1.- La informacion en la empresaItami, profesor japons estudioso sobre la importancia de la informacin en la empresa moderna, considera que la informacin en la empresa tiene tres caractersticas: puede ser utilizada simultneamente, no se gasta con el uso, y sus trozos pueden ser combinados para generar ms informacin (Cornell, Alfonso, 1994: 78). Para Itami, los recursos que realmente cuentan son los que denomina invisibles, como por ejemplo, la capacidad para aprender, de asimilar y crear tecnologa. Estos activos se nutren gracias a los flujos de informacin bsicos: el de la informacin que entra en la empresa procedente de su entorno (la informacin ambiental), la informacin que fluye por la empresa (informacin interna), y la informacin que la empresa proyecta hacia el exterior (informacin corporativa).La informacin externa que le llega al empleado y que le sirve para realizar su trabajo debe de ser de calidad. Por ello, la calidad de esta informacin tiene que asegurarse en el centro donde es recibida y procesada, en el centro de informacin de la empresa, que debe ser tambin el centro de operaciones del sistema de informacin y de aseguramiento de la calidad informativa (Arias y Portela, 1997). No hay que olvidar que un trabajo elaborado con calidad genera una informacin de calidad.La misin de un centro de informacin empresarial es la de ofrecer a sus usuarios una informacin de calidad que les permita tomar decisiones, por lo que hay que implantar un programa de gestin de calidad, incluido en el sistema de gestin de calidad total de la empresa. En este programa, todos los miembros del centro tienen que cumplir ciertas tareas, es decir, se especializa a cada empleado en una tarea concreta.Los factores determinantes (Arias y Portela, 1997: 18) que valoran la calidad de un centro de informacin empresarial son:1. Disponibilidad. El usuario debe de disponer de la informacin en el momento y lugar donde la necesite.2. Profesionalidad. El personal de este centro debe estar altamente cualificado.3. Fiabilidad. El centro cumple con los pactos adquiridos con los usuarios.4. Comunicacin. Debe existir una fluida comunicacin entre el centro y los usuarios para que las necesidades de estos ltimos sean satisfechas.5. Elementos tangibles. Unas instalaciones adecuadas as como un material que proporcione la utilidad necesarias para realizar el trabajo.

2.-Caractersticas de la informacinLo que caracteriza a la informacin en una empresa, segn Alin, Lafont y Macary (1997), es su capacidad de intercambio. La informacin es un producto perecedero, y almacenarla nicamente para archivarla pierde inters. Lo verdaderamente importante es encontrar la informacin ms reciente rpidamente, acceder a la fuente y crear la informacin.Existen numerosos estudios sobre las caractersticas que debe poseer la informacin. Destaco aqu las investigaciones de Hodge, Anthony y Gales (1998) y Martn (1990). que le confieren a la informacin un valor dentro la empresa con las siguientes caractersticas:1. Relevancia. La empresa debe decidir qu informacin del entorno y para quin es relevante, ya que las decisiones estratgicas adoptadas sin la informacin correcta pueden causar un desastre organizativo Los usuarios deben tener autoridad para determinar cul es la informacin relevante y en la forma en que ha de ser comunicada para su total aprovechamiento .2. Calidad. La informacin debe ser precisa para tener calidad, y su coste aumenta a medida que la calidad sube.3. Riqueza y cantidad. La riqueza hace referencia a la capacidad de transporte de un canal de comunicacin. Los canales que transportan mucho significado son ricos (comunicacin oral), y aquellos que transmiten menos significado, pobres (medios de comunicacin escritos). En cuanto a la cantidad, debe haber suficiente informacin para poder desarrollar el trabajo.4. Temporalidad. La rapidez es un factor importante a la hora de utilizar la informacin. Por ello, la comunicacin escrita es un medio de comunicacin pobre por la tardanza en elaborar los informes, es decir, su informacin puede quedar obsoleta. Las telecomunicaciones han contribuido de manera excepcional a la velocidad de transmisin de la informacin.5. Accesibilidad. Es una de las caractersticas ms importantes de la informacin. Es determinante para el usuario la facilidad de acceso a la fuente de informacin, aunque sta pueda ser de menos calidad. De hecho, son varias las razones que llevan a los directivos a utilizar las fuentes ms accesibles: la estructura de la organizacin puede restringir el acceso a fuentes de informacin valiosa y de calidad, y por otro lado, algunos empleados tienen prohibido fiarse de ciertos tipos de informacin por lo que utilizan fuentes que hayan utilizado antes y que sean accesibles.6. Simbolismo. La informacin posee un valor simblico, ya que la posesin de determinada informacin por determinados usuarios confiere un prestigio a esa persona, aunque no le sea a sta de utilidad._______________________3.- La informacion como recursoHay dos caractersticas del recurso informacin que le distinguen de otros recursos de la empresa: su intangibilidad, por lo que se hace muy difcil de manejar y gestionar (muchos empresarios no le conceden la importancia que debieran por lo difcil que es demostrar la eficacia de su rendimiento); y su incombustibilidad, ya que la informacin no se gasta sino que se puede modificar y actualizar con un bajo coste adicional.Segn Cornell (1994), los principios fundamentales de la filosofa de los recursos de informacin en la empresa son:1. La informacin debe considerarse como uno de los principales recursos de la empresa. Es un recurso que debe manejarse con el mismo cuidado que los tradicionales recursos de la empresa (recursos financieros, humanos... etc.).2. La informacin de la que dispone una empresa, y en particular sus instrumentos de obtencin, digestin y proyeccin de informacin deberan aparecer en su balance.3. La informacin no es patrimonio de las personas ni de los departamentos que la generan, buscan, almacenan o utilizan, sino que es patrimonio de la empresa en su conjunto. As como todo miembro de una organizacin tiene unos derechos informacionales (la organizacin debe facilitarle el acceso a la informacin necesaria para el desarrollo de su funcin en la empresa), tambin tiene unos deberes informacionales (todo miembro de la organizacin debe entender que la informacin de la que dispone puede ser de utilidad a otro miembro, y por lo tanto, debe tener una actitud contraria al secretismo.4. La gestin de la informacin requiere una planificacin a escala de empresa, no a escala de departamento. La estrategia de gestin de recursos de informacin debe estar ntimamente ligada a la estrategia de negocios de la empresa. Puede convenir hacer una planificacin de un departamento, a modo de proyecto piloto, pero la verdadera gestin de la informacin debe realizarse para la empresa en su conjunto.5. La informacin utilizada en una empresa se presenta tanto de manera formal (con un determinado soporte que permita conservarla) como informal (sin soporte, una conversacin). Ambas formas deben considerarse de igual relevancia en un mapa informacional de la empresa (que debe identificar de qu informacin dispone, quien la tiene o dnde se halla en cada momento).6. Determinar las actividades fundamentales de la empresa y qu informacin es necesaria para llevar a cabo esas actividades correctamente. Los problemas de informacin de una empresa raramente se reducen a problemas de organizacin de la documentacin. Si bien organizar documentos es condicin necesaria para una mejor utilizacin de la informacin en la empresa, no es condicin suficiente. No se pueden seguir generando mecanismos para recoger y almacenar informacin si simultneamente no se generan mecanismos que aseguren la utilizacin de esa informacin. El verdadero reto de las empresas consiste en saber utilizar la informacin que entra en ella en cualquiera de sus formas.7. Las tecnologas de la informacin no pueden seguir considerndose como meros instrumentos de reduccin de costes. Deben utilizarse para manejar mejor la informacin de la que dispone la empresa, con el fin de conseguir las ventajas competitivas y generar as nuevos beneficios. Una planificacin de los recursos de informacin debe adecuar las tecnologas de la informacin de manera que fluya en la empresa la mejor informacin.8. Durante el anlisis y diseo de un sistema de informacin, el acento debe ponerse en los datos-informacin ms que en los procesos-procedimientos. Mientras estos ltimos pueden cambiar de manera acorde con la aparicin de nuevas tecnologas, los tipos de datos-informacin no cambian a no ser que cambie.9. El objetivo del diseo de todo sistema de informacin debe satisfacer las necesidades de informacin del usuario. La productividad de la empresa depende de que el suministro de informacin de calidad se produzca puntualmente (informacin adecuada al usuario en el momento preciso, "just in time").Pero como todos los recursos tiene unos costes. En el caso del recurso informacin el coste estara en las encuestas, anlisis y estructuracin de los datos, introduccin en los equipos informticos. Es obvio que el valor total de la informacin que una empresa adquiera debe ser mayor que el costo de la misma._______ 4. La informacin como productoWang, Lee, Pipino y Strong (1999) identifican la informacin con producto. Las conclusiones de su estudio alertan de que la mayora de las empresas gestionan la informacin errneamente ya que se centran en los sistemas, en el ciclo de vida del hardware y el software que generan la informacin, cuando deberan hacerlo por sus contenidos.

Para que la informacin sea gestionada como un producto ha de seguir varios estadios: conocer las necesidades de informacin de los empleados, gestionar la informacin como un producto de un proceso de produccin que tiene un ciclo de vida, y por ltimo, designar a un responsable IPM (Information Product Manager), que gestione los procesos de informacin y el producto resultante. El IPM es muy diferente del CIO ya que el primero se encarga de la produccin y entrega de la informacin en un sistema que cuente con la participacin de los usuarios, suministradores y productores. La tarea del CIO es la de control de las entradas de datos en las bases de datos.El enfoque de informacin como producto tiene la finalidad de proporcionar al usuario una informacin de calidad. Los usuarios califican una informacin de calidad (Wang, Lee, Pipino y Strong, 1999: 53) cuando rene las siguientes caractersticas: calidad intrnseca (precisin, objetividad, credibilidad, reputacin), calidad de accesibilidad a la informacin (accesibilidad, facilidad de tratamiento, seguridad), calidad contextual de la informacin (relevancia, valor aadido, puntualidad, carcter completo, cantidad de informacin), y calidad representativa de la informacin (interpretabilidad, facilidad de comprensin, representacin concisa y coherente).La utilizacin de las tecnologas de la informacin proporcionan esa informacin de calidad. Pero hay que advertir que muchas web de empresa estn abandonadas por sus creadores, es decir, no tratan las pginas web como un producto de informacin.En muchas ocasiones los departamentos de tecnologas de la informacin se preocupan demasiado por la calidad del sistema de entrega y sus componentes en vez de optimizar la calidad del producto de informacin. Para ello, se necesita un conocimiento profundo de las necesidades de informacin y los criterios de calidad del usuario. Centrarse nicamente en el sistema informtico supone que a la informacin inicial no se le presta atencin en los cambios de vida del producto de informacin.Por ltimo, adoptar un enfoque de informacin como producto mejora la comunicacin interna, las actividades son ms eficientes y repercute en la mejora de la rentabilidad, competitividad y la posicin en el mercado. Aceptar la informacin como un proceso de producto implica que este proceso ha de estar bien definido y controlado y una buena gestin en el tiempo de produccin y entrega de la informacin._____5. Gestin de recursos de informacin (GRI)La mayora de las organizaciones posee gran cantidad de datos pero escasa informacin de gestin. La gestin consiste en la transformacin de informacin en acciones mediante criterios. Ante una gran acumulacin de datos y poca informacin de gestin se suele caer en el error de pedir ms y ms informacin. Naca un nuevo concepto de gestin empresarial que fue bautizado como Gestin de Recursos de Informacin (GRI).En el discurso de Quintin Martn (1990), existen varios principios para optimizar la gestin de la informacin:1. Gestin de los sistemas de informacin. Aunque exista una complejidad tcnica no hay que descuidarlo por la alta direccin de la empresa. Es decir, debe haber un dilogo fluido entre la direccin y el departamento tcnico.2. Objetivo de la funcin de gestin de informacin. Esta funcin es la de proveer servicios de la mejor calidad para lograr los objetivos de la organizacin.3. Integracin en el equipo de direccin. La persona responsable de la gestin de la informacin debe formar parte del equipo de la alta direccin de la empresa (4).4. Independencia de la funcin de informacin. La persona que ejerza la gestin de informacin en el organigrama debe garantizar su independencia, es decir, debe estar en condiciones de servir a toda la organizacin sin recibir presiones.5. La comunicacin como una clave de xito. Debe existir comunicacin entre los diseadores de los sistemas de informacin y los usuarios para conocer sus necesidades.6. La cultura de la empresa. La gestin de la informacin se debe corresponder con la cultura de la organizacin, de lo contrario el objetivo de la integracin de los sistemas con la organizacin del usuario es imposible.El GRI recibi un espaldarazo inesperado por el Congreso de los Estados Unidos cuando ste aprob la Paperwork reduction Act (algo as como la ley del papeleo). Es decir, se eliminaba la presuncin de que la informacin poda ser solicitaba una y otra vez a las empresas.La GRI es hoy una disciplina en la que participan profesionales procedentes de tres reas aparentemente lejanas: administracin de empresas, informtica y ciencias de la informacin. Es el proceso de construir y gestionar la infraestructura tecnolgica de la empresa, y trata de la conduccin de la informacin mediante hardware (ordenadores, comunicaciones, redes, ofimtica...). Su finalidad ltima es ofrecer mecanismos que permitan a la organizacin adquirir, producir y transmitir al menor coste posible, datos e informacin con una calidad, exactitud y actualidad suficientes para servir a los objetivos de la organizacin.