La junta de kickoff

Fortaleciendo la cultura de Dirección de Proyectos para beneficio de México

Jorge Victoria, PMP, ITILf, Green Belt

Director Consultoría ALPHA CONSULTORIA

www.alpha-consultoria.com Mayo 2013

Terminar bien es empezar bien: El poder de la junta de kick off


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Fortaleciendo la cultura de Dirección de Proyectos para beneficio de México 2

“EL INICIO ES

LA PARTE MAS

IMPORTANTE

DEL TRABAJO”

Platón

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Que NO es una junta de Kick-Off

• Una junta de kick-off no es una reunión social

• (Aunque a veces se puede incluir un evento de integración posterior)

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Que es una junta de Kick-Off

• Es un hito que marca para la Organización el arranque formal de las actividades del proyecto

• No confundir con el Project Charter, el cual lo que determina es la existencia formal del proyecto

• Esta junta solo sucede una vez en cada proyecto, por lo que es muy importante aprovecharla al máximo

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Sabia usted que el PMBOK® no menciona la junta de kickoff?


Pregunta

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Una excelente junta de kick-off garantiza un proyecto exitoso?

Una mala junta de kick-off garantiza un proyecto problemático?

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Objetivos de la junta de Kick-Off

• Lograr que el Patrocinador de un mensaje fuerte y claro acerca de la importancia del proyecto y expectativas de cooperación de la organización (posicionamiento del proyecto)

• Establecer un compromiso con el equipo de proyectos del cliente

• Establecer un clima de confianza para el proyecto

• Posicionarse con el cliente y los usuarios como un PM con la capacidad para gestionar el proyecto y llevarlo a buen término

• Aclarar dudas y expectativas de los involucrados

• Confirmar roles y responsabilidades esperados de los involucrados

• Iniciar el proceso de Manejo del Cambio (Sensibilización)

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Etapas de la junta de kick-off

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1. Antes de la junta (PREPARACIÓN)

2. Durante la junta (EJECUCIÓN)

3. Después de la junta (SEGUIMIENTO)


ANTES DE LA JUNTA

• CONOCE TU PROYECTO – Debes ser capaz de responder las siguientes preguntas:

• Porqué se está haciendo el proyecto? (OBJETIVO)

• Que le dará al Negocio (BENEFICIOS)

• Cuales son sus entregables principales? (ALCANCE)

• Fechas críticas ((MILESTONES)

• Presupuesto asignado (Si Aplica)

• Premisas (SUPUESTOS, RESTRICCIONES, EXCLUSIONES, RIESGOS)

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ANTES DE LA JUNTA

• CONOCE EL ENTORNO DEL PROYECTO – Relevancia política y estratégica

– Áreas del Negocio que impacta

– Dependencia que tiene de otros proyectos

– Dependencia de otros proyectos hacia este

– Nivel de autoridad del PM en la Organización

– Recursos compartidos

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ANTES DE LA JUNTA

• CONOCE A TUS PRINCIPALES STAKEHOLDERS – Patrocinador del Proyecto

– Gerencias/Direcciones que aportan el presupuesto

– Gerencias/Direcciones usuarias

– Gerencias/Direcciones que aportan los recursos

– Gerencias/Direcciones que autorizan los entregables

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ANTES DE LA JUNTA

• ESTABLECE UNA AGENDA CLARA QUE RESPONDA LO SIGUIENTE – Porqué? Porqué se está haciendo el proyecto. Que se busca resolver

– Que? En que consiste la solución. Que se va a hacer

– Como? Como se va a trabajar

– Cuando? Cuando se tendrán que hacer las cosas

– Quien? Quien va a hacer que

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ANTES DE LA JUNTA

• PREPARACIÓN DE LA PRESENTACIÓN EJECUTIVA – Revisión con los responsables de parte del cliente (PM/Patrocinador)

• De los mensajes que se quieren dar en la junta

• De los tópicos a incluir

• De los presentadores de cada tópico y de su duración

• Creación de la Agenda y desarrollo de la presentación

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ANTES DE LA JUNTA

• LOGÍSTICA – Definición de lista de asistentes

– Definición de fecha , hora y lugar

– Definición de materiales y equipo para la junta

– Envío de la invitación con tiempo

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Ejemplo de guion para la junta de kick-off

• Apertura de la junta - PATROCINADOR

• Presentación del proyecto a alto nivel – PATROCINADOR

• Mención de la importancia del proyecto – PATROCINADOR

• Presentación del detalle del proyecto – PM

– Alcance funcional y geográfico

– WBS

– Cronograma e hitos clave

• Presentación de las metodologías del proyecto – PM

– Metodología de gestión de proyectos

– Metodologías de desarrollo de la Solución

• Presentación de miembros del equipo del proyecto - MIEMBROS

• Presentación de las reglas de trabajo del equipo – CLIENTE

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DURANTE LA JUNTA

• La junta se divide en dos partes principales:

• Parte dirigida por el Patrocinador – En la primera parte de la junta Altos directivos y otras partes interesadas son invitados a

esta breve reunión que no debe durar más de 30 minutos. El patrocinador del proyecto ofrece una breve descripción del proyecto, porqué se está haciendo, lo que logrará y cual es el valor para el Negocio.

• Parte dirigida por el(los) PM(s) – La segunda parte es una sesión inicial de trabajo para el equipo del proyecto. En esta se

presentan todos los miembros y se entra al detalle de temas como el alcance funcional y geográfico, entregables, cronograma y recursos. Así mismo se revisan a detalle roles y responsabilidades y se aclaran expectativas.

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POSTERIOR A LA JUNTA

• Elaborar y distribuir en los dos días siguientes la minuta de la reunión, indicando claramente los compromisos y tareas adquiridos por ambas partes y el responsable de cumplirlos

• Mandar un comunicado a los involucrados clave que no participaron en el kick-off del arranque oficial del proyecto

• Reunirse con el interlocutor y/o patrocinador para contrastar impresiones y recoger cualquier punto discordante, que permita orientar nuestra posición

• Ser riguroso en los compromisos adquiridos

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Unos últimos tips…

• Desarrollar todas las actividades de preparación y ejecución junto con el PM del cliente (si aplica).

• Considera hacer una junta interna de kickoff con tu equipo, sobre todo si habrá varias áreas y proveedores incluidos.

• No entres a mucho detalle ni quieras resolver problemas en la junta, recuerda que solo es el kickoff.

• Asigna una persona que apunte todo lo que discuta y se acuerde en la reunión.

• Administra bien el reloj durante la junta para que termine a tiempo y se vean todos los puntos de la agenda.

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