Para que los Consejos de Administración funcionen de forma efectiva y eficiente, es necesario que haya una buena comunicación entre consejeros y secretarios. Es preocupante que los ejecutivos corporativos y los secretarios del Consejo de Administración envíen información confidencial a las cuentas de correo electrónico personales de los consejeros, ya que dichas cuentas son inseguras y vulnerables a las violaciones en la seguridad de los datos. El correo electrónico sigue siendo muy vulnerable a ataques. Según el informe Symantec ISTR Email Threats 20171, cerca de 8.000 empresas al mes reciben correos electrónicos comerciales que están relacionados con estafas. El correo electrónico y otras herramientas de comunicación también son vulnerables a los ataques de phishing, robos de contraseñas y otras violaciones a la seguridad de los datos.

Los datos sensibles de su Consejo de Administración deben estar protegidos y a salvo. Pero si continúa

utilizando el correo electrónico y los mensajes de texto para enviar documentos del Consejo de

Administración, está poniendo en riesgo no solo al Consejo de Administración, sino a toda su empresa.

Como líder de la industria de tecnología de portales para Consejos de Administración, solo Diligent

está en posición de ofrecer información estratégica y práctica sobre el cambiante panorama digital.

Este informe explora los riesgos de usar el correo electrónico y otras herramientas de comunicación

inseguras. También presentamos los beneficios de la tecnología de comunicación para Consejos de

Administración segura y defendemos la implantación de Diligent Messenger, una herramienta segura

de comunicación diseñada expresamente para Consejos de Administración.

La importancia de utilizar tecnología segura para las comunicaciones en los Consejos de Administración

Beneficios del módulo Diligent Messenger

RETOS Y RIESGOSEl correo electrónico no es seguroLos consejeros que utilizan el correo electrónico para enviar materiales del Consejo de Administración admiten hacerlo por-que es fácil y cómodo. De hecho, algunos consejeros utilizan su correo electrónico personal. Un informe de NYSE Governance Series/Diligent reveló2 que el 60% de los consejeros utiliza el correo electrónico personal de forma regular para comuni-carse con otros consejeros y con la dirección. Sin embargo, utilizar el correo electrónico, sobre todo el personal, para en-viar materiales del Consejo de Administración supone riesgos inherentes. No todas las soluciones externas de comunica-ción ofrecen el mismo nivel de seguridad que Diligent. Los correos electrónicos personales, como las cuentas de Yahoo! o Gmail, se encuentran en una plataforma abierta y comparti-da. Cualquier usuario de correo electrónico podría, de forma intencionada o no, enviar información confidencial a usuarios que no están autorizados para leerla. Desafortunadamente, los piratas informáticos conocen estas vulnerabilidades, de ahí que las cabeceras de los periódicos se han llenado ya de problemas que han tenido con sus cuentas de correo elec-trónico personas con una posición destacada, como los que experimentaron los anteriores Secretarios de Estado de EE. UU., Hillary Clinton y Colin Powell.

Ataques dirigidos a los Consejos de AdministraciónLa información del Consejo de Administración, así como la comunicación entre los directivos de la empresa, los secre-tarios del Consejo de Administración y los consejeros suele ser información confidencial y muy delicada. Al permitir a los consejeros utilizar cuentas personales de correo electrónico, no solo se está poniendo en peligro a los consejeros, sino a todos los directivos de la empresa y a toda la organización. En algunos casos, si la información llegara al público, podría tener consecuencias desastrosas para la empresa (p. ej.: con-secuencias legales, divulgación de secretos empresariales, incidencias sobre los ingresos, daño a la marca, etc.).

Los delincuentes, los piratas informáticos y algunos compe-tidores infames conocen esta vulnerabilidad y han centra-do sus ataques en los consejeros que consideran "el mejor objetivo". El "phishing", práctica fraudulenta que consiste en enviar correos electrónicos que supuestamente provienen de empresas de renombre para inducir a las víctimas a revelar in-formación sensible o confidencial, se ha transformado en una forma más avanzada conocida como "whaling". En 2016, una filtración de la cuenta de correo electrónico de Colin Powell, expuso información confidencial que incluía las fusiones y la lista de adquisiciones de Salesforce, en cuyo Consejo de Ad-ministración participaba Powell3.

El correo electrónico está saturadoAunque esto no suponga exactamente una amenaza a la se-guridad, la velocidad y la cantidad de correos electrónicos pueden dificultar las comunicaciones de los consejeros. Pue-de que haya consejeros que participen en varios Consejos de Administración y que trabajen para varias organizaciones. Si este es el caso, recibirán una cantidad ingente de correos electrónicos. Los miembros del Consejo de Administración suelen participar en procesos operativos, como aprobaciones de préstamos, pagos de los seguros y de los fondos de pen-siones. Un buzón de correo electrónico muy saturado podría retrasar estos procesos. ¿Cómo podrían los consejeros hacer

CÓMO PUEDE AYUDAR DILIGENT MESSENGERLos Consejos de Administración deben ser proactivos con su se-guridad, pero ¿por dónde deben empezar para mejorar la seguri-dad de la tecnología de comunicación para Consejos de Adminis-tración? Todos los proveedores de tecnología de comunicación son diferentes. Algunos carecen de la seguridad necesaria para combatir las nuevas y avanzadas amenazas. Otros no cuentan con ciertas funcionalidades necesarias, lo que, a su vez, puede ocasionar más problemas.

Diligent Messenger, que se integra a la perfección con Diligent Boards, resuelve específicamente los desafíos y los riesgos a los que se enfrentan los Consejos de Administración cuando utilizan el correo electrónico y mensajes de texto para comunicarse.

Descubra algunas de las funcionalidades y beneficios que le apor-tará Diligent Messenger:

Tecnología de seguridad avanzada La tecnología de Diligent Messenger tiene un cifrado muy sólido y utiliza los mismos estándares de seguridad que Diligent Boards. Debido a que Diligent cuenta con la certificación ISO 27001, las empresas confían en Diligent como proveedor de tecnología de comunicaciones seguras, ya que tiene un historial comprobado.

A diferencia del correo electrónico personal o del correo electró-nico corporativo de un tercero, Diligent Messenger es un entorno cerrado que solo permite el acceso a usuarios autorizados y apro-bados. Por lo tanto, toda la información se mantendrá dentro del perímetro de seguridad de Diligent. Sin embargo, en el caso de que se pierda un dispositivo o cuando se vea comprometida su información, se puede desactivar rápidamente la cuenta del usua-rio para evitar la exposición de los datos. Además, en el entorno de Diligent Messenger no hay posibilidad de que la información salga a la luz. Los consejeros y usuarios pueden usar tranquila-mente el sistema y asegurarse de que no se leerán ninguna de sus comunicaciones y de que no se revelarán en una auditoría.

La importancia de utilizar tecnología segura para las comunicaciones en los Consejos de Administración

que las comunicaciones del Consejo fueran lo más específicas y puntuales posible a la hora de gestionar sus diferentes respon-sabilidades?

Diligent realiza periódicamente revisiones continuas de su tecnología de seguridad, entre otras:

• Auditoría anual SSAE 16/ISAE 3402 (SOC 1 tipo II) de controles de la organización de servicios.

• Auditoría de seguridad y disponibilidad SOC 2, Tipo II.

• Auditoría HIPAA AT 101.

• Certificación ISO 27001 desde febrero de 2014.

• Análisis de vulnerabilidades y pruebas de intrusión por parte de terceros

• La formación a empleados de Diligent sobre la seguridad de los datos es un requisito.

FuncionalidadesDiligent Messenger es una solución multiplataforma que funciona en ordenadores y dispositivos móviles. Diligent Messenger compite con el correo electrónico y puede ayudar a aumentar la productividad y la colaboración del consejero. Funcionalidades que incluye:

• La función de vista con pantalla dividida de Diligent Boards y Diligent Messenger permite que los consejeros contacten al momento con otros consejeros mientras revisan los materiales para el Consejo de Administración.

• Permite el envío de mensajes y de archivos en grupos. Los usuarios pueden compartir documentos con los consejeros que elijan en tiempo real para que la colaboración en el Consejo de Administración sea más rápida y sencilla.

• Los usuarios pueden compartir y comentar las nuevas resoluciones en tiempo real. Si se les permite a los usuarios debatir, de forma discreta y segura, sobre las resoluciones fuera de la sala del Consejo de Administración, se consigue ahorrar tiempo en la reunión.

Con Diligent Messenger, existe la posibilidad de enviar notificaciones a través de correo electrónico. El usuario recibe notificaciones, y debe iniciar sesión de forma segura en Diligent Messenger para poder leer la información.

Facilidad de usoDiligent Messenger otorga a los consejeros una potente solución comunicativa fácil de usar que fomenta y mejora la colaboración segura en el Consejo de Administración. Para evitar la saturación del correo electrónico, los consejeros utilizan Diligent Messenger para tener más comunicaciones directas. De esta forma, la información no se pierde en las saturadas bandejas de entrada.

Si una empresa elige una solución muy compleja, corre el riesgo de que los usuarios no la adopten. Afortunadamente, Diligent, además de ofrecer una gran seguridad, es una solución fácil de usar. La instalación inicial de Diligent Messenger no lleva más de dos minutos, y la interfaz de usuario es intuitiva y resulta muy sencilla. Como hemos mencionado, Diligent Messenger se integra sin problemas con Diligent Boards para que los usuarios puedan hacer fácilmente la transición y empezar a comunicarse también con facilidad.

En Diligent estamos comprometidos con la mejora y desarrollo de nuestra tecnología, por ello seguimos mejorando constante-mente y desarrollando nuevas funcionalidades en Diligent Mes-senger.

Mayor control y visibilidadTal y como hemos comentado antes, enviar por correo electrónico información sensible del Consejo de Administración (especialmente a través del correo electrónico personal) restringe el gobierno corporativo, la responsabilidad, el control y la visibilidad de una organización.

Diligent Messenger ahora ofrece a los consejeros, secretarios del Consejo de Administración y departamentos jurídicos el control sobre la conservación de las comunicaciones del Consejo, convirtiéndolo en un proceso previsible y justificable. Diligent Messenger ayuda a conservar la información necesaria y a eliminar el resto, según las necesidades del usuario. Por lo tanto, puede ayudarle a cumplir la política de conservación de documentos de su empresa.

La importancia de utilizar tecnología segura para las comunicaciones en los Consejos de Administración

Respaldado por un soporte técnico de primera claseDiligent Messenger cuenta con el apoyo del equipo de Customer Success de Diligent, galardonado por su servicio en muchas ocasiones. Aunque la integración y adopción de Diligent Messenger es sencilla, puede que tenga preguntas o que necesite alguna formación específica. Diligent estará siempre para ayudarle, ya que ofrecemos formación personalizada, así como soporte técnico las 24 horas del día, los 7 días de la semana, en más de 6 idiomas.

CONCLUSIÓNAunque ninguna solución es totalmente segura, es fundamental que los consejeros eviten usar el correo electrónico, mensajes de texto y otros canales de comunicación poco seguros. Diligent Messenger ofrece directamente a los consejeros y secretarios del Consejo de Administración una tecnología de comunicación segura que aumenta los niveles de visibilidad, control, colaboración y productividad. Diligent Messenger se integra con Diligent Boards, y ofrece a los usuarios una interfaz que les resultará familiar, por lo que la adopción será sencilla, y las comunicaciones del Consejo de Administración serán todo lo seguras y privadas que deberían. El panorama actual de ataques cibernéticos evoluciona rápidamente. Por ello, es muy importante que elija un proveedor de soluciones como Diligent, dedicado a diseñar tecnología de seguridad innovadora para satisfacer sus cambiantes necesidades actuales y futuras.

1. Symantec ISTR Email Threats 2017 Special Report, https://www.symantec.com/content/dam/symantec/docs/security-center/white-papers/istr-email-threats-2017-en.pdf2. “The Price of Convenience” NYSE and Diligent https://www.nyse.com/publicdocs/Diligent_Board_Comm_Report_2017.pdf3. “Secrets of Silicon Valley Intrigue Revealed in Colin Powell’s Hacked Emails,” Fast Company, Oct. 29, 2016.

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Con más de una década de experiencia como líder del mercado, y con más de 12.000 clientes y 400.000 miembros del Consejo de Administración y directivos en todo el mundo, Diligent ha trabajado con los clientes para desarrollar Governance Cloud. Respaldada por el incomparable servicio de atención al cliente de Diligent, una tecnología fácil de usar y la confianza ganada en la industria, Governance Cloud es una herramienta que crece con usted según cambian sus necesidades.

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