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La organización profesional de eventos en el mundo de hoy Prof. María José Álvez Directora Regional para Latinoamérica de International Congress & Convention Association (ICCA). Auditorio de la Facultad de Comunicación y Diseño Universidad ORT Uruguay 9 de junio de 2009

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La organización profesional de eventos en el mundo de hoy

Prof. María José ÁlvezDirectora Regional para Latinoamérica

de International Congress & Convention Association (ICCA).

Auditorio de la Facultad de Comunicación y DiseñoUniversidad ORT Uruguay

9 de junio de 2009

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La organización profesional deEventos en el mundo de hoy

La organización profesional deEventos en el mundo de hoy

María José Alvez, CMP

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• Registración de delegados

• Salas de reuniones y armados

Día 2Día 2

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Procedimientos y tecnologías que nosayudan a evitar potenciales problemas

• Pre registración• Registración on-line• Registración on-site• Armado y personal• Generación de leads

Registración de delegadosRegistración de delegados

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Pre registración:¿Qué quiero saber de los delegados?

Info. General:» Información de contacto» Información para acreditación» Requerimientos especiales

Registración de delegadosRegistración de delegados

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Pre registración:¿Qué quiero saber de los delegados?

Info. Según necesidades:» Datos demográficos» Precios y formas de pago» Instrucciones de registración» Opciones de alojamiento» Instrucciones para reservaciones

Registración de delegadosRegistración de delegados

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Registración on-line85% de organizadores la usanVentajas:• Exactitud de la información• Información completa• Formularios Inteligentes• Capacidad de edición y actualización• Cobro automático• One stop shopping

Registración de delegadosRegistración de delegados

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Registración on-line

Proveedores de servicios de aplicaciones

Acceso privado a administraciónPasswords

Obtener y cambiar información en tiempo real

Registración de delegadosRegistración de delegados

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Registración on-lineProveedores de servicios de aplicacionesAspectos claves:• Personalización

• Capacidad• Conveniencia para delegados

• Automatización de la comunicación• E-marketing, profiling & surveys

• Eficacia

Registración de delegadosRegistración de delegados

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Registración on-lineProveedores de servicios de aplicacionesAspectos claves:7. Aumento de participantes

8. Reducción de costos9. Manejo del presupuesto

10. Análisis y exactitud de la información11. Reportes

Registración de delegadosRegistración de delegados

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Registración on-lineProveedores de servicios de aplicacionesAspectos claves:12. Contabilidad automática

• Reservas de Hotel y aéreo• Programa online

15. Manejo de exposición y expositores16. Seguridad y soporte

Registración de delegadosRegistración de delegados

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Registración on-lineProveedores de servicios de aplicaciones

• Conveniencia para los delegados• Se completa una sola vez

• Capacidad de edición• Disponibilidad 24/7

• Formularios inteligentes

Registración de delegadosRegistración de delegados

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Registración on-lineProveedores de servicios de aplicaciones

• Conveniencia para los delegados• Manejo de agendas

• Reserva de otros servicios• Confirmación inmediata – edición

• Links a floor-plans y otros detalles

Registración de delegadosRegistración de delegados

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Registración on-lineProveedores de servicios de aplicaciones

• Automatización de la comunicación• Marketing integrado• Generación rápida de otro tipo de anuncios

• Comunicaciones generales• Recordatorios automáticos

Registración de delegadosRegistración de delegados

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Registración on-lineProveedores de servicios de aplicaciones

• Eficacia• Sin instalación de software ni costos de

entrenamiento• Updates automáticos

• Administración de tareas

Registración de delegadosRegistración de delegados

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Registración on-lineProveedores de servicios de aplicaciones

• Aumento de participantes• Viral marketing• Recordatorios automáticos y personalizados

Registración de delegadosRegistración de delegados

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Registración on-lineProveedores de servicios de aplicaciones

• Reducción de costos en:• Impresiones y correos• Tiempo de staff

• Llamadas telefónicas

Registración de delegadosRegistración de delegados

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Registración on-lineProveedores de servicios de aplicaciones

• Manejo del presupuesto• Reportes cruzados de eventos• Manejo del presupuesto

Registración de delegadosRegistración de delegados

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Registración on-lineProveedores de servicios de aplicaciones

• Contabilidad automática• Rastrear pagos, devoluciones y otras

transacciones, emiten facturas y recibos

• Procesan tarjetas de crédito• Manejan múltiples registraciones, incluidos los

acompañantes

Registración de delegadosRegistración de delegados

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Registración on-lineProveedores de servicios de aplicaciones

• Reserva de Hotel y aéreo• One stop shopping

• Opciones personalizadas de acuerdo al tipo departicipante

• Manejo de múltiples hoteles y tarifas

Registración de delegadosRegistración de delegados

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Registración on-lineProveedores de servicios de aplicaciones

• Reserva de Hotel y aéreo• Capacidad de editar o cancelar lo reservado

• Reportes de ocupación• Room mate matching

• Rooming lists a demanda

Registración de delegadosRegistración de delegados

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Registración on-lineProveedores de servicios de aplicaciones

• Programas online• Programa

• Biografías y CVs de disertantes• Call for papers

• Listas de espera• Revisión y actualización en cualquier momento

Registración de delegadosRegistración de delegados

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Registración on-lineProveedores de servicios de aplicaciones

• Manejo de exposición y expositores• Planos interactivos o por producto

• Exhibición virtual• Venta de stands online

• Directorio de expositores

Registración de delegadosRegistración de delegados

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Registración on-lineProveedores de servicios de aplicaciones

• Manejo de exposición y expositores• Demostraciones de nuevos productos

• Mapa personalizado• Agenda de expositores

Registración de delegadosRegistración de delegados

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Registración on-line: recomendaciones

• Guíe a los delegados en la secuencia delproceso

• Use formularios inteligentes• Establezca campos obligatorios• Haga link a preguntas frecuentes• Maneje con seguridad la información

financiera• Implemente verificación automática de tarjetas

de crédito

Registración de delegadosRegistración de delegados

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Registración on-site:

Tarea del organizador: eliminar demorasinnecesarias en el proceso

Hágalo fácil y rápido !!!

Registración de delegadosRegistración de delegados

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Registración on-site:

¿Qué es lo que la registración tiene quehacer por mi?

¿Manual o computarizada?

Registración de delegadosRegistración de delegados

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Registración on-site:Tareas básicas:• Listar registrados, pagos y no pagos• Producir reportes financieros

• Registración y elaboración de acreditaciones• Listar registrados para las diferentes sesiones

• Listar registrados de acuerdo a diferentesparámetros

• Emitir facturas

Registración de delegadosRegistración de delegados

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Armado y personal:Analizar procesos anteriores, éxitos y fracasos

Planear dos áreas de registración

Pre registradosRegistración onsite

Mayor el evento, más diversificada el área deregistración

Registración de delegadosRegistración de delegados

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Armado y personal:

Service center: cerca de pre registración

Chequear: Luces, señalización, espacio parahacer fila, circulación, líneas de comunicación,sistema de cobranza con tarjeta

Publicar ubicación de registración y horarios deatención

Registración de delegadosRegistración de delegados

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Personal: cosas a tener en cuentaRegistración manual= más gente en el

mostrador

Evaluar habilidades necesarias para tareas

Disponer tiempos y espacios para briefingsy entrenamientos

Registración de delegadosRegistración de delegados

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Personal: deberá saber• Como completar los formularios• Qué información es esencial• Cómo manejar formularios en blanco• Información que debe haber en cada tipo

de acreditación.• Formato de letras usado en las

acreditaciones

Registración de delegadosRegistración de delegados

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Personal: deberá saber

• Precios de registración y otros servicios• Costos de ítems adicionales• Cómo manejar grupos especiales:

disertantes, prensa, VIPs, etc.• Política ante problemas

Registración de delegadosRegistración de delegados

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Personal: Cajeros• Darles el cambio necesario para cada jornada

• Establecer cómo y quien recolectará el dinerode la caja durante y después del evento

• Caja de seguridad

• Guardia de seguridad

Registración de delegadosRegistración de delegados

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Generación de leads:

• Tipos de dispositivos:• Tarjeta de crédito

• Banda magnética• Código de barras

– Standard: 40 caracteres– 2D: 1800 caracteres

Registración de delegadosRegistración de delegados

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Generación de leads:

• Tarjetas inteligentes, contact y contactless,ambas 16.000 bits.

• RFID (identificación por radio frecuencia)

• Dispositivos inalámbricos y smart phones

Registración de delegadosRegistración de delegados

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• Registración de delegados

• Salas de reuniones y armados

Día 2Día 2

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Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados

• Reservas

• Armados y configuraciones

• Equipamientos

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Hoteles pueden negociar espacio porhabitaciones y A&B

Cuanto más valor podamos demostrar enesas pareas, menor el costo del espacio

Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados

• Reservas

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• Detallar las necesidades de espacio en elcontrato

• Salas con armados difíciles, bloquear por mástiempo

• Liberar para la re venta lo que no se use

• En el contrato habrá un “release date”

Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados

• Reservas: a tener en cuenta

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• No pagar “attrition” por salas y habitaciones,negociar uno o el otro.

• Cambiar los armados lo menos posible• Especificar el mínimo de metros cuadrados de

superficie y altura necesarios para cada sala• Especificar los nombres de las salas y las

circunstancias en las que pueden serreasignadas

Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados

• Reservas: a tener en cuenta

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• Objetivos de la sesión• Seguridad y confort de los participantes

• Requerimientos audiovisuales• Perspectiva del disertante

• Tráfico en sala• Acceso a baños

Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados

Selección de salas, factores críticos:

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• Comodidad para servicio de A&B• Acceso a zona de coffee breaks

• Ruidos externos• Control de iluminación

• Conectividad• Líneas de visión

• Tráfico de una sesión a otra

Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados

Selección de salas, factores críticos:

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• Board meetings, briefings & debriefings• Proveedores externos

• Altura de luminarias en salas• Evitar salas con espejos detrás de disertantes

Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados

Selección de salas, otros factores:

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• Grupos grandes – menos área por persona• Grupos pequeños – mayor área por persona

• Elegir el armado de acuerdo a: seguridad,confort, línea de visión, ambiente paraaprendizaje e interactividad

Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados

Armados y configuraciones:

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Principio 1:Armar en la pared más larga de la sala cuando

sea posible, acerca a los participantes y aldisertante. Si tenemos poco espacio entonces loharemos sobre la pared corta que deja entrarmás gente

Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados

Armados y configuraciones, principiosque lo aseguran:

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Principio 2:Minimizar la cantidad de asientos en línea recta,

porque se reduce la visibilidad desde las puntas,no permitiendo tampoco la interacción de losparticipantes

Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados

Armados y configuraciones, principiosque lo aseguran:

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Principio 3:Evitar pasillos centrales siempre que sea posible,

el centro de la sala tiene el mejor punto devisión.

Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados

Armados y configuraciones, principiosque lo aseguran:

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Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados

Auditorio o teatro:

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Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados

Auditorio o teatro:

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Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados

Auditorio o teatro:

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Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados

Auditorio o teatro: claves de armado:

•1er fila a dos altos de la pantalla o 1,80 mts del frente de laplataforma

•No hacer filas de más de 14 asientos

•Pasillos laterales: 1,20 mts de ancho

•Sillas laterales no sobrepasan la línea frontal de la plataforma

•Si hay más de 10 filas agregar 60 cm al pasillo: 1,80 mts

•Si hay más de 30 dilas agregar otros 60 cm al pasillo: 2,20 mts

•Espacio entre sillas: 10 o 15 cm, se aceptan hasta 5

•Espacio entre filas 61 a 76 cm

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Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados

Aulas:

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Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados

Aulas: claves de armado:

•1er fila a dos altos de la pantalla o 1,80 mts del frente de laplataforma

•No hacer filas de más de 14 asientos

•Pasillos laterales: 1,20 mts de ancho

•Sillas laterales no sobrepasan la línea frontal de la plataforma

•Si hay más de 10 filas agregar 60 cm al pasillo: 1,80 mts

•Si hay más de 30 dilas agregar otros 60 cm al pasillo: 2,20 mts

•Mesas de 46 cm de profundidad ( 1,80 a 2,40 de largo)

•Dar 60 cm por persona en la mesa: mesa 1,80 tres personas, mesa2,40 cuatro personas.

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Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados

Directorio:

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Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados

Directorio: claves de armado:

•Para gropos pequeños con alto nivel deinteracción

•Máximo 15 personas

•Más de 5 personas en una misma fila no se ven,en ese caso usar ángulos como en lassiguientes figuras

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Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados

Directorio:

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Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados

Mesa en U:

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Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados

Mesa en O:

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Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados

Mesas con múltiples lados:

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Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados

• Reservas

• Armados y configuraciones

• Equipamientos

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Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados

Equipamiento

• Tengo el espacio

• Lista de requerimientos para cada sesión

• Comparo lo que necesito con lo que tiene elvenue

• Se establece qué está incluido en el precio yqué no.

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Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados

Equipamiento: sillas

Standard:

Ancho 44 a 47 cm

Profundidad 51 cm

Altura 43 cm

Con posa brazos tienen asiento menor

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Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados

Equipamiento: mesas

Altura standard 76 cm

Rectangulares: 1,80 y 2,10 de largo, 76 cmprofundidad. Se usan para: U, Board oconference, buffet, registración y display

Rectangulares: 1,80 y 2,10 de largo, 46 cmprofundidad. Se usan para: aula

Semicirculares de 76 cm o 1,52 mts se usanpara hacer ovales y buffet

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Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados

Equipamiento: tarimas

Lectern : mobiliario de apoyo del disertante(reading stand)

Podium : plataforma para elevar al disertante

Plataforma : 15, 30, 41, 61, 81 cm de alto,superficies standard: 1,20 x 2,24 mts y 1,80 x2,40 mts

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Gracias por su atención !

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