La Gestión Documental como herramienta para el ahorro de...
46
La Gestión Documental como herramienta para el ahorro de costes Aulas Tecnológicas FER
Transcript of La Gestión Documental como herramienta para el ahorro de...
La Gestión Documental como herramienta para el ahorro de costes
Aulas Tecnológicas FER
Índice
Definición
Archivo y gestión
Producción
Conclusiones
” El ciclo de vida de un
documento en la empresa,
desde su creación hasta
su destrucción”
Gestión Documental: definición
PRODUCIR
CAPTURAR
ALMACENAR
GESTIONAR
DISTRIBUIR
El ciclo de los documentos
¿Por qué es importante la información para las empresas?
Fuente: What to buy for Business Magazine
Crítica
¿Cuál es la relación entre la supervivencia de una compañía y sus documentos?
Acceso rápido a la información
¿Qué incrementa la velocidad en la toma de decisiones?
Información¿Qué permite tomardecisiones adecuadas?
Entrada SalidaGestión de
procesosGestión del Archivo
Herramientas de
digitalizaciónAutomatización
de procesos
Gestión documental
Gestión de la impresión y de la copia
Las claves actuales para los negocios
Menor gastoHacer más con menos
Mayor productividadDecidir y actuar rápido – proactividad
Trabajar más en equipoCompartir más informaciónDiferentes lugares, trabajadores móviles
Ahorro de costesAumento de la Productividad
Incremento de la seguridad
Respeto al Medio Ambiente
¿Qué retos estamos afrontando?
1-3 % de los ingresos de una Compañía se destina a
la impresión (Gartner)
El 90% de las empresas desconocen su gasto real
en impresión (Buyers Laboratory)
Los profesionales pierden de media hasta 500 horaslaborables/año buscando
documentos *1
IT dedica el 15% de su tiempo a tareas
relacionadas con la impresión (IDC)
El 53% de los empleados han visto documentos confidenciales en
impresoras y copiadoras y el 46% han hablado fuera
empresa (IDC )
España es el único país europeo donde ha crecido el consumo de papel para la impresión36 hojas en 2006 a 41 en 2007 (IDC)
3
ESTRATEGIAEntrada / Gestión procesos/ Gestión del Archivo / Salida
*1-Fuentes: Estudio de Zerocoma basado en informes de Gartner Group, Ashburnham Group, Cap Ventures, Coopers ¬ Lybrand, Forrester Research, Ikon Office, Dataquest, Arthur Andersen, Innovasoft, IDC)
ARCHIVO Y GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Información dispersa en un gran número de librerías, estantes y en múltiples ubicaciones.
Servidores de Ficheros saturados, sin orden
Pérdidas de tiempo en la localización de documentación.
Muchos procesos manuales, y un alto volumen de impresión repetida.
Errores de archivo.
Diferentes criterios de archivo
Costes muy elevados de almacenamiento y búsqueda
El papel no cubre situaciones de desastre
Problemas Generales
¿Dónde está la información?
Al dobleaumenta el
archivo cada 3 años
20%de los registros se
archivan incorrectamente y
se pierden para siempre
Efectos de una gestión ineficiente de los documentos
Retrasos con los clientes
Pérdida de credibilidad
Malas decisiones financieras
Penalizaciones económicas
Clientes insatisfechos
Fuente: AIIM Europe 2009
50 minutosal día
Tardamos en buscar documentos
¿Qué superficie ocupa su
archivo?
¿Qué coste tiene su archivo?
¿Qué coste tiene acceder a la
información?
Si tuviera una Auditoría …
¿cuánto tiempo tardaría en
proporcionarles
información?
más del
de la superficie de las oficinas está
reservada a armarios de archivo de papel
Fuente: AIIM Europe 2009
6,53 €cuesta almacenar un documento según un archivo tradicional
11.000 €coste por espacio en un archivo “tipo” tradicional frente a los 114 € de un sistema electrónico
10,53 €ahorraríamos por cada documento que no se archiva físicamente
Fuentes: Gartner y Arthur Andersen
¿Tiene un sistema seguro
de archivo?
¿Controla el acceso que
tienen sus empleados a la
información?
¿Está seguro de manejar
siempre la información
actualizada?
Ágil, intuitivo y sencillo
Sistema completo
Sistema seguro
Debe permitir la trazabilidad
Recuperación de la documentación incluso fuera de la oficina
Requisitos de un sistema de gestión documental departamental
Flujo de la información departamental
Compartir documentos
Documentos
Imágenes
Escaneo / FAX
Almacenar/Buscar
Combinar / Editar
Enviar por email
Imprimir
Enviar por FAX
FTP / SMB indexado
Requisitos de un sistema de gestión documental corporativo
Arquitectura escalable
Almacenamiento centralizado y seguro
Evolución y capacidad tecnológica.
Control de acceso (DA)
Automatización profesional de procesos indexación
Firma digital cada documento para asegurar su autenticidad
Integración correo electrónico (Exchange, Lotus)
Integración con aplicaciones corporativas, ERP (MS Dynamics NAV, MS Share Point, SAP R/3)
Cumplimiento de la legislación vigente en lo que se refiere a retención de documentos
SDK (desarrollar otras integraciones con software de terceros
Workflow de tareas
… Además
Revisarfactura
Cantidad > 10,000€ y Cliente definido
Supervisorasignado
Supervisorasignado
Supervisor No
asignado
El cliente no está definido
Cantidad < 10,000€ y Cliente definido
Aprobada
Rechazada
Aprobación de
Dirección
Registrar factura
AsignarSupervisor
Fin
Inicio
Pedir factura nueva
Ejemplo Workflow
PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS(Impresión/Copia)
El consumo medio de papel por español…
Fuente: Programa Oficina Responsable
¡¡¡ 1 folio necesita medio litro de agua para su
fabricación !!!
Lo que supone…
En 1 año desaparece una cantidad de árboles
maduros igual a los que existen en toda España
En 5 años una superficie equivalente a toda
España
Un oficinista utiliza una media de 10.000 hojas al año
Imprimiendo a doble cara ahorraríamos el
20%Fuentes: Estudio de Telefónica (división de Gestión
Medioambiental de Telefónica I+D); http:// www.reciclapapel.org
Fuego?
NO, GRACIASCon una estrategia de impresión las compañías
pueden recortar la producción de su documentación
10-30%al tiempo que aumentan el
nivel de servicio a los usuarios prestando mayor atención a las MFP y a las impresoras
Fuente: Gartner. Printer and Copier Fleets: The Gold Mine in the Hallway
Mejora Medioambiental: Ejemplo Canon España
Ahorro papel: 39 %
* Datos recogidos en la sede Central de Canon España en el periodo julio 2008 /junio2009 frente al periodo julio 2007 /junio 2008
Mejora Medioambiental: Ejemplo Canon España
Ahorro anual en emisiones GEI (Gases de
Efecto Invernadero)=
CO2 que absorbe una superficie de bosque
mediterráneo maduro de
¡¡¡ 29 campos de fútbol !!!.
* Datos recogidos en la sede Central de Canon España en el periodo julio 2008 /junio 2009 frente al periodo julio 2007 /junio 2008
¿Qué coste tiene imprimir en una impresora de cartucho?
Depende de la cobertura del documento
CoberturaBlack: 5%
CoberturaBlack: 20%
COBERTURAS DE COLOR
. Cyan (C): 7,72 %
. Magenta (M): 12,93 %
. Amarillo (Y): 10,69 %
. Negro (K): 9.34 %
TOTAL: 40,68%
COSTES MEDIOS DE IMPRESIÓN: 0,1979 €
Fuentes: Canon, HP, Xerox, Samsumg. Dell y KM
Ejemplo de informe
COBERTURAS DE COLOR
. Cyan (C): 12,41 %
. Magenta (M): 14,25 %
. Amarillo (Y): 12,59 %
. Negro (K): 7,74 %
TOTAL: 46,99%
COSTES MEDIOS DE IMPRESIÓN: 0,2351 €
Fuentes: Canon, HP, Xerox, Samsumg. Dell y KM
Ejemplo de pagina Web
Costes medios de impresión en color
0,000000 €
0,050000 €
0,100000 €
0,150000 €
0,200000 €
0,250000 €
0,300000 €
0,350000 €
5,0% 7,5% 10,0% 12,5% 15,0% 20,0%
Multifunción color
Impresoras laser color
CENTRALIZACIÓN DE DISPOSITIVOS
SISTEMA DE GESTIÓN DE IMPRESIÓN Y
COPIA
Ahorro en la producción de documentos
…¿cómo?
Disponer de información
Imprimir de forma eficiente
Seguridad en la impresión
Sistema de gestión de
impresión y copia
Disponer de información
¿QUIÉN HACE QUÉ?¿CUÁNDO?¿CUÁNTO?¿QUÉ COSTE TIENE?
• Contabilidad de impresiones y copias• Elaboración de informes
Imprimir de forma eficiente
• Concienciación• Reglas de trabajo fijas• Reglas de trabajo interactivas• Autorización de trabajos
¿CÓMO?
¿Es seguro su entorno de impresión?
¿Tiene seguridad sobre lo que imprime cada usuario?
¿Qué medidas tienen para asegurar la confidencialidad
y la seguridad de la información impresa?
¿Conoce las implicaciones que tendría para su
empresa la filtración de información?
Seguridad en la impresión
¿QUIÉN?
¿CUÁNDO?
Hace que la información confidencial lo siga siendo
No se pierden los documentos en impresoras
departamentales
Imprime el documento en la impresora que se elije.
El documento te sigue a ti y no tu al
documento
AHORRO DE PAPEL
Conclusiones
… PARA IR A CUALQUIER SITIO SE EMPIEZA DANDO
UN PASO
Reducción costes: ES POSIBLE
Necesidad de un sistema de archivo documental intuitivo, flexible y seguro
Impresiones y copias– Sistema centralizado de dispositivos
– Información y control: herramientas de gestión
No disponer de un sistema de gestión documental hoy es como…
Comencemos
¡Hoy!¿Se ve reflejado en estas situaciones?
¿Cómo gestiona su información hoy?
¿Se enfrenta a retos similares?
¿Cómo podemos ayudarle?
¿Por qué trabajar con Grupo Pancorbo?
¿Por qué trabajar con Grupo Pancorbo?
Por experiencia:
Durante más de 35 años hemos estado aportando soluciones a nuestros clientes.
Por confianza y seguridad,
82,9 %de nuestros clientes nos recomiendan como proveedores
¿Alguna preguntao comentario?
Graciaspor su atención
