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Jornadas Los archivos y el documento fotográfico: retos y fundamentos. Las Palmas, junio 2005 La gestión archivística de los fondos y colecciones fotográficas Lluís-Esteve Casellas i Serra Arxiu Municipal de Girona El interés por la gestión del patrimonio fotográfico nace al mismo tiempo que las técnicas fotográficas. Sin embargo, el tratamiento tradicional de la imagen fotográfica ha dado unos resultados muy limitados en cuanto a su gestión global, la recuperación de la información y su preservación. El objetivo del presente texto es poner de relieve las aportaciones de la metodología archivística para un nuevo enfoque de los fondos y colecciones fotográficas. Un nuevo enfoque destinado a optimizar los recursos disponibles, pero también a sacar el máximo rendimiento social y cultural de dicho patrimonio. Por lo tanto, el principal objetivo será aportar una serie de reflexiones dirigidas a la gestión integral de los fondos fotográficos a partir de los fundamentos archivísticos básicos. Es decir, la descripción y la valoración y selección documental y, muy especialmente, la clasificación. No obstante, cabe señalar que dichas reflexiones se basan en la experiencia acumulada por el Centre de Recerca i Difusió de la Imatge (Centro de Investigación y Difusión de la Imagen, CRDI), del Ayuntamiento de Girona, desde 1990, con sus éxitos y sus errores, y por consiguiente serán reflexiones mediatizadas por el contexto específico del CRDI. Aún así, la sistematización de dichas reflexiones ha posibilitado la formulación de una metodología de trabajo contrastada por el día a día en la gestión de casi un millón de fotografías, exportable a otros centros, fácilmente aplicable y, también, escalable según la complejidad del centro gestor de los fondos. Por otra parte, es preciso reconocer el gran salto hacia delante de los últimos años en este campo, aunque no por ello debería verse la gestión de dichos fondos de forma más compleja. En este sentido, tenemos que asumir también los errores y las omisiones que por ignorancia hayan podido producirse en el pasado reciente. Valga como ejemplo el hecho que una aplicación informática como el ApcImatge (v.1), considerada pionera a nivel estatal, no preveía en el año 1990 ningún campo informativo destinado al procedimiento técnico de la imagen, sencillamente porque no se consideraba un elemento esencial en la gestión de fondos fotográficos, ni se tenía el conocimiento suficiente para su identificación.

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Archivos fotograficos

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  • Jornadas Los archivos y el documento fotogrfico: retos y fundamentos.

    Las Palmas, junio 2005

    La gestin archivstica de los fondos y colecciones fotogrficas

    Llus-Esteve Casellas i Serra

    Arxiu Municipal de Girona

    El inters por la gestin del patrimonio fotogrfico nace al mismo tiempo que las

    tcnicas fotogrficas. Sin embargo, el tratamiento tradicional de la imagen fotogrfica

    ha dado unos resultados muy limitados en cuanto a su gestin global, la recuperacin

    de la informacin y su preservacin. El objetivo del presente texto es poner de relieve

    las aportaciones de la metodologa archivstica para un nuevo enfoque de los fondos y

    colecciones fotogrficas. Un nuevo enfoque destinado a optimizar los recursos

    disponibles, pero tambin a sacar el mximo rendimiento social y cultural de dicho

    patrimonio.

    Por lo tanto, el principal objetivo ser aportar una serie de reflexiones dirigidas a la

    gestin integral de los fondos fotogrficos a partir de los fundamentos archivsticos

    bsicos. Es decir, la descripcin y la valoracin y seleccin documental y, muy

    especialmente, la clasificacin. No obstante, cabe sealar que dichas reflexiones se

    basan en la experiencia acumulada por el Centre de Recerca i Difusi de la Imatge

    (Centro de Investigacin y Difusin de la Imagen, CRDI), del Ayuntamiento de Girona,

    desde 1990, con sus xitos y sus errores, y por consiguiente sern reflexiones

    mediatizadas por el contexto especfico del CRDI. An as, la sistematizacin de

    dichas reflexiones ha posibilitado la formulacin de una metodologa de trabajo

    contrastada por el da a da en la gestin de casi un milln de fotografas, exportable a

    otros centros, fcilmente aplicable y, tambin, escalable segn la complejidad del

    centro gestor de los fondos.

    Por otra parte, es preciso reconocer el gran salto hacia delante de los ltimos aos en

    este campo, aunque no por ello debera verse la gestin de dichos fondos de forma

    ms compleja. En este sentido, tenemos que asumir tambin los errores y las

    omisiones que por ignorancia hayan podido producirse en el pasado reciente. Valga

    como ejemplo el hecho que una aplicacin informtica como el ApcImatge (v.1),

    considerada pionera a nivel estatal, no prevea en el ao 1990 ningn campo

    informativo destinado al procedimiento tcnico de la imagen, sencillamente porque no

    se consideraba un elemento esencial en la gestin de fondos fotogrficos, ni se tena

    el conocimiento suficiente para su identificacin.

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    Consideraciones previas

    Tradicionalmente, la gestin de los fondos fotogrficos ha sido vctima de las virtudes

    atribuidas a la fotografa. Desde del mismo momento de su invencin, la posibilidad de

    captar la realidad le vali la consideracin de documento nico, como testimonio fiel a

    dicha realidad fijada para siempre en el tiempo. Fue principalmente este atributo de la

    fotografa, la fijacin del instante, la que favoreci precisamente su desvinculacin con

    el contexto en el cual fue creada. Como consecuencia de esta visin como documento

    nico e irrepetible, la gestin de fondos y colecciones fotogrficas se ha basado

    mayoritariamente hasta ahora en el binomio fotografa igual a unidad documental

    simple.

    Paralelamente a la asuncin de esta caracterstica de la fotografa, tambin desde sus

    inicios se empez a valorar bajo la perspectiva de sus valores artsticos. Esto conllev

    implcitamente la distincin entre fotografas importantes y no importantes, o meras

    fotografas, como apreciara posteriormente la legislacin sobre propiedad intelectual.

    Sin embargo, esta consideracin implica una fuerte valoracin subjetiva sobre la pieza

    individual y, por lo tanto, tambin incide en su desvinculacin en relacin con su

    contexto de produccin.

    Posteriormente, la fotografa tambin ha sido considerada y valorada como artefacto

    tcnico, principalmente por historiadores de la fotografa, entre los cuales destacan los

    profesionales de la conservacin. No obstante, el estudio de los materiales fotogrficos

    desde el punto de vista de la conservacin tambin ha contribuido a fomentar la

    gestin individualizada de la fotografa, el pieza a pieza, en detrimento de los criterios

    de gestin integral de conjuntos, sobre los cuales a menudo han generado importantes

    puntos de divergencia.

    Ms recientemente, la fotografa ha empezado a ser valorada a partir de su contexto

    de creacin. Por una parte, desde el punto de vista de la lectura de la imagen y los

    valores ligados a la credibilidad del instante, como documento nico fijado para

    siempre. Por la otra, por la necesidad de tratar conjuntos de manera integrada. De

    este modo, comienza a tomar importancia el anlisis del contexto de produccin y, de

    ello, la aplicacin de criterios archivsticos para su organizacin y tratamiento.

    La organizacin y el tratamiento de conjuntos fotogrficos

    Llegados a este punto cabra preguntarse qu entendemos por organizacin y

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    tratamiento de fondos y en la respuesta, probablemente, estaramos de acuerdo en

    concretar sus objetivos en la consecucin de un equilibrio entre garantizar el acceso a

    la documentacin y gestionar eficiente de los recursos disponibles, de por s limitados,

    para obtener unos resultados finales satisfactorios.

    Es necesario identificar las operaciones vinculadas a la organizacin y al tratamiento

    archivstico de fondos y colecciones fotogrficas, que son las siguientes:

    ?? Registro de ingresos.

    ?? Planificacin de la organizacin.

    ?? Clasificacin.

    ?? Descripcin multinivel.

    ?? Valoracin y seleccin documental.

    ?? Tratamiento fsico de los objetos.

    ?? Instalacin en materiales de proteccin intima.

    ?? Cambios de formato.

    ?? Aplicacin de las TIC de forma transversal en todas las fases del tratamiento.

    Algunas de estas etapas pueden llevarse a cabo en paralelo, sin embargo, segn las

    especificidades de cada conjunto y, principalmente, su volumen es indispensable

    actuar siguiendo una metodologa coherente. Por consiguiente, es fundamental una

    planificacin previa de la intervencin global sobre un fondo, una coleccin o, incluso,

    el conjunto de fondos y colecciones de un centro.

    La planificacin de cualquier intervencin archivstica debera ser el primer paso en la

    organizacin y el tratamiento de fondos y colecciones, en tanto que proporciona la

    informacin necesaria para conocer exactamente a qu nos enfrentamos. An as, hay

    tres razones concretas que, a pesar de ser de sentido comn, merece la pena

    comentar:

    1. La aplicacin de criterios de rentabilidad y eficacia.

    2. La evaluacin del coste de la intervencin.

    3. La prevencin de urgencias.

    La aplicacin de criterios de rentabilidad y eficacia persigue la gestin eficiente de los

    recursos. Para ello es imprescindible la definicin de los objetivos a conseguir, la

    identificacin de los medios disponibles y la previsin de los resultados esperados.

    Finalmente, y como consecuencia de esta misma planificacin, se requiere una

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    evaluacin de las actuaciones realizadas que permita comprobar si los resultados

    obtenidos se ajustan a los objetivos marcados. Por lo tanto, ser tambin necesario

    establecer indicadores que nos permitan evaluarlos con rigor.

    En este sentido, es recomendable mantener el equilibrio entre garantizar el acceso a la

    documentacin fotogrfica y, al mismo tiempo, velar por su preservacin. Demasiado a

    menudo se han llevado a cabo actuaciones siguiendo criterios totalmente

    contrapuestos. De este modo, debiera evitarse la explotacin directa de los materiales

    de carcter divulgativo si esta no va acompaada, ni que sea a nivel general, de un

    intervencin global sobre el conjunto. La experiencia ha demostrado demasiado

    frecuentemente cmo intervenciones de este tipo han perjudicado la coherencia

    interna de fondos completos, a la vez que comprometan su preservacin.

    En el otro extremo, algunos centros han aplicado un exceso de celo llegando incluso a

    la restriccin total del acceso a la consulta de los materiales fotogrficos hasta que no

    hayan sido convenientemente tratados. En este caso, y considerando que,

    mayoritariamente, los ingresos de fondos fotogrficos estn constituidos por negativos

    en diferentes soportes, sobretodo en los voluminosos fondos de galeras fotogrficas,

    optar por no describir ni permitir la consulta hasta haber realizado el duplicado de

    seguridad, las tareas previas para su acondicionamiento y, finalmente, su positivado,

    no contribuyen en absoluto ni a una gestin eficiente ni a la consecucin de ms

    recursos para poder intervenir ms globalmente.

    Por lo tanto, entre la ligereza de la visin excesivamente divulgativa y el exceso de

    celo de la visin conservacionista, tendra bastante sentido la adopcin de posiciones

    ms prcticas. En este sentido, en el CRDI se intenta dar prioridad a la puesta a

    disposicin pblica de los fondos sin que esto signifique ir en detrimento de su

    preservacin. El acceso inmediato a la informacin esencial de un fondo se consigue

    mediante una descripcin que vaya de lo general a lo especfico. De este modo, una

    primera descripcin de todo el conjunto permite hacerlo visible y posibilita poder

    atender algunas consultas de carcter general. Por otra parte, tambin permite una

    intervencin en diferentes fases, dado que aporta un conocimiento gradual de su

    estructura y dinmica de produccin. Por ejemplo, el fondo Narcs Sans, con 478.552

    fotografas, mayoritariamente negativos de 135 mm, se catalog en menos de tres

    aos, pero al final del primer ao de trabajo ya estaban disponibles algo ms de la

    mitad, se realiz una primera actuacin divulgativa y se public un primer balance

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    sobre la intervencin. Esto fue posible gracias a la identificacin de un primer conjunto

    de reportajes con un sistema bsico de registro. Posteriormente, se intervino

    gradualmente sobre el resto en funcin de su mayor simplicidad de tratamiento.

    As, la aplicacin de criterios de rentabilidad y eficacia requiere evaluar previamente

    tanto las especificidades del conjunto, como nuestros medios y posibilidades reales

    de intervenir para equilibrar la teora y la prctica, pero sobretodo para garantizar que

    nuestras actuaciones no dificultarn el uso social de la documentacin a corto o medio

    plazo.

    En segundo lugar, aunque no menos importante, es el estudio de costes de la

    intervencin. El tratamiento riguroso de la documentacin atendiendo todos los

    aspectos necesarios para su correcta gestin no es un tratamiento econmico. En el

    caso de la documentacin fotogrfica dicho coste suele ser bastante superior, y esto

    ya debera ser motivo suficiente para realizar una valoracin aproximada de los

    recursos necesarios, o bien para establecer prioridades razonadas y razonables. Valga

    como ejemplo una intervencin que desde el CRDI se pretendi como pauta ejemplar

    sobre la cual valorar y corregir nuestra metodologa de trabajo, concretamente sobre el

    fondo Josep Jou (1998).

    El fondo Jou est constituido por una muestra del fondo original, destruido

    parcialmente y de forma gradual por una inundacin, un bombardeo y algn que otro

    traslado de local. Dicha muestra es de 1.500 placas negativas de vidrio y, dado su

    volumen reducido, se pretendi una intervencin lo ms completa posible, aunque no

    de carcter exhaustivo en algunos aspectos. Las actuaciones llevadas a cabo fueron

    las siguientes:

    ?? La identificacin de los soportes y su ordenacin fsica.

    ?? Una limpieza superficial.

    ?? La descripcin a nivel de unidad documental.

    ?? La digitalizacin de la imagen para facilitar su consulta.

    ?? La ubicacin en materiales de proteccin ntima para su preservacin.

    ?? La instalacin en contenedores normalizados de conservacin.

    Finalizadas dichas operaciones el coste se situaba alrededor de las 500 de las

    antiguas pesetas, casi unos 3 euros, por cada placa. Si bien este coste puede ser

    asumible para un fondo de un volumen reducido, estbamos en condiciones de poder

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    atender toda la documentacin con una lgica y metodologa similar?. Cabe remarcar

    que el principal elemento distorsionador del presupuesto fue, sin lugar a duda, el

    material de preservacin. Sin embargo, cmo conseguir recursos suficientes para un

    tipo de intervencin que difcilmente es visible desde el exterior? Resolver el dilema

    depender de cada centro. En el caso del CRDI se mantuvo la doble lnea de

    actuacin, puertas adentro, de organizacin de fondos, al mismo tiempo que se

    trabajaba, y se trabaja, en la proyeccin exterior del centro y de sus fondos.

    Finalmente, la prevencin de urgencias mediante el establecimiento de pautas

    homogneas en el tratamiento permite, al menos en parte, reducir el impacto de

    dichas urgencias, de modo que no se conviertan en verdaderas situaciones de

    emergencia. Eminentemente, las urgencias pueden estar motivadas por dos causas.

    De una parte, por cuestiones imprevisibles, principalmente por desconocidas,

    derivadas de la conservacin de los materiales fotogrficos. Por la otra, por las

    interferencias en la organizacin y el tratamiento de los fondos, ya sea por la

    irrupcin, siempre positiva, de nuevas donaciones, que pueden conllevar nuevos

    compromisos (digitalizaciones previas, documentacin de fotografas, etc.), o acciones

    vinculadas a lneas de difusin del centro o de terceros (publicaciones, exposiciones,

    etc.).

    En definitiva, se trata de conocer suficientemente los fondos que gestionamos, de

    manera que podamos evitar que el da a da nos imposibilite intervenir en grandes

    volmenes de documentacin fotogrfica o, simplemente, cerrar sucesiva y

    ordenadamente la intervencin en distintos pequeos conjuntos. En el caso del CRDI,

    las premisas de actuacin bsicas en este mbito se centran en la identificacin de

    soportes y procedimientos tcnicos de las fotografas para evitar sorpresas en su

    preservacin y, en relacin con los nuevos ingresos, la adopcin del compromiso de

    tratarlo en un plazo determinado de tiempo, pero sin que nunca tienda a posponerse

    excesivamente, ni tampoco que se convierta en una acumulacin de fondos o

    conjuntos a tratar.

    Planificar la intervencin sobre los fondos

    Una vez intentada la justificacin de la necesidad de planificar la gestin archivstica

    cabra plantearse a partir de qu criterios o en base a qu vamos a planificar la

    intervencin sobre un fondo, un conjunto de fondos o la totalidad del centro. Los

    elementos a tener en cuenta son esencialmente tres:

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    ?? La identificacin del valor del material fotogrfico, tanto intelectual (artstico o como

    testimonio histrico) como econmico, aspectos importantes pero que requieren un

    estudio especfico y aparte del presente trabajo.

    ?? La identificacin fsica de los materiales fotogrficos, en vistas a la gestin de su

    preservacin.

    ?? La identificacin intelectual de los conjuntos fotogrficos, con el objetivo de

    establecer la clasificacin como base para su posterior descripcin, evaluacin

    documental y poltica de acceso.

    Planteada as la cuestin, podramos interrogarnos sobre si es posible o no planificar

    la preservacin de los materiales fotogrficos. La respuesta, obviamente, debe ser s,

    es posible a partir de la identificacin fsica de los materiales, y su objetivo no es otro

    que el de hacer un clculo del riesgo valorando y conociendo todas las posibles

    incidencias, tanto sobre los conjuntos como sobre las instalaciones. Es ms, no tan

    slo es posible si no que adems es lo ms viable en cualquier intervencin, sobretodo

    si es a gran escala.

    Pero, por dnde empezar?. El primer e indispensable paso debe ser la realizacin de

    un estudio-diagnstico sobre el fondo o coleccin a tratar, a partir de una muestra

    estadstica representativa y basado en la identificacin fsica de las caractersticas de

    los materiales fotogrficos. O lo que es lo mismo, conocer y cuantificar:

    1. Los procedimientos tcnicos presentes en el conjunto a intervenir.

    2. La tipologa de soportes.

    3. La diversidad de formatos de las fotografas.

    A partir de esta primera aproximacin puede obtenerse una valoracin bastante

    acertada del estado de conservacin general del fondo o coleccin, el establecimiento

    de prioridades de actuacin y una previsin de la inversin econmica a realizar en

    materiales de conservacin. An as, el estudio debera tambin incorporar, si no se ha

    tenido en cuenta a nivel general del centro, los siguientes aspectos sobre las

    instalaciones:

    ?? Las caractersticas de los depsitos, principalmente las condiciones ambientales y,

    sobretodo, la variabilidad de la temperatura y la humedad.

    ?? Las caractersticas del sistema de proteccin, que engloba los siguientes puntos:

    o Materiales de proteccin ntima utilizados, actuales y usados con

    anterioridad.

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    o Tipologa de mobiliario.

    o Rutinas de trabajo en relacin con la manipulacin de los materiales y el

    nivel de capacitacin del personal.

    o La infraestructura del centro: riesgo de goteras, riesgo de incendio, sistema

    de deteccin y extincin de incendios.

    ?? Las caractersticas del sistema de seguridad del edificio. Es decir, no solo contra el

    robo y el vandalismo, tambin la seguridad mecnica de aparatos, los

    procedimientos i precauciones del personal, la existencia de un plan de

    emergencias, etc.

    De esta informacin junto con el estudio de los materiales fotogrficos y, a la vez, con

    el anlisis de las instalaciones, se podrn prever los factores de riesgo y los posibles

    problemas sobre los diferentes procesos fotogrficos y sus respectivos soportes. No

    obstante, hay dos elementos ms a tener en cuenta y que son altamente

    recomendables. La primera recomendacin es el establecimiento de un sistema de

    monitorizacin sobre los materiales. Este tipo de inspeccin peridica, realizada por

    profesionales de la preservacin, debera llevarse a cabo considerando dos variables.

    Por una parte, la inspeccin selectiva sobre documentos especialmente valiosos y en

    fotografas sobre las cuales se haya realizado algn tipo de intervencin de

    restauracin o preservacin. Por la otra, la inspeccin al azar sobre las diferentes

    tipologas de procedimientos fotogrficos, de soportes y de formatos.

    La segunda recomendacin es el estudio, cuando sea posible, de la documentacin

    textual del fondo fotogrfico, como por ejemplo las facturas de proveedores de una

    galera fotogrfica, a partir de las cuales pueden obtenerse indicios de los tipos de

    productos utilizados en los procesos de captura, revelado y positivado. Informacin,

    que puede resultar de especial utilidad de cara a su preservacin. De igual modo y por

    el mismo motivo, es igualmente importante el registro de la historia de la custodia del

    fondo. Conocer las vicisitudes del conjunto - inundaciones o bombardeos, en el caso

    del fondo Josep Jou, o la reutilizacin como gallinero de un estudio fotogrfico situado

    en una azotea, en el caso del fondo Fotografa Unal - proporcionan informacin

    relevante para el estudio de su posible incidencia en la evolucin los materiales.

    Planificar la preservacin no slo es posible si no que adems es viable desde el

    punto de vista de los resultados y tambin de la inversin a realizar, puesto que este

    tipo de intervencin es fcilmente asumible por cualquier centro y muchsimo ms

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    econmico que actuar sobre la emergencia o, en el peor de los casos, el desastre. Es

    decir, se trata de pasar de la preservacin reparadora, basada en lo ya sucedido y

    demasiado a menudo irrecuperable, a una preservacin preventiva, que evite el

    desarrollo de los problemas ya detectados. A otro nivel, el ptimo, deberamos tender

    a una preservacin predictiva que nos permita, a partir del conocimiento de los

    materiales, predecir con qu tipo de problemas podemos encontrarnos bajo

    determinadas condiciones de conservacin.

    Resumiendo, podemos afirmar que un diagnstico bsico de un conjunto, ya sea un

    fondo concreto o la totalidad de un centro, permite identificar y cuantificar sus factores

    de inters:

    ?? Tipos de procedimientos fotogrficos, soportes y formatos.

    ?? Tipos de iconografa (retrato y no retrato).

    ?? Tipos de patologas presentes.

    ?? Existencia de documentacin complementaria.

    ?? Existencia de una lgica interna de orden de produccin.

    A la vez que tambin permite una primera descripcin del fondo e incluso sentar las

    bases para una primera actuacin de difusin de los materiales (exposicin,

    publicacin, etc.). En este caso, se tendr que disponer de los recursos suficientes

    pera atender la consulta y la reproduccin de los documentos publicitados. En

    cualquier caso, el resultado final obtenido ser haber dimensionado la magnitud de la

    intervencin, prever costes y recursos necesarios y, finalmente, establecer un orden

    de prioridades a resolver.

    Planificar el acceso a la documentacin

    Al principio del texto se haca referencia a la necesidad de garantizar el acceso a la

    documentacin, a los documentos fotogrficos. Si en el apartado anterior se haca

    hincapi en la planificacin de la preservacin a partir de la identificacin fsica de los

    materiales, la planificacin del acceso se basa en la identificacin intelectual de los

    conjuntos y en el control de los documentos, sobre los cuales se aplicarn las

    operaciones de la clasificacin, la descripcin y la evaluacin y seleccin. Dicha

    identificacin y dicho control deben realizarse sobre el fundamento archivstico del

    respeto al principio de procedencia. Es decir, el respeto al contexto y a la lgica de

    produccin bajo la cual han sido creados los documentos.

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    Por este motivo, el primer instrumento para el control de los fondos respetando el

    principio de procedencia debe ser el registro de ingresos del centro. Este registro tiene

    que contener la informacin que aporte el conocimiento mnimo de procedencia,

    contenido, volumen y localizacin topogrfica dentro del centro. La estructura

    descriptiva del registro de ingresos del Archivo Municipal de Girona es la siguiente:

    ?? Nmero de registro. ?? Tipo de ingreso. ?? Fecha de ingreso. ?? Resolucin de ingreso. ?? Fecha de resolucin. ?? Estado de la resolucin (pendiente, en trmite o resulta). ?? Nmero de expediente. ?? Importe de la adquisicin. ?? Procedencia. ?? Descripcin. ?? Tipo de documento / Nmero de unidades. ?? Derechos de explotacin. ?? Nuevo fondo o coleccin. ?? Fondo o coleccin a la cual se integra. ?? Tipo de fondo.

    El asiento en el registro implica, aparte de un primer instrumento de control, una

    aproximacin tambin al contenido del conjunto, con lo cual este primer anlisis de la

    documentacin permite la valoracin del fondo y la definicin de las prioridades de

    tratamiento. Pero, debemos plantearnos el mismo tratamiento para todos los

    documentos del fondo? la descripcin debe ser imagen a imagen? Parece evidente

    que antes de empezar la descripcin archivstica tenemos que preguntarnos qu

    vamos a describir, para qu y, sobretodo, para quin.

    La necesidad de recorrer a criterios que faciliten el acceso a la documentacin nos

    remite al planteamiento de proceder de lo general a lo especfico, por lo tanto y como

    mnimo, hablaremos de fondo, series y unidades documentales que, respectivamente,

    darn lugar a guas, inventarios y catlogos. Este planteamiento queda ya recogido en

    la bibliografa archivstica y, ms recientemente, en la misma norma ISAD(G). Sin

    embargo, una primera consideracin al respecto sera no olvidar que la descripcin

    normalizada es esencialmente un instrumento muy vinculado al mbito profesional

    archivstico y, por consiguiente, la descripcin no debiera olvidar para qu

    describimos ni para quin. Es decir, para obtener la mxima rentabilidad y uso social

    de la documentacin y para una amplia diversidad de usuarios potenciales.

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    Es conveniente que al menos en los niveles superiores de organizacin de los fondos

    la descripcin tenga una clara voluntad divulgativa. En este sentido, desde el CRDI se

    impuls una experiencia altamente positiva y, probablemente, pionera en Europa,

    como fue la elaboracin de una gua de fondos en imagen de todos los centros

    pblicos, semipblicos y centros prensa de la ciudad. Girona. Guia de fons en imatge

    (1999), parti de la estructura y la informacin contenida en la descripcin normalizada

    de fondos, pero adaptada para su divulgacin. Cabe remarcar que un objetivo paralelo

    a la publicacin fue la homogeneizacin de la descripcin en los diferentes centros

    implicados.

    Aspectos tan aparentemente superficiales como a partir de qu condiciones (volumen

    de documentacin, valor informativo, valor de la autora, integridad o representatividad

    del conjunto) un fondo tiene entidad suficiente para ser considerado como tal y figurar

    o no en una gua, o la constitucin de colecciones facticias a nivel de gestin y

    presentacin (agrupaciones de unidades documentales dispersas o inclusos pequeos

    conjuntos no apreciables como fondos), fueron tratados e intensamente debatidos en

    las reuniones de coordinacin tcnica. El resultado? Altamente positivo, tanto a nivel

    profesional como a nivel de usuario final.

    No obstante, por debajo del nivel de fondo o coleccin la descripcin de

    documentacin fotogrfica se ha centrado, principalmente, en la unidad documental

    simple y consecuentemente ha dado lugar a catlogos. Este planteamiento deja de

    lado cualquier posibilidad de planificar adecuadamente la intervencin en un conjunto,

    especialmente si este es voluminoso, a no ser que los recursos sean ilimitados, lo cual

    es bastante improbable. Es, por lo tanto, del todo necesario establecer una

    metodologa de intervencin distinta, puesto que un tratamiento igualitario a nivel de

    catalogacin e indizacin es inviable.

    Un primer paso para agilizar la descripcin es la identificacin de unidades

    documentales compuestas, los reportajes y las secuencias, con sus respectivas

    variantes: reportajes de accin o documentales y secuencias de retratos de estudio, de

    accin, de evolucin o de encuadre de cmara. Esta perspectiva abre nuevos

    horizontes en la descripcin de fotografas y, un ejemplo ya citado es el catlogo de

    casi medio milln de fotografas del fondo Narcs Sans, del CRDI, en menos de tres

    aos y en el que participaron a tiempo parcial y de manera no concurrente nicamente

    dos personas.

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    Evidentemente, que la descripcin sea ms gil no significa necesariamente que sea

    una operacin ms simple. Describir unidades documentales compuestas en fotografa

    requiere tambin resolver ciertas dificultades a nivel de identificacin correcta de la

    unidad, de manipulacin e incluso de gestin fsica, etc. Del mismo modo, adecuar el

    sistema de indizacin en relacin con el nivel de complejidad del centro y a sus

    necesidades reales tambin contribuye a facilitar un tratamiento de la documentacin

    mucho ms gil y, sobretodo, mucho ms prctico. En este sentido, cada centro

    tendra que plantearse inicialmente qu sistema es el que ms le conviene, puesto que

    la adopcin mimtica de tesauros para la gestin de pequeos fondos, adems de

    compleja para el usuario final, tambin lo es para la persona o las personas que

    realizan el mantenimiento del sistema, dificultando enormemente y a menudo

    innecesariamente el tratamiento y la posterior recuperacin de la informacin.

    En el CRDI el sistema de indizacin ha evolucionado de un sistema basado en un

    listado controlado y plano de descriptores a un sistema jerrquico, organizado en tres

    subdivisiones como mximo. Asimismo, se aplica una indizacin que denominamos

    asimtrica, en tanto que se aplica de forma exhaustiva en la documentacin fotogrfica

    que atae al municipio de Girona, mientras que se aplican criterios ms generales de

    indizacin para imgenes que corresponden a otros lugares. Esto permite una gestin

    gil del sistema, al mismo tiempo que su simplicidad tambin facilita su consulta

    directa por parte de los usuarios, sin la intermediacin del personal del centro.

    Por consiguiente, establecer una metodologa de descripcin normalizada y de

    indizacin adecuada a las necesidades del centro, segn los criterios anteriormente

    citados, hace posible un tratamiento gil y eficaz para mejorar el acceso a los fondos.

    Sin embargo, dichas operaciones en conjuntos con un volumen importante de

    unidades documentales pueden resultar extremadamente complejas de aplicar. En

    este sentido la clasificacin archivstica contribuye a planificar las prioridades de

    tratamiento de un fondo y, por lo tanto, tambin a mejorar su gestin y la obtencin de

    resultados a corto plazo.

    La clasificacin archivstica: instrumento indispensable de gestin

    El objetivo de la clasificacin archivstica es reflejar jerrquicamente la lgica de

    creacin de los documentos, en este caso fotogrficos, del productor. Identificar la

    lgica de produccin en un fondo equivale a identificar las competencias, las funciones

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    Las Palmas, junio 2005

    y las actividades de quien lo ha producido de forma lo ms homognea y sistemtica

    posible a lo largo de un perodo de tiempo determinado.

    Por lo tanto, el anlisis de la documentacin y la definicin de un cuadro de

    clasificacin archivstico de un fondo permite establecer distintos niveles jerrquicos en

    la organizacin de un conjunto documental. Es decir, niveles intermedios de

    organizacin entre el superior de fondo y el inferior de unidad documental. Estas

    subdivisiones, en el nivel inmediatamente superior a la del documento corresponden a

    las series documentales, sobre las cuales no slo puede y debe aplicarse la

    descripcin y la indizacin, si no que tambin puede aplicarse la evaluacin y

    seleccin documental.

    Es a partir de la identificacin de series documentales en los fondos fotogrficos que

    se podr llevar a cabo una planificacin eficiente de cualquier intervencin en un

    conjunto, con independencia de cual sea su volumen y nivel de complejidad, pero el

    establecimiento de un cuadro de clasificacin archivstico ser de mayor ayuda cunto

    mayor sea el fondo a intervenir.

    Tradicionalmente, los documentos fotogrficos se han clasificado sobre la base de su

    simplicidad de lectura. Es decir, obviando el contexto de creacin de la imagen y,

    sobretodo, el contexto de produccin en relacin con el fondo. De este modo, ha sido

    habitual la fragmentacin de reportajes y secuencias y, tambin, la gestin de los

    documentos fotogrficos al margen del conjunto producido por su autor, ya sea un

    fotgrafo profesional, un fotgrafo aficionado o una institucin pblica o privada. Esta

    prdida del contexto implica a la vez una prdida del valor informativo de la imagen,

    centrada nicamente en la inmediatez de su lectura. Por lo tanto, la clasificacin

    archivstica de los documentos fotogrficos atendiendo a su contexto de produccin

    supone un valor aadido al contenido informativo de la imagen y, al mismo tiempo, un

    nuevo enfoque sobre quien las ha producido. Desde esta perspectiva, adems de las

    caractersticas intrnsecas del documento, habr que tener en cuenta su lgica de

    produccin, si ha sido por iniciativa propia, por encargo, para su venta directa al cliente

    o por el contrario a travs de intermediarios (editores, agencias, etc.), el tipo de

    encargo, el tipo de cliente, etc.

    No cabe duda que la elaboracin de cuadros de clasificacin archivsticos en fotografa

    no es slo restablecer la identidad a sus productores, si no tambin ofrecer nuevas

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    posibilidades de explotacin a los investigadores y a los usuarios, en general, puesto

    que permite abrir nuevas lneas de investigacin y de divulgacin. No obstante,

    debemos reconocer que todava nos encontramos ante un planteamiento

    relativamente nuevo, aunque la novedad radica nicamente en relacin con las

    caractersticas de los documentos fotogrficos. Cabe aadir que, desde el punto de

    vista profesional, la novedad no debera si no acrecentar el inters y la motivacin para

    llevarla a cabo.

    Las pautas sobre cmo identificar series documentales en fotografa, ya publicadas en

    el ao 2001 y que en este texto slo citaremos brevemente, se centran en las

    funciones bsicas que histricamente ha cumplido la fotografa hasta ahora. Estas

    funciones son cuatro:

    ?? Funcin de registro.

    ?? Funcin informativa.

    ?? Funcin publicitaria.

    ?? Funcin artstica.

    Estas funciones han desarrollado, unas ms y otras menos, diversas especialidades

    fotogrficas segn el contexto de su origen de produccin (fotografa profesional,

    fotografa de aficionado o fotografa institucional), pero se hallan indefectiblemente

    vinculadas a la evolucin de la tcnica fotogrfica: a la reduccin del tiempo de

    exposicin, a la disminucin del volumen de las cmaras, a su mayor versatilidad, etc.

    As, por ejemplo, la funcin de registro, la de captar el momento de la realidad, el

    instante como testimonio, dio como especialidades fotogrficas el retrato individual, la

    fotografa de carcter cientfico y tcnico y a la denominada fotografa de catlogo, que

    abarca las subespecialidades de patrimonio, ya sea histrico, natural o etnogrfico, de

    viaje, de eventos de actualidad, o las colecciones de retratos de famosos.

    La funcin informativa empez por la fotografa de guerra y se desarroll hasta

    vertebrar la fotografa de prensa, con un leguaje propio consolidado, la prensa de

    escndalo (una subespecialidad de la anterior) o la fotografa social. Mientras que la

    funcin publicitaria, adems de la misma fotografa publicitaria, dio lugar a

    subespecialidades como la fotografa de moda, etc. A su vez, a la funcin artstica

    correspondi la fotografa de creacin.

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    Ms all de profundizar en cmo de han desarrollado y consolidado estas

    especialidades fotogrficas y cmo pueden utilizarse para la clasificacin archivstica,

    conviene remarcar la importancia de la elaboracin de los cuadros de clasificacin. A

    partir de la informacin previa sobre el productor de un fondo pueden identificarse su

    mbito o mbitos de produccin (profesional, privado, institucional, coleccionismo) y

    las principales funciones y especialidades desarrolladas. De este modo, es posible

    elaborar unas primeras propuestas de clasificacin que, revisadas, corregidas o

    corroboradas posteriormente, sern de gran inters para los usuarios y de gran utilidad

    para quien tenga la responsabilidad de gestionar el fondo.

    La identificacin de series documentales hace posible establecer prioridades de

    gestin porqu permite identificar grupos homogneos de documentos fotogrficos y

    describirlos, indizarlos y evaluarlos en su conjunto. Por ejemplo, una simple

    segregacin intelectual de los retratos de estudio, segn su tipologa o no, en funcin

    de cada caso, permite describir su conjunto al mismo tiempo que obviar una

    descripcin a nivel catlogo, unidad a unidad documental. Si a ello sumamos las

    operaciones de manipulacin, digitalizacin, materiales de proteccin ntima y

    reubicacin en contenedores de conservacin, observaremos fcilmente que el

    tratamiento, sin dejar de ser riguroso metodolgicamente, requiere menos recursos y

    tiempo de intervencin. Cabe matizar que esto no significa que las series derivadas de

    los retratos de galera tengan menor importancia que el resto de topologas,

    simplemente depender de la calidad fotogrfica y, tambin, del nivel de informacin

    que poseamos, por ejemplo en el caso de disponer del algn registro con los nombres

    de las personas fotografiadas.

    A nivel de valoracin y seleccin documental, y en el mbito de la Administracin

    pblica de Catalua, existen algunas resoluciones de la Comisin Nacional de

    Evaluacin y Seleccin Documental (CNATD) que incluyen documentos fotogrficos,

    como por ejemplo los trmites de retirada de vehculos por la gra municipal, las

    infracciones de trfico, las licencias de obra menor (excepto edificios catalogados) o

    determinados trmites de inspeccin urbanstica o de actividades econmicas, todas

    ellas evaluadas como eliminables una vez prescrita la tramitacin correspondiente. No

    as, por ejemplo, las fotografas vinculadas a licencias de obra mayor o las de

    seguimiento de obras pblicas, que son de conservacin permanente.

    En el caso de fondos de prensa, como ejemplo de otro mbito distinto, podran ser de

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    eliminacin todas las copias fotogrficas procedentes de agencia y podran

    establecerse polticas de muestreo en secciones habituales de tipo informativo cclico,

    segn cada caso, como por ejemplo en deportes.

    Son solamente diversos ejemplos en los cuales la clasificacin archivstica es un

    instrumento de gestin esencial para planificar la intervencin en un fondo, sobretodo

    si este es especialmente voluminoso. En este sentido, las series documentales

    permiten dimensionar el alcance de cada intervencin a una escala ms reducida y,

    por lo tanto, afinar mucho ms en la obtencin de resultados.

    Conclusiones

    Siguiendo el enunciado inicial del texto, el objetivo ha sido exponer algunas reflexiones

    a partir de la experiencia acumulada en el Centre de Recerca i Difusi de la Imatge

    (CRD), del Ayuntamiento de Girona, por lo tanto ofrecer conclusiones como solucione

    universales, adems de errneo, podra parecer demasiado aventurado. No obstante,

    s pueden ser oportunas cinco recomendaciones bsicas:

    1. Garantizar el equilibrio entre el acceso a la documentacin fotogrfica y su

    preservacin como objetivo de cualquier intervencin para organizar un fondo.

    2. Elaborar un plan de actuacin para una gestin eficaz y eficiente, con el objetivo

    de obtener el nivel de acceso deseado a la documentacin y, al mismo tiempo, el

    nivel de preservacin suficiente.

    3. Planificar la organizacin y el tratamiento de un fondo de forma global.

    4. Aplicar una metodologa de intervencin y tratamiento de la documentacin que

    sea homognea y a la vez escalable a todo tipo de conjuntos, independientemente

    de su volumen.

    5. Establecer la clasificacin archivstica como base de conocimiento general de un

    fondo y como base de organizacin e intervencin concreta en un conjunto

    determinado de documentos fotogrficos.

    Finalmente, insistir en la necesidad de que, a pesar de la novedad de algunos de estos

    planteamientos, desde el punto de vista tico y profesional estamos obligados como

    responsables de la gestin de recursos pblicos a su administracin de forma

    eficiente, y una buena herramienta para ello es la aplicacin de la metodologa

    archivstica en la gestin de fondos y colecciones fotogrficas. Por otro lado, insistir

    tambin en la necesidad de reflexionar sobre nuestro trabajo cotidiano. Reflexiones

    que deberan llevarnos, inevitablemente, a no hacer distinciones en la metodologa

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    archivstica aplicable en la organizacin de fondos segn su tipologa documental

    predominante.

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    Las Palmas, junio 2005

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    Girona: Ajuntament de Girona, 1996, p. 173-175.

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    Las Palmas, junio 2005

    ANEXOS

    REGISTRO DE INGRESOS DEL ARCHIVO MUNICPAL DE GIRONA

    NM. DE REGISTRO: 2005 / 35

    TIPO DE INGRESO: Donacin Adquisicin Cesin en comodato

    FECHA DE INGRESO: 31 / 05 / 2005

    RESOLUCIN DE INGRESO:

    Acuerdo del Pleno Acuerdo de la Junta de Gobierno Local Decreto de Alcalda Vale de compra

    FECHA DE RESOLUCIN: 06 / 06 / 2005

    PENDIENTE DE RESOLUCIN: S / No

    NM. DE EXPEDIENTE: 2005 / 3425

    IMPORTE DE ADQUISICIN:

    PROCEDENCIA:

    DESCRIPCIN:

    TIPO DE DOCUMENTO / UNIDADES : Documentos fotogrficos / Documentos cinematogrficos / ...

    DERECHOS:

    Inexistentes Cedidos en exclusiva Cedidos parcialmente No cedidos

    NUEVO FONDO / COLECCIN: (denominacin)

    FONDO / COLECCIN: (fondo / coleccin a la cual se integra)

    TIPO DE FONDO:

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    Clasificacin en fotografa. mbitos y funciones

    FOTOGRAFA PROFESIONAL

    FUNCIONES BSICAS

    ESPECIALIDAD FOTOGRFICA

    FUNCIN DE REGISTRO

    ?? Retrato individual ?? Fotografa cientfico-tcnica ?? Fotografa de patrimonio ?? Fotografa de viajes ?? Fotografa de hechos de actualidad ?? Retratos de famosos

    FUNCIN INFORMATIVA

    ?? Fotografa de guerra ?? Fotografa de prensa

    Fotografa de prensa de escndalo

    FUNCIN PUBLICITARIA

    ?? Fotografa publicitaria

    Fotografa de moda

    FUNCIN ARTSTICA

    ?? Fotografa de creacin

    FOTOGRAFA NO PROFESIONAL

    FUNCIONES BSICAS

    ESPECIALIDAD FOTOGRFICA

    FUNCIN DE REGISTRO

    ?? Fotografa personal o privada

    Fotografa de aficionado Fotografa ocasional

    FOTOGRAFA EN LA ADMINISTRACIN PBLICA

    FUNCIONES BSICAS

    ESPECIALIDAD FOTOGRFICA

    FUNCIN DE REGISTRO

    ?? Fotografa administrativa ?? Fotografa policial ?? Fotografa de seguimiento de actos, actividades y obras

    FUNCIN INFORMATIVA

    ?? Fotografa documental

    FUNCIN PUBLICITARIA

    ?? Fotografa publicitaria

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    Clasificacin en fotografa. Cuadros orientativos

    FONDOS DE FOTGRAFOS PROFESIONALES

    MBITO

    FUNCIN ESPECIALIDAD FOTOGRFICA

    Registro

    ??Retrato individual ??Fotografa cientfico-tcnica ??Fotografa de patrimonio ??Fotografa de viaje ??Fotografa de hechos de actualidad ??Retratos de famosos

    Informativa

    ??Fotografa de guerra ??Fotografa de prensa ??Prensa de escndalo ??Fotografa social ??Fotografa documental para exposiciones y

    publicaciones

    Publicitaria

    ??Fotografa publicitaria ??Fotografa de moda

    PROFESIONAL

    Artstica

    ??Fotografa de creacin

    PRIVADO Registro

    ??Retrato individual ??Happy memories ??Retrato identificativo administrativo

    COLECCIONISMO Registro

    ??Fotografa de patrimonio ??Fotografa de viaje ??Fotografa de hechos de actualidad ??Retratos de famosos

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    Las Palmas, junio 2005

    Clasificacin en fotografa. Cuadros orientativos

    FONDOS DE FOTGRAFOS NO PROFESIONALES

    MBITO

    FUNCIN ESPECIALIDAD FOTOGRFICA

    PROFESIONAL Registro ??Fotografa cientfico-tcnica

    Artstica

    ??Retrato individual ??Fotografa de patrimonio ??Fotografa de viaje PRIVADO

    Registro

    ??Retrato individual ??Happy memories ??Retrato identificativo administrativo

    COLECCIONISMO Registro

    ??Fotografa de patrimonio ??Fotografa de viaje ??Fotografa de hechos de actualidad ??Retratos de famosos

    FONDOS DE LA ADMINISTRACIN PBLICA

    MBITO

    FUNCIN ESPECIALIDAD FOTOGRFICA

    Registro

    ??Administrativa ??Policial ??Seguimiento de actos, actividades y obras

    Publicitaria

    ??Fotografa publicitaria

    PBLICO

    Informativa

    ??Fotografa documental para exposiciones y

    publicaciones

    COLECCIONISMO Registro

    ??Fotografa de patrimonio ??Fotografa de viaje ??Fotografa de hechos de actualidad ??Retratos de famosos

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    Clasificacin en fotografa. Ejemplo

    FONDO JOSEP JOU I PARS (fotgrafo profesional) SECCIN

    SUBSECCIN

    SERIE

    Retratos de estudio

    ?? Personas ?? Bodas ?? Comuniones ?? Servicio militar

    Fotografa institucional ?? Protocolo y actos ?? Obras municipales ?? Levantamiento de cadveres

    Administracin de la galera ?? Contabilidad ?? Correspondencia

    MBITO PROFESIONAL

    Material fotogrfico auxiliar ?? Portaretratos ?? Material auxiliar

    Fotografa de patrimonio

    ?? Vistas de Girona

    MBITO PRIVADO

    Aficiones ?? Combates de boxeo ?? Corridas de toros

    COLECCIN

    Fotografas de Valent Fargnoli

    Fotografas de Antoni Garca