase de contribución de los archivos a la investigación tiene muy poco que ver con los objetivos de su creación. Fomentan la investigación porque con­tienen información sobre personas, organizaciones, tendencias y acontecimientos

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económicos y sociales, sucesos naturales y eventos de toda índole, información que es útil para la investigación y el tratamiento de todas las facetas de la historia de un país. Aunque en muchos archivos nacionales la mayor parte de esa investiga­ción es de índole histórica, son muy amplias la gama de temas y las finalidades con que se realiza la investigación. Igualmente, la clase de investigadores puede ser diferente y comprenderá probablemente especialistas, estudiantes de postgrado y de pregrado, genealogistas, periodistas, escritores -aficionados y profesionales- y productores de programas audiovisuales de radio, cine y televisiónU.

Las diferentes contribuciones de los archivos a la investigación, que se han mencionado brevemente, se discuten más detalladamente en las secciones que siguen.

2.4.1 Capacidad de los archivos para fomentar la eficacia y la economía administrativas

Todo gobierno o dependencia gubernamental deberá recurrir con frecuencia a do­cumentos que ha producido en el pasado: para verificar decisiones anteriores y obli­gaciones vigentes, para determinar precedentes, para llevar a cabo investigaciones, y por muchas otras razones jurídicas, administrativas, políticas-y diplomáticas. Si los documentos están desorganizados, son de difícil acceso, se han perdido o destrui­do sin razón alguna, es evidente que muchas decisiones y actividades serán equivoca­das, irregulares y mal proyectadas, y que se necesitará mucho tiempo para encontrar los documentos que se necesiten o para "reinventar la rueda". Sin embargo, si los documentos importantes no corrientes se han depositado sistemáticamente en los archi­vos nacionales y se han conservado, organizado y descrito adecuadamente, los archi­veros podrán encontrar rápidamente y entregar a los funcionarios los documentos que necesiten. La función de los archivos como memoria institucional del gobierno se hace más importante a medida que pasa el tiempo. Con el cambio de funcionarios y emplea­dos el gobierno se ve obligado a no confiar tanto en la memoria de las personas, como en la memoria institucional representada en los archivos. Así pues, no cabe duda de que la falta de una institución de archivos constituida y administrada profesional-mente, va a causar mayor confusión, ineficacia, mala administración y gastos en toda la estructura institucional. Por el contrario, un servicio profesional de archivos debidamente financiado será de valor incalculable para tomar decisiones sanas, admi­nistrar eficazmente y evitar muchos gastos.

1) La utilización cada vez mayor de los archivos para propósitos investigativos se examina en Iván Borsa, "The Expanding Archival Clientele in the Post-World War II Period", Archivum, Vol.26 (Actas del Octavo Congreso Internacional de Archi­vos) 1979, págs. 119-126. Este tema se actualizó y se amplió en varias ponen­cias presentadas en el IX Congreso Internacional de Archivos, Londres, 15 al 19 de septiembre de 1980, que figuran en Archivum, Vol.29 (Actas del IX Congreso Internacional de Archivos) 1982: Claire Berche, "L'Utilisation des Archives-par le Grand Public" (págs. 113-123); Charles M. Dollar, "Quantitative History and Archives" (págs. 46-52); César A. García Belsunce, "El Uso Práctico de los Archivos" (págs. 77-86); Rainer Gross, "Archive im Dienst der Technik" (páginas 87-92); Erzsébet C. Harrach, "Archive und Stadtentwicklung" (págs. 93-98); Maina D. Kagombe, "Oral History and Archives" (págs. 53-57); V.V. Khmeleva, "Les Moyens d'Information et les Archives" (págs. 129-134); Jan Lindroth, "Contemporary History and Archives" (págs. 58-63) ; James W.M. Moore, "The Economic Exploitation of Archives" (págs. 99-102); Hugh W.L. Payne, "Education and Archives" (págs. 124-128); L.S. Principe, "Everyman and Archives" (páginas 135-142); y Michael Roper "The Academic Use of Archives", (págs. 27-45).

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2.4.2 Contribución de los archivos al desarrollo económico y social

La posible contribución de los archivos al desarrollo económico y social de un país se encuentra estrechamente unida a su función como memoria institucional (más aún, es uno de sus componentes). Esto se aplica especialmente a los países en des­arrollo, en que el impulso y la responsabilidad del desarrollo incumbe al gobierno.

2.4.2.1 Los archivos como fuentes de información sobre programas, medidas y procedimientos anteriores

El desarrollo económico y social puede considerarse como un esfuerzo continuo realizado por los gobiernos actuales para crear infraestructuras físicas y sociales que produzcan riqueza y lo emplean, al menos en parte, para el mejoramiento social de la población. Esta concepción es válida, al menos en cierto grado, para la mayo­ría de los regímenes coloniales que han alcanzado su independencia desde la Segunda Guerra Mundial. Si se consideran como un esfuerzo continuo, la mayoría de las nuevas iniciativas se basan hasta cierto punto en experiencias anteriores. Aunque el con­texto en que se llevan a cabo algunas nuevas iniciativas puede ser completamente di­ferente del de las anteriores, el conocimiento y la comprensión de los antecedentes históricos puede ser de mucho valor. Así pues, es importante que se pueda acceder fácilmente a los programas, medidas y procedimientos que se han propuesto, iniciado o realizado en el pasado, así como a los datos que explican las razones por las cua­les fracasaron, se abandonaron dichos programas o, por el contrario, se vieron coro­nados por el éxito. Si esa información se puede obtener fácilmente en los archivos nacionales y se utiliza para tomar las decisiones, será más probable que las activi­dades gubernamentales tengan una base sólida y se puedan llevar a cabo con éxito. En otras palabras, se corren menos riesgos de que se fracase y se dilapiden los es­casos recursos.

2.4.2.2 Los archivos como fuentes de información demográfica, económica y social para la planificación y el desarrollo

Al cumplir con sus funciones básicas, todos los gobiernos acopian gran cantidad de información sobre las características demográficas; sobre estadísticas de la po­blación (natalidad y mortalidad); sobre el funcionamiento de la agricultura, la in­dustria y el comercio (nacional e internacional); sobre los programas de bienestar social (incluida la seguridad social y las pensiones, la asistencia a los menesterosos, el control de natalidad, los servicios sanitarios y médicos, y los programas de nu­trición) ; sobre educación, capacitación y analfabetismo; y sobre comportamiento social (matrimonio y divorcio, criminalidad y demás asuntos que se fallan en los.juz­gados) .

Parte de la información mencionada se acopia activa y sistemáticamente mediante censos periódicos y encuestas económicas. Otra se recibe y se registra de manera un tanto pasiva, por ejemplo cuando las personas solicitan servicios sociales, licencias de matrimonio o autorizaciones de exportación. Otra clase de información se obtiene por mandato del gobierno en cuanto que acompaña a funciones tales como la determina­ción y percepción de impuestos.

Aunque no todas las clases de información justifican que se conserven indefini­damente con todos sus pormenores, su refundición y resúmenes detallados son de gran valor por diversas razones. En algunos casos son necesarias para el desempeño de im­portantes funciones administrativas y para su futura planificación. Todas sirven para determinar la evolución y el avance social y económico. Como estas clases de información reflejan la condición y las actividades, ya sea de toda la población, ya

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de amplios sectores de ella, son de valor inestimable como fuente de planeamiento so­cial y para planificar el futuro desarrollo económico de localidades, regiones y de todo el país^ .

Si no recurren a la información de los archivos, los planificadores se verán obligados a realizar encuestas que exigen mucho tiempo y dinero a fin de acopiar los datos que les son necesarios, o bien, deberán correr los graves riesgos, virtualmente catastróficos, que implica tomar una decisión importante sin disponer de información suficientemente sólida.

2.4.3 Capacidad de los archivos para documentar los derechos, privilegios y responsabilidades de personas, organizaciones y del Estado mismo

En toda nación los ciudadanos tienen determinadas obligaciones y responsabilida­des ante el Estado, y éste, a su vez, les confiere determinados derechos y privile­gios. Una relación semejante existe también entre el Estado y muchas organizaciones, instituciones y sociedades. La documentación de esas relaciones y obligaciones, con­servada gracias a los archivos nacionales, es de vital importancia tanto para el Estado, como para las personas y organizaciones que forman la nación ' .

Por eso, es importante que la persona pueda obtener la partida de nacimiento o la tarjeta de ciudadanía a fin de tener derecho a ciertos beneficios o privilegios, asi como los documentos relativos al servicio militar o civil para tener derecho a pensiones y otros beneficios. La misma clase de documentación es importante cuando el Estado trata de obligar a las personas a que hagan el servicio militar o cumplan con otras obligaciones.

Un registro de los convenios contractuales entre el Estado y las personas u or­ganizaciones es también esencial para ambas partes. Cuando el Estado expide permi­sos, licencias o títulos que permiten a personas u organizaciones emprender determi­nadas actividades, es esencial para ambas partes que se lleve un registro público de los mismos.

En un ámbito más amplio, es esencial que un país mantenga un registro permanente de sus derechos y obligaciones en relación con otros Estados y con la comunidad inter­nacional en su conjunto. Si no se conservan los tratados, convenios y demás acuerdos internacionales o no son de fácil acceso, se presentarán desavenencias con otros Es­tados y controversias y conflictos internacionales.

La conservación de toda clase de documentos jurídicos en los archivos nacionales es, pues, esencial para el orden, la equidad y la tranquilidad públicas.

1) Para un análisis del valor de los archivos para el desarrollo nacional, véase F.R.J. Verhoeven, The Role of Archives in the Public Administration and the National Planning Policy of Developing Countries with Particular Reference to Southeast Asia, Paris, Unesco, 1972 (COM/WS/284), págs. 43-47; Jean-Jacques Valette, Le Rôle des Archives dans 1'Administration et dans la Politique de Planification dans les Pays en Voie de Développement, Paris, Unesco, 1972, (COM/WS/281), 79 págs; y Guy Cangah, "L'Utilité Particulière des Archives dans les Pays en Voie de Développement", Archivum, Vol.26 (Actas del 82 Con­greso Internacional de Archivos), 1979, págs. 171-174.

2) Véase Guy Duboscq, "La importancia de los archivos modernos para los países en vías de desarrollo", Boletín de la Unesco para las Bibliotecas, Vol.17, n2 5, septiembre-octubre de 1963.

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2.4.4 Aportación de los archivos a los usuarios primarios y secundarios

Aunque la tarea básica y más importante de los archivos nacionales es servir los intereses del gobierno, así como mantener y poner a disposición del público los do­cumentos que protegen los derechos ciudadanos, tienen, no obstante, otras responsa­bilidades de primera importancia. La primera de ellas es ser fuente de ilustración y mejoramiento para todos los sectores de la sociedad.

Actualmente los gobiernos producen y reciben documentos relativos a un gran nú­mero de personas, lugares, cosas, transacciones y acontecimientos. Los archivos na­cionales deben conservar lo más importante de esa información, ya que es útil para investigaciones relativas a historia, administración, ciencias políticas, geografía, economía, fenómenos sociales, ciencia y tecnología y otras disciplinas, y constituye, por lo tanto, un repositorio importante de textos de primera mano que pueden y deben explotarse en provecho de la sociedad.

Aunque los archivos reflejen fielmente las actividades del gobierno y constitu­yan por esa razón una fuente auténtica de información, cabe observar que no se puede equiparar en todos los casos autenticidad a verdad. En los documentos administrati­vos pueden figurar por inadvertencia errores objetivos. Las opiniones expuestas en un documento dirigido a una institución administrativa pueden reflejar cierta par­cialidad individual o falta de una cabal comprensión de determinado acontecimiento o transacción. Más aún, es posible que en algunos casos los documentos del gobierno traten deliberadamente de engañar. Así pues, las personas que realizan investiga­ciones en los archivos deben estar preparadas para encontrarse de vez en cuando con contradicciones objetivas, y ser capaces de evaluar, para descubrir la verdad, ver­siones divergentes de los acontecimientos.

No toda persona posee la habilidad, los recursos o la inclinación necesarios para utilizar los archivos personalmente de la misma manera que una biblioteca. En là mayoría de los casos, el individuo se beneficia de los archivos mediante el tra­bajo de intermediarios que se pueden definir en este caso como usuarios primarios. Son personas que individualmente, o a veces en equipo, penetran en el rico contenido de los archivos, y, mediante su capacidad para investigar, escribir y utilizar otras formas de presentación, lo convierten en libros, tesis, documentos investigativos, artículos de revistas y de periódicos y material audiovisual. De la producción de esos investigadores se beneficia un mayor número de personas que se denominan usua­rios secundarios.

Los usuarios primarios son especialistas, estudiantes, periodistas, genealogis-tas, escritores y productores de materiales audiovisuales para los grandes medios de información, cuyo trabajo creador se multiplicará mediante algún procedimiento de publicación y se pondrá a disposición de un mayor número de personas.

Los usuarios secundarios, que leen o de cualquier manera se benefician del tra­bajo de los usuarios primarios, son especialistas en distintas disciplinas, personas interesadas culturalmente, estudiantes de cualquier edad y personas que ven documen­tales y presentaciones de televisión.

Mediante el trabajo activo de los usuarios primarios y la actividad más pasiva de los secundarios, los archivos nacionales pueden convertirse en un importante re­curso para la educación y el desarrollo cultural de una sociedad y, sin duda alguna, para fomentar la comprensión internacional.

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2.4.5 Los archivos como medio para fomentar la cultura y la identidad nacionales

Si se organizan, administran y financian adecuadamente los archivos de una na­ción llegarán a constituir una descripción global de la experiencia nacional. Los archivos documentarán los orígenes y migraciones de las personas, los éxitos y fra­casos de sus líderes, el desarrollo económico y social de la sociedad, las guerras y catástrofes naturales y las relaciones con otros pueblos y naciones. La información que contienen constituye un tesoro nacional inapreciable, que puede utilizarse de muchísimas maneras para el mejoramiento de la población.

Si se explotan eficazmente como recurso educativo y cultural, los archivos pue­den resultar de incomparable valor para vigorizar el sentimiento de identidad nacio­nal y para fomentar la comprensión que un pueblo tenga de sí mismo, así como de sus relaciones con el resto del mundo.

3. UTILIDAD ECONÓMICA Y SOCIAL DE LOS SISTEMAS Y SERVICIOS DE GESTION DE ARCHIVOS

3.1 Los componentes de los sistemas y servicios de gestión de archivos

Un sistema integral de gestión de documentos se ocupará de todo lo que sucede a los documentos de una organización a través de su "ciclo vital", es decir, desde su "nacimiento", pasando por su vida activa y productiva como medio de cumplir con las funciones de la organización, hasta su "muerte" o destrucción cuando hayan cum­plido con todas las finalidades pertinentes, o su "reencarnación" como archivos si tienen valores que justifiquen su conservación. Las tres fases básicas de la ges­tión de documentos son, pues, las siguientes: 1) elaboración, 2) utilización y mantenimiento, y 3) eliminación de los documentos^).

Para cumplir con su cometido, un programa efectivo de gestión de documentos re­quiere la dirección de una autoridad administrativa central, de preferencia la admi­nistración nacional de archivos y, además, la participación activa de las diferentes instituciones. Para asegurar el segundo elemento, toda institución deberá tener un funcionario encargado de la gestión de documentos, designado ya sea por la institu­ción misma, ya por la autoridad central, cuya labor consistirá en fomentar buenas prácticas de gestión de documentos dentro de la institución y en mantener la vincu­lación con la autoridad central.

3.1.1 Elaboración de documentos

La primera fase de la gestión de documentos es de particular importancia, ya que si se realiza adecuadamente: 1) evitará la producción de documentos no esencia­les, disminuyendo el volumen de documentos que posteriormente deberán manipularse, controlarse, almacenarse, y eliminarse; 2) ampliará la utilización y la utilidad de los documentos que son necesarios; y 3) asegurará un nivel adecuado de recurso a la reprografía y la automatización, con los beneficios que esto pueda producir duran­te todo el ciclo vital. Los elementos específicos de la fase de producción de los documentos pueden describirse brevemente de la manera siguiente:

1) Algunas de las siguientes descripciones de los componentes de los programas de gestión de documentos son más o menos iguales a las expuestas por James B. Rhoads, "La aplicabilidad de las directrices del UNISIST y de las normas inter­nacionales de la ISO a la gestión de registros y la administración de archivos. Estudio del RAMP", París, Unesco, 1982 (PGI-82/WS/4) .

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3.1.1.1 Elaboración de fichas y formularios

La elaboración de formularios comprende la selección del papel y, en algunos ca­sos, de los materiales de registro más adecuados para la finalidad de los formularios y el lapso de tiempo que se va a conservar; la determinación de las dimensiones ade­cuadas, según la manera como se va a utilizar y la cantidad de información que se va a registrar en ella; la preocupación por que sean claras las instrucciones que se dan a las personas que van a llenar dichos formularios y por que se puedan llenar fácilmente; la distribución adecuada de los datos; y la determinación del número de ejemplares que deben llenarse en cada caso.

3.1.1.2 Gestión de formularios

La manipulación de formularios implica las actividades siguientes: elaborar controles en cuanto al número de ejemplares que se deben producir y archivar; asig­nar a cada formulario un número o una clave única; procurar que se elaboren y se publiquen nuevos formularios cuando ésta sea la manera más eficaz de registrar la in­formación necesaria; e insistir en que se modifiquen o eliminen los formularios que sean parcial o totalmente anticuados. Este elemento puede comprender, además, la promoción y el control por una institución administrativa con autoridad sobre las di­ferentes dependencias, de un sistema de formularios normalizados, a fin de poder re­gistrar información comparable en más de una institución. Los formularios de personal son un ejemplo de normalización que sería útil en todas las dependencias guberna­mentales.

3.1.1.3 Preparación y gestión de correspondencia

Al igual que la elaboración de formularios, la manipulación de la corresponden­cia trata de la calidad y duración del papel y los materiales de registro, en parti­cular respecto a las copias de las cartas enviadas. También se ocupa del formato y la claridad de las cartas y los memorandos producidos por la organización, y procura que su contenido básico y su estilo sean adecuados para la ocasión. Implica, además, que se procure reducir al mínimo el número de ejemplares que se preparan y se archi­van, así como el número de órganos administrativos que deban aprobar una carta antes de que se envíe. Los modelos de cartas en todas sus variantes deben ser una preocu­pación tanto del servicio de formularios como del de correspondencia.

3.1.1.4 Gestión de informes

Este campo especializado de la gestión de documentos trata del contenido y el formato de los informes, su periodicidad y las relaciones entre informes "provisio­nales" e informes conjuntos preparados a diferentes niveles organizativos. Realiza, además, las actividades siguientes: asignar un número o clave única a cada serie de informes; controlar el número de ejemplares de cada informe, así como su distribu­ción y archivo; y eliminar o modificar los informes que ya no correspondan a las ne­cesidades de quienes los reciben.

3.1.1.5 Sistemas de gestión de información

Estos sistemas, que pueden estar automatizados, son una extensión y ampliación de la gestión de documentos. Su creación supone que se determinen las variables si­guientes: ¿qué necesita saber un administrador o una clase de administradores, a fin de tomar decisiones administrativas basadas en una buena información?, ¿cuándo se requiere la información?; el formato adecuado para que la información sea más útil; y los mecanismos que garanticen que la información se produce y se presenta en el mo­mento oportuno. La función de los sistemas de información para la administración no

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es únicamente proporcionar información para que se tomen decisiones, sino también economizar el tiempo que un administrador podría emplear en determinar reiteradamen­te sus necesidades de información y en tratar de encontrarla.

3.1.1.6 Gestión de directrices

La gestión de directrices se ocupa en primer lugar de la preparación y pronta difusión de la información relativa a las políticas y procedimientos necesarios para aplicar dichas políticas. Trata de determinar el estilo y el formato más convenien­tes de esas directrices, los medios y la amplitud de su distribución y la elaboración de sistemas de directrices que sean flexibles y generales, y que se puedan ampliar y enmendar fácilmente.

3.1.1.7 Procesamiento de términos y de textos

El procesamiento de términos y de textos comprende básicamente la utilización de procesadores de palabras que combinen las características de una máquina de escri­bir automática con las de un terminal CRT, y estén unidas a una computadora. La in­formación textual que posiblemente se utiliza con frecuencia tal-vez con algunas va­riaciones, puede almacenarse en computadora o en dispositivos auxiliares, manejados de la manera que fuere necesaria, y puede imprimirse muchas veces con toda exactitud con muy poco esfuerzo por parte de quien maneja el procesador de palabras. Las pro-cesadoras de palabras están concebidas también para facilitar la preparación final de los textos y evitar que se haga necesario copiarlos manualmente más de una vez. El procesamiento de palabras y textos, sirve, desde luego, para economizar trabajo en la preparación de formularios, correspondencia, informes y directrices.

3.1.2 Utilización y conservación de documentos

Esta segunda fase de la gestión de documentos comprende la utilización, el con­trol y el almacenamiento de los documentos que son necesarios para realizar o facili­tar las funciones o actividades de una organización. Se caracteriza por las medidas necesarias para asegurar: 1) la disponibilidad de la información y los documentos necesarios; 2) la utilización a bajo costo de la información y los documentos ordi­narios; 3) la selección del material auxiliar, equipos y lugar de almacenamiento de los documentos adecuados a la frecuencia y la naturaleza de su utilización. Los com­ponentes de esta fase son los siguientes:

3.1.2.1 Sistema de archivos y de recuperación de información

La elaboración de sistemas de archivo y recuperación -manuales, mecanizados o automatizados- deberá concentrarse básicamente en el orden o disposición en que se archivan o mantienen los documentos o la información, y en los medios para determi­nar y recuperar fácilmente determinados documentos o archivos. Estos sistemas debe­rán tener en cuenta las funciones y exigencias de funcionamiento de las oficinas a que atienden, y la necesidad de separar y proteger cualquier información que requie­ra protección especial o acceso limitado dentro de la oficina. Los mismos criterios pueden ser factores importantes para determinar si en una situación dada son más im­portantes los sistemas centralizados o descentralizados de archivo. Los sistemas de archivo deberán facilitar una rápida determinación o separación de los documentos de valor permanente, y permitir así la destrucción periódica de documentos de valor transitorio, así como la transferencia periódica de documentos a zonas de almacena­miento intermedio o a centros de archivo, una vez se hayan convertido en documentos no ordinarios.

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3.1.2.2 Gestión de archivos

Cuando se define la gestión de archivos, se incluye algunas veces la elabora­ción de sistemas de archivo y recuperación, así como el funcionamiento de dichos sis­temas, pero en realidad su campo es mucho más amplio. Puede comprender actividades como: la concepción y gestión de muchos sistemas de archivo y recuperación en una gran organización o hasta en un ministerio; la capacitación del personal que trabaja en los archivos; la selección de materiales y equipos adecuados para los archivos, la garantía de una mayor utilización del equipo existente y el control de la adqui­sición de nuevo equipo; y la elaboración de sistemas de almacenamiento de informa­ción en soportes que no sean papel, como microformas o grabaciones de video, provis­tos de medios para recuperar la información con la ayuda de computadoras. La gestión de archivos puede comprender, además, la responsabilidad de eliminar periódicamente los documentos que ya no son necesarios, de disponer de una zona intermedia de alma­cenamiento para documentos semiordinarios, y de transferir los documentos menos acti­vos a las centrales de archivo.

3.1.2.3 Gestión de correo y de telecomunicaciones

Esta especialidad se refiere a la gestión de la correspondencia, que forma par­te esencial de la fase de producción de documentos, pero es distinta de ella. La gestión del correo, que puede comprender también responsabilidades similares en cuan­to a las telecomunicaciones, se ocupa de controlar las comunicaciones escritas que llegan, a fin de asegurar su pronta recepción en la oficina adecuada, de elaborar y administrar un sistema de correo entre las diferentes oficinas de una organización y de encontrar los medios más adecuados y a más bajo costo para despachar las comuni­caciones que deben salir de la organización.

3.1.2.4 Selección y gestión de copiadoras

La variedad y uso cada vez mayor de las máquinas de copiar ha facilitado mucho la labor de las oficinas y ha economizado tiempo y esfuerzo; además, ha acelerado el proceso de creación de documentos y ha abierto nuevas oportunidades para el des­pilfarro y el abuso. Por esta razón, la selección y la gestión de las copiadoras ha cobrado cada vez mayor importancia en los últimos años. Para elegir adecuadamente una máquina en un caso determinado, es necesario tener en cuenta ciertos factores como los siguientes: capacidad de producción frente a necesidades; simplicidad y adaptabilidad de manejo; seguridad técnica, servicios de reparación y mantenimiento, y existencia de repuestos y materiales; duración del papel y de la imagen; y cri­terios para determinar si es mejor alquilarla o comprarla. Es necesario también de­terminar qué equipo se necesita en las oficinas; por ejemplo, una máquina grande, de variadas funciones y mucha capacidad puede ser menos costosa y más útil que va­rias pequeñas. Una vez que se ha seleccionado e instalado el equipo, quedan unos campos determinados en que se necesita una continua vigilancia en la administración, por ejemplo, limitar la adquisición de nuevas máquinas a fin de satisfacer las exi­gencias reales; determinar la mejor ubicación de las máquinas en relación con sus usuarios y establecer procedimientos de control para reducir al mínimo el despilfa­rro de papel y la utilización indebida.

3.1.2.5 Análisis de sistemas

El análisis de sistemas consiste en examinar detalladamente la manera como se realiza el trabajo y, además, en pensar sistemáticamente (a veces utilizando las ma­temáticas) en otros medios de realizar el trabajo, a fin de economizar dinero o me­jorar la calidad, la productividad o la eficiencia. El análisis se ha convertido en un instrumento administrativo básico aplicable a muchos campos de la administración. Este proceso es especialmente eficaz en la gestión de archivos, ya que gran parte

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del trabajo de una oficina se realiza mediante la creación y la utilización de docu­mentos. Por ejemplo, si se producen cambios en cuanto al acopio, registro, manejo y archivo de la información, se puede afectar considerablemente la efectividad de las operaciones, el tiempo necesario para tomar una decisión o prestar un servicio, y la calidad y adecuación de los procesos administrativos. Por el contrario, el orden y el modo como se dan los diferentes pasos de un proceso determinado pueden ser de gran importancia para las clases de documentos que se necesitan, las maneras como se registra la información y el diseño de formularios e informes. Se deberá emplear el análisis de sistemas cuando se piense en automatizar los sistemas de información o en introducir la micrografia para almacenar, utilizar o difundir la información. Como el análisis de sistemas tiene aplicaciones importantes que sobrepasan la simple gestión de documentos y de información, es un instrumento que deberán utilizar los programas generales de gestión de documentos.

3.1.2.6 Programas de documentos esenciales

Los programas de documentos esenciales permiten garantizar que en caso de gue­rra o catástrofe natural sobreviva la información de algunos documentos esenciales, permitiendo así la continuidad de las funciones administrativas.' Cada Estado debe determinar cuáles son los documentos básicos para dicho propósito, pero en términos generales podrían ser los siguientes: pruebas de las obligaciones jurídicas impor­tantes, planes de urgencia que se aplicarían en caso de una emergencia nacional, identificación del personal civil y militar clave, planes militares e información básica sobre la infraestructura industrial, distribución de alimentos y demás artícu­los básicos y el personal y servicios médicos. Un programa de documentos básicos deberá establecer criterios para seleccionar los documentos esenciales, microfilmar-los o reproducirlos de otra manera, así como para adquirir y equipar instalaciones seguras (tal vez subterráneas) en que se almacenen y se puedan utilizar dichos docu­mentos. Deberá igualmente prever la actualización periódica de los documentos, sus­tituyéndolos por información y documentos vigentes y eliminando los que hayan quedado anticuados.

3.1.2.7 Centros de archivos

El centro de archivos es un componente esencial de todo esfuerzo que haga un go­bierno o cualquier otra institución para manejar adecuadamente la inmensa cantidad de documentos modernos.

Los centros de archivo están concebidos primariamente para almacenar y facilitar servicios de consulta sobre una gran cantidad de documentos que permanecen relativa­mente inactivos, pero que se deben conservar por un lapso de tiempo que varía de un documento a otro. Incumbe al personal de dichos centros eliminar, previa la debida autorización, los documentos que ya no se necesiten y facilitar servicios de referen­cia sobre los documentos a las instituciones que los produjeron y a otras que cuen­ten con la autorización respectiva. En algunos países se pueden llevar por algunos años a los centros de archivos documentos que* se van a conservar definitivamente antes de transferirlos a los archivos nacionales. Durante ese tiempo, se pueden tomar me­didas para mejorar su ordenamiento y para elaborar las ayudas básicas de recupera­ción; además, se pueden utilizar medidas esenciales de conservación.

En la mayoría de los países, los documentos de un centro permanecen en la cus­todia legal de la institución que los transfiere. En algunos, las autoridades de archivo son responsables de su custodia física y de aplicar todas las medidas admi­nistrativas para su utilización y salvaguardia, teniendo en cuenta las normas formu­ladas por la institución que transfiere los documentos. En otros países, se asignan a cada institución los locales necesarios para almacenar sus propios documentos y cada una de ellas designa el personal para que los procese y se ocupe de ellos. En

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esos casos, las autoridades de archivo pueden ser responsables únicamente de la se­guridad y de la conservación general, desempeñando esencialmente la función de un arrendador.

En cuanto al funcionamiento de los centros de archivos, las relaciones de las autoridades pertinentes y las instituciones que transfieren los documentos deberían establecerse a la luz de las tradiciones y la estructura administrativa de cada país. No obstante, se puede generalmente obtener más espacio y equipo, así como lograr otras economías y mejorar la eficiencia, si el centro se confía totalmente a la res­ponsabilidad de las autoridades de archivo.

Las instalaciones de los centros de archivo deberán estar concebidas de modo .que permitan albergar, a bajo costo, grandes cantidades de documentos. La mejor ma­nera de lograr este objetivo es utilizar espacios muy altos y emplear una anaquele­ría que permita el almacenamiento de un gran volumen de documentos en el mínimo es­pacio posible. El Gobierno Federal de los Estados Unidos de América, que tal vez ha efectuado el experimento más amplio en cuanto a diseño y gestión de centros de archi­vo, logra generalmente un promedio de más de cinco pies cúbicos de documentos por cada pie cuadrado de espacio. En la actualidad, economiza anualmente casi 10 dóla­res por cada pie cúbico de documentos que se trasladan del archivo de una oficina administrativa a los centros federales de archivos. Aproximadamente el 40% de los documentos federales están almacenados en centros de archivos y, gracias a su utili­zación, el Gobierno obtiene actualmente una ganancia neta de unos 143 millones de dólares por año. Desde luego, estos datos serían diferentes para cada país, pero parece evidente que la utilización de centros de archivos conllevaría grandes econo­mías en la mayor parte de los países.

Los centros de archivos deberán estar ubicados en estructuras resistentes al fuego, equipadas con sistemas automáticos de alarma y control de incendios. Es esen­cial, además, la seguridad física de las instalaciones; si no se han instalado sis­temas automáticos de seguridad, deberán estar vigiladas día y noche. El control de temperatura y humedad puede ser menos riguroso, ya que la mayoría de los documentos almacenados en los centros de archivos tienen sólo un valor temporal.

3.1.3 Eliminación de documentos

Esta tercera fase de la gestión de documentos es crítica, ya que implica deci­dir qué documentos se deben conservar como testimonio del pasado de un país, cuáles se deben destruir y, en este segundo caso, durante cuánto tiempo se deben conservar por razones administrativas o jurídicas. Es un proceso en el que deben desempeñar una función tanto los archiveros, como los administradores de archivos. Cada país emplea procedimientos un tanto diferentes para tomar las decisiones respectivas, pe­ro todo procedimiento eficaz para suprimir documentos abarcará de alguna manera las actividades siguientes: 1) identificación y descripción de los documentos por se­ries o clases; 2) clasificación de estas series o clases con vistas a su conserva­ción o eliminación; 3) determinación de los documentos que se justifica conservar en los archivos; 4) eliminación periódica de documentos no permanentes; 5) trans­ferencia de documentos permanentes a los archivos nacionales!). Estas actividades o procesos comprenden los aspectos básicos más importantes de la gestión de documentos, por lo cual producirán considerables economías y evitarán costos más rápidamente que los demás elementos de la gestión de documentos, en particular si se acompaña de la creación y utilización de un centro de archivos.

1) Para una discusión sobre las prácticas de eliminación de documentos y sobre los criterios de evaluación vigentes en algunos países, véase Áke Kromnow, "The Appraisal of Contemporary Records", Archivum, Vol.26 (Actas del 82 Congreso Internacional de Archivos), págs. 45-54.

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La secuencia de los procedimientos descritos a continuación presenta una pro­puesta para cumplir con los elementos más importantes de la eliminación de documentos.

3.1.3.1 Identificación y descripción de las series de documentos

Es un axioma que toda decisión sobre la retención o eliminación de documentos únicos debe fundarse en una información confiable sobre el carácter, el volumen, el contenido informativo y las relaciones internas de los documentos mismos. La crea­ción de dicha base de información en un país que acabe de establecer un sistema de gestión de documentos implicará un gran esfuerzo, pero será una inversión que va a compensarse muchas veces. En sus elementos esenciales, implica realizar un examen de todos los documentos oficiales, que lleve a la preparación de un inventario en que figuren los elementos comunes de la información relativa a todas las series o clases de documentos. Tales elementos son: 1) el título de la serie o una breve descripción de la clase del documento, como "Correspondencia recibida por el Minis­terio de Comercio", "Recordatorios de la Secretaría Permanente del Ministerio de Re­laciones Exteriores", "Libros de contabilidad general del funcionario administrati­vo", "Pedidos de materiales", o "Expedientes de los beneficiarios de la Asistencia Pública"; 2) fechas; 3) cantidad de documentos en metros lineales, pies cúbicos u otra unidad de medida, indicando en algunos casos, de ser posible, el número de vo­lúmenes (si los documentos están encuadernados) o el número de unidades (si los do­cumentos son mapas, fotografías, carretes de películas o cintas de computadora); 4) una breve descripción del contenido de los documentos; 5) un cálculo de la fre­cuencia de consulta; y 6) información específica para su ubicación, a saber, la institución y la subdivisión administrativa que los custodia, la dirección o el nom­bre del edificio y el número del local o al menos el piso en donde se encuentran. También será útil la información sobre el equipo ocupado por los documentos (medidas de los anaqueles o número y tamaño de los archivadores) y sobre la velocidad con que se acumulan anualmente.

A fin de asegurar la comparabilidad y homogeneidad esenciales de la información que figura en el inventario, se preparará un formulario normalizado que deberá ser utilizado por todos los que participan en la labor de estudio.

Las personas más indicadas para realizar el estudio son los funcionarios que administran los archivos de la institución o, en su defecto, el personal de la admi­nistración de archivos. Si éstos no fueren suficientes para realizar el estudio den­tro de un plazo razonable, se pueden tomar medidas para aumentar el personal con estudiantes de historia o administración pública, que trabajen temporalmente o a me­dio tiempo, o para designar a algunos oficinistas y empleados a fin de que realicen el estudio en sus instituciones. Esta segunda posibilidad requiere, desde luego, la intervención de un funcionario que tenga suficiente autoridad interministerial. En cualquiera de las dos últimas posibilidades, será esencial que las autoridades de archivo formen e instruyan detalladamente a todo el personal, inspeccionen ocasional­mente su trabajo y exijan que se les presenten periódicamente formularios de inven­tario ya llenos, a fin de cerciorarse de que se está haciendo un inventario homogéneo, útil y de gran calidad.

3.1.3.2 Establecimiento de programas de conservación y eliminación de documentos

Una vez terminado el inventario de una o varias instituciones y presentado a la administración de archivos, puede empezar el establecimiento de programas de conser­vación y eliminación de documentos. También en este caso se necesitará un formulario normalizado con espacios para los datos siguientes: 1) nombre de la institución y de sus principales subdivisiones; 2) títulos y breves descripciones de las series o clases de documentos, ordenados de acuerdo con la organización jerárquica de la

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institución; 3) un número o indicador único para cada programa y para cada una de sus series; 4) tiempo que la institución de origen debe conservar la serie; 5) si procede, tiempo que se debe conservar la serie en el centro de archivos; 6) indica­ción de si los documentos son de valor permanente; y 7) duración de los periodos en que se prohiba o se limite la consulta de los documentos. El formulario deberá tener, además, los espacios para las firmas de aprobación, tanto de la institución como de la administración de archivos y de cualquier otra autoridad pertinente, co­mo el jefe de la oficina jurídica o de auditoría financiera.

Si los elementos mencionados anteriormente están lógicamente interrelacionados en el programa, será posible deducir rápidamente: 1) cuándo o cada cuánto tiempo deberán eliminarse los documentos, si no son permanentes, y si debe hacerlo la ins­titución o el centro de archivos; y 2) cuándo y cada cuánto tiempo se deben trans­ferir los documentos permanentes a los archivos nacionales, ya sea del centro de archivo, ya directamente de la institución que los produce. Una vez más, es conve­niente que el funcionario de la institución responsable de los archivos complete el borrador del programa, pero si esto no fuere posible, deberá hacerlo la administra­ción de archivos. De todos modos, incumbe a los funcionarios de la institución de­terminar cuánto tiempo deben conservarse los documentos por razones administrativas o jurídicas, aunque las autoridades de archivos pueden hacer recomendaciones al res­pecto .

Una variante del programa de conservación y eliminación de documentos es el "plan general", que relaciona documentos de funciones comunes a todas o a algunos organismos administrativos y da instrucciones sobre su eliminación. Dichas funcio­nes pueden ser los aspectos financieros y contables, la administración de personal, de nóminas y pagos, las compras o los viajes y el transporte. Aunque tal vez no sea posible elaborar planes generales hasta que no se haya avanzado considerablemente en el inventario y la programación de los documentos a nivel interinstitucional, en to­do programa general de gestión de documentos se deberá dar prioridad al estudio de su eliminación, ya que así se podrá prescindir de grandes cantidades de documentos de gestión.

En la sección que sigue se describe la última fase del proceso de eliminación de documentos, es decir, su evaluación por las autoridades de archivo.

3.1.3.3 Evaluación de documentos

A estas alturas del proceso de eliminación de documentos, se supone que la ins­titución de origen ya ha determinado cuánto tiempo debe conservarse cada serie de documentos, a fin de atender fines administrativos o exigencias jurídicas. Compete a las autoridades de archivo determinar si una serie de documentos que figura en el programa tiene valores que superan las preocupaciones de la institución de origen y, en este caso, si los documentos tienen suficiente valor para que se justifique su conservación como parte de los archivos nacionales.

La evaluación de documentos es tal vez la actividad profesional más difícil y más importante de los archiveros, porque una vez que se resuelva eliminar un conjun­to de documentos la decisión es irrevocable y muy probablemente la información con­tenida en ellos no podrá obtenerse de ninguna otra fuente.

Cabe subrayar que la evaluación de documentos es una función de la archivología y no de la gestión de documentos. Si se describe en este capítulo, es únicamente para ilustrar en la secuencia adecuada todos los procesos propios de la eliminación de documentos.

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La evaluación de documentos consta en primer término del examen de los catálo­gos (y quizá de los formularios de inventario), así como de las medidas relativas a la conservación y eliminación de documentos, propuestas por la institución de origen. En los programas figurarán, por lo general, algunas series que se pueden eliminar, ya que se refieren, por ejemplo, a funciones administrativas de poca importancia, a actividades de gestión de la institución o a procesos sencillos para facilitar la administración, o porque son duplicados. En los programas pueden figurar, además, series que son lo suficientemente valiosas para que se justifique su conservación permanente como archivos, por ejemplo, leyes, tratados, correspondencia diplomática, planes militares, correspondencia o políticas de ministros y sus asistentes princi­pales, decisiones jurídicas que sienten precedentes y archivos resumidos de presu­puesto y planificación. El trabajo largo y difícil del evaluador de documentos ver­sará principalmente sobre las series que no pueden clasificarse ni como prescindibles ni como permanentes.

Los documentos que pertenecen a esta "categoría intermedia" exigen un estudio cuidadoso y serio antes de que se decida si se han de conservar o eliminar. Dicho estudio puede requerir el análisis de los documentos mismos, una comparación con otras series de documentos en que pueda figurar parte de la misma información y una evaluación de las necesidades de investigación y de los usos que su conservación po­dría facilitar. El archivero que realice dicha tarea debe comprender la naturaleza y la práctica de la investigación, estar al tanto de las investigaciones que se rea­lizan y de las tendencias de la investigación, conocer la historia del país y el desarrollo y la organización de las instituciones administrativas, y estar familia­rizado con otros recursos investigativos -en el archivo mismo, en bibliotecas, cen­tros de documentación, etc. El archivero que hace la evaluación debe, además, apli­car sus cualidades personales de inteligencia, sano juicio, imaginación y sentido de responsabilidad, ya que se convierte en juez de lo que la nación debe guardar co­mo memoria oficial para el futuro.

Por lo general, su recomendación será que se conserven o se destruyan las se­ries de archivos en su totalidad. Si la serie es voluminosa, y si su único valor es la información que contiene (es decir, si no encierra ningún otro valor intrínseco), puede recomendar que se microfilme y que se destruyan los originales; esta recomen­dación puede ser muy adecuada si los documentos son endebles o están empezando a de­teriorarse . Puede haber casos en que una serie contenga material cuyo valor es evi­dente, y además documentos de poca o ninguna importancia; si se pueden encontrar y sacar fácilmente estos últimos, podrá recomendar que se haga una selección. Si la selección abarca únicamente formularios u otros documentos fácilmente identificables, el proceso puede realizarse en el organismo de origen; sin embargo, si la selección requiere una evaluación del valor de la información, los documentos deberán transfe­rirse a los archivos en donde archiveros profesionales se encargarán del trabajo de evaluación. En otros casos, el archivero que hace la evaluación podrá recomendar que se conserve una muestra de los documentos. Esta decisión deberá tomarse con mu­chas reservas, ya que es difícil escoger una muestra adecuada, y los resultados de las muestras que se han conservado en archivos a veces no han sido satisfactorios '.

Las recomendaciones del evaluador de documentos y su fundamentación deberán plas­marse en un informe que, antes de ser aprobado, deberá presentarse a las autoridades superiores de la administración de archivos. Sólo el jefe de los archivos naciona­les podrá dar la aprobación final de cualquier permiso para destruir documentos o, si el proceso de aprobación fuere colectivo, se deberá contar con su acuerdo explícito.

1) Véase Felix Hull, Utilización de las técnicas de muestreo en la conservación de registros: Estudio del RAMP y directrices al respecto, París, Unesco, 1981, (PGI-81/WS/26), 67 págs.

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Una vez aprobadas las recomendaciones expuestas en el informe de evaluación, se­rá posible completar el plan de conservación y eliminación de documentos. El plan deberá estar anotado o revisado para indicar qué documentos, si es el caso, se han considerado de valor permanente. Luego deberá firmarlo el jefe de la institución en que se produjeron los documentos, o su delegado para esos efectos. Por último debe­rá firmarlo el jefe de los archivos nacionales. En ese momento, el plan se convierte en un instrumento oficial de acuerdo entre la institución de origen y los archivos nacionales y sirve de principio permanente para que la institución destruya los docu­mentos eliminables que figuran en el plan y conserve los que sea necesario conservar.

Cabe anotar que los planes de conservación y eliminación de documentos no son un instrumento estático y que necesitarán ser revisados o enmendados a medida que se crean nuevas series de documentos y se aplican nuevos medios de conservación.

3.1.3.4 Eliminación de documentos

La destrucción de documentos que ya no sirven es algo positivo. Libera espacios en las oficinas, que pueden utilizar las personas, y deja libre equipo de archivo pa­ra almacenamiento de documentos de uso corriente. En esa forma se puede disminuir, y hasta suprimir, la adquisición de más espacio y equipo de archivo, así como evitar gastos considerables. La destrucción de documentos puede también mejorar la eficacia operativa, ya que se puede sistematizar más la ordenación de los demás documentos y disminuir la cantidad de documentos que se deben examinar para encontrar la informa­ción buscada.

Sea que se haga en la institución que los produjo, o en el centro de archivos, la eliminación de documentos deberá realizarse periódicamente, tan pronto como se haya cumplido el plazo para el que estaban previstos. Hay varias formas de destruir documentos, y su selección dependerá en algunos casos de la naturaleza de los docu­mentos mismos. Los documentos que contienen información relativa a la seguridad na­cional o datos que si se revelaran violarían el derecho a la vida privada de una per­sona, deberán quemarse, macerarse, desmenuzarse o convertirse en pasta de papel; los funcionarios responsables deberán presenciar el procedimiento y certificar que se ha realizado en la debida forma. Por el contrario, los documentos no confidenciales pueden venderse o transferirse a comerciantes de papel usado o a otras empresas que se dedican al aprovechamiento de papel usado. Si no hay esa posibilidad, se puede pensar en enterrarlos para rellenar terrenos o en utilizar algún otro medio de des­truirlos.

La legislación de algunos países autoriza a los archivos nacionales a que aprue­ben la donación de documentos que no merecen ser conservados por el gobierno a insti­tuciones educativas o culturales dispuestas a asumir la responsabilidad de almacenar­los y a establecer un servicio de consulta. En esos casos, el convenio de donación deberá exigir que la organización que recibe los documentos observe reglas de acceso comparables a las que se aplicarían si el gobierno los hubiera conservado. En todos los casos de destrucción de documentos se llevará un registro fechado en que figure la lista de los documentos eliminados y el nombre de la autoridad que haya decidido la supresión. Dicho registro deberá conservarse permanentemente.

3.1.3.5 Transferencia de documentos a los archivos

Los documentos considerados de valor permanente pueden transferirse a los archi­vos nacionales, directamente desde la institución de origen o bien desde el centro de archivos. Por regla general, los archivos no deberían aceptar documentos que no se puedan consultar antes de muchos años, pero podrán hacerse excepciones, por ejem­plo, si se elimina la institución y no se la reemplaza, o si hay peligro de que se deterioren o se dispersen los documentos.

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El hecho de que los archivos nacionales registren los documentos señala no sola­mente su transferencia física, sino también la transferencia legal de titulo hecha por la institución de origen a los archivos nacionales. Por ésta y otras razones, es importante que la transferencia se registre cuidadosamente. El instrumento de re­gistro deberá incluir: 1) el título de la serie; 2) una breve descripción de su contenido informativo y de su organización interna; 3) sus fechas; 4) el número de documentos; 5) una breve apreciación del estado en que se encuentren; y 6) cual­quier dato pertinente sobre restricción de acceso a los documentos y su duración. En el instrumento deberá figurar igualmente una cláusula que transfiera oficialmente el título de propiedad a los archivos nacionales. Una vez firmada por los funciona­rios de la institución que hace la transferencia, y por los de los archivos nacionales, queda efectuada la transferencia legal del título de propiedad y de la responsabili­dad, y los archivos se comprometen a aceptar y poner en vigor las restricciones de acceso.

Si la institución hubiera elaborado ayudas de recuperación de la información, como índices, registros, planes o manuales de archivo, éstos deberán transferirse junto con los documentos. De no ser posible, porque sólo se transfiere una parte de los documentos para los que se habían elaborado esas ayudas, deberá prepararse y transferirse una copia.

3.2 Empleo de la automatización y la reprografía en los sistemas y servicios de gestión de documentos

La automatización y la reprografía están desempeñando actualmente una función importante en muchos aspectos de la gestión de archivos y no cabe duda de que cada día se utilizarán más. Tal vez los avances más destacados de los últimos años se re­fieren a la creación de archivos. En los países industrializados, gran parte de la información se almacena directamente en sistemas computadorizados mediante teclas o procedimientos ópticos de registro, y la información así almacenada se maneja por computadoras, se puede leer en pantallas y, si se necesita una copia, se imprime a gran velocidad gracias a dispositivos auxiliares. En otros casos, en especial si la información legible en máquina se debe distribuir a gran escala, puede ser preferi­ble el microfilm o la microficha de computadora (COM), en parte porque son compactos y el franqueo es mucho menor que para copias impresas en papel. Es evidente que un despacho que funcione sin manejar papel ya no es una ilusión de visionarios. La utilización de la reprografía y las computadoras para almacenar, manejar, recuperar y difundir información ha puesto en manos de los archiveros nuevos instrumentos poli­facéticos cuyo objetivo es, a fin de cuentas, hacer el almacenamiento y el manejo de la información menos costosos y más eficaces. Pero también ha planteado problemas importantes, entre otros, la determinación y la conservación de la información que ha de pasar a los archivos. La misma facilidad con que se puede manejar y alterar la información en un sistema computadorizado constituye todo un problema para quie­nes tienen la responsabilidad de mantener la integridad de la información de valor permanente.

La utilización y el mantenimiento de documentos, abarca, desde luego, la infor­mación. De ésta puede decirse que empieza su vida al ser almacenada en un sistema informatizado. También comprende la utilización tardía de la automatización y la re­prografía que se aplican a los documentos en un momento dado de su ciclo vital. Un ejemplo es la lista computadorizada sobre el acceso a los documentos, que puede ser de especial importancia en los países que tienen leyes sobre "libertad de informa­ción". Aunque, por lo general, la aplicación tardía de la tecnología es más costosa que los diversos procedimientos de automatización de los datos de base, hay muchas circunstancias en que se justifican por la mayor facilidad para manejar, recuperar y difundir la información. Un aspecto importante de la responsabilidad del administra­dor de archivos es calcular la rentabilidad de esas iniciativas y administrar con un criterio bien fundado y objetivo.

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Actualmente se utilizan las computadoras como auxiliares de algunas funciones de los centros de archivos, en particular para asegurar la mejor utilización de la estantería, suministrar información sobre la transferencia de documentos y determinar los documentos que han cumplido el tiempo que se debían conservar y se pueden, por tanto, eliminar.

La micrografía desempeña una función esencial para el mantenimiento de documen­tos, como medio de hacer copias de seguridad y como instrumento para reducir las ne­cesidades de almacenamiento de la información. En este último aspecto, sin embargo, el administrador de archivos deberá proceder con cautela, ya que el costo de la micro-filmación es con frecuencia mucho mayor que el del almacenamiento de los documentos originales en un centro de archivo durante muchos años. Desde luego, hay casos en que la utilización de la micrografía presentará grandes ventajas durante el periodo en que los documentos se utilizan con mucha frecuencia, y en que el menor espacio y equipo necesarios para almacenarlos serán muy satisfactorios. También se podrán ha­cer economías filmando documentos y archivando esas filmaciones, de modo que se pue­dan eliminar los documentos originales. Sin embargo, esto deberá hacerse únicamente 1) si se completa el ordenamiento de los documentos antes de la filmación, 2) si se han incluido materiales objeto adecuados, 3) si la información que contienen es fácil­mente recuperable, 4) si la filmación, la película y el procesamiento corresponden a las normas técnicas de archivos y 5) si el único valor de los documentos es la in­formación que contienen. No se deberá emplear la microfilinación y eliminar los do­cumentos si éstos tienen, además de la información, valores intrínsecos.

Aunque no se han utilizado mucho las computadoras en la eliminación de documen­tos, hay aplicaciones prometedoras en ese aspecto, entre otras, la búsqueda de infor­mación sobre el estado de la elaboración y aplicación del plan de documentos y la creación de bases de datos de información sobre retención y eliminación de documentos ya incluidos en el plan.

A medida que la automatización y la reprografía se hacen menos costosas y a me­dida que aparecen nuevas técnicas, se puede esperar que se encontrarán y se adoptarán otras aplicaciones en la gestión de documentos, y que serán rentables muchas aplica­ciones que actualmente son técnicamente posibles pero muy costosas. Las nuevas téc­nicas de almacenamiento de datos en muy poco espacio, entre otras la memoria "de bur­bujas" y la grabación óptica, serán de especial interés para los administradores de archivos y los archiveros, y se deberá observar muy atentamente su evolución.

3.3 Economías y eficiencia administrativa atribuibles a los sistemas y servicios de gestión de documentos

Las economías atribuibles a los sistemas y servicios de gestión de archivos más fáciles de determinar y cuantificar son las que se pueden realizar mediante un plan general de los documentos que se deben conservar o eliminar, la eliminación oportuna de documentos y la máxima utilización de los centros de archivos para el almacenamien­to y la recuperación de documentos relativamente actuales e inactivos. Es, asimismo evidente que un programa sobre los documentos esenciales, debidamente elaborado y man­tenido, permitirá economizar considerablemente no sólo fondos y recursos materiales, sino hasta la vida misma, en caso de catástrofe.

Se pueden lograr adelantos importantes en el orden y la disciplina administrati­vos y, por consiguiente, mayor eficacia y economía, mediante una gestión concienzuda y consecuente de todo el proceso de producción de documentos -control del plan gene­ral, elaboración y distribución de formularios, informes, directrices y corresponden­cia- así como en el diseño de los sistemas de archivo y de recuperación de informa­ción, la gestión de archivos y la gestión de máquinas copiadoras.

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Se puede lograr mucha eficiencia, tanto dentro del gobierno como respecto al pú­blico atendido por el gobierno, mediante buenos sistemas de archivo y recuperación, sistemas adecuados de gestión de la información y buena administración de la corres­pondencia y las telecomunicaciones.

El análisis de sistemas puede mejorar considerablemente todos los procesos -el ahorro de tiempo y dinero en el procesamiento y la entrega de los productos y servi­cios y el mejoramiento cualitativo de los mismos.

El ahorro y la eficacia que se acaban de describir puede lograrse hasta cierto punto, aun si no se ha utilizado la tecnología moderna en la creación, la utiliza­ción y el almacenamiento de los documentos y la información. La buena utilización de la automatización y la reprografía pueden aumentar el ahorro de dinero, mejorar la eficacia y permitir ai gobierno atender mejor a quienes debe atender.

3.4 Niveles de aplicación de los sistemas y servicios de gestión de documentos

Se distinguen cuatro niveles de aplicación de dichos sistemas y servicios, aun­que se debe advertir que cualquiera de los tres primeros se puede ampliar incorporan­do ciertos sistemas y servicios de uno de los niveles superiores. A continuación se describe brevemente cada uno de los niveles básicos.

3.4.1 Nivel mínimo

No se podrá decir que un gobierno tenga un programa de gestión de documentos, si no cuenta, como mínimo, con sistemas para elaborar programas de retención y elimina­ción de documentos, con procedimientos para la eliminación oportuna de los documentos, de conformidad con lo previsto en el programa respectivo y con procedimientos para transferir a los archivos nacionales los documentos que se consideren de valor perma­nente .

3.4.2 Nivel mínimo ampliado

Este nivel abarca los sistemas de programación, eliminación, evaluación y trans­ferencia del "nivel mínimo" complementados por uno o más centros de archivos, que se utilizan sistemáticamente.

3.4.3 Nivel intermedio

Este nivel incluye los sistemas y servicios del "nivel mínimo ampliado", así co­mo otros subprogramas básicos, que consisten generalmente en la elaboración y gestión de formularios, gestión de correspondencia e informes, elaboración de sistemas de ar­chivo y de recuperación, gestión de archivos y programas sobre los documentos esen­ciales.

3.4.4 Nivel máximo

Este nivel comprende esencialmente todos los sistemas y servicios descritos en la Sección 3.1 e incluye, además de los del "nivel intermedio", la gestión de direc­trices, de correspondencia y telecomunicaciones, de máquinas copiadoras, sistemas de información sobre la gestión, análisis de sistemas y utilización del procesamiento de palabras y de textos en la generación de correspondencia, informes y directrices, así como para llenar formularios. Por lo general, los programas de gestión de docu­mentos a este nivel se caracterizará por la utilización de la computadora y la re-prografía en diversas aplicaciones.

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4. OTRAS CARACTERÍSTICAS DE LOS MODERNOS PROGRAMAS DE GESTION DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

4.1 Otras disposiciones respecto a ciertos elementos del programa de gestión de documentos y archivos

En los Capítulos 2 y 3 del presente estudio, se han descrito los elementos bá­sicos de un moderno programa de gestión de documentos y archivos, y se han indicado los beneficios resultantes de incorporar esos elementos al programa general. Por razones que con frecuencia se arraigan profundamente en los orígenes de la historia de una nación o en sus tradiciones administrativas, algunos países no han puesto to­dos los elementos bajo la -jurisdicción directa de la administración central de ar­

il chivos '.

Aunque no es posible describir detalladamente las diferentes disposiciones de los distintos países, se anotan al menos en forma sucinta.

En algunos países, en particular en Europa, hay una larga tradición de archivos ministeriales. Muchos de ellos existían antes de que se crearan los archivos nacio­nales centralizados, y algunos siguen bajo la jurisdicción inmediata del ministerio que los produce. Sin embargo, en algunos casos se han creado mecanismos que dan a los funcionarios de los archivos nacionales una cierta influencia, al menos respecto a las políticas que rigen la administración de los archivos ministeriales. Los mi­nisterios que con mayor frecuencia están fuera del control de la administración na­cional de archivos son el de Relaciones Exteriores y el de Defensa. Es posible que la preocupación por salvaguardar y controlar información importante relativa a la seguridad nacional haya sido un factor que ha contribuido a mantener la jurisdicción de esos ministerios sobre sus propios archivos. Aunque esa actitud es comprensible, hay muchos países donde los archivos nacionales tienen la responsabilidad de los ar­chivos de los ministerios de Relaciones Exteriores y de Defensa, sin que por ello se haya puesto en peligro la seguridad nacional.

En varios países, entre ellos muchos del Tercer Mundo, la administración nacio­nal de archivos se extiende no sólo a los archivos nacionales propiamente dichos, sino también a una organización distinta, responsable de todo el programa guberna­mental de gestión de documentos.

En la mayoría de los países que tienen un programa relativamente adelantado de gestión de documentos y archivos, la responsabilidad de la programación, la evalua­ción y la eliminación de documentos, y de la gestión de los centros de archivos in­cumbe a funcionarios de la administración nacional de archivos. No obstante, en mu­chos países la responsabilidad de algunos aspectos de la gestión de documentos, en especial los relativos a su producción, incumbe a un organismo con responsabilidad

1) La fuente de información más fácil de consultar sobre el alcance de las res­ponsabilidades en cuanto a la gestión de documentos y archivos que incumben a cada una de las administraciones nacionales es Archivum, que ha dedicado los siguientes volúmenes a la publicación de la legislación pertinente: 17 (Europa: Alemania-Islandia), 1971; 19 (Europa: Italia-Yugoslavia), 1972; 20 (Africa-Asia), 1972; 21 (America-Oceania), 1973; y 28 (Legislación sobre archivos, 1970-1980), 1982 (en la introducción al volumen 28 figura un resumen de las úl­timas tendencias de la legislación relativa a la gestión de documentos y archi­vos y de la situación de las distintas administraciones de archivos). Por otra parte, el autor ha obtenido información más reciente examinando las respuestas de algunos Estados africanos a la "Encuesta sobre los sistemas y servicios de gestión de documentos y archivos - 1982", realizada por la Unesco. Las dos fuentes citadas han sido muy útiles para obtener información sobre la ubica­ción de los archivos nacionales (véase Sección 4.2).

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interministerial para operaciones administrativas o a cada uno de los ministerios. Aunque es preferible un buen grado de control de la administración central de archi­vos sobre todo el ciclo vital de los documentos, puede dar buenos resultados confiar la responsabilidad de algunos aspectos de la gestión de los documentos ordinarios a un organismo administrativo central, a condición de que exista un mecanismo que es­timule la unión y la colaboración continuas y estrechas con la administración de ar­chivos, y a condición de que incumba a esta última la responsabilidad de la progra­mación y evaluación de los documentos, y del funcionamiento del centro de archivos. Si no hay ninguna autoridad central responsable de orientar y dirigir la administra­ción de documentos, y si se permite a cada organismo elaborar sus propios medios de administrar los documentos corrientes, se llegará muy posiblemente a la inactividad, la ineficacia, el desorden y, finalmente, a archivos de mala calidad.

Un buen programa de gestión de documentos exige que se nombre en cada institu­ción un funcionario responsable de elaborar, activar y supervisar el programa, así como de mantener la unión con la autoridad central encargada por la administración de la supervisión general del programa. En algunos países desempeña esa función un miembro del personal de los archivos nacionales, nombrado para ese cargo.

La estructura y la tradición del gobierno influirán en el grado de responsabi­lidad que tenga el gobierno central en cuanto a la gestión de los documentos y archi­vos producidos regional o localmente por dependencias gubernamentales. En países que tienen un sistema federal, con una fuerte tradición de autonomía local, la auto­ridad central de archivos puede tener únicamente la responsabilidad de los documentos producidos por los organismos del gobierno nacional. En otros países, en especial los que tienen una estructura administrativa muy centralizada, la autoridad nacional de archivos podrá tener la responsabilidad general de los documentos oficiales produ­cidos a todos los niveles gubernamentales. En algunos de esos países, hay un cierto grado de autonomía en cuanto a la administración de archivos y documentos a niveles subnacionales, conservando los archivos nacionales la facultad de supervisar y de es­tablecer las normas.

En algunos países, en su mayoría africanos, los archivos nacionales desempeñan funciones que no se refieren estrictamente hablando a la gestión de archivos, docu­mentos oficiales u otros textos manuscritos. En la mayoría de los casos, esas fun­ciones dependen principalmente de que se designe a los archivos nacionales como el lugar de depósito legal de toda o parte de la producción nacional de libros y demás material impreso, y de que se les encargue elaborar y mantener la bibliografía nacio­nal. En unos pocos países, las responsabilidades de los archivos como depósito legal se extiende a sellos de correos, billetes y monedas. Por otra parte, en ciertos países la biblioteca nacional depende de los archivos nacionales.

Aunque casi siempre la primera responsabilidad de los archivos nacionales es la de los documentos oficiales creados o compilados por los organismos gubernamentales, muchos archivos nacionales tienen alguna responsabilidad respecto a otros elementos del patrimonio documental de la nación. En la Sección 4.3 se tratan los problemas relativos al cuidado y la gestión de los archivos y documentos que se producen fuera de los límites de competencia del gobierno.

4.2 Lugar que ocupan los archivos nacionales dentro de la burocracia

Es necesario considerar diversos factores para decidir qué lugar se debe dar dentro de la burocracia nacional al programa de gestión de documentos y archivos. Los archi­vos nacionales propiamente dichos son en gran parte una institución cultural, orien­tada hacia la investigación. Esto hace ver que lo más conveniente sería que forma­ran parte del ministerio encargado de las instituciones culturales, como bibliotecas y museos, o del ministerio responsable de la educación superior. Por otra parte,

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como es posible que los archivos nacionales sean responsables de los documentos de todas las instituciones del país, incluidos los legislativos y judiciales, se podría argumentar que deberían formar parte de una institución con amplia autoridad inter­ministerial, o estar sometidos a la autoridad de un funcionario que cumpla este últi­mo requisito. Esto puede ser aún más importante si incumbe a los archivos nacionales elaborar un programa de gestión de documentos que abarque todas las dependencias gu­bernamentales ̂' . En algunos países, estas últimas consideraciones han tenido como resultado que los archivos dependan directamente del presidente, el primer ministro o el secretario general del gobierno.

Es probablemente cierto afirmar que todas las soluciones tienen ventajas e in­convenientes; en efecto, el problema es intrincado por la doble función que cumplen los archivos nacionales: ser una institución cultural y, al mismo tiempo, un instru­mento para la eficacia y la economía del gobierno. El breve examen siguiente de las actuales disposiciones de organización revela que, aunque hay cuatro ubicaciones den­tro de la jerarquía gubernamental que son las más utilizadas, el cuadro general es de gran diversidad.

Un total de 99 países han facilitado información sobre la ubicación de los ar­chivos nacionales^).

La solución más corriente ha sido que los archivos nacionales dependan directa­mente del presidente, el primer ministro, el secretario general del gobierno, el ga­binete o consejo de ministros o un consejo independiente. Esta solución se ha adopta­do en 25 países, 13 de ellos en Africa y seis en Asia, incluyendo además países como Australia, Israel, Japón, Suecia y la URSS.

En 19 países los archivos nacionales forman parte del Ministerio de Cultura. En algunos casos, ese Ministerio está encargado de los asuntos relativos a la cien­cia, la juventud, el deporte o el turismo. Diez de esos países están situados en Europa, cuatro en Africa y cuatro en Asia. Entre ellos figuran países que tienen un buen sistema de archivos, como Dinamarca, Francia, Hungría, Italia, los Países Bajos y España.

Diecisiete archivos nacionales dependen del Ministerio de Educación o Educación Superior, que en algunos casos es también responsable de la cultura, la ciencia, la información, la planificación social o el deporte. Ocho de esos países están situa­dos en Africa o la región del Océano Indico, seis en Europa y tres en América Latina. Entre ellos se cuentan Bélgica, Finlandia, Polonia, Sudáfrica y Yugoslavia.

En cuarto lugar está la ubicación de los archivos nacionales como parte del Mi­nisterio del Interior. Es el caso de los archivos nacionales de 15 países, seis de ellos en Europa, cuatro en América Latina y cuatro en Africa. Entre los países de este grupo figuran la Argentina, la República Federal de Alemania, la República Democrática Alemana, México, Rumania y Suiza.

1) Para el análisis del carácter interministerial de los archivos nacionales, véase Verhoeven, The Role of Archives in the Public Administration and the National Planning Policy of Developing Countries with Particular Reference to Southeast Asia, Paris, Unesco, 1972 (COM/WS/284), págs. 40-42.

2) Esta información se ha tomado principalmente de las fuentes citadas en la nota de la página 1, y de Archivum, Vol. 22-23 (Directorio internacional de archi­vos) , 1975.

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Otros archivos forman parte de diferentes dependencias como: el ministerio en­cargado de las bibliotecas o los museos (cuatro países), la organización responsable de los servicios de documentación e información (tres países), un organismo responsa­ble de la administración y los servicios generales (tres países, entre ellos los Estados Unidos de América) y el Ministerio de Justicia (dos países). Otros archivos nacionales dependen de diferentes funcionarios, entre ellos los ministros de hacien­da y de asuntos constitucionales, el "Lord Chancellor" (Reino Unido) y los jefes de los departamentos de antigüedades y arqueología.

4.3 Disposiciones para la gestión de documentos y archivos no gubernamentales

En muchos países, en particular, pero no exclusivamente, los que tienen un sis­tema de gobierno muy centralizado, los archivos nacionales son responsables, hasta cierto punto, de los archivos de organizaciones no gubernamentales, como empresas, sindicatos, instituciones educativas y religiosas, organizaciones políticas y hasta de documentos privados de las personas. El grado de responsabilidad varía conside­rablemente. En algunos casos los archivos nacionales sólo están autorizados a acep­tar la custodia de materiales manuscritos no gubernamentales de valor permanente. En otros, les incumbe velar por que se mantengan ciertas normas respecto a la con­servación y al manejo de archivos no gubernamentales y controlan la exportación de esos materiales. Y, aún en otros casos, tienen amplias responsabilidades generales respecto a todos los materiales documentales inéditos, cualesquiera que sea su ori­gen. Esta última situación es la que prevalece en los países socialistas, debido en parte a que las empresas y organizaciones que en otros países no serían gubernamenta­les son propiedad del Estado o están administradas por él. En resumen, el grado de responsabilidad que incumbe a los archivos nacionales en cuanto a documentos no gu­bernamentales va desde ninguna a una responsabilidad casi total.

En algunos países, se hace una clara distinción entre los archivos nacionales propiamente dichos, que se ocupan principalmente de los documentos gubernamentales, y el "sistema de archivos nacionales", que es un concepto más amplio que no sólo in­cluye los archivos nacionales. Esta idea está expuesta muy claramente en el documen­to de la Unesco titulado Establecimiento de un marco legislativo para la aplicación de los NATIS : "Esta noción abarca el conjunto de los bienes archivísticos de una nación, cualesquiera sea su procedencia, y tiende a conservar y hacer asequibles to­dos los archivos de interés para la investigación y a utilizar los recursos disponi­bles para esos fines de la manera más eficaz y económica posible... Por consiguiente, las medidas que exige la creación de un sistema nacional de archivos son, en líneas generales, las siguientes:

i) establecer unos archivos nacionales que constituyan el órgano archivístico de la administración central;

ii) imponer a todos los órganos gubernamentales u administrativos (y en todos los planos: regional, provincial, etc.), así como a los organismos públi­cos y semipúblicos de todo tipo, la obligación reglamentaria de tomar dis­posiciones para crear y administrar archivos;

iii) proteger los archivos privados de toda destrucción inmotivada y gratuita, de la deterioración, la venta y la exportación, y favorecer su depósito en los Archivos Nacionales o en cualquier otra institución archivística adecuada ;

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iv) establecer un mecanismo central que constituya un medio adecuado de inte­gración o coordinación de los servicios archivísticos"!).

Indistintamente de que el concepto de "sistema nacional de archivos" se funde en la ley o no, los archiveros, administradores de archivos y sus asociaciones pro­fesionales tienen la obligación de velar por que se cuiden debidamente los archivos no gubernamentales y se elaboren sistemas de servicio y de gestión de archivos en las organizaciones e instituciones del sector privado. Aunque cada una de esas or­ganizaciones es única y puede tener exigencias propias en cuanto a información, los principios básicos de la administración y gestión de archivos se aplican tanto a ellas como a los organismos gubernamentales.

4.3.1 Los archivos de las empresas comerciales

El objetivo principal de las empresas comerciales de los países de economía de mercado es el lucro. Por esta razón, las más grandes y productivas aplican en sus operaciones el instrumento de la gestión de documentos, ya que les permite lograr mayor eficacia y hacer economías. Las empresas más importantes disponen con frecuen­cia de sus propios centros de archivos o utilizan los servicios de firmas comercia­les que ofrecen instalaciones y servicios de archivo a diferentes empresas. En los países en que algunos o todos los medios de producción están nacionalizados o son en alguna forma propiedad pública, el gobierno puede prescribir la utilización de sistemas y técnicas de gestión de documentos.

Aunque todas las firmas comerciales producen documentos que son de valor perma­nente para ellas, y muchas producen documentos que sirven para propósitos investiga-tivos a especialistas y otros usuarios, las empresas comerciales no reconocen la im­portancia de los archivos en general, sino más bien los valores más utilitaristas de los sistemas y servicios de gestión de archivos. Sin embargo, muchas grandes empre­sas han comprendido el valor de sus archivos como fuente de información social, eco­nómica, científica y técnica y han creado sus propios archivos. En otros casos, han convenido el depósito de sus documentos más antiguos de valor permanente en archivos gubernamentales o en repositorios mantenidos por bibliotecas, universidades y otras instituciones científicas y educativas.

4.3.2 Los archivos de las demás organizaciones e instituciones

Las empresas no comerciales, como establecimientos educativos, hospitales, ins­tituciones religiosas, sindicatos y organizaciones políticas, son importantes produc­tores y usuarios de información. Los documentos que producen para cumplir sus fun­ciones requieren que se manejen adecuadamente, con el fin de que las operaciones sean eficaces, y una parte de esos documentos es de índole archivística.

Muchas de esas empresas han elaborado y aplicado programas generales de gestión de documentos, algunas han creado centros de archivos y otras muchas han creado sus propios repositorios o han confiado el cuidado de sus archivos a otras instituciones, guber-namentales o privadas, que disponen de las instalaciones y del personal necesarios^. No es sorprendente que los establecimientos de enseñanza superior y las institucio­nes religiosas hayan sido, por lo general, más conscientes de la necesidad de mantener

1) Sewell, Mabbs y Broome, Establecimiento de un marco legislativo para la aplica­ción de los NATIS, París, Unesco, 1977 (CC-76/NATIS/8), pág. 57. Para un exa­men más amplio de los archivos no gubernamentales, véanse también las páginas 53, 58 y 59.

2) Para una idea general de la situación internacional de los archivos de los sin­dicatos, véase Archivum, Vol. 27 (Labour and Trade Union Archives), 1980, 190 págs.

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adecuadamente sus archivos, que otras instituciones u organizaciones. Muchas univer­sidades, por ejemplo, no sólo han creado repositorios para sus archivos, sino que, además, han solicitado activamente la donación o el depósito de materiales de archi­vo a empresas comerciales, otras instituciones y organizaciones, y a personas que se han destacado en algún campo de estudio, porque comprenden que esos materiales son un recurso importante de investigación para profesores y estudiantes.

4.3.3 Documentos personales y colecciones de manuscritos

Prácticamente todas las personas cultivadas producen o reciben documentos que, si se conservaran, constituirían las primeras pruebas de sus actividades e intere­ses. Muchas personas no se preocupan por conservar u organizar esos materiales y, aunque lo hicieran, los documentos serían de muy poco interés para los demás. Sin embargo, los documentos personales y familiares pueden ser una preciosa fuente de información. Esto sucede principalmente si la persona se ha destacado en el mundo de los negocios, la industria, el gobierno, la ciencia, la literatura, las artes o cualquier otra profesión. Puede también ser el caso de personas que no se han des­tacado de manera particular, pero que son representativas de su profesión, comercio o vocación, y que han conservado los documentos sistemáticamente. Los documentos personales y familiares de valor merecen el mismo cuidado y trato que se les daría en un centro de archivos.

Las colecciones de manuscritos son otra preciosa fuente documental. Muchas per­sonas, impulsadas por su amor a la historia, el interés por una disciplina particu­lar o el deseo de adquirir objetos preciosos o artísticos, coleccionan sistemáticamen­te manuscritos históricos. Desgraciadamente, la formación de estas colecciones depende con frecuencia de que se diseccionen y dispersen materiales de archivo que constituyen un todo orgánico de gran valor. No obstante, las colecciones artificia­les de manuscritos históricos pueden tener importantes valores informativos y cul­turales, y ser a veces de considerable valor monetario. Por estas razones se debe estimular a quienes coleccionan manuscritos a que depositen sus colecciones en los repositorios de archivos o manuscritos, y a que tomen las medidas pertinentes, me­diante testamento o de otra manera, para su donación a un repositorio. En esta for­ma se puede dar a los manuscritos seguridad y cuidado profesional, evitar que se dispersen y fragmenten aún más y ponerlos al servicio de la investigación.

5. RELACIÓN DE LA GESTION DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS CON OTROS SISTEMAS Y SERVICIOS DE INFORMACIÓN

5 .1 Intereses y problemas comunes

Aunque los sistemas y servicios de la gestión de documentos y archivos difieren de otras instituciones y servicios relativos a la información en cuanto a procedi­mientos y, en cierta medida, en cuanto a objetivos y problemas, hay, sin embargo, un amplio campo de preocupaciones, intereses y objetivos comunes. En efecto, al igual que las bibliotecas, centros de documentación y sistemas y servicios de información científica y tecnológica, están interesados en la preservación de materiales que sean fuente de información, en terminología, en la difusión y utilización de la informa­ción, así como en los avances tecnológicos que se puedan aplicar a la información, en especial la automatización y la reprografía*).

1) Para un análisis detallado de las posibilidades de colaboración entre las dife­rentes profesiones relativas a la información, véase d'Olier y Delmas, La plani­ficación de las infraestructuras nacionales de documentación, bibliotecas y ar­chivos: Esbozo de una política general, París, Unesco, 1975 (Documentación, bibliotecas y archivos: estudios e investigaciones, 4), págs. 270-273, así como el FID/ICA/IFLA, Report on Joint Policy Meeting Held at the Rockefeller Study and Conference Centre, Villa Servelloni, Bellagio, Italia, 6-9 de mayo de 1980.

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5.1.1 Preservación de materiales que son fuentes de información

La preocupación por la preservación de materiales que son fuentes de información, compartida con otras clases de sistemas y servicios de información, puede considerar­se de dos modos distintos pero relacionados entre sí.

El primero es una preocupación intelectual por conservar, al menos por el tiem­po que sean útiles, las fuentes de información. Es una cuestión importante tanto para la gestión como para los servicios de archivos, y es común a todas las organi­zaciones que se ocupan de la información. Puede implicar la conservación a largo plazo, indefinida o permanente, de los documentos.

El segundo comprende la preocupación intelectual y las medidas prácticas para prolongar, si es posible indefinidamente, la existencia de documentos originales que contienen información de valor permanente o, en su defecto, para hacer y preservar facsímiles auténticos de dichos documentos, generalmente en micropelículas o micro-fichas. Esta preocupación es común a archiveros y bibliotecarios.

Las medidas prácticas para prolongar la vida de los documentos son diversas y numerosas. Se pueden enumerar las siguientes: locales debidamente acondicionados, equipados y mantenidos; controles adecuados para mantener un medio ambiente adecua­do; medidas de restauración y conservación como desacidificación, "leaf-casting", laminación, encapsulación y nueva encuademación; duplicación de los documentos de papel endeble o deteriorado mediante micropelículas o microfichas; copias de foto­grafías, nuevas grabaciones de sonido, películas y materiales legibles en computadora.

5.1.2 Difusión y utilización de la información

Todos los sectores que se ocupan de la información comparten la preocupación en cuanto a su difusión y su empleo. En efecto, es la razón de ser de todos ellos. Es­to se aplica, aunque haya importantes diferencias entre ellos, respecto a las fina­lidades de la utilización de la información, las formas en que se utiliza (incluidas las diferentes técnicas de investigación para las diversas profesiones de usuarios) y las modalidades de difusión de la información. En mayor o menor grado, todos los elementos de la infraestructura de la información dependen de la micrografía, y cada vez más de la automatización, como instrumentos para difundir y utilizar la informa­ción. Todos los sectores dan gran importancia a evaluar y satisfacer las necesida­des de los usuarios y, por consiguiente, a la formación del usuario de una u otra forma.

5.1.3 Evolución tecnológica en el campo de la información

Todos los sistemas y servicios de información dependen cada vez más de la tec­nología como medio de realizar el trabajo más económica y eficazmente. En efecto, algunos de los servicios que se prestan actualmente serían imposibles sin la utili­zación de la tecnología. Muchos de los procesos tecnológicos, en especial en el campo de la automatización y la reprografía, se han elaborado específicamente para que se utilicen en el ámbito de la información. Otros instrumentos tecnológicos úti­les se han elaborado, en primer lugar, para otras finalidades y, posteriormente, han sido aplicados por uno u otro sector de la información, o se han adaptado para poner­los al servicio de la información. Una mayor conciencia del modo como los profesio­nales de la información utilizan la tecnología redundaría en provecho de todas las profesiones relativas a la información, y así cada una de ellas podría adaptar más adecuadamente los procesos tecnológicos a sus necesidades propias, tal vez únicas.

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5.2 Colaboración entre las diferentes profesiones de la información

Aunque las diferentes profesiones de la información son únicas y sería inútil intentar adaptarlas al mismo molde, tienen diversas posibilidades de colaborar en objetivos comunes y participar en actividades conjuntas que redunden en provecho de todos. Las más importantes son la elaboración de directrices, normas y terminología; la educación y la formación de personal directivo, profesionales, paraprofesionales y usuarios de la información; y la preparación y promoción de las políticas, infra­estructuras y sistemas nacionales de información.

5.2.1 Elaboración de material normativo

Muchas de las directrices internacionales existentes, elaboradas en gran parte por UNISIST, y muchas de las normas aprobadas por la Organización Internacional de Normalización son aplicables a varias de las profesiones relativas a la información. En algunos casos son válidas para todas. Lo mismo puede decirse de otras normas y directrices aprobadas ordinariamente a nivel nacional, que aún no se han convertido en normas internacionales. Un estudio reciente muestra, por ejemplo, que un número importante de los instrumentos normativos aprobados internacionalmente son aplicables, total o parcialmente, a las necesidades de los sistemas y servicios de gestión de documentos y archivos, y que otros podrían ser igualmente aplicables, si se enmien­dan o amplían1' .

Tanto nacional como internacionalmente es importante que todas las profesiones de la información que puedan beneficiarse con las directrices o las normas partici­pen en su elaboración. En los casos en que no ha sido así, la guía o la norma final­mente aprobada con frecuencia no ha podido producir todos sus efectos positivos en algunos sectores de la información. Son necesarios mecanismos conjuntos para la ela­boración de dichas normas a fin de lograr el máximo grado de aplicabilidad, y todas las profesiones de la información podrían colaborar con provecho en la elaboración y utilización de tales mecanismos. E.J. French expuso hace algunos años ciertas ideas muy útiles al respecto^). En efecto, abogaba porque los usuarios evaluaran mejor las normas existentes y las que se proponían y porque los posibles usuarios colabo­raran más al determinar las prioridades de los programas de normalización, lo cual era posible creando una matriz de normalización en el marco de UNISIST y pidiendo a grupos de usuarios que probaran las normas antes de que entraran en vigencia.

5.2.2 Educación y formación

Otro campo importante de colaboración es la educación y formación de administra­dores, profesionales, paraprofesionales y trabajadores técnicos de la información, y la formación de los usuarios de los sistemas y servicios de información. Aunque los archiveros y los administradores de archivos necesitan una formación muy especial para su profesión, se ha observado con razón que existe un núcleo común de cursos que puer.. _ den ser básicos para todas las profesiones de la información y que podrían impartirse

1) Rhoads, La aplicabilidad de las directrices del UNISIST y de las normas inter­nacionales de la ISO a la gestión de registros y la administración de archivos: Estudio del RAMP, París, Unesco, 1982 (PGI-82/WS/4).

2) E.J. French, A Methodology for Testing and Evaluating Standards with Special Reference to Information, Documentation and Related Fields, Paris, Unesco, 1976 (SC.75/WS/102), 11 págs.

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perfectamente en vina sola institución^- Además de ese núcleo común, hay otros muchos cursos que, si bien están concebidos para una profesión particular, podrían ser de gran provecho para quienes se preparan para una profesión afín. En esa forma se po­dría disponer de profesionales de cada campo con una mentalidad más amplio, que ten­drían una mayor movilidad entre las distintas profesiones de la información.

En los países, sobre todo europeos, en que la educación y formación de los pro­fesionales de la información ya está institucionalizada, puede ser más difícil lograr ese mutuo enriquecimiento pero, a medida que se crean en los países en desarrollo instituciones educativas, la formación de todas las clases de profesionales y para-profesionales de la información en una misma institución tiene muchas ventajas y en­cierra grandes esperanzas. Un primer ejemplo es la Facultad de Bibliotecología, Archivística y Documentación, de la Universidad de Dakar. En Europa mismo la Escue­la Superior de Estudios de Bibliotecología, Archivística e Información (Londres) y el Centro de Estudios Bibliográficos y Documentarlos (Madrid) son modelos bien inte­grados de esa clase de institución.

5.2.3 Promoción y difusión de políticas, infraestructuras y sistemas de información

Huelga decir que, si un país se propone lograr una infraestructura general, equi­librada y efectiva de la información, deberá estimular la participación y el esfuerzo de todos los sectores de la información. Si una nación todavía está creando y am­pliando su política y su infraestructura de información, se deberán hacer participar en el proceso de planeamiento a todas las profesiones e instituciones pertinentes. En los países en que existen instituciones y sistemas bien estructurados de informa­ción, es igualmente importante que haya un mecanismo representativo de coordinación y mejoramiento de la política nacional sobre la información '.

6. RESUMEN Y CONCLUSIONES

Los programas generales de gestión de archivos aseguran la aplicación sistemá­tica de procedimientos y técnicas debidamente experimentadas durante todo el ciclo vital de los documentos, desde su creación hasta su ubicación o eliminación defini­tivas. La gestión de archivos es importante no sólo porque la información contenida en los documentos es un recurso precioso, sino también porque es un medio de lograr eficiencia y de economizar dinero en la administración.

Los buenos archivos dependen en gran medida de buenos programas de gestión de documentos, ya que sólo éstos pueden garantizar que los documentos que sean de valor permanente se produzcan en materiales durables, se organicen de modo que se puedan

1) Véanse, Michael Cook, "Una norma internacional para la formación de archivistas y encargados de registros", Revista de la Unesco de ciencia de la información, bibliotecología y archivología, Vol. 4, n2 2, abril-junio de 1982, págs. 120-129; Delmas, The Training of Archivists: Analysis of the Study Programmes of Different Countries and Thoughts on the Possibilities of Harmonization, Paris, Unesco, 1979 (PGI-79/CONF.604/COL.1), págs. 26-29; y P. Havard-Williams y E.G. Franz, Planning Information Manpower, Paris, Unesco, 1974 (COM-74/NATIS/ REF.5), págs. 18-20.

2) En el proyecto de directrices sobre la finalidad, la formulación y la ejecución de las políticas nacionales de información, preparado para la Unesco en 1982, figuran algunas sugerencias muy prácticas al respecto (págs. 27-31).

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encontrar fácilmente, se cuiden adecuadamente durante el periodo activo de su exis­tencia, se registren, se evalúen y se transfieran a los archivos.

El objetivo principal de la gestión de archivos es preservar los documentos de valor permanente y facilitar el acceso a ellos. La única razón válida para asumir las responsabilidades que implica conservar los documentos es la certeza de que un día u otro estarán a disposición del gobierno mismo, de los ciudadanos -como prueba de sus derechos y prerrogativas-, de los usuarios primarios, cuyos escritos e inves­tigaciones amplían las fronteras de la comprensión y el conocimiento humanos, e, in­directamente, de los usuarios secundarios, que se benefician educativa y culturalmen-te gracias a las obras de los usuarios primarios y a las exposiciones archivísticas.

Al realizar su labor, los archiveros y administradores de archivos comparten los objetivos básicos de bibliotecarios, documentalistas y otros profesionales de la in­formación, a saber, la preservación, la organización y el empleo de la información. Todos se benefician de la utilización de la tecnología moderna, en especial la auto­matización y la reprografía. Todas las profesiones relativas a la información tienen un gran interés en la elaboración de directrices y normas, en la educación y forma­ción de sus profesionales, subprofesionales y técnicos y en la formación de los usua­rios. Si se coordina efectivamente, su actividad puede asegurar el mejoramiento de las infraestructuras y sistemas nacionales de información, que utilizarán de la me­jor manera posible los recursos disponibles a fin de satisfacer las necesidades del país en cuanto a información se refiere.

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