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La organización profesional de eventos en el mundo de hoy

Prof. María José ÁlvezDirectora Regional para Latinoamérica

de International Congress & Convention Association (ICCA).

Auditorio de la Facultad de Comunicación y DiseñoUniversidad ORT Uruguay

9 de junio de 2009

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La organización profesional deEventos en el mundo de hoy


María José Alvez, CMP

• Registración de delegados

• Salas de reuniones y armados

Día 2Día 2

Procedimientos y tecnologías que nosayudan a evitar potenciales problemas

• Pre registración• Registración on-line• Registración on-site• Armado y personal• Generación de leads

Registración de delegadosRegistración de delegados

Pre registración:¿Qué quiero saber de los delegados?

Info. General:» Información de contacto» Información para acreditación» Requerimientos especiales


Pre registración:¿Qué quiero saber de los delegados?

Info. Según necesidades:» Datos demográficos» Precios y formas de pago» Instrucciones de registración» Opciones de alojamiento» Instrucciones para reservaciones


Registración on-line85% de organizadores la usanVentajas:• Exactitud de la información• Información completa• Formularios Inteligentes• Capacidad de edición y actualización• Cobro automático• One stop shopping


Registración on-line

Proveedores de servicios de aplicaciones

Acceso privado a administraciónPasswords

Obtener y cambiar información en tiempo real


Registración on-lineProveedores de servicios de aplicacionesAspectos claves:• Personalización

• Capacidad• Conveniencia para delegados

• Automatización de la comunicación• E-marketing, profiling & surveys

• Eficacia


Registración on-lineProveedores de servicios de aplicacionesAspectos claves:7. Aumento de participantes

8. Reducción de costos9. Manejo del presupuesto

10. Análisis y exactitud de la información11. Reportes


Registración on-lineProveedores de servicios de aplicacionesAspectos claves:12. Contabilidad automática

• Reservas de Hotel y aéreo• Programa online

15. Manejo de exposición y expositores16. Seguridad y soporte


Registración on-lineProveedores de servicios de aplicaciones

• Conveniencia para los delegados• Se completa una sola vez

• Capacidad de edición• Disponibilidad 24/7

• Formularios inteligentes



• Conveniencia para los delegados• Manejo de agendas

• Reserva de otros servicios• Confirmación inmediata – edición

• Links a floor-plans y otros detalles



• Automatización de la comunicación• Marketing integrado• Generación rápida de otro tipo de anuncios

• Comunicaciones generales• Recordatorios automáticos



• Eficacia• Sin instalación de software ni costos de

entrenamiento• Updates automáticos

• Administración de tareas



• Aumento de participantes• Viral marketing• Recordatorios automáticos y personalizados



• Reducción de costos en:• Impresiones y correos• Tiempo de staff

• Llamadas telefónicas



• Manejo del presupuesto• Reportes cruzados de eventos• Manejo del presupuesto



• Contabilidad automática• Rastrear pagos, devoluciones y otras

transacciones, emiten facturas y recibos

• Procesan tarjetas de crédito• Manejan múltiples registraciones, incluidos los

acompañantes



• Reserva de Hotel y aéreo• One stop shopping

• Opciones personalizadas de acuerdo al tipo departicipante

• Manejo de múltiples hoteles y tarifas



• Reserva de Hotel y aéreo• Capacidad de editar o cancelar lo reservado

• Reportes de ocupación• Room mate matching

• Rooming lists a demanda



• Programas online• Programa

• Biografías y CVs de disertantes• Call for papers

• Listas de espera• Revisión y actualización en cualquier momento



• Manejo de exposición y expositores• Planos interactivos o por producto

• Exhibición virtual• Venta de stands online

• Directorio de expositores



• Manejo de exposición y expositores• Demostraciones de nuevos productos

• Mapa personalizado• Agenda de expositores


Registración on-line: recomendaciones

• Guíe a los delegados en la secuencia delproceso

• Use formularios inteligentes• Establezca campos obligatorios• Haga link a preguntas frecuentes• Maneje con seguridad la información

financiera• Implemente verificación automática de tarjetas

de crédito


Registración on-site:

Tarea del organizador: eliminar demorasinnecesarias en el proceso

Hágalo fácil y rápido !!!


Registración on-site:

¿Qué es lo que la registración tiene quehacer por mi?

¿Manual o computarizada?


Registración on-site:Tareas básicas:• Listar registrados, pagos y no pagos• Producir reportes financieros

• Registración y elaboración de acreditaciones• Listar registrados para las diferentes sesiones

• Listar registrados de acuerdo a diferentesparámetros

• Emitir facturas


Armado y personal:Analizar procesos anteriores, éxitos y fracasos

Planear dos áreas de registración

Pre registradosRegistración onsite

Mayor el evento, más diversificada el área deregistración


Armado y personal:

Service center: cerca de pre registración

Chequear: Luces, señalización, espacio parahacer fila, circulación, líneas de comunicación,sistema de cobranza con tarjeta

Publicar ubicación de registración y horarios deatención


Personal: cosas a tener en cuentaRegistración manual= más gente en el

mostrador

Evaluar habilidades necesarias para tareas

Disponer tiempos y espacios para briefingsy entrenamientos


Personal: deberá saber• Como completar los formularios• Qué información es esencial• Cómo manejar formularios en blanco• Información que debe haber en cada tipo

de acreditación.• Formato de letras usado en las

acreditaciones


Personal: deberá saber

• Precios de registración y otros servicios• Costos de ítems adicionales• Cómo manejar grupos especiales:

disertantes, prensa, VIPs, etc.• Política ante problemas


Personal: Cajeros• Darles el cambio necesario para cada jornada

• Establecer cómo y quien recolectará el dinerode la caja durante y después del evento

• Caja de seguridad

• Guardia de seguridad


Generación de leads:

• Tipos de dispositivos:• Tarjeta de crédito

• Banda magnética• Código de barras

– Standard: 40 caracteres– 2D: 1800 caracteres


Generación de leads:

• Tarjetas inteligentes, contact y contactless,ambas 16.000 bits.

• RFID (identificación por radio frecuencia)

• Dispositivos inalámbricos y smart phones


• Registración de delegados

• Salas de reuniones y armados

Día 2Día 2

Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados

• Reservas

• Armados y configuraciones

• Equipamientos

Hoteles pueden negociar espacio porhabitaciones y A&B

Cuanto más valor podamos demostrar enesas pareas, menor el costo del espacio


• Reservas

• Detallar las necesidades de espacio en elcontrato

• Salas con armados difíciles, bloquear por mástiempo

• Liberar para la re venta lo que no se use

• En el contrato habrá un “release date”


• Reservas: a tener en cuenta

• No pagar “attrition” por salas y habitaciones,negociar uno o el otro.

• Cambiar los armados lo menos posible• Especificar el mínimo de metros cuadrados de

superficie y altura necesarios para cada sala• Especificar los nombres de las salas y las

circunstancias en las que pueden serreasignadas


• Reservas: a tener en cuenta

• Objetivos de la sesión• Seguridad y confort de los participantes

• Requerimientos audiovisuales• Perspectiva del disertante

• Tráfico en sala• Acceso a baños


Selección de salas, factores críticos:

• Comodidad para servicio de A&B• Acceso a zona de coffee breaks

• Ruidos externos• Control de iluminación

• Conectividad• Líneas de visión

• Tráfico de una sesión a otra


Selección de salas, factores críticos:

• Board meetings, briefings & debriefings• Proveedores externos

• Altura de luminarias en salas• Evitar salas con espejos detrás de disertantes


Selección de salas, otros factores:

• Grupos grandes – menos área por persona• Grupos pequeños – mayor área por persona

• Elegir el armado de acuerdo a: seguridad,confort, línea de visión, ambiente paraaprendizaje e interactividad


Armados y configuraciones:

Principio 1:Armar en la pared más larga de la sala cuando

sea posible, acerca a los participantes y aldisertante. Si tenemos poco espacio entonces loharemos sobre la pared corta que deja entrarmás gente


Armados y configuraciones, principiosque lo aseguran:

Principio 2:Minimizar la cantidad de asientos en línea recta,

porque se reduce la visibilidad desde las puntas,no permitiendo tampoco la interacción de losparticipantes



Principio 3:Evitar pasillos centrales siempre que sea posible,

el centro de la sala tiene el mejor punto devisión.




Auditorio o teatro:


Auditorio o teatro: claves de armado:

•1er fila a dos altos de la pantalla o 1,80 mts del frente de laplataforma

•No hacer filas de más de 14 asientos

•Pasillos laterales: 1,20 mts de ancho

•Sillas laterales no sobrepasan la línea frontal de la plataforma

•Si hay más de 10 filas agregar 60 cm al pasillo: 1,80 mts

•Si hay más de 30 dilas agregar otros 60 cm al pasillo: 2,20 mts

•Espacio entre sillas: 10 o 15 cm, se aceptan hasta 5

•Espacio entre filas 61 a 76 cm


Aulas:


Aulas: claves de armado:

•1er fila a dos altos de la pantalla o 1,80 mts del frente de laplataforma

•No hacer filas de más de 14 asientos

•Pasillos laterales: 1,20 mts de ancho

•Sillas laterales no sobrepasan la línea frontal de la plataforma

•Si hay más de 10 filas agregar 60 cm al pasillo: 1,80 mts

•Si hay más de 30 dilas agregar otros 60 cm al pasillo: 2,20 mts

•Mesas de 46 cm de profundidad ( 1,80 a 2,40 de largo)

•Dar 60 cm por persona en la mesa: mesa 1,80 tres personas, mesa2,40 cuatro personas.


Directorio:


Directorio: claves de armado:

•Para gropos pequeños con alto nivel deinteracción

•Máximo 15 personas

•Más de 5 personas en una misma fila no se ven,en ese caso usar ángulos como en lassiguientes figuras


Directorio:


Mesa en U:


Mesa en O:


Mesas con múltiples lados:


• Reservas

• Armados y configuraciones

• Equipamientos


Equipamiento

• Tengo el espacio

• Lista de requerimientos para cada sesión

• Comparo lo que necesito con lo que tiene elvenue

• Se establece qué está incluido en el precio yqué no.


Equipamiento: sillas

Standard:

Ancho 44 a 47 cm

Profundidad 51 cm

Altura 43 cm

Con posa brazos tienen asiento menor


Equipamiento: mesas

Altura standard 76 cm

Rectangulares: 1,80 y 2,10 de largo, 76 cmprofundidad. Se usan para: U, Board oconference, buffet, registración y display

Rectangulares: 1,80 y 2,10 de largo, 46 cmprofundidad. Se usan para: aula

Semicirculares de 76 cm o 1,52 mts se usanpara hacer ovales y buffet


Equipamiento: tarimas

Lectern : mobiliario de apoyo del disertante(reading stand)

Podium : plataforma para elevar al disertante

Plataforma : 15, 30, 41, 61, 81 cm de alto,superficies standard: 1,20 x 2,24 mts y 1,80 x2,40 mts

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Gracias por su atención !


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María José Alvez, CMP

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