Primeras Jornadas en Archivos y Bibliotecas

en La Rioja

“El rol de los archivólogos y Bibliotecólogos en la Sociedad de

la Información”

Tema: La Importancia de la Archivología en la Sociedad Actual – Su Origen y El Rol de los Profesionales Archivólogos. Autor. Prof. Lic. Daniel L. Di Mari

La Rioja - Argentina

Viernes 12 y sábado13 de Noviembre de 2010.

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SUMARIO

Resumen ............................................................................................................ 3

Introducción ............................................................................................................ 3

1. El Origen del Estudio de la Archivología .................................................................. 4

1.1. IPGH – Instituto Panamericano de Geografía e Historia ...................................... 4

1.2. Comité de Archivos .................................................................................................. 4

2. Creación de la Escuela de Archivología en Argentina ........................................... 4

3. Instituciones Internacionales ..................................................................................... 6

3.1. CIA – Consejo Internacional de Archivos .............................................................. 6

3.2. ALA – Asociación Latinoamericana de Archivos ................................................. 6

4. La Archivología ........................................................................................................... 7

4.1. Definición de Archivo ............................................................................................. 7

4.2.. Documento - Concepto ........................................................................................... 7

4.3. Concepto de Patrimonio .......................................................................................... 7

4.4. Patrimonio Histórico ................................................................................................ 8

5. El Derecho a la Información en la Sociedad Actual ................................................ 8

5.1. La Información .......................................................................................................... 8

6. El Rol del Profesional Archivero ............................................................................... 8

7. De la Información Bruta a la Información Elaborada .............................................. 9

8. Código de Deontología para Archiveros ................................................................ 10

9. La Importancia de Marketing en los Archivos ........................................................ 11

9.1. ¿Cómo Debemos Promocionar el Servicio? ....................................................... 11

10. Los Archivos Como Factores Fundamentales de la Sociedad .......................... 13

11. Experiencia Personal .............................................................................................. 13

11.1. Archivo del Tribunal de Cuentas de la Provincia de Córdoba ........................ 13

11.2. La Institución ........................................................................................................ 13

11.3. La Historia de la División Archivo ...................................................................... 14

11.4. Documentación Recibida en el Archivo ............................................................. 15

11.5. Distribución de los Espacios ............................................................................. 15

12. Apreciación Final .................................................................................................... 16

13. Agradecimientos ..................................................................................................... 16

14. Fuentes y Bibliografía ............................................................................................. 17

14.1. Fuentes .......................................................................................................... 17

14.2. Bibliografía .......................................................................................................... 17

15. Anexo – Glosario ..................................................................................................... 18

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Resumen

La ciencia de la Archivología conjuntamente con La tecnología,

introduce importantes aportes para que las Empresas y las Instituciones, ya sean públicas o privadas, puedan trabajar con mayor eficiencia, permitiendo acortar los plazos burocráticos en la tramitación, conservando debidamente la documentación para su consulta. Hoy en día la información es de tal importancia que hace al poder, ya que una decisión tomada a tiempo puede producir logros importantes para la Empresa o la sociedad.

Teniendo en cuenta que el patrimonio cultural incluye al patrimonio documental, es deber del Estado proteger y asegurar políticas tendientes a la correcta conservación de los documentos. Este trabajo comienza haciendo una breve reseña de cómo va surgiendo la Ciencia de la Archivologìa, su importancia en la sociedad moderna, el rol que tienen los profesionales Archivólogos siendo ellos los responsables de describir y ordenar los documentos y brindar la información en forma eficiente y eficaz.

Se destaca también la importancia de la ética profesional que debe tener toda aquella persona que trabaje en Archivos.

La importancia de implementar políticas tendientes a la utilización del marketing en los archivos, que redunda en beneficios tanto para la Institución como para los usuarios de la información.

Por último se presenta la experiencia personal profesional en el Tribunal de Cuentas de la Provincia de Córdoba, con la finalidad de que los estudiantes de Archivología puedan tomar conocimiento de las tareas reales que se presentan a diario en la profesión.

Palabras Claves: Ciencia – Rol – Profesión – Patrimonio

Introducción

Hace un tiempo atrás, cuando cursaba la carrera de Archivología en la ciudad de Córdoba, muchos docentes explicaban a sus alumnos, cuando aún no era frecuente los relojes digitales, mucho menos la digitalización de documentos, que al Archivo se lo puede comparar con un engranaje que forma parte de todos los componentes de reloj, una pieza dentro de ese aparato que muchas veces pasa desapercibido, pero que cuando ésta parte no funciona, todo el resto trabaja defectuosamente, y el tiempo ya no se mide correctamente.

No hace falta mucho entendimiento para darnos cuenta la enseñanza que nos deja este escrito, representando el reloj a una Institución o Empresa, y dentro de las mismas, ese valioso engranaje, “el Archivo”.

Debido a la importancia que posee el patrimonio documental, es que los Archivos de nuestra Nación, deben estar preparados para lograr que la información que en ellos se depositan, sea dada a conocer en forma eficiente, y que la conservación de esos documentos, responda a políticas apropiadas para el correcto resguardo. Es en este momento donde aparece la importancia del rol que debe cumplir el Archivólogo, para que el Archivo brinde los servicios pertinentes. Es el profesional archivero el que llevará a cabo las políticas

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necesarias para el correcto resguardo documental y la difusión de la información contenida en los documentos para que todos los usuarios puedan realizar sus investigaciones y consultas.

Hoy en día hablamos de la sociedad de la Información, puesto que la inmediatez ayuda a tener un mayor control para la toma de decisiones, ya que para una gestión es de suma importancia, poder contar con la información justa y pertinente, el archivólogo es el que brinda esa seguridad a los funcionarios y empresarios.

1. El Origen del Estudio de la Archivología

1.1. IPGH- Instituto Panamericano de Geografía e Historia: Se crea en 1928, como una dependencia cultural de la OEA, (entonces Unión Panamericana). Se conforma estructuralmente en Comisiones y éstas en Comités. Realizan reuniones periódicas de consultas. En la reunión de consulta de la Comisión de Historia, se crea el Comité de Archivos, porque entre las funciones de esta comisión es la de ayudar a la conservación, arreglo y conocimiento de los archivos históricos de América, el comité de archivos fue creado en el año 1947 por resolución NºXXXIV.

1.2. Comité de Archivos: Este comité insta a la formación de

Consejos Nacionales de Archivos los cuales tendrán actividades tales como la de gestionar la construcción de edificios para archivos y cooperar en el mejoramiento de depósitos documentales existentes, establecer leyes y reglamentos que respondan a las necesidades del país, estimular el acceso a los archivos y compra de equipos necesarios para la conservación de la documentación. Gestionar la incorporación de cátedras de Archivología, Paleografía, Diplomática, Cronología y otras ciencias afines y recomendar a los gobiernos e instituciones de los países americanos que hayan de enviar las misiones o becados, para que faciliten o tomen a su cargo la publicación de catálogos, guías, índices o estudios, fruto del trabajo de tales investigadores.

2. Creación de la Escuela de Archivología en Argentina La Primera Reunión de consulta del Comité de Archivos del Instituto

Panamericano de Geografía e Historia (IPGH), reunido en La Habana en 1950, había recomendado la creación de una Escuela Interamericana de Archiveros y escuelas de archiveros en cada país americano.

La Primera Reunión Argentina de Paleografía y Neografía, había decidido dirigirse a todas las universidades argentinas solicitándoles la implementación de un curso de Archivística.

En la IV Reunión de Consulta de la Comisión de Historia del IPGH el Dr. Teodoro Schellenberg había expuesto la idea de crear una escuela de archiveros en algún país del continente americano. La Universidad Nacional de Córdoba podía ofrecer una estructura ideal porque en aquel entonces era la única en América que poseía una cátedra de Paleografía y Diplomática. Dos hechos importantes aceleraron el proceso y favorecieron la tramitación iniciada ante las autoridades universitarias:

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Se creó la Escuela de Bibliotecarios, anexa a la Facultad de Filosofía y Humanidades

Se realizaron las Misiones Universitarias Argentinas, coordinadas por el Dr. Aurelio Tanodi. Estas Misiones concluyeron en que la Argentina necesitaba en forma urgente personal capacitado técnica y científicamente para estar frente a los archivos. Finalmente el 6 de mayo de 1959, por Ord. Nº 10/59, el Consejo

Superior de la Universidad Nacional de Córdoba creó la Escuela de Bibliotecarios y Archiveros, como un anexo a la Facultad de Filosofía y Humanidades y encargó su organización al Dr. Aurelio Tanodi.

El 25 de marzo de 1961 la Escuela fue dividida en dos: Escuela de Bibliotecarios y Escuela de Archiveros. Como consecuencia de la separación y para planificar un funcionamiento autónomo, se dispuso que en 1961 no hubiese clases y que el personal de la misma se especializara en distintos centros archivísticos del mundo.

En 1962 la Escuela reinició su actividad académica con diecinueve inscriptos. De la primera promoción de alumnos solamente egresaron seis.

Desde la creación de la Escuela de Archiveros el Profesor Aurelio Tanodi tuvo en mente la ampliación de su radio de influencia a toda América Latina; prueba de ello fue el hecho de haber incorporado en el Plan de Estudios de 1964 una disposición que permitía el ingreso de alumnos procedentes de otros países americanos, sin necesidad de revalidar el título secundario. A esto se le sumó la recomendación dada por la Primera Reunión Interamericana de Archivos, realizada en Washington (1961). En ese marco se manifestó la necesidad de crear una Escuela de Archiveros que pudiese formar profesionales y técnicos para toda América Latina.

Una nueva oportunidad se presentó en 1972 en la Reunión Técnica sobre Desarrollo de Archivos, realizada también en la capital de los Estados Unidos de América (1972). Allí se aprobó un documento final denominado Carta de los Archivos Americanos en los que se recomendaba a la Escuela de Archiveros de la Universidad Nacional de Córdoba, como Centro Multinacional de Formación de Archiveros. En ese mismo año y basándose en lo dispuesto en la Carta de los Archivos Americanos, el Comité Interamericano de Cultura recomendaba la designación de la Escuela de Archiveros como Centro Multinacional de Formación de Archiveros. Con tales antecedentes y el aval de la Organización de los Estados Americanos (OEA), el profesor Tanodi solicitó a las autoridades de la Facultad el visto bueno para que el Centro comenzara a funcionar. El 13 de Noviembre de 1973 el entonces Rector Dr. Prospero Luperi, dictó la resolución por la cual la Universidad Nacional de Córdoba resolvía auspiciar la creación del Centro solicitado. En la resolución del Rector se solicitaba que el futuro centro no se denominase Multinacional, sino Centro Interamericano de Formación de Archiveros (CIFA), sugerencia que fue aceptada por la OEA. Posteriormente, con la finalidad de ampliar sus actividades, pasó a denominarse Centro Interamericano de Desarrollo de Archivo (CIDA).

En 1974 comenzó a funcionar el Centro y durante su existencia (1974 – 1988) se dictaron 15 cursos de capacitación a los que concurrieron 221 personas procedentes de prácticamente todos los países americanos.

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3. Instituciones Internacionales 3.1. CIA- Consejo Internacional de Archivos:

La necesidad de cooperación e intercambios internacionales en materia de archivos ha sido siempre una necesidad latente, antes del fin de la segunda guerra mundial los esfuerzos no pudieron concretar la creación de estructuras permanentes para la cooperación.

Después de 1945, la organización del sistema de las Naciones Unidas y en particular la creación de la UNESCO cambiaron radicalmente las condiciones de la cooperación cultural internacional.

El Consejo Internacional de Archivos se crea en el año 1950, como una dependencia dentro de la UNESCO, para establecer, mantener y estrechar relaciones entre los archiveros de todos los países y entre las instituciones y organismos profesionales, coordinando a escala internacional todas las actividades relacionadas con la conservación, administración y organización de archivos. Dentro de éste, el Comité para Desarrollo de Archivos (CDA), en el año 1970.

Reunir periódicamente un Congreso Internacional de Archivos (dichos congresos se realizan cada cuatro años, salvo los primeros que se hacían cada 3 años 1950-1956).

El CIA tiene relaciones de asociación y consulta con la UNESCO (categoría A de organizaciones internacionales no gubernamentales que colaboran con la UNESCO); el consejo recibe de la UNESCO una subvención destinada a impresiones de revistas y contribuir a gastos ocasionados por reuniones y los congresos. El CIA es considerado en todo el mundo como la organización representativa de la profesión.

3.2. ALA- Asociación Latinoamericana de Archivos: Los representantes de Archivos Generales y Nacionales presentes en el

Seminario Multinacional de Planificación y Reorganización de Archivos Nacionales, celebrado en la ciudad de Lima, bajo los auspicios de la Organización de los Estados Americanos (OEA) en el año 1973, se reunieron para unificar criterios, promover la colaboración y el intercambio de experiencias para el desarrollo integral de la labor archivística en Latinoamérica y resolvieron en el Art.1º “Agruparse en un Organismo Regional de carácter cultural y profesional que se denominará Asociación Latinoamericana de Archivos”.

El ALA es una Entidad de derecho privado, de carácter cultural y profesional, sin ánimo de lucro.

Entre los objetivos generales de la Asociación Latinoamericana de Archivos podemos mencionar concientizar sobre el papel que deben desempeñar los archivos en el desarrollo de los pueblos, recomendar a los gobiernos de los países miembros la preparación y aplicación de programas tendientes a dotar a los archivos de los recursos humanos y económicos necesarios para su correcto desempeño. Instar a la creación de la carrera de Archivología en las universidades, promover la defensa del patrimonio documental recomendando la utilización más frecuente de los archivos haciendo conocer su contenido.

Colaborar estrechamente con las organizaciones archivísticas internacionales y regionales.

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4. La Archivología

Para su mejor estudio de esta ciencia emergente, diversos autores realizaron divisiones, entre ellos citaremos a Eugenio Casanova (Italia) por ser muy claro en los conceptos vertidos: Archiveconomía: Es la administración general externa de los archivos y

la archivalía (construcción de edificios, instalaciones de los locales, depósitos, oficinas, higiene y restauración. Archivística pura: u ordenamiento interno de la archivalía (registración,

archivado, ordenamiento de archivos históricos y procedimientos de inventarios). Servicios y naturaleza jurídica del archivo: Es la legislación,

reglamentación, comunicación de archivalía. Como así también la historia de los archivos y la archivología.

4.1. Definición de Archivo Las secciones de entidades, y las instituciones que reúnen, conservan,

ordenan, describen, administran y utilizan la archivaría (documentación existente) y, eventualmente los documentos históricos que no son archivaría (colecciones de documentos).

4.2. Documento- Concepto

El profesor Aurelio Tanodi, expresa que el más amplio significado se da en la documentología, en la cual abarca todo el material de bibliotecas, hemerotecas, archivos, colecciones documentales, de cualquier clase de soportes1. También es factible concebir el documento como un objeto material, elaborado o fabricado por el hombre que sirve como soporte para recibir y conservar un texto que registra algo.

Por lo tanto no sólo son documentos los que llevan signos de escritura, sino también todos aquellos objetos que como los hitos, planos, marcas, contraseñas, mapas, fotografías, películas cinematográficas, cintas magnetofónicas, videos, etc., poseen la misma aptitud representativa.

Hay consenso de los autores, repitiendo lo señalado anteriormente, en aceptar que documento en el sentido amplio “es toda representación material destinada e idónea para reproducir una cierta manifestación del pensamiento capaz de representar un hecho que debe ser apto para producir efectos jurídicos”.

4.3. Concepto de Patrimonio

El patrimonio contiene diversas definiciones que no siempre son bien entendidas. Patrimonio referido a entidades concretas, se encuentra relacionado con la propiedad, capital, acervo, posesión e implica un conjunto de pertenencias físicas vinculadas al concepto de herencia. Patrimonio como heredad deviene en legado y sucesión, idea no lejana a la de transferencia de identidad. Patrimonio como bien cultural se encuentra relacionado con “propiedades” como conjunto de principios y valores sustancias. He aquí la

1 TANODI, Aurelio: Temas Archivísticos – Reedición de Algunos Trabajos, ed. Centro Interamericano

de Desarrollo de Archivos, Córdoba.

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importancia de identificar la cultura con una permanente reinterpretación y recuperación reveladores de la naturaleza, de las esencias y de las del pasado y de los momentos esplendorosos del desarrollo cultural de cada sociedad.

4.4. Patrimonio Histórico

El patrimonio histórico es la necesidad de expresar una supuesta identidad, de poder mostrar la diferencia, es quizás una de las causas más graves del desorden humano cuando el mismo es destruido. Es aquí donde el concepto de patrimonio debería ser objeto de reflexión. En términos muy generales podemos expresar que, patrimonio es todo aquello que heredamos; y por lo tanto, todo documento de singular importancia generado por el Estado forma parte del patrimonio que legaremos a las generaciones que nos siguen.

Los Estados Nacionales se encuentran obligados a implementar políticas que aseguren el respeto a las libertades y garantías de los ciudadanos. Solo conservando correctamente el patrimonio cultural y documental, las venideras generaciones podrán tener la identidad del pueblo que los vio nacer.

5. El Derecho a la Información en la Sociedad Actual 5.1. La Información:

Actualmente cuando hablamos de información, se menciona el volumen de la explosión de la misma debido al avance de las tecnologías relacionadas con su tratamiento y transmisión, se han multiplicado los soportes que la contienen y los medios para su difusión.

Hasta hace no muchos años la información transmitida por los documentos estaba dosificada a través de los libros y de los documentos escritos contenidos en los archivos. Actualmente hay otros soportes (audiovisuales, fotografía, filmes, CD, etc.) que la contienen. Se reconoce la revolución de la información con una producción masiva y una disponibilidad desproporcionada que hay que equilibrar.

Hoy la información está relacionada con el dominio de la sociedad. Se ha dicho de ella que es un nuevo factor en la producción de un país, de tal manera que a medida que se consigue más información e información más estructurada se obtienen mejores condiciones de competitividad en el proceso de producción, existe una estrecha relación entre información y poder. En ese sentido la información es un bien social.

6. El Rol del Profesional Archivero

El aumento de la información contenida en los documentos tiene que ser controlado, para posibilitar su uso y utilización. Si la información no se sabe tratar, se desconoce, no se utiliza y por lo tanto es inútil, el archivero tiene la responsabilidad de:

a) facilitar los documentos b) brindar la información en forma eficaz c) orientar al usuario sobre los fondos que custodia a través de los

instrumentos de descripción que ha de elaborar y tener al día d) arbitrar los medios necesarios para la correcta conservación del

patrimonio documental.

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7. De la Información Bruta a la Información Elaborada:

La amplitud del término información es equivalente al del término documento. Su acotación primera vendrá determinada y condicionado por los documentos de archivo, los libros o los documentos científicos. En los tres campos habrá que difundirla y esto no podrá venir sino del análisis documental por cuanto la información está en bruto en estos soportes y habrá que transformarla en un producto elaborado fácilmente accesible. Esa transformación habrán de hacerla los archiveros, los bibliotecarios o los documentalistas.

La información bruta contenida en los documentos puede ser: 1) Intensiva: Cuando ofrece muchos datos sobre algo o pocas personas, (expedientes personales, las relaciones de méritos y servicios). 2) Extensiva: Cuando existen pocos datos sobre una gran cantidad de personas o cosas, (padrones, electorales). 3) Diversificada: Cuando la información contiene variados datos sobre temas diversos, (correspondencia, documentos legislativos).

La cantidad y calidad de la información elaborada dependerán de la formación profesional del archivero y de los medios a su alcance, logrando una buena calidad cuando ésta responde a las necesidades concretas del que acude en su búsqueda satisfaciéndolo con rapidez.

La información que tengamos en el archivo, estará en relación con la programación descriptiva del fondo y será siempre acorde con el modelo de planificación descriptiva, en cambio la información solicitada por el usuario variará en razón de sus necesidades, pero siempre habrá de ser satisfecha a partir de la base del archivo.

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8. Código de Deontología para Archiveros El código que se presenta a continuación ha sido aprobado por la Asamblea

General del CIA (Consejo Internacional de Archivos) en la 13º sesión, celebrada en Pekín (China), el 6 de septiembre del año 1996.

CÓDIGO DE DEONTOLOGÍA PARA ARCHIVEROS 1. Los archiveros mantienen la integridad de los archivos, garantizando así

que estos continúen siendo un testimonio fidedigno del pasado. 2. Los archiveros valoran, seleccionan y mantienen los archivos en su

contexto histórico, jurídico y administrativo, respetando así la procedencia, conservando y revelando las relaciones originales de los documentos.

3. Los archiveros mantienen la autenticidad de los documentos en las

operaciones de tratamiento, conservación y uso. 4. Los archiveros aseguran de forma permanente la accesibilidad y la

comprensión de los documentos 5. Los archiveros gestionan los documentos y fundamentan sus intervenciones 6. Los archiveros favorecen al acceso del mayor número posible de usuarios a

los archivos y les ofrecen sus servicios con imparcialidad. 7. Los archiveros respetan de igual forma el derecho a la información y a la

privacidad y actúan en el marco de la legislación vigente. 8. Los archiveros sirven a los intereses colectivos y evitan beneficiarse con su

posición, de forma injusta, para si mismos o para otros. 9. Los archiveros intentan conseguir el mejor nivel profesional renovando

sistemática y continuamente sus conocimientos y compartiendo los resultados de sus experiencias e investigaciones.

10. Los archiveros fomentan la conservación y uso del patrimonio documental

mundial colaborando con sus compañeros y con otros profesionales afines

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9. La Importancia del Marketing en los Archivos

La finalidad de toda operación de marketing archivístico, consiste en proyectar una buena imagen del servicio, tanto a quienes lo utilizan como a quienes lo desconocen, suscitando su interés.

Hay que cambiar la percepción negativa que la sociedad ha percibido tradicionalmente, para lo cual deberemos identificar a los destinatarios, conocer sus gustos, sus necesidades y suscitar otras nuevas.

Para un archivo no es lo mismo servir a una entidad, a los investigadores científicos, a los aficionados, a los escolares. Es necesario establecer categorías de usuarios, reales y potenciales, y dirigirse a ellos de manera diferenciada. En este sentido podemos establecer dos grandes grupos: Los usuarios internos: Entendiendo por tales los miembros de la entidad que posee el archivo, sea una administración pública, una empresa, etc. La forma de crear una imagen positiva depende de los servicios que prestemos para satisfacer sus necesidades que se resumen en la recuperación de la información de forma precisa y en tiempo razonable. Los usuarios externos: Son los ciudadanos, entre los cuales podemos distinguir diferentes grupos: Los investigadores científicos: Este público es habitual desde hace muchos años y con capacidad suficiente para moverse entre la información, necesitan unas instalaciones adecuadas e instrumentos de descripción claros y precisos para realizar sus búsquedas. Los aficionados: Requieren mayor atención para orientarse en los fondos y, muchas veces, para precisar los objetos de su interés. Tanto en este caso, como en el anterior, la mejor ayuda que se les puede proporcionar son sistemas de recuperación de la información, como los índices, que les permitan acceder a los datos concretos. Los estudiantes: De todos los niveles ( primaria, secundaria y superior), estos usuarios entran en contacto en diferentes grados con las fuentes de la historia. Es deber del archivo estar preparado para recibir a los estudiantes. Los ciudadanos en general: Ya sea los que llegan a la consulta enviados por alguna institución o los que simplemente hacen su consulta para acrecentar su cultura general.

9.1. ¿Cómo Debemos Promocionar El Servicio? En realidad no todos los archivos disponen de medios necesarios para

organizar campañas de marketing completas, sin embargo ello no impide que utilicen medios de promoción más modestos pero también efectivos tales como: El folleto publicitario: Este debe contar con información general sobre el archivo, sus fondos y servicios. Debe ser breve, de fácil lectura, en lo posible ilustrado y dirigido al mayor numero posible de lectores. Hay que destacar que el producto debe ser merecedor de una noticia, es decir que lo que se menciona debe ser de verdadero interés para los lectores o los espectadores. El boletín informativo: Es una publicación periódica que recoge noticias sobre las actividades del archivo, destaca lo más importante sobre los fondos de nuevo ingreso, temas de investigación, etc. Debe ofrecer una imagen atractiva

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al tiempo que carente de ostentación, e irá dirigido a los especialistas así como al público interesado, por lo que ha de poseer un estilo claro y resuelto, conviene mantener las normas convencionales de presentación de su escrito. Use papel blanco, tipos de letra, textos dactilografiados o procesados por computadoras. En el membrete deben figurar los datos de la entidad y un teléfono para obtener mayor información. El uso de los medios de comunicación: Se pueden utilizar estos medios cuando se produzca algún acontecimiento relevante entre las actividades del archivo tales como conferencias, mesas redondas, Jornadas, como así también publicaciones de fechas memorables y aspectos llamativos de la historia que puedan despertar el interés del gran público. Si no se dispone de mucho dinero seguramente la radio sea el medio más económico, no obstante no olvidemos que un anuncio impreso puede ser tan beneficioso como los medios de comunicación. Las visitas concertadas y guiadas: Sirven para acercar los archivos a los ciudadanos y darles a conocer sus fondos y los servicios que prestan. El toque personal del archivero: Tiene una incidencia fundamental en la imagen que se proyecta. Las relaciones con los usuarios y la apertura hacia el exterior en forma de colaboración con asociaciones culturales, científicas, ofreciendo las instalaciones para la presentación de libros, la colaboración con las oficinas de turismo, la convocatoria de premios de investigación, etc. Las exposiciones: Las exposiciones de documentos históricos están dirigidas a todo tipo de público y su efecto más positivo consiste en atraer a esa gran parte de la población que, de otro modo, no se acercaría al archivo. A pesar de las posibilidades que ofrecen, no es un recurso muy habitual, nuestra tarea consiste en presentar una categoría particular de fondos y en la medida posible, buscar patrocinantes que financien estas exposiciones, que en definitiva son una ventana al exterior para cualquier entidad. Para exponer tenemos los ricos acontecimientos y procesos memorables de nuestra historia, tales como guerras, epidemias, revoluciones, personajes.... Dependerá de nosotros el tratamiento de los medios de comunicación y la elección de los temas imperecederos que despierten la memoria de los visitantes. Las exposiciones pueden ser: Permanentes: Ubicadas en una sala reservada a tal efecto, compartir instalaciones multiusos como pueden ser las destinadas a conferencias. Temporales: Están dedicadas a temas monográficos que revistan interés para la sociedad, de acuerdo a los criterios explicados anteriormente. Itinerantes: Son una modalidad de las anteriores, caracterizadas por el desplazamiento a otros puntos geográficos, para acercarse a un público que de otra forma no se habría trasladado al archivo y lograr una difusión más amplia.

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10. Los Archivos como Factores Fundamentales de la Sociedad

Cuando hablamos de documentos, independientemente del soporte que contiene la información, no podemos dejar de destacar la importancia que tienen los archivos en la sociedad, desde la antigüedad se han depositado en ellos los documentos que fueron los testimonios de los derechos y garantías de las personas

La función primordial e ineludible de los archivos, es la conservación de la archivalía, sin embargo la misma no tiene ningún valor, si no es, en función de su aprovechamiento.

El automóvil, no se construye para que quede estacionado en la fábrica, sirve para facilitar el transporte, lo mismo ocurre en nuestro campo con la documentación, si esta no estuviese con el fin de ser consultada, lo más práctico sería destruirla. La conservación tiene por objeto el uso potencial y real en todas las épocas y real en aquellos casos concretos como el usuario común.

Cuatro son los servicios que puede prestar un archivo: 1) Servicio Administrativo: al servicio de la Entidad productora 2) Servicio Jurídico: al servicio de la Entidad productora y de los particulares, (estos dos fines son netamente prácticos). 3) Servicio Cultural Científico: es decir el Archivo al servicio de la investigación 4) Servicio Pedagógico: al servicio de la educación.

Para que el Archivo pueda ser utilizado desde el punto de vista Administrativo, Jurídico, Científico y pedagógico, es que se dispone su ordenamiento interno, los medios de descripción, la atención al público, oficial y particular, los elementos de reproducción, las exposiciones, conferencias y otros medios de divulgación mediante los que se logrará constituir un buen servicio. 11. Experiencia Personal

11.1. Archivo del Tribunal de Cuentas de la Provincia de Córdoba

11.2. LA INSTITUCION

El Tribunal de Cuentas de la Provincia de Córdoba fue creado por la Constitución Provincial del año 1923. En el año 1957 el Tribunal de Cuentas dicta su Reglamento en el cual se establece, "Preparar la planilla de asistencia diaria y atender los trámites referentes a licencias del personal, inasistencias, sanciones disciplinarias, etc."; y en el Capítulo III, Punto XXV se reglamentan las normas generales que deberán ser cumplidas por el personal. Es importante rescatar del mencionado capítulo lo siguiente "Por Secretaría Administrativa con intervención de Habilitación, se llevará el legajo personal de cada empleado, asentándose en el mismo los ascensos, las resoluciones del Tribunal que destaquen su cumplimiento y dedicación al trabajo, faltas, suspensiones, sanciones y todo lo que se refiera al mismo". (5).

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En el año 1972 se dicta la Ley Orgánica Nº6138 que expresa "El Presidente del Tribunal tiene entre otras la atribución, de ejercer la Superintendencia Administrativa del Tribunal y relacionarse institucionalmente con los Poderes del Estado". En el año 1987 se modifica la Constitución de la Provincia de Córdoba, donde en su primera sección capítulo octavo se expresa sobre el Tribunal de Cuentas, mientras que en el art.126 hace referencia a la conservación de los miembros con la diferencia que éstos serán elegidos por voto popular y durarán cuatro años en sus funciones. Se destacan también sus atribuciones, dentro de las cuales rescatamos: "Elaborar y proponer su propio presupuesto al Poder Ejecutivo, designar y renovar su personal". En el mismo año se sanciona la nueva Ley Orgánica Nº7630 que es la que rige en la actualidad. En el capítulo III se especifican las facultades del Tribunal entre las que se destaca: "Designar, promover y remover al personal de su dependencia y efectuar contrataciones de conformidad con las normas vigentes". En la actualidad el Tribunal cuenta con la cantidad aproximada de doscientos sesenta empleados y están afectados al Archivo seis personas, un Jefe de División y cinco Empleados Administrativos.

Según organigrama vigente, el Archivo del Tribunal de Cuentas de la Provincia de Córdoba tiene rango de División y depende de la Dirección de Despacho.

Son sus funciones principales la clasificación y la ordenación de toda la documentación que se recibe, en la actualidad no hay documentación que se encuentre en el archivo que no encuentre correctamente inventariada.

11.3. La historia de la División Archivo

El Archivo de esta Institución fue puesto en funcionamiento en el año 1924 por la ley provincial Nº3363, art.227. En el año 1957 se dicta su reglamento en el cual el capítulo XV (art.46) establece las pautas para su funcionamiento:

1. Ordenar, clasificar y encuadernar toda la documentación que le corresponda. 2. Llevar un registro de entradas y salidas de la documentación que ingrese al mismo, llenar una ficha por cada legajo y posteriormente clasificarla; dividir los anaqueles por Ministerios y Reparticiones descentralizadas; practicar toda medida que sea necesaria para la conservación y fácil manejo de los legajos y organizar su compaginación interna. 3. Informar anualmente del movimiento de la sección sobre legajos ingresados, clasificados y archivados. 4. Vigilar el control y retiro de los legajos por los empleados revisores del Tribunal, a cuyo efecto dispondrá la autorización que corresponda y exigirá recibo de las piezas que se entreguen. 5. Conservar la documentación archivada. Recién en el año 1990 se construye un depósito de archivo que será destinado para el resguardo de la documentación. Este archivo era sectorial recibiendo documentación de una sola área de la Institución. Fue recién en el año 2003 cuando encontrándome a cargo del Archivo, se comienza a trabajar en un proyecto que comprendía la ampliación del

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archivo para que, de esta forma poder cumplir con los servicios requeridos, y transformar su categoría de archivo sectorial a archivo central de la Institución, es decir que este archivo dejaría de recibir documentación de una sola área para ser receptor de toda la documentación existente en la Institución, más el habitual resguardo de las rendiciones de Cuentas que envían los ministerios para el control de las mismas.

11.4. Documentación Recibida en el Archivo El archivo del Tribunal de Cuentas de la Provincia de Córdoba recepta:

a) Las Rendiciones de Cuentas que los diferentes Ministerios derivan al Tribunal de Cuentas para su control, los que una vez terminado el trámite en la institución, se lo conserva durante un período de tres años (Plazo Precaucional) durante el cual se podrá consultar la documentación en caso de dudas o reclamos. Una vez concluido el plazo estipulado la documentación es enviada a las reparticiones de origen para que se los conserve hasta cumplir el plazo legal de diez (10) años. b) Las Rendiciones de Cuentas del propio Tribunal de Cuentas, conservados durante 10 años. c) Expedientes donde el Tribunal intervino sobre la percepción de subsidios, (10 años). d) Actas emanadas de la Institución, (conservación permanente). e) Copias de Decretos y Resoluciones emanadas de las diferentes Reparticiones Públicas donde el Tribunal ha intervenido en su visación, (10 años).

f) Copias de Resoluciones del Tribunal de Cuentas, (10 años) g) Documentaciones varias emanadas de la de la Dirección de Auditoría y de la Secretaría de Fiscalización Presupuestaria, (de 2 a 10 años según el tipo documental).

11.5. Distribución de los Espacios La construcción de un local específico para Archivo, data del año 1990 y

en el año 2004 se procedió a su ampliación a fin de lograr los espacios necesarios para la correcta conservación del patrimonio documental existente.

Para el correcto resguardo de los documentos se cuenta con estanterías metálicas, cuyos estantes fueron ajustados según el tipo documental que se conservaría. Las estanterías fijas son cuerpos de 0,90m de ancho por 2,00 y 2,40 m de altura según el caso. También posee estanterías móviles que se deslizan sobre rieles, cada cuerpo posee seis estantes, cuyas medidas son de 2,00 m por 2,40 m de altura.

La ampliación del Archivo del Tribunal de cuentas, no sólo significó un mayor espacio para los documentos, sino que permitió delimitar áreas que son exigidas para un correcto funcionamiento de las actividades de Archivo.

La vieja construcción tenía los siguientes metros cuadrados: 100 m2 destinado al Depósito de Archivo 15 m2 destinado a la Administración Hoy en día con la ampliación edilicia efectuada el archivo posee:

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158,52 m2 destinado a los Depósitos de Archivo 19,44 m2 para la Oficina Administrativa 16,00 m2 para la Sala de Ordenación y Clasificación 7,00 m2 para el Hall de Ingreso del Público

Estamos en condiciones de asegurar que la ampliación ha llevado al edificio de Archivo de 115 m2 a 200,96 m2, es decir que se gano un espacio total de 85,96 m2. Los que fueron distribuidos según las normas de archivos vigentes.

12. Apreciación Final La sociedad actual necesita de la información, la de debe ser brindada

en forma inmediata, esto hace a la eficiencia de la Empresa o Institución. Es responsabilidad del Estado conservar la documentación que forma

parte del patrimonio cultural del pueblo. Para ello existe el profesional Archivólogo cuyo rol será el de describir y ordenar la documentación existente, sin importar el soporte de la misma, para luego poder brindar la información en el momento que es solicitada.

El archivólogo tiene un rol activo dentro de la institución, debe ser parte de los programas tendientes a hacer eficiente a la Empresa o Institución. En todo momento debe proponer mejoras al sistema y ser el primer defensor de la correcta conservación de los documentos existente en el archivo.

El profesional Archivero debe utilizar el Marketing cuyos procesos hacen que los usuarios conozcan el archivo y sepan como consultar la documentación existente, asimismo se puede trabajar con cada perfil de usuario para lograr políticas tendientes al mejoramiento de los servicios prestados.

Lo realizado personalmente en el Tribunal de Cuentas de la Provincia de Córdoba dio buenos resultados, que demandaron un gran esfuerzo profesional, logrando Jerarquizar al archivo pasando de ser Sectorial a un archivo Central, utilizando el marketing de archivos para que por medio del estudio de los usuarios, incentivar a la consulta y el conocimiento de las tareas realizadas en dicha área.

Por último es bueno hacer hincapié en la importancia que tiene para la sociedad la Carrera que estudia la ciencia de la Archivología, ya que la misma describe y ordena la información que poseen las Empresas o Instituciones en sus archivos, que debe ser tratada profesionalmente a fin de que toda la comunidad pueda tener libre acceso a la información, lo que sin duda es sumamente necesario para la transparencia de los actos gestión.

13. Agradecimientos

Quiero en este momento, expresar mi gratitud a los Organizadores de las Primeras Jornadas de Archivos y Bibliotecas de la Rioja, por haberme invitado a participar en este importante evento, muy especialmente a Juan Pablo Gorostiaga y a Roberto L. Andrada. Asimismo deseo felicitar a la Universidad Nacional de La Rioja – Departamento Humanidades, por los trabajos que se encuentran realizando en esta Provincia de la Rioja, para que tanto los Archivólogos como Bibliotecólogos tengan un lugar importante en esta sociedad.

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14. FUENTES YBIBLIOGRAFÍA

14.1. FUENTES Código de Deontología para Archiveros: Consejo Internacional de Archivos, Pekín 1996. Constitución Nacional Argentina: ed. La Cañada S.R.L., Córdoba, 1994

Constitución de la Provincia de Córdoba: ed. La Cañada S.R.L., Córdoba,

1987

Reglamento Interno del Tribunal de Cuentas de la Provincia de Córdoba, 1957.

14.2. BIBLIOGRAFIA CRUZ MUNDET, José Ramón: Manual de archivística, Edit. Fundación Germán Sánchez Ruipérez - Pirámide S.A., Madrid, España, 1994. DUCHEIN, Michael: Los obstáculos que se oponen al acceso, a la utilización y a la transferencia de la información conservada en los archivos, un estudio del RAMP preparado para el Programa General de Información y UNISIST, París, UNESCO, 1983. EIGLIER, Pierre - LANGEARD, Eric: Servuccion el Marketing de Servicios, Edit. Serie Mcgraw-Hill de Management/ Interamericana de España S.A., Aravaca, Madrid, España, 1996. EMILIANI, Jorge: resumen - informe de la Creación de la Escuela de Archivología, Córdoba HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivística General Teoría y Práctica, Diputación Provincial de Sevilla, Gráficas del Sur, 5ta. ed., Sevilla, 1991. RICE, Craig S.: Como hacer marketing sin recursos, Edit. Juan Granica S.A. , Barcelona, España, 1989. SANTESMASES MESTRE, Miguel: Marketing Conceptos y Estrategias, 3ª edic., Edit. Pirámide S.A., Getafe, Madrid, España, 1998. TANODI, Aurelio: Temas Archivísticos – Reedición de Algunos Trabajos, ed. Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos, Córdoba.

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15. Anexo - Glosario

Digitalizar: Codificar numéricamente una información. Es decir que la

información, ya sea texto, audio o sonido se convierte por medio de la

digitalización, en un mismo lenguaje, que es el lenguaje de las computadoras

(el sistema binario ceros y unos).

Plazo Precaucional: Plazos que tienen los documentos (en tiempo) para su

correcta conservación, una vez vencido el plazo legal, pasarán al archivo

histórico los originales que tengan valor permanente y el resto se eliminará.

Marketing: modo de concebir y ejecutar la relación de intercambio, con la

finalidad de que sea satisfactoria a las partes que intervienen y a la sociedad,

mediante el desarrollo, valoración, distribución y promoción, por una de las

partes, de los bienes, servicios o ideas que la otra parte necesita.